EMLÉKEZTETŐ A KÜSZ-Bizottság 2015.01.21. napján a Közjegyzők Házában megtartott üléséről Jelen vannak: dr. Kapási Olga MOKK dr. Szabó Zsolt MKK dr. Pomázi Piroska PKK Beck-Pető Éva MOKK Pénzügy dr. Tóth Zoltán BKK dr. Varga Krisztina MOKK Levéltár dr. Börzsei Péter GYKK dr. Rudolf László BKK Lóth Ágnes MOKK Levéltári asszisztens Horváth Anikó kjő. irodavezető Az ülés napirendi pontjai: 1./ Tájékoztató a 2015. január 19-i Választmányi ülés ügyviteli kérdéseiről 2./ KNYR, (anotes-kür előnyei és hátrányai, mit szeretnénk az új KNYR-ben felhasználóként látni) 3./ Egyebek 1./ Tájékoztató a 2015. január 19-i Választmányi ülés ügyviteli kérdéseiről Kapási Olga: Tájékoztatja a megjelenteket, hogy a Választmányi ülésen elfogadásra került az a szabályzat, amely a bíróságok által közjegyzőktől át nem vett nemperes iratok (1992-2008) Levéltárba szállítására, őrzésére és tárolására vonatkozik. 2./ KNYR anotes-kür előnyei és hátrányai, milyen hibái vannak a jelenlegi nyilvántartásnak, mit szeretnénk az új KNYR-ben felhasználóként látni. 2.1./ központi ügyszám elosztás Varga Krisztina: egyetért és támogatja a központi ügyszám kiosztás szorgalmazását. Közjegyző váltás, illetve szolgálati viszony megszűnése esetén az egymás közti átadás-átvétel egyszerűbben nyomon követhető lenne. Mert jelenleg amikor a közjegyző szolgálati viszonya megszűnik, akkor a tartóshelyettes és a korábbi közjegyző együttműködésén múlik a jogszabály adta lehetőség betartása, azaz hogy az előd 30 napig hozzáférhet a nyilvántartáshoz és abban adatrögzítést végezhet. Sajnos van rossz tapasztalat ezzel kapcsolatosan, amely azt eredményezte, hogy eltérő adatú adatbázisok keletkeztek adott székhelyen. Ez a MOKK Levéltárnak, és a székhelyen tovább működő közjegyzőnek a jövőben leadáskor problémát fog még okozni. Kapási Olga: központi ügyszám elosztás azért is fontos, hogy megszűnjön az irodák azon gyakorlata, hogy ügyszámokat vesznek le, majd azokat típus/tárgy módosítással használnak fel, ami azt eredményezi, hogy fel nem használás esetén téves iktatás keletkezik. Jelenlegi tapasztalat az, hogy nagyon sok az irodákban a téves iktatás. Valószínű a központi iktatás megoldaná ezt. De megjegyezni kívánja, hogy a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005 (XII. 29.) Kormány rendelet 48. (2) bekezdésében benne van a téves iktatás mint fogalom, azzal, hogy azt minden esetben a nyilvántartásnak Naplózni kell, azaz kimutathatónak kell lennie ki mikor mit mire változtatott. 1
Az anotes-kür jelenleg téves iktatás nem ismer. Okiratok esetében befejezett és elintézett jelzésen kívül a Kjtv alapján létezik Megtagadás és Meghiúsult elnevezés (Vhr.27. (1)bek). /ezt is csak a jogszabályban foglaltakkor lehetne alkalmazni (pl. JÜB) azonban, kialakult gyakorlat szerint jelenleg az irodák, mindent meghiúsultnak vesznek, ami valójában téves iktatószám levétele./ Nemperes esetében Enyer kivételével amihez JÜB lekérdezés szükséges nem lehetséges Meghiúsult csak az eljárás megszüntetése a Pp. vagy egyéb jogszabály (pl. hagyatéki vagyon hiánya) alapján. Hitelesítés esetében ugyancsak létezik az anotesben a Műveleteken belül a Meghiúsult funkció. (Vhr. 29. (8) bek.) Az új KNYR programban esetleg a fentiek figyelembe vétele mellett lehetne téves iktatásra lehetőséget adni, de ezt át kell még gondolni. Annak idején arra jutottunk, hogy adott év lezárásig, az