IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 Iktsz.: H /I./2017. Ügyintéző: Vargáné Szabadka Tünde intézményvezető Kós Károly Művészeti Szakgimnázium és Kollégium 4032 Debrecen, Hollós u. 3. OM: Tel: fax.: koskaroly@muveszeti-debrecen.sulinet.hu Szervezeti és Működési Szabályzatának 3. sz. melléklete IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

2 Tartalom I.Általános rendelkezések... 2 II.Az iratkezelés folyamata... 4 IV.Intézkedések az intézmény feladatkörének megváltozása esetén V. Rendelkezések VI. Az oktatás során használt tanügyi nyilvántartások VII. Egyéb iratkezelési feladatok Zárórendelkezések... Hiba! A könyvjelző nem létezik. IRATTÁRI TERVE... 1

3 I.Általános rendelkezések A Kós Károly Művészeti Szakgimnázium és Kollégium (továbbiakban intézmény) Iratkezelési Szabályzatát a többször módosított. A köziratokról, a körlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény 10. -ának (1) bekezdése. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Kormányrendelet, a 2011.évi CXC. törvény a nemzeti köznevelésről és a 20/2012.(VIII.31) EMMI rendelet a nevelési és oktatási intézmények működéséről, és névhasználatáról alapján az alábbiak szerint határozom meg: Az Iratkezelési Szabályzat hatálya Az Iratkezelési Szabályzat hatálya kiterjed az intézménynél keletkező, oda érkező illetve onnan kimenő valamennyi iratra, az intézmény vezetőjére, közalkalmazottjaira és munkavállalójára. Az iratkezelés szabályozása Az Iratkezelési Szabályzat az iratok biztonságos őrzésének módját, rendezését, nyilvántartását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza. A személyes adatokhoz való hozzájárulás és a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek kezelését az Adatkezelési és adatvédelmi szabályzatunk tartalmazza. Az ügyvitel rendje Az ügykör és az ügyvitel fogalma Az ügykör az intézmény hatáskörébe tartozó személyek vagy szervezetek érdekét érintő helyzetek, tényállások csoportja. Az ügykörbe tartozó ügyek megoldásáról az intézmény illetékes alkalmazottainak kell gondoskodni. Az intézmény főbb ügykörei: vezetési és igazgatási ügykör, közalkalmazotti személyi ügykör nevelési és oktatási ügykör, tanulói, egészség és gyermekvédelmi ügykör gazdasági ügykör. Az ügyvitel (ügyintézés) az intézmény ügykörébe tartozó hivatalos ügyek intézésében kifejtett tevékenység. Az intézmény működésével kapcsolatos ügyvitelt a hatályos jogszabályok és jelen szabályzat rendelkezéseinek megfelelően kell ellátni. Az iratkezelés irányítása, felügyelete Az intézményi feladatok ellátásával kapcsolatos hivatalos ügyek szervezését, intézését, az ügyeket kísérő iratkezelést, valamint ezek ellenőrzését az intézmény intézményvezetőja, valamint az általa kijelölt intézményegység-vezető helyettes, intézményegység vezetők, felügyeli, irányítja az alábbiak szerint:

4 a.) Intézményvezető Elkészíti és kiadja az intézmény Iratkezelési Szabályzatát. Jogosult az intézménybe érkező küldemények felbontására. Jogosult kiadványozni. Kijelöli az iratok ügyintézőit. Irányítja és ellenőrzi az iskolatitkár munkáját. Meghatározza az iratok selejtezésének és levéltárba küldésének évét. b.) Intézményvezető helyettesek, intézményegység vezető, ellenőrzi, hogy az intézményben az iratkezelés a vonatkozó jogszabályok és az iratkezelési szabályzat előírásai szerint történjen. Figyelemmel kíséri az iratkezelésre vonatkozó jogszabályokat és annak változásaira az iratkezelési szabályzat módosítása végett felhívja az intézményvezető figyelmét. Az intézményvezető távollétében jogosult az iskolába érkező küldemények felbontására. Az intézményvezetővel történő egyeztetés után jogosult a kiadványozásra. Az intézményvezető távollétében kijelöli az iratok ügyintézőit, irányítja és ellenőrzi az iskolatitkár munkáját. Előkészíti és lebonyolítja az irattári anyag időszakos selejtezését, levéltárba átadását. Az ügyvitel és az ügyiratkezelés személyi feltételei Az intézményi feladatok ellátásával kapcsolatos hivatalos ügyek szervezése, intézése, az ügyeket kísérő iratkezelés az alábbiak feladata: Az intézményi iskolatitkár ügyiratkezelési feladatai Az intézményi feladatok ellátásával kapcsolatos hivatalos ügyek szervezése és végzése, valamint az ügyeket kísérő iratkezelés az iskolatitkár munkakörébe tartozik. Fontosabb feladatai az alábbiak: a hivatali ügyek nyilvántartása, az ügyiratok és bélyegzők nyilvántartása, a küldemények átvétele, átadása a vezetőnek, a hivatalos ügyek csoportosítása, rangsorolása, az iratok iktatása, előíratok csatolása, mutatózás, a határidős ügyek nyilvántartása, az ügyek irányítása és a szükséges iratok továbbítása az ügyintézőhöz, valamint az ezzel kapcsolatos nyilvántartás vezetése kiadványozás előkészítése, a kiadványok továbbítása, postai feladása, a továbbítandó küldemények bérmentesítésére szolgáló ellátmány kezelése, az ügyiratokról hivatalos másolat és másodlat készítése,

5 az elintézet ügyek iratainak irattári elhelyezése az irattár kezelése, rendezése, az irattári jegyzék készítése, az irattári anyag selejtezése vagy levéltári átadása. Iratkölcsönzés szabályai intézményünkben Az intézmény alkalmazottai feladatvégzésükhöz jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek ügyiratokat. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni az irattári naplóban ( kivétel ideje, visszaadás ideje.) Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. Elektronikus ügyiratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az ügyiratot és annak iratait. II.Az iratkezelés folyamata Az iratok, küldemények átvétele Az iskola címére vagy annak munkatársai nevére postán vagy kézbesítővel érkező iratokat vagy küldeményeket az iskolatitkár (iratkezelő) veheti át. Az iskola bármely dolgozójához közvetlenül érkező (kézbesített) hivatalos küldeményeket az átvétel után haladéktalanul továbbítani kell az iskolatátkárhoz (iratkezelőhöz). A hivatalos munkaidő lejárta után, illetve munkaszüneti napokon érkezett iratokat csak az intézményvezető által megbízott ügyeletes veheti át. Az így átvett iratot, küldeményt bontatlanul, a legközelebbi munkanap munkakezdésekor át kell adni az iratkezelőnek. Az express, sürgős, azonnal kézbesítendő iratokat, küldeményeket és táviratokat az iratkezelőnek azonnal el kell juttatni a címzetthez. A küldeményeket átvevő személy köteles ellenőrizni, hogy: a címzés alapján jogosult-e a küldeményt átvenni, az átadási okmányban és a küldeményben lévő iktatószám azonos-e, az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlen-e, az iraton jelzett mellékletek meg vannak-e.

