POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZANBÁLYZATA MÓDOSÍTÁSOKKAL EGYSÉGES SZERKEZETBEN

Átírás

1 POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZANBÁLYZATA MÓDOSÍTÁSOKKAL EGYSÉGES SZERKEZETBEN Kiskunhalas Város Önkormányzata Képviselő-testülete a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény 35. (2) bekezdés c.) pontja alapján Kiskunhalas Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala Szervezeti Működési Szabályzatát az alábbiak szerint állapítja meg: I. A HIVATAL MEGNEVEZÉSE, CÍMADATAI 1.) A Hivatal megnevezése: Kiskunhalas Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala (továbbiakban: Hivatal) 2.) 1 A Hivatal alapító okirata kelte és száma: július /2002. Kth. 3.) A Hivatal rövidített megnevezése: Polgármesteri Hivatal Kiskunhalas 4.) A Hivatal székhelye: Kiskunhalas, Hősök tere 1. levélcíme: 6401 Kiskunhalas Pf. 66. távirati címe: 6401 Kiskunhalas Pf ) A Polgármesteri Hivatal székhelyen kívüli szervezeti egysége: megnevezés: Műszaki Osztály címe: Kiskunhalas Köztársaság u. 1. levélcím: 6401 Kiskunhalas Pf. 66. megnevezés: Város Rendészet címe: Kiskunhalas Köztársaság u. 1. levélcím: 6401 Kiskunhalas Pf. 66 megnevezés: Gyámhivatal címe: Kiskunhalas Köztársaság u. 1. levélcím: 6401 Kiskunhalas Pf. 66. II. 2 A HIVATAL JELZŐSZÁMAI A Hivatal az alábbi jelzőszámokat használja: a) Megyekód: 03 b) Szakági azonosító: 7511 c) KSH azonosító: 7511 d) Költségvetési intézményi törzsszám: e) Adószám: Az I. fejezet 2. pontját a 172/2008.sz. határozattal módosította. 2 Az I. fejezetet a 172/2008.sz. határozattal egészítette ki a képviselő-testület.

2 A Polgármesteri Hivatal költségvetésének végrehajtására szolgáló számlaszámok Költségvetési elszámolási számla Egyéb bevételi számla Építményadó beszedési számla Magánszemélyek kommunális adó besz. számla Tartózkodási idő utáni idegenforgalmi adó besz. számla Államigazgatási eljárás ill. besz. számla Iparűzési adó beszedési számla Bírság számla Késedelmi pótlék számla Talajterhelési díj beszedő számla Német Kisebbségi Önkormányzat Idegen bevétel Állami hozzájárulások számla Bérlakás értékesítési lebonyolítási számla Letéti számla Fedezetbiztosítási számla Termőföld bérbeadásáról származó jöv. besz. számla Egyéb bevételek beszedési számla Gépjárműadó beszedési számla Cigány Kisebbségi Önkormányzat Halasi Lovas Rendezvény Halasi Többcélú Kistérségi Társulás Lakásépítési számla Saját munkabér elsz. Számla Külső munkabér elsz. Számla III. A HIVATAL SZERVEZETE Belső szervezeti tagozódás 1.) A hivatal a szükséges munkamegosztás céljából elkülönült szervezeti egységekre, főosztályokra tagozódik. Feladatait az alábbi főosztályi szintű szervezeti tagozódásban látja el. A főosztályok osztály, iroda, csoport szervezeti egységekre tagozódnak. 1. Szervezési Főosztály, - Szervezés - Informatikai Csoport, - Iktató, 2. Ellenőrzési és Rendészeti Főosztály - Revizorok - Városi Rendészet 3. Pénzügyi és Városfejlesztési Főosztály - Pénzügyi Osztály, - Városfejlesztési Osztály, 4. Humánpolitikai Főosztály - Népjóléti Osztály, - Közoktatási, Szociális és Művelődési Csoport, 2

3 5. Jegyzői Hatósági Főosztály - Hatósági Osztály, - Adóügyi Csoport - BM. Hatósági ügyek - Okmányiroda, - Műszaki Osztály - Gyámhivatal 6. Főépítész Állami feladatként ellátott alaptevékenysége: IV. 3 POLGÁRMESTERI HIVATAL FELADATA Alaptevékenysége a.) A Polgármesteri Hivatal Kiskunhalas város közigazgatási területére vonatkozóan ellátja: Az önkormányzati ügyek előkészítése, az önkormányzati döntések végrehajtása, a testület működésével kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása. A feladatot meghatározó jogszabály: 1990.évi LXV. tv. és Kiskunhalas Város Képviselő-testületének Szervezeti és Működési Szabályzata. b.) A Polgármesteri Hivatal Kiskunhalas város közigazgatási területére, a körzeti feladatok tekintetében a mindenkori jogszabályi rendelkezések szerint érintett településekre vonatkozóan ellátja: A jogszabályban meghatározott igazgatási, hatósági feladatokat. Feladatot meghatározó jogszabályokat a jegyzői hatáskört tartalmazó függelék tartalmazza. Kiegészítő tevékenysége Mezei őrszolgálat működtetése évi CLIX tv. és 12/2000(III.28.) önkormányzati rendelet, tevékenység forrása: önkormányzati költségvetés és állami támogatás. Vállalkozási feladatok, gazdálkodó szervezetben való részvétel A Polgármesteri Hivatal vállalkozási feladatot nem végez, gazdálkodó szervezetben nem vesz részt. Hivatal feladatainak és tevékenységének forrásai 1.) Saját bevételek: önkormányzati rendelettel kivetett helyi adók az önkormányzat és intézményei saját tevékenységéből származó bevételek, önkormányzati vagyon hozadékából származó nyereség, osztalék, kamat, bérleti díj, közterület használati díj, átvett pénzeszközök, 3 A Szabályzat IV. fejezetét a 172/2008.sz. határozat módosította. 3

