PANASZKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 1. Bevezető PANASZKEZELÉSI SZABÁLYZAT ProfitSYSTEM Üzletág A Profit Holding Hungary Zrt. (székhely:, cégjegyzékszám: , adószám: a továbbiakban: Szolgáltató) az MNB elnökének a 28/2014.(VII.23.) számú rendeletére figyelemmel, a Felhasználói, valamint az Ügyfelei panaszainak egységes szabályok szerint történő átlátható, hatékony kezelése és kivizsgálása érdekében elkészítette a panaszkezelés módjáról szóló szabályzatát (továbbiakban Szabályzat). A panaszkezelési szabályzat általános célja, hogy Ügyfelei elégedettségének és igényeinek magasabb szintű kielégítése érdekében a fontos visszajelzéseket tartalmazó panaszok kezelésének, kivizsgálásának, nyilvántartásának és értékelésének rendje szerves részévé váljon tevékenységi folyamatainak. 2. Panaszkezelési elvek Az eljárásaink alapfeltétele, hogy a beérkező panaszok kivizsgálása és a feltárt hibák kezelése, megoldása szabályzat szerint gyorsan és kielégítően megtörténjen. Minden beérkező panaszt rögzítünk, melyeket a megoldásig elemzünk, és ennek eredményeit felhasználjuk szolgáltatásaink és ügyfélkezelési rendszerünk fejlesztéséhez. A Szolgáltató mindig megkülönböztetés nélkül, egyenlően, azonos eljárás keretében és szabályok szerint kezeli a beérkező panaszokat, és intézkedik a benyújtójuk érdekében. 3. A Szabályzat által használt főbb fogalmak Panasz: a Szolgáltató tevékenységével, szolgáltatásával szemben felmerülő minden olyan egyedi kérelem vagy bejelentés, amelyben a Panaszos a Szolgáltató eljárását kifogásolja és azzal kapcsolatban konkrét, egyértelmű igényt fogalmaz meg. Nem minősül panasznak, ha az Ügyfél a Szolgáltató általános tájékoztatást, véleményt vagy állásfoglalást igényel. 1 Profit Holding Hungary Zrt Panaszkezelési Szabályzat ProfitSYSTEM Üzletág

2 Panaszos: lehet természetes személy, jogi személy, jogi személyiséggel nem rendelkező gazdasági társaság vagy más szervezet, 1. aki/amely a Szolgáltató szolgáltatását igénybe veszi, vagy a felsoroltak bármelyikének képviselője. 2. aki/amely a Szolgáltató kintlévőség-kezelési eljárása során érintett, illetve annak képviselője. Meghatalmazott: a felek meghatalmazott útján is eljárhatnak. Meghatalmazott lehet bármely természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet. Nem lehet meghatalmazott: aki tizennyolcadik életévét még nem töltötte be; akit jogerős bírói ítélet a közügyektől eltiltott, vagy akit a bíróság jogerősen gondnokság alá helyezett. Felügyelet: Magyar Nemzeti Bank (MNB vagy Pénzügyi felügyelet), Baranya Megyei Kormányhivatal Fogyasztóvédelmi Felügyelőség 4. Panaszkezelés menete 4.1. Panasz bejelentése, rögzítése A Panaszosok által igénybe vehető panaszbejelentés módjai: Szóbeli panasz személyesen: a Szolgáltató székhelyén:. s telephelyén: 1068 Budapest, Felső erdő sor 12. ügyfélfogadási időben: munkanapokon 8:00-16:30 között. telefonon: a Szolgáltató munkatársaihoz intézett telefonhíváson keresztül Mobil : Tel.: ügyfélfogadási időben, munkanapokon 8:00-16:30 között. 2 Profit Holding Hungary Zrt Panaszkezelési Szabályzat ProfitSYSTEM Üzletág

3 Írásbeli panasz: személyesen vagy más által átadott irat útján a Szolgáltató székhelyén: PROFIT HOLDING HUNGARY Zrt.. postai úton: PROFIT HOLDING HUNGARY Zrt.. elektronikus levélben: panasz@profitsystem.hu telefaxon: Fontos, hogy a panasz kezeléséhez szükséges a konkrét ügy pontos leírása: Amennyiben több a kifogás esetén azok, illetve indokaik elkülönített rögzítése, továbbá a határozott igény megjelölését és a panaszban foglaltakat alátámasztó dokumentumok másolatát is mellékelni kell a beadványhoz Az írásbeli panasz érvényességi kelléke az Ügyfél aláírása. Az írásbeli panasz képviselő vagy meghatalmazott útján való benyújtása esetén a Szolgáltató vizsgálja a képviseleti jogosultságot, ezért ha a felek meghatalmazott útján járnak el, a panasz kérelmen a meghatalmazottként eljáró természetes személy nevét is fel kell tüntetni, továbbá a kérelemhez csatolni kell a meghatalmazott aláírásával ellátott - legalább két tanú által aláírt, illetve saját kezűleg írt és aláírt - eredeti meghatalmazást Panasz megvizsgálásának és megoldásának folyamata A Szolgáltató az eredményes panaszkezelés érdekében különösen a megjelölt adatokat kérheti a Panaszostól: a) neve; b) szerződésszám, ügyfélszám, amennyiben rendelkezésre áll c) lakcíme, székhelye, levelezési címe; d) telefonszáma; e) értesítés módja; f) panasszal érintett eljárás, tevékenység, dokumentum; 3 Profit Holding Hungary Zrt Panaszkezelési Szabályzat ProfitSYSTEM Üzletág

