A HM ARZENÁL ZRT. ÁLTAL VEZETETT, SZEMÉLYES ADATOKAT TARTALMAZÓ NYILVÁNTARTÁSOK

Átírás

1 I. II. Adatkezelés célja Kezelt típusai Adatkezelés jogalapja Adatkezelés időtartama Érintettek köre Adatok forrása Munkaszerződés megkötése, módosítása, megszüntetése, érdekében az Munkaköri leírás és az Mt. 46. szerinti tájékoztató elkészítése, módosítása, érdekében az Lakcím (állandó, ideiglenes), Adóazonosító jel, Munkaviszony kezdete, Elismert korábbi jogviszonyok, Munkakör, Munkabér, Bankszámlaszám, Előző munkáltatói igazolás, Végzettségre, képzettségre vonatkozó, erkölcsi bizonyítvány, személyazonosító okmány adatai, elérhetőségek, önéletrajz Név, munkakör, iskolai végzettség, szakképzettség, szakmai gyakorlat, nyelvtudás, szakmai kompetenciák Az EU Parlament és a Tanács 2016/679 RENDELETE (GDPR) 6. cikk b) pont szükséges kezelése), f) Főszabály szerint a munkaviszony megszűnését követő három évig, mint a munkajogi elévülési idő időtartamáig (Mt (1)-(2) bek.) A Számviteli Törvény szerint megőrzendő okiratokat, így különösen a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező okat is) nyolc évig (Számviteli törvény 169. (1)-(3) bek.) az Adózás rendjéről szóló törvényben (Art.) meghatározott személyes at, így a munkáltató (kifizető) által megállapított adó, adóelőleg alapjául szolgáló bizonylatokat az adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított öt évig (Art. 78. (3)-(4) bek.) Azon maradandó értékű iratokat, illetve az azokban szereplő személyes at, amelyek állampolgári jogok (pl. a nyugellátáshoz való jog) érvényesítéséhez nélkülözhetetlenek (pl. a szolgálati idő megállapításához munkaszerződés, stb.) a munkáltató határidő nélkül megőrzi, azzal, hogy a személyes megőrzésének szükségességét a munkaviszonyának megszűnését követő 75 év elteltével felül kell vizsgálni. (A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény (Ltv.) 3. j) pontja, 4. -a) GDPR 6. cikk b) pont Ugyanaz, mint az első sorban. szükséges kezelése), f) III. Munkaszerződéshez jogszabály szerint szükséges egyéb i bejelentések, nyilatkozatok munkáltató általi kezelése, (pl. bankszámla, foglalkoztatással járó egyéb jogviszony, stb.) Gyermekek adatai (születési hely, születési idő, anyja neve, lakcím, aóazonosító jel, TAJ szám), egyéb jogviszonyok, tartozások. GDPR 6. cikk b) pont szükséges kezelése), f) Ugyanaz, mint az első sorban. IV. V. VI. VII. VIII. Foglalkozás-egészségügyi alkalmassági ellenőrzés érdekében az rögzítése, felhasználása, tárolása, Munkabér és egyéb járandóság elszámolás keretében az érintett adatainak rögzítése, felhasználása, tárolása, továbbítása, Munkaidő (ezzel összefüggésben a keresőképtelenség ), szabadság érdekében az rögzítése, felhasználása, tárolása, Cafeteria jellegű juttatások érdekében az rögzítése, felhasználása, tárolása, továbbítása, Kollektív szerződésben szereplő vagy munkáltató által egyéb módon biztosított szociális és jóléti célú juttatások biztosítása érdekében az GDPR 6. cikk b) pont Ugyanaz, mint az első sorban. Lakcím, szükséges kezelése), f) Munkakör, Foglalkozás-egészségügyi alkalmassági adat, Munkaköri alkalmasság eredménye Munkaviszony kezdete, Munkakör, Munkabér, Bankszámlaszám, Ha van: szakszervezeti tagság Név, Adóazonosító jel, Társadalombiztosítási azonosító jel, Munkáltató neve, lakcím, születési hely, idő, anyja neve Munkakör. Munkakör, Munkabér, Munkahelyi cím, GDPR 6. cikk b) pont Ugyanaz, mint az első sorban. szükséges kezelése), f) GDPR 6. cikk b) pont Ugyanaz, mint az első sorban. szükséges kezelése), f) GDPR 6. cikk b) pont Ugyanaz, mint az első sorban. szükséges kezelése), f) GDPR 6. cikk b) pont Ugyanaz, mint az első sorban. szükséges kezelése), f) 1

