DUNAÚJVÁROSI FŐISKOLA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 DUNAÚJVÁROSI FŐISKOLA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 2015 Dunaújváros

2 IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 1. kiadás 2. módosítás 2 (46). oldal Dunaújvárosi Főiskola Szenátusa által /2015. ( ) sz. határozatával egységes szerkezetben elfogadva Hatályos: május kiadás 1. módosítás: /2015. ( ) sz. határozattal elfogadva Hatályos: július kiadás 2. módosítás: /2016. ( ) sz. határozattal elfogadva Hatályos: október 07. napjától

3 1. kiadás 2. módosítás 3 (46). oldal Tartalomjegyzék PREAMBULUM... 4 I. Általános rendelkezések A Szabályzat célja A Szabályzat hatálya, értelmező rendelkezések... 5 II. Iratkezelés Az iratkezelés szervezete Az iratok nyilvántartása Az iratok iktatása... 6 III. Beérkező küldemények kezelése A küldemények beérkezésével kapcsolatos feladatok, érkeztetés A küldemény felbontása A beérkezett és iktatott küldemények szétosztása Faxon, illetve -en érkezett irat kezelése IV. Kimenő küldemények kezelése A kimenő küldeményekkel kapcsolatos feladatok V. Iratok irattárba helyezése, későbbi használata Az iratok tárolása, az iratok irattárba helyezése Az iratok használata, kiadása VI. Iratok selejtezése és levéltárba adása A selejtezhető iratok meghatározása Az iratok selejtezése A selejtezés folyamata Az iratok megsemmisítése Az iratok levéltárba adása Záró rendelkezések sz. melléklet sz. melléklet... 18

4 1. kiadás 2. módosítás 4 (46). oldal PREAMBULUM A Dunaújvárosi Főiskola (továbbiakban: Főiskola) Szenátusa a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény, a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény, a 87/2015. (IV.9.) Korm. rendelet a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról, a 27/2014. (IV.18) KIM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről, a 13/2005 (X.27.) I rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005.(XII.29.) Korm. rendelet alapján az intézmény Iratkezelési Szabályzatát (továbbiakban: Szabályzat) az alábbiak szerint határozza meg: I. Általános rendelkezések 1. A Szabályzat célja (1) Jelen Szabályzat célja az iratok kezelésével kapcsolatos tevékenységek során az iratok keletkezésének, érkezésének, átvételének, nyilvántartásának, továbbításának, irattározásának, selejtezésének, valamint levéltárba adásának egységes elvek és eljárás szerint való szabályozása oly módon, hogy azok útja nyomon követhető, holléte pontosan megállapítható, visszakereshető legyen. (2) A Szabályzat részét képezi az Irattári terv (2. sz. melléklet), mely tartalmazza a Főiskola szervezeti egységenkénti bontásban a dokumentumok őrzési idejét. (3) Az iratkezelés alapelvei: a) egységesség elve: az iratkezelők eljárása, valamint az iratkezelés módja, azonos szempontok szerint pontosan meghatározott; b) ellenőrizhetőség elve: az iratkezelési folyamat minden szakaszában ellenőrizhető módon történik; c) iratok védelmének elve: az iratot bármilyen adathordozón a Főiskoláról kivinni csak indokolt esetben, előzetes bejelentést követően lehet oly módon, hogy annak tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg; d) visszakereshetőség elve: az iratkezelési folyamat minden szakaszában az irat holléte pontosan meghatározható;

5 1. kiadás 2. módosítás 5 (46). oldal e) zárt rendszer elve: az iratkezelési folyamat a nyilvántartási rendszer alkalmazásával következetesen és pontosan dokumentált. 2. A Szabályzat hatálya, értelmező rendelkezések (1) A Szabályzat hatálya a Főiskola valamennyi szervezeti egységére, az ezekben keletkező valamennyi iratra, beérkező és kimenő küldeményekre, továbbá a belső pénzforgalomban részt vevő iratok ügykezelésére, tárolására és selejtezésére egyaránt kiterjed. (2) Iratnak minősül minden, a Főiskola szervezeti egységeinél feladatuk ellátása során keletkezett írásos anyag szabályozó dokumentumok, feljegyzések (jegyzőkönyvek, szakdolgozat bírálatok, vizsga, - és eredménylapok stb.), kiegészítések, módosítások -, továbbá a beérkező és kimenő küldemények. (3) Küldemény: papír alapú irat vagy tárgy, továbbá elektronikus irat - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán, a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhető módon címzéssel láttak el. (4) Elektronikus irat: az elektronikus irat olyan elektronikus dokumentum, melynek funkciója az, hogy szöveget közöljön és más adat legfeljebb ennek illusztrálására, hatósági azonosítására (pl. fejléc) szerepel benne, illetve egyes digitális jeleket a szöveggel összefüggő informatikai funkciók megvalósítása érdekében, az olvasó számára nem is érzékelhetően tartalmaz. (5) Elektronikus dokumentum az elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes. (6) Metaadat: olyan azonosító vagy leíró adat vagy adatcsoport, amely az iratkezelési folyamat egyes részeihez, valamint a munkafolyamat elemeihez kerül generálásra, és az irathoz vagy ügyirathoz történő hozzárendelése és rögzítése által elősegíti az egyedi irat és ügyirat kezelését. (7) Elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról e rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttest. (8) Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek. (9) Jelen Szabályzat vonatkozásában iratkezelés szempontjából nem minősülnek iratnak a beérkezett újságok, prospektusok, szórólapok, közlönyök, szakmai folyóiratok.

6 1. kiadás 2. módosítás 6 (46). oldal II. Iratkezelés 3. Az iratkezelés szervezete (1) A Főiskola iratkezelésének és irattárazásának irányítása, illetve ellenőrzése a Kancellária Kabinetvezető feladata. (2) A Főiskola központi irattárát a Rektori Hivatal működteti, melynek felelőse a Rektori Hivatalvezető. A központi irattár irattárosát a kancellár bízza meg. (3) A központi irattár mellett az önálló szervezeti egységek területi irattárat működtetnek. (4) Az egyes szervezeti egységeknél az iratkezelési feladatokat a szervezeti egység vezetője által megbízott személy (irattáros) látja el. Az iratkezeléssel megbízott személyek részére írásbeli megbízást kell kiadni, melyből egy példányt a Kancellária Kabinet vezetőjének is el kell juttatni. 4. Az iratok nyilvántartása (1) Az iratokról a Főiskola megfelelő működése, az iratok visszakereshetősége, valamint az ügyintézés átláthatósága érdekében pontos és naprakész nyilvántartást kell vezetni oly módon, hogy az irat útja keletkezésétől vagy beérkezésétől kezdve annak selejtezéséig nyomon követhető legyen. (2) Az iratok nyilvántartása az iktatókönyv és az egységes irat- és dokumentumkezelő rendszer alapján történik. (3) Az egységes irat- és dokumentumkezelő rendszerbe felvitt iratokhoz való hozzáférést az ügyintézéshez szükséges személyek részére biztosítani kell. (4) A másodlatok nyilvántartási rendje megegyezik az iratok nyilvántartási rendjével. 5. Az iratok iktatása (1) Az ügyiratok iktatására tárgyév elején újonnan nyitott, előre nyomott, sorszámozott és hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatókönyvnek tartalmaznia kell az iratok azonosításához, az iratok hollétének megállapításához szükséges adatokat. Az iktatókönyvben tilos a felhasznált lapokat összeragasztani, az iktatóbélyegző-lenyomatát, vagy az iktatókönyvben feljegyzett adatokat tintával vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni.

