Ercsi Nagyközség képviselőtestületének. 14/1999.(V.26.) Kt. számú. rendelete. az Ercsi Nagyközség Polgármesteri Hivatalának ügyrendjéről

Átírás

1 Ercsi Nagyközség képviselőtestületének 14/1999.(V.26.) Kt. számú rendelete az Ercsi Nagyközség Polgármesteri Hivatalának ügyrendjéről Mellékletek: 1. számú melléklet Polgármesteri Hivatalban használatos bélyegzők mintája 2. számú melléklet Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése, illetve létszáma 3. számú melléklet Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységek feladat és hatásköri jegyzéke, valamint a szervezeti egységek közötti munkamegosztása 4. számú melléklet A polgármester és a jegyző által átadott kiadmányozási jogkörök 5. számú melléklet Képviseleti jogosultság a Polgármesteri Hivatal munkatársai számára 6. számú melléklet Kötelezettségvállalásra, utalványozásra, valamint ellenjegyzésre felhatalmazott munkatársak névjegyzéke 7. számú melléklet Állandó helyettesítési megbízások 8. számú melléklet Köztisztviselői etikai kódex 1. számú függelék A Polgármesteri Hivatal munkarendje és az ügyfélfogadási rendje

2 ÜGYREND A helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. tv. valamint Ercsi Nagyközség Önkormányzatának Szervezeti és Működési Szabályzata (továbbiakban SZMSZ) rendelkezései alapján Ercsi Nagyközség Önkormányzat képviselőtestülete a Polgármesteri Hivatal működésének szabályait az alábbiakban állapítja meg: I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. A Hivatal megnevezése, címadatai (1) A Hivatal megnevezése: Ercsi Nagyközség Önkormányzat Polgármesteri Hivatala (továbbiakban: Hivatal) (2) A Hivatal rövidített megnevezése: Polgármesteri Hivatal 2. A Hivatal székhelye: Ercsi Fő u. 20., levélcíme: 2451 Ercsi. Pf.: 20. telefonszáma: telefax száma: A Hivatal jogállása, irányítása (1) A Hivatal a képviselőtestület szerve, mely az önkormányzat működésével - a képviselőtestület üléseinek előkészítésével, döntéseinek végrehajtásával -, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat látja el. (2) A Hivatal a helyi önkormányzat képviselőtestülete által létrehozott költségvetési szerv, jogi személy. (3) A Hivatal képviseletét a polgármester, alpolgármester és a jegyző látja el. Eseti képviselettel a Hivatal dolgozója is megbízható. (4) A polgármester a képviselőtestület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a hivatalt. (5) A hivatalt a jegyző vezeti. 4. A Hivatal jelzőszámai

3 (1) A Hivatal az alábbi jelzőszámokat használja: a.) Fejezetszám: 8500 b.) Ágazati azonosító szám: c.) Bankszámlaszám (költségvetési elszámolási számla): d.) Számlaszámok: gépjármű adó: egyenesadó: letéti számla: lakásépítési alap számla: e.) Költségvetési intézményi törzsszám: f.) Adóazonosító szám: g.) TB. számla: h.) KSH. számla: (2) A Hivatal az általa ellátott, illetve szerződésben megkötött feladatainak számlázásához a Szolgáltatási Tevékenységek Jegyzéke (SZTJ) számait használja. 5. A bélyegzőhasználat szabályai (1) A Hivatal az 1. számú mellékletben szereplő típusú és feliratú bélyegzőket használja. (2) A dátumbélyegzők kivételével valamennyi bélyegzőről nyilvántartást kell vezetni, és az azonos típusú körbélyegzőket sorszámozni kell. A nyilvántartás vezetéséről a jegyző gondoskodik. Hivatalos bélyegzőt csak a legszükségesebb számban szabad forgalomban tartani. (3) A nyilvántartásnak a következőket kell tartalmaznia: sorszámot a bélyegző lenyomatát, a bélyegző kiadásának napját, a bélyegzőt használó szervezeti egység nevét, a bélyegzőt őrző, illetőleg a használatra jogosult dolgozó nevét, átvételt igazoló aláírását, a bélyegzőhasználat megszüntetésének időpontját. (4) Megszűnt szerv bélyegzőit és az avult bélyegzőket a levéltárakra vonatkozó szabályok szerint kell kezelni, nyilvántartani és megsemmisíteni. (5) A bélyegzőhasználattal kapcsolatos szabályok megtartásáról és ellenőrzéséről a jegyző gondoskodik. II. A HIVATAL SZERVEZETE 6. A Hivatal belső szervezeti tagozódása (1) A Hivatal a feladatait alábbi szervezeti egységekben, a következőkben felsorolt belső tagozódásban látja el: a.) b.) c.) d.) e.) Szervezési Iroda Hatósági Iroda Pénzügyi Iroda Polgármesteri Titkárság Városüzemeltetési referens

