FEHÉR BOT ALAPÍTVÁNY HAJDÚDOROG, FOGADÓ U.

Átírás

1 FEHÉR BOT ALAPÍTVÁNY HAJDÚDOROG, FOGADÓ U Tel.: ; ; honlap: Nyilvántartási szám a Debreceni Törvényszéknél: 967 Felnőttképzési akkreditációs száma: AL 1929 Munkaközvetítői engedély száma: / Ikt. Sz.: 77/2014 SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT A Fehér Bot Alapítvány kuratóriuma az alapítvány Szervezeti és Működési Szabályzatát az alábbiak szerint állapítja meg: 1

2 I. RÉSZ AZ ALAPÍTVÁNY SZERVEZETE 2

3 1. Fejezet AZ ALAPÍTVÁNY TESTÜLETI SZERVEI 1. A KURATÓRIUM 1.1. Az alapítvány legfőbb döntést hozó szerve az öttagú kuratórium A kuratórium kizárólagos hatáskörébe tartozik: az alapító okirat 4.4. pontja alapján a) az alapítvány éves költségvetési tervének a jóváhagyása, a mérleget (egyszerűsített mérleget), az eredmény-kimutatást, (az eredmény levezetést) és a kiegészítő mellékletet. Magában foglaló beszámolónak és a közhasznúsági mellékletnek az elfogadása; b) alapítvány vagy gazdasági társaság alapítása, vagy ilyen szervezetek létesítésében való közreműködés illetve már működő alapítványhoz vagy gazdasági társasághoz való csatlakozás; c) gazdasági- vállalkozási tevékenység indítása; d) az alapítványhoz való csatlakozások, a feltételhez kötött támogatások, adományok elfogadásával kapcsolatos döntés; e) az alapítvány stratégiai terveinek a meghatározása; f) az alapítvány belső szervezeti rendjének kialakítása, a szervezeti és működési szabályzat meghatározása; g) döntés mindazokban a kérdésekben, amelyeket a jogszabály, vagy az alapító okirat, illetve a szervezeti és működési szabályzat a kuratórium kizárólagos hatáskörébe utal A kuratórium az alapító okirat 6. pontja alapján: - biztosítja az Alapítványnak az alapító okiratban meghatározottak szerinti folyamatos működését; - gondoskodik az Alapítvány vagyonának az alapító okiratban rögzített céloknak megfelelő felhasználásáról; - meghatározza a kitűzött cél megvalósításához szükséges tárgyi és személyi feltételeket, gondoskodik azok biztosításáról A kuratóriumi tagok jogai és kötelezettségeit az alapító okirat a : a) A kuratórium tagjai jogosultak: - a kuratórium munkájában részt venni; - a kuratórium elnökétől és munkatársaitól az alapítványt érintő bármely ügyben felvilágosítást kérni, - a munkájához szükséges egyéb segítséget igényelni. b) A kuratórium tagjai kötelesek: - a kuratórium munkájában tevőlegesen részt venni, - a személyes adatok védelmére vonatkozó jogszabályi és alapítványi előírásokat betartani A kuratórium az alapító okirat pontjai ban rögzített eljárási rend szerint működik. a) A kuratórium üléseit szükség szerint, de legalább évente két alkalommal tartja. b) A kuratórium ülését az elnök írásban, az ülést megelőzően legalább három nappal korábban közölt meghívóval hívja össze, a napirend megjelölésével. c) A kuratórium üléseit az alapítvány székhelyén tartja, de az elnök ettől eltérően is rendelkezhet. 3

