Levéltári útmutató. Az iratok, eszközök levéltárba adásának menete a kezdeti lépésektől az átadás-átvételi eljárásig

Átírás

1 1

2 Összeállította: Dr. Erdős Mónika Szerkesztette: Dr. Rokolya Gábor Címlapfotó: Hajdú József A füzetet tervezte: Molnár Tamás Nyomdai előkészítés: Molnár Tamás Kiadja a Közjegyzői Akadémia Kiadó Felelős kiadó: Dr. Szalma-Kovács Anikó ügyvezető Nyomta és kötötte: a Impressio-Correctura kft Felelős nyomdavezető: Kabdebó Miklós 2

3 Levéltári útmutató Az iratok, eszközök levéltárba adásának menete a kezdeti lépésektől az átadás-átvételi eljárásig Összeállította: Dr. Erdős Mónika Szerkesztette: Dr. Rokolya Gábor Budapest, 2018 Közjegyzői Akadémia Kiadó 3

4

5 Tartalomjegyzék 1. Általános tájékoztató 7 2. Levéltári leadás esetkörei Szolgálati viszony megszűnése Hivatalban lévő közjegyző iratleadása Tartós helyettesítés megszűnését követő levéltári leadások Megbízás nemperes iratok őrzésére a MOKK választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján Levéltári leadást megelőző eljárás Nemperes iratok előkészítése Okiratok előkészítése Hitelesítő könyvek, bekötött aláírói lapok előkészítése Egyéb eszközök (bélyegzők, igazolványok, aláírói kártyák stb.) előkészítése FMH és FMH VH papíralapú iratainak előkészítése A MOKK választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján átadásra kerülő iratok előkészítése Átadási jegyzék/iratjegyzék, valamint névmutató elkészítése, tartalmi követelmények január 1-je előtt keletkezett iratanyag esetén január 1-je után keletkezett iratanyag esetén FMH és FMH VH papíralapú iratai esetén Átadás-átvételi eljárás Iratjegyzék előzetes megküldése a levéltárnak Levéltári anyag beszállítása A MOKK 1/2015. sz. szabályzata alapján történő, nemperes iratok őrzésére vonatkozó megbízás speciális szabályai A szabályzat tárgyi hatálya Az iratanyag előkészítése A beszállítás Az őrzés időbeli korlátai A MOKK 1/2015. sz. szabályzata alapján történő, nemperes iratok őrzésére vonatkozó megbízás speciális szabályai, iratkezelés A levéltári iratanyag használata, kérelmek, megkeresések, iratbetekintési jog a beszállított anyag vonatkozásában 42 5

6 A levéltár feladata Levéltárba adott ügy zárolásának feloldása az anotes-ban (feloldókód) Gyakran ismételt kérdések Hogyan zajlik a megkeresés teljesítése beszállítás után? Hagyatéki ügyeknél mi kerül a borítóra? Mit lehet bennehagyni leadáskor a hagyatéki aktában? A kihirdetett végintézkedések anotes iratjegyzéken való megjelenése mikor eredeti a végintézkedés és mikor hiteles másolat/kiadmány? Csak érdemi ügyintézés céljából kell megküldeni az eredeti aktát a közjegyzőnek, ha egyszerű a megkeresés, akkor azt a levéltár teljesíti Az anotes évi levéltári iratjegyzéken az első sorszámú akták nem jelennek meg Szerelésnél duplán jelenik meg az örökhagyó Hiányzik egy okirat Nem jelenik meg az iratjegyzéken a szerelés, egyesítés vagy a végintézkedés sem Mi a teendő, ha a 2009-es évet követően anotes nyilvántartás egy éven belül egyazon ügyszámot duplán használtam fel? A év eleji átiktatás megtörtént, azonban az ügyet a korábbi ügyszámon fejeztem be A közjegyző a közjegyzői okiratot a végén aláírja, aláírása mellett elhelyezi a körbélyegzőjét, az aláírás alatt azonban nincs kiírva a neve és a közjegyző szó is hiányzik A közjegyzői okiratoknál sok esetben hiányzik az 1 oldalszám feltüntetése A nemperes eljárások során hozott eredeti határozatokat a közjegyző aláírja, azonban a kollégák egy része a határozatokat nem látja el hivatali bélyegzőlenyomattal A közjegyzőhelyettes által készített közjegyzői okirat ellenjegyzésénél szükség van-e külön az ellenjegyzés mellett is a közjegyző körbélyegzőjének lenyomatára? Jegyzék Tárgymutató 54

7 1. Általános tájékoztató Jelen tájékoztató célja: segítségnyújtás a közjegyzők iratainak, eszközeinek a MOKK Közjegyzői Levéltárába történő leadásához a kezdetektől az átadás-átvételi eljárásig a fókuszban az irodai adminisztratív teendőkkel. A levéltárba adás menete minden esetben hasonlóan alakul, függetlenül attól, hogy milyen okból történik. Az átadás-átvételi eljárásban lényegében a leadásra kerülő iratok, anyagok, eszközök körében mutatkozik eltérés. A levéltárba adás oka lehet: hivatalban lévő közjegyző éves levéltári leadása, szolgálati viszony megszűnése miatti levéltári leadás (ide értve a tartós helyettesítés megszűnését követő levéltári leadást is), megbízás nemperes iratok őrzésére a MOKK választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján. (Az egyes esetek szerinti eltérő szabályokat lásd a 2. pontban!) A hatályos szabályozás szerint 1 A levéltári anyag akkor helyezhető levéltárba, ha a) a Kjtv a alapján a levéltári anyag részét képező iratok helybeli őrzésének ideje lejárt (érkezéstől/elkészítéstől számított 5 év!). FMH és FMH VH ügyekben a közjegyzőnél keletkezett papíralapú iratokat az ügy befejezésétől számított két év elteltével a közjegyzői levéltárban kell elhelyezni. 3 1 a közjegyzői levéltár tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 62/2009. (XII. 17.) IRM rendelet (a továbbiakban: levéltári rendelet) 3. 2 a közjegyzőkről szóló évi XLI. tv. (a továbbiakban: Kjtv.) 3 a fizetési meghagyásos eljárás, a fizetési meghagyás végrehajtásának elrendelése során érvényesülő ügyviteli és iratkezelési szabályokról szóló 28/2010. (V. 12.) IRM rendelet 22. (2) 7

8 b) a levéltári anyag részét képező iratok mindenben megfelelnek a közjegyzőkről szóló törvényben, a közjegyzői nemperes eljárásokról szóló jogszabályokban, továbbá a közjegyzői és a közjegyzői kamarai ügyvitelről, iratkezelésről szóló jogszabályokban előírt alaki követelményeknek és c) azokat az átadó (a közjegyző vagy örököse, az iratokat és eszközöket birtokló személy) a levéltári rendeletben foglaltak szerint előkészítette. (Az egyes irattípusok szerinti részletezést lásd a 3. pontban!) A közjegyzői levéltárban kell elhelyezni az alábbi iratokat: 4 a) az január 1-jén, illetve ezt követően hivatalba lépett közjegyző okiratait, nyilvántartásait és hivatali bélyegzőjét, ha a közjegyző szolgálata megszűnt vagy áthelyezték; b) a január 1-jét követően érkezett, jogerősen befejezett, nem a Kjtv.-ben szabályozott közjegyzői nemperes eljárásban keletkezett, további intézkedést nem igénylő iratokat az érkezésüket követő öt év elteltével; c) az elektronikus úton vezetett levéltárban elhelyezett, július 1-jét követően létrejött okiratok eredeti példányait, ha elkészítésük óta öt év eltelt; d) az január 1. napja és június 30. napja között készült, papíralapú okiratok eredeti példányait. Összefoglaló táblázat mikor mi adható levéltárba? 5 (a következő oldalon) 4 Kjtv a MOKK választmányának 2014/8. sz. határozata alapján 8

