Könyvtár és Távoktatási Központ

Átírás

1 Könyvtár és Távoktatási Központ Szakdolgozatok könyvtári archiválása Készítették: Farkas Rózsa Hernyák Gábor Kincses Julianna Nyitrai László Szolnok 2013.

2 A Szakdolgozatok könyvtári archiválásának folyamata I. A tervezet célja: A munkafolyamatok egyszerűsítése, a hibák csökkentése, a Szakdolgozatok információtartalmának minél gyorsabban történő szolgáltatása a felhasználók felé. Helytakarékosság: hosszútávon nem megoldott a CD-k raktározása. II. Alkalmazási terület: A Szolnoki Főiskola Könyvtár és Távoktatási Központ [röviden: Könyvtár] III. A Szakdolgozatok könyvtári archiválási folyamatának leírása 1. A Hallgatóknak a szakdolgozatot a szakdolgozat@szolf.hu című, egyedi, nagyméretű postafiókra kell elküldeniük. Az elküldéssel párhuzamosan a Neptun rendszer Kérvénykezelő moduljában a Kérvény a szakdolgozat könyvtári archiválási szempontjainak elfogadásához című nyomtatványt is ki kell töltenie (ld. 2. sz. melléklet) A postafiókot az IOK a könyvtári informatikus kérésére a szakdolgozat Tanulmányi és Oktatásszervezési Központ [TOK] által meghatározott leadási határidejét megelőző két héttel korábban nyitja meg. Korábban, illetve a határidő lejárta után, nincs mód a dolgozat továbbítására. A postafiók maximum 20 Mb os állományméretet képes befogadni. A postafiókhoz a központvezető, a szakdolgozatok feldolgozásával megbízott könyvtári alkalmazott, a könyvtári informatikus van hozzárendelve. A végleges tárolást a könyvtári informatikus (Exchange Outlook.pst fájlban) is végrehajtja az erre a célra kialakított intézményi tárhelyen. A szakdolgozat@szolf.hu postafiók kiemelten védett és szűrt fiók, annak felügyelete a könyvtári informatikus feladata. A fiók minden művelete naplózásra kerül, a naplóállományok 2 hétre visszamenőlegesen kerülnek megőrzésre. 2. A Könyvtár a szakdolgozatokat csak.pdf formátumban és egy db állományként fogadja be. Megfelelő állomány, formátum:

3 teljes dolgozat a címoldaltól az utolsó mellékletig mindent tartalmaz, mindenben megegyezik a nyomtatott formátummal. több fájl csak abban az esetben fogadható el (ha a melléklet formátuma indokoltan nem lehet. pdf formátum pl.: hang-, videoanyag vagy speciális programmal készült tervrajz). 3. Az elektronikusan beküldött dolgozat kiváltja a CD-t. 4. Visszajelzés: A postafiókba (szakdolgozat@szolf.hu) érkezés tényét a levelező rendszer automatikusan visszajelzi: Tisztelt Hallgató! Levelét rendszerünk fogadta, szakdolgozatának formai megfeleléséről a Neptun rendszerben kitöltött kérvényére adott válaszból értesül. A megfelelő formátumú (1.pdf formátumú fájl), elfogadott beküldés vagy hiánypótlás tényét a könyvtáros Neptunban kitöltött Kérvény a szakdolgozat könyvtári archiválási szempontjainak elfogadásához című nyomtatványon jelöli: A dolgozat könyvtári archiválásra alkalmas A dolgozat könyvtári archiválásra nem alkalmas. Kérem, az alábbi hibákat javítsa ki, majd küldje el újból a dolgozatát a szakdolgozat@szolf.hu címre. Hiányosság esetén a könyvtáros pontosan jelzi, hogy mit kell javítani. A Hallgatónak a hibát, hibákat korrigálnia kell, és újból elküldeni a dolgozatot a végleges formában a verzió megjelölésével. Az elküldéssel párhuzamosan a Neptun rendszer Kérvénykezelő moduljában a Kérvény a szakdolgozat könyvtári archiválási szempontjainak elfogadásához című nyomtatványt is ki kell töltenie (ld. 2. sz. melléklet) Az új verzió megfeleléséről szintén a Neptunban kap a fentiekben leírt módon üzenetet, mely üzenetet a dolgozat beszedésével megbízott tanszéki munkatárs is nyomon követheti az elfogadást/elutasítást. Az újra beküldött szakdolgozatról ilyenkor már a hallgató nem kap automatikus üzenetet a levélfogadás tényéről.

