GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT. Kis-Tóthné Tóbik Krisztina Miklós Andrea

Átírás

1 Kis-Tóthné Tóbik Krisztina Miklós Andrea

2 MÉDIAINFORMATIKAI KIADVÁNYOK

3 Kis-Tóthné Tóbik Krisztina Miklós Andrea Eger, 2011

4 Lektorálta: CleverBoard Interaktív Eszközöket és Megoldásokat Forgalmazó és Szolgáltató Kft. A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg. Felelős kiadó: dr. Kis-Tóth Lajos Készült: az Eszterházy Károly Főiskola nyomdájában, Egerben Vezető: Kérészy László Műszaki szerkesztő: Nagy Sándorné Kurzusmegosztás elvén (OCW) alapuló informatikai curriculum és SCORM kompatibilis tananyagfejlesztés Informatikus könyvtáros BA, MA lineáris képzésszerkezetben TÁMOP /1/A

5 Tartalom 1. Bevezetés CÉLKITŰZÉS A KURZUS TARTALMA A KURZUS TÖMÖR KIFEJTÉSE A gyűjteményszervezés Az állományalakítást meghatározó szempontok Az állomány elemzése Az állományalakítás alapdokumentuma: a Gyűjtőköri Szabályzat Az állománygyarapítás módjai Az állománygyarapítás forrásai és a dokumentumok beszerzése Az állomány nyilvántartása Az állomány ellenőrzése és apasztása Az állomány raktározása. A tárolás terei és eszközei Az állomány védelme KOMPETENCIÁK ÉS KÖVETELMÉNYEK TANULÁSI TANÁCSOK, TUDNIVALÓK A gyűjteményszervezés Célkitűzés Tartalom A tananyag kifejtése A gyűjteményszervezés fogalma A gyűjteményszervező munka terminológiája A gyűjteményszervező munka helye a könyvtári tevékenységek rendszerében Összefoglalás Önellenőrző kérdések Az állományalakítást meghatározó szempontok Célkitűzés Tartalom A tananyag kifejtése A használók igényei A könyvtárak közötti együttműködés a gyűjteményszervezésben Összefoglalás Önellenőrző kérdések Az állomány elemzése Célkitűzés Tartalom A tananyag kifejtése A mennyiségre irányuló elemzési szempontok (kvantitatív elemzés) A minőségre irányuló elemzési szempontok (kvalitatív elemzés) Az elemzés módszerei

6 6 4.4 Összegzés Önellenőrző kérdések Az állományalakítás alapdokumentuma: a Gyűjtőköri Szabályzat Célkitűzés Tartalom A tananyag kifejtése A gyűjtőkör A Gyűjtőköri Szabályzat A Gyűjtőköri Szabályzat felépítése A magyar könyvtárosság etikai kódexe gyűjteményszervezésre vonatkozó alapelvei Összefoglalás Önellenőrző kérdések Az állománygyarapítás módjai Célkitűzés Tartalom A tananyag kifejtése Vásárlás Ajándék Csere A köteles példány A kötelespéldány-szolgáltatás múltja A köteles példány Magyarországon Saját előállítás Összefoglalás Önellenőrző kérdések Az állománygyarapítás forrásai és a dokumentumok beszerzése Célkitűzés Tartalom A tananyag kifejtése Kiválasztás Előszerzeményezés Rendelés. A megrendelés formái és eszközei Érkeztetés Összegzés Önellenőrző kérdések Az állomány nyilvántartása Célkitűzés Tartalom A tananyag kifejtése A nyilvántartásba vétel első teendői Az időleges nyilvántartás fogalma, formái, teendői Az állomány végleges nyilvántartásának eszközei és szabályai... 71

7 8.3.4 Egyedi nyilvántartás A csoportos nyilvántartás Összefoglalás Önellenőrző kérdések Az állomány ellenőrzése és apasztása CÉLKITŰZÉS TARTALOM A TARTALOM KIFEJTÉSE Az állomány ellenőrzése Az állományellenőrzés előkészítése Az állományellenőrzés teendői és lezárása Az állomány apasztása A törlés teendői és nyilvántartásának formái Összefoglalás Önellenőrző kérdések Az állomány raktározása. A tárolás terei és eszközei Célkitűzés Tartalom A tartalom kifejtése Az állomány raktározása A raktári jelzet fogalma, fajtái Raktározási rendszerek Mechanikus raktározás Rendszerező raktározás A könyvtári állomány tagolásának szempontjai A tárolás eszközei A raktári rend biztosítása A raktári rend megőrzése Raktári nyilvántartás Összefoglalás Önellenőrző kérdések Az állomány védelme Célkitűzés Tartalom A tananyag kifejtése Az állományvédelem fogalma A megelőző állományvédelem formái és módszerei Vagyonvédelem Az elemi csapások által okozott károk lehetőség szerinti megelőzése A jó állapotban lévő dokumentumok állagának megőrzése A dokumentumok további romlásának megakadályozása A helyreállító állományvédelem feladatai A javító helyreállító állományvédelem eszközei

8 A különböző dokumentumtípusok állományvédelme Egyéb dokumentumtípusok állományvédelme Összefoglalás Önellenőrző kérdések Összefoglalás A kurzuson kitűzött célok összefoglalása Tartalmi összefoglalás A tananyagban tanultak részletes összefoglalása A gyűjteményszervezés Az állományalakítást meghatározó szempontok Az állomány elemzése Az állományalakítás alapdokumentuma: a Gyűjtőköri Szabályzat Az állománygyarapítás módjai Az állománygyarapítás forrásai és a dokumentumok beszerzése Az állomány nyilvántartása Az állomány ellenőrzése és apasztása Az állomány raktározása. A tárolás terei és eszközei Az állomány védelme Zárás Kiegészítések Irodalomjegyzék Hivatkozások Külső URL hivatkozások Ábrajegyzék Médiaelemek Tesztek Próbateszt Záróteszt A Záróteszt B Záróteszt C