7 1. kiadás 2. módosítás 7 (46). oldal (2) Az iratokat a beérkezés sorrendjében kell iktatni. Egy sorszámra csak egy ügy iktatható. Az iktatás során az egy ügyhöz tartozó iratok esetében az alszámokra tagolódó rendszert kell alkalmazni. (3) Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból a) az irat beérkezésének pontos ideje; b) az intézkedésre jogosult neve; c) az irat tárgya; d) az irat elintézésének határideje; e) az elintézés módja; f) az esetleges iratkezelési feljegyzések; valamint g) az irat megtalálási helye megállapítható legyen. (4) Téves iktatás esetén, illetve ha az iktató bélyegző-lenyomatán vagy az iktatókönyvben valamely adat helyesbítése szükséges, a téves bejegyzést tintával történő áthúzással kell érvényteleníteni, hogy az eredeti bejegyzés továbbra is olvasható maradjon. Ugyanakkor a Kezelési feljegyzések rovatban meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratanyagát mely számra iktatták át, illetőleg mely szervezeti egységnek adták át. (5) Az elektronikus iktatás lényegét tekintve nem tér el a hagyományos iktatási formától. Ennek megfelelően az elektronikus (számítógépes) érkeztetés, illetve iktatás esetén is szerepelniük kell az iratokon mindazon kezelési feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. A számítógépes nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket postakönyvek, kézbesítőkönyvek sem, melyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja (6) A Főiskolára beérkező valamennyi küldeményt, közönséges levél, visszaérkezett tértivevény az ügyintéző beiktatja az egységes irat- és dokumentumkezelő rendszerbe, majd kiszignózza a megfelelő szervezeti egységnek, személynek. Csomag küldeményt (amennyiben az nem iratokat tartalmaz) elegendő érkeztetni. (7) A Postázóban elhelyezett belső küldemények (iratok) azonosító adatait minden esetben kötelező az erre rendszeresített átvevő füzetben történő feltüntetni. (8) Az év utolsó napján a Kancellária Kabinet vezetőjének az iktatókönyvet az utolsó sorszámot követő aláhúzással, aláírással, keltezéssel és hivatalos bélyegző lenyomatával ellátva kell lezárni. III. Beérkező küldemények kezelése 6. A küldemények beérkezésével kapcsolatos feladatok, érkeztetés (1) Átvételi jogosultság az alábbi személyeket illeti meg: a) címzett vagy az általa megbízott személy; b) postai meghatalmazással rendelkező személy, vagy hivatali kézbesítő.

8 1. kiadás 2. módosítás 8 (46). oldal (2) A Főiskola részére érkező bármely küldeményt a postázóban a hivatali kézbesítő veszi át, minden esetben feltüntetve a) az átvétel időpontját; b) az átadó nevét nyomtatott formában feltüntetve; c) az átadó aláírását; d) az átvevő nevét nyomtatott formában feltüntetve; e) az átvevő aláírását. (3) Az átvevő feladata ellenőrizni a küldemény átvételére való jogosultságát a címzéssel való összevetés útján, a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét, továbbá az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét. (4) Abban az esetben, ha sérült, felszakadt borítékban érkező, vagy hiányos csomagolású iratot kézbesítenek, illetve adnak át, azt a Magyar Posta Zrt. a hivatali kézbesítőnek minden esetben jelzi, szükség esetén sértetlen borítékba helyezi. Amennyiben megállapítható, hogy a küldemény hiányos, arról a feladót írásban haladéktalanul értesíteni kell. (5) Téves címzés vagy egyéb okból helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy amennyiben ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. (6) A hivatali kézbesítő a hozzá beérkezett küldeményeket abban az esetben, amennyiben a borítékon nincs feltüntetve személy, illetve szervezeti egység, felbonthatja. Ha ekkor megállapítható a címzett (pl. belső levél címzése tartalmazza), akkor szervezeti egységek szerint csoportosítja, érkezteti, az ajánlott küldeményeket iktatja és továbbítja az érintettek felé. Ha a küldemény felbontása után sem állapítható meg a címzett, abban az esetben a Rektori Hivatal részére továbbítja azt, annak meghatározása céljából. (7) A hivatali kézbesítő az ajánlott, tértivevényes iratokat érkezteti az egységes irat- és dokumentumkezelő rendszerben az átvétel dátumának feltüntetésével, melyről minden esetben értesül a címzett a rendszer által küldött üzenetből. (8) Tértivevényes küldemények esetén a hivatali kézbesítő átvevő köteles biztosítani, hogy a tértivevény a feladó részére visszajuthasson. (9) Az átvevő füzet minden szervezeti egység erre rendszeresített tárolójában található. Az átvevő füzetben az átvétel tényét az adott szervezeti egység küldemények átvételével megbízott munkatársa aláírásával igazolja. Aláírásával az átvételt a szervezeti egység elismeri, ezt követően nem hivatkozhat a kézbesítés meg nem történtére, és amennyiben a kézbesített irat határidőt tartalmaz valamely jog gyakorlására vagy kötelezettség teljesítésére, a határidők számítása szempontjából is az átvétel dátuma lesz az irányadó. (10) Amennyiben a küldeményt arra jogosulatlan személy veszi át, vagy az átvételt követően derül ki, hogy arra nem volt jogosultsága, köteles ezt legkésőbb a következő munkanap elején az átvételre feljogosított személynek szervezeti egységnek átadni.

