ReadSoft WEB BOARD Végfelhasználói segédlet a DuPont részére Összefoglaló: Ez a a végfelhasználók számára készült dokumentum a DuPont által használt ReadSoft WEB BOARD alkalmazást mutatja be. A leírás részletezi a különböző funkciók használatát, valamint kitér a WEB BOARD használata során felmerülő gyakori kérdések tisztázására is. Készült: 2008 December 1. Módosítva: 2009 Március 9. Felhasználás: Külső Státusz: Végleges Version 3.1 ReadSoft ReadSoft AB (Head office) Södra Kyrkogatan 4 SE-252 23 Helsingborg Sweden Phone: +46 42 490 21 00 Fax: +46 42 490 21 20 ReadSoft AB Sofielundsvägen 2 Box 807 SE-191 28 Sollentuna Sweden Phone: +46 8 566 110 00 Fax: +46 8 566 110 20 info@readsoft.com www.readsoft.com Org. No: 55 63 98-1066 Registered Office: Helsingborg
Tartalomjegyzék 1 Bevezetés...3 1.1 A WEB BOARD... 3 1.2 Hozzáférés igénylése... 3 2 A WEB BOARD használata...5 2.1 Tájékoztató és Üdvözlő üzenet... 5 2.2 Általánosságban... 7 2.3 Számlalekérdezési ablak... 8 2.4 Szűrési lehetőségek... 11 2.5 Kiválasztott számlák listája... 12 2.6 Részletes Számla Információ... 15 3 Az adminisztrátori jogokkal rendelkező felhasználó...17 3.1 Különbség a WEB BOARD végfelhasználóhoz képest... 17 3.2 WEB BOARD végfelhasználó módosítása... 18 3.3 Új WEB BOARD felhasználó létrehozása... 20 4 Súgó...21 4.1 Felugró Súgó ablakok... 21-2 -
1 Bevezetés 1.1 A WEB BOARD A WEB BOARD alkalmazás használatával a szállító egyszerüen megtekintheti a folyószámlája aktuális állapotat, ami lehetővé teszi a DuPont vállalati információs rendszerében folyó számlafeldolgozási folyamat nyomonkövetését. Ez a szállító számára a pénzügyi információk gyorsabb elérést tesz lehetővé, ami segíti a napi üzletmenetet. Mindez pozitívan befolyásolja a szállító és a vele kapcsolatban álló DuPont üzletág elégedettségét. As additional info if payment is currently being received via hard copy check and you are a vendor for the US Region you can contact the following for conversion to an electronic payment process: 1.1.1.1 Robin Baker Phone (302) 992-4974 Fax (302) 355-2061 Email Robin.S.Baker-1@USA.dupont.com 1.2 Hozzáférés igénylése Azt követően, hogy a DuPont adminisztrátor regisztrálta Önt az alkalmazásban, e-mailben tájékoztatjuk Önt az adminisztrátori jogokkal rendelkező felhasználói azonosítóról és jelszóról. Amennyiben még nincsen regisztrálva, a következő telefonszámot kell hívnia a regisztráció igényléséhez: Egyesült Államokban: 1-877-468-5509 Európában: +34 985 12 47 00 Amennyiben már regisztrált és újabb felhasználót szeretne létrehozni, ezt az alkalmazás Administration menüjében teheti meg (lásd az Új WEB BOARD felhasználó létrehozása című fejezetet). A következő web lapon tud bejelentkezni az alkalmazásba: http://www.myinvoicestatus.dupont.com. A bejelentkezéshez az e-mailben kapott felhasználónevet és jelszót kell használnia. - 3 -
Amennyiben elfelejtette, vagy nem biztos a jelszavában, kérjük kattintson a Forgot your password? szövegre. A megjelenő ablakba írja be azt az e-mail címet, amit a DuPont WEB BOARD adminisztrátornak megadott, valamint a felhasználói azonosítót. A Submit gombra kattintva egy e- mailben fogjuk tájékoztatni az új jelszóról. - 4 -
2 A WEB BOARD használata 2.1 Tájékoztató és Üdvözlő üzenet A sikeres bejelentkezést követően egy testre szabható üdvözlet jelenik meg. Emellett a megjelenő ablakban különböző értesítéseket is kaphat a felhasználó a DuPonttól. Ugyan ez igaz a WEB BOARD Tájékoztatójára is, amely szükség esetén módosítható és változtatás esetén a felhasználónak el kell fogadnia az új üzenetet. Amennyben a Reject gombra kattintva visszautasítja azt, a felhasználót kilépteti a rendszer és újboli belépés esetén az üzenet ismét megjelenik, egészen addig, amíg a felhasználó el nem fogadja azt az Accept gombra kattintva. - 5 -
Például a DuPont arra változtathatja a megjelenő üzenetet, hogy The system will be not available for the period x to y (X, Y időpont között a rendszer nem elérhető) - 6 -
