Dr. Pétery Kristóf: Excel 2000 magyar nyelvű változat

Átírás

1

2 2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN Dr. Pétery Kristóf PhD, 2002 Mercator Stúdió, 2002 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F:

3 TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS A program környezete A program telepítése A program indítása A program indítási kapcsolói AZ EXCEL 2000 ÚJ MEGOLDÁSAI Az Office 2000 futtatása Az Office 2000 telepítése A szükséges programok telepítése Megszakítás nélküli programfuttatás Programhibák automatikus javítása Office beállításaink átvitele A megújult Office Billentyűparancsok létrehozása a műveletek meggyorsítására. 33 Testreszabott menük és eszköztárak A hatékonyabb Office Segéd Dokumentumok megnyitása és mentése Objektumok összegyűjtése és beillesztése az Office Vágólappal Grafikák beillesztése A többnyelvűség támogatása Az Office 2000 programozása... 44

4 4 TARTALOM Együttműködés másokkal a Weben Online értekezlet elkezdése Vitafórumok használata Dokumentum vagy mappa előfizetése Az Excel 2000 újdonságai Alapvető szolgáltatások újdonságai Munkalapfüggvények újdonságai Formázás és elrendezés újdonságai Listakezelés és adatösszesítés Diagramkezelés, elemzés újdonságai Webbel kapcsolatos újdonságok Kimutatások újdonságai Frissíthető importált szövegek AZ EXCEL 2000 ALAPJAI Az Excel 2000 jellemző adatai Fogalmak magyarázata A billentyűzet kezelése Az egér kezelése A képernyő, az ablakok és a menük Párbeszédpanelek és parancsok Az Excel használata Megjelenítési üzemmódok Normál nézet Nagyítás és kicsinyítés Oldaltörés megtekintése Nyomtatási kép nézet Webes elrendezés nézet A cellák Környezeti beállítások A megjelenítés csoport A számolás csoport... 94

5 TARTALOM 5 A szerkesztés csoport Az általános csoport Az áttérés csoport Az egyéni listák csoport A diagram csoport A szín csoport Az eszköztárak átalakítása A menük testreszabása Alapszolgáltatások Kurzormozgatás Kijelölések Adatbevitel Vágás és áthelyezés Szerkesztőparancs ismétlése Szerkesztőparancs visszavonása Ugrás adott helyre Automatikus javítás Automatikus kitöltés Automatikus számolás Helyesírás-ellenőrzés Állománykezelés Fájlformátumok és könyvtárak Állománykezelő parancsok Új munkafüzet megnyitása Meglévő munkafüzet megnyitása Állományok keresése Fájlnyitás a munkafüzetek gyors megtekintésével Megtekintés weblapként Állományok lezárása Munkafüzetek és lapok mentése Automatikus mentés Állományok törlése

6 6 TARTALOM Állományok csoportos nyomtatása Állományok átnevezése Állományok postázása és másolása Állományok tulajdonságai A munkafüzetek használata Változások követése A segítség A program súgója Súgó tartalom és tárgymutató A munka befejezése SZÁMOLÓTÁBLÁK Adatok érvényesítése Korlátozás nélküli bevitel Egész szám korlátozás Tizedestört korlátozás Lista korlátozás Dátum korlátozás Idő korlátozás Szöveghossz korlátozás Egyéni korlátozások Figyelmeztető üzenetek beállítása Hibajelzés beállítása Számítási műveletek Hivatkozások A képletek alkalmazása A képletek szintaxisa Példák a tömbállandókra Képletek operátorai Munkalapfüggvények A függvények használata

7 TARTALOM 7 A képletpaletta alkalmazása A beépített függvények Munkalapfüggvény-újdonságok Keresés és csere Keresés varázslóval Feltételes összegzés Statisztikai adatelemzés Egytényezős varianciaanalízis Kéttényezős varianciaanalízis ismétlésekkel Kéttényezős varianciaanalízis ismétlések nélkül Korrelációanalízis Kovarianciaanalízis Leíró statisztika Exponenciális simítás Fourier-analízis Hisztogram Mozgóátlag Véletlenszám-generálás Rangsor és százalékos rangsor Regresszió Mintavétel Kétmintás F-próba a szórásnégyzetre Kétmintás párosított t-próba a várható értékre Kétmintás t-próba egyenlő szórásnégyzeteknél Kétmintás t-próba eltérő szórásnégyzeteknél Kétmintás z-próba a várható értékre Problémamegoldás és célérték-keresés Célérték-keresés Adattábla alkalmazása több érték meghatározására Egyváltozós adattáblák Kétváltozós adattáblák Esetek elemzése