6 Ha sérült vagy felbontott irat, küldemény érkezik, akkor arra az átvevő sérülten érkezett vagy felbontva érkezett jelzést köteles rávezetni. A postahivataltól történő átvétel során az ajánlott, tértivevényes és csomagküldemények sérülése vagy a tapasztalt egyéb rendellenességet a posta alkalmazottjával a postakönyvbe be kell íratni. A téves címzés vagy helytelen kézbesítés következtében érkezett küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges vissza kell küldeni a feladónak. A tértivevénnyel érkezett küldemény átvételénél a kézbesítés igazolására szolgáló rovatot ki kell tölteni és a tértivevényt a feladónak vissza kell küldeni. Az en érkező leveleket az iskolatitkár rendszeresen figyelemmel kíséri. Az iskolának címzett levelet kinyomtatja. Továbbítására, illetve irattározására ugyanaz az eljárás vonatkozik, mint a hagyományos úton érkező levelekre. Névreszóló levelek esetében, értesíteni kell a címzettet, aki elolvasása után eldönti, hogy: a levél tartalma az iskolát érinti, így ugyanaz a teendő, mint az iskola címére érkező leveleknél, a levél tartalma az ő személyére vonatkozik, így ő dönt a további sorsáról. A küldemény felbontása Az iskola címére érkezett iratokat a névre szóló küldemények kivételével az intézményvezető vagy az arra felhatalmazott vezető bonthatja fel. A névre szóló küldeményeket amennyiben Saját kezű felbontás (sk.) jelöléssel van ellátva minden esetben felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani. Amennyiben a névre szóló sk. jelöléssel ellátott küldemény a szervezetet érintő hivatalos iratot tartalmaz, a címzett azt felbontás után tartozik iktatás, illetve nyilvántartásba vétel céljából azonnal iskolatitkárhoz eljuttatni. Az iratok, küldemények felbontása során ellenőrizni kell, hogy az irat és annak mellékletei hiánytalanul megérkeztek-e. Az észlelt hiányt a felbontást végző dolgozónak az iratra rá kell vezetni.

7 Az irat téves felbontásakor, valamint abban az esetben, ha a felbontás után derül ki, hogy az irat a titkos ügykezelés szabályai szerint kezelendő, a borítékot újra le kell zárni. A felbontás tényét az irat borítékján tévesen felbontva jelzéssel, keltezéssel és aláírással kell ellátni, majd a titkos ügykezelőhöz kell továbbítani. Ha az irat határidőben történő továbbításához jogkövetkezmény fűződik (pályázati, fizetési, fellebbezési határidő stb), vagy ha a küldő adatait csak a borítékról lehet megállapítani, a borítékot minden esetben az irathoz kell rögzíteni. A felbontott postát az intézményvezető név szerint (vagy szervezeti egység megnevezésével) szignálja. Az ügyintéző kijelölése (szignálás) Az intézményvezető a küldeménnyel kapcsolatos ügyek elintézésére az intézmény dolgozói közül ügyintézőt jelöl ki, és ezt az iraton jelzi (szignálja). Az ügyintéző kijelölésével egy időben az intézményvezető: o Meghatározza az elintézés határidejét. o Esetleges utasításokat ad az elintézés módjára (pl.: lássa, megbeszélni -vel). intézményvezető által szignált iratokat az iskolatitkár köteles haladéktalanul bevezetni az iktatókönyvbe (nyilvántartókönyvbe) és eljuttatni azokat a kijelölt ügyintézőkhöz. Az ügyintéző az ügyeket haladéktalanul határidejük figyelembe vételével köteles elintézni. Az ügyintézés határideje: o A tanulókkal kapcsolatos ügyekben legkésőbb az iktatás napjától számított 8 nap. o Az intézmény működésével kapcsolatos ügyekben az iskola intézményvezetője dönt a határidőről. o Amennyiben az intézményvezető másképp nem rendelkezik, az elintézés határideje legkésőbb az iktatás napjától számított 21 nap. Az ügy elintézése történhet személyesen vagy telefon útján is, ez esetben a beszélgetés, elintézés időpontját, a beszélgető partner nevét, beosztását, az ügyintézés eredményét az iratra rá kell írni, és azt az ügyintézőnek alá kell írnia. Az ügy elintézése után (legkésőbb az elintézés határidejének napjáig) az iratot az esetleges kiadványozásra szánt kézirattal együtt az ügyintéző köteles visszajuttatni az iskolatitkárnak. Iktatott irat esetén az irat visszavételét az iktatókönyvbe be kell jegyezni. Az iskolatitkár köteles az ügyintézésre kiadott iratokat és az elintézések határidejét számon tartani, és amennyiben az ügyintézés a határidőig nem történik meg azt az intézményvezetőnek jelentenie kell. Amennyiben az ügy elintézése után az ügyirattal kapcsolatban további

8 intézkedés várható, az ügyintézőnek újabb határidőt kell kitűznie, és ezt fel kell tüntetni az iraton. Az ilyen iratot az iskolatitkárnak határidő nyilvántartásba kell elhelyeznie, és az intézkedés megtörténtekor vagy a határidő lejártakor az ügyiratot újra el kell juttatnia az ügyintézőkhöz. Az iktatás: az ügyek és az ügyiratok nyilvántartása Az intézmény vezetője által szignált határidős és egyéb iratokat a titkárság nyilvántartó könyvébe kell bevezetni, és még a szignálás napján át kell adni az ügyintézőnek. Az iskolatitkár az ügyintézők részére - elintézés céljából - az ügy iratait iktatószám, tárgy és az átvétel időpontjának feltüntetésével, valamint határidő kitűzésével - aláírásuk ellenében adja át. Az iratok visszavételét jelezni kell a titkárság nyilvántartókönyvében. Az ügyek határidejének betartásáért az iskolatitkár felel, ezért a határidőhöz kötött ügyek határidejéről is nyilvántartást kell vezetni. Határidő-nyilvántartás történik az iktatókönyvben és a nyilvántartó könyvben. A határidőt az iktatókönyv Megjegyzés vagy Elintézési határidő rovatában a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni. Ezen túlmenően a nyilvántartó könyvben kell jelezni az ügy teljes elintézésére, valamint a közbenső intézkedésre kijelölt határidőket. Az iskolatitkár az ügy elintézése érdekében tett sürgetést az ügyiraton névaláírással és keltezéssel köteles feljegyezni. Az intézményvezető szükség esetén meghosszabbíthatja a határidőt. A ügyiratok, küldemények elintézési helye az intézmény hivatalos helyiségei, azt az intézményből csak rendkívüli esetben, intézményvezetői írásos engedéllyel lehet kivinni. Elintézendő ügy iratát határidő-nyilvántartásba helyezni csak vezető vagy vezető helyettes engedélyével lehet. Az engedélyt az ügyet kísérő iraton fel kell tüntetni. Az iskolatitkárnál azt az iratot kell határidő-nyilvántartásba helyezni, amelynek végleges elintézése valamilyen közbenső intézkedéshez vagy feltételhez kötött. A jogorvoslat közbenső intézkedése az elintézési határidőt a törvényes keretek között arra az időpontra módosítja, mikor a közbenső intézkedésre válasz érkezett. Az iktatás rendszere intézményünkben: Az intézmény iktatási rendszere évente újrakezdődő sorszámos rendszer, melyet az intézmény intézményvezetője által hitelesített iktatókönyvbe kell rögzíteni. Az iktatás az iratok beérkezésének, illetve keletkezésének sorrendjében történik a beérkezés napján. Intézményünkben I-es iktatókönyvbe a dolgozókkal kapcsolatos, II-es könyvbe a tanulókkal kapcsolatos, III-as könyvbe az intézményi ügíyek, IV-es könyvbe a tanulói jogviszonyokkal kapcsolatos ügyek kerülnek. A küldeményeket felbontó vezető, illetve a névre szóló hivatalos küldemény címzettje köteles a hivatalos ügyiratot az iskolatitkárnak iktatás céljából bemutatni. Iktatni kell: az intézménybe érkezett és azon belül keletkezett iratokat. Nem kell iktatni: meghívókat, közlönyöket, sajtótermékeket, reklámcélú kiadványokat, valamint az olyan iratokat, amelyekről a vonatkozó rendelkezések értelmében külön nyilvántartást kell vezetni).