4 Kiskunhalason kiszabott és onnan befolyt környezetvédelmi bírság külön jogszabályban meghatározott hányada, Egyéb bevétel. 2.) Átengedett, megosztott bevételek: magánszemélyek jövedelemadójának külön jogszabályban meghatározott része, gépjárműadó 100%-a. 3.) Központi költségvetés normatív hozzájárulása. 4.) Támogatások. 5.) Hitelek. 6.) Európai uniós támogatással megvalósuló fejlesztések bevételei. 7.) Egyéb bevétele. Polgármesteri Hivatal feladatmutatói Kisegítő mezőgazdasági szolgáltatás Közutak, hidak, alagutak üzemeltetése, fenntartása Területi igazgatási szervek tevékenysége Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége Települési és területi kisebbségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége Országgyűlési képviselőválasztással kapcsolatos feladatok végrehajtása Önkormányzati képviselőválasztással kapcsolatos feladatok végrehajtása Máshova nem sorolt szervek tevékenysége Polgári védelmi tevékenység Vízügyi szakigazgatás Város- és községgazdálkodási szolgáltatás Közvilágítási feladatok Önkormányzatok és több célú kistérségi társulások elszámolása Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások feladatra nem tervezhető elszámolása Oktatási célok és egyéb feladatok Egészségügyi ellátás egyéb feladatai Állategészségügyi tevékenység Rendszeres szociális pénzbeli ellátások Eseti pénzbeli szociális ellátások Verseny- és élsport Máshova nem sorolt kulturális tevékenység A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos különleges előírások, feltételek 1.) A költségvetési koncepció elkészítésével megbízott dolgozó a koncepció összeállítása során a külön jogszabályban előírt határidő megtartása érdekében 10 nappal korábban írásban megkéri az intézmények, gazdasági társaságok, kisebbségi önkormányzatok vezetőitől, a tapasztalati adatok szerint a várható feladatellátás körét, esetleges új feladatokat. 2.) A koncepcióban jóváhagyott feladatok, illetve megfogalmazott szempontok szerint kerül sor a végleges intézményi, gazdasági társasági költségvetési javaslatok egyeztetésére. Az egyeztetésről jegyzőkönyv készül. 4

5 3.) A költségvetés elfogadását követően a megbízott dolgozó és az intézmények, gazdasági társaságok vezetői a külön jogszabályban előírt határidőn belül, meghatározott tartalommal összeállítják az elemi költségvetést. A költségvetés időarányos teljesítéséről a Polgármesteri Hivatal beszámoló készítési kötelezettségével egy időben, a részben önállóan gazdálkodó intézmények vezetőit is tájékoztatja, az intézményeket érintő szakfeladatok vonatkozásában. 4.) A normatív állami hozzájárulásokhoz megállapított feladatmutatók és mutatószámok alapján az intézményvezető gondoskodik a külön jogszabályban megállapított nyilvántartások vezetéséről, felelős az abban szereplő adatok valódiságáért. Az adatokat a beszámoló elkészítésével megbízott köztisztviselő rendelkezésére bocsátja. 5.) Az intézmény nem rendelkezik előirányzat módosítási jogkörrel, javaslatot tehet a kiemelt előirányzatok közötti átcsoportosításra. 6.) A költségvetés végrehajtásának részletes szabályait a mindenkor hatályos költségvetési rendelet tartalmazza. Kisebbségi önkormányzatok működésével, költségvetésének tervezésével, végrehajtásával kapcsolatos feltételek, különleges előírások 1.) A kisebbségi önkormányzatok gazdálkodásával, napi működésével kapcsolatos jogi, egyéb szakmai, valamint adminisztratív és technikai segítséget a Polgármesteri Hivatal megadja. 2.) Az önkormányzat költségvetési koncepciójának tervezetéről az egyeztetéssel megbízott köztisztviselő tájékoztatja a kisebbségi önkormányzatok elnökeit és kikéri a koncepció tervezetről a véleményét. 3.) A költségvetés tervezése során a kisebbségi önkormányzatok elnökei kidolgozzák a kiadási, bevételi előirányzataikat, melynél csak a központosított előirányzatként folyósított támogatást, illetve az előző évi pénzmaradványt tervezhetik. A költségvetési javaslat egyeztetéséről jegyzőkönyv készül. 4.) A Cigány és a Német Kisebbségi Önkormányzat költségvetését önállóan, határozatban fogadja el, mely elkülönítetten épül be Kiskunhalas város Önkormányzata költségvetésébe. 5.) A kisebbségi önkormányzatok kiadási előirányzatain belül átcsoportosítást végezhetnek, azonban előirányzatain nem emelhetnek. Az átcsoportosításról hozott határozatot a polgármesteri Hivatalnak megküldik. 6.) A kisebbségi önkormányzatok gazdálkodásával kapcsolatos feladatok, jogkörök: Kötelezettségvállalási, utalványozási jogkörrel a költségvetésben elfogadott kiadások erejéig rendelkezik a kisebbségi önkormányzat elnöke, Ellenjegyzésre a jegyző, vagy az általa felhatalmazott személyek jogosultak, Önálló számlával rendelkeznek, melyről készpénzt vehetnek fel, és amely készpénztámogatás a Polgármesteri Hivatal házipénztárának bevonásával történik. V. A HIVATAL JOGÁLLÁSA, IRÁNYÍTÁSA, VEZETÉSE A Hivatal jogállása 1.) A Hivatal a képviselőtestület szerve, az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására jött létre. 5