8 8 TARTALOM Összetett esetek megoldása A Solver kezelése A Solver jelentései LISTÁK ÉS KIMUTATÁSOK Adatűrlapok A lista módosítása és bővítése Rekordok keresése a listában Szűrt listák Listaszűrés autoszűrővel Helyezettek szűrése Irányított szűrés Műveletek szűrt listákkal Szűrt lista módosítása Szűrt listából készített diagram Szűrt lista rendezése Szűrt lista nyomtatása Lista rendezése Listaelemek összegzése Függvények alkalmazása részösszeg képzésnél Részösszeg-csoportok megjelenítése Műveletek részösszeg-csoportokkal Keresés a listákban A lekérdezés kimutatásba töltése A lekérdezés tulajdonságai Az MS Query kezelése Weblekérdezések Mentett lekérdezések futtatása Paraméteres lekérdezések Kimutatások Kimutatások létrehozása A kimutatások tulajdonságai

9 TARTALOM 9 Kimutatások módosítása Kimutatástételek rendezése Részletek és csoportok megjelenítése Kimutatás számítási módjának cseréje Kimutatások formázása Adatösszesítés Kimutatásdiagramok létrehozása MUNKALAPOK FORMÁZÁSA Sormagasság és oszlopszélesség Automatikus formázás Számformák Pénznem formátumok Dátum formátumok Igazítások Karakterek formázása Szegélyek Kitöltő minták Cellák zárolása Feltételes formázás Stílusok Stílusok létrehozása Stílusok módosítása Stílusok egyesítése Stílusok alkalmazása A munkalapmegjelenítés szabályozása Munkalaptagolás Tagolás készítése és megszüntetése A tagolt szerkezet módosítása Részletek elrejtése és felfedése Látványok kezelése OBJEKTUMOK KEZELÉSE

10 10 TARTALOM Objektumok Címszerkesztő (WordArt) A WordArt eszközei Vektoros rajzoló Szervezeti sémák készítése Képek beszúrása ClipArt kép beszúrása Kép beszúrása fájlból Alakzatok beszúrása Fényképezőgépből származó képek Lapolvasóról származó képek A csatolt fájlok aktualizálása Térképek beillesztése Új térképek felvétele Térképek munkalapokba építése Műveletek a térképekkel Térképi elemek be- és kikapcsolása A térképszerkesztő beállításai Diagramok Diagram létrehozása Diagram nem szomszédos kijelölésből Többszintű kategóriák és adatsorok Diagramadatok módosítása Diagramformázás Automatikus formázási minták A diagram kiegészítése új elemekkel Diagramelemek formázása MAKRÓK ALKALMAZÁSA Makrók felvétele Műveletek makrókkal Makró szerkesztése

11 TARTALOM 11 Makró másolása Makrórészlet másolása Makró futtatása eszköztárgombbal Makró grafikus objektumhoz kapcsolása Makró futtatása Visual Basic modulból Makró futásának megszakítása Makró törlése Makróhibák kezelése Modullapok Egyéni párbeszédpanelek Biztonsági szempontok Makrókat tartalmazó fájl megnyitása Biztonsági beállítások A munkafüzet makróvírus-ellenőrzése A digitális aláírás Makróprojekt digitális aláírása A biztonsági szintek működése OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS A lap formázása Az oldal beállítása Margók beállítása Fej- és lábléc megadása Nyomtatási sorrend, tartomány, cím megadása Oldaltörések ellenőrzése Diagramok nyomtatása Kimutatás nyomtatása Látvány nyomtatása Súgótémakör nyomtatása A nyomtatási kép bemutatása A nyomtatás végrehajtása A nyomtatás gyorsítása

12 12 TARTALOM Több munkafüzet nyomtatása egyszerre Nyomtatás fájlba A jelentések és nyomtatásuk KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL Beágyazás, csatolás AccessLinks űrlapok és jelentések használata Új Access tábla készítése Új Access űrlap készítése Új Access jelentés készítése Kapcsolat a Webbel A munkalap közzététele Megtekintés weblapként Elektronikus üzenetek Levelek küldése Körözvények postázása Küldemény küldése Exchange mappába Adatbázishoz kapcsolódás Szöveg darabolása GYORSGOMBOK Megnyitás és Mentés másként párbeszédpanel Menük kezelése Az eszköztárak kezelése Az ablakok és a párbeszédpanelek kezelése Adatbevitel és mozgás során használható billentyűk Műveletek a cellákban vagy a szerkesztőlécen Adatok formázása Adatok szerkesztése és áthelyezése Beszúrás, törlés és másolás Mozgás a kijelölésen belül Kijelölések