9 Összefoglaló táblázat mikor mi adható levéltárba? közjegyzői okiratok, jegyzőkönyvi tanúsítványok, okirati és letett végintézkedések január 1-jét követően érkezett hagyatéki és egyéb nemperes iratok és hagyatéki ügyben kihirdetett végintézkedések hitelesítő könyvek, aláírói lapok Hivatalban lévő közjegyzőnél okiratok eredeti példányai, HA ELKÉSZÍTÉSÜK ÓTA ÖT ÉV ELTELT, kivéve: a folyamatban lévő ügyek iratait, valamint a közjegyzőnél bizalmi őrzésben lévő okiratot, pénzt (értéktárgyat, értékpapírt) és az ezekhez tartozó iratokat, nyilvántartásokat, beleértve: a letétbe helyezett okiratokat a január 1-jét követően érkezett, jogerősen befejezett, nemperes eljárásban keletkezett, további intézkedést nem igénylő iratok az érkezésüket követő ÖT ÉV elteltével iktatástól számított ÖT ÉV eltelte után leadható a papír alapon vezetett hitelesítések nyilvántartó könyve, valamint leadhatóak az elektronikus nyilvántartás alapján készült, összefűzött aláíró lapok is 5 Szolgálati viszony megszűnése esetén MINDEN, ami a szolgálati idő alatt keletkezett, kivéve: a folyamatban lévő ügyek iratait, valamint a közjegyzőnél bizalmi őrzésben lévő okiratot, pénzt (értéktárgyat, értékpapírt) és az ezekhez tartozó iratokat, nyilvántartásokat, beleértve: a letétbe helyezett okiratokat a január 1-jét követően érkezett, jogerősen befejezett, nemperes eljárásban keletkezett, további intézkedést nem igénylő iratok az érkezésüket követő ÖT ÉV elteltével MINDEN, ami a szolgálati ideje alatt a birtokába került egyéb eszközök (az január 1-jén, illetve ezt követően hivatalba lépett közjegyző nyilvántartásai (ügykönyv), hivatali 1 bélyegzői, aláírói kártyák, igazolványok stb. NEM adható le MINDEN, ami a szolgálati ideje alatt a birtokába került fizetési meghagyásos ügyek iratai és fizetési meghagyást követő végrehajtási ügy iratai a közjegyzőnél keletkezett, papíralapú iratok az ügy befejezésétől számított KÉT ÉV elteltével a közjegyzőnél keletkezett, papíralapú iratok az ügy befejezésétől számított KÉT ÉV elteltével és napja között érkezett hagyatéki és egyéb nemperes iratok és hagyatéki ügyben kihirdetett végintézkedések a MOKK választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján, megbízási szerződés aláírását követően a levéltár őrizetébe adható iratok (lásd a 6. pontban leírtakat!) 5 a MOKK választmányának 2014/8. sz. határozata alapján ezen iratokat csak az utód vagy tartós helyettes részére adhatja át a közjegyző, aki majd jogosult lesz a MOKK választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján szerződést kötni az őrzésükre 9

10 Az egyes évek/évkörök szerinti bontásban: okiratok nemperes iratok FMH és FMH VH papíralapú iratai évben évkör évkör évkör évben évkör évkör évkör évben évkör évkör évkör évben évkör évkör évkör és így tovább... Meg jegyzés: A folyamatban lévő ügyek iratait, valamint a közjegyzőnél bizalmi őrzésben lévő okiratot, pénzt (értéktárgyat, értékpapírt) és az ezekhez tartozó iratokat, nyilvántartásokat a területi elnökség a közjegyző utódjának, ha ilyen nincs, a területi elnökség által kijelölt közjegyzőnek adja át. Az őrzési kérelmet ilyenkor úgy kell tekinteni, mintha azt az átvevő közjegyzőnek adták volna. A letétbe helyezett okiratokat a közjegyzői levéltár őrzi; ha a letétet ki kell adni, azt megkeresésére átadja az eljáró közjegyzőnek. 6 Az január 1-je előtt keletkezett közjegyzői iratok, okiratok, nyilvántartások és hivatali bélyegzők elhelyezésére és kezelésére a bírósági ügyek nyilvántartására és kezelésére vonatkozó szabályok szerint a törvényszékek irattárai kötelesek. 7 A jogerősen befejezett és további intézkedést nem igénylő közjegyzői ügy iratát az ügy érkezését követő öt év elteltével kell átadni a közjegyző székhelye szerint illetékes járásbíróságon (a fővárosban működő közjegyzők esetén a Fővárosi Törvényszéken) működő irattár, a január 1. napját követően érkezett ügyek esetében a MOKK Közjegyzői Levéltára részére. 8 6 Kjtv (3) (4) 7 Kjtv (1) 8 a közjegyzői ügyvitel szabályairól szóló 37/2003. (X. 29.) IM r. (a továbbiakban: KÜSZ) 50. (2) 10

11 Az egyes időszakokra vonatkozó eltérő szabályozás miatt eltérően alakult az iratok nyilvántartásának módja: január 1-jétől június 30-áig papíralapú ügykönyvi nyilvántartás volt a hozzá rendszeresített betűrendes névmutatóval; július 1-jétől január 22-éig elektronikus/számítógéppel előállítható iratjegyzék és névmutató volt a nyilvántartás alapja, azonban párhuzamosan megmaradtak a papíralapú ügykönyvek/névmutatók is; január 23-ától december 31-éig a vegyes nyilvántartás időszaka volt az irodai számítógépes nyilvántartás és a papíralapú lajstrom/ügykönyv vezetése volt javasolt; január 1-jétől kizárólag az anotes program hivatott az ügyek nyilvántartására. A levéltárba adás főbb állomásai: előkészítés (irodai teendők, a nyilvántartások összevetése az egyes iratokkal, alaki, tartalmai ellenőrzés), iratjegyzék és névmutató elkészítése (okiratok, nemperes iratok, kihirdetett végintézkedések, FMH és FMH VH vonatkozásában egyaránt), iratjegyzékek előzetes átküldése a levéltárnak ben (a levéltárban előzetesen, a kapcsolódó iratanyag tényleges ismerete nélkül átnézik azokat, így fel tudják hívni az iroda figyelmét az észlelt esetleges típushibákra, hiányosságokra), beszállítás (a hiányosságok korrigálását követően, előzetesen egyeztetett időpontban és módon van lehetőség az iratanyag beszállítására). A MOKK választmányának törekvése a levéltári leadások éves ütemtervének kialakítása, mely a jövőben kereteket fog szabni az átadás-átvételek ütemezésének. 9 9 a MOKK választmánya 2016/41. sz. határozata 11