4 f.) Belső ellenőr g.) Jegyzői referens (2) A hivatal szervezeti felépítését a 2. számú melléklet ábrázolja. 7. A hivatal dolgozói, a hivatali szervek típusai és jogállásuk (1) A Hivatalban a következő belső szervezeti egységek működnek: a.) b.) ellátására. c.) d.) e.) f.) Iroda: A Hivatal szervezeti egysége, mely kiadmányozással, illetőleg önkormányzati rendelettel telepített feladatokat lát el. Vezetőjét - aki a vezetői értekezlet résztvevője - a jegyző nevezi ki polgármester egyetértésével. Felette a munkáltatói jogokat a jegyző gyakorolja. Az irodavezető személyi felelősséggel irányítja az irodát, biztosítja az ügyintézés jog- és szakszerűségét. Feladata az ügyintézési határidők betartása, és betartatása. Szervezi és ellenőrzi az iroda feladatainak végrehajtását. Szakmailag előkészíti a tevékenységi körébe tartozó önkormányzati rendeletek tervezetét, gondoskodik az ügykörébe tartozó rendelkezések, testületi döntések, felettesei utasításainak végrehajtásáról. Gyakorolja az irodavezető feladatköréhez kapcsolódó, és a jegyző által eseti jelleggel átadott feladatköröket. Kiadmányozási jogkörét beosztottjaira átruházhatja, amely átadás nem érinti vezetői felelősségét. Köteles részt venni a képviselő-testület ülésein az iroda tevékenységi körébe tartozó napirendi pontok tárgyalásánál. Önálló referens Önálló munkatárs, meghatározott, más szervezeti egységbe nem sorolható feladatok A jegyző közvetlen irányításával működik. Felelősséggel látja el a tevékenységi köréhez tartozó, valamint a jegyző által meghatározott feladat és hatásköröket. Önálló ügyintéző: Irodán belül, törvény vagy kormányrendelet által telepített feladatot saját hatáskörben lát el. Felelős saját tevékenységéért, valamennyi vonatkozó jogszabály, testületi döntés, vezetői utasítás betartásáért. Ügyintéző: Irodán belül, hatás- és feladatkörébe tartozó ügyek érdemi előkészítésével foglalkozik, illetve ilyen irányú felhatalmazás esetén kiadmányozási joga van. Felelős saját tevékenységéért, valamennyi vonatkozó jogszabály, testületi döntés, vezetői utasítás betartásáért. Ügyvitelt ellátó dolgozó: Irodán belül gondoskodik az adminisztrációs feladatok ellátásáról, különösen a beérkező ügyiratok átvételéről, nyilvántartásba vételéről, a kiadmány tervezeteknek az ügyintéző útmutatása szerinti gépeléséről, sokszorosításáról, továbbításáról, nyilvántartásba vételéről. Fizikai alkalmazottak: A munkaköri leírásukban meghatározott feladatokat látják el. (2) A hivatalban alkalmazott szervezeti egységek elnevezései, azok jogállása, az ügyintézők munkaköri elnevezései nem érintik a köztisztviselői törvény, illetve az annak végrehajtására megalkotott önkormányzati rendelet által meghatározott előmeneteli rendszert, az egyes ügyintézők besorolását. (3) Az önkormányzati képviselőtestület bizottságainak tevékenységét a jegyző által kijelölt munkatársak - bizottsági referensek, kisebbségi referens - segítik.

5 8. Munkavégzés (1) A munkavégzés, a feladatok, és teljesítésük módszereinek meghatározása egyéni megbeszéléseken történik a vezetők és beosztott köztisztviselők között. (2) A megfelelő színvonalú munkavégzés biztosítása érdekében a feladatok meghatározása, megosztása, teljesítésük ellenőrzése vezetői értekezleten, hivatali és szervezeti egység szintű munkaértekezleten történik. (3) A vezetői és a munkaértekezletek témái különösen: az időszerű vezetési feladatok meghatározása; új feladatok indítása; a feladatok végrehajtásának áttekintése, értékelése; a munkavégzés koordinálása; több szervezeti egységet érintő problémák megbeszélése; a döntések előkészítése; a testületi döntések értelmezése; a döntésekből következő prioritások meghatározása; a testületi döntések végrehajtásának megszervezése; a feladat-végrehajtás feltételeinek biztosítása; munkamódszerek fejlesztése; a konfliktusok feloldása. (4) A vezetői értekezletet és a hivatali munkaértekezletet a polgármester egyetértésével a jegyző, a belső egységek munkaértekezletét a szervezeti egység vezetője hívja össze és vezeti. (5) A vezetői értekezlet résztvevői a polgármester, a jegyző, az irodavezetők, illetve a jegyző által szükség szerint meghívottak. (6) A belső egységek munkaértekezletéről a polgármestert és a jegyzőt a szervezeti egység vezetője köteles értesíteni. (7) Az értekezlet tárgyát, időpontját és helyét legalább az értekezletet megelőző 3 munkanappal az érintettek tudomására kell hozni. 9. Szervezeti kapcsolatok és koordináció (1) A referensek, a belső szervezeti egységek vezetői, valamint a hivatali ügyintézők a Hivatal önkormányzati és államigazgatási feladatainak ellátásával kapcsolatos, szokásos munkafolyamatokban közvetlenül működnek együtt. (2) Az (1) bekezdésben említett kapcsolatok zavara, vagy az ettől eltérő munkakapcsolatok esetén a.) szervezeti egységen belül az irodavezető, b.) szervezeti egységek között az irodavezetők, megegyezésük hiányában a jegyző, c.) végső esetben a jegyző végzi el a szükséges koordinációt. (3) A koordináció közvetlenül vagy az Ügyrendben szabályozott vezetői és munkaértekezleteken történik. 10. Munkakörök, ügyfélfogadás, munkaidő (1) A hivatali szervezet alapegységei a munkakörök. A munkakörök jegyzékét az irodavezetők javaslatára a jegyző készíti el és tartja karban. (2) A munkakörök ellátására vonatkozó előírásokat a munkaköri leírások tartalmazzák, amelyek elkészítéséért a

