REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOK SZABÁLYZATA
MTA Nyelvtudományi Intézet REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOK FELOSZTÁSÁNAK, AZOK TELJESÍTÉSÉNEK ÉS ELSZÁMOLÁSÁNAK SZABÁLYZATA Hatályos: 2014. január 1-jétıl 2
REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOK FELOSZTÁSÁNAK, AZOK TELJESÍTÉSÉNEK ÉS ELSZÁMOLÁSÁNAK SZABÁLYZATA Az Intézet reprezentációs kiadások felosztásának, azok teljesítésének és elszámolásának szabályait a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. Törvény (továbbiakban SZJA tv.), valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr.) 13. (2) bekezdése alapján a következık szerint szabályozzuk: 1. A szabályzat célja I. Általános rendelkezések A szabályzat célja, hogy meghatározza az Intézet feladatellátása érdekében felmerült és költségvetése terhére elszámolható reprezentációs kiadások és üzleti ajándékok felhasználásának és elszámolásának módját és szabályait. 2. A szabályzat hatálya A szabályzat személyi hatálya kiterjed a reprezentációs elıirányzat felett rendelkezni jogosult személyekre, a pénzügyi (kötelezettségvállalás, érvényesítés, ellenjegyzés, teljesítésigazolás), számviteli, adóbevallási feladatokat ellátó személyekre, II. Fogalmi meghatározások 1. Reprezentáció: a juttató tevékenységével összefüggı üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami, egyházi ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás (étel, ital) és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidıprogram stb.) azzal, hogy az elızıek nem minısülnek reprezentációnak, ha a juttatásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási hely és idı, a tényleges szakmai, illetve hitéleti program és a szabadidıprogram aránya stb.) valós tartalma alapján a rendeltetésszerő joggyakorlás sérelme akár közvetve is megállapítható. (SZJA tv. 3. 26. pont) Reprezentációnak minısül különösen: a.) a vezetık, a szervezeti egységek által szervezett szakmai megbeszéléseken, tárgyalásokon, értekezleteken, egyeztetéseken, bizottsági üléseken, testületi üléseken, b.) az egyes belföldi rendezvényeken, (pld. kitüntetés-átadás, évfordulók) c.) a sajtótájékoztatón, valamint térítésmentesen biztosított étel- és italszolgáltatás és az ahhoz kapcsolódó szolgáltatás (pld. utazás, szállás, szabadidıprogram) 3
2. Üzleti ajándék: a juttató tevékenységével összefüggı üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti kapcsolatok keretében adott ajándék (ingyenesen vagy kedvezményesen adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint a kizárólag erre szóló utalvány). (SZJA tv. 3. 27. pont) 3. Reprezentációs keret: az 1.) pontban meghatározott termékek és szolgáltatások ellenértékének pénzügyi kerete. Intézetünkben a vezetık nem rendelkeznek megállapított reprezentációs kerettel. Reprezentáció esetenként, a gazdasági vezetıvel elızetesen egyeztetve fizethetı ki a központi irányítás alá tartozó vezetık hivatali tevékenységével összefüggésben. Pályázati keretbıl finanszírozott reprezentáció esetén, amennyiben a pályázat lehetıvé teszi, a pályázati referensek rendelkezése szerint használható a keret fel. A reprezentációs keret terhére a következık számolhatók el: üdítıital, gyümölcslé, ásványvíz, kávé, valamint ízesítıi, tea, valamint ízesítıi, cukrászárú (édes és sós sütemény) szendvics, virág, éttermi vendéglátás, munkaebédeken, vacsorákon felszolgált étel és ital, indokolt esetben alkohol, a vendéglátáshoz kapcsolódó utazás, szállás, szabadidıprogram, III. Reprezentációs, valamint üzleti ajándékozási keret és annak felhasználása 1. Reprezentáció keret és a kerettel rendelkezık 1.1. A külföldi és belföldi vendégek hivatalos célú vendéglátására fordítható keretösszeg eredeti költségvetési elıirányzatként nem tervezett. Az Intézet anyagi lehetıségei függvényében esetenként megállapított. A reprezentációs kiadás teljesítésére jogosult személyek, a vezetıségen kívül, változóak a pályázatok adata lehetıségek szerint. 1.2.A személyi reprezentációs kerettel Intézetünkben a vezetık nem rendelkeznek. Amennyiben lenne fedezet az ilyen jellegő kiadásokra, akkor ezen kiadások között alkoholmentes ital, kávé, tea, tej, tejszín, szendvics sós- és édes aprósütemény, virág, ellenértéke számolható el. 1. Reprezentációs kiadások elszámolása 2.1. A reprezentációs kiadások csak az Intézet nevére és címére kiállított számla ellenében számolhatóak el. Számlaként csak a számvitelrıl szóló, többször módosított 2000. évi C. törvény, valamint az általános forgalmi adóról szóló, többször módosított 2007. évi CXXVII. törvény vonatkozó elıírásainak megfelelıen kiállított bizonylat fogadható el. 2.2. A reprezentációs kiadások számláit a teljesítésigazolással együtt a gazdasági vezetı részére kell továbbítani (leadni). A teljesítésigazolásnak tartalmaznia kell a vendéglátásban részesülık számát és a vendéglátás célját. 4