12 A beszállítás alkalmával a levéltár a számbavételre átvett levéltári anyagról átvételi elismervényt ad az átadónak vagy az átadás céljára adott meghatalmazás vagy megbízás alapján eljáró képviselőjének. Ez egy jegyzőkönyv, mely csupán az átvett iratanyagok, segédkönyvek, egyéb eszközök mennyiségét és mennyiségi egységét tartalmazza (pl. 3 köteg okirat, 4 A/4-es doboznyi nemperes iratanyag stb.). A levéltárba szállított iratok, eszközök részletes átvizsgálása már a levéltárban történik. A levéltárak felelősségi körébe kizárólag a számbavétel tartozik. Ennek során a levéltár ellenőrzi, hogy a levéltári anyagok számszerűleg egyeznek-e a közjegyző vagy a tartós helyettes által az átadási jegyzékekben (iratjegyzékekben) feltüntetett adatokkal. A számbavételről jegyzőkönyv készül, mely tartalmazza a közjegyzői nyilvántartás adataihoz képest esetlegesen mutatkozó eltérést, szükség esetén hiánypótlásra hívja fel az átadót. A levéltár zárójegyzőkönyvben rögzíti a hiánypótlás megtörténtét (vagy azt az okot, amely miatt a hiány nem volt pótolható), és a zárójegyzőkönyvet megküldi az átadó vagy képviselője és a területi kamara részére. 10 Amit az átadás-átvételt követően a levéltár ellenőriz és szükség esetén hiánypótoltat: egy szeptember 22-ei jogszabályváltozás folytán a levéltár feladata a beszállított iratanyagok számbavétele a számbavétel során a levéltár ellenőrzi, hogy a levéltári anyagok számszerűleg egyeznek-e a közjegyző vagy a tartós helyettes által az átadási jegyzékekben feltüntetett adatokkal 11 ; a MOKK választmánya kérésének eleget téve ezen felül a levéltár figyelmet fordít az iratok számbavétele során az alábbiakra is: érdemi és befejező végzésekről, jegyzőkönyvről, okiratról hiányzó aláírás, körbélyegző-lenyomat (a levéltárnak az eredeti okirat alapján ad ki hiteles másolatot, melynek meg kell felelnie a közokiratiság kritériumainak); 10 Levéltári rendelet Levéltári rendelet 13. (2) 12

13 hiányzó jogerősítő záradék vagy végzés (a jogerő megállapításánál két dátumnak kell szerepelnie, egyrészt a jogerő beálltának, másrészt a jogerő beállta megállapítása dátumának); az iratokon belüli sorszám szerinti rendezettség; az iratok fizikai hollétének jelölése a nyilvántartó programban és az iratborítón; fölös munkaanyagok, tervezetek stb. selejtezésének elmaradása; a március 15. napjáig készült okiratokon szerepel-e az ellenjegyzés; letétbe vételről szóló okirat esetén vizsgálja a letét sorsát, leválasztásának, visszaadásának, kiadásának dokumentálását; okiratok, különösen közokiratba foglalt végintézkedés típusú okiratok esetén a levéltár ellenőrzi továbbá, hogy az okiratok össze legyenek fűzve, folyamatos oldalszámozással legyenek ellátva (az 1. oldalt is beleértve), az okirathoz legyenek hozzáfűzve a meghatalmazások, egyéb kötelező mellékletek. Ha az okiratban javítás történt, a javításnál minden ügyfél aláírásának és a közjegyző aláírásának és bélyegzőlenyomatának is szerepelnie kell, a javítást az okiratra fel kell vezetni. Ha végzéssel történt a kijavítás, az okirathoz kell fűzni a jogerős kijavító végzést. A levéltári iratanyagra vonatkozó megkereséseket a MOKK Közjegyzői Levéltár teljesíti. Amennyiben az irodához olyan iratra vonatkozó megkeresés érkezik, mely már a levéltárban található, a kérelmet továbbítani kell az illetékes területi levéltárnak. (Lásd a 7. pontban leírtakat!) 13

14 2. Levéltári leadás esetkörei 2.1. Szolgálati viszony megszűnése A közjegyzői szolgálat megszűnik: a) a közjegyző felmentéséről szóló határozat jogerőre emelkedésének, b) a közjegyzői szolgálat megszűnését megállapító határozat jogerőre emelkedésének, c) a közjegyzői fegyelmi bíróság hivatalvesztést, a közjegyző alkalmatlanságát vagy érdemtelenségét megállapító határozata jogerőre emelkedésének, d) a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló törvényben meghatározott öregségi nyugdíjra jogosító legmagasabb öregségi nyugdíjkorhatár, de legalább a 65. életév közjegyző általi betöltésének, vagy e) a közjegyző halálának napján. 12 Ha a közjegyző szolgálata megszűnik, a közjegyző, illetve az iratokat, eszközöket birtokló személy a megszűnés napjától számított 30 napon belül köteles a közjegyzői levéltár részére átadni a) a közjegyző okiratait és nyilvántartó könyveit mindent, ami a szolgálati ideje alatt keletkezett; b) minden olyan hagyatéki ügyét és iratot, amelyre a közjegyzői titoktartás kiterjed, azonban figyelemmel a Kjtv (1) bek. b) pontjára csak azon ügyek adhatók le, melyek estében az érkezésüktől számított 5 év eltelt és jogerősen befejezettek; c) a közjegyző igazolványát a közjegyzőhelyettesi, közjegyzőjelölti igazolványt és a MOKK-székházi beléptetőkártyát a MOKK központjának kell átadni, az a MOKK anyagához tartozik, nem az átadó közjegyző levéltári anyagához; 12 Kjtv

15 d) a közjegyző elektronikus aláírását létrehozó eszközt (közjegyzői e-szigno-kártya) és a bélyegzőjét (kizárólag a hivatali körbélyegzőjét/ körbélyegzőit), valamint e) a közjegyző által használt, a Magyar Országos Közjegyzői Kamara és a közjegyzői levéltár tulajdonában lévő eszközöket. 13 A MOKK tulajdonában lévő és a közjegyzők birtokába adott HP ScanJet 8270 (szkenner) + lapadagolót, HP LaserJet P3015dn hálózatos lézernyomtatót, valamint az APC Smart SC 750iLCD 750VA szünetmenetes tápegységet a közjegyző szolgálati viszonya megszűnésével köteles átadni az adott székhelyre kinevezett új közjegyzőnek, illetve az adott székhelyre kirendelt tartós helyettesnek. 14 A közjegyzői szolgálat megszűnésével a közjegyző/volt közjegyző hozzáférési jogosultsága a különféle elektronikus nyilvántartásokhoz megszűnik. A fenti 30 napos határidő alatt tehát már csak fizikai rendszerezésre marad lehetőség. Indokolt esetben az utód közjegyző, kijelölt tartós helyettes hozzájárulásával van lehetőség az esetleges nyilvántartásbeli elmaradások pótlására. Ha a közjegyző az átadás során akadályoztatva van, úgy helyette az átadás során a közjegyző örököse vagy az iratokat, eszközöket birtokló személy meghatalmazása alapján az illetékes területi kamara erre kijelölt tagja jár el Hivatalban lévő közjegyző iratleadása A közjegyzői levéltárban kell elhelyezni: a) a január 1-jét követően érkezett, jogerősen befejezett, nem a Kjtv.-ben szabályozott közjegyzői nemperes eljárásban keletkezett, 13 Kjtv. 24. (2) 14 a MOKK választmányának 2012/35. számú határozata 15 Levéltári rendelet