6 jegyző által megbízott személy felelős. A munkaköri leírásban foglaltak tudomásulvételét, azok legjobb tudása szerinti végrehajtását a munkakört betöltő dolgozó aláírásával igazolja. (3) Az aktuális feladatrendszer és a munkaköri leírások tartalmi összhangjának és naprakészségének biztosításáról a jegyző gondoskodik. 11. A Hivatal munkarendje és ügyfélfogadási rendje A Polgármesteri Hivatal munkarendjét és az ügyfélfogadási rendjét jelen rendelet 1. számú függeléke tartalmazza. 12. Az egyes szervek feladat- és hatáskörei (1) Az önkormányzat által jogszabály alapján ellátott feladat- és hatásköröket az Ügyrend 3. számú melléklete tartalmazza. Naprakészségét a jegyző biztosítja. (2) A belső szervezeti egységek közötti munkamegosztást az Ügyrend 3. sz. melléklete tartalmazza. (3) A Hivatal feladatait az önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában. a.) az Ügyrend 3. sz. mellékleteként a feladat- és hatásköri jegyzék tartalmazza, b.) az Ügyrend 4. sz. mellékleteként a kiadmányozási jegyzék tartalmazza; c.) a jegyző - a polgármester egyetértésével - szükség szerint, de legalább kéthetente megtartott vezetői értekezleten határozza meg; d.) a polgármester szükség szerint, de legalább évente 1 alkalommal megtartott hivatali munkaértekezleten határozza meg; e.) az irodavezető a szükség szerint megtartott munkaértekezleten határozza meg. 13. A hivatali feladat- és hatáskör- ellátás szabályai (1) A Hivatal az önkormányzati ügyek előkészítésével és a döntések végrehajtásával kapcsolatos feladatot a.) b.) c.) d.) önkormányzati rendelet, kiadmányozási jogkör gyakorlása, jelen Ügyrend és mellékletei, a jegyző által a hivatali munka szervezése és vezetése körében kiadott utasítása alapján lát el. (2) A Hivatal ügyintézője államigazgatási feladatot a.) törvény vagy kormányrendelet alapján saját hatáskörben b.) a polgármester vagy a jegyző által átadott kiadmányozási jogkörök gyakorlásával (4.sz. melléklet) lát el. (3) Az átadott kiadmányozási jog továbbadásához a jogkör gyakorlójának egyetértése szükséges.

7 (4) Az (1) és (2) bekezdés szerint keletkezett feladatkörök nyilvántartásba vételéről a jegyző gondoskodik. 14. A képviselet és az aláírás rendje, az irat fogalma (1) Képviseleti joggal a 3. (3) bekezdésében meghatározottakon túlmenően az irodavezetők, és a referensek rendelkeznek az általuk irányított szervezet szakmai munkájával összefüggő munkakapcsolatokban. (2) A Hivatal munkatársai képviseletet az Ügyrend 5. sz. mellékletében meghatározott jogosultság, illetve a hatáskör jogszabályi címzettjétől kapott eseti felhatalmazás alapján láthatnak el. (3) A sajtó és más médiák előtti képviseletre (nyilatkozattételre) a polgármester és a jegyző jogosultak. A fel nem sorolt munkatársakra a (2) bekezdés az irányadó. (4) A Hivatal képviseletét a polgármester, jogi képviseletét a jegyző és a megbízott ügyvéd látja el. A polgármester és a jegyző jogosult képviseleti jogot biztosítani egyéb személyek részére. (5) A képviseleti jog megadásáról, visszavonásáról, illetve megszűnéséről a polgármester, vagy a jegyző írásban értesíti az érdekelt személyt. (6) Az aláírási jog a feladat gyakorlása során hozott döntések (határozat), illetve a megtett intézkedések és egyéb anyagok (levelek, jelentések, beszámolók, összeállítások, tervek, szakanyagok,...stb.) egyszemélyi aláírását jelenti. Minden ügyintéző jogosult a feladatkörébe tartozó ügyben a közbenső intézkedések aláírására. (7) A képviseleti és aláírási jogot más ügyrendi szabályok korlátozhatják. (8) Irat minden olyan írott szöveg, számadat (számsor), térkép, tervrajz, kép- és hangfelvétel, gépi feldolgozású adathordozó és ilyen módon tárolt és feldolgozott anyag, amely a Hivatal tevékenységét érintően bármely anyagon, alakban és eszköz felhasználásával keletkezett (kivéve a nyilvános megjelenés szándékával készült könyvjellegű kéziratot). (9) Minden beérkező ügyiratot iktatni kell. Nem kell iktatni azokat az iratokat, amelyek nem járnak jogkövetkezménnyel (pl. prospektusok, ismertetők, ajánlati felhívások, kiadványok). (10) A polgármester és jegyző által közvetlenül bontott ügyiratokat is 3 napon belül iktatni kell. 15. A kiadmányozás rendje (1) A kiadmányozás az intézkedésre, döntésre való jogosultságot, a kiadmányozás szabályozása az írásba foglalt döntések saját kezűleg történő aláírásának jogosultságát jelenti. A kiadmányozó az intézkedést (tervezetét) saját kezűleg írja alá keltezéssel és az aláírás mellett baloldalt az általa hivatalos bélyegző lenyomatával látja el. (2) Kiadmányt az ügyiratkezelés rendjére vonatkozó szabályok szerinti formában, a Hivatal és a kiadmányozó Ügyrend szerinti megnevezését tartalmazó fejléces iraton kell kiadni. A kiadmány nyomtatványon is kiadható. (3) Kiadmányozási jogkör átadása esetén a kiadmányt az átadó kiadmányozó fejléces iratán és nevében, de a