4 d) A kuratórium ülése nyilvános. A kuratórium személyi kérdés tárgyalásakor zárt ülést tarthat. e) A kuratórium ülésére meg kell hívni: - a kuratórium tagjait, - a felügyelő bizottság elnökét, - az Üzemi Tanács elnökét, - az alapítvány szervezeti egységvezetőjét, ha jelenléte a tárgyalt napirend miatt szükséges; 2. A FELÜGYELŐ BIZOTTSÁG 2.1. Az alapítványnál a kuratóriumtól elkülönült felügyelő bizottság létrehozása kötelező. Az alapítók öt év időtartamára háromtagú felügyelő bizottságot bíznak meg A felügyelő bizottság ellenőrzi az alapítvány működését és gazdálkodását. Ennek során a kuratórium elnökétől és tagjaitól jelentést, az alapítvány munkavállalóitól pedig tájékoztatást, vagy felvilágosítást kérhet, továbbá az alapítvány könyveibe és irataiba betekinthet, azokat megvizsgálhatja. A felügyelő bizottság tagja az alapítvány kuratóriumának ülésén tanácskozási joggal részt vehet A felügyelő bizottság köteles a kuratóriumot tájékoztatni és annak összehívását kezdeményezni, ha arról szerez tudomást, hogy: a) az alapítvány működése során olyan jogszabálysértés vagy az alapítvány érdekeit egyébként súlyosan sértő esemény (mulasztás) történt, amelynek megszüntetése vagy következményeinek elhárítása, illetve enyhítése a kuratórium döntését teszi szükségessé; b) a kuratórium elnöke, vagy bármely tagja felelősségét megalapozó tény merült fel. A kuratóriumot a felügyelő bizottság indítványára - annak megtételétől számított harminc napon belül - össze kell hívni. E határidő eredménytelen eltelte esetén a kuratórium összehívására a felügyelő bizottság is jogosult A felügyelő bizottság ügyrendjét maga állapítja meg. 3. AZ ÜZEMI TANÁCS 3.1. A munkaügyi kapcsolatok keretében a munkavállalók közösségét a Munka Törvénykönyvéről szóló évi I. törvény a alapján Üzemi Tanács képviseli Az alapítványnál öt évre választott háromtagú Üzemi Tanács működik Az üzemi tanácsot együttdöntési jog illeti meg a jóléti célú pénzeszközök felhasználása ügyében Az Üzemi Tanács az Mt aiban előírtak szerint működik, feladatait az Mt (1) bekezdése határozza meg. Az Üzemi Tanács Ügyrendjét maga határozza meg A munkáltató félévente tájékoztatja az üzemi tanácsot a) a gazdasági helyzetét érintő kérdésekről, 4

5 b) a munkabérek változásáról, a bérkifizetéssel összefüggő likviditásról, a foglalkoztatás jellemzőiről, a munkaidő felhasználásáról, a munkafeltételek jellemzőiről, c) a munkáltatónál foglalkoztatott munkavállalók számáról és munkakörük megnevezéséről Az üzemi tanács félévente tájékoztatja tevékenységéről a munkavállalókat. 5

6 2. Fejezet AZ ALAPÍTVÁNY VEZETÉSE 1. AZ ALAPÍTVÁNY ELNÖKE 4.1 Az alapítvány elnöke a kuratórium működésével kapcsolatban teljesíti az alapító okirat 7.1. pontjában meghatározott kötelezettségeit A kuratórium elnöke, aki egyben az alapítvány elnöke az alapítvány működésével kapcsolatban az alapító okirat 7.2. pontjában foglaltakkal összhangban: a) a kuratórium döntéseinek és az alapítvány érdekeinek megfelelően irányítja és ellenőrzi az alapítvány tevékenységét; b) az alapítvány elnöke: - irányítja az alapítvány stratégiai tervének a kidolgozását és a tervet a kuratórium elé terjeszti, - irányítja az alapítvány éves munkatervének és pénzügyi tervének elkészítését, s jóváhagyás végett a kuratórium elé terjeszti a terveket; - felügyeli a pályázatok elkészítését és a pályázati programok végrehajtását; - jóváhagyja az együttműködési szerződéseket és felügyeli azok végrehajtását, megvalósulását. - gondoskodik a jogszabályokban, az alapító okiratban és ezen szabályzatban előírt nyilvántartások vezettetéséről; c) az alapítvány elnöke az általa megbízott személy vagy szervezet közreműködésével: - a kiadások számláit ellenőrzi - megbízólevelet ad ki - kezeli az alapítvány pénzeszközeit, utalványozási jogkört gyakorol - vezeti a pénztárkönyvet és - ellenőrzi a számlák megfelelőségét; - vezeti a határozatok tárát d) gyakorolja az alapítvány alkalmazottai felett a munkáltatói jogkört: - megköti a munkaszerződéseket, - meghatározza a közvetlen irányítása alá tartozó vezetők munkaköri leírását, jóváhagyja a vezetők által beosztottaik részére készített munkaköri leírásokat, - engedélyezi a közvetlen irányítása alá tartozó vezető munkatársak részére szabadság igénybevételét, - engedélyezi a munkatársak részére a bér és egyéb járandóságok kifizetését, - dönt a rendes és rendkívüli felmondás kérdésében, illetve a munkaviszony közös megegyezéssel történő megszüntetése ügyében. e) engedélyezi az alapítvány működésével kapcsolatosan keletkezett iratokba való betekintést; f) az alapítvány honlapja és folyóirata valamint a helyi sajtó útján: - rendszeresen tájékoztatja a nyilvánosságot az alapítvány működéséről, szolgáltatásairól és azok igénybevételének módjáról; 6