16 további intézkedést nem igénylő iratokat az érkezésüket követő öt év elteltével; b) az elektronikus úton vezetett levéltárban elhelyezett, július 1-jét követően létrejött okiratok eredeti példányait, ha elkészítésük óta öt év eltelt; c) az január 1. napja és június 30. napja között készült, papíralapú okiratok eredeti példányait Tartós helyettesítés megszűnését követő levéltári leadások Tartós helyettest lehet kirendelni, ha a) a közjegyzői állás megüresedett, b) a közjegyzőt hivatalából felfüggesztették, c) a közjegyző tartósan távol van. 17 A levéltári anyag átvételének különös szabályait tartós helyettesítés befejezése esetén a levéltári rendelet szabályozza: Amennyiben azért került sor tartós helyettes kirendelésére, mert közjegyzői állás megüresedett, úgy azon szabályok vonatkoznak a tartós helyettesre, mint ha a szolgálati viszonya megszűnt volna. (Lásd a 2.1. pontban leírtakat!) Amennyiben azért került sor tartós helyettes kirendelésére, mert a közjegyzőt hivatalából felfüggesztették, vagy a közjegyző tartósan távol van, a hivatalban lévő közjegyző iratainak levéltárba történő átadására vonatkozó szabályok az irányadóak. (Lásd a 2.2. pontban leírtakat!) 16 Kjtv (1) 17 Kjtv

17 2.4. Megbízás nemperes iratok őrzésére a MOKK választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján 2 A MOKK 1/2015. sz. szabályzata alapján történő, nemperes iratok őrzésére vonatkozó megbízás speciális szabályairól lásd a 6. pontban leírtakat! 17

18 3. Levéltári leadást megelőző eljárás A levéltárba adás menete, az 1. pontban részletezetteknek megfelelően: az adott iratanyag előkészítése; a kapcsolódó iratjegyzék és névmutató (okiratok, nemperes iratok, kihirdetett végintézkedések, FMH és FMH VH vonatkozásában egyaránt) excel formátumban történő lementése (fontos, hogy az anotesból generált átadási jegyzékek esetében mentéskor a rendszer által felkínált filenevet ne változtassuk meg!); előzetesen célszerű ezeket megküldeni ben a MOKK területileg illetékes közjegyzői levéltárának, ahol átnézik; az átnézést követően a levéltár jelzi észrevételeit, javaslatait; az esetleges hiányosságok korrigálását követően, előzetesen egyeztetett időpontban és módon van lehetőség az iratanyag beszállítására. A befejezett és további intézkedést nem igénylő ügyek iratait amíg azok a bírósági irattárnak vagy a MOKK Közjegyzői Levéltárának átadásra nem kerülnek gondosan meg kell őrizni. Az őrzés céljára olyan helyiséget kell kialakítani, amely megfelel a tűzrendészeti szabályoknak, és ahol az iratokat szárazon lehet tartani, illetőleg ahol azokat veszély (állati vagy növényi kártevő stb.) nem fenyegeti. A jogerősen befejezett és további intézkedést nem igénylő közjegyzői ügy iratát az ügy érkezését követő öt év elteltével kell átadni a közjegyző székhelye szerint illetékes járásbíróságon (a fővárosban működő közjegyzők esetén a Fővárosi Törvényszéken) működő irattár, a január 1. napját követően érkezett ügyek esetében a MOKK Közjegyzői Levéltára részére KÜSZ

19 3.1. Nemperes iratok előkészítése A levéltári anyag akkor helyezhető levéltárba 19, ha a) a levéltári anyag részét képező iratok helybeli őrzésének ideje lejárt (öt év, fizetési meghagyásos ügyek esetében két év); b) a levéltári anyag részét képező iratok mindenben megfelelnek a közjegyzőkről szóló törvényben, a közjegyzői nemperes eljárásokról szóló jogszabályokban, továbbá a közjegyzői és a közjegyzői kamarai ügyvitelről, iratkezelésről szóló jogszabályokban előírt alaki követelményeknek és c) azokat az átadó (a közjegyző vagy örököse, az iratokat és eszközöket birtokló személy vagy a kamara) a levéltári rendeletben foglaltak szerint előkészítette. A közjegyzői nemperes eljárás során keletkezett iratok (a továbbiakban: nemperes iratok) esetében az előkészítésnek ki kell terjednie annak részletes ellenőrzésére, hogy a nemperes ügyekben minden intézkedés megtörtént-e, valamint hogy az iratborító tartalmazza-e a kötelező adatokat. A nemperes iratokat rendezetten, ügyszámuk sorrendjében, az irat terjedelmétől függően lehetőleg 25, 50 vagy 100-as kötegekben, átkötve kell átadni a levéltár részére. A nemperes iratokat ügyszámonként iratborítékban kell elhelyezni. 20 Az iratokat időrendi sorrendben kell betenni az iratborítóba. Ha a közjegyző az ügy összes iratát felterjeszti a bírósághoz, vagy azokat időlegesen más hatóságnak küldi meg, pótborítékot kell készíteni. 19 Levéltári rendelet 3., KÜSZ

20 Az iratborítékot a rendszeresített nyomtatvány adatainak megfelelően kell kitölteni. 21 Így szerepel rajta többek között az ügy száma, érkezésének ideje, az ügyben szereplő(k) neve stb. Azokban a hagyatéki ügyekben, amelyeknek az iratai között végintézkedés található, az iratborító végintézkedés rovata mellett V jelzést kell alkalmazni. Az iratboríték első oldalán fel kell tüntetni a beszerzett, szerelt vagy egyesített ügyek számát. Ha az irathoz írásbeli magánokiratba foglalt végintézkedést vagy más olyan iratot mellékeltek, amelynek szakértői megvizsgálása válhat szükségessé, ezt az iratot páncélszekrényben vagy tűzbiztos lemezszekrényben külön kell őrizni, az iratok között pedig el kell helyezni a végintézkedés vagy más fontos irat hiteles másolatát. 22 Az iratok leadásához feltétlenül szükséges, hogy az anotes-ban azok fizikai holléte (egyesítés, szerelés stb.) egyértelműen és szabályosan jelölve legyen. FONTOS! A január 01. napjával, az anotes-ra való áttéréskor a közjegyzői ügyvitel szabályairól szóló 37/2003. (X. 29.) IM rendelet (KÜSZ) akkor hatályos szövegezése értelmében a folyamatban lévő ügyeket új számra át kellett iktatni. A kézi lajstrom lezárása 34. (1) A kézi lajstromot minden év utolsó munkanapján le kell zárni. (2) A kézi lajstrom lezárása után át kell vezetni a korábbi évekből még folyamatban maradt ügyeket. Ez annyit jelentett az irodák számára 2009-ben, hogy a január 01. napján folyamatban volt korábbi évkörök ügyeit 1. fel kellett rögzíteni az anotes-ba mint régi ügyet, 21 KÜSZ KÜSZ 25. (1) 20