4 A dolgozat formai elfogadását/elutasítását a könyvtáros legkésőbb a beérkezést követő harmadik munkanapon óráig köteles jelölni a Neptunban. Indokolt esetben, előre egyeztetett időpontban a szakdolgozat személyesen is leadható a Könyvtárban. Ebben az esetben a formai ellenőrzés a helyszínen megtörténik, az elfogadásról azonban hivatalos értesítést csak a fentiekben leírt módon, Neptun rendszerben kell kérvényezni a Hallgatónak, mely kérvényre A dolgozat könyvtári archiválásra alkalmas választ kapja meg a könyvtárostól. IV. Az archiválási folyamathoz kapcsolódó mellékletek 1. sz. melléklet: Segédlet a szakdolgozatok elektronikus küldéséhez

5 1.sz. melléklet Segédlet a szakdolgozatok elektronikus küldéséhez Kedves Végzős Hallgatónk! A Szolnoki Főiskola Könyvtár és Távoktatási Központja [röviden: Könyvtár] az elkészített diplomamunkákat archiválja, és 2004 óta elektronikus formában, teljes szöveggel a szerzői jogok védelmével az érdeklődők rendelkezésére bocsátja az Olvasóteremben erre kijelölt gépein. A végzős Hallgatók az elkészített diplomamunkáikat kötelesek a Tanulmányi és Oktatásszervezési Központ [TOK] által megjelölt határidőig és a megadott formátumban eljuttatni a Szolnoki Főiskola Könyvtárába. A sikeres, elfogadott/visszaigazolt beküldés a záróvizsgára bocsátás feltétele. A dolgozatok beküldésére vonatkozó szabályok: 1. Elektronikus szakdolgozat formátuma: A szakdolgozatok kizárólag. pdf formátumban és egy db állományként továbbíthatóak. Nem fogadható el az a dolgozat, amely több fájlból áll, vagy formailag hiányos A szakdolgozat kötelező szerkezeti elemei és dokumentumai: CÍMOLDAL Az oktatási intézmény megnevezése (felül) Székhely és szak (felül) A dolgozat címe (középen) A szerző neve A benyújtás helye (SZOLNOK) A benyújtás éve (alatta) Amennyiben a dolgozat bizalmas információkat tartalmaz, a BIZALMAS feliratot a dolgozat jobb felső sarkában kell elhelyezni. Ebben az esetben Titkosítási kérelmet kell kitöltenie. TARTALOMJEGYZÉK IRODALOMJEGYZÉK MELLÉKLETEK és a 2. SZÁMÚ NYILATKOZAT aláírással ellátott példánya (elektronikusan beadott szakdolgozatban értelemszerűen szkennelt formátumban).

6 Ettől a szabálytól csak azokban a kivételes esetekben lehet eltérni, ha a melléklet formátuma indokoltan nem lehet.pdf formátum (pl.: hang-, video- vagy speciális programmal készült tervrajz stb.). 2. Az elektronikus szakdolgozat állományának elnevezése: A Hallgató neve és a névazonosságok kiszűrését, az egyedi azonosítást szolgáló Neptun kód. Pl.: csaladnev_keresztnev_neptunkod_ver01.pdf Az elnevezés elemeit alulvonással kell elválasztani. Kettős keresztnév esetében elegendő az első megjelölése. Az állomány elnevezésében semmilyen ékezet nem alkalmazható. Az elnevezés végén hivatkozni kell a javítás utáni verzió sorszámára (VER01 ) 3. A továbbítás módja: A dolgozatot a segédletben leírt módon a szakdolgozat@szolf.hu egyedi postafiók címre kell csatolva továbbítani. Az elküldéssel párhuzamosan a Neptun rendszer Kérvénykezelő moduljában a Kérvény a szakdolgozat könyvtári archiválási szempontjainak elfogadásához című nyomtatványt is ki kell töltenie (ld. 2. sz. melléklet) A postafiók az aktuális szemeszterre vonatkozó, a TOK által meghatározott leadási határidő előtti két hétben érhető el. Korábban, illetve a határidő lejárta után, nincs mód a küldésre. Indokolt esetben, előre egyeztetett időpontban a szakdolgozat személyesen is leadható a Könyvtárban. Ebben az esetben a formai ellenőrzés a helyszínen megtörténik, az elfogadásról azonban hivatalos értesítést csak a fentiekben leírt módon, Neptun rendszerben kell kérvényezni a Hallgatónak, mely kérvényre A dolgozat könyvtári archiválásra alkalmas választ kapja meg a könyvtárostól. 2. A beküldés visszaigazolása: A postafiókba (szakdolgozat@szolf.hu) érkezés tényét a levelező rendszer automatikusan visszajelzi: Tisztelt Hallgató! Levelét rendszerünk fogadta, szakdolgozatának formai megfeleléséről a Neptun rendszerben kitöltött kérvényére adott válaszból értesül.

