A BEREGSZÁSZI PÁL SZAKKÖZÉPISKOLA ÉS SZAKISKOLA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA 22. SZÁMÚ MELLÉKLET

Átírás

1 A BEREGSZÁSZI PÁL SZAKKÖZÉPISKOLA ÉS SZAKISKOLA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA 22. SZÁMÚ MELLÉKLET ISKOLÁNK ÜGYINTÉZÉSÉNEK, IRATKEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI, A TANÜGYI NYILVÁNTARTÁSOK, IRATTÁRI TERV, ZÁRADÉKOK ÉS A KÖTELEZŐ NYOMTATVÁNYOK SZABÁLYZAT 2013

2 2 TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT IRATTÁRI TERV A TANÜGYI NYILVÁNTARTÁSOK BIZONYÍTVÁNYOK KEZELÉSÉVEL MEGBÍZOTT SZEMÉLY AZ ISKOLÁK ÁLTAL ALKALMAZOTT ZÁRADÉKOK AZ ISKOLA ÁLTAL KÖTELEZŐEN HASZNÁLT NYOMTATVÁNYOK... 20

3 3 1. BEVEZETÉS Ez a melléklet a Szervezeti és Működési Szabályzat 1.2 pontjában és az 1. számú melléklet 6.1 pontjában felsorolt törvények rendeletek alapján készült, valamint figyelembe vettük a LXVI. törvényt, a 335/2005. (XII.29) Kormány rendeletet. 2. IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 2.1 Az iratkezeléssel kapcsolatos fogalmak Az iratkezelés Az iskolába érkező beadványok és egyéb küldemények, vagy az itt keletkező iratok átvétele, illetékesség szerinti elosztása, iktatása, nyilvántartása. A kiadványok és egyéb iratok tisztázása, (leírása, sokszorosítása), továbbítása, postára adása, kézbesítése. Az irattárazás, irattári kezelés, az iratok megőrzése. A selejtezés és a levéltárnak való átadás Az irat Minden írott szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, hangjegy, kotta, amely az iskola működésével kapcsolatban bármilyen anyagban, alakban és bármely eszköz felhasználásával készült, könyvjellegű kézirat Az irattári anyag A Beregszászi Pál Szakközépiskola és Szakiskola és jogelődei működése során keletkezett, az iskola irattárába tartozó iratok és az azokhoz kapcsolódó mellékletek Az iratkezelési szabályozás Az iratok biztonságos átvételét, feldolgozását, kiadványozását, rendszerezését, nyilvántartását, irattárazását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza Az iratkezelést ellátó dolgozók feladatai Az igazgató feladatai Elkészíti és kiadja az iskola iratkezelési szabályzatát és irattári tervét. Jogosult az iskolába érkező küldemények felbontására. Kijelöli az iratok ügyintézőit. Irányítja és ellenőrzi az iskolatitkár és a titkárnő munkáját Az igazgatóhelyettesek feladatai Ellenőrzik, hogy az iskolában az iratkezelés és az irattárazás a vonatkozó jogszabályok és előírások, valamint az iskola iratkezelési szabályzata és irattárazási terve előírásai szerint történjen. Figyelemmel kísérik az iratkezelésre vonatkozó jogszabályokat és ezek esetleges változásaira az iratkezelési szabályzat és irattárazási terv módosítása miatt felhívják az igazgató figyelmét.

4 4 Az igazgató távollétében a megbízott igazgatóhelyettes jogosult az iskolába érkező küldemények felbontására. Az igazgató távollétében a megbízott igazgatóhelyettes irányítja és ellenőrzi az iskolatitkár és a titkárnő munkáját. A feladattal megbízott igazgatóhelyettes előkészíti és lebonyolítja az irattári anyag selejtezését és levéltári átadását Az iskolatitkár és a titkárnő feladatai Munkájukat az iratkezelésre vonatkozó jogszabályok, valamint az iratkezelési szabályzat és irattári terv előírásai alapján végzik. A tudomásukra jutott hivatali titkot kötelesek megőrizni. Az irattár kezelése, rendezése. Az irattári jegyzékek elkészítése. Hatékony közreműködés az irattári anyagok selejtezésénél és levéltári átadásánál. A küldemények átvétele. A küldemények felbontása. Az iktatás. Az esetleges előíratok csatolása. Az iratok belső továbbítása az ügyintézőkhöz. Az iratok továbbítása, postai feladása, kézbesítése, illetve átadása az eljárónak. A határidős iratok kezelése és nyilvántartása. Az elintézett ügyek iratainak irattári elhelyezése Az eljáró feladatai Felelős a rábízott küldemények megőrzéséért, iskolán belüli és külső továbbításáért. Munkáját az igazgató, az igazgatóhelyettesek, az iskolatitkár, a titkárnő, a gazdasági ügyintéző, a gondnok útmutatása és irányítása szerint végzi. Felelős a postakönyv és kézbesítő könyv megőrzéséért. Feladata különösen: - a küldemények postai átvétele - a küldemények kézbesítése - a kézbesítő könyvben a küldemény átvételének igazolása a címzettel 2.3. Az iratok átvétele és felbontása Postai átvétele Az iskolába érkező küldemények postai átvételére csak a meghatalmazással rendelkező iskolai dolgozók jogosultak Benyújtott iratok átvétele Az iskolában személyesen benyújtott iratok átvételére az iskola igazgatója, igazgatóhelyettesei, az iskolatitkár, a titkárnő jogosult. A személyesen benyújtott átvételét kérelemre igazolni kell.