21 2. be kellett fejezni az anotes-ban december 31. napjával, 3. szerelni kellett a 2009-es, új ügyszámhoz. Ezen 2009-es új ügyszám érkezési ideje legkorábban január 01. napja lehetett. (Amennyiben a korábbi év tényleges érkezésének dátumát adták meg, úgy az nem jelenik meg a évi ügyek listájában.) A végzés kijavítása, kiegészítése a KÜSZ-ben írtak szerint történjen: Ha a közjegyző a végzés kijavítását rendeli el, a végzés eredeti példányán a hibás szöveget át kell húzni úgy, hogy az eredeti szöveg az áthúzás után is olvasható maradjon, és a megjelölt rész mellett a lap szélén fel kell tüntetni a kijavító végzés számát, valamint ha van elég hely, a helyes szöveget. A feljegyzéseket keltezéssel ellátva a közjegyző aláírja. A kijavító végzést mind a határozat eredeti példányára, mind a kiadmányokra rá kell vezetni. Ha ez nem lehetséges, a külön íven megszövegezett kijavító végzést hozzá kell erősíteni a végzés eredeti példányához és a kiadmányokhoz. Ha a végzés hibás kiadmányát valamelyik érdekeltnek már kézbesítették, részére a kijavító végzést is kézbesíteni kell. A végzés kiegészítése külön határozattal történik. 23 A kiegészítés tényét és a kiegészítő végzés sorszámát a kiegészített határozaton fel kell tüntetni. FIGYELEM! A nemperes ügyek előkészítésekor nem csak a hagyatéki ügyekről beszélünk! Nemperes ügy alatt minden, a közjegyzői nemperes eljárásokról szóló évi XLV. tv. és a KÜSZ 1. (1) bekezdésében felsorolt ügy értendő KÜSZ a) hagyatéki ügyek intézése, c) előzetes bizonyítás, d) igazságügyi szakértő kirendelése, e) értékpapír és okirat semmissé nyilvánítása, f ) a zálogjogi nyilvántartásban lévő bejegyzés módosítására vagy törlésére irányuló eljárás, g) a bejegyzett élettársi kapcsolat megszüntetésére irányuló eljárás, h) az Élettársi Nyilatkozatok Nyilvántartásának vezetésével kapcsolatos eljárás, 21

22 Minden nemperes ügyet egyként kezelve, az anotes adta ügyszámok sorrendjében kell kezelni és levéltárba adni. FONTOS! A MOKK 2015/13. választmányi határozata szerint, amennyiben a hitelbiztosítéki nyilvántartás részletes szabályainak megállapításáról szóló 18/2014. (III. 13.) KIM rendelet 17. (1) bekezdésében előírt hitelbiztosítéki nyilatkozat 5 éves őrzési idején belül a közjegyző szolgálati viszonya megszűnik, a közjegyző ezeket a nyilatkozatokat köteles a jogutód közjegyző részére átadni. Ezen nyilatkozatokat egyebekben a közjegyző 5 évig köteles őrizni Okiratok előkészítése A közjegyzői okiratok esetében az előkészítésnek ki kell terjednie 25 az okiratok részletes ellenőrzésére annak érdekében, hogy azok összefűzve, aláírva (2014. március 15. napjáig ellenjegyezve), a hivatali körbélyegző lenyomatával ellátva kerüljenek a levéltárba. Kizárólag az eredeti okiratot, a pótolt okiratot, az okirathoz fűzött kötelező mellékleteket és az okirathoz tartozó, hozzátűzött utóiratokat (különösen a kijavító végzést, kérelmeket és tanúsítványokat) lehet a levéltárba átadni, műanyag vagy más védőborító nélkül. Az egyéb i) a közjegyző végzése ide nem értve a fizetési meghagyásos eljárásban és a fizetési meghagyás végrehajtása, biztosítási intézkedés elrendelése iránti eljárás során hozott végzéseket, a közjegyző által jóváhagyott egyezség, a közjegyző díjjegyzéke és a közjegyzői okirat, valamint az európai fizetési meghagyás végrehajtásának elrendelésével kapcsolatos eljárás, j) az európai fizetési meghagyásos eljárás, k) hitelbiztosítéki nyilvántartásba bejegyzett jogosult vagy kötelezett jogutódjának megállapítására irányuló nemperes eljárás, l) a házassági és az élettársi vagyonjogi szerződések elektronikus nyilvántartásába történő bejegyzésére és a bejegyzett vagyonjogi szerződés módosítása, törlése, megszüntetése vagy megszűnése tényének bejegyzésére irányuló nemperes eljárás, m) a Polgári Törvénykönyvről szóló évi V. törvény 6:56. -a szerinti közjegyzői letéti eljárás (a továbbiakban: teljesítési letéti eljárás), n) a közgyűjteményben elhelyezett dologra vonatkozó valószínű öröklési jogcím igazolására irányuló eljárás során a közjegyzők ügyvitelére terjed ki. 25 Levéltári rendelet 4. 22

23 mellékelt iratokat és munkaanyagokat (mint pl. a szerződéstervezetet, tulajdoni lapot és cégkivonatot) a levéltár nem veszi át. A július 15. napjával kötelezővé tett, okiratszerkesztési eljárásra vonatkozó kérelmet az okirathoz kell fűzni. A közjegyzői okiratokat évenkénti bontásban, ügyszám szerint növekvő sorrendbe kell rendezni, és gondoskodni kell arról, hogy csomagolásuk alkalmas legyen a sérülésmentes szállításra. Az átadónál esetlegesen külön kezelt végintézkedéseket és a végintézkedéssel kapcsolatos közokiratokat így különösen a végrendelet visszavonását tartalmazó nyilatkozatot, továbbá a külön kezelt közjegyzői letéteket nem kell visszasorolni az ügyszám szerinti helyükre, hanem azok külön sorozatba rendezve is leadhatók a levéltárba. Amennyiben az előkészítés során az átadó közjegyző az eredeti okirat hiányával szembesül, a levéltár a következő eljárást folytatja le: a Kjtv (2) bek. alapján hiánypótlási eljárás keretében bekéri az ügyféltől az okirat hiteles kiadmányát, annak alapján speciális hiteles másolatot készít, majd azt helyezi el pótolt okiratként az eredeti helyén, tehát a probléma orvosolható. Ha egy ügyszámon véletlenül két ügy jött létre (a gyakorlatban ez még az anotes nyilvántartás esetében is előfordulhat, a megoldást lásd a pontban!) és esetleg az egyik nem szerepel az ügykönyvben, az átnézés arra is jó alkalom, hogy a nyilvántartó könyv javításra kerüljön és természetesen az átadási jegyzékben is szerepeltetni kell mindkét okirat adatait. Az ún. dupla ügyszámok az okiraton és az iratjegyzékben, az ügykönyvben is legyenek megkülönböztető jelzéssel ellátva! 23

24 3.3. Hitelesítő könyvek, bekötött aláírói lapok előkészítése A hitelesítő könyvek, majd az azt felváltó aláírói lapok előkészítése nem kíván különösebb teendőt. A hitelesítő könyv esetén ellenőrizni kell, hogy megvan-e benne a területi kamara által leigazolt nyitás és zárás. Szükség esetén ezt pótolni/ pótoltani kell. A hitelesítő könyvet évenkénti rendszerezésben kell átadni a levéltár részére. Az aláírói lapokat szintén évenkénti bontásban, összefűzve kell átadni, oldalszámozásuk sorrendjében. Az egyéb segédkönyvek (tárgyalási jegyzék, tárgyalási napló stb.) leadására nincs jogszabályi előírás. A szolgálati viszony megszűntével viszont célszerű ezeket is a levéltárba adni, ahol a közjegyző iratai mellett lesznek tárolva Egyéb eszközök (bélyegzők, igazolványok, aláírói kártyák stb.) előkészítése A szolgálati viszony megszűnése esetén van jogszabályi lehetőség a bélyegzők, egyéb eszközök és igazolványok levéltári leadására. A levéltár csak a közjegyző körbélyegzőjét veszi át, egyéb bélyegzőket így a fejbélyegzőt, iktató-/érkeztetőbélyegzőket nem. A közjegyzői igazolványt is le kell adni, a közjegyzőhelyettesi, közjegyzőjelölti igazolványt és a MOKK székházi beléptetőkártyát viszont a MOKK központjának kell átadni, az a MOKK anyagához tartozik, nem az átadó közjegyző levéltári anyagához. A közjegyző elektronikus aláírását létrehozó eszközt, a közjegyzői e- szigno-kártyát szintén le kell adni. 24

