HostWare winfro v7.8

HostWare winfro v7.8 Szállodai Front Office www.hostware.eu

winfro v7.8 Szállodai Front Office A Z I N T E G R Á L T S Á G H A R M Ó N I Á J A 2 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 NYILATKOZAT A HostWare Kft. HostWare winfro Szállodai front office programcsomag készítője és forgalmazója kijelentem, hogy a programcsomag számla készítő modulja megfelel az adójogszabályokban előírt kötelezettségeknek. A számla adóigazgatási azonosításáról szóló 24/1995. (XI. 25.) PM rendeletnek megfelelően kihagyás és ismétlés nélkül biztosítja a sorszámozást, és bármely számláról időben visszamenőleg másolat készíthető. A sorszámozási beállítást a felhasználó megválaszthatja a szerint, hogy példányonként végzi a számla kinyomtatását vagy több példányos leporellón. A program nem előírás szerinti használatával vagy a számla helytelen kitöltésével kapcsolatos minden felelősség a felhasználót terheli. HostWare Kft. H-1142 Budapest, Rákospatak u. 72. Tel: +36 1 469-9000, Fax: +36 1 469-9009 http://www.hostware.hu/, Email: hostware@hostware.hu Adószám: HU-10426917-2-42 2008. április 8. www.hostware.eu 3

winfro v7.8 Szállodai Front Office A Z I N T E G R Á L T S Á G H A R M Ó N I Á J A 4 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 TARTALOM 1. A HOSTWARE FRONT OFFICE RENDSZER FELÉPÍTÉSE... 9 1.1. Alapadatok... 9 1.2. Recepció... 9 1.3. Kassza... 10 1.4. Housekeeping... 10 1.5. Kimutatások... 10 1.6. Zárás... 11 1.7. Szerviz... 11 1.8. Kapcsolatok más rendszerekkel... 11 2. HOSTWARE RENDSZEREK ÁLTALÁNOS JELLEMZŐI... 13 2.1. Ajánlott számítógépes környezet... 13 2.2. Firebird 1.5 telepítése és beállításai... 14 2.2.1. TELEPÍTÉS MICROSOFT WINDOWS OPERÁCIÓS RENDSZERRE... 14 2.2.2. MS WINDOWS 2000 SAJÁTOSSÁG... 20 2.2.3. ADATBÁZIS JELSZÓ BEREGISZTRÁLÁSA... 20 2.2.4. ADATBÁZIS KEZELŐ FELHASZNÁLÓK BEÁLLÍTÁSA... 22 2.3. Borland Database Engine (BDE) telepítése és beállításai... 23 2.3.1. TELEPÍTÉS... 23 2.3.2. BEÁLLÍTÁSOK... 23 2.4. A HostWare rendszerek felhasználói felülete... 25 2.4.1. FŐMENÜ ÉS MENÜ RENDSZER... 25 2.4.2. TÁBLÁZATSZERŰ KARBANTARTÓ SZOLGÁLTATÁSOK... 27 2.4.3. TÁBLÁZATSZERŰ KIJELÖLŐ ABLAK... 29 2.4.4. KERESŐABLAK... 29 2.4.5. DÁTUM MEZŐK... 31 3. ALAPADATOK... 33 3.1. ÁFA szótár (HOT110)... 34 3.2. Valuta és devizaárfolyamok (HOT120)... 35 3.2.1. VALUTANEMEK... 35 3.2.2. ÉRVÉNYES NAPI ÁRFOLYAMOK... 37 3.2.3. NAPI ÁRFOLYAMOK... 38 3.2.4. ÁRFOLYAMVÁLTOZÁSOK... 39 3.3. Hitelkártya típusok szótár (HOT130)... 41 3.4. Szolgáltatás csoportok, SZJ/VTSZ kódok és szolgáltatások (HOT140)... 42 3.4.1. SZOLGÁLTATÁS CSOPORTOK... 43 3.4.2. SZJ/VTSZ KÓDOK... 44 3.4.3. SZOLGÁLTATÁSOK... 45 3.5. Partnerek (HOT150)... 48 3.5.1. PARTNEREK... 48 3.5.2. SZEMÉLYEK... 49 3.5.3. JUTALÉKOK... 50 3.5.4. TOVÁBBI PARTNERADATOK... 51 3.5.5. BANKSZÁMLASZÁMOK... 52 3.5.6. SZOBAÁRAK... 53 3.5.7. FŐKÖNYVI SZÁMOK... 54 3.6. Szobatípusok és szobaszámok (FRO110)... 55 3.6.1. SZOBATÍPUSOK... 55 3.6.2. SZOBASZÁMOK... 58 3.7. Árkódok (FRO125)... 60 3.7.1. ÁRKÓDOK... 60 3.7.2. ÁRKÓD ÖSSZETEVŐI... 62 3.7.3. ÁRKÓD ÁRAZÁSA... 63 3.7.4. ÁRKÓD ÁRAK MÁSOLÁSA... 65 3.8. Visszaigazolás sablon szerkesztése (FRO150)... 66 3.9. Számlasablon szerkesztés (FRO159)... 72 4. RECEPCIÓ... 77 4.1. Rezerváció (FRO309)... 78 4.1.1. REZERVÁCIÓ ABLAK ISMERTETÉSE... 79 4.1.1.1. Szobafoglalás adatai... 79 4.1.1.2. Szobaárak... 86 4.1.1.3. Vendégadatok... 88 4.1.1.4. Vendég árkódok... 91 4.1.1.5. A rezerváció ablak tálcájának áttekintése... 93 2008. április 8. www.hostware.eu 5

winfro v7.8 Szállodai Front Office 4.1.2. ÉRTÉKESÍTŐI FUNKCIÓK... 95 4.1.2.1. Új foglalás rögzítése... 95 4.1.2.2. Turnusválasztás... 96 4.1.2.3. Kontingens felhasználás... 96 4.1.2.4. Terhelés előjegyzés (nem szállás csomagok befoglalása)... 97 4.1.2.5. Visszaigazolás/előlegkérő levél készítése (FRO309n)... 99 4.1.2.6. Foglalás módosítása érkeztetés (Check-In) előtt... 103 4.1.2.7. Foglalás áthelyezés (FRO313)... 105 4.1.2.8. Csoportfoglalás módosítás (FRO317)... 106 4.1.2.9. Foglalás törlése... 108 4.1.3. RECEPCIÓS FUNKCIÓK... 109 4.1.3.1. Érkeztetés, lakóvá tétel, Check-In... 109 4.1.3.2. Kategóriára osztás... 110 4.1.3.3. Szobabeosztás... 111 4.1.3.4. Automatikus szobabeosztás... 112 4.1.3.5. Kulcskártya készítés... 112 4.1.3.6. Mellék engedélyezés és tiltás... 112 4.1.3.7. Ébresztés beállítása... 112 4.1.3.8. Ágyazási adatok... 113 4.1.3.9. Költöztetés... 113 4.1.3.10. Árkód összetevők engedélyezése... 114 4.1.3.11. Terhelés átirányítás... 115 4.1.3.12. Az idegenforgalmi adó számítás metódusa... 116 4.1.3.13. Pay-TV... 117 4.1.3.14. Feljegyzések... 118 4.1.3.15. Napló... 119 4.2. Pótágy nyilvántartás... 120 4.2.1. ESZKÖZNYILVÁNTARTÁS (FRO146)... 120 4.2.2. MITŐL VÁLIK PÓTÁGGYÁ A PÓTÁGY?... 121 4.2.3. REZERVÁCIÓ... 122 4.2.4. ESZKÖZFOGLALÁSOK NYILVÁNTARTÁSA... 123 4.2.5. KATEGÓRIALELTÁR... 124 4.2.6. ÉRKEZŐK, UTAZÓK, BENTLAKÓK LISTÁJA... 125 4.3. Szobatükör (FRO311)... 126 4.3.1. KIADHATÓ SZOBÁK MEGTEKINTÉSE... 128 4.3.2. GYORSREZERVÁCIÓ... 129 4.3.3. ÉRKEZTETÉS, FOGLALÁS ADATAINAK MEGTEKINTÉSE... 130 4.3.4. LEMONDÁS (TÖRÖLTRE ÁLLÍTÁS)... 131 4.3.5. KÖLTÖZTETÉS, HOSSZABBÍTÁS... 131 4.3.6. SZÁMLAKÉSZÍTÉS-UTAZTATÁS... 132 4.3.7. HOUSEKEEPING FUNKCIÓK... 133 4.3.7.1. Szoba tisztára állítása... 133 4.3.7.2. Ne zavarj jelzés... 133 4.3.8. SZOBATÜKÖR BEÁLLÍTÁSAI... 133 4.3.9. EGYÉB FUNKCIÓK... 134 4.4. Kategórialeltár (FRO312)... 135 4.5. Szobatabló (FRO314)... 137 4.6. Foglaltság előrejelzés (FRO315)... 139 4.7. Szabad szobák listája (FRO316)... 140 4.8. Foglaltság monitor (FRO325)... 141 4.9. Szállodastátusz (FRO318)... 143 4.10. Törzsvendégek (FRO330)... 145 5. KASSZA... 147 5.1. Számlaműveletek (FRO410)... 148 5.1.1. TELJES FOGLALÁS SZÁMLA ADATAINAK KEZELÉSE... 149 5.1.2. SZOBAFOGLALÁS SZÁMLA ADATAINAK KEZELÉSE... 151 5.1.3. VENDÉG SZÁMLA ADATAINAK KEZELÉSE... 152 5.1.4. CSOPORTSZÁMLA INFORMÁCIÓ... 153 5.1.5. CHECKOUT - VENDÉG ELUTAZTATÁSA... 153 5.1.6. ÁRFOLYAM DIFFERENCIA... 153 5.1.7. TERHELÉSEK FÜL... 159 5.1.7.1. Terhelés (FRO430a)... 161 5.1.7.2. Előterhelés (FRO430b)... 162 5.1.7.3. Szobaár előterhelés (FRO430c)... 163 5.1.7.4. Egyéni árkód előterhelés (FRO430d)... 164 5.1.7.5. Átterhelés (FRO430e)... 164 5.1.8. ÁTTERHELT TÉTELEK (FRO410I)... 167 5.1.8.1. Szolgáltatás, egyéni sztornó (FRO431f)... 168 5.1.8.2. Engedmény (FRO430g)... 169 5.1.8.3. Tétel bontás (FRO430h)... 171 5.1.8.4. Bújtatások (FRO430k)... 172 5.1.9. VENDÉGLÁTÁS ÁTTERHELÉSEK (FRO430Z)... 174 5.1.10. SZÁMLÁK FÜL... 175 5.1.10.1. Számlakészítés (FRO431)... 177 5.1.10.2. Számlamásolat (FRO430m)... 183 6 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 5.1.10.3. Számla sztornírózás (FRO430n)... 184 5.1.10.4. Számla helyesbítés (FRO410r)... 186 5.1.10.5. Előlegszámlák (FRO430p)... 189 5.1.11. EGYENLEGEK (FRO430R)... 189 5.2. Kassza átadás (HOT461)... 191 5.3. Valutaváltás (HOT462)... 193 6. HOUSEKEEPING... 195 6.1. Housekeeping alapadatok (FRO147)... 197 6.1.1. KARBANTARTÁSI TERÜLETEK... 197 6.1.2. HIBATÍPUSOK... 198 6.2. Szobastátusz módosítás-gondnoknői jelentés (FRO210)... 199 6.2.1. SZOBASTÁTUSZ MÓDOSÍTÁS... 199 6.2.2. GONDNOKNŐI FELJEGYZÉSEK... 202 6.3. Out Of Order szobák (FRO211)... 204 6.3.1. OOO SZOBÁK MEGJELENÍTÉSE... 204 6.3.2. OOO SZOBABEJEGYZÉS FELVÉTELE... 205 6.3.3. OOO SZOBABEJEGYZÉS MÓDOSÍTÁSA... 205 6.3.4. OOO SZOBABEJEGYZÉS TÖRLÉSE... 205 6.3.5. SZOBA OUT OF ORDER SZOBASTÁTUSZBA TÉTELE... 205 6.3.6. SZOBA KIVÉTELE OF ORDER SZOBASTÁTUSZBÓL... 205 6.3.7. ÉJSZAKAI ZÁRÁS OOO STÁTUSZ KEZELÉSE... 205 6.3.8. ELSŐ PÉLDA A SZOBASTÁTUSZ VÁLTOZTATÁSÁRA... 206 6.3.9. MÁSODIK PÉLDA A SZOBASTÁTUSZ VÁLTOZTATÁSÁRA... 207 6.3.10. TELEFONOS SZOBASTÁTUSZ ÁLLÍTÁS OOO STÁTUSZ KEZELÉSE... 207 6.4. Kötegelt terhelés (FRO440)... 209 6.5. Housekeeping report (FRO220)... 211 6.6. Bekészítési lista (FRO221)... 216 6.7. Szobalány beosztás (FRO230)... 217 6.8. Housekeeping report (FRO212)... 219 6.9. Minibár terhelés (FRO441)... 220 7. KIMUTATÁSOK... 222 7.1. A Front Office kimutatások összefüggései... 223 7.1.1. FORGALMI LISTÁK... 223 7.1.2. SZOBA- ÉS VENDÉGFORGALMI LISTÁK... 226 7.1.3. ÉTKEZÉSI LISTÁK... 229 7.1.4. ÖSSZEGZÉS... 230 7.2. Időszaki forgalom előrejlezés (FRO543)... 231 7.2.1. ÖSSZESÍTETT ELŐREJELZÉS... 232 7.2.2. RÉSZLETES ELŐREJELZÉS... 233 7.2.3. ÁRAZATLAN VAGY HIBÁS ÁRAZÁSÚ SZOBAFOGLALÁSOK... 233 7.3. Havi foglaltásg előrejelzés (FRO502)... 234 7.4. Éves foglaltság előrejelzés (FRO665)... 236 7.5. Opciós foglalások (FRO533)... 238 7.6. Törölt foglalások listája (FRO555)... 240 7.7. Árkód felhasználás (FRO554)... 243 7.8. Érkezők, utazók és bentlakók listája (FRO350)... 245 7.9. Összes vendég lista (FRO356)... 249 7.10. Étkezési lista (FRO351)... 250 7.11. Csoport tabló (FRO511)... 253 7.12. Terhelési tételek listája (FRO520)... 257 7.13. Terhelési kontroll (FRO470)... 260 7.14. Sztornózott terhelési tételek listája (FRO483)... 261 7.15. Pénztárjelentés (FRO539)... 262 7.16. Forgalom összesítő (FRO530)... 264 7.17. Számlaforgalom összesítő (FRO531)... 267 7.18. Bevétel összesítő (FRO532)... 268 7.19. Nyilvántartás az idegenforgalmi adóról (FRO557)... 270 7.20. Szoba- és vendégforgalom összesítő (FRO536)... 277 7.21. Törölt foglalások listája (FRO566)... 280 7.22. Adattárház... 282 7.22.1. ADATKOCKA... 282 7.22.2. ADATKOCKA MEGJELENÍTÉSE... 283 2008. április 8. www.hostware.eu 7

winfro v7.8 Szállodai Front Office 7.22.3. ADATOK MEGJELENÍTÉSE... 283 7.22.4. MUTATÓK BEÁLLÍTÁSA... 285 7.22.5. ANALÍZIS OPERÁTOROK... 290 7.22.6. ADATNÉZET ELMENTÉSE ÉS BETÖLTÉSE... 293 7.23. Forgalom adatkocka (FRO731)... 294 8. ÉJSZAKAI ZÁRÁS... 295 8.1. Éjszakai zárás (FRO880)... 295 8.1.1. FOLYAMATOK LEÍRÁSA... 296 8.1.2. BEÁLLÍTÁSI LEHETŐSÉGEK... 302 9. SZERVIZ... 303 9.1. Rendszerparaméterek (HOT100)... 303 10. TEMATIKUS LEÍRÁSOK... 309 10.1. Előengedélyezés kezelése... 309 8 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 1. A HOSTWARE FRONT OFFICE RENDSZER FELÉPÍTÉSE A HostWare Front Office rendszer a következő fő modulokból tevődik össze: Alapadatok Recepció Kassza Housekeeping Kimutatások Szerviz Kapcsolatok más rendszerekkel Zárás 1.1. ALAPADATOK A számítógépes rendszerek célja, hogy az összegyűjtött adatokat rendszerezze, ill. új adatokat képezzen a meglévőkből, megfelelő eljárásokkal, képletekkel. Vannak rendszerek, amelyek a vásárláskor már tartalmazzák a feldolgozáshoz szükséges adatokat - részben vagy teljes egészében, pl. elektronikus telefonkönyv, jogtár, stb., és vannak rendszerek - ezek közé tartozik az itt ismertetett rendszer is - amelyek csekély mennyiségű adatot tartalmaznak de lehetőséget biztosítanak az ön számára, hogy rögzítse a saját adatait, amelyeket a program feldolgoz az ön igényeinek megfelelően. E kézikönyvben tárgyalt rendszer két fő adat típust különböztet meg: Törzsadatokat és Forgalmi adatokat. Törzsadatnak nevezzük azokat az adatokat, amelyek viszonylag állandóak, ritkán változnak, a rendszerben többször, több helyen és hosszú távon felhasználásra kerülnek. Ilyen adatok például a szobák, vevők, szállítók, ügyintézők, stb. Forgalmi adatnak nevezzük azokat az adatokat, amelyek egyediek, egy bizonyos művelethez, tranzakcióhoz kapcsolódnak. Pl. vendégnek számlázott tételek, statisztikai gyűjtések. A fenti csoportosításból kitűnik, hogy forgalmi adatokat csak a törzsadatok megléte esetén lehet rögzíteni a rendszerbe, tehát először a törzsadatokat kell feltölteni. Pl. Ha egy vendégnek számlát készít, ahhoz léteznie kell azon szolgáltatásoknak a törzsadatok között, amelyeket rá kíván írni a számlára. Az Alapadatok biztosítja a lehetőséget a rendszer törzsadatainak berögzítésre, módosítására, törlésére valamint különböző szempontok szerinti kinyomtatására. 1.2. RECEPCIÓ A recepciós napi munkájához tartozó összes ügyviteli feladat feldolgozására alkalmas rendszer. Az egyéni és csoportos foglalások rögzítése több foglalási státusz megadásával is lehetséges. A vendég alapadatainak felvitelével a később lekérdezhető statisztikai listák alapját teremtjük meg. Ezt követően rendelkezésünkre áll a vendégkönyv, a nemzetiségi statisztika, a KSH statisztikák és még sok más kimutatás. 2008. április 8. www.hostware.eu 9

winfro v7.8 Szállodai Front Office A csoport szobatípusokra történő beosztása után vendégérkezési listát készíthetünk, amely gyors és pontos munkát eredményez. Foglalást megelőzően lehetőség van a szálloda foglaltságáról tájékozódni. Ez történhet szálloda, szobakategória vagy szoba bontásban. A szobánkénti bontás tulajdonképpen a recepciós ív megvalósítása számítógépen. Itt láthatjuk az összes szoba foglalásait naponta, státuszokkal feltüntetve. A szobakategóriánkénti bontásban a különböző szobatípusok telítettségét napi bontásban kapjuk meg. Így a foglaltságot, a kihasználtságot jól nyomon tudjuk követni. 1.3. KASSZA A napi szállodai bevételek feldolgozására alkalmas modul. A hatályos jogszabályoknak megfelelő számlaműveletek elvégzésére van lehetőség, amely APEH által a számítógéppel történő számlaadásra előírt jogszabálynak teljes mértékben megfelel. A számlaműveletek alatt a következőket értjük: számlaterhelés - közvetlen terhelés, előreterhelés bontás - tételbontás, számlabontás tételek vagy szolgáltatások szerint transzfer átvétel tételenként vagy szolgáltatásonként előlegkezelés előlegszámla készítés, végszámlán hivatkozás előlegre engedmény, jutalékkezelés százalékosan vagy összegszerűen sztornózás - számla sztornó, tétel sztornó, szolgáltatás sztornó Minden fizetési mód alkalmazható a számlák jóváírásánál. (készpénz, valuta, csekk, hitelkártya, átutalás) Egy rendszeren belül több kassza működhet, a kasszákon belül több műszak válthatja egymást a nap folyamán. Minden műszak végén szigorú elszámolású kasszazárás hajtódik végre. Ennek segítségével tudjuk a forgalmat és a bevételt egyeztetni, a pénztárost elszámoltatni. 1.4. HOUSEKEEPING A gondnoki és szobaasszonyi munkához használatos modul. Ennek segítségével lehetséges a szobák állapotának beállítása (piszkos, tiszta, kiadható) illetve lekérdezése, listázása a szobaasszonyok részére. A minibárok fogyásának felterhelésére lehetőség van az úgynevezett kötegelt terhelés menüponttal. Ez a legdinamikusabb módja a csoportos adatrögzítésnek. Megfelelő telefonközpont esetén, a szobatelefonon keresztül is lehetséges a minibár fogyás számlára terhelése. A gondnoknő munkájához további segítséget biztosít a különböző bontásokban lekérhető ágyazási lista, a gondnoknői jelentés és a recepcióban rögzített adatokból készülő bekészítési lista. 1.5. KIMUTATÁSOK Ez a Front Office lekérdező része. A törzsadat listák kivételével minden a rendszer részét képező lista kinyerhető ebből a modulból. Minden kimutatásra általánosan jellemző, hogy képernyőre és nyomtatóra egyaránt lekérhető. Megkülönböztetünk előrejelző listákat, forgalmi listákat, zárási listákat, vendégek adatai listákat, étkezési listákat, egyéb listákat. A Front Office listái csoportosítva a következők: Recepció listák Vendég adatok 10 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Kassza listák Terhelések listái Forgalmi kimutatások Statisztikák Utazási irodai listák Egyéb listák 1.6. ZÁRÁS A zárást a napi munka befejeztével, de legkésőbb másnap reggel kell elkészíteni. Ez a folyamat ellenőrzi a foglalásokat, (meg nem érkezettek, el nem utazottak) a kasszák állapotát, a mentés és az adatállomány karbantartás meglétét. Így a zárási folyamat csak teljesen konzisztens adatbázison tud elindulni, elkerülve a hibás folyamatokat. A ZÁRÁS FOLYAMATAI Napi szobaár, árkód, package (csomagár), automata terhelések rögzítése. Szoba státuszállítás (piszkos - tiszta - kiadható). Zárás listák szerkesztése, nyomtatása. A rendszer a bármely előre elmentett listát elkészít a zárás folyamán, amennyiben az szerepel a kiválasztott zárás listák között, és engedélyezett az elkészítése. 1.7. SZERVIZ Itt lehet meghatározni az ügyintézőket, illetve a hozzájuk tartozó jogosultságokat, ezzel jelentősen megnövelve a rendszer biztonságát. Így jogosulatlan felhasználó a rendszerbe nem jelentkezhet be, illetve minden felhasználó csak a rendszergazda által beállított jogosultságokkal rendelkezik. Itt került elhelyezésre a Telefon Interface program modul, melynek segítségével a ház telefonjairól kaphatunk kimutatásokat, az alapadatainak helyes beállítása után. A Rendszerparaméterek meghatározására is a szerviz modulban van lehetőség. Ezeket az alapadatokat a front office rendszer használja program indításkor, és amíg ki nem lépünk a rendszerből, addig ezek a beállítások érvényesek. A paraméterek között kiemelt fontosságúak azok, melyek a mentést biztosítják, vagyis azt, hogy a rendszerbe általunk bevitt adatoknak legyen egy másodpéldánya, biztonsági másolata, arra az esetre, ha az eredeti adatok valamilyen hiba vagy külső behatás folytán megsérülnének. Például elromlik a számítógép, áramszünet, véletlen vagy szándékos kikapcsolás, villámcsapás, satöbbi. A mentés a másodpéldányt mindig az eredetitől elkülönített helyre tegyük, vagy egy másik gép merev lemezére vagy USB memóriára. A másolati példányra a munka folyamán csak akkor van szükség, ha az eredeti adatok megsérülnek. Találhatók itt még segédprogramok, melyekre csak ritkán lesz szükségünk, leginkább a rendszer indításakor, behangolásakor. 1.8. KAPCSOLATOK MÁS RENDSZEREKKEL A Front Office - Vendéglátás kapcsolat lehetővé teszi, hogy ha a vendég szobahitelre kíván fogyasztani, akkor a pincér leellenőrizze, hogy valóban a szállodában lakik e, és a számla lezárásának pillanatában az éttermi fogyasztást a rendszer automatikusan átterheli a vendég front rendszerben lévő számlájára. A Folyószámla kapcsolat a vendég számláját átterheli a folyószámla rendszerbe, ahol egy későbbi időpontban a pénzügy hitelszámlát tud készíteni a vendégnek a terhelések alapján. 2008. április 8. www.hostware.eu 11

winfro v7.8 Szállodai Front Office Telefon kapcsolat. A Front Office szállodai rendszernek minden olyan telefonközponttal képes együttműködni, amely képes RS 232-es soros protokollal kommunikálni. Ezen adatkapcsolat révén valósul meg az, hogy a vendégnek a számlája a telefonbeszélgetést követően megterhelődik a beszélgetés díjával. Kulcskártya kapcsolat. A szállodai program soros vonalon képes a kulcskártya automatikus elkészítését is kiváltani a kulcskártyás rendszerből. A kulcskártyák lehetnek akár mágneskártyák is akár elektronikus kártyák is. Pay TV, azaz fizető TV kapcsolat A szállodai program soros vonalon képes a fizető TV rendszerhez is kapcsolódni. Ekkor a foglalás ablakban dönthetünk arról, hogy a vendég mely TV használati jogokat kapja meg, s a rendszer ezt érvényesíti. 12 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 2. HOSTWARE RENDSZEREK ÁLTALÁNOS JELLEMZŐI 2.1. AJÁNLOTT SZÁMÍTÓGÉPES KÖRNYEZET Megnevezés Hálózat Leírás Kábelezés: Csavart érpáros CAT5 Aktív elemek: HUB, Switch (100Mbit/sec) Szerver számítógép Hálózati operációs rendszer Processzor: Intel Pentium4 2.7GHz RAM: 512MB Winchester: 80GB> DVD író Hálózati csatoló: 100Mbit/sec Windows XP Professional Windows 2000 Server Windows 2003 Server Linux Debian Adatbázis kezelő FireBird 1.5 Munkaállomás Processzor: Intel Celeron 2GHz RAM: 256MB Winchester: 40GB> Hálózati csatoló: 100Mbit/sec Operációs rendszer : Windows 2000 Professional Windows XP Professional. 2008. április 8. www.hostware.eu 13

winfro v7.8 Szállodai Front Office 2.2. FIREBIRD 1.5 TELEPÍTÉSE ÉS BEÁLLÍTÁSAI A HostWare ügyviteli programcsomagok használatához Firebird SQL adatbázis kezelő 1.5.3 verziójára van szükség. A Firebird SQL adatbázis kezelő MS Windows Server, MS Windows 2000, MS Windows XP és Linux operációs rendszerekre is telepíthető. 2.2.1. Telepítés Microsoft Windows operációs rendszerre A Firebird SQL adatbázis kezelő Windows alapú telepítő csomaga a HostWare\Install\Firebird könyvtárban található: Firebird-1.5.3.xxxx-x- Win32.exe. TELEPÍTÉS ÁLTALÁNOS RÉSZE Futassuk a telepítő csomagot. Válasszunk nyelvet és kattintsunk az OK gombra. Kattintsunk a Tovább gombra. 14 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Kattintsunk az Elfogadom a szerződést rádiógombra, majd a Tovább gombra. Kattintsunk a Tovább gombra. 2008. április 8. www.hostware.eu 15

winfro v7.8 Szállodai Front Office Kattintsunk a Tovább gombra. SZUPER SZERVER VÁLASZTÁSA Kattintsunk a Tovább gombra. 16 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 HAGYOMÁNYOS SZERVER VÁLASZTÁSA Kattintsunk a Tovább gombra. MINIMÁLIS KLIENS VÁLASZTÁSA Kattintsunk a Tovább gombra. 2008. április 8. www.hostware.eu 17

winfro v7.8 Szállodai Front Office Kattintsunk a Tovább gombra. Kattintsunk a Tovább gombra. 18 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Kattintsunk a Tovább gombra. Kattintsunk a Tovább gombra. 2008. április 8. www.hostware.eu 19

winfro v7.8 Szállodai Front Office Kattintsunk a Befejezés gombra. 2.2.2. MS Windows 2000 sajátosság A Firebird SQL adatbázis kezelő MS Windows 2000 operációs rendszerű számítógépre történő telepítését követően szükség lehet az MSVCRT.DLL vagy az MSVCRT60.DLL alkalmazáskiterjesztések valamelyikére. A hiányzó alkalmazáskiterjesztést a HostWare\Install\Firebird könyvtárból másoljuk be a Windows\System32 könyvtárba. 2.2.3. Adatbázis jelszó beregisztrálása Az adatbázis jelszó beregisztráláshoz használjuk a HWcfg.exe programot a HostWare\Utils könyvárból. Miután elindítottuk a programot, a HostWare szervizes munkatársától kapott jelszót gépeljük be és kattintsunk az OK gombra. 20 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Local ID REGISZTRÁCIÓS ADATOK KITÖLTÉSE HostWare szervizes munkatársa részéről megadott felhasználó telephely azonosító. Remote ID HostWare szervizes munkatársa részéről megadott központi telephely azonosító. Port Repeat Host 11420 Hálózat esetén 50. Szóló munkaállomás esetén 0. Az adatbázis kezelő gép neve. Szóló munkaállomás esetén localhost. Password Adatbázis jelszó amely a regisztráció után jön létre. REGISZTRÁLÁS Az Install gombra kattintva megtörténik az adatbázis jelszó létrehozatala és regisztrálása. 2008. április 8. www.hostware.eu 21

winfro v7.8 Szállodai Front Office 2.2.4. Adatbázis kezelő felhasználók beállítása Az adatbázis kezelő felhasználóinak beállítása az AddUser.exe alkalmazás segítségével történik. A HostWare\Utils könyvárban találjuk meg. Miután elindítottuk a programot, a HostWare szervizes munkatársától kapott jelszót gépeljük be és kattintsunk az OK gombra. SZERVERNÉV Adjuk meg annak a gépnek a nevét, amelyre az adatbázis kezelőt telepítettük. Gépnevek lekérése A Hálózat gépei fülön a Gépnevek lekérése gombra kattintva a program kigyűjti a hálózatban működő számítógépek nevét. A balra nyíl (<) segítségével egyesével kiválaszthatók azok a számítógépek, amelyekről használni fogják az adatbázis kezelőt. Dupla balra nyíl (<<) segítségével az összes számítógépet kiválaszthatjuk. RFC Az RFC gomb megnyomásával lekérdezhetjük a korábban beregisztrált adatbázis jelszót. User felvétele / módosítása User felvétele / módosítása gombra kattintva baloldali ablakban szereplő számítógépnevek bekerülnek az adatbázis kezelő nyilvántartásába. 22 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 2.3. BORLAND DATABASE ENGINE (BDE) TELEPÍTÉSE ÉS BEÁLLÍTÁSAI 2.3.1. Telepítés A BDE telepítőjét a HostWare\Install\BDE Installer könyvtárból indítsuk el: SETUP.EXE Kattintsunk a Finish gombra. 2.3.2. Beállítások A BDE telepítésével automatikusan beállításra kerül az adatbázis kapcsolat is (HOTDAT alias). Amennyiben az adatbázisunk nem a C:\HostWare könyvtárban nem HOTDAT.GDB néven szerepel, úgy módosítsuk az adatbázis elérését a BDE Administrator segítségével. 2008. április 8. www.hostware.eu 23

winfro v7.8 Szállodai Front Office Windows NT Workstation 4.0 munkaállomáson: SERVER NAME \\SERVER\C:\PATH\HOTDAT.GDB 24 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 2.4. A HOSTWARE RENDSZEREK FELHASZNÁLÓI FELÜLETE 2.4.1. Főmenü és menü rendszer A HostWare ügyviteli rendszereket elindítva megjelenik a 8 gombból álló főmenü. A gombok között a jobbranyíl és balranyíl billentyűk ( ) segítségével tudunk mozogni. Az első 7 gomb valamelyikének Enter billentyűvel vagy egérkattintással történő kiválasztásakor léphetünk be a rendszer adott moduljába, az adott programba. Az utolsó gomb a rendszerből való kilépésre szolgál. Az első program választást követően a rendszer bekéri a felhasználó nevét és jelszavát. Ügyeljen a kis- és nagybetűk használatára, mert azokat a rendszer különbözőeknek tekinti. A név csak egy bejelentkezőnév (például becenév), nem a tényleges név. A bejelentkező nevét mindenki maga határozhatja majd meg. Induláskor, betanuláskor általában egy 1-es számjegyet írva mindkét mezőbe, beléphetünk a programba. Később ez már íly módon nem lehetséges. A név megadása után a tabulátor billentyűvel léphetünk tovább a jelszóhoz. 2008. április 8. www.hostware.eu 25

winfro v7.8 Szállodai Front Office A sikeres bejelentkezést követően, felhasználói névtől függően összeáll az adott modul menüje, melyben csak azon szolgáltatások jelennek meg, amelyekre jogosult a felhasználó. A modul menüjéből bizonyos esetekben egy újabb menü nyílhat (jobboldalt). A menü rendszer egérrel, érintőképernyővel, de billentyűzetről is egyaránt jól kezelhető. Billentyűzet segítségével a fel le kurzorbillentyűket ( ) használva tudunk navigálni a menükben. ENTER billentyű leütésével léphetünk be az adott menüpontba. A jobboldali menüből a modul menüjébe (baloldali) a balra kurzorbillentyű ( ) lenyomásával térhetünk vissza. Az ESC billentyű megnyomásával a főmenübe térhetünk vissza. Amennyiben már beléptünk egy adott modulba, úgy CTRL-SHIFT-L billentyűkombinációval tudunk ügyintézőkódot váltani. 26 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 2.4.2. Táblázatszerű karbantartó szolgáltatások A szokásos alapadat-kezelő működését a Szobatípusokat és szobaszámokat megadó FRO110 szolgáltatás ablakán mutatjuk be. A szolgáltatás azonosítója a bal alsó sarokban található. A szürke kartoték fülek közül választunk először A TÁBLÁZATBAN AKTUÁLIS ELEMET MÓDOSÍTHATJUK A rendezettséget beállíthatjuk a megfelelő oszlop fejlécére kattintva. A beállított oszlop fejléce pirosra változik. A kijelölhetők kékek. NÉZ üzemmódban, a táblázatban NÉZ üzemmódban a beviteli mezők Módosíthatunk Új elemet vihetünk fel A SZOLGÁLTATÁS AZONOSÍTÓ SZÁMA A TÁBLÁZATBAN AKTUÁLIS ELEMET TÖRÖLHETJÜK Táblázat nyomtatás a Kilépés Alaphelyzetben csak nézhetjük a táblázat adatait, Néz üzemmódban vagyunk. Ha a Módosítás (zöld ceruza) vagy az Új elem (sárga csillag) gombot megnyomjuk, szerkesztő módba kerülünk. 2008. április 8. www.hostware.eu 27

winfro v7.8 Szállodai Front Office Visszatérünk a Néz módba, úgy, hogy a módosításokat nem rögzítjük A szerkesztőmezők kiválaszthatók, az aktív zöld, a kurzor villog. A módosításokat elvetjük, de maradunk szerkesztési módban. Visszatérünk Néz módba és egyúttal rögzítjük a módosításokat. Keresőablak megnyitása, ahol van szerepe Alaphelyzeben csak nézhetjuk a táblázat adatait, Néz üzemmódban vagyunk. Ha a Módosítás (zöld ceruza) vagy az Új elem (sárga csillag) gombot megnyomjuk, szerkesztő módba kerülünk. 28 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 2.4.3. Táblázatszerű kijelölő ablak A programban sok helyen előfordul, hogy ki kell választanunk egy vagy több tételt. Ekkor a program egy táblázatban megmutatja a választható tételsorokat, s minden sor elejére tesz egy jelölőnégyzetet. A sorra kattintva válthatjük a jelölés állapotát. A kijelölt állapotot egy kis pipa jeleni. (Ki van pipálva ilyenkor.) Régebbi programverziókban előfordult, hogy magára a pipára kattintva nem történt meg a jelölésváltás. Ilyenkor a sorra kellet kattintani, a pipától jobbra, bárhova. Összes váltása Jelölőnégyzet Ide kattintsunk! 2.4.4. Keresőablak Általában kódok és a hozzájuk tartozó megnevezések bevitelkor kiválaszthatók, mivel az adatot úgynevezett választómezőben adhatjuk meg. 2008. április 8. www.hostware.eu 29

winfro v7.8 Szállodai Front Office Egyes esetekben azonban a nagyméretű szótárak esetén (pl. partneradatok), megfelelő szótár tartalma egy külön, erre a célra készült választóablakban jelenek meg. Ebben nagyobb részletességgel jelennek meg az adatok, többféle kulcs szerint lehet keresni, amivel a program megkönnyíti a választást. Ezek az ablakok általában a (nagyító) ikonra történő kattintással indíthatók A Keresés mezőbe írhatjuk a keresési feltételt. Ez mindig a táblázat fejlécében pirossal írt mező szerinti adat. A program a beírt szöveggel egyező sorra áll, ha van ilyen, s megmutatja az azt követő sorokat is. Ha nincs teljes egyezés, akkor a feltételhez legközelebb álló sorra áll rá az ablak. A keresési feltétel a kék fejlécű oszlopok közül jelölhető ki. Rákattintva egy ilyen mezőre, az pirosra változik, s már írhatjuk is be a keresési feltételt. 30 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 2.4.5. Dátum mezők Dátum mező A programban sok helyen kell dátumot megadnunk. Ez lehetséges a dátum számjegyeinek leütésével, év, hó, nap sorrendben. A képernyőn a 4 számjegyű év után egy pontot tesz a program elválasztó karakterként, ám ezt nem kell leütnünk. Ugyanígy a hónap 2 számjegye után sem kell beütnünk az elválasztó pontot. A hónap mindig 2 számjegyű, az 1-9 hónapok tehát 01-09 ként írandók. Tárgy év Előző év Következő év Hónap Megjelölt nap Tárgynapra ugrás Előző évre vált Következő hónapra vált Következő évre vált Kiválasztjuk a megjelölt napot Előző hónapra vált Nem választunk napot A program lehetőséget ad egy naptár használatára is ilyen esetekben. Duplán kattintva a dátum beviteli mezőre az egér bal gombjával, előugrik egy egyszerűen kezelhető naptár. Ebben a megfelelő napra duplán kattintva a dátum megadását már el is végeztük. 2008. április 8. www.hostware.eu 31

winfro v7.8 Szállodai Front Office A Z I N T E G R Á L T S Á G H A R M Ó N I Á J A 32 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 3. ALAPADATOK Általában a számítógépes rendszerek célja, hogy az összegyűjtött adatokat rendszerezze, ill. új adatokat képezzen a meglévőkből, megfelelő eljárásokkal, képletekkel. Vannak rendszerek, amelyek a vásárláskor már tartalmazzák a feldolgozáshoz szükséges adatokat - részben vagy teljes egészében, pl. elektronikus telefonkönyv, jogtár, stb., és vannak rendszerek - ezek közé tartozik az itt ismertetett rendszer is - amelyek semmilyen adatot nem tartalmaznak, csak és kizárólag a programot, amely lehetőséget biztosít az Ön számára, hogy berögzítse a saját adatait, amelyeket a program feldolgoz az Ön igényeinek megfelelően. E kézikönyvben tárgyalt rendszer két fő adat típust különböztet meg: törzsadatokat és forgalmi adatokat. Törzsadatnak nevezzük azokat az adatokat, amelyek viszonylag állandóak, ritkán változnak, a rendszerben többször, több helyen és hosszú távon felhasználásra kerülnek. Ilyen adatok például a szobák, vevők, szállítók, ügyintézők, stb. Forgalmi adatnak nevezzük azokat az adatokat, amelyek egyediek, egy bizonyos művelethez, tranzakcióhoz kapcsolódnak. Pl. vendégnek számlázott tételek, statisztikai gyűjtések. A fenti csoportosításból kitűnik, hogy forgalmi adatokat csak a törzsadatok megléte esetén lehet rögzíteni a rendszerbe, tehát először a törzsadatokat kell feltölteni. Pl. Ha egy vendégnek számlát készít, ahhoz léteznie kell azon szolgáltatásoknak a törzsadatok között, amelyeket rá kíván írni a számlára. Az Alapadatok biztosítja a lehetőséget a rendszer törzsadatainak berögzítésre, módosítására, törlésére valamint különböző szempontok szerinti kinyomtatására. 2008. április 8. www.hostware.eu 33

winfro v7.8 Szállodai Front Office KÖZÖS SZÓTÁRAK 3.1. ÁFA SZÓTÁR (HOT110) LEÍRÁS Az ÁFA szótár, a HOT110-es szolgáltatás, mely a HostWare programcsomagok által használt ÁFA nemek és kódok nyilvántartására szolgál. KITÖLTÉS Érvényesség Az érvényesség kezdő dátuma, mely lehet korábbi az aktuális rendszer dátumnál. Rögzítés után nem módosítható. Mindegyik adatra igaz az, hogy törölni csak akkor lehet, ha az érvényesség kezdete nem korábbi az aktuális rendszer dátumnál. Kód Szabadon választható szám, de érvényesség kezdetén belül egyedinek kell lenni. Rögzítés után nem módosítható. Megnevezés 34 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Kötelező kitölteni. Rögzítés után csak akkor módosítható, ha az érvényesség kezdete nem korábbi az aktuális rendszer dátumnál. Kulcs (%) Kötelező kitölteni. Rögzítés után csak akkor módosítható, ha az érvényesség kezdete nem korábbi az aktuális rendszer dátumnál. NYOMTATÁS A Nyomtat ikonra kattintva listát kapunk az ÁFA kódokról. KAPCSOLAT Az ÁFA kódokat a HOT140-es szolgáltatás kapcsolja az SZJ/VTSZ számokhoz. Ez az Alapadatok programrészben van a Közös szótárak menün belül a Szolgáltatás cs., SZJ/ITJ számok, szolgáltatások ablak SZJ/VTSZ számok fülén. 3.2. VALUTA ÉS DEVIZAÁRFOLYAMOK (HOT120) A szolgáltatás segítségével nyilvántarthatók mindazon valutanemek és a hozzájuk kapcsolódó árfolyamok, melyeket a rendszer használ. 3.2.1. Valutanemek LEÍRÁS A Valutanemek fülön a HostWare rendszerben használatos valutanemeket (valutákat) rögzíthetjük illetve módosíthatjuk (változás esetén). Megszűnés esetén a valuták törölhetők, ha nincs rájuk hivatkozás. 2008. április 8. www.hostware.eu 35

winfro v7.8 Szállodai Front Office KITÖLTÉS Kód Kötelező kitölteni. Hárombetűs a valutakód, mely a valutanem további azonosítására szolgál. Megnevezés Kötelező kitölteni. A valuta megnevezése. Szorzó Alapértelmezett értéke 100, tetszés szerint módosítható. Ennyi valutára adjuk meg a forintértéket. Kijelző sora A valutanemnek az árfolyamkijelző táblán elfoglalt sorszáma adható meg. Típus Forint típusú valutanem csak egy lehet. Forgalmazás típusa Konvertibilis, vagy szabadpiaci lehet. Aktív Ha forgalomban van a valutanem, akkor itt pipa áll. Tizedesek 0 esetén kerekíti a program az adott valutanemű tételeket. 2 esetén a váltópénzt is számolja. (fillérez, centez, stb.) NYOMTATÁS A Nyomtat ikonra kattintva listát kapunk a valuta kódokról. KAPCSOLAT A valuta kódokat a nagyon sok programrész, ablak, szolgáltatás használja. Hivatkozunk rájuk a Rezerváció ablakban a szobaárak meghatározásakor, a Számlaműveletek ablakban a terhelések felvitelekor, s az Alapadatok programrészben az Árkódok kialakításakor. 36 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 3.2.2. Érvényes napi árfolyamok LEÍRÁS Az ablak az érvényes napi árfolyamokat mutatja meg valutanemenként. Lehet naponta frissíteni az árfolyamokat, de elegendő csak akkor, ha ténylegesen változott egy adott valuta árfolyam. Így előfordulhat, hogy egy adott napra nincs rögzített árfolyam, mivelhogy nem volt változás, és az előzőnapi értékek vannak még érvényben. Ahhoz, hogy ilyen esetekben is tudjuk, hogy egy adott napon melyek az érvényes árfolyamok, szükség van erre a táblázat formában megjelenő listára, amelyet program a berögzített árfolyamváltozásokból állít össze KITÖLTÉS Napi dátum az adott nap dátuma, melyre kérdezünk. NYOMTATÁS A Nyomtat ikonra kattintva listát kapunk az érvényes árfolyamokról. KAPCSOLAT A napi árfolyam a lakóvá tételkor rögzül a foglalásokhoz, s azok minden automatikus terhelése az adott (érkezés) napi vételi árfolyamon történik majd. 2008. április 8. www.hostware.eu 37

winfro v7.8 Szállodai Front Office 3.2.3. Napi árfolyamok LEÍRÁS A táblázat a napi árfolyamok felvitelét teszi lehetővé. KITÖLTÉS Dátum A rögzítendő árfolyam dátuma. Valutanem A valuta neme Szorzó Itt informatív szerep van. A szorzó értékét már korábban a valutanem felvitelénél beállítottuk. Amikor az árfolyamokat visszük fel, akkor feltétlenül ezzel a szorzóval kell számolni. Val. Vételi A valuta vételi árfolyamot használja a Front Office modul mind a Valutaváltás műveletéhez, mind az árkódok tételeinek átszámításához. Val. Eladási A valuta eladási árfolyamot Front Office modul a nem használja. Középárf. A valuta középárfolyamot a Front Office modul nem használja. Deviza vét A deviza vételi árfolyamot a Front Office modul a szobaár terheléshez használja, abban az esetben, ha a Rezerváció programrész Kiegészítő adatok fülén Deviza van kijelölve a Valuta helyet.. Deviza el. A deviza eladási árfolyamot a Front Office modul nem használja. 38 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Kezelési köl. A kezelési költség százalékosan. Belső árfoly. Belső árfolyam. A belső árfolyamot beállítás függően használhatja Front Office modul az egyéb (nem szobaár) előterheléseknél. NYOMTATÁS Nincs nyomtatható adat. KAPCSOLAT Az itt megadott árfolyamok alapján készül az Érvényes napi árfolyamok táblázata, listája. 3.2.4. Árfolyamváltozások LEÍRÁS A táblázat egy valutanem árfolyamváltozásait hivatott szemléltetni. Hasonlóképpen, mint az előző táblázatnál, itt is lehetőségünk van az árfolyamváltozások rögzítésére, azzal a különbséggel, hogy itt a valutanem a fix paraméter. Törlésre nincs mód. KITÖLTÉS Időszak A kérdéses időszak dátumai Valutanem A kérdéses valuta neme. Dátum A rögzítendő árfolyam dátuma. 2008. április 8. www.hostware.eu 39

