UNIQA Biztosító Zrt. PANASZKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 UNIQA Biztosító Zrt. PANASZKEZELÉSI SZABÁLYZAT Hatályos: július 1-től

2 1. Panasznak minősül az UNIQA Biztosító Zrt. [továbbiakban: Biztosító] tevékenységével, szolgáltatásával, termékével szemben felmerülő minden olyan egyedi kérelem vagy reklamáció, amelyben a panaszos a Biztosító eljárását, vagy annak hiányát kifogásolja és azzal kapcsolatban konkrét, egyértelmű igényét megfogalmazza függetlenül attól, hogy az milyen formában kerül benyújtásra. 2. Nem minősül panasznak a fogyasztó/ügyfél egyszerű kérése, észrevétele, méltányosság iránti kérelme, vagy ha a fogyasztó/ügyfél a Biztosítótól általános tájékoztatást, véleményt vagy állásfoglalást igényel. Az ilyen jellegű ügyeket ügyfélszolgálati tevékenység keretében a Társaság központjában (vezérigazgatóság) a Társaság Ügyfélszolgálata intézi, vagy a Biztosító telefonos ügyfélszolgálata a Call Center látja el. A méltányossági kérés elbírálására nem vonatkoznak a panaszkezelési szabályok. Nem minősül panasznak a Biztosító jelenlegi és korábbi üzletkötői között esetlegesen felmerült jutalék elszámolási vita. 3. Panaszos lehet természetes személy, jogi személy, jogi személyiséggel nem rendelkező gazdasági társaság vagy más szervezet, aki az UNIQA Biztosító Zrt. szolgáltatását igénybe veszi, vagy a szolgáltatással kapcsolatos tájékoztatás vagy ajánlat címzettje. Panaszosnak tekintendő az a személy is, aki az UNIQA Biztosító Zrt. eljárását nem valamely konkrét szolgáltatással, hanem egyéb, a szolgáltatással összefüggő tevékenységével (pl. hirdetés) kapcsolatban kifogásolja. 4. A 28/2014.(VII.23.) számú MNB rendelet 1. (2) bekezdése alapján, fogyasztó az önálló foglalkozásán és gazdasági tevékenységén kívül eső célok érdekében eljáró természetes személy. Ennek megfelelően a panaszkezelés szempontjából, nem fogyasztó pl.: a gazdasági társaság, a szövetkezet, a társasház, vagy bármely jogi személy, továbbá a biztosításközvetítő (üzletkötő), illetve más biztosító, vagy biztosításközvetítő alkalmazásában álló/képviseletében eljáró személy. A panaszkezelés szempontjából fogyasztónak minősülő és a fogyasztónak nem minősülő panaszosok eltérő jogorvoslati lehetőségeket vehetnek igénybe a panaszuk elutasítása esetén. 5. A panasz meghatalmazott útján történő benyújtása esetén; a Biztosító vizsgálja a képviseleti jogosultságot, amelyet a panaszt benyújtó személy meghatalmazással köteles igazolni. A meghatalmazásnak meg kell felelnie a Polgári perrendtartásról szóló évi III. törvényben meghatározott előírásoknak. A bejelentésre szolgáló nyomtatványon a panaszos neve mellett fel kell tüntetni a panaszos képviselőjeként eljáró, panaszbenyújtó természetes személy nevét is (pl. a jogi személy képviselője, a természetes személy meghatalmazottja, stb.). Érvényes meghatalmazás hiányában a Biztosító közvetlenül a panaszoshoz fordul az ügyintézés gyorsítása érdekében és a vizsgálat eredményéről is csak a panaszost köteles tájékoztatni. 