Educatio Társadalmi Szolgáltató Nonprofit Kft.

Átírás

1 Az Educatio Társadalmi Szolgáltató Nonprofit Kft. szervezeti egységeinek feladatai 2015.

2 Tartalom Projekt Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai... 3 Gazdasági Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai... 5 Informatikai Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai... 7 Közvetlen Ügyvezetés alatt álló szervezeti egységek feladatai... 8 Közvetlen ügyvezetői felügyelet alá rendelt szervezeti egységbe nem sorolt munkakörök / 9

3 Projekt Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai Programvezetői osztály - a Társaság projektjeinek tervezése; - a Társaság projektjeinek operatív irányítása; - projektek szabályszerű működésének biztosítása; - operatív irányítói és adminisztratív erőforrások biztosítása a projektek tervezési, megvalósítási, zárási feladatainak ellátásához; - a fejlesztési projektek belső jelentési rendszerének kidolgozása, a rendszer fejlesztése és üzemeltetése; - a projektek egységes működési környezetének kialakítása, fejlesztése és működtetése - a Társaság kezelésében lévő projektek működésének kommunikációs támogatása; - a Társaság belső kommunikációs tevékenységeinek tervezése, szervezése, szakmai támogatása; - a Társaság külső kommunikációs tevékenységeinek tervezése, szervezése, biztosítása; - külső megjelenések, PR és marketing aktivitások tervezése, végrehajtása; - a társasági marketingkommunikációs tevékenység biztosítása; - kiadói tevékenység szakmai támogatása; Digitális Pedagógiai Osztály - Közoktatási, szakképzési, felsőoktatási és kulturális szakterületen hazai és nemzetközi, hagyományos és digitális alapú nevelési-oktatási programok, taneszközök, tartalmak fejlesztésének, akkreditációjának, bevezetésének, alkalmazásnak koordinációja, felügyelete, nyomon követése, publikációja és disszeminációja: - IKT alapú módszertani fejlesztések - IKT alapú pedagógus képzési és továbbképzési programok alapítása, indítása, képzők képzése - digitális és hagyományos könyvtár és az EISZ fejlesztése és szakmai üzemeltetése - sdt.sulinet.hu, ikt.sulinet.hu, lms.sulinet.hu, közoktatási és felsőoktatási honlapok szakmai támogatása, menedzselése - online termékek fenntartásával kapcsolatos feladatok - online fejlesztések támogatása - a Szolgáltatói Kosár (Iskolatáska) valamint a Fejlesztési Nyomonkövető Felület (FNF) szakmai tervezése, támogatása, gondozása - IKT alapú szakmai help-desk biztosítása - hazai és nemzetközi szakmai kapcsolatok, projektek és együttműködések - digitális taneszköz akkreditáció szakmai támogatása - komplex elearning rendszer fejlesztés koordinációja - pedagógiai rendszerek fejlesztésének, bevezetésének, alkalmazásának, akkreditációjának szakmai támogatása, felügyelete, nyomon követése, publikációja és disszeminációja; - nevelési-oktatási programok kidolgozásának, bevezetésének, adaptációjának szakmai felügyelete, nyomon követése, publikációja és disszeminációja; - hagyományos és digitális tartalomfejlesztés szakmai támogatása - hagyományos és digitális taneszközök fejlesztésének, továbbfejlesztésének, akkreditációjának koordinálása, szakmai felügyelete, nyomon követése, publikációja, disszeminációja 3 / 9

