A VOLVO ÉPÍTŐGÉPEK HUNGÁRIA KFT. NYILVÁNOS ADATVÉDELMI SZABÁLYZATA Hatályos: 2013. július 15-től
1. TARTALOM 1. TARTALOM... 2. oldal 2. SZERVEZETI ADATOK... 3. oldal... 3. oldal 3. ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT CÉLJA 4. FOGALOM MEGHATÁROZÁS... 3. oldal 5. AZ ADATKEZELÉS ALAPELVEI... 4. oldal 6. AZ ADATKEZELÉS FORMÁI... 6. oldal 7. JOGOK... 8. oldal 8. EGYÉB RENDELKEZÉSEK... 10. oldal 2
2. SZERVEZETI ADATOK A jelen szabályzat ( Szabályzat ) az alábbi társaság vonatkozásában kezelt adatokra terjed ki: Név: VOLVO Építőgépek Hungária Kft. ( VOLVO ) Székhely: 1141 Budapest, Nótárius u. 13-15. Cégjegyzékszám: 01-09-060449 Adószám: 10013735-2-42 3. ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT CÉLJA A jelen adatvédelmi szabályzat célja, hogy a VOLVO a székhelyének vagyonvédelme során keletkező személyes adatokat a vonatkozó jogszabályokban által támasztott követelményeknek megfelelően kezelje, illetve az érintett személyek jogait biztosítsa. A Szabályzat az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról 2011. évi CXII. törvény ( Infotv. ), a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény ( Mt. ), a személy- és vagyonvédelmi, valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól szóló 2005. évi CXXXIII. törvény ( Szvmt. ) rendelkezéseinek, illetve az adatvédelmi biztos és a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság ajánlásainak figyelembevételével készült. 4. FOGALOM MEGHATÁROZÁS A Szabályzat értelmezése során az itt felsorolt fogalmak az alábbiakat jelentik: érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy közvetlenül vagy közvetve azonosítható természetes személy; személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat - különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés; hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok - teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő - kezeléséhez; tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri; adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtatja; adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása, 3
fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése; adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele; nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele; adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem lehetséges; adatmegjelölés: az adat azonosító jelzéssel ellátása annak megkülönböztetése céljából; adatzárolás: az adat azonosító jelzéssel ellátása további kezelésének végleges vagy meghatározott időre történő korlátozása céljából; adatmegsemmisítés: az adatokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése; adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adatokon végzik; adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelővel kötött szerződése alapján - beleértve a jogszabály rendelkezése alapján történő szerződéskötést is - adatok feldolgozását végzi; adatállomány: az egy nyilvántartásban kezelt adatok összessége; harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval; tervrajz: a Volvo székhelyének alaprajza, mely a Szabályzat 1. számú mellékletét képzi, és melyen feltüntetésre kerül az udvaron elhelyezett kamera, illetve annak látószöge; távfelügyeleti szolgáltató: DIR-CON Kft. (1107 Budapest, Mázsa u.9., Cg: 01-09- 0568164); távfelügyelet: a kamera által továbbított kép vagyonvédelmi célú nyomonkövetése az Szmtv. 31. -a alapján; munkaidő: hétköznaponként 07:00 és 17:00 óra közötti időszak cégvezető: a VOLVO-nál mindenkor kinevezett cégvezetők 5. AZ ADATKEZELÉS ALAPELVEI A VOLVO személyes adatot csak a jelen Szabályzatban meghatározott célból és módon, a Szabályzatban meghatározott jogok gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezel, az adatkezelésnek pedig minden szakaszában meg kell felelnie e célnak. A VOLVO Csak olyan személyes adatot kezel, amely a Szabályzat szerinti adatkezelési cél megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas, csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig. A személyes adatot - az érintett hozzájárulásával - különösen akkor lehet kezelni, ha ez az érintett létfontosságú érdekeinek védelméhez, az érintett és az adatkezelő között létrejött szerződés teljesítéséhez, az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges. 4
