Esselte Kereskedelmi Korlátolt Felelősségű Társaság adatvédelmi tájékoztató

Átírás

1 Esselte Kereskedelmi Korlátolt Felelősségű Társaság adatvédelmi tájékoztató Frissítve: május 25-én Az Esselte Kereskedelmi Korlátolt Felelősségű Társaság elkötelezett az Ön adatainak védelme mellett. Azért dolgoztuk ki a jelen adatvédelmi szabályzatot, hogy útmutatást adjon szervezetünknek, valamint, hogy tájékoztassa Önt arról, hogyan gyűjtjük, kezeljük és használjuk az Öntől elektronikusan vagy más úton begyűjtött információkat. Emellett kitér arra is, hogyan tudja Ön kezelni ezeket az információkat. Jelen szabályzattal vagy az Ön információival kapcsolatos kérdés esetén bármikor felveheti velünk a kapcsolatot a DataPrivacy@acco.com címen. Mit tartalmaz ez a szabályzat? Jelen szabályzat ismerteti, hogy az Esselte Kereskedelmi Korlátolt Felelősségű Társaság és az Esselte Kereskedelmi Korlátolt Felelősségű Társaság vállalati csoportba tartozó más vállalatok (hivatkozva mint Esselte Kft. vagy mi ) hogyan gyűjtik, használják és osztják meg az Ön által az üzleteinkkel, alkalmazottainkkal történő interakció során vagy más módon számunkra hozzáférhetővé tett adatokat. Ismerteti továbbá az Ön adatvédelmi jogait, amelyek közé tartozik az Esselte Kft. által végrehajtott némely feldolgozással szembeni tiltakozás joga. További információkat talál a jogairól és azok gyakorlásának módjáról a Milyen jogaim vannak? című részben. Kérjük, vegye figyelembe, hogy jelen szabályzat nem vonatkozik azokra a honlapokra és más digitális felületekre, amelyeken eltérő adatvédelmi szabályzatot tettek közzé. Milyen információkat gyűjtünk? Személyes adatokat gyűjtünk és dolgozunk fel Önről, amikor kapcsolatba lép az értékesítő és ügyfélszolgálati képviselőinkkel, termékeket és szolgáltatásokat vásárol tőlünk vagy más módon lép interakcióba az üzleteinkkel vagy alkalmazottainkkal. Az adatok, amelyeket gyűjthetünk vagy feldolgozhatunk, a következőket foglalják magukba: A teljes név; Üzleti cím, telefonszám és cím; Munkakör megnevezése, beosztás, osztály; Aláírás; Állampolgárság; Hitelezhetőségi limitre vonatkozó információ; A vállalat részvényeseinek vagy tényleges tulajdonosainak neve; A vállalat vezetőinek neve;

2 A vállalat pénzügyi számlájának részletei; Adóazonosító vagy nemzeti személyazonosítóigazolvány-szám; A megrendelés részletei; vagy chat beszélgetések; A személyazonosító okmányok másolata, úgy mint járművezetői engedély vagy útlevél; Rendezvényeken készült fényképek; A vállalat tevékenységi körei; A vállalat iparága; Az Ön esetleges étrendi vagy más preferenciái, amikor rendezvényeinkre látogat; Az Ön marketing preferenciái, beleértve bármilyen hozzájárulást, amit nekünk adott; és Bármilyen önkéntesen átadott személyes adat. Milyen információkat kapunk harmadik felektől? Néha harmadik féltől érkező információkat kapunk Önről. Pontosabban, időnként nagykereskedőink adatokat gyűjthetnek be Öntől, amelyeket megoszthatnak velünk annak biztosítása érdekében, hogy kiváló ügyfélszolgálatot és támogatást nyújthassunk Önnek. Emellett hitelinformációs ellenőrzés és más pénzügyi átvilágítás lefolytatása során információkat kaphatunk harmadik hitelinformációs ügynökségektől, amelyek különféle mérőszámokat gyűjtenek úgy mint jegyzett tőke, pénzügyi számlák és fizetési előzmények, hogy meghatározzák a fennálló hitelkockázatokat. Hogyan használjuk fel az információkat és mi a felhasználás jogi alapja? Ezeket a személyes adatokat az alábbi célokra dolgozzuk fel: Szerződés teljesítése, vagy egy szerződéssel kapcsolatos lépések megtétele, különösen: o szerződés végrehajtása vagy teljesítése Ön, vagy az Ön cége és az Esselte Kft. között; o az Ön személyazonosságának igazolása; o fizetések fogadása vagy teljesítése; o megrendelések feldolgozása; o az Önnel történő kommunikáció; o ügyfélszolgálat nyújtása és a termékek, díjak és szolgáltatások kiszállításának vagy más rendelkezésre bocsátásának megszervezése; és