4 Felsőoktatási Osztály - hazai és nemzetközi szakmai kapcsolatok, projektek és együttműködések menedzselése; - a Társaság feladatainak felsőoktatási és ahhoz kapcsolódó szakmai tervezése, koordinációja, ellenőrzése, meghatározott esetekben végrehajtása; - jogszabályok véleményezése, a felsőoktatási ágazati fejlesztések elősegítése - felsőoktatással kapcsolatos kutatási és elemzési tevékenység folytatása, szakmai publikációk elkészítése, szolgáltatások fejlesztése; - szakmai kapcsolattartás a felsőoktatási intézményekkel; - a felsőoktatási felvételi eljárás szakmai támogatása és koordinálása; - felsőoktatási tartalmú kiadványok tartalmi előkészítése, lektorálása, ellenőrzése, hivatalos kiadványok esetében az Oktatási Hivatal irányításával; - elemzések és statisztikák készítése a Társaság által kezelt adatbázisokból; - Diákigazolvány kiadással kapcsolatos felsőoktatási szakmai tevékenységek, igénylési kérelmek folyamatának szakmai meghatározása, folyamatleírások készítése, dokumentumok, hivatalos és tájékoztató kiadványok tartalmi előkészítése, elkészítése; - Felsőoktatási Információs Rendszer adatbázisának folyamatos ellenőrzése, javaslattétel az adattartalom módosítására valamint fejlesztési feladatok szakmai támogatása; - Hallgatói Ösztöndíjak nyilvántartásának szakmai támogatása - a felsőoktatási Diplomás Pályakövető Rendszer és az Adattár Alapú Vezetői Információs Rendszer fenntartása és fejlesztése a szakágazati igények szerint, ezzel kapcsolatos kutatási, elemzési és tájékoztatási feladatok elvégzése, a Társaság projektjeinek szakmai tervezése; - a Társaság projektjeinek szakmai irányítása; - szakmai irányítói erőforrások biztosítása a projektek szakmai tervezési, megvalósítási, zárási feladatainak ellátásához; - az Ügyvezető megbízása alapján fejlesztési projektek előkészítése, szervezése és lebonyolítása; - Felsőoktatási tájékoztatási feladatok ellátása: kiadványok, Felsőoktatási Műhely folyóirat, felvi.hu tartalmi fejlesztése, ellenőrzése - A felsőoktatási felvételihez és más projektekhez kapcsolódó tájékoztatási, kommunikációs tervezés, kiadványok és felületek szerkesztése; online felületek karbantartása Közoktatási Osztály - közoktatási pedagógiai, gyógypedagógiai, szakmódszertani szakmai tevékenységek koordinációja, ellenőrzése, meghatározott esetekben végrehajtása, adott projektekkel koherens módon; - közreműködés pedagógiai, gyógypedagógiai, szakmódszertani szakmai fejlesztésekben; - közreműködés az egyenlő esélyű hozzáférést támogató pedagógiai eszközök fejlesztésében; - szakmai kapcsolattartás a közoktatási intézményekkel; - közoktatási intézmények közötti horizontális tanulási lehetőségek támogatása; - közoktatáshoz kapcsolódó szakmai szolgáltatások fejlesztése; - a Szolgáltatói Kosár/Iskolatáska fejlesztése, karbantartása; - közoktatási projektek megvalósításához támogató eszközrendszer biztosítása; - nevelési-oktatási programok kidolgozásában való részvétel; - taneszközök fejlesztésének koordinálása, minőségbiztosítása; - hazai és nemzetközi szakmai kapcsolatok, projektek és együttműködések menedzselése; - a KIR-rel kapcsolatos társasági feladatok közoktatás-szakmai felügyeletének ellátása; - közreműködés a közoktatás és felsőoktatási együttműködésében megvalósuló szakmai tevékenységek tervezésében, koordinációjában, ellenőrzésében, meghatározott esetekben végrehajtásában; - a Társaság szakmai céljainak elérését, feladatainak támogatását biztosító korszerű, hatékony informatikai rendszerek összehangolt fejlesztése; 4 / 9