5 Téves címzésű irat Ha a küldemény címzéséből megállapítható, hogy nem az iskolát illeti, akkor felbontás nélkül kell a címzetthez eljuttatni, illetőleg a postára visszaküldeni Sérült irat Ha az irat burkolata sérült vagy felbontottan érkezett, az adatkezelő rávezeti Sérülten érkezett vagy Felbontva érkezett megjegyzést, az érkezés keltét és aláírja Névre szóló iratok Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani a névre szóló iratokat. A Diákönkormányzat, az Iskolaszék, a Szülői Munkaközösség, a Munkahelyi Szakszervezet, az iskolai munkaközösségek és más társadalmi szervezet részére érkezett leveleket is felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani. Azokat az iratokat, amelyek felbontásának jogát az intézmény vezetője fenntartotta magának, felbontás nélkül neki át kell adni. A névre szóló iratot, amennyiben az hivatalos elintézést igényel, a címzett a felbontást követően haladéktalanul juttassa vissza az iratkezelőhöz. A névre szóló küldeményt a címzett távolléte esetén az igazgató vagy felkért helyettese felbonthatja, ha a küldemény külseje alapján megállapítható, hogy vélhetően hivatalos iratot tartalmaz Az iratok iktatása, irattárazás Az iskolába érkezett, illetőleg az itt keletkezett iratokat iktatni kell. Az iktatás iktatókönyvbe történő bevezetéssel, naptári évenként újrakezdődő sorszámos rendszerben történik. A beérkezett iratokon és az iktatókönyvben fel kell tüntetni: - az érkezés napját - az iktatószámot Az irathoz az iktatást követően csatolni kell az irat előzményeit. Nem kell irattárazni: - a meghívókat - a közlönyöket - a sajtótermékeket - a reklámcélú kiadványokat 2.8. Az intézmény által küldött levelek, iratok A levélnek, iratnak tartalmaznia kell: - az intézmény nevét - az intézmény székhelyét - az iktatószámot - az ügyintéző nevét - az ügyintézés helyét - az ügyintézés idejét - az irat aláírójának nevét - az irat aláírójának beosztását

6 6 - az intézmény körbélyegzőjének lenyomatát 2.9. Telefonon, illetőleg személyes tájékoztatással intézett ügyek Ha az ügy jellege megengedi, az ügyiratban foglaltak telefonon, illetőleg a jelenlévő érdekelt személyes tájékoztatásával is elintézhetők. Telefonon vagy személyes tájékoztatás keretében történő ügyintézés esetén az iratra rá kell vezetni: - a tájékoztatás lényegét - az elintézés határidejét - az ügyintéző aláírását Az iskola határozatai Az iskola által hozott határozatot meg kell indokolni. A határozatnak tartalmaznia kell: - a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését vagy, ha a döntés mérlegelés alapján történt; - az erre történő utalást - az eljárást megindító kérelem benyújtására történő figyelmeztetést Az iratok kézbesítése Az iratokat úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének a napja megállapítható legyen Az értékküldemény Amennyiben a küldeményben, illetve küldeményhez pénz, illetékbélyeg, válaszbélyeg van mellékelve, ezt az iratra fel kell jegyezni Küldemény téves felbontása A küldemény téves felbontása esetén a borítékot ismét le kell ragasztani. A küldeményt felbontó személynek a borítékra rá kell vezetnie: - a téves felbontás tényét - dátumát - és alá kell írnia. A tévesen felbontott küldeményt haladéktalanul továbbítani kell a címzetthez Hiányos címzés és/vagy aláírás Ha a feladó neve és címe csak a borítékról állapítható meg, továbbá, ha a küldemény névtelen levél, illetve, ha a feladás időpontjához jogkövetelmény fűződik (pl.: fellebbezés, bírósági idézés, jelentkezés, pályázat, felülbírálati kérelem, törvényességi kérelem stb.) a borítékot az irathoz kell csatolni, és ezt az iraton a mellékletek feltüntetése mellett külön jelezni kell Az iratokkal kapcsolatos ügyintézés Az ügyintéző kijelölése