3 o értékesítést követő szolgáltatások és szavatosság nyújtása. Amennyiben az Esselte Kft. számára szükséges az üzleti tevékenység folytatásához és jogos érdekeink érvényesítéséhez, különösen: o felhasználjuk az adatokat az Ön által kért termékek és szolgáltatások nyújtása, valamint az Ön által esetlegesen küldött megjegyzésekre vagy panaszokra történő válaszadás céljából; o figyelemmel kísérjük a számlákat a csalás, terrorizmus, megtévesztés, biztonsági incidensek vagy bűnözés megelőzése, feltárása és/vagy jelentése céljából, a vonatkozó jogszabályokkal összhangban; o az Ön által megadott adatokat használjuk, hogy az Öntől vagy másoktól érkező, a cégünkre, termékeinkre vagy szolgáltatásainkra vonatkozó bármely panaszt kivizsgáljunk, valamint hogy biztosítsuk termékeink biztonságát; o felhasználjuk az adatokat képzés vagy más rendezvény szervezése céljából; o felhasználjuk az adatokat, hogy érvényesítsük szellemi tulajdonhoz fűződő jogainkat; o felhasználjuk az adatokat a belső pénzügyi folyamataink lebonyolításakor, úgymint belső könyvelés és a vonatkozó adók befizetése; o felhasználjuk az adatokat hitelkockázati értékelések lefolytatására; o felhasználjuk az adatokat jogi követelésekkel, megfelelési, szabályozási és vizsgálati célokkal összefüggésben szükség szerint (ideértve az ilyen információk kiadását a jogi eljárással, vagy peres eljárással kapcsolatban); és o felhasználjuk egyes személyek adatait, hogy marketing vagy promóciós célú programokban való részvételre hívjuk őket. Amennyiben hozzájárulását adja: o direkt marketinget küldünk Önnek a releváns termékeinkről és szolgáltatásainkról, vagy az általunk, a kapcsolt vállalkozásaink és a gondosan kiválasztott partnereink által kínált más termékekről és szolgáltatásokról; és o más esetekben, amikor hozzájárulását kérjük, felhasználjuk az adatokat olyan célokra, amelyeket abban az esetben majd kifejtünk. A jogszabályok által megkövetelt célokból:

4 o válaszul az olyan kérelmekre, amelyek az Önre vonatkozó információk másolatára, kijavítására, törlésére vagy azok feldolgozásának korlátozására irányulnak, vagy arra, hogy továbbítsuk ezen információk egy részét más szervezetekhez; o jogi követelésekkel, megfelelési, szabályozási és vizsgálati célokkal összefüggésben szükség szerint (ideértve az ilyen információk kiadását a jogi eljárással, vagy peres eljárással kapcsolatban); és o válaszul a vonatkozó jogszabályok alapján nyomozást folytató kormányzat vagy a bűnüldöző hatóságok kérelmeire. Automatizált döntéshozatal és profilalkotás Néhány esetben arra használjuk az Ön által megadott információkat, hogy átvilágítást folytassunk le, így biztosítva a releváns jogszabályoknak történő megfelelést. Ezekben a folyamatokban a neveket nyilvánosan elérhető adatokkal vetjük össze a potenciális megfelelőségi kockázatok azonosítása céljából, és amennyiben ilyen kockázat felmerül, felvehetjük Önnel a kapcsolatot, hogy megbizonyosodjunk bármely ilyen adat pontosságáról, vagy további információk kérése céljából. Emellett felhasználjuk az Ön által megadott adatokat hitelinformációs ellenőrzés és más pénzügyi átvilágítás lefolytatásakor. Ennek során alapvető információkat küldünk egy harmadik hitelinformációs ügynökségnek, amely különféle mérőszámokat gyűjt úgy mint jegyzett tőke, pénzügyi számlák és fizetési előzmények, hogy meghatározza a fennálló hitelkockázatokat. A hozzájárulás visszavonása vagy a feldolgozással szembeni más jellegű tiltakozás Amikor az Ön hozzájárulására hagyatkozunk, mindig lesz lehetősége a hozzájárulás visszavonására, ugyanakkor lehet más jogalapunk az adatainak feldolgozására más célokból, amelyeket fent kifejtettük. Néhány esetben a hozzájárulása nélkül is küldhetünk Önnek direkt marketinget, amikor jogos érdekeinkre támaszkodunk. Abszolút joga van ahhoz, hogy bármikor leiratkozzon a direkt marketingről vagy a direkt marketing célokból általunk végrehajtott profilalkotásról. Ezt megteheti elektromos üzenet esetén az abban található közleményben foglalt útmutatás követésével, vagy felveheti velünk a kapcsolatot a lent megadott adatok használatával. Amikor automatizált döntéshozatalt vagy profilalkotást végzünk, tiltakozhat az ilyen feldolgozás ellen, ha felveszi velünk a kapcsolatot a lent megadott adatok használatával. Kivel, hol és mikor osztjuk meg ezeket az adatokat? Megoszthatjuk az Ön személyes adatait az Esselte Kft. csoport vállalataival:

5 csalás, terrorizmus, megtévesztés, biztonsági incidensek vagy bűnözés megelőzése, feltárása és/vagy jelentése céljából, a vonatkozó jogszabályokkal összhangban; követelési funkciónk kezelése céljából; vásárlói hűségprogramunk kezelése céljából; hogy az Ön számára esetleg érdekes piaci termékeket nyújtsunk számukra; hogy az Öntől vagy másoktól érkező, a cégünkre, termékeinkre vagy szolgáltatásainkra vonatkozó bármely panaszt kivizsgáljunk; és jogi követelésekkel, megfelelési, szabályozási és vizsgálati célokkal összefüggésben szükség szerint (ideértve az ilyen információk kiadását a jogi eljárással, vagy peres eljárással kapcsolatban). A következő harmadik felekkel oszthatjuk meg az Ön adatait: harmadik fél szolgáltatók, akik feldolgozzák azokat az Esselte Kft. nevében a fent azonosított célokra, ide tartoznak: o a beszállítók, o szervizszolgáltatók, o raktározó, szállító és más logisztikai vállalataink, o megfelelőségi beszállítók, és o IT-szolgáltatók; képzés- és rendezvényszervezők, utazási irodák, hotelek, más helyszínek, amelyek segítenek a tevékenységek koordinálásában; könyvelők, könyvvizsgálók, biztosítási matematikusok, ügyvédek vagy más professzionális szolgáltatók a megfelelő szerződéses biztosítékok alapján, ha törvény szerint kötelező, vagy ha a jogos érdekeink törvényi védelme érdekében szükséges a vonatkozó jogszabályok értelmében; kereskedelmi ügynökök, üzleti kapcsolatunk folytatásának támogatására; fizetési szolgáltatók és bankok a fizetések feldolgozása, továbbá jogi és hatósági megfelelőség céljából; hitelinformációs ügynökségek hitelinformációs ellenőrzésekre;