6 2.) A Hivatal teljes jogkörrel rendelkező, önállóan gazdálkodó költségvetési szerv. A Hivatal irányítása A Hivatalt a polgármester a képviselő-testület döntése szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja. A polgármester irányítói jogkörében: 1.) Kabinet ülést tart minden hétfőn a jegyző, az alpolgármester, az aljegyző, polgármester által meghívott főosztályvezetők és a városfejlesztési osztályvezető részvételével. 2.) Meghatározza a jegyző javaslatainak figyelembevételével a Hivatal feladatait az önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában. 3.) Előterjesztést nyújt be a jegyző javaslatára a Képviselő-testületnek a Hivatal belső szervezeti tagozódásának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására. 4.) Közvetlen irányítása alatt végzi feladatát a főépítész és a politikai tanácsadó. 5.) Gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az alpolgármester, a politikai tanácsadó, a jegyző, az önkormányzati intézményvezetők, és az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok ügyvezetői tekintetében. A Hivatal vezetése A jegyző vezeti a Képviselő-testület Hivatalát. A jegyző vezetői jogkörében : 1.) Gyakorolja a munkáltatói jogokat a Hivatal köztisztviselői tekintetében. 2.) Kinevezéshez, vezetői megbízáshoz, felmentéshez, vezetői megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz a polgármester által meghatározott körben - a polgármester egyetértése szükséges. 3.) Gondoskodik a Hivatal munkájának megszervezéséről, melynek során közvetlenül, vagy a szervezeti egység vezetők útján utasíthatja a hivatal dolgozóit. 4.) Meghatározza a feladatok végrehajtásának idejét, módját, ütemét. 5.) Ellenjegyzi a polgármester által vállalt valamennyi kötelezettséget. 6.) Gondoskodik a Hivatal létszámának feltöltéséről, a köztisztviselői állomány továbbképzéséről. 7.) Biztosítja a közszolgálati nyilvántartás vezetését és a személyes adatok védelmét. 8.) Javaslatot tesz a polgármesternek a Hivatal belső szervezeti tagozódására, a hivatal munkarendjére, az ügyfélfogadás rendjére. 6

