MR-48. Munka-Bérügyi és Humánpolitikai Osztály Működési Rendje

Átírás

1 MR

2 1. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1.1. Az osztály adatai Az osztály megnevezése: Markusovszky Egyetemi Oktatókórház (továbbiakban: Kórház), Munka-Bérügyi és Humánpolitikai Osztály (továbbiakban: Osztály) Székhelye: 9700 Szombathely, Markusovszky L. u Részlegei: - Munkaügyi Csoport - Humánpolitikai Csoport - Bérügyi Csoport - Társadalombiztosítási Csoport Az osztály irányítója: az osztályvezető, távollétében az osztályvezető-helyettes Szakmai felügyeletet és munkáltatói jogokat gyakorló: - Osztályvezetőt: főigazgató - Beosztottakat: gazdasági igazgató, illetve a gazdasági igazgató-helyettes 1.2. Szervezeti felépítése: lásd mellékletek tartalomjegyzéke Az osztály feladatai: Feladatokhoz kapcsolódó belső szabályzatok Az osztály tevékenységét érintő szabályzatok: - Szervezeti és Működési Szabályzat - SZ-03. Adatvédelmi és adatkezelési szabályzat - SZ-08. Bizonylati Szabályzat - SZ-15. Gazdasági szervezet ügyrendi szabályzat - SZ-19. Hivatalos és magántelefon-kódok használatának szabályzata - SZ-21. Iratkezelési szabályzat - SZ-27. Munkavédelmi Szabályzat - SZ-33. Szabályzat a lakásépítési és -vásárlási munkáltatói támogatásról - SZ-38. Tűzvédelmi szabályzat - SZ-39. Ügyeleti és készenléti szolgálat szabályzata - SZ-40. Vagyonvédelmi és rendészeti szabályzat - SZ-41. Vállalkozási tevékenység szabályzata - SZ-42. FEUVE Kézikönyv Feladatok felsorolása (részlegenként) A Munka és Bérügyi Osztály feladatai: Munkaügyi feladatok: létszámfelvétel, jogviszony megszüntetések, kórházon belüli fluktuáció ügyvitelének bonyolítása, dokumentumainak őrzése, munkaügyi nyilvántartó lap vezetése, átsorolások, meghosszabbítások elkészítése, iktatása, nyilvántartásokon való átvezetése, megbízási szerződések elkészítése, nyilvántartása, határozott időre, távollévő dolgozó helyettesítésére történő alkalmazás nyilvántartása, távozási lapok kiadása, tartozások feladása Pénzügyi Osztály, raktárkönyvelés és leltárellenőrök felé, munkaviszonyban töltött idők beszámítása, határozat elkészítése. MR

3 Bérügyi feladatok: munkabérek, az osztályok, munkahelyek által tárgyhót követően megküldött változóbér adatok személyenkénti rögzítése, számfejtése, jelenléti ívek ellenőrzése, jelentett munkaidő és távollétek összevetése, tartalmi és formai követelményeinek felülvizsgálata, a munkából való távolmaradásról kapott osztályos jelentések alapján a távollétek jogcím szerinti adatrögzítése, megbízási szerződéses jogviszonyban lévők illetményének számfejtése, esetenkénti hóközi számfejtések bonyolítása, a munkaviszony mellett vállalkozók számlázásának ellenőrzése, béren kívüli személyi juttatások teljeskörű számfejtése (bejárási költség, költségtérítések, étkezési hozzájárulás), bérjegyzékek ellenőrzése, manuális kezelése, illetményutalás koordinálása a Pénzügyi Osztállyal, havi kórházi bérkönyvelés, bérügyi nyilvántartás, szabadságok nyilvántartása, OTP betétszámlával rendelkezők nyilvántartása, kölcsönökhöz, kezességhez munkaviszony és munkabér igazolások kiadása, nyugdíj előkészítése, nyugdíj megállapításához adatok közlése, kimutatása. Társadalombiztosítási feladatok: Az alábbi ellátások igényfelvétele, elbírálása, számfejtése: saját jogú táppénz, anyasági támogatás, terhességi gyermekágyi segély, GYES, GYED, családi pótlék, GYÁP táppénz. Ügyfélforgalom bonyolítása. Havi rendszerességgel ügyviteli szabályok alapján kézzel történő kezelése: segélyezési egyéni tasakoknak, családi pótlék igénykartonoknak, GYED igénykartonoknak, GYES igénykartonoknak. Összesítő elszámolás. Statisztikai jelentések készítése. Baleseti napló vezetése. Útibalesetek kivizsgálása, elbírálása, számfejtése jogszabály alapján. Apát megillető munkaidő kedvezmény nyilvántartása, vezetése, havi rendszeres jelentése. Humánpolitikai feladatok: A Részvénytársaság szervezett létszámának tervezése, nyilvántartása, a betöltött létszám vezetése. Üres álláshelyek nyilvántartása. Munkaerő-gazdálkodással kapcsolatos statisztikák, adatszolgáltatások. MR