2.2 Általánosságban A Tájékoztató és Üdvözlő üzenet után megjelenő ablakban nyílik lehetőség a számlák lekérdezésére. Ennek az ablaknak a tetején megjelenik a legutolsó bejelentkezés dátuma is (a dátum formátum hh.nn.éé, az időzóna GMT). Ez az információ a következő oldalfrissítésen már nem látható. Mindez a jogosultság nélküli bejelentkezések azonosítására szolgál. FONTOS: A WEB BOARD nem Web oldal, hanem egy Web alkalmazás. Ez azt jelenti, hogy a böngésző ELŐRE és VISSZA gombjait nem szabad használni. Amennyiben mégis ezeket a gombokat használja a navigáláshoz, az alkalmazás elveszti a kapcsolatot az SAPval. Kérjük, kerülje el a böngészőben található ELŐRE és ViSSZA gombok használatát. Az aktuális ablakban megjelenő információk elvesztésének elkerülése érdekében nagyon fontos, hogy kizárólag az alkalmazás nyújtotta lehetőségeket használja a navigáláshoz. - 7 -
2.3 Számlalekérdezési ablak A bejelentkezést követően megjelenő első ablak a számlalekérdezést teszi lehetővé. A szürési feltételek helyes megválasztásával a kívánt számlákra vonatkozó információkat jeleníthetjük meg. Jellemzően minden WEB BOARD felhasználóhoz csak egy szállító van hozzárendelve, ezért nincsen jelentősége a szállító kiválasztásának, amint az az alábbi képen látható. Amennyiben mégis több szállító van hozzárendelve ugyan ahhoz a felhasználóhoz, a megfelelő szállító nevére kattintva választhatunk. Az alábbi kép azt mutatja be, hogy a CTRL billentyű és az egér segítségével hogyan választhatunk ki akár több szállítót is a lehetségesek közül. A képernyő alján található Create Invoice Result List gombra kattintva indíthatjuk el a keresést. A kiválasztott szűrési feltételektől és az SAP leterheltségétől függően a futtatáshoz szükséges idő változhat. A folyamatban lévő keresést a képernyő közepén megjelenő szimbólum jelzi. - 8 -
A Számlalekérdezési ablak közepén öt lehetőség áll rendelkezésünkre a keresett számla státuszának kiválasztásához. Amennyiben nem választunk semmilyen státuszt, a keresés az összes számlára ki fog terjedni, függetlenül a számla státuszától. - 9 -
EQUALS - 10 -
2.4 Szűrési lehetőségek Szűrési lehetőségek jelentése Mezőnév Vendor Document date Purchasing document Reference Company code name Company code Invoice status Jelentés Az Ön szállítói azonosítója és cégneve a mi rendszerünkben A teljesítés dátuma a számlán A mi beszerzési megrendelés (PO) azonosítónk Az Ön számláján megjelenő számla-sorszám A vevő DuPont vállalat neve. Ezt a lehetőséget akár a PO-n található teljes DuPont cégnév, akár ennek egy részének (csillagok - * - között, pl DuPont Asturias S.L. részére kiállított számla esetében: *Asturias*) beírásával használhatja A DuPont vállalat azonosítója a mi rendszerünkben A számla státusza a mi rendszerünkben. A következő lehetőségek közül választhat: - Invoice received & scanned : Számla átvéve és beszkennelve - Sent for Internal review : Belső ellenörzésre elküldve (eltérések esetén) - Invoice processed by AP : Könyvelt számla (a számla az esedékességkor kiegyenlítésre kerül) - Released for Payment : Utalás elindítva (az átutalási megbízás a banknak elküldve, a számla státusza a mi rendszerünkben: kiegyenlített) - Invoice returned for correction : A számla javításra visszaküldve Note to DuPont US vendors only: If a specific reference/invoice number is not viewable after (5) days from invoice submission date please re-submit. Preferred invoice submission method in the US is via fax to this number 615-301-9883. Net amount Currency Gross amount Payment Date Payment Document No. Payment Amount Payment Currency A számla nettó értéke A számla devizaneme A számla bruttó értéke A számla kiegyenlítésének dátuma a mi rendszerünkben. Az a nap amikor az átutalási megbízást a bankunknak megadtuk. A számlát kiegyenlítő könyvelési bizonylat száma a mi rendszerünkben A számlát kiegyenlítő utalás teljes összege (a Dupont több számlát is kiegyenlíthet egy utalással) A számlát kiegyenlítő utalás devizaneme - 11 -