7 9.) A hivatal egységes működésére tekintettel, a hivatali feladatok hatékonyabb ellátása érdekében végleges, vagy ideiglenes átcsoportosítást hajthat végre a belső szervezeti egységek között, s ennek során a Hivatal köztisztviselői számára a munkaköri leírásukban nem szereplő feladatot is megállapíthat. 10.) A testületi munka hatékonysága érdekében együttműködik a bizottságok elnökeivel. 11.) Minden kedden, a szervezeti egységek vezetői részére értekezletet tart. 12.) A jegyzőt távollétében az aljegyző helyettesíti, aki a jegyző által meghatározott feladatokat látja el. A szervezeti egységek vezetése 1.) Az egyes belső szervezeti egységeket a jegyző által megbízott vezető beosztású dolgozók vezetik. Vezetőit a polgármester egyetértésével a jegyző nevezi ki. A Hivatal szervezeti felépítéséről szóló jelen szabályzat III. fejezetben szereplő vezetői szintek a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992.évi XXIII. törvény 45.. (9) bekezdés c.) pontja szerint a következők: A főosztályvezető-helyettesi szintnek megfelelő vezetők: - főosztályvezetők Az osztályvezetői szintnek megfelelő vezetők: - osztályok vezetői, - okmányiroda vezetője, - gyámhivatal vezetője, - főépítész. 2.) A Jegyző vezeti a Hatósági Főosztályt. 3.) A szervezeti egység vezetők gondoskodnak a szervezeti egységen belüli munka megszervezéséről, melynek során: - biztosítják a kiadott feladatok határidőre történő szakszerű és törvényes végrehajtását, - a testületi munka hatékonysága érdekében részt vesznek a feladatkörüket érintő napirendek tárgyalásakor a Képviselő-testület és a bizottságok ülésén, - gondoskodnak az adott szervezeti egységhez tartozó bizottság munkájának szakmai és ügyviteli előkészítéséről, koordinálásáról és végrehajtásáról, - elkészítik az szervezeti egység dolgozóinak munkaköri leírásait, - szükség szerint a szervezeti egység dolgozói részére értekezletet tartanak, - együttműködnek a társ szervezeti egységek vezetőivel a feladatkörüket érintő kérdésekben. 4.) A szervezeti egységek részletes feladatait a VII. fejezet tartalmazza. VI A HIVATAL MŰKÖDÉSI SZABÁLYAI Képviselet 1.) 4 A Hivatalt a jegyző, távollétében az aljegyző jogosult képviselni. A szervezeti egységek vezetői a feladatkörükbe tartozó ügyekben külön megbízás alapján jogosultak a Hivatal képviseletére. Egyedi esetben a jegyző által megbízott köztisztviselő is jogosult a képviselet ellátására. 4 A Szabályzat V. fejezete 1) pontját a 172/2008. sz. határozat módosította. 7

8 2.) Jogi képviseletet a jogszabályi feltételeknek megfelelő és a jegyző által megbízott személy jogosult ellátni. 3.) Hivatal belső működése során az szervezeti egységet a vezető, távollétében az általa megbízott köztisztviselő képviseli. 5 Köztisztviselők vagyonnyilatkozat tételi kötelezettségére vonatkozó szabályok A Polgármesteri Hivatalban a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel rendelkező munkaköröket az SZMSZ 1.sz. függeléke tartalmazza. A munkarend, az ügyfélfogadás rendje A köztisztviselők munkarendjét a 28/2001(IX.27.) Ktr.sz. rendelet 40. -a, az ügyfélfogadás rendjét az 8/2007(III.7.) Ktr.sz. rendelet 50. -a tartalmazza. A bélyegzőhasználat szabályai 1.) A Hivatal bélyegzőiről nyilvántartást kell vezetni, melynek a következőket kell tartalmazni: a. sorszámot, b. bélyegző lenyomatát, c. a bélyegző kiadásának napját, d. a bélyegzőt használó szervezeti egység nevét, e. a bélyegzőt őrző, illetőleg a használatra jogosult dolgozó nevét és átvételt igazoló aláírását. 2.) A dolgozó részére kiadott bélyegzőt munkaviszonyának megszűnése estén vissza kell venni. 3.) Megszűnt, illetve elavult bélyegzőket a levéltárakra vonatkozó szabályok szerint kell kezelni, nyilvántartani, megsemmisíteni. 4.) A bélyegzőhasználattal kapcsolatos szabályok megtartásáról a jegyző gondoskodik. A munkáltatói jogok gyakorlása 1.) A jegyző tekintetében az egyéb munkáltatói jogokat a polgármester gyakorolja. 2.) A jegyző gyakorolja a hivatal dolgozói tekintetében a munkáltatói jogokat. 3.) A jegyző a polgármester egyetértési jogának gyakorlása mellett - dönt kinevezésről, vezetői megbízásról, felmentésről, a vezetői megbízás visszavonásáról, jutalmazásról. 4.) A munkáltatói jogok gyakorlásának részletes szabályait a jegyző által kiadott Közszolgálati Szabályzat tartalmazza. 5 A Szabályzat V. fejezetét a 172/2008. sz. határozat egészítette ki. 8