Szorzó winfro v7.8 Szállodai Front Office Itt informatív szerep van. A szorzó értékét már korábban a valutanem felvitelénél beállítottuk. Amikor az árfolyamokat visszük fel, akkor feltétlenül ezzel a szorzóval kell számolni. Val. Vételi A valuta vételi árfolyamot használja a Front Office modul mind a Valutaváltás műveletéhez használja, mind az árkódok tételeinek átszámításához. Val. Eladási A valuta eladási árfolyamot Front Office modul a nem használja. Középárf. A valuta középárfolyamot a Front Office modul nem használja. Deviza vét A deviza vételi árfolyamot a Front Office modul nem használja. Deviza el. A deviza eladási árfolyamot a Front Office modul nem használja. Kezelési köl. A kezelési költség százalékosan. Belső árfoly. Belső árfolyam. A belső árfolyamot beállítás függően használhatja Front Office modul az egyéb (nem szobaár) előterheléseknél. NYOMTATÁS A Nyomtat ikonra kattintva listát kapunk az ÁFA kódokról. KAPCSOLAT Az itt is megadható árfolyamok alapján készül az Érvényes napi árfolyamok táblázata, listája. 40 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 3.3. HITELKÁRTYA TÍPUSOK SZÓTÁR (HOT130) LEÍRÁS E szótárban tartjuk nyilván azokat a hitelkártya típusokat, amelyeket számlakészítésnél (fizetésnél) el szándékozunk fogadni. KITÖLTÉS Kód Két betűs egyedi azonosító Nem lehet 2 egyforma belőle. Nagybetűvel célszerű felvenni a kártya nevével összecsengően. Rögzítés után már nem módosítható, csak törölhető a sora a táblázatból. Megnevezés Kötelező kitölteni. Bármikor módosítható. Limit Fizetési határ. Ezen összeg fölött csak külön engedélykérés után használható a kártya. Valutanem A limit összeg valutaneme. Szerz. Szám A bankkal kötött kertszerződés száma. Csak tájékoztató adat. 2008. április 8. www.hostware.eu 41

Jutalék Partner winfro v7.8 Szállodai Front Office A bank jutaléka. Csak tájékoztató adat. A bank megnevezése. Kártya ell. A kártyaszám ellenőrzés módja. Az adott kártyatípushoz tartozó hitelesítési módot válasszuk, vagy ha nincs olyan, akkor a nincs et. NYOMTATÁS A Nyomtat ikonra kattintva listát kaphatunk a kártyákról. KAPCSOLAT A Számlaműveletek programrész csak azt itt felsorolt kártyatípusokkal enged fizettetni. 3.4. SZOLGÁLTATÁS CSOPORTOK, SZJ/VTSZ KÓDOK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK (HOT140) A szolgáltatás három szorosan összekapcsolódó alapadat karbantartására szolgál. Ezen alapadatok hierarchikusan épülnek fel a következő módon. Az SZJ/VTSZ kódok a szolgáltatás csoportoktól függetlenül felépülő alapadat, amely a szálloda által nyújtott szolgáltatások szolgáltatás jegyzékbeni számát (SZJ) vagy vámtarifa számát (VTSZ) tartalmazza, ÁFA kód (kulcs) szerinti bontásban. A szolgáltatás csoportok az SZJ/VTSZ számoktól függetlenül felépülő alapadatok, amelyek a szálloda által nyújtott szolgáltatások, bevétel kimutatatás szempontjából fontosnak tartott, csoportosítását tartalmazza. A cég által kiállított számla tételei a szolgáltatások. Miután minden egyes szolgáltatás egy SZJ/VTSZ kódhoz és egy szolgáltatás csoporthoz tartozik, az SZJ/VTSZ kód határozza meg a szolgáltatás SZJ/VTSZ számát és ÁFA kulcsát, a szolgáltatás csoport viszont azt, hogy a bevételek gyűjtése szempontjából a szolgáltatás által generált forgalom mely csoportba kerüljön. 42 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 3.4.1. Szolgáltatás csoportok LEÍRÁS A szolgáltatás csoportok karbantartása a Szolgáltatás csoportok fülön folyik. Először az Idegen nyelven választódobozban jelöljük ki, hogy mely nyelven határozuk meg, illetve módosítjuk a csoportokat. Kód KITÖLTÉS Max. 5 jegyű számazonosító Rögzítés után már nem módosítható, csak törölhető a sora a táblázatból. Megnevezés Kötelező kitölteni. Módosítható. Idegen ny. Idegen nyelvű megnevezés. Módosítható. Csak akkor férünk hozzá, ha idegen nyelvet választottunk ki az Idegen nyelven választódobozban. NYOMTATÁS A Nyomtat ikonra kattintva listát kaphatunk a szolgáltatás csoportokról. KAPCSOLAT A Kimutatások programrész nagyon sok listája összesít szolgáltatás csoportok szerint. Például a Forgalmi kimutatásokban lévő Forgalom összesítő, s a Számlaforgalom összesítő. 2008. április 8. www.hostware.eu 43

winfro v7.8 Szállodai Front Office 3.4.2. SZJ/VTSZ kódok LEÍRÁS Az SZJ/VTSZ kódok karbantartása az SZJ/VTSZ számok fülön történik. Először az Idegen nyelven választódobozban jelöljük ki, hogy mely nyelven határozuk meg, illetve módosítjuk a kódokat. Kód KITÖLTÉS Max. 4 jegyű számazonosító Rögzítés után már nem módosítható, csak törölhető a sora a táblázatból. Magyarnév. Magyar megnevezés, kötelező kitölteni, módosítható. Idegennév Idegen nyelvű megnevezés, módosítható. Csak akkor férünk hozzá, ha idegen nyelvet választottunk ki az Idegen nyelven választódobozban. Nem kötelező kitölteni. Amennyiben a számlán csak SZJ/VTSZ kódonként jelenítjük meg a fogyasztást, akkor szükség lehet az idegen nyelvű megnevezésekre is, idegen nyelvű számla esetén. SZJ/VTSZ Szolgáltatás jegyzékbeli szám, vagy vámtarifa szám. Kötelező kitölteni, módosítható. ÁFA nem ÁFA kód Az általános forgalmi adó neme. Kötelező kiválasztani, az ÁFA szótárban megadott kódok közül. Az ÁFA szótárban meghatározott ÁFA kód, mely az ÁFA nem választásból adódik. NYOMTATÁS A Nyomtat ikonra kattintva listát kaphatunk az SZJ/VTSZ számokról. 44 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 KAPCSOLAT A Kassza programrész Számlaműveletek menüpontjában a számla kiállításakor a tételsorokban szerepel ez a besorolási szám a kinyomtatott számla minden szolgáltatást azonosító sorában. 3.4.3. Szolgáltatások LEÍRÁS A Szolgáltatások fülön a Front Office programban használatos szolgáltatások tarthatók karban. Először az Idegen nyelven választódobozban jelöljük ki, hogy mely nyelven határozzuk meg, illetve módosítjuk a szolgáltatásokat. Az alapadatok feltöltése után, mikor már használatba vettük azokat (számláztunk), a program szigorúbb a módosíthatóságokat illetően. Ilyenkor, ha nem tudunk módosítani, akkor új szolgáltatásként kénytelenek vagyunk újra felvenni a módosítandó szolgáltatást. Kód KITÖLTÉS Számazonosító Rögzítés után már nem módosítható, csak törölhető a sora a táblázatból. Megnevezés Magyar megnevezés, kötelező kitölteni, módosítható. 2008. április 8. www.hostware.eu 45

winfro v7.8 Szállodai Front Office Megjegyzés Megjegyzés Idegennév Idegen nyelvű megnevezés, módosítható. Csak akkor férünk hozzá, ha idegen nyelvet választottunk ki a Nyelv választódobozban. Nem kötelező kitölteni. Számlán szükség lehet az idegen nyelvű megnevezésekre is, idegen nyelvű számla esetén. Menny.egy. Mennyiségi egység, nem kötelező kitölteni. Alapértelmezés : Db, ha üresen maradt. Összeg Valuta Aktív Hosszabb távon egy adott árban lévő szolgáltatás esetén célszerű csak kitölteni. Terheléskor a Számlaműveletekben a program feltölti az egységárat az itt megadott összeggel Az összeghez kapcsoltan érdemes tölteni. Ha nem aktív, nem tudjuk használni Terheléskor a Számlaműveletekben Alrendszer Alapértelmezésként a FRO szerepel itt, s azonosítja a Front Office alrendszert. Tipikusan a vendéglátás által a FRO-ba átterhelésként érkező szolgáltatás esetében kap szerepet, s akkor a VEN-t kell itt kiválasztani. Szolg. csop. A szolgáltatás csoportot rendeljük itt hozzá a szolgáltatásunkhoz Jelleg Fix áras A szolgáltatás jellegét rendeljük itt hozzá a szolgáltatásunkhoz, pl.: szállás, reggeli Fix áras szolgáltatás esetén Terheléskor a Számlaműveletekben a program által feltöltött egységár (az itt szereplő Összegnél megadott összeggel) nem lesz módosítható. SZJ/VTSZ Az SZJ/VTSZ számot rendeljük itt hozzá a szolgáltatásunkhoz ÁFA kód Valuta Felár Felár % Az SZJ/VTSZ szám határozza meg Az összeghez kapcsoltan érdemes tölteni. Felár szolgáltatás Százalékos felár mérték NYOMTATÁS A Nyomtat ikonra kattintva listát kaphatunk a szolgáltatásainkról. KAPCSOLAT A Kassza programrész Számlaműveletek menüpontjában a számla kiállításakor a tételsorokban szerepel a szolgáltatás megnevezése a kinyomtatott számlán. 46 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Az Alrendszer paraméter megfelelő beállításával megoldható, hogy a vendéglátásból vagy a gyógyászatból (Front Office rendszerbe) átterhelt tételeket (szobahitel) a Front Office rendszerben ne lehessen sztornózni, vagy értékükből engedményt adni. Az átterhelések sztornóját vagy engedményét egy negatív előjelű korrekciós tétellel célszerű megoldani, amelynek szolgáltatáskódja különböző az átterhelt tétel szolgáltatáskódjától. Az SAP paraméterek fülön az SAP fökönyvi rendszer felé adhatók meg a szükséges paraméterek. (főkönyvi szám, ÁFA kód, termékszám stb.) A Chipkártya fülön a chipkártya használatával igénybe vehető szolgáltatások kártyához kötődő adatai rögzíthetők. (mely terminál használatakor, milyen időegységre vonatkozik, milyen kártyával stb.) 2008. április 8. www.hostware.eu 47

winfro v7.8 Szállodai Front Office 3.5. PARTNEREK (HOT150) 3.5.1. Partnerek Lehetséges új partnerek felvitele, a meglévő törlése, és módosítása. FELVITEL A partner kód kitöltése kötelező, de tetszés szerinti lehet. A partner név kitöltése kötelező, de tetszés szerinti lehet. A partner rövid név kitöltése kötelező, de tetszés szerinti lehet. A többi adat kitöltése nem kötelező. TÖRLÉS Törölni csak olyan partnert lehet, amely még nem lett felhasználva. MÓDOSÍTÁS Módosítani a partner kódon kívül mindent lehet. KERESÉS Az ablak bal alsó sarkában a nagyítóra kattintva, egy másik ablak jelenik meg. 48 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 3.5.2. Személyek Lehetséges partnereken belül akár több személy felvitele, a meglévő törlése, és módosítása. FELVITEL A név kitöltése kötelező, de tetszés szerinti lehet. A többi mezőt nem kötelező kitölteni. 2008. április 8. www.hostware.eu 49

winfro v7.8 Szállodai Front Office 3.5.3. Jutalékok Lehetséges új jutalékok felvitele, a meglévő törlése, és módosítása. 50 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 3.5.4. További partneradatok 2008. április 8. www.hostware.eu 51

winfro v7.8 Szállodai Front Office 3.5.5. Bankszámlaszámok 52 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 3.5.6. Szobaárak 2008. április 8. www.hostware.eu 53

winfro v7.8 Szállodai Front Office 3.5.7. Főkönyvi számok 54 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 FRONT OFFICE ALAPADATOK 3.6. SZOBATÍPUSOK ÉS SZOBASZÁMOK (FRO110) 3.6.1. Szobatípusok LEÍRÁS Hotel Nyelv A szobatípusok fül a szállodá(k)ban használt szobatípusok nyilvántartását szolgálja. A hotel legördülő lista segítségével kiválasztható egy konkrét szálloda vagy a *-ra kattintva az összes szálloda. A nyelv legördülő ablak segítségével az idegen nyelvű mezők nyelvezete állítható be. KERESÉS A táblázat bármely oszlopa szerint rendezhető. Kattintsunk az oszlop fejlécére és a program a kiválasztott oszlop alapján rendezi a táblázatot. Amennyiben 2008. április 8. www.hostware.eu 55

winfro v7.8 Szállodai Front Office változtatni szertnénk a rendezettség irányán kattintsunk még egyszer a fejlécre úgy hoigy a rendezettséget jelölő nyíl iránya megváltozzon ( -növekvő, -csökkenő). A program a keresés mezőbe beírt szöveggel kezdődő elemre pozícionál. KITÖLTÉS Szobatípus A maximum 4 karakteres szobatípus bármilyen betű-szám kombináció lehet. Megnevezés Szobatípus megnevezése maximum 50 karakter lehet. Idegen nyelvű megnevezés Az idegen nyelvű megnevezést az internetes helyfoglalás használja. Így a szobát foglaló netező a honlapon kiválasztott nyelven ismerheti meg a szobatípusokat. Maximum 50 karakteres lehet. Darabszám A szobatípushoz tartozó szobák száma (program tölti). Súly Aktív A takarítás nehézségi foka egy 10-es skálán (szobalány beosztásnál van szerepe). Az aktív kapcsoló törlésével a szobatípus letiltásra kerül a rezervációban és a kategórialeltárban sem lesz látható. KSH - Nomenklatúra A szobatípusra vonatkozó KSH szobatípus nomenklatúra. A KSH statisztikában használatos. KSH - Felszereltség KSH szerinti szobafelszereltség. A KSH statisztikában használatos. Ágyak leírása Ágyszám, Pótágy szám A rezerváció és az internetes helyfoglalás ellenőrzi a szobafoglaláshoz rendelt létszám elhelyezhetőségét a kiválasztott szobatípusban. A szobatípusban elhelyezhető létszám = Ágyszám + Pótágy szám. Megjegyzés Szobatípus leírása tetszés szerinti terjedelemben. Az internetes helyfoglalás jeleníti meg mint a szobatípus jellemzőjét. Idegen nyelvű megjegyzés A Nyelv legördülő listából kiválasztott nyelven megfogalmazott szobatípus leírást tartalmazza. 56 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 NYOMTATÁS A NYOMTATÁS ikonra kattintva listát kapunk a szobatípusokról. 2008. április 8. www.hostware.eu 57

winfro v7.8 Szállodai Front Office 3.6.2. Szobaszámok LEÍRÁS A szolgáltatás használatával lehetséges a szobáink kategóriába sorolása, új szobák rögzítése, ill. a meglévők törlése. KITÖLTÉS Szoba Egyedi azonosító kód, betűt is tartalmazhat. A Szobatükör szolgáltatásban látjuk majd viszont az itt megadott szoba azonosítókat (szobaszámokat). A program ABC sorrendben fogja őket mutatni. Ez zavaró lehet akkor, ha vannak olyan szobáink, melyeknek mint számoknak a sorrendje más mint az ABC-beli sorrendje. Pl.: 1, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 2, 20 Ilyen esetekben célszerű nullákkal kiegészíteni a számokat. Ekkor a sorrend jól alakul : Típus 01, 02, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 20 stb. Szobatípus, kategória 58 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Megjegyzés Bármit írhatunk ide (TV, minibár, udvari stb.) Emelet Telefon Ágy Pótágy Az emelet kitöltése kötelező, a Housekeeping által használt takarítási listákban lesz hatása. A szobai telefon mellékszáma A szobában lévő ágyak száma A szobában lévő pótágyak száma NYOMTATÁS A NYOMTATÁS ikonra kattintva listát kapunk a szobaszámokról, miután megadtunk egy szobaszám tartományt 2008. április 8. www.hostware.eu 59

winfro v7.8 Szállodai Front Office 3.7. ÁRKÓDOK (FRO125) A Front Office rendszerben az árkódok a szobaár terhelés alapját képezik. Árkód terheléssel nemcsak a szállás ára, hanem szobaárhoz kapcsolódó egyéb szolgáltatások díja és adók is felterhelésre kerül. Tehát az árkód segítségével meghatározhatjuk mindazt, amit a szobaár tartalmaz. 3.7.1. Árkódok A szolgáltatás használatával lehetséges szoba vagy vendég árkódok felvitele, a meglévők törlése, és módosítása. Az árkódok különbözhetnek utazási irodánkét, cégenként, időszakonként. A kialakításnál feltétlenül figyelemmel kell lenni arra, hogy beszédes kódokat használjunk. A kitöltés menete a következő. Először meghatározzuk az árkód fej adatait az Árkódok fülön, majd a tételeit az Árkód összetevői fülön, majd a kiajánlott ár időszakos változásait, ha van ilyen az Árkód árazása fülön. Ügyelni kell arra, hogy a tételek között csak egy szállás jellegű terhelés szerepeljen. Árkód ÁRKÓD PARAMÉTEREK Az árkód azonosítására szolgálómaximum 5 karakteres kód. Megnevezés Az árkod megnevezése. Összeg-Valuta Az árkod kiajánlott ára egyszerű árazás esetén. Nap Az árkod éjszakákban megadott hossza. 60 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 IFA összeg a szobaárba Az idegenforgalmi adó számítását és terhelésének módját határozza meg, ami a rezerváció pillanatában felülbírálható. Beleértendő (Az IFA a megadott szobaárba beleértendő. Tehát szállás árbevételünket csökkenti az IFA értéke.) Hozzáadandó (Az IFA a szobaárhoz hozzáadandó. Tehát a szállás árbevételünk mértéke nem változik, viszont a vendégnek a kiajánlott szobaáron túl meg kell fizetni az IFA-t is.) Nincs (Amennyiben IFA fizetése alól mentesült vendégek részére készítettük az árkódot, akkor válasszuk ezt a beállítást.) Complimentary A Complimentary árkódokhoz kapcsolódó forgalmat a Manager Report külön soron hozza. Internetes Az internetes helyfoglalás csak az internetes árkódokat jeleníti meg. Aktív A nem aktív árkódok nem választhatók ki a rezervációban. Hosszabbító árkód A több éjszakás árkódok egy egyéjszakás árkóddal meghosszabbíthatók. Itt adhatjuk meg az egyéjszakás árkódot (Csak az internetes helyfoglalás használja). Árkód leírás Az árkód leírás elsősorban az interneten foglalóknak add tájékoztatást az árkód tartalmáról. MŰVELETEK Árkód másolás Lehetőség van még egy már meglévő árkód másolására, amit ezután tetszés szerint alakíthatunk. Ennek segítségével a hasonló árkódokat tudunk kialakítani Árkód publikálás az internetes helyfoglalás részére Lehetőség van még egy már meglévő árkód másolására, amit ezután tetszés szerint alakíthatunk. Ennek segítségével a hasonló árkódokat tudunk kialakítani Nyomtatás A Nyomtat ikonra kattintva listát kaphatunk az árkódokról. KAPCSOLAT A Recepció programrész Rezerváció szolgáltatásában a Szobatípus foglalások fülön az árkódok ablakterületen rendelhetünk a szobához árkódot. AVendégadatok fül Vendég árkodok fülén van lehetőség a vendéghez rendelni árkódot. E két lehetőség kölcsönösen kizárja egymást, azaz vagy a vendég(ek)hez rendelünk árkódokat vagy a szobához, vegyesen nem lehet, s nincs is értelme. Törölni csak olyan árkódot lehet, amely még nem lett felhasználva foglaláshoz. Módosítani mindent lehet az árkódon 5 karakteres kódján kívül. 2008. április 8. www.hostware.eu 61

winfro v7.8 Szállodai Front Office 3.7.2. Árkód összetevői A szolgáltatás használatával lehetséges árkódokhoz tételek felvitele, a meglévő tételek törlése, és módosítása. Ügyelni kell arra, hogy a tételek között csak egy szállás jellegű terhelés szerepeljen. Kód ÁRKÓD ÖSSZETEVŐK PARAMÉTREI A szolgáltatáskód kitöltése kötelező. Választani legördülő listából lehet a már meglévő szolgáltatáskódok közül. Szolgáltatás A szolgáltatás megnevezés össze van kapcsolva a kóddal Egységár a tétel bruttó egységára, szállásnál 0! Mennyiség a tétel mennyisége, mely vonatkozhat felnőttre, gyermekre, mindkettőre, illtetve szobára Összeg a tétel bruttó ára, szállásnál 0! Ha az egységár és a mennyiség ki van töltve az összeg automatikusan számolódik a kettő szorzataként. Ugyanígy az összeg és a mennyiség hányadosa lesz az egységár. A szállás tétel ára a számlán úgy adódik, hogy a kiajánlott árból a program levonja a többi tétel árát. Ide ennek ellenére 0-t kell írunk, szállás tétel esetén. Valutanem az árkod valutaneme Típusa a tétel mennyisége vonatkozhat felnőttre, gyermekre, mindkettőre, illtetve szobára 62 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Terhelés módja a terhelés módja, mely történhet, naponta avagy egyszeri alkalommal Az egyszeri terheléseket az érkezés napjára dátumozza a program. Szobaár része ha bekattintjuk, akkor a számlán elbújtatjuk e tételt, s ára a szobaárhoz adódik. Értelemszerűen szállásterhelésnél nem jelölhető be. Szoba átlagárba beleszámít a KSH statisztikában a szoba átlagárba beleszámít majd e tétel, ha bekattintjuk Étkezés másnap a KSH statisztikában a szoba átlagárba beleszámít majd e tétel, ha bekattintjuk 3.7.3. Árkód árazása Miután összeállítottuk az árkód szerkezetét már csak az árazás marad hátra. Az árak alakulását több feltétel is befolyásolhatja. Az árlista szerkesztésénél igyekeztünk figyelembe venni ezeket a feltételeket. ÁRLISTA MEGJELENÍTÉSE Az árlista szerkesztése közben fontos, hogy mindig csak a megfelelő részét lássuk a listának. Ebben nagyon nagy segítségünkre vannak a képernyő felső részén látható mezők, amelyek kitöltésével beállíthatjuk a számunkra megfelelő feltételeket. A feltételek a következők lehetnek: 2008. április 8. www.hostware.eu 63

winfro v7.8 Szállodai Front Office Mettől Meddig Szobatípus Foglalt. Felnőtt Gyerek Partnerkód és név A feltételek beállítását követően kattintsunk a fogaskerekes ikonra és a táblázatunka a feltételeknek megfelelően fogja hozni az árakat. ÁRLISTA SZERKESZTÉSE Az árlista szerkesztése a már megszokott módon történik. Új felvitel gombbal egy új árat vihetünk, módosít gombbal módosíthatunk az áron vagy a feltételeken, a törlés gombbal viszont törölhetjük az árat. Az árat meghatározó mezők a következők: Mettől-meddig A mettől meddig mezőkbe közvetlenül is beírhatjuk az időszakot, vagy duplakattintással a szezonszótárból választhatunk. Kötelező kitölteni. Típus szobatípus A szobatípust ugyancsak kötelező megadni. Foglaltság A töltöttség azt a lefoglalt szobamennyiséget jelenti, amelyet követően érvényes a megadott ár. Sávos értékesítési stratégia a esetén szobatípusra állítható be a szobaár változása az adott szobatípusból lefoglalt szobák függvényében. A töltöttség figyelése az érkezés napján történik. Nem kötelező megadni. Szoba Felnőtt Gyerek A szobaárak alakulását szobához is köthetjük. Nem kötelező megadni. A szobaár természetesen a létszám függvényében változik. Itt a felnőttek számát kell megadni. A gyerekárak megfelelő kezeléshez elengedhetetlen a gyerek létszám meghatározása. Megadás kötelező. Szobaár-valuta A szobaár és valutanemének kitöltése természetesen kötelező. Ország A szobaárak a küldő országtól függően is változhatnak. Nem kötelező kitölteni. Partnerkód és név Utazási irodáknak, cégeknek lehetnek speciálisan kialkudott árai. Itt adhatjuk meg a partnerkódot. Nem kötelező kitölteni. Árkód Az érintett árkódot jeleníti meg. Nem szerkeszthető. 64 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 3.7.4. Árkód árak másolása Az árlista kialakítását lényegesen megkönnyíti a csoportos másolási lehetőség. Használata a következő: Először jelöljük ki a táblázatból a másolandó tételeket. Kattintsunk a másolás gombra. A megjelenő ablakban értelemszerűen állítsuk be a megváltoztatandó mezők értékét. 2008. április 8. www.hostware.eu 65

winfro v7.8 Szállodai Front Office 3.8. VISSZAIGAZOLÁS SABLON SZERKESZTÉSE (FRO150) A szolgáltatás használatával lehetséges új visszaigazolás sablon felvitele, a meglévő törlése, és módosítása. Itt alakíthatjuk ki a különféle nyelvek szerinti visszaigazolás sablonokat, foglalási státusz szerinti bontásban. A szolgáltatás használata különös figyelmet igényel. Csak a rendszergazda illetve a kiemelt ügyintézők kapjanak rá jogosultságot. Indulásnál minimum egy A MINTA nevű sablon áll rendelkezésre. Első lépésként ezt másoljuk le a Másolás gomb használatával. Ekkor a másolatnak egy új nevet adhatunk. Az új sablonon válasszuk ki a visszaigazolás nyelvét, majd jelöljük be a foglalási státuszokat, amelyekhez használni fogjuk. Ha előlegkérő levél sablont szeretnénk meghatározni, akkor kattintsuk be az Előlegkérő levél jelölő négyzetet. Mindezen kezelőszervek az ablak jobb oldalán lévő szürke oszlopban találhatóak. A visszaigazolás több szekcióra tagolódik. A szekciók vízszintes duplavonalakkal válnak el egymástól. Minden szekción más és más elemek helyezhetők el. FEJLÉC SZAKASZ Az első szekción helyezhetők el a szálloda adatai, a megrendelő adatai, valamint a foglalás adatai. Adatbázismező Foglalási (Rendelési) szám Vendég név Pozíciószám Érkezik Utazik A foglalási fejben szereplő érkezés napja. A foglalási fejben szereplő utazás napja. 66 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Faxszám Éjszaka A foglalási fejben szereplő éjszakák száma. Felnőtt A foglalási fejben szereplő felnőttek száma. Gyerek A foglalási fejben szereplő gyerekek száma. Megrendelő cég neve A foglalási fejben szereplő Megrendelő ügyintéző neve A foglalási fejben szereplő Megrendelő város A foglalási fejben szereplő Megrendelő címe A foglalási fejben szereplő Megrendelő irányítószáma A foglalási fejben szereplő Megrendelő telefax A foglalási fejben szereplő Megrendelő telefon A foglalási fejben szereplő Összes szoba darab Foglalási fejben szereplő Előlegfizetési határidő Foglalási fejben szereplő Vendég neve Vendégadatok első vendégének Vendég városa Vendégadatok első vendégének Vendég címe Vendégadatok első vendégének Vendég irányítószáma Vendégadatok első vendégének Ügyintéző neve(alkalmazott neve) A visszaigazolást nyomtató neve. Funkciók Anyja neve Eddigi összes juttatás Éjszakák száma Előlegkérő levél sorszáma Érkezés dátuma HM éjszaka (foglalás) Hotel azonosítója Igazolás száma Juttatás Juttatás ellenértéke Juttatás értéke Partner adószám Születési hely Születési idő Születési név Törzsvendég lakcíme Törzsvendég neve Utazás dátuma Vendég adószám A következő szekció szobatípus tételeket tartalmazhatja a hozzájuk tartozó árakkal. Adatbázismező Éjszakák száma (árkód) Éjszakák száma (szoba) Felnőtt 2008. április 8. www.hostware.eu 67

winfro v7.8 Szállodai Front Office Felnőttek száma (szoba) Gyerek Gyerekek száma (szoba) Összes szoba darab Szoba darab Szoba érkezik Szoba megjegyzés Szoba típus Szoba típus hosszú név Szoba utazik Szobaár Szobaszám Valuta típus Vendég neve Funkciók Árkódok Szoba összege (éjszaka * ár) A következő szekció a fizetési feltételeket tartalmazhatja. Adatbázismező Előlegfizetési határidő Foglalási fejben szereplő Felnőtt Gyerek Opciós határidő Foglalási fejben szereplő Összes szoba darab Foglalási (Rendelési) szám Pozíciószám Funkciók Árkódok összeg Előleg összege Fizetési mód HM árkódok összege Önköltségi ár A következő szekció tartalmazhatja a visszaigazoláskor beírt egyedi megjegyzést illetve az aláírásokat. Adatbázismező Ügyintéző neve(alkalmazott neve) A visszaigazolást nyomtató neve. Funkciók Megjegyzés Maga a sablon szerkesztése a Módosítás gomb segítségével kezdődhet. Ekkor a fehér papíron lévő elemeket módosíthatjuk. Az elemeken a következő műveletek végezhetőek: kijelölés - az egér bal gombjával az elem belsejébe kattintunk vonszolás - az egér bal gombjával a kijelölt elem belsejébe kattanunk, majd húzzuk, majd a gombot elengedjük átméretezés - a kijelölt elem oldalait és sarkait tudjuk vonszolni menü - jobb egérgombbal a kijelölt elemre kattintva egy menü ugrik elő 68 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 A Betűtípus a szokásos Windows funkció. Választhatunk a betűkészletünk szerint betűtípust, betűstílust, betűméretet és a többi szokásos tulajdonságot. A Számformátum a számok tizedes jegyeinek számát illetve a dátumok ábrázolását állíthatjuk be itt. Itt történhet továbbá a forint összegek a valutába konvertálásának kijelölése is. A Többsoros menüpont szövegek és feliratok megjelenítésénél engedélyezi, hogy a hosszabb szövegek, feliratok több sorra bontva jelenhessenek meg. Az Automatikus méretezés menüpont az elem méretét a megjelenítéséhez minimálisan szükségesre állítja be. Az Igazítás balra, Igazítás jobbra, Igazítás középre menüpontok az elem tartalmának megjelenítését vezérli, a keretéhez képest. Nézzünk egy példát a balra igazításra : Majd a jobbra igazításra : Végül a középre igazításra: Előfordul sokszor, hogy túl apró egy elem, s nem tudjuk vonszolni, mert mindig átméretezésbe kezd a program. Ilyenkor átméretezzük nagyobbra, majd a vonszolás után visszaállítjuk az eredeti méretet. Sokszor egy keretbe helyezzük az elemeket, s ilyenkor a keretben lévő elemeket nem tudjuk kijelölni, mert a keret kerül kijelölésre. Ekkor a keretet átmenetileg vonszoljuk el egy semleges területre, majd az elemen végzett módosítás után tegyük vissza az eredeti helyére a keretet. ÚJ OBJEKTUM BEILLESZTÉSE Üres területre kattintva jobb gombbal új objektumot illeszthetünk be. 2008. április 8. www.hostware.eu 69

winfro v7.8 Szállodai Front Office Ezek a következők lehetnek: Listajellemzők Oldalszám Dátum Idő Dátum+Idő Szolgáltatásszám Oldal Felirat Grafika Rendszerparaméterek Felhasználó cég adószáma Felhasználó cég bankszámlaszáma Felhasználó cég címe Felhasználó cég email címe Felhasználó cég neve Felhasználó cég telefax száma Felhasználó cég telefonszáma Felhasználó cég honlapja Képek Mindegyik kategória egy külön fülön foglal helyet, és szekciónként más-más beilleszthető objektumokat tartalmaz. Sablonok Nyelv Státusz KITÖLTÉS A sablon neve A sablon nyelve A foglalások státusza, ahol használjuk Előlegkérő levél Előlegkérő levél esetén jelölendő. 70 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 NYOMTATÁS A Nyomtatás ikonra kattintva mintát kapunk a nyomtatványból, a képernyőre. KAPCSOLAT A Rezerváció szolgáltatásban a visszaigazolás gombra kattintva választhatunk a sablonok közül, ha több is rendelkezésre áll az adott foglalási státuszhoz. 2008. április 8. www.hostware.eu 71

winfro v7.8 Szállodai Front Office 3.9. SZÁMLASABLON SZERKESZTÉS (FRO159) A szolgáltatás segítségével a számla kinézetét meghatározó számlasablonok szerkesztésre szolgál. Az alrendszer telepítésekor rendelkezésre bocsátunk néhány általunk megszerkesztett számlasablont, amelyeket az arra jogosult felhasználók igény szerint testre szabhatnak, vagy másolással új számlasablonokat hozhatnak létre. ÚJ SABLON LÉTREHOZÁSA EGY EMLÉVŐBŐL Indulásnál minimum egy A MINTA nevű sablon áll rendelkezésre. Első lépésként ezt másoljuk le a Másolás gomb használatával. Ekkor a másolatnak egy új nevet adhatunk. Az új sablonon válasszuk ki a számla nyelvét, majd jelöljük be a számla formátumát. Ha a nyomtatás helyét rögzíteni kívánjuk, akkor válasszunk nyomtatót is, de ez általában üresen marad. A fizetési módra ügyeljünk! A Differencia nélkül és a Terhelés sorrendje is szándékainknak megfelelő legyen! Mindezen kezelőszervek az ablak jobb oldalán lévő szürke oszlopban találhatóak. A számla több sávra, több szekcióra tagolódik. A szekciók vízszintes duplavonalakkal válnak el egymástól. Minden sávon más és más elemek helyezhetők el. Duplán kattintva egy üres területre a sávon belül az előugró ablakban beállíthatók a szekció tulajdonságai. Legfontosabb a sáv magassága, melyet az alsó sávhatár (dupla vonal) vonszolásával is beállíthatunk. A magasságállítás lehet fix vagy automatikus. Ha lapdobásra van szükség a szekció előtt vagy után, akkor azt itt bejelölhetjük. 72 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 SZÁMLA FEJLÉC Az első szekción helyezhetők el a szálloda adatai, a megrendelő adatai, valamint a foglalás adatai. (fejléc) ADATMEZŐK Példányszám Számlaszám Telephely azonosító Keltév Sorszám Tömbszám Partner cím Partner irsz. Partner név Partner város Partnerkód Adószám EU adószám Kiállítás kelte Teljesítés kelte Esedékesség Foglalási szám Pozíciószám Vendég neve Vendég/csoport neve Érkezés Utazás Éjszaka Szoba szám Szobaár Szobaár valutakód Főnök irányítószám Főnök nemzetisége Főnök utca, házszám Főnök útlevélszáma Főnök városa Címkék Megjegyzés Ügyintéző kód Ügyintéző neve Számla szöveg Példány felirat 2008. április 8. www.hostware.eu 73

winfro v7.8 Szállodai Front Office Partner adószám Partner bank Partner bankszámlaszám Partner KSH kód Aktuális éjszaka Aktuális érkezik Aktuális szoba Aktuális szobaár Aktuális utazik Árfolyam Dunaferr Számla szöveg Előleg számla számlaszáma Érkezéskori devizaárfolyam (EUR) Fizetési mód Főnök címe Hivatkozási szám Hivatkozási szám normál CARDNET A következő szekció chipkártya-mágneskártya információkat illetve forgalompont felhasználásokat mutathat. SZOBATÍPUSOK A következő szekció a foglaláshoz tartozó szobatípusokat és a hozzájuk tartozó árkódok árait tartalmazhatja. Javasolt itt a betütípust fix szélességűre választani, hogy táblázat jelleget adjunk a felsorolásnak. (pl.: Lucida Consol Font) A táblázat sorközeit itt a Szobatípusonként összesítve szöveg magasságának változtatásával optimalizálhatjuk. Adjunk kellő szélességet is a szövegnek. Nyomtatásban így látjuk majd: ADATMEZŐK Szoba mennyiség Szobatípus Árkód Szobaár Szobaár valutaneme Felnőtt létszám Gyerek létszám Összlétszám Jobb gombbal megkattintva a Szobatípusonként összesítve szöveget az előugró tulajdonságok ablakban választhatjuk ki a betütípust. Ugyanitt az egysoros-többsoros beállítások közül az Egysoros, fix szélességű beállítást válasszuk. 74 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 A következő szekció a szolgáltatások, s azok áraihoz fejléc sor kialakítását támogatja. A következő szekció a szolgáltatások árait tartalmazhatja több sorban felsorolva. A következő szekció a szolgáltatások áraihoz összesítő sor kialakítását támogatja. Egyúttal itt van lehetőség az Engedmények jogcímenkénti összesítését megmutatni. Ez egy kötött formátumú táblázat, kötött betűtípussal. Ha elhelyezzük a sablonunkon, akkor a következő szekció elején hagyjunk ki üres helyet számára. A következő szekció a készpénzes végszámlához fejléc sor kialakítását támogatja. A következő szekció készpénzes végszámlához mutatja az előlegeket és a fizetéseket. A következő szekció készpénzes végszámlához mutathatja az előlegek és fizetések összegzését, azaz a még fizetendő összeget. A következő szekció az átutalásos végszámlához fizetések, követelések fejléc sor kialakítását támogatja. A következő szekció az átutalásos végszámlához előlegeket és követeléseket tartalmazhat. A következő szekció az átutalásos végszámlához előleggel növelt illtve csökkentett követeléseket tartalmazhat. A következő szekció hitelkártyás végszámlához kiegyenlítések fejléc sor kialakítását támogatja. A következő szekció a hitelkártyás végszámlához mutatja az előlegeket és a fizetési tételeket. A következő szekció szekció a hitelkártyás végszámlához előleggel növelt illtve csökkentett fizetéseket tartalmazhat. 2008. április 8. www.hostware.eu 75

winfro v7.8 Szállodai Front Office A következő szekció az ÁFA táblázat fejléce lesz. A következő szekció az ÁFA táblázat kialakítását támogatja. A következő szekció az ÁFA táblázat összesítő sorának kialakítását támogatja. A következő szekció tartalmazhatja a számlakiállításkor beírt egyedi megjegyzést illteve az aláírásokat. Maga a sablon szerkesztés a Visszaigazolás szerkesztésnél leírt módon végezhető el. (előző menüpont) Kitöltés : Sablonok - a sablon neve Nyelv - a sablon nyelve Státusz - a foglalások státusza, ahol használjuk Előlegkérő l. - előlegkérő levél esetén jelölendő Nyomtatás : A ikonra kattintva mintát kapunk a nyomtatványból, a képernyőre. Kapcsolat : A Számlaműveletek ablakban a Számlázás ikonra kattintva a számlakiállítás végén a nyomtatás előtt választhatunk a sablonok közül, ha több is rendelkezésre áll az adott formátumú számla kiállításához. 76 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4. RECEPCIÓ FRO390 Kiválasztás Eredménye k mentése Statisztikai kód Beállítása Paramétere k Beállítása 2008. április 8. www.hostware.eu 77

winfro v7.8 Szállodai Front Office 4.1. REZERVÁCIÓ (FRO309) Az értékesítés és a recepció számára legfontosabb terület bemutatásához érkeztünk. A rezerváció az a hely, ahol mindent le tudunk bonyolítani kezdve az érdeklődő vendég tájékoztatásától, a konkrét foglalás rögzítésén, visszaigazolásán keresztül, egészen a vendégek érkeztetéséig. A felhasználó, a rezerváció ablakban tartózkodva számos foglaltságot és forgalom előrejelzést kimutató táblázatot tud megjeleníteni, amelyek segítenek az érdeklődők tájékoztatásában. A foglalás formájában konkretizálódó korábbi érdeklődést ugyancsak a rezervációban rögzítjük, majd visszaigazolást küldünk a megrendelőnek akár E-mail-ben is. A foglalással kapcsolatosan felmerülő speciális igények rögzítése, módosítások átvezetése is a rezervációban történik. Végül a vendégek érkeztetésével kapcsolatos adminisztrációban nyújt óriási segítséget a rezerváció szolgáltatás. 78 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.1.1. Rezerváció ablak ismertetése 4.1.1.1. Szobafoglalás adatai A szobafoglalással kapcsolatos információ együttest három fő csoportra osztottuk. E csoportosítás meghatározó a program használatakor. A lefoglalt szobákhoz közvetlenül nem kapcsolódó adatokat a Foglalásfejben helyeztük el. A szobához szorosan kötődő, de nem árinformáció jellegű adatok, a foglalásfej alá rendelt Szobafoglalásokban találhatók meg. S végül a Szobaárak, amelyek csupán azért kerültek külön csoportba, hogy a lefoglalt szobákat (amennyiben indokolt) a tartózkodás idejére eltérő módon tudjuk beárazni. Foglalásfej Szobafoglalások Szobaárak A továbbiakban az említett három csoport FOGLALÁSFEJ Foglalás típusa Egyéni típusú foglalás azon esetekben ajánlott, amikor a vendég fizeti a szobaárat. Ugyanis az éjszakai zárás a szobaárat a szobára terheli. Csoportfoglalás esetén az éjszakai zárás a szobaárat a foglalás főszámlájára terheli. Utazási irodák által szervezett csoportok vagy céges rendezvények 2008. április 8. www.hostware.eu 79