13 TARTALOM 13 Vége üzemmód billentyűparancsai Megadott tartalmú vagy jellemzőjű cellák kijelölése Diagramelemek kijelölése Mozgás és görgetés a munkafüzetben Dokumentum nyomtatása és nyomtatási képe Adatbázisok, listák és kimutatások kezelése Kimutatástételek csoportosítása és szétbontása Adatok tagolása Weblapok kezelése Az Office Segéd használata Funkcióbillentyűk ALAPÉRTELMEZETT IKONPARANCSOK Szokásos eszköztár Formázás eszköztár Diagram eszköztár Kép eszköztár Kimutatás eszköztár Korrektúra eszköztár Külső adatok eszköztár Rajzolás eszköztár Űrlapok eszköztár Lecke Űrlapok készítése Vágólap eszköztár Vezérlők eszköztára Visual Basic eszköztár Web eszköztár WordArt eszköztár Munkalap-vizsgálat eszköztár IRODALOM...628

14 ELŐSZÓ 14 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! Az Office 2000-rel megérkezett az Excel 9. változata. A program készítői megtartva az előző változatnál megismert kisebb elnevezési zavart hol 9.0-nak, hol 2000-nek adják meg az alkalmazás verziószámát. Az Office 2000 alkalmazásai minden eddiginél jobban integrálódtak, olykor-olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik program része. Gondoljunk arra, hogyan lehetséges megjeleníteni és szerkeszteni Internet Explorerben Word, Excel dokumentumokat, e programok szinte teljes eszköztárának rendelkezésünkre állása mellett. A Microsoft Excel táblázatkezelője széles körben elterjedt, közismert és közkedvelt program, a hasonló célú alkalmazások között méltán foglalja el a vezető helyet. A programról megjelent számos szakkönyv is bizonysága ennek. Ezek a programismertetések rendszerint az Excelnek csak egy-egy részletéről szólnak, illetve különleges feladattal (oktatási céllal vagy egyéb, szűkebb felhasználói körhöz szólóan) készültek, ezért természetesen nem eléggé részletesek a program használatába egyre jobban belebonyolódó felhasználó számára. A mi könyvünk átfogó ismertetést kíván nyújtani a program csaknem összes lehetőségéről. Csaknem összes -t említettünk, mert a Visual Basic for Applications programozása kimaradt e könyvből. E programnyelv ismertetése ugyanis önmagában megérdemel egy hasonló terjedelmű könyvet. Különösen az után, hogy ez a nyelv lett az Office 2000 alkalmazások közös fejlesztőeszköze. Az Excel 2000-es változatában továbbfejlesztették a WWW elérésére, vagyis Internetes állományok kezelésére és a csoportos munkára, valamint az adatbiztonságra, védelemre vonatkozó parancsokat. Ismét módosítottak a kezelői felületen. A menüsorok az ikonos eszköztárakhoz hasonlóan testre szabhatók. Az Office 2000-ben bármelyik beépített eszköztárat vagy menüt átalakíthatjuk, legördülő

15 ELŐSZÓ 15 menükkel, újabb ikonokkal láthatjuk el. A képletek hivatkozásai az eddigieknél sokkal könnyebben módosíthatók (minden tartományt más színű szegély jelez a munkalapon). Új formázási lehetőségek jelentek meg (ferde szöveg, és szegély, cellák egyesítése stb.). A könyv szerkezete segít az Excel titkainak mind mélyebb megismerésében. Az Excel 2000 alapjai című fejezetben írtuk le a program telepítésével, futtatásával kapcsolatos tudnivalókat. A következő fejezetek fokozatosan vezetnek be a program használatába. A Számolótáblák című fejezet már feltételez bizonyos a korábbi fejezetekben ismertetett vagy a gyakorlatban megszerzett ismereteket, ezért a kezdők számára mindenképpen javasoljuk a könyv olvasását az első fejezetnél kezdeni. Minden további fejezet épít a korábbi részekben taglalt részletekre, fogalmakra, melyeket az adott általában az első előfordulási helyen magyarázunk meg. Könyvünkben az Excel 2000 magyar nyelvű változatának (programozáson kívüli) összes lehetőségét igyekeztünk ismertetni, számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. Az itt leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a DOS operációs rendszer és a Windows felhasználói környezet alapfokú ismerete. A fenti kezelési mód némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a webhelyről is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista meg-

16 16 ELŐSZÓ felelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A program eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk a terjedelem adta korlátokon belül megfelelő mélységben ismertetni. Az ismertetést több remélem minden szükséges helyen példa támasztja alá. Néhol szükségét éreztük ennél bővebb kifejtését is a legfontosabb műveleteknek. Ezeket gyorstalpalókban tettük meg, melyekre a mellékelt ábra hívja fel a figyelmet. A gyorstalpalók a feladatok megoldását lépésről-lépésre mutatják be. A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows 95, illetve NT operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, elemzéseiket, egyszerű adatnyilvántartásukat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, április Köszönettel a szerző.