9 1. BEVEZETÉS Regg Carr neves könyvtári szakember egy 2006-ban megjelentetett tanulmányában, amelyben a felsőoktatási könyvtárak perspektíváit vizsgálta, rövid könyvtártörténeti viszszapillantásában a közelmúlt könyvtári trendjeire vonatkozóan megállapította: egyszerre csak az olvasó lett a király. Valóban, a 80-as évektől kibontakozott egy olyan vonulat, amely a könyvtárhasználónak minden eddiginél nagyobb figyelmet szentel, és ez nem csak a felsőoktatási könyvtárakra jellemző. A jelenséget az oly sokszor emlegetett információ és tudás alapú társadalom kihívásai szülték, amelyek mind az egyetemes, mind a hazai könyvtárügyben jelentős változásokat eredményeztek. Az információhoz való egyetemes hozzáférés, a tudás hatalmának korlátok nélküli megszerzése napjainkban, mint alapvető emberi jog van jelen. E jog gyakorlásának lehetőségét, mint az egyetemes emberi tudás birtoklói, a könyvtárak és az információs intézmények, immár hálózatba szerveződve képesek magukra vállalni. Alapvető kérdések: mit igényelnek társadalmunk könyvtárhasználói a napjainkra felgyülemlett információrengetegből? hogyan, milyen keretek között teremtsük meg az információhoz való egyetemes és szabad hozzáférést számukra? milyen szempontokat és lehetőségeket vegyünk figyelembe a gyűjtemény menedzselése során? és nem utolsó sorban: hogyan gondozzuk, védjük a dokumentum- és tudáskincsünket? Tananyagunk arra vállalkozik, hogy a fenti kérdések tükrében felvázolja a könyvtári gyűjteménymenedzsment tevékenységrendszerét. 1.1 CÉLKITŰZÉS A tananyag célja megismertetni a könyvtári gyűjtemény létrehozásának, fejlesztésének, tárolásának és védelmének szabályait, eszközeit és módszereit. További fő célok az elemző-értékelő készség fejlesztése az állományalakító tevékenységből adódó konkrét feladatok segítségével, valamint a használatorientált szemlélet kialakítása annak bemutatásával, hogyan kell a könyvtári rendszer bármely gyűjteményi egységét a rendszer céljainak elérésére alkalmassá tenni. 1.2 A KURZUS TARTALMA 1. Bevezetés 2. A gyűjteményszervezés 3. Az állományalakítást meghatározó szempontok 4. Az állomány elemzése 5. Az állományalakítás alapdokumentuma: a Gyűjtőköri Szabályzat 6. Az állománygyarapítás módjai 7. Az állománygyarapítás forrásai és a dokumentumok beszerzése 8. Az állomány nyilvántartása 9. Az állomány ellenőrzése és apasztása 10. Az állomány raktározása. A tárolás terei és eszközei 9

10 11. Az állomány védelme 12. Összefoglalás 1.3 A KURZUS TÖMÖR KIFEJTÉSE A gyűjteményszervezés Elsőként ismertetjük a gyűjteményszervezés fogalmát, bemutatjuk fő tevékenységi köreit és alapfogalmait. Ezt követően meghatározzuk a gyűjteményszervező munka helyét a könyvtári tevékenységek rendszerében, az alapfogalmak közül néhányat részletezőbben is tárgyalunk, majd a gyűjtemény kialakításához kapcsolódó állományalakítási stratégia fontosságát ismertetjük. Végül bemutatjuk az egyes könyvtártípusokra jellemző állományalakítási sajátosságokat Az állományalakítást meghatározó szempontok A könyvtárnak állományalakítási tevékenysége során számos tényezőt kell figyelembe vennie ahhoz, hogy a használók számára legmegfelelőbb gyűjteményt tudja kialakítani. Kiinduló alap a könyvtár funkciója. Ehhez igazodva fel kell mérni a használók igényeit, amelyek igen széles körűen lehetnek. Mivel önmagában egyetlen gyűjtemény sem képes kielégíteni a szerteágazó olvasói igényeket, meg kell keresni azokat az együttműködési formákat, megosztási lehetőségeket, amelyekhez kapcsolódva hatékonyan biztosíthatják az információ szabad áramlását bárki számára. Ezeket az állományalakítást meghatározó szempontokat ismertetjük a következőkben Az állomány elemzése Az állományalakítás szempontjából a használói igények elemzésén túl nagyon fontos, hogy a már meglévő gyűjteményünkről reális képünk legyen. Ennek érdekében, előre megtervezett szempontok alapján, minél szélesebb körű vizsgálatnak kell alávetni az állományt. Az állományelemzés két nagy vonulatát mutatjuk be a vizsgált szempontok tükrében. Ezek a mennyiségre, illetve a minőségre irányuló elemzési szempontok. A szempontok vizsgálata különböző módszerek segítségével történik, melyeket szintén részletesen megismerhetnek a lecke keretében Az állományalakítás alapdokumentuma: a Gyűjtőköri Szabályzat Ahhoz, hogy a könyvtár valóban jól használható, megbízható állományt hozzon létre, meg kell alkotnia egy olyan dokumentumot, amelyben rögzíti a gyűjtőkörére vonatkozó szabályok részletes meghatározását. Ezt a könyvtár gyűjteményére vonatkozó szabálygyűjteményt nevezzük Gyűjtőköri Szabályzatnak. Célja, hogy megfogalmazza azokat az elveket, melyek alapján a gyűjteményszervezés történik. A következőkben ennek a fontos könyvtári dokumentumnak a felépítését mutatjuk be, különös tekintettel a gyűjtési utasítás szempontjaira. Végül rövid kitérőt teszünk a magyar könyvtárosság etikai kódexe gyűjteményszervezésre vonatkozó alapelveire. 10

11 1.3.5 Az állománygyarapítás módjai GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT A könyvtár állományának fejlesztésére, kiegészítésére vonatkozó tevékenységét állománygyarapításnak nevezzük. Formái: vásárlás, ajándék, csere, kötelespéldány, saját előállítás. Az állománygyarapítási módok részletes kifejtése keretében górcső alá vesszük mindazokat a lehetőségeket, amelyeket az eltérő beszerzési formák kínálnak, valamint bizonyos esetben a gyarapítás valamely formájához szervesen kapcsolódó intézményekről is szót ejtünk Az állománygyarapítás forrásai és a dokumentumok beszerzése Az állományalakítási stratégia és a Gyűjtőköri Szabályzat elméletben megfogalmazott elvei a dokumentumok beszerzésekor valósulnak meg. Az állománygyarapítás helyessége hosszú távon kihat az egész könyvtár működésére, ezért nagy körültekintést igénylő, felelősségteljes feladat. A dokumentumok beszerzése egy előre megtervezett lépéssorozatból áll: tájékozódás az új kiadványokról döntés a beszerzésről a beszerzés végrehajtása. Ezt a folyamatot tekintjük át a gyarapítás forrásainak és munkafolyamatainak kiválasztás, előszerzeményezés, rendelés, érkeztetés részletes bemutatásával Az állomány nyilvántartása A fejezet elején ismertetésre kerülnek a nyilvántartásba vétel legelső gyakorlati mozzanatai, mint a számla és szállítmány összevetése, illetve a dokumentumok bélyegzővel való ellátása. Ezt követően bemutatjuk nyilvántartási jelleg szerinti csoportosításban a leltározás időleges és végleges formájának az eszközeit, szabályait, lényeges teendőit. Végezetül pedig a nyilvántartás egyedi és csoportos módjának a jelentőségét, gyakorlati tudnivalóit taglaljuk Az állomány ellenőrzése és apasztása Az állományellenőrzés fogalmának és jelentőségének a definiálását követően az állományellenőrzés formáinak a különböző szempontok szerinti csoportosítását mutatjuk be. Ezután vesszük sorra a teljes folyamat különböző fázisait, kezdve a szakszerű előkészítés, majd az egyes gyakorlati teendők, végezetül pedig a lezárás feladatának a részletezésével. A fejezet második részében az állományapasztás szükségességének ok-okozati összefüggéseivel ismerkedünk meg, végezetül pedig az egyes dokumentumok törlésének teendőit és nyilvántartási formáit vázoljuk fel Az állomány raktározása. A tárolás terei és eszközei A fejezet első részében szó lesz az állományok raktározási formáinak jelentőségéről, különböző megoldásairól, bemutatásra kerülnek a leggyakrabban alkalmazott módszerek előnyei és hátrányai, megismerhetjük a raktári jelzet fogalmát, fajtáit és kialakításuk technikai tudnivalóit. A fejezet második részében az állományok tagolásának tudnivalóit vázoljuk fel, majd a tárolás eszközrendszerének részletes bemutatását követően a raktári rend megtartásával, illetve megőrzésével kapcsolatos tudnivalók ismertetése következik. 11