Státusz Név Hotel winfro v7.8 Szállodai Front Office esetén célszerű alkalmazni ezt a foglalástípust. Ugyanis ezen esetekben az utazási iroda vagy a cég álja a szállásköltséget. A foglalási státusz új egyéni foglalás esetén a következő lehet: Várólistás foglalás. Azokat a foglalásokat rögzítjük így, amelyeket a szálloda csak feltételesen tud elfogadni. Ez lehet azért, mert a foglaláshoz opció (feltétel) tartozik, s a megrendelő még nem teljesítette azt, de lehet azért is, mert a szálloda már túltöltött, s nem tudja biztosra venni a foglalást. Garantált foglalás. Azokat a foglalásokat rögzítjük így, amelyeket a szálloda már elfogadott, azaz visszaigazolt. A foglalási státusz új csoportos foglalás esetén a következő lehet: Prospect foglalás. Azokat a csoportfoglalásokat rögzítjük így, amelyek tervezés alatt vannak, a partnerekkel csak árajánlat szinten van meg a kapcsolat. Tentative foglalás. Azokat a foglalásokat rögzítjük így, amelyeket a szálloda csak feltételesen tud elfogadni. Ez lehet azért, mert a foglaláshoz opció (feltétel) tartozik, s a megrendelő még nem teljesítette azt, de lehet azért is, mert a szálloda már túltöltött, s nem tudjuk biztosra bevállalni a foglalást. Definitive foglalás. Azokat a csoportfoglalásokat rögzítjük így, amelyeket a szálloda már elfogadott, azaz visszaigazolt. Amennyiben a megrendelő lemondja a foglalást, státuszát Töröltre kell állítanunk: Törölt státusz alkalmazásáról a foglalás törlése részben írunk bővebben. A vendég(ek) megérkezésekor a foglalás státuszát Lakóra kell változtatni: Lakó státusz alkalmazásáról a foglalás érkeztetése (Check-In) részben írunk bővebben. Azon foglalások státuszát, amelyek fogyasztását kiszámlázzuk (0 számlaegyenleg) az utazás napján, a számlázást követően Elutazottra kell állítanunk: Elutazott státusz alkalmazásáról a Számlaműveltekben a foglalás elutaztatása (Check-Out) részben írunk bővebben. Azon foglalások státuszát, amelyek fogyasztását nem tudjuk kiszámlázni (0 számlaegyenleg) az utazás napján, a vendégek távozását követően Hátralékosra kell állítanunk: Hátralékos státusz alkalmazásáról a Számlaműveltekben a foglalás elutaztatása (Check-Out) részben írunk bővebben. A foglaló személy vagy cég neve, amely egyben az alapértelmezett szoba és vendég név lesz. Tehát a Kovács nevű foglalásunk szobái Kovács névvel kerülnek lefoglalásra, s mindegyikben Kovács-ok laknak. Természetesen mind a szoba neveket, mind a vendég neveket át lehet írni, a későbbiek folyamán. Ha duplán kattintunk a Név mezőre, akkor a törzsvendégek listája megjelenik egy új ablakban és választhatunk közülük. Többszállodás üzemmód esetén itt választhatjuk ki a szállodát. Foglalási szám Folyamatosan növekvő sorszám, amely a foglalás egyedi azonosítására szolgál. Statisztikai kód A foglalások piaci szegmens besorolására használatos. A statisztikai kód szótárat a felhasználók tetszés szerint tölthetik fel. A statisztikai kódszótárban lehetőségünk van beállítani, hogy a statisztikai kód mely típusú foglalások esetén legyen kiválasztható. Így egyes statisztikai kódok Jellemző tartalma a következő: Kód Statisztikai kód Alkalmazás terület Leírás 80 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 RR Rack Rate Mindkettő DU Day Use Mindkettő GYCS Gyógy kúra csoport Csoport GYEG Gyógy kúra egyéni Egyéni INCS Incentive csoport Csoport INEG Incentive egyéni Egyéni KONF Konferncia Csoport MEET Meeting Csoport ÜDCS Üdülő csoport Csoport ÜDEG Üdülő egyéni Egyéni LT Long Term Egyéni AC Air Crew Egyéni ST Study Tour Mindkettő COMP Complimentary Egyéni Statisztikai kód szerint (is) lekérhető például a Kimutatásokban a Source of Business lista. Értékesítési csatorna Az értékesítési csatornát választhatjuk itt ki az alapadatainkból. Értékesítési csatorna szerint (is) lekérhető például a Kimutatásokban a Source of Business lista. Kód Értékesítési csatorna Leírás AC Air Crew BUTI Belföldi utazási iroda CÉG Cég EÜP EÜ pénztár DIR Közvetlen KUTI Külföldi utazási iroda REN Rendezvényszervező TOP Tour Operator WIN Walk In Garancia típusa A garancia típusa a foglalás garanciáját írja le. A szállodai ügyvitelünkben használni kívánt összes garancia típus feltölthető. Kód Garancia típusa Leírás 17CL Nem garantált (17CLX) HK Hitelkártya garancia CÉG Cég garancia UTI Utazási iroda garancia ELŐF Előleg fizetve ÁTUT Átutalás Országkód A nemzetiségi és a küldő országonkénti statisztikák elkészítését teszi lehetővé az országkód. Tartózkodási adatok A foglalás legkorábbi érkezését és a legkésőbbi utazását mutatja és két dátum közötti éjszakák számát. A mezők nem szerkeszthetőek. Értékük a szobafoglalások alapján változnak. Összesítő A foglalás által lefoglalt szobák számát és a nyilvántartásba vett felnőttek és gyerek létszámát jeleníti meg. Megrendelő A megrendelő céget választhatjuk itt ki az alapadatainkból, de beírhatunk ott nem szereplő partnert is ide. Akkor van ennek jelentősége már itt az új foglalás adatainak felvételekor, ha árképzésünk függ a partneradatoktól. VIP kód A foglaló vendég fontosságát választhatjuk itt ki, az alapadatainknak megfelelően. A szokásos feltöltés: Normál 2008. április 8. www.hostware.eu 81

winfro v7.8 Szállodai Front Office VIP Extra VIP Engedmény A front office rendszerben használatos három engedménytípus közül bármelyik hozzákapcsolható a foglaláshoz. Az engedmény kiválasztásával nem csak a visszaigazoláson jelenik meg az engedménnyel csökkentett szobaár, hanem az előrejelzésekben is már az engedménnyel csökkentett forgalom látható és az éjszakai zárás valamint a szobaár előterhelés is automatikusan megadják a kiválasztott engedményt. Fizetési mód A fizetési módot rögzíthetjük, ha ez szükséges, de üresen is hagyhatjuk e mezőt. Az itt megadott Fizetési mód nem kötelez semmire, a Kassza programrészben, a számlázáskor eltérhetünk az itt megadottól. Kitöltésénél az alapadatoknak megfelelőem választhatunk. Például: Készpénz Hitelkártya Folyószámla Pozíciószám A partnerünk egy pozíciószámot adhat a foglalásához. Ide írjuk be azt, s később ez hasznos lehet, ha a partner erre hivatkozva keres egy foglalást. Egyenleg A foglalás összesen egyenlegét (összes nyitott terhelési tételének összegét) mutatja. Megrendelő adatai A megrendelő adatai adatcsoport lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy a partnertörzs segítségével vagy attól függetlenül rögzítse a foglalás megrendelőjével kapcsolatos fontosabb adatokat. Amennyiben a megrendelő utazási iroda, cég, vagy bármilyen más rendszeres megrendelő, célszerű az adatit először felvenni a partnertörzsbe a Kód adatmező után található csillag gomb segítségével, majd később foglalások alkalmával dupla kattintással a partnerkeresőből kiválasztani. Fontos megjegyezni, hogy az utazási iroda listák az itt megadott partnerkód alapján működnek. Megrendelő adatai - Kód Partner kód, amelyre egérrel duplán kattintva, az előugró ablakban, a partnertörzsben rögzített partnerek közül választhatunk. A mezőből kilépve a kódhoz tartozó egyéb adatokat a program automatikusan kitölti. Amennyiben nem a partner törzsből választunk, úgy lehetőségünk van a manuális bevitelre is. Így csak ehhez a foglaláshoz szükséges partner adatokat rögzítjük. 82 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Amennyiben a partnertörzsből választunk megrendelőt, a név, cím, és elérhetőségi adatok szerkesztése letiltásra kerül. Megrendelő adatai - Név A megrendelő neve. Megrendelő adatai - Cím A megrendelő postai levelezési címe. Megrendelő adatai - Irányítószám A megrendelő irányítószáma, országkód nélkül. Megrendelő adatai - Város A megrendelő városa. Megrendelő adatai - Ország Ország kód és név választódobozok. Bármelyikből választhatunk. A megrendelő országát válasszuk, a levelezési címe alapján. Megrendelő adatai - Ügyintéző A megrendelő ügyintézőjének a neve. Aki a szobát rendelte. Megrendelő adatai - Telefon, fax A megrendelő elérhetőségei. Megrendelő adatai - E-mail A megrendelő elektronikus levelezési címe. Megrendelő adatai - Adószám A megrendelő adószáma. Árfolyam típusa A Deviza illetve Valuta rádiógombok segítségével választható ki az árfolyam típusa. Ez értelemszerűen deviza vagy valuta lehet. Ennek megfelelően fogja az Éjszakai zárás a külföldi fizetőeszközben meghatározott szobaárakat átszámolni. Az átszámításhoz mindig a vételi árfolyamot használja. Egyéb adatok Egyéb adatok - Megjegyzés A recepciós és kasszás kollégák részére írhatunk ide fontos információkat. Ez a szöveg a Számlaműveletek ablakban villogó piros színnel jelentkezik majd, hogy felhívja magára a figyelmet. Egyéb adatok - Bekészítés Itt határozható meg a foglaláshoz tartozó valamennyi szobára vonatkozó bekészítés. A Bekészítés csak első nap jelölődobozt is állítsuk be szándékaink szerint! Ha nem minden szobára vonatkozik valami, akkor azt a Szobabeosztás fülre kell felvezetnünk. Egyéb adatok - Online foglalás Itt jelölhetjük meg az interneten érkezett foglalást. Ha központi helyfoglalás programmal is rendelkezünk, akkor az automatikusan felveszi a Front Office renszerbe a foglalását, s itt megjelöli azt. Opciós határidő Fizetési vagy lemondási-megerősítési határidő. A foglalás érvényességét korlátozza. Ez az adat listában kérhető le. Ügyvitel szerint az üzleti hét elején kérjük le az elkövetkezendő hétre a listát. Így tudjuk folyamatosan ellenőrizni a megrendeléseket. Az opciós határidő lejárta után töröljük a foglalást, ha az opció nem teljesült, illetve töröljük az opciós határidőt, ha teljesült. 2008. április 8. www.hostware.eu 83

Előleg winfro v7.8 Szállodai Front Office Előleg - Fizetendő összeg A fizetendő előleg összege és valutakódja és valutaneme. Előleg - Esedékessége Fizetési határidő. SZOBAFOGLALÁSOK A szobafoglalások táblázatba szobatípusra és szobára is tudunk foglalni. Nagyobb szállodák általában szobatípusra foglalnak, kisebbeknél viszont a szobára való foglalás a jellemző. Típus - szobatípus A lefoglalni kívánt szobatípust a legördülő ablakból választhatjuk ki. A szobatípus kiválasztásában a Kategórialeltár szolgáltatást is segítségül hívhatjuk, ahol szobatípusonkénti bontásban látható a szabad szobakapacitás. A Kategórialeltárból nemcsak a szobatípust választhatjuk ki, hanem a lefoglalandó időszakot is kijelölhetjük. Szoba Érkezés Éj Utazás A kiválasztott szobatípushoz tartozó szobák közül választhatunk a lenyíló listából. A szoba kiválasztását követően a Db mező szerkesztése letiltásra kerül és 1 értéket kap. A szoba kiválasztását a Szobatükörből is megtehetjük az érkezés és az utazás dátumával együtt. A szoba első vendégének érkezési napja. Duplakattintásra megjelenik a naptár, amelyből könnyedén kiválaszthatjuk a kívánt napot. Amennyiben a Kategórialeltárt vagy a Szobatükröt használtuk a szobatípus vagy a szoba kiválasztására, akkor az ott megjelölt időszak alapján automatikusan kitöltésre kerül ez a mező. Az Érkezés és az Utazás dátuma közötti éjszaka szám. Módosításakor az Utazás dátuma kerül kiigazításra. A szoba utolsó vendégének utazási napja. Duplakattintásra megjelenik a naptár, amelyből könnyedén kiválaszthatjuk a kívánt napot. Amennyiben a Kategórialeltárt vagy a Szobatükröt használtuk a szobatípus vagy a szoba kiválasztására, akkor az ott megjelölt időszak alapján automatikusan kitöltésre kerül ez a mező. Db. - darab Az adott szobatípusból lefoglalandó szobák száma. Csak szobatípusra történő foglalás esetén használható. 84 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Szobaigénylő neve Alapértelmezett értéke a foglalásfej Név adatának értéke. Kategóriára osztást vagy szobabeosztást követően ajánlott a szobában lakó egyik vendég nevét beírni. Felnőtt/Gyerek A megadott típusú szobába érkező felnőttek és gyerekek létszáma. Itt csak az egy szobára vonatkozó felnőtt és gyerek létszámot kell megadni. A felnőtt és gyermeklétszám meghatározásának több szempontból is jelentősége van: Kategóriára osztáskor vagy szobabeosztáskor a program a felnőtt és gyereklétszámmal megegyező tételszámot fog legenerálni a vendégadatok nyilvántartásba. A program figyelmeztet, ha létszámban túllépnénk a szoba befogadóképességét. A szobaár meghatározásnál a program figyeli a létszámot. A felnőtt/gyerek létszám csökkentése, ezen a ponton, csak a kategóriára osztásig lehetséges (1 szoba esetén AUTO kategóriára osztás van). A kategóriára osztás után a vendégadatokból való törléssel lehetséges a felnőtt/gyerek létszám csökkentése. Bébi Pay TV A csecsemők számát mutató, tájékoztató jellegű mező. Nem számít bele a vendégstatisztikába. A szobában lévő intelligens TV (ha van ilyen) programcsomagját választhatjuk ki. A csomag tartalmazhat internet elérést, illetve játékprogramokat is. Számítógépünk a helyi számítógép hálózaton keresztül felveszi a kapcsolatot a HostWare Pay TV interface programmal, amely a TV rendszert üzemeltető számítógépen (TV-PC) keresztül megvalósítja a kívánt programcsomag váltást. A TV-PC általában soros vonallal (COM) kapcsolódik a HostWare Interface-re. S - státusz A szoba státuszát jelzi, amely legtöbb esetben megegyezik a foglalás státuszával. Eltérő szobaérkezések esetén lehetőségünk van csak az érkező szobá(ka)t Lakó státuszúvá tenni (Check-In). Így előfordulhat, hogy míg az egyik szoba már Lakó a másik még csak Garantált. Az ilyen állapot szemléltetésére van a státusz oszlop. 2008. április 8. www.hostware.eu 85

winfro v7.8 Szállodai Front Office 4.1.1.2. Szobaárak Miután lefoglaltuk a szobát, árat is szeretnénk hozzárendelni. Mettől-meddig A szobaár érvényességének időszakát a program automatikusan tölti ki az érkezési és utazási dátumok alapján. Amennyiben változó szobaárat alkalmazunk (pld. szezonváltás), akkor az egyes szobaárak érvényességének megfelelően töltsük ki a mettől meddig mezőket. Árkód Az árkód a szobaár tartalmát és értékét határozza meg. Két módja van az árkód kiválasztásának: Egyszerű beárazás esetén Azokban a szállodákban ahol, nagyon egyszerű az árlista, elegendő a legördülő listából kiválasztani a megfelelő árkódot. Összetett beárazás esetén Amennyiben a szálloda árlista már egy kicsit összetettebb és ezt az árlistát rögzítettük az árkódokhoz kapcsolódóan, akkor kattintsunk a Szobaár gombra. A megjelenő ablakban megtekinthetjük a foglalás időszakába érvényes és az adott szobatípushoz és létszámhoz kapcsolódó szobaárakat. Ha nem választunk árkódot, s csak az árat adjuk meg, akkor a program az Alapadatokban alapértelmezettként kijelölt árkódot fogja használni. Az árkódot időszakhoz köthetjük. Ez az időszak alapértelmezettként a szoba vagy szobatípus foglalás teljes időszakaként kerül kitöltésre, de módosíthatjuk azt. Erre akkor van szükség, ha a vendég nem egy árban kapja a szobát a teljes időszakra, hanem például a hétvégi napokra drágábban. Ekkor több árkód sort is hozzárendelünk majd az adott szobához-szobatípushoz, időszakokra tördelve a tartózkodás idejét. A program segít az árkód dátumok felkínálásával. Az első árkódnál a teljes szobafoglalás időszakát hozza be, a másodiknál pedig, vagy a hátralévő időszakot vagy a megelőző időszakot, azt amelyik még hiányzik. A Mettől és Meddig mezők kitöltéséhez dupla kattintással előcsalhatjuk a Naptár ablakot, mely segít a dátum beállításánál. Lehetőség van arra is, hogy ne a szobához rendeljünk árkódot, hanem minden egyes vendéghez. (vendég árkódok) Ekkor ide nem rögzítünk árat, hanem majd a Vendégadatok fülön tesszük meg azt. Ha egy vendéghez rögzítettünk már árkódot, akkor a szobához már adhatunk árat. (Ha a szobához rögzítettünk, akkor meg a vendéghez nem tudunk,) Szobaár Tetszőleges, nullától eltérő szobaárat adhatunk meg. Ha nulla értékű árat kívánunk használni, akkor az Alapadatokban hozzunk létre nulla értékű árkódot, s itt válasszuk ki azt. A szobához rendelt árkód megadásakor a Szobaárak gombra kattintva megmutatja a program az adott időszakhoz és egyéb feltételekhez tartozó szezon árat vagy árakat, s ezt érvényesíthetjük, vagy ezek közül választhatunk. 86 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Valuta IFA mód Ebben a táblázatban azon Standard szobaárak szerepelnek, melyekre nézve az időszakba esik a vendég érkezése, egyezik a szoba típusa, és egyezik a létszám. A Standard szobaárak az Alapadatok modul Front Office szótárak menüben tölthetők fel. A valutanem meghatározása. Az idegenforgalmi adó (IFA) terhelésének módja. Alapértelmezettként a rendszerparaméterekben meghatározott IFA módot állítja be. Az IFA terhelési módokat egy önálló fejezet taglalja a leírásban. Központi foglalás Kijelölve az adott szobatípus a központi értékesítésre felajánlott szobák terhére lesz lefoglalva. Ez esetben a foglalás adatainak rögzítése után a "Központi foglalás" gombot meg kell nyomni. Ennek hatására jutnak el a foglalás adatai a központba. Ha a foglalás sikeres a "Jóváhagyva" mező illetve a foglalási fej "Központi foglalás" mezője automatikusan kijelölődik. 2008. április 8. www.hostware.eu 87

winfro v7.8 Szállodai Front Office 4.1.1.3. Vendégadatok A rendszernek ebben a részében van lehetősége a vendégadatok (cardex) rögzítésére. Ezeket az adatokat szállodai ügyviteltől függően kell tölteni. Minden vendég adatainak rögzítésére van lehetőség. A program automatikusan rögzít a foglalás létszámának megfelelő vendéget abban az esetben, ha már legalább egy szoba beosztott. E vendégek neveit és adatainak egy részét láthatjuk is egy táblázatban. A táblázatot a szokásos módon tudjuk rendezni is. Ami piros a fejlécben, az a sorrendet meghatározó elem. Ami kék, azt választhatjuk, ami fekete az nem játszhat szerepet a rendezésben. A Keresés mezőbe beírva a vendég szobaszámát, miközben a Szoba oszlop a piros, a program első táblázatelemként az adott szobába tartozó első vendéget mutatja. Ezt követi a táblázatban az adott szoba többi vendége, majd az ennél nagyobb szobaszámú vendégek következnek. A Megjelenítés felirat utáni rádiógombokkal kikerestethetjük az Érkező vagy Utazó vendégeket, vagy visszaállhatunk Mindenki megmutatására. Kiadott kulcskártyák száma A vendégek táblázata alatt található Kiadott kulcskártyák száma címke után a táblázatban megjelölt vendég részére kiadott kulcskártyák száma jelenik meg. VENDÉGADATOKKAL KAPCSOLATOS MŰVELETEK Törzsvendég keresés A gombra kattintva a táblázatban megjelölt vendég összekapcsolódik a törzsvendég nyilvántartással és adatmezői feltöltésre kerülnek a nyilvántartásból. Törzsvendég felvétel A gombra kattintva a táblázatban megjelölt vendég bekerül a törzsvendég nyilvántartásba. Törzsvendég kapcsolat megszüntetése A gombra kattintva a táblázatban megjelölt vendég kapcsolata a törzsvendég nyilvántartással megszűnik. Azonos cím A gomb megnyomására a táblázatban megjelölt vendég címét veszi fel az összes szobatársa. 88 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 FŐ VENDÉGADATOK Vendég neve A vendég neve a foglalási fejben megadott név, illetve a szobatípus foglalás vagy a szobabeosztás fülön megadott név lesz. Az érkező vendég nevének megfelelően kell tölteni. Szoba Érkezik Utazik Az adott foglaláshoz tartozó szobák közül választhatunk. Itt adható meg a vendég érkezésének időpontja abban az esetben, ha az eltér a szobatípus foglalás fülön megadott érkezési dátumtól. A legkorábban érkező vendég érkezési dátuma lesz a szobatípus foglalás érkezési dátuma. Itt adható meg a vendég utazásának időpontja abban az esetben, ha az eltér a szobatípus foglalás fülön megadott utazási dátumtól. A legkésőbb utazó vendég utazási dátuma lesz a szobatípus foglalás utazási dátuma. Állampolgárság Ebbe a mezőbe alapértelmezetten a foglalási fejben meghatározott nemzetiség kerül. Született Útlevél Ebbe a mezőbe a vendég születési dátumát kell rögzíteni. A vendég korából a rendszer automatikusan állítja az IFA terhelési módját (Fizet IFA-t gomb). A Szervíz programrész Rendszerbeállítások menüjéből első pontként elérhető Rendszerparaméterek szolgáltatásában beállítható a gyermek korhatár felső értéke. Ha ezt eléri a gyermek kora, akkor a felnőttnek tekinti már a program, s eszerint állítja be a Felnőtt-Gyerek kijelölést is. A vendéget azonosító okmány száma. Ez lehet útlevél, személyi igazolvány vagy más. Rendszám A mezőbe a rendszám töltése opcionális. Viszont hasznos információ lehet a vendég adatok nyilvántartásában. (pl. megszólal egy autó riasztója) F/Gy - Kora A születési dátumból számolja a program. IFA Fizet IFA-t A vendég 18 és 70 között fizet idegenforgalmi adót, ha nem munkavégzésre érkezett, és persze, ha a helyi önkormányzat ilyen adót kivetett a vendégeinkre. A program az életkorának és az árkódjának megfelelően beállítja ezt a jelölő négyzetet, ám ezt felülbírálhatjuk. Az önkormányzat felé igazolásként, írassunk alá a vendéggel egy nyilatkozatot, hogy munkavégzés céljából tartózkodik a szállodában, ha nem fizettetünk vele IFA-t. Az IFA számítás módjáról egy külön fejezet szól. Felnőtt, gyerek A statisztikai listákban és az árkódtól függően az éjszakai zárás terheléseiben lesz ennek a mezőnek szerepe. Lakcím - Ir. Szám A vendég lakcímének irányítószáma, országkód nélkül. Lakcím - Város A vendég lakcímének városa. Lakcím Utca, hsz. A vendég lakcíme. Mindig töltendő. Statisztikai kód Alapértelmezett értéke a foglalás statisztikai kódja. Amennyiben a vendég statisztikai kódja eltér a foglalás statisztikai kódjától módunkban áll megmódosítani. A Statisztikai kód szótár az Alapadatok modulban található. 2008. április 8. www.hostware.eu 89

VIP kód winfro v7.8 Szállodai Front Office Alapértelmezett értéke a foglalás vendégfontosság kódja. Amennyiben a vendég vendégfontosság kódja eltérő a foglalás vendégfontosság kódjától módunkban áll megmódosítani. Hitelkártya adatok Típus, szám, lejárat. A fontos vendég hitelkártyáját megjegyeztethetjük a programmal. Határátlépés helye, ideje, a vízum azonosítója A Vendégkönyv (FRO510) lista Cardex formátumában megjelenő információ. Vendég E-mail címe A Vendégkönyv (FRO510) lista Cardex formátumában megjelenő információ. KIEGÉSZÍTŐ VENDÉGADATOK A kiegészítő vendégadatok fül másodlagos fontosságú adatok nyilvántartására szolgál. Foglalkozás A vendég foglalkozása, beosztása. A Vendégkönyv (FRO510) lista Cardex formátumában megjelenő információ. Anyja neve A Vendégkönyv (FRO510) lista Cardex formátumában megjelenő információ. Születési név A Vendégkönyv (FRO510) lista Cardex formátumában megjelenő információ. Születési hely A. Adószám TAJ szám A vendég adószáma, amely megjeleníthető a számlán. A vendég Társadalombiztosítási Azonosító Jele. A Belügyminisztérium Üdülőiben használt. Ez egyértelműen azonosít minden magyar állampolgárt, a csecsemőket is beleértve. 90 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.1.1.4. Vendég árkódok E fülön a vendéghez rendelhetünk árkódot. Ez csak akkor lesz lehetséges, ha a szobájához nem rendeltünk még szobaárkódot, a Szobatípus foglalások fülön. A jobb oldali táblázatban láthatók a vendéghez már hozzárendelt árkódok, időszakonként. Ha még nincs ott semmi, akkor az Új ikongombbal vehetjük fel az elsőt. Természetesen előtte kattintsunk a jobb oldali üres táblázatba, hogy oda vonzzuk a gép figyelmét, ott legyen a fókusz. A már felvett vendégárkód a Módosítás ikongomb használatával módosítható, s a Törlés ikongombbal törölhető. Az első vendég árkódjának felvitele után, arra rámutatva a jobboldali táblázatban, az Árkod másolás gombbal átörökíthetjük azt, a foglalás összes szobájának összes lakójára. VENDÉG ÁRKÓDOKKAL KAPCSOLATOS MŰVELETEK Árkód másolás A gomb megnyomásával a táblázatban megjelölt árkódot veszi fel az összes árkóddal még nem rendelkező vendég. A másolás folyamat befolyásolható a táblázat feletti Ármásolás csak a kiválasztott szobatípusú foglalásokra kapcsolóval. A kapcsoló bekapcsolásával csak a megjelölt árkód szobatípusával egyező, árkóddal még nem rendelkező, vendégek kapják meg az árkódot. Árkódok törlése A gomb megnyomásával a program törli az összes árkód bejegyzést. VENDÉG ÁRKÓDOK ADATAI F A. Szobaszám A program csak megismétli itt. Vendég neve A vendég neve látható itt. Ha átírjuk, akkor a szoba neveként értelmezi a program, s a Szobabeosztás fülön láthatjuk majd. Érkezik Utazik A. A. Statisztikai kód A program csak megismétli itt. 2008. április 8. www.hostware.eu 91

winfro v7.8 Szállodai Front Office Mettől, meddig Az árkód érvényessége. Árkód Vendégár IFA A Rezerváció ablakában a szobához rendelt árkód módosításakor vagy felvitelekor a Szobaárak gombra kattintva megmutatja a program az adott időszakhoz és egyéb feltételekhez tartozó szezon árat vagy árakat, s ezt érvényesíthetjük, vagy ezek közül választhatunk. 92 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.1.1.5. A rezerváció ablak tálcájának áttekintése A gombok közül néhány sok helyen előfordul a programban, mert alapvető funkciót valósít meg. Néhány menüből is elérthető szolgáltatást takar, néhány pedig csak innen indítható szolgáltatást. Az alapvető funkciók leírása az első fejezetben található. A menüből is elérhető szolgáltatásoknál, itt most csak utalni fogunk rá, hogy azok részletes leírása hol található. ALAPHELYZET Módosítás Adatainkat alaphelyzetben nézegetjük, ám a módosításukhoz a Zöld ceruzát kell használnunk. Új felvitel Alaphelyzetből új adat rögzítésébe kezdhetünk a Csillag gombbal. Törlés Alaphelyzetben adatainkat törölhetjük a Radírral. ADATBEVITELI HELYZET (MÓDOSÍTÁS VAGY ÚJ FELVITEL) Balról jobbra haladva az ikongombok, ikonok a következő funkciókat, szolgáltatásokat jelentik: Néz Visszatérni néz üzemmódba a Szemecskével lehet. Rögzít Elvet Új adat bevitelét, vagy régi adat módosítását a Floppy gombbal zárhatjuk le. Ilyenkor a változásokat a program mágneslemezre írja. Persze nem floppy lemezre kell gondolnunk ténylegesen. Az adatok a számítógép merevlemez egységén kerülnek letárolásra. Módosítás alatt a változásokat elvethetjük a Visszanyíllal. Ilyenkor a módosítás kezdetkori állapotba kerülünk. Ha nem akarjuk folytatni az adatok szerkesztését, akkor a Szemecske gombot használjuk inkább a Visszanyíl helyett. Az adatok avval is elvetésre kerülnek, de utána vissza is tér a program a nézegetéshez. Vendégkeresés Vendéget, szobát, foglalás sőt számlát is kereshetünk. Visszaigazolás Visszaigazolást nyomtathatunk a foglalásról. Lehetőség van az e-mail-ben történő visszaigazolásra is. 2008. április 8. www.hostware.eu 93

winfro v7.8 Szállodai Front Office Érkeztetés Megérkeztethetjük, azaz lakóvá tehetjük a foglalást vagy a szobát vagy a vendéget. Foglalás másolás Lemásolhatunk egy létező foglalást, ha egy hasonlót akarunk készíteni. Nevet és időpontot adhatunk meg a másolathoz. A többi adatát lemásolja a program. Szobatükör Egy táblázat, melyben tükröződnek a szobaszámmal már ellátott foglalásaink. Menüpontból is elérhető. Részletes leírását ott találjuk. Kategória leltár Egy táblázat, melyben tükröződnek a szobatípus foglalásaink. A szobaszámot még nem kapott foglalások is megmutatkoznak itt. Menüpontból is elérhető. Részletes leírását ott találjuk. Elhelyezkedési monitor Egy táblázat, melyből egy pillantással láthatjuk a szabad szobákat, az érkező szobákat, a foglalt szobákat, a tartozó szobákat, a piszkos szobákat, a tiszta szobákat, s a használaton kívüli szobákat. Foglalás előrejelzés Egy táblázat, mely összefoglalja napokra bontva ez érkezőket, utazókat és a bentlakókat. Teszi ezt szobánként vagy vendégenként, s lebontja egyéni illetve csoportos foglalásokra. Menüpontból is elérhető. Részletes leírását ott találjuk. Szobatabló Egy táblázat, mely foglalási státuszonként mutatja a szobafoglalásokat, napokra bontva, egyéni és csoport szétválasztással. Mutatja az összes kiadott szobát és töltöttséget számol a használaton kívüli szobák figyelembe vételével. A kontingensek alakulását is itt követhetjük. Menüpontból is elérhető. Részletes leírását ott találjuk. Kontingens tabló Egy táblázat, mely partnerenként mutatja a kontingensek alakulását, napokra lebontva. Összes kontingenst mutat, vagy foglalt kontingenst, vagy visszavont kontingenst. Bezárás Bezárja az ablakot. Mindig ezt használjuk kilépésre, ne a jobb felső ablaksarokban lévő X-et! 94 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.1.2. Értékesítői funkciók 4.1.2.1. Új foglalás rögzítése A rendszerbeállításoktól függően a rezerváció ablak automatikusan Új foglalásfelvitel üzemmódban (ilyenkor fehér színűek az adatbeviteli mezők), vagy Néz üzemmódban nyílik meg. Amennyiben az ablak Néz üzemmódban (szürkék az adatbeviteli mezők) nyílik meg, kattintsunk az Új felvitel gombra. Az adatbeviteli mezők között Tabulátor billentyűvel vagy egérrel lehet navigálni. A mezők kitöltését követően a Rögzít gombra kattintva tárolhatjuk a foglalás adatait. Többszobás foglalás esetén a további szobafoglalásokat úgy vihetjük fel, hogy először a baloldali szobafoglalások táblázatra kattintunk majd az Új felvitel gombra. Klikk! A további szobafoglalásokat is a Rögzít gombbal tudjuk letárolni. Ha tévedésből kattintottunk az Új felvitel gombra, a Néz gombbal tudunk visszatérni az előző pozícióba. Egy teljesen új foglalást a Foglalási számra, majd az Új felvitel gombra kattintva kezdeményezhetünk. Klikk!. 2008. április 8. www.hostware.eu 95

winfro v7.8 Szállodai Front Office 4.1.2.2. Turnusválasztás Ha a Rendszerparaméterekben engedélyezve van és az Alapadatokban rögzítettünk turnusokat, akkor a szobafoglalás Érkezés és Utazás mezőit a Turnus gomb megnyomása után feltölthetjük a megjelenő turnus táblázatból. 4.1.2.3. Kontingens felhasználás A rezerváció ablakban a Kontingens felhasználás gombra kattintva megjelenik egy ablak, amelyben a megrendelő, a foglalás időszakára vonatkozó, kontingens szerződései láthatók a rendelkezésre álló szobamennyiséggel. A képernyő alsó részén viszont a szobafoglaláshoz kapcsolt kontingense felhasználás látható. ÚJ KONTINGENS FELHASZNÁLÁS RÖGZÍTÉSE A felső táblázatból válasszuk ki azt a szerződést, amelyből fel szeretnénk használni, majd kattintsunk a csillag gombra. Ekkor az alsó táblázatban megjelenik a szerződésszám és az ajánlott felhasználás időszaka, amely időszakot átírhatjuk, amennyibe részfelhasználás történik. A floppy gombra kattintva rögzítésre kerül a kontingens felhasználás, ami ezután már a szobafoglaláshoz tartozik. 96 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Amennyiben nem töltöttük ki a szobafoglalás időszakát, egy másik szerződésből a csillag gombra kattintva egy újabb kontingens felhasználási tételt vehetünk fel. A SZOBAFOGLALÁSHOZ TARTOZÓ KONTINGENS FELHASZNÁLÁSOK MÓDOSÍTÁSA A képernyő alsó felében található táblázatban a szobafoglaláshoz tartozó kontingens felhasználások láthatók. Módosítás esetén válasszuk ki a módosítandó tételt és kattintsunk a zöld ceruza gombra. Ezután az Időszak kezdete és vége mezőket módosíthatjuk. Törlés esetén ugyancsak válasszuk ki a törlendő tételt és kattintsunk a törlőgumi gombra. 4.1.2.4. Terhelés előjegyzés (nem szállás csomagok befoglalása) Gyógy, wellness és szabadidős csomagokat kínáló szállodák részére javasoljuk a terhelés előjegyzési lehetőséget. Kiválóan alkalmas arra, hogy az előzőleg kiválasztott szálláscsomag mellé befoglaljuk egy vagy több szolgáltatáscsomagot. Továbbá a szolgáltatásfoglalás alkalmas a szállást kiegészítő szolgáltatások (pótágy, házi kedvenc) adminisztrálására. Az így befoglalt szolgáltatásokat az éjszakai zárás a szobaárhoz hasonlóan automatikusan szobaszámlára terheli. Szoba Lakó Kód Egyéni foglalás esetén Check-In után kötelező megadni a szobaszámot. Erre az éjszakai zárás hívja fel a figyelmet. A vendég neve, akire terhelni akarunk. Alaphelyzetben a Mind szöveg áll itt, jelezve, hogy mindegy kire, azaz a szobára vonatkoztatva terhelendő a tétel. A terhelendő szolgáltatás kódja. 2008. április 8. www.hostware.eu 97

winfro v7.8 Szállodai Front Office Megnevezés A terhelendő szolgáltatás neve Egységár A terhelendő szolgáltatás egységára, valutaneme, annak árfolyama, s ezt követi a mennyiség és a kiszorzott összeg. Mettől, meddig Az időszak, mely alatt terhelni kell majd az adott szolgáltatást. A program a Mettől rovatba beírt napon fogja terhelni először, s a Meddig rovatban beírt napon utoljára. Hivatkozás A terhelendő szolgáltatáshoz rendelhető bizonylat száma. 98 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.1.2.5. Visszaigazolás/előlegkérő levél készítése (FRO309n) A rezerváció rögzítését követően visszaigazolást vagy előlegkérő levelet készíthetünk nyomtatva vagy e-mail formájában. Kattintsunk a nyomtatót és borítékot ábrázoló gombra és a következő ablak jelenik meg. Visszaigazolás sablon választás Először válasszunk egy előre megszerkesztett visszaigazolás sablont. Amennyiben a sablon rendelkezik HTML változattal is a Megjegyzés szövegdoboz alatti Visszaigazolás e-mailben kapcsoló aktívvá válik. Megjegyzés Szabadon szerkeszthető szöveg, amely a visszaigazolás végén jelenik meg. VISSZAIGAZOLÁS E-MAILBEN A visszaigazolás e-mailben történő elküldéséhez a programba bejelentkezett felhasználónak rendelkeznie kell e-mail címmel és névvel, amely paramétereket a Szerviz -> Ügyintézők, jogosultságok menüpontban vehetők fel. E-mailt technikailag két módon küldhetünk SMTP-én keresztül vagy Outlookon keresztül. Az SMTP paramétereket ugyancsak a Szerviz -> Ügyintézők, jogosultságok menüpontban adhatók meg. Visszaigazolás e-mailben A kapcsoló bekapcsolásával jelezzük, hogy a visszaigazolást e-mailben szeretnénk elküldeni és a csoporthoz tartozó adatbeviteli elemek aktívvá válnak. 2008. április 8. www.hostware.eu 99

winfro v7.8 Szállodai Front Office Küldés Outlook-al Az e-mail a számítógépre telepített Outlook levelező programba kerül, ahol a felhasználó kiegészítheti még kiegészítheti a program által összeállított visszaigazolást egyedi információval. A feladó kapjon egy titkos másolatot A program a Szerviz -> Ügyintézők, jogosultságok menüpontban a felhasználóhoz rendelt e-mail címre küld egy titkos másolatot a visszaigazolásról. E-MAIL CÍM(EK) RÖGZÍTÉSE Címzett neve és e-mail címe Az első címzett nevének és e-mail címének az adatmezőkbe történő beírásakor az adatok automatikusan a bekerülnek a címzett listába. Címzett lista A címzett listában kiválasztott címzett adatai megjelennek az adatbeviteli mezőkben és az adatmezőkben történő módosítások automatikusan bekerülnek a címzett listába. Új címzett felvétele A csillag gombra kattintva új sort vehetünk fel a címzett listába. Címzett törlése A törlő gombra kattintva a kiválasztott sort törölhetjük a címzett listából. E-MAIL CÍM KERESÉS A címzett neve és e-mail címe adatmezőket, gépelés helyett, számos más forrásból is feltölthetjük. Ügyintéző adataiból A gombra kattintva a rezerváció Kiegészítő adatok / E-mail mezőbe rögzített e-mail cím kerül betöltésre. Foglalás adataiból A gombra kattintva a rezerváció Kiegészítő adatok / Kód mezőjébe rögzített partner e-mail címe kerül betöltésre a partnertörzsből. 100 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Partnerek közül Amennyiben a partnertörzsben szereplő valamely partner e-mail címét szeretnénk, kattintsunk erre a gombra és válasszunk a megjelenő listából. Törzsvendégek közül Amennyiben egy törzsvendég e-mail címét szeretnénk, kattintsunk erre a gombra és válasszunk a megjelenő listából. 2008. április 8. www.hostware.eu 101