8 kiadmányozást átadott hatáskörben gyakorló aláírásával kell kiadni. 16. Kötelezettségvállalási és utalványozási jogok gyakorlása (1) A kötelezettségvállalás olyan intézkedés, melynek teljesítésével az önkormányzatra fizetési kötelezettség hárul. Az önkormányzat nevében kötelezettséget a polgármester vagy az általa felhatalmazott személy vállalhat. (2) A helyi önkormányzat kiadása teljesítésének, bevétele beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére - utalványozás - a polgármester vagy az általa felhatalmazott személy jogosult. (3) Mind a kötelezettségvállalás, mind az utalványozás csak ellenjegyzéssel együtt érvényes. Az ellenjegyzésre a jegyző, vagy az általa felhatalmazott személy jogosult. (4) A kötelezettségvállalásra, utalványozásra felhatalmazott személyek névsorát, ezek értékhatárát és korlátozását, valamint az ellenjegyzésre felhatalmazott személyek névsorát a 6. sz. melléklet tartalmazza. 17. (1) Cégszerű aláírással kell ellátni minden olyan iratot, amellyel a hivatal kötelezettséget vállal, jogot szerez, vagy amely más jelentős jogkövetkezménnyel járó nyilatkozatot tartalmaz (cégjegyzési jogosultság). A cégszerű aláíráskor a névviselés szabályai szerinti személynevet, hivatali beosztást és a hivatal bélyegzőjének lenyomatát kell alkalmazni. (2) Bankok, pénzintézetek felé cégszerű aláírást csak bankszerű aláírási joggal rendelkező személyek tehetnek. (3) Iratot aláírni a szöveg végén, jobb oldalon, nyomtatvány esetében a megjelölt helyen kell. Az aláíró egyidejűleg az iratot keltezéssel látja el, vagy annak meglétét ellenőrzi. (4) Amennyiben az iratot az aláírásra jogosult helyett az ugyancsak aláírásra jogosult helyettes írja alá, az aláírásra jogosult nevét és beosztását feltüntető adatok mellett a helyettesként aláíró "h" betűt köteles alkalmazni. 18. A szervezeti egységek belső szabályozásának rendje (1) A Hivatal valamennyi szervezeti egysége jelen Ügyrend alapján működik, külön belső szabályzatot nem készít. (2) A szervezeti egységek vezetői az Ügyrend és mellékletei alapján állapítják meg és tartják nyilván a szervezeti egységek munkaköreit, feladatait, a munkatársak munkaköri leírásait. (3) A szervezeti egységek vezetői munkaköri leírásának elkészítéséért és naprakészségéért a jegyző felelős. III. MŰKÖDÉSI SZABÁLYOK

9 19. A munkáltatói jogok gyakorlása (1) A polgármester gyakorolja a jegyző vonatkozásában az egyéb munkáltatói jogokat. (2) A hivatalban dolgozó köztisztviselők tekintetében a munkáltatói jogokat a polgármester egyetértésével a jegyző gyakorolja. (3) Az irodavezetők munkáltatói jogosítványai különösen: - javaslattétel bérfejlesztésre, jutalmazásra, - szabadság engedélyezése, - munkaidő alatti eltávozás engedélyezése, - munkavégzés helyének és feladatainak meghatározása, - munkavégzés feltételeinek biztosítása, - a munkafolyamat irányítása, felügyelete, ellenőrzése, - fegyelmi eljárás kezdeményezése a munkáltatónál, - fegyelminek nem minősülő szóbeli vagy írásbeli figyelmeztetés, melyről a jegyzőt értesíteni kell. 20. Utasítási és ellenőrzési jogok gyakorlása, beszámoltatás (1) A szervezeti egységek vezetői tevékenységi körükben utasítási és ellenőrzési jogot gyakorolnak a szervezetileg közvetlenül hozzájuk tartozó munkatársak felett, beszámoltatják őket munkájukról. (2) Az átadott kiadmányozási jogkörben ellátott hatáskör gyakorlásához a hatáskör (kiadmányozás) jogszabályi címzettje utasítást adhat, illetve azt visszavonhatja. (3) Felettese utasítását a hivatal köztisztviselője köteles végrehajtani, annak megtagadására a köztisztviselői törvény szabályai az irányadók. (4) A köztisztviselő köteles felhívni az utasítást adó figyelmét, ha a.) az utasítás a Ktv-ben meghatározottakon kívül jogszabályba ütközik, vagy végrehajtása kárt idézne elő és a következményekkel számolni lehet b.) megítélése szerint a kapott utasítás a lakosság, vagy az érintett szervek jogos érdekeit sértené. (5) Az utasítás általában szóbeli. Írott utasítási formát általában az átruházott hatáskör és kiadmányozás gyakorlásához, valamint a nagyon pontos tartalmú feladat és hatásköri előírást igénylő munkavégzés során, illetve különleges esetekben kell alkalmazni. Az utasított jogosult a szóbeli utasítás írásbeli rögzítését kérni, melyet a felettes nem tagadhat meg. (6) Ellenőrzést a jegyző, az általa megbízott munkatárs is végezhet. (7) A hivatal valamennyi köztisztviselőjét beszámolási kötelezettség terheli: a.) b.) munkaköri leírásában lévő feladatainak ellátásával összefüggésben felettese utasítására, esetenként, továbbá szükség szerint, ha rendszeresen jelentkező feladatok végrehajtásában bármilyen akadály merül fel; ha bármely feladat végrehajtásának színvonala, eredményessége, és határideje veszélybe kerül, határidő