9 A szabadság kiadásának rendje A szabadság kiadás és egyéb munkaidő kedvezmény nyilvántartásának rendjét a Polgármesteri Hivatal Közszolgálati Szabályzata tartalmazza. A képviselő-testületi döntések előkészítése és végrehajtása A döntés-előkészítés alapvető szabályai A Hivatal belső szervezeti egységei főosztályok, osztályok segítik a tisztségviselők, a képviselőtestület, a bizottságok, tanácsnokok munkáját. Szakkérdésekben a Képviselő-testület bizottságai, a tanácsnokok elsősorban a működési körüknek megfelelő feladatkört ellátó szervezeti egységek vezetői tevékenységére támaszkodnak, az alábbiak szerint: 1. Ügyrendi Bizottság / Szervezési Főosztály, Városi Rendészet 2. Egészségügyi, Foglalkoztatási és Szociális Bizottság/ Szervezési Főosztály, Népjóléti Osztály 3. Művelődési, Oktatási, és Vallásügyi Bizottság/Humánpolitikai Főosztály 4. Településfejlesztési, Idegenforgalmi, és Városüzemeltetési Bizottság / Pénzügyi és Városfejlesztési Főosztály, Műszaki Osztály 5. Pénzügyi, Költségvetési és Gazdasági Bizottság / Pénzügyi és Városfejlesztési Főosztály 6. Környezetvédelmi, Mezőgazdasági Bizottsági és Kistérségi Bizottság/ Városfejlesztési Osztály 7. Ifjúsági, Sport és Informatikai Bizottság / Humánpolitikai Főosztály Előterjesztésekkel szemben támasztott követelmények A képviselő-testületi előterjesztések egységes és megfelelő szakmai színvonalának biztosítása érdekében a következő rendezőelvek betartása szükséges. 1.) Az előterjesztésnek minden esetben tartalmaznia kell: - az előterjesztő megnevezését /fejrész/ - A Képviselő-testület SZMSZ 15. -a szerint képviselő-testület elé javaslatot terjeszthetnek: - polgármester, - az alpolgármester, - a jegyző, - képviselő-testület bizottságai, - a képviselő, - az előterjesztés tárgyát, melynek egyezni kell a képviselő-testületi ülésre kibocsátott meghívóban szereplő napirend címével, - mindazokat a tényeket, körülményeket, adatokat, információkat, melyek az ügyben a megalapozott érdemi döntés meghozatalához elengedhetetlenül szükségesek, - amennyiben az adott témakörben több megoldás lehetséges, azokat lehetőség szerint ismertetni szükséges, /alternatív javaslatot tartalmazó előterjesztés/ - mindenképpen utalni kell a tárgyban született korábbi képviselő-testületi határozatokra, és a végrehajtás tapasztalataira, - határozati javaslatot / indokolt esetben az alternatívák feltüntetésével /, a határozat javaslat első pontja az előterjesztő által támogatott javaslatot tartalmazza, 9

10 - a végrehajtásért felelős megnevezését, - a végrehajtás határidejét: /a folyamatos határidő megjelölés lehetőség szerinti mellőzésével / - ahol arra lehetőség van, és az tényadatokkal kellően alátámasztható, csatolni kell a döntésre vonatkozó költség - haszon elemzést, - ingatlan elidegenítésére irányuló előterjesztés esetében a határozati javaslatnak minden esetben tartalmaznia kell az ingatlan azonosító adatait. / 3 hónapnál nem régebbi tulajdoni lapot / - a költségvetési kihatással együtt járó előterjesztés esetében a Pénzügyi és Városfejlesztési Főosztály vezetőjének előzetes ellenjegyzése szükséges. - tájékoztató, tájékoztatásra irányuló előterjesztésnél nem kell határozati javaslatot készíteni. 2.) Bizottság által készített előterjesztésnél a jegyző által kijelölt személy felelős azért, hogy az előterjesztés az előírt határidőre elkészüljön. 3.) Önkormányzati intézmény előterjesztése /beszámoltatása/ esetén a feladatkör szerint illetékes hivatali egység vezetője felelős azért, hogy az előterjesztés az előírt határidőben elkészüljön. 4.) Az önkormányzati rendeletek előkészítésére vonatkozó szabályokat a Képviselő-testület SZMSZ tartalmazza. A képviselő-testületi ülés elkészítésének rendje és egyes szabályai 1.) A képviselő-testület üléseinek előkészítésével kapcsolatos szervezési és technikai feladatokat a jegyző irányításával a Szervezési Főosztály látja el. 2.) Az előterjesztéseket legkésőbb 10 nappal az ülés előtt le kell adni a Szervezési Főosztálynak. 3.) Ezt követően csak a polgármester - távolléte esetén az alpolgármester - külön engedélye alapján kerülhet be előterjesztés a képviselő-testület anyagába. 4.) Az előterjesztéseket a bizottságok feladatkörükben meghatározottak szerint véleményezik. Bizottsági véleményezés nélkül előterjesztés csak rendkívül indokolt és sürgős esetben terjeszthető a képviselő-testület elé. 5.) Sürgősségi indítvány esetén a Képviselő-testület Szervezeti és Működés Szabályzata ában foglaltakat kell alkalmazni. A képviselő-testület határozatainak végrehajtása 1.) A képviselő-testületi határozatokat az ülést követő 3 napon belül meg kell küldeni a feladat végrehatásában érintett felelősöknek. 2.) A testület határozatának végrehajtását a felelős köteles azonnal megkezdeni. 10