winfro v7.8 Szállodai Front Office Levél tárgya Amennyiben a partnertörzsben szereplő valamely partner e-mail címét szeretnénk, kattintsunk erre a gombra és válasszunk a megjelenő listából. VISSZAIGAZOLÁS NYOMTATÁSA/KÜLDÉSE E-MAILBEN A Nyomtat gombra kattintva megkapjuk a visszaigazolás nyomtatási képét. Az Ok gombra kattintva a visszaigazolás e-mail továbbítása megtörténik. 102 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.1.2.6. Foglalás módosítása érkeztetés (Check-In) előtt A rezerváció adatai általában utólag módosíthatók, egy-két kivételtől eltekintve. Általánosan igaz, hogy a módosítások naplózódnak. Ez azt jelenti, hogy utólag visszakereshető, listázható, hogy mely alkalmazott milyen módosítást végzett a foglaláson, mikor végezte stb. Lakó vendég esetén az érkezés dátuma utólag nem módosítható. Ugyancsak nem átírható a Szobafoglalás fülön a lakott szoba darabszáma. Természetesen új sorként hozzáadható a foglaláshoz egy újabb szoba. Ugyanígy a felnőtt illetve gyermek szám sem átírható. Persze a létszám változhat, s ilyenkor a Vendégadatok fülön kell újabb sorba az újabb lakókat felvennünk. E módosítás persze természetesen visszahat a Szobafoglalás fül felnőtt illetve gyermek számaira. Értelemszerű, hogy az elutazott, törölt vendég adatainak jó része nem módosítható. Ha mégis megkíséreljük, hibaüzenetet kapunk. HOGYAN MÓDOSÍTSUK MEG FOGLALÁSUNKAT? Először is megkeressük a foglalást a Vendégkeresés funkcióval. Ekkor a foglalás adatai a képernyőn megjelennek. Ügyeljünk mindig, hogy a módosítás kezdeményezése előtt mutassunk rá az egérrel, arra a területre, amit a módosítás érint, azaz jelöljük ki a módosítandó adatot. E műveletnél vegyük figyelembe, hogy a szürke elemek nem jelölhetők ki, tehát a közelükben lévő világosabb, azaz kijelölhető elemekre kattintsunk. A kijelölésnek látható változást kell eredményezni a képernyőn. A kijelölés után, a képernyő bal alsó sarkában kattintsunk a Módosít gombra (zöld ceruza). Ekkor a program belép a módosítás üzemmódba. Ezt jelzi, hogy megváltoznak a bal alsó sarokban az ikonjaink. Az ablak alapvetően három fő részre tagolható alaphelyzetben: A foglalási adatai (az ablak felső része). A szobatípusok/szobák adatai. A szobatípus foglalások fül bal oldali táblázata látható itt alaphelyzetben, de a füleket váltjuk később az adatok bevitele során. A foglalt szobatípusok/szobák árai. A szobatípus foglalások fül jobb oldali táblázata. Az alapvető módosítások e 3 területre vonatkoznak. Ha módosítunk valamelyik területen, mielőtt váltanánk egy másik területre, rögzítsük a változásokat. Különösen fontos ez, ha a következő módosítandó adat egy másik fülön van. A program persze vagy automatikusan rögzít ilyen esetben, vagy figyelmeztet, de jobb, ha rászoktatjuk magunkat a precíz munkára. Ha a foglalás fő adatait kívánjuk módosítani, akkor a fókusznak (a program tekintete, figyelme ide irányul) a foglalási fejen kell lennie (pl.: Foglalási szám), ha a szoba típust, számot vagy az időszakot kívánjuk módosítani vagy új szobát kívánunk felvenni, akkor a fókusznak a Szobatípus foglalások fülön a szobafoglalás táblázaton kell elhelyezkednie, ha az árat kívánjuk módosítani vagy újabb árat kívánunk felvenni egy részidőszakra, akkor a fókusznak a Szobafoglalások fülön az árak táblázatán kell lennie. Ha a foglalást kívánjuk törölni, akkor a fókusznak a foglalási fejen kell lennie, ha a szobát vagy a szobatípust kívánjuk törölni, akkor a fókusznak a szobafoglalás fülön a szobatípusok ablakon kell lennie, ha egy árat kívánunk 2008. április 8. www.hostware.eu 103

winfro v7.8 Szállodai Front Office törölni, akkor a fókusznak a szobafoglalás fülön az árak ablakon kell lennie. Ha a foglalást töröljük, akkor törlődik az összes szoba típus a hozzátartozó árakkal együtt Néz üzemmódban lehetőség van a foglalás ablak tetszőleges fülének kiválasztására. Tekintsük át ezeket: Szobatípus foglalások: Itt adhatjuk meg a lefoglalt szobák számát, típusonként, időszakonként. Szobabeosztás: Itt határozhatók meg a szobatípusokhoz a konkrét szobaszámok. Kiegészítő adatok: Itt a foglalási fejhez tartozó egyéb adatok adhatók meg. (Partner adatok, előlegek, bekészítések, megjegyzések ) Vendégadatok: A foglaláshoz tartozó vendégek adatait határozhatjuk meg.(vendégkönyv rögzítés.) Automata terhelés: Automatikusan terhelendő tételek adhatók meg, időszakra. Beállítását követően az éjszakai zárás és a szobaár előterhelés a szobaár mellett az itt felsoroltakat is ráterheli a foglalásra. Feljegyzések: Felhasználó csoportok számára készíthetünk itt feljegyzéseket. Terhelés átirányítás: Közvetlen átirányítási lehetőség. Beállítását követően a foglalásra terhelendő szolgáltatások kiválasztott köre az itt meghatározott másik foglalásra terhelődik. Napló: Az adott foglalás adatváltozásait tekinthetjük meg. Pay-Tv: A szobai TV láncon keresztül üzenhetünk, számlabetekintést nyújthatunk a vendégnek stb. A MÓDOSÍTÁSOK RÖGZÍTÉSE VAGY ELVETÉSE Rögzít A módosítások rögzítése a Rögzít gombbal (floppy lemez ikon) történik. A rögzítés a fókuszban lévő ablakterülethez kapcsolódó dolgokra vonatkozik. Kerüljük a rögzítés nélküli mozgásokat az ablakok között. Elvet Ha módosításaink tévesek, az Elvet gombbal (visszanyíl ikon) hozhatjuk vissza az eredeti állapotot. Néz A Néz gombbal (szemecske ikon) zárhatjuk le, a nem kívánt módosítást. Ekkor nem rögzülnek a változtatásaink, s visszatérünk nézegetéshez. 104 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.1.2.7. Foglalás áthelyezés (FRO313) Többszállodás rendszer esetén a foglalás áthelyezés funkcióval foglalásunkat áthelyezhetjük egyik szállodából a másikba. A funkció a rezervációból érhető el. Válasszuk ki az áthelyezendő foglalást, majd kattintsunk a piros nyíllal jelölt gombra. A Cél telephely legördülő listából válasszuk ki azt a szállodát, ahova átszeretnénk költöztetni a foglalást. Duplakattintással az Új szobatípus cellára, a cél szálloda szobatípusai közül válasszuk ki azt a szobatípust, amelybe költöztetni szeretnénk a foglalást. Duplakattintással az Új árkód cellára, a cél szálloda árkódjai közül válasszunk árkódot. Amennyiben minden szobafoglalás szobatípus és árkód beállítása megörtént, a módosítások rögzítéséhez kattintsunk a Rendben gombra. 2008. április 8. www.hostware.eu 105

winfro v7.8 Szállodai Front Office 4.1.2.8. Csoportfoglalás módosítás (FRO317) A szolgáltatás a csoportfoglalás érkezés, utazás és árkód-szobaár adatainak módosítását teszi egyszerűvé. SZOBAFOGLALÁS ÖSSZESÍTŐ TABLÓ A képernyő felső felében található szobafoglalás összesítő jól áttekinthető módon szemlélteti a foglaláshoz tartozó szobafoglalásokat. A szobafoglalás összesítő tabló szobatípus/árkód-szobaár csoportosításban és naponkénti bontásban láttatja a lefoglalt szobák száma. A tabló sötétebb szürke színnel jelzi a hétvégéket, a kiemelt időszakokat viszont rózsaszínnel. A tabló jobb és bal oldalán található nyilakkal változtathatjuk a megjelenített időszakot. 106 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 SZOBAFOGLALÁS ADATAI TÁBLÁZAT A táblázat segítségével 3 féle módon jeleníthetjük meg a szobafoglalások adatait. A megjelenítés módja nagyban függ a módosítás tárgyától. A szobánkénti megjelenítés részletesen látatja a szobafoglalásokat. Alkalmazását az egyes szobák hosszabbításához vagy árkód módosításához javasoljuk. Típusonként és árkódonkénti megjelenítés összevonja az azonos típusú és árkódú szobafoglalásokat. Alkalmazását a szobafoglalások árkódjainak csoportos módosításához javasoljuk. Típusonként és dátumonkénti megjelenítés összevonja az azonos típusú és időszakú (érkezés-utazás) szobafoglalásokat. Alkalmazását a szobafoglalások érkezésének vagy utazásának csoportos módosításához javasoljuk. MÓDOSÍTÁS MENETE A módosítani kívánt tételeket válasszuk ki táblázatból a baloldalon található jelölő dobozkák segítségével. A lefelé mutató fekete nyíl az összes tételt kijelöli vagy az összes tétel jelölését törli. A táblázat alatti adatmezőkbe írjuk be az új érkezési vagy az új utazás dátumot, vagy az új árkódot-szobaárat. Kattintsunk az OK gombra, minek következtében a táblázatban kijelölt tételek az adatmezőkben megadottak alapján módosulnak. 2008. április 8. www.hostware.eu 107

winfro v7.8 Szállodai Front Office 4.1.2.9. Foglalás törlése STÁTUSZMÓDOSÍTÁSOK, MÓDOSULÁSOK A módosult foglalási státuszok az új foglalás esetén meglévőkhöz képest a következőkkel bővülnek: T jelentése törölt foglalás. A G és V státuszú foglalások lemondás esetén kapják ezt a státuszt. A törlés a státusz módosításon kívül a Törlés gomb (radir ikon) használatával is lehetséges. Ekkor ügyeljünk arra, hogy a fókusz a foglalási szám mezőn legyen. Törölt státuszú foglalást aktiválni lehet, amíg a vendég érkezési dátuma későbbi, mint a Front Office napi dátuma. Így lehet a "T" foglalásból "G" vagy "V". "L" jelentése lakó foglalás. A "G" és "V" és "D" státuszú foglalások megérkezés esetén kapják ezt a státuszt. "E" jelentése elutazott foglalás. Az "L" státuszú foglalások elutazás esetén kapják ezt a státuszt. Az utaztatás a Kassza programrészben lehetséges. Ugyanaz az ikon tartozik hozzá, mint az érkeztetéshez. Érkeztetni a mindig Rezervációban fogunk, s utaztatni pedig mindig a Kasszában. "H" jelentése hátralékos foglalás. Az "L" státuszú foglalások elutazás esetén kapják ezt a státuszt akkor, ha a van még tartozásuk, amit később fognak csak kiegyenlíteni. Tipikusan csoportokat utaztatunk így el, s az átutalásos számlájuk később készül majd el. Ugyanazt az ikont használjuk a hátralékosra állításhoz és az elutaztatáshoz. A különbség abban van, hogy van-e tartozása a vendégnek. A hátralékosra állítás a Kassza programrészben végezhető el. 108 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.1.3. Recepciós funkciók 4.1.3.1. Érkeztetés, lakóvá tétel, Check-In Érkeztetés három szinten történhet: A Vendég adatok fülnél A Lakó gombra kattintva a vendégeket egyesével érkeztethetjük meg. Ezt akkor használjuk, hogy ha a vendégek a szobákba egyesével és különböző időpontban érkeznek meg. Így ha egy többágyas szobába megérkezik önállóan az első vendég, akkor csak őt érkeztetjük meg,. Egy vendég megérkeztetése esetén lakó lesz a vendég szobája (megnyílik). A vele egy szobában lakó vendégek nem lesznek lakók. A foglalás többi szobája sem lesz lakó. A foglalás viszont szintén lakó státuszú lesz. A Szobabeosztás fülnél és a Szobatípus foglalások fülnél A Lakó gombra kattintva a szobákat érkeztetjük meg. Ezt akkor használjuk, hogy ha a foglalás egy szobájába egyszerre érkeznek a vendégek. Egy szoba megérkeztetése esetén lakó lesz a szoba (megnyílik). A szoba minden vendége lakó lesz. A foglalás többi szobája nem lesz lakó. A foglalás viszont lakó státuszú lesz. A foglalás fej adatainál A foglalás státuszának lakóra módosítása esetén a foglalást érkeztetjük meg. Ezt akkor használjuk, hogy ha a foglaláshoz tartozó összes szobájába minden vendég egyszerre érkezik. A foglalás megérkeztetése esetén lakott lesz az összes szoba és bentlakó lesz minden vendég. Tipikus esete ez egy csoport érkezésének, illetve a családi vagy céges több szobás foglalás érkezésének. Az érkeztetés a Repülőgép gombbal is történhet. Ekkor is 3 szintű a művelet. Az, hogy a foglalás érkezik, vagy a szoba érkezik, vagy a vendég érkezik, azon múlik, hogy a mely ablakterületünk aktív. Ha a foglalás adatain van a fókuszunk (rezervációszám), akkor a foglalás lesz érkeztetve. Előtte persze megerősítést vár a program, hogy biztos ez volt-e a szándékunk. Ilyenkor még visszaléphetünk. Ha a Szobatípus foglalás vagy a Szobabeosztás fülek valamelyikén járunk, akkor az a kijelölt sorú szoba lesz érkeztetve, ha Igenelünk a Megerősítés ablakban feltett kérdésre. Ha a Vendégadatok fülön járunk, akkor a kijelölt sorú vendég lesz érkeztetve. Ezt is meg kell majd erősítenünk. Ha tévesen érkezettük meg a foglalást vagy a szobát vagy a vendéget, akkor a Törlés ikongombra kattintva a program nem törölni fogja azt, hiszen lakó nem törölhető, hanem visszautat kínál! 2008. április 8. www.hostware.eu 109

winfro v7.8 Szállodai Front Office Ha helyeselünk, akkor a foglalás státusza visszaáll a lakóvá tétel előtti státuszra, egyéni foglalás esetén garantáltra, csoport esetén deffinitívre. Ez csak az érkezés napján tehető meg! Ha tévesen utaztattunk el egy foglalást vagy a szobát vagy a vendéget, akkor az Érkezés ikongombra (Check In) kattintva a program visszautat kínál! Ha helyeselünk, akkor a foglalás státusza visszaáll a lakóra. Ez csak az utazás napján tehető meg. Ha a szoba érkezési dátuma nem aznapi, hanem későbbi, akkor ránk kérdez a program : Ezzel megakadályozzuk a véletlen érkeztetéseket illetve lehetőségünk van az előbb betoppanó vendég érkeztetésére. 4.1.3.2. Kategóriára osztás A kategóriára osztás célja, hogy a többszobás foglalási tételt annyi tételre osszuk ahány szobáról szól. Ugyanis az így, már a szobabeosztást megelőzően fogunk tudni csoporttablót nyomtatni a foglalásról. Továbbá a vendégárakkal dolgozó szállodák esetében feltétlen végre kell hajtani a kategóriára osztást, a vendégek beárazása véget. A kategóriára osztás nagyon egyszerű. Csupán rá kell kattintani a foteles gombra. KATEGÓRIÁRA OSZTÁS ELŐTT 110 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 KATEGÓRIÁRA OSZTÁS UTÁN 4.1.3.3. Szobabeosztás Három táblázat látható a fülön. A bal fölső Szobatípus foglalások táblázatban a foglaláshoz tartozó azon szobatípusok láthatók, amelyekhez még nem határoztunk meg szobaszámot. Ha a táblázat üres, akkor valamennyi szobatípus foglaláshoz már szobaszámot is rendeltünk. A bal alsó Szobaszámok táblázatban a kiválasztott szobatípus foglalással egyező típusú, az adott időszakban még kiadható szobák láthatók. Alaphelyzetben a táblázat fölötti rádiógombok közül a Kategória szerint van kiválasztva. Ha a táblázat üres, a házban nincs a kiválasztott kategóriának megfelelő szabad szoba. Ez esetben a rádiógombok közül válasszuk a Szabad szoba gombot. Ekkor megjelennek más kategóriabeli szabad szobák is. Ha így sincs választható szobánk, akkor az Összes szoba választással az összes szoba típusból választhatunk, a foglalt szobákat is beleértve. Ha a tiszta dobozt megjelöljük, akkor csak a pillanatnyilag kitakarított, kiadható státuszú szobákat látjuk, ha nem jelöljük be, akkor a szoba takarítása nem érdekel bennünket. Ez az eset akkor, ha nem a mai napon érkező szobát osztunk be. A jobb oldali táblázatban a már beosztott szobák láthatók. Beosztandó szobafoglalások Beosztott szobák Választható szobák A beosztás menete a következő: Kiválasztjuk a beosztani kívánt szobatípust a Beosztandó szobafoglalások táblázatban. Kiválasztjuk a kívánt szobaszámot a Választható szobák táblázatban, vagy a szobaszámok táblázat fölött látható beviteli mezőbe beírjuk a keresett szobaszámot. az Új gomb megnyomásával a kiválasztott szobatípushoz hozzárendeljük a kiválasztott szobaszámot. Ezt megtehetjük a szobaszámra történő dupla kattintással is. 2008. április 8. www.hostware.eu 111

winfro v7.8 Szállodai Front Office Bekészítés A jobboldali táblázatban ráállva egy sorra, a Módosítás gombra kattintva kitölthetjük az adott szobára nézve a Megjegyzés és Bekészítés rovatokat. A megjegyzés a Számlázáskor lesz szemünk előtt, míg a bekészítés a szobaasszonyokat figyelmezteti a teendőkre. Megjegyzés A szobafoglalással kapcsolatos bármilyen megjegyzés rögzítésére alkalmas. Listákon nem jelenik. Chipkártya A chipkárty azonosítójának tárolására szolgál. 4.1.3.4. Automatikus szobabeosztás A fogaskerekes gombra kattintva a program a foglalási szám alatt található összes szobaszám nélküli szobafoglalásokat automatikusan szobára osztja. A program a bal alsó Választható szobák táblázatból sorra veszi a szobaszámokat. 4.1.3.5. Kulcskártya készítés Ha szobáink kulcskártyával nyílnak (mágneskártya vagy chipkártya), akkor itt van lehetőségünk a kártya elkészítésére. 4.1.3.6. Mellék engedélyezés és tiltás A Mellék engedélyezés illetve a Mellék tiltás gombok a telefon központunk felé küldenek parancsokat, melyekkel engedélyezik illetve tiltják a szobai telefon használatát. Nem mindegyik telefon alközpont képes ilyen parancsok feldolgozására. Csak a HostWare winfor/tel telefon interfész programmal rendelkező partnerek számára végezhető el a művelet. Ha a művelet sikeres volt, akkor az engedélyeztetés/tiltás megjelenik a Szerviz -> Telefon interface -> Mellék eng./tilt. listában. 4.1.3.7. Ébresztés beállítása A vekker ikonra kattintva a megjelenő ablak segítségével a foglalási számhoz tartozó ébresztését állíthatjuk meg. Szoba Az Új felvitel gomb segítségével egy új ébresztést időzítünk. A legördülő lista segítségével válasszuk az ébresztést kérő szobát. Ébresztés ideje Értelemszerűen írjuk be az ébresztés időpontját. 112 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 A Töröl gomb segítségével töröljük a lemondott vagy tévesen felvitt ébresztést. 4.1.3.8. Ágyazási adatok Az ágyazáshoz, takarításhoz kapcsolódó általános beállításokat bírálhatjuk itt felül, az adott szoba vagy szobatípus esetén. A takarítás nehézségét egy 10- es skálán adhatjuk meg, ez a Takarítási súly. A Housekeeping programrész fogja ezt használni, A szobalány beosztásnál. A ciklusokkal a takarítás illetve az ágyazás gyakoriságát állíthatjuk be. Ebben segítségünkre van az, hogy rögtön látjuk, hogy a következő dátum mire adódik az adott beállítással. 4.1.3.9. Költöztetés Költöztetéskor a Szobatípus foglalások fülön a megfelelő szobára állva a táblázatban, Módosításba kezdünk, s változtatunk a szobaszámon, s ha kell a típuson is. Ezelőtt természetesen a Szobatükörben meggyőződünk arról, hogy a szoba, ahova költöztetni akarjuk a vendéget, szabad. Ha tévedésből foglalt szobába próbálunk költöztetni, a program tiltakozni fog, hogy a szoba foglalt az adott időszakban. Megengedett, de az utólagos kimutatásokat megzavarja, ha a vendéget olyan szobába költöztetjük, ahol volt másik lakó az eredeti vendég már lelakott napjai valamelyikén. Ilyenkor a következő ablakot kapjuk: Ez azt jelenti, hogy a Szobatükörben nézve, átfedésbe kerülő napokra eggyel kevesebb szobaéjszakát fognak hozni kimutatásaink, a költöztetés után. Az is problémát jelenthet, ha olyan szobába próbálunk költöztetni, ahol kevesebb ágy van, mint a költöztetendő szobában. Ekkor is figyelmeztetést kapunk: 2008. április 8. www.hostware.eu 113

winfro v7.8 Szállodai Front Office Folytathatjuk ilyenkor a költöztetést, ha behelyeztetünk egy pótágyat. A költöztetés elvégezhető a Szobatükörből is. A program ott is figyelni fog ezekre a problémákra. 4.1.3.10. Árkód összetevők engedélyezése Itt az automatikusan terhelendő tételek közül az étkezések engedélyezhetők illetve tilthatók. Az éjszakai zárás és a szobaár előterhelés a tiltott étkezéseket nem fogja ráterhelni a foglalásra, annak ellenére, hogy az árkód szerint járna. Rendezés Kijelölés Rögzítés Kijelölés Szoba Ha kijelölt a sor, akkor jár az étkezés, igénybe veheti illetve igénybe akarja venni a vendég.. Ha nincs jelölve a sor, akkor nem jár illetve nem akarja igénybe venni. Magára a jelölésre hiába kattintunk az egérrel! Tőle jobbra (bárhova a sorban) kattintva válthatjuk. A vendég szobaszáma, akinél változtatni akarunk. Alaphelyzetben az Összes szöveg áll itt, jelezve, hogy mindegy melyik szobára kíváncsiak vagyunk. Rendezettség Előre meghatározott sorrendek között választhatunk. Beállítás mentése A változásokat így véglegesítjük. 114 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.1.3.11. Terhelés átirányítás Közvetlen átirányítási lehetőség. Beállítását követően a vendégre vagy a szobára vagy foglalásra terhelendő szolgáltatások kiválasztott köre, az itt meghatározott másik foglalásra vagy szobára vagy vendégre terhelődik. Alaphelyzetben a fül a már létező, aktív átirányításokat mutatja. A Honnan táblázat tartalmazza azt, hogy honnan történt átírányítás. Itt kijelölve egy sort, a többi táblázat mutatja az átírányítás irányát és körét. A Hova táblázat mutatja, hogy kire, mire terhelődnek, a Szolgáltatás táblázat által mutatott tételek. Honnan? Mit? Hová? Új átírányítást az Átírányítás gombbal kezdeményezhetünk, míg a Törlés gombbal a meglévők közül törölhetünk. Módosításra nincs lehetőség. Ilyen esetben töröljük a meglévőt és vegyük fel újra. Új átírányítás esetén egy Vendégkeresés ablak ugrik elő, ahol a kiválaszthatjuk az átírányítás Hova elemét. Ezután a következő ablakot kapjuk : Itt a Honnan területen az alfülek segítségével kiválasztjuk, hogy a foglalás, egy szobája, vagy egy vendége az akinek a terhelését átirányítjuk. A kijelöléseknél ne a piára kattintsunk, hanem tőle jobbra. A szolgáltatások körét is kijelölhetjük. A jelölést segíti két nyomógomb, melyekkel bejelölhetjük az összes szolgáltatást (a pipás), illetve megszüntethetjük az összes kijelölést. Duplán kattintva egy adott sorra, annak állapota megjelenik valamennyi sorban. A Rendben gombbal zárjuk az átirányítást. 2008. április 8. www.hostware.eu 115

winfro v7.8 Szállodai Front Office 4.1.3.12. Az idegenforgalmi adó számítás metódusa Helyi önkormányzatoktól függően az idegenforgalmi adót más és más módon számítja ki a rendszer. Idegenforgalmi adót az a 18 és 70 közötti vendég kell fizessen, aki nem munkavégzés céljából tartozkodik a településen. Az idegenforgalmi adót két helyen lehet beállítani a foglalás során. Ha a szobaárhoz határozzuk meg, ennek értéke a már ismert "benne foglaltatik", "ráterhel" ill. "nincs" lehet. Ezen érték alapértéke a rendszerparamétereknél beállított érték lesz. Amennyiben árkódot határozunk meg, akkor az árkód készítésénél meghatározott érték lesz aktuális érték. A szobaár meghatározás végén még van lehetőségünk a különböző paraméterek által meghatározott IFA érték kézi módosítására is. Ha a vendégadatoknál határozzuk meg az IFA értékét. Itt már csak az "I" és "N" értékeket veheti fel a rendszer. Alap értelmezettként a szobaár megadásnál meghatározott IFA értéket veszik fel a vendégek. Azaz "benne foglaltatik", "ráterhel" esetén "I", "nincs" esetén "N" értéket vesz fel. Amennyiben módosítjuk a vendég adatait, azaz a születési dátumát, úgy a jogszabályoknak megfelelően módosítja a rendszer az IFA kötelesség beállítását. A vendég adatok meghatározásának végén még van lehetőségünk a különböző paraméterek által meghatározott IFA érték kézi módosítására is. Két féle módon róhatják ki az IFA fizetési kötelezettséget. Fix, tételes Százalékos TÉTELES (FIX) Személyenként és vendég éjszakánként egy fix összeget határoz meg az önkormányzat. Ez az összeg különböző lehet az állampolgárságtól függően (belföldi, külföldi). Ebben az esetben a rendszer paramétereknél beállított szolgáltatás kódokat fogja IFA szolgáltatásnak venni a rendszer. Ezen kódok szolgáltatás szótárban felvett értékét fogja a rendszer terhelni az éjszakai zárás folyamán az IFA köteles fők számával szorozva. Ha a szobaárba "beleértjük" az IFA beállítása, akkor az IFA számítási metódusa a következő. Az IFA összege adott a köteles fők számából. (IFA összeg* IFA köteles fők) A szobaárat úgy számolja ki a rendszer, hogy az árkód összegéből levonja a nem szállás jellegű tételeket és az IFA-t is. Ha a szobaárra rátesszük az IFA beállítása, akkor az IFA számítási metódusa a következő. Az IFA összege adott a köteles fők számából. (IFA összeg* IFA köteles fők) A szobaárat úgy számolja ki a rendszer, hogy az árkód összegéből levonja a nem szállás jellegű tételeket. Ha a "nincs" az IFA beállítása, akkor nem kell semmit tenni. SZÁZALÉKOS A nettó szoba ár részének bizonyos százalékában határozza meg az önkormányzat. Ebben az esetben a rendszer paramétereknél beállított szolgáltatás kóddal és IFA százalékkal fog számolni a rendszer. Ebben az esetben nincs különbség a külföldi és belföldi IFA között, ezért mind a két szolgáltatás kódot ugyanazzal az értékkel kell feltölteni. Amennyiben legalább egy IFA köteles vendég van a szobában, akkor a rendszer terhelni fogja az idegenforgalmi adót a szoba ármeghatározásnak megfelelően, hiszen nem lehet megbontani előre azt, hogy a szoba ár mennyi százalékát fogja az egyik, másik vagy harmadik vendég fizetni. Ha a szobaárba beleértjük az IFA beállítása, akkor az IFA számítási metódusa a következő: 116 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 A rendszer kiszámolja a szobaárat (levonja a nem szállás jellegű tételeket). A szobaárat elossza a 1+ÁFA százalék+ifa százalék összeggel, így kapjuk meg a nettó szoba árat. A nettó szobaárat beszorozzuk az IFA százalékkal és így megkapjuk a IFA összegét. Ha a szobaárra rátesszük az IFA beállítása, akkor az IFA számítási metódusa a következő: A rendszer kiszámolja a szobaárat (levonja a nem szállás jellegű tételeket). A szobaárat elossza a 1+ÁFA százalék összeggel, így kapjuk meg a nettó szoba árat. A nettó szobaárat beszorozzuk az IFA százalékkal és így megkapjuk a IFA összegét. Ha a "nincs" az IFA beállítása, akkor nem kell semmit tenni. 4.1.3.13. Pay-TV A szállodai belső TV lánc alapvetően lehetővé teszi azt, hogy az egyes szobákhoz más és más TV program csomagokat rendeljünk. Ez a Szobatípus foglalások fülön tehető meg. A programcsomagok tartalmazhatnak internetezési lehetőséget, valamint játékprogramokat is. A szobákba üzenetet is küldhetünk. Kiválasztva itt a szobaszámot, beírva üzenetünket, sorokra bontva, az Üzenet küldése gomb el is postázza azt. Mikor a vendég bekapcsolja a TV-t, megkapja az üzenetet. Az üzenetküldés funkció elérhető a Szerviz program menüjéből is a Pay-TV funkciók almenüből. Ugyanott találhatunk egy speciális üzenetküldési lehetőséget, a Tűzriadót. 2008. április 8. www.hostware.eu 117

winfro v7.8 Szállodai Front Office A jobboldali ablakrészben kijelölhetjük, hogy a vendég számlamegtekintés esetén, mely tételeket láthatja a TV-jén, és melyeket nem. 4.1.3.14. Feljegyzések Felhasználó csoportok számára készíthetünk itt feljegyzéseket. A feljegyzésekről lista kérhető a Kimutatások programrész Recepciós listák almenüjében a Foglalás feljegyzések szolgáltatásban. A lista alapján, ha valaki eljár a feljegyzés alapján, feldolgozza azt, akkor itt bejegyezheti, hogy a feljegyzés már fel lett dolgozva. A feljegyzés feldolgozására a kijelölt ügyintéző (csoport) figyelmét a fül piros színe fogja idevonni. Hatálybalépés Nap és idő. Ettől a naptól, s azon belül ettől az időponttól kezdve érvényes a feljegyzés. Szoba Erre a szobára érvényes a feljegyzés, ha kitöltjük. Felhasználók Az adott felhasználó csoportra vonatkozik a feljegyzés. A felhasználói csoportokat az Alapadatok programrészben a Közös szótárak menüben, s azon belül a Közös szótárak szolgáltatásban találhatjuk meg, a Felhasználócsoport fülön. Feljegyzés A feljegyzés maga. Feldolgoz E gombbal bejegyeztethetjük, hogy a feljegyzést feldolgoztuk, nincs vele további teendő. Minden feljegyz. Ha nem csak az aktuális feljegyzések érdekesek, jelöljük be. 118 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.1.3.15. Napló Az aktuális foglalás adatváltozásai tekinthetők meg. Időrendben látható, hogy az adott foglaláson melyik ügyintéző, mikor és mit módosított. Ennek megfelelően a kizárólagos felelősség is megállapítható. Az áttekinthetőséget javíthatjuk a Naplózás szűrés használatával, aszerint, hogy mire vagyunk kíváncsiak. 2008. április 8. www.hostware.eu 119

winfro v7.8 Szállodai Front Office 4.2. PÓTÁGY NYILVÁNTARTÁS A rendelkezésre álló pótágyakat az eszköznyilvántartásba vegyük fel. 4.2.1. Eszköznyilvántartás (FRO146) Hotel Elérési útvonal: Alapadatok -> Kiegészítő adatok -> Eszköznyilvántartás Szállodánként eltérő eszköznyilvántartásunk lehet. Megnevezés Az eszköz neve. Db. Rendelkezésre álló mennyiség. Kód, Szolgáltatás Automatikusa terhelés esetén a szolgáltatás kódja és megnevezése. Összeg, Valuta Az eszköz egységára. Aktív Csak az aktív eszközök állnak a rezerváció rendelkezésére. 120 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.2.2. Mitől válik pótággyá a pótágy? Az imént felvett eszközt állítsuk be a hoteladatok nyilvántartásában (Alapadatok -> Front Office szótárak -> Hotel táblázat) pótágyként. 2008. április 8. www.hostware.eu 121

winfro v7.8 Szállodai Front Office 4.2.3. Rezerváció A rezerváció automatikusan érzékeli a pótágy szükségességét, ami a kiválasztott szobatípus ágy + pótágy számából illetve a foglalás felnőtt + gyerek létszámából adódik. Amennyiben a felnőtt + gyerek létszám túllépi a szobatípus ágyszámát, a program rákérdez a szükséges pótágy mennyiség lefoglalására. Az Igen gombra kattintva a program lefoglalja a szükséges pótágy mennyiséget: Lefoglalandó pótágyak mennyiség = (Felnőtt+Gyerek-Szobatípus ágyszám)*szobák száma 122 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.2.4. Eszközfoglalások nyilvántartása A szobafoglalás által lefoglalt pótágyakat a képernyő jobb oldalán található ágyakat és egy kék plusz jelet ábrázoló gombra kattintva tekinthetjük meg. Az eszközfoglalások ablakban nem csak pótágy, hanem minden más eszközt lehetőségünk van lefoglalni egy megadott időszakra. 2008. április 8. www.hostware.eu 123

winfro v7.8 Szállodai Front Office 4.2.5. Kategórialeltár A kategórialeltárban a az Eszközök fülön láthatjuk, hogy hány szabad pórágyunk van. 124 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.2.6. Érkezők, utazók, bentlakók listája Amennyiben szobaszintű érkezők, bentlakók, vagy utazók listáját kérjük le a listán megjelenik a pótágyak száma. 2008. április 8. www.hostware.eu 125

winfro v7.8 Szállodai Front Office 4.3. SZOBATÜKÖR (FRO311) A szobatükör a Front Office rendszer leglátványosabb része. Segítségével könnyen áttekinthetjük a szálloda foglalásait (főleg kis és közepes szállodák esetén). A jó áttekinthetőség mellett a szobatükör számos foglalással kapcsolatos műveletet is kínál, mint foglalás felvétel, Check-In, számlakészítés... Így a szobatükör a kis és közepes szállodák recepciósainak standard munkafelülete lehet. ÚJDONSÁGOK Szabad, érkező és utazó szobák egyszerű megjelenítése A napok rácson, egér segítségével (bal egérgomb lenyomásával), jelöljük meg a kívánt időszakot (narancs színűre vált) és a tabló csak a megjelölt időszak szabad szobáit fogja hozni. Az jobb egérgombra kattintva megjelenik egy helyi menü, amelyből kiválasztható a megjelenítendő szobák státusza(érkezők, Utazók, Mindenki). A fen említett két funkció a szobatükörből dolgozó recepciósok munkáját jelentősen megkönnyíti. Gyorsrezerváció Az Új gombra kattintva megjelenik egy piros-sárga színben pulzáló nyíl, amely pozícionálásával és méretezésével foglalhatjuk le a megfelelő szobát a kívánt időszakra. Gyorsutaztatás Amennyiben a jobb egérgombbal a foglalásra kattintunk, megjelenik egy helyi menü, amelyből a Számlakészítés menüpontot kiválasztva gyorsan elkészíthetjük a vendég számláját. Közvetlen hónapválasztás A tabló alján található hónap fülek segítségével pillanatok alatt a kívánt időszakra pozícionálható a szobatükör. 126 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Tablófelbontás skálázhatósága A tabló alatt található 2hét, 3hét és 5hét gombok segítségével a pillanatnyi igénynek megfelelő tablófelbontást állíthatjuk be. Tetszés szerinti ablakméretezés Az ablak jobb alsó sarkán található fogantyút az egér bal gombjával megragadva, szobatükrünket tetszés szerinti méretre állíthatjuk be. LEÍRÁS A tabló baloldalán függőlegesen található meg a szobák felsorolása a szobatípus és a pillanatnyi tisztasági állapot megjelölésével. Értelemszerűen a piros lámpa a piszkos a zöld pedig a tiszta szobát jelenti. Amennyiben az egér jobb gombjával rákattintunk a piros lámpára, megjelenik egy helyi menü Tisztára állít menüponttal. A menüpontra kattintva a szoba státusza Üres kiadható lesz. A bal felső sarokban található Szobatípus legördülő lista segítségével egy kiválasztott szobatípusra szűkíthetjük a megjelenített szobákat. A bal alsó sarokban található Szoba mezőbe írhatjuk be a keresett szoba számát. A táblázat függőleges lapozására függőleges görgetősávot a használjuk. Amennyiben a mai napra szeretnénk pozícionálni a szobatükröt, kattintsunk a naptárgombra. A táblázat felső részén a napok jelölése látható. A hétvégék sötétebb szürke színnel, a kiemelt ünnepnapok rózsaszínnel, a nem kiemelt ünnepnapok viszont kék színnel vannak színezve. Az időtengelyen a tabló alatt található fekete nyilakkal navigálhatunk jobbra vagy balra. A szimpla nyíl 1 napot ugrik a dupla viszont 1 hetet. Hónapváltásra úgyszintén a táblázat alján található hónapfülek használhatók. Amennyiben egy konkrét napra szeretnénk navigálni, úgy kattintsunk a Keresés gombra és az így megjelenő ablak segítségével adjuk meg a kívánt dátumot. A foglalásokat nyilak szemléltetik a rájuk írt szobaigénylő nevével. A nyíl színe a foglalás státuszáról árulkodik: Szín Foglalás típus Státusz Megjegyzés Sárga Egyéni és csoport Opciós dátum ki van töltve Világoskék Egyéni Garantált Sötétkék Csoport Definitve Világoszöld Egyéni Lakó Sötétzöld Csoport Lakó Bordó Egyéni és csoport Elutazott Piros Egyéni és csoport Hátralékos Fekete Out Of order Out Of order Üzemen kívüli A táblázat számszerű adatokat is meg tud jeleníteni a megfelelő hópehely gombra kattintva: Lakók száma Foglalások száma A szobák foglaltságának időtartama 2008. április 8. www.hostware.eu 127

winfro v7.8 Szállodai Front Office 4.3.1. Kiadható szobák megtekintése A jobb egérgombot lenyomva tartva, jelöljük meg a képernyő felső részén azt az időszakot, amelyben a kiadható szobákat keressük. A megjelölt időszak narancsszínűre vált. A funkció kikapcsolásához a jobb egérgombbal kattintsunk a dátum sávra. Ezt követően a narancsszínű megjelölés eltűnik. 128 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.3.2. Gyorsrezerváció Az Új gombra kattintva a tabló bal felső sarkában megjelenik egy piros és sárga színben pulzáló nyíl. A nyíl pozícionálásával választjuk ki a kívánt szobát, méretezésével pedig a tartózkodás időtartalmát állítjuk be. Amikor szoba és az időszak kiválasztása megtörtént, kattintsunk a Rögzít gombra. Ekkor megjelenik egy ablak, amely segítségével a foglalás többi fontos adatát meg tudjuk adni. A két legfontosabb információ, a név és a szobaár, megadását követően a Rögzít gombra kattintva, máris rögzíthetjük a foglalást. Kiegészítő funkció a gyakran használt adatmező értékek és beállítások elmentése. E funkciónak köszönhetően a Foglalás felvétele ablak a gyakran használt adatokkal előre kitöltve tud megjelenni, ezáltal sok időt megtakarítva a felhasználónak. 2008. április 8. www.hostware.eu 129

winfro v7.8 Szállodai Front Office 4.3.3. Érkeztetés, foglalás adatainak megtekintése ÉRKEZTETÉS Jobb egérgombbal az érkező foglalásra kattintva a következő helyi menüből válasszuk ki a Check-in menüpontot: Tulajdonságok Check-In Töröltre állít Hátra küldés Előre hozás -> Rezerváció -> Számlakészítés -> Számlaműveletek Érkeztetéskor vagy utaztatáskor a jobb egérgombbal a dátum sávra kattintva megjelenő helyi menüből válasszuk ki az érkezőket, vagy az utazókat: Érkezők Utazók Mindenki Visszaváltás a dátum sávra történő jobb egérgomb kattintással lehetséges. FOGLALÁS ADATINAK MEGTEKINTÉSE A Tulajdonságok menüpontot választva megjelenik egy ablak, amely a foglalás fő tulajdonságait jeleníti meg. 130 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Out Of Order (üzemen kívüli) szoba kiválasztása esetén a következő ablak jelenik meg. REZERVÁCIÓ A program átlép a Rezervációba, lehetővé téve a kiválasztott foglalás adatainak módosítását. (Feltétele, hogy a Rezervációból kell nyitnia a Szobatükröt.) 4.3.4. Lemondás (Töröltre állítás) Jobb egérgombbal a foglalásra kattintva a következő helyi menü jelenik meg: Tulajdonságok Check-In Töröltre állít Hátra küldés Előre hozás -> Rezerváció -> Számlakészítés -> Számlaműveletek A Töröltre állít menüpontot választva törölt státuszúvá tehetjük a foglalást. 4.3.5. Költöztetés, hosszabbítás A költöztetés és a tartózkodás hosszabbítása nagyon egyszerű. Először is a Módosít gomb megnyomásával jelezzük változtatási szándékunkat. Költöztetés esetén ezt követően már csak meg kell ragadni az érintett foglalást (nyilat) az egér bal gombjával, amikor az egér pozícióját jelző kurzor egy fehér téglalapot mutat, és áthelyezni a kiválasztott szoba idősávjára (az áthelyezés ideje alatt természetesen az egér bal gombja nyomva marad). Hosszabbítás esetén a foglalás (nyíl) végét kell megragadni ugyancsak az egér bal gombjával, amikor az égér pozícióját jelző kurzor egy jobbra és balra mutató nyílra változik. A foglalásvégét igazítsuk a megváltozott utazásnaphoz. A fent leírt hosszabbítást és költöztetést a Rögzít gomb megnyomásával tudjuk véglegesíteni. 2008. április 8. www.hostware.eu 131

winfro v7.8 Szállodai Front Office A módosítások véglegesítése előtt a program megjeleníti azokat ellenőrzés céljából. Az esetleges hibákról (pld. túl korai dátum) a műveletek oszlopban kapunk leírást. 4.3.6. Számlakészítés-utaztatás Jobb egérgombbal a foglalásra kattintva a következő helyi menü jelenik meg: Tulajdonságok Check-In Töröltre állít Hátra küldés Előre hozás -> Rezerváció -> Számlakészítés -> Számlaműveletek Számlakészítés A program megkezdi a kiválasztott foglalás terhelési tételeinek számlázását. Egyúttal el is utaztathatjuk a vendéget. (Feltétel, hogy a Számlaműveletek ablak már nyitva legyen) Számlaműveletek A program átlép a Számlaműveletekbe lehetővé téve különféle számlaműveletek végrehajtását a kiválasztott foglaláson. (Feltétel, hogy a Számlaműveletek ablak már nyitva legyen) 132 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.3.7. Housekeeping funkciók 4.3.7.1. Szoba tisztára állítása A szoba piszkos státuszát a piros lámpácska jelzi. Amennyiben a jobb egérgombbal rákattintunk a piros lámpára megjelenik egy helyi menü, amelyből válasszuk ki a Tisztára állít menüpontot. Tisztára állít 4.3.7.2. Ne zavarj jelzés Amennyiben 0 éjszakás lakó státuszú foglalás van a szobában a szobaszám sorában megjelenik a behajtani tilos tábla. 4.3.8. Szobatükör beállításai Jobb egérgombbal a foglalásra kattintva a következő helyi menü jelenik meg: Tulajdonságok Check-In Töröltre állít Hátra küldés Előre hozás -> Rezerváció -> Számlakészítés -> Számlaműveletek Hátraküld Amennyiben a foglalások takarásban vannak, az egérrel megjelölt nyilat (foglalást) hátra lehet tenni. Így az általa eltakart nyíl (foglalás) megjelenik. Előrehoz Az egérrel megjelölt, félig takarásban lévő nyilat (foglalást) előre lehet hozni. 2008. április 8. www.hostware.eu 133