ügyek év végi átellenőrzésével, átnézésével legyen lehetőség arra, hogy közjegyzői felhasználói belépéssel és közjegyzői jelszó alkalmazása mellett lehessen ilyen tévesen rögzített ügyeket saját - irodán belüli - módosítással természetesen naplózás mellett javítani. Ezt a célt szolgája a Műveletek menüpont alatt a Típus/tárgy módosítás funkció. Jelenleg minden okirat másik okiratra bármikor módosítható. Jelenleg minden nemperes minden más nemperes eljárásra módosítható kivéve hagyatékra, vagy hagyatékot más nemperesre. (ennek indoka, hogy hagyaték speciális nyilvántartási adatokat kíván a többi nempereshez késpest) Jelenleg minden hitelesítés minden más hitelesítésre módosítható kivéve a három névaláírás hitelesítéses ügy oldalszámmal ellátott különböző aláírólapok tartoznak hozzá, ezért ezek nem módosíthatók másra és egymáson belül sem lehet módosítani -. Tóth Zoltán: szerint biztonsági szempontból is előnyös a központi ügyszám kiosztás. Nem lehet utólag visszaélni az ügyszámokkal. A Bizottságnak egységes véleménye az, hogy a központi ügyszám elosztás a jelenlegi anotes fejlesztésével is megvalósítható lenne. Jelenleg is kereshetők, legyűjthetők az egyes tevékenységek. Az is megoldható, hogy az eddig Ü és H megjelölésen kívül három nyilvántartás legyen: közjegyzői okirat, nemperes eljárások, tanúsítványok. 2.2. Archiválás Amennyiben az új KNYR-ben nem valósulna meg az azonnali archiválás arra az esetre a következő javaslata van. Rudolf László: amennyiben a közjegyző a megadott határidő alatt nem archiválja az anyagait, akkor 60 napon túl a területi elnökség pénzbüntetést szabjon ki, és maradjon el a fegyelmi. Pomázi Piroska: szerint csak fegyelmi esetén lehet pénzbírságot kiszabni, sem a MOKK, sem a területi kamara, csak úgy nem szabhat ki pénzbírságot. Tóth Zoltán: Legyen egy MOKK határozat arról, hogy minden 60 napon túl archivált ügy vonatkozásában a mindenkori archiválási díj dupláját kell megfizetnie archiválási díjként a MOKK részére. Beck-Pethő Éva: szerinte ez pénzügyileg nem működik. Szerinte a jelenlegi választmányi határozatot kell továbbra is alkalmazni felszólítás, területi elnökség fegyelmi és talán innen lehetne 2
változtatni, hogy a fegyelmi eljárás befejezése után, annak eredményétől függetlenül a közjegyző a nem archivált okiratok archiválási díjának megfelelő összegű rendkívüli kamarai hozzájárulást legyen köteles megfizetni. Kapási Olga: szerint többször előfordul, hogy a válaszmányi határozat nem jár eredménnyel és felszólításra sem mindig időben végzik el az archiválást. Most is van olyan kolléga, aki várja az archiválásra felszólító levelet a kamarától, mert addig nem archivál. Ebből is látszik, hogy a jogszabály betartatásán kellene szigorítani. Tóth Zoltán: szerint jelenleg több olyan probléma merül fel az azonnali archiválással, mely megoldásának kidolgozása munka- és időigényes. Lényegesebb lenne a renitensen viselkedő néhány közjegyző számonkérése, elszámoltatása, hiszen a jogszabályban foglaltaknak nem tesz eleget a munkavégzése során. Pomázi Piroska: Szemléletbeli váltásra van szükség, mert hozzá kell szokni, hogy az okirat elkészítéséhez hozzátartozik az archiválás, az nem külön munkafolyamat. Kapási Olga: Megerősíti, hogy a közjegyzőknek változtatni kell a korábbi gyakorlatán és azt kellene bevezetni, hogy az okirat elkészítése után megtörténjen az archiválás. Elhangzottak