5 - a jogszabályok által a Társaság számára előírt hivatalos tájékoztatási kötelezettségek teljesítésének szakmai támogatása; - a projektek működésének szakmai kommunikációs támogatása; - szakmai információk átadása és közreműködés a Társaság marketingkommunikációs tevékenységeinek biztosításában; - a kiadói tevékenység szakmai támogatása; - szakmai kapcsolattartás a pedagógusképző felsőoktatási intézményekkel; - szakmai közreműködés a Társaság által megvalósítandó továbbképzések előkészítésében, megszervezésében, lebonyolításában; - szakmai közreműködés a Társaság tulajdonában lévő továbbképzések értékesítésének előkészítésében; - közreműködés a Társaság által alapított programok indítási engedélyeinek átadásában, a képzések nyomon követésében; - szakmai tanácsadás, információszolgáltatás a pedagógus-továbbképzésekről; - belső továbbképzések fejlesztése; - a Társaság projektjeiben: - a Társaság projektjeinek szakmai tervezése; - a Társaság projektjeinek operatív és szakmai irányítása; - szakmai erőforrások biztosítása a projektek szakmai tervezési, megvalósítási, zárási feladatainak ellátásához; - a fejlesztési tevékenységek egységes dokumentációs szabályainak létrehozása, fejlesztése; - az Ügyvezető megbízása alapján fejlesztési projektek előkészítése, szervezése és lebonyolítása; - a fejlesztési projektek belső jelentési rendszerének kidolgozása, a rendszer fejlesztése és üzemeltetése; - a projektek egységes működési környezetének kialakítása, fejlesztése és működtetése. Gazdasági Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai Gazdasági osztály - a beérkező számlák iktatása, felszerelése kísérőbizonylattal, - hiányos számlák dokumentumainak bekérése, hibás számlák visszaküldése a partnernek - házipénztár kezelés (kp-s elszámolások, belföldi és külföldi kiküldetések elszámolása, juttatásokutalványok kiosztása), - banki átutalások bonyolítása, - kapcsolattartás a Magyar Államkincstárral, OTP Bankkal, - számlázás, - folyószámla analitika kezelése (vevő, szállító), - kintlévőségek nyilvántartása, fizetési felszólítások kiküldése, - bankszámlakivonatok lekérdezése, számlaegyenlegek nyilvántartása, - MÁV, VOLÁN bérletek megrendelése, - bélyegzők nyilvántartása, - szigorú számadású bizonylatok nyilvántartása, - vevő szerződések nyilvántartása (ami a számla kiállítás révén eljut a Pénzügyi irodára), - a Társaságot érintő gazdasági események nyomon követése és ezek számviteli nyilvántartásokban való rögzítése, - kettős könyvviteli nyilvántartások vezetése, - analitikus és szintetikus nyilvántartások vezetése, egyeztetése, - adóbevallások, adatszolgáltatások adatainak előkészítése, egyeztetése, - negyedéves beszámolóhoz kapcsolódó zárási munkák elvégzése, 5 / 9

6 - az év végi számviteli beszámolóhoz kapcsolódó zárási munkák elvégzése és a közhasznúsági jelentés összeállításában aktív részvétel, - immateriális javak és tárgyi eszközök nyilvántartása, - leltározási tevékenység koordinálása, - számviteli bizonylat kezelése, irattárazása, - támogatások pénzügyi beszámolóinak összeállításában aktív részvétel, - támogatások analitikus nyilvántartásának egyeztetése a beadott pénzügyi beszámolókkal, - igény szerinti adatszolgáltatás szervezeti egységeknek, vezetőknek, - könyvvizsgálatban való közreműködés, - helyszíni ellenőrzésekben való közreműködés, - munkabérek és egyéb bérjellegű kifizetések (megbízási díjak, tiszteletdíjak) számfejtése, ezek nyilvántartása, - a belépő munkavállalók részére a jogszabályban előírt igazolások kiadása, illetve tájékoztatás, - munkaszerződések és munkaköri leírások nyilvántartása (elektronikusan, illetve papír alapon, azon belül is az ÚMFT programok miatt külön