10 c.) d.) e.) letelte előtt olyan időpontban, hogy a vezető intézkedni tudjon az akadály elhárításáról; ha az adott feladat végrehajtása más feladat sorrend szerinti megkezdését vagy programszerű végrehajtását veszélyezteti, a kiadmányozási jogkörben ellátott feladatokról a kiadmányozó által meghatározott rendben, jogszabályi kötelezés alapján (pl. önkormányzati rendeletben előírt módon). (8) A képviselőtestület által meghatározott önkormányzati feladatok határidőben történő végrehajtásáért - amennyiben felelősként a polgármester, illetve a jegyző van megjelölve, az intézkedés előkészítéséért - a belső szervezeti egységek vezetői, illetve az önálló referensek a feladat jellegének és ágazati hovatartozásának megfelelően közvetlenül felelősek. Kötelesek haladéktalanul megszervezni a feladat végrehajtásának megkezdését, és a határidőig a szükséges intézkedések megtételét. 21. A szolgálati út (1) A munkatársak és a vezetők kötelezettsége, hogy a munkavégzés helyzetéről, a feladatok végrehajtásáról, az esetleges zavarokról, a vezetői beavatkozást igénylő eseményekről és körülményekről a közvetlen felettes vezetőt szóban, amennyiben az érintett ezt igényli írásban tájékoztassák. A 21. (6) bekezdésében foglalt esetekben az érintett irodavezető haladéktalanul köteles a jegyzőt, illetve a polgármestert szóban - igény esetén írásban - tájékoztatni. (2) A hivatali felettesek utasításaikat kötelesek a szervezeti felépítés szerint közvetlenül hozzájuk tartozó vezetők vagy munkatársak részére adni. (3) Magasabb szintű, vagy másik szervezeti egység vezetőjének kérdésére a munkatársak, illetve vezetők kötelesek a tevékenységi körükbe tartozó tájékoztatást megadni és erről a közvetlen hivatali felettesnek soron kívül beszámolni. (4) Jelentős veszélyhelyzetben, vagy egyéb rendkívüli esetben a hivatali felettes tevékenységi körében utasításával átlépheti a szervezeti felépítésben meghatározott vezetői lépcsőt. Ebben az esetben az utasítást kiadó és az utasított soron kívül köteles az utasítás tényéről, tartalmáról a szervezeti felépítés szerinti közvetlen felettest tájékoztatni. (5) A szolgálati út szabályozása nem érinti a bejelentési kötelezettségre vonatkozó jogszabályi előírásokat. (6) A munkatársak illetve az irodavezetők kötelesek a települési képviselőknek helyi közügyekben a tájékoztatást megadni, a személyi adatok védelméről szóló törvényben foglalt kötelezettségek, illetve az állam- és a szolgálati titokra vonatkozó szabályok egyidejű betartásával. 22. A helyettesítés és a munkakör átadás-átvételének rendje (1) A helyettesítés és a munkakör átadás-átvétel szabályozásának célja a feladatok ellátásának, valamint az irányító tevékenység folyamatosságának biztosítása. (2) Helyettesítésre a vezető vagy hatáskör gyakorló tartós távolléte esetén - pl. betegség, fizetés nélküli szabadság, egyéb akadályoztatás - kerül sor. (3) Az állandó helyettesítés rendje a következő:

11 a.) a polgármestert hivatali teendőinek ellátásával kapcsolatosan az alpolgármester helyettesíti, b.) a jegyzőt akadályoztatása esetén a kijelölt irodavezető, c.) az irodavezető, referens helyetteséről a jegyző, d.) az ügyintézők helyettesítéséről az irodavezető gondoskodik. (4) Az irodavezetők helyettesítését a munkaköri leírásokban kell rögzíteni. Az állandó helyettesítési megbízásokat a 7. számú melléklet tartalmazza. (5) A helyettesítést ellátó személyt a helyettesítés során hozott intézkedésért, végzett tevékenységért ugyanolyan felelősség terheli mint a helyettesített személyt. (6) A helyettesítést ellátó személy a helyettesítést követően a helyettesített vezetőnek minden lényeges eseményről, a munkavégzés körülményeiről részletes tájékoztatást köteles megadni. (7) Vezető és helyettesítőjének munkahelyről egy időben történő távolléte nem engedélyezhető. (8) Munkakör átadás-átvételére a közvetlen hivatali felettes közreműködésével személyi változás - áthelyezés, közszolgálati jogviszony megszűnése -, tartós távollét esetén kerül sor. (9) A munkakört az új vezetőnek, illetve munkatársnak, kiadmányozási jogkört az átadással feladatot kapott munkatársnak, ezek hiányában a közvetlen hivatali felettesnek kell átadni. (10) A munkakört átvevő személyesen felel mindazokért az ügyekért, melyeket az átadás-átvételkor átvett. (11) A munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvben az alábbiakat kell rögzíteni: a.) az átadásra kerülő munkakör leírását, b.) a folyamatban lévő fontosabb feladatok felsorolását, végrehajtásuk helyzetét, esetleges eredményt, és a szükséges teendőkről tájékoztatást, c.) az átadásra kerülő irattárba nem helyezett iratokat (külön jegyzékben a határidőbe helyezetteket is) utasításokat, terveket, szabályzatokat, nyilvántartásokat, illetve azok jegyzékét. d.) az átadónak és az átvevőnek a jegyzőkönyv tartalmával kapcsolatos észrevételeit, megállapításait, az átadás- átvétel helyének, idejének megjelölését és az aláírásokat. 23. Hivatali eljárások szabályozásának és az ügyintézési határidők megállapításának rendje (1) A hivatali munkafolyamatok szabályozásának szükségességét jogszabály írja elő, vagy a jegyző határozhatja meg az irodavezetők, illetve az önálló referensek részére. (2) Több hivatali belső szervezeti egységet, vagy önálló referenst érintő munkafolyamat esetében a jegyző az érintettek bevonásával határozza meg a munkafolyamat belső tartalmát. (3) Az önkormányzati hatósági ügyintézési folyamatok szabályozása keretében az államigazgatási eljárási törvény keretei között rövidebb ügyintézési határidőt önkormányzati rendelet állapíthat meg. 24. Az ellenőrzés rendje (1) A képviselőtestületet évente egy alkalommal beszámoló formájában tájékoztatni kell a hivatal munkájáról.