7 - tájékoztatja a nyilvánosságot az alapítvány számviteli beszámolója és annak közhasznúsági melléklete tartalmáról. g) az alapítvány elnöke ellátja mindazon feladatokat, amelyiket jogszabály, belső szabályzat, a kuratórium határozata számára előír, valamint mindazon feladatokat, amelyek az alapítvány sikeres működése érdekében szükségesek a kuratórium elnökét akadályoztatása esetén az általa kijelölt kuratóriumi tag, ilyen személy hiányában a kuratórium által megbízott kuratóriumi tag helyettesíti 2. A SZAKMAI VEZETŐK 5. Az alapítványnál folyó szakmai tevékenységeket a) A támogató szolgáltató tevékenység esetében a támogató szolgálatok vezetői b) A tanyagondnoki tevékenységet a tanyagondnoki szolgálat vezetője, c) A fogyatékos fiatalok esélyegyenlőségi tevékenységét az Ifjúsági Iroda vezetője d) A látássérültek elemi rehabilitációs tevékenységét a projektvezető e) A látássérültek és más megváltozott munkaképességű személyek foglalkozási rehabilitációját a projektvezetők f) Az egyéb tevékenységeket (beruházások, családsegítés stb.) megvalósító projekteket a projektvezetők g) A számviteli és pénzügyi valamint egyéb adminisztratív tevékenységet a pénzügyi vezető h) A Vállalkozási tevékenységet a vállalkozási csoport vagy üzletág vezetője irányítja A felsorolt vezetők munkájukat az alapítvány elnökének irányítása és ellenőrzése mellett végzik. 6. A nagyobb létszámot foglalkoztató vagy több telephelyen megvalósuló projektekben indokolt esetben a projektmenedzser irányítása alatt dolgozó csoportvezető, intézményvezető bízható meg. A beosztott vezetőket a projektmenedzser javaslatára az alapítvány elnöke bízza meg. 7. Az 5. pontban írt vezetők kötelesek: a) a jogszabályok és a belső szabályzatok rendelkezései, a szakmai követelmények betartását biztosítani; b) a rendelkezésre álló források takarékos és ésszerű felhasználásáról gondoskodni; c) a hatékony és magas színvonalú munkavégzés tárgyi és személyi feltételeit biztosítani, a beosztott vezetők és dolgozók munkaköri leírását elkészíteni; d) a munkatársak tervszerű szakmai képzését megszervezni; e) a minőségirányítási rendszer fejlesztésében és folyamatos alkalmazásában tevőlegesen közreműködni. Minden vezető köteles az alapítvány forrásbővítő tevékenységében tevőlegesen részt venni, így különösen: - adományok gyűjtése - tartós támogatók szerzése - fizetős szolgáltatások körének bővítése 8. Az 5. pontban írt vezetők kötelesek továbbá: 7

8 a) Az általuk irányított tevékenységhez szükséges partner hálózatot kiépíteni, b) A partner szervezetekkel tartalmas együttműködést megvalósítani, c) A PR és marketing munkát szervezni, d) Az alapítvány jó hírnevét öregbíteni. 8

9 3. Fejezet AZ ALAPÍTVÁNY BELSŐ SZERVEZETI RENDJE 9.1. Az alapítvány belső szervezeti egységei a következők: a) A szociális alapszolgáltatások területén: - az Észak- Hajdúsági Támogató Szolgálat, - a Szabolcsi Támogató Szolgálat, - a Tanyagondnoki Szolgálat b) A látássérültek elemi rehabilitációs tevékenység területén az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a Vakok Állami Intézete által támogatott projekt, c) A látássérültek és más megváltozott munkaképességű személyek foglalkozási rehabilitációja területén megvalósuló projektek d) A fogyatékos fiatalok esélyegyenlőségét szolgáló tevékenységben az Ifjúsági Iroda e) egyéb megvalósuló projektek f) a titkárság. g) létrehozása esetén a vállalkozási üzletág A szervezeti egységeket felelős vezetők irányítják, akik tevékenységüket az alapítvány elnökének az irányítása és ellenőrzése mellett végzik A szociális szolgáltató szervezeti egységek a tevékenységüket az irányadó jogszabályok alapján kidolgozott Szakmai Programjuk szerint az etikai szabályzatok előírásait figyelembe véve végzik A munkaszervezeti egységek vezetőinek alapvető feladata az általa irányított egységben a szakmai tevékenység irányítása és ellenőrzése. A szervezeti egység vezetője: a) javaslatokat tehet az alapítvány elnöke részére - munkatársak felvételére, - a munkatársak belső és külső képzéseken való részvételére, - munkatársak felelősségre vonására illetve elismerésére, - munkatársak munkaviszonyának megszüntetésére, - nagyobb értékű eszközök beszerzésére; b) Beosztottjai tekintetében jogosult: - munkaköri leírás kiadására, módosítására, - a teljesítmény és munkaidő igazolására, - a fizetett szabadság és igazolt távollét engedélyezésére, - a kiváló munkát végző személyeket szóbeli vagy írásbeli dicséretben részesíteni, jutalmazásra vagy kitüntetésre javasolni. - a munkáját nem megfelelően végző személyt szóban és írásban figyelmeztetni, ennek eredménytelensége esetén az alapítvány elnökénél munkáltatói intézkedést kezdeményezni. A szervezeti egység vezetője köteles: - a jogszabályokban ellenőrzésre feljogosított szervezetek, - a támogatási szerződésben meghatározott más szervek, 9