7 7 Az igazgató a küldeménnyel kapcsolatos ügyek elintézésére az iskola dolgozói közül ügyintézőt jelöl, illetve jelölhet ki, és ezt az iraton jelzi (szignálja, kiírja). A kijelöléssel egyidőben meghatározza az elintézés határidejét. Esetlegesen utasítást, illetve javaslatot ad az elintézés módjáról (pl.: lássa, megbeszélni az érintettekkel stb.). Az igazgató által szignált, kiírt iratokat a titkárnő haladéktalanul juttassa el az adott ügyintézőhöz. Iktatott irat esetén a kijelölt ügyintézőt is be kell jegyezni az iktatókönyvbe Az ügyintézés sorrendje A titkárnő, illetőleg az ügyintéző az ügyeket haladéktalanul, rendszerint érkezési sorrendben, illetve határidejük figyelembe vételével intézi Az ügyintézés határideje Az iskola tanulóival, hallgatóival kapcsolatos ügyekben a határidő az iktatás napjától számított 30 nap. Az iskola működésével kapcsolatos ügyekben az iskola igazgatója dönt a határidőkről, az elintézés határideje ilyenkor is - legkésőbb - az iktatás napjától számított 30 nap. Az ügy elintézése után, legkésőbb az elintézés határidejének napjáig, az iratot az esetleges kiadványozásra szánt kézirattal együtt az ügyintéző köteles visszajuttatni az iskolatitkárnak, illetőleg a titkárnőnek. A titkárnő az ügyintézésre kiadott iratokat és ezek elintézésének határidejét számontartja, és amennyiben az ügyintézés a határidőig nem történik meg, azt az igazgatónak jelzi Az iskola hivatalos iratainak, levelezésének tartalmi és formai követelményei A levél középső része, tartalma Ez tartalmazza az iskola pontos megnevezését Oktatási Minisztériumi azonosító számát A levél bal felső része, tartalma Az iskola címe Az iskola telefonszáma Az igazgató telefon és faxszáma Az iskola honlapcíme Az iskola címe Az intézmény nyilvántartási száma A levél jobb felső része, tartalma Az ügy iktatószáma Az ügyintéző neve A mellékletek száma, illetve darabszáma Az ügy tárgya A levél tartalma

8 8 A címzett neve A kiadvány szövegrésze az esetleges rendelkező résszel és az indoklással Aláírás Az aláíró neve Az aláíró hivatali beosztása Az iskola körbélyegzőjének lenyomata Keltezés Az s.k. jelzés esetén hitelesítés A levelek továbbítása A levelekhez a borítékolást a titkárnő készíti el A borítékon a postai előírásoknak megfelelő címzéssel együtt fel kell tüntetni a kiadvány iktatószámát is. A postai úton történő továbbítás esetén a postai előírásoknak megfelelő bélyeg kerüljön felragasztásra. Kézbesítővel, eljáróval történő továbbítás esetén és a postai úton történő továbbítás esetén is az igazgató által hitelesített kézbesítőkönyvet kell alkalmazni Iktatás Az iktatás sorrendje Az iktatás az iratok beérkezésének, illetve keltezésének sorrendjében történik a beérkezés napján. A küldeményeket felbontó vezető, illetve a névre szóló hivatalos küldemény címzettje is köteles a hivatalos ügyiratot a titkárnőnek iktatás céljából bemutatni Az iktatóbélyegző használata Iktatáskor az iktatandó iratot a jobb felső sarokban el kell látni az érkeztető bélyegző lenyomatával és iktatószámmal, azaz az iktatókönyv sorszámával, az ügyintéző nevével. Ha nincs iktatási bélyegző, azaz a hozzáférés korlátozott, akkor az előbbieket az iratra kézzel kell ráírni Az iktatókönyvi bejegyzés A feladattal egyidőben, az ott felsorolt adatokat az iktatókönyvbe is be kell jegyezni: - a sorszámot - az iktatás idejét - a beküldő nevét és ügyiratszámát - az ügy tárgyát - az ügyintéző nevét Az iktatókönyv és használata Az iktatókönyv több éven keresztül használható. Az iktatás sorszáma azonban naptári évenként újra kezdődik. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet a felhasznált utolsó sorszámot követően:

9 9 - aláhúzással, - az utolsó iktatás sorszámának feltüntetésével, - a körbélyegző lenyomatával - igazgató aláírásával kell lezárni. Az iktatókönyvben üresen hagyni tilos: - oldalt, - iktatószámot. Téves iktatás vagy üresen hagyott iktatószám esetén a bejegyzést érvényesíteni kell, az érvényesített iktatószámot újból kiadni nem szabad. Az iktatókönyvben a téves bejegyzéseket át kell húzni, úgy, hogy az eredeti szöveg olvasható maradjon és föléje kell írni a helyes adatokat. Az iktatókönyv egy sorszámához csak egy ügyet szabad iktatni. Ha adott ügyben az iskola iktatott már iratot, azt az iktatónak csatolni kell az utóbb beérkezett irathoz és ezeket együtt, az alapszámon, azaz az első iktatási számon kell kezelni. Ha egy ügyben több éven át keletkeztek iratok, az új évben mindig új sorszámmal kell kezdeni az iratok nyilvántartását, az előző években iktatott anyagot pedig csatolni kell az új iktatószámhoz. Az igazgató engedélye alapján gyűjtőszámon lehet iktatni az azonos tárgykörű, az év folyamán többször előforduló ügyeket Az iskolai bélyegzők Az iskola hivatalos bélyegzőinek készítésére, az új bélyegző használatára az igazgató adhat engedélyt. A tönkrement, elavult bélyegzőt az igazgató személyes ellenőrzése mellett, meg kell semmisíteni. A bélyegző megsemmisítéséről jegyzőkönyvet kell felvenni. A hivatalos bélyegző elvesztése esetén jegyzőkönyvet kell felvenni és haladéktalanul kezdeményezni kell ennek közleményben történő közzétételét. Az iskola bélyegzőiről nyilvántartást kell vezetni. A bélyegzők nyilvántartásának a következőket kell tartalmaznia: - a bélyegző sorszámát - a bélyegző lenyomatát - a bélyegző használatára jogosult személy nevét, beosztását - a bélyegző megőrzéséért felelős személy nevét - a bélyegző átvételének keltét - a bélyegző átvételét igazoló aláírást - un. megjegyzés rovatot a változások visszaadás, elvesztés, megsemmisítés feltüntetésére. A bélyegző nyilvántartásáért a gondnok felelős. 3. IRATTÁRI TERV 3.1. Elhelyezés, megőrzés Az elintézett iratokat irattárba kell helyezni. Az irattári őrzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évétől kell számolni.

10 10 A határidő nélkül, őrzési idővel megjelölt irattári tételeket az intézmény jogutód nélküli megszűnés esetén kell megküldeni az illetékes levéltárnak. Az irattári terv nem selejtezhető tételeit, továbbá azokat a tételeket, amelyek kiselejtezéséhez az illetékes levéltár nem járult hozzá ha a levéltár másképpen nem rendelkezett ötven év után át kell adni az illetékes levéltárnak Irattári iratok felülvizsgálata, selejtezés elrendelése Az irattárban őrzött iratokat legalább öt évenként felül kell vizsgálni. Ki kell választani azokat, amelyeknek az őrzési ideje az irattári tervben foglaltak szerint lejárt. Az iratok selejtezését az intézmény vezetője rendeli el és ellenőrzi Az irattári selejtezés bejelentése A tervezett iratselejtezést 30 nappal előbb be kell jelenteni az illetékes levéltárnak Az irattári selejtezés A selejtezésre szánt iratokról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell: - a selejtezett irattári tételeket - az irattárba helyezés évét - az irat mennyiségét A selejtezési jegyzőkönyv 2 példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. A selejtezett iratokat megsemmisíteni, hasznosítani csak a levéltárnak a visszaküldött selejtezési jegyzőkönyvre vezetett hozzájárulása alapján lehet A jogutód feladata Ha az intézmény jogutódlással szűnik meg, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait, továbbá az irattárat a jogutód veszi át. Az el nem intézett, folyamatban lévő ügyeket a jogutód iktatókönyvébe kell bevezetni. Az irattár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek egy példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak Jogutód nélküli megszűnés Ha az iskola jogutód nélkül szűnik meg, az intézmény vezetője a fenntartó intézkedésének megfelelően gondoskodik az 5. pontban felsorolt feladatok ellátásáról. A jogutód nélküli megszűnő intézmény irattárába elhelyezett iratainak jegyzékét az iratok elhelyezésével kapcsolatos intézkedésről szóló tájékoztatást az intézmény vezetője megküldi az illetékes levéltárnak.