12 Az állomány védelme A fejezet elején definiáljuk az állományvédelem fogalmát, röviden taglaljuk a jelentőségét, célját és a hozzá kapcsolódó feladatokat. Ezt követően az állomány védelme érdekében szükséges megelőző intézkedéseket/feladatokat vesszük sorra, külön kitérve a vagyonvédelem és az elemi károk megelőzésének kérdéskörére. A tananyag további részeiben az állományok állagmegőrzésével kapcsolatos intézkedéseket, fontosabb szabályokat, tapasztalatokat tekintjük át dokumentumtípusonként, és foglalkozunk a helyreállítás, restaurálás témájával is. 1.4 KOMPETENCIÁK ÉS KÖVETELMÉNYEK A hallgató a tananyag elsajátítása által: jusson birtokába mindazon ismereteknek, amelyek elengedhetetlenek a könyvtáros szakember gyűjteményszervező munkájához ismerje fel ennek a könyvtári területnek az összefüggéseit sajátítsa el a gyűjteményszervezés szakterminológiáját értse meg a könyvtári rendszer jelentőségét a gyűjteménymenedzsment szempontjából legyen képes a tanult ismereteket a valóságra kivetíteni, a gyakorlatban alkalmazni alakítsa ki magában mindazokat a készségeket, képességeket, jellemvonásokat, amelyek a gyűjteményszervezést végző jó szakember ismérvei: rugalmasság, kreativitás, lehetőségek feltárása, felelősségtudat és etikus hozzáállás. 1.5 TANULÁSI TANÁCSOK, TUDNIVALÓK A tananyagot tekintse egy tömör, rendszerező ismerettárnak, amely a gyűjteménymenedzsment világában való eligazodáshoz ad alapot. Az ismereteket ne egyetlen könyvtárra, hanem bizonyos kivételekkel a könyvtárak mindegyikére általánosítsa. A téma szempontjából kifejezetten ajánlott a könyvtárak rendszerszerű megközelítése. Mivel a leckéket igyekeztük logikusan felépíteni, próbálja a logika fonalát követve felgöngyölíteni az ismeretanyagot. Különösen figyeljen a dőlt betűtípussal kiemelt részekre, mert ily módon hívjuk fel a figyelmet egy-egy jelentősebb fogalomra, információra, ismeretre. Fontos: a zárójeleken belül olykor a fogalmakhoz tartozó lényeges információkat talál. Ezeket se hagyja figyelmen kívül! A gyűjteményszervezés tágabb megismeréséhez hívja segítségül az irodalomjegyzékben szereplő szakirodalom tételeit! 12

13 2. A GYŰJTEMÉNYSZERVEZÉS 2.1 CÉLKITŰZÉS A lecke célja a gyűjteményszervezés és a hozzá szorosan kapcsolódó alapfogalmak megismertetése, majd ennek a tevékenységnek a meghatározása, egyrészt a könyvtári rendszeren belül, másrészt a könyvtár, mint önmagában tekintett intézmény belső rendszerének keretében. 2.2 TARTALOM A gyűjteményszervezés fogalma. A gyűjteményszervező munka terminológiája. A gyűjteményszervező munka helye a könyvtári tevékenységek rendszerében. A könyvtári rendszer alrendszerei. A gyűjteményi alrendszer. A gyűjtemény. Állományalakítás. Állományalakítási stratégia. Az állományalakítás sajátosságai az egyes könyvtártípusokban. A nemzeti könyvtár. A közkönyvtár. A szakkönyvtár. A felsőoktatási könyvtár állománya. Az iskolai könyvtár állománya. 2.3 A TANANYAG KIFEJTÉSE Elsőként ismertetjük a gyűjteményszervezés fogalmát, bemutatjuk fő tevékenységi köreit és alapfogalmait. Ezt követően meghatározzuk a gyűjteményszervező munka helyét a könyvtári tevékenységek rendszerében, az alapfogalmak közül néhányat részletezőbben is tárgyalunk, majd a gyűjtemény kialakításához kapcsolódó állományalakítási stratégia fontosságát ismertetjük. Végül bemutatjuk az egyes könyvtártípusokra jellemző állományalakítási sajátosságokat A gyűjteményszervezés fogalma A könyvtár az információs társadalom, a tudás alapú társadalom alapintézménye, az információt gyűjtő, feltáró és szolgáltató intézmény. (Sipos, 2006) Tevékenységének célja, hogy a rögzített információt az elektronikus információt is összegyűjtse, rendezze és közvetítse. Ezek az információk a könyvtári állomány tervszerűen fejlesztett, rendezett, illetve feltárt gyűjteményében nyilvánulnak meg. A könyvtár funkciója, illetve gyűjteményének alakulása mindig szervesen összekapcsolódott. A felhasználói kör megváltozott igényeinek, az új ismeretágak megjelenésének, illetve a különböző információhordozók megsokszorozódásának meghatározó szerepe van a gyűjteményszervezésben. Mára a könyvtárak gyűjteményeibe a szöveges dokumentumok mellett a nem hagyományos dokumentumok, elektronikus források is beletartoznak. Ezek a könyvtári munka folyamatát és módszereit is megváltoztatták. Változott a dokumentumok kezelésének technológiája, a használat formái is átalakultak és differenciálódtak, de az alapvető feladat ma is változatlan: hozzáférhetővé tenni az információt a használó számára. (Pappné, 2001) 13