10 - az alapítvány elnöke és pénzügyi vezetője, - az alapítvány belső ellenőre, Felügyelő Bizottsága ellenőrzéseihez a kért dokumentumokat rendelkezésre bocsátani A munkaszervezeti egység vezetőjének biztosítania kell: a) a munkavégzés tárgyi és személyi feltételeit, különös tekintettel a biztonságos munkavégzés és a tűzvédelmi előírások betartására; b) a szakmai program végrehajtását, a munkaértekezletek, esetmegbeszélések megszervezését; c) jogszabályokban és belső szabályzatokban, a pályázati projektben előírt nyilvántartások naprakész vezetését, d) a személyes adatok titkos kezelésének tárgyi és személyi feltételeit, e) az ügyfelek panaszainak kivizsgálását, dokumentálását és a vizsgálat eredményeiről az ügyfél és a felettes vezetők tájékoztatását A Polgári Törvénykönyvről szóló évi IV. törvény 74/B. (3) bekezdése alapján, az alapítók az alapító okiratban az alapítvány szervezeti egységét, jogi személynek nyilváníthatják, ha a szervezeti egységnek önálló ügyintéző és képviseleti szerve van, valamint ha rendelkezik a működéséhez szükséges, az alapítvány céljára rendelt vagyonból elkülönített vagyonnal. 10

11 4. fejezet AZ ALAPÍTVÁNY MUNKATÁRSAI 10.1 Az alapítvány az alapító okiratban meghatározott célkitűzések megvalósítása érdekében - munkaviszony és megbízási jogviszony keretében- munkatársakat foglalkoztat A munkavállalók kiválasztási technikáját (a jelenleg alkalmazott: szakmai önéletrajz és motivációs levél bekérése, állásinterjú) bővíteni kell a korszerű emberi erőforrás-gazdálkodás eszközeivel (Referenciák elemzése, Képesség- és személyiségi tesztek alkalmazása, pszichológus bevonása stb.) A munkatársak kiválasztásánál - azonos végzettség illetve felkészültség esetén a fogyatékos személyeket előnyben kell részesíteni. Törekedni kell arra, hogy minden fogyatékossági csoportból legyenek önkéntes segítők A vezetők és beosztott munkatársak tevékenységét az érintett személy bevonásávalrendszeresen értékelni kell, évente pedig összegző értékelést kell készíteni annak érdekében, hogy minden munkavállaló hatékonyan tudja tevékenységét végezni, mindenkinek legyen lehetősége a fejlődésre, továbbképzésre lehetőleg minden munkavállaló megtalálja helyét az alapítvány tevékenységében A szervezeti egységek vezetői valamint a többi munkatárs részletes feladatait a munkaköri leírásuk tartalmazza A munkatársak munkájukat a szervezeti rendben irányításukat ellátó felettes vezető irányításával és ellenőrzése mellett végzik. A vezető állású és a beosztott munkatársak munkájuk során kötelesek: a) az alapítvány tevékenységével valamint a munkatárs munkakörével kapcsolatos jogszabályi és egyéb előírásokat, az alapítvány belső szabályzatait valamint az etikai előírásokat betartani; b) a kuratórium határozatait, valamint a felettes vezetőinek utasításait végrehajtani; c) munkatársaival együttműködni, d) tevékenységével hozzájárulni az alapítvány közismertségének, jó hírnevének és szakmai tekintélyének növeléséhez; e) a munkája során megismert személyes adatokat titkosan kezelni. 11