Egy ember arca, képmása, valamint a földrajzi elhelyezkedésére utaló adata személyes adatnak, a képfelvétel készítése, továbbá a földrajzi helyzetnek a rögzítése, valamint az adatokon elvégzett bármely művelet pedig adatkezelésnek minősül, amihez az érintett hozzájárulása szükséges. Személyes adat akkor kezelhető, ha ahhoz az érintett írásban, szóban, vagy ráutaló magatartással hozzájárul. A hozzájárulás az érintett kívánságának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok - teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő kezeléséhez. Az érintettel az adat felvétele előtt közölni kell, hogy az adatszolgáltatás önkéntes. Az érintettet - egyértelműen és részletesen - tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. A tájékoztatás megtörténhet az adatkezelés tényének, az érintettek körének, az adatgyűjtés céljának, az adatkezelés időtartamának és az adatok megismerhetőségének mindenki számára hozzáférhető módon történő nyilvánosságra hozatalával, ha az egyénre szóló tájékoztatás lehetetlen vagy aránytalan költséggel járna. Az érintett a hozzájárulását az adatkezelővel írásban kötött szerződés keretében is megadhatja a szerződésben foglaltak teljesítése céljából. Ebben az esetben a szerződésnek tartalmaznia kell minden olyan információt, amelyet a személyes adatok kezelése szempontjából - e törvény alapján - az érintettnek ismernie kell, így különösen a kezelendő adatok meghatározását, az adatkezelés időtartamát, a felhasználás célját, az adatok továbbítását, adatfeldolgozó igénybevételét. A szerződésnek félreérthetetlen módon tartalmaznia kell, hogy az érintett aláírásával hozzájárul adatainak a szerződésben meghatározottak szerinti kezeléséhez. A hozzájárulás ráutaló magatartással is megadható. Ráutaló magatartás különösen, ha az ott tartózkodó természetes személy a magánterület közönség számára nyilvános részén a Szabályzatban meghatározottaknak megfelelően elhelyezett ismertetés ellenére a területre bemegy. Személyes adat kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adatkezelés céljának, az adatok felvételének és kezelésének tisztességesnek és törvényesnek kell lennie. Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas. A személyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. Az érintettel akkor helyreállítható a kapcsolat, ha az adatkezelő rendelkezik azokkal a technikai feltételekkel, amelyek a helyreállításhoz szükségesek. 5
Az adatkezelés során biztosítani kell az adatok pontosságát, teljességét és - ha az adatkezelés céljára tekintettel szükséges - naprakészségét, valamint azt, hogy az érintettet csak az adatkezelés céljához szükséges ideig lehessen azonosítani. Személyes adat akkor kezelhető, ha ahhoz az érintett hozzájárul, vagy azt törvény vagy - törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben - helyi önkormányzat rendelete közérdeken alapuló célból elrendeli (a továbbiakban: kötelező adatkezelés). Személyes adat kezelhető akkor is, ha az érintett hozzájárulásának beszerzése lehetetlen vagy aránytalan költséggel járna, és a személyes adat kezelése az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából szükséges, vagy az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából szükséges, és ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll. Ha az érintett cselekvőképtelensége folytán vagy más elháríthatatlan okból nem képes hozzájárulását megadni, akkor a saját vagy más személy létfontosságú érdekeinek védelméhez, valamint a személyek életét, testi épségét vagy javait fenyegető közvetlen veszély elhárításához vagy megelőzéséhez szükséges mértékben a hozzájárulás akadályainak fennállása alatt az érintett személyes adatai kezelhetőek. Ha a hozzájáruláson alapuló adatkezelés célja az adatkezelővel írásban kötött szerződés végrehajtása, a szerződésnek tartalmaznia kell minden olyan információt, amelyet a személyes adatok kezelése szempontjából az Infotv. alapján - az érintettnek ismernie kell, így különösen a kezelendő adatok meghatározását, az adatkezelés időtartamát, a felhasználás célját, az adatok továbbításának tényét, címzettjeit, adatfeldolgozó igénybevételének tényét. A szerződésnek félreérthetetlen módon tartalmaznia kell, hogy az érintett aláírásával hozzájárul adatainak a szerződésben meghatározottak szerinti kezeléséhez. Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából, vagy az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából, ha ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti. Az érintett kérelmére, kezdeményezésére indult bírósági vagy hatósági eljárásban az eljárás lefolytatásához szükséges személyes adatok tekintetében, az érintett kérelmére indult más ügyben az általa megadott személyes adatok tekintetében az érintett hozzájárulását vélelmezni kell. Az érintett hozzájárulását megadottnak kell tekinteni az érintett közszereplése során általa közölt vagy nyilvánosságra hozatalra általa átadott személyes adatok tekintetében. Kétség esetén azt kell vélelmezni, hogy az érintett a hozzájárulását nem adta meg. 6. AZ ADATKEZELÉS FORMÁI A VOLVO a Szabályzat 2. pontjában foglalt célok elérése érdekében jelen pontban meghatározott módokon kezel adatokat. 6
A VOLVO a székhelyén kamerás megfigyelőrendszert használ, melyet kizárólag a magánterületén működtet. A VOLVO székhelyének kamerás megfigyelése az épületre elhelyezett, az udvar északnyugati kapuját, és a kaputól a műhely és a parkoló felé vezető utat (a tervrajzon F jelű kamera) rögzítő kamera útján történik. A kamera elhelyezéséről az északnyugati bejárati kapuknál a 2. számú melléklet szerinti figyelmeztető táblák kerülnek elhelyezésre. A kamera a nap 24 órájában rögzítik a felvételeket, a rögzítő berendezések az épületben (a tervrajzon E jelű épület) elhelyezett, kifejezetten a képek rögzítésére szolgáló adatrögzítő rögzíti. A kamera a képeket nagy felbontásban, HD minőségben rögzíti, ezért az érintettekről olyan felvételek készülnek, melyek alapján személyazonosságuk megállapíthatóvá válik (pl. arc felismerhetősége), ennek megfelelően személyes adat körébe tartozó adat keletkezik. A VOLVO nem alkalmaz kamerás megfigyelést olyan helyen, ahol a megfigyelés az emberi méltóságot sértheti, így különösen öltözőben, próbafülkében, mosdóban, illemhelyen, vagy más hasonló helyiségben. A kamera az épületben működő adatrögzítőhöz továbbítja a képeket, melyet az egy merevlemezre ment. A rögzített felvételeket a rendszer a rögzítés napját követő 3. munkanap végén automatikusan törli. Amennyiben a rögzítési időn belül bármely olyan esemény történik, mely a VOLVO jogos érdekeinek megóvása érdekében (különösen bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja) a felvételek megőrzését teszi szükségessé, vagy a felvételek átadása érdekében hivatalos szerv a VOLVO felé megkereséssel él, úgy a VOLVO a megőrzés alapjául szolgáló esemény időpontjára vonatkozó felvételeket további 30 napra megőrzi, illetve a megkereső hatóságnak