9 1. kiadás 2. módosítás 9 (46). oldal (11) A hivatali kézbesítő köteles utánküldés megjelöléssel haladéktalanul továbbítani azon szervezeti egységek részére érkezett küldeményeket Kézilabda Akadémia, Vízilabda Egyesület, melyek a központi címre érkeznek, azonban nem rendelkeznek székhellyel az intézményben. (12) A tévedésből, vagy illetéktelenül felbontott küldeményekre visszazárás után rá kell vezetni a Tévedésből felbontva záradékot és szignálni kell. (13) Amennyiben a postán érkezett iratok határidőben való beadásához nyilvánvalóan jogkövetkezmény fűződik, valamint azokban az esetekben, amikor a küldő neve, vagy címe csak a borítékról állapítható meg, a borítékot az irathoz csatolni kell. Ilyen esetben a boríték csak a selejtezés alkalmával semmisíthető meg. (14) A Postázóban a már csoportosított, hivatkozási számmal ellátott és ajánlott küldeményeket hivatkozási szám, illetve ajánlási ragszám szerint, a többit pedig a feladó neve szerint be kell vezetni az egyes szervezeti egységek átadókönyvébe. 7. A küldemény felbontása (1) A küldeményeket az arra felhatalmazott személy bonthatja fel. A küldeményt felbontáskor ellenőrizni kell, hogy hiánytalanul tartalmazza-e az iraton, illetve borítékon jelzett mellékleteket. Amennyiben az irat bármely jelzett melléklete hiányzik, ennek tényét írásban rögzíteni és a feladót haladéktalanul tájékoztatni kell. (2) A felbontást követően az iratot iktatóbélyegzővel lepecsételi, melyen szerepel az átvétel dátuma év, hónap és nap szerint, a megadott iktatószám, az irat ügyintézőjének neve, illetve hogy kik kapnak belőle másolatot. Az iraton továbbá jelezni kell, ha az melléklettel érkezett, azok számának egyidejű feltüntetésével. (3) Ezt követően az iktatókönyvbe és az egységes irat- és dokumentumkezelő rendszerbe ezeket az adatokat az adott felületen szintén fel kell tüntetni. 8. A beérkezett és iktatott küldemények szétosztása (1) A küldemények szétosztása, valamint iktató bélyegzővel való ellátása a szervezeti egységeknél történik. (2) Az iratkezelő az érkezett irathoz az egységes irat- és dokumentumkezelő rendszerben hozzáférést biztosít az elintézésére kötelezett személynek (szignálás), szükség esetén egy másolati példányt az ügyintézés céljából átad. Ezzel egyidejűleg utasítást kell adni az elintézés határidejére vonatkozóan. (3) Külön utasítás hiányában az ügyeket nyolc napon belül, hosszadalmasabb eljárást igénylő ügyek esetében lekésőbb harminc napon belül kell elintézni, kivéve, ha jogszabály másképp nem rendelkezik. Amennyiben a külső szervtől, illetőleg személytől érkező

10 1. kiadás 2. módosítás 10 (46). oldal megkeresés harminc napon, vagy az előírt határidőn belül nem intézhető el, ennek letelte előtt erről a körülményről és a várható időtartamról a küldőt tájékoztatni kell. (4) Az ügyintézésre továbbított iratok ügymenete tekintetében az ügyintéző köteles a kért iratot határidőre elkészíteni, a szükséges feladatokat elvégezni és az azt szignáló személynek további ügyintézésre - aláíratásra, postázásra - átadni, vagy meghatalmazás, esetén válaszként megküldeni a feladónak. (5) Az ügyintéző a válaszként elküldött dokumentumot köteles az egységes irat- és dokumentumkezelő rendszerben hozzáférhetővé tenni az iratkezelő részére. 9. Faxon, illetve -en érkezett irat kezelése (1) Amennyiben az irat telefaxon, vagy -en érkezik, arról olyan másolatot kell készíteni, amely tartósan a jogszabályban előírt ideig őrzi az irat tartalmát. (2) A faxon, illetve -en érkezett irat érkeztetésére, kezelésére, nyilvántartására, iktatására, tárolására egyebekben jelen Szabályzat szabályai az irányadóak. IV. Kimenő küldemények kezelése 10. A kimenő küldeményekkel kapcsolatos feladatok (1) Az irat kezelőjének a kimenő iratok postázását megelőzően ellenőriznie kell, hogy végrehajtottak-e minden, az aláíró, vagy meghatalmazottja által adott utasítást, a megkeresés megválaszolása valamennyi pontjában, teljes körűen megtörtént, továbbá az iratban utalt mellékleteket hiánytalanul tartalmazza. (2) A kimenő iratok formai követelményei tekintetében a Főiskola hivatalos iratainak tartalmaznia kell a fejlécben az intézmény nevét, logóját, a küldő szervezeti egység nevét, telefon- és faxszámát, központi címet, illetve az intézmény honlapcímét. (3) A címzett nevét és címét a levél bal oldalán, mellette jobb oldalon a küldő szervezeti egység iktatószámát, az irat ügyintézőjének nevét, és amennyiben a megkeresés tartalmazott a hivatkozási számot. (4) A címzés alatt a tárgy címszóban meg kell jelölni a levél tárgyát. (5) Tértivevényes iratok esetén az iratok típusától függően meg kell különböztetni a hivatalos iratot és hivatalos iratnak nem minősülő könyvelt iratot. A hivatalos iratként feladott küldeményt a posta kétszer kíséreli meg házhoz kézbesíteni. A küldemény kézbesítéséről minden esetben visszaigazolást küld a feladónak, azaz a tértivevényt visszakézbesíti. A hivatalos irat tértivevénye bizonyító erejű okiratnak számít. (6) A könyvelt küldeményként feladott irat (belföldi tértivevény) esetén dokumentált a feladás és az átvétel.

11 1. kiadás 2. módosítás 11 (46). oldal (7) A kimenő küldemények leadására munkanapokon 15 óráig van lehetőség a postázóban, ezt követően a hivatali kézbesítő lezárja az aznapi postát. V. Iratok irattárba helyezése, későbbi használata 11. Az iratok tárolása, az iratok irattárba helyezése (1) Mindenki, aki valamely iratot kezel, használ, tevékenysége során felelős azok védelméért és megőrzéséért a vonatkozó jogszabályok szerint. (2) Az iratokkal végzett tevékenység befejezését követően az iratokat az előírt tárolási ideig irattárban kell elhelyezni a megőrzési idő feltüntetésével. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni. (3) Az iratok elektronikus tárolásáért az irattárosok felelősek. (4) Csak olyan iratok tárolása megengedett, amely az adott állapotában időtálló. Azt az iratot, amely az előírt ideig történő tárolásra alkalmatlan, vagy más iratok sérülését okozhatja, le kell másolni. A másolatot az irattáros dátummal és aláírással hitelesíti. A nem normál papírra dolgozó telefaxon érkező iratokat mindig le kell másolni, és csak a hitelesített másolat (esetleg az eredetivel együtt) irattározható. (5) A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. (6) Az irattárba helyezés alkalmával az irattáros köteles ellenőrizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az irattáros hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak javításáról, pótlásáról. Ezt követően az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni az irattárba helyezés időpontját. (7) Az irattárba helyezett iratot minden esetben le kell zárni az egységes irat- és dokumentumkezelő rendszerben. (8) Amennyiben a későbbiekben újabb ügyirat érkezik, vagy keletkezik a már lezárt ügyben, úgy alszámos iktatással a főügyirathoz kapcsolható. Az egységes irat- és dokumentumkezelő rendszer korlátlan alszámos iktatási lehetőséget biztosít. (9) Az irattárba elhelyezett iratokról nyilvántartást kell vezetni az alábbiak dokumentálásával: a) Iratrendezők jegyzéke, melyet az irattár ajtaján (belül) kell jól láthatóan elhelyezni, ebben felsorolva, hogy mely főirattárolók és főszámok találhatóak az irattárban; b) Irattári tárolási jegyzék, az adott altárolókban és mappákban elhelyezett iratok listáját tartalmazza. (10) Az irattárban az iratokat folyamatosan számozott iratrendezőben kell tárolni. Az iratrendezőkről nyilvántartást kell vezetni az alábbiak szerint, melyet az irattáros aláírásával lát el és elhelyezi megbízása egy példányát:

12 1. kiadás 2. módosítás 12 (46). oldal Iratrendezők jegyzéke 1 : a) iratrendező száma; b) iratfajta neve, azonosítója; c) nyitó dátum; d) záró dátum; e) aláírás; f) megjegyzés; g) szekrény száma. (11) Minden iratrendezőnek tartalmaznia kell a nyilvántartás céljából egy Irattári tárolási jegyzéket, melyre fel kell vezetni az abban elhelyezett iratokat az alábbiak szerint: Irattári tárolási jegyzék 2 : a) iratrendező száma; b) tárolási ügykör megnevezése; c) megőrzési idő; d) tárolás kezdete; e) irat neve; f) azonosító; g) lapszám; h) irattáros aláírása. (12) Az Irattári tárolási jegyzéket az iratokkal együtt a selejtezésig meg kell őrizni. Az egyes iratrendezőkben a nyilvántartásra egyéb, a tartalmat egyértelműen tükröző feljegyzést is fel lehet használni. (13) Az iratrendezőkön fel kell tüntetni az iratrendező számát, a tárolt iratok irattározásának évét, valamint a bennük tárolt irat ügykörének jelét. (14) Az irattáros felelős az előírás szerinti irattári tárolásért és megőrzésért. A tárlóhelyiségnek vagy tároló szekrénynek zárhatónak, valamint alkalmasnak kell lennie arra, hogy védje az elhelyezett iratokat a károsodástól, megsemmisüléstől, továbbá arra, hogy jogosulatlan személy ne férhessen az iratokhoz. 12. Az iratok használata, kiadása (1) Az irattárban elhelyezett iratok a későbbiek során, szükség esetén az alábbiak szerint használhatók tekintettel az irat-típusokhoz (pl. személyi anyagok) tartozó jogosultságokra, korlátozásokra: a) betekintés: az irat a helyszínen megtekinthető, arról feljegyzés, vagy másolat nem készíthető; 1 Az Iratrendezők jegyzéke nyomtatvány az N:\Minőségirányítási Iroda\MUNKACSOPORT\FORMANYOMTATVÁNYOK 2015\Minőségirányítási Iroda mappában érhető el. 2 Az Irattári tárolási jegyzék nyomtatvány az N:\Minőségirányítási Iroda\MUNKACSOPORT\FORMANYOMTATVÁNYOK 2015\Minőségirányítási Iroda mappában érhető el.

13 1. kiadás 2. módosítás 13 (46). oldal b) másolat: az iratról a helyszínen feljegyzés vagy másolat készíthető; c) kölcsönzés: az iratot a főiskola közalkalmazottja meghatározott időtartamra hivatalos használatra kölcsönözheti az érvényes belső szabályzatban rögzített jogosultsága alapján. (2) Az iratok használatának dokumentálásáról az irattári szekrényben elhelyezett Irattári forgalmazási napló 3 vezetésével kell gondoskodni, mely az alábbiakat tartalmazza: a) irat megnevezése, azonosítója; b) felhasználás módja (betekintés, másolás, elvitel); c) engedélyező aláírása; d) kiadás dátuma; e) átvevő aláírása; f) visszavétel dátuma; g) irattáros aláírása. (3) Az iratok kölcsönzésének módja, hogy az irattáros a használati igényt bejegyzi az Irattári forgalmazási naplóba és az iratok használatának megkezdése előtt engedélyezteti az arra jogosult személlyel, aki ezt aláírásával igazolja. VI. Iratok selejtezése és levéltárba adása 13. A selejtezhető iratok meghatározása (1) Az egyes irattári tételszámokhoz kapcsolódóan kell meghatározni, hogy melyek azok az iratok, amelyek nem selejtezhetők és amennyiben az iratokkal kapcsolatban az intézménynek erre irányuló kötelezettsége áll fenn mikor kell ezeket az illetékes levéltárnak átadni. A nem selejtezhető iratok körét ezután már az illetékes levéltár határozza meg. (2) Az irattárban őrzött iratokat legalább 5 évenként felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat, amelyeknek az őrzési ideje az irattári tervben foglaltak szerint lejárt. 14. Az iratok selejtezése (1) Az iratok selejtezése, végleges megsemmisítése során tilos megsemmisíteni a Főiskola számára a jövőben még szükséges iratot, továbbá biztosítani kell, hogy a selejtezett iratok száma, fajtája, azonosítására szolgáló adatai a selejtezését követően is ismertek maradjanak. (2) A Főiskola irattári anyagának azon részét, amelynek az előírt megőrzési ideje lejárt és nem történeti értékű iratokat érint, valamint amelyre az ügyvitel érdekében már nincs szükség, ki lehet selejtezni. 3 Az Irattári forgalmazási napló nyomtatvány az N:\Minőségirányítási Iroda\MUNKACSOPORT\FORMANYOMTATVÁNYOK 2015\Minőségirányítási Iroda mappában érhető el.

14 1. kiadás 2. módosítás 14 (46). oldal (3) Irattárból bármilyen iratot csak selejtezés útján lehet megsemmisítés céljából kiemelni. Iratok selejtezése csak a szervezeti egység vezetőjének, vagy az általa megbízott személyek egyetértésével történhet. 15. A selejtezés folyamata (1) A selejtezést az iratkezelés irányításával és ellenőrzésével megbízott Kancellária Kabinet vezetője által megbízott 3 fős selejtezési bizottság végzi, melyből 1 fő az érintett szervezeti egység vezetője által megbízott személy, 1 fő az adott irattár kezelésével megbízott irattáros, 1 fő a selejtezést ellenőrző vezető. (2) A bizottság gondoskodik a megfelelő előkészítésről, a levéltári anyag átadásáról és az Iratselejtezési jegyzőkönyv (3. sz. melléklet) elkészítéséről. (3) A selejtezés során elsődlegesen az alábbi szempontokat kell szem előtt tartani: a) az iratok selejtezését csak azok tartalmát ismerő személy irányítása mellett lehet elvégezni; b) a selejtezés kizárólag a rögzített őrzési idő leteltével végezhető el; c) az iratselejtezésről 3 példányban a bizottság tagjai által aláírt Iratselejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyből 1 példány a Központi Irattáré, 1 példány az adott szervezeti egységé, 1 példány a Minőségirányítási megbízotté; d) a selejtezési jegyzőkönyveket iktatószámmal kell ellátni; e) a selejtezés időpontját nyilvántartásba kell venni a Selejtezési napló formanyomtatványon. (4) Az Iratselejtezési jegyzőkönyv tartalma: a) a selejtezni kívánt irat szervezeti egységének megnevezése; b) a selejtezési bizottság tagjainak aláírását, esetleges különvéleménye. (5) Amennyiben a selejtezési bizottság valamely oknál fogva a dokumentum további megőrzése mellett dönt, akkor meg kell határozni a megőrzésre adott újabb határidőt. (6) Az Iratselejtezési jegyzőkönyv mellé csatolni kell a Selejtezési naplót, mely tartalmazza a selejtezni kívánt dokumentáció a) keletkezésének évét; b) a dokumentumfajta megnevezését és irattári tételszámát; c) a selejtezendő irat tárgyát; d) a selejtezés idejét; e) a selejtezés okát. (7) Az Iratselejtezési jegyzőkönyvhöz csatolni kell a Megsemmisítési jegyzőkönyvet és azzal együtt a központi irattárban legalább öt évig meg kell őrizni.