tárolva), - a kilépő munkavállalók részére a jogszabályban előírt igazolások elkészítése, a kilépés módjától függően a rendes felmondás, illetve közös megegyezéses megállapodás elkészítése, - a társadalombiztosítási kifizetőhelyi feladatok teljes körű ellátása (számfejtés, bevallások, statisztikák), - a NAV felé teljesítendő havi elektronikus bevallások elkészítése, a havi társadalombiztosítási járulékok és önkéntes pénztári hozzájárulások utalásának előkészítése, - a NAV folyószámlájának rendszeres egyeztetése, - a be- és kilépő munkavállalók jelentése a NAV felé, - üzemorvosi vizsgálatok és felülvizsgálatok koordinálása, - időközi NYENYI adatszolgáltatások, - KSH munkaügyi statisztikák összeállítása, - a munkavállalók jelenléti adatainak és szabadságainak nyilvántartása, - naprakész nyilvántartás vezetése a Társaság állományába tartozó munkavállalókról, - éves adó- és járulékigazolások kiállítása, - nyilvántartás vezetése az üzemorvosi felülvizsgálatokról, a tűzvédelmi oktatásokról és a munkavégzéshez igényelt védőszemüvegekről, - a havi összesített bérfeladás elkészítése, - rendszeres főkönyvi egyeztetések, ellenőrzések, egyeztetés a Számviteli irodával, - munkáltatói, kifizetői igazolások, kereseti igazolások elkészítése, - külföldi- és belföldi kiküldetések számfejtése, ellenőrzése, - folyamatos tájékoztatás, adatszolgáltatás a felettesek, a szakmai vezetők felé, - a munkavállalókat megillető, egyéb juttatási rendszer koordinálása, adminisztrálása, a munkavállalók beléptetése önkéntes pénztárakba, a pénztárak felé a havi adatszolgáltatások elkészítése, - ÚMFT/ÚSZT kiemelt projektekhez a bér- és járulékösszesítők feltöltése, azok egyeztetése a főkönyvvel, nyilatkozatok elkészítése, rendszeres egyeztetés a Kontrolling osztállyal, - ÚMFT/ÚSZT kiemelt projektekhez a bérekről, megbízási díjakról és bérjellegű kifizetésekről kifizetési kérelmek összeállítása, - ÚMFT/ÚSZT kiemelt projektek HR tervezése, illetve azok elkészítésében közreműködés együttműködve a Kontrolling osztállyal, - munkaidő-nyilvántartások elkészítése, ezek nyilvántartása. 6 / 9

7 Kontrolling osztály A Társaság projektjeivel kapcsolatos pénzügyi és adminisztrációs tevékenységek szervezése és végrehajtása, ezen belül: - a Társaság projektjeinek pénzügyi vezetése, a projektek kontrolling erőforrás igényeinek biztosítása, - a projektek költségvetés tervezésének pénzügyi, gazdasági koordinációja, a tervek végrehajtásának gazdasági felügyelete, - projektekhez kapcsolódó kötelezettségvállalások nyilvántartása, - pénzügyi érvényesítés, - keretfigyelés, - az üzleti tervezés folyamatának koordinációja, - terv-tény kimutatások készítése, a Társaság projektjeinek egységes módszertan mellett végzett nyomon követése, - a projektek dokumentációs rendszereinek kialakítása, fejlesztése és üzemeltetése, - a projektekkel szemben fennálló belső és külső jelentési kötelezettségek teljesítése, - a jelentés készítési feladatok koordinálása - a projekt könyvelt adatainak ellenőrzése, kifizetési kérelemmel való egyeztetése Üzemeltetési Osztály - a Társaság székhelyének és fióktelepeinek üzemeltetése; kapcsolattartás a bérbeadókkal - a zavartalan munkavégzéshez szükséges munkakörnyezet biztosítása minden munkavállaló számára; - a Társaság mobiltelefon flottájának kezelése, kapcsolattartás a szolgáltatóval; - a Társaság gépjármű flottájának üzemeltetése (szervizelés, műszaki vizsga); - vagyon-, szolgáltatásfelelősség biztosítás, kötelező gépjármű