2 Adatkezelés célja Kezelt típusai Adatkezelés jogalapja Adatkezelés időtartama Érintettek köre Adatok forrása továbbítása, Munkahelyi telefonszám, Bankszámlaszám IX. X. XI. Oktatások dokumentálása Önéletrajzok Belső telefonkönyv Mobiltelefon Beléptető rendszer Kamera rendszer NAV bejelentés, TB bejelentés, adatszolgáltatás, Statisztikai adatszolgáltatások, Munkaviszonyra vonatkozó egyéb hatósági adatszolgáltatások és ok érdekében az rögzítése, tárolása, felhasználása, Gyermek utáni pótszabadság megállapítása, gyermek születésekor járó pótszabadság megállapítása, családi adókedvezményre való jogosultság, gyermekápolási táppénz, gyermek születésével összefüggő juttatások megállapítása és bejelentések tétele érdekében az rögzítése, tárolása, felhasználása, továbbítása Személyi jellegű ráfordítások tervezése, elhatárolása, terv-tény eltérés elemzése. Adatok rögzítése, felhasználása. Képzéstervezés, képzésszervezés, munkáltató által kötelező és egyedi oktatások dokumentálása, érdekében az rögzítése, felhasználása, tárolása, Szakmai gyakorlati helyként való működés során rögzítése, kezelése. Önéletrajzok, tárolása, Belső telefonkönyv (, rögzítés, tárolás, törlés) Mobiltelefon szolgáltatással, mobil internet hozzáférési szolgáltatással vagy ezekkel összefüggő elektronikus hírközlési szolgáltatásokkal kapcsolatos ügyintézés,, számlakezelés, belső költségkezelés érdekében az rögzítése, tárolása, felhasználása, Társaság területére történő belépés érdekében beléptető rendszer működtetése, belépőkártyák igénylése,, jogosultság engedélyezése, beléptető pontokon történő áthaladás során keletkezett rögzítése, felhasználása A Társaság területén vagyonbiztonság, üzleti titok védelme érdekében kamerás megfigyelőrendszer működtetése (képfelvétel rögzítése, felhasználása) Munkakör, Munkabér, Munkahelyi cím, Munkahelyi telefonszám, Gyermekek adatai (név, születési idő, TAJ szám, fogyatékosság), Végzettségre, képzettségre vonatkozó Név, Munkáltató neve, munkakör, Gyermekek adatai (születési hely, születési idő, anyja neve, lakcím, adóazonosító jel, TAJ szám), Várandósság, vagy házastársra vonatkozó Név, Születési hely, Születési idő, Munkakör, Munkabér, Végzettségre, képzettségre vonatkozó Név, munkahely, munkakör, elérhetőség. Képzéstervezés, ill. szakmai gyakorlat keretében név, születési hely, idő, anyja neve, lakcím, munkahely, munkakör, elérhetőség adatai, végzettség igazolására vonatkozó. Lakcím, Képzettség, Végzettség, Szakmai gyakorlat, Korábbi munkáltatók, Munkakörök, cím, Telefonszám Név, Munkáltató, Szervezeti egység, Beosztás, Telefonszámok, cím, Munkavégzés helye Név, Lakcím, Telefonszám, SIM kártyaszám, telefonkészülék IMEI száma Név, Munkahely, születési hely, idő, anyja neve, személyazonosító igazolvány száma Ha releváns: rendszám Munkavállalók esetében fénykép bekérése, kezelése is. Kiadott kártya típusa, Kártya száma, Engedélyek. Képmás, mozgókép GDPR 6. cikk b) pont Adóév végét követő (alapesetben 5 év) elévülési időig szükséges kezelése), f) GDPR 6. cikk b) pont A dokumentum keletkezését követő (alapesetben 8 év) elévülési időig szükséges kezelése), f) GDPR 6. cikk b) pont Adóév vége + 5 év Közvetlenül az érintett szükséges kezelése), f) érvényesítéséhez érvényesítéséhez érvényesítéséhez Munkaviszony megszűnése, ill. elévülési idő A pályázat benyújtásától számított 30. napig, kivéve, ha a pályázó kifejezetten kéri az önéletrajz további kezelését. Munkaviszony megszűnése Munkaviszony megszűnése, ill. elévülési idő Működtetés során keletkezett : adat keletkezése + 6 hónap, Működtetéshez kezelt : jogosultság megszűnése A rögzített felvétel megőrzési ideje 3 nap, veszélyes anyag őrzése esetén 30 nap a Társaság területére belépő személyek a Társaság székhelyére, telephelyére, fióktelepére belépő személyek 2