12 (2) Az irodavezetők évente ellenőrizni kötelesek saját irodájuknál az ügyintézés és ügyvitel szakszerűségét, a titokvédelmi előírások betartását. (3) A jelentést a jegyzőnek kell megküldeni, aki tájékoztatja a polgármestert, és a képviselőtestületet. (4) A jegyző két évente köteles a hatósági munka belső törvényességi ellenőrzését elvégezni. (5) A jegyző köteles kétévenkénti ellenőrzést végezni vagy végeztetni a személyzeti és munkaügyi rendelkezések megtartásáról. IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 25. (1) Az ügyrend hatálya kiterjed a hivatal valamennyi belső szervezeti egységére és dolgozójára. (2) Jelen rendelet július 01. napján lép hatályba. Daliáné Novák Györgyi jegyző Bátki József polgármester

13 1. számú melléklet a 14/1999.(V.26.) Kt. számú, Ercsi Nagyközség Polgármesteri Hivatalának ügyrendjéről szóló rendelethez A Hivatal a következő típusú és feliratú bélyegzőket használja: a.) Fejléc bélyegző: aa.) ab.) ac.) POLGÁRMESTERI HIVATAL ERCSI DÍJ HITELEZVE DÍJ HITELEZVE TÉRTIVEVÉNYES b.) Körbélyegző: ba.) KÉPVISELŐTESTÜLET ERCSI Magyar Köztársaság címerével bb.) POLGÁRMESTERI HIVATAL ERCSI Magyar Köztársaság címerével c.) A polgármester az alábbi körbélyegzőket használja: ca.) POLGÁRMESTER ERCSI Magyar Köztársaság címerével cb.) POLGÁRMESTER ERCSI Ercsi címerével

14 e.) A jegyző az alábbi körbélyegzőt használja: JEGYZŐ ERCSI Magyar Köztársaság címerével f.) Az anyakönyvvezetők az alábbi körbélyegzőt használják: ANYAKÖNYVVEZETŐ ERCSI Magyar Köztársaság címerével g.) A népességnyilvántartók az alábbi körbélyegzőt használják: NÉPESSÉGNYILVÁNTARTÓ ERCSI Magyar Köztársaság címerével h.) Az átruházott hatáskörben önkormányzati hatósági jogkört gyakorló bizottságok az alábbi bélyegzőket használják: ha.) SZOCIÁLIS ÉS EGÉSZSÉGÜGYI BIZOTTSÁG Magyar Köztársaság címerével 3. számú melléklet a 14/1999.(V.26.) Kt. számú, Ercsi Nagyközség Polgármesteri Hivatalának ügyrendjéről szóló rendelethez Polg. Hiv. belső szervezeti egységek feladat- és hatásköri jegyzéke, valamint a szervezeti egységek közötti munkamegosztása I. Hatósági iroda 1.) polgári védelemmel, honvédelemmel kapcsolatos feladatok 2.) állampolgársággal, anyakönyvi igazgatással, hagyatéki eljárással kapcsolatos feladatok 3.) egészségügyi ellátással kapcsolatos feladatok, közoktatással kapcsolatos feladatok 4.) rehabilitációs feladatok 5.) építésügyi igazgatással, műemlékvédelemmel kapcsolatos feladatok 6.) földdel, vízügyi, közlekedési, hírközlési igazgatással kapcsolatos feladatok 7.) szociális- és jegyzői gyámügyi feladatok 8.) önkormányzat tulajdonában lévő lakások és helyiségek bérletével és elidegenítéssel kapcsolatos feladatok 9.) kommunális igazgatással kapcsolatos feladatok 10.) a menekültekkel, menedékjoggal és ideiglenesen menedéket élvezőkkel kapcsolatos feladatok 11.) polgárok személyi adatainak és lakcímeinek nyilvántartásával kapcsolatos feladatok 12.) útlevéllel kapcsolatos feladatok 13.) növényvédelemmel, szőlő termesztéssel és borgazdálkodással kapcsolatos feladatok 14.) ebekkel kapcsolatos feladatok veszélyes állat tartásával kapcsolatos feladatok 15.) állatpanzió és állatmenhely létesítésével és fenntartásával kapcsolatos feladatok 16.) állategészségüggyel kapcsolatos feladatok állatok védelmével, valamint állatok nyilvántartásával kapcsolatos feladatok 17.) szakfordítói és tolmács igazolvánnyal kapcsolatos feladatok 18.) közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok 19.) ipari, kereskedelmi igazgatással kapcsolatos feladatok 20.) környezet- és természetvédelemmel kapcsolatos feladatok 21.) foglalkoztatás elősegítésével és a munkanélküliek ellátásával kapcsolatos feladatok