11 3.) A határidőt tartalmazó határozat végrehajtásáról a felelős a végrehajtásra megjelölt határidőt követő 3 munkanapon belül írásban köteles jelentést készíteni, amelyet meg kell küldeni a Szervezési Főosztálynak. 4.) A határozatok végrehajtásáról a Szervezési Főosztály összesítő jelentést készít, melyet a polgármester terjeszt a képviselő-testület elé. 5.) A képviselő-testület határidőt tartalmazó határozatairól nyilvántartást kell vezetni, amely a Szervezési Főosztály feladata. VII. A HIVATAL FELADATAI A Hivatal általános feladatai A képviselő-testület tevékenységével kapcsolatban: - szakmailag előkészíti az önkormányzati rendeleteket, a testületi előterjesztéseket, a határozati javaslatokat, biztosítja ezek törvényességét; - szervezi a képviselő-testület rendeleteinek és határozatainak végrehajtását, elvégzi a végrehajtás ellenőrzését; - ellátja a képviselő-testület működésével kapcsolatos egyéb ügyviteli, adminisztrációs feladatokat; - nyilvántartja a képviselő-testület döntéseit. A Képviselő-testület bizottságai működésével kapcsolatban - biztosítja a feladat jellegének megfelelően a bizottságok működéséhez szükséges szervezési, leírási és ügyviteli feltételeket, gondoskodik a bizottsági előterjesztések, jelentések, beszámolók, egyéb anyagok szakmai előkészítéséről; - a bizottságokhoz érkező kérelmeket, javaslatokat, - igény szerint - szakmailag véleményezi, tájékoztatást nyújt a megvalósítás lehetőségeiről; - biztosítja a bizottságok döntéseinek a végrehajtását; A képviselő-testületi tagok munkájának segítése érdekében - elősegíti a képviselők jogainak gyakorlását; - köteles a képviselő-testületi képviselőt hivatali munkaidőben soron kívül fogadni, részére a szükséges felvilágosítást megadni illetve az ehhez szükséges intézkedést megtenni; - közreműködik a képviselő -testületi tagok tájékoztatásának megszervezésében. A tisztségviselők munkájával kapcsolatban - előkészíti a döntéseket, szervezi azok végrehajtását; - segíti a tisztségviselőket a testületi munkával kapcsolatos tevékenységben; - ellátja az önkormányzat intézményeivel kapcsolatos feladatokat, szakmai segítő tevékenységet folytat. A Hivatal részletes feladatai 1. SZERVEZÉSI FŐOSZTÁLY - Képviselô-testület, bizottságok munkájának koordinálása, üléseik elôkészítése, az ülések 11

12 adminisztratív feladatainak ellátása, továbbá döntések végrehajtásának szervezése, - országos és helyi választás, népszavazás, népi kezdeményezés lebonyolítása, - személyzeti és munkaügyek, - polgármester, alpolgármesterek és a jegyzô mellett a titkársági feladatok ellátása. - kisebbségi önkormányzatok munkájának segítése, - polgármesteri, képviselői vagyonnyilatkozatokkal kapcsolatos adminisztratív feladatok, - Polgármesteri hivatal gondnoki feladatainak ellátása. - képviselői iroda személyi, tárgyi feltételeinek megteremtése, Informatikai Csoport - számítástechnikai feladatok ellátása, - információs rendszer fejlesztése, szervezése, rendszerterv, - üzembehelyezett számítógépek nyilvántartása, felügyelete, üzemeltetése, - általános adatrögzítés, - számítástechnikai képzések szervezése, léebonyolítása, - tájékoztató, propaganda anyagok készítése, - fénymásolás, sokszorosítás Központi Iktató - beérkező ügyiratok iktatása, - kézi irattár kezelése, - központi irattár kezelése, - ügyiratok selejtezése, - levéltári anyag átadása, hatósági statisztika elkészítése, - közlönyök, folyóiratok irányítása, - információ ügyirathátralékokról 2./ ELLENŐRZÉSI ÉS RENDÉSZETI FŐOSZTÁLY 6 Ellátja: - a hivatal belső ellenőrzését, - a felügyelt költségvetési szervek belső- és felügyeleti ellenőrzését, valamint a társulási megállapodás alapján a Halasi többcélú Kistérségi Társuláshoz tartozó önkormányzatok és intézmények ellenőrzését. Revizorok - vizsgálja és értékeli a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését, - vizsgálja és értékeli a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét, - vizsgálja a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások, beszámolók megbízhatóságát, - a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tesz, és elemzéseket, értékeléseket készít a költségvetési szerv vezetője számára költségvetési szerv működése eredményességének növelése, valamint a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési és a belső ellenőrzési rendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében, 6 A képviselő-testület a 184/2006.Kht.sz. határozatával egészítette ki. Hatálybalépésének napja: szeptember