9 Iktatáskor az iratot el kell látni iktatóbélyegző lenyomatával, és ki kell tölteni annak egyes rovatait: o Az iktatás dátuma. o Az iktatókönyv sorszáma (iktatószám). o A mellékletek száma. o Az ügyintéző neve. Ezzel egy időben, a fenti adatokkal megegyezően az iktatókönyvbe is be kell jegyezni: o A sorszámot. o Az iktatás idejét. o A beküldő nevét és ügyiratszámát. o Az ügy tárgyát. o A mellékletek számát. o Az ügyintéző nevét. Az iktatókönyv több éven keresztül használható. Az iktatás sorszáma azonban naptári évenként újra kezdődik. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet a felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással, az utolsó iktatás sorszámának feltüntetésével, a körbélyegző lenyomatával és az intézményvezető aláírásával le kell zárni. Az iktatókönyvben oldalt, iktatószámot üresen hagyni nem szabad. Téves iktatás (vagy üresen hagyott iktatószám esetén) a téves bejegyzést érvényteleníteni kell. Érvénytelenített iktatószámot újból kiadni nem szabad. Az iktatókönyvben a téves bejegyzéseket át kell húzni, hogy az eredeti szöveg is olvasható maradjon, és fölé kell írni a helyes adatot. Ha az ügyben az iskola iktatott már iratot, azt az iktatónak csatolni kell az utóbb beérkezett irathoz, és ezeket együtt az alapszámon (az első iktatási számon) kell kezelni. Ha egy ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új évben mindig új sorszámon kell kezdeni az iratok nyilvántartását, az előző években iktatott anyagot pedig csatolni kell az új iktatószámhoz. Az intézményvezető engedélye alapján gyűjtőszámon lehet iktatni az azonos tárgykörű (határozatok, utazási igazolványok, mentesítések.)az év folyamán többször előforduló ügyeket. Kiadmányozás o A kiadmány az intézményi ügyintézés során belső vagy külső ügyfél, szervezet, intézmény stb. számára készült hivatalos irat. o Az ügyintézőnek az ügyintézés során el kell készítenie a kiadvány tervezetét. A kiadmány tervezetének tartalmi szempontból meg kell egyeznie az elkészítendő kiadmánnyal. o Az elkészült tervezetet az ügyintézőnek be kell mutatnia valamelyik kiadványozási joggal rendelkező vezetőnek. Hivatalos irat az intézményben cask kiadmányozási joggal rendelkező vezető dolgozó engedélyével készülhet.

10 Az intézményben kiadmányozási (és egyben aláírási) joggal az alábbi vezető beosztású dolgozó rendelkezik: - intézményvezető. Az intézményvezetővel történő egyeztetés után a: - intézmény vezető helyettesek - intézményegység-vezető. A kiadmányozásra engedélyezett tervezetet az iskolatitkár tisztázza. A tisztázással kapcsolatos előírások: - A tisztázatnak szó szerint meg kell egyeznie a tervezet szövegével, - a tisztázatnak tartalmilag és formailag meg kell felelnie az iratkezelési szabályzatban megfogalmazott követelményeknek, - leírás után a tisztázatot összeolvasás útján egyeztetni kell a tervezettel. o tisztázás után a kiadványozó eredeti aláírásával kell ellátni az iratokat. o az iratok eredeti példányát az aláírás mellett el kell látni az intézmény körbélyegzőjének lenyomatával is. o Az intézmény hivatalos iratainak, kiadmányainak tartalmi és formai követelményei: A kiadmány fejlécén: Az iskola megnevezése, címe, telefonszáma, e- mail címe, logó. A kiadmány bal felső részén: a címzett intézmény megnevezése, címe, a címzett személy neve, beosztása. A kiadvány jobb felső részén: az ügy tárgya, az ügy iktatószáma, o ügyintéző megnevezése, o a hivatkozási szám vagy jelzés a mellékletek darabszáma. A kiadmány szövegrésze. Aláírás. Az aláíró neve, hivatali beosztása. Eredeti ügyiraton az intézmény körbélyegzőjének lenyomata. Keltezés. A kiadmányozáshoz minden esetben bélyegzőt kell használni. Expediálás szabályai Az iskolatitkárnak ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, kézbesítő, futárszolgálat útján, személyesen vagy elektronikus formában).

11 Az intézményi bélyegzők nyilvántartása Az intézményvezető engedélye alapján készített hivatalos bélyegzőket az iskolatitkárnak kell tartani. A bélyegzők nyilvántartólapján fel kell tüntetni: a bélyegző lenyomatát, a bélyegzőt használó szervezeti egység nevét, a bélyegző használatára jogosultak nevét és aláírását, a bélyegző kiadásának dátumát, a bélyegző őrzéséért felelős dolgozó nevét. Az iskolatitkár gondoskodik - a bélyegzőt használók jelzése alapján - a sérült és elavult bélyegzők megsemmisítéséről, valamint az új bélyegzők beszerzéséről és a bélyegzők szétosztásáról. A bélyegző használója felelős a bélyegző biztonságos őrzéséért és a hivatali munkával kapcsolatos rendeltetésszerű és jogszerű bélyegzőhasználatért. A bélyegző eltűnése esetén a bélyegző felkutatása és az ügyben lefolytatott eljárásra, valamint szükség esetén a bélyegző érvénytelenítésére az igazgató intézkedik. Felvilágosítás hivatalos ügyekben Az intézményben bármely üggyel kapcsolatos érdemi felvilágosítás csak az ügyben eljáró illetékes ügyintéző vagy vezető (intézményvezető és vezető helyettes) adhat. Tanulónak, valamint szülőjének (vagy a tanuló igazolt képviselőjének) a tanulóra vonatkozó iratokba való betekintést oly mértékben kell biztosítani, amennyire ez mások személyiségi jogainak sérelme nélkül lehetséges - az adatvédelmi törvény rendelkezéseinek megfelelően. Hivatalos szerveknek (fenntartó, különböző hatóságok) a személyiségi jogokat sértő adatokat és információkat csak írásos megkeresés alapján lehet rendelkezésre bocsátani. A személyesen benyújtott íratok átvételét kérelemre igazolni kell. A benyújtott irat és az igazolásul felhasznált másolat egyezőségéről az ügyiratkezelőnek gondosan meg kell győződni. Ha az ügy jellege megengedi, az ügyiratban foglaltak távbeszélőn, illetőleg a jelenlévő érdekelt személyes tájékoztatásával is elintézhetők. Távbeszélőn vagy személyes tájékoztatás keretében történő ügyintézés esetén az iratra rá kell vezetni a tájékoztatás lényegét, az elintézés határidejét és az ügyintéző aláírását. Az ügyvitel és az ügyiratkezelés irányítása és felügyelete Az intézmény ügyviteli és iratkezelési feladatait az intézményvezető (igazgató) irányítja, s ellátja annak felügyeletét is. A pedagógiai tárgykörű ügyvitelt és iratkezelést az igazgató - helyettes negyedévenként ellenőrzi, s erről írásbeli jelentést készít az igazgató részére. A gazdasági tárgykörű ügyvitel és iratkezelés közvetlen irányítása és ellenőrzése a gazdasági összekötő feladata. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat a nyilvántartókönyv soron következő rovatába kell bejegyezni. Ide kell beírni az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetésére tett intézkedéseket.

