Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program A meglepetések ereje. Esettanulmány

Átírás

1 Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program A meglepetések ereje Esettanulmány 2013.

2 A meglepetések ereje A toulon-i futball tornát évek óta megrendezik a vá rosban. A szervezők igyekeznek a lehető legjobb programot összeállítani, az idei tornát is már jó időben el kezdték szervezni. 1. A város bemutatása Toulon egy francia város Franciaország déli részén a Provance- Alpes- Cote d Azur regióban. A város egy szinte teljesen zárt kettős öböl partjá n található, a szárazföld felől pedig hegyek koszorúzzák a várost. Nemcsak a francia flotta legn agyobb támaszpontja a Földközi-tengeren, hanem a tengerparti Var megye székhelye, fontos ipa ri, oktatási és kulturális központ. Lakossága fő. Toulon fontos központja a halászatnak, borászatnak, haditengerészeti felszerelések gyártásának és papíriparnak. A város látnivalókban bővelkedik, például a kikötő vagy az óvárosi szökőkutak, múzeumok. Toulon városának mediterrán a klímája. Erős napsüté s, száraz nyarak és enyhe telek jellemzik, eső ritkán esik, de olykor igen heves. A tenger közelsége miatt a hőmérséklet enyhe. Legmelegebb hónap a július, éppen ezért a to rnát májusra tervezik. Toulon közlekedési csomópont, mely jól kiszolgálja a lakosságot. Vasúton, a kikötőből és a közeli regionális reptérről minden elérhető. Gasztronómiájára a mediterrán és provance-i ételek a jellemzők. Híres a Cade Tolonnaise, mely egy helyi specialitás, ami csicseriborsó lisztből készül, illetve a provance-i fánk. (ezeket szeretnék is megkóstoltatni a focitorna résztvevőiv el) A sport fontos szerepet tölt be a város életében, t öbb sportágban is jeleskedik. A városnak első osztályú rögbi és női kézilabda csapata van, és más odosztályban játszó kosárlabda csapata. Saját focicsapata a negyed osztályban játszik. 2. A focitorna A város ad otthont az éves szinten megrendezendő toulon-i nemzetközi utánpótlás futball bajnokságnak. A focitorna több napos rendezvény az egész megyében, melyből 1 hétvége eseményei zajlanak Toulon-ban, méghozzá a éves korosztály meccsei. A pihentető környezetben zajló versenyt kereső csap atoknak nem kell tovább keresniük: a toulon-i bajnokság épp nekik való. Toulon több évsz ázados kikötője mellett, kiváló sportpályákon, minőségi kiszolgáló egységekkel várj ák a csapatokat. Számos professzionális csapat, és alkalmanként a francia nemzeti csapat is itt tartja edzőtáborait. A szervezők dolga megoldani a résztvevők elszálláso lását. Választhatnak iskolai szállás, csoportos szállás (ifjúsági szállók és bungalók) va gy szállodák közül. A szállásokat gondosan válogatták, ahová a résztvevők beférnek, valamint k önnyen elérhető a sportpark, minőségi

3 szolgáltatást nyújtanak, sportcsoportok igényeinek megfelel, biztonságosak, és a menedzsment rugalmas. A végleges sorsolást a csapatok 1 héttel a program kezdete előtt kapják meg. Program: Péntek du. 19-ig du. 21:00 de. 08:30 Érkezés és üdvözlés Toulon-ban / bejelentkezés. A T oulon-i kupával kapcsolatos minden szükséges információt megad a sz ervezők egy képviselője. Ezután bejelentkezés a szálláshelyre. Csapatvezetők fogadása a Grand Hotel Dauphiné-ban. Kötetlen beszélgetés barátságos környezetben, ételek és italok társaságá ban. Tökéletes lehetőség más csapatvezetők megismerésére, és emléktárgyaik á tadására. A Toulon-i kupa hivatalos megnyitója a város pályáj án. A csapatokat hivatalosan üdvözlik, és lejátsszák a nemzeti himnu szokat. Szórakoztatásul zene és/vagy tánccsoportok produkciói lesznek látha tók. de. Szombat Csapatmérkőzések kezdődnek különböző kategóriákban. 09:30 este kb. 20:00 de. A csapatmeccsek folytatása a meccstáblázat szerint. 9:00 kb du. Vasárnap 16:00 Hétfő de. 8:00 10:00 A mérkőzések utáni este remek lehetőséget kínál Tou lon városának és gyönyörű történelmi épületeinek megismerésére. Szám os kávézó, pub és étterem nyújt a belvárosban, sokféle remek szórakoz ási lehetőséget. Ünnepélyes díjátadó ceremónia. Az utolsó döntő után, a Toulon-i kupa győzteseinek díjait a szervezők adják át. Minden já tékos érmet kap. Készüljön fel a meglepetésre, melyet a szervezők ál tal a ceremóniára kitalált látvány okoz majd... Kijelentkezés a szállásról és hazautazás. A legfontosabb természetesen a futballmeccsek megre ndezése és tisztességes levezénylése volt, de a szervezők gondoltak a lazításra, kikapcs olódásra is. Ezért gondoltak arra, hogy a vacsoránál felszolgálják a helyi jellegű ételeket. Illetve szerették volna megmutatni városukat a szervezők, melyre méltán oly büszkék, és a fiatal oknak sem árt egy kis művelődés. 3. Problémák A szervezők egy tartalmas hétvégét kívántak rendezn i a fiataloknak és kísérőiknek, hogy ne csak a sport, de a kultúra is kicsit átszője ezt a pár napot. Bár igyekeztek minden részletre kiterjedően figyelni, több probléma mégis felmerült a szervezés során, ami mindenkit meglepetésszerűen ért. A csapatvezetők fogadására szervezett banketten sze rették volna a már említett toulon-i specialitásokat is megkóstoltatni a vendégekkel, ami sajnos nem úgy sikerült, ahogy remélték. Az ételek ugyan a többségnek ízlettek, de sajnos olyan gyomorproblémákat okozott néhány résztvevőnek (még szerencse, hogy csak a csa patvezető felnőttek voltak jelen), hogy