összegfoglalása: - Azonnali archiválásnak mi az előnye:- nem lenne elmaradás. - Azonnali archiválás hátránya, hogy a jüb lekérdezés milyen ügyszámon történne, valószínű ez is megoldható lenne. A JÜB adatok átvitele a nyilvántartásba nagy előny. Nemperes ügyek esetén nem működne az azonnali archiválás. Javaslat: a nemperes ügyek esetén a jogerő beírása csak azonnali archiválás esetén történhet meg. Pomázi Piroska: szerinte ez azért nem jó megoldás, mert semmi nem kényszeríti ki azt, hogy a dátum beírásra kerüljön, így kijátszható az archiválás időbeni elvégzése, mert az iroda esetleg nem írja be a jogerő dátumát, míg a jogerős határozatot kiadja az ügyfélnek. Javaslat, a területi kamarának legyen olyan aláírói kártyája, amellyel pótolni lehet az archiválást. További javaslat: Az archiválás jogszabály szerinti kötelezettségének megszegése esetén a MOKK csak egy felszólítást küldjön ki, majd az abban foglaltak eredménytelensége esetén a területi kamara köteles legyen fegyelmi eljárást kezdeményezni. Azért, mert néhány közjegyző kollega nem a jogszabálynak megfelelő nyilvántartást vezeti és nem tesz eleget a törvényben előírt archiválási kötelezettségének, azért nem kellene nulláról új nyilvántartó rendszert létrehozni. 2.3./ Központi mentés Kapási Olga: anotes-kür hátránya: jelenleg nincs központi mentés, csak lokális, irodai szintű, és ha az nem megfelelően készült, alkalmatlan egy visszatöltésre. Varga Krisztina tájékoztatja a jelenlevőket arról, hogy burkolt központi mentés most már van. Mikor levéltárba kerülnek a nemperes ügyek az irodától, ekkor a Levéltár részére készül mentés. Tóth Zoltán: rögzítsük azt, hogy az új KNYR kapcsolatban egyik fontos kívánalom, a központi mentés. 3
Kapási Olga: tolmácsolta dr. Tamási Attila kérését, a KÜSZ Bizottságnak először is az lenne a feladata, hogy a közjegyzői irodákban zajló munkafolyamatokat lépésről lépésre, kellene leírni, amely alapján egy informatikus fel tudja építeni az új program alapjait. Utána kellene azt leírni, hogy a felhasználó mit szeretne látni a programban. Varga Krisztina: tájékoztatja a megjelenteket arról, hogy a levéltárban jelenleg használatban lévő lehető legegyszerűbb iktató program készítésekor, hogyan jártak el. A programozónak megmutatták, mivel foglalkozik a levéltár, milyen területeket kell és milyen szempontok szerint nyilvántartani úgy, hogy milyen eddig felmerült keresési feltételek alapján kell a felrögzített adatokat megtalálni. Ez több hétnyi időbe telt leülni, elmondani, megmutatni mit csinálunk a levéltárban. Ez tényleg alapvető kérdés - milyen ügyeink vannak, mit akarsz keresni, ezt nem lehet leírással szolgáltatni, ez több száz oldalas, időigényes munka. Egybehangzó véleménye a megjelenteknek, hogy a jelenlegi anotes-kür program működésével, minden egyes összefüggésével, ellenőrző funkciójával egyetértünk, de ezeknek a folyamatoknak a leírását nem tudjuk magunkra vállalni. Véleményünk szerint ehhez az kell, hogy az informatikus leüljön egy közjegyzői irodai gyakorlattal rendelkező személlyel, és az így megszerzett információkat és tapasztalatait ő jegyezze le és azt tudjuk mi, a KÜSZ-Bizottság pontosítani, lektorálni. Véleményünk szerint felesleges azt leírni, ami tényleges már most is a gyakorlatban működik, illetve biztosan van valami működési leírás a jelenlegi anotes-kür programra vonatkozóan a MOKK