15 22.) munkavédelemmel kapcsolatos feladatok 23.) vámigazgatással és a jövedéki eljárással kapcsolatos feladatok 24.) szociális vállalkozásokkal kapcsolatos feladatok 25.) gyermek- és ifjúságvédelemmel kapcsolatos feladatok 26.) gyermekjóléti és gyermekvédelmi személyes gondoskodást nyújtó intézmények működésének engedélyezése II. Pénzügyi iroda 1.) vagyongazdálkodási, adósságrendezéssel kapcsolatos feladatok 2.) költségvetéssel kapcsolatos feladatok 3.) társadalombiztosítási ellátással kapcsolatos feladatok 4.) adóhatósági tevékenységgel, végrehajtással kapcsolatos feladatok kapcsolatos feladatok III. Szervezési iroda 1.) a helyi önkormányzat működésével, kisebbségi önkormányzattal kapcsolatos feladatok 2.) helyi önkormányzat társulásaival kapcsolatos feladatok 3.) választással, népszavazással, népi kezdeményezéssel kapcsolatos feladatok 4.) információs rendszer működtetésével kapcsolatos feladatok 5.) földrajzi névvel, elhelyezéssel kapcsolatos feladatok IV. Jegyzői referens 1.) szabálysértés és birtokháborítási ügyintézés 2.) személyzeti-, képzési- és munkaügyi feladatok 3.) fegyelmi és kártérítési felelősséggel kapcsolatos feladatok 4.) panaszügyek vizsgálatával kapcsolatos feladatok V. Városgazdálkodási referens 1.) közterület felügyelettel kapcsolatos feladatok 2.) közhasznú munkások irányításával kapcsolatos feladatok 3.) gyepmesteri, mezőőri feladatok irányítása VI. Belső ellenőr Az önkormányzat hivatalának és intézményeinek függetlenített belső ellenőrzése. a 14/1999.(V.26.) Kt. számú, Ercsi Nagyközség Polgármesteri Hivatalának ügyrendjéről szóló rendelethez 4. számú melléklet A polgármester és a jegyző által átadott kiadmányozási jogkörökről A helyi önkormányzatokról szóló1990. év LXV. tv. 35. (2) bekezdés d./ pontja alapján a polgármester a kiadmányozás rendjét, egyetértésben a jegyzővel, az alábbiak szerint szabályozza: A polgármester a hatásköreiben a kiadmányozás a polgármester megbízásából..(név) irodavezető megjelöléssel történik és a határozat Ercsi Nagyközség Polgármestere fejléccel készül. A jegyző hatásköreiben a kiadmányozás a jegyző megbízásából.(név) irodavezető megjelöléssel történik és a határozat Ercsi Nagyközség Polgármesteri Hivatal fejléccel készül. A kiadmányozás ügykörönkénti meghatározását polgármesteri, jegyzői írásbeli belső utasítás állapítja meg. A kiadmányozási jog átadása nem érinti a hatáskör címzettjének a jogszabályban megállapított hatáskörét és jogkörét, felelősségét, valamint nem jelenti a hatáskör átruházását sem. A kiadmányozási jogot a hatáskör címzettje adott ügy kapcsán visszaveheti.

16 Az érdemi ügyintézést nem eredményező közbenső intézkedések (megkeresés, idézés stb.) kiadmányozására az ügyintéző jogosult. A költségvetést érintő ügyekben minden intézkedés kiadmányozásnak minősül. A képviselőtestület által a bizottságokra átruházott hatáskörben hozott hatósági döntést a bizottság elnöke írja alá. A polgármester hatáskörébe tartozó hatósági ügyekben a kiadmányozás az alábbiak szerint történik: 1.) A hatósági iroda feladatkörébe tartozó szociálpolitikai ügyekben kiadmányozó: a hatósági irodavezető. Távollétében: a helyettesítésével megbízott köztisztviselő. A helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. tv. 35. (2) bekezdés b./ pontja alapján a jegyző saját hatáskörébe tartozó ügyekben a kiadmányozás rendjét az alábbiak szerint szabályozza: A jegyző hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyekben a kiadmányozás az alábbiak szerint történik: 1.) Hatósági iroda feladatkörébe tartozó - általános hatósági ügyekben kiadmányozó a Hatósági irodavezető, távollétében a helyettesítésével megbízott köztisztviselő. - népesség nyilvántartási ügyekben a népesség nyilvántartói feladatokkal megbízott köztisztviselő, távollétében a helyettesítésével megbízott köztisztviselő. - anyakönyvi igazgatási ügyekben önálló anyakönyvi ügyintéző távolléte esetén a helyettesítésével megbízott köztisztviselő. 2.) Pénzügyi iroda feladatkörébe tartozó ügyekben a Pénzügyi irodavezető távolléte esetén a helyettesítésével megbízott köztisztviselő. 3.) Jegyzői referens feladatkörébe tartozó ügyekben kiadmányozó a jegyzői referensi munkakörrel megbízott köztisztviselő, távollétében a helyettesítésével megbízott köztisztviselő. a 14/1999. (V.26.) Kt. számú, Ercsi Nagyközség Polgármesteri Hivatalának ügyrendjéről szóló rendelethez 5. számú melléklet Képviseleti jogosultság a Polgármesteri Hivatal munkatársai számára A helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. tv. 9. -a szerint a képviselőtestületet a polgármester képviseli. A polgármesteri hivatalt az ügyrend 14. (1) (2) és (4) bekezdéseiben megfogalmazottakon túlmenően a jegyző akadályoztatása esetén hatósági ügyekben a Hatósági irodavezető, gazdasági ügyekben a Pénzügyi irodavezető képviseli.