17 1. FEJEZET 17 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS A program környezete Környezeten mindazon eszközök öszszességét értjük, amelyek egy program használatát lehetővé teszik. Ezek alapvetően két részre oszthatók: a hardverre (mint a futtató gép és a perifériák együttese) és a szoftverre. E két csoport egyes részei már nem is választhatók szét. Mindenesetre a vasat, azaz a számítógépet a szoftver, vagyis a programok üzemeltetik, vezérlik és szabályozzák működését. Előbb a hardverkörnyezetet ismertetjük, a szoftverkörnyezetre és a kezelői felületre később, a program telepítésének leírása után térünk ki. Az Excel 2000 IBM és azzal kompatíbilis, legalább 75 MHz-es Pentium processzorral ellátott számítógépeken fut. Mindenképpen ajánlatos a megfelelő méretű (legalább 20 Windows NT Workstation 4.0 operációs rendszernél 36 MB) RAM és a VGA képernyő. A program rengeteg funkciója meglehetősen nagy háttértár (legalább 35 Mbyte) igénnyel is jelentkezik. A minimális (a fejlesztők szerint éppen elégséges) számítógép-összetétel: 75 MHz-es Pentium vagy annak megfelelő teljesítményű proceszszor; 20 MB RAM (a Windows 95 használata mellett, 16 MB RAM az operációs rendszer és 4 MB a Word számára);

18 18 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 36 MB RAM (a Windows NT Workstation használata mellett, 32 MB RAM az operációs rendszer és 4 MB az Excel számára, ha az Outlook és az Access programot is akarjuk használni, akkor további 4MB RAM szükséges); 1.2 vagy 1.44 MB kapacitású floppy; 217 MB winchester az Office 1. telepítő lemezéhez (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access számára), 174 MB winchester az Office 2. telepítő lemezéhez (Publisher, Small Business Customer Manager számára). Az Excel szokásos telepítése 158 MB tárolóhelyet igényel. CD ROM, azaz CD olvasó; VGA mono monitor és vezérlőkártya; egér vagy más grafikus pozicionáló eszköz; bármilyen, a Windows által támogatott gyorsabb hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Mail, vagy Exchange, Outlook programot is használnánk; Windows 95, illetve újabb operációs rendszer. Megjegyezzük, hogy ezen a konfiguráción (a lassú processzor és a kevés memória miatt) a program rendkívül lassan működik. Nagyobb munkafüzetek, diagramok és látványos grafikai elemek készítéséhez ez az összeállítás nem javasolható. A célszerűen megfelelő számítógép-összetétel: 133 MHz-es Pentium vagy annak megfelelő, például K6 processzor; 32 MB RAM (Windows NT Workstation környezetben 64 MB RAM); 1.2 vagy 1.44 MB kapacitású floppy; minimum 500 MB winchester; CD ROM, azaz CD olvasó; SVGA színes monitor és vezérlőkártya; Microsoft egér vagy azzal kompatíbilis grafikus mutatóeszköz; nyomtató a végeredmény megjelenítésére; bármilyen, a Windows által támogatott gyorsabb hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Mail, vagy Exchange, Outlook programot is használnánk; Windows 95, 98 vagy NT 4.0, 2000 operációs rendszer. Egyes funkciókat csak további kiegészítő eszközök birtokában alkalmazhatunk:

19 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS baud sebességű vagy gyorsabb modem, multimédiás számítógép a hang- és egyéb multimédiás hatásokhoz, Microsoft Mail, MS Exchange, Internet SMTP/POP3, IMAP4 vagy más MAPI-rendszerű üzenetkezelő szoftver az elektronikus üzenetek kezeléséhez, Internet elérés. A program telepítése A telepítés során az Excel fontos állományai a számítógép merevlemezére kerülnek és a telepítési meghajtón, a \Program Files\Microsoft Office\Office\ úton érhetőek el. Az XlRead9.txt állományban bővebb információkat kaphatunk a telepítés és a használat különlegességeiről. A Windows operációs rendszer betöltése után az Excel telepítéséhez először a gombra kattintás után megjelenő menü Futtatás parancsát adjuk ki. Behelyezzük a telepítő CD-t a CD meghajtóba, majd indítjuk a Setup programot (a program nevét kérdező párbeszédpanelbe beírjuk a meghajtó nevével a program nevét: d:setup, majd megnyomjuk az Enter billentyűt). A Futtatás paranccsal megjelenített párbeszédpanel (lásd az 1-3. ábrát) Tallózás nyomógombjára kattintással e telepítő program helyét a meghajtókon és a könyvtárakon böngészéssel kereshetjük ki. A telepítőprogram képernyője némileg eltérhet az 1-1. ábrán bemutatottól (az ábra az Office 2000 részeként telepített Excel beállítási lehetőségeit mutatja be a program frissítésére szolgáló párbeszédpanelen), de lényeges elemekben nincs változás. A telepítőprogram felajánlja, hogy válasszuk ki: a telepítésnél mely elemek kerüljenek gépünk merevlemezére, vagy mely részek települjenek fel az első (a telepítendő programrészben megtalálható) parancs kiadása után, illetve melyek fussanak a CD-ről. A telepített egységek ezzel a módszerrel később is bővíthetők (akkor azonban csak a még nem telepített elemek kerülnek fel gépünk merevlemezére, il-