12 Az ügyiratok elintézése, továbbítása Az ügy elintézése történhet az eredeti irat továbbításával (illetékes intézkedés végett), elintézési tervezet készítésével, vagy láttamozás utáni irattárba helyezéssel. Az elintézési tervezet készülhet az iktatott iraton vagy közvetlenül tisztázati példány formájában, amelynek másolata az iskolánál marad. Az iktatott iraton készült elintézési tervezetről a tisztázati példány külön készül. A tisztázaton az iskola nevét, postai irányítószámát, címét és távbeszélőszámát, illetőleg fejbélyegzőjét, az ügyirat iktatószámát, tárgyát, a hivatkozási számot és a mellékletek mennyiségét kell feltüntetni. A tisztázatot az igazgató vagy helyettese írja alá, és az iskola bélyegzőjével lepecsételi. Az ügyiratokat kézbesítőkönyvvel vagy postakönyvvel kell továbbítani. A lapszámozott és hitelesített kézbesítőkönyvbe, illetőleg postakönyvbe a cím mellé be kell írni az irat iktatószámát. A kézbesítőkönyv és a postakönyv több éven át használható. III. Irattározás és levéltárbaadás Az ügyirat központi irattárba helyezése (számozás) A két évnél régebbi keletű, teljes naptári év ügyiratait az azokhoz tartozó iktató- és segédkönyvekkel a központi irattárba kell elhelyezni. A kézi irattár érintett ügyiratainak központi irattárba történő elhelyezését az ügykezelő köteles elvégezni a tárgyévet követő év június 30-ig. A központi irattárban az irattári terv szerint elkülönülő csoportokba tartozó iratokat különkülön kell kötegelni (a levéltárban általánosan bevezetett szabvány méretű dobozokban elhelyezni) és minden kötegen (dobozon) fel kell tüntetni az irattári jelet. Az irattár működése Az irattárat tűz, víz és külső behatolás ellen védetté kell tenni. Az irattár ajtóinak kulcsát az intézményvezető őrzi. Az irattár működésének feltételeit, az ügykezelés rendjét az intézményvezető évente köteles felülvizsgálni. A megállapításokról jegyzőkönyvet kell készíteni. A központi irattárban az irattár kezelőjén kívül más személy csak a kezelő jelenlétében tartózkodhat. Az irattáros személyében beálló változás esetén az irattárat át kell adni. Az átadásrólátvételről jegyzőkönyvet kell készíteni. Az irattárból ügyiratot kiadni csak hivatalos használatra, az irattári naplóban rögzítve lehet, maximum 30 napra. Más szerv (esetleg személy) részére betekintés céljából iratot kölcsönözni csak igazgató

13 engedélyével lehet. A betekintés engedélyezéséhez is irattári naplóz kell használni. A betekintésre engedélyezett ügyiratot az iratkezelő helyiségből nem szabad kivinni. Azt az irattárból történő kivétel napján oda vissza kell adni. A kiadott (betekintésre kiadott) ügyiratról kölcsönző naplót kell nyitni, amelybe kell bejegyezni. az ügyirat számát, az ügyirat tárgyát az átvevő nevét, a visszaadásra megjelölt határidőt és a tényleges visszaadás időpontját A betekintésre kiadott ügyiratok esetén a nyilvántartás megjegyzés rovatában meg kell jelölni, hogy betekintésre. Az Ügyiratpótló -val kivett anyagokat legkésőbb a visszaadásra megjelölt határnappal vissza kell adni az irattár részére. A visszaadási határidő letelte után rendkívüli esetben az engedélyezőtől hosszabbítást lehet kérni. Az irattárból kivett ügyiratot csak az iratanyag teljességének ellenőrzése után lehet irattárba helyezni. A megelőző években készült és az irattárból kivett ügyirat alapján tett intézkedést új iktatószámon kell iktatni és az irattárból kivett ügyiratot az új iktatószámhoz kell csatolni. Az iratok selejtezése Az irattárban őrzött iratokat jellegüknek megfelelően az iratkezelési szabályzat mellékletét képező Irattári terv -ben előírt őrzési idő elteltével az illetékes fővárosi, megyei levéltárnak kell átadni, illetőleg szabályszerű selejtezési eljárás során kiselejtezni. A selejtezésről minden esetben tételes jegyzőkönyv készül. Az intézményben keletkezett az iratári tervben rögzített nem sejeltezett iratok előállításakor azok tartór megőrzését lehetővé tevő eszközökez, anyagokat, esetlegesen eljárásokat kell alkalmaznunk. Az ügyiratok selejtezését az intézményvezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és az intézmény körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A megsemmisítésről az intézményvezető az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A

14 selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból. Az irattár anyagát 5 évenként legalább egyszer felül kell vizsgálni, és ennek során kiválasztani azokat az iratokat, amelyek az iratkezelési szabályzat szerint kiselejtezhetők, és őrzési idejük lejárt. A kiselejtezendő iratokból azok fajtáját, évkörét és mennyiségét feltüntető jegyzőkönyvet kell készíteni. Az intézményvezető a tervezett iratselejtezést 30 nappal előbb a megyei levéltárnak bejelentendő iratokról készült jegyzőkönyvet két példányban megküldi. A kiselejtezésre szánt iratok megsemmisítése, nyersanyagként való felhasználása vagy értékesítése csak akkor történhet meg, ha a levéltár a jegyzőkönyv egyik példányának visszaküldésével hozzájárult a kiselejtezéshez. Az iskolai iratoknak keletkezésüktől számított megőrzési, illetőleg selejtezési, valamint levéltárba adási idejét az irattári terv tünteti fel. Az Irattári Terv 1.11., pontjában felsorolt iratok, továbbá a kézbesítő- és postakönyvek, hirdetőkönyvek az utolsó bejegyzésüktől számított két év múlva a levéltár értesítése nélkül is kiselejtezhetők. A selejtezést az igazgató ellenőrzi.