felelősség és casco biztosítással kapcsolatos ügyek ellátása. Kapcsolattartás a biztosítási alkusszal; - tűz- és munkavédelmi oktatások szervezése; - takarítási feladatok ellátása; - az Üzemeltetési Osztály feladatköréhez tartozó beszerzések lebonyolítása; - az Üzemletetési Osztály kezelésében lévő raktár raktározási feladatainak ellátása; - ügyiratok és más küldemények kézbesítése és egyéb szállítási feladatok elvégzése; - központi iratkezelési és irattárazási feladatok ellátása; - recepciós feladatok ellátása; Informatikai Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai Beszerzési Osztály A Társaság beszerzési tevékenységének szervezése és irányítása, ezen belül - a Társaság éves beszerzési tervének elkészítése, a résztervek előállításának szakmai támogatása, a Társaság éves közbeszerzési tervének elkészítése; - az éves közbeszerzési terv jogszabályban előírt publikációja; - a beszerzési terv és a közbeszerzési terv megvalósulásának nyomon követése; - a beszerzési terv és a közbeszerzési terv folyamatos aktualizálása, a szükséges módosítások elvégzése; - a beszerzési tervben rögzített beszerzési eljárások lebonyolítása ill. a szükséges közbeszerzési eljárások lebonyolítása a szakmai felelőssel együttműködve; - a közbeszerzési tanácsadó munkájának szervezése, ellenőrzése, teljesítésigazolása; 7 / 9

8 IT Üzemeltetési Osztály - a Társaság birtokában lévő informatikai eszköztár biztonságos, hatékony üzemeltetése, karbantartása, használatának támogatása; - a Társaság projektjeiben felmerülő adatfeldolgozási feladatok ellátása - a Társaság tájékoztatási-ügyfélszolgálati feladatainak ellátása: telefonon, ben, személyesen vagy egyéb formában érkező megkeresések kezelése - a Társaság informatikai eszközparkjának fejlesztésére vonatkozó javaslattétel; - a szervertermek zavartalan üzemének biztosítása. IT fejlesztési Osztály - A Társaság céljainak elérését, kihívásainak, feladatainak megoldását támogató, korszerű, hatékony informatikai rendszerek összehangolt fejlesztése; - A Társaság informatikai fejlesztéseinek technológiai összehangolása, felügyelete; - A Társaság informatikai fejlesztéseinek üzleti szempontból történő összehangolása; - Az informatikai fejlesztési feladatok szolgáltatási szempontok szerinti optimalizálása, összehangolása; - A valós felhasználói igények hatékony kielégítése; Közvetlen Ügyvezetés alatt álló szervezeti egységek feladatai Jogi és titkársági Osztály - a Társaság jogi tevékenységeinek koordinálása; - a Társaság társasági és cégjogi jogi feladatainak koordinálása; - a külső jogi szolgáltatók munkájának szervezése, ellenőrzése, teljesítésigazolása (ide nem értve a közbeszerzési tanácsadói, és a közbeszerzésekhez tartozó egyéb külső jogi szolgáltatói tevékenységet); - a Társaság munkajogi feladatainak ellátása; - közreműködés a szabályzatok jogi előkészítésében; - a Társaság kötelmi kötelezettségeinek teljesítésével, kötelmi igényeinek kezelésével, érvényesítésével kapcsolatos mindennemű jogi feladat (az igény/kötelezettség keletkezésétől, a szerződéses kötelmi igények esetén a szerződés létrejöttét követően); - a Társaság képviseletének megszervezése hatósági és bírósági peres és nem peres eljárásokban (a végrehajtási eljárásra is kiterjedően); - egyéb jogi, igazgatási szakértelmet igénylő feladatok ellátása; - szakmai jogi tanácsadás (különösen: oktatási és adatvédelmi jogi kérdések), - sablonszerződések kialakítása, ellenjegyzése, kihirdetése; - egyedi szerződések belső jogi ellenjegyzése és szükség szerinti ellenjegyeztetése a külső jogi szolgáltatóval (ide nem értve a közbeszerzési eljárásokban kötött szerződéseket); - a Társaságban elkészült dokumentációk jogi véleményezése; - az Ügyvezető munkájának jogszakmai támogatása; - a Társaságban releváns jogszabályok gyűjteményének elkészítése, és annak folyamatos karbantartása. 8 / 9

