Kiküldetési szabályzat

Átírás

1 Nemesvámos-Veszprémfajsz Községek Körjegyzősége Kiküldetési szabályzat (B-12) Jóváhagyta Nemesvámos Község Önkormányzata Veszprémfajsz Község Önkormányzata Veszprémfajsz Község Német Nemzetiségi Önkormányzata./2012. /2012. /2012. szám alatt.

2 I. ÁLTALÁNOS RÉSZ Nemesvámos Község Önkormányzata, Veszprémfajsz Község Önkormányzata, Veszprémfajsz Község Német Nemzetiségi Önkormányzata, Nemesvámos és Veszprémfajsz Községek Körjegyzősége, a Petőfi Sándor Általános Iskola és a Napköziotthonos Óvoda mint államháztartási szervek (a továbbiakban: költségvetési szerv) a kiküldetések elrendelésének, lebonyolításának és elszámolásának szabályait a következők szerint határozom meg. A szabályzat célja, tartalma II. ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK A kiküldetési szabályzat készítésének célja, hogy biztosítsa a belföldi és külföldi kiküldetéssel kapcsolatos feladatok szabályszerű végrehajtásának rendjét. A szabályzat a kiküldetéssel kapcsolatban a következő feladatokhoz tartalmaz kötelező előírásokat: a kiküldetés elrendelése, a napi díjak megállapítása, elszámolása, a kiküldetéssel kapcsolatos költségek elszámolása. A szabályzat hatálya A jelen kiküldetési szabályzat személyi hatálya kiterjed a költségvetési szervvel munkaviszonyban, közszolgálati, közalkalmazotti jogviszonyban állókra, továbbá a választott tisztségviselőkre és önkormányzati képviselőkre. A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed: - belföldi kiküldetésre; valamint - külföldi kiküldetésre. A kiküldetés elrendelése A belföldi és külföldi kiküldetést a költségvetési szerv szervezeti felépítésének megfelelően, a munkáltatói jog gyakorlására jogosult vezető rendeli el. Az elrendelő személy határozza meg az utazás célját, időtartamát, költségtérítését és az ahhoz szükséges adatokat. A kiküldetést kezdeményezheti az elrendelő, de kezdeményezheti a kiküldetésbe rendelt alkalmazott is. Utóbbi esetben a kiküldetés elrendelése az arra jogosult személy szabad mérlegelésen alapuló döntésének függvénye. Kiküldetésnek minősül: 1. oldal, összesen: 6

3 az alap, kisegítő, kiegészítő, vállalkozási tevékenységgel kapcsolatos kirendelés, határon belüli és határon túli együttműködési szerződésen alapuló cserekapcsolat, szakmai konferencián és kiállításokon való részvétel, tanulmányút, pályázat útján elnyert szakmai célú továbbképzés, ösztöndíj, belső ellenőrzési vizsgálat lefolytatása, egyéb. III. A BELFÖLDI KIKÜLDETÉSEK Belföldi kiküldetés a munkáltató által elrendelt, a munkaszerződésben rögzített munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzés. Kiküldetés elszámolása minden esetben a kereskedelmi forgalomban kapható Kiküldetési rendelvény hivatali, üzleti utazás költségtérítéshez B v.r.sz. formanyomtatványon történik. A belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolást a kiküldetés megkezdése előtt kell kitölteni, és azt a kiküldetést elrendelőnek alá kell írni. A bizonylat-nyomtatványt a szükséges mellékletekkel (közlekedési, szállás és egyéb költségekről szóló számlákkal) együtt kell a pénzügyi munkatárs II. munkakört betöltő dolgozónak leadni a kiküldetés befejezését követő 3 munkanapon belül, de legkésőbb az adott tárgynegyedév végéig. A belföldi kiküldetéshez a költségek finanszírozására előleg igényelhető, melyet az aláírt és megfelelően kitöltött kiküldetési utasítás és költségelszámolás nyomtatvány bemutatásával lehet igényelni, a kiküldetés megkezdését megelőző 3 munkanapon belül. A kiküldetési előleg esetleges többletét elszámoláskor a pénztárba vissza kell fizetni. Kiküldetési előleg folyósítása esetén további előleg csak abban az esetben igényelhető, ha a felvett előleggel a kiküldött hiánytalanul elszámolt. A kiküldetési előleg elszámoltatása során figyelemmel kell lenni a Pénzkezelési szabályzatában foglaltakra is. A belföldi kiküldetésben résztvevőt megillető költségtérítések 1. Ha az utazás vasúton történik, akkor a II. osztályú teljes-áru menetjegy téríthető, vagy 50 % kedvezmény tartalmazó I. osztályú menetjegy, valamint IC, vagy egyéb pótjegy téríthető. 2. Ha az utazás autóbuszon történik, akkor az utazás teljes költségét meg kell téríteni. 2. oldal, összesen: 6