informatikánál, hiszen minden program frissítés előtt kapnak tájékoztatást, leírást az adott változtatásról a teszteléshez. Ez lehetne egy kiindulási alap, mint az hogy nulláról kelljen összeállítani bármilyen folyamatot. Ezt a KÜSZ Bizottság nem tudja felvállalni. A KÜSZ-Bizottság álláspontja az, hogy az új program készítésekor induljunk ki a jelenleg működő anotes-kür program által tudottakból, tekintsük át azt az informatikus kollégával együtt, hogy a jelenlegi nyilvántartó rendszerben milyen felesleges adatokat rögzítünk, és mikre lenne szükség mindenképpen. 3./ Egyebek 3.1 A KÜSZ Bizottság álláspont egységes abban, hogy több ügyviteli témájú oktatást kell szervezni a közjegyzők, a közjegyő-helyettesek és az ügyviteli dolgozók részére. Elhangzott javaslatként, hogy legyen az ügyviteli vizsga is kötelező a közjegyzőnek is, majd a közjegyző-helyetteseknek és az ügyvitelieknek is. Ebben már vita van Elhangzott javaslatként: minden irodavizsgálatot követően négy évente újra részt kelljen venni ügyviteli tanfolyamon a közjegyzőnek. Szabó Zsolt: szerint ez nem kivitelezhető, kinevezett közjegyzőnek nem lehet ilyet előírni, csak jogszabály változást követően. Egységes az álláspont: a mostani tanfolyami választék nem megfelelő. Sokkal lényegesebb lenne más témákban tanfolyamot tartani pl.: a hagyatékról, a VH-ról. 4
Varga Kriszta: javaslata, hogy legyenek ingyenesek az ügyviteli tanfolyamok Kapási Olga tájékoztatja a megjelenteket, hogy a MOKK választmány által elfogadott 16. számú iránymutatás szerint a továbbképzési formák a következők: 1./alapképzés 2./ kötelező képzés jogszabály változás esetén (térítésmentes) 3./ választható továbbképzés Varga Krisztina javasolja, hogy legyen alapképzés az ügyvitel, és erről egyeztetni kell az Oktatási Bizottsággal. Rudolf László és Tóth Zoltán is vállalja az egyeztetést az Oktatási Bizottsággal. Kapási Olga: a MOKK 16. számú Iránymutatása szerint az irodai alkalmazottaknak négy évente egy alkalommal kötelező ügyviteli tanfolyamon részt venni. Rudolf László: szerint olyan tanfolyamra lenne szükség ahol géphasználattal együtt lehetne megmutatni a munkafolyamatokat. Varga Krisztina: Mindenképpen legyen az ügyviteli tanfolyam díjmentes, mert az a tapasztalata hogy díjköteles tanfolyamokra nem küldik el az alkalmazottakat. dr. Horváth Gyöngyi tájékoztatása szerint a Levéltár által szervezett tanfolyam 30 pontos. Varga Krisztina és Tóth Zoltán javasolja, hogy az oktatási bizottság félévente tervezzen ügyviteli /levéltári tanfolyamot, melyet Varga Krisztina és Tóth Zoltán fognak tartani/. Pomázi Piroska: javasolja levinni területi kamarai szintre az ügyviteli tanfolyamokat, ne minden Budapesten legyen. Ne csak a MOKK szervezzen tanfolyamot célszerű lenne a területi kamarai szinten oktatást tartani pl. a területi levéltárban. Pomázi Piroska: javasolja, készüljön egy felhasználói kézikönyv a jelenlegi ügyviteli programhoz. Lóth Ágnes : már van ilyen letölthető, elérhető a www.mokk.hu intranetes felületéről, illetve a https://www.e-szigno.hu/mokk oldalról, de kell hozzá az iroda authentikációs tanúsítványa. Tóth Zoltán: Piroska által elképzelt Felhasználói kézikönyv nem informatikai leírás, hanem amely az ügyviteli segédletet tartalmazza, jogszabályi hivatkozásokkal és a gyakorlati kivitelezéssel. Az alábbi személyek vállalnak ügyviteli oktatást akár MOKK, akár területi szervezésben:tóth Zoltán, Rudolf László, Pomázi Piroska, Varga Krisztina vállalnak akár. Pomázi Piroska pl. hagyatékból is vállalna. 3.2./ Beck-Pethő Éva: kéri, hogy ismételten legyen tájékoztató levél kiküldve az éves statisztika alapján az irodák felé az archiválás elmaradásának vizsgálatára. 3.3./ 5