17 a 14/1999.(V.26.) Kt. számú, Ercsi Nagyközség Polgármesteri Hivatalának ügyrendjéről szóló rendelethez 6. számú melléklet Kötelezettségvállalásra, utalványozásra, valamint ellenjegyzésre felhatalmazott munkatársak névjegyzéke

18 1.) Kötelezettségvállalási jogosultság - általános kötelezettségvállalási jog: polgármester. - akadályoztatása esetén: jegyző - vagyongazdálkodási tevékenységi körben: pénzügyi irodavezető 2.) Utalványozási jogosultság - polgármester - akadályoztatása esetén: Hatósági irodavezető 3.) Ellenjegyzési jogosultság - jegyző által leadott joggal: pénzügyi irodavezető Amennyiben a pénzügyi irodavezető a kötelezettségvállaló, akkor költségvetési munkakörrel megbízott köztisztviselő. - Amennyiben a Hatósági irodavezető az utalványozó, akkor költségvetési munkakörrel megbízott köztisztviselő. 4.) Bankszerű aláírási jog - a bankszerű aláírási joggal az alábbiak rendelkeznek: - polgármester - pénzügyi irodavezető - banki utalási feladatokat ellátó köztisztviselő A műszaki számlák csak akkor fizethetők ki, a pénzügyi irodavezető ellenőrzési jogkörében kézjegyével ellátta. 7. számú melléklet a 14/1999.(V.26.) Kt. számú,

19 Ercsi Nagyközség Polgármesteri Hivatalának ügyrendjéről szóló rendelethez Állandó helyettesítési megbízások 1.) A polgármestert a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. tv ban foglaltak szerint önkormányzati munkájában az alpolgármester helyettesíti. 2.) A jegyzőt a Hatósági irodavezető helyettesíti. 3.) A Hatósági irodavezető akadályoztatása esetén a jegyző helyettesítését a Pénzügyi irodavezető látja el. 4.) Az irodavezetők helyettesítését a munkaköri leírásokban megnevezett köztisztviselő látja el. 5.) Az önálló anyakönyvi ügyintéző helyettesítését a megbízással rendelkező anyakönyvi ügyintézők munkaköri leírásukban meghatározott sorrendben látják el.

20 1. számú függelék a 14/1999.(V.26.) Kt. számú, Ercsi Nagyközség Polgármesteri Hivatalának ügyrendjéről szóló rendelethez (1) A munkaidő hétfőn és szerdán: óráig, kedden és csütörtökön: óráig, pénteken: óráig tart. (2) Munkaidőn belül napi fél óra munkaközi szünet biztosított. (3) Az ügyfélfogadási idő - a Polgármesteri Hivatal egészében: hétfőn: szerdán: óráig, ( ig ügyelet) óráig tart, - az Ügyfélszolgálat: hétfőtől csütörtökig: kivéve szerdán: pénteken: óráig, óráig, óráig tart. - Telefonos ügyfélszolgálat: a telefonos ügyfélszolgálat a jelen függelék (1) bekezdés szerinti időpontban. Telefonon hivatali időben az alábbiakban felsorolt illetékmentes és illetékköteles kérelmek nyújthatók be a meghatározott feltételek alapján: 1.) születési, házassági és halotti anyakönyvi kivonat másolat 2.) jövedelem igazolás 3.) adóigazolás 4.) korábbi ipari, vagy kereskedői tevékenység igazolása 5.) közterület használati engedély kiadása 6.) személyi lap másolatok kiadása 7.) lakcím tudakolás 8.) ingatlan lakottság igazolás 9.) ingyenes kérelem nyomtatványok megküldése 10.) családi állapot igazolás 11.) befizetési csekkek megküldése 12.) iratokról illeték köteles másolatok kiadása 13.) munkaidőn túli helyszínelés egyeztetése A telefonos ügyintézés lehetővé teszi, hogy az illetékmentesen kiadható alábbiakban felsorolt anyagokat a telefonon beérkezett rendelés alapján postán küldjék meg az ügyfélnek. Ennek előnye, hogy ezekben az adott ügyekben nem kell a Polgármesteri Hivatalt felkeresni. Az illetékköteles anyagokért be kell fáradnia az ügyfélnek, de ennek időpontját a Hivatallal együttműködésben maga jelölheti ki, illetve választhatja meg. Az anyagok átadását az Ügyfélszolgálati munkatárs biztosítja, aki összefogja a beérkező rendeléseket s szervezi azok előkészítését, aminek határideje a beérkezésétől számított 5 munkanap. A megrendelhető ügyek között elsősorban olyan feladatok szerepelnek, amelyeket a Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységei készítenek el.

21 Telefonon történő megrendelés esetén az ügyfélnek be kell diktálnia, hogy pontosan milyen időpontra kéri az irat, vagy az igazolás előkészítését. A postán kiküldhető iratok esetében az ügyfél azonosító adatai mellett kérni kell a pontos cím és irányítószám közlését is. Az előkészítést igénylő iratok, igazolások átadására a jogosultság igazolásához a személyi adatokat bizonyító okiratokra van szükség az ügyfél részéről és aláírásával kell igazolnia annak átvételét. A telefonos ügyfélszolgálat hívható telefonszáma: , mely készülék üzenetrögzítővel ellátott, így az a nap bármelyik szakában hívható. - A polgármester fogadónapja: minden második héten szerdán: óráig tart. - A jegyző fogadónapja: minden héten szerdán: óráig tart (4) Ügyfélfogadási idő alatt a köztisztviselők kötelesek a hivatalban tartózkodni, helyszínelés csak a szervezeti egység vezetőjének külön engedélyével lehetséges.