13 - nyomon követi az ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket - alapítványok, gazdasági társaságokkal kapcsolatos ügyek intézése, ügyviteli feladatok ellátása. Városi Rendészet - közterület-használati engedély, - közterület jogszerű használata, közterületen folytatott engedélyhez, a közterület rendjére és tisztaságára vonatkozó jogszabály által tiltott tevékenység megelőzése, megakadályozása, megszüntetése, ill. szankcionálása, - közreműködés az épített és a természeti környezet, közrend, közbiztonság, önkormányzati vagyon védelmében, köztisztaságra vonatkozó jogszabályok végrehajtásának ellenőrzésében, - állategészségügyi és eb rendészeti feladatok ellátásában együttműködés a rendvédelmi szervekkel, - mezőőri, gyepmesteri feladatok. - 3./PÉNZÜGYI ÉS VÁROSFEJLESZTÉSI FŐOSZTÁLY Pénzügyi Osztály - operatív gazdálkodással kapcsolatos feladatok, - költségvetési tv. által megállapított feladatok, - központosított előirányzatok felhasználásával kapcsolatos feladatok, - közgazdasági elemzések készítése, - többcélú társulás pénzügyi feladatai, - intézmények gazdasági vezetőivel kapcsolattartás. Városfejlesztési Osztály - helyi utak, - település vízellátása, vízrendezés és belvíz mentesítési, - közvilágítás, - városgazdálkodási feladatok, - országos és helyi táj-és természetvédelmi feladatok koordinálása, - árvízvédelem, - fejlesztési feladatok ellátása, fejlesztési koncepciók kidolgozása, - közcélú munkavégzés koordinálása, közhasznú szerződés alapján ellátott feladatok ellenőrzése, - önkormányzati vagyon kezelése, nyilvántartása, hasznosítása, - privatizációs feladatok ellátása, beruházási, felújítási feladatok, - területfejlesztési feladatokból adódó döntés-előkészítő munkák, - többcélú társulási feladatok. - környezetvédelem, - közbeszerzés 4./HUMÁNPOLITIKAI FŐOSZTÁLY Népjóléti Osztály - szociális kistérségi feladatok, - szociális igazgatás, - mozgáskorlátozottak kedv. - hadigondozotti ellátások megállapítása, - sorkatonai ügyek intézése, - szociális hatósági ügyek. 13

14 Közoktatási, Szociális és Művelődési Csoport - nevelési, oktatási, szociális intézmények hatósági te. kapcsolatos feladatok, - közművelődés, közgyűjteményi, művészeti és kulturális tevékenységgel kapcsolatos feladatok, - testneveléssel, sporttal kapcsolatos feladat, - oktatási, közművelődési, szociális, intézményvezető személyzeti ügyei, - nemzetközi kapcsolatok, - oktatási kistérségi feladatok, - nevelési, oktatási, egészségügyi, szociális intézmények fenntartásával kapcsolatos feladatok, - gyermekvédelmi feladatok, - veszélyeztetett gyermekek védelme, - ifjúsági feladatok, - televízió, sajtó kommunikációs feladatok, - szociális intézmény térségi szintű engedélyezési eljárása. 5./JEGYZŐI HATÓSÁGI FŐOSZTÁLY Hatósági Osztály Adóügyi Csoport - helyi adók kivetése, nyilvántartása, beszedése, - gépjárműadó kivetése, nyilvántartása, beszedése, - idegen helyről kimutatott köztartozás beszedése, - önkormányzat részére átengedett adók nyilvántartása és beszedése, - társult önkormányzatok adóinak beszedése, - társulási szintű adóvégrehajtás. BM.Hatósági ügyek - hagyatéki eljárás, - kistérségi szintű birtokvédelmi, szabálysértési eljárás, tűzvédelmi, hatósági ügy-intézés, - belkereskedelmi igazgatás, - üzletek működésével összefüggő ügyintézés, - honvédelmi és katonai igazgatás, - egyéb általános igazgatási ügyintézés, (talált tárgyak, hatósági bizonyítvány, stb.) - telephely-engedélyezés, - többcélú társulási feladatok, - minőségirányítási és minőségbiztosítási rendszerek (ISO és CAF), - szociálpolitikai igazgatási ügyek, - tolmácsigazolvány, - lakásépítési kedvezmény igénybevételéhez szükséges jegyzői igazolás, - tűzvédelmi hatósági ügyek. Okmányiroda - SZIG ügyintézés, - LIG ügy-intézés, - útlevél ügyintézés, - népesség nyilvántartás, - személyi adatok és lakcím nyilvántartás, - vállalkozói ig., - közlekedés igazgatási feladatok, 14