15 IV.Intézkedések az intézmény feladatkörének megváltozása esetén Intézkedés a szerv megszűnése esetén A megszűnő szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni arról, hogy az el nem intézett folyamatban lévő ügyek a feladatkört átvevő szervezeti egység vezetőjének átadás átvételi jegyzőkönyv kíséretében átadásra kerüljön. Az intézmény megszűnése vagy feladatkörének megváltozása esetén a felügyeleti szerv köteles intézkedni az irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és használhatóságáról. Munkakör átadás esetén intézkedés Azt a dolgozót, akinek munkaviszonya megszűnik, munkaköre megváltozik, vagy egyéb ok miatt távozik, munkaköréből a részére korábban kiadott iratokkal el kell számoltatni. Az iratokat és az egyéb anyagokat a vezető által megbízott személynek jegyzőkönyvileg át kell adni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az iratok, könyvek, bélyegzők megnevezését, iktató és nyilvántartási számát. Értelmező rendelkezések V. Rendelkezések Beadvány: valamely szervhez érkező hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerűen a szervnél vagy személynél marad. Csatolás: a nem ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különböző iratok átmeneti jellegű összekapcsolása. Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával elektronikus formában rögzített elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak. Előadói ív: olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, és a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot képez. Az előadói ív két vagy több lapból állhat. Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét. Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési folyamat során. Gyűjtőív: a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat külön új iktatószám adása nélkül együttesen nyilvántartó ív, amely az ügyirat részét képezi, abban van elhelyezve. A gyűjtőív tartalmazza az alap (kezdő) irat iktatószámát, tárgyát, továbbá a rovatokat a beérkező válaszok sorszámainak, a beküldők iktatószámainak (azaz az idegen iktatószámoknak) és a beérkezés keltének nyilvántartását. Gyűjtőszám: az iktatási sorszám, amely alatt a több szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésére beérkező válaszokat külön iktatás nélkül a beérkezés ideje szerinti

16 folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván. A gyűjtőszámként használt iktatószámot, az iktató programban jelölni kell. Hatáskör: az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszerűen jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni. Iktatás: az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetésű iratot iktatószámmal látják el, az iktatóbélyegző lenyomat rovatait. Iktatókönyv: Az intézmény rendeltetésszerű működése során keletkezett ügyviteli iratok nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszám oldalakkal ellátott, évenkénti hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv. Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat kivételével-, amely valamely szerv működésével, Illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszközfelhasználásával és bármely eljárással keletkezett. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. Iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembe vételével készül. Irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség. Irattári anyag: a szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárba tartozó iratok összessége. Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Irattári tétel: az irattári terv szerint kialakított legkisebb irattári egység, amely azonos tárgykörbe (irattári tételbe) tartozó, különböző iktatószámon szereplő egyedi irataiból áll. Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi. Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat. Kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről ( K betűjellel). Kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása. Küldemény: a beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat. Láttamozás: az elintézési (intézkedési)tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve azt helyettesítő számítástechnikai művelet. Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény. Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, tudományos, művelődési, műszaki, honvédelmi, nemzetbiztonsági vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt

17 kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat. Másolat: több példányban egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít. Másolat: valamely eredeti iratról készült példány, amely hasonmás (szöveg-formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól mint kísérő irattól elválasztható. Szerelés: az ugyanazon az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő-és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. Szervezeti és Működési Szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait, a feladatokhoz rendelt hatásköröket, és szabályozza a szerv működését. Szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni jogosult és köteles szervezeti egység és/vagy ügyintéző kijelölése. Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi) formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége. Ügyintéző: az ügy (ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti. Ügyirat: a szerv rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat, amelyet az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratokat tartalmazza. Hozzáférési jogosultság A Szabályzat tartalmát az intézmény vezetői kötelesek ismertetni a beosztott munkatársakkal. A Szabályzat egy példányát hozzáférhetővé kell tenni az intézmény valamennyi alkalmazottja számára az intézményvezetői irodában, a gazdaságvezetői irodában és a könyvtárban. VI. Az oktatás során használt tanügyi nyilvántartások A nevelési-oktatási intézmény által használt nyomtatvány lehet: nyomdai úton előállított, lapjaiban sorszámozott, szétválaszthatatlanul összefűzött papíralapú nyomtatvány, nyomdai úton előállított papíralapú nyomtatvány, elektronikus okirat, (elektronikus úton előállított, az intézmény SZMSZ-ében meghatározott rend szerint elektronikus aláírással ellátott, elektronikusan tárolt irat) elektronikus úton előállított, az intézmény SZMSZ-ében meghatározott rend szerint hitelesített papíralapú nyomtatvány.

18 A tanügyi nyilvántartások kezelése, vezetése A pedagógus csak a nevelő-oktató munkával összefüggő feladatokhoz nélkülözhetetlen ügyviteli tevékenységet köteles elvégezni. Az osztályfőnök vezeti az osztálynaplót, a törzslapot, kiállítja a bizonyítványt és vezeti a továbbtanulással összefüggő nyilvántartást. A törzslap személyi és tanév végi adatainak a bizonyítvánnyal való egyeztetéséért az osztályfőnök és az iskola intézményvezetője által kijelölt két összeolvasó pedagógus a felelős. A törzslapra és a bizonyítványba a tanulókkal kapcsolatos határozatokat, valamint a továbbtanulásra vonatkozó bejegyzéseket a jogszabály szerinti záradékkal kell feltüntetni. A hibás bejegyzéseket a tanügyi nyilvántartásokban áthúzással kell érvényteleníteni, olyan módon, hogy az olvasható maradjon, és a hibás bejegyzést helyesbíteni kell. A javítást aláírással, keltezéssel és papíralapú nyomtatvány esetén az iskola körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A bizonyítvány - nyomtatvány kezelése Az iskola az üres bizonyítvány nyomtatványokat köteles zárt helyen elhelyezni oly módon, hogy ahhoz csak az intézményvezető vagy az általa megbízott személy férjen hozzá. Az iskola az elrontott és nem helyesbíthető, illetve a kicserélt bizonyítványról jegyzőkönyvet készít, és a bizonyítványt megsemmisíti. Az iskola nyilvántartást vezet: az üres bizonyítvány-nyomtatványokról, tanúsítványokról a kiállított és kiadott bizonyítvány-nyomtatványokról, tanúsítványokról az elrontott és megsemmisült bizonyítványokról, tanúsítványokról Az eredeti bizonyítványt meg kell semmisíteni, vagy ha a tulajdonosa kéri ÉRVÉNYTELEN felirattal, vagy iratlyukasztással érvényteleníteni kell és vissza kell adni a tulajdonosának. A bejegyzést és a cserét a bizonyítványt kiállító iskola, illetve jogutódja, jogutód nélkül megszűnt iskola esetén az végzi, akinél a megszűnt iskola iratait elhelyezték. Ha a bizonyítvány kiadását követően derül ki, hogy az iskola hibás adatokat vezetett be a bizonyítványba, a hibás bizonyítványt ki kell cserélni. A cseréért díjat nem kell fizetni. Amennyiben az eredeti érettségi bizonyítvány, szakképesítő bizonyítvány szerepel a hivatal vagy a szakképzésért felelős miniszter által kijelölt szervezet által vezetett központi nyilvántartásában, az eredeti bizonyítvány megsemmisítéséről, érvénytelenné nyilvánításáról és a másodlat kiadásáról a központi nyilvántartás vezetőjét értesíteni kell. A bizonyítványokról, az érettségi és a szakképesítő bizonyítványokról másodlatot engedélyezett, sorszámozott bizonyítvány nyomtatványon nem lehet kiállítani. A bizonyítványmásodlat Az eredeti okirat pótlására szolgáló, a törzslap tartalmával megegyező, a kiállítás időpontjában hitelesített irat. A bizonyítványmásodlatnak szöveghűen tartalmaznia kell az eredeti bizonyítványon található minden adatot és bejegyzést.