2.5 Kiválasztott számlák listája A kiválasztás eredményeként megjelenő számlák listáját sorbarendezheti az adott oszlopoknak megfelelően az oszlop nevére kattintva. A második oszlopot (Invoice) használjuk a számla (X) és a jóváíró számla/stornó számla (üres) megkülönböztetésére. A lista alján két gombot találhatunk. A Refresh list gombra kattintva az alkalmazás ismét lefuttatja az aktuális szűrési feltételeknek megfelelően a keresést, és mutatni fogja a legutóbbi lekérdezés óta az SAPban esetlegesen bekövetkezett változásokat (pl. egy új számla konyvelése). A másik gombra kattintva (Export list) CSV file formátumban készíthetünk másolatot az aktuális listáról. Ennek a filenak a segítségével a WEB BOARD alkalmazásból származó információk elmenthetők és tovább elemezhetők a szállító számára rendelkezésre álló programok (pl. Excel) segítségével. Az alábbi lépésekkel tudja a CSV file-t XLS kiterjesztésüre módosítani: 1. Nyomja meg a Export List gombot 2. A megjelenő File Download ablakban kattintson a Save gombra - 12 -
3. A Save As dialogus ablakban az alábbi módon változtassa meg a file kiterjesztését XLS-re (azaz helyettesítse a CSV kiterjesztést XLS-sel) 4. Kattintson a Save gombra 5. Keresse meg az elmentett filet a számítógépén és nyissa meg az Excel segítségével - 13 -
6. Jelölje ki az A oszlopot és a Data menüben válassza a Text to Column lehetőséget 7. A varázslóban használja az alábbi paramétereket: A fenti lépések eredményeként az adatok oszlopokba lesznek rendezve, amiket az Excelben megszokott módon tud használni. - 14 -
2.6 Részletes Számla Információ A Kiválasztott Számlák Listáján a információkat. ikonra kattintva tekintheti meg az adott számlához tartozó részletes A Részletes Számla Információ ablak jobb felső sarkában található Next invoice és Previous invoice gombokat ( ) használva úgy tudja a következő számlára vonatkozó részletes infomációkat megtekinteni, hogy nem kell minden alkalommal visszatérnie a Kiválasztott Számlák Listájához. A részletes Számla Információ ablakban rendelkezésre álló információs mezők magyarázata. Invoice status A számla státusza a mi rendszerünkben. A különböző lehetőségek: - Invoice received & scanned : Számla átvéve és beszkennelve - Sent for Internal review : Belső ellenörzésre elküldve (eltérések esetén) - Invoice processed by AP : Könyvelt számla (a számla az esedékességkor kiegyenlítésre kerül) - Released for Payment : Utalás elindítva (az átutalási megbízás a banknak elküldve, a számla státusza a mi rendszerünkben: kiegyenlített) - Invoice returned for correction : A számla javításra visszaküldve Note to DuPont US vendors only: If a specific reference/invoice number is not viewable after (5) days from invoice submission date please re-submit. Preferred invoice submission method in the US is via fax to this number 615-301-9883. Vendor Az Ön szállítói azonosítója a mi rendszerünkben Partner name Az Ön cégének a neve a mi rendszerünkben City Document date Az Ón cégének a székhelye A teljesítés dátuma a számlán Company code A DuPont vállalat azonosítója a mi rendszerünkben Company code name Reference Purchasing document Net due date A DuPont vállalat neve Az Ön számláján megjelenő számla-sorszám A mi beszerzési megrendelés (PO) azonosítónk A számla fizetési határideje - 15 -
Payment Document No. Payment Amount Payment Currency Payment Date Reason for internal review Resolver A számlát kiegyenlítő könyvelési bizonylat száma a mi rendszerünkben A számlát kiegyenlítő utalás teljes összege (a Dupont több számlát is kiegyenlíthet egy utalással) A számlát kiegyenlítő utalás devizaneme A számla kiegyenlítésének dátuma a mi rendszerünkben. Az a nap amikor az átutalási megbízást a bankunknak megadtuk A számlával kapcsolatos belső ellenőrzés oka. Itt akkor talál információt, ha a számla státusza Sent for internal review, vagy Returned for correction A belső ellenőrzési folyamatért