winfro v7.8 Szállodai Front Office 4.3.9. Egyéb funkciók A gomb megnyomásával az Alapadatok modulban rögzített ünnepek és kiemelt időszakok listáját kaphatjuk meg. A Nyomtat gombra kattintva nyomtatott lista formájában is megkaphatjuk a tablót. A Szobatükröt a Rezervációból elindítva felhasználhatjuk az új foglalás szobáinak kiválasztására. Ilyenkor a szoba és az időszak kijelölését követően a Rögzít gomb segítségével térhetünk vissza a Rezervációba. 134 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.4. KATEGÓRIALELTÁR (FRO312) A kategórialeltár a szálloda szobatípusonkénti foglaltságát mutatja. A kiemelt időszakot rózsaszínű alapon hozza a program. Amennyiben az egeret a rózsaszínű alapon hagyjuk, a program kiírja a kiemelt időszakhoz kapcsolódó esemény nevét. A túltöltött napokat és szobatípusokat piros színnel emeljük ki. BEÁLLÍTÁSOK Szabad szobák A zöld kulcs lenyomása esetén a szabad mennyiségek látszanak a táblázatban zöld színnel. Amennyiben egy adott napon elfogytak a szobák, a szám pirossal jelenik meg. Foglalt szobák A piros kulcs lenyomása esetén a foglalt mennyiségeket fogja mutatni a táblázat, fekete színnel. A táblázat alatt az összes szobatípusra vonatkozó összesítést, valamint a várólistás szobafoglalások mennyiségeit láthatjuk. Lejjebb pedig az utazási irodák kontingenseire vonatkozó információk és a szobalimitek láthatóak. A vízszintes görgetősávval mozoghatunk az időben. A függőleges görgetősáv segítségével csalhatjuk elő a képernyőn esetleg nem látszó szobatípusokat. A nemzeti ünnepek listáját kaphatjuk meg itt. Csak a kiemeltként bejegyzett ünnepek lesznek megkülönböztetve a hétköznapoktól. Az Alapadatok programban a Front Office szótárak almenüben adhatjuk meg ünnepeinket. Szokás ide helyi rendezvényeket is felvenni, hogy kiemelten kezelhessük őket! 2008. április 8. www.hostware.eu 135

winfro v7.8 Szállodai Front Office Foglalt státusok beállítása A Foglalt státusok ikongomb megnyomáskor előugró ablakban meghatározhatjuk, hogy mely státuszokat vegye bel a foglalt szobák számának kalkulációjába. A keresőgomb megnyomásával lehetőségünk van konkrét dátumra ugrani. A nyomtató ikonra kattintva nyomtatott lista formájában is megkaphatjuk a táblázatot. A Kategórialeltárt a Recepcióból aktivizálva, új foglalás felvitelekor, mikor a Szobatípus foglalás fülön a szoba érkezési dátumához érünk, lehetőségünk lesz a dátumokat egy piros keret segítségével megadni. Elhelyezve, átméretezve a keretet az egér segítségével, rögzíthetjük általa a szobatípust, az érkezés és a távozás idejét. 136 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.5. SZOBATABLÓ (FRO314) A szobatabló révén képet kapunk a szálloda múltbeli, pillanatnyi és jövőbeni foglaltságáról. A tabló alján található navigátor gombokkal lapozhatunk előre vagy vissza az időben. FOGLALTSÁG SZÁMÍTÁSA A foglaltság számítása két módon történik attól függően, hogy visszatekintésre, vagy előrejelzésre van szükségünk. Előrejelzés esetén (a tárgynap is beletartozik) a szobafoglalások alapján számoljuk a foglaltságot. Foglaltság = 100*Szobafoglalások/Kiadható szobák Előrejelzés esetén a várólistás foglalásokat is bele vehetjük a szobafoglalásokba. Visszatekintés esetén (tárgynapot megelőző időszak) a beosztott szobák számát vesszük a foglaltság megállapításához. Foglaltság = 100*Beosztott szobák/kiadható szob Összes szoba A szálloda összes létező vendégszobája. Out of order szoba Az üzemen kívül helyezett szobák száma. Összes kiadható szoba Összes szoba Out of order szoba. Egyéni foglalások Foglalási státuszonként hozza az egyéni szobafoglalások számát. 2008. április 8. www.hostware.eu 137

winfro v7.8 Szállodai Front Office Csoport foglalások Foglalási státuszonként hozza a csoport szobafoglalások számát. A csavarhúzós gomb segítségével beállíthatjuk, hogy mely státuszú foglalásokat szeretnénk a csoport az egyéni szobafoglalások között látni. Garantált szobafoglalás Az egyéni garantált és a csoport definitive szobafoglalások száma. Szabad szoba Összes kiadható szoba Garantált szobafoglalás. Foglaltság % 100 * Garantált szobafoglalások / Összes kiadható szoba Beosztott szoba Azon szobafoglalások száma, amelyek rendelkeznek szobaszámmal. Ugyanazon a napon több szobafoglalás egyazon szobára egy beosztott szobát eredményez. Összes szobafoglalás Az összes szobafoglalás, várólistás, tentative és a prospect státuszúak is. Szabad szoba (MIN) Összes kiadható szoba Összes szobafoglalások. Szabad szobák megállapítása a bizonytalan foglalások figyelembevételével. Foglaltság (MAX) % 100 * Összes szobafoglalás / Összes kiadható szoba. Szerződött kontingens Az összes leszerződött szobakontingens. Foglalt kontingens Kontingens felhasználással készített szobafoglalások száma. Szabad kontingens Szerződött kontingens Foglalt kontingens. 138 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.6. FOGLALTSÁG ELŐREJELZÉS (FRO315) A foglaltság előrejelzés listán az érkező, lakó, utazó vendégek mennyiségét vizsgálhatjuk különböző bontásokban. Az ablak alján szereplő gombok segítségével választhatjuk ki, hogy a táblázatban milyen adatokat szeretnénk látni. Ez határozza meg a mennyiségi egységet (szoba, felnőtt+gyerek, felnőtt, gyerek). A táblázat az adatokat napokra bontva, egyéni és csoportos foglalásokra szétválasztva jeleníti meg. A keresőgomb megnyomásával lehetőségünk van konkrét dátumra ugrani. E szolgáltatás segítségével határozhatjuk meg a szálloda töltöttségét időben előre, így lehetőségünk van ennek a listának a segítségével beosztani a recepciósokat és a takarító személyzetet. Szobatípusok Az előrejelzés kiválasztott szobatípusokra is lekérhető. E szolgáltatás nem csak ikongombról indítható, hanem a Recepció menüből is. 2008. április 8. www.hostware.eu 139

winfro v7.8 Szállodai Front Office 4.7. SZABAD SZOBÁK LISTÁJA (FRO316) A rendszerben található szabad szobákat lehet lekérdezni ezzel a listával. A lista megjeleníti a szobaszámot, a szobában található ágyak pótágyak számát, a szobatípust és végül a szobatípusoknál felvett megjegyzés. LISTAKÉP 140 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.8. FOGLALTSÁG MONITOR (FRO325) A szálloda szobáinak állapotát látjuk itt egy képen összefoglalva. Az ablak tetején egy jelölés magyarázatot látunk : piros szám zöld szám kék szám sárga alapon fekete alapon kék pont : foglalt szoba : szabad szoba : érkező vendég van a szobába..(a rezerváció alapján.) : adós szoba, még nem fizetett : használaton kívüli szoba. Részletesebben ezt a Housekeeping programrész Out of order szobák szolgáltatásában lehet elolvasni. : bal felső sarokban kék pont esetén a szoba piszkos, takarítani kell A számok a szobaszámok, egy szobaszámon egyszerre több jelölés is lehet. A táblázat jobb oldalán a fölső ablakban a beosztásra váró szobák közül látunk egyet, ha van ilyen. Mindig a legközelebbi érkezőt mutatja itt a program. Az alsó ablak ugyanazon foglalásnak a már beosztott szobáit mutatja, hogy egymáshoz közel helyezhessük el őket. Duplán kattintva egy üres szobára a beosztás megtörténik, s az ablak mutatja a következő beosztandót, vagy eltűnik, ha nincs már több. E szolgáltatás nem csak ikongombról indítható, hanem a Recepció menüből is. Szerkesztés 2008. április 8. www.hostware.eu 141

winfro v7.8 Szállodai Front Office 142 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.9. SZÁLLODASTÁTUSZ (FRO318) A szállodastátusz a szálloda aktuális foglaltsági állapotát mutatja. Tájékoztatást ad a szobák állapotáról, valamint a szobafoglalások státuszáról. Az ablak fontos tulajdonsága hogy, adattartalma felhasználói beavatkozás nélkül frissül. A rendszer bármelyik munkaállomásán végrehajtott utaztatás, vagy érkeztetés eredménye azonnal megjelenik a képernyőn. HOUSEKEEPING STÁTUSZ 1 Üres kiadható szoba A housekeeping vezetője állítja kiadhatóra az üres tiszta szoba státuszát. 2 Üres tiszta szoba A szobaasszony a szobai telefonmellékről tisztára tudja állítani a szobát. 3 Üres piszkos szoba A vendégelutaztatását követően a foglalt piszkos szoba üres piszkosra vált. 4 Foglalt OK szoba A housekeeping vezetője állítja OK-ra a foglalt tiszta szoba státuszát. 5 Foglalt tiszta szoba A szobaasszony a szobai telefonmellékről tisztára tudja állítani a szobát. 6 Foglalt piszkos szoba Az éjszakai zárás az összes lakó szobát piszkosra állítja. 7 Out of order szoba Miután az Out of order szobák táblázatba felvettük a szobát. SZOBA ÉS VENDÉGFORGALOM ALAKULÁSA 1.) Előző éjszaka lakó A sor az előző éjszaka lakó szobák és lakó vendégek számát hozza, amely információ, kiindulópontként szolgál a különféle mutatók aktuális értékének kiszámításához. 2008. április 8. www.hostware.eu 143

winfro v7.8 Szállodai Front Office 2.) Már elutazott A már elutazott szobák és vendégek az aktuális lakó szobák és vendégek meghatározásához nyújt segítséget. 3.) Már megérkezett A már megérkezett szobák és vendégek ugyancsak az aktuális lakó szobák és vendégek meghatározásához nyújt segítséget. 4.) Aktuális lakó Az aktuális lakó sor a szállodában éppen lakó szobák és vendégek számát mutatja. 5.) Még el nem utazott A tárgynapon utazó még lakó státuszú szobák és vendégek száma látható sorban. 6.) Még meg nem érkezett A tárgynapon érkező még nem lakó státuszú szobák és vendégek száma látható sorban. 7.) Ma éjszaka lakó A sor, az összes utazó elutazása és az összes érkező megérkezése esetén kialakuló lakó szobák és vendégek számát mutatja. 8.) Összes szoba A szálloda összes létező vendégszobája. 9.) Aktuális foglaltság (SUM) % Az aktuális lakó és az összes szoba hányadosából kiszámított foglaltság. A SUM jelző azt jelenti, hogy a foglaltság kiszámításához nem vettük figyelembe az üzemen kívül helyezett szobákat. Több üzemen kívül helyezett szoba esetén ez a mutató kevésbé kedvező tud lenni. 10.) Foglaltság (SUM) % ma éjszaka A sor, az összes utazó elutazása és az összes érkező megérkezése esetén kialakuló, az OOO szobák figyelembe vétele nélkül számolt, foglaltságot mutatja. 11.) Out of order (OOO) szoba Üzemen kívül helyezett szobák száma. 12.) Összes kiadható szoba A szálloda összes szobaszáma csökkentve az üzemen kívül helyezett szobák számával. 13.) Aktuális foglaltság (OOO) % Az aktuális lakó és az összes kiadható szoba hányadosából kiszámított foglaltság. Az OOO jelző azt jelenti, hogy a foglaltság kiszámításához figyelembe vettük az üzemen kívül helyezett szobákat. Több üzemen kívül helyezett szoba esetén ez a mutató kedvező képet ad a szálloda foglaltságáról. 14.) Foglaltság (OOO) % ma éjszaka A sor, az összes utazó elutazása és az összes érkező megérkezése esetén kialakuló, az OOO szobák figyelembe vételével számolt, foglaltságot mutatja. 15.) Szabad szoba ma éjszaka Szabadon maradt szobák száma. 144 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 4.10. TÖRZSVENDÉGEK (FRO330) A szállodánkba gyakran látogató, viszza-visszajáró vendégeket érdemes felvenni a Törzsvendégek közé. Ezt ebben az ablakban vagy a Rezervációban a Vendégadatok fülön tehetjük meg. Törzsvendég összesítő Törzsvendégeink között kereshetünk Azonosító, Vendég neve és Nemzetiség szerint. A kék mezők kerestethetők, s a piros az aktív. Felvitelnél kötelező kitölteni a nevet és nemzetiséget. 2008. április 8. www.hostware.eu 145

winfro v7.8 Szállodai Front Office 146 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 5. KASSZA A Recepció fejezet bemutatta, hogyan kezeljük foglalásainkat a vendég megérkeztéig. A további lépések itt a Kassza programban történnek. A vendég végszámlája itt készül majd el. Ennek első lépéseként a szállását és az étkezéseit előterheljük. Ha ezt nem tesszük, akkor majd az Éjszakai zárás program automatikusan elvégzi. A vendég által igénybevett, s előre be nem tervezett szolgáltatásokat akkor terheljük fel, amikor a vendég igénybe veszi azokat. A fizetés az utazás reggelén történik általában, így ekkor készítjük el a végszámlát. Ha a vendég előleget fizetett, akkor a végszámla az előleggel csökkentett összegről szól majd. A program automatikusan el is utaztatja a lakókat ilyenkor. Ha átutalással fizet egy partner, akkor a fizetés kimarad, és az utazás után fogjuk elkészíteni a számlát, majd postázzuk. A vendég utazása után adatait őrzi a program. Erre nagy szükség lehet, hisz utólag is számlamásolatot kell tudnunk adni, s egy esetleges reklamáció esetén sztornóznuk kell a számlát, majd a korrekciók után újra kiállítani. A számlatörvény is kötelez bennünket, hogy 5 évig tároljuk a számlaadatokat. A program nem tartalmaz ilyen időkorlátot, az adatok mindig rendelkezésre állnak. 2008. április 8. www.hostware.eu 147

winfro v7.8 Szállodai Front Office 5.1. SZÁMLAMŰVELETEK (FRO410) A számlaműveletek ablakban a foglalásokkal kapcsolatos pénzügyi műveleteket végezhetjük el. Itt van lehetőségünk megtekinteni egy adott foglalás, szoba, vagy vendég aktuális egyenlegét (tartozását), bejegyzett szolgáltatásait (felterhelt tételeit), és számláit (fizetési tételeit). Itt tudunk terheléseket, előterheléseket, szobaár előterheléseket végezni, engedményt adni, más vendég vagy foglalás terhelési tételeit átvenni, illetve a számlákkal kapcsolatos műveleteket is itt végezhetjük. Emellett itt nyílik lehetőségünk Szolgáltatás számla készítésére, illetve utaztatásra is. Belépéskor be kell jelentkeznünk egy Kasszába. Itt a jogosultság ellenőrzése különösen fontos, pénzügyi tevékenységről lévén szó. A kasszákban Műszakok vannak, melyek váltják egymást, időpont szerint. A bejelentkezés után egy Vendégkeresés ablakba érkezünk. Ha azonnali számlázást akarunk végezni, egy szobával nem rendelkező vendég részére, akkor ebből ki is léphetünk, de általában nem ez a helyzet. Szobával rendelkező vendég esetén adatainkban megkeressük a vendéget, a szobát, a foglalást. A Vendégkeresés ablak egy táblázatban, csak a Rendszerparaméterekben a Számlaműveletekhez meghatározott státuszú (pl. Lakó, Garantált, Definitív) vendégeket jeleníti meg alaphelyzetben. A vendégkeresésnél három alapvető lehetőség közül választunk, mikor terhelni akarunk egy leendő számlára: Amennyiben az egész foglalásra akarunk terhelni valamit (vagy fizettetni), akkor a Foglalások között keresünk, a számlaműveletekben az egész foglalás összes adatát kezelhetjük egyszerre. Később szűkíthetjük még a hatáskört, választva a foglalás szobái közül egyet (Szobaszám választás), sőt az adott szoba vendégei közül egyet (Vendég választás). Amennyiben egy szobára akarunk terhelni valamit, akkor a vendégkeresésben a Szobafoglalások között keresve lépünk tovább, akkor nem látjuk az adott foglalás összes szobájának terheléseit, számláit, hanem csak az adott szoba adatait. Később szűkíthetjük még a hatáskört, választva egy vendéget a szoba lakói közül (Vendég választás), vagy bővíthetjük a hatáskört, a Mind választással a foglalás szobáira nézve, a Szobaszámnál. Ez utóbbit úgy tehetjük meg, hogy a Szobaszám választóablak bal oldalán álló szürke csillagra kattintunk az egérrel. Amennyiben egy vendégre akarunk terhelni valamit, akkor a Vendégek között keresve, egy adott vendég terheléseihez, számláihoz jutunk. Később bővíthetjük majd a hatáskört, a Szobaszámla választással a szoba lakóira nézve (Vendég választás), sőt a Mind választással a foglalás szobáira nézve (Szobaszám választás). Ez utóbbiakat úgy tehetjük meg, hogy a Vendég illetve Szobaszám választóablakok bal oldalán álló szürke csillagokra kattintunk az egérrel. Már elkészült számlát számlaszám alapján is kereshetünk. Ez a negyedik keresési lehetőség. 148 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 5.1.1. Teljes foglalás számla adatainak kezelése Foglalás adatai A fenti képernyőn azon eset látható, mikor a teljes foglalás adatait kezeljük. Azaz a számlát a Vendégkeresés ablakban a Foglalások fül segítségével választottuk ki. Ekkor a teljes foglalást, azaz az összes szoba minden lakójának adatait kezelhetjük. Az Egyenleg mezőben a teljes foglalás mindenkori egyenlegét láthatjuk. Az ezt követő Csoport(egyenleg) rovatban csoport foglalás esetén a csoport tartozását láthatjuk, ami a vendégek extra fogyasztásaival kisebb az Egyenlegnél. A teljes foglalás adatainak kezelésekor, azaz ha a Szobaszám választódoboz Mindet mutat, akkor mind a számlakészítés, mind az esetleges automatikus utaztatás a teljes foglalásra vonatkozik! Ha csoport esetén, a csoport számláját akarjuk elkészíteni, amely nem tartalmazhat extrákat a szálláson és az étkezéseken felül, akkor jelöljük be a Csoportszámla jelölőnégyzetet. Azok a terhelési tételek, amelyeket itt a foglalásra terhelünk, nem fognak jelentkezni a szobák egyenlegeinél, hiszen ezek csak itt, a foglalás szintjén látszanak. 2008. április 8. www.hostware.eu 149

winfro v7.8 Szállodai Front Office Csoport esetén, a képernyőn a következőt látjuk : Csoport egyenleg Az egyenleg jobb oldalán mutatkozó csoport egyenleg (Csoport) mutatja a szobák és a vendégek extra fogyasztásait nem tartalmazó egyenleget. Ha a szobaszám jobb oldalán látható Csoportszámla jelölőnégyzetet bekattintjuk, akkor a tételek közül is kiszűri a program ezen extra sorokat. Csoportszámla 150 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 5.1.2. Szobafoglalás számla adatainak kezelése Szobaszámla A fenti képernyőn, azaz eset látható, mikor egy szoba adatait kezeljük. Azaz a számlát a Vendégkeresés ablakban a Szobafoglalások fül segítségével választottuk ki. Ekkor a Szobaszám után nem a Mind szöveg, hanem egy konkrét szobaszám áll, a Vendég után viszont a Szobaszámla a választás. Ebben az esetben mind a számlakészítés, mind az esetleges automatikus utaztatás, az adott szobára vonatkozik! A Szobaszám alatti egyenleg a szoba egyenlegét mutatja. Ebben az esetben tehát egyszerre látszik a teljes foglalás egyenlege, a foglalási szám alatt, és a szoba egyenlege, a szobaszám alatt. Egyéni foglalás esetén a szállás és étkezés terhelések a szobák által fizetendők. Csoport foglalás esetén, a szoba terheléseit nézve csak ez extrákat látjuk. Ilyenkor a szállás és étkezés terhelések a foglaláshoz kötöttek, nem a szobákhoz. 2008. április 8. www.hostware.eu 151

winfro v7.8 Szállodai Front Office 5.1.3. Vendég számla adatainak kezelése Vendégszámla A mellékelt képernyőn az az eset látható, mikor egy adott vendég adatait kezeljük. Azaz a számlát a Vendégkeresés ablakban a Vendégek fül segítségével választottuk ki.. Ekkor a Szobaszám egy konkrét szobaszám és a Vendég is egy konkrét vendég. Ebben az esetben mind a számlakészítés, mind az utaztatás az adott vendégre és csakis rá vonatkozik! A terhelések mezőben csak a vendég egyéni számlájára terhelt tételek látszanak, melyek nem a szobaárral illetve a szobahasználattal kapcsolatos tételek, hanem egyértelműen a vendéget terhelik. Erre a megkülönböztetésre általában akkor van szükség, ha például a szobában két olyan vendég lakik, akiket ugyanaz a cég küldött, azonban egyéni fogyasztásaikat nem a cég, nem is együtt, hanem mindketten saját maguk fizetik. A szobaszám alatti egyenleg ugyan a szoba egyenlege ilyenkor, ám ha számlázást indítunk, akkor csak a kiválasztott vendég tételei számlázódnak. A számlaműveletek ablak részletes leírása Mindhárom esetben, (Foglalás, Szobafoglalás, Vendég adatainak kezelése) az ablak kezelése hasonló, így nem választjuk szét az eseteket, csak ott teszünk említést a különbségekről, ahol az nem magától értetődő. 152 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Az ablakon fülek láthatók, melyek tevékenységi-köröket jelentenek: Terhelések Számlák Átterhelések 5.1.4. Csoportszámla információ Csoportos foglalás esetén láthatjuk a Csoport számlaegyenleg információt. Csoport esetén az árkódban rögzített tételek nem kötődnek szobához, vendéghez, hanem az ún. csoportfej számlát alkotják. Ekkor a szobaárat és a kapcsolódó tételeket a megrendelő felé kell kiszámlázni, míg a vendégek egyedi (pl. minibár) fogyasztását a vendégek felé.. Ekkor a csoportszámla kapcsolónégyzetet bejelölve csak a megrendelő által fizetendő tételeket láthatjuk, illetve számlázhatjuk. A foglalás teljes egyenlege és a csoport egyenlege közti különbséget a vendégek egyedi fogyasztásai adják. 5.1.5. Checkout - Vendég elutaztatása A checkout gombot - - megnyomva van lehetőségünk a kiválasztott kategória (foglalás, szoba, vendég) elutaztatására. Amennyiben az összes szoba jelölőnégyzet be van kapcsolva, akkor a teljes foglalás kerül elutaztatásra, ha az összes szoba jelölőnégyzet üres, és nincs lakó kijelölve, akkor a teljes kiválasztott szoba utazik, lakó neve kiválasztásakor csak az aktuális lakó. Csak lakó vagy hátralékos vendéget lehet elutaztatni. Ha az utaztatandó kategória (foglalás, szoba, vendég) egyenlege nem nulla, akkor utaztatáskor hátralékos lesz, ellenkező esetben elutazott. Amennyiben az utazás napja későbbi, mint a mai nap, a program figyelmeztet a tényre, és ha mégis elutaztatja a vendéget, akkor az utazás napját automatikusan a mai dátumra állítja. Ha a foglalásból mindenkit elutaztatok, azonban a foglalásnak van jövőben érkező garantált vendége, a foglalás státusza garantált lesz. Hátralékos vendég számlája rendezése után elutaztatható (elutaztatandó), ekkor státusza elutazott lesz. Amennyiben elutazott vendégre terhelünk újabb szolgáltatásokat, stornózzuk számláját akkor a foglalás státusza automatikusan hátralékos lesz. 5.1.6. Árfolyam differencia Valutás szobaárakat használó és valutában számlázó szállodák esetében szinte kötelező jelleggel merül fel az árfolyam differencia kérdése. Az árfolyam differencia abból adódik, hogy a valutás szobaárakat érkezésnapi árfolyamon kell terhelni, míg számlázni már utazásnapi árfolyamon szabályos. 2008. április 8. www.hostware.eu 153

winfro v7.8 Szállodai Front Office Árfolyam differenciát a program, csak az automatikusan terhelt tételekre tehet. Az automatikusan terhelt tételek alatt az Éjszakai zárás által feltett tételeket illetve a Szobaár előterheléssel feltett tétteleket kell érteni. Ezen tételek a Számlaműveletek ablakban Z illetve E betűkkel jelöltek. A program 2 árfolyamot használhat, a valuta vételit (VAL), és a deviza vételit (DEV). A foglalás felvitelekor a Rendszerparaméterekben meghatározott az alapértelmezett, de ezt a Kiegészítő adatok fülön módosíthatjuk. A tételek az érkezéskori árfolyammal kerülnek fel az adatok közé. Nézzünk egy konkrét példát. A foglalás VAL árfolyamot használ, s a szobaár legyen 44 EUR. Az érkezéskor 2004.12.14-én az árfolyam 246,98 HUF volt. A szállásterhelés ekkor 246,98 *44=10.867 HUF lesz naponta. 21 napra 228.207 HUF. Számlakészítéskor, ha átírjuk a valutakódot HUF-ról mondjuk EURra, a program készpénzes, vagy hitelkártyás fizetés esetén a VAL árfolyamon kínálja fel az Eurót, átutalásos esetben, pedig a DEV árfolyamon. Az árfolyamot az utazás napjáról próbálja felvenni, de ha azt még nem találja meg, akkor az ahhoz legközelebbit veszi, fel, tehát általában az aznapit, ha még nem jött el az utazás napja. A Rendszerparaméterekben beállítható az is, hogy mindig a DEV árfolyamot használja. Konkrét példánkban az utazás napján a VAL árfolyam 249,32 HUF. Ekkor árfolyam differencia nélkül a vendég 21 nap után 21*10.867/249,32=915,32 EUR-t fizetne. 154 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Az eredeti áron 21 napra 44*21=924 EUR volt kiajánlva. Ha bejelöljük a differencia képzését, akkor természetesen 924,00 EUR-ra hozza ki a program a számlát egy 8,68 EUR-os differencia tétel felhelyezésével. Ez a gyakorlatban nem egy tételt fog jelenteni, hanem annyit, ahány szolgáltatást tartalmaz a szoba árkódja. A differenciák ugyanis ugyanazon szolgáltatás kódokra kerülnek fel, mint maguk az árkód tételek. Ha bújtatott tétel is van az árkódban, akkor a differencia tétele is ugyanúgy bújtatva tartalmazza az adott szolgáltatásra arányosan eső differenciát. Összesített számlaformátumot használva az eredetileg felkerült tételek, s a differenciatételek összeadódnak, és a számla-kiállítási árfolyamon számolva a kiajánlott árat adják valutában. A konkrét példánkban szállásterhelés 228.207 HUF, differencia 8,68 * 249,32 = 2.164 HUF. Az árkód tételekre történő szétosztás és a HUF összegek kerekítése miatt ez 2.162 HUF-ra jön ki. A kettő összesen 230.369 HUF os szállásként látszik az összesített számlán. Valutába visszaszámolva 230.369/249,32=924 EUR, ha a számlasablonon, a számformátumon bejelöljük a konvertálás valutába négyzetet. Számla sablonon bejelölhető egy Differencia nélkül négyzet. A fenti sorok akkor igazak, ha nem jelöljük be ezt. 2008. április 8. www.hostware.eu 155

winfro v7.8 Szállodai Front Office A kinyomtatott számlák így néznek ki: A külföldi vendég vagy partner részére adott példány, magyar nyelvű változata: A mi példányunk: 156 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Ekkor a Gyorsmérlegbe a a 923.99 EUR kerül be, s nem 203 369.- HUF. A példánkban VAL foglalás VAL árfolyamon történő számlázását láttuk. Ugyanígy lehetséges a DEV -DEV párosítás is átutalásos esetben. Probléma lehet, ha váltunk valutát, s a VAL árfolyamot nem akarjuk a szobaár kalkulációnál használni, mert az ténylegesen a valuta vételi árfolyammal van töltve, s a szobaárat más árfolyamon kívánjuk átszámítani. Ekkor állítsuk a foglalást DEV-re, s használjuk a devizaárfolyamot. Készpénzes fizetéskor a program által behozott VAL árfolyamot írjuk át a számlázás ablakában a megfelelő értékre, és utána rendben lesz a dolog. Hasonlóan a számlázási árfolyam átírásával kell operálnunk a VAL foglalás átutalásos fizettetésekor is, mert ekkor a DEV árfolyamot hozza fel a program. A két árfolyam értéket képernyőre csalhatjuk mindig, a fizetési mód Készpénz és Átutalásos közötti váltogatásával. A Rendszerparaméterekben beállítható az is, hogy számlázáskor mindig a DEV árfolyamot használja a program. FONTOS! Ha HUF-os számlát szeretnénk kiállítani, de a devizában vagy valutában kiajánlott szobaár terheléseket utazási árfolyamon kívánjuk számlázni, akkor árfolyam differenciát kell felhelyeztetnünk a programmal, ám ravasz módon. Ekkor EUR vagy más valuta lesz a Valuta összeg után megadott kód, de az Árfolyam eltérés képzésen kívül bejelöljük, a Számla valutaneme HUF négyzetet is! 2008. április 8. www.hostware.eu 157

winfro v7.8 Szállodai Front Office Ekkor a Gyorsmérlegbe a 203 369.- HUF jerül be, s nem a 923.99 EUR. 158 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 5.1.7. Terhelések fül Ebben a táblázatban az adott szint (foglalás, szoba, vendég) terhelési tételeit láthatjuk. A táblázat fölött rádiógombok benyomásával választhatunk, hogy vagy csak a Számlázatlan tételeket lássuk, vagy csak a Fizetett tételeket, vagy csak a Sztornózott és jóváíró tételeket. A táblázat oszlopaiban a következő adatokat láthatjuk. Dátum Bizonylat Az adott tétel dátuma, azaz pl. melyik napi szállás. NEM a terhelés időpontja, hanem azé a napé, melyre az adott tétel vonatkozik. kiegészítő mező, az adott tételhez tartozó esetleges bizonylat száma, pl. a vendég virágot hozatott a virágboltból, az erről szóló bizonylat sorszáma Számlaszám Fizetett tétel választásnál van csak szerepe, s ott értelemszerűen a számla sorszáma, amin a tétel számlázásra került. Számlázatlan tételeknél értelem szerint meg sem jelenik e rovat. Szoba Kód amennyiben a tétel szobaszámhoz köthető, az igénybevevő szoba száma a terhelt szolgáltatás kódja Szolgáltatás a terhelt tétel szolgáltatás megnevezése Üzem T Meny. Összeg Val. ha vendéglátásból átvett a terhelés, akkor az üzemegység kódja. Ha a mező ki van töltve, és egérrel az oszlop fölé állunk, akkor a program automatikusan kiírja az aktív terhelés üzemegység kódjához tartozó üzemegység nevét a terhelés típusa (szobaár Előterhelés, előterhelés, Zárás, Gépi, Kézi) az igénybe vett szolgáltatás mennyisége, (pl. szállásnál 1 éj) a tétel engedménnyel csökkentett összege az eredeti valutában, amiben felterhelésre került. a tétel valutaneme (pl. szállás 85 EUR) Enged. (Ft) a tételre adott engedmény forintban Összeg (Ft) a tétel engedménnyel csökkentett összege forintban Alk. S a terhelést végző alkalmazott kódja Sztornó jel, Normál, Sztornózott, Jóváíró tétel. A normál tétel a Szolgáltatás sztornó vagy a Terhelés sztornó által lesz Sztornózott tétel. Ezzel egyidőben egy ellenkező előjelű Jóváíró tétel is felekerül a tételek közé. 2008. április 8. www.hostware.eu 159

winfro v7.8 Szállodai Front Office AZ ITT HASZNÁLHATÓ MŰVELETEK: Terhelés Az adott foglalásra, annak szobáira, vendégeire terhelhetünk itt kézi terheléssel. Előterhelés Az adott foglalásra, szobára/vendégre terhelhetünk előre, megadott időszakra szolgáltatásokat, a szobaár kivételével. Szobaár előterhelés A Szobaár előterhelés szolgál az árkódban megadott szobaár és hozzá kapcsolódó szolgáltatások terhelésére, egy meghatározható időszakra. Egyéni árkód előterhelés Egyéni árkód előterheléssel az adott foglalás, adott szobájára lehet árkódot előterhelni, a szobához rögzített árkódon felüli díjak terheléseként. Átterhelés Itt adhatjuk át vagy vehetjük át egy foglalás vagy szoba vagy vendég tételeit, amennyiben azokat más fizeti. Bújtatások Az elbújtatott szolgáltatásokat tudjuk láthatóvá tenni itt, avagy a láthatóakat elbújtatni, más szolgáltatások mögé. Szolgált. Sztornó Szolgáltatás sztornóval lehet kiválasztott szolgáltatások valamennyi tételét sztornózni, de van itt lehetőség a tételek egyéni sztornózására is. Terhelés. Sztornó Az aktuális terhelést sztornózza. Engedmény Az adott foglalás már felterhelt tételeire adhatunk engedményeket, illetve visszavonhatunk már megadott engedményeket. Tétel bontás Az aktuális terhelési tétel összegének kettévágására szolgál. Portáskiadás másolat A portáskiadás jellegű terhelésről kaphatunk így bizonylat másolatot. Proforma számla A Proforma számla a terheléseket mutatja és összegzi. 160 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 5.1.7.1. Terhelés (FRO430a) Az adott foglalásra, annak szobáira, vendégeire terhelhetünk itt úgynevezett Kézi terheléssel. Kiválaszthatjuk, a szobát, a foglalás szobái közül, amelyre terhelni kívánunk. Kiválaszthatjuk a vendéget, akire terhelünk, vagy Mindre állunk a választódoboz bal oldalán látható csillaggal. Kiválasztjuk a szolgáltatás kódját vagy megnevezését, megadjuk az egységárat, a valutanemet, és a mennyiséget. A valuta árfolyama a foglalás érkezés napi árfolyama lesz. Az árfolyam típusa (deviza, valuta) a rezervációnál beállított lesz. Az így felterhelt tételek terhelési típusa "K". Idegenforgalmi adó (IFA) kézi terheléssel csak akkor terhelhető, ha a Szerviz modul Rendszerparaméterek szolgáltatásában ezt a lehetőséget beállítottuk. Az IFA általában árkód terheléssel vagy szobaár előterheléssel tehető fel a számlára. A terhelés jellemzőinek beállítása után a Rögzít gombra kattintva átmenetileg letárolja a program a terhelést, de még nem véglegesíti. Ekkor újabb tételeket vihetünk fel. Mindegyiket tároljuk, majd ha végeztünk, akkor Néz üzemmódba váltunk, s az ekkor aktívvá váló Jóváhagyással véglegesítünk. Jóváhagy A tételek felvitelekor az Elvetés gombbal tehetjük semmissé az aktuális, szerkesztés alatt álló tétel adatait. A tétel rögzítése után, ha Néz üzemmódba váltunk, a Törlés gombbal törölhetjük a tévesen felvitt tételeket, még a jóváhagyás előtt. Ha az összes tétel semmis, akkor a Szemétkosárra kattintunk, eldobva minden előkészített adatot. 2008. április 8. www.hostware.eu 161

winfro v7.8 Szállodai Front Office 5.1.7.2. Előterhelés (FRO430b) Az adott foglalásra, szobára/vendégre terhelhetünk előre, megadott időszakra szolgáltatásokat, a szobaár kivételével. Visszaállítás Használata a Terhelésnél leírtakkal megegyező. Az így felterhelt tételek terhelési típusa "L". Amennyiben szobaárat itt terheljük fel előre, számítsunk rá, hogy az Éjszakai zárás az árkódban megadott szállást és az ahhoz kapcsolódó tételeket szintén fel fogja terhelni! A foglalás árkódjában megadott szobaár előterhelésére a Szobaár előterhelés szolgál. 162 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 5.1.7.3. Szobaár előterhelés (FRO430c) A szobaár előterhelés segítségével a rezervációban rögzített szobaárakat terheljük fel tetszés szerinti időpontig. Amennyiben a vendég már érkezéskor ki szeretné egyenlíteni a szállásdíjat, úgy terheléshez használjuk ezt a szolgáltatást. A baloldali táblázat a rezervációhoz tartozó szobafoglalások árazását mutatja. Jobboldalt a szobaáraknál használt valutanemek és árfolyamai láthatók. A felhasználó a baloldali kijelölő dobozok segítségével kiválaszthatja a szobá(ka)t (alapból az összes ki van jelölve). Előterhelés időszaka A két dátum mezőbe a terhelés kezdő és befejező napját kell megadni (alapból a rezerváció érkezése és távozása). Új árfolyam A módosít gomb segítségével a jobboldalon kiválasztott valutanem árfolyamát lehet megmódosítani. adhatjuk meg Szobaár előterhelés szolgál az árkódban megadott szobaár és a hozzá kapcsolódó szolgáltatások terhelésére, egy meghatározható időszakra. Egy ablakban láthatjuk a foglaláshoz vagy a szobához vagy a vendéghez rögzített árkódokat. Alaphelyzetben mindegyik sor kijelölt állapotban van, amit a sor elején álló kis Pipa szemléltet. Elvehetjük a Pipát, ha az adott sorra kattintunk az egér bal gombjával. A program csak a kijelölt sorokban elhelyezkedő árkódokat fogja előreterhelni, amikor a Jóváhagyás gombra kattintunk. Amennyiben egy foglalásra szobaár előterheléssel felrögzítettük a szállás tételeket, az adott napra az éjszakai zárás nem terheli fel még egyszer azokat. Az így felterhelt tételek terhelési típusa "E". 2008. április 8. www.hostware.eu 163

winfro v7.8 Szállodai Front Office 5.1.7.4. Egyéni árkód előterhelés (FRO430d) Egyéni árkód előterheléssel az adott foglalás, adott szobájára lehet árkódot előterhelni, a szobához rögzített árkódon felüli díjak terheléseként. Például pótágy és az ahhoz kapcsolódó díjak. 5.1.7.5. Átterhelés (FRO430e) Az Átterhelés gombra kattintva először a Vendégkeresés jelenik meg. VÁLASSZUK KI A MÁSIK (SZOBA)FOGLALÁST A Vendégkeresés segítségével válasszuk ki azt a (szoba)foglalást, ahova átszeretnénk terhelni nyitott terhelési tételeket. Ügyeljünk a vendégkeresésben a megfelelő fül kiválasztására. Foglalások fülön főszámlát választunk, Szobafoglalások fülön szobaszámlát, Vendégek fülön pedig vendégszámlát. A MÁSIK foglalás vagy szobafoglalás kiválasztását követően megjelenik az átterhelést végző ablak. Az ablak baloldalán található az (szoba)foglalás ahonnan elindultunk. A jobboldalon pedig az a (szoba)foglalás amelyet a vendégkereséssel kiválasztottunk. 164 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 KIVÁLASZTOTT FOGLALÁSOK MÓDOSÍTÁSA A Vendégkeresés gombok segítéségével az adott oldal kiválasztott (szoba)foglalása megváltoztatható. A (szoba)foglalások alatti táblázatokban az adott foglaláshoz tartozó nyitott terhelési tételek láthatók a Tételek fülön, a Szolgáltatások fülön pedig szolgáltatáskódra összesítve láthatjuk a nyitott terhelési tételeket. Bármelyik foglalásról átterhelhetünk a másikra miután megjelöltük az átterhelés tárgyát képező nyitott terhelési tételeket. SZOLGÁLTATÁSKÓDHOZ TARTOZÓ ÖSSZES NYITOTT TERHELÉS MEGJELÖLÉSE Amennyiben egy szolgáltatáskódhoz tartozó összes nyitott terhelési tételt át szeretnénk terhelni, úgy célszerű a Szolgáltatások fülön megjelölni a szolgáltatást, úgy hogy a sor elején található jelölő doboz ki legyen pipálva. ÖSSZES TÉTEL MEGJELÖLÉSE VAGY A MEGJELÖLÉSEK TÖRLÉSE Az összes tétel kijelölésére használjuk a táblázat bal felső sarkában található lefelé mutató nyíl gombot. Amennyiben már az összes tétel meg van jelölve, úgy program törli a megjelöléseket. 2008. április 8. www.hostware.eu 165

winfro v7.8 Szállodai Front Office NYITOTT TERHELÉSI TÉTELEK TÉTELES MEGJELÖLÉSE A Tételek fülön a tételeket egyesével jelölhetjük meg. A tételek kiválasztását nagyban segíti a táblázat fejléce által nyújtott tetszés szerinti rendezési lehetőség. Csak kattintsunk az oszlop fejlécére, amely szerint szeretnénk rendezni a táblázatot. MEGJELÖLT TÉTELEK ÁTTERHELÉSE Miután megjelöltük a terhelési tételeket, kattintsunk a zöld nyílra és a program elvégzi az átterhelést. VISSZALÉPÉS A SZÁMLAMŰVELETEKBE A vendégkeresés gombok alatt található gombok segítségével az adott folalást kiválasztva térhetünk vissza a Számlaműveletekbe. 166 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 5.1.8. Átterhelt tételek (FRO410i) Adott foglalás átterhelt tételeinek ellenőrzéséhez kattintsunk a nagyítót ábrázoló gombra. A megjelenő lista MÁS FOGALALÁSNAK ÁTADOTT és MÁS FOGLALÁSTÓL ÁTVETT bontásban mutatja meg kiválasztott elem (főszámla, szobaszámla vagy vendégszámla) átterhelt tételeit. A kiválasztott elem a lista fejlécében látható. A tételek az átterhelés ideje szerinti rendezettségben jelennek meg. Dátum Fel. Összeg Listában szereplő mezők: Átterhelés dátuma. Az átterhelést végző felhasználó kódja. Az átterhelt tétel bruttó értéke. 2008. április 8. www.hostware.eu 167

winfro v7.8 Szállodai Front Office 5.1.8.1. Szolgáltatás, egyéni sztornó (FRO431f) Szolgáltatás sztornóval lehet kiválasztott szolgáltatások valamennyi tételét sztornózni, de van itt lehetőség a tételek Egyéni sztornózására is. A sztornózáshoz megjegyzést fűzhetünk, amely megmagyarázza, hogy a műveletre miért került sor. A sztornózott tételekről listát kaphatunk, időszakra, a Kimutatások programban, a Terhelések listája menüben, a Terhelési kontroll szolgáltatással. SZOLGÁLTATÁS SZTORNÓ E fület választva szolgáltatásonként összefogva tudjuk a tételeket sztornózásra jelölni. A jelölés a sorra való kattintással történik. Ez oda-vissza működik, beteszi a kijelölést, illetve elveszi azt, ha újra kattintjuk. Ha az összes tételt ki kell jelölni, akkor a jelölőoszlop tetején kattintsuk meg a kis lenyilat! EGYÉNI SZTORNÓ E fület választva egyenként tudjuk a tételeket sztornózásra jelölni. Itt lehetőségünk egy adott szolgáltatásra szűkíteni a táblázat tartalmát. Ugyancsak segíthet, ha időszakra is megkötjük magunkat, s csak utána kezdjük a jelölgetést. 168 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 5.1.8.2. Engedmény (FRO430g) Az adott foglalás már felterhelt tételeire adhatunk engedményt, illetve visszavonhatunk már megadott engedményt. Lehetőség van Egyedi engedmény megadására, Szolgáltatás engedmény leszámítására, illetve Engedménycsomag érvényesítésére. Ezek az Engedmény ablak első 3 fülén érhetők el. A negyedik fül az engedmény visszavonásra ad lehetőséget. Ha több engedményt adunk, akkor a program mindig figyelmeztet, hogy a tételeken van már engedmény. EGYEDI ENGEDMÉNY Két alfül található itt, mely kétféle kijelölési módot valósít meg. Kijelölhetjük az engedmény alapjául szolgáló tételeket szolgáltatásonként összefogva, vagy tételenként kibontva is. A kijelölés a bal egérgombbal történő kattintás az adott sorra. Több tétel kijelölése a Ctrl billentyű együttes lenyomásával történhet. Az engedményadást a Módosítás gombbal indítjuk. Ekkor kiválaszthatjuk az Engedmény jogcímét. Ha itt nem találunk választható jogcímeket, akkor azokat az Alapadatokban kell megadnunk. (Front Office szótárak/ Engedmény szótárak) Megjegyzést is fűzhetünk az engedményadáshoz, ha az nem magától értetődő. Az engedményt meghatározhatjuk százalékosan vagy összegszerűen is. Rögzítéssel zárjuk a műveletet. Az engedmény a tehelések ablak táblázatában oly módon jelenik meg, hogy minden egyes az engedményalapban szereplő tétel sora módusul úgy, hogy az Összeg és az Enged.[Ft] rovatok összege adja az eredeti értéket. Az Összeg tehát már az engedménnyel csökkentett össszeg. 2008. április 8. www.hostware.eu 169