9 Szervezetfejlesztési és HR Osztály - a Társaság szabályozási környezetésnek kialakítása; - a Társaság folyamattérképének és Fogalomtárának létrehozása és folyamatos karbantartása; - a szabályozó dokumentumok elkészítése, szakmai felelősökkel együttműködve; - a szabályozó dokumentumokhoz történő hozzáférés biztosítása; - belső képzések szervezése; - a folyamatok lefutásának folyamatos ellenőrzése során felmerülő hatékonyságot javító módosításokra vonatkozó javaslattétel; - az Ügyvezető munkájának támogatása szervezetfejlesztési kérdésekben; - az Ügyvezető munkájának támogatása személyzeti kérdésekben; - a Társaság HR-menedzsment tevékenységeinek szervezése és irányítása; - részvétel a Társaság központilag szervezett programjai szervezési feladataiban; - az Ügyvezetés belső kommunikációs feladatai támogatása, szervezése, végrehajtása. Közvetlen ügyvezetői felügyelet alá rendelt szervezeti egységbe nem sorolt munkakörök Információ biztonsági vezető és adatvédelmi felelős - az elektronikus információbiztonságra vonatkozó jogszabályok rendelkezéseiben foglalt feladatok ellátása, tevékenységek szervezése, koordinálása; - az elektronikus információbiztonságra vonatkozó jogszabályok figyelemmel kísérése, betartása és a Társaság működésében való megfeleltetése; - a Társaság információ biztonsági stratégiájának kidolgozása és felülvizsgálata, ill. felügyelete; - a Társaság információ biztonsági szabályzatainak karbantartása és javító intézkedések javaslata; - információ biztonsági kérdésekben a munkatársak támogatása; - minden olyan kockázati tényező figyelemmel kísérése és kezelésük koordinálása, melyek a Társaság üzletmenet folytonosságát, a feldolgozott adatok bizalmasságát és sértetlenségét veszélyeztetnék - a Társaság működéséhez és feladatellátásához kapcsolódó adatvédelmi, információvédelmi feladatok végrehajtásáért, koordinálásáért - a személyes adatok védelmére vonatkozó törvényi előírások szerinti belső adatvédelmi felelős tevékenységeinek ellátása: o közreműködik, illetve segítséget nyújt az adatkezeléssel összefüggő döntések meghozatalában, valamint az érintettek jogainak biztosításában; o ellenőrzi e törvény és az adatkezelésre vonatkozó más jogszabályok, valamint a belső adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatok rendelkezéseinek és az adatbiztonsági követelményeknek a megtartását; o kivizsgálja a hozzá érkezett bejelentéseket, jogosulatlan adatkezelés észlelése esetén annak megszüntetésére hívja fel az adatkezelőt vagy az adatfeldolgozót; o elkészíti a belső adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatot; o vezeti a belső adatvédelmi nyilvántartást; o gondoskodik az adatvédelmi ismeretek oktatásáról. Belső ellenőr - A Társaság tevékenységének, működési szabályszerűségének ellenőrzése. - Éves előzetes ellenőrzési terv készítése. - Az előzetes terv alapján a Társaság tevékenységének, szabályszerűségének ellenőrzésére vonatkozó tevékenységek megtervezése, végrehajtása. - Igény esetén a tervben nem szereplő, az ügyvezető által soron kívül elrendelt ellenőrzések megtervezése, végrehajtása. 9 / 9