6. Az ügyfél a panaszát: 6.1. levélben [a Biztosító székhelyén az alábbi címen: 1134 Budapest, Róbert Károly krt ] 6.2. telefax útján, [az alábbi telefax számon: ] 6.3. telefonon (a Biztosító Call Centerén keresztül az alábbi telefonszámokon: , , 1418-as rövidszám, nyitvatartási idő: Hétfő 8 20 óra, Kedd és Csütörtök 8 17 óra, Péntek 8 16 óra), 6.4. elektronikus úton (a panasziroda@uniqa.hu, címen), 6.5. személyesen írásban, vagy szóban a Biztosító Ügyfélszolgálatán (1134 Budapest, Róbert Károly krt szám alatt, nyitvatartási idő: Hétfő: 8 18 óra, Kedd Csütörtök: 8 17 óra, Péntek: 8 16 óra). 7. A Biztosító segíti a panaszost a panasz megfogalmazásában és benyújtásában azzal, hogy amennyiben azt a panaszos igényli a panasz benyújtásához a jelen szabályzat 1. számú függelékét képező nyomtatványt biztosítja számára. A Biztosító lehetővé teszi, hogy a panaszos az írásbeli panasz benyújtásához a Magyar Nemzeti Bank (a továbbiakban: MNB) által a honlapján közzétett formanyomtatványt alkalmazhasson. ( A Biztosító a honlapján az ügyfelek számára elérhetővé teszi az MNB és a PBT által alkalmazott formanyomtatványokat is. A Biztosító a fent megjelöltektől eltérő formában benyújtott írásbeli panaszt is befogadja. 8. Személyesen benyújtott írásbeli panasz esetén a panaszos megkapja az általa benyújtott panasz fénymásolatának egy, az átvétel igazolásával ellátott példányát. 1

3 A Biztosító a személyesen szóban közölt panaszról jegyzőkönyvet vesz fel, melynek másolati példányát a panaszosnak átadja. A Biztostó a szóbeli panaszt azonnal megvizsgálja, és szükség szerint orvosolja. Ha az ügyfél a panasz kezelésével nem ért egyet, a Biztosító a panaszról és az azzal kapcsolatos álláspontjáról jegyzőkönyvet vesz fel, és annak egy másolati példányát személyesen szóban közölt panasz esetén a panaszosnak egyidejűleg átadja, telefonon szóban közölt panasz esetén pedig a panaszra adott válasszal együtt küldi meg az ügyfél részére. A személyesen vagy telefonon szóban előterjesztett panasz esetében a Biztosító akkor is jegyzőkönyvet vesz fel, ha a panaszazonnali kivizsgálása nem lehetséges. A jegyzőkönyv másolati példányát a Biztosító személyesen szóban közölt panasz esetén a panaszosnak egyidejűleg átadja, telefonon szóban közölt panasz esetén pedig a panaszra adott válasszal együtt küldi meg az ügyfél számára. 9. Amennyiben jogszabály jegyzőkönyv készítését írja elő, a panaszbejelentésről készített jegyzőkönyvnek legalább az alábbiakat kell tartalmaznia: a) az ügyfél neve, b) az ügyfél lakcíme, székhelye, illetve amennyiben szükséges, levelezési címe, c) a panasz előterjesztésének helye, ideje, módja, d) az ügyfél panaszának részletes leírása, a panasszal érintett kifogások elkülönítetten történő rögzítésével, annak érdekében, hogy az ügyfél panaszában foglalt valamennyi kifogás teljes körűen kivizsgálásra kerüljön, e) a panasszal érintett biztosítás kötvényszáma, az ügy jellegétől függően partnerkód, vagy rendszám, f) az ügyfél által bemutatott iratok, dokumentumok és egyéb bizonyítékok jegyzéke, g) amennyiben a panasz azonnali kivizsgálása nem lehetséges, a telefonon közölt szóbeli panasz kivételével jegyzőkönyvet felvevő ügyintéző és az ügyfél aláírása, valamint h) a jegyzőkönyv felvételének helye, ideje, i) a Biztosító neve és címe. Az Ügyfélszolgálaton történő panaszbejelentés felvétele esetén, amennyiben