14 A gyűjteményszervezés fogalma alatt a tevékenységek tág körét értjük, melyek a következők: a szükséges dokumentumok kiválasztása, annak meghatározása, hogy melyek azok a dokumentumok, amelyeket tárol, illetve melyek azok, amelyekhez számítógépes hozzáférést biztosít a könyvtár, a kiválasztott dokumentumok beszerzése, nyilvántartás vezetése, amely statisztikai adatokat is közöl, a gyűjtemény gyors visszakereshetővé tétele, azon művek kivonása, melyekre nincs igény, az állomány védelmének biztosítása A gyűjteményszervező munka terminológiája A leckék keretében részletesen kifejtjük egyes terminusok jelentését, de érdemesnek tartjuk, hogy néhány fogalommal már a tananyag elején megismerkedjenek. A tanagyag két nagyobb téma köré szerveződik, ezek: - az állomány alakítása (2 7. lecke) - az állomány nyilvántartása, rendezése, védelme (8 11. lecke). A fontosabb fogalmak magyarázatát ezen két nagy témakör keretében, csoportosítva, betűrendben felsorolva ismertetjük. Az állomány alakításának néhány alapfogalma Állomány: a tartós megőrzésre nyilvántartásba vett dokumentumok összessége. Állományalakítás: a gyűjteményszervező munka gyakorlata, melynek elemei a gyarapítás és apasztás. Állományalakítási stratégia: a hol tartunk? hová megyünk? milyen úton érünk el a célhoz? kérdés megfogalmazása a könyvtárra vonatkoztatva. Állománygyarapítás: a könyvtár állományának fejlesztésére, kiegészítésére vonatkozó tevékenység, melynek formái: vásárlás, ajándék, csere, kötelespéldány, saját előállítás. Gyűjtemény: a könyvtár rendeltetésének, küldetésének és jövőképének megfelelően, tervszerűen fejlesztett, rendszerezett, feltárt állománya. Gyűjtőkör: gyűjteményszervezési elveknek az összessége, melyek alapján a könyvtár kiválasztja az állományába illő információhordozókat. Megkülönböztetünk fő- és mellékgyűjtőkört. Gyűjtőköri Szabályzat: a könyvtár gyűjtőkörére vonatkozó szabálygyűjtemény, amely megfogalmazza azokat az alapelveket, amelyek szerint a gyűjteményszervezés történik. Az állomány nyilvántartásának, rendezésének, védelmének alapfogalmai Állományapasztás: az állományalakítás fontos feladata, melynek során az állományt folyamatosan felül kell vizsgálni, valamint a szerzeményezés üteme szerint leválogatni. 14

15 Állományellenőrzés: az állomány hiánytalanságának, illetve a nyilvántartás pontosságának ellenőrzési folyamata, más néven revízió, leltározás. Állomány nyilvántartás: más néven leltár, olyan folyamatosan, illetve időlegesen vezetett nyilvántartási formák összessége, melynek során bármikor megállapítható és ellenőrizhető az állomány egészének, illetve az egyes dokumentumoknak a darabszáma és értéke. Állományvédelem: a dokumentumoknak a megőrzését, fizikai állapotának megóvását, elvesztésének, eltulajdonításának megakadályozását, a pusztulás megelőzését, sebességének a lelassítását, valamint a károsodások helyreállítását jelenti. Nyilvántartásba vétel: a könyvtárba beérkező dokumentumok állományba, más néven leltárba vétele, mely a dokumentumok tulajdonbélyegzővel való ellátásából és a leltári nyilvántartásba való rögzítéséből áll. Raktári jelezet: azonosító (sorszám, betű- és/vagy számkombinációval), a dokumentumok raktári helyét határozza meg. Raktári nyilvántartás: a dokumentumok tárolási rendjét követő nyilvántartás. Raktári rend: a dokumentumok tárolása a raktári jelzetüknek megfelelő sorrend alapján. Raktári rendszer: a könyvtári dokumentumok elhelyezésének, tárolásának módja, melynek elsődleges célja azok visszakereshetősége. Két csoportja van, a mechanikus és a rendszerező raktározás A gyűjteményszervező munka helye a könyvtári tevékenységek rendszerében A könyvtári rendszer négy tényező összehangolt együttese: gyűjtemények, szolgáltatások, könyvtárosok, infrastruktúra. A felhasználók igényeire alapozó, a fenntartókkal eredményesen kommunikáló rendszer célja a dokumentum- és információszolgáltatás garantálása. (Sonnevend, 2002.) A rendszer kifejezés vonatkoztatható magára a könyvtárra, mint intézményre, hiszen a fentebb említett rendszerelemek a könyvtárak mindegyikében, önállóan is értelmezhetők. A könyvtár rendszerszerű működését az alábbi ábra szemlélteti: 15

16 1. kép A könyvtár rendszerszerű működése Ha a gyűjteményszervező munka helyét a könyvtári tevékenységrendszeren belül szeretnénk pontosabban meghatározni, az alábbi ábra hívható segítségül: 2. kép A gyűjteményszervezés helye a könyvtár tevékenységi rendszerében Tehát a könyvtár tevékenységrendszerében a gyűjteményszervezés munkaterületéhez a gyarapítás, a feldolgozás, a raktározás és az állományvédelem tartozik. Mivel a feldolgozás (a dokumentumok formai és tartalmi feltárása) igen összetett feladat, külön tananyagok foglalkoznak a hozzá tartozó ismeretek bemutatásával (lásd: Bibliográfiai feldolgozás I III., Információkereső nyelvek I III.). 16

17 A könyvtári rendszer alrendszerei. A gyűjteményi alrendszer A könyvtárak egymástól függetlenül nem tudnák a rendszerelemek hatékony működését biztosítani, ezért csakis saját alrendszereiket szervezetten összekapcsolva, egymást kölcsönösen befolyásolva tudják ellátni funkciójukat, az információk összegyűjtésének, feltárásának, őrzésének és szolgáltatásának feladatait. 3. kép A könyvtári rendszer és alrendszerei A gyűjteménymenedzsment szempontjából a gyűjteményi alrendszeren belül létrejövő, forrásmegosztáson alapuló gyűjteményszervezésnek van a legnagyobb jelentősége. A könyvtári gyűjteményegyüttes teljességét, feltárását és megőrzését elősegítő elemek: köteles példányok, kiadványcsere, fölöspéldány-hasznosítás, országos gyűjteményfejlesztési és tárolási együttműködés, állományvédelmi rendszer, egyetemes bibliográfiai számbavétel, országos általános és szakterületi lelőhely-nyilvántartás (Sonnevend, 2001) A gyűjtemény A könyvtár dokumentumállománya a könyvtár lelke. Az állomány gyarapítása a könyvtári tevékenység egyes folyamataiban kiemelkedő helyet foglal el. Ennek a folya- 17