12 II. RÉSZ AZ ALAPÍTVÁNY MŰKÖDÉSE 5. Fejezet ALAPVETŐ MŰKÖDÉSI RENDELKEZÉSEK Az alapítvány - alapító okirata alapján, - a jogszabályok valamint ezen szervezeti és működési szabályzat és a további belső szabályzatok keretei között, - a kuratórium határozatai, valamint az alapítvány elnökének utasításai szerint működik A munkavégzés egyes speciális szakmai szabályait a kuratórium illetve az alapítvány elnöke által megállapított alábbi szabályzatok határozzák meg: A kuratórium által megállapított szabályzatok: a) Közbeszerzési Szabályzat, b) az Ügyirat Kezelési Szabályzat, c) a Számviteli Politika d) a Pénzkezelési Szabályzat, e) a Leltározási Szabályzat; f) az Anyaggazdálkodási és selejtezési szabályzat, g) a Munkavédelmi szabályzat, h) a Tűzvédelmi szabályzat. A kuratórium felhatalmazása alapján az alapítvány elnöke által megállapított szabályzatok: a) gépjármű használati szabályzat, b) a támogató szolgálatok szervezeti és működési szabályzatai; c) a tanyagondnoki szolgálat szervezeti és működési szabályzata; d) a látássérültek elemi rehabilitációs projektje szervezeti és működési szabályzata, e) a megváltozott munkaképességű és a fogyatékos személyek Foglalkozási Rehabilitációjának szervezeti és működési szabályzata, f) Vagyonvédelmi Szabályzat g) Önkéntes munka Nyilvántartási Szabályzat h) a jogszabályok által meghatározott egyéb szabályzatok, ha annak megállapítását a jogszabály nem utalja a kuratórium kizárólagos hatáskörébe Az alapítvány elnöke szabályzat jelleggel ÜGYVITELI UTASÍTÁSOKBAN határozhatja meg az alapítvány és szervezeti egységei működésével kapcsolatban azon rendelkezéseket, amelyeket belső szabályzat nem rendez illetve azokat, amelyek a belső szabályzatok végrehajtásához szükségesek. Ügyviteli utasítással lehet rendezni pl. a segédeszköz kölcsönzés rendjét. 12

13 11.4. Az alapítvány által március 1. és február 28. között megvalósított TÁMOP / azonosító számú Munkaerő-piaci szolgáltatást nyújtó civil szervezetek kapacitásának megerősítése konvergencia régiók Civil, továbbá közhasznú nonprofit gazdasági társaságok standardizált munkaerő-piaci szolgáltatásnyújtásához szükséges fejlesztések támogatása című projekt keretében elkészült, bevezetésre és auditálásra került a MSZ EN ISO 9001: 2009 szabványnak megfelelő Minőségirányítási Kézikönyv. A Fehér Bot Alapítvány minőségirányítási rendszerének dokumentációja négy szintre osztható. A rendszer kialakításánál figyelembe vettük a szervezet nagyságát, tevékenységeink típusát, folyamataink bonyolultságát és kölcsönhatásait, valamint a személyzet felkészültségét. - A dokumentációs rendszer legfelső szintjét képviseli a Minőségirányítási Kézikönyvben (MK) található nyilatkozat a minőségpolitikáról (MK 4. sz. melléklet) és a minőségcélok (MK 5. sz. melléklet). - A következő szintet képezi a Minőségirányítási Kézikönyv (MK), amely részletes hivatkozásokat tartalmaz a rendszer további elemeire. Leírja a rendszer általános működését, alkalmazási területét, a rendszer folyamatait és azok kölcsönhatásait, valamint a rendszer működését biztosító eljárásokat. - A rendszer harmadik szintjét a Minőségirányítási Eljárásleírások (ME) képezik (MK 3. sz. melléklet), amelyek a hivatkozásokkal elegendő információt tartalmaznak a tevékenységek egyértelmű végzésére és a szükséges dokumentumokra vonatkozóan. - A rendszer negyedik szintjét képezik azon dokumentumok, szabályzatok és Munkautasítások (MU) amelyek a szervezet folyamatainak eredményes tervezéséhez, működtetéséhez és szabályozásának biztosításához szükségesek, valamint a szabvány által megkövetelt feljegyzések. A minőségirányítási rendszerben előírt és használt bizonylatokat a Bizonylati Album (BA) tartalmazza. Részletes szabályozás az ME 4.1. Dokumentumok kezelése című eljárásleírásokban Az alapítvány minden munkavállalójára kötelező érvényű Minőségirányítási Kézikönyvet - külső szakértő közreműködésével a minőségirányítási vezető készítette el és az elnök hagyta jóvá. Az alapítvány Minőségirányítási Vezetője és elnöke kötelesek gondoskodni arról, hogy a belső szabályzatok szinkronban legyenek a Minőségirányítási Kézikönyvvel. Ennek érdekében kötelesek a kuratórium felé javaslatot tenni a szükséges módosításokra és kiegészítésekre A tisztségviselők és a munkatársak, valamint az önkéntes segítők kötelesek erősíteni az alapítvány együttműködését - a fogyatékosok érdekvédelmi és szolgáltató szervezeteivel és ezek helyi szerveivel; - az állami, önkormányzati és társadalmi, kiemelten a fogyatékosügyi, szociálpolitikai, egészségügyi és oktatási szervekkel; - minden segítőkész az együttműködést vállaló civil szervezettel, intézménnyel és személlyel A rendszeres és eredményes kapcsolaton alapuló együttműködéseket kölcsönös egyetértés esetén szerződésbe kell foglalni. Az együttműködési szerződések teljesülését évente meg kell vizsgálni és annak eredményéről a kuratóriumot tájékoztatni kell Az alapítvány tevékenységét, az elért eredményeket és az alapítvány támogatóit a sajtó és egyéb eszközök útján, minél szélesebb körben be kell mutatni. 13