15 1. kiadás 2. módosítás 15 (46). oldal 16. Az iratok megsemmisítése (1) A szervezeti egységek/intézetek a fentiek szerint lefolytatott selejtezési eljárást követően a Főiskola számára szükségtelenné vált iratokat megsemmisítheti. A megsemmisítéshez a Főiskola vezetőjének, vagy meghatalmazott helyettesének írásbeli engedélyét be kell szerezni. (2) A kiselejtezett iratok iratmegsemmisítőbe történő helyezéséről a selejtezést végző szervezeti egység vezetője által kijelölt bizottsági tag felelős. (3) Az elektronikus adathordozón levő iratok selejtezésére és megsemmisítésére a fentiekben ismertetett szabályok szerint van lehetőség. (4) Elektronikus dokumentumkezelés az adatbázisban lévő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül is, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból. 17. Az iratok levéltárba adása (1) Történeti értékű iratokat 5 évenként egy alkalommal és legalább 15 év után lehet átadni a levéltárnak. (2) A levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezárt évenként, az iratok esetleges mellékleteivel együtt, tételes iratjegyzékkel, az átadó költségére átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében kell átadni. A jegyzőkönyvben meghatározható a levéltár általi felhasználás módja, az iratanyagba való betekintés, vagy felhasználás engedélyezésének módja. (3) Amennyiben a levéltár nem rendelkezik az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel, akkor az elektronikus adathordozón levő iratokról legkésőbb a levéltárba adás előtt hitelesített - és egyben tartós papír alapú másolatot kell készíteni.

16

17 1. kiadás 2. módosítás 17 (46). oldal 1. sz. melléklet A Dunaújvárosi Főiskola szervezeti egységeinek levelezési/iktatási betűjele Ecotech Nonprofit Zrt. ECO Gazdasági- és üzemeltetési igazgató GÜI Gazdasági Osztály GO Hallgatói Önkormányzat HÖK HR Szolgáltató Központ HRSZ Informatikai Intézet II Informatikai Szolgáltató Központ ISZK Innovációs és pályázati igazgató IPI Jogi Iroda JOG Kancellária Kabinet KAB Kerpely Antal Kollégium KAK Kontroller KON Kommunikációs Központ KK Kompetencia Központ KOK Könyvtár és Információs Központ KÖ Közbeszerzési referens KB Minőségirányítási Iroda MIR Műszaki Intézet MUI Műszaki Szolgáltató Központ MSZK Nemzetközi Kapcsolatok Iroda NKI Pályázati Iroda PI Rektori Hivatal RH Tanárképző Központ TK Tanulmányi Hivatal TH Társadalomtudományi Intézet TTI Universitas Service Nonprofit Közhasznú Kft. UNI

18 1. kiadás 1. módosítás 18 (46). oldal Irattári Terv 2. sz. melléklet IRATTÁRI TERV a Dunaújvárosi Főiskola Iratkezelési Szabályzatának 2. sz. melléklete Megőrzési/selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket. Levéltárba adási ideje: a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról az Főiskola és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg (illetve jel, amely ügyviteli érdekből határidő nélkül a Főiskola irattárában helyben maradó iratok jelzésére szolgál. Az irattári terv általános és különös részre osztott, és az irattári tételek ennek megfelelően kerültek csoportosításra. Az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak. Rövidítések: RH: Rektori Hivatal TK: Tanárképző Központ GÜI: Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság KIK: Könyvtár és Információs Központ HRSZK: HR Szolgáltató Központ NKI: Nemzetközi Kapcsolatok Iroda TH: Tanulmányi Hivatal TDT: Tudományos Diákköri Tanács GO: Gazdasági Osztály MIR: Minőségirányítási Iroda MSZK: Műszaki Szolgáltató Központ ISZK: Informatikai Szolgáltató Központ Tétel szám Tárgy (ügykör, iratfajta megnevezése) Irattári helye Megőrzésért felelős Megőrzési/selejtezési idő (év) = nem selejtezhető Levéltárba adás ideje (év) = helyben marad Megjegyzés

19 1. kiadás 2. módosítás 19 (46). oldal I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. ÁLTALÁNOS VEZETÉSI ÜGYEK 1. Alapító Okirat RH/Központi Irattár Rektori hivatalvezető Szervezeti egységek létesítése, megszüntetése Szenátus üléseinek szervezése, működése (üléseinek anyagai, jegyzőkönyvei, hangfelvételei, határozatai) Összmunkatársi értekezlet dokumentumai Döntés-előkészítő testületek, bizottságok szervezése, működése (üléseinek anyagai, jegyzőkönyvei, hangfelvételei, határozatai) RH/Központi Irattár RH/Központi Irattár RH/Központi Irattár RH/Központi Irattár Rektori hivatalvezető Rektori hivatalvezető 30 Rektori hivatalvezető 30 Rektori hivatalvezető/bizottsági elnökök 30

20 1. kiadás 2. módosítás 20 (46). oldal 6. Főiskolai szintű bizottságok, tanácsok, testületek szervezése, működése (keletkezett iratok) RH/Központi Irattár Rektori hivatalvezető/bizottsági elnökök 30 Tudományos Tanács, Közalkalmazotti Tanács, Tudományos Diákköri Tanács, Tanulmányi Bizottság, Kreditátviteli Bizottság, Diákjóléti Bizottság, Fegyelmi Bizottság, Közbeszerzési Bizottság stb. 7. Szervezeti és működési ügyrendi, ügyviteli és egyéb szabályzatok RH/Központi Irattár Rektori hivatalvezető 8. Rektori, kancellári, egyéb vezetői körlevelek, utasítások RH/Kancellária Kabinet Rektori hivatalvezető, Kabinetvezető 9. Évközi szakmai beszámolók Adott szervezeti egység Adott szervezeti egység vezetője Éves szakmai beszámolók Adott szervezeti egység Adott szervezeti egység vezetője

21 1. kiadás 2. módosítás 21 (46). oldal Főiskola működésére vonatkozó éves, vagy hosszabb távú statisztikai jelentések Főiskola által alapított díjak, kitüntetések, jubileumi díszoklevelek, címek adományozásának ügyintézése Intézményfejlesztési Terv Megállapodások külföldi felsőoktatási intézményekkel, más felsőoktatási intézménnyel Megállapodás gazdálkodó szervezetekkel (duális képzés) Minőségirányítással, monitoring, kontroll tevékenységgel kapcsolatos iratok Adott szervezeti egység RH/Központi Irattár Adott szervezeti egység vezetője RH vezető RH RH vezető Határidő nélkül. RH RH vezető RH RH vezető MIR MIR vezető

22 1. kiadás 2. módosítás 22 (46). oldal 17. Főiskola hozzájárulásával vagy közreműködésével létrehozott, illetve működtetett társaságok, egyesületek, alapítványok és egyéb szervezetek jegyzéke, alapító okiratai, illetve az alapítással kapcsolatos más dokumentumok Adott szervezeti egység Szervezeti egység vezetője Külső ellenőrzéssel (audit) kapcsolatos iratok Működési engedéllyel kapcsolatos ügyek, iratselejtezési jegyzőkönyvek irat átadás-átvételi jegyzőkönyvek MIR MIR vezető 10 RH RH vezető RH/Kancellária Kabinet RH vezető/ Kancellária Kabinet vezető 22. Iratkezelési ügyek, iratjegyzékek Adott szervezeti egység Adott szervezeti egység vezetője 15 Iratjegyzék folyamatos vezetés. 4 A Szenátus használaton kívül helyezte a /2016. ( ) sz. határozatával, hatálytalan október 07. napjától.