4 g) panasz leírása, oka; h) panaszos igénye; i) a panasz alátámasztásához szükséges, a Panaszos rendelkezésére álló olyan dokumentumok, illetve annak másolata, amely a Felhasználónál, valamint a Szolgáltatónál nem áll rendelkezésre; j) meghatalmazott útján eljáró ügyfél esetében érvényes meghatalmazás; k) a panasz kivizsgálásához, megválaszolásához szükséges egyéb adat. A Szolgáltató a Panaszos adatait az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény rendelkezéseinek megfelelően kezeli. (lásd. A Profit Holding Hungary Zrt. - Adatkezelési tájékoztató ProfitSYSTEM üzletág) 1. Szóbeli panasz A szóbeli panaszt a Szolgáltató haladéktalanul megvizsgálja, szükség és lehetőség szerint azonnal megoldást keres. Telefonon közölt panasz esetén a Szolgáltató biztosítja az ésszerű várakozási időn belüli (5 percen belüli élőhangos bejelentkezés) hívásfogadást és ügyintézést. Ha az Ügyfél a panasz kezelésével nem ért egyet, vagy a panasz azonnali kivizsgálása nem lehetséges, a Szolgáltató a panaszról és az azzal kapcsolatos álláspontjáról jegyzőkönyvet vesz fel, és annak egy másolati példányát - személyesen közölt szóbeli panasz esetén - az Ügyfélnek átadja, telefonon közölt szóbeli panasz esetén az Ügyfélnek megküldi. el. Egyebekben a Szolgáltató az írásbeli panaszra vonatkozó rendelkezések szerint jár A jegyzőkönyv a következőket tartalmazza: a) az ügyfél neve; b) az ügyfél lakcíme, székhelye, illetve amennyiben szükséges, levelezési címe; c) a panasz előterjesztésének helye, ideje, módja; d) a panasz részletes leírása, amennyiben több panasszal él az érintett, a kifogások elkülönítetten kell rögzíteni, annak érdekében, hogy valamennyi kifogás teljes körűen kivizsgálásra kerüljön; e) a panasszal érintett szerződés, ügytől függően ügyfélszám, eljárási cselekmény f) az Ügyfél által bemutatott iratok, dokumentumok és egyéb bizonyítékok jegyzéke; 4 Profit Holding Hungary Zrt Panaszkezelési Szabályzat ProfitSYSTEM Üzletág

5 g) a jegyzőkönyvet felvevő személy és az Ügyfél aláírása (utóbbi formai elem személyesen közölt szóbeli panasz esetén elvárt); h) a jegyzőkönyv felvételének helye, ideje. 2. Írásbeli panasz Írásbeli panasz esetén a Szolgáltató a panaszügyet érdemben megvizsgálja és a panasszal kapcsolatos álláspontját és érdemi döntését/intézkedését pontos indoklással ellátva, a panasz közlését követő 30 napon belül írásban megküldi az Ügyfél részére. Igény esetén a Szolgáltató a kivizsgálásról illetve annak eredményéről telefonon vagy ben is értesítést küld. Amennyiben a panasz elbírálásához a Szolgáltatónak további információra van szüksége, felhívhatja a Panasztevőt további információk megadására, ennek hiányában a válaszadás nem tudja, illetve nem áll módjában a Szolgáltatónak megadni. A Szolgáltató a hatályos jogszabályok szerint vizsgálja meg, keres megoldást a panaszra, vagy utasítja el a panaszt. A Szolgáltató a panasz kivizsgálásáért a Panaszossal szemben külön díjat nem számíthat fel. 4.3 Elbírálás Amennyiben valamennyi, a panaszbejelentés szempontjából fontos információ rendelkezésre áll a Szolgáltató döntést hoz a panasz kérdésében. A döntéshozatalt ügyfélválasz elkészítése és megküldése jelenti a jogszabály által meghatározott, illetve az Panaszos által igényelt közlési módon. 5. Panasznyilvántartás és adatvédelem A Szolgáltató a Panaszosok bejelentéseiről és azok megoldására irányuló intézkedésekről nyilvántartást vezet. A nyilvántartás a következő adatokat tartalmazza: 1) a Panaszos adatait 2) a panasz leírását, a panasz tárgyát képező esemény vagy tény megjelölését 3) a panasz benyújtásának időpontját és módját 5 Profit Holding Hungary Zrt Panaszkezelési Szabályzat ProfitSYSTEM Üzletág