14 Biztosítani kell a HAJDÚSÁGI SORSTÁRSAK című alapítványi folyóiratnak a rendszeres és színvonalas megjelenését Az alapítvány logóját az alapítvány kiadványaiban és levelezésében kötelező használni. Ugyan csak használni kell a különböző programok megvalósítása során keletkező iratokon az adott projektet támogató szervezet logóját. Amennyiben logó nem áll rendelkezésre, akkor a támogató szervezet nevének feltüntetésével kell utalni a támogatásra. 14

15 14. BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ A belső kommunikáció célja és feladata: 6. Fejezet A SZERVEZETI KOMMUNIKÁCIÓ - az alapítvány szakszerű és sikeres működéséhez szükséges vezetői tevékenység segítése, - a munkavállalók bevonása a döntési folyamatokba. A belső kommunikáció olyan, a szervezet rendelkezésére álló folyamat, amely a vezetőség és a beosztottak tájékoztatását szolgálja különböző lényeges témákban. Fontos, hogy a dolgozók lehetőséget kapjanak a vezetéssel való kommunikációra annak érdekében, hogy az őket érintő javaslatokra vonatkozó véleményüket a vezetés megismerje, illetve azért, hogy adott esetben ellenjavaslattal élhessenek. A jó kommunikáció a szervezet éltető eleme segít a dolgozóknak a döntéshozatali folyamatokba történő bekerülésében, és ez által növeli az egyén elkötelezettségét a szervezet iránt. A hatékony kommunikáció a vezetőség és a beosztottak közötti világosan értelmezhető üzenetek küldésének és vételének kétirányú folyamatát jelenti A vezetők egymás közötti kommunikációja Alapvető rendelkezések Az alapítvány vezető állású dolgozói kötelesek egymást kölcsönösen tájékoztatni mindazon kérdésekben, amelyek a vezetői tevékenységhez kapcsolódnak. A tájékoztatások, információ szolgáltatások elsősorban a szolgálati út betartásával, az alá- és fölérendeltségi viszonyok figyelembevételével történik. Minden vezető köteles a munkavégzésével kapcsolatosan rendelkezésére álló, tudomására jutott információkat közvetlen felettesével és közvetlen beosztottjaival közölni. Minden vezető felelős azért, hogy beosztottjai rendelkezzenek a munkájukhoz szükséges információkkal! A vezetők egymás közötti kommunikációja történhet: - személyes megbeszélés során, - telefonos illetve skype útján történő beszélgetés keretében, - az alapítványi vezetői internetes levelező listán, - váltásával, - hagyományos levélváltással - vezetői munkaértekezletek keretében A heti tájékoztatási kötelezettség Az alapítvány minden szervezeti egységének és projektjének a vezetője minden héten pénteken a munkaidő végéig köteles -ben a vezetői levelező listára beküldött heti jelentésben tájékoztatni felettesét és vezető társait: - a szervezeti egység számszerűsíthető eredményeiről, - a heti munkaértekezlet időpontjáról és az ott elhangzott vezetői tájékoztatás tartalmáról, a beosztott munkatársak részéről elhangzott észrevételekről és javaslatokról 15