4 Hirdetésekkel, pályázatokkal kapcsolatos ügyintézés. Munkaviszony létesítésével, megszűnésével kapcsolatos tevékenységek irányítása, koordinálása. Biztosítottak bejelentése a hatóságok felé (be-, illetve kilépés). Kitüntetési javaslatokkal kapcsolatos ügyintézés. A munkavállaló telefonkóddal történő ellátásának szervezése, irányítása és informatikai koordinálása. A kórházzal egyéb foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban állók szerződéseinek nyilvántartása. Lakáskölcsönnel kapcsolatos kérelmek ügyintézése A tevékenység, feladat felelősségi köre, ellenőrzése A munka-bérügyi és humánpolitikai tevékenység folyamatainak felelősségét részletesen lásd mellékletek tartalomjegyzéke (FEUVE táblázat). 2. SZEMÉLYI ÉS TÁRGYI FELTÉTELEK (EU 6-04.) 2.1. Tárgyi feltételek: Megfelelő informatikai eszközrendszer Az adminisztrációs és menedzsment feladatok elvégzéséhez szükséges szoftverek és hardverek Megfelelő adminisztratív eszközrendszer Az adminisztrációs és menedzsment feladatok elvégzéséhez szükséges író- és egyéb eszközök Az osztály tevékenységének és személyi állományának megfelelő higiénés eszközök 2.2. Személyi feltételek: Munkakörök, képesítési előírások Osztályvezető Szakirányú felsőfokú iskolai végzettség, vagy felsőfokú iskolai képzettség, szakirányú felsőfokú szakképesítéssel Osztályvezető-helyettes Szakirányú felsőfokú iskolai végzettség, vagy felsőfokú iskolai képzettség, szakirányú felsőfokú szakképesítéssel, vagy a munkáltatói jogkör gyakorlója által megállapított feltételek Ügyintéző középfokú iskolai végzettség, középfokú szakirányú szakképzettség Munkaköri leírások: A munkaköri leírás a Kórházban munkaviszony keretében foglalkoztatott munkavállaló munkaköre keretében ellátandó teendőit, a munkaviszonnyal kapcsolatos jogait, kötelezettségeit, alá- és fölérendeltségi viszonyát, valamint a munkaköréhez tartozó irányítási, utasítási jogait tartalmazza Egyebeket az SZMSZ munkavállalókkal kapcsolatos fejezete tartalmaz A dolgozók munkaköri leírásokat lásd mellékletek tartalomjegyzéke Fegyelmi és kártérítési felelősségi jogkör gyakorlásának szabályai A jogkör gyakorlására a munkaviszonnyal összefüggő kötelezettségek vétkes megszegése esetén kerül sor. Az osztály dolgozói felett a fegyelmi és kártérítési felelősségi jogkört a gazdasági igazgató gyakorolja. 3. AZ OSZTÁLY MŰKÖDÉSI RENDJE 3.1. Munkarend: MR