20 20 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS letve meglévők távolíthatók el). A telepítendő programrészeket a helyigényt is mutató választéklistából választjuk ki úgy, hogy rákattintunk a megfelelő összetevő ikonjára ábra A kattintás után megjelenő listán a következő lehetőségek közül választhatunk (a lista elemei attól függően változnak, hogy melyik öszszetevőt választottuk ki): Sajátgépről fut: Azonnal telepítjük a kiválasztott programrészt. Minden a Sajátgépről fut: Azonnal telepítjük a kiválasztott programrészt és a fa struktúrában megjelenített programszerkezet ugyanazon ágon található részeit. Első használatkor telepítendő: Az adott funkciót az első használatára vonatkozó parancs kiadásakor telepítjük (ehhez később is szükség van a telepítő CD-re). Nem érhető el: Nem telepítjük (illetve eltávolítjuk a korábban telepített) programrészt.

21 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 21 CD-ről fut: Minimális helyfoglalással, a CD-ről futtatjuk a kiválasztott programrészt. Minden CD-ről fut: CD-ről futtatjuk a kiválasztott programrészt és a fa struktúrában megjelenített programszerkezet ugyanazon ágon található részeit. A Következő és a Vissza gombokkal léphetünk a telepítő program következő és előző párbeszédpaneljére. Válasszuk ki a kijelölt öszszetevőknek megfelelő szabad területtel rendelkező meghajtót. A program indítása A program indítása megegyezik az Office korábbi változataiból megismert móddal ábra Kézenfekvő a Microsoft Office telepítésekor létrejött eszköztár alkalmazása (lásd az 1-2. ábrát). Ha abban az Excel ikon nem jelenne meg, akkor adjuk ki a jobb egérgombbal az eszköztárra kattintva előbukkanó helyi menü Testre szabás parancsát, majd válasszuk a Gombok párbeszédpanel-lapot és jelöljük be az Excel.exe program előtti jelölőnégyzetet. Ha a program nem szerepel a listában, akkor vegyük fel a listára a Fájl felvétele nyomógombra kattintva. Ekkor egy következő párbeszédpanelen kell megadnunk a program helyét, amelynek megkereséséhez használhatjuk a böngésző szolgáltatást. A programot indíthatjuk még a Windows nyomógombjára kattintás után a Programok csoportból a Futtatás ablakból, vagy ha parancsikon rövidítést készítettünk, akár a Windows munkaasztaláról is. Ha a parancsikon rövidítést nem helyeztük el a munkaasztalon, akkor választhatjuk a munkaasztalon a jobb egérgombos kattintással vagy a Shift+F10 billentyűkombinációval megjelenített helyi menü Új8Microsoft Excel munkalap parancsát.

22 22 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 1-3. ábra Ha az Excelt az Office 2000 csomaggal telepítettük, akkor indíthatjuk a programot a Microsoft Office eszköztár segítségével létrehozott és a Windows legfelső sorában vagy jobb oldali oszlopában megjelenő Új Office dokumentum ikonnal vagy a Start menüben megjelenő Új Office Dokumentum paranccsal (lásd az 1-5. ábrát). Ebben az esetben üres dokumentummal is indíthatunk (Üres munkafüzet) az Általános párbeszédpanel lapról. A többi indítási mód viszont már az indításkor lehetővé teszi a dokumentum sablonok kiválasztását. A sablonok.xlt kiterjesztésű állományok, amelyek tartalmazzák a legfontosabb, gyakran ismétlődő beállításokat, stílusokat, állandó grafikai elemeket stb. Hasonló állományokat mi is készíthetünk, ezzel jelentősen meggyorsíthatjuk munkánkat, ha gyakran előfordul, hogy azonos típusú dokumentumokkal dolgozunk. Az OK nyomógombra kattintás után az Excel betöltődik. A lapfüleken (Mintatáblázatok, Általános, Levelek, Feljegyzések, Kiadványok, Jelentések, Egyéb dokumentumok stb.) választjuk ki azt a csoportot, amelynek sablonjaiból mintát akarunk választani új dokumentumunkhoz. Ha kiválasztottunk egy sablont, akkor annak képe a Minta mezőben megjelenik. Ez segíti a kijelölést. Ha a sablon alkalmazása mellett döntünk, akkor kattintsunk az OK nyomó-