ezt fogyatékkal élő ügyfél esetén az ügyfél állapota nem zárja ki a későbbi viták és félreértések megelőzése érdekében, törekedni kell arra, hogy az ügyfél a panaszát saját kezűleg foglalja írásba az erre szolgáló panaszbejelentő nyomtatványon, vagy ha ezt a nyomtatványt nem kívánja igénybe venni, akkor szabad formátumú beadványban, vagy az MNB által alkalmazott formanyomtatványon. Amennyiben a panaszos a személyesen bejelentett panaszról felvett jegyzőkönyvet nem hajlandó aláírni, akkor ennek tényét és ha ismert, akkor ennek okát is a panaszt felvevő ügyintéző köteles, vagy a panaszról készült jegyzőkönyvben, vagy külön feljegyzésben rögzíteni. 10. Telefonon történő panaszbejelentés esetén a Biztosító Ügyfélszolgálata és az ügyfél közötti telefonos kommunikációt a Biztosító hangfelvétellel rögzíti. Hangfelvétel készül továbbá a Biztosító Ügyfélszolgálatán telefonon közölt szóbeli panaszról is. A hangfelvételt a Biztosító legalább egy évig megőrzi. A beszélgetést megelőzően automatikus figyelmeztetés hívja fel az ügyfél figyelmét mind a hangfelvétel készítésének, mind megőrzésének tényérea telefonos panaszkezelés során az indított hívás sikeres felépülésének időpontjától számított öt percen belüli élőhangos operátori bejelentkezés körülményeinek megteremtése érdekében, a Biztosító úgy köteles eljárni, ahogy az az adott helyzetben általában elvárható. A panaszos kérésére a Biztosító ügyfélfogadási időben, előzetesen egyeztetett időpontban lehetővé teszi a közte és azügyfélszolgálat között rögzített telefonbeszélgetést tartalmazó hangfelvétel visszahallgatását, továbbá az ügyfél kérésére térítésmentesen rendelkezésre bocsátja a hangfelvételről készített hitelesített jegyzőkönyvet. A nem személyesen benyújtott, vagy a benyújtási jogosultság okirati megállapítására nem alkalmas módon benyújtott panasz esetén, a Biztosító kérheti a panasz benyújtásának utólagos megerősítését és/vagy a benyújtó képviseleti jogosultságának eredeti meghatalmazással történő igazolását (12./j) pont). 11. A panasz elintézésére nyitva álló határidő, a panasz benyújtását követő 30 nap. A panasz kivizsgálása térítésmentes, azért külön díj nem számolható fel. 2

4 12. A Biztosító, a panaszkezelés során különösen de nem kizárólagosan a következő adatokat kérheti a panaszostól (és/vagy képviselőjétől): a) neve, b) a panasszal érintett biztosítási kötvény vagy ha még nem kötvényesedett a szerződés, az ajánlat száma, a panaszos partnerkódja, c) lakcíme, székhelye, levelezési címe, d) telefonszáma, e) az értesítés módja, f) a panasszal érintett biztosítási termék megnevezése, g) a panasz leírása, oka, h) a panaszos igénye, i) a panasz alátámasztásához szükséges, a panaszos birtokában lévő olyan dokumentumok másolata, amelyek a Biztosítónak nem állnak a rendelkezésre, j) meghatalmazott útján eljáró ügyfél esetében szabályszerű és eredeti (nem faxolt, nem szkennelt, nem fénymásolt) meghatalmazás és k) a panasz kivizsgálásához, megválaszolásához szükséges egyéb adat(ok). 