5 Munkaidő Az osztály feladatát az érvényes ágazati és funkcionális jogszabályokon alapuló intézeti SZMSZ és belső szabályzatok szerint végzi. Munkarendje az egyműszakos igazgatási munkarendnek megfelelő: hétfőtől-csütörtökig óráig, pénteken ig tart. A negyven órás heti munkaidőnek része a 20 perces ebédidő. Munkahelyi étkeztetés biztosított, de igénybevétele nem kötelező, azonban külső étkeztetés címén a munkahely előbbi munkaidőben nem hagyható el Helyettesítés A helyettesítés szabályait az SZMSZ munkavállalókkal kapcsolatos fejezete tartalmazza A helyettesítés rendje: az osztályvezetőt az osztályvezető-helyettes helyettesíti, az ügyintézők egymást helyettesítik Szabadság/eltávozás Szabadsággal kapcsolatos szabályokat az évi XXII. Törvény (Munka Törvénykönyve) a tartalmazza Eszerint szabadság igénybevételét a szabadság kezdete előtt legkésőbb 15 nappal be kell jelenteni Az évi rendes szabadságot az osztályvezető engedélyezi, az osztályvezető szabadságát a gazdasági igazgató. Tanulmányi szabadságra azonos eljárás vonatkozik Rendkívüli és fizetés nélküli szabadságot az osztályvezető javaslatára a gazdasági igazgató engedélyezhet A munkaidő alatti eltávozást az osztályvezető engedélyezi. A törtnapos távollétekről távolléti naplót kell vezetni. A távolléti időt le kell dolgozni Szolgálati út ügyintéző osztályvezető-helyettes osztályvezető gazdasági igazgató főigazgató 3.3. Üzleti/szolgálati titok: A munkavállaló köteles az SZ-03. Adatvédelmi és Adatkezelési Szabályzatban foglalt rendelkezések betartására, különös tekintettel a betegek egészségügyi és személyazonosító adataira, valamint a munkáltatóra vonatkozó üzleti titokra (lásd SZMSZ). Az üzleti/szolgálati titok megszegése súlyos fegyelmi vétségnek minősül Képviseleti és aláírási jog Az osztályról továbbított információ, levél az osztályvezető tudta nélkül nem kerülhet továbbításra. Az osztályt külső és belső munkakapcsolataiban, írásban és szóban az osztályvezető képviseli: ügyviteli dokumentumokat a kiállító aláírásán túl az osztályvezető is ellátja hitelesítő kézjegyével. Távollétében a helyettesi feladatokat ellátót illeti a képviseleti és aláírási jog. 4. A SZOLGÁLTATÁS/GAZDASÁGI TEVÉKENYSÉG MINŐSÉGE 4.1. Jogszabályok/irányadó rendelkezések: Törvényi, jogszabályi hivatkozásokat lásd SZMSZ vonatkozó mellékletében, illetve a Kórház Integrált Irányítási Rendszerének dokumentációjában (kézikönyvek, EU-k, MU-k). MR

6 4.2. Eljárási- és munkautasítások: Az osztály tevékenységi körébe tartozó eljárási- és munkautasítások jegyzékét lásd mellékletek tartalomjegyzéke Az osztály minőségügyi rendszere Az osztály aktívan részt vesz a kórház Integrált Irányítási Rendszerének (IIR) kialakításában és fenntartásában. Az IIR magában foglalja a MIR, KIR, MEBIR és MEES rendszereket A Kórház Integrált Irányítási Rendszerének (IIR) helyi képviseletét a gazdasági egységek integrált irányítási koordinátora látja el (továbbiakban: minőségügyi koordinátor) Valamennyi dolgozó munkaköri kötelessége a megfelelő minőségű munka biztosítása. 5. A SZOLGÁLTATÁST IGÉNYBE VEVŐ(K)/BESZÁLLÍTÓK TÁJÉKOZTATÁSA/FELVILÁGOSÍTÁSA A gazdasági szolgáltatást igénybevevők köre lehet külső és belső Szolgáltatást igénybe vevő külső partner lehet a beteg, a termék beszállítást végző és szolgáltatásokat ellátó vállalkozó. Tájékoztatásuk szóban és írásban történik az SZ- 03. Adatvédelmi és adatkezelési szabályzat, valamint az SZ-21. Iratkezelési Szabályzat előírásai szerint Szolgáltatást igénybevevő belső partner a társosztályok, klinikai osztályok és a kórház alkalmazásában álló dolgozók. Tájékoztatásuk, felvilágosításuk szóban és írásban az SZ-03. Adatvédelmi és adatkezelési szabályzat, az SZ-21. Iratkezelési szabályzat, valamint a szolgálat útvonal betartásának figyelembevételével történik. A belső tájékoztatás, felvilágosítás fórumai az osztályos és vezetői színtű megbeszélések, értekezletek, amelyeken a részvételi jogosultságot a munkaköri leírások és az SZMSZ tartalmazza. Az SZMSZ-ben meghatározott intézeti testületek, bizottságok feladatai köré tartozik véleményeivel, tanácsaival, javaslataival a kórház menedzsmentjének és szervezeti egységeinek a munkáját segíteni. 6. DOKUMENTÁCIÓS REND (SZ-21.) Az osztályon alkalmazott formanyomtatványok jegyzékét lásd mellékletek tartalomjegyzéke Ügyviteli teendők: Beérkező, kimenő levelek iktatása, okmányok, ügyiratok társosztályról való áthozatala, átadása stb. írásos nyilvántartása az intézményi szabályozásnak megfelelően A dokumentumok kezelésének rendje az intézeti SZ-21. Iratkezelési Szabályzat előírásainak figyelembevételével Kötelezően vezetendő osztályos feljegyzések listáját lásd mellékletek tartalomjegyzéke. 7. KOMMUNIKÁCIÓS REND (EU 5-03.) A menedzsment utasításait, az információkat a munkahelyi vezetők kötelesek ismertetni a dolgozókkal. A körleveleket, főigazgatói utasításokat ismertetés után a dolgozóknak szignálniuk kell, ismertetés után meghatározott ideig elérhetővé kell tenni (faliújság, MR