23 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 23 gombra. A.wiz kiterjesztésű állományok úgynevezett varázslók. Ezek több párbeszédpanel megjelenítésén keresztül, a feltett kérdésekre adott válaszok alkalmazásával készítik el az új dokumentumot, illetve segítenek annak létrehozásában. Az OK nyomógombra kattintás után az Excel betöltődik. A fenti Office funkció hasonlít az Excel Fájl/Új dokumentum parancsához, ezért alkalmazását, az új dokumentumok létrehozásának ismertetésénél részletezzük. Lényeges különbség viszont, hogy itt más Office alkalmazások (például a Word vagy a PowerPoint) sablonjai is megadhatók. Ilyenkor természetesen a kiválasztott sablonnak megfelelő Office program indul el ábra A Windows grafikus környezetben többféle módon indíthatunk programot: A korábban szerkesztett, illetve más Windows alkalmazással létrehozott anyagok a Start8Dokumentumok listából is kiválaszthatók (lásd az 1-5. ábrát). Ha egy ilyen Excel dokumentumra kattintunk akkor betöltődik az Excel, majd abba a dokumentum, melynek

24 24 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS szerkesztését folytathatjuk. (Ha már fut az Excel, abban egy új szerkesztőablak nyílik a kiválasztott dokumentumnak) ábra A Start menü Futtatás parancsának kiadása után azaz rákattintva előbb a nyomógombra, majd a Futtatás (Run) sorra beírással megadhatjuk vagy a Tallózás (Browse) nyomógombra kattintás után a könyvtárszerkezetben kiválaszthatjuk (lásd a Futtatás párbeszédpanelt) a program elérési útját ábra A vizsgált meghajtót, illetve könyvtárat a Hely (Look in) listában választjuk ki. A párbeszédpanel ikonjával a könyvtárszerkezetben egy szinttel feljebb, az ún. szülő könyvtárba léphetünk. A könyvtárakat a mappák, az aktuális könyvtárat a megnyitott mappa jelöli (lásd az 1-7. ábrát). A Megnyitás (Open) nyomógombra kattintás után a Futtatás párbeszédpanelbe töltődik az elérési út. Ott kattintsunk az OK nyomógombra vagy válasszuk ki az OK nyomógombot és nyomjuk meg az Enter billentyűt. Csoportablakban szereplő programot a csoport (például Office) megnyitása után szintén az Excel program ikonjára mért dupla kattintással indítunk el.

25 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS ábra A Start8Beállítások/Tálca parancs segítségével beállíthatjuk a Start és a többi menü tartalmát. Ha gyakran használjuk az Excel programot, akkor ez a legpraktikusabb megoldás. Az így átalakított, legfelső szintű menüben az Excel (.exe) sorra kattintva indíthatjuk a leggyorsabban a programot (lásd az 1-8. ábrát). Hasonló módon, a Start8Programok8Microsoft Excel menüsorra kattintva is elindíthatjuk a programot, de ekkor e menüsor eléréséhez több műveletet kell végeznünk, így valamivel hosszadalmasabb. Ha gyakran dolgozunk egy meghatározott dokumentumon, akkor annak ikonját érdemes a Windows asztal állandó részévé tenni, azaz az Asztal (Desktop) könyvtárba másolni (lásd az 1-9. ábrát). Ekkor a dokumentum szerkesztése az Excel program betöltésével együtt az ikonra mért dupla kattintással indítható. A dokumentum későbbi saját 1-8. ábra felhasz-

26 26 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS nálói könyvtárunkba helyezése után (ikonját az asztallapról a könyvtárunkba húzzuk), ha a Windows Dokumentumok listájából ezt a fájlt választjuk, a Windows megkeresi az állomány új helyét. A dokumentumot többféleképpen helyezhetjük az asztallapra: A dokumentumot megfogjuk a Windows Programok8 Windows Intéző (Explorer) listáján és a lenyomott bal egérgomb nyomvatartása mellett a Windows képernyő hátterére vagy az Asztal mappába vontatjuk. Ezután felengedjük az egérgombot. A dokumentum ikonja megjelenik az asztallapon. Az egér jobb gombjával a Windows asztallapra kattintunk. Az ekkor megjelenő helyi menü Új/Microsoft Excel munkalap parancsával új, üres dokumentum ikonját helyezhetjük el az asztallapon. Később használhatjuk ezt az ikont is az Excel betöltésére, illetve a normál stíluslapot alkalmazó üres dokumentum megnyitására ábra