13. A panaszt benyújtó ügyfél adatait a Biztosító az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény rendelkezéseinek megfelelően kezeli.. A panaszügyben hozott érdemi döntést pontos, közérthető és egyértelmű indokolással kell ellátni mely a panasz tárgyától függően tartalmazza a vonatkozó szerződési feltétel hivatkozott rendelkezésének pontos szövegét is - és azt írásba foglalva a panaszos részére kell továbbítani. A panasz kivizsgálása az összes vonatkozó körülmény figyelembevételével történik. A Biztostó a válaszában az érdemi döntéstől függően - tájékoztatást nyújt a panasz rendezésére vagy megoldására vonatkozó intézkedésről, illetve a panasz elutasítása esetén az elutastás indokáról. Ha a panaszügyben hozott döntés jogszabályra hivatkozik, úgy a panasz tárgyától függően lehetőség szerint a jogszabályhely megjelölése mellett annak érdemi rendelkezését is ismertetni kell. A panasz elutasítása vagy a panasz kivizsgálására előírt 30 napos törvényi válaszadási határidő eredménytelen eltelte esetén a panaszost egyidejűleg tájékoztatni kell arról, hogy panasz tárgyától függően az MNB, a Pénzügyi Békéltető Testület (PBT), vagy az ügyben a Polgári Perrendtartás szabályai szerint hatáskörrel és illetékességgel rendelkező bíróság eljárását kezdeményezheti. Ezen felül meg kell adni az MNB-nek és a PBT-nek a levelezési címeit és telefonszámát is. A panasz elutasítása esetén, amennyiben azt az ügyfél szóban vagy, írásban jelzi a Biztosító költségmentesen eljuttatja számára a PBT, és/vagy MNB eljárásának megindításához szükséges formanyomtatványt. A formanyomtatvány eljuttatására irányuló írásbeli igényt az ügyfél a panasziroda@uniqa.hu címen, vagy az UNIQA Biztosító Zrt. Panaszkezeléshez címzett [1134 Budapest, Róbert Károly krt ] beadvánnyal jelezheti. A formanyomtatvány eljuttatására irányuló szóbeli igény bejelenthető személyesen a Biztosító Ügyfélszolgálatán (1134 Budapest, Róbert Károly krt , nyitvatartási idő: Hétfő: 8 18 óra, Kedd-Csütörtök: 8 17 óra, Péntek: 8 16 óra) továbbá a Call Center alábbi ügyfélszolgálati telefonszámán: 06 (1) , nyitvatartási idő: Hétfő 8 20 óra, Kedd és Csütörtök 8 17 óra, Péntek 8 16 óra). A formanyomtatvány letölthető a Biztosító honlapjáról vagy az MNB honlapjáról is A panasz elutasítása esetén, vagy abban a nem várt esetben, ha a panasz kivizsgálására előírt 30 naptári napos válaszadási határidő eredménytelenül telik le a fogyasztónak nem minősülő ügyfél (jelen szabályzat 4. pontja) az ügyben a Polgári Perrendtarás szabályai szerinti i hatáskörrel és illetékességgel rendelkező bírósághoz fordulhat. Az MNB és a PBT levelezési címeit és telefonszámát a jelen szabályzat 2. számú függeléke tartalmazza. 14. A Biztosító jogosult arra, hogy a panasz beérkezését követően a panasz érkeztetéséről visszaigazoló írásbeli értesítést küldjön a panaszosnak. A panasz érkeztetéséről megküldött visszaigazoló írásbeli értesítés, nem minősül a panasz érdemi elbírálásának, ezért arra nem vonatkoznak a Biztosítókról és a biztosítási tevékenységről szól évi LX. törvény (Bit.) 167/B. (7)-(8) bekezdéseiben leírt rendelkezések. 3