18 matnak a minősége, eszközei, technikai és technológiai fejlettsége jelentősen befolyásolják a végeredményt, azaz a könyvtári állomány színvonalát. (Billédiné, 1993) A könyvtár korábban elsősorban a kézzel fogható dokumentumok gyűjtőhelye volt. A dokumentumállomány (más néven gyűjtemény) fogalma a digitális korszakban más értelmet nyert. Napjainkban a könyvtár az információs társadalom nem kis kihívását, az információkhoz való tér és időkorlátok nélküli hozzáférést ezzel együtt természetesen annak lelőhelyének számontartását is felvállalta. A világháló segítségével a könyvtárban fizikailag jelen lévő gyűjteményt olyan hatalmas mértékben lehet kiegészíteni a különböző virtuális gyűjteményekkel, hogy ezzel gyakorlatilag korlátlanul biztosítható a felhasználók számára az információhoz való hozzáférés, függetlenül annak keletkezésétől, fellelhetőségétől. Jellemző a tendencia: míg korábban a dokumentumok birtoklása volt a gyűjteményszervezés központi eleme, addig napjainkra a hozzáférés vált meghatározó szemponttá. Állományalakítás. Állományalakítási stratégia Az állományalakítás a felhasználói igényeknek megfelelő gyűjtemény kialakításának gyakorlata. Ennek két fontos eleme: az állomány gyarapítása, az állomány apasztása. Ezek a tevékenységek hosszú távon befolyással bírnak a könyvtár jövőjére, így az állományalakítás elveinek meghatározására célszerű állományalakítási stratégiát kidolgozni. Az állományalakítási stratégia legyen: hosszú távú, jövőbe tekintő, rugalmas, a környezethez igazodó. A stratégiai tervezés fogalmának egyszerűsített megfogalmazása, a Hol tartunk, hová megyünk, milyen úton érünk el a célhoz? kérdése az állományalakítás szempontjából annyit jelent, hogy fel kell tárni a jelenlegi gyűjtemény összetételét ( hol tartunk ), meg kell vizsgálni részben azt az információs igényt, ill. szükségletet, amelyet a könyvtárnak ki kell elégítenie, részben azokat a megatrendeket, amelyek a tudományos-műszaki fejlődésben várhatók és a jövőbeli információszolgáltatás tartalmát és eszközeit befolyásolják ( hova megyünk ), végül pedig az előbbiekre alapozottan meg kell határozni a gyűjteményszervezésnek azt az irányát ( milyen úton érünk el a célhoz ), amely felé haladva e funkció ellátható. (Ferenczy, 1998) Az állományalakítás sajátosságai az egyes könyvtártípusokban Az állományalakítási stratégia meghatározásának vannak olyan szempontjai, amelyek minden könyvtárra egyaránt érvényesek: különböző állományelemzési módszerek segítségével fel kell térképezni a meglévő gyűjtemény adottságait, a felhasználói igények elemzésével fel kell tárni a szükségleteket, elemezni kell az adott könyvtár könyvtári rendszerben betöltött feladatkörét és lehetőségeit. 18

19 Ezek ismeretében lehet meghatározni az adott könyvtárra jellemző állományalakítási sajátosságokat. A nemzeti könyvtár A nemzeti irodalom teljességének gyűjtésére törekszik. Elsősorban a területi patriotikum gyűjtése, megőrzése a cél, de egyes országok nemzeti könyvtárai törekednek a nyelvi, területi és tartalmi patriotikumok gyűjtésére is. Országonként eltérések mutatkoznak az egyes információhordozók gyűjtésében. Különösen nagy kihívást jelent számukra a patriotikumba tartozó hálózati publikációk gyűjtése. Általában teljességre törekednek a más országok hivatalos kiadványainak gyűjtésében, melyekhez nemzetközi cserekapcsolatok révén jutnak hozzá. (Magyarországon kivételesen nem a nemzeti, hanem az Országgyűlési Könyvtár gyűjti ezeket a kiadványokat.) Magyarország nemzeti könyvtára az Országos Széchényi Könyvtár. Honlapjának elérhetősége: A közkönyvtár A nevével összhangban, a köz szolgálatában építi gyűjteményét. A lakosság elsősorban ezt a könyvtártípust keresi fel, ha könyvtári szolgáltatást akar igénybe venni. Mivel használói köre nagyon széles, gyűjteményében az összes ismeretág képviseltetve kell hogy legyen a különböző művelődési, szórakozási és bizonyos szintig szakmai igények kielégítse érdekében. A közkönyvtár információs centrum, amelynek feladata mindenféle ismeret, információ megszorítás és korlátozás nélkül való hozzáférhetővé tétele. (Tóth, 2001) Nemzetiségek lakta településeken gyűjt az illető nemzetiségek irodalmából. Gyermekek számára is gyűjt, akár külön részleget képezhet az ennek a korosztálynak szóló irodalomból. Példákat közkönyvtárakra az alábbi elérhetőségeken talál: megyei könyvtárak: városi könyvtárak: A szakkönyvtár Jól behatárolható gyűjtőköre van: valamely tudományterületet vagy ismeretágat reprezentál. Állománya igazodik a képviselt szakterület fejlődési sajátosságaihoz, az új kutatási eredményeket folyamatosan beépíti gyűjteményébe. Tartalmi értelemben a teljességre, lefedettségre törekszik, függetlenül a dokumentum típusától. Az információtartalomra helyezi a hangsúlyt, ezért gyűjteményszervezésében elengedhetetlenek a tudománymetriai és bibliometriai vizsgálatok és ezek eredményeinek figyelembe vétele. Gyűjteménye jellemzően sok szakfolyóiratot és elektronikusan hozzáférhető adatbázist tartalmaz. Az alábbi címen többek között szakkönyvtárak honlapjai is elérhetők: A felsőoktatási könyvtár Az egyetemi, főiskolai könyvtár az anyaintézményben folyó oktató és kutató tevékenységnek szolgálatában szervezi gyűjteményét. Gyűjteményének tartalma az oktatott tudományterületek 19

20 részkérdéseivel foglalkozó, válogatott művei összefoglaló művei tájékoztató apparátusa (lexikonok, kézikönyvek, bibliográfiák, adatbázisok stb.). Gyűjteményépítésében fontos elem a dokumentumok megfelelő példányszámának meghatározása. Előnyben részesíti az információszerzés új hordozóinak és formáinak meghonosítását. Magyarországon mind a Felsőoktatási törvény, mind a bolognai rendszerre való áttérés megerősítette a felsőoktatási intézmények kutatási tevékenységben való részvételének lehetőségét, annak fontosságát. Ehhez igazodva, a felsőoktatási könyvtárak a fentieken túl szakkönyvtári feladatokat vállalhatnak fel a könyvtári rendszer keretében. (Nemzetközi szinten a felsőoktatási könyvtárak esetében nem ritka a nemzeti könyvtári feladatok elvállalása sem, pl. Magyarországon ilyen a Debreceni Egyetem könyvtára). Felsőoktatási könyvtárak honlapjainak elérhetőségei: Az iskolai könyvtár állománya A fenntartó intézmény szükségletei határozzák meg állományalakítását. Támogatja az intézményben történő nevelés és képzés igényeit. Jellemzően nagy példányszámban szerzi be a hagyományos dokumentumokat (pl. tankönyveket), és viszonylag rövidebb idő elteltével selejtez a gyors elhasználódás következtében. Az információs társadalom modern iskolai könyvtárának feladata a tudásközvetítésen túl az információkezelő képesség és készség fejlesztése, ezért a dokumentumtípusok és információszerzésre alkalmas eszközök széles spektrumával áll az ifjú generáció rendelkezésére. Iskolai könyvtárak honlapjainak elérhetőségei: ÖSSZEFOGLALÁS Napjainkban a könyvtárak a könyv mellett dokumentumtípusok egész sorát fogadják gyűjteményeikbe, többek közt az elektronikus forrásokat is. A gyűjteményszervezés, illetve az állományalakítás a különféle könyvtári szolgáltatások alapja, elveit a könyvtár által ellátandó feladatok és konkrét használói igények határozzák meg. Legelőször tehát a könyvtár feladatát és a társadalomban betöltött helyét kell tisztázni. Ebből az elemzésből fog kinőni az a rendszer, amely a későbbiekben kialakítja a gyűjteményt. A megállapítás fordítva is igaz: gyűjteményünket úgy kell kialakítani, hogy az egy, a könyvtári rendszerbe szervesen beilleszkedő egység legyen. 2.5 ÖNELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK 1. Sorolja fel a gyűjteményszervezés fogalmához tartozó tevékenységi köröket! 2. Határozza meg a gyűjteményszervező munka helyét a könyvtári tevékenységrendszerben! 3. Határozza meg a gyűjtemény fogalmát! 4. Mely szempontok figyelembe vételével lehet meghatározni az adott könyvtárra jellemző állományalakítási sajátosságokat? 20