27 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 27 A program indítási kapcsolói A Excel indításához a program betöltését szabályozó alapértelmezett indítási kapcsolókat is megadhatunk. Ha a Microsoft Excelt a Start menüből indítjuk, az Intézőben keressük meg a Windows mappa felhasználói profilok/start menü mappájában az Excel parancsikonját. Az egér jobb gombjával kattintsunk a parancsikonra, és válasszuk a Tulajdonságok (Properties) parancsot, majd a megjelenő párbeszédpanelen a Parancsikon (Shortcut) lapot (lásd az ábrát) ábra Ha az Excelt az Office Irányítópult segítségével indítjuk, a jobb oldali egérgombbal kattintsunk a Microsoft Excel gombra, válasszuk a Tulajdonságok (Properties) parancsot, majd a Parancsikon (Shortcut) lapot.

28 28 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS A Cél (Target) mezőben az elérési útvonal végére egy szóközt követően írhatjuk a következő kapcsolókat: Kapcsoló Feladat munkafüzet útvonala\fájlnév a megadott munkafüzetet. Az Excel betöltésekor automatikusan megnyitja /r munkafüzet útvonala\fájlnésásra nyitja meg. Az Excel a megadott munkafüzetet csak olva- /e Kikapcsolja az Excel bejelentkező képernyőjét és az üres munkafüzet megnyitását. /p mappa útvonala\mappa neve kamappa érvényesül az Eszközök/Beállítások Kijelöli a munkamappát. Az így megadott mun- paranccsal elérhető Általános lap Munkakönyvtár mezőjében megadott alapértelmezés szerinti mappa helyett.

29 2. FEJEZET 29 AZ EXCEL 2000 ÚJ MEGOLDÁSAI Könyvünk első fejezetében tájékoztató jelleggel mutatjuk be az Excel for Windows program 2000-es változatának ( kódszámú magyar nyelvű és kódszámú angol nyelvű változat) újdonságait, amelyek részletezésére a későbbi fejezetekben még visszatérünk. E részben vázlatosan mutatjuk be az Excel utóbbi változatainak legjellegzetesebb eltéréseit a korábbi változatoktól. Először azonban az Office programcsomagnak azokat az újdonságait tekintjük át, amelyek érintik az Excel program használóit is, minthogy mindegyik Office programban egyaránt érvényesülnek. A kevésbé lényeges változásokat a programot használók által már ismert parancsok leírásánál részletezzük. A programmal most ismerkedők, azaz semmilyen korábbi Excel tapasztalattal nem rendelkezők számára azt tanácsoljuk, hogy ugorják át ezt a részt és az alapok megismerése után térjenek ide vissza, akkor bizonyára érthetőbbek lesznek az itt tárgyalt szolgáltatások, programfunkciók is. Az Office 2000 futtatása Ismét jelentősen változott a programcsomag telepítése és futtatása. Az új telepítő eszközzel a szükséges programösszetevők gépünkre másolása egyszerűbb, esetenként gyorsabb lett. A program esetleges hibáit, sérüléseit (például a telepített programrészek törlése esetén) a Windows Installer-féle telepítő segítségével félig önműködően javíthatjuk. Néha szükség lehet ugyanis a telepítő lemezekre

30 30 Az Office 2000 futtatása Az Office 2000 telepítése A számunkra megfelelő telepítést több típusból választhatjuk ki, közte azt a megoldást is, amely a megfelelő programrészt csak a programban rá hivatkozó parancs első kiadásakor telepíti. A programcsomag telepítője figyelembe veszi a számítógépünkre korábban, esetleg az előző Microsoft Office változat részeként telepített programokat és beállításokat, amelyeket természetesen el is távolíthatunk. A telepítéssel részletesen foglalkozunk a könyv függelékében. Az Office egy korábbi verziója telepítésének felismerése után, az Office 2000 az Office Profil Varázslót használja sok korábbi beállítás megtartására. Például átveszi a korábbi automatikus javítási és nyelvi funkciók beállításait, így azokat nem kell újra megadnunk. Sőt, ha az eredeti angol nyelven maradt, tehát nem honosított programcsomag-részeket futtatjuk, akkor ott is érvényesülnek a beállítások. Például a FrontPage 2000-ben minden további nélkül használhatjuk a magyar helyesírás-ellenőrzést, ha a magyar Officet telepítettük. Az Office programok indításukkor automatikusan észlelik és kijavítják a működéshez feltétlenül szükséges fájlok, illetve rendszeradatbázis-bejegyzések hibáit. A nem alapvető fájlok hibáinak megkeresésére és javítására is kidogoztak egy manuálisan indítható eljárást. A szükséges programok telepítése Az Office 2000 programcsomag telepítésekor a programok menüszerkezete, gyorsbillentyűi, ikonjai az alapértelmezés szerinti eszköztárak teljes terjedelmükben a gépünkre kerülnek, azonban ezek közül először csak a legfontosabb parancsok érhetők el. Ennek oka a gyorsabb telepítés és egyszerűbb használat ezt a módszert azonban meg kell szokni. Így előfordulhat hogy az Office használata során olyan programok és összetevők billentyűparancsai, ikonjai és parancsai is megjelenhetnek, amelyeket nem telepítettünk. Ezek az azonnal elérhető, használható parancsoktól eltérő módon jelennek