16 - a következő héten tartandó munkaértekezlet pontos időpontjáról, - az aktuális hét fontosabb eseményeiről Vezetői munkaértekezletek Az alapítvány elnöke az elvégzett munkaértékelése és az aktuális feladatok megbeszélése céljából szükséghez képest, de legalább havonta egy alkalommal Elnöki Megbeszélést szervez a - támogató szolgálatok vezetői - a projektek vezetői és - a pénzügyi vezető részvételével. Az Elnök által szervezett megbeszélések célja, hogy elősegítse az alapítvány kuratóriuma és elnöke által meghozandó döntések előkészítését, illetve a már meghozott döntések egységes értelmezésének és végrehajtásának megbeszélését. E megbeszélések célja továbbá, az alapítvány működését érintő fontos kérdésekben közös álláspont kialakítása. A megbeszélés napirendjét az elnök határozza meg, de bármely résztvevő kérheti bármely téma megtárgyalását. A tanácskozás résztvevői kötelesek beszámolni az irányításuk alá tartozó munkaterületen elért sikerekről és a felmerült problémákról. Kötelesek továbbá véleményt nyilvánítani a napirenden lévő témakörben. A vezetői megbeszélésen résztvevők az ülést követően kötelesek az elhangzott utasításokról, állásfoglalásokról, egyéb információkról az illetékes beosztott vezetőt illetve dolgozót tájékoztatni. A tájékoztatási kötelezettség nem vonatkozik a titkos és bizalmas (személyes adatok, üzleti titkok) információk közlésére! A vezetőség és a beosztottak közötti kommunikáció Az alapítvány vezetése részéről a munkavállalókkal elsősorban a munkahelyi vezető kommunikál. E kommunikáció része a munkaszervezésnek. Az alapítvány demokratikus vezetésének biztosítása és a dolgozók döntési folyamatokba való bevonása érdekében a vezetői szintekhez igazodó fórumokat, munkaértekezleteket kell szervezni. a) Intézményi munkaértekezlet Az intézményi munkaértekezleteket az intézményvezetők, szolgálatvezetők, projektmenedzserek szükséghez képest, de legalább heti egy alkalommal hívják össze. A munkaértekezlet telefonos vagy skype konferenciabeszélgetés formájában is megszervezhető. A munkaértekezleten az adott szervezeti egység (intézmény, szolgálat, projekt, stb.) minden dolgozója jogosult és köteles részt venni. A munkaértekezlet célja és feladata a munkaszervezeti egység előző heti munkájának értékelése és a következő hét feladatainak megbeszélése, a munkavégzés során felmerülő problémák megoldása. A munkaszervezeti egység vezetője a munkaértekezletről, de különösen az ott felmerült olyan problémákról amely megoldása hatáskörét meghaladja- köteles felettesét mielőbb, de legalább a pont szerinti heti jelentésben tájékoztatni. b) Munkavállalói fórum Az alapítvány összes dolgozóját magában foglaló Munkavállalói Közösség Gyűlését (röviden: Munkavállalói Fórumot) szükséghez képest, de legalább évente egy alkalommal az alapítvány elnöke jogosult összehívni. A Munkavállalói Fórum célja és feladata az alapítvány egészét, a munkavállalók nagyobb körét érintő kérdések megtárgyalása. A Fórumon biztosítani kell a dolgozók széleskörű tájékoztatását és az általuk felvetett kérdések megtárgyalását. 16

17 A Munkavállalói Közösség Gyűlésén részletesen tájékoztatni kell a dolgozókat: - a szervezetfejlesztési tervről, - a Minőségirányítási Rendszerről - a Stratégiai Terv tervezetéről, - a terv végrehajtását szolgáló Éves Munkatervről, - az Esélyegyenlőségi Tervről A rendkívüli események bejelentése Az alapítvány dolgozói és vezetői haladéktalanul kötelesek közvetlen felettesüket tájékoztatni a rendkívüli eseményekről. A tájékoztatási kötelezettség szempontjából rendkívülinek minősülnek az alábbi események: - balesetek, tűzesetek, viharkárok, villámcsapás, csőtörés; - betörések, rongálások és egyéb vagyoni károkozások, - olyan műszaki probléma felmerülése, amely elhárítása várhatóan Ft-ot meghaladó javítási költséget igényel, - közüzemi szolgáltatás huzamosabb hiányának bekövetkezése, - súlyosabb személyi konfliktus, - a rendkívüli felmondást megalapozó esemény, - külső hatóságok ellenőrzésének bejelentése illetve a bejelentés nélkül megkezdett ellenőrzés ténye, - egyéb váratlanul bekövetkezett fontos események. A balesetek és tűzesetek bekövetkezésekor haladéktalanul meg kell tenni a Munkavédelmi Szabályzatban és a Tűzvédelmi Szabályzatban meghatározott intézkedéseket. Ezeket nem pótolja a felettes vezető tájékoztatása! Dokumentáció A Vezetői megbeszélésekről és a munkaértekezletekről feljegyzést, emlékeztetőt kell készíteni, amelyben rögzíteni kell a megbeszélésen, illetve az értekezleten kialakított állásfoglalásokat és az ott elhangzott utasításokat. A feljegyzésekhez mellékelni kell a megbeszélésen, az értekezleten vagy ahhoz kapcsolódóan az ülést megelőzően kiadott tájékoztatókat és egyéb írásbeli anyagokat. A feljegyzések, emlékeztetők elkészítéséért illetve elkészíttetéséért az adott tanácskozás összehívására jogosult vezető felelős. A vezetői megbeszélések és a munkaértekezletek iratait, mint munkaszervezéssel kapcsolatos ügyiratokat, az irattári tervben meghatározott ideig meg kell őrizni. Az őrzés helye: - a munkaszervezeti egységben tartott heti megbeszélés esetén az adott szervezeti egység irodája, - a többi tanácskozás esetén az alapítvány központi irattára. Az utóbbi iratokat a titkárságon foglalkoztatott ügyiratkezelő adminisztrátor részére az ülést követő 15 napon belül le kell adni. 15. KÜLSŐ KOMMUNIKÁCIÓ A külső kommunikáció célja: 17