11 Az irattári anyagok őrzési ideje 20/2012. (VIII.31.) rendelet 1.sz. melléklete határozza meg. 4. A TANÜGYI NYILVÁNTARTÁSOK A beírási napló Az iskolába felvett tanulók nyilvántartására beírási naplót kell vezetni. A beírási napló a tanköteles tanulók iskolai nyilvántartására is szolgál. A beírási naplót az iskola vezetője által kijelölt - nem pedagógus munkakörben foglalkoztatott - alkalmazott vezeti. A gyermeket, a tanulót akkor lehet a felvételi naplóból, illetve a beírási naplóból törölni, ha, a tanulói jogviszony, megszűnt. A törlést a megfelelő záradék bejegyzésével kell végrehajtani. Ha az iskola beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézséggel küzdő, illetve sajátos nevelési igényű gyermek, tanuló nevelését, oktatását is ellátja, a felvételi naplóban, illetve a beírási naplóban fel kell tüntetni a szakvéleményt kiállító nevelési tanácsadó, a szakértői és rehabilitációs bizottság nevét, címét, a szakvélemény számát és kiállításának keltét, a felülvizsgálat időpontját. Az iskola a meghatározott adatok alapján minden év június 30-áig megküldi az illetékes nevelési tanácsadó, illetve szakértői és rehabilitációs bizottság részére azon gyermekek, tanulók nevét - a nevelési tanácsadó, illetve a szakértői és rehabilitációs bizottsági szakvélemény számával együtt -, akiknek a felülvizsgálata a következő tanévben esedékes. A foglalkozási napló A tanórai, a tanórán kívüli, foglalkozásokról a nevelő munkát végző, illetve a foglalkozást tartó pedagógus foglalkozási naplót (csoportnaplót, osztálynaplót, sportnaplót stb.) vezet. A foglalkozási naplót az iskolai nevelés és oktatás nyelvén kell vezetni. A törzslap Az iskola a tanulókról - a tanévkezdést követő harminc napon belül - nyilvántartási lapot (iskolában törzslapot) állít ki. A nyilvántartási lapon fel kell tüntetni az iskola nevét, címét, OM azonosítóját és a tanuló azonosító számát. A nyilvántartási lap csak a közoktatási törvény 2. számú mellékletében meghatározott adatokat tartalmazhatja. Az iskolában a törzslapon fel kell tüntetni a tanuló év végi szöveges minősítéseit, osztályzatait, továbbá a tanulók ügyeivel kapcsolatos döntéseket, határozatokat. Ha az iskolai nevelés és oktatás nyelve a nemzeti és etnikai kisebbség nyelve, a törzslapot magyar nyelven és az oktatás nyelvén is vezetni kell. Ha a két szöveg között eltérés van, és nem állapítható meg, hogy melyik a helyes szöveg, a magyar nyelvi bejegyzést kell elfogadni.

12 12 Ha az iskola testi, érzékszervi, értelmi vagy más fogyatékos tanuló nevelését-oktatását is ellátja, a törzslapon fel kell tüntetni a szakvéleményt kiállító szakértő és rehabilitációs bizottság nevét, címét, a szakvélemény számát és kiállításának keltét, a felülvizsgálat időpontját. A megsemmisült vagy elveszett törzslap helyett - a rendelkezésre álló iratok, adatok alapján - póttörzslapot kell kiállítani. A tantárgyfelosztás és az órarend Az iskolai pedagógiai munka tervezéséhez, a pedagógusok kötelező óraszámának (foglalkozási idejének), a kötelező óraszámba beszámítható feladatainak, munkáinak meghatározásához tantárgyfelosztást kell készíteni. A tantárgyfelosztást az iskola igazgatója - a nevelőtestület véleményének kikérésével - hagyja jóvá. A tantárgyfelosztás alapján készített órarend tartalmazza a tanórai és tanórán kívüli foglalkozások rendjét. A jegyzőkönyv Jegyzőkönyvet kell készíteni, ha jogszabály előírja, továbbá ha a nevelési-oktatási intézmény nevelőtestülete, szakmai munkaközössége a nevelési-oktatási intézmény működésére, a gyermekekre, a tanulókra vagy a nevelő-oktató munkára vonatkozó kérdésben határoz (dönt, véleményez, javaslatot tesz), illetőleg, ha a jegyzőkönyv készítését rendkívüli esemény indokolja, s elkészítését a nevelési-oktatási intézmény vezetője elrendelte. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell elkészítésének helyét, idejét, a jelenlévők felsorolását, az ügy megjelölését, az ügyre vonatkozó lényeges megállapításokat, így különösen az elhangzott nyilatkozatokat, a hozott döntéseket, továbbá a jegyzőkönyv készítőjének az aláírását. A jegyzőkönyvet az igazgató, továbbá az eljárás során végig jelen lévő két jegyzőkönyv hitelesítő és a jegyzőkönyv vezetője írja alá. A tanügyi nyilvántartások vezetése A pedagógus csak a nevelő-oktató munkával összefüggő feladatokhoz nélkülözhetetlen ügyviteli tevékenységet köteles elvégezni. Az osztályfőnök vezeti az osztálynaplót, a törzslapot, és kiállítja a bizonyítványt, vezeti a továbbtanulással összefüggő nyilvántartást. Az osztálynaplóban, törzslapon és a bizonyítványban dokumentálnia kell a közösségi szolgálat teljesítését. (5 évig megőrzésre kerül a jelentkezési lap és a közösségi szolgálati napló. A törzslap személyi és tanév végi adatainak a bizonyítvánnyal való egyeztetéséért az osztályfőnök és az iskola igazgatója által kijelölt két összeolvasó pedagógus a felelős.