6 kormányzati hatóságok, felek, igénylők, panasztevők, érdeklődők vagy bűnüldözési tisztviselők, ha a fenti célokból szükséges, ha törvény szerint kötelező, vagy ha a jogos érdekeink törvényi védelme érdekében szükséges a vonatkozó jogszabályok értelmében; és tanácsadóink, leendő felvásárlóink, vagy bármely leendő felvásárlónk tanácsadói, abban az esetben, ha vállalatunk vagy eszközeink eladásra kerülnek, vagy összeolvadnak egy másik vállalattal. Ebben az esetben adatait átadhatjuk az új jogi személynek. Üzletünk jellege miatt előfordulhat, hogy továbbítanunk az Ön által megadott adatokat az Esselte Kft. csoport tagjainak vagy olyan más országban található harmadik feleknek, ahol más jogszabályok vagy adatvédelmi megfelelőségi előírások lehetnek, beleértve olyan országokat is, amelyek adatvédelmi törvényei kevésbé átfogóak, mint az Ön országában alkalmazottak. Amikor az Európai Gazdasági Térségen kívülre továbbítunk információkat, és ez egy olyan országba történik, amelyre nem vonatkozik az Európai Bizottság megfelelőségi határozata, az adatok megfelelő védelmére szolgálnak a Bizottság által jóváhagyott szabványos szerződéses záradékok, egy megfelelő adatvédelmi tanúsítvány, vagy a beszállító feldolgozó kötelező erejű vállalati szabályzata. A vonatkozó mechanizmus egy másolatát betekintésre a DataPrivacy@acco.com címre küldött kérésre biztosítjuk Önnek. Milyen jogaim vannak? Joga van ahhoz, hogy másolatot kérjen tőlünk a személyes adatairól; személyes adatainak javításához, törléséhez vagy a feldolgozás korlátozásához (bármely aktív feldolgozás leállításához); valamint hogy megkapja az Ön által egy szerződéshez, vagy az Ön hozzájárulásával megadott személyes adatokat strukturált, géppel olvasható formában, és megkérhet minket, hogy ezeket az adatokat osszuk meg (vigyük át) egy másik kezelővel. Emellett bizonyos körülmények között tiltakozhat személyes adatainak feldolgozása ellen (különösen ha nem szükséges feldolgoznunk az adatokat szerződési vagy jogi követelmény teljesítése érdekében, vagy amikor direkt marketing célokra használjuk az adatokat). Ezek a jogok korlátozottak lehetnek, például ha a kérésének teljesítése más személy adatainak felfedésével járna, vagy ha olyan adatok törlésére kér minket, amelyek megtartására törvény kötelez, vagy amelyek megtartásához nyomós jogos érdekünk fűződik. Bármely ilyen jog gyakorlásához kapcsolatba léphet velünk a lent megadott adatok használatával. Ha megoldatlan problémája van, jogosult panaszt benyújtani egy uniós adatvédelmi hatósághoz a lakhelye, munkahelye, vagy a vélt sérelem helye szerinti országban. Az önkéntesen megadott marketing preferenciákon és személyes adatokon kívül a fent azonosított adatok megadása elkerülhetetlen ha a releváns adatokat nem adják meg, akkor nem

7 fogjuk tudni biztosítani Önnek az adott termékeket, szolgáltatásokat, kifizetéseket vagy díjakat. A marketing preferenciák és más önként megadott adatok választhatóak. Az erre vonatkozó információk megadásának elmaradása azonban azt jelentheti, hogy nem tudunk Önnek releváns termékeket vagy promóciókat mutatni, amelyek érdekelhetnék Önt. Hogyan érhetem el Önöket? Reméljük, hogy ki tudjuk elégíteni kérdéseit arról, hogyan dolgozzuk fel adatait. Ha bármilyen problémája van azzal kapcsolatban, hogyan dolgozzuk fel adatait, vagy szeretne leiratkozni a direkt marketingről, felveheti velünk a kapcsolatot a DataPrivacy@acco.com címen, vagy a lent listázott kezelő valós címére küldött levélben. Melyik Esselte Kft. jogi személy az én adatkezelőm és mely társult vállalkozásokkal oszthatóak meg az adataim? Információinak adatkezelője: Esselte Kft. 1133, Budapest, Váci út 76. Telefon: DataPrivacy@acco.com Az Esselte Kft. csoport jogi személyek felsorolása az elérhetőségeikkel együtt itt található. Meddig őrzik meg az adataimat? Mindaddig őrizzük és védjük az adatokat, amíg a begyűjtéséhez vagy más jogszerű feldolgozáshoz kapcsolódó célból szükséges, beleértve a vonatkozó jogszabályok előírásait és az elévülési időt. Az adó- és számviteli nyilvántartásokkal kapcsolatos személyes adatokat a lebonyolított tranzakció pénzügyi évének végétől számított 8 évig őrizzük meg [Art. 47. (3), 164. (1) és Szt (1)]. A szerződések teljesítésével kapcsolatos személyes adatokat 5 évig őrizzük meg. Amikor marketing célokra vagy az Ön hozzájárulásával dolgozzuk fel a személyes adatokat, az adatok feldolgozását mindaddig folytatjuk, amíg Ön nem kéri annak leállítását, majd azt követően egy rövid ideig (hogy végrehajthassuk a kérését). Nyilvántartjuk azt is, ha arra kér minket, hogy ne küldjünk Önnek direkt marketinget, vagy ne dolgozzuk fel határozatlan ideig az adatait abból a célból, hogy a jövőben is tiszteletben tarthassuk a kérését.