3 Munkatűzvédelmi oktatás Munkabalesetek Cégbírósági eljárással kapcsolatos és Jogszabályban előírt azonosítás adatainak Vezetői munkakör átadása Adatkezelés célja Kezelt típusai Adatkezelés jogalapja Adatkezelés időtartama Érintettek köre Adatok forrása Kötelező munka- és tűzvédelmi oktatások megtartása,. Az tárolása, felhasználása, Jogszabály által előírt munkabaleseti jegyzőkönyvek. Az tárolása, felhasználása, Cégbírósággal kapcsolatos társasági kötelezettségek végrehajtására vonatkozó ügyintézés körében, aláírási címpéldányok, aláírásminták stb. tárolása, felhasználása és Ennek érdekében az rögzítése, tárolása, felhasználása, Azonosítást előíró jogszabályoknak való megfelelés érdekében (pl.: közérdekű adatigénylés, Pmt., Cégkapu stb.) a jogszabályban előírt azonosításhoz kapcsolódó személyes adatkezelés céljából az rögzítése, tárolása, felhasználása, továbbítása, A vezetői munkakör átadás-átvétele érdekében az SZMSZ-ben meghatározott, vezetői munkakör átadásátvételi jegyzőkönyvek elkészítése,, az tárolása, Belső Audit Jogszabályi megfelelés érdekében végzett Belső Audit tevékenységre vonatkozó csoportszintű szabályzatban meghatározott tevékenységek elvégzése céljából betekintés, gyűjtés, felhasználás. Minősített adatkezeléshez kapcsolódó Minősített kezelésével kapcsolatos jogszabályi előíráson alapuló ügyintézési jogosultsághoz, engedélyhez szükséges gyűjtése, tárolása, felhasználása,. Iktatórendszer Iratkezelésre irányadó szabályok végrehajtása körében a Társaságnál keletkezett vagy Társasághoz beérkező és személyes adatot tartalmazó iratok iktatása, ügyintézése és őrzése során a beküldő/címzett nevének iktatórendszerben történő rögzítése, az iratok ügyintézésével kapcsolatban betekintés. Szerződések A szerződéseknek a jogszabályi elvárásokkal összhangban történő előkészítése érdekében a szerződéskezelésre vonatkozóan meghatározott dokumentumokkal és elektronikus rendszerekkel összefüggő személyes kezelése, a szerződésben szereplő kapcsolattartók és képviselők vonatkozásában. Az elektronikus adatbázisban történő Név, beosztás, Munkáltató neve Név, születési hely, idő, anyja neve, adóazonosító jel, állampolgárság, családi állapot, Értesítési cím (tartózkodási helye), Munkáltató neve, Neme, Személy-azonosító igazolvány száma, TAJ szám, Telefonszám. Név, Anyja neve, Lakcím, Lakcímkártya száma, Munkakör / beosztás, Munkáltató neve, Személy-azonosító igazolvány száma, Születési idő, Születési hely, adóazonosító jel Név, Születési idő, Születési hely, Anyja neve, Személy-azonosító igazolvány száma, TAJ szám, Lakcím, Lakcímkártya száma, Adóazonosító jel, Cég neve, Cég címe, Munkakör, Beosztás Név, anyja neve, lakcím Név, Lakcím, Születési idő, Születési hely, Anyja neve Név és leánykori név, születési hely, idő, anyja neve, lakcím, személy-azonosító igazolvány szám, Munkáltató neve, szervezeti egység és beosztás Név, beosztás, szervezeti egység Név, beosztás, elérhetőség (telefonszám, fax, , levelezési cím) Munkaviszony megszűnése f) pont (az érvényesítéséhez f) pont (az érvényesítéséhez f) pont (az érvényesítéséhez f) pont (az érvényesítéséhez érvényesítéséhez érvényesítéséhez f) pont (az érvényesítéséhez érvényesítéséhez Irat keletkezése + 3 év Munkaviszony megszűnése Az irat tárgya szerinti iratkezelési megőrzési idő Munkaviszony megszűnése A betekintés alapján készült iratra irányadó FB vizsgálat időpontja vagy irat keletkezése + 5 év Jogosultság megszűnését követően a visszaélés minősített adattal bűncselekmény Btk-ban meghatározott elévülési idejéig auditban résztvevő Az irat tárgya szerinti iratkezelési megőrzési idő GDPR 6. cikk b) pont A szerződés tárgya szerinti iratkezelési megőrzési idő. szükséges kezelése), f) szerződésben rögzített felek, képviselőik és kapcsolattartók, 3