6 4) a panasz alapján történő intézkedést, 5) elutasítás esetén annak indokolását 6) a panaszügy intézéséért, illetve az intézkedés végrehajtásáért felelős személy(ek) megnevezését, valamint az intézkedés teljesítésének és a panasz lezárásának határidejét 7) a kivizsgálás során beszerzett információkat 8) a panaszban megjelölt igényről való döntést 9) a panasz megválaszolásának időpontját és módját 10) a panaszra adott válaszlevél postára adásának dátumát A Szolgáltató által az írásbeli panaszok, valamint a személyes megjelenés során előadott panaszról készült jegyzőkönyv, és az ezekre - a Szolgáltató által - adott válaszok három évig megőrzésre kerülnek. A megőrzési időt követően az ezekez tartalmazó iratok, adattárolók megsemmisítésre kerülnek. A panaszokat tartalmazó nyilvántartásban szereplő személyes adatok kizárólag a panaszokkal kapcsolatos ügyintézést szolgálják, a Szolgáltató elkötelezett, hogy más célú felhasználásra nem kerülnek. 6. Adatvédelem A Szolgáltató a panaszkezelés során különösen a következő adatokat kérheti az ügyféltől: a) neve, b) szerződésszám, ügyfélszám, amennyiben rendelkezésre áll, c) lakcíme, székhelye, levelezési címe, d) telefonszáma, e) értesítés módja, f) panasszal érintett termék vagy szolgáltatás, g) panasz leírása, oka, h) ügyfél igénye, i) a panasz alátámasztásához szükséges, az Ügyfél birtokában lévő olyan dokumentumok másolata, amely a szolgáltatónál nem áll rendelkezésre, 6 Profit Holding Hungary Zrt Panaszkezelési Szabályzat ProfitSYSTEM Üzletág

7 j) meghatalmazott útján eljáró ügyfél esetében érvényes meghatalmazás és k) a panasz kivizsgálásához, megválaszolásához szükséges egyéb adat Budapest, Felsőerdősor 12 A panaszt benyújtó ügyfél adatait az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény rendelkezéseinek megfelelően kell kezelni. Telefonon történő panaszkezelés esetén a Szolgáltató telefonbeszélgetés rögzítésre kerül. és az Panaszos közötti kerül. A beszélgetés megkezdésekor a beszélgetés rögzítéséről a Panaszos tájékoztatásra A Szolgáltató lehetőséget biztosít kérelemre- a Panaszos számára a hangfelvétel visszahallgatásához. Továbbá kérelemre térítésmentesen rendelkezésére bocsátja a hangfelvételről készített jegyzőkönyvet. A hangfelvétel egy éves időtartamra archiválásra kerül, ezt követően az adatokat a Szolgáltató törli, egyedi azonosításra alkalmasságukkal egyetemben. A panaszokat tartalmazó nyilvántartásban szereplő személyes adatok kizárólag a panaszokkal kapcsolatos ügyintézést szolgálják, a Szolgáltató elkötelezett, hogy más célú felhasználásra nem kerülnek. A Szolgáltató jogosult jogai érvényesítéséhez vagy kötelezettségei teljesítéséhez a megőrzési szabályoknak megfelelően, de legalább a polgári jog elévülési szabályai szerinti elévülési idő leteltéig megőrizni a panaszokkal kapcsolatban papír alapú formában vagy elektronikusan rögzített dokumentumokat. 7. Jogorvoslati lehetőség Amennyiben a Panaszos nem ért egyet a panaszára kapott válaszával, vagy a panasz részben vagy egészben elutasításra kerül, úgy a Magyar Nemzeti Bank Felügyeleténél Cím: 1534 Budapest BKKP Postafiók: 777., Magyar Nemzeti Bank mellett működő Pénzügyi Békéltető Testületnél Cím: 1013 Budapest, Krisztina krt. 39., Levélcím: H1525 Budapest BKKP Pf.: 172., pbt@mnb.hu, 7 Profit Holding Hungary Zrt Panaszkezelési Szabályzat ProfitSYSTEM Üzletág

8 Baranya Megyei Kormányhivatal Fogyasztóvédelmi Felügyelőség Cím: 7623 Pécs, Szabadság u. 7. Postacím: 7602 Pécs 2. PF: 900. Telefonszám: , , Telefax: valamint bíróságon eljárását kezdeményezheti. 8. Hatályba lépés és a szabályzat hozzáférhetősége 8.1. A szabályzat elérhetősége Jelen panaszkezelési szabályzatát a Szolgáltató székhelyén, PROFIT HOLDING HUNGARY Zrt.. és honlapján profitsystem.hu is elérhetővé, illetve közzéteszi Hatálybalépés Jelen szabályzat napjától hatályos. 8 Profit Holding Hungary Zrt Panaszkezelési Szabályzat ProfitSYSTEM Üzletág