25 A levéltárban az érvénytelenített bélyegzőket, a közjegyzői elektronikus aláírást létrehozó érvénytelenített eszközöket, továbbá a bevont igazolványokat (továbbiakban együtt: eszközök) az iratoktól elkülönítve kell őrizni a közjegyzők és kamaráik egységes iratkezelési szabályzata és irattári terve alapján meghatározott ideig, ezt követően megsemmisítésük iránt kell intézkedni FMH és FMH VH papíralapú iratainak előkészítése A közjegyzőnél fizetési meghagyásos ügyben keletkezett, papíralapú iratokat a közjegyzői irodában vezetett irattárban, ügyszám szerinti sorrendben, a KÜSZ szabályai szerint kell őrizni. 27 Szintén a KÜSZ előírásainak megfelelően, iratborítót kell készíteni a papíralapú fizetési meghagyásos ügyekhez. Csak és kizárólag papíralapú beadvány érkezése esetén kell iratborítót készíteni, az FMH-rendszerből kinyomtatott egyéb munkaanyagokat a levéltárba nem lehet leadni, azokat leadás előtt selejtezni kell az iratborítóból. A fizetési meghagyásos ügyben a közjegyzőnél keletkezett papíralapú iratokat az ügy befejezésétől számított két év elteltével a MOKK Közjegyzői Levéltárban kell elhelyezni. Az átadásra kerülő iratokat rendezetten, segédletekkel együtt, két példányban elkészített jegyzékkel, valamint az azt tartalmazó adathordozóval kell átadni a Közjegyzői Levéltárnak A MOKK választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján átadásra kerülő iratok előkészítése Lásd a 6. pontban leírtakat! 26 Levéltári rendelet a fizetési meghagyásos eljárás, a fizetési meghagyás végrehajtásának elrendelése során érvényesülő ügyviteli és iratkezelési szabályokról szóló 28/2010. (V. 12.) IRM rendelet 22. (1) 25

26 4. Átadási jegyzék/iratjegyzék, valamint névmutató elkészítése, tartalmi követelmények A levéltár a közjegyzői levéltári anyagot a közjegyzők által külön jogszabály alapján vezetett elektronikus vagy papíralapú közjegyzői ügynyilvántartás alapján, elektronikusan előállított és elektronikusan kereshető szövegformátumban elkészített iratjegyzékkel, névmutatóval, hagyatéki ügyek esetén a végintézkedések jegyzékével kiegészítve (a továbbiakban együtt: átadási jegyzék) veszi át. 28 Az átadási jegyzéknek az átadott évkörre/tárgyévre vonatkozóan az elektronikus vagy papíralapú közjegyzői nyilvántartásba felvett minden ügy adatait tartalmaznia kell. Az átadási jegyzéken a vonatkozó ügyszámnál fel kell tüntetni, ha az eljárás még folyamatban van, vagy már befejezett, de még intézkedést igényel, és ezért az okirat vagy irat a közjegyzőnél marad. Az átadásra kerülő iratokat rendezetten, segédletekkel együtt, három példányban elkészített jegyzékkel és egy példányban elkészített névmutatóval kell átadni a bírósági irattárnak vagy a MOKK Közjegyzői Levéltárnak. 29 Az átadási jegyzékeken és névmutatókon fel kell tüntetni a közjegyző nevét és a közjegyző székhelyének a MOKK által megállapított azonosító számát. 30 Az egyes átadási jegyzékek elkészítése az ügyek típusától és keletkezésük időpontjától függően eltérően alakul. A jelenleg hatályos jogi szabályozás szerint az iratjegyzékek tartalmi elemei: 28 Levéltári Rendelet 6., hatályos: X. 01-jétől 29 KÜSZ 50. (4) 30 KÜSZ 9. 26

27 A közjegyzői okiratok esetén az iratjegyzék adatai a következők: 31 a) az iratjegyzéki sorszám, b) a közjegyzői okirat ügyszáma, c) az ügyfelek neve, d) a közjegyzői okirat készítésének időpontja, e) az ügy tárgya, f) a levéltárba adás időpontja, g) megjegyzés. Nemperes iratok esetén az iratjegyzék adatai a következők: a) iratjegyzéki sorszám, b) a közjegyzői ügy száma, c) az örökhagyó (kérelmező) neve és lakóhelye, d) az ügy tárgya, e) az ügy befejezésének ideje, f ) az irattárba helyezés napja. 32 Hagyatéki ügyben kihirdetett végintézkedések esetén az iratjegyzék adatai a következők: A közjegyzői ügyek nyilvántartásában a végintézkedések alábbi adatait kell rögzíteni: a) a végintézkedés keltének idejét és ha az az okiratban szerepel a helyét, b) a közokiratba foglalt végintézkedés ügyszámát, c) a végintézkedés kihirdetésének idejét. A közjegyző a végintézkedésekről azoknak a MOKK levéltárába való átadása céljából a közjegyzői ügyek nyilvántartása útján (anotes!) jegyzéket készít. A végintézkedések jegyzéke az adatokat a hagyatéki ügy ügyszám szerinti sorrendjében, évente 1-gyel kezdődő 31 Levéltári rendelet KÜSZ 48. (3) 27

28 sorszámmal tartalmazza, tehát nem az irodához való érkezés vagy a hagyatéki tárgyalás/kihirdetés napja szerinti sorrendbe kell rendezni. A végintézkedések jegyzéke a fenti adatokon túl a hagyatéki ügy ügyszámát, a végintézkedő nevét és lakóhelyét is tartalmazza. 33 A kihirdetett végintézkedéseket a tárgyév hagyatéki iratainak a bírósági irattárba vagy a MOKK Közjegyzői Levéltárba való átadásakor e jegyzék egy példányával kell az irattár részére átadni. Az iratjegyzékek elkészítése, formája az egyes időszakok szerint január 1-je előtt keletkezett iratanyag esetén Az évekre vonatkozóan több megoldás lehetséges, a közjegyző választása szerint az iratjegyzéket elektronikusan: word vagy excel táblázatban, illetve az anotes segítségével kell elkészíteni. Az iratjegyzéket és névmutatót főszabály szerint az anotes nyilvántartás segítségével kell elkészíteni: a Levéltári funkció mindkét listát gyorsan és pontosan állítja elő, a as időszakra vonatkozóan a KDL adatok migrálásával (sok irodában ez már megtörtént), illetve az anotes programban szereplő Régi ügy rögzítése funkció segítségével. Migrált adatok esetén azokat össze kell vetni a tényleges állapottal, mivel esetleg szükség lehet javításokra, kiegészítésekre; vagy a levéltár által rendszeresített, a jogszabályi előírásoknak megfelelő adattartalmú word vagy excel formátumú iratjegyzéket lehet elkészíteni, azzal együtt kell irattárba adni az iratokat előtti ügyekhez kapcsoló iratjegyzék esetében nagyon fontos, hogy az ne csak az okiratok alapján, hanem az eredeti ügykönyvön végighaladva készüljön, csak így lehet ugyanis nyomon követni, ha létre nem jött/meghiúsult, esetleg később leadandó vagy fel nem lelhető okirat esete vár megoldásra az iratjegyzéken ezeknek az adatoknak is szerepelniük kell. 33 KÜSZ 25. (2) 28