4 Konferenciák Külső partner által szervezett programokon, konferenciákon való részvétel céljából a résztvevőkkel kapcsolatos ügyintézés érdekében az gyűjtése, rögzítése, tárolása, továbbítása Névjegykártyák Névjegykártyák megrendeléséhez az igénylők azonosítása érdekében az rögzítése, tárolása, továbbítása, felhasználása, Beszerzésekhez kapcsolódó Számviteli adózási elszámolás Gépjármű és Szerződésekhez kapcsolódó belső dokumentumok Számlakezelés Adatkezelés célja Kezelt típusai Adatkezelés jogalapja Adatkezelés időtartama Érintettek köre Adatok forrása Beszerzések szabályszerű és jogszerű lebonyolításához szükséges személyes beszerzése, a Beszerzési szabályzatban előírt formanyomtatványok alkalmazása és a folyamatokban meghatározott egyéb dokumentumok: szállítói vizsgálat, beszerzési eljárásokhoz szükséges nyomtatványok, versenyeztetések lebonyolítása, összeférhetetlenség megállapítása, beszerzési szerepkörök és jogosultságok stb. érdekében az rögzítése, tárolása, felhasználása, A számviteli és adózási jogszabályoknak való megfelelés érdekében a jogszabályokban, illetve az erről szóló szabályzatban előírt elszámoláshoz kapcsolódó formanyomtatványok alkalmazása, valamint pénzforgalmi és bankkártya használattal összefüggő személyes adatkezelés céljából az rögzítése, tárolása, felhasználása, Gépjármű vagyonvédelme, /egyéb közreműködő ellenőrzése érdekében a Gépjármű használati szabályzatban meghatározott dokumentumokkal kapcsolatos ügyintézés. Személyi használatú, kulcsos gépjárművek vezetésére vonatkozó jogosultság, saját gépjárművek, szabálysértések, parkolási, gépjármű adásvétel, gépjármű üzemeltetésével (szervizelés, káresemények, GPS) összefüggő személyes kezelése. Rögzítése, felhasználása, továbbítása, tárolása, Szerződések teljesítése során keletkező belső dokumentumok (jegyzőkönyvek, műszaki dokumentumok, hatósági engedélyezési dokumentumok, stb.) Rögzítés, tárolás, felhasználás, törlés. Számlakezelés érdekében az Név, Beosztás, címek, Lakcím, Saját gépjármű használat / saját tulajdonú személygép-kocsi adatai, Személyazonosító igazolvány száma, Születési idő, Születési hely, Telefonszám Név, Beosztás, cím, Telefonszám - azonosító (Név, Lakcím, Anyja neve, Születési hely, Születési idő, Adóazonosító jel) - elérhetőségek /munkáltató (Munkáltató neve, Szervezeti egység, Munkakör/Beosztás, Vállalati cím, Vállalati mobil telefon, Vállalati vezetékes telefon) - képzettség /végzettség (iskolai végzettség, korábbi munkáltató/szakmai gyakorlat, engedélyhez kötött tevékenység esetében regisztráció pl. kamarai tagság) Név, Munkakör, beosztás, születési hely, idő, anyja neve Név, Állampolgárság, Anyja neve, Munkáltató neve, Jogosítvány száma, érvényességi ideje, Lakcím, Lakcímkártya száma, Munkakör / beosztás, Személy-azonosító igazolvány száma, Szervezeti egység, Születési idő, Születési hely, Vállalati mobil telefon Név, beosztás, munkahely, elérhetőség ( , fax, telefon, postai cím), Név, beosztás, munkahely, elérhetőség ( , fax, telefon, postai cím) adóazonosító jel, lakcím érvényesítéséhez érvényesítéséhez Munkaviszony megszűnése Munkaviszony megszűnése GDPR 6. cikk b) pont Beszerzés folytán létrejött szerződés megszűnése szükséges kezelése), f) érvényesítéséhez érvényesítéséhez szerződéses partner Az irat tárgya szerinti iratkezelési megőrzési idő Munkaviszony megszűnése GDPR 6. cikk b) pont A szerződés tárgya szerinti iratkezelési megőrzési idő. szükséges kezelése), f) érvényesítéséhez szerződéses partner,, A szerződés tárgya szerinti iratkezelési megőrzési idő. Munkáltatói lakáskölcsön Munkáltatói lakáskölcsön igény elbírálása, szerződés megkötése és, kölcsön folyósítása, törlesztése, ellenőrzése, eljárás visszafizetés elmaradása esetén, jelzálogjog bejegyzése és Adó- és járulékszámításhoz szükséges, Adóazonosító jel, Állampolgárság, Anyja neve, Bankszámlaszám, Belépési dátum, cím, Értesítési cím, Foglalkoztatás módja, Határozott /határozatlan idejű szerződés, jövedelmek GDPR 6. cikk b) pont szükséges kezelése), f) 4 A kölcsön maradéktalan visszafizetéséig.

5 Adatkezelés célja Kezelt típusai Adatkezelés jogalapja Adatkezelés időtartama Érintettek köre Adatok forrása Mindezek érdekében az 5