átadja. Amennyiben a felvételek bűncselekményt, szabálysértési cselekményt, vagy egyéb olyan cselekményt tartalmaznak, melyek a VOLVO jogos érdekeinek érvényesítése szempontjából bizonyítékként felhasználhatóak, úgy a VOLVO ezen felvételeket jogosult legfeljebb az igényérvényesítés idejére megőrizni, azokról másolatot készíteni, illetve az igényérvényesítési eljárások során bizonyítékként felhasználni. A kamera által közvetített képhez az alábbi személyek férhetnek hozzá: SZEMÉLY NEVE JOGOSULTSÁG HOZZÁFÉRÉS MÉRTÉKE HOZZÁFÉRÉS MÓDJA távfelügyeleti szolgáltató cégvezetők távfelügyelet munkaidőn kívül állandó távfelügyelet ellátása eseti hozzáférés teljes hozzáférés a felvételekhez indokolt esetben közvetlen adatátvitelt biztosító csatornán közvetített élőkép mozgás esetén internetes felületen az élőképhez történő hozzáférés A távfelügyeleti szolgáltató a távfelügyeletet az Szvmt. 31. -a alapján, a VOLVO-val kötött szerződés szerint jogosult ellátni, a kamera által részére továbbított képet azonban nem 7
rögzíti, azt kizárólag vagyonvédelmi okok miatt kíséri figyelemmel, kizárólag munkaidőn kívül azzal, hogy a kamera csak mozgás érzékelése esetén továbbítják a jeleket a távfelügyelet felé. A cégvezetők számára biztosított hozzáférési jog nem általános, ahhoz csak indokolt esetben kapcsolódhatnak (pl. riasztás, károsodás veszélyéről való tudomásszerzés, stb.), a távfelügyeleti rendszerbe történő belépésük idejéről és céljáról azonban minden esetben jegyzőkönyvet kötelesek felvenni. A kamerás megfigyelés kizárólag vagyonvédelmi célt szolgál, azokat a VOLVO az előzőekben kifejtetteken túlmenően más célra nem használja fel, harmadik személynek nem továbbítja. Az adatkezelés az Infotv. 5. (1) bekezdés a) pontján, önkéntes hozzájáruláson alapul, melyet az érintett a kapuknál kihelyezett figyelmezető táblákon foglalt tájékoztatás tudomásul vételével, ráutaló magatartással ad meg. 7. JOGOK A VOLVO adatkezelésével összefüggésben mindazon munkavállalókat, akiket az adatkezelés érint, az Infotv. szerint a következő jogok illetik meg. a. Tájékoztatás Az érintett kérelmére a VOLVO tájékoztatást ad az általa, valamint a jelen Szabályzat szerint adatkezelőnek minősülő megbízottja által kezelt adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról időtartamáról, arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat. A tájékoztatást a VOLVO nem tagadhatja meg. A VOLVO köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 30 napon belül írásban, közérthető formában megadni a tájékoztatást. A tájékoztatás ingyenes, ha a tájékoztatást kérő a folyó évben azonos területre vonatkozó tájékoztatási kérelmet a VOLVO-hoz még nem nyújtott be. Egyéb esetekben a tájékoztatással felmerült tényleges költségnek megfelelő költségtérítés állapítható meg. A már megfizetett költségtérítést vissza kell téríteni, ha az adatokat jogellenesen kezelték, vagy a tájékoztatás kérése helyesbítéshez vezetett. b. Adatok helyesbítése Az érintett a reá vonatkozó hiányos, téves vagy a valóságnak meg nem felelő személyes adat javítását kérheti, amit a VOLVO helyesbíteni köteles. c. Adatok törlése Az érintett kérheti a személyes adat törlését, ha: a) kezelése jogellenes; b) az érintett azt kéri; 8