13 13 A törzslapra és a bizonyítványba a tanulókkal kapcsolatos határozatokat, valamint a továbbtanulásra vonatkozó bejegyzéseket a megfelelő záradékkal kell feltüntetni. Az iskola által vezetett törzslap közokirat. A hibás bejegyzéseket a tanügyi nyilvántartásokban áthúzással kell érvényteleníteni, oly módon, hogy az olvasható maradjon, és a hibás bejegyzést helyesbíteni kell. A javítást aláírással, keltezéssel és az iskola körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. Névváltozás esetén - a volt tanuló kérelmére, az engedélyező okirat alapján - a megváltozott nevet a törzslapra be kell jegyezni, az iskolai bizonyítványt, beleértve az alapvizsgáról és az érettségi vizsgáról és a szakmai vizsgáról kiállított bizonyítványt ki kell cserélni. A bejegyzést és a cserét a bizonyítványt kiállító iskola, illetve jogutódja, jogutód nélkül megszűnt iskola esetén az végzi, akinél a megszűnt iskola iratait elhelyezték. Bizonyítvány nyomtatványok kezelése A Beregszászi Pál Szakközépiskola és Szakiskola a tevékenysége során használt bizonyítványok kezelését az alábbiakban szabályozza. - meg kell határozni - az iskola tevékenységéhez igazodva - a kibocsátható bizonyítványok körét - meg kell bízni a bizonyítványok kezelésével foglalkozó személyt - meg kell határozni a beszerzés rendjét - szabályozni kell a nyilvántartás rendjét - ki kell jelölni a nyilvántartások ellenőrzésével megbízott személyt 5. BIZONYÍTVÁNYOK KEZELÉSÉVEL MEGBÍZOTT SZEMÉLY A Beregszászi Pál Szakközépiskola és Szakiskola igazgatója a mindenkori iskolatitkárt - a munkaköri leírásában meghatározva - bízza meg a feladat ellátásával. BIZONYÍTVÁNYOK MEGRENDELÉSE Az iskolatitkár figyelemmel kíséri az Országos Közoktatási Értékelési és Vizsgaközpont (továbbiakban: OKÉV) honlapján megjelenő híreket illetve az iskolába érkező OKÉV értesítéseket. Ezek alapján meghatározza a tanév során kibocsátható bizonyítványok körét. A létszám nyilvántartásai alapján összeállítja a megrendelendő bizonyítványok listáját. Az összeállított listát a minden tanév szeptember 30-ig átadja a megrendelők elkészítéséért felelős személynek. Bizonyítványok kezelése A közoktatásban a tanuló által elvégzett évfolyamokról kiállított év végi bizonyítványokat egy bizonyítványkönyvbe (a továbbiakban együtt: bizonyítvány) kell bevezetni, függetlenül attól, hogy a tanuló hányszor változtatott iskolát, iskolatípust. Az egyes évfolyamokról a bizonyítványt a törzslap alapján kell kiállítani. A tanuló által elvégzett évfolyamokról év végi bizonyítványt kell kiállítani. A bizonyítványban

14 14 fel kell tüntetni az iskola OM azonosítóját és a tanuló azonosító számát. A bizonyítványban, záradék formájában, fel kell tüntetni az érettségi vizsga, a szakmai vizsga, a művészeti alapvizsga és záróvizsga letételét. Az elveszett vagy megsemmisült bizonyítványról - kérelemre - a törzslap (póttörzslap) alapján másodlat állítható ki. A másodlatért a külön jogszabályban meghatározottak szerint illetéket kell leróni. Törzslap (póttörzslap) hiányában az iskolában meglévő nyilvántartások alapján - kérelemre - pótbizonyítvány állítható ki. A pótbizonyítvány azt tanúsítja, hogy a tanuló melyik évfolyamot, mikor végezte el. Ha az iskolában minden nyilvántartás megsemmisült, a pótbizonyítványban csak azt lehet feltüntetni, hogy az abban megjelölt személy az iskola tanulója volt. Ilyen tartamú pótbizonyítvány akkor állítható ki, ha a volt tanuló o írásban nyilatkozik arról, hogy a megjelölt tanévben az iskola mely évfolyamán tanult, és o nyilatkozatához csatolja volt tanárának vagy két évfolyamtársának igazolását. A tanár nyilatkozata akkor fogadható el, ha a jelzett időszakban az iskolában tanított. A volt évfolyamtársaknak be kell mutatniuk bizonyítványukat. A bizonyítvány-nyomtatványok kezelése A bizonyítvány, szigorú számadású nyomtatvány. Nyilvántartásához a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartására rendszeresített nyomtatványt kell használni. A nyilvántartásban rögzíteni kell a beszerzés idejét, mennyiségét és a bizonyítványok sorszámát. A nyilvántartásokból - ellenőrzés során - egyértelműen ki kell derüljön a mindenkori készlet illetve a felhasználás. Az iskola nyilvántartást vezet o az üres bizonyítvány-nyomtatványokról, o a kiállított és kiadott bizonyítvány-nyomtatványokról, o az elrontott és megsemmisített bizonyítványokról. Az iskola az üres bizonyítvány-nyomtatványokat köteles zárt helyen elhelyezni oly módon, hogy ahhoz csak az igazgató vagy az általa megbízott személy férjen hozzá. Az iskola az elveszett (megsemmisült) üres bizonyítvány-nyomtatvány érvénytelenségéről szóló közlemény közzétételét kezdeményezi az oktatásért felelős minisztérium hivatalos lapjában, megjelölve az adott bizonyítvány-nyomtatvány egyedi azonosításához szükséges adatokat és az érvénytelenség időpontját. A bizonyítvány kiadásakor rögzíteni kell az igénylő nevét, a kiadás keltét. Az átvételt az igénylő aláírással kell igazolja.