4 azonnal el kellett hagyniuk a helyszínt és a szobáj ukba tértek vissza pihenni, illetve 1-2 esetben pedig a másnapi, délelőtti meccseken sem tu dtak megjelenni. Ez sajnos hatással volt az érintett csapatok hangulatára és játékára is. A következő gondok akkor merültek fel, amikor sor k erült a programban meghirdetett esti városnézésre. Nem minden gyermeknek tudtak eljönni a szülei, s nekik mivel nem volt, aki megtiltsa az esti programot, kimentek a városba a s zervezőkkel. Azon gyermekek közül, akik viszont a szüleik társaságában érkeztek, sokuknak a szálláson kellett maradniuk, mert a szüleik nem járultak hozzá egy ilyen kiruccanáshoz, a másnapi meccsekre hivatkozva. Mondván a várost meg tudják nézni az utolsó napon, a kijelentkezés után is. Sajnos ebből kerekedett egy kis vita, a szálláson maradt gyermek eket rosszul érintette, hogy ők kimaradnak a programból. Mint kiderült, nem volt egyértelműen letisztázva, hogy kísérők is jöjjenek-e a versenyre. Mivel 18 év alatti gyermekekről volt szó, sok szülő eleve kizártnak tartotta, hogy nélküle menjen a gyermek. Más szülők (és valójában a szervezők is) úgy gondolkodtak, hogy a gyerekek már elég nagyok, bizonyára voltak már má s jellegű táborokban is önállóan, illetve sok felnőtt volt jelen a szervezők és csapatok kapc sán. Az i-re a pontot a díjátadó ceremóniára beharangozo tt meglepetés tette fel. Miután kihirdették a bajnokság győztesét, átadták a kupákat, a résztve vők már nagyon várták a beharangozott programot. Mint utóbb kiderült, egy félreértés miat t a szervezők nem utalták át időben a vendégművész előlegét, és ő nem jött el fellépni. A látványt hiába várta a kíváncsi közöns ég, csak a zene szólt a hangszórókból. Hosszas telefoná lgatás és ügyintézés után, körülbelül 1 órás késéssel megérkezett a fellépő 8szerencsére ne m vállalt erre az időszakra másik fellépést), aki csodálatos műsorával némileg kárpót olta a fáradt közönséget (a fellépésért járó díjat végül a helyszínen kifizették). Az este folya mán végül jól érezte magát mindenki, és a program méltó zárása volt a hétvégének. A focitorna mindezen bakik ellenére sikeresen lezaj lott, és ismét egy színvonalas sporteseményt tudhatott magának a város. Szerencsér e a hibáknak nem volt túl nagy visszhangja, így továbbra is ebben a városban rende zhetik az évi focitornát. A szervezők természetesen utólag programértékelő ér tekezletet tartottak, ahol a felmerült problémák, gondok megoldására kerestek javaslatokat, hogy a jövőben minden rendben menjen. Amennyiben Ön is részt venne ezen az értekezleten, milyen megoldásokat javasolna? A cél, hogy a helyi jelleg is megmaradjon, illetve legyene k kísérőprogramok is a torna folyamán, amelyek kiegészítik a sport programokat, és megadjá k a lazítás lehetősségét, de nem ellentétesek a sportszemlélettel.

5 Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program Amikor túl sok a jóból Esettanulmány 2013.

