2. lecke Bevezetés az elektronikus dokumentumok bibliográfiai leírásába Ebben a leckében a bibliográfiai leírás elkészítéséhez szükséges alapfogalmakról, a bibliográfiai leírás elkészítéséhez szükséges forráshelyek értelmezéséről, azok figyelembevételének sorrendjéről lesz szó. A lecke tartalma: 2.1 Az elektronikus dokumentumok leírásának szabványai 2.2 Bibliográfiai egység fizikai egység 2.3 Egy mű, többféle dokumentumtípus 2.2. A bibliográfiai adatok forrásai 2.2.1 A források figyelembevételének sorrendje
2.1 Az elektronikus dokumentumok leírásának szabványai Az ISBD-t és a MARC-ot eredetileg nyomtatott források leírására fejlesztették ki. Új médiumok megjelenésekor ez a probléma mindig felvetődik, így mind az ISBD, mind a MARC szabványok időről időre módosulnak. A számítógépek közötti kommunikációra és a bibliográfiai adatcserére a MARC a legelfogadottabb szabvány. Használatával lehetővé válik az osztott katalogizálás. Ez azt jelenti, hogy az együttműködésben részt vevő partnerek kölcsönösen átemelhetik egymás rekordjait (kiegészítve saját könyvtáruk adataival), megvalósítva ezzel az egyszeri feldolgozás, többszöri felhasználás elvét. Mivel mind a számítógépes fájl, mind a használatához szükséges technológia nagyon gyorsan változik, a fájlok leírásához szükséges szabványok is állandó módosításra szorulnak. Az IFLA 1990-ben jelentette meg a számítógépes fájlok leírására összeállított ISBD-t (ISBD CF : international standard bibliographic description for computer files), aminek 1994-ben megjelent második kiadásában az alcím számítógép-fájlokról elektronikus forrásokra (ER) módosult, és tartalma azóta is folyamatos módosítás alatt áll. Az ISBD/ER 1997-es kiadása alapján indult el Magyarországon az elektronikus források bibliográfiai adatfeldolgozására vonatkozó szabályzat kidolgozása, amit 2000-ben hagytak jóvá KSZ/2 Könyvtári és Szakirodalmi Tájékoztatási Szabályzat, Elektronikus dokumentumok címmel 1. A szabályzat az ISBD/ER magyar változata. Bár ez a szabályzat nem tartalmaz előírásokat a részdokumentumok leírására, valamely elektronikus dokumentumban közreadott részdokumentumról más szabályzatok alapján lehet analitikus bibliográfiai leírást készíteni. 2.2 Bibliográfiai egység fizikai egység A leírás tárgya az a dokumentum, amiről a leírás készül. Ezt más néven bibliográfiai egységnek nevezik. Hasonlítsuk össze ebből a szempontból a könyvet és az elektronikus dokumentumot. Többkötetes könyv esetén a bibliográfiai egység a többkötetes könyv valamelyik kötete, vagy köteteinek összessége. Előző esetben az egységként kezelt adathalmaz egy kötetnek valamennyi adata, a második esetben több kötet adatait kezelik egy bibliográfiai (de több fizikai) egységként. A bibliográfiai és a fizikai egység tehát két különböző fogalom. Ennek szem előtt tartása és értelmezése különösen fontos az elektronikus dokumentumok leírásakor, mert gyakran előfordul, hogy azok a bibliográfiai adatok, amelyek azonosítják a forrást, több, különböző fajta hordozón (több fizikai egységen) fordulnak elő. Ezeknek a hordozóknak az egységes szemlélete teszi lehetővé, hogy a dokumentumról a lehető legteljesebb adatokat lehessen leírni. Egy bibliográfiai egységet képez például egy CD ROM összes belső és külső forráshelye, beleértve a tárolódoboz, és a mellékelt dokumentáció adatait is.(lásd A bibliográfiai adatok forrásai című fejezetet). A közvetlen elérésű elektronikus dokumentum a megjelenés gyakoriságát 1 KSZ/2 Könyvtári és Szakirodalmi Tájékoztatási Szabályzat. Elektronikus dokumentumok / közread. a Könyvtári és Szakirodalmi Tájékoztatási Bizottság ; [ kész. Berke Barnabásné] ; [közrem. Vajda Erik et al.]. Budapest : OSZK, [post 2000]. 93 p. 2