19 A másodlat kiadását az eredeti bizonyítványt kiállító iskola vagy jogutódja, az iskola jogutód nélküli megszűnése esetén az végzi, akinél a megszűnt iskola iratait elhelyezték. A bizonyítványmásodlaton záradék formájában fel kell tüntetni: a másodlat kiadásának az okát, az iskola nevét, címét, az iskola vezetőjének (vagy megbízottjának) aláírását, az iskola körbélyegzőjének lenyomatát, a kiadás napját, az iktatószámot. Bizonyítványmásodlat kiadása esetén, a törzslapon fel kell tüntetni: a kiadott másodlat iktatószámát, a kiadás napját, továbbá azt, ha az eredeti bizonyítványt megsemmisítették vagy érvénytelenné nyilvánították. Névváltoztatás esetén - a volt tanuló kérelmére, - okirat alapján a megváltozott nevet a törzslapra be kell jegyezni, és az eredeti iskolai bizonyítványról bizonyítványmásodlatot kell kiadni. Az iskola által kötelezően használt nyomtatványok: beírási napló, bizonyítvány, törzslap kűlíve, belíve, értesítő (ellenőrző), osztálynapló, a csoportnapló, egyéb foglalkozási napló, jegyzőkönyv a tanulmányok alatti vizsgához, osztályozóív tanulmányok alatti vizsgához, órarend, tantárgyfelosztás, továbbtanulók nyilvántartása, kollégiumi törzskönyv tanulói jogviszony igazoló lapja-iskolalátogatási bizonyítvány. Beírási napló Az iskolában a felvett tanulók iskolai nyilvántartására beírási naplót kell vezetni. A beírási napló a tanköteles tanulók iskolai nyilvántartására is szolgál. A beírási naplót az iskola vezetője által kijelölt nem pedagógus munkakörben foglalkoztatott közalkalmazott vezeti. A beírási naplót az adott iskola kezdő évfolyamán kell megnyitni és folytatólagosan kell vezetni. A tanulót akkor lehet a beírási naplóból törölni, ha a tanulói jogviszonya megszűnt. A törlést a megfelelő záradék bejegyzésével kell végrehajtani. 15

20 Ha az iskola beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézséggel küzdő vagy sajátos nevelési igényű tanuló nevelését, oktatását is ellátja, a beírási naplóban fel kell tüntetni a szakvéleményt kiállító nevelési- tanácsadói feladatot ellátó intézmény nevét, címét, a szakértői bizottsági feladatot ellátó intézmény, nevét, címét, a szakvélemény számát és kiállításának keltét, az elvégzett felülvizsgálatok, valamint a következő kötelező felülvizsgálat időpontját. Az iskola ezen adatok alapján minden év június 30-áig megküldi az illetékes szakértői bizottsági feladatot ellátó intézményrészére azon tanulók nevét - a szakvéleményt kiállító intézmény és a szakvélemény számával együtt -, akiknek a felülvizsgálata a következő tanévben esedékes. A beírási naplóban szerepeltetni kell azokat a tanulókat, akik tankötelezettségüket külföldön teljesítik, továbbá azokat is, akik az iskolai kötelező tanórai foglalkozásokon való részvétel alól felmentést kaptak. Ennek tényét a határozat számával szerepeltetni kell a beírási napló megjegyzés rovatában. A beírási naplóban fel kell tüntetni: az iskola nevét, címét, OM azonosítóját, a megnyitás és lezárás időpontját, az intézményvezető aláírását, papíralapú nyomtatvány esetén az iskola körbélyegzőjének lenyomatát is. A beírási napló tartalmazza a tanuló: naplóbeli sorszámát, felvételének időpontját, nevét, oktatási azonosító számát, születési helyét és idejét, lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét, anyja születéskori nevét, állampolgárságát, reggeli ügyeletre, napközire és étkezésre vonatkozó igényét az alapfokú művészeti iskola kivételével, jogviszonya megszűnésének időpontját és okát, annak az intézménynek a nevét, ahová felvették vagy átvették, évfolyamismétlésére vonatkozó adatokat, sajátos nevelési igényére vonatkozó adatait, az egyéb megjegyzéseket. Bizonyítvány A tanuló által elvégzett évfolyamokról a törzslap alapján év végi bizonyítványt kell kiállítani. A bizonyítványban fel kell tüntetni: az iskola nevét, címét, OM azonosítóját, az iskola körbélyegzőjének lenyomatát. A bizonyítvány tartalmazza: a sorszámát, a bizonyítvány pótlap sorozatszámát, a tanuló nevét, oktatási azonosító számát, 16

21 a tanuló születési helyét és idejét, anyja születéskori nevét, a tanuló törzslapjának számát, a tanévet és az elvégzett évfolyam sorszámát, a tanuló által mulasztott órák számát, ezen belül külön megadva az igazolatlan mulasztások számát, a tanuló szorgalmának és magatartásának értékelését, a tanuló által tanult tantárgyak megnevezését és minősítését, a szükséges záradékot, a nevelőtestület határozatát, a kiállítás helyét és idejét, az iskola körbélyegzőjének lenyomatát, az intézményvezető és az osztályfőnök aláírását. A bizonyítványban záradék formájában fel kell tüntetni a művészeti alapvizsga és záróvizsga letételének tényét. Az elveszett vagy megsemmisült bizonyítványról kérelemre a törzslap alapján bizonyítványmásodlat állítható ki. A bizonyítványmásodlatért a külön jogszabályban meghatározottak szerint illetéket kell leróni. Törzslap, póttörzslap hiányában az iskolában meglévő nyilvántartások alapján kérelemre pótbizonyítvány állítható ki. A pótbizonyítvány azt tanúsítja, hogy a tanuló melyik évfolyamot mikor végezte el. Ha az iskolában minden nyilvántartás megsemmisült, a pótbizonyítványban csak azt lehet feltüntetni, hogy az abban megjelölt személy az iskola tanulója volt. Ilyen tartamú pótbizonyítvány akkor állítható ki, ha a volt tanuló írásban nyilatkozik arról, hogy a megjelölt tanévben az iskola melyik évfolyamán tanult, és nyilatkozatához csatolja volt tanárának vagy két évfolyamtársának igazolását. A tanár nyilatkozata akkor fogadható el, ha a jelzett időszakban az iskolában tanított. A volt évfolyamtársaknak be kell mutatniuk bizonyítványukat. Törzslap Az iskola a tanulókról a tanévkezdést követő harminc napon belül egyéni törzslapot állít ki. A törzslap két részből áll, a tanulókról külön - külön kiállított egyéni törzslapokból és az egyéni törzslapok összefűzését szolgáló borítóból (törzslap külív). Az egyéni törzslap tartalmazza: a törzslap sorszámát, a tanuló nevét, állampolgárságát, nem magyar állampolgár esetén a tartózkodás jogcímét, a jogszerű tartózkodást megalapozó okirat számát, a tanuló oktatási azonosító számát, a tanuló születési helyét és idejét, anyja születéskori nevét, a tanuló osztálynaplóban szereplő sorszámát, a tanuló által elvégzett évfolyamot, a tanuló magatartásának és szorgalmának értékelését, a tanuló által tanult tantárgyakat, és ezek év végi szöveges minősítését, az összes mulasztott óra számát, külön-külön megadva az igazolt és igazolatlan mulasztásokat, a nevelőtestület határozatát, a tanulmányok alatti vizsgára vonatkozó adatokat, 17