6 Amikor túl sok a jóból A Bormustra egy lassan hagyománnyá váló régiós rend ezvény, melyet több éve rendeznek meg a Controguerra (Olaszország) kisvárosban. Bár az eddigi évek gyakorlatával szemben a második napot nyilvánossá tették, a szervezők nem g ondoltak sem a helyszín, sem az ellátás bővítésére. Abruzzo Olaszország 20 régiója közül az egyik Dél-Olaszorsz ágban, Rómától keletre. Abruzzo (Abruzzi) borvidék az Appennini-félsziget k özponti részén fekszik. Északon Marche, nyugaton Lazio, délen Campania és Molise ré giók határolják, keleten pedig az Adriai-tenger (150 km hosszan). A domborzatának 65% -át hegyek, 34%-át dombvidékek alkotják, a fennmaradó 1%-ot pedig (elsősorban teng erparti) síkságok. A régió nyugati részét az Appenninek vonulatai foglalják el. Abruzzoban legalább hektáron termelnek szőlő t, és évente több mint 3,5 millió hektoliter bort állítanak elő. Ezzel Olaszország öt ödik legnagyobb borvidéke, Szicília, Puglia, Veneto és Emilia-Romagna után. Abruzzo tökéletes hely a szőlőtermesztéshez. Bősége s napsütés, az elegendő csapadék és a változó éghajlat: meleg és száraz a tengerparton és a kontinentális (meleg nyáron és hideg télen) a szárazföldi területen. Tökéletes mikroklím a a szőlőnek. Bár a szőlőtermesztés az etruszkokig nyúlik vissza, sajnos a borászat hanyatlásnak indult a történelem folyamán. Az utóbbi évben éli rene szánszát és vannak új törekvések a borkultúra terén szeptemberének első hétvégéjén rendezték meg A bruzzo tartomány egy kisebb városában, Controguerra-ban az évi Bormustrát. 4 év e indította útjára a város életében az óta is meghatározó borszakmai rendezvényét az önkormány zat. Controguerra Abruzzo megye északnyugati részén fekszik. Lakossága 2491 fő. A kisvároshoz közeli hegyekben és völgyekben borkészí tés folyik. Többféle bort készítenek itt, úgymint, vörös, fehér és spumante. A vörösbort nagy részt Montepulciano szőlőből állítják elő, a fehéret pedig nagyobb százalékban Trebbiano szőlőből. A rendezvényen a térségben élő és gazdálkodó vállal kozások vesznek részt. Az évek során egyre többen szeretnének bemutatkozni. Ezért nem cs oda, hogy már évek óta 300 fölött van a benevezett minták száma. Az idén szám szerint 328 b ort neveztek be a gazdák, melyek zöme tétel - fehér szőlőfajtából készült, illetve 34 rozé és 70 vörösbor képviselte a kékszőlőket. A termelők száma az idén 49 volt. Egy termelő átlag osan 6,7 bormintát nevezett be a borversenyre. A borvidéken fellelhető szinte valamennyi fajtából érkeztek minták a megmérettetésre. A bírálók két napon át ízlelgették a nedűket és a nem zetközileg is elfogadott 100 pontos rendszerben bírálták azokat. Hagyománnyá vált az el múlt években, hogy a hivatásos bírálók mellett működik egy társadalmi zsűri is, ahol olyan személyek foglalnak helyet, akik az elmúlt két évtizedben maguk is sokat tettek a régió szőlő-bor kultúrájáért.

7 Az eddigi évek gyakorlatával ellentétben nem volt t eljesen zárt a rendezvény. Az első szakmai nap után, a második nap, amikor az eredmény hirdetést tartották, nyilvános volt. Külön programot nem készítettek, és nem meghívásos alapon várták a vendégeket, csak a helyi médiumokban hirdették a lehetőséget. Délután órakor volt a kapunyitás, belépőt nem szedtek. Szervezőket nagy meglepetés érte, hisz en nem számítottak ilyen mérvű érdeklődésre. Kisebb tömeg gyűlt össze a bejáratnál, akiknek már nem mondhatták azt, hogy mégsem mehetnek be a rendezvényre. A program leírásban szerepelt, hogy lehetőség lesz a borok kóstolására, és borkorcsolyával is kínálják a vendégeket. Zsúfolásig megtelt a különt erem, ahol az ünnepélyes eredményhirdetést tartották. Röviden ismertették a bírálóbizottságok elnökeinek tapasztalatait, melyet a munka végeztével foglaltak össze mindkét n apon. A rendezvény fővédnökének összefoglalója után tájék oztatták a közönséget, hogy a pincészetek borait meg lehet kóstolni. A tömegnek t öbb sem kellett, a borászok standjait megrohamozták. Rengetegen voltak! Próbáltunk hozzáférni egy-egy s tandhoz, hogy az általunk még nem kóstolt borokat is megízleljük, de teljesen elment a kedvem az egésztől. Nem értem, egy ekkora rendezvényt miért ilyen kicsi teremben rendeznek? (egy résztvevő hölgy) A borászok kis standjai is rendkívül szorosan állta k egymás mellett, alig kaptak levegőt, verte őket a víz, s bármilyen szívesen is beszéltek volna egy-egy kedvenc borukról, sem lehetőségük, sem kedvük nem volt hozzá. Én nagyon örülök, hogy ilyen sokan kíváncsiak ránk, de így a szakmai szépsége veszik el a dolognak! Így nem is lehet igazán élvezni egy bort. Jobban végig kellet volna gondolni ezt a nyilvános napot. Az előző években nem volt semmi il yen jellegű gond. (visszatérő borász) A rendezvény koordinátora próbálta nyugalomra inten i a borra szomjas közönséget, de a tömeg figyelmét nehezen tudta magára vonni. Hiába a kartak már rendszert teremteni a káoszban, erre már nem volt lehetőség. Sajnos ezutá n felmerült a következő probléma: a tömegben terjedni kezdett a hír, hogy az emeleten s védasztal várja a finom falatokra éhes résztvevőket. A leggyorsabbak és szerencsésebbek pi llanatok alatt lekapkodták a tálakról az ételeket. Látszott, hogy az ételek mennyisége nem á llt arányban a résztvevők számával. Sokan csalódottságuknak adtak hangot. Bár nem jóllakni jöttem ide, tudom, hogy nem erről szól ez a rendezvény, de igazán megkóstoltam volna egy-két falatot. (egy hölgy, ak i először vett részt ilyen jellegű rendezvényen) A szervezők, mikor meglátták a nagy létszámú érdekl ődőt, sürgősen rendeltek még pogácsát a közeli pékségből, ami tűzoltásnak jó volt ugyan, de sajnos a közönség nem volt túl jó véleménnyel róla. Meglehetős vehemenciával ismételg ették, hogy a programban nem ez szerepelt. A szervezők és borászok alig várták a rendezvény vé gét. A kapuzárást 20 órára hirdették. A tömeg kiterelése sem ment simán. A koordinátor több szöri kérésére tették le poharaikat az emberek, akik egyre jobban kezdték élvezni az ingye nes borkóstolgatást.