4 3. Személygépkocsival történő utazás esetén a költségelszámolás alapja a Nemzeti Adó- és Vámhivatal honlapján található elszámolási módszer. Az alkalmazandó utazási és elszámolási módszert a kiküldetés elrendelésekor kell előre rögzíteni. Kiküldetés esetén az előző pontokon túlmenően a munkáltató köteles a munkavállaló számára megfizetni a kiküldetése során felmerülő szükséges és igazolt többletköltségeket. A belföldi hivatalos kiküldetéssel közvetlenül felmerülő, egyéb költségként számolható el: a kiküldetéssel kapcsolatban felmerülő helyi közlekedési költség, szállás költség, kizárólag a kiküldetés célja érdekében felmerült taxi költség, valamint a parkolási és egyéb költség. A belföldi kiküldetés során felmerült az egyéb költségtérítés közé tartozó költség közül azok, melyek a kiküldetési rendelvényen nem számolhatóak el, kizárólag az elrendelő szerv nevére szóló számla alapján számolhatók el. A kiküldetés során az üzleti megbeszéléseken, találkozókon felmerült étkezés kiadásait reprezentációs költségként, illetve a béren kívüli juttatásokra vonatkozó szabályok szerint számolhatják el. Nem számolható el napidíj, ha a távollét időtartama a 6 órát nem éri el, amennyiben a munkáltató a munkavállaló élelmezését a kiküldetés helyén biztosítja. Nem számolhatók el a belföldi hivatalos kiküldetés során a személyes szükséglet kielégítését szolgáló kiadások pl. orvosi költség, gyógyszer, ital, ruházat, stb. III. A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSEK Külföldi kiküldetés a belföldi illetőségű magánszemélynek a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében a Magyar Köztársaság területén kívüli (a továbbiakban: külföld) tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás. Külföldi kiküldetést az azt alátámasztó bizonylat alapján lehet elrendelni (pl. konferenciára történő meghívás, intézmény vezetése által történő meghívólevél, stb.). Ideiglenes külföldi kiküldetésnek minősül, ha az elrendelésben szereplő személy az önkormányzat tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében 30 napot meg nem haladó, egybefüggő időtartamú ideiglenes külföldi kiküldetést teljesít. Külföldi kiküldetés elszámolása minden esetben a kereskedelmi forgalomban kapható Külföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás B /új. számú formanyomtatványon történik. 3. oldal, összesen: 6

5 A kiküldetést teljesítő személyt napidíj illeti meg, valamint jogosult a kiküldetés során felmerülő szükséges és bizonylattal (számlával) igazolt többletköltségei utólagos megtérítésére. A kiküldetést teljesítő személy napidíja naptári naponként az elrendeléskor meghatározott összeg. A napi díj összegét a kiküldetés időtartama és a külföldön kapott ellátás figyelembevételével kell megállapítani. A kiküldetés tényleges időtartama az indulás és az érkezés tényleges időtartama között eltelt idő. A napidíj összege után a kiküldetést teljesítő személyt a hatályos jogszabályoknak megfelelően terheli adó- és járulékfizetési kötelezettség. A kiküldetést teljesítő személyt a napidíjon felül az alábbi költségtérítés illeti meg: - szállásköltség, - utazási költség, - járműhasználati költség, - betegség-, baleset- és poggyászbiztosítás díja, - a kiküldetéssel kapcsolatban közvetlenül felmerülő egyéb szükséges költség. Saját gépjármű használata esetén a kiküldöttet a mindenkori hatályos jogszabályoknak megfelelő, adómentes mértékű üzemanyag-, valamint járműhasználati költségtérítés illeti meg. Saját gépjármű csak a kiküldetést elrendelő előzetes engedélye alapján és érvényes casco biztosítással használható. A kiküldetés teljesítésének igazolására, a költségek elszámolásának engedélyezésére a kiküldetést engedélyező jogosult. A kiküldetés költségeinek elszámolása során csak a szükséges és a költségvetési szerv nevére és címére kiállított bizonylattal (számlával) igazolt költség téríthető meg. A külföldi kiküldetéssel kapcsolatos nyilvántartásnak tartalmaznia kell: - a kiküldetést teljesítő személy nevét, - a kiküldetés helyét (ország/város), - a kiküldetés időtartamát, - célját, - a felvett előleg összegét, - a kiküldetés során elszámolt (szükséges és igazolt) költségeket. 4. oldal, összesen: 6

6 IV. ZÁRÓRENDELKEZÉSEK Jelen Kiküldetési szabályzat a költségvetési szerv belső Szabályzatát képezi. A szabályzat módosításait a dokumentumok kezelésre vonatkozó eljárás alapján kell elvégezni. A szabályzatot az érintett munkavállalókkal ismertetni kell, s ennek tényét a 1.sz.melléklet-ben (Megismerési és tudomásulvételi nyilatkozat) rögzíteni kell. Jelen rendelkezés 20..-tól lép hatályba. Sári Judit körjegyző 5. oldal, összesen: 6

7 1. számú melléklet MEGISMERÉSI ÉS TUDOMÁSULVÉTELI NYILATKOZAT A szabályzatban foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. név beosztás kelt aláírás 6. oldal, összesen: 6