Felhasználói kézikönyv Probono közigazgatási alapvizsga szervező rendszer vizsgabiztosi funkcióinak alkalmazásához (Vizsgabiztosok részére) 2017. április v.1.2 1
Tartalom Bevezető... 3 1. Vizsgaszervezői felület elérésnek folyamata:... 4 2. A vizsgaszervezői felület bemutatása... 6 2.2 Az egyes funkciógombok részletes magyarázata:... 7 2.2.1 Személyes adatok módosítására szolgáló gomb... 7 2.2.2 Jelenlét rögzítése... 7 2.2.3 Vizsga indítása/vizsga lezárása... 12 2.2.4 Eredmények megjelenítésre szolgáló felület bemutatása... 15 2.2.5 Jegyzőkönyv nyomtatási és eredményfrissítési funkciók... 16 2.2.6 Bizonyítvány elérése a Probono felületén... 17 3. Hibabejelentés... 18 2
Bevezető 2015. szeptember 15-től kezdődően az egységes nyilvántartás érdekében már a Probono rendszer felületén kerül megszervezésre a közigazgatási alapvizsga. A felület használatának megkönnyítése érdekében, mind a vizsgázók, mind pedig a képzési referensek számára egy részletes kézikönyv került publikálásra, amely a Probono rendszer közigazgatási alapvizsga szervező felületét hivatott bemutatni. Jelen felhasználói kézikönyv elkészítésével az volt a célunk, hogy a vizsgabiztosok munkáját támogassuk, illetve hozzásegítsük őket ahhoz, hogy a közigazgatási alapvizsga megvalósításának technikai feltételeit megismerjék. A kézikönyv felépítése során a vizsgáztatás folyamatára fókuszálva, lépésről-lépésre vezetjük végig a vizsgabiztost a felületen, illetve képernyőképekkel is támogatjuk a rendszer használatának elsajátítását. Budapest, 2017. április Nemzeti Közszolgálati Egyetem 3
Figyelem! A most bemutatott funkciók eléréshez jóváhagyott vizsgabiztosi szerep szükséges. A vizsgabiztosok csak azokat a vizsgákat adminisztrálhatják, amelyekhez korábban vizsgabiztosként hozzárendelésre kerültek. Fontos! A felület használatához legalább Mozilla Firefox 35. verziójú vagy Google Chrome 40-es verziójú böngésző telepítést javasoljuk mind a vizsgabiztosi, mind pedig a vizsgázói gépekre. 1. Vizsgaszervezői felület elérésnek folyamata a) A vizsgabiztosi felület eléréshez, lépjen be a Probono-ba! Kattintson a Képzések megvalósítása menüpontra, majd az Alapvizsga szervezés almenüpontra! Az alábbi felület jelenek mg, melyen láthatóvá válik a vizsgaszervező által meghirdetett összes vizsgacsoport: 4
b) Kattintson a pirossal jelölt Vizsgabiztosi felület gombra! Csak azon vizsgaidőpontok esetében lesz elérhető a vizsgabiztosi felület gomb, amelyekhez a vizsgabiztos korábban hozzárendelésre került. A vizsgabiztosi felület a következőképpen fog megjelenni: (Az összes szükséges adminisztrációs feladatot, illetve a vizsga indítását és zárását is ezen a felületen tudja elvégezni). A felület részletes ismertetését a további fejezetekben fogjuk tárgyalni. 5
2. A vizsgaszervezői felület bemutatása A vizsgabiztosi felület áttekintése: 6
2.2 Az egyes funkciógombok részletes magyarázata 2.2.1 Személyes adatok módosítására szolgáló gomb A gomb segítésével a vizsga kezdete előtt javíthatja, illetve módosíthatja a vizsgázó személyes adatait, amennyiben a Probono felületen megtalálható adatok eltérnek a vizsgázó személyazonosításra alkalmas okirataiban foglaltaktól. Az adatokat minden esetben ellenőrizni kell, és ha eltérés található a nyilvántartott adatokban, akkor javítani kell! Az ellenőrzés és javítás a vizsgabiztos feladata. Az adatmódosításra a vizsga időpontja előtt fél órával biztosít lehetőséget a rendszer. A vizsga lezárását követően az adatok már nem módosíthatók. Az adatokat csak a vizsgacsoporthoz hozzárendelt vizsgabiztos tudja módosítani. A módosításokat a rendszer naplózza. Az adatokat minden esetben körültekintően kell