7 Kiemelten fontos figyelni a beküldést követő esetleges üzeneteket, hibaüzeneteket. A központi fiók kiemelt védelemmel ellátott (SPAM és vírusszűréssel). Hibaüzenet esetén az abban megjelölt hiba (a levél mérete meghaladja a maximálisan megengedett méretet, a levelek fogadása bármely levelező rendszer hibája miatt megszakadt) elhárítását követően újra el kell küldeni a szakdolgozatot és a mellékletet. A megfelelő formátumú (1.pdf formátumú fájl), elfogadott beküldés vagy hiánypótlás tényét a könyvtáros a Neptunban kitöltött Kérvény a szakdolgozat könyvtári archiválási szempontjainak elfogadásához című nyomtatványon jelöli: A dolgozat könyvtári archiválásra alkalmas A dolgozat könyvtári archiválásra nem alkalmas. Kérem, az alábbi hibákat javítsa ki, majd küldje el újból a dolgozatát a szakdolgozat@szolf.hu címre. Hiányosság esetén a könyvtáros pontosan jelzi, hogy mit kell javítani. A Hallgatónak a hibát, hibákat korrigálnia kell, és újból elküldeni a dolgozatot a végleges formában a verzió megjelölésével. Az elküldéssel párhuzamosan a Neptun rendszer Kérvénykezelő moduljában a Kérvény a szakdolgozat könyvtári archiválási szempontjainak elfogadásához című nyomtatványt is ki kell töltenie (ld. 2. sz. melléklet) Az új verzió megfeleléséről szintén a Neptunban kap a fentiekben leírt módon üzenetet, mely üzenetet a dolgozat beszedésével megbízott tanszéki munkatárs is nyomon követheti az elfogadást/elutasítást. Az újra beküldött szakdolgozatról ilyenkor már a hallgató nem kap automatikus üzenetet a levélfogadás tényéről. A dolgozat formai elfogadását/elutasítását a könyvtáros legkésőbb a beérkezést követő harmadik munkanapon óráig köteles jelölni a Neptunban.

8 5. Újraküldés: Amennyiben a jelentkezés ellenére az adott záróvizsga időszakban mégsem védi meg dolgozatát a Hallgató (nem záróvizsgázik), a következő alkalommal az aktualizált dolgozatát újból el kell küldenie az ismertetett módon. 6. Határidők az aktuális beadási időszakra vonatkozóan A szakdolgozatok elektronikus továbbításának végső határideje: szeptember 25. A szakdolgozat@szolf.hu címhez tartozó postafiók és a Neptun Kérvénykezelő modul megnyitásának időpontja: szeptember 15. A Neptun Kérvénykezelő modul zárásának időpontja: szeptember 30. Figyelem! Az elektronikus feltöltés feldolgozása hosszadalmas folyamat, ennek következtében az esetleges hiánypótlás csak a ig feltöltött szakdolgozatok esetében díjmentes. A között feltöltött hiányos dolgozatok esetén különeljárási díj kiszabása történik. Kérjük, ennek megfelelően, körültekintően járjanak el a dolgozat leadásával kapcsolatos kötelezettségeik területén! Sikeres záróvizsgát kívánva köszönjük megértésüket, segítő közreműködésüket.