winfro v7.8 Szállodai Front Office SZOLGÁLTATÁS ENGEDMÉNY A fül használatával lehetséges szolgáltatás Engedmény kódok szerint, engedményt adni az azonos SZJ számú szolgáltatások körére. A program a számlázható tételeinket már SZJ számok szerint összefogva mutatja meg eleve. Amelyik csoporthoz készítettünk az Alapadatokban Szolgáltatás engedmény kódot, azt tudjuk csak itt engedményezni. Az engedményadás menete az Egyedi engedmény adásnál leírttal megegyező. ENGEDMÉNY CSOMAGOK Jóváhagyás Ha az Alapadatokban meghatároztunk legalább egy engedmény csomagot, akkor ide belépve a jobb felső sarokban az Engedmény csomag felirat alatt ez első engedmény csomag kódja és megnevezése lesz látható. Ez természetesen átállítandó, az alkalmazni kívánt csomagra. Az ablak bal alsó részén a táblázat azon tételeinket mutatja, melyekre a csomag, mint engedményezendő szolgáltatásra hivatkozást tartalmaz. A tételsorokban láthatóak az engedmények százalékos és összegszerű értékei is. A jobb alsó sarokban összesítések láthatók. A Jóváhagyás gombbal érvényesíthetjük a csomagot. Figyelem! Csak egyszer nyomjuk meg a gombot, mert másodszori megnyomása a csomag újbóli alkalmazását jelenti! A kék kis ajtón lépjünk ki az ablakból. 170 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 ENGEDMÉNY SZTORNÓ Kijelölés Az a fül ad lehetőséget az engedmények sztornózására. A Foglalás engedményei kijelölést célszerű használni. Ekkor minden a foglalásra adott engedmény a látókörünkbe kerül. A sztornózni kívánt sort vagy sorokat ki kell jelölnünk. Több sor esetén a Ctrl billentyűt kell nyomnunk, s az egérrel úgy kattintunk. A sztornózás a Törlés ikongombbal történik. A sztornózáshoz megjegyzést is fűzhetünk. 5.1.8.3. Tétel bontás (FRO430h) Az aktuális tétel összegének kettévágására szolgál. Csak Tételes megjelenítés esetén használható. Összegszerűen vagy százalékosan adható meg a bontás. Erre akkor van szükség, ha egy szoba vendégei megosztoznak egy szolgáltatás díján, amit eredetileg egy összegben terheltünk fel számukra. Akkor is használhatjuk, ha a vendég egy adott összegű számlát szeretne kapni, s az összeget nem tudjuk leválogatni a számlázható tételekből, s magunk szeretnénk eldönteni, hogy melyik tétel kettébontásával oldjuk meg a problémát. 2008. április 8. www.hostware.eu 171

winfro v7.8 Szállodai Front Office 5.1.8.4. Bújtatások (FRO430k) Kijelölt bújtatandó tétel Kijelölt szállás tétel Bebújtatás A kijelölt szállás tételben rejtőzködő, már eleve bújtatott tétel. Bújtatlan (számlán látható) tételek Az elbújtatott szolgáltatásokat tudjuk láthatóvá tenni itt, avagy a láthatóakat elbújtatni, más a Szállás jellegű szolgáltatások mögé. Ez azt jelenti, hogy a vendég számláján csak összegükben jelentkeznek, annak a szállás tételnek a sorában, amely mögé bújtattuk őket. A bal oldali ablak mutatja a szállás terheléseket, alul a bebújt szolgáltatásaikkal, a jobb oldal pedig a még bújtatlan szolgáltatásainkat. Kijelölünk egy szállásterhelést a bal oldalon, és egy vagy több szolgáltatatást a jobb oldalon, majd a balra mutató Zöld nyíllal átlökjük a szolgáltatásokat a baloldalra. Természetesen a kijelölt szállás tételbe csak vele azonos ÁFA besorolású tétel bújtatható bele. Egy tétel akkor minősül szállás jellegűnek, ha az Alapadatok programrész Közös szótárak menüjének Szolgáltatás cs., SZJ/ITJ számok, szolgáltatások menüpontjában az adott szolgáltatás a Jelleg mezőben Szállásként látszik. Visszafelé a fordított a dolog, ha elbújtatva találunk egy terhelést a bal oldalon, és mégis meg akarjuk mutatni majd a számlán, akkor kijelöljük a bal alsó ablakban azt a terhelést vagy akár többet is, ha több is van, s a jobbra mutató Zöld nyíllal átlökjük a jobb oldalra őket. 172 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Kibújtatás A Számlaműveletek ablak Terhelések fülén azon sorok, melyek bújtatott terhelést tartalmaznak egy szürke + jellel kezdődnek a Tételes megmutatás esetén. 2008. április 8. www.hostware.eu 173

winfro v7.8 Szállodai Front Office 5.1.9. Vendéglátás átterhelések (FRO430z) Listát kapunk a vendéglátás alrendszer által beterhelt szolgáltatásokról. A lista a foglalásra, a szobára, vagy a vendégre vonatkozik, a szerint, ahogyan a fizetendő tételek ill. a számlafej adatai.. 174 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 5.1.10. Számlák fül Ebben a táblázatban az adott szint (foglalás, szoba, vendég) számláit láthatjuk. A táblázat oszlopaiban a következő adatokat láthatjuk. Tömb Sorszám Év Dátum E Az adott számla tömbjének azonosítója. A számlatömböket a Rendszerparaméterek között lehet az egyes fizetési formákhoz (kp, hitelkártya, átutalás) rendelni. Szokás szerint az F01-es tömb a készpénzes fizetéseket tartalmazza. A hitelkártyás fizetések az F02-es tömbből kerülnek ki, hacsak nem akarjuk megengedni, hogy egyazon számlán hitelkártyás és készpénzes fizetés egyaránt szerepeljen. Ez utóbbi esetben, még a tisztán hitelkártyás számlákat is, az F01-es tömbbe kell sorolni. Az adott számla sorszáma a tömbön belül. 1-től indul. A számla kibocsátási éve. A számla kibocsátásának pontos dátuma Előlegszámla-e? (I/N) Azt jelzi, hogy az adott számla előlegszámla-e. A számla kiállításakor dől el a dolog. Ha ott bejelöltük, akkor ide I kerül, s a számla összege levonódhat egy későbbi végszámla fizetendő összegéből. Teljesítés A számla teljesítésének dátuma. Esedékesség A számla esedékességének dátuma. Vagyis átutalás esetén a partnernek eddig kell utalnia a pénzt. Készpénzes és hitelkártyás fizetésnél a kiállítás dátumával egyezik meg. FM Összeg Valuta Fizetési mód, Készpénz, Hitelkártya, Átutalás Az adott számla végösszege Az adott számla valutaneme Összeg (Ft) Az adott számla összege forintban. S Alk. Sztornó jel, Normál, Sztornó, Jóváíró számla. A számlát kiadó alkalmazott kódja. AZ ITT IGÉNYBE VEHETŐ SZOLGÁLTATÁSOK 2008. április 8. www.hostware.eu 175

winfro v7.8 Szállodai Front Office Számlakészítés A kijelölt foglalásnak / szobának / vendégnek számla készítése az általa igénybevett illetve más vendégről rá átterhelt szolgáltatásokról vagy azok egy részéről. A szolgáltatás a Ctrl-K billentyűkombinációval is indítható. Számla másolat A kijelölt számláról számlamásolat nyomtatása tetszőleges számla formátummal, sablonnal. Számla sztornó A kijelölt számla sztornózása. Helyesbítő számla A kijelölt számlához helyesbítő számla készítése. Előlegszámlák Megmutatja a kijelölt foglalásnak / szobának / vendégnek már elkészített előlegszámlákat. Előlegszámla átvétele Előlegszámla átvétele más foglalásról / szobáról / vendégről. Ezt akkor használjuk, ha egy másik foglaláson állítottunk ki egy előlegszámlát, de mégsem ott használjuk fel azt. Ilyenkor átvesszük, azaz lehetővé tesszük, hogy az átvevő foglalás / szoba / vendég végszámláján szerepelhessen levonásként. Proforma számla Ctrl-P-vel aktiválható. Az eddigi egyenlegről nyomtat proforma számlát, melyen az összes kiegyenlítetlen terhelt tétel szerepel terhelési dátum szerinti sorrendben. 176 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 5.1.10.1. Számlakészítés (FRO431) A Számlakészítés háromféleképpen indítható. Egyrészt az alsó tálcáról bankjegyeket ábrázoló Számlakészítés gombjával, másrészt a Számlák fül Számlakészítés gombjával, harmadrészt a Ctrl-K billenytyűvel. Ekkor megnyílik a Számlakészítés ablak, melyben meghatározhatjuk, mely tételekről készüljön a számla, kinek szóljon a számla, s hogy milyen módon kívánja a vendég kiegyenlíteni a számlát. Az alábbi képernyőrészleten az elindulás utáni állapota látható. Terhelések fül Tovább gomb A Terhelések fülön állunk, s minden tétel ki van jelölve. A legegyszerűbb esetben - az összes számlázatlan tétel fizetése esetén a teendőnk csak annyi, hogy rákattintunk a Tovább gombra (Ctrl-T). Ekkor az ablakban a fókusz átkerül a Terhelésekről a Jóváírásokra, s láthatjuk a fizetés bejegyzését. A program készpénzes fizetést feltételez, de ezt válthatjuk a fizetés módja keretbe foglalt lehetőségek szerint. 2008. április 8. www.hostware.eu 177

winfro v7.8 Szállodai Front Office Jóváírások fül Fizetés módok Vevő adatai Számlaformátum Rögzítés gomb Továbbra is a legegyszerűbb esetet feltételezve tekintsük azt, amikor a vendég készpénzzel fizet. Ekkor a bal alsó sarokban már látható Rögzítés gombra kattintunk (Ctrl-R). Ezt követően az ablak jobb oldali hasábjára pillantunk, s látjuk, hogy a Vevő adatai kitöltésre került a Vendégkönyv alapján, s hogy a Számla formátumok is beálltak a Rendszerparamétereknek megfelelően. Nincs más teendőnk, mint a bal alsó sarokban, ekkor már látható Nyomtatás ikonra kattintani, s már adhatjuk is a vendég kezébe a számlát. Nézzünk most egy kicsit bonyolultabb esetet! Ha vendégünk két számlát kér, tehát bontanunk kell a számlát, akkor az első lépésben, vagy a Terhelések, vagy a Szolgáltatások fülön, csak a számlázandó szolgáltatásokat, tételeket jelöljük ki. A kijelölést és annak megszüntetését az egér bal gombjával történő kattintással végezhetjük. Értelemszerűen azon a soron kattintunk, melynek állapotát váltani akarjuk. Ha egy-egy szolgáltatásról egyben tudunk dönteni, hogy a következő számlára kerül-e, akkor a Szolgáltatások fülön jelöljük, ha egy szolgáltatáson belül van olyan tétel ami felkerül a számlára, de van olyan is amelyik nem, akkor a Terhelések fülre átváltunk, s ott tesszük meg a jelöléseket. Hasznos lehet, hogy a terhelések sorrendjét az ablakban váltani tudjuk Dátum szerinti illetve Szolgáltatás kód szerinti között. 178 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Kijelölt tétel Kijelölt tétel Terhelések sorrendje Előfordul, hogy a szükséges bontást nem tudjuk a már meglévő tételekből történő válogatással elvégezni. Ekkor előzetesen Tétel bontással kettévágunk egy vagy több tételt, hogy el tudjuk majd végezni a szükséges számlabontást. Ez akkor lehet szükséges, ha egy adott összegű részszámlát kell adjunk, például egy csekk összegében. Ha mindegy, hogy mely tételekből áll össze a részszámla és az is mindegy, hogy mely tételt kell ehhez kettébontani, akkor a programra is bízhatjuk e műveletet. Ekkor csak beírjuk a részszámla kívánt összegét a Bontás gomb fölötti mezőbe, bejelöljük, hogy Összeg megadásával kívánjuk elvégezni a bontást, s megnyomjuk a Bontás gombot. A program elvégzi ekkor a szükséges tételbontást, s a kijelöléseket. Ekkor csak kinyomtatott számlán látjuk majd, hogy hogyan valósította meg a program a bontást. Lehetőség van arra is, hogy magunk tegyük meg ezt itt, a számlakiállítás során. A Szolgáltatás fülön tehetjük ezt meg, a Bontás össz. oszlopban rákattintva az összegekre átírhatjuk azokat. Ekkor a Bontás gomb fölött összegzi a program az éppen bontásra szánt összeget. Ha végeztünk, a Bontás gomb megnyomásával véglegesítjuk döntésünket. Ha meggondoltuk magunkat, akkor a Bontás össz.. oszlop fejlécére kattintva visszaállíthatjuk az alaphelyzetet, azaz minden tétel teljes összegű figyelembevételét. Elvetés Módosítás Összesítve Befejezés 2008. április 8. www.hostware.eu 179

winfro v7.8 Szállodai Front Office A másik gyakran előforduló számlabontást igénylő helyzet, ha az egy szobában lakók egyenlő arányban osztoznak a számlákon. Ekkor 3 fő esetén az első vendég számlájának bontását Százalék megadásával végezzük el. A százalék 33 legyen. A következő vendég a fennmaradő összeg 50%-át fizeti, s a harmadik a maradékot. Mindig a Bontás gomb zárja le a folyamatot. Ha vendégeink chipkártyát kaptak tőlünk mellyel szolgáltatásokat igénybevehettek, akkor ezeket a szolgáltatásokat lekérdezhetjük a Chipkártya rendszertől, ha rákattintunk a Chipkártya felhasználás jelölőnégyzetre. Ekkor egy előugró ablakban a chipkártyával igénybevett szolgáltatások megjelennek, s egy gombnyomással felterhelhetjük őket a leendő számlatételek közé. Itt is lehetőségünk van válogatni a tételek közül. A számla fizetése gyakran nem egy fizetőeszközzel történik, s így a fizetési mód is lehet többféle. Ha például a számlatömbjeinket úgy határoztuk meg a Rendszerparaméterekben, hogy a készpénzes és hitelkártyás tömbök sorozatszáma azonos, akkor - és csak ekkor lehetséges lesz részben készpénzzel, részben hitelkártyával kiegyenlíteni egy számlát. Elég gyakori, hogy a vendég Üdülési csekkel fizet. Ilyenkor természetesen az Alapadatokban meg kell határoznunk ezt, mint fizetőeszközt. Ezt általában a Hitelkártya típus szótárban tesszük meg, egy speciális kártyatípusként megadva az Üdülési csekket. Ha tehát a vendég rendelkezük ilyennel, akkor Hitelkártya fizetési módot választunk, majd az Átadott összeget felülírjük a csekk összegével, s a Hitelkártya típusa rovatban az Üdülési csekket választjuk, s be is írhatjuk a csekk sorszámát, majd rögzítünk. Ekkor a program a Jóváírások fülön bejegyzi az adott összegű csekkes fizetést, majd a fennmaradó összeget felkínálja forintos fizetésre. Ezt elfogadhatjuk, avagy módosíthatjuk például egy valódi hitelkártyás fizetésre. Itt előfordulhat, hogy a fizetendő összeg több mint amit megengedhetünk a bank megkérdezése nélkül nagyobb mint az Alapadatokban megadot limit ekkor kérünk a banktól egy engedélyt, s ennek számt beírjuk a Lim.eng rovatba. Árfolyamdifferenci Ha vendégünk számára nem forintos tételeket terheltünk, akkor szükség lehet az Árfolyam eltérés használatára. Erre azért lehet szükség, mert például egy 50 EUR-os szobaár esetén a vendég 10 éjszaka elteltével nem fogja érteni, hogy miért nem 500 EUR-ot kell fizetnie! Az történik ugyanis, hogy a program az érkezési árfolyamon forintosítva teszi fel a tételeket naponta, s a végső fizetendő forint összeget az utazási árfolyamon fogja EUR-ba átszámolni. Ha a fizetés napjáig változik a valuta (vagy deviza) árfolyam, akkor eltérés lesz, s nem 500 EUR-nak megfelelő forintról szól a számla, s enm 500 EUR-t kell elkérnünk a vendégtől. Ezt elkerülendő a programmal feltehetünk a számlára egy Árfolyam eltérés tételt, ami ezt kiküszöböli. A program mindig Vételi árfolyamot használ és a Rezerváció Kiegészítő adatok fülén adhatjuk meg, hogy a Valuta vagy a Deviza oszlopból vegye azt. Az árfolyam differencia tétel 180 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 a számla stornózásakor automatikusan stornózásra kerül, hiszen a tételek, s az árfolymok módosulhatnak a következő számlázásig, s akkor újra kell számítani a differenciát. Az Előleg számla jelölőnégyzetet akkor használjuk, ha számlánkat előlegszámlaként állítottuk, azaz egy végszámla is lesz majd, s annak összegét ezen előlegszámlával csökkenteni akarjuk majd. A Szolgáltatás csoport jelölőnégyzetet akkor használjuk, ha számlánkból engedményt, jutalékot kívánunk adni, szolgáltatás csoportonként, a partnerhez letárolt százalékok alapján. A Vevő/Cég adatai automatikusan kitöltésre kerülnek a Rezerváció Vendégadatok fülén megadott szobafőnök (#-al jelölve) adatai alapján. Amennyiben a vendég saját maga számára kéri a számlát, nincs további teendőnk. Céges számla igény esetén kitöltjük a Partnernév rovatot, s alá beírjuk a cég címét. A partnerkód ilyenkor üresen marad. Amennyiben a cég adatait már rögzítettük egyszer a Partnertörzsben, akkor duplán kattintva a Partnerkód mezőbe kikereshetjük az adatokat az Alapadatokból. Ha már a Rezerváció Kiegészítő adatok fülén beírtuk a Megrendelő adatait, akkor elegendő a Partnernév jobb oldalán álló nyomógombra kattintani, s átmásolódnak ide az adatok. Ha szükségünk van a számlán a a vevő Adószámára illetve EU adószámára, akkor azt is lehetőségünk van itt megadni. A számlát 2 (vagy akár több) példányban is lehetőségünk van kinyomtatni. Az első 2 példány formátumát itt beállíthatjuk. A harmadik és minden további példány a második példány formátumát örökli. A számla formátuma 3 féle lehet: Tételes - minden tétel új sorba kerül Napi összesített - egy szolgáltatás, egy napon belül egy sor Összesített - egy szolgáltatás, egy sor Egy formátum alapértelmezetté tehető a Rendszerparaméterekben. A formátumhoz tartoznia kell egy vagy több Számlasablonnak. Egy-egy számlasablont hozzá tudunk rendelni a formátumokhoz, alapértelmezettként. Ez a sablon név látható a formátom választás alatti rovatban. Ha nem megfelelő az adott esetre az alapértelmezett beállítás, akkor átválthatjuk mind a formátumot, mind a sablont. Mindkét példányra vonatkozóan nézzük át a beállításokat. Ezután győződjünk meg a Számla példányszám helyes beállításáról. Ha nem megfelelő, akkor módosíthatunk. A példányszám alapértelmezésben a Rendszerparamétereknek megfelelően áll be. Ha csak 1 példányt nyomtatnánk, úgy a 2. példány adatai közömbös, hogy hogyan állnak. A számla Kiállítási dátuma mindig az adott nap lesz, amlyen a Front Office rendszer áll. Ez az ablakok bal alsó sarkában megtalálható dátum, melyet csak az Éjszakai zárások visznek előbbre. A Teljesítés dátuma ezzel általában megegyezik, de ha mégsem, úgy írjuk át. Az Esedékesség dátuma a Rendszerparaméterekben kap alapértelmezést, mely általában 10 naptári nap. Ha a Partnertörzsben szereplő megrendelőre számlázunk, akkor, ha ott kitöltöttük a Fizetési határidő rovatot, akkor annak megfelelően fog alakulni itt a dátum. A megadott napok számát a Kiállítás dátumához adja hozzá a program. A proram a bal alsó sarokban egy Összesítő keretben megmutatja a terheléseket, az előlegeket, s az egyenlegt, azaz a 2008. április 8. www.hostware.eu 181

winfro v7.8 Szállodai Front Office fizetendő-átutalandó összeget. A Check out jelölő-négyzet bekapcsolt állapota esetén a számla elkészülte után a vendéget-szobát-foglalást elutaztatja a program. A jelölőnégyzet automatikusan bekapcsolt állapotban van, ha az utazás dátuma az aznapi, ellenkező esetben kikapcsolt lesz. Az utaztatás a Számlaműveletek ablak állapotától függően vagy a foglalásra vonatkozik, vagy a szobára, vagy a lakóra, azaz mindig arra, amire számláztunk. Ennek megfelelően áll be itt is a kijelölés, amit persze felülbírálhatunk. Előleg felhasználás esetén a következő lépés kerül be a számlázás folyamatába: Jelöljük meg a felhasználandó előlegsorokat! Az Előlegek kiválasztása fül besorolódik ekkor a szokásos Terhelések illetve Jóváírások fülek elé. A felhasználni kívánt előlegeket megjelöljük a táblázatban, majd Továbbot nyomunk. Ekkor a bal alsó sarokban lévő Összesítő mutatja, hogy előleg felhasználás történik. Megfelelő számlasablon esetén, a számlán láthatő lesz az előlegfelhasználás. 182 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 5.1.10.2. Számlamásolat (FRO430m) Sorszám szerint rendeztünk, tehát eszerint kereshetünk Az aktuális számla A Számlamásolat gombra kattintva a Számlák fülön egy Számla típus választás ablak nyílik, melyben a program számláinkról mutat egy táblázatot, melyben rááll arra a sorra, amely azt a számlát tartalmazza, amelyiknek során álltunk a Számlák fülön. Ekkor a Kinyomtatandó számla formátuma választó ablak segítségével kiválaszthatjuk a sablont, amely alapján szeretnénk a másolatot megkapni. Természetesen a program azt a típust, sablont kínálja fel elsődlegesen, amellyel az eredeti számla készült. Lehetőség van egy egyszerűsített Fix formátum használatára is, ha bejelöljük az ehhez tartozó jelölőnégyzetet. Sokszor több számláról is szeretnénk másolatot lekérni egymás után. Ehhez nem kell a Vendégkereséssel mindig előröl indulni, elég itt ebben az ablakban rákeresnünk a számlára. Ne felejtsük a kék mezők szerint kerestethetünk, s aszerint keresünk, ami piros! A Kereső mezőbe írjuk be a keresendő adatot. A program rááll a keresett adathoz legközelebb eső adatra, s megmutatja egyúttal a további adatokat is. 2008. április 8. www.hostware.eu 183

winfro v7.8 Szállodai Front Office 5.1.10.3. Számla sztornírózás (FRO430n) Az ÁFA-törvény 45/A. -a alapján, az adó összegét, mértékét nem érintő, hibásan kiállított számítógépes számlát sztornírozni kell. www.apeh.hu/adoinfo/afa/helyesb_storno_jav.html Tehát csak abban az esetben sztornírozhatjuk a számlát, ha a sztornírozás oka az adó összegét nem érintő hiba. A számla sztornót a Kassza -> Számlaműveletek menüpontban a Számlák fül Számla sztornó gombján érhetjük el. A számla kiválasztását követően kattintsunk a Számla sztornó gombra. 184 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Számla sztornó gomb Sztornózáskor az adott napi dátummal létrejön a jóváíró számla, mely ugyanúgy néz ki mint az eredeti, azzal a különbséggel, hogy nem Számlának hívják, hanem Jóváírószámlának, s hogy a tételei ellentétes előjelűek, mint az eredeti számláé. Elutazott foglalás számlájának sztornózásakor a foglalás hátralékossá válik. A Számlaműveletek ablakban a Számlák fülön állva láthatjuk a foglalásszoba-vendég számláit. Ráállunk a sztornózandó számla sorára, s rákattintunk a Számla sztornó gombra. Értelemszerűen csak élő számla stornózható. Ezeket abból ismerhetjük fel, hogy az S rovatban N betűvel jelöltek (normál). Ekkor egy Sztornó számla megjegyzése ablak nyílik, melyben röviden megindokolhatjuk a műveletet. A jóváírószámla sablonját, s ezáltal a formátumát megváltoztathatjuk az eredetileg felkínáltról, amely a sztornózandó számláé. A Nyomtatás ikonra kell kattintanunk a továbblépéshez. Ekkor a képernyőn megtekinthetjük a Jóváírószámlát. Újból a Nyomtatás ikonra kattintva kinyomtathatunk egy darab jóváírószámlát. A nyomtatás kötelező! Ahány példány szükséges, annyiszor ismételjük a műveletet. A sztornó után visszalépve a Számlák fülre az eredeti számla már S betűvel szerepel (sztornózot), s megjelenik egy J betűs számla bejegyzés (jóváíró). 2008. április 8. www.hostware.eu 185

winfro v7.8 Szállodai Front Office 5.1.10.4. Számla helyesbítés (FRO410r) Az ÁFA-törvény 45. -a szerint, amennyiben az adó összege, vagy az annak megállapításához szükséges valamely tétel(ek) módosul(nak), a számlát helyesbíteni szükséges. www.apeh.hu/adoinfo/afa/helyesb_storno_jav.html Ha a számla kiállítása után derül ki, hogy a számlában feltüntetett adóalapot, mennyiséget, áfát módosítani kell, vagy az áfát utólag akarják felszámítani, akkor helyesbítő számlát kell kiállítani. A számlahelyesbítést a Kassza -> Számlaműveletek menüpontban a Számlák fül Helyesbítés gombján érhetjük el. A számla kiválasztását követően kattintsunk a Helyesbítés gombra. 186 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 A megjelenő ablak ball oldalán az eredeti tételeket láthatjuk, a jobb oldalán pedig a végrehajtott módosításokat. Tétel kijelölése Tétel módosításának rögzítése Kiválasztott tétele módosítása A módosítandó tételt válasszuk ki. A kiválasztott tétel adatai megjelennek a Kiválasztott tétele módosítása csoportban, ahol lehetőségünk van átírni a tétel szolgáltatáskódját (ÁFA kulcs módosítás céljából), a mennyiséget, az egységárat vagy a tétel összegét. A módosítás rögzítése céljából kattintsunk a Rögzít gombra. Megjegyzés A megjegyzés szövegdobozba a helyesbítő számlával kapcsolatos megjegyzést írjuk be. Teljesítés d. Nem módosítható mivel az, az eredeti számla teljesítés dátumával kell, hogy megegyezzen. Esedékesség Esedékesség dátum tetszés szerint beállítható, de nem lehet korábbi a napi dátumtól. Példányszám A példányszám ugyancsak tetszés szerint állítható. HELYESBÍTŐ SZÁMLA NYOMTATÁSA A módosítások elvégzését követően kattintsunk az Ok gombra, hogy a helyesbítő számla elkészüljön nyomtatott formában. 2008. április 8. www.hostware.eu 187

winfro v7.8 Szállodai Front Office A kinyomtatott helyesbítő számlának a következő követelményeknek kell megfelelnie: Utalás a helyesbítés tényére Az eredeti számla száma. Az eredeti, a módosított tételeket és a különbözetet. 188 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 5.1.10.5. Előlegszámlák (FRO430p) Az Számlák fülön az Előlegszámlák gombra kattintva egy listát kapunk a foglalás előlegszámlaként kiállított számláiról. 5.1.11. Egyenlegek (FRO430r) A szolgáltatás leginkább a csoport elutaztatását segíti. Ugyanis segítségével a foglaláshoz kapcsolódó szobák egyenlegét tekinthetjük meg. Amennyiben a kiválasztott szoba egyenlege 0, egy kattintással elutaztathatjuk (CHECK OUT). Az egyenleggel rendelkező szobák esetében közvetlenül meghívhatjuk a Számlakészítést 2008. április 8. www.hostware.eu 189

winfro v7.8 Szállodai Front Office vagy visszatérhetünk a Számlaműveletekbe. Továbbá lehetőségünk van a közvetlenül megterhelni a kiválasztott szobát (mini bár fogyasztás esetén). Egyetlen kattintással az összes 0-s egyenlegű szoba elutaztatása. 190 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 5.2. KASSZA ÁTADÁS (HOT461) A műszak végén az alkalmazott lezárja a kasszát, majd átadja az őt váltó kollégának a bevételt. A művelethez jelszót kér a program. Csak az jogosult a kassza zárására, aki megnyitotta azt, akit a Gyorsmérleg megnevez. Beírjuk a bejelentkezőnevét, majd a jelszavát. Ekkor a Kassza átadás-átvétel ablakba jutunk. Itt a bal oldalon az átadó, a jobb oldalon az átvevő kassza illetve ügyintéző szerepel. Jelöljük ki az átvevőt, ami a Páncél vagy a Pénzügy lehet. Mutassunk rá a bal oldalon az első pénzösszegre, 2008. április 8. www.hostware.eu 191

winfro v7.8 Szállodai Front Office majd a jobbra mutató zöld nyílra. Ekkor az összeg átkerül az átvevőhöz. A tételek átadása után nyomjuk meg a Kasszazárás gombot. Az új műszakot az új kolléga bejelentkezésével kezdjük a Kasszaátadás ismételt elindításával, majd vegyük fel a pénzösszegeket a Páncél kasszától, amennyiben oda tettük, s ez szükséges. 192 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 5.3. VALUTAVÁLTÁS (HOT462) LEÍRÁS A szolgáltatásba belépve a program a Valutaváltás ablak felső felében megmutatja az előzőleg történt valutaváltásokat. Rögtön be is lép Új felvitel üzemmódba. KITÖLTÉS Vendég neve a valutát adó személy neve Útlevélszám a személyt azonosító okmány sorozatszáma Jogcím az Alapadatokban felsorolt jogcímek közül kell választanunk Valutanem az Alapadatokban rögzített valuták közül kell választanunk Árfolyam az Alapadatokban rögzített valutaárfolyam Val.összeg a valuta összege, amit a vendég átadott Kez.költség a felszámított kezelési költség, forintban 2008. április 8. www.hostware.eu 193

winfro v7.8 Szállodai Front Office Csekkszám ha csekket vált be a vendég, ide kerülhet a száma Összeg[Ft] a valuta forint ellenértéke Átváltott val az átváltott valutá(k) mennyisége Kez.költség kezelési költség összesen Forint kiadás az átváltott valuták összesen ennyi forintot érnek A Jóváhagyás ikonra kattintva bizonylatot nyomtat a program az újonnan rögzített valutaváltásról. NYOMTATÁS Ezután erről a váltásról, vagy bármely előzőről másolatot nyomtathatunk a Nyomtatás ikongombra kattintva. Ekkor a bizonylat kiválasztásában segítségünkre lehet a Keresés mező, melybe beírhatjuk a Sorszámot, a Vendégnevet, vagy az Útlevélszámot, vagy a váltás Dátumát. Mindig a piros fejléc szerint tudunk keresni. A kék fejlécek valamelyikére kattintva válthatjuk a keresés tárgyát. KAPCSOLAT A valutaváltást meghatározó adatok az Alapadatok programrészben vannak a Közös szótárak menün belül a Valuta és deviza árfolyamok szolgáltatásban, valamint a Valutaváltási jogcímek szolgáltatásban. A Kimutatások programrészben a Forgalmi kimutatások menüben találjuk a Valutaváltási összesítőt. 194 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 6. HOUSEKEEPING Housekeepeing modul alapvetően a szobák takarításával, előkészítésével és műszaki karbantartásával kapcsolatos tevékenység adminisztrálását teszi lehetővé. A szállodaüzemeltetés egyik fontos feladatköre a szobák takarítása és előkészítése a vendégek részére, amely nyomon követését többek között a Szobastátusz karbantartás szolgáltatás segíti. A szállodai szobát felújításkor vagy műszaki karbantartás alkalmával üzemen kívül kell helyezni a rezerváció számára. Ebben az Out Of Order (OOO) szobák nyilvántartása segít. Nagy szállodák részére elengedhetetlen eszköz a szobalányok beosztása szolgáltatás, amely a napi takarítási feladatokat arányosan osztja el a szobalányok között. A mini bár fogyasztás gyors felterhelését a Mini bár terhelés szolgáltatás biztosítja. A felsoroltakon kívül számos lista támogatja a takarítása, az ágyazási és a bekészítési feladatok végrehajtását. Fontosnak tartjuk már itt áttekinteni a housekeepinget érintő főbb témákat: Takarítás és ágyazás Szobák üzemen kívül helyezése Mini bár fogyasztás terhelése 2008. április 8. www.hostware.eu 195

winfro v7.8 Szállodai Front Office TAKARÍTÁS ÉS ÁGYAZÁS A szobák takarításának és ágyazásának a gyakoriságát a statisztikai kódok felvitelénél tudjuk beállítani minden egyes statisztikai kódra külön-külön. Ez azt jelenti, hogy vendég fajtánként állíthatjuk be az említett paramétereket. Természetesen a rezervációban lehetőségünk van felülbírálni az egyes vendégszobák takarítási és ágyazási beállításait. A beállított takarítási és ágyazási ciklusnak megfelelően az éjszakai zárás kiszámítja és tárolja a szobafoglalásban a következő takarítási és ágyazási napot. A szobafoglalás takarítási és ágyazási nap bejegyzése a szobastátusz tisztára állításakor törlődik. Így az esetlegesen elmaradt takarításokat könnyen észrevehetjük a takarítási listából. SZOBÁK ÜZEMEN KÍVÜL HELYEZÉSE 196 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 6.1. HOUSEKEEPING ALAPADATOK (FRO147) Hotel Elérési útvonal: Alapadatok -> Kiegészítő adatok -> Housekeeping alapadatok Szállodánként eltérő karbantartási területeket és hibatípusokat lehet beállítani. 6.1.1. Karbantartási területek LEÍRÁS A housekeeping által regisztrált szoba problémákat karbantartási területenként lehet csoportosítani. A csoportosítás lehetővé teszi, hogy a felmerült problémákat az érintett szakmára vonatkozóan tudjuk kilistázni. Karbantartási terület A karbantartási terület megnevezése. 2008. április 8. www.hostware.eu 197

winfro v7.8 Szállodai Front Office 6.1.2. Hibatípusok LEÍRÁS A szobatípusok fül a szállodá(k)ban használt szobatípusok nyilvántartását szolgálja. Karbantartási terület A legördülő ablakból válasszunk ki azt a karbantartási területet, amelybe tartozik a kezelt hibatípus. Hibatípus A hibatípus megnevezése. 198 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 6.2. SZOBASTÁTUSZ MÓDOSÍTÁS-GONDNOKNŐI JELENTÉS (FRO210) 6.2.1. Szobastátusz módosítás A szolgáltatás a szobák takarítását követően nyújt segítséget a felhasználónak a szobák státuszának tisztára állításában. A szobastátusz a következő értékeket veheti fel: 1-Üres kiadható 2-Üres tiszta 3-Üres piszkos 4-Foglalt OK 5-Foglalt tiszta 6-Foglalt piszkos 7-Out of Order (üzemen kívül) HOGYAN VÁLTOZNAK A SZOBASTÁTUSZOK Megérkezés esetén Amikor a vendég megérkezik az üres szobába, akkor a szoba foglalt OK státuszt kap, függetlenül attól hogy ki volt takarítva vagy sem. Amennyiben a vendég foglalt szobába érkezik, úgy a szoba státuszát nem módosítjuk. Éjszakai zárás esetén A lakó szobák státuszát az éjszakai zárás a Statisztikai kódoknak megfelelő naponként piszkosra változtatja, hacsak a Rezervációban másképp nem rendelkeztünk. A vendégszoba következő takarítás ágyazási ciklusának dátumát veszi alapul. Ha ezt elérte, akkor a szobát foglalt OK státuszról foglalt piszkos státuszra állítja. Ezt követően kiszámolja a ciklus szerinti következő dátumot. Amennyiben nincs takarítási nap, úgy a rendszer nem változtatja szoba státuszát. Az üres szobák státusza változatlan marad. Elutazás esetén A vendég elutaztatása esetén a szoba státusza üres piszkosra változik. Természetesen a reggel lekért takarítási listában nem fognak szerepelni a napközben váratlanul elutazó vendégek. Költöztetés esetén Amennyiben a vendég szobát cserél, akkor annak a szobának a státusza is piszkosra változik, amelyikből kiköltözött. Takarítás esetén A piszkos szobák kitakarítását követően jut szerephez a Szobastátusz karbantartás, mely segítségével a housekeeping vezetője a kitakarított szobákat tiszta státuszúra módosítja. A módosítás szobánként is elvégezhető, de több szoba esetén természetesen a csoportos módosítási módot célszerű választani. EGYEDI SZOBASTÁTUSZ MÓDOSÍTÁS Egyedi szobastátusz módosítás esetén az Új státusz csoportból kiválasztjuk azt a státuszt, amelyre módosítani szeretnénk a szoba státuszát, majd kettőt kattintunk a szobára. Amennyiben véletlenül foglaltról üresre vagy üresről foglaltra módosítunk, a program nem engedi azt és a következő hibaüzenetet jeleníti meg. 2008. április 8. www.hostware.eu 199

winfro v7.8 Szállodai Front Office KÖTEGELT SZOBASTÁTUSZ MÓDOSÍTÁS Üres szobák státusza Piszkos : kiköltözött a vendég, a szoba takarításra vár. Tiszta : a szobaasszony kitakarította. Kiadható : a tiszta szobát leellenőrizték és valóban tisztának találták. Foglalt szobák státusza Piszkos : az éjszakai zárás minden egyes lakott szobát piszkosra állít, hacsak a Rezervációban másképp nem rendelkeztünk. Az ágyazási adatok gomb megnyomása után állítható be az adott foglalás szobáira nézve, hogy a takarítási ciklus hány nap legyen. Tiszta : a szobaasszony kitakarította. OK : a tiszta szobát leellenőrizték és valóban tisztának találták. A szobák státuszát, ágyazását a megérkezés, az éjszakai zárás, az elutazás, a szobaszám változtatás és a státusz kézi vezérlése változtathatja. KÉZI VEZÉRLÉS ESETÉN A szobák státuszát kézileg a Szobastátusz módosítás szolgáltatással vagy telefonközponttól függően telefonkészülékről kódolva is lehet tisztára állítani. A tisztára állított szobát a recepció már rögtön érzékeli és értékesítheti. 200 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 A szolgáltatás használata során a szobastátuszt lehet szobánként egyesével ill. csoportosan állítani. Egyesével való státusz állítás: a Módosítás típusa legyen Egyéni. Az Új státusznál ki kell választani azt, amire át szeretnénk állítani a szobát, utána duplán kell kattintani a megfelelő szobaszámra. Ezáltal a szoba státusza módosul. Ha üresről foglaltra vagy foglaltról üresre állítanánk, akkor a következő figyelmeztető ablak jelenik meg: Csoportos státusz állítás: a Módosítás típusa legyen Csoportos. A Régi státusznál kijelöljük azt a státuszt, amelyiken változtatni szeretnénk. Utána bejelöljük az Új státusznál azt, amilyenre módosítani akarjuk a szobák státuszát. A rendszer az Új státusznál csak azokat kínálja fel, amelyeket értelemszerűen ki lehet választani. A módosítást korlátozhatjuk emeletre ill. szoba intervallumra. Ha meggyőződtünk róla, hogy a beállítások helyesek, akkor meg kell nyomni a Végrehajtás feliratú gombot. Ezután a program a beállításoktól függően végrehajtja a változtatásokat. A gondnoknői jelentést a nyomtat gomb megnyomásával kaphatjuk meg. A gondnoknői jelentés szerepe az, hogy a szállodai szobák tisztasági állapotának ismételt vagy végső ellenőrzését teszi lehetővé. A lapon szerepelnek a szobák státuszai és lehetőség van minden szobához külön megjegyzést rögzíteni, melynek célja a szobában található károk, hiányosságok jelentése a megfelelő részlegek felé. ÁGYAZÁSI ADATOK Az ágyazási adatokkal felügyelhető, hogy az adott szobában kell-e az adott napon ágyazni. Az ágyazás szükségességét lehet csoportosan, a szobastátusszal együtt, vagy egyesével módosítani. Az ágyazási státusz megjelenik a szobalány beosztásban, és lekérdezhető a housekeeping report menüponban. Az ágyazás kézzel történő állítása mellet a zárás az ágyazási naphoz képest korrigálja az ágyazás státuszát. 2008. április 8. www.hostware.eu 201

winfro v7.8 Szállodai Front Office 6.2.2. Gondnoknői feljegyzések A szobákkal kapcsolatos észrevételeket a gondnoknői feljegyzések fülön lehet rögzíteni. ADATMEZŐK LEÍRÁSA Karbantartási terület A housekeeping alapadatoknál megadott karbantartási területek közül kell választani. Hibatípus A housekeeping alapadatoknál megadott hibatípusok területek közül kell választani. Érvényesség A hiba fennállásának időszaka. Státusz Leírás Felvette Az Aktív kapcsoló a hiba fennállását jelzi. A hiba leírása. A program automatikusan rögzíti a hibát felvevő felhasználó azonosítóját és a felvétel időpontját. Nem szerkeszthető. Utoljára módosította A program automatikusan rögzíti a hibát utoljára módosító felhasználó azonosítóját és a módosítás időpontját. Nem szerkeszthető. 202 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Időszak Emelet FELJEGYZÉSEK NYOMTATÁSA A nyomtató ikonra kattintva a következő listaparaméterező ablak jelenik meg. A megadott időszakban fennálló feljegyzéseket gyűjti ki a program. Szűrés emeletre. Opcionális. Szobaszám Szűrés szobaszám intervallumra. Opcionális. Karbantartási terület Szűrés karbantartási területre. Kitűnő lehetőség a fennálló elektromos problémák kinyomtatására a villanyszerelő részére. Hibatípus Szűrés hibatípusra. Státusz Szűrés státuszra. A nyomtató ikonra kattintva a következő listát kapjuk. LISTAKÉP 2008. április 8. www.hostware.eu 203