23 1. kiadás 2. módosítás 23 (46). oldal 23. Iratkezelési segédletek (iktatókönyvek) Adott szervezeti egység Adott szervezeti egység vezetője 24. Szakmai szerződések, megállapodások és ezek előkészítésével kapcsolatos iratok Intézet/TK/TH vezetők megállapodás időtartama + 5 év 25. Munkavédelem, tűzvédelem (tervek, utasítások, oktatással kapcsolatos iratok, munkabaleseti jegyzőkönyvek, kiskönyvek) MSZK MSZK vezető Bélyegzők nyilvántartása Kancellária Kabinet Kancellária Kabinet vezető Főiskolai ünnepségek, rendezvények, egyéb főiskolai/intézeti szintű szakmai-tudományos rendezvények szervezése, lebonyolítása Vezetői anyagok, emlékeztetők Kommunikációs Központ Kancellária Kabinet vezető 10 selejtezés RH RH vezető 29. Vagyonnyilatkozat Kancellária Kabinet/Jogi Iroda Kancellária Kabinet vezető jogviszony megszűnésétől számított 3 év visszaadni

24 1. kiadás 2. módosítás 24 (46). oldal Egyenlő bánásmód, Esélyegyenlőségi 30. RH 5 selejtezés esélyegyenlőség ügyek koordinátor 31. Etikai szabályzat RH Jogi Iroda 32. Cégszerű aláírás és bélyegző használat, nyilvántartás Szabályzat RH / Kancellária kabinet Kancellária Kabinet vezető 33. Kollektív Szerződés Szakszervezet/RH Közalkalmazotti Szabályzat 5 Belső ellenőrzés által végzett belső ellenőrzésekkel kapcsolatos iratok 6 Belső ellenőrzés által végzett tanácsadói tevékenység 7 Belső ellenőrzésekkel kapcsolatos tervek, nyilvántartások 8 Belső ellenőrzéssel kapcsolatos egyéb ügyek Közalkalmazotti Tanács/RH Kancellária kabinet/belső ellenőrzés Kancellária kabinet/belső ellenőrzés Kancellária kabinet/belső ellenőrzés Kancellária kabinet/belső ellenőrzés Szakszervezet elnöke/rektor KT elnöke/rektor Belső ellenőrzési vezető Belső ellenőrzési vezető Belső ellenőrzési vezető Belső ellenőrzési vezető selejtezés selejtezés 5 A Szenátus /2016. ( ) sz. határozatával elfogadta, hatályos október 07. napjától. 6 A Szenátus /2016. ( ) sz. határozatával elfogadta, hatályos október 07. napjától. 7 A Szenátus /2016. ( ) sz. határozatával elfogadta, hatályos október 07. napjától. 8 A Szenátus /2016. ( ) sz. határozatával elfogadta, hatályos október 07. napjától.

25 1. kiadás 2. módosítás 25 (46). oldal 2. KÜLSŐ ÉS BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ ÜGYEK Megjegyzés Ünnepségek, rendezvények, egyéb főiskolai/intézeti szintű szakmai-tudományos rendezvények szervezése, lebonyolítása Főiskolai kiadványok, tájékoztatók 3. Közérdekű adatigénylés Közérdekű panasz, bejelentés Adatkezeléssel kapcsolatos jegyzőkönyvek Közzétételi lista Főiskolai sport-, kulturális és művészeti élettel kapcsolatos iratok (támogatások, együttműködési megállapodások) Adatkezelési és adatvédelmi Szabályzat Kommunikációs Központ Kommunikációs Központ RH/Kancellária Kabinet RH/Kancellária Kabinet RH/Kancellária Kabinet RH/Kancellária Kabinet Kancellária Kabinet vezető Kancellária Kabinet vezető Rektor/Kancellár 5 selejtezés Rektor/Kancellár 10 selejtezés Rektor/Kancellár 10 selejtezés Rektor/Kancellár RH RH vezető 10 RH Jogi Iroda 3. HUMÁNPOLITIKAI ÜGYEK

26 1. kiadás 2. módosítás 26 (46). oldal Megjegyzés 1. Álláspályázatok HRSZK HRSZK vezető 2. Egyetemi/főiskolai tanári, docensi pályázatok HRSZK HRSZK vezető 3. Közalkalmazotti jogviszony létesítés, kinevezés, hosszabbítás, megszüntetés, nyugdíjazás HRSZK HRSZK vezető Óraadó oktatók, vezetőtanárok, szakdolgozat bírálók, ZV bizottsági tagok, elnök megbízási szerződése Egyéb, nem főállású, részfoglalkozású alkalmazások További jogviszony (másodállás, mellékfoglalkozás) Oktatók és nem oktatók továbbtanulása, tanulmányi- támogatási szerződései Intézet/TK igazgató 5 év HRSZK HRSZK vezető HRSZK HRSZK vezető HRSZK HRSZK vezető

27 1. kiadás 2. módosítás 27 (46). oldal Alkotói szabadság, fizetés nélküli és egyéb szabadságok engedélyezése Fizetések, bérek, besorolások, nyelvpótlék, kereset kiegészítés, többletfeladat, túlóra megállapításával kapcsolatos iratok Az intézmény, a tanszékek és más szervezeti egységek vezetőinek megbízásával és felmentésével kapcsolatos pályázatok és iratok HRSZK HRSZK vezető HRSZK HRSZK vezető HRSZK HRSZK vezető Alkalmazások és azok megszüntetése, megbízások és felmentések Hallgatói munkaviszonnyal kapcsolatos ügyek HRSZK HRSZK vezető HRSZK HRSZK vezető jogviszony megszűnése + 5 év selejtezés 13. Munkaköri leírás HRSZK HRSZK vezető 14. Jutalmazások HRSZK HRSZK vezető

28 15. Személyi nyilvántartás, személyi minősítő lap (MTÉR) Sz kiadás 2. módosítás 28 (46). oldal HRSZK HRSZK vezető 16. Oktatók, kutatók, egyéb alkalmazottak fegyelmi HRSZK HRSZK vezető és kártérítési ügyei 17. Temetési ügyek HRSZK HRSZK vezető 5 selejtezés 18. Kegyeleti Szabályzat RH / Kancellária Kabinet Kancellária Kabinet vezető Foglalkoztatási követelményrendszer Minősítési és Teljesítményértékelési Szabályzat RH/HRSZK HRSZK vezető RH/HRSZK/MIR MIR vezető / HRSZK vezető 4. PÉNZÜGYI-, GAZDASÁGI ÉS ÜZEMELTETÉSI VONATKOZÁSÚ IRATOK Megjegyzés Pótelőírányzat, előirányzat módosítás, saját hatáskörű előirányzat-változtatás, átvett pénzeszközök Pénzügyi és gazdasági témájú, máshova nem sorolható levelezések GÜI GÜI igazgató GÜI / GO GÜI igazgató / Gazdasági osztályvezető 5