21 3. AZ ÁLLOMÁNYALAKÍTÁST MEGHATÁROZÓ SZEMPONTOK 3.1 CÉLKITŰZÉS A lecke keretében azokat az ismereteket, lehetőségeket, szempontokat, illetve együttműködési formákat vesszük számba, amelyek alkalmazásával a könyvtárak állományalakítási munkája eredményesebbé tehető. 3.2 TARTALOM A használók igényei. A könyvtárak közötti együttműködés a gyűjteményszervezésben. Gyűjtőköri együttműködés. Könyvtárközi kölcsönzés. Az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer (ODR). Tárolókönyvtárak. Ellátórendszerek. Az ellátórendszerek szerveződési formái. Az információáramlás elektronikus formáinak szerepe az együttműködésben. Nemzetközi együttműködés. Az Egyetemes Bibliográfiai Számbavétel és A Kiadványok Egyetemes Hozzáférhetőségének Programja. Az OCLC (Online Computer Library Center). 3.3 A TANANYAG KIFEJTÉSE A könyvtárnak állományalakítási tevékenysége során számos tényezőt kell figyelembe vennie ahhoz, hogy a használók számára legmegfelelőbb gyűjteményt tudja kialakítani. Kiinduló alap a könyvtár funkciója. Ehhez igazodva fel kell mérni a használók igényeit, amelyek igen széles körűek lehetnek. Mivel önmagában egyetlen gyűjtemény sem képes kielégíteni a szerteágazó olvasói igényeket, meg kell keresni azokat az együttműködési formákat, megosztási lehetőségeket, amelyekhez kapcsolódva hatékonyan biztosíthatják az információ szabad áramlását bárki számára. Ezeket az állományalakítást meghatározó szempontokat ismertetjük a következőkben A használók igényei A költségvetések karcsúsodása, a versenykényszer megjelenése arra késztette a könyvtárakat, hogy a használók igényeit kulcsfontosságú tényezőként kezeljék szolgáltatási rendszerük kialakításában. Minőségi szolgáltatást csak a felhasználók igényeinek, elvárásainak ismeretében kiépített gyűjteménnyel lehet biztosítani. A felhasználói igényfelmérésben két jól körülhatárolható csoportot különböztetünk meg: valós használók azok az olvasók, akik ténylegesen, rendszeresen látogatják a könyvtárat, potenciális használók azok, akik ugyan jogosultak a könyvtár használatára, bármikor igénybe vehetnék a szolgáltatásokat, de valamilyen okból nem teszik. A valós könyvtárhasználók igényeinek számbavétele viszonylag könnyebb feladat, főleg, ha gépi könyvtári nyilvántartásokkal dolgozunk. A vizsgálatból leszűrt eredmények alapján képet kaphatunk arról, hogy például melyek a legkeresettebb témák, dokumentumtípusok. Minél sokfélébb szempontrendszert használunk a felméréshez, annál könnyebb azokat a következtetéseket levonni, amelyek az állomány alakításánál meghatározóak. 21

22 A potenciális használók esetében nehezebb a helyzet, csupán a környezetük tanulmányozásával tudunk következtetéseket levonni könyvtárhasználói érdeklődésükről. A legfontosabb szempontok, amelyeket mindenképpen figyelembe kell venni: életkor, foglalkozás, iskolai végzettség. További figyelembe vehető szempont lehet a nemek aránya, valamilyen vallási vagy etnikai többség jelenléte, az adott település jellegzetességei (népszokások, tradíciók), iskolai könyvtár esetén a tanterv ismerete stb A könyvtárak közötti együttműködés a gyűjteményszervezésben Az évi CXL. törvény (melyet a szakmai köznyelv kulturális alaptörvény néven ismer, mivel a nyilvános könyvtári ellátás mellett a kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a közművelődésről is rendelkezik. Teljes szövegének elérése: doc.cgi?docid= tv) hatályba lépése óta az információhoz való szabad hozzáférés Magyarországon állampolgári jog. Napjaink információáradatában egyetlen könyvtár sem képes vállalni, hogy saját gyűjteményével a messzemenőkig biztosítani tudja ennek a jognak a gyakorlását, ezért saját gyűjteményeik értelmes és gazdaságos kialakításával, információs forrásaik megosztásával, együttműködési formák kiépítésével, rendszert alkotva igyekeznek megteremteni a jó könyvtári ellátás alapjait. A könyvtári állományalakítás szempontjából azoknak az együttműködési formáknak van jelentőségük, amelyek megteremtik annak lehetőségét, hogy a könyvtár falain kívül található dokumentumok, információk valamilyen formában hagyományos vagy elektronikus úton hozzáférhetővé váljanak a könyvtárhasználók számára. Az együttműködés keretében a hangsúly a tervszerű megosztáson van, amely az állományok kialakítása szempontjából kötelezettségekkel jár a vállalt gyűjtési feladatok betartásáért, és jogosultságokat ad az együttműködésben résztvevő könyvtárak gyűjteményeihez való hozzáféréshez. Országos szinten az együttműködés különböző szempontú megosztást jelenthet. Gyűjtőköri együttműködés A gyűjtőköri együttműködés elsősorban a véges beszerzési keretek gazdaságos felhasználására, illetve a könyvtárak tárolási problémáinak enyhítésére nyújt megoldást. Lényege, hogy különböző könyvtárak önként vállalva az együttműködést, közös gyűjtőköri szabályzat alapján, összehangolva szerzik be a dokumentumokat, fejlesztik gyűjteményeiket. Az együttműködésben szabályozott szempontok leggyakoribb formája a szakterületi vagy témakörök szerinti megosztás, amely a szakterületek szétosztásán alapul. Az utóbbi évtizedekben a nem hagyományos típusú dokumentumok könyvtári térhódítása keltette életre a dokumentumtípusok megosztásán alapuló állományalakítási együttműködést. A közös gyűjtőköri szabályzaton kívül az együttműködés alapvető feltételei: az együttműködési kör teljes állományát tartalmazó központi lelőhely-nyilvántartás létrehozása (bibliográfiai hozzáférés biztosítása), a gyűjtemények hozzáférhetőségének biztosítása az együttműködésben részt vevő partnerek számára. 22