18 - az alapítvány szolgáltatásainak ismertté tétele, a célcsoportok tájékoztatása, - az alapítványt segítő partner hálózat működtetése, - az alapítvány elismertségének és jó hírnevének erősítése, - a társadalmi szemlélet formálása A szolgáltatások ismertté tétele A szolgáltatások ismertté tétele, a célcsoportok tájékoztatása elsősorban a marketing kommunikáció eszközeivel történik. A marketing tevékenység szervezése az intézmények, szolgálatok, projektek (munkaszervezeti egységek) vezetőinek a feladata Partnerhálózat működtetése Az alapítvány sikeres tevékenységét hatékony partner hálózat segíti. Együttműködünk: - egészségügyi, érdekképviseleti - oktatási, felsőoktatási, - kulturális, - rehabilitációs, - felnőttképzési, - szociális, - foglalkoztató, Állami, - önkormányzati és civil szervezetekkel és intézményekkel. Az együttműködések kialakítása és a folyamatos kapcsolattartás biztosítása elsődlegesen a munkaszervezeti egységek vezetőinek a feladata Az Alapítvány jó hírnevének erősítése Az alapítvány az elmúlt években elért eredményeivel kivívta ügyfelei és partnerei, valamint a szakmai közvélemény, az önkormányzatok és a sajtó elismerését. Az alapítvány jó hírnevének megőrzése és fejlesztése fontos feladat. Ez elsősorban a magas színvonalú tevékenységgel biztosítható, melyben minden munkatársunk részt vesz. Biztosítanunk kell az eredményeink megfelelő propagálását. Ennek megszervezése elsősorban a vezetés feladata A társadalmi szemlélet formálása A társadalom fogyatékos személyekkel kapcsolatos megítélése rossz. Ez elsősorban a tájékozatlanság miatt van így. Mindent meg kell tennünk annak érdekében, hogy az alapítvány működési területén az Észak- alföldi Régióban a társadalmi szemlélet pozitív irányban változzon. Ez minden munkatársunknak alapvető feladata. A tevékenység megszervezése és irányítása a vezetés feladata A külső kommunikáció tervezése A külső kommunikációs tevékenységet alapítványunk tervszerűen kívánja végezni. Ennek érdekében minden évben elkészítjük az alapítvány PR Tervét. Az éves PR terv elkészítésében a következő szempontoknak kell tükröződnie: - Szakmai kapcsolatok 18

19 - Társadalmi kapcsolatok - Média kapcsolatok - Közérdekű ügyek kezelése - Támogatásszervezés Az éves PR tervet az alapítvány elnöke hagyja jóvá. A Szervezeti és Működési Szabályzatot az alapítvány kuratóriuma január 17. napján tartott ülésén az 1/2014. számú határozatával jóváhagyta. Ezen szabályzat január 20. napján lép hatályba., ezzel egyidejüleg a jelenleg hatályos Szervezeti és Működési Szabályzat hatályát veszti Hajdúdorog, január Dr. Szabó Miklós az alapítvány elnöke 19

20 1. számú melléklet A SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATHOZ ADATKEZELÉSI ÉS ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT 1. Az alapítvány és intézményei működése során az alapítvány tisztségviselőinek és munkatársainak (ideértve az önkénteseket is) fokozott gondot kell fordítani az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. Törvény (a továbbiakban: adatvédelmi törvény) és más kapcsolódó jogszabályok rendelkezéseinek a betartására. 2. Az adatvédelmi törvény rendelkezései szerint: - személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat - különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés; - különleges adat: a) a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat, b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat; Az Alapítvány működése során az egészségi állapotra (ezen belül a fogyatékosságra vonatkozó) különleges adatokat kezel. - adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése; - adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adatokon végzik; - adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele; 3. A törvény értelmében: személyes adat akkor kezelhető, ha ahhoz az érintett hozzájárul, különleges adat pedig csak akkor kezelhető, ha az adatkezeléshez az érintett írásban járul hozzá. Hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok - teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő kezeléséhez. 4. A támogató szolgálati, a tanyagondnoki szolgálati, az elemi és foglalkozási rehabilitációs tevékenység valamint az Oktatási, felnőttképzési és az ifjúsági esélyegyenlőségi szolgáltatások nyújtása során továbbá a rehabilitációs foglalkoztatás és egyéb tevékenység keretében az alapítvány vezetőinek és munkatársainak figyelembe kell venni, hogy a törvény 4. -a értelmében: 20