illetően lehet eseti megjelenésű, amikor előre meghatározzák a megjelenő forrrás fizikai hordozóinak a számát (hasonlóan a többkötetes könyv egy példányának darabszámához), vagy időszakos megjelenésű, amikor előre nem határozzák meg a fizikai egységek számát (hasonlóan a nyomtatott időszaki kiadványokhoz). Ha az elektronikus dokumentum távoli elérésű, a fizikai hordozó nem értelmezhető, helyette a bibliográfiai egység keretét a fájl adja. Eseti megjelenésű, távoli elérésű elektronikus forrás egyetlen, vagy előre meghatározott számú fájlból áll. Időszakos megjelenésű, távoli elérésű elektronikus forrás pedig több, előre nem meghatározott számú fájlból. 2.3 Egy mű, többféle dokumentumtípus Az adathordozók differenciálódásának következtében egyre gyakrabban fordul elő, hogy ugyanaz a mű többféle hordozón, többféle dokumentumtípusban jelenik meg. Például: Napilapoknak, folyóiratoknak van nyomtatott és elektronikus változatuk is, vagy mikrofilmen is hozzáférhetők. 3
Ezeknek a dokumentumoknak a leírásakor azt kell szem előtt tartani, hogy a feldolgozó munka célja annak a dokumentumtípusnak az azonosítása és visszakereshetővé tétele, amelyet a kezében tart (elektronikus dokumentum esetén az, amelyiket számítógépének a meghajtójába helyezettt), vagy amelyik virtuálisan létezik, és a számítógép képernyőjén megjeleníthető. Ha tehát egy napilap nyomtatott példányát tartja a kezében, a leírás tárgya a nyomtatott dokumentum, amelynek sajátosságait a számozás és a fizikai jelemzők adatcsoportban fejezi ki. A számozás adatcsoport fejezi ki a dokumentum időszakosságát, a fizikai jellemzők pedig a dokumentumra legjellemzőbb fizikai tulajdonságokat, mint például a darabszám, gerincméret, illusztráltság, stb. Ha viszont ugyanennek a napilapnak az elektronikus változata képezi a leírás tárgyát, akkor a leíráskor mind az elektronikus dokumentumok, mind az időszaki kiadványok leírási szabályzatát figyelembe kell venni. Például: Autó k2ttő használtautó katalógus [Elektronikus dok.]. Interaktív multimédia és időszaki kiadvány. [19]97. Budapest : Auto News : IDG : Com Ser Kft. gond., [1996]. CD ROM ; 12 cm Megjelenési gyakorisága ismeretlen. Főcím a címképernyőről. Működési követelmények: 486 DX2 66 Mhz; 4 MB RAM; 30MB HDD; 2x CD ROM; egér; Windows. Címváltozat: A2 autó k2ttő. Autó 2 CD ROM. Használtautó katalógus. Használtautó katalógus CD ROM. Bibliográfiai kapcsolat: Autó k2ttő. Használtautó katalógus ISSN 1416 387X A leírás harmadik adatcsoportja a dokumentumtípus speciális adatait tartalmazza. (A fenti példában nem volt leírható adatelem a második adatcsoportban, ezért az nem szerepel a leírásban). Időszaki kiadványok esetében ezek a speciális adatok a számozásra, elektronikus dokumentumok esetében pedig a speciális típusra vonatkoznak. A fenti példában látható elektronikus dokumentum olyan adatforrás, amire egyaránt jellemző az, hogy interaktív multimédia, és az is, hogy periodikusan jelenik meg, tehát számozási adata is van. Ezért a harmadik adatcsoportban le kell írni az elektronikus adatforrás speciális típusának a megnevezéseit (interaktív multimédia és időszaki kiadvány), valamint az időszaki kiadványok leírásakor szokásos számozási adatokat. Audio CD-t viszont a hangfelvételek leírási szabályai szerint kell kezelni! Ha az elektronikus dokumentum nem közöl a benne szereplő valamennyi műre vonatkozóan közös megjelenési és azonosító adato(ka)t (például. megjelenési helyet, kiadót, megjelenési évet, közös ISBN-t, ISSN-t), valamennyi műről önálló leírást kell készíteni. 2.2. A bibliográfiai adatok forrásai Az elektronikus dokumentumok leírásának szabályzata csupán a főforrást nevesíti. A könyveknél megszokott megengedett forrás fogalma elektronikus dokumentum esetén nehezen lenne értelmezhető, ezért a szabályzat csak arra tér ki, hogy egyes adatok vonatkozásában mikor kell az adatot szögletes zárójelben leírni. Ezt a forrást azonban nem nevezi megengedettnek (azaz, sehogyan sem nevezi). 4