23 A kooperációban részt vevő könyvtárak rendszerint kiadványokban tájékoztatják egymást gyűjteményükről, illetve az interneten elérhető adatbázisokban elérhetővé teszik egymás számára a dokumentumok bibliográfiai adatait. Ilyenek: a gyűjtőköri kódexek (meghatározzák mely könyvtár milyen szakterület anyagát gyűjti), könyvtári minervák (a könyvtárak cím- és adattárai, pl. közös katalógusok (pl. MOKKA: ODR: központi katalógusok (ilyenek az OSZK központi katalógusai, pl. NEKTÁR: Könyvtárközi kölcsönzés A könyvtárközi kölcsönzés a könyvtárak közötti forrásmegosztás egyik hatékony formája. Lényege, hogy a könyvtár egy másik könyvtártól kölcsönkéri felhasználója számára azt a dokumentumot, amelyet nem tud szolgáltatni saját gyűjteményéből. Ilyen formán, még ha ideiglenesen is, kiegészíti saját gyűjteményét, biztosítva ezzel a könyvtárhasználó információhoz való korlátlan hozzáférésének a jogát. Az évi CXL. törvény meghatározása szerint: Könyvtárközi kölcsönzés: valamely dokumentum szolgáltatása egyik könyvtárból a másikba, beleértve az eredeti dokumentum kölcsönzését, a másolatok szolgáltatását, valamint a könyvtárközi dokumentumszolgáltatásra vonatkozó kérések közvetítését is. A könyvtárközi kölcsönzés fogalma napjainkban tágabb értelmezést nyert, már nem csak dokumentumokra, hanem azok fénymásolataira vagy elektronikus formáira is kiterjed, így egyre elterjedtebbé vált a könyvtárközi dokumentumellátás terminus. A évi CXL. törvény a könyvtári dokumentum-ellátást így határozza meg: a dokumentumok lelőhelyének nyilvántartása és adatszolgáltatás a nyilvántartásból az igénylők részére, a könyvtárközi kölcsönzés szolgáltatása függetlenül attól, hogy a dokumentum milyen formában és módon kerül az igénylőhöz, a könyvtárak gyűjteményéből kivont dokumentumok hasznosítása a könyvtári rendszer számára. Tekintettel arra, hogy a könyvtárközi kölcsönzés jelentősen befolyásolja a könyvtárak gyűjteményszervezését, ez az együttműködési forma is szabályozást igényel, egyezményeken, konzorciumi megállapodásokon alapszik. Az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer (ODR) Magyarországon az évi CXL. törvény írta elő az országos dokumentum-ellátási rendszer kialakítását és állami fenntartását a nyilvános könyvtári ellátás érdekében: 59. (1) A miniszter a nyilvános könyvtári ellátás érdekében országos dokumentumellátási rendszert alakít ki, amely magában foglalja: a) a könyvtárközi dokumentum-ellátást, b) a könyvtári dokumentumok lelőhely-nyilvántartását. 23

24 Az ODR 1998-ban jött létre. Küldetése: megteremteni az információhoz és a dokumentumhoz való hozzájutás azonos esélyét az ország bármely részén élő állampolgár számára. Jogi szabályozásáról a 73/2003. (V. 28.) Kormányrendelet gondoskodik, melynek teljes szövegét itt érhetik el: Az ODR szolgáltatásait a nemzeti könyvtár, a nemzeti gyűjtőkörű könyvtár, az országos szakkönyvtárak, az állami egyetemi könyvtárak és a megyei könyvtárak együttműködésével biztosítja. A szolgáltató könyvtárak teljes gyűjteményüket rendelkezésre bocsátják valamilyen módon a könyvtárhasználók számára. A könyvtárközi dokumentumellátás lépései: 4. kép A könyvtárközi dokumentum-ellátás lépései A kérést telefonon, levélben, ben is jelezni lehet, de leghatékonyabban az interneten elérhető ODR lelőhely-adatbázisán keresztül lehet lebonyolítani a könyvtárközi kérést, egy elektronikus kérőlap kitöltésével. Az ODR keresőfelülete: Tárolókönyvtárak A tárolókönyvtár nem könyvtártípus, tevékenysége a könyvtári rendszer egészével van összefüggésben. Szerepe nevével ellentétben nem csupán a raktározás, hanem a könyvtárak közötti gyűjtőköri együttműködés segítése, a fölös, illetve kis érdeklődésre számot tartó dokumentumok őrzése és szolgáltatása által. Alapvető tevékenységei: könyvtárak ritkábban használt állományának befogadása, azok raktározási gondjainak enyhítése, 24

25 anyagi források megtakarításnak lehetősége a tárolókönyvtárat fenntartó könyvtárak számára, a ritkábban használt dokumentumok párhuzamos beszerzésének kiküszöbölése, a könyvtárközi kölcsönzés segítése, állományvédelem. A tárolókönyvtár több típusa ismert: országos: az ország egész könyvtári rendszere számára őriz és szolgáltat, regionális (területi): kialakítható egy földrajzi régió könyvtárainak fölös példányaiból, lokális vagy hálózati: lehet egy nagyobb fiókhálózatból álló könyvtár tárolókönyvtára (pl. a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár), több, azonos típusú könyvtár által létesített tárolókönyvtár. Ellátórendszerek Az évi CXL. törvény jelentős előrelépést hozott azáltal, hogy megteremtette az országos dokumentumellátási rendszer jogi feltételeit, erősen hangsúlyozva a megyei könyvtárak térségi feladatait. Az utóbbi évek stratégiai célkitűzései prioritásként fogalmazták meg a kistelepülési könyvtárak ellátórendszeréknek a megerősítését, annak érdekében, hogy a működési nehézségekkel küzdő közkönyvtárak is biztosítani tudják olvasóik számára a színvonalas könyvtári ellátást. A törvény a települési önkormányzatok kötelező feladatának írja elő könyvtár fenntartását vagy a nyilvános könyvtári szolgáltatás megrendelését. Utóbbi esetben, szerződés alapján, egy másik könyvtár biztosítja a település számára a könyvtári ellátást. Elterjedt gyakorlat, hogy a megyei (és városi) könyvtárak ellátórendszereket működtetnek és, a fenntartó települések önkormányzataival együttműködve látják el a hatókörükbe tartozó könyvtárakat. Az ellátórendszer magja az ún. báziskönyvtár, amely gyűjteményszervezésében tekintettel van az ellátandó könyvtárak részéről felmerülő igényekre. Az információhoz való hozzáférésüket biztosítja az állomány mozgatásával, de szolgáltatásai rendszerint ennél sokkal többrétűek: állománygyarapítás és apasztás, az állomány feltárása, nyilvántartása, módszertani és pályázati tevékenység, rendezvények, képzések, továbbképzések szervezése, kapcsolattartás az önkormányzatokkal. Az ellátórendszerek szerveződési formái Ellátási területüket tekintve: városi ellátórendszerek: az intézményközpontot és az ellátandó könyvtárakat ugyanaz a fenntartó finanszírozza, 25