felelős személy neve. Ez általában az a személy, aki az Önök szolgáltatását/termékét megkapta/átvette, vagy akivel a megrendelési folyamat során kapcsolatban voltak. Amennyiben a számla ellenőrzését a számlákat könyvelő csoport végzi, ebben a mezőben egy referenciaszámot talál. Ez az ellenőrzési folyamat általában 5 munkanap alatt befelyeződik és a számla feldolgozása a következő szakaszba lép: Invoice processed by AP : vagy Released for Payment Resolver telephone Resolver e-mail Currency Net amount Gross amount Taxes A belső ellenőrzési folyamatért felelős személy telefonszáma. Itt csak abban az esetben talál információt, ha a számla státusza Sent for internal review A belső ellenőrzési folyamatért felelős személy e-mail címe. Itt csak abban az esetben talál információt, ha a számla státusza Sent for internal review A számla devizaneme A számla nettó értéke A számla bruttó értéke ÁFA összege - 16 -
3 Az adminisztrátori jogokkal rendelkező felhasználó 3.1 Különbség a WEB BOARD végfelhasználóhoz képest A WEB BOARD felhasználóknak két típusa van: a végfelhasználó, aki csak a riportok megjelenítésére jogosult, illetve az adminisztrátori jogokkal rendelkező felhasználó. Ez utóbbi jogosult a végfelhsználó adminisztrálására. Az adminisztrátor a következő, végfelhasználókra vonatkozó jogosultságokkal rendelkezik Create - Létrehozás Change - Módosítás Lock / Unlock - Blokkolás/Feloldás Delete - Törlés A végfelhasználó csak a saját felhasználói törzsadatainak módosítására jogosult, amint azt a következő kép mutatja. A változtatások érvényesítésének érdekében kattintson a Save (mentés) gombra és mindig adja meg az aktuális jelszavát. - 17 -
Amennyiben elfelejtette, vagy nem biztos a jelszavában, kövesse a 1.2 fejezet végén található lépéseket. A fenti ablakban a Password fülre kattintva, a régi jelszó megadása után nyílik lehetőség a jelszó megváltoztatására. A jelszó legalább 8 karakter hosszúságu kell legyen és minimum egy számot is tartalmaznia kell. 3.2 WEB BOARD végfelhasználó módosítása A fenti módon, a végfelhasználó kiválasztását követően jelenik meg az alábbi ablak, ahol módosíthatók a felhasználó adatai, jogosultságai. - 18 -
A következő változtatások estén a felhasználó e-mail-ben kap értesítést az őt érintő változtatásról: Delete (felhasználó törlése) Lock / Unlock (felhasználó blokkolása / blokkolás visszavonása) Egyéb változtatásokról, mint például egy új szállító hozzárendelése a felhasználóhoz, nem kap értesítést a felhasználó. Kérjük vegye figyelembe, hogy törölt felhasználói azonosítót nem lehet új felhasználóhoz rendelni és újrahasználni. - 19 -
3.3 Új WEB BOARD felhasználó létrehozása Új felhasználó létrehozásához az adminisztrátornak az Adminisztrátor panelen található New user (Új Felhasználó) gombra kell kattintania. A csillaggal (*) jelölt mezők kitöltése kötelező. Lagalább egy szállítót hozzá kell rendelni a felhasználóhoz, ami ezt követően az alapértelmezett szállító lesz. Az alábbi táblázatban találhatók a különböző mezőkkel szemben támasztott technikai követelmények. A karakterek számából adódó esetleges problémákról a panel tetején pirosan megjelenő üzenet tájékoztatja az Adminisztrátort. Minimum karakterszám Maximum karakterszám Megjegyzés User ID Felhasználói azonosító Full name Teljes név Email address Email cím Phone Telefon 3 16 Egyedi kell legyen 1 30 Lásd megjegyzés 128 minta: *@*.* Nem kötelező 30 Minden karakter megengedett A létrehozott felhasználó e-mailben kap értesítést a belépéshez szükséges adatokról. A rendszer által kreált jelszót az első belépést követően meg kell változtatni (lásd a 3.1-es fejezetet). - 20 -
4 Súgó 4.1 Felugró Súgó ablakok Minden oldal tetején megtalálható a HELP (Súgó) gomb, amire kattintva egy általános súgó ablak jelenik meg. Ezt egészíti ki a Részletes Számla Információ ablakban egy másik lehetőség: a különböző mezőnevekre állva, az adott mezőre vontakozó információk jelennek meg egy ablakban. - 21 -