winfro v7.8 Szállodai Front Office 6.3. OUT OF ORDER SZOBÁK (FRO211) A szolgáltatás segítségével a technikailag ki nem adható szobák kivonhatók az értékesítésből. 6.3.1. OOO szobák megjelenítése Szoba Típus A táblázatban azok az OOO szobabejegyzések jelennek meg, amelyek megfelelnek a következő szűrőfeltételeknek: A mezőbe beírt értékkel szobaszámra lehet szűrni. A mezőbe beírt értékkel szobatípusra lehet szűrni. Kezdő dátum és Befejező dátum A megadott időintervallumba beleeső OOO szobabejegyzések tekinthetők meg. Felhasználó Felhasználó kiválasztásával, a felhasználó által elkövetett OOO szobabejegyzések vállnak láthatóvá. Em. A mezőbe beírt értékkel emeletre lehet szűrni. A táblázat fejlécében nyilacskával jelölt oszlopok szerint rendezhetjük a táblázat tételeit. A nyíl iránya a rendezettség irányát mutatja. 204 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 6.3.2. OOO szobabejegyzés felvétele Szoba Típus Kezdet Lejárat Az Új gombbal jegyeztethetünk elő egy használaton kívül helyezési időpontot. A szobaszám amelyet üzemen kívül szeretnénk helyezni. Az üzemen kívül helyezendő szoba típusa. Az a nap, amelytől kezdve már nem adható ki a szoba. Az a nap, amikor már lejárt az OOO időszak és a szoba kiadható. Megjegyzés Felhasználó kiválasztásával, a felhasználó által elkövetett OOO szobabejegyzések vállnak láthatóvá. 6.3.3. OOO szobabejegyzés módosítása Az Új gombbal jegyeztethetünk elő egy használaton kívül helyezési időpontot. 6.3.4. OOO szobabejegyzés törlése Az Új gombbal jegyeztethetünk elő egy használaton kívül helyezési időpontot. 6.3.5. Szoba Out Of Order szobastátuszba tétele A Piros kulcs gombra kattintva a szoba státusza OOO státuszra vált. Amennyiben a OOO időszak kezdete a tárgynapnál későbbi, akkor a program rákérdez a kezdődátum módosítására. Nem figyelmeztet, ha közben van foglalás. 6.3.6. Szoba kivétele Of Order szobastátuszból A Zöld kulcs gombra kattintva a szoba státusza OOO státuszra vált. Amennyiben a OOO időszak lejárta a tárgynapnál későbbi, akkor a program rákérdez a lejárat módosítására. 6.3.7. Éjszakai zárás OOO státusz kezelése Az éjszakai zárás, a zárást végző felhasználónak felkínálja a tárgynapi OOO kezdettel rendelkező szobák OOO státuszba tételét illetve a tárgynapi OOO lejárattal rendelkező szobák OO státuszból kivételét. 2008. április 8. www.hostware.eu 205

winfro v7.8 Szállodai Front Office 6.3.8. Első példa a szobastátusz változtatására Általános eset, amikor az OOO időszak előtt és után is van vagy lehet szobafoglalás. 1. 2. 3. 4. A tizedikei éjszakai zárás foglalt piszkos státuszba teszi a szobát. A vendég elutazásakor a szoba üres piszkos státuszab kerül. A tizenegyedikei éjszakai zárás felkínálja a felhasználónak az OOO státuszba tételt és a felhasználó elfogadja azt. A tizenkettedikei éjszakai zárás felkínálja a felhasználónak a szoba OOO státuszból kivételét és a felhasználó elfogadja azt. A szoba státusza a rendszerparaméterek beállításától függően üres piszkos vagy üres tiszta lesz. 206 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 5. A szobalány tisztára állítja a szoba státuszát. 6. Vendég érkeztetéskor a szoba státusza foglalt tiszta. 7. Az éjszakai zárás foglalt piszkosra váltja a szoba státuszát. 6.3.9. Második példa a szobastátusz változtatására Az OOO időszak lejártát követően kiderül, hogy az OOO időszakot meg kell hosszabbítani. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. A tizedikei éjszakai zárás foglalt piszkos státuszba teszi a szobát. A vendég elutazásakor a szoba üres piszkos státuszab kerül. A tizenegyedikei éjszakai zárás felkínálja a felhasználónak az OOO státuszba tételt és a felhasználó elfogadja azt. A tizenkettedikei éjszakai zárás felkínálja a felhasználónak a szoba OOO státuszból kivételét és a felhasználó elfogadja azt. A szoba státusza a rendszerparaméterek beállításától függően üres piszkos vagy üres tiszta lesz. A szobalány tisztára állítja a szoba státuszát. Vendég érkeztetéskor a szoba státusza foglalt tiszta. Az éjszakai zárás foglalt piszkosra váltja a szoba státuszát. 6.3.10. Telefonos szobastátusz állítás OOO státusz kezelése A telefonos szobastátusz állítás csak a NYOMTATÁS A Nyomtat ikonra kattintva listát kapunk az OOO szobákról. 2008. április 8. www.hostware.eu 207

winfro v7.8 Szállodai Front Office 208 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 6.4. KÖTEGELT TERHELÉS (FRO440) Ebben az ablakban több foglaláshoz lehet egyszerre szolgáltatásokat terhelni anélkül, hogy egyenként belépnénk mindenkinek a számlájába. Főbb alkalmazási területe a housekeeping minibár terhelés, telefon interface hiányában telefon terhelés. Először a Kassza bejelentkezés ablak jelenik meg. 2008. április 8. www.hostware.eu 209

winfro v7.8 Szállodai Front Office A jelszó pontos begépelésekor a program a következő ablakra lép. Induláskor rögtön újat lehet felvenni. A Szoba mezőben a lakott szobaszámok jelennek meg. A program automatikusan rááll az elsőre és megmutatja az ott lakó vendég nevét. A terhelendő szolgáltatások kiválaszthatók kódjuk vagy nevük alapján. A Szolgáltatások szótárban meghatározott összeggel és valutával kitölti a program az egységárat. Az árfolyamot a rendszer tölti ki, ez a mező nem módosítható. A bizonylatszámot nem kötelező kitölteni. Ezt akkor érdemes használni, ha egy másik üzletből kell valamit beszerezni. Ilyenkor a másik üzletben adott számla számát lehet ide beírni. A program mennyiségnek mindig 1-et kínál fel. Az összeget a program számolja ki. Egységár*Árfolyam*Mennyiség. Ez mindig forintban értendő, nem módosítható. Ha megnyomjuk a Rögzít gombot, akkor a táblázatban egy új sor képződik a fejlécben lévő adatokból. Ha valamelyik kötelező mező nincs kitöltve, akkor az adatok nem kerül fel a táblázatba. Minden egyes rögzítés után újat kínál fel a rendszer és frissíti az Összesen feliratú mezőt, ahol a tételek összegét adja össze. Ha úgy döntöttünk, hogy minden szolgáltatást felterheltünk, akkor meg kell nyomni a Néz gombot. Ezután még át lehet nézni a táblázatot. Módosíthatjuk az előzőleg felvitt adatokat, törölhetjük azokat vagy újat lehet felvinni. Ha minden adat helyes akkor meg kell nyomni a Rögzített tételek jóváhagyása feliratú gombot. Ha az egész előterheléssel nem értünk egyet, akkor a Rögzített tételek elvetése feliratú gombot kell megnyomni. Ilyenkor a táblázat adatai nem fognak tárolódni. 210 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 6.5. HOUSEKEEPING REPORT (FRO220) A szobák foglaltsági állapotát lehet lekérdezni egy adott napra. A beállítások elmenthetők, tehát a lista Zárás listához kiválasztható. Időszak, Emelet és Szobaszám szerint lehet szűkíteni a listában megjelenő adatokat. További szűrőfeltételeket lehet még alkalmazni: Foglalt szobák, Szabad szobák vagy az Összes szoba kerüljön nyomtatásra. A lista Típusok jelentősen különböznek egymástól. 2008. április 8. www.hostware.eu 211

winfro v7.8 Szállodai Front Office RÉSZLETES LISTA 212 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 TÖMÖR LISTA 2008. április 8. www.hostware.eu 213

winfro v7.8 Szállodai Front Office HOUSEKEEPING REPORT 214 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 ÜRES ÉS UTAZÓ LISTA 2008. április 8. www.hostware.eu 215

winfro v7.8 Szállodai Front Office 6.6. BEKÉSZÍTÉSI LISTA (FRO221) A Rezerváció ablak Szobabeosztás és Kiegészítőadatok fülén lévő foglalásokhoz rőgzített bekészítéseket lehet kilistázni. Időszakra lehet szűkíteni a listában megjelenő adatokat. A listában csak azok a szobafoglalások jelennek meg, amelyekhez tartozik bekészítés. A nyomtatási kép: 216 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 6.7. SZOBALÁNY BEOSZTÁS (FRO230) A takarítás megtervezését végezhetjük el a szobaasszonyok számának beállításával. Lehetőség van beállítani a súlyozás vagy emeletek szerinti beosztást is. A beállításokat az új gomb megnyomásával kezdhetjük el. A paraméterező ablak beállításai: Beosztás módja: Súlyozás szerint: A súlyozás beállítása az Alapadatok \ Front Office Szótárak \ Szobatípusok adható meg. Emeletek szerint: Súlyozás + emeletek szerint: Dátum: Alapértelmezetten a mai nap de lekérhető időszakra is. Szobalányok száma: Hány gondok nő között szeretnénk szétosztani a takarítandó szobákat. A beálltások végeztével a kis lemezzel végezhetjük el a beosztást. Jelölések a beosztásban : F foglalt S szabad T takarítás A ágyazás 2008. április 8. www.hostware.eu 217

winfro v7.8 Szállodai Front Office Az ablakban annyi kitöltött oszlop lesz ahány szobalányt beosztottunk. Az oszlopok között úgynevezett "Fogd és vidd" ( drag and drop) módszerrel lehet felülbírálni: Egyik oszlopból úgy lehet átpakolni a másikba, hogy a kiválasztott szobán lenyomjuk a bal egérgombot és áthúzzuk a másik oszlopba itt elengedjük az egér bal gombját. 218 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 6.8. HOUSEKEEPING REPORT (FRO212) X 2008. április 8. www.hostware.eu 219

winfro v7.8 Szállodai Front Office 6.9. MINIBÁR TERHELÉS (FRO441) X 220 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 2008. április 8. www.hostware.eu 221

winfro v7.8 Szállodai Front Office 7. KIMUTATÁSOK Egy szálloda jó működéséhez sok információra van szükség. A Front Office rendszer listáinak tartalmát, használatát, azok közti összefüggéseket szeretnénk itt bemutatni. A kimutatásokat alapvetően három csoportba tárgyalhatjuk: Forgalmi listák Ezek a vendégek által igénybevett, és már kiegyenlített avagy még kiegyenlítetlen szolgáltatásokról adnak számot, sőt egyesek előrejelzik a várható szolgáltatás igénybevételeket. Szoba- és vendégforgalmi listák Ezek a vendégek által igénybevett szobák számát illetve a vendégek által a szállodában eltöltött éjszakák számát mutatják, sőt egyesek előrejelzik a várható értékeket. Étkezési listák Ezek a vendégek étkezéseit összesítik, illetve előrejelzik. Mindhárom csoportban két alcsoportokat különböztetünk meg: Visszatekintő listák Ezek a megtörtént eseményeket veszik száma, avagy összesítenek, statisztikákat adnak. Előretekintő listák Ezek a jövőbeni eseményekről próbálnak előrejelzéseket adni. Egyes listák a jelen pillanatot átfedő időszakra is lépesek dolgozni. 222 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 7.1. A FRONT OFFICE KIMUTATÁSOK ÖSSZEFÜGGÉSEI 7.1.1. Forgalmi listák Időszak Alapvetően két visszatekintő lista mutatja a vendégek által igénybe vett szolgáltatásokat, a Forgalom összesítő terhelések alapján és a Számlaforgalom összesítő. E két lista más-más szemlélettel közelít a forgalom kimutatására. Az előbbi az adott időszakban felterhelt (igénybevett) szolgáltatások forgalmát összesíti, az utóbbi csupán a kiszámlázott szolgáltatások forgalmát, a számla teljesítés dátumára, összesíti. A szálloda könyvelője dönti el, hogy melyik módon kíván dolgozni. Kisebb szállodák inkább a kibocsátott számlák alapján könyvelnek, a nagyobbak a felterhelt tételek alapján. FORGALOM ÖSSZESÍTŐ TERHELÉSEK ALAPJÁN - FRO530 A KIMUTATÁS PARAMÉTEREZÉSE: A kezdő és a befejező dátum a forgalmi tételek tekintetében a terhelés időszakát határolja be, fizetési tételek tekintetében pedig a számlakiállítás időszakát. Lista típusa A felterhelt szolgáltatások forgalmát szolgáltatás kódra vagy szolgáltatás csoportra összesítve kérhetjük le. Lista adattartalma, értelmezése: A lista az adott időszakban felterhelt tételeket mutatja gyűjtőregiszterenkénti összesítésben ÁFA kulcsonként. A lista adatai megegyeznek a FRO520 Terhelési tételek lista terhelések szerinti lekérdezésével. Nyitóegyenleg: Az adott nap előtt felterhelt tételek, amelyek még nincsenek kifizettetve. Terhelések Adott időszakban felterhelt tételek összege. Részletesen megtekinthető a FRO520 Terhelési tételek listában szolgáltatáskódonkénti vagy akár szobánkénti bontásban. FONTOS: Listában nem szereplő tételek engedménye. Az időszakban ebből a szolgáltatásból terhelés nem született de engedményt adtak egy, már az előzőekben felterhel tételre. (Csak akkor jelenik meg ez a rész, ha volt ilyen tétel) Vendégl. Forgalom Adott időszakban kiegyenlített vendéglátás számlák fizetési módonként, SZJ besorolás szerint. FONTOS: A Front Office terhelései között szerepelnek a FRO típusú fizetési módok. (Pl.: szobahitel) Vendéglátás forgalom részletesen lekérhető a vendéglátás programban a VEN530 Bevétel forgalom listában illetve a VEN513 Értékesítés étlapcsoportonként tárgynapra listában. Ház terhelés Front Terhelés + Vendéglátás forgalom VEN típusú tételei. Kiegyenlítések Adott időszakban kifizettetett számlák összege fizetési módonként. A kiadott számlákat részletesen a következő listákban találjuk: FRO481 Számlák listája. FRO531 Szálaforgalom összesítő. 2008. április 8. www.hostware.eu 223

winfro v7.8 Szállodai Front Office FRO528 Napi bevételi lista. Záró egyenleg = Nyitóegyenleg + Front terhelések Front kiegyenlítések Részletesen lekérhető az Aktuális egyenlegek listával (FRO482), de itt nem szabad figyelembe venni az adott napnál későbbi dátumú, azaz előreterhelt tételeket. Ezekről kaphatunk egy listát az Előreterhelések listájával (FRO521). Matematikai formában : Forgalom záró = Aktuális egyenlegek Előterhelések Ház bevétel = Front kiegyenlítések + Vendéglátás forgalom VEN típusú tételei. Számlatömbök Az adott időszakban a kiállított számlák melyik tömbökből jöttek létre. Szoba és vendégforgalom A lekért időszakban érkező, utazó, bentlakó vendégek és szobák száma. Beállítható záráslistaként. SZÁMLAFORGALOM ÖSSZESÍTŐ FRO531 Paraméterezése: Időszak beállítás Kiállítás napja szerint vagy teljesítés napja szerint Időszak Kezdő dátum (mettől), befejező dátum (meddig) Részletezés Részletes vagy összesített. Időszak Lista adattartalma, értelmezése: A lista az adott időszakban kiszámlázott tételeket mutatja gyűjtőregiszterenkénti összesítésben ÁFA kulcsonként. A lista adatai megegyeznek a FRO520 Terhelési tételek lista számlák szerinti lekérdezésével. A lista végén fizetési módonkénti, és ÁFA kulcsonkénti összesítő található. A fizetés módonkénti összesítő összehasonlítható a FRO481 Számlák listájának összesítőjével. Beállítható záráslistaként. A bevételeinket a vendégek számlafizetései, átutalásai képezik. A bevételeket áttekinthetjük fizetési módok szerint összesítve, avagy részletesen a számlák szerint. Az előbbit a Bevételi összesítő lista teszi meg, az utóbbit a Számlák listája. Mindkét lista visszatekintő. BEVÉTELI ÖSSZESÍTŐ FRO528 Paraméterezése: A lista csak egy napra kérhető le. Lista adattartalma, értelmezése: A lekért napra tömör formában listázza ki a kiállított számlákat. Részletesen a FRO481 Számlák listájában láthatóak a számlák, összesítve a FRO530 Forgalom összesítő lista kiegyenlítések bekezdésében. Beállítható záráslistaként. 224 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Időszak Partner SZÁMLÁK LISTÁJA FRO481 Paraméterezése: A lista tetszőleges időszakra lekérhető. Lehetőség van csak egy partner kiválasztására, vagy lekérhetjük az összes partner szerint. Statisztikai kód Lehetőség van csak egy kód kiválasztására, vagy lekérhetjük az összes kód szerint. Számlastátusz Normál számlák, sztornózott számlák, jóváíró számlák. Lekérdezhetjük őket bármilyen kombinációban. Számlatömbök F01 készpénz, F02 Hitelkártya, F03 Átutalás. Előfordulhat, hogy a rendszer nem ajánlja fel az F02-es számlatömböt és volt hitelkártyás fizetés. Ebben az esetben a hitelkártyás fizetések is az F01-es számlatömbben találhatóak. Egy számlán belül csak így lehet vegyíteni a fizetést készpénzzel és hitelkártyával. ÁFA bontás Beállíthatjuk, hogy a lista legvégén szerepeljen-e ÁFA bontás. Tételre bontás Részletesebb megjelenítést tesz lehetővé. Ha bejelöljük, nem csak a számla végösszegét látjuk, hanem a tételeit is. Dátumok Lista adattartalma, értelmezése: Paraméterekben beállított időszak számláit láthatjuk részletezve. Összesítve megegyezik a lista a FRO530 Forgalom összesítő kiegyenlítés szakaszával, és a Számlaforgalom összesítő soraival. Beállítható záráslistaként. A már számlázott és még számlázatlan szolgáltatásokról is részletes kimutatást kaphatunk a terhelési listákkal. Ezek visszatekintő listák. A legalapvetőbb a Terhelési tételek listája. TERHELÉSI TÉTELEK LISTÁJA - FRO520 Paraméterezése: Az időszak. (mettől - meddig). Időszak beállítás Terhelési idő szerinti az időszak vagy számlázási idő szerinti az időszak. Részletezés Részletes és összesített. Az összesített lista választásánál szolgáltatásonként összesíti a tételeket. Rendezettség Szolgáltatáskód vagy szobaszám szerint tudjuk lekérni. Tételek Státusz Összes tétel, kiegyenlített tételek, kiegyenlítetlen tételek. Foglalás státusza alapján a következő lehetőségek közül választhatunk: elutazott, definitív, garantált, hátralékos, lakó, prospect, szolgáltatás, tentatív, törölt, várólistás. Szolgáltatások Nagy előnye ennek a listának, hogy nem csak egy vagy az összes szolgáltatás választható ki egyszerre, hanem a felhasználó állíthatja be, hogy mely szolgáltatásokat tartalmazza a lista. 2008. április 8. www.hostware.eu 225

winfro v7.8 Szállodai Front Office Terheléstípus A terhelés módja szerint is szűrhetünk. (kézi, automatikus, előterhelés) Statiszt. Kód Egy kódot választunk, vagy az összes statisztikai kódra kérjük le. Lista adattartalma, értelmezése: Alapvetően kétféle gyűjtési mód határozható meg a lista működését tekintve. Lekérhető a terhelések alapján, akkor az időszakban felterhelt tételek kerülnek megjelenítésre amelyet össze tudunk hasonlítani a FRO530 Forgalom összesítő lista szolgáltatásonkénti lekérdezésével. Számlák szerint is lekérdezhetjük a terhelési listát. Ekkor azok a tételek kerülnek a listára, amelyek az adott időszakban kifizetett számlákban szerepelnek. Ezt össze lehet hasonlítani a FRO530 Forgalom összesítő kiegyenlítések részével FONTOS: Listában nem szereplő tételek engedménye Az adott időszakban ebből a szolgáltatásból terhelés nem született, de engedményt adtak egy már az előzőekben felterhelt tételre. Beállítható záráslistaként. 7.1.2. Szoba- és vendégforgalmi listák Jobbára visszatekintő listaként a Szoba- és vendégforgalom összesítőt, a Szálloda kihasználtságot, a Vendégstatisztikát, a Szoba kihasználtsági statisztikát és a Source of Business -t emelhetjük ki, de itt sok előretekintő listát is használunk, amelyek közül a Forgalom időszaki előrejelzést és az Összesített szobafoglaltsági előrejelzést tartjuk a legfontosabbnak. SZOBA- ÉS VENDÉGFORGALOM ÖSSZESÍTŐT - FRO536 Paraméterezése: Időszak Dátum (mettől - meddig) Statisztikai kód Alaphelyzetben az összes statisztikai kód ki van választva, de egyéb beállítás is alkalmazható. Lista adattartalma, értelmezése: A lista statisztikai kód szerinti szűréssel tudja megmutatni az adott időszakban érkezett illetve utazott vendégek számát, valamint az általuk eltöltött éjszakák számát. Ugyanilyen adatokat nemcsak vendégenként, hanem szobánként is szolgáltat. Vendégéjszakák számát össze lehet hasonlítani a Vendégstatisztika lista (FRO547) adataival, ahol akár részletesen láthatjuk a vendégek adatait is. Szobaéjszakák számát össze lehet hasonlítani a Szálloda kihasználtság lista (FRO529) adataival, amely napi bontásban képes kigyűjteni az adatokat. A százalékos foglaltság több listában is szerepel: FRO529 Szálloda kihasználtság, tizedes nélkül naponta írja ki. FRO318 Szálloda státusz FRO314 Szobatabló Szállás bevétel: Azok a szolgáltatások számolódnak a szállás bevételhez amelyeknek a Szolgáltatás szótárban (HOT120) a jellege szállás típusú. Két fogalmat semmiképpen sem keverhetünk össze: Szállás szolgáltatáscsoport <> Szállás jelleg 226 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Vagyis, ha egy szolgáltatás a szállásszolgáltatás csoportba kerül, az még nem feltétlenül szállás jellegű! Összehasonlítható részletesen a Terhelési tételek listája (FRO520) azon szolgáltatásaival, amelyek szállás jellegűek vagy összesítve a Forgalom összesítő lista (FRO530) szolgáltatásonkénti lekérdezésével. Itt nekünk kell kiválogatni a szállás jellegű szolgáltatásokat. A lista nem alkalmas a jövőbeni adatok lekérdezéséhez, csak a megtörtént terhelésekből képes dolgozni. Beállítható záráslistaként. SZÁLLODA KIHASZNÁLTSÁG - FRO529 Napi bontásban képes megmutatni a kiadott szobákat, s az általuk hozott bevételt. Paraméterezése: Időszak kezdő dátum (mettől), befejező dátum (meddig) Szobatípusok Szobatípusok összeválogatásával szűrhetjük a lekérdezést. Statisztikai kód Egy-egy statisztikai kód kijelölésével is szűkíthetjük a lekérdezést. Lista adattartalma, értelmezése: A lista a kiadott szobák számát hozza, egy-egy sorban, minden napjára a megadott időszaknak. Megmutatja a használaton kívüli szobák számát (Out of Order), s a kihasználtságot, az összes szoba százalékában. Tartalmaz forgalmi adatokat is a szobákhoz, úgymint szállás bevétel, engedmény, összbevétel (totál) valamint szoba átlagár. Beállítható záráslistaként. VENDÉGSTATISZTIKA - FRO547 Előre- vagy visszatekintő lista, mely a vendégeket tudja megmutatni sokféle szűrés illetve összegzés szerint. Paraméterezése: Időszak kezdő dátum (mettől), befejező dátum (meddig) Összegzés Partnerenként avagy statisztikai kódonként van mód a részösszesenek megmutatására. Statiszt. Szűrés A statisztikai csoportok szerint szűrhetjük a lekérdezést, s azon belül az egyes kódok szerint is Részletezés A részletes lista minden vendéget megmutat 2 soros adattartalommal, az egysoros beállítás a vendégenkénti egy sorra egyszerűsíti a megmutatott adatokat, a tömör lista pedig összevonja az összegzési szempont szerint egynemű vendégeket. Országok A vendég nemzetisége alapján szűrhetünk. Partnerek Partnerek alapján szűrhetünk. 2008. április 8. www.hostware.eu 227

Időszak winfro v7.8 Szállodai Front Office Lista adattartalma, értelmezése: Vendégeink számáról kaphatunk egy kimutatást adott időszakra partnerek vagy statisztikai kódok alapján, kiszűrve egyes nemzetiségeket. A lista megmutatja a vendégek számát (neveiket is, ha részletezést kértünk) felnőttgyermek bontásban valamint az általuk eltöltött éjszakák számát. Nem állítható be záráslistaként. SZOBA KIHASZNÁLTSÁGI STATISZTIKÁT - FRO545 Szobánként mutatja meg a kiadási arányokat időszak szerint. Paraméterezése: kezdő dátum (mettől), befejező dátum (meddig) Statiszt. Kód Lehetőségünk a statisztikai kód kiválasztása által a vendégek egy típusa szerint vizsgálni a szobakiadásokat. Stat. részlet. Lehetőségünk van szobánként avagy szobatípusonként lekérni a listát. Rendezettség Választhatunk a rendezés módja szerint szobaszámonkénti, szobatípusonkénti avagy emeletenkénti kimutatást. Időszak Időszak Lista adattartalma, értelmezése: A szobák kihasználtságát mutatja meg szobánként, szobatípusonként vagy emeletenként részletezve, statisztikai kód szerint szűrve. Az időszakban minden napra kiadott szobák 100 %-os kihasználtságot mutatnak, a többiek a kiadott napok száma alapján viszonyulnak az időszak össz napszámához. Beállítható záráslistaként. SOURCE OF BUSINESS FRO541 Visszatekintő lista, mely a szoba- és vendégéjszakákat összesít időszakra, megmutatva a változásokat az előző évhez képest. Paraméterezése: kezdő dátum (mettől), befejező dátum (meddig) Lista adattartalma, értelmezése: Az Adatok gyűjtése gomb megnyomásával kezdjünk. A Szobaéjszakák száma gombot benyomva szobaéjszakákat összesít időszakra, megmutatva a változásokat az előző évhez képest. A Vendégéjszakák száma gombot benyomva vendégéjszakákat összesít időszakra, megmutatva a változásokat az előző évhez képest. Nem állítható be záráslistaként. FORGALOM IDŐSZAKI ELŐREJELZÉS - FRO543 Előretekintő lista, mely a foglalások alapján a várható forgalmat számítja ki egy adott időszakra. Paraméterezése: kezdő dátum (mettől), befejező dátum (meddig) Részletezés A részletes lista csak egy napot képes megjeleníteni szobafoglalásonként lebontva. Az összesített lista napokra bontva írja ki az adatokat. 228 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Szűrés (státusz) Foglalás státusza alapján a következő lehetőségek közül választhatunk: elutazott, definitív, garantált, hátralékos, lakó, prospect, szolgáltatás, tentatív, törölt, várólistás. Év Lista adattartalma, értelmezése: A rendszerben rögzített foglalások árkódjainak/szobaárainak alapján a lista képes kiszámolni a forgalmat és foglaltsági adatokat. Adott időszakban érkező foglalások felhasználatlan előlegszámlái is fel vannak tüntetve benne, összesítve. Beállítható záráslistaként. ÖSSZESÍTETT SZOBAFOGLALTSÁGI ELŐREJELZÉS FRO665 Előretekintő lista, mely a foglalások alapján a kiadható szobákat mutatja meg naponként, s a várható forgalmat számítja ki havi bontásban, egy éves időszakra. Paraméterezése: Évszám. Várólistás is Ha bejelöljük, akkor a várólistás foglalásokat is beszámítja. Forgalom is Ha bejelöljük, akkor forgalom számítást is végez. Lista adattartalma, értelmezése: A kiadható szobák számát mutatja meg naponként, táblázatos formában. A táblázat oszlopai a hónapok, sorai a napok a hónapokon belül. Az oszlopok alatt ( havonta) várható forgalom adatot is mutat. 7.1.3. Étkezési listák Időszak ÉTKEZÉSI LISTA (FRO351) A lista képes összegezni a múltbéli étkezéseket (visszatekint), képes előre jelezni a jövőbeni várható étkezéseket, sőt lekérhető a jelen pillanatot átfedő időszakra is. A lista dolgozhat a ténylegesen felterhelt tételekből (megvalósult), illetve a foglalások árkódjai által meghatározott tételekből (tervezett). Lehetséges a kettő kombinációja is. Az étkezéseket az Alapadatok alapján sorolja be a program a Reggeli, Ebéd és Vacsora kategóriákba. Az Alapadatok programrész Közös szótárak menüjében található Szolgáltatás cs., SZJ/ITJ számok, szolgáltatások menüpont elindítása után a Szolgáltatások fülön láthatjuk a vendég által igénybe vehető dolgokat. E táblázat kitöltésekor ügyeljünk, hogy a Jelleg mezőben az étkezéseket pontosan jellemezzük. Paraméterezése: Dátum (mettől - meddig) Foglalás száma Lehetőségünk van csak egy foglalásra szűrni. Terhelésekből a felterhelt többlet étkezéseket vegye figyelembe Foglalásokból az árkód alapján járó étkezéseket vegye figyelembe 2008. április 8. www.hostware.eu 229

winfro v7.8 Szállodai Front Office Étkezési beállítások Az étkezések jellege szerint szűrhetünk. A jelleget az Alapadatok ágon adhatjuk meg a Közös szótárak, Szolgáltatások menüpontban, az egyes étkezésekhez. Részletezés Részletes, tömör, illetve összesített lista formátumot választhatunk. Rendezettség Név szerinti, foglalási szám szerinti, illetve szobaszám szerinti rendezettségi módot választhatunk Lista adattartalma, értelmezése: A lista foglalásonként, szobánként illetve vendégenként képes részletezni az étkezéseket, reggeli, ebéd, vacsora bontásban. Az időszakra egy étkezés összeget is mutat, foglalásonként. 7.1.4. Összegzés Összehasonlítható kimutatások összefoglaló táblázata: Mit hasonlítunk Mihez hasonlítjuk Szolg. száma. Szolgáltatás megnevezése Funkció, részadat Szolg. Száma Szolgáltatás Megnevezése Funkció, részadat FRO530 Forgalom összesítő Terhelések FRO520 Terhelések tételek Szolgáltatásonként listája Kiegyenlítések FRO481 Számlák listája FRO531 Számlaforgalom összesítő FRO532 Bevételi összesítő FRO528 Napi bevételi lista Záróegyenleg FRO482 Aktuális egyenlegek + Zárás után lekérve és hozzáadva az alábbit.. FRO521 ELŐTERHELÉSEK Zárás után lekérve és hozzáadva az előzőt.. FRO531 Számlaforgalom FRO481 Számlák listája összesítő FRO528 Napi bevételi lista FRO532 Bevételi összesítő FRO536 Szoba- és Vendégéjszakák FRO547 Vendégstatisztika vendégforgalom összesítő Szobaéjszakák FRO529 Szálloda kihasználtság Foglaltság % FRO318 Szálloda státusző FRO314 Szobatabló FRO529 Szálloda kihasználtság Szállás bevétel FRO520 Terhelési tételek listag Szállás jellegű tételek FRO530 Forgalom összesítő Szállás jellegű szolgáltatásokat összeadva 230 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 ÉRTÉKESÍTÉSI KIMUTATÁSOK 7.2. IDŐSZAKI FORGALOM ELŐREJLEZÉS (FRO543) Elérés: Kimutatások -> Értékesítési kimutatások -> Időszaki forgalom előrejelzés A kimutatás a megadott időszakra vonatkozóan előrejelzést készít a várható szoba és vendég érkezésről, utazásról, szobaéjszakákról, vendégéjszakákról, foglaltságról, árbevételről és szobaátlagárról. Időszak PARAMÉTEREZÉS Legfeljebb 1 havi időszakot adhatunk meg. Részletezés Összesített lista Az összesített lista a megadott időszakra napi bontásban készít előrejelzést. Részletes lista A részletes lista a megadott napot részletezi ki foglalási szám mélységig. Amennyiben az összesített lista valamely értékét szeretnénk részleteiben megismerni, használjuk a részletes listát. Részletes lista esetén Csak hibás, ár nélküli szobák A várható árbevétel előrejelzés csak akkor pontos, ha minden foglalásnál megadtuk a szobaárat. A kapcsoló segítségével kilistázhatjuk, azokat a foglalásokat, amelyeknél hiányos a szobaár információ. Státuszra szűrés Amennyiben csak a garantált foglalások forgalmára vagyunk kíváncsiak, kapcsoljuk ki a várólistás, prospect és tentative státuszokat. 2008. április 8. www.hostware.eu 231

winfro v7.8 Szállodai Front Office 7.2.1. Összesített előrejelzés Az összesített lista a megadott időszakra napi bontásban készít előrejelzést. Dátum SZOBA OSZLOPOK LEÍRÁSA A kövér számokkal írt dátumok a hétvégéket jelölik. A szoba csoportba tartozó oszlopok sorrendben az érkező, az egyéni lakó, a csoport lakó, az összesen lakó és az utazó szobákat hozzák. Foglalás - Ár / Szoba nélkül / Hibás ár Ez az oszlopcsoport a foglalásokkal kapcsolatos hiányosságokat tárja fel. Az első oszlop a be nem árazott szobafoglalások számát mutatja. A második oszlop a még be nem osztott szobafoglalások számát mutatja. A harmadik oszlop viszont a hibás árral rendelkező szobák számát mutatja Fogl. % Foglaltság. Átlag szállás forgalom Kiadott szobára eső szállás árbevétel. Átlag szobaár Kiadott szobára eső szoba árbevétel. VÁRHATÓ ÁRBEVÉTEL Szállás Szállás jellegű szolgáltatáskódok várható árbevétele. IFA IFA jellegű szolgáltatáskódok várható árbevétele. Reggeli Reggeli jellegű szolgáltatáskódok várható árbevétele. Egyéb A többi szolgáltatáskód várható árbevétele. Összesen Várható összesen árbevétel. 232 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 7.2.2. Részletes előrejelzés A részletes előrejelzés analitikáját adja a megadott napra. Így láthatjuk, hogy egy adott napra összesített várható forgalom mely foglalásokból tevődik össze. 7.2.3. Árazatlan vagy hibás árazású szobafoglalások A hibásan beárazott szobafoglalások negatívan befolyásolják az árbevétel előrejelzést. 2008. április 8. www.hostware.eu 233

winfro v7.8 Szállodai Front Office 7.3. HAVI FOGLALTÁSG ELŐREJELZÉS (FRO502) A kimutatás a megadott hónapra vonatkozóan napi bontásban hozza külön a garantált és külön várólistás szobafoglalások számát, a vendégek számát, várható szoba és szállás árbevételt. PARAMÉTEREZÉS Év Hónap.. 234 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 LISTAKÉP 2008. április 8. www.hostware.eu 235

winfro v7.8 Szállodai Front Office 7.4. ÉVES FOGLALTSÁG ELŐREJELZÉS (FRO665) A. PARAMÉTEREZÉS Év Hónap.. 236 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 LISTAKÉP 2008. április 8. www.hostware.eu 237

winfro v7.8 Szállodai Front Office 7.5. OPCIÓS FOGLALÁSOK (FRO533) A. PARAMÉTEREZÉS Év Hónap.. 238 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 LISTAKÉP 2008. április 8. www.hostware.eu 239

winfro v7.8 Szállodai Front Office 7.6. TÖRÖLT FOGLALÁSOK LISTÁJA (FRO555) ÁLTALÁNOS LEÍRÁS A lista a törölt foglalásokról ad kimutatást. A törölt szobákról a törlés dátuma szerint is kaphatunk listát, a törölt foglalásokról viszont (ha nem volt törölt szobájuk is egyúttal) csak az érkezés-utazás dátuma szerint kaphatunk listát. BEÁLLÍTÁSOK Időszak A kezdő és a befejező dátumokat adhatjuk itt meg. Dupla kattintással egy naptárablak ugrik elő, mely segít a beállításban. Lekérés típusa Választhatunk a törlés dátuma szerinti értelmezés, illetve az érkezés-utazás dátumok szerint lekérés között. A törlés dátumáról csak szobatípus foglalás törlése esetén áll rendelkezésre információ. Ha csak egy foglalás volt rögzítve, szobatípus nélkül, akkor annak törléséről nem tudunk törlés dátuma szerinti listát kapni. A forgalom dátuma szerinti listában viszont ezek a foglalások is szerepelnek majd. Ilyenkor a listát úgy készíti a program, hogy benne lesznek mindazon foglalások, amelyek érkezési dátuma kisebb vagy egyenlő mint a Befejező dátum, és utazási dátuma nagyobb, mint a Kezdő dátum. Mentés A Mentés gombra kattintva elmenthetjük a beállításainkat. Az elmentett beállítások később visszatölthetők. Ehhez a beállítás neve felirat alatti választó mező jobb oldalán látható kis fekete lenyílra kattintunk, s a legördülő listából választunk. A dátummezők tartalmát viszonylagosan is megadhatjuk, az adott naphoz képest, ha jobb gombbal kattintunk beléjük. A beállítások után a Nyomtatásra kattintva megkapjuk a listát. 240 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 TÖRÖLT SZOBÁK TÖRLÉS DÁTUMA SZERINT TÖRÖLT SZOBÁK TARTÓZKODÁS IDŐSZAKA SZERINT 2008. április 8. www.hostware.eu 241

winfro v7.8 Szállodai Front Office NO-SHOW LISTA 242 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 7.7. ÁRKÓD FELHASZNÁLÁS (FRO554) A. PARAMÉTEREZÉS Év Hónap.. 2008. április 8. www.hostware.eu 243

winfro v7.8 Szállodai Front Office RÉSZLETES LISTA ÖSSZESÍTETT LISTA 244 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 RECEPCIÓS LISTÁK 7.8. ÉRKEZŐK, UTAZÓK ÉS BENTLAKÓK LISTÁJA (FRO350) A szolgáltatás segítségével alapvetően 3 féle lista kérhető le: Érkezők listája Bentlakók listája Utazók listája PARAMÉTEREZÉS Lista típusa Az Érkezők listája a vendégek érkeztetését támogatja. Segítségével megtudhatjuk, hogy egy adott napon vagy időszakban mely szobafoglalások (vendégek) fognak megérkezni. Megtudhatjuk azt is, hogy mely foglalások részére készült el a szobabeosztás, hogy a szobaárak megadása az összes foglalásnál megtörtént-e. A lista természetesen a Lekérdezés időszakában érkező Garantált és Definitive státuszú foglalások, szobafoglalások és vendégek adatait hozza. A Már megérkezettek is kapcsolóval lehetőségünk van a Lakó státuszú foglalásokat is megjeleníteni. Az Utazók listája az utaztatást segíti. Segítségével megtudhatjuk, hogy a megadott napon, vagy időszakban mely vendégek utaznak, mekkora számlaegyenlegük van és milyen módon fognak fizetni. A lista a Lekérdezés időszakának megfelelő utazási dátummal rendelkező Lakó státuszú 2008. április 8. www.hostware.eu 245

winfro v7.8 Szállodai Front Office foglalásokat, szobafoglalásokat és vendégeket nyomtatja ki. Amennyiben az Elutazott és a Hátralékos foglalásokat is megszeretnénk jeleníteni, akkor kapcsoljuk be a Már elutazottak is kapcsolót. A Bentlakók listája a Lekérdezés időszakában a szállodában tartózkodó, Lakó státusszal rendelkező, foglalásokat, szobafoglalásokat és vendégeket listázza. Lekérdezés időszaka A Kezdő és Befejező dátum mezőkbe tetszés szerinti időszak írható be. Duplakattintásra egy naptár siet segítségünkre. Foglalások részletezése A rádiógombok segítségével az elkészítendő lista mélységét állíthatjuk be. Beállítási lehetőségek: Foglalás szintű Szobaszintű Vendégszintű Amennyiben csak a foglalások összesített adatai érdekelnek bennünket válasszuk ki a Foglalás szintű beállítást. Eredménye a következő: Szobaszintű lista esetén a program kirészletezi a foglaláshoz tartozó összes szobát. Vendégszintű lista esetén pedig láthatjuk az összes vendég adatát is. 246 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Rendezettség A lista rendezhetősége függ a részletezés beállításától. Foglalás szintű lista a következők szerint rendezhető: Foglalási szám szerint Foglalás neve szerint Érkezés vagy utazás dátuma szerint Megrendelő neve szerint Szobaszintű lista a következők szerint rendezhető: Foglalási szám szerint Szobaszám szerint Szobaigénylő neve szerint Érkezés vagy utazás dátuma szerint Megrendelő neve szerint Vendégszintű lista a következők szerint rendezhető: Foglalási szám szerint Szobaszám szerint Vendégnév szerint Érkezés vagy utazás dátuma szerint Megrendelő neve szerint Formátum Statisztikai k., Értékesítési cs., Garancia t., Fizetési mód megjelenítése kapcsolóval egy kiegészítő információs sor jelenik meg a listán: Egyenleggel beállítással a lista jobb szélén láthatóvá válik a foglalás egyenlege. Ár nélkül beállítás eltünteti az árkódot és a szobaárat a listáról. Szűrőfeltételek Foglalási szám Partnerkód Statisztikai kód MŰVELETEK Beállítás elmentése A gyakran használt listabeállítások a csillag gombra kattintva elmenthetők egy tetszőleges névvel és a legördülő lista segítségével bármikor visszaállíthatók. Nyomtatás A nyomtató gombra kattintva a paraméterezésnek megfelelő lista jelenik meg a képernyőn. 2008. április 8. www.hostware.eu 247

winfro v7.8 Szállodai Front Office LISTAKÉP 248 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 7.9. ÖSSZES VENDÉG LISTA (FRO356) A megadott napon a szállodában lakó vendégeket listázza, szobaszám vagy vendégnév szerinti rendezettségben. A Ma utazókkal együtt kapcsolóval az aznap utazó vendégek is megjeleníthetők. A Nyomtatás gombra kattintva megjelenik a lista: Státusz É Minden aznap érkező vendég függetlenül a rezerváció státuszától. L Tárgynapot megelőzően érkezett, de nem utazó vagy elutazott vendég. U Tárgynapon utazó vendég. Megjegyzés A vendég szobafoglalásához kapcsolt megjegyzés. 2008. április 8. www.hostware.eu 249