15 15 Felelősség A felhasználás során elrontott bizonyítványokat selejt" megjelöléssel kell ellátni a nyilvántartásban a bizonyítvány sorszáma mellett. A selejtessé" vált bizonyítványok fedlapját és első oldalát át kell húzni és rontott" felirattal kell megjelölni. A selejt" illetve a használatból kivont bizonyítványokat az Iratkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint kell tárolni illetve selejtezés" után megsemmisíteni. A szigorú számadású nyomtatványok kezelésével megbízott személy a nyilvántartások pontos vezetésért erkölcsi és anyagi felelősséggel tartozik.

16 16 6. AZ ISKOLÁK ÁLTAL ALKALMAZOTT ZÁRADÉKOK Záradék Felvéve [átvéve, a(z)... számú határozattal áthelyezve] a(z) (iskola címe)...iskolába. A... számú fordítással hitelesített bizonyítvány alapján tanulmányait a(z) (betűvel)... évfolyamon folytatja. Dokumentumok Bn., N., Tl., B. Bn., Tl. 3. Felvette a(z) (iskola címe)... iskola. Bn., Tl., N. 4. Tanulmányait évfolyamismétléssel kezdheti meg, vagy osztályozó vizsga letételével folytathatja. Bn., Tl., N tantárgyból tanulmányait egyéni továbbhaladás szerint végzi. N., Tl., B. 6. Mentesítve... tantárgyból az értékelés és a minősítés alól N., Tl., B tantárgy... évfolyamainak követelményeit egy tanévben teljesítette a következők szerint:... Egyes tantárgyak tanórai látogatása alól az 20.../... tanévben felmentve... miatt. Kiegészülhet: osztályozó vizsgát köteles tenni Tanulmányait a szülő kérésére (szakértői vélemény alapján) magántanulóként folytatja. Mentesítve a(z) [a tantárgy(ak) neve]... tantárgy tanulása alól. Megjegyzés: A törzslapra be kell jegyezni a mentesítés okát is. Tanulmányi idejének megrövidítése miatt a(z)... évfolyam tantárgyaiból osztályozó vizsgát köteles tenni. A(z) évfolyamra megállapított tantervi követelményeket a tanulmányi idő megrövidítésével teljesítette. A(z)... tantárgy óráinak látogatása alól felmentve...-tól...-ig. Kiegészülhet: Osztályozó vizsgát köteles tenni. Mulasztása miatt nem osztályozható, a nevelőtestület határozata értelmében osztályozó vizsgát tehet. N., Tl., B. N., Tl., B. N., Tl. N., Tl., B. N., Tl. N., Tl., B. N. N., Tl. A nevelőtestület határozata: a (betűvel)... évfolyamba léphet, vagy A nevelőtestület határozata: iskolai tanulmányait N., Tl., B. befejezte, tanulmányait... évfolyamon folytathatja. A tanuló az... évfolyam követelményeit egy tanítási évnél hosszabb ideig,... hónap alatt teljesítette. N., Tl.