5 15. Amennyiben a Biztosító a panaszt elutasította, azonban a panaszos az érintett ügyben ugyanazon, vagy hasonló indokkal tesz ismételt panaszt anélkül, hogy korábban nem közölt új körülményre, vagy érdemi információra hivatkozna, a Biztosító nem köteles a panasz újbóli kivizsgálására. Ez esetben az ismételt panasz elutasításának az indokolásban a Biztosító új körülmény vagy érdemi információ hiányában csak arra köteles utalni, hogy az ügy kapcsán a panaszos számára korábban írásban is kifejtett álláspontját fenntartja, 16. Amennyiben a panaszból megállapítható, hogy azt a panaszos a Bit a szerinti független biztosításközvetítő tevékenységével összefüggésben nyújtotta be, úgy a Biztosító az ügyfél panaszát jogosult megküldeni a panasszal érintett független biztosításközvetítő számára a panaszos egyidejű tájékoztatása mellett. Amennyiben a panasznak csak egy része irányul a független biztosításközvetítő tevékenységére úgy a Biztosító a panasz elbírálása tárgyában kiküldött levelében tájékoztatja a panaszost arról, hogy a független biztosításközvetítő tevékenységével összefüggésben felmerülő panaszának elbírálására a Bit. 167/B. (1) bekezdése alapján kizárólag a független biztosításközvetítőnek van joga és kötelezettsége. 17. A panaszokkal kapcsolatosan keletkezett dokumentumokat a Biztosító a panasz alapjául szolgáló jogviszonyra előírt bizonylat-megőrzési szabályoknak megfelelően, ilyen hiányában pedig, legalább a polgári jogi (5) öt éves általános elévülési időtartam leteltéig őrzi meg. Jelen módosított szabályzat július 1.napján lép hatályba, azzal, hogy rendelkezéseit a hatályos jogszabályokkal így elsősorban a biztosítókról és a biztosítási tevékenységről szóló évi LX. tv., valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. tv. továbbá a MNB által a tárgykörre kiadott szabályozó eszközeivel összhangban kell értelmezni. Függelékek: 1. számú függelék: formanyomtatvány panasz bejelentéshez, 2. számú függelék: az MNB és a PBT levelezési címei. 3. számú függelék: Meghatalmazás /143 4

6 A panasznyomtatványt a fogyasztó rendelkezésére bocsátó szervezet pecsétje Nyomtatvány fogyasztói panaszokhoz A PANASZOS ÉS KÉPVISELŐJÉNEK ADATAI A PANASZOS ADATAI Név: Cím: Telefon: Fax: Egyéb: A KÉPVISELŐ ADATAI* A Képviselő neve: Cím: Telefon: Fax: Egyéb: * Abban az esetben kell kitölteni, ha a panaszos képviselője útján nyújtja be a panaszt. I. TÁJÉKOZTATÁS A PANASZOSNAK ÉS KÉPVISELŐJÉNEK! A nyomtatvány által előre felkínált válaszok panaszának leírását és igényének megjelölését szolgálják. Célszerű ezek közül kiválasztania a legalkalmasabbat (akár többet is), ha pedig szükséges, panaszát és igényét részletesebben kifejtheti az erre szolgáló rovatokban. Kérjük, csatolja a kitöltött nyomtatványhoz a panaszát alátámasztó dokumentumokat (lehetőleg másolatban), a nyomtatvány benyújtását vagy elküldését igazoló másolatot és egyéb dokumentumot pedig őrizze meg! Amennyiben panaszát képviselő, vagy meghatalmazott útján kívánja benyújtani úgy a képviselő képviseleti jogosultságát a Polgári Perrendtartásról szóló évi III. törvényben meghatározott módon kell igazolni. 1