c) az hiányos vagy téves - és ez az állapot jogszerűen nem korrigálható -, feltéve, hogy a törlést törvény nem zárja ki; d) az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának Szabályzatban meghatározott határideje lejárt; e) azt a bíróság vagy az adatvédelmi biztos elrendelte. d. Tiltakozás Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, ha a) kezelése jogellenes; b) a személyes adatok kezelése (továbbítása) kizárólag az adatkezelő vagy az adatátvevő jogának vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges; c) a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvéleménykutatás vagy tudományos kutatás céljára történik; d) a tiltakozás jogának gyakorlását egyébként törvény lehetővé teszi. A VOLVO az adatkezelés egyidejű felfüggesztésével a tiltakozást köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 nap alatt megvizsgálni, és annak eredményéről a kérelmezőt írásban tájékoztatni. Amennyiben a tiltakozás indokolt, a VOLVO köteles az adatkezelést beleértve a további adatfelvételt és adattovábbítást is megszüntetni és az adatokat zárolni, valamint a tiltakozásról amennyiben az érintett a VOLVO-nak a fentiek alapján meghozott döntésével nem ért egyet, az ellen - annak közlésétől számított 30 napon belül - bírósághoz fordulhat. e. Bíróság Az érintett a jogainak megsértése esetén a VOLVO, vagy az egyéb, a jelen Szabályzat szerint adatkezelőnek minősülő személy ellen bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el. Azt, hogy az adatkezelés a jogszabályban foglaltaknak megfelel, a VOLVO köteles bizonyítani. A perre a VOLVO, vagy a jelen Szabályzat szerint adatkezelőnek minősülő személy székhelye szerinti bíróság az illetékes. A per - az érintett választása szerint - az érintett lakóhelye (tartózkodási helye) szerinti bíróság előtt is megindítható. A perben fél lehet az is, akinek egyébként nincs perbeli jogképessége. Ha a bíróság a kérelemnek helyt ad, az adatkezelőt a tájékoztatás megadására, az adat helyesbítésére, törlésére, az automatizált egyedi döntés megsemmisítésére, az érintett tiltakozási jogának figyelembevételére kötelezi. A bíróság elrendelheti ítéletének - az adatkezelő azonosító adatainak közzétételével történő - nyilvánosságra hozatalát, ha azt az adatvédelem érdekei és nagyobb számú érintett e törvényben védett jogai megkövetelik. f. Kártérítés Az adatkezelő az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy a technikai adatvédelem követelményeinek megszegésével másnak okozott kárt köteles megtéríteni. Az érintettel szemben az adatkezelő felel az adatfeldolgozó által okozott kárért is. Az adatkezelő mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy a kárt az adatkezelés körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő. Nem kell megtéríteni a kárt annyiban, amennyiben az a károsult szándékos vagy súlyosan gondatlan magatartásából származott. 9
g. Panasz Bárki az adatvédelmi biztoshoz fordulhat, ha véleménye szerint személyes adatainak kezelésével, illetve a közérdekű adatok vagy a közérdekből nyilvános adatok megismeréséhez fűződő jogainak gyakorlásával kapcsolatban jogsérelem érte, vagy annak közvetlen veszélye fennáll, kivéve ha az adott ügyben bírósági eljárás van folyamatban. Az adatvédelmi biztoshoz tett bejelentése miatt senkit sem érhet hátrány. A bejelentőt a közérdekű bejelentővel azonos védelem illeti meg. 8. EGYÉB RENDELKEZÉSEK A jelen Szabályzat 2013. június 1. napján lép hatályba, és visszavonásig érvényes. A VOLVO a jelen Szabályzatot annak hatályba lépése előtt a honlapján, a http://www.volvoce.com/dealers/hu-hu/volvo/aboutus/adatvedelmi_szabalyzat/pages/default.aspx címen hozzáférhetővé teszi, továbbá a székhelyén, valamennyi látogató által hozzáférhető helyen kihelyezi. A VOLVO-t, mint adatkezelőt a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság NAIH- 66777/2013 számon vette nyilvántartásba, mint adatkezelőt. A DIR-CON Kft. adatvédelmi nyilvántartási száma: 01695-0001. Budapest, 2013. július 12. Mellékletek: 1. számú melléklet: tervrajz 2. számú melléklet: tájékoztató tábla VOLVO ÉPÍTŐGÉPEK HUNGÁRIA Kft. képv.: Annus Attila és Szederkényi Pál s.k cégvezetők együttesen 10
Tervrajz 1. sz Melléklet F E 11
ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT 2. sz Melléklet Tájékoztató tábla 12