17 A(z)...tantárgyból javítóvizsgát tehet. A javítóvizsgán... tantárgyból... osztályzatot kapott,... évfolyamba léphet. N., Tl.,B., Tl., B A... évfolyam követelményeit nem teljesítette, az évfolyamot meg kell ismételnie. A javítóvizsgán... tantárgyból elégtelen osztályzatot kapott. Évfolyamot ismételni köteles. N., Tl., B. Tl., B. 20. A(z)... tantárgyból...-án osztályozó vizsgát tett. N., Tl. 21. Osztályozó vizsgát tett. Tl., B. 22. A(z)... tantárgy alól... okból felmentve. Tl., B. 23. A(z)... tanóra alól... okból felmentve. Tl., B Az osztályozó (beszámoltató, különbözeti, javító-) vizsga letételére...-ig halasztást kapott. Az osztályozó (javító-) vizsgát engedéllyel a(z)... iskolában független vizsgabizottság előtt tette le. A(z)... szakképesítés évfolyamán folytatja tanulmányait. Tanulmányait... okból megszakította, a tanulói jogviszonya...-ig szünetel. Tl., B. Tl., B. Tl., B., N. Bn., Tl. 28. A tanuló jogviszonya Bn., Tl., B., N. a) kimaradással, b)... óra igazolatlan mulasztás miatt, c) egészségügyi alkalmasság miatt, d)térítési díj, tandíj fizetési hátralék miatt, e)... iskolába való átvétel miatt megszűnt, a létszámból törölve fegyelmező intézkedésben részesült. N fegyelmi büntetésben részesült. A büntetés végrehajtása ig felfüggesztve. Tl.

18 Tanköteles tanuló igazolatlan mulasztása esetén a) A tanuló... óra igazolatlan mulasztása miatt a szülőt felszólítottam. b) A tanuló ismételt... óra igazolatlan mulasztása miatt a szülő ellen szabálysértési eljárást kezdeményeztem. Az a) pontban foglaltakat nem kell bejegyezni a Bn. és Tl. dokumentumokra. 32. Tankötelezettsége megszűnt. Bn A... szót (szavakat) osztályzato(ka)t...-ra helyesbítettem. A bizonyítvány... lapját téves bejegyzés miatt érvénytelenítettem. Ezt a póttörzslapot a(z)... következtében elvesztett (megsemmisült) eredeti helyett... adatai (adatok) alapján állítottam ki. Ezt a bizonyítványmásodlatot az elveszett (megsemmisült) eredeti helyett... adatai (adatok) alapján állítottam ki. A bizonyítványt... kérelmére a... számú bizonyítvány alapján, téves bejegyzés miatt állítottam ki. Pótbizonyítvány. Igazolom, hogy név..., anyja neve... a(z)... iskola... szak (szakmai, speciális osztály, két tanítási nyelvű osztály, tagozat)... évfolyamát a(z)... tanévben eredményesen elvégezte. Az iskola a tanulmányi eredmények bejegyzéséhez, a kiemelkedő tanulmányi eredmények elismeréséhez, a felvételi vizsga eredményeinek bejegyzéséhez... vizsga eredményének befejezéséhez vagy egyéb, a záradékok között nem szereplő, a tanulóval kapcsolatos közlés dokumentálásához a záradékokat megfelelően alkalmazhatja, továbbá megfelelő záradékot alakíthat ki. Bn., Tl., N. Tl., B. B. Pót. Tl. Pót. Tl. Tl., B. Pót. B. 40. Érettségi vizsgát tehet. Tl., B. 41. Gyakorlati képzésről mulasztását...-tól...-ig pótolhatja. 42. Beírtam a... iskola első osztályába. 43. Ezt a naplót... tanítási nappal (órával) lezártam. N. Tl., B., N.

19 Ezt az osztályozó naplót... azaz... (betűvel) osztályozott tanulóval lezártam. Ezt az osztályozó naplót... azaz... (betűvel) osztályozott tanulóval lezártam. Igazolom, hogy a tanuló a.../... tanévig... óra közösségi szolgálatot teljesített. A tanuló teljesítette az érettségi bizonyítvány kiadásához szükséges közösségi szolgálatot... (nemzetiség megnevezése) kiegészítő nemzetiségi tanulmányait a nyolcadik/tizenkettedik évfolyamon befejezte N N. B. Tl. Tl., B. Beírási napló Bn. Osztálynapló N. Törzslap Tl. Bizonyítvány B.

20 20 7. AZ ISKOLA ÁLTAL KÖTELEZŐEN HASZNÁLT NYOMTATVÁNYOK Beírási napló Bizonyítvány (szakmai vizsga alapján)* Bizonyítvány Ellenőrző Érettségi bizonyítvány, érettségi tanúsítvány Az érettségi vizsga vizsgaszabályzatában meghatározott nyomtatványok Órarend Osztálynapló Csoportnapló Egyéb foglalkozási napló Osztályozóív a tanulmányok alatti vizsgához Jegyzőkönyv a tanulmányok alatti vizsgához Tantárgyfelosztás Törzslap külíve, belíve Törzslap külíve, belíve, érettségi vizsgához, érettségi törzslap kivonata Törzslap külíve, belíve, szakmai vizsgához Továbbtanulók nyilvántartása Étkezési nyilvántartás Közösségi szolgálati jelentkezési lap Tanulói jogviszony igazoló lapja Debrecen, március 27. igazgató