31 AZ EXCEL 2000 ÚJ MEGOLDÁSAI 31 meg. Ha szükségünk van bármelyik ilyen programra vagy összetevőre, kattintsunk a parancsra, és az Office 2000 telepíti a programot vagy az összetevőt (ehhez néha kell a telepítő lemez). Egy idő (körülbelül egy hét) után azonban helyreáll az egyensúly. Ennyi idő alatt a programok általunk használt csaknem összes parancsát legalább egyszer kiadjuk. Megszakítás nélküli programfuttatás Az Office bármely alkalmazásának megnyitásakor az alapvető fájlok és rendszerleíró bejegyzések hibáit a programok automatikusan felismerik és kijavítják. A Súgó menü Hibakeresés és javítás parancsával javíthatjuk ki a nem kritikus fájlok (például hiányzó fájlok vagy bejegyzések a rendszerleíró adatbázisban) problémáit. Ezzel a paranccsal újratelepíthetjük a hiányzó vagy sérült fájlokat. Programhibák automatikus javítása A személyes fájlokon, például a dokumentumokon, sablonokon kívül a Microsoft Windows telepítője megkeresi és kijavítja a telepített Microsoft Office 2000 programmal kapcsolatban felmerült hibákat. Ezek közé tartoznak a regisztrációs beállítások hibái, vagy hiányzó, illetve sérült állományok ábra 1. A javítás indításához adjuk ki a Súgó menü Hibakeresés és javítás parancsát (lásd a 2-1. ábrát).

32 32 Az Office 2000 futtatása 2. A programok parancsikonjainak helyreállításához jelöljük be a Javítás során az egyéni parancsikonok helyreállítása jelölőnégyzetet. Ez a Windows Start menüjében előforduló hibákat javítja. 3. Kattintsunk az Indítás nyomógombra. Ekkor a telepítőprogram áttekinti a rendszerleíró adatbázist, összegyűjti a konfiguráció szükséges adatait, s ha szükséges kéri a telepítő lemezeket is az eredeti állapot helyreállításához ábra 4. Végül indítsuk újra a gépet az utolsó párbeszédpanel Igen nyomógombjával. Ha a Nem gombot választjuk, akkor előfordulhat, hogy még nem működik minden helyesen. Ekkor ellenőrizzük a működést a következő rendszertöltés (Windows indítás) után ábra

33 AZ EXCEL 2000 ÚJ MEGOLDÁSAI 33 Ha a fentiek szerint a Hibakeresés és javítás paranccsal nem sikerült kijavítani a hibát, akkor szükséges lehet a teljes Office újratelepítése. Office beállításaink átvitele Számítógép-hálózatokon dolgozó felhasználók számára jelent nagy előnyt, hogy a rendszergazda beállíthatja a felhasználói profilokat úgy, hogy az egy tartományon belül mindig elérhető legyen. A felhasználói profil tartalmazza a saját szótárakat, kivételkezelést, egyéni sablonokat, az automatikus javítási és az automatikus formázási listákat, illetve testreszabási és egyéb, minden felhasználónál különböző beállításokat. Ugyanígy a telepített programok, az Asztal ikonjai és saját szín- és hangbeállítások is elérhetők azokon a számítógépeken, amelyeken szerepel a felhasználói profilunk. A megújult Office A Microsoft Office 2000 asztal használatát egyszerűbbé tehetjük az új szolgáltatásokkal. Megváltoztak a testreszabás lehetőségei, a Súgó működése, a dokumentumok közötti váltás (ez egyben biztonságosabb dokumentumkezelést is jelent). Billentyűparancsok létrehozása a műveletek meggyorsítására A felhasználó vagy a rendszergazda billentyűparancsokat, gyorsgombokat hozhat létre fájlokhoz, mappákhoz és weblapokhoz a Kedvencek mappa, vagy hiperhivatkozások alkalmazásával. Az Office eszköztárakon lévő ikonok testreszabásával kapcsolatot hozhatunk létre az általunk leggyakrabban használt Internet erőforrásokhoz és Intranet hálózatokon elérhető vállalati információkhoz.