29 Amennyiben tehát az okiratkészítés során az ügy meghiúsult, úgy azt is fel kell venni az átadási jegyzékbe, és a megjegyzés rovatban IRATJEGYZÉK közjegyzői okiratok levéltári átadása év közjegyző neve: dr. XXXXXX; székhelye: Budapest XXX ker. azonosító szám: 1101XXXX Sorszám Ügyszám Elkészítés Ügyfél/ügyfelek neve Ügy tárgya Levéltárba Megjegyzés ideje adás időpontja / BALOGHNÉ VÁGVÖLGYI Tartozáselismerő ZSUZSANNA született nyilatkozat VÁGVÖLGYI ZSUZSANNA / GULYÁS GYÖRGY GÉZA Tartozáselismerő nyilatkozat / BARABÁS MIKLÓS JÓZSEF Tartozáselismerő nyilatkozat / ZSÉDELY RITA Tartozáselismerő nyilatkozat / HENNYEI KÁLMÁN Tartozáselismerő nyilatkozat / GÖNCZI GÁBOR, Tartozáselismerő KISS JÁNOS nyilatkozat / TROMPOS LÁSZLÓ PÉTER, Tartozáselismerő TROMPOS LÁSZLÓ PÉTERNÉ, nyilatkozat született BARTÓK OLGA / GÁL BALÁZS JÓZSEF, Tartozáselismerő GÁL JÓZSEFNÉ született nyilatkozat GYARMATI ANGÉLA / VARGYASI ANNAMÁRIA, Tartozáselismerő született WELSCH ANNA nyilatkozat / KÁLÓCI EDIT, Tartozáselismerő KALÁNYOS LAJOS / PANDUR BEÁTA született Tartozáselismerő CSERNOVSZKI BEÁTA, PANDUR GYÖRGY, PANDUR GYÖRGYNÉ született BABIRÁK ANNA MÁRIA / VARGA ANTALNÉ született Tartozáselismerő RAVASZ NÓRA nyilatkozat / KÁROLY JÓZSEFNÉ született Tartozáselismerő DÁNYI ETELKA, nyilatkozat KÁROLY JÓZSEF / OTT ATTILA Meghatalmazás / CSIKÓS VILMOSNÉ született Tartozáselismerő VÁRADI ANETT, CSIKÓS VILMOS / SZÁVA LÁSZLÓ KÁLMÁN Tartozáselismerő SZÁVA LÁSZLÓ KÁLMÁNNÉ nyilatkozat született BURI IBOLYA 29

30 NÉVMUTATÓ közjegyzői okiratok levéltári átadása év közjegyző neve: dr. XXXXXX; székhelye: Budapest XXX ker. azonosító szám: 1101XXXX Sorszám Ügyfél/ügyfelek neve Ügyszám Elkészítés Ügy tárgya Levéltárba Megjegyzés ideje adás időpontja ABA-KŐ Bányászati Korlátolt Fele-206/ Tartozáselismerő lősségű Társaság képviseletében nyilatkozat SZATMÁRY GÁBOR ÁBEL BRIGITTA 278/ Tartozáselismerő nyilatkozat ÁCS ANIKÓ 1382/ Tartozáselismerő nyilatkozat ÁCS KÁROLY 503/ Tartozáselismerő nyilatkozat ÁDÁM VIKTOR 368/ Adásvételi szerződés ÁDÁM ZITA 368/ Adásvétel szerződés ADAMSKY SÁNDOR 181/ Tartozáselismerő nyilatkozat ADAMSKY SÁNDORNÉ született 181/ Tartozáselismerő JÁRÓKA MAGDOLNA nyilatkozat AGÓCS TAMÁS FERENC 607/ Tartozáselismerő nyilatkozat AGONÁS KATALIN BEATRIX 265/ Tartozáselismerő nyilatkozat AGONÁS PÁL 265/ Tartozáselismerő nyilatkozat AGONÁS PÁL LÓRÁNTNÉ szüle- 265/ Tartozáselismerő tett VÁRSZEGI KLÁRA MÁRTA nyilatkozat ALAKSZAI ANDRÁS 812/ Tartozáselismerő nyilatkozat ALAKSZAINÉ DOHÁNY EDIT 812/ Tartozáselismerő született DOHÁNY EDIT nyilatkozat ALBÓCZI LÁSZLÓ 159/ Tartozáselismerő nyilatkozat ALBÓCZI MARCELL 159/ Tartozáselismerő nyilatkozat szerepeltetni kell a meghiúsult jelleget. (A Levéltár funkció a meghiúsult ügyeket feltünteti a jegyzéken.) Az ügy meghiúsulását az ügykönyvnek is tartalmaznia kell. 30

31 január 1-je után keletkezett iratanyag esetén A MOKK 2012/6. számú választmányi határozata szerint A január 1. napját követően keletkezett iratok vonatkozásában az anotes programból kell az iratjegyzéket és a névmutatót elkészíteni. A Levéltár funkció használatának leírása, a régi ügyek rögzítésének menete, továbbá nemperes iratok esetén az iratok hollétére és rögzítésükre (egyesítés, szerelés, megküldés stb.) vonatkozó tájékoztatók elérhetőek a MOKK honlapján (a php), illetve kérés esetén a MOKK levéltár szintén rendelkezésre tudja bocsátani ezen munkaanyagokat. Az iratjegyzékek előállítását megelőzően célszerű évkörellenőrzést végezni az anotes-ban, ahol látszanak a javítandó hibák. Azoknál az ügyeknél, amelyek nem kerülnek leadásra a levéltár részére (pl. folyamatban lévő ügyek, melyeket a tartós helyettesnek adnak át), a levéltárba adás időpontja helyén Közjegyzőnél marad feliratnak kell szerepelni. FONTOS! Az anotes-ban a megjegyzés vagy a tárgy részletek rovatban írt bejegyzések az iratjegyzéken nem láthatóak. Ezen bejegyzések csak az iroda számára adnak útbaigazítást. A végintézkedést a megfelelő menüpont alá kell rögzíteni, az iratok hollétét szintén a műveletek menü megfelelő funkcióját kiválasztva kell beírni, ez esetben meg fog jelenni az iratjegyzéken is mindez. A beszállítási időpont egyeztetése után a levéltárba adás tervezett dátumát kell beírni az iratjegyzékbe, a levéltárba adás megtörtént funkció alkalmazása csak a tényleges beszállítás alkalmával, az átvevő levéltáros jelenlétében javasolt FMH és FMH VH papíralapú iratai esetén A leadáshoz szükséges iratjegyzék adataihoz a következőképpen lehet hozzájutni: 31