Nagyon fontos, hogy az alábbi esetekben pontos legyen a szóhasználat, mert bizonyos forráshelyek elnevezése más értelmű a könyveknél, és más értelmű az elektronikus dokumentumoknál. Az elektronikus dokumentumok leírásakor használt belső forrás és külső forrás megnevezés mindig az adott elektronikus dokumentummal, illetve annak adathordozójával összefüggő fogalmat jelenti. A belső forráshelyen feltüntetett adatok csak akkor láthatók, ha az elektronikus dokumentumot számítógép segítségével futtatja. A külső forrást segédeszköz nélkül is látja, ha az adathordozót, vagy annak dobozát, kísérő dokumentációját a kezébe veszi. Mind a belső, mind a külső forrás főforrásnak minősül ugyan, de mindazok a helyek, amelyek a dokumentumtól fizikailag elválaszthatatlanok, előnyben részesülnek a többi forráshelyhez képest. Sőt a belső források ezen belül is kitüntetett prioritást élveznek. Az idegen forrás fogalma alá azok a forráshelyek tartoznak, amelyek függetlenek a leírás tárgyától. Például kézikönyvek, lexikonok, adatbázisok, stb., amelyekből a leírás egyes adatelemeit pontosabbá teheti, ha ezt a szabályzat megengedi. Idegen forrásból származó adatot mindig szögletes zárójelben [ ] kell leírni. A dokumentum azonosításához szükséges adatok tehát az elektronikus forrás különböző helyein fordulhatnak elő. Ugyanazon dokumentum különböző forráshelyei ráadásul más-más formában, alakban, adattartalommal tüntetik fel ugyanazokat az adatokat. Ezért rendkívül fontos a forrásszabályok ismerete és betartása! 2.2.1 A források figyelembevételének sorrendje Belső forrás A számítógép-fájl ún. belső forráshelyei minden más forrást megelőznek. Belső forráshely a címképernyő, a főmenü, a fájlnevek listája, bár az esetek túlnyomó részében inkább csak a fájl méretének, és a létrehozás időpontjának a megállapításához használják. A belső forráshely valamennyi adat szempontjából főforrásnak minősül. Ha az adatok eltérő teljességgel szerepelnek a belső forrásokban, azt a forrást kell előnyben részesíteni, amelyik a legteljesebb adatokat nyújtja. Nem minden esetben van az egész dokumentumra vonatkozó belső forrás, viszont a dokumentumot alkotó különálló bibliográfiai részek rendelkeznek belső forrással. Ebben az esetben a különálló részek belső forráshelyei egyetlen forrást alkotnak. Előfordul, hogy nincs belső forrás, vagy azok adatai nem elégségesek. Ebben az esetben külső forrást is választhatunk az alábbi sorrend figyelembevételével. Külső forrás a fizikai hordozóra rögzített cimke, vagy külső felirat, az elektronikus dokumentum tárolója, az elektronikus dokumentumhoz tartozó dokumentáció vagy egyéb melléklet. 5
A források sorrendjében tehát elsőbbséget élveznek a dokumentumtól elválaszthatatlan helyek. Ezek közé tartozik a fizikai hordozóra rögzített cimke is, és csak ezután következhet a doboz, illetve az egyéb mellékletek. Ha a tároló dobozban több elektronikus dokumentum található, de a dokumentumok összességére vonatkozó közös főcím csak a dobozon szerepel, ezt kell figyelembe venni a dokumentumok cimkéin szereplő cím helyett. A források figyelembevételének fenti sorrendje természetesen csak a helyi elérésű elektronikus dokumentumok esetében értelmezhető. Ez a sorrend azt is jelenti, hogy ezek a források egyenrangúak, és valamennyi főforrásnak minősül. A belső és külső forrás egyaránt főforrásnak minősül, a forráshelyek sorrendje ezen belül értelmezendő! 6
CD ROM belső és külső forráshelyei: címképernyő (belső forrás) információ menüpontból elérhető adatok lemezcimke felirata (külső forrás) nyomtatott melléklet (külső forrás)
Önellenőrző kérdések 1. Melyek az elektronikus dokumentum belső forráshelyei külső forráshelyei? 2. Van-e külső forráshelye a távoli elérésű elektronikus dokumentumnak? 3. Mi az idegen forrás? 4. Sorolja fel az elektronikus dokumentum forráshelyeinek figyelembevételi sorrendjét! 5. Van-e olyan eset, amikor az elektronikus dokumentum főcímének megállapításakor előnyben részesíti a dobozon levő címet a cimkén levő címmel szemben? 6. Milyen nemzetközi és hazai szabályozás alapján készül az elektronikus dokumentumok bibliográfiai leírása? 8