kezelni! Jelszómódosítás esetén a jelszónak legalább 8 karaktert kell tartalmaznia kis és nagybetűkkel és számokkal.figyelem! Amennyiben az adatok hibásan szerepelnek a Probono adatbáziásban, akkor a jegyzőkönyvre, valamint a később letölthető bizonyítványra is hibásan kerülnek rögzítésre. A hibás bizonyítványt ezt követően már csak az ügyfélszolgálathoz intézett megkeresést követően lehetséges újrageneráltatni az adatok javítását követően. (Ügyfélszolgálat: tovabbkepzes_vtki.uni-nke.hu) 2.2.2 Jelenlét rögzítése A funkció gomb segítségével a vizsgabiztos a vizsgázó névsort tartalmazó felületen bejelölheti a vizsgán megjelent vizsgázókat, illetve rögzítheti a távolmaradás tényét. 7
Ha a vizsgázó jelen van: Amennyiben a vizsgázó jelen van, akkor a jelenlét rögzítését követően az alábbi kép fog látszódni, miután a vizsgabiztos rákattintott a jelenlét rögzítésére, majd a jelenléti adatok mentése gombra. Figyelem a vizsgázó jelenléte csak akkor rögzíthető, ha rendelkezik a tisztviselő aktív jogviszonnyal. Ha nincs aktív jogviszonya a tisztviselőnek, akkor ezt a képzési referensének kell beállítania, ezt követően a jelenlét rögzíthető. Abban az esetben, ha egy vizsgázó később csatlakozik a vizsgacsoporthoz, és a vizsga már aktiválásra került, akkor a jelenlét berögzítését és a mentést követően újra a Vizsga indítása gombra kell kattintani, ellenkező esetben a később csatlakozó vizsgázónak nem fog megjelenni a vizsga indításához szükséges hivatkozása a képzések felületen. Ha a vizsgázó nem jelent meg: A távolmaradás tényének rögzítésekor két opció közül lehet választani. A távolmaradás lehet igazolt (lásd alábbi kép): és lehet igazolatlan (lásd az alábbi képen): 8
A jelenlét rögzítése minden esetben a vizsgabiztos feladata és kötelessége. A jelenléti rögzítésének hiányában a vizsgázó nem fér hozzá a vizsgafelülethez. A vizsgabiztos csak azon vizsgázók esetében rögzítheti a megjelent opciót, akik ténylegesen megjelentek a vizsgán és a személyazonosítás megtörtént. A jelenlét/távolmaradás rögzítéséhez mindig a jelenléti adatok mentése gombra kell kattintani. Abban az esetben, ha egy vizsgázónak nem került rögzítésre a jelenlét, és a vizsga már aktiválásra került, akkor a már aktivált vizsga ellenére is rögzíthető a jelenlét. Ebben az esetben a később csatlakozó vizsgázók esetében újra meg kell nyomni a vizsga indítása gombot, ellenkező esetben a később csatlakozó(k) vizsgája nem fog aktiválódni. A vizsga aktiválása gomb csak akkor válik aktívvá, ha már legalább egy vizsgázó esetében rögzítésre került a jelenlét(tehát a vizsgabiztos bepipálta azt, hogy a vizsgázó jelen van) és a jelenléti adatok mentésre kerültek. Figyelem a jelenlét rögzítését (igazolt vagy igazolatlan távolmaradás) a vizsga lezárása előtt kell megtenni abban az esetben, ha a vizsgázó nem jelent meg a vizsgán. A vizsga lezárását követően a jelenlét utólag meghatározott ideig módosítható abban az esetben, ha a vizsgázó távolmaradásáról később érkezik meg az igazolás. Halasztás funkció (2016.05.11-től) A vizsgázók halasztási díjának nyomon követhetősége és a halasztás számlázása érdekében bevezetésre kerül a halasztás adminisztrációja a Probono rendszerben. A halasztás az ügykezelői alapvizsga, közigazgatási alapvizsga, közigazgatási szakvizsga esetében az eredményrögzítő felületen a jelenlét rögzítésnél érhető el. Funkcióját tekintve lényegében ugyanazt jelenti, mint az igazoltan nem jelent meg opció, azonban mégis jelentőséggel bír, hogy a halasztás vagy az igazoltan nem jelent meg lehetőség beállítása történik meg. 9