32 2015. január 8-ától az FMH-rendszer továbbfejlesztése eredményeként az iratjegyzék és névmutató táblázatok közvetlenül letölthetőek az FMH felületről. Az iratjegyzékek az Információk főmenü Letöltések almenüjében érhetők el, éves bontásban. A táblázatok a letöltéskori állapotot tükrözik, tehát a letöltést követően csatolt mellékleteket tartalmazó ügyek adatai csak akkor kerülnek a listába, ha ismételten letöltik az adott év iratjegyzékét. Az iratjegyzék-táblázatok tartalmazzák mind a papíralapú kérelemmel indult FMH és FMH VH, mind pedig a szkennelt papíralapú beadványokat tartalmazó ügyek listáját és a névmutatókat. Tartalmazza a lista továbbá azokat az ügyeket is, amelyek önálló jegyzőkönyvvel indultak és a rendszerben tárolt adatok szerint papíralapú mellékletük is van (szkennelésre kerültek a rendszerbe). A letöltött adatokat kell bemásolni a MOKK Közjegyzői Levéltár által rendszeresített iratjegyzékminta kék színnel jelzett oszlopaiba, majd egyeztetni kell az adatokat a közjegyzőnél található papíralapú iratokkal. Kérés esetén a MOKK Közjegyzői Levéltár rendelkezésre tudja bocsátani ezen mintát IRATJEGYZÉK FMH VAGY FMH VH ügyek papíralapú iratainak levéltári átadásához (az iratjegyzékeket külön kell elkészíteni FMH-ra és FMH VH-ra) év közjegyző neve: székhelye: székhelyazonosító száma: 5 Ügyfél/ Sorszám Ügyszám Ügy tárgya ügyfelek neve 6 Ügyfél/ügyfelek címe Irányítószám Helység Utca, házszám Ügy befejezésének ideje Levéltárba helyezés ideje/ közjegyzőnél marad Megjegyzés Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki Közjegyző tölti ki 32

33 Az iratjegyzékminta megfelelő oszlopaiba kell beilleszteni a letöltött jegyzék odaillő oszlopát/oszlopait. A letöltésben van pozíció (jogosult/kötelezett) megnevezés is mivel ilyen oszlop nincs az iratjegyzékmintában, így ez nem másolandó. Ami közjegyző tölti ki felirattal szerepel, azt valóban a közjegyző tölti ki. Az egyik ilyen a levéltárba adás dátuma (amikor már ismertté válik), a másik pedig a Megjegyzés rovat, ahová tetszőlegesen be lehet írni azt, amit a közjegyző célszerűnek tart (pl. ha egy papíralapú beadvány kapcsolódik az FMH-hoz és a VH-jához is, akkor csak az egyik mappájába lehet betenni az eredeti iratot, míg a másikban másolat lesz, amire utalni lehet a megjegyzés rovatban.) Figyelni kell rá, hogy az FMH-rendszerből letöltött lista csak azon ügyeket tartalmazza, amelyeknél érzékeli a rendszer, hogy valamit felszkenneltek, azaz nem fogja hozni azokat az ügyeket, ahol írásbeli kérelmet terjesztett elő az ügyfél (beadta az irodába a kitöltött kérelmet és mellékelte a befizetett csekket). Ezeket általában nem szkennelték fel az irodákban, viszont papíralapú beadványnak számítanak. Az iratjegyzékben ezen ügyek számára a megfelelő helyre be kell szúrni a megfelelő számú sort. A letöltött lista az ügyben szereplő felek száma szerint épül fel, így annyi sort hoz egy-egy ügyszámhoz, ahány jogosult és kötelezett van az adott ügyben (ezért van legalább 2 sor minden ügynél, hiszen minimum van egy jogosult és egy kötelezett). FIGYELEM! Az FMH-rendszerből lekért lista 1-es sorszámmal kezdődően tartalmazza az adott év FMH, majd FMH VH illetve ÖJ (önálló jegyzőkönyv lásd költségfeljegyzési kérelem előterjesztése) ügyeit. Az iratjegyzéket évenként és típusonként kell elkészíteni, azzal, hogy az úgynevezett ÖJ-s ügyek valamelyik lista végén kapjanak helyet. Magyarán: évente két iratjegyzék készül, akár külön excel táblázatban, akár egy excel táblázaton belül, külön munkalapon. Ehhez külön kell választani az FMH-listát az FMH VH-listától, és valamelyiknek a végére kell kerülnie az ÖJ-s ügyek listájának. Ezt követően nyilván az ÖJ-s és VH-s ügyek sorszámozása már nem 1 -essel fog kezdődni. 33

34 A KÜSZ ugyan nem írja elő, hogy az iratjegyzék sorszámának 1 -es sorszámmal kellene kezdődnie, csak iratjegyzéki sorszám -ot említ. Azonban az iratjegyzék sorszáma jelzi a leadásra kerülő akták darabszámát is. Célszerűen: vagy jegyzékenként át kellene sorszámozni az FMH VH ügyeket 1 -es sorszámmal kezdődően (figyelemmel arra, hogy 1 ügyhöz több, minimum 2 sor tartozik, annyi, amennyi szereplő van az ügyben), vagy az egyes jegyzékek végére oda kellene írni, hogy ténylegesen mennyi akta kerül leadásra. Az ÖJ (önálló jegyzőkönyves) adatoknál az FMH-rendszer sajnos nem hozza az ügyféladatokat. Ezekre egyenként, az ügyszám alapján rá kell keresni, és az iratjegyzékek megfelelő rovatait ki kell tölteni, ki kell egészíteni a hiányzó adatokkal. 34

35 5. Átadás-átvételi eljárás Iratjegyzék előzetes megküldése a levéltárnak Mind az okiratokhoz, mind a nemperes iratanyaghoz, valamint a fizetési meghagyásos ügyek irataihoz készített iratjegyzékeket akár word/ excel táblázatban, akár az anotes rendszerből generáltan kerültek előállításra, célszerű előzetesen ben átküldeni a területileg illetékes közjegyzői levéltár részére. A MOKK Közjegyzői Levéltár öt területi levéltárral (Budapest, Győr, Debrecen, Pécs és Szolnok) rendelkezik, az egyes területi kamarák illetékességéhez igazodva. Ezek elérhetősége a következő: A levéltár munkatársai nyilvántartásba veszik, majd a kapcsolódó iratanyag tényleges ismerete nélkül átnézik az átküldött jegyzékeket. Ekkor lehetőség van a típushibák észlelésére. Amennyiben ilyen hiányosságok kerülnek felszínre, azok korrigálására hívják fel az irodát: nézzék át az észrevételeknek megfelelően a rendelkezésükre álló iratanyagot, javítsák a rendelkezésükre álló iratokkal egyezően, illetve hozzák összhangba az anotes programmal. Az ezen művelethez szükséges ügyviteli megoldási javaslatokat a levéltár tájékoztatásul megadja. Amennyiben az előzetesen átküldött iratjegyzéket az anotes-ból generálták, úgy a valós hiányosságok javítását követően az iratjegyzéket és névmutatót ismételten elő kell állítani a közjegyzői nyilvántartó programból Levéltári anyag beszállítása A beszállítás előre egyeztetett időpontban és módon történik. A beszállítás alkalmával a levéltár a számbavételre átvett levéltári anyagról átvételi elismervényt ad az átadónak vagy az átadás céljára 35