winfro v7.8 Szállodai Front Office 7.10. ÉTKEZÉSI LISTA (FRO351) Az étkezési lista a foglalások árkódjaiból illetve a terhelésekből gyűjti ki és összesíti az étkezési adatokat. Fontos, hogy a különböző étkezésfajtákat érintő tételek szolgáltatáskódját a következő jellegkódok valamelyikével lássuk el: Welcome Drink Reggeli Ebéd Vacsora A lista csak a fenti jellegek valamelyikével rendelkező tételeket képes kezelni. PARAMÉTEREZÉS Étkezés igénybevételének időszaka Az étkezés igénybevételének napja eltérhet a terhelés napjától. Ezért fontos tudni, hogy az árkódban szereplő kötelező reggelit (minden reggeli jellegű szolgáltatást) az éjszakai zárás terheli az igénybevétel előtti napra. Továbbá az árkód összetevők beállításánál lehetőség van a többi étkezés jellegű ( ebéd, vacsora, üdvözlőital) szolgáltatások igénybevételének áttételére a következő napra. Ugyanis az imént említett szolgáltatások igénybevételének napja alapból a terhelés napja. Ez a beállítási lehetőség lehetővé teszi az utazásnapi ebéd korrekt adminisztrálását. 250 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Adatgyűjtés Előrejelzés a foglalásokból tud készülni és az előterhelt terhelésekből tud készülni. Amennyiben visszatekintő listát szeretnénk kérni (pld. a ma kik és hányan reggeliztek), akkor mindenképpen a terhelt tételekből fog dolgozni a lista. Tehát normál esetben, hagyjuk bekapcsolva mindkét kapcsolót és a program fogja hozni az összes étkezési tételt. Ha az extra előterhelt reggelikre vagyunk kíváncsiak, akkor csak a Terhelésekből kapcsolót hagyjuk bekapcsolva. Lekérdezés megadott foglalásra A mennyiben egy csoport étkezéseit szeretnénk áttekinteni, írjuk be az adatbeviteli mezőbe a csoport foglalási számát vagy kattintsunk duplán a mezőre és a megjelenő vendégkeresésből válasszuk ki a foglalást. Étkezések összesítése Egységáranként Többféle árú reggeli esetén célszerű az egységárankénti összesítést választani. Étkezésfajták beállítása A listában megjelenő elemek az étkezési jellegkódok. Amennyiben csak a reggelikre vagyunk kíváncsiak, jelöljük ki a reggeli elemet. Rendezettség A lista részletes részében Vendégnév, Foglalási szám vagy Szobaszám rendezettségbe állíthatók a tételek. Szűrés szobaszámra Amennyiben szobaszám intervallumra szeretnénk lekérni a listát, kapcsoljuk be a Szűrés szobaszámra kapcsolót és állítsuk be a szobaszám intervallumot. MŰVELETEK Beállítás elmentése A gyakran használt listabeállítások a csillag gombra kattintva elmenthetők egy tetszőleges névvel és a legördülő lista segítségével bármikor visszaállíthatók. Nyomtatás A nyomtató gombra kattintva a paraméterezésnek megfelelő lista jelenik meg a képernyőn. LISTA FELÉPÍTÉSE RÉSZLETEZÉS A részletezés szobánként, hozza a szobaigénylő nevével felnőtt és gyerek létszámmal az étkezések számát és összegét. A részletezés alkalmas az étkezésre érkező vendégek ellenőrzésére is. ÖSSZESÍTŐ Az összesítő étkezés fajtánként összesíti az étkezések számát és összegét. Az összesítő többek között az étkezések éttermi számlázásba történő felütéséhez nyújt segítséget. NYUGVÓ LÉTSZÁM A nyugvó létszám táblázatot azon szállodák éttermeinek ajánljuk, amelyek számítanak a panziós étkezéssel nem rendelkező lakó vendégek A la carte fogyasztására. A táblázatból megtudhatjuk a szállodában lakók számát egyéni-csoport és felnőtt-gyerek bontásban. STORNÓ ÖSSZESÍTŐ A stornó összesítő az utólag lesztornózott étkezéseket összesíti fajtánként. 2008. április 8. www.hostware.eu 251

winfro v7.8 Szállodai Front Office LISTAKÉP 252 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 7.11. CSOPORT TABLÓ (FRO511) Csoportokról kaphatunk információt a listából. A lista többféle szempont szerint paraméterezhető: Státuszok Lakó - aktuálisan bentlakó csoportok közül lehet választani. Mind -A programban levő összes csoportos foglalás közül választhatunk. Lista típus Érkezési lista vagy Elhelyezési lista. Részletezés Lakók vagy szoba. Rendezettség Vendégnév vagy szoba. Adattartalom Szobaegyenleg: Az adott szobának a szálláson kívüli terhelései. Pl.: Minibár, Telefon, Garázs Stb Szállás:- Adott szobának csak a szállás típusú terhelése. Minden tétel: Szállás + Szobaegyenleg. 2008. április 8. www.hostware.eu 253

winfro v7.8 Szállodai Front Office ÉRKEZÉSI LISTA 254 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 ELHELYEZÉSI LISTA 2008. április 8. www.hostware.eu 255

winfro v7.8 Szállodai Front Office ÁRKÓD LISTA. 256 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 TERHELÉSEK LISTÁJA 7.12. TERHELÉSI TÉTELEK LISTÁJA (FRO520) A terhelési tételek listája a forgalmi adatok részletezését teszi lehetővé. Itt tudhatjuk meg, hogy a forgalmi összesítők sarokszámai milyen tételekből tevődnek össze. Időszak PARAMÉTEREZÉS Miután visszatekintő listáról van szó, bemenő paraméterként a legutoljára lezárt napot vagy ennél korábbi dátumot lehet megadni. Szűrés (tétel) A listában szereplő terhelési tételek számlázási állapotát állíthatjuk be. Kiegyenlített tételek esetén csak azok a tételek jelennek meg a listában, amelyeket már kiszámláztunk. Kiegyenlítetlen tételek esetén csak azok a tételek jelennek meg a listában, amelyeket még nem számláztunk ki. Összes tétel esetén értelemszerűen minden terhelési tételt hoz a lista. Szűrés (státusz) A foglalás státusza alapján szűri meg a terhelési tételeket. TIPP!!! A már távozott vendégek (hátralékos) ki nem számlázott terhelési tételeinek listáját itt kérhetjük le. Részletezés Részletes lista Részletes lista esetén Összesített lista Összesített lista esetén 2008. április 8. www.hostware.eu 257

winfro v7.8 Szállodai Front Office Rendezettség Szolgáltatáskód Szobaszám Beállítás Engedményes értékek Engedmény nélküli értékek Szűrés statisztikai kódra x Szűrés szolgáltatás jellegre x Szűrés terhelés típusra x 258 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 LISTAKÉPEK Részletes lista szolgáltatáskód szerinti rendezettségben X 2008. április 8. www.hostware.eu 259

winfro v7.8 Szállodai Front Office 7.13. TERHELÉSI KONTROLL (FRO470) Egy alkalmazott által felterhelt, fizettetett ill. valutaváltási tételeket lehet kilistázni. A napi kasszaforgalom ellenőrzésére szolgáló lista. Segítségével ellenőrizhető a kaszások munkája. Ha csak egy alkalmazottra kívánjuk a listát lekérni, akkor ki kell választani egy Alkalmazottat. Időszakra lehet szűkíteni a listát. A rendszer az aktuális napot kínálja fel. Tovább lehet szűrni a listát: Terhelések, Fizetések ill. Valutaváltás szerint. Egyet kötelező kiválasztani, de lehet az összes is. A lista nem egyezik meg a terhelési tételek listájával. Az eltérés az alkalmazott nélküli terhelések összege lesz, mivel a telefon interface, minibár interface terhelések alkalmazott nélkül terhelődnek, így ezek nem beoszthatók alkalmazottakra 260 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 7.14. SZTORNÓZOTT TERHELÉSI TÉTELEK LISTÁJA (FRO483) A Számlaműveletek - Tétel sztornó gombbal törölt tételeket lehet kilistázni. Fontos lista a napi ellenőrzési folyamat része. Alkalmazottra és Időszakra lehet szűkíteni a listát. A nyomtatási kép: 2008. április 8. www.hostware.eu 261

winfro v7.8 Szállodai Front Office KASSZA LISTÁK 7.15. PÉNZTÁRJELENTÉS (FRO539) A pénztárjelentés a magadott időszakra vonatkozóan részletezi majd valutanemenként összesíti a szálloda összes készpénz mozgását. ELÉRÉS Kimutatások -> Kassza listák -> Pénztárjelentés PARAMÉTEREZÉS Időszak A lista a megadott időszakban kiállított valutaváltási jegyeket, készpénzes számlákat és pénzüggyel kapcsolatos kasszamozgási bizonylatokat gyűjti fel. LISTA SZERKEZETE Nyitó egyenleg Előző napi zárást követően a páncélokban maradt összegeket hozza valutanemenként összesítve. Valutaváltás A megadott időszakba kiállított valutaváltás jegyek bizonylatszám szerinti sorrendben kerülnek felsorolásra a bevételi és a kiadási oldal külön megjelenítésével. A bevételi oldalon általában a megvásárolt valuta összeg szerepel, a kiadási oldalon pedig a valutáért adott forint összeg. Természetesen jóváíró bizonylat esetén fordított a helyzet. Végül a bevételi oldalt, a kiadási oldalt és az egyenleget valutanemeként összesíti. Készpénzes számlaforgalom A megadott időszakba kiállított készpénzes számlák számlaszám szerinti sorrendben kerülnek felsorolásra a bevételi és a kiadási oldal külön megjelenítésével. A bevételi oldalon a kiállított számlák szerepelnek, a kiadási oldalon pedig a jóváíró számlák. Végül a bevételi oldalt, a kiadási oldalt és az egyenleget valutanemeként összesíti. Pénz felvétel-leadás Itta a pénzüggyel kapcsolatos kasszamozgási bizonylatok kerülnek felsorolásra. A pénz felvétel a bevételi oldalon jelenik meg, pénz leadás pedig a kiadási oldalon. Végül a bevételi oldalt, a kiadási oldalt és az egyenleget valutanemeként összesíti. 262 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Záró egyenleg A záró egyenleg a nyitó egyenleg és a felsorolt készpénzmozgási bizonylatok összesítése. A kasszák pillanatnyi egyenlegét kell kiadnia. NYOMTATÁS A Nyomtat gombra kattintva a következő lista jelenik meg. 2008. április 8. www.hostware.eu 263

winfro v7.8 Szállodai Front Office FORGALMI KIMUTATÁSOK 7.16. FORGALOM ÖSSZESÍTŐ (FRO530) A forgalomösszesítő szolgáltatás csoportonként illetve szolgáltatásonként összesíti a megadott időszakban felterhelt tételeket. Azon szállodák részére, amelyek a lelakott szolgáltatások alapján állapítják meg árbevételüket, ezen lista alapján könyvelhetik le. Időszak PARAMÉTEREZÉS x. Front Office forgalom összesítése szolgáltatás csoportonként x. 264 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Front Office forgalom összesítése szolgáltatásonként x. Külföldi / belföldi forgalom x. Szoba és férőhely kihasználtság x. Sztornó és negatív terhelések összesítője x. 2008. április 8. www.hostware.eu 265

winfro v7.8 Szállodai Front Office Speciális ÁFA összesítő x. 266 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 LISTAKÉPEK Részletes lista szolgáltatáskód szerinti rendezettségben x 7.17. SZÁMLAFORGALOM ÖSSZESÍTŐ (FRO531) A. PARAMÉTEREZÉS Dárum Miután visszatekintő listáról van szó, bemenő paraméterként a legutoljára lezárt napot vagy ennél korábbi dátumot lehet megadni. Felnőtt Gyermek LISTA TARTALMA A lista a következő szállodaszakmai adatokat összesíti: Felnőtt vendégéjszakák száma Gyermek vendégéjszakák száma Összesen(Vendégéjszaka) Összesen vendégéjszaka szám. 2008. április 8. www.hostware.eu 267

winfro v7.8 Szállodai Front Office 7.18. BEVÉTEL ÖSSZESÍTŐ (FRO532) A kimutatás összesíti a megadott időszakban kiállított számlák, valutaváltási jegyek és felterhelt portáskiadások forgalmát. FORINT KÉSZPÉNZFORGALOM A kimutatás forint készpénzforgalom összesítője Magyar forint Kiállított és sztornózott forint készpénzes számlák bruttó összege. Számlafizetés differencia Valutás készpénzes számlák fizettetésekor jelentkező forint visszajáró összege. Portáskiadás Portáskiadásként felterhelt tételek összege. SZÁMLAFORGALOM Számlafizetés-készpénz Kiállított és sztornózott készpénzes számlák bruttó összege. Számlafizetés-hitelkártya Kiállított és sztornózott hitelkártyás számlák bruttó összege. Számlafizetés-folyószámla Kiállított és sztornózott átutalásos számlák bruttó összege. Számlafizetés-belső számla Kiállított és sztornózott belső számlák bruttó összege. SZÁMLAFIZETÉS DIFFERENCIA Valutanemenként összegzi a készpénzes valutás számlák visszajárójaként leváltott összegeket. SZÁMLAFIZETÉS Fizetési módonként összesíti a kiállított számlák bruttó forgalmát. BEVÉTEL Forintban összesíti a bruttó bevételt. 268 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 LISTAKÉP 2008. április 8. www.hostware.eu 269

winfro v7.8 Szállodai Front Office 7.19. NYILVÁNTARTÁS AZ IDEGENFORGALMI ADÓRÓL (FRO557) 1990. ÉVI C. TÖRVÉNY A HELYI ADÓKRÓL ELSŐ RÉSZ ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK I. Fejezet Az adómegállapítás joga és az adókötelezettség 1. (1) E törvény felhatalmazása és rendelkezései szerint a települési (községi, városi, fővárosi és kerületi) önkormányzat képviselőtestülete (a továbbiakban: önkormányzat) rendelettel az illetékességi területén helyi adókat (a továbbiakban: adót) vezethet be. (2) A főváros esetében az építményadót, a telekadót, a magánszemély kommunális adóját, valamint a vállalkozók kommunális adóját és az idegenforgalmi adót a (3) bekezdés kivételével a kerületi önkormányzat, a helyi iparűzési adót a fővárosi önkormányzat jogosult bevezetni. (3) A kerületi önkormányzat által a (2) bekezdés szerint bevezethető helyi adót a kerületi önkormányzat helyett a fővárosi önkormányzat akkor jogosult rendeletével bevezetni, ha a fővárosi rendelettel a kerületi képviselő-testületek többsége egyetért. 2. Az önkormányzat adómegállapítási joga az e törvényben meghatározott adóalanyokra és adótárgyakra terjed ki. 3. (1) Ha e törvény másként nem rendelkezik, a törvény alkalmazásában adóalany: a) a magánszemély, b) a jogi személy, a jogi személyiség nélküli gazdasági társaság, c) a magánszemélyek jogi személyiséggel nem rendelkező személyi egyesülése. (2) Adómentes az (1) bekezdés b) és c) pontjában felsorolt adóalanyok közül a társadalmi szervezet, az egyház, az alapítvány, a közszolgáltató szervezet, a köztestület, a közhasznú társaság, az önkéntes kölcsönös biztosító pénztár, a magánnyugdíjpénztár, a költségvetési szerv és a költségvetési szervnek nem minősülő nevelési-oktatási intézmény abban az adóévben, amelyet megelőző adóévben folytatott vállalkozási tevékenységéből származó jövedelme (nyeresége) után társasági adófizetési kötelezettsége, illetve - költségvetési szerv esetében - eredménye után a központi költségvetésbe befizetési kötelezettsége nem keletkezett. A feltételek meglétéről az adóalany írásban köteles nyilatkozni az adóhatóságnak. (3) Az (1) és (2) bekezdésben meghatározottak szerint adóalany a külföldi magánszemély és szervezet is feltéve, hogy adómentességét nemzetközi szerződés vagy viszonosság nem biztosítja. A viszonosság kérdésében az adópolitikáért felelős miniszter állásfoglalása az irányadó. (4) A törvény hatálya - a 34. -ban foglaltak kivételével - nem terjed ki a Magyar Nemzeti Bankra, az Állami Privatizációs és Vagyonkezelő Részvénytársaságra, az Államadósság Kezelő Központ Részvénytársaságra, a büntetés-végrehajtásért felelős miniszter felügyelete alá tartozó büntetés-végrehajtási vállalatra és annak a fogvatartottak foglalkoztatását végző jogutódjára. (5) Ha e törvény az adóalanyiságot az év első napján fennálló állapothoz köti és az önkormányzat az adót év közben vezeti be, akkor a bevezetés évében az adó alanyának azt kell tekinteni, aki/amely az adót bevezető rendelet hatálybalépésének napján megfelel az adóalanyiság követelményeinek. 3/A. Valamennyi helyi adó alól mentes az Észak-atlanti Szerződés Szervezete. Az Észak-atlanti Szerződés tagállamainak és az 1995. évi LXVII. törvényben kihirdetett Békepartnerség más részt vevő államainak, Magyarországon kizárólag szolgálati kötelezettség céljából tartózkodó fegyveres erői - ideértve a fegyveres erők alkalmazásában álló nem magyar 270 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 állampolgárságú, hivatásos szolgálatban lévő és polgári állományú személyeket is - mentesek a lakásbérleti jog után megállapítható magánszemélyek kommunális adója és a tartózkodás alapján megállapítható idegenforgalmi adó alól. 4. Az adókötelezettség az önkormányzat illetékességi területén a következőkre terjed ki: a) az ingatlantulajdonra, ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogra, b) munkaerő foglalkoztatására, c) nem állandó lakosként való tartózkodásra és d) az e törvényben meghatározott gazdasági tevékenység gyakorlására (a továbbiakban együtt: adótárgy). 5. Az önkormányzat rendeletével: a) vagyoni típusú adók, b) kommunális jellegű adók, továbbá c) helyi iparűzési adó bevezetésére jogosult. III. Fejezet KOMMUNÁLIS JELLEGŰ ADÓK 2. Idegenforgalmi adó Az adókötelezettség, az adó alanya 30. (1) Adókötelezettség terheli azt a magánszemélyt a) aki nem állandó lakosként az önkormányzat illetékességi területén legalább egy vendégéjszakát eltölt, b) aki az önkormányzat illetékességi területén olyan üdülésre, pihenésre alkalmas épületnek - a 12. -ban meghatározottak szerinti - tulajdonosa, amely nem minősül lakásnak. (2) Az épület rendeltetésszerű használatához szükséges földrészlet mértékére a 11. (2) bekezdésében, az adókötelezettség keletkezésére és megszűnésére a 14. -ban foglaltak az irányadók. Az épület átminősítése esetén az adókötelezettség az átminősítés évének végén szűnik meg, illetőleg a következő év első napján keletkezik. Az adómentesség 31. A 30. (1) bekezdésének a) pontja szerinti adókötelezettség alól mentes: a) a 18. életévét be nem töltött, továbbá a 70. életévét betöltött magánszemély; b) a gyógyintézetben fekvőbeteg szakellátásban részesülő vagy szociális intézményben ellátott magánszemély; c) a közép- és felsőfokú oktatási intézménynél tanulói vagy hallgatói jogviszony alapján, hatóság vagy bíróság intézkedése folytán, a szakképzés keretében, a szolgálati kötelezettség teljesítése, vagy a településen székhellyel, vagy telephellyel rendelkező vagy a Htv. 37. - ának (2) bekezdése szerinti tevékenységet végző vállalkozó esetén vállalkozási tevékenység vagy ezen vállalkozó munkavállalója által folytatott munkavégzés céljából az önkormányzat illetékességi területén tartózkodó magánszemély, továbbá d) aki az önkormányzat illetékességi területén lévő üdülő tulajdonosa vagy bérlője, továbbá a használati jogosultság időtartamára a lakásszövetkezet tulajdonában álló üdülő használati jogával rendelkező lakásszövetkezeti tag, illetőleg a tulajdonos, a bérlő hozzátartozója, valamint a lakásszövetkezet tulajdonában álló üdülő használati jogával rendelkező lakásszövetkezeti tag használati jogosultságának időtartamára annak hozzátartozója [Ptk. 685. b) pontja]. 2008. április 8. www.hostware.eu 271

winfro v7.8 Szállodai Front Office Az adó alapja 32. Az adó alapja: a) a 30. (1) bekezdésének a) pontja szerinti adókötelezettség esetén 1. a megkezdett vendégéjszakák száma, vagy 2. a megkezdett vendégéjszakára eső a) szállásdíj, ennek hiányában b) a szállásért bármilyen jogcímen (pl. üdülőhasználati jog) fizetendő ellenérték (pl. üzemeltetési költség); b) a 30. (1) bekezdésének b) pontja szerinti adókötelezettség esetén az építmény hasznos alapterülete. Az adó mértéke 33. Az adó mértékének felső határa: a) a 32. a) 1. pontja alapján: személyenként és vendégéjszakánként 300 Ft; b) a 32. a) 2. pontja alapján: az adóalap 4%-a; c) a 32. b) pontja alapján: épület után évente 900 Ft/m2. Az adó beszedésére kötelezett 34. (1) A 30. (1) bekezdésének a) pontja alapján fizetendő adót: a) kereskedelmi szálláshelyeken, a csónakházakban és az üdülőtelepeken a szolgáltatásért esedékes összeggel együtt az üzemeltető, b) a szervezett üdültetésre beutaltaktól a beutaló jegy átadása alkalmával az üdülőt fenntartó szerv, c) a fizető vendéglátó szálláshelyeken fogadott vendég után járó adót a szálláshelyi díjjal együtt a szállásadó, illetőleg a közvetítésre jogosított szerv, d) az a)-c) pont alá nem tartozó bármely ingatlan (építmény, telek) üdülés céljára történő bérbeadása, ingyenes használatra átadása esetén az ingatlan bérbevevőjétől (használójától) az egész bérleti, használati időre egy összegben az ingatlan tulajdonosa vagy az ingatlannal rendelkezni jogosult szedi be. (2) Az (1) bekezdés szerint fizetendő idegenforgalmi adót az adóbeszedésre kötelezett akkor is tartozik befizetni, ha annak beszedését elmulasztotta. 272 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 KITÖLTÉSI ÚTMUTATÓ A 2007-06-OS SZÁMÚ, BEVALLÁS A FOVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT ILLETÉKESSÉGI TERÜLETÉN 2007. ÉVBEN BESZEDETT HELYI IDEGENFORGALMI ADÓRÓL FORMANYOMTATVÁNYHOZ Az adóbeszedésre kötelezettnek az általa beszedett idegenforgalmi adóról, a helyi adókról szóló 1990. évi C. tv. (Htv.) felhatalmazásával alkotott Budapest Főváros Közgyűlésének 31/1994. (VI.10) Főv. Kgy. sz. rendelete alapján a beszedést követő hó 15-éig bevallást kell tennie. Az adó megfizetési kötelezettséget az adó beszedésére kötelezettnek akkor is teljesíteni kell, ha azt a vendégtől elmulasztotta beszedni (Htv. 34.. (2) bek.). Felhívjuk figyelmét, hogy a bejelentési kötelezettség teljesítése nélkül beadott bevallás nem kerül feldolgozásra, a mulasztás miatt bírság kiszabásának van helye. I. AZONOSÍTÓ ADATOK: 1-5. Az előírt bejelentési kötelezettség teljesítése során bejelentett adatokat kérjük feltüntetni. Folyószámla-azonosító az adó ügyosztály által meghatározott - fizetési meghagyáson, fizetési értesítésen, folyószámla-kivonaton közölt - 9 jegyű szám. A személyi adóazonosító az APEH által magánszemélyek részére adóigazolvánnyal kiadott, adóigazgatási eljárásban használt 10 jegyű szám. II. ADÓSZÁMÍTÁSSAL KAPCSOLATOS ADATOK: Helyi idegenforgalmi adókötelezettség terheli azt a magánszemélyt, aki nem állandó lakosként az önkormányzat illetékességi területén legalább egy vendégéjszakát eltölt, illetve aki az önkormányzat illetékességi területén olyan üdülésre, pihenésre alkalmas épületnek a tulajdonosa, amely nem minősül lakásnak. 21. Vendégéjszakák száma: a bevallott időszakra vonatkozó vendégéjszakák száma összesen. Vendégéjszaka: vendégként eltöltött - éjszakát is magában foglaló vagy így elszámolt - legfeljebb 24 óra. 22. Szállásdíjból származó bevétel az összes vendég által - minden megkezdett vendégéjszakára vonatkozóan - fizetett, számlázott, a kötelező reggeli árával és egyéb szolgáltatásokkal csökkentett általános forgalmi adó nélküli szállásdíj összege. Az adó alapja szállásdíj hiányában a szállásért bármilyen jogcímen (pl. üdülőhasználati jog) fizetendő ellenérték (pl. üzemeltetési költség). Az egyes hónapokra vonatkozó adókötelezettséget a számlakibocsátás dátuma, illetve készpénzes fizetés esetén a pénz átvételének dátuma szerint kell meghatározni. 23. A beszedett és bevallásra kötelezett adó összege az adóköteles szállásdíj (22.sor) és az adómérték szorzata. A fővárosi helyi idegenforgalmi adó mértéke 2007-ben 3 %. 24-28. Az adómentességnek az adózó nyilvántartásaiból egyértelműen megállapíthatónak kell lenni. A Htv. 31. (1) bek. illetve a Fővárosi Önkormányzat rendelete alapján adómentes - nem kell adót megfizetnie - annak a személynek, aki a) nem töltötte be 18. életévét, illetve betöltötte a 70. életévét b) a gyógyintézetben fekvőbeteg szakellátásban részesülő vagy szociális intézményben ellátott magánszemély c) közép- és felsőfokú oktatási intézménynél tanulói, vagy hallgatói jogviszony alapján, hatóság vagy bíróság intézkedése folytán, szakképzés keretében, szolgálati kötelezettség teljesítése, vagy a Fővárosban székhellyel, vagy telephellyel rendelkező, vagy a Htv. 37.. (2) bek. Szerinti ideiglenes jellegű iparűzési tevékenységet végző vállalkozó esetén vállalkozási tevékenység, vagy ezen vállalkozó munkavállalója által folytatott munkavégzés céljából tartózkodik a Főváros illetékességi területén. d) a Főváros Önkormányzat illetékességi területén lévő üdülő tulajdonosa vagy bérlője, továbbá a használati jogosultság időtartamára a lakásszövetkezet tulajdonában álló üdülő használati jogával rendelkező lakásszövetkezeti tag, illetőleg a tulajdonos, a bérlő hozzátartozója, valamint a lakásszövetkezet tulajdonában álló üdülő használati jogával rendelkező lakásszövetkezeti tag használati jogosultságának időtartamára annak (a Ptk.685. b) pontja szerinti) hozzátartozója. 29. Az adót a beszedést követő hó 15-ig kell befizetni a 11784009-15490012-00620000 számú idegenforgalmi adó számlára. 2008. április 8. www.hostware.eu 273

winfro v7.8 Szállodai Front Office A LISTA BEÁLLÍTÁSAI. BEÁLLÍTÁSOK Időszak Az időszak a vendég szállodában tartózkodásának, szállás és IFA tételek terhelésének időszakát jelenti. Idegenforgalmi adó Külön lekérhetjük a IFA köteles és külön az IFA mentes vendégeket.. Csak eltérések Csak azokat a vendégeket hozza ahol a számított IFA értéke eltér a terhelt IFA összegétől. A beállítások után a Nyomtatásra kattintva megkapjuk a listát. 274 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 RÉSZLETES KIMUTATÁS VENDÉGSTATISZTIKA 2008. április 8. www.hostware.eu 275

winfro v7.8 Szállodai Front Office IFA MENTES TÉTELEK JOGCÍMENKÉNTI ÖSSZESÍTÉSE 276 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 STATISZTIKÁK 7.20. SZOBA- ÉS VENDÉGFORGALOM ÖSSZESÍTŐ (FRO536) A lista segítségével a megadott időszakra vonatkozóan a kiválasztott statisztika kódú foglalások szoba- és vendégforgalmi adatainak összesítése kérhető le. Időszak PARAMÉTEREZÉS A Mettől Meddig dátummezőkben magadott időintervallumban érkezett, lakó és elutazott szobákat, vendégeket és felterhelt szállás tételeket veszi figyelembe a program. Statisztikai kódok Lehetőségünk van statisztika kód alapján megszűrni a megadott időszakba beleeső foglalásokat. A táblázat baloldalán látható kijelölő doboz segítségével választhatjuk ez egyes statisztika kódokat. Amennyiben az összes kódot szándékunkban áll kiválasztani vagy törölni úgy kattintsunk a jelölő dobozok fölött lévő lefelé mutató fekete nyílra. 2008. április 8. www.hostware.eu 277

winfro v7.8 Szállodai Front Office NYOMTATÁS A listán a következő adatok jelennek meg: Érkezett vendég A Mettől Meddig időszakban megérkezett vendégek száma. Analitikáját az Érkezési listában (FRO350a) találjuk meg. Az érkezési listát a már megérkezetteket is beállítással kérjük le. Elutazott vendég A Mettől Meddig időszakban elutazott vendégek száma. Analitikáját az Utazó listában (FRO350a) találjuk meg. Az utazó listát a már elutazottakat is beállítással kérjük le. Vendégéjszaka A Mettől Meddig időszakban a szállodában éjszakázott (érkező + lakó) vendégek száma. Analitikáját a Bentlakó lista (FRO350a) találjuk meg. Érkezett szoba A Mettől Meddig időszakban megérkezett szobák száma. Analitikáját az Érkezési listában (FRO350a) találjuk meg. Az érkezési listát a már megérkezetteket is beállítással kérjük le. 278 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Elutazott szoba A Mettől Meddig időszakban elutazott szobák száma. Analitikáját az Utazó listában (FRO350a) találjuk meg. Az utazó listát a már elutazottakat is beállítással kérjük le. Szobaéjszaka A Mettől Meddig időszakban a szállodában eltöltött szobaéjszakák (érkező + lakó) száma. Analitikáját a Bentlakó lista (FRO350a) találjuk meg. Kiadott szobák száma Megegyezik a szobaéjszakák számával. Kiadható szobák száma Szállodai szobák száma * Meddig - Mettől. Foglaltság [%] Kiadott szobák száma / Kiadható szobák száma * 100. Foglaltság - OOO szobák [%] Kiadott szobák száma / (Kiadható szobák száma OOO szobák száma) * 100. Nulla éjszakás vendégek A Mettől Meddig időszakban a szállodában tartózkodott azonos érkezés és utazási nappal rendelkező vendégek száma. OOO szobák A Mettől Meddig időszakban üzemen kívül helyezett szobák száma. Kiadható szobák száma OOO szobák Szállás bevétel A Mettől Meddig időszakban a kiválasztott statisztikai kódoknak megfelelő foglalásokhoz felterhelt Szállás jellegű szolgáltatás engedménnyel nem csökkentett bruttó és nettó értéke. Szoba átlagár Szállás bevétel / Szobaéjszaka. Vendégre jutó átlagár Szállás bevétel / Vendégéjszaka. Szállás bevétel - engedmény A Mettől Meddig időszakban a kiválasztott statisztikai kódoknak megfelelő foglalásokhoz felterhelt Szállás jellegű szolgáltatás engedménnyel csökkentett bruttó és nettó értéke. Szoba átlagár (- engedmény) (Szállás bevétel Engedmény) / Szobaéjszaka. Vendégre jutó átlagár (- engedmény) (Szállás bevétel Engedmény) / Vendégéjszaka. 2008. április 8. www.hostware.eu 279

winfro v7.8 Szállodai Front Office UTAZÁSI IRODAI LISTÁK 7.21. TÖRÖLT FOGLALÁSOK LISTÁJA (FRO566) A lista segítségével a megadott időszak (foglalás időszaka) törölt szobafoglalásait összesíthetjük partnerenkénti vagy partner kategóriánkénti bontásban. Paraméterezés Időszak Az Időszak a szobafoglalás időszakára, nem pedig a rögzítés vagy a törlés időpontjára vonatkozik. Partnerkód Ha üresen hagyjuk a Partnerkód mezőt, akkor az összes partner vagy a kiválasztott partnerkategóriába tartozó partnerek törölt szobafoglalásait gyűjti ki a program. Partner kategória Adatgyűjtés Az adatgyűjtés gomb megnyomásával legyűjtésre kerülnek a szűrési feltételeknek megfelelő adatok. Minek következtében a grafikon is aktualizálódik. 280 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Nyomtatás Kód Partnerkód. A lista e mező szerint van rendezve. Partner Partner rövid neve. Élő rendelések Összes rendelés törölt rendelések. Törölt rendelések A program itt összesíti a partner, megadott időszakot érintő, már törölt státuszú szobafoglalásait. Lemondott szobaszám. Összes A partner, megadott időszakot érintő, összes szobafoglalása. Lefoglalt szobák száma. Törölt % (Törölt rendelések / Összes) * 100 2008. április 8. www.hostware.eu 281

winfro v7.8 Szállodai Front Office 7.22. ADATTÁRHÁZ Az adattárház a Front Office rendszer által létrehozott adatok (szobafoglalások, terhelések, számlák, ) elemzés céljából adatkockákba rendezett halmaza. Egy adatkocka egy adott terület elemzését szolgálja és a terület sajátosságainak megfelelően kerül feltöltésre. Az adatkockák feltöltését az éjszakai zárás végzi. 7.22.1. Adatkocka A kocka el van vetve. Az adatkocka az adattárházból egy adott időszakra kigyűjtött, különféle szempontok szerint összesített, szállodaszakmai adatokból áll. Az összesítési szempontokat DIMENZIÓKNAK nevezzük, a szállodaszakmai adatokat pedig MUTATÓKNAK. Év IDŐ Hónap Nap Piaci szegmens Mutatók (szobaéjszaka, vendégéjszaka, szoba árbevétel, ) Értékesítési csatorna Megrendelő Source Of Business Árkód Szobatípus Szolgáltatás Az adatkocka tehát egy többdimenziós adathalmaz, amely megjelenítéséhez egy olyan eszközre van szükség, amely a felhasználói beállításoktól függően mindig a kívánt adatnézetet mutatja. 282 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 7.22.2. Adatkocka megjelenítése Az adatkocka az adattárházból olvasható be 7.22.3. Adatok megjelenítése Az adatkockában található adatok megjelenítést 2 dimenziós formában lehet a legegyszerűbb és legáttekinthetőbb formában megjeleníteni. Tehát a kocka valamilyen metszetét jelenítjük meg táblázatos formában. ADATKOCKA BEOLVASÁSA A Műveletek menüből válasszuk ki az Adatkocka beolvasása menüpontot. A paraméterek megadását követően a program kiolvassa az adattárházból a megadott időszakra vonatkozó forgalmi adatokat adatkocka formájában. 2008. április 8. www.hostware.eu 283

winfro v7.8 Szállodai Front Office Az adatkockából egy alapértelmezett adatnézet jelenik meg, amelyet tetszés szerint változtathatunk a továbbiakban. DIMENZIÓK KIVÁLASZTÁSA A dimenziók kiválasztásához kattintsunk a táblázat bal felső sarkában látható fogaskerekes ikonra. 284 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 A Táblázat szerkesztő ablakban egér segítségével fogd és vidd módszerrel állíthatjuk be a táblázat soraiban és oszlopaiban szereplő dimenziókat. Ügyeljünk a dimenziók hierarchiájára. 7.22.4. Mutatók beállítása A szumma ikonra kattintva a táblázatban szerepeltetni kívánt mutatókat állíthatjuk be. MUTATÓ TÍPUSOK Alap Kalkulált Az adattárházból beolvasott alap mutatók (pld. szobaéjszakák száma). Az alap mutatók és más kalkulált mutatók segítségével számított mutató (pld. foglaltság). MUTATÓKKAL VÉGEZHETŐ MŰVELETEK Összes mutató kijelölése X X X Összes mutató letiltása X X X Kijelölése és letiltások felcserélése X X 2008. április 8. www.hostware.eu 285

winfro v7.8 Szállodai Front Office X 286 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Csomópontok kibontása/bezárása X X X Kalkulált mutató készítése X X X Érték MUTATÓVAL KAPCSOLATOSAN MEGJELENÍTHETŐ ÉRTÉKEK A mutató értéke. Oszlopindex Amennyiben meg szeretnénk tudni, hogy az egyes piaci szegmensek hány százalékát adják az összesen szoba árbevételnek, használjuk az oszlopindexet. Sorindex Havi adatok éves-negyedéves szintű összehasonlítására alkalmas a sorindex. 2008. április 8. www.hostware.eu 287

winfro v7.8 Szállodai Front Office Oszlopsorrend Top producer kimutatás sorrend oszlopához kiválóan alkalmas az oszlopsorrend. Sor-sorrend X Eltérés az előző oszlop értékétől Előző hónaphoz képest hogyan változott az árbevétel? 288 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Eltérés az előző sor értékétől Top producer kimutatásban lássuk mekkora az eltérés az egyes helyezetek között. 2008. április 8. www.hostware.eu 289

winfro v7.8 Szállodai Front Office 7.22.5. Analízis operátorok X AGGREGÁCIÓ (ROLL UP) X LEFÚRÁS (DRILL DOWN, ROLL DOWN) A lefúráshoz állítsuk be a szükséges dimenziókat. Amennyiben az értékesítési csatornák forgalmát szeretnénk látni megrendelőnkénti bontásban, helyezzük a megrendelő dimenziót az értékesítési csatorna dimenzió alá. Az így kapott táblázat (adatnézet) értékesítési csatornái mellett lévő + gombra kattintva kibonthatjuk azt. X PIVOTING X 290 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 SZELEKCIÓ (SELECTION, FILTERING) Amennyiben a dimenzió valamely eleméhez vagy elemeihez kapcsolódó adatokat szeretnénk megtekinteni tegyük a következőket: Tegyük láthatóvá a dimenzió paneljét a megfelelő maximalizáló gombra kattintva. A dimenzió panel bal felső sarkában található lefelé mutató gombra kattintva, érhetjük a dimenzió elemit kiválasztó ablakot. A dimenzió elem előtt található kapcsolóra kattintva engedélyezhetjük (zöld pipa), letilthatjuk a dimenzió és az érték megjelenését (kék X) vagy letilthatjuk az érték megjelenését úgy hogy a dimenzió továbbra is látható marad (piros X). 2006-08-at letiltjuk, 2006-09-et engedélyezzük. 2008. április 8. www.hostware.eu 291

winfro v7.8 Szállodai Front Office A szelekció érvényesítését az ablak jobb alsó sarkában található nagy zöld pipára kattintva tehetjük meg. A dimenzió szelektálását a dimenzió panel beállító gombjának elszíneződése jelzi. Tipp Csak a hétvégék árbevételének elemzéséhez a DÁTUM dimenzióban válasszuk ki a hétvégi dátumokat. SZELETELÉS (SLICING AND DICING) X 292 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 7.22.6. Adatnézet elmentése és betöltése Mentés X Betöltés X 2008. április 8. www.hostware.eu 293

winfro v7.8 Szállodai Front Office 7.23. FORGALOM ADATKOCKA (FRO731) A forgalom adatkocka a már realizált forgalom (utolsó zárással bezárólag) elemzésére szolgál. DIMENZIÓK Foglalás típusa Egyéni, Csoport, Szolgáltatás Statisztikai kód x Értékesítési csatorna x Szobatípus x Árkód x MUTATÓK Érkező szobák x Érkező vendégek 294 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 8. ÉJSZAKAI ZÁRÁS Az éjszakai zárás a Front Office rendszer egyik legfontosabb funkciója. 8.1. ÉJSZAKAI ZÁRÁS (FRO880) Az éjszakai zárás egy automatikusan végbemenő folyamat, amely több kisebb szolgáltatásból áll össze. Ezek közt van például az adatbázis karbantartási folyamatainak végrehajtása, a hotel lakóinak árkód-terhelése, és a program egyes részeinek frissítése. A folyamatok megismeréséhez válassza a "Folyamatok leírása" menüpontot. Az éjszakai zárás folyamatáról két ablakon keresztül tájékozódhat. Az egyik a zárás jelenlegi folyamatáról ad leírást, a másik a zárás közben esetleg felmerült hibák listáját mutatja a képernyőn. Ezen ablakok megtekintéséhez válassza a "Képernyők" menüpontot. A zárás közben felmerülő hibák listája (beleértve itt a figyelmeztetéseket) elég széleskörű lehet. Ha esetleg ezekről a hibákról kíván szélesebb körű tájékoztatás, vagy olyan hibával találkozott, amelyre nem ismeri a megoldást, válassza a "Hibák leírása" menüpontot. 2008. április 8. www.hostware.eu 295

winfro v7.8 Szállodai Front Office A program széles körűen paraméterezhető lehetőségei közé tartozik az éjszakai zárás is. Ha ezek a beállítások az Ön számára ismeretlenek, kattintson a "Beállítási lehetőségek" menüpontra. Folyamatok leírása Képernyők Hibák leírása Beállítási lehetőségek 8.1.1. Folyamatok leírása Ha a "Kérem lépjen ki az alábbi futó ablakokból a zárás biztonságos lefutása érdekében:" üzenetet kapja a zárás elindításakor, lépjen át a megadott ablakba, és zárja be azt a megfelelő módon! Amít valamennyi ablak be nincsen zárva (a zárás kivételével), a zárás nem indul el!!! ELLENŐRZÉS Mentési útvonalak ellenőrzése Léteznek-e, vagy létrehozhatók-e az alábbi útvonalak: Elsődleges mentési útvonal, Másodlagos mentési útvonal, BACKUP útvonal, Interbase Bin könyvtára (létezik-e a "gbak.exe")? Továbbá megvizsgálja a "Mentési napok száma" rendszerparamétert. Kasszák ellenőrzése A kasszák le lettek-e zárva? Utazó, érkező vendégek ellenőrzése Valamennyi ma érkező szoba és vendég megérkezett-e, és valamennyi ma utazó vendég el lett-e utaztatva, vagy hátralékos státuszúra lett állítva? Árkódok ellenőrzése Van-e a terheléshez szükséges árkód valamennyi lakó szobánál. Ha az ellenőrzés során bármilyen hibát talál a program, nem folytatja a zárást, hanem a hibalistát jeleníti meg a kijavítandó hibák leírásával. MENTÉS BACKUP készítése A program záráskor egy tömörített adatbázist készít, melyben az esetleges hibák kijavításra kerülnek, és a felesleges (pl. törölt) adatok végleg törlődnek. (Továbbiakban "BACKUP fájl".) Tömörítés, kicsomagolás A program összetömöríti, majd kicsomagolja a BACKUP fájlt. A kicsomagolásra azért van szükség, hogy ellenőrizze nem történt-e hiba az összetömörítés során. Ellenőrzés Összehasonlítja és leellenőrzi (byte-onként), hogy a BACKUP és a kicsomagolt fájl megegyezik-e. Másolatok készítése Elkészíti a két másolatot, amely az esetleges adatbázis sérülésekor felhasználható a visszaállításra. Lejárt mentések törlése Bizonyos időközönként törlődnek a régi mentett fájlok, hogy a mentési merevlemez nehogy megteljen. 296 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 KASSZAZÁRÁS, TERHELÉS Kasszák lezárása A program az adatbázisban is lezárja a kasszát. Árkód frissítés A gyorsabb előterhelés érdekében az aktuális árkódok felmásolódnak egy ideiglenes tároló helyre. Előterhelések Az egyes szobákra történő terhelés a megadott árkódok (vagy az alapárkód) alapján. Szobastátusz állítás A housekeeping takarítási és ágyazási ciklusok léptetése, valamint ezek alapján a program beállítja a szobák állapotát. (Foglalt koszos, stb.) Lejárt kontingensek visszavétele A lemondási határidőt túllépő kontingens foglalásokat szabadítja fel. Szobastátusz ellenőrzése Stimmel-e a housekeepinggel a beállított szobastátuszok. Tablók frissítése Végrehajtja a "Szerviz" menüpontban található "Tablók frissítése" szolgáltatást. 2008. április 8. www.hostware.eu 297

winfro v7.8 Szállodai Front Office KÉPERNYŐK Az alábbi képernyőn nyomon követhetjük a zárás aktuális állapotát. A már elvégzett folyamatokat kipipálva láthatjuk, a jelenleg végrehajtandót vastagon, és kék színnel, a még elvégzendőt üresen, normál betűtípussal. 298 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Az éjszaki zárás alatt fellépő hibák egy külön ablakban jelenik meg, ahol valamennyi hiba egy külön sorszámot kap. Ha a hibáról részletesebb leírás is ismeretes, akkor az egy külön sorban, beljebb kezdve olvashatjuk (Esetleges angol üzenetek). HIBÁK LEÍRÁSA