22 a tanulót érintő gyermekvédelmi intézkedéssel, hátrányos helyzet, halmozottan hátrányos helyzet megállapításával kapcsolatos és tanulói jogviszonyából következő döntéseket, határozatokat, záradékokat. Ha az iskola sajátos nevelési igényű tanuló nevelés-oktatását is ellátja, a törzslapon fel kell tüntetni: a szakvéleményt kiállító szakértői bizottság nevét, címét, a szakvélemény számát, kiállításának keltét, a felülvizsgálat időpontját. Az egyéni törzslapokat az alsó tagozat és a felső tagozat befejezését követően, a törzslap külívének teljes lezárása után szétválaszthatatlanul össze kell fűzni, és ilyen módon kell tárolni. A törzslap külívén fel kell tüntetni: az iskola nevét, címét, OM azonosítóját, a megnyitás és lezárás helyét és idejét, az osztályfőnök és az intézményvezető aláírását, az intézmény körbélyegzőjének lenyomatát, az osztály megnevezését, az osztály egyéni törzslapjainak az osztálynaplóval és bizonyítvánnyal való összeolvasásának tényét igazoló összesítés évenkénti hitelesítését, a hitelesítést végző osztályfőnök és az összeolvasó tanárok, valamint az intézményvezető aláírását, a törzslap külívének lezárásakor hatályos osztálynévsort (a tanuló sorszáma, neve, törzslapszáma feltüntetésével). A megsemmisült vagy elveszett törzslap helyett a rendelkezésre álló iratok, adatok alapján póttörzslapot kell kiállítani. Ellenőrző Az ellenőrző a tanuló magatartásáról, szorgalmáról, évközi és félév végi tanulmányi eredményéről szóló tájékoztatásra, a hiányzások igazolására, valamint az iskola és a szülő kölcsönös tájékoztatására szolgál. Az ellenőrző tartalmazza: az iskola nevét, címét, OM azonosítóját, a tanuló nevét, a tanuló oktatási azonosító számát, a tanuló születési helyét és idejét, lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét, a tanuló anyjának születéskori nevét, lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét, telefonszámát, a tanuló apjának, törvényes képviselőjének nevét, lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét, telefonszámát, a tanuló magatartása, szorgalma értékelését, a tanuló által tanult tantárgyak felsorolását és minősítését, a félévi osztályzatokat, a mulasztások igazolását. A tanuló félévi osztályzatairól az iskola az iskolai elektronikus napló alkalmazása esetén is köteles az ellenőrző útján, az osztályfőnök aláírásával és az iskola körbélyegzőjének lenyomatával ellátott írásbeli tájékoztatást adni. 18

23 Osztálynapló A pedagógus a tanórai foglalkozásokról az órarendnek megfelelően osztálynaplót vezet. Az elektronikus osztálynaplót félévkor és év végén ki kell nyomtatni, irattárban összefűzve őrizni. Az osztálynaplóban fel kell tüntetni: az iskola nevét, címét, OM azonosítóját, a napló megnyitásának és lezárásának időpontját, a kiállító osztályfőnök és az intézményvezető aláírását, papíralapú nyomtatvány esetén az iskola körbélyegzőjének lenyomatát. A naplót az iskolai nevelés-oktatás nyelvén kell vezetni. Az osztálynapló: haladási és mulasztási naplórészt, valamint értékelő naplórészt tartalmaz. A haladási és mulasztási naplórészben fel kell tüntetni: o a tanítási napok sorszámát és időpontját, o a megtartott tanítási óra tantárgyának nevét, o az óra tanévi és napon belüli sorszámát, o a tanítási óra anyagát, o az órát megtartó pedagógus aláírását, o igazolt és igazolatlan órák szerinti csoportosításban a tanulók hiányzásának kimutatását, o a hiányzások heti, féléves és éves összesítését, az összesítést végző pedagógus aláírását heti és napi bontásban. Az értékelő naplórész az alábbi adatokat tartalmazza a tanuló: o nevét, o születési helyét és idejét, lakcímét, o oktatási azonosító számát, társadalombiztosítási azonosító jelét, o anyja születéskori nevét és elérhetőségét, o apja vagy törvényes képviselője nevét és elérhetőségét, o naplóbeli sorszámát, törzslapszámát, o a tanult tantárgyakat és azok értékelését havi bontásban, o a félévi és év végi szöveges értékelését, osztályzatait, Csoportnapló Az osztálykerettől eltérő, csoportbontással kialakított tanórai foglalkozásokról és azok résztvevőiről a pedagógus csoportnaplót vezet. A csoportnaplóban fel kell tüntetni: az iskola nevét, címét, OM azonosítóját, a napló megnyitásának és lezárásának időpontját, a kiállító pedagógus és az intézményvezető aláírását, papíralapú nyomtatvány esetén az iskola körbélyegzőjének lenyomatát, a csoport megnevezését, a csoportba tartozó tanulók osztályonkénti megoszlását, a csoport tanulóinak névsorát, a tanuló nevét, születési helyét és idejét, osztályát, a tanuló hiányzásait, a tanuló értékelését, a megtartott foglalkozások sorszámát, időpontját és a tananyagot, 19

24 a foglalkozást tartó pedagógus aláírását. Egyéb foglalkozási napló Az egyéb foglalkozásokról, így különösen a fakultációs foglalkozásról, a szakkörről, a sportkörről és a napköziről a pedagógus egyéb foglalkozási naplót vezet. Az egyéb foglalkozási naplóban fel kell tüntetni: az iskola nevét, címét, OM azonosítóját, a napló megnyitásának és lezárásának időpontját, a kiállító pedagógus és az intézményvezető aláírását, papíralapú nyomtatvány esetén az iskola körbélyegzőjének lenyomatát, a csoport megnevezését, a foglalkozás helyét és idejét vagy időtartamát, a csoportba tartozó tanulók névsorát, a tanuló nevét, születési helyét és idejét, osztályát, a tanuló anyjának születéskori nevét és elérhetőségét, a tanuló apjának vagy törvényes képviselőjének nevét és elérhetőségét, a megtartott foglalkozások sorszámát és időpontját, a foglalkozás témáját, a foglalkozást tartó pedagógus aláírását. Jegyzőkönyv tanulmányok alatti vizsgához A tanulmányok alatti vizsgákról tanulónként és vizsgánként jegyzőkönyvet kell kiállítani. A jegyzőkönyv tartalmazza: az iskola nevét, címét, OM azonosítóját, a tanuló nevét, születési helyét és idejét, állampolgárságát, a tanuló anyjának születéskori nevét, lakcímét, annak az iskolának a megnevezését, amellyel a tanuló tanulói jogviszonyban áll, a vizsgatárgy megnevezése mellett: o az írásbeli vizsga időpontját, értékelését, o a szóbeli vizsga időpontját, a feltett kérdéseket, a vizsga értékelését és a kérdező tanár aláírását, o a végleges osztályzatot, a jegyzőkönyv kiállításának helyét és idejét, az elnök, a jegyző és a vizsgabizottság tagjainak nevét és aláírását. Tantárgyfelosztás Az iskola a pedagógiai munka tervezéséhez tantárgyfelosztást készít. A tantárgyfelosztást az iskola fenntartója - a nevelőtestület véleményének kikérésével- hagyja jóvá. A tantárgyfelosztás tartalmazza: a tanév évszámát, az iskola nevét, a pedagógus tantárgyfelosztási sorszámát, nevét, végzettségét, szakképzettségét és az általa tanított tantárgyakat, az osztályok, csoportok megjelölését és óratervi óráik számát, a pedagógus által ellátott óratervi órák számát osztályonként és tantárgyanként, a pedagógus összes óratervi órájának számát, pedagógusonként a kötelező óraszámba beszámítható egyéb feladatok óraszámát,