7 AZ ÜGYFÉL PANASZA ÉS IGÉNYE I. A PANASZ A panasszal érintett szerződés/jogviszony adatai Kötvényszám/ajánlatszám: Kárszám: A panasz alapjául szolgáló körülmény észlelésének időpontja (év/hónap/nap): Ha volt ilyen, a korábbi hasonló panasz időpontja: A panasz oka (értelemszerűen, akár több pontot is megjelölve): visszautasították a szolgáltatásnyújtást semmilyen szolgáltatást nem nyújtottak nem a megfelelő szolgáltatást nyújtották a szolgáltatást késedelmesen nyújtották a késedelem időtartama: könyvelési hiba a szolgáltatást nem megfelelően nyújtották kár keletkezett az ügyintézés körülményei téves tájékoztatás díj, költség változása járulékos költségek felmerülése hiba a számlakivonatban egyéb szerződési feltételekre vonatkozó panasz kárbecsléssel kapcsolatos problémák kártérítés elutasítása nem megfelelő kártérítés szerződésmódosítás szerződés felmondása szolgáltatás megszűntetése hiányos tájékoztatás További információ: 2

8 II. A PANASZ RÉSZLETES INDOKOLÁSA (PL. SZERZŐDÉSKÖTÉS IDEJE, HELYE, ÍGÉRT SZOLGÁLTATÁS LEÍRÁSA, EGYÉB FONTOS KÖRÜLMÉNY) 3

9 II. A PANASZOS IGÉNYE Szolgáltatás nyújtása Szolgáltatás kiegészítése Más szolgáltatás nyújtása Szolgáltatás nyújtásának megszüntetése Szerződés módosítása, vagy megszüntetése Tájékoztatás Kártérítés összegének módosítása Kártérítés fizetése összege: Díjcsökkentés összege: Fizetési könnyítés Egyéb igény: IV. JOGI INDOKOLÁS (NEM KÖTELEZŐ KITÖLTENI) V. KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK (számla, szerződés, képviselő meghatalmazása, egyéb) Csatolt dokumentumok: Kijelentem, hogy az UNIQA Biztosító Zrt. Panaszkezelési Szabályzatát megismertem. Kelt: aláírás Átvette: aláírás P.H /143 4

10 2. sz. fuggelék Az Magyar Nemzeti Bank (MNB) Pénzügyi Fogyasztóvédelmi Központ és a Pénzügyi Békéltető Testület (PBT) levelezési címei MNB Pénzügyi Fogyasztóvédelmi Központ 1534 Budapest BKKP Pf. 777, telefon: , cím: ugyfelszolgalat@mnb.hu PBT H-1525 Budapest BKKP Pf. 172, telefon: , pbt@mnb.hu 1

11 Meghatalmazás Alulírott (Meghatalmazó neve) Lakcím: Születési hely és idő: Anyja neve: meghatalmazom (Meghatalmazott neve) Lakcím: Születési hely és idő: Anyja neve: hogy nevemben és helyettem az UNIQA Biztosító Zrt. (továbbiakban: Biztosító) előtt az alábbi ügyben* eljárjon: Jelen meghatalmazás a panaszeljárás során valamennyi jognyilatkozat megtételére kiterjed/az alábbi korlátozásokkal terjed ki** Jelen meghatalmazás alapján a Meghatalmazott pénzfelvételre jogosult/nem jogosult*** Alulírott Meghatalmazó akként nyilatkozom, hogy jelen meghatalmazás aláírásával egyidejűleg felmentem a Biztosítót a Meg - hatalmazottal szembeni biztosítási titoktartás kötelezettsége alól a panaszeljárás tárgyát képező adatok vonatkozásában. Jelen meghatalmazás visszavonásig/ év hónap napig érvényes.**** Kelt, év hónap nap Meghatalmazó Meghatalmazott Előttünk, mint tanúk előtt: Név: Lakcím: Aláírás: Név: Lakcím: Aláírás: * Kérjük, hogy a meghatalmazás tárgyát és körét az érintett kötvényszám, kárszám, egyéb azonosítószám feltüntetésével pontosan és egyértelműen megjelölni szíveskedjen. ** Kérjük, hogy a megfelelő választ aláhúzni szíveskedjen. Aláhúzás (korlátozás megjelölése hiányában) a meghatalmazás valamennyi jognyilatkozat megtételére kiterjed. *** Kérjük, hogy a megfelelő választ aláhúzni szíveskedjen. Aláhúzás hiányában a meghatalmazás pénzfelvételre nem jogosít. **** Kérjük, hogy a megfelelő választ aláhúzni, illetve a meghatalmazás érvényességének lejáratát megjelölni szíveskedjen.