29 1. kiadás 2. módosítás 29 (46). oldal Magyar Államkincstárnál vezetett bankszámlák nyitási, megszüntetési, aláírás-bejelentési folyamataira vonatkozó levelezések Selejtezés, értékesítés, leltározás, raktározás, átvételi elismervény GÜI GÜI igazgató 3 GO Gazdasági osztályvezető 5. Vagyonkezelés MSZK MSZK vezető Üzemeltetési, karbantartási ügyek, beruházás, felújítás (árajánlat, szakvéleménykérés, szakhatósági levelezés) Műszaki irattár, tervdokumentáció Tűzrendészeti és munkavédelmi ügyek Elfogadott szállítók jegyzéke Jegyzőkönyvek, feljegyzések Körlevél, utasítás MSZK MSZK vezető beruházási volumentől függő 5-20 MSZK MSZK vezető Határidő nélkül. MSZK MSZK vezető GO GÜI/GO GÜI/GO Gazdasági osztályvezető GÜI igazgató, Gazdasági osztályvezető GÜI igazgató, Gazdasági osztályvezető 3

30 1. kiadás 2. módosítás 30 (46). oldal Szakképzési, Bursa Hungarica és egyéb támogatások Gépjármű üzemeltetésével kapcsolatos ügyek Helyiségek, eszközök bérbeadása Gazdasági rendszerrel kapcsolatos iratok, programok TH Oktatási igazgató MSZK MSZK vezető 5 Kancellária Kabinet Kancellária Kabinet vezető ISZK ISZK vezető Selejtezési jegyzőkönyv, megsemmisítési jegyzőkönyv GO Gazdasági osztályvezető Minisztériumoktól, egyéb külső szervezetektől érkező, s a gazdasági szervezeti egységeket közvetlenül érintő adatszolgáltatásokkal, ellenőrzésekkel kapcsolatos levelezések GÜI GÜI igazgató 3

31 1. kiadás 2. módosítás 31 (46). oldal Intézményi Költségvetési Beszámolóval, Intézményi Elemi Költségvetéssel kapcsolatos levelezések Közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával kapcsolatban keletkezett iratok Közbeszerzési Szabályzat Vagyonkezelési Szabályzat Eszközök, források leltározási és leltárkészítési Szabályzata GÜI GÜI igazgató 3 Közbeszerzési referens RH/Közbeszerzési referens GÜI igazgató teljesítés+5 GÜI igazgató RH/GÜI GÜI igazgató RH/GÜI GÜI igazgató 23. Kötelezettségvállalási és utalványozási RH/GÜI GÜI igazgató Szabályzat 5. PÁLYÁZATI ÜGYEK Megjegyzés 1. Hivatalos levelek Pályázati Iroda Pályázati irodavezető 5

32 1. kiadás 2. módosítás 32 (46). oldal Pályázatokkal kapcsolatos dokumentumok (beadott anyagok, hivatalos értesítések, változásbejelentések, jelentések, alátámasztó dokumentumok) Pályázati kifizetési kérelmek 4. Projektellenőrzések dokumentumai 5. Fenntartási jelentések 6. Pályázati kinevezések, munkaköri leírások Pályázat keretében kiadott ipad haszonkölcsön szerződések Pályázati Iroda/Projekt menedzsment Pályázati Iroda/Projekt menedzsment Pályázati Iroda/Projekt menedzsment Pályázati Iroda/Projekt menedzsment Pályázati Iroda/Projekt menedzsment Innovációs és Pályázati igazgató Pályázati Irodavezető/Projekt menedzsment Pályázati Irodavezető/Projekt menedzsment Pályázati Irodavezető/Projekt menedzsment Pályázati Irodavezető/Projekt menedzsment Pályázati Irodavezető/Projekt menedzsment Innovációs és Pályázati igazgató Lejárt, fenntartási időszakú pályázatok dokumentumai Pályázati Iroda Pályázati irodavezető 9. Pályázati Szabályzat RH/Pályázati Iroda Innovációs és Pályázati igazgató 2020-ig 2020-ig 2020-ig 2020-ig lejárat + 5 év 2020-ig

33 1. kiadás 2. módosítás 33 (46). oldal 6. MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI ÜGYEK Megjegyzés 1. Auditok feljegyzései MIR Minőségirányítási megbízott 5 2. Kézikönyvbirtokosok jegyzéke MIR 3. Kézikönyv tőpéldánya MIR Eljárásleírások tőpéldánya Munkautasítások tőpéldánya Minőségirányítási értekezletek jegyzőkönyve MIR MIR MIR 7. Zsűri jegyzőkönyvek MIR 8. Állapotjelző lap MIR 9. Nem megfelelőségi jelentés MIR 10. Hibakezelő feljegyzések MIR 11. Auditterv MIR 12. Oktatási terv MIR 13. Vezetőségi átvizsgálási jelentés MIR Minőségirányítási megbízott Minőségirányítási megbízott Minőségirányítási megbízott Minőségirányítási megbízott Minőségirányítási megbízott Minőségirányítási megbízott Minőségirányítási megbízott Minőségirányítási megbízott Minőségirányítási megbízott Minőségirányítási megbízott Minőségirányítási megbízott Minőségirányítási megbízott Folyamatos vezetés.

34 1. kiadás 2. módosítás 34 (46). oldal 14. Dokumentumbirtokosok jegyzéke területi Szervezeti egységvezető Folyamatos vezetés. 15. Minőségtanúsítás területi Szervezeti egységvezető Vizsgálati jegyzőkönyvek területi Szervezeti egységvezető Eszköz reklamációs dokumentumok Mérő- és vizsgálóeszköz jegyzékek (beleértve az értékelésre szolgáló, nem esetenként változó tartalmú kérdőíveket) területi területi 19. Nyilvántartó lapok területi 20. Kalibrálási ütemterv területi Szervezeti egységvezető Szervezeti egységvezető Szervezeti egységvezető Szervezeti egységvezető Mérőeszköz-vizsgálati jegyzőkönyv területi Szervezeti egységvezető Mérőeszközengedélyezési jegyzőkönyv területi Szervezeti egységvezető Mérőeszköz ellenőrzési napló területi Szervezeti egységvezető tárgyév vége