15 - egyéb személyi okmányokkal kapcsolatos. ügyintézés, - anyakönyvvezetés, - állampolgársági, honosítási ügyintézés. Műszaki Osztály - telekalakítási, - elvi építési, építési, bontási, használatbavételi, fennmaradási, rendeltetés-változtatás engedélyezési eljárás, - építéshatósági ellenőrzés, kötelezés, - nyilvántartás, - településrendezési kötelezések, - építési tilalom elrendelése, - központi közmű-nyilvántartás vezetése, - kistérségi környezetvédelmi hatósági ügyek, - vízügyi hatósági ügyek, - útkezelő hozzájáruláshoz, kötött tevékenység szabályszerűségének ellenőrzése, - közútkezelői hatósági ügyintézés. - Tűzvédelmi hatósági ügyek Gyámhivatal - örökbefogadási ügyintézés, - gyermekek ideiglenes elhelyezése, átmeneti tartós nevelésbe vétele, - vagyonkezelési ügyek, - kapcsolattartás szabályozása. végrehajtás, - otthonteremtési támogatás megállapítása, - gyermektartásdíj megelőlegezése, cselekvőkép. érintő gondnoksági ügyek, - gyám, gondnok kirendelése, - gyermek családi jogállásának rendezése. FŐÉPÍTÉSZ - közreműküdik a városfejlesztési programok kidolgozásában és feladatkörében azok végrehajtásában, - gondoskodik a rendezési tervek készítésével, egyeztetésével, véleményeztetésével, - nyilvántartásával és karbantartásával kapcsolatos előkészítő és koordinatív feladatok ellátásáról, - a város fejlődése érdekében kezdeményezi a rendezési terv módosítását, továbbá felülvizsgálja a rendezési tervvel összefüggő korábban hozott képviselő-testületi döntéseket, indokolt esetben javaslatot tesz módosításra, - tájékoztatást ad a hatályos rendezési tervről, VIII. VEGYES RENDELKEZÉSEK 1.) Külön jegyzői utasítás rendelkezik a - Polgármesteri Hivatal Közszolgálati Szabályzatáról, - Polgármesteri Hivatal által kiállított számlák kibocsátási rendjéről, - Munkahelyi dohányzás szabályairól, - Polgármesteri Hivatalban történő fénymásolással kapcsolatos szabályokról, - Postai kézbesítéssel kapcsolatos szabályokról - Polgármesteri Hivatal tulajdonát képező személygépkocsik és motorkerékpárok 15

16 használatáról, - A fizikai alkalmazottak munkarendjéről, munkavégzésükkel összefüggő egyes szabályokról, - Polgármesteri Hivatal Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzatáról - A képernyő előtti munkavégzés szabályairól 2.) A gazdálkodással kapcsolatos kötelezettségvállalás és ellenjegyzés rendjét a polgármester és a jegyző együttes utasításban szabályozza. 3.) A polgármester és a jegyző a hatáskörébe tartozó ügyekben külön-külön utasításban szabályozza a kiadmányozás rendjét. 4.) 7 Jelen SZMSZ függeléke a Költségvetési ellenőrzés című szabályzat. 5.) Jelen SZMSZ október l. napján lép hatályba. 6.) Az SZMSZ-ben foglaltak hatályosulását a jegyző folyamatosan figyelemmel kíséri és szükség esetén kezdeményezi a módosítást. 7.) A jegyző köteles gondoskodni arról, hogy a Szervezeti és Működési Szabályzatot a hivatal dolgozói megismerjék. Kiskunhalas, szeptember 30. Dr. Várnai László s.k. polgármester Dr. Ferenczi Mária s.k. jegyző A Képviselő-testület 172/2008.sz. határozatával módosított, egységes szerkezetbe foglalt Szervezeti és Működési Szabályzat június 2-án lépett hatályba. Kiskunhalas, 2008.június 5. Dr. Várnai László polgármester Dr. Ferenczi Mária jegyző 7 A Képviselő-testület a 184/2006.sz. határozatával egészítette ki. 16

17 1. sz.melléklet Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök jegyzéke Kiskunhalas Város Képviselő-testülete a köztisztviselők jogállásáról szóló évi XXIII. tv. 22/A. (8) bekezdése, valamint a 114/2001. (VI.29.) Korm. rendelet 24.. (3) bekezdése alapján a következők szerint állapítja meg a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkaköröket: 1. Jegyző, 2. Aljegyző, 3. Fősztályvezetők, osztályvezetők, 4. Gyámhivatal: hatósági ügyintézői munkakörök, 5. Műszaki Osztály: hatósági ügyintézői munkakörök, 6. Ellenőrzési és Rendészeti Főosztály: revizori munkakörök, közterület-felügyelői munkakörök. 7. Hatósági Főosztály: anyakönyvi igazgatási feladatot ellátó, szabálysértési, birtokvédelmi ügyeket intéző, vásár, piac tartással kapcsolatos feladatot ellátó, működési, telepengedélyezési eljárással kapcsolatos feladatokat ellátó ügyintézői munkakörök. 8. Jegyző közvetlen irányítása alatt dolgozó okmányirodai feladatot ellátó ügyintézői munkakörök. 9. Városfejlesztési Osztály közbeszerzési eljárásban közreműködő ügyintézői munkakör. 10. Pénzügyi-, Költségvetési Osztály: költségvetési,- és adócsoport vezetői, pénzügyi főelőadó, pénztárosi, költségvetési és tervezési ügyintéző. 11. Adóügyi Osztály: - adócsoportvezető, adóbeszedő, adóügyek főmunkatársa I., adóügyi főmunkatársa II., adókönyvelő munkakörök. 17

18 18