26 26 megyei ellátórendszerek: egy báziskönyvtárból és a tagkönyvtárakból épül fel (a tagkönyvtárak számára a fenntartó önkormányzat biztosítja a működés feltételeit: helyiséget, üzemeltetést, beszerzést, könyvtárosok bérezését). Felépítésüket tekintve: a báziskönyvtár és az ellátandó könyvtárak közös állománnyal rendelkeznek, a tagkönyvtárak állománya nem keveredik, ezek számára külön-külön végzi a báziskönyvtár a gyarapítást, nyilvántartást. Szolgáltatási formáit tekintve lehetnek: dokumentumbeszerzési társulások: szakszerű és költséghatékony megoldás. Ezek a társulások az önkormányzattól kapnak megbízást, ennek alapján több könyvtár számára szakképzett, a dokumentumpiac kínálatában tájékozott könyvtárosok szerzik be a szükséges műveket, feldolgozzák, kiszállítják azokat. Mivel a beszerzés együttesen történik, a nagyobb mennyiségű dokumentumra magasabb vásárlási kedvezmény jár. állománycserélő szolgáltatás: az ellátórendszerek többsége ezt a megoldást alkalmazza. Alapja az ún. csereletét, melynek a tagkönyvtárak közötti cseréjével oldható meg a gyűjtemények mennyiségi és minőségi szinten tartása. Ezen kívül természetesen minden könyvtár saját, ún. törzsanyaggal rendelkezik, melybe az állandó használói igényeket kielégítő dokumentumok tartoznak. Az információáramlás elektronikus formáinak szerepe az együttműködésben A könyvtárügybe jelentős változást hozott az információáramlás elektronikus formáinak megjelenése. Az információ lelőhelye már nem csak a kézzel fogható, a helyben megtalálható dokumentum. Napjainkra természetessé vált, hogy a hagyományos könyvtárak hagyományos gyűjteményeire, illetve ezek elektronikusan elérhető nyilvántartásaira támaszkodva, a könyvtáros hozzáférhetővé, elérhetővé teszi azokat az információkat is, amelyek a saját könyvtárának falain kívül lelhetők fel. Természetesen ebben az esetben is szükség van a könyvtárak közötti együttműködésre, hiszen nem mindegy, melyik könyvtár mit gyűjt, és mihez nyújt hozzáférést. A hazai könyvtári rendszerben számos elképzelés született az elektronikus dokumentumok gyűjtésére vonatkozó egybehangoltság és együttműködés kiépítésére, főleg a szakirodalmi ellátás területén. Ennek megvalósulásához elengedhetetlen lenne egy jól felépített, korszerű információs rendszer létrehozása, amely bárki számára gyors információszerzést biztosít. A 90-es években született a Kutatási és Fejlesztési Információs Rendszer koncepciója és az Országos Szakirodalmi Információs Rendszer (OSZIR) terve. Az OSZIR alrendszerekre tagolódva, különböző tagkönyvtárak állományaiból egyetlen nagy virtuális gyűjteményt létrehozva teremtene hozzáférést az egyetemes emberi tudáskincs egészéhez. A teljes tervezetet itt olvashatják: Nemzetközi együttműködés A könyvtárak együttműködésére nemzetközi szinten is szükség van, hiszen információs társadalmunk megnövekedett információs igényeit kevés ország tudja csupán a helyi forrásokból kielégíteni.

27 Alapvető igényként jelentkezett a dokumentumok/információk lelőhelyének megállapítása és hozzáférhetővé tétele egyetemes szinten. Az utóbbi évtizedek könyvtári együttműködésében katalizátor szerepet töltött be az IFLA 1970-es években elindított két programja, a UBC (Universal Bibliographic Control = Egyetemes Bibliográfiai Számbavétel) és a UAP (Universal Availability of Publications = A Kiadványok Egyetemes Hozzáférhetősége). A számítógépesítéssel és a világháló elterjedésével az oly régóta dédelgetett világkönyvtár gondolata még ha nem is a messzemenőkig megvalósulni látszik. Az egyes országok összegyűjtött patriotikumai egy, a világ összes dokumentum- és információtermését tartalmazó könyvtárrá egyesülhetnek. Az Egyetemes Bibliográfiai Számbavétel és A Kiadványok Egyetemes Hozzáférhetőségének Programja Az Egyetemes Bibliográfiai Számbavétel (UBC) program célja egy olyan nemzetközi rendszer kiépítése, amely az országonként elkészített nemzeti bibliográfiákra és azok adatainak kölcsönös cseréjére alapozva, feltérképezhetővé teszi a világ teljes kiadványtermését. Mivel önmagában kevés, ha tudomásunk van a kiadványokról, ezekhez a hozzáférést is biztosítani kell, ezért 1973-ban az IFLA megfogalmazta a kiadványok egyetemes hozzáférhetőségének programját (UAP). Lényege, hogy a publikált információkhoz minden használó hozzá tudjon férni, bármilyen hordozón jelenik is az meg, bárhol a világon. Az információtechnológiai vívmányok fejlődésének köszönhető a UAP programot követő magasabb szintű program, a UAI (Universal Availability of Information = Az Információk Egyetemes Hozzáférhetősége) amely már nem csak a dokumentumokhoz, hanem az információhoz való egyetemes hozzáférést célozza meg. A fentebb említett programok megvalósulása nemzetközi együttműködést feltételez, melynek alapja ezek felelősségteljes megvalósítása nemzeti szinten. Ennek keretében minden nemzeti könyvtár feladata az országa kiadványtermésének gyűjtése, annak feltárása az egységes nemzetközi szabályok szerint és az információkhoz való hozzáférés biztosítása minél szélesebb körben a kurrens nemzeti bibliográfiák közzététele által. A megvalósítást könnyíti a napjainkra világszerte elterjedt számítógépesítés, a géppel olvasható katalogizálási csereformátumok (MARC =Machine Readable Cataloguing) és a hálózati úton történő adatcsere lehetősége. Az OCLC (Online Computer Library Center) Az állományalakítás és az információáramlás területén, nemzetközi szinten létrejött hatékony együttműködésekre kevés példa van. Ezek közül kiemelkedő az OCLC. Az OCLC azzal a céllal jött létre, hogy hatékonyabb hozzáférést biztosítson az egyre növekvő információmennyiséghez. Kezdetben az Egyesült Államokbeli Ohio állam felsőoktatási könyvtárainak csoportosulása volt Ohio College Library Center néven. Később kiterjesztette szolgáltatásait az amerikai könyvtárakra, majd 1981-től terjeszkedni kezdett Európa felé is. Végül az egész világra kiterjedő, sok ezer intézményt elsősorban könyvtárakat tömörítő lelőhely-nyilvántartássá, információ- és dokumentum szolgáltatóvá, oktató és kutató szervezetté nőtte ki magát. Legfontosabb szolgáltatásai: 27