35 1. kiadás 2. módosítás 35 (46). oldal 7. JOGI ÜGYEK Megjegyzés 1. Peres ügyek (polgári, Jogi Iroda Jogi Iroda büntető, munkajogi) 10 selejtezés 2. Peren kívüli jogi Jogi Iroda Jogi Iroda vonatkozású ügyek 8 selejtezés 3. Fegyelmi és kártérítési Jogi Iroda Jogi Iroda ügyek 3 selejtezés 4. Ingatlan ügyek Jogi Iroda Jogi Iroda 30 selejtezés 5. Együttműködési szerződések (kivéve szakmai gyakorlathoz, képzéshez kapcsolódó) Jogi Iroda Jogi Iroda 5 selejtezés 6. Jogi vélemények Jogi Iroda Jogi Iroda 5 selejtezés 7. Behajtási ügyek Jogi Iroda Jogi Iroda 10 selejtezés 8. Szerződéskötési Szabályzat RH/Jogi Iroda Jogi Iroda 8. INFORMATIKAI ÜGYEK Megjegyzés 1. Telefonszámnyilvántartás vezetés. Folyamatos ISZK ISZK vezető 2. Licence nyilvántartás ISZK ISZK vezető Folyamatos vezetés. 3. Elektronikus dokumentumkezelő rendszer dokumentumai ISZK ISZK vezető a szerződés lejáratától számított egy év

36 1. kiadás 2. módosítás 36 (46). oldal 4. Rendszerüzemeltetés és támogatás ISZK ISZK vezető rendszerfrissítés után egy év Használt szoftverek iratai Informatikai biztonság iratai Informatikai karasztrófaelhárítási Kézikönyv Informatikai és informatikai biztonsági Szabályzat ISZK ISZK vezető rendszerfüggő ISZK ISZK vezető ISZK ISZK vezető RH/ISZK ISZK vezető Folyamatos vezetés. II. KÜLÖNÖS RÉSZ 1. OKTATÁSSAL KAPCSOLATOS ÜGYEK - HALLGATÓI ÜGYEK Megjegyzés 1. Hallgatók kérvényei elektronikusan Hallgatók tanulmányával, jogviszonyával összefüggő ügyek Külföldi hallgatók tanulmányi ügyei Hallgatói törzskönyv/törzslap Hallgatói törzskönyvi névmutató TH Oktatási igazgató jogviszony megszűnése + 5 év selejtezés TH Oktatási igazgató 80 TH Oktatási igazgató 80 TH Oktatási igazgató TH Oktatási igazgató

37 1. kiadás 2. módosítás 37 (46). oldal 6. Hallgatói fegyelmi és kártérítési ügyek Fegyelmi bizottság elnöke Fegyelmi szabályzatban meghatározott idő lejárta nyilvántartásból törölni kell Záróvizsgával kapcsolatos dokumentumok Tudományos Diákköri (TDK) dokumentumok Oklevél, leckekönyv, supplement, OKJ bizonyítvány TH Oktatási igazgató TDT TDT elnöke TH Oktatási igazgató 10. Köztársasági ösztöndíj és egyéb állami TH Oktatási igazgató támogatások 11. Költségtérítés TH Oktatási igazgató 12. Jogviszonnyal és pénzüggyel kapcsolatos igazolások kiadása Hallgatókat érintő bizottságok (TB, KB, DJB) iratai (jegyzőkönyv, emlékeztető) Hallgatói kérelmek, panaszok TH Oktatási igazgató jogviszony megszűnése + 5 év selejtezés TH Oktatási igazgató TH Oktatási igazgató 10 selejtezés

38 1. kiadás 2. módosítás 38 (46). oldal Hallgatói ösztöndíj ügyek (Köztársasági ösztöndíj, Bursa Hungarica) Diákigazolvánnyal kapcsolatos ügyek TH Oktatási igazgató Határidő nélkül. TH Oktatási igazgató 17. Hallgató külföldi tanulmányi út 18. Hallgató jutalmazása, kitüntetése TH, NKI TH, FHÖK Oktatási igazgató/nki vezető jogviszony megszűnése + 5 év 19. Hallgató baleseti jegyzőkönyv TH, MSZK Oktatási igazgató/mszk vezető Demonstrátori ügyek Tanulmányi és Vizsgaszabályzat Térítési és Juttatási Szabályzat TH, FHÖK Oktatási igazgató/hök-elnök jogviszony megszűnése + 5 év selejtezés RH/TH Oktatási igazgató RH/TH Oktatási igazgató 23. Külföldi hallgatók TVSZa RH/TH RH vezető/oktatási igazgató 24. Oktatói Munka Hallgatói Véleményezése DF Tehetséggondozó 25. Programjának Szabályzata RH/TH RH/TH Oktatási és általános rektorhelyettes Tudományos és kutatási rektorhelyettes

39 1. kiadás 2. módosítás 39 (46). oldal 2. OKTATÁSSAL KAPCSOLATOS ÜGYEK - KÉPZÉS, TOVÁBBKÉPZÉS Megjegyzés Képzési és kimeneti követelményekkel kapcsolatos iratok Szaklétesítéssel, szakindítással kapcsolatos iratok MAB véleményezési eljárás TH Oktatási igazgató TH Oktatási igazgató Oktatási igazgató Nem őrizzük rendszer szinten. 5. Tantárgyi programok, tantervek Intézet/TK Tantárgyfelelősök / szakfelelősök A tantárgyi programokat ig a gondozó intézetek, től (csak elektronikusan) a TH őrzi. 6. Felsőoktatási Információs Rendszerrel kapcsolatos ügyek TH Oktatási igazgató 7. Szigorlatok dokumentumai Vizsgajelentkezések és vizsgák dokumentumai Intézeti irattár Intézetigazgató/TK főigazgatója oktató Oktató 30

40 1. kiadás 2. módosítás 40 (46). oldal Szakmai vizsgával / záróvizsgával kapcsolatos dokumentumok (jegyzőkönyv, törzslap, oklevél másodlat) Törzskönyv nyilvántartás TH Oktatási igazgató TH Oktatási igazgató 10. Intézetek, tanszékek oktató munkájával kapcsolatos beszámolók, jelentések és felmérések (kurzus értékelő, jelenléti ív, óralátogatási jegyzőkönyv) Intézeti irattár Intézetigazgató, tanszékvezető, oktató Zárthelyi dolgozatok, vizsgadolgozatok Intézeti irattár Oktató modulzárást követő félév vége selejtezés 12. Felnőttképzési szerződések Intézeti irattár 7 Pályázatos forrásból megvalósított felnőttképzés esetén a pályázati dokumentációban szereplő megőrzési idő figyelembevételével.

41 1. kiadás 2. módosítás 41 (46). oldal 13. Képzési szerződés TH Oktatási igazgató 14. Képzési, oktatási TH Oktatási igazgató igazolások 15. Szakdolgozatok KIK KIK vezető 30 v Tanfolyami, oklevelet nem adó továbbképzés dokumentumai Szakmai gyakorlatok dokumentumai (bejelentő lapok, értékelő lapok) Együttműködési keretmegállapodás szakmai gyakorlatra oktatási egység egységvezető 3 Intézeti irattár/th Intézeti irattár/th Szakmai gyakorlati felelős / Oktatási igazgató Irattáros / Oktatási igazgató 3. TUDOMÁNYOS MUNKÁVAL KAPCSOLATOS IRATOK Megjegyzés Találmányok, újítási ügyek iratai Költségvetésen kívüli kutatások iratai Szellemitulajdonkezeléssel kapcsolatos ügyek Intézeti, tanszéki tudományos rendezvények, események iratai RH RH-vezető RH RH-vezető RH RH-vezető 15 intézet/ TK igazgató 5