7 tárgyaló, stb.). A tájékoztatók, ismertetők, meghívók, egyéb információk esetében ismertetés után hasonlóan elérhetővé kell tenni a dolgozók számára Együttműködési és kapcsolattartási rend társosztályokkal telefonon belső levelezéssel en bizonylatok útján személyesen A tevékenységet végző ügyintéző a feladat tartalmának függvényében a fenti felsorolás szerint veszi fel a kapcsolatot a társosztállyal. osztályon belül személyesen telefonon en Elsődleges kapcsolata személyes. Intézményen kívül: telefonon levelezéssel, telefax en személyesen 7.2. Belső kommunikáció Osztályértekezletek (munkamegbeszélések) szükség szerinti rendszerességgel tartandók az osztályvezető által, indokolt esetben a gazdasági igazgató részvételével. A beosztottak kötelessége, hogy konkrét munkavégzésének helyzetéről, a feladatok végrehajtásáról, a munkavégzés esetleges zavarairól, a vezetői intézkedést igénylő eseményekről az osztályvezetőt tájékoztassa. Az intézeti Gazdasági Műszaki Tanács (Gazdasági Osztályvezetői Értekezlet) az irányítás legfőbb fóruma. 8. PANASZKEZELÉS RENDJE (SZ-30., EU 5-03., EU 8-05.) Az SZ-30. Panaszkezelési Szabályzat előírásai alapján. 9. SZEMÉLYZET OKTATÁSA, TOVÁBBKÉPZÉSE A képzéssel kapcsolatos tevékenységet az intézeti SZMSZ Képzés, továbbképzés című fejezete és az EU eljárási utasítás szabályozza. 10. MUNKAVÁLLALÓK EGÉSZSÉGÉNEK, BIZTONSÁGÁNAK VÉDELME A dolgozók egészsége és biztonsága védelmére tett intézkedéseket a Kórház MEBIR dokumentációja tartalmazza lásd MEB KK 3., 4. sz. mellékletében Alkalmassági és szűrővizsgálatok A 33/1998. (VI.24) NM rendelet alapján a MU-FEÜ-02. utasítás intézkedik a munkaköri és szakmai alkalmassági orvosi és szűrővizsgálatok rendjéről. 11. SZEMÉLYZET TESTI ÉPSÉGÉNEK VÉDELME Az SZ-40. Vagyonvédelmi és Rendészeti Szabályzat szerinti eljárások alkalmazása. MR

8 Az SZ-27. Munka- és az SZ-38. Tűzvédelmi Szabályzatok szerinti eljárások alkalmazása. 12. KUTATÁS/FEJLESZTÉS OSZTÁLYOS RENDJE Az SZMSZ-ben foglaltakon kívül külön szabályozást a gazdasági tevékenység nem igényel. 13. A VÉGZETT TEVÉKENYSÉG(EK) ELLENŐRZÉSÉNEK ÉS ÉRTÉKELÉSÉNEK RENDJE Rutin ellenőrzési pontok A munkafolyamatba épített vezetői funkcionális ellenőrzések az SZ-42. FEUVE (Folyamatba épített Előzetes és Utólagos Vezetői Ellenőrzés rendszere) Kézikönyv alapján történnek A munkakörhöz kapcsolt ellenőrzési pontok a munkaköri leírásokban találhatók Az osztályos megbeszélések fórumai az elvégzett munka értékelésének Az osztályvezető éves beszámolóval értékeli az osztály munkáját Tevékenység belső ellenőrzése A belső ellenőrzés módját az SZ-07. Belső Ellenőrzési Szabályzat határozza meg, a tevékenység főigazgatói hatáskörbe tartozik Felülvizsgálati szervek által végzett felülvizsgálatok A jogszabályok és a szerződések szerinti működés ellenőrzését az illetékes hatóságok, tulajdonosi jogkör gyakorlója illetve annak megbízottja. MELLÉKLETEK A mellékletek külön dokumentumokban találhatók, tartalomjegyzékkel ellátva. A mellékletek dátummal, osztályvezetői aláírással érvényesek, azok bármikor módosíthatók. MR