25 pedagógusonként az összes óratervi óra és a kötelező óraszámba beszámítható egyéb feladatok óraszámát, pedagógusonként az összes óraszámból a tartós helyettesítések számát, az egyes pedagógusok kötelező óraszámát, pedagógusonként a kötelező óraszám feletti többletórák számát, az órakedvezményre jogosító jogcímeket, jelleg szerinti külön-külön összesített óraszámot, a fenntartó által engedélyezett pedagógus álláshelyek számát. A tantárgyfelosztást jóváhagyás céljából minden év augusztus 15-ig meg kell küldeni a fenntartónak. VII. Egyéb iratkezelési feladatok A hiányzó, illetve elvesztett iratok ügyének rendezése Az ügyirat elvesztése, jogtalan megsemmisítése, hiánya munkajogi felelősségre vonást illetve fegyelmi büntetést von maga után. Az ügyirat elvesztésének, jogtalan megsemmisítésének, eltűnésének okát és körülményeit az irat eltűnésének észlelésétől számított 3 napon belül az igazgatónak ki kell vizsgálnia. Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések A szervezetnél címeres körbélyegzőt a hivatalos kiadványokra, a kiadványozási jogkörrel rendelkezők sajátkezű aláírásához, illetve a kiadványok (másolatok) hitelesítéséhez, valamint a küldemények lezárásához és átvételéhez lehet használni. Tilos üres lapokat, ki nem töltött nyomtatványokat bélyegzővel ellátni, illetve a kiadványt hitelesíteni, ha azt a kiadványozó még nem írta alá. A bélyegző használója felelős a bélyegző rendeltetésszerű használatáért és biztonságos őrzéséért. Ezért a bélyegzőt csak hivatali munkájával kapcsolatban használhatja, a hivatali idő befejezése után illetve a hivatali helyiségből való távozáskor köteles elzárni, munkaviszony megszűnésekor köteles az ügykezelőnek visszaadni, ha elvesztette (vagy az valami oknál fogva eltűnt), köteles vezetőjének azonnal jelenteni.

26

27 A Kós Károly Művészeti Szakgimnázium és Kollégium IRATTÁRI TERVE 1. Vezetési és személyi ügyek: S.sz. Tárgy: Megőrzés, selejtezés ideje: Levéltárba adás ideje: 1. Éves munkatervek, beszámolók, Nem selejtezhető 20 év összefoglaló jelentések összesített statisztikai jelentések. 2. Iskolai jegyzőkönyvek. Nem selejtezhető 20 év (nevelő-felügyeleti stb.) 3. Rendeletek, határozatok, utasítások. Iskolaszervezési ügyek létszám-megállapítás Nem selejtezhető (az iskola őrzi) stb., az iskola történetének főbb eseményeire (létesítés, fejlesztés, átszervezés, névadás stb.) vonatkozó iratok, évkönyvek. 4. Iskolai törzskönyv és szervezési okirat. Nem selejtezhető (az iskola őrzi) 5. Iskolai közéleti és közművelődési ügyek. Nem selejtezhető 20 év szervezetekkel,közművelődési intézményekkel kapcsolatos és egyéb jelentős fenti tárgyú ügyek, nemzetközi kapcsolatok, bizonyítványok külföldre küldése, újítási ügyek. 6. Bér és munkaügyek. A dolgozók 50 év - munkaviszonyának létesítése, megszüntetése, áthelyezés, szolgálati idő beszámítása, másodállás, mellékfoglalkozás, társadalombiztosítási elszámolás, nyugdíjügyek. 7. Peres ügyek. 20 év -

28 8. Munkavédelmi, baleseti és tűzvédelmi ügyek jegyzőkönyvei. 9. A dolgozók személyi nyilvántartása, kitüntetések (kormány), törzslapok. Nem selejtezhető 20 év 10. Iktató- és mutatókönyvek. Nem selejtezhető 20 év 11. Fegyelmi határoztok, munkahelyi véleményezések, másodlatok kiállítása, polgári védelem, jutalmazás. 12. Egyéb kisebb jelentőségű vezetési és személyi ügyek (üdültetés, szabadság engedélyezése, továbbképzés stb.). 10 év - 3 év 2. Nevelési és oktatási ügyek: S.sz. Tárgy: Megőrzés, selejtezés ideje: Levéltárba adás ideje: 1. A nevelői-oktatói munka megszervezése tantárgyfelosztás, tantárgyi dokumentáció, tanulmányi és sportversenyekkel, gyakorlati Nem selejtezhető 20 év képzéssel, honvédelmi és állampolgári neveléssel, szakkörökkel, ifjúsági napokkal, kiállításokkal kapcsolatos ügyekben keletkezett fontosabb összefoglaló jelentések, értékelések. 2. Anyakönyvek, pótanyakönyvek. Nem selejtezhető 40 év 3. Vizsgajegyzőkönyvek. 10 év - 4. A tanulók nyilvántartó könyve. 40 év - (felvételi napló) 5. Tanulók fegyelmi ügyei. 5 év -

29 6. Osztálynaplók, rendkívüli tárgyak, 5 év - tanfolyamok naplói, haladási naplók. 7. Ifjúságvédelem, ifjúsági szervezetek, Nem selejtezhető 20 év diákszociális ügyek. 8. Szülői munkaközösséggel kapcsolatos Nem selejtezhető 20 év fontosabb ügyek. 9. Nevelési-oktatási kísérletek, újítások. Nem selejtezhető 20 év 10. A tanulók felvételi és továbbtanulási ügyei (névjegyzékkel együtt), gyakorlati oktatás, a 10 év - nevelési tanácsadás pályaválasztás szervezése, lebonyolítása, egyéb kérelmek. 11. Igazgatói óralátogatások feljegyzései. 2 év Tanulók személyiségi és egészségügyi 2 év - törzslapjai, ellenőrző könyvei. 13. Tanulók vizsgadolgozatai. 2 év 14. Nevelők és tanulók megőrzésre érdemes pályamunkái, valamint a tanulók vizsgadolgozatainak néhány kiválasztott mintapéldánya. 15. Egyéb kisebb jelentőségű nevelési-oktatási ügyek (pl. 1-8 alá nem sorolható iratok) Nem selejtezhető - (az iskola őrzi) 3 év -

30 3. Gazdasági ügyek: S.sz. Tárgy: Megőrzés, selejtezés ideje: Levéltárba adás ideje: 1. Az iskola évi költségvetése, költségvetési Nem selejtezhető 20 év beszámolója, beruházási tervek és jelentések. Egyéb jelentős gazdasági ügyek. 2. Könyvelési bizonylatok (számlák, nyugták, 10 év - helyettesítési napló, tanulószobai napló, túlóra elszámolás stb.) anyagszámadások, dolgozók társadalombiztosítása és egyéb nem jelentős gazdasági ügyek. 3. Iskolai ingatlanok kezelésére, fenntartására Nem selejtezhető - vonatkozó okmányok, épületrajzok, helyszínrajzok, telekkönyvi szemlék. Használatbavételi engedélyek, stb. (az iskola őrzi) 4. Leltárak (könyvtárleltár, állóeszközök Nem selejtezhető - nyilvántartásai stb., vagyonnyilvántartás, selejtezési jegyzőkönyv) (az iskola őrzi) 5. Létszám- és bérgazdálkodással kapcsolatos 10 év - iratok, munkabéren felüli juttatások. 6. Egyéb kisebb jelentőségű gazdasági ügyek (Fizetési előleg, tüzelőakció, megrendelések, házi nyilvántartások záradékolása után) 3 év - Debrecen, augusztus30.