2.3. Az államháztartás számvitelérıl szóló 4/2013. (I.11.) Korm. rendelet 15. melléklete alapján a K123. Egyéb személyi juttatások rovaton kell elszámolni: a személyi jövedelemadóról szóló törvény szerinti reprezentáció és üzleti ajándék kiadásait, ide értve azt az esetet is, ha azok megfelelnek a reprezentáció, üzleti ajándék feltételeinek, de a személyi jövedelemadóról szóló törvényben meghatározott értékhatárt meghaladják. 2.4. A reprezentációs kiadások finanszírozására utólagos elszámolás mellett elıleg igényelhetı. Az elıleg igénylést a gazdasági vezetınél kell kezdeményezni, annak kifizetését İ engedélyezi. Az elıleg összege maximum 50000 Ft. A kifizetett elıleggel az elıleget felvevı személy a pénzkezelési szabályzatban foglaltak szerint köteles elszámolni. 3. Üzleti ajándékozás 3.1. Üzleti ajándékozásra a belföldi, illetve külföldi vendégek számára Magyarországon, illetve külföldön hivatalos kiküldetés alkalmával kerülhet sor. A külföldi és belföldi vendégek üzleti ajándékozására fordítható keretösszeg eredeti költségvetési elıirányzatként nem tervezett. Az Intézet anyagi lehetıségei függvényében esetenként megállapított. Az üzleti ajándékozás kiadás teljesítésére jogosult személyek, a vezetıségen kívül, változóak a pályázatok adata lehetıségek szerint. 4. Üzleti ajándékozási kiadások elszámolása 4.1. Az üzleti ajándékozással kapcsolatos kiadások csak az Intézet nevére és címére kiállított számla ellenében számolhatóak el. Számlaként csak a számvitelrıl szóló, többször módosított 2000. évi C. törvény, valamint az általános forgalmi adóról szóló, többször módosított 2007. évi CXXVII. törvény vonatkozó elıírásainak megfelelıen kiállított bizonylat fogadható el. 4.2. Az üzleti ajándék beszerzése, valamint annak kiadása az igazgató, vagy a pályázati referensek utasítása alapján történhet. 4.3. Az üzleti ajándékok beszerzésével kapcsolatos kiadások számláit a teljesítésigazolással együtt a gazdasági vezetı részére kell továbbítani (leadni). A teljesítésigazolásnak tartalmaznia kell az ajándékozott /ajándékozottak nevét. 5. Mind a reprezentációs, mind pedig az üzleti ajándékozással kapcsolatos kiadásokkal összefüggésben érvényesíteni kell a kötelezettségvállalásra, a pénzügyi ellenjegyzésre, a teljesítés igazolásra, az utalványozásra, valamint az érvényesítésre vonatkozó, a gazdálkodási szabályzatban rögzített elıírásokat. 5
6. Adók és járulékok megfizetése A béren kívüli és egyes meghatározott juttatásokat terhelı adó témaszámokra történı terhelése a számla könyvelésekor történik. A kötelezettségvállaló felelıssége gondoskodni a béren kívüli, és az egyes meghatározott juttatásokat terhelı adó és járulékok fedezetérıl. A béren kívüli és az egyes meghatározott juttatások után a közterheket a juttatást követı hó 12. napjáig kell bevallani és a nettó finanszírozás rendszerében, a tárgy hót követı 20. napjáig megfizetni. Az adózás a bérszámfejtı feladása alapján a KIR rendszerben rögzítve történik. 7. Záró rendelkezések Az Intézet Reprezentációs Kiadások Szabályzatában foglalt elıírások az intézménynél valamennyi érintett személyre és szervezetre vonatkoznak. Ez a szabályzat 2014. január 1-tıl lép hatályba, ettıl az idıponttól kezdıdıen a korábban (2012. október 2-tıl) hatályos Reprezentációs kiadások szabályzata hatályát veszti. Dátum: Budapest, 2014. március 31........ Igazgató Gazdasági vezetı 6
1. számú melléklet Üzleti vendéglátásra jogosultak köre és a vendéglátásra résztvevıként fordítható keretösszeg felsı határa Beosztás Keretösszeg áfával (Ft) 2. számú melléklet Személyi reprezentációra jogosultak köre és az általuk (évente, havonta) felhasználható keret összege Beosztás Keretösszeg áfával (Ft) 3. sz. melléklet Ajándékozásra jogosultak köre és az egy fı megajándékozottra fordítható vásárlási értékhatár felsı összege Beosztás Keretösszeg áfával (Ft) 7
Megismerési nyilatkozat A MTA Nyelvtudományi Intézet 2014. január 1-tıl hatályos Reprezentációs szabályzatát megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban leírtakat a munkám során köteles vagyok betartani. Név Beosztás Dátum Aláírás 8