A KÜSZ Bizottság az anotes használatával kapcsolatban felmérést végzett. A közjegyzői irodák részéről.240 válasz érkezett. A válaszokból megállapítható, hogy a válaszadók 92 %-a elégedett az anotes program általunk megkérdezett funkcióival. (statisztika készítése, különféle adatok rögzítése) 3.4./ Tóth Zoltán: szerint le kellene szabályozni az EU VH tanúsítványt. Javaslat, mint a VH záradéknál. Legyen kettő, kérelem, ügyfél szerezze be a kiadmányokat, a kiadott tanúsítványt fűzzük az okirathoz. (Minta: az EK rendeletben a tanúsítvány szövege) Az anotes-ban külön ügytípusként szerepeljen. Eljárási Díj 1 %-os lehetne. Jelenleg: okirati ügyszámon következő./ sorszámon kell ezeket iktatni, jogszabályi háttért rendezni kell. Megjelentek abban egyet értettünk, hogy önálló új eljárásnak kéne lennie, de ez jogszabály módosítást igényel (Rák Viktor) Kapási Olga tájékoztatta a megjelenteket, hogy dr. Rák Viktor szerint lesz majd ügyviteli jogszabály módosításra lehetőség, amikor az eu öröklési bizonyítványos jogszabály lesz, és abba legkésőbb beleteszik a most összeállított VONY, Levéltári rendelet, KÜSz módosítási javaslatokat. 3.5./ Érdeklődni kellene afelől, hogy a Microsec milyen ajánlatot küldött a MOKK részére arról, hogy hogyan lehetne a közjegyzői irodáknak csatlakozni az összes pénzintézet közvetlen megkereshetőségét üzemeltető programhoz (ami az MBVK-ban működik, ahhoz lenne hasonló) Küsz Biz továbbra is javasolja, hogy ezzel a kérdéssel foglalkozzon az elnök úr. Szeretnénk, hogy ha ez megvalósulna - függetlenül attól, hogy marad a Notes-KÜR vagy új KNYR lesz -, mert a közjegyzői irodákban ez idő- és költség megtakarítással járna. 3.6./ Pomázi Piroska szerint a jövőben tömeges problémát fog okozni a szolgálati viszony megszűnésekor a leköszönő közjegyző és a tartós helyettes kjő. egymás közti pénzügyi elszámolása amennyiben nem kerül kidolgozásra a pénzügyi vonatkozása az átadás-átvételnek. (pl.: Nemperes ügyekben díjelőleget vett fel az intéző kjő, de a munka a jogutódra vár, hogyan történjen ennek az elszámolása.) Ezt a kérdést is központilag szabályozni kell. 3.7./ KÜSZ-Bizottság kérte a 2014. november 19-i ülésén, hogy minden ülésen és azon kívül is beszélhessünk informatikussal, aki jelenleg foglalkozik az új KNYR előkészítésével. Ehhez felkértük a MOKK IT ügyvezetőjét, hogy jelöljön ki egy kapcsolattartót, aki az IT részéről felelős személyként a KÜSZ-Bizottsággal kommunikál és folyamatosan kapcsolatot tart, az ülésekre eljön. 2015. január 19. napján megtartott választmányi ülést követően az elnök Úr kérte dr. Tamási Attilát, hogy szervezzen egy megbeszélést a Microsec vezetőjével Javasoljuk elnök úr felé megfontolásra egy bizottságok közötti kommunikációért felelős személy kijelölését, aki minden bizottsági ülésen ott lenne. Javasoljuk Kozma Szilvit bizottságok közötti koordinátori feladatok ellátására, aki minden bizottsági ülésen részt vesz így értesül az ott folyó felvetésekről és kommunikál az érintett bizottság, vagy személy részére. Következő ülés időpontja 2015. március 18. KÜSZ BIZOTTSÁG 6