Mielőtt a funkció használata bemutatásra kerül, szükség van a fenti két fogalmak közötti különbség megértésére. Igazoltan nem jelent meg opciót azok esetében kell beállítani, akik a konkrét felkészítő-, illetve vizsgaalkalomra beosztásra kerültek, de a felkészítőn, illetve a vizsgán nem jelentek meg, és munkáltatójuk 8 munkanapon belül igazolta a vizsgaszervező felé a távollétüket. (Ez esetben a távolmaradás igazolása az eredményrögzítéskor, vagy a felkészítő-, illetve a vizsga időpontját követően történik meg.) Halasztás: A halasztás abban tér el az igazoltan nem jelent meg opciótól, hogy halasztás opció használata esetén a rendszer halasztási díjat számol fel. Minden olyan esetben, tehát amikor a vizsgázó már egy alkalommal igazoltan távolmaradt a vizsgától és részre Igazoltan nem jelent meg állapot kerül berögzítésre, akkor második távolmaradás esetén a halasztás opciót kell alkalmazni. A halasztás opció alkalmazása esetén a rendszer a vizsgadíj 10%-át halasztási díjként rögzíti, melyet a vizsgaszervező a rendszer nyilvántartása alapján kiszámláz a tisztviselő munkáltatójának. Abban az esetben, ha már volt egy igazolt távolmaradása a vizsgázónak, akkor a rendszer a halasztás opciónk kívül más lehetőség rögzítését már nem fogja lehetővé tenni. Minden esetben az első halasztás (= igazolt távollét) az ingyenes, ezt követően a további halasztásért fizetni kell. Ha már volt egy igazolt távolléte a tisztviselőnek, akkor a második távollét már halasztásnak minősül, a Halasztás gomb csak ekkor fog megjelenni. A halasztás közigazgatási alapvizsga esetében a vizsgabiztosi felületen érhető el: 10
A halasztás tényének rögzítéséhez a gombra kell kattintani, ekkor piros színűvé válik a korábbi halványszürke gomb, majd meg kell nyomni az oldalon a gombot. 11
2.2.3 Vizsga indítása/vizsga lezárása A Vizsga indítása gomb segítségével a vizsga elindítható. A vizsga indítása gomb akkor válik aktívvá, ha legalább egy vizsgázó jelenléte rögzítésre kerül, majd a jelenlét rögzítését követően a vizsgabiztos a Jelenléti adatok mentése gombra kattint. Az alábbi képen az az állapot látható, amikor még nem került mentésre a berögzített jelenlét. 12
A következő képen már a Jelenléti adatok mentése gomb megnyomást követő állapot látható. A képen látszik, hogy a vizsga indítása gomb aktívvá vált, élénkzöldre váltott. A Vizsga indítása gomb megnyomását követően a felület megerősítést fog kérni a vizsgabiztostól arra vonatkozóan, hogy a valóban aktiválni kívánja-e a vizsgát a vizsgabiztos. 13
A vizsga aktiválásához az Igen gombra kell kattintani! A vizsga indítása nem visszavonható művelet! Ez azt jelenti, hogy ha a vizsga már aktiválásra került, akkor az aktiválást már nem lehet visszavonni. Amíg nem aktív a vizsga, addig a tisztviselő felületén az alábbi kép fog látszódni. A felület frissítéshez a vizsgázónak az F5 gombot kell megnyomni a számítógép billentyűzetén vagy újra be kell jelentkezni a felületre. A vizsga lezárásához a Vizsga lezárása gombot kell megnyomni. A vizsga lezárása nem visszavonható művelet: ha a vizsga már lezárásra került, akkor a lezárást már nem lehet visszavonni. A vizsga lezárását követően már nincs lehetőség semmilyen módosításra! A vizsga lezárás gombot csak abban az esetben szabad megnyomni, ha már minden vizsgázó befejezte a teszt kitöltését, ellenkező esetben a lezárást követően már nem fognak hozzáférni a tesztlaphoz. A vizsga lezárása a vizsgabiztos feladata és kötelessége, tekintettel arra, hogy amíg a vizsga aktív, addig a felhasználók is hozzáférhetnek a felületen a korábbi vizsgájuk kérdéslistájához. Tekintettel arra, hogy a közigazgatási alapvizsga kérdései nem nyilvánosak, ezért az adott vizsgacsoportba beosztott vizsgabiztos felelőssége, hogy a vizsgázók csak addig férjenek hozzá a tesztlaphoz, amíg ez a vizsga lebonyolításhoz feltétlenül szükséges. A vizsga lezárásakor a rendszer megerősítést fog kérni a vizsgabiztostól, hogy valóban le kívánja-e zárni a vizsgát. 14
2.2.4 Eredmények megjelenítésre szolgáló felület bemutatása Az eredmények megjelenítése felületen áttekinthető a vizsga indításának időpontja, továbbá a vizsga befejezésének időpontja, illetve az elért pontszám. Sikertelen vizsga esetén a rendszer piros színnel jeleníti meg az eredményt. Sikeres vizsga esetén a rendszer zöld színnel jeleníti meg az eredményt. 15
2.2.5 Jegyzőkönyv nyomtatási és eredményfrissítési funkciók A jegyzőkönyv nyomtatási és eredményfrissítési funkciók a felület jobb felső részén találhatók. A jegyzőkönyv nyomtatási funkció segítségével a vizsgabiztos mind egyénenként, mind csoportosan ki tudja nyomtatni a jegyzőkönyvet, ezt követően, hogy megjelenik az eredmény a vizsgázónál, vagy vizsgázóknál. Az alábbi képen piros és zöld körrel jelöltük a jegyzőkönyv nyomtatási funkciót. A piros körrel jelölt funkciógombra történő kattintással az összes jegyzőkönyv kinyomtatható, míg a zöld körrel (adott vizsgázó eredményei mellett) jelölt funkciógombra történő kattintással csak az adatott vizsgázó jegyzőkönyve nyomtatható ki. Az eredményfrissítés gomb segítségével a felületen frissíthető az eredmény (a következő képen piros körrel jelöltük).a gomb megnyomását követően a legfrissebb eredményeket fogja megjeleníteni a rendszer, illetve a már megjelenített eredményeket frissíti, amennyiben szükséges. Ha a csoportos jegyzőkönyv nyomtatás gombra történő kattintást követően minden vizsgázónál az eredménytelen vizsga jelenik meg a jegyzőkönyvön, akkor az eredményfrissítés (lásd a következő képen) gombra kell kattintani! 16
2.2.6 Bizonyítvány elérése a Probono felületén Figyelem! A vizsgázók a bizonyítványt csak a vizsgát követően reggelén tudják kinyomtatni a Probono felületéről a bejelentkezést követően a Személyes oldalam Képzéseim almenüpontnál. A Képzéseim gomb megnyomása után az alábbi felület lesz látható, a piros körrel jelölt részre történő kattintással válik letölthetővé a bizonyítvány a felületen. Figyelem! A bizonyítvány a vizsgát követő napon lesz elérhető, letölthető. Figyelem az eredményellenőrző alkalmazás minden éjfélkor automatikusan lefut a Probono rendszerben. Ez azt jelenti, hogy a bizonyítvány csak a vizsgát követő nap reggelén tölthető le, illetve sikertelen vizsga esetén a közigazgatási alapvizsgát is csak a sikertelen vizsgát követő nap reggelétől lehet újra betervezni és jelentkezni. 17
3. Hibabejelentés Közigazgatási alapvizsgán a vizsgabiztosok az esetlegesen előforduló hibákat az alábbi elérhetőségeken tudják jelezni: Hibabejelentés: A vizsgabiztosok részére fenntartott hibabejelentő vonalon (Figyelem! A telefonszám csak és kizárólag a közigazgatási alapvizsgán bekövetkező rendszerhibák bejelentésére szolgál. A szám a munkáltatók és a tisztviselők felé nem nyilvános. Kérjük, hogy a számot semmilyen körülmények között ne adják ki, mert ezzel a hibabejelentés lehetetlenné válik. E-mailes bejelentés: ferencz.zoltan@vtki.uni-nke.hu és kovacs.krisztian@vtki.uni-nke.hu Kérjük, hogy mindkét címre küldjék meg a hibabejelentését, mivel előfordulhat, hogy valamelyik kolléga nem elérhető, illetve szabadságon van. Tesztlapba történő betekintési igényt az adminisztrátoroknak kell jelezni, a Módszertani és Minőségirányítási szabályoknak megfelelően. Technikai meghibásodás esetén indokolt esetben a vizsga újragenerálását az adminisztrátoroknak kell jelezni! A meghibásodás tényét megfelelően kell dokumentálni. 18
19