8 Nem is értem hogyan gondolták ezt a szervezők. Én sejtettem, hogy ebből gond lesz, ennyi embert kordában tartani szinte lehetetlen! Tudom, h ogy jót akart a Fővédnök Úr is, de ezt így nem szabadott volna meghirdetni (az egyik hostess) Az emberek végül elhagyták a helyszínt, ki elégede tten, ki morgolódva. Az biztos, hogy még napokig erről a rendezvényről beszéltek a városban. Mindent összevetve, jól éreztük magunkat, ami a tár saságnak, a borászok kedvességének, finom boraiknak volt köszönhető; de sajnos a rendez és hagyott némi kivetnivalót maga után.(egy résztvevő fiatalember) Ha lesz ilyen jövőre is-márpedig miért ne lenne?- akkor biztosan eljövök megint. Jól éreztem magam, legfeljebb majd otthon megvacsorázok előtte (egy idősebb hölgy) Megoldás A szervezők, a Fővédnök és a borászok közül is a rendezvény után még maradtak a helyszínen, miután az utolsó vendéget is kedvesen k itessékelték a teremből. Át kellett beszélniük az új tapasztalatot, mivel a Bormustra e ddigi történetében ilyen jellegű gondok nem adódtak. Az elgondolás jó volt, miszerint a kör nyéken lakókat is bevonják a helyi borok és borászok megismerésébe, csak a megvalósítás nem volt teljesen kidolgozva, végiggondolva. Be kell látnunk, hogy a rendezvényünk alapból is so kat bővült az elmúlt évek során (gondolok itt a résztevők és a borok számára) és nagyobb hely re van szükségünk ahhoz, hogy színvonalas Bormustra-t tartsunk a jövőben. Azt ped ig alaposan végig kell gondolnunk, hogy a helyi lakosokat hogyan vonjuk be a rendezvénybe, illetve mit ígérünk nekik. Mindenképpen a legjobbat szeretnék, hogy a rendezők, a borászok és a látogatók is jól érezzék magukat. (az egyik főszervező) A szervezők a következő ötleteket gyűjtötték: - legyen belépő (sajnos az ingyenesség sok olyan embe rt is vonz, akit a rendezvény nem a valódi célja miatt vonz) - mindenképpen nagyobb teremre van szükség, esetleg s zabadtéri megrendezés is szóba jöhetne - több termes megrendezéssel külön helyszínt biztosít hatnának az ételeknek, a borászoknak, beszélgetéseknek - nincs szükség nyilvános napra - nincs szükség svédasztalra, csak ropogtatni valóra Ön egyet ért-e ezekkel az ötletekkel, megvalósíthat ónak tartja-e, illetve kiegészítené- e még valamilyen javaslattal a szervezők elgondolásait?

9 Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program Az ördög a részletekben rejlik Esettanulmány 2013.

10 Az ördög a részletekben rejlik Franciaország vezető gyógyszervállalata 3 napos konferenciára invitálta vezetőit egy jó nevű wellness hotelbe, egy novemberi hétvégére. A 40 fős konferencia megszervezésével a szálloda managementjét bízták meg. A szálloda bemutatása Egy nyugat-európai kisfaluban valamikor az 1970-es években ivóvíz kutat szerettek volna fúrni, ehelyett termálvíz tört a felszínre. A kisfalu mindössze kb fős lélekszámú, a legközelebbi városok 25 illetve 30 km-re helyezkedn ek el, ezen kívül további két fürdőhely is található a környékén. Nagyon szép természeti körny ezetben fekszik, környéken sok kirándulás tehető. A termálvizes fürdőt lassan kezdték kiépíteni, elős zör egy egyszerű, kétmedencés falusi fürdőhely lett, így üzemelt sokáig, veszteségesen, majd a mai formáját a 2000-es évek elején, magántőke bevonása után érte el, mely jelenleg is folyamatosan fejlődik. Elmondható, hogy a település egészére meghatározó hatást gyakorol. Új utcák nyílnak, sok az új és felújító építkezés. Úgy az állandó, mint az ideiglenes lakos aink száma az elmúlt években lassan, de folyamatosan növekszik. Munkalehetőséget jelenleg m ár nem csak a fürdő, a helyi önkormányzat intézményei az iskola, óvoda, művelődé si házak, vagy a megyei önkormányzat intézménye jelent, hanem a községen megtelepedő, a turizmushoz kapcsolódó, különböző szolgáltatások bővülése is. A termálfürdő kiépítése majd a közvetlenül hozzáépü lt 4 csillagos szálloda mára már országos, sőt nemzetközi hírnévre tett szert. A Hotelben 42 szoba található, minden szoba francia ággyal, telefonnal, minibárral, széffel, televízióval, zuhanyzós vagy kádas fürdőszobával, h ajszárítóval, bekészített fürdőköpennyel, törülközővel, strandtörülközővel, ingyenes internet elérhetőséggel rendelkezik. Konferenciák megrendezéséhez is kiváló felszereltséggel bír a sz álloda. A hotelhez, az 1. emeleten 120 fő befogadására alka lmas, légkondicionált, média technikával ellátott, sötétíthető konferenciaterem tartozik, me ly igény szerint elválasztható 2 vagy akár 3 kisebb teremmé is. A rendezvényszervezést éttermi szolgáltatásokkal is ki tudják egészíteni. A szállodához tartozó, belső folyosón megközelíthet ő gyógy- és élményfürdő m² vízfelülettel, mediterrán belső terekkel, 13 medenc ével, csúszdával, szabadtéri C fokos meleg vizes- és gyógymedencékkel, pezsgőszigettel, sodrómedencével várja vendégeit. A gyógyvíz forráshőmérséklete 49 C, amely a medencékbe érkezve kellemes C-ra hűl le. A kalcium-magnézium hidrogén-karbonátos ásványv íz szulfidion tartalma magas (3,3 mg/l), ezért a kénes gyógyvizek csoportjába tartozik. Radont nem tartalmaz. Kiválóan alkalmas idegrendszeri, nőgyógyászati, bőrgyógyásza ti és mozgásszervi problémák megelőzésére és gyógyítására.

11 A konferencia programja A szálloda értékesítési csapata a következő program ot állította össze a szervezők igénye szerint, melyet a konferencia szervezői el is fogad tak a 40 főre készített árajánlattal együtt. Első nap - péntek órától regisztráció, szobák elfoglalása órától ebéd, kávé órától előadások a konferenciateremben (közbe n szünet, frissítők) órától vacsora az étteremben óráig fürdőzés a hotel saját élményfürd őjében Második nap - szombat órától reggeli órától előadások a konferencia teremben (közb en szünet, frissítők) órától ebéd, kávé órától előadások a konferencia teremben (közb en szünet, frissítők) órától állófogadásos gálavacsora a fürdő fele tti galérián zenével, táncolási és fürdési lehetőséggel (fürdés csak 20 óráig) Harmadik nap - vasárnap órától reggeli órától kijelentkezés, szobák elhagyása (igény esetén a fürdő használta 12 óráig megengedett) Árajánlat 40 főre (az összegek az ÁFA-t tartalmazzák) 20 db kétágyas szoba, félpanzióval (ital nélkül), f ürdőhasználattal: 60 Euro / fő /éj Konferencia terem használat, médiatechnikával: 35 E uro / óra Kávék, frissítők: 3 Euro / fő / alkalom Díszítés: 170 Euro Gálavacsora all inclusive italfogyasztással (alkoho los és alkoholmentes italok): 20 Euro / fő

12 Összesen: 6720 Euro / 40 fő A szálloda alaposan felkészült a rendezvény megszer vezésére, tökéletes, minden igényt kielégítő rendezvényt szerettek volna lebonyolítani, mely tovább viszi a szállodakomplexum hírnevét. A gyógyszercég vezetői kiválóan érezték magukat, de sajnos történt pár olyan dolog, amire a szálloda dolgozói nem voltak felkészülve. 1. Mind a két este a óráig tartó fürdő nyitvatartási idő rövidnek bizonyult! A konferencia résztvevői jól érezték magukat, szerett ek volna még a fürdőben lazítani. Kisebb szervezés árán (az úszómester, fürdő dolgozóinak túlórafizetés, takarítószemélyzet berendelése) a nyitva tartást me ghosszabbították óráig. A szombat esti fürdőzést viszont már nem állt módjában a szállodának meghosszabbítani, technikai okokból nem volt kivite lezhető. Ez a plusz másfél órás menetrenden kívüli nyitva tartás (energia, dolgozók) 350 Euro többletköltséget okozott a szállodának. 2. A gálavacsora lebonyolításához az állandó felszolgá lói személyzeten kívül a szálloda gyakornokainak munkáját is igénybe vette a vezetősé g, hogy a catering gördülékeny legyen. A gyakornokok nagyon segítőkésznek bizonyul tak, de a hirtelen jött étel- és ital kánaán elvarázsolta őket, és a már rutinos fel szolgálók biztatása mellett - ennyit úgy sem vesznek észre - meg-meg dézsmálták a tálakat, süteményeket és megkóstoltak egy-egy pohár bort és pezsgőt. Bár ez a kis pluszfogyasztás nem sokkal, alig 40 Euroval rövidítette a szálloda hasznát, de mindenképpen figyelmeztette a vezetőség et arra, hogy a felszolgálóknak és a gyakornokoknak is jobban a körmére kell nézniü k, és a rendezvények előtt külön elmondani a dolgozóknak, hogy mit és mennyit szabad fogyasztaniuk a felszolgálni szánt ételekből. 3. Sajnos az all inclusive italfogyasztás a gálavacsoránál nem a kitűzött célját érte el. A szálloda értékesítése azt remélte, hogy a kikészített italok önkiszolgáló jellege megkönnyíti a szórakozást, így nem kell a vendégekn ek a pultnál sorakozniuk, ha inni szeretnének valamit. A szállodásokban fel sem merül t, hogy nem lesz elegendő az előzetes árajánlatba belekalkulált röviditalok és b orok mennyisége! A 40 fős csapat azonban a záró esten nagyon is jól érezte magát, és igényelte az utánpótlást. A plusz italok biztosítása 600 Euro többletköltséget okozott a szállodának. Azokat a plusz költségeket, amelyeket a résztevők m egnövekedett igénye okozott, természetesen utólagos megbeszéléssel a gyógyszercé g megtérítette, szerencsére ebből nem is adódott félreértés, a cég tisztában volt a saját felelősségével. Tulajdonképpen mindkét fél elégedetten zárta magába n ezt a 3 napot. A résztvevők jól érezték magukat, ők azt látták, hogy mindent megtesznek ért ük. A szálloda részéről pedig tanulságosak voltak a felmerülő problémák. Mindenké ppen végiggondolják, hogy ezekre a problémákra legközelebb milyen megoldásokat lehetne felkínálni, javasolni.

13 A fogyasztást végül is nem fizettették ki a felszolgálókkal és a gyakornokokkal, szóbeli figyelmeztetést kaptak, és megkérték őket, hogy a jövőben tartózkodjanak az ilyen viselkedéstől. Ön mit gondol, a szálloda helyesen járt el, hogy el tért az ajánlatban elfogadott kikötésektől, és teljesítette a résztvevők igényeit vagy ragaszko dnia kellett volna az eredeti programhoz, vállalva esetleg azt, hogy a résztvevőknek ez nem t etszik? Ön szerint a szálloda alaposan megszervezte a programot, vagy gondolniuk kellett v olna a felmerült problémákra?

14 Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program Csapatépítés és szakmai továbbképzés forgatókönyve Esettanulmány 2013.

15 Csapatépítés és szakmai továbbképzés forgatókönyve között egy cég vendégül látta telephelyeinek vezetőségi tagjait és üzletkötőit egy szakmai konferenciával egybekötött csapatépítő tréningre, amit Egerben szerveztek. A találkozó további célja volt, hogy a szakmai tréningen kívül lehetőség nyíljon a telephelyek közötti tapasztalat cserére. Mindezt ol yan kereteken belül, hogy szórakoztató, kötetlen programokat biztosítottak a személyes kapcsolatok fejlődése érdekében. A rendezvényen 180 résztvevő volt. A megrendelő cég 1995 óta folytat nagykereskedelmi tevékenységet Nyugat- Magyarországon. Jelenleg 10 telephelyen működik. A siófoki székhelyű cég Siófokon, Kaposváron, Pécsen, Nagykanizsán, Székesfehérváron, Mázán, Szigetváron, Balatonbogláron, Balatonkenesén várja viszonteladó kiskereskedő és gasztronómiai üzleti partnereit, ahol mintegy db cikkelemből álló áruból válogathatnak. Telephelyeikről saját tulajdonú tehergépkocsin szállítják termékeiket Somogy, Zala, Veszprém, Baranya, Tolna és Fejér megyébe. Az üzletkötőknek kiemelkedő jelentősége van a cégnél, hisz ők azok, akikkel a vevők és partnerek állandó kapcsolatban vannak. A cég ezért kiemelten foglalkozik velük és rendszeresen szervez számukra kommunikációs és egyéb továbbképzéseket és csapatép ítő tréningeket, hisz bár mindenki a saját területén próbál érvényesülni, attól még közös célért dolgoznak. Amikor rendezvényt szervezünk, a jól megválasztott eseménystílus adja magát a megfelelő hangulat közvetítéséhez. Válasszunk olyan stílust, amely jól visszaadja az eseménycéljainkat és olyan érzelmeket közvetít, amelyek egyedivé tehetik a rendezvényünket. A csapatépítő tréning célja, egy közösségben dolgozó emberek teljesítményének fokozása, az összetartás erősítése. Minden rendezvényszervezési folyamatnak fontos eleme a briefing készítés. A briefing a célok és elvárások írásba foglalt összessége. Ez a rövid írásos anyag továbbá tartalmazza a rendezvény minden fontos paraméterét, a feladat meghatározását és a kidolgozáshoz szükséges információkat. Nevezhetjük úgy is, hogy a megrendelő kívánságlistája. Ennek alapján alakítja ki a szervező a rendezvény koncepc ióját, majd a forgatókönyvét. A forgatókönyv a rendezvény lebonyolításának részlete s logisztikai ütemterve. Forgatókönyv részlet (csütörtök) (szombat) án: 15db 2 ágyas szoba (1éjszakára) : 90db 2 ágyas szoba (2 éjszaka) án: büféebéd biztosítása 30 fő részére án: vacsora (2 fogásos ültetett) 30 fő részére án: italcsomag vacsorához 30 fő részére én: büféreggeli 30 fő részére én: büféebéd 180 fő részére én: italcsomag az ebédhez 180 fő részére : büfé biztosítása összesen 4 alkalommal én: vacsora (2 fogásos ültetett) 180 fő részére, 15fős csoportokban, 10 étteremben+ 30fő 1 külön helyszínen (összesen 11 helyszínen)

16 09.07-én: italcsomag a vacsorához án: büféreggeli 180 fő részére án: büféebéd 180 fő részére án: italcsomag az ebédhez 180 fő részére án: italcsomag a formabontó vacsorához 180 fő részére án: formabontó vacsora 18 fő részére: Egy főzőverseny megszervezése Eger egy patinás helyszínén 10db 15 fős csapat részvételével. A csapatok feladata egy összességében 3 fogásos menü (előétel/leves, főétel, desszert) elkészítése összesen 180 adagban. Továbbá gondoskodni kell a résztvevők szórakoztatásáról is (a helyszínhez illő előadás, bemutató, zene a vacsora alatt). Igények, feladatok: fős szekcióterem biztosítása 11 órától 30 fős szekcióterembe hangosítás Vezetői asztalra 4fős ásványvíz bekészítés Egész napra előadó terem biztosítása 200 fő részére, wifi rendszerrel, egy internet végponttal 1db nagyteljesítményű projektor 1db multimédiás laptop Hangosítás darab szekcióterem wifi rendszerrel (kb.23 fős) Termenként 1db projektor Termenként 1db multimédiás laptop fő DJ biztosítása (alkalmanként 5 órára) Főzőprogram megvalósításához: Főzőverseny helyszínének biztosítása/bérlése Kb. 10db hő gomba 20db sörpad garnitúra Bográcsok, állványok és egyéb eszközök 10 csapat részére Félkész alapanyagok 180fő részére Háttérzene a vacsora alatt Szórakoztató programok a vacsorához A program időtartama: A program helyszíne: az egri vár. Sejtelmes, izgalmas, megannyi titkot és kihívást rejtő varázslatos program. A hoteltől díszbe öltözött vitézek kísérik fel a vendégeket a várba, a program helyszínére. A várban a már előkészített főzőhelyszíneken 10 csapatra bontva in dul a verseny. A csapat egészére szükség van, mindenki kreativitása, ügyessége, találékonysá ga előtérbe kerül. 10 bográcsban indul a főzés. A csapat dolga a saját séfjük kiválasztása és a bográcsgulyás, slambuc, kürtöskalács közös elkészítése. Instrukció nincs, a csapat szaktudásán és közös munkáján múlik a siker. Az alábbi programelemek színesítik a programot:

17 Fáklyás megvilágítás Vitézi kíséret a várig Zenés táncház végvári vitézek énekével a főzőprogram ideje alatt Fegyver és vitézbemutató, díszlövéssel. Költségterv Költségcsoport Költségek megnevezése Mennyiségi megnevezés Szállás Szállás 30 fő részére 1 éjszakára 30 Szállás 180 fő részére 2 éjszakára 360 Ellátás Büféreggeli 180fő részére 3 alkalommal 540 Büféebéd 540 Vacsora (2 fogásos felszolgált) 30 Vacsora (2 fogásos felszolgált) 180 Italcsomag (2*2dl üdítő/ásványvíz/meleg 900 ital) Büfé (kávé/tea/víz, aprósütemény) 180 Terem Előadó terem 1,5 napra 1,5 Szekcióterem 1,5 napra/db 14 Technikai eszközök 3db interaktív tábla 2 napra 3 Hangosítás 1 napra 30főre 1 Hangosítás az előadó teremhez 1,5 napra 1,5 1 db nagy fényerejű projektor 1,5 napra 1,5 1db multimédiás laptop 1,5 napra 1,5 Internetkapcsolat 1,5 napra (1 végpont) 1,5 Egyéb szolgáltatás Helyi technikus 4 Bekészítés vezetői asztalra 4főre/ 2 alkalom 8 Hő gomba 10 Bográcsok és állványok 10 Sörpad garnitúra 10 Félkész alapanyagok 180 DJ 3 alkalommal Jelmezek kb. 60fő részére 60 Háttérzene a vacsora alatt 1 Végvári játékok a vacsora után 1 Szállítás 240 Összesen: FELADAT: A fenti elemek ismeretében állítsa össze a rendezvény részletes forgatókönyvét!

18 Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program Elfogadható ár vgay színvonalas rendezvény? Esettanulmány 2013.

19 Elfogadható ár vagy színvonalas rendezvény? (2013-as Canvas Campus-ról készült esettanulmány) Az angliai Hampshire-ben megrendezett Canvas Campus célja, hogy az alternatív terápiával és gyógynövény gyógyászattal foglalkozó bejegyzett szakembereknek továbbképzési lehetőséget biztosítson egy évente megrendezésre kerülő 4 napos továbbképző tábor keretein belül. Az idén megrendezett tábor tapasztalatait szeretném ebben az esettanulmányban összefoglalni. A 2013-as Canvas Campus szervezői 300/ fő áron hirdették meg az idei 4 napos tábort, szeptember 12-15ig. A részvételi díj az alábbiakat foglalta magában: kempingben szállás, bio reggeli, vacsora, szauna, forró fürdő és CPD (continuous professional development= folyamatos szakmai fejlődés) szakmai előadások. A tábort egy Hampshire-i bio farmon rendezték meg. A résztvevőket tájékoztatták arról, hogy saját sátorban, illetve a helyi fogadóban tudnak megszállni. Továbbá, azt is közölték a meghívó levélben, hogy minden résztvevő vigyen széket, ebédet és saját evőeszköz készletet magával. A résztvevők biztosítva lettek afelől, hogy minőségi szakmai előadásokat fognak hallani a szakma által legelismertebb előadóktól, elfogadható áron. A regisztrált részvevőket direct mail-en keresztül értesítették. 104 főnek küldtek ben meghívót, melyből 68-an vettek részt végül a rendezvényen. A rendezvénnyel kapcsolatos szervezési feladatok Ahhoz, hogy olyan rendezvényt tervezzünk, amelynek segítségével teljesülnek a céljaink és megtérül a rendező cég által befektetett idő, pénz és energia, az eseménynek meg kell felelnie mind a vendégek, mind a cég elvárásainak. Mielőtt nekilátnánk megtervezni az eseményünket, tisztában kell lennünk azzal, hogy miért rendezzük a rendezvényt. Ez az esemény célkitűzéseinek a definiálása. A célkitűzések meghatározása és a legmegfelelőbb eseménytípus kiválasztása után olyan stratégiát tervezhetünk, amely az igényekhez fog igazodni. A következő döntés a rendezvény méretének meghatározása. Ezt két tényező befolyásolhatja: a pénz és a célkitűzések. Az eseménycéloknak értékesnek kell lenniük a rendező cég és a résztvevők szempontjából, valamint át kell hidalniuk a szakmai és az egyéni előnyök közötti különbséget. A Canvas Campus szervezők célja az volt, hogy elfogadható áron kínáljanak minőségi, szakmai előadásokat. A résztvevők célja pedig a szakmai fejlődés és tapasztalatcsere lehetősége volt. Akkor sikeres egy esemény, ha túlteljesítette az előzetes célkitűzéseket. Az eseménycélok kitűzése után a koncepció felvázolása a legfontosabb kiindulópont egy rendezvény megtervezésekor. Sokat segít, ha táblázatba szedjük az eseményekről alkotott elképzeléseinket. Eseménytervezési alapelvek: 1. Eseményelemek- amelyekből összeáll az esemény 2. Elengedhetetlen részek- a kötelező elemek 3. Eseményünk környezete- helyszín és stílus 4. Energia- hangulatteremtés 5. Érzések- érzelmek, amelyeket ki akarunk váltani A tervezés során feltétlenül észben kell tartanunk, hogy minden elem hatással van az utána következőre. Ha egy elemet figyelmen kívül hagyunk, az veszélyezteti az egész esemény sikerét. Az összes olyan összetevő időzítését, logisztikáját és szervezését át kell gondolnunk, amely az esemény előtt, alatt vagy után fontos lehet. Ide tartozhatnak az alábbiak:

20 A vendégek utaztatása és szállítása A vendégek elszállásolása Tárgyak szállítása Helyszín előkészítése, felszerelés bérlése Bérleti díjak, munkadíjak, egyéb költségekkel való számolás Engedélyek, örző-védő szolgáltatás, egyéb feltételek biztosítása Az eseménytervezés célja, hogy az események legyenek: 1. Tanulságosak 2. Felemelőek 3. Ösztönözzék cselekvésre az egész csoportot 4. Segítsék elő a feltöltődést 5. Fejlesszék szórakoztatva a résztvevők készségeit. A szervezési feladatok és az eseménycélok ismerete tükrében nézzük meg, hogy a Canvas Campus szervezése milyen sikerrel valósult meg. A rendezvény célkitűzéseinek és gyakorlati megvalósításának a szembeállítása Nap Csüt. Szept.12 Péntek Szept.13 Jóga Reggeli 8-9 Előadások Tea Megérkezés, sátrak felállítása Nyitórendezvény 11órakor Gyógynövényszemle a farmon Cristina Cromer Az immunrendszer megerősítésére irányuló eljárások Ebéd Előadások Tea Sharing our knowledge Szakmai ötletelés a gyakori kezelési stratégiákról Francis Hambly Védőoltások az élet első évében & Dedj Leibbrandt Vacsora Szombat Szept.14 Jóga Steve Taylor Minden a jó humorban rejlik- a nyugati egészség pszichológia használata a gyakorlatban Vas. Szept.15 Alison Morton ADHD Olivia Cliff Hagyományos módon készült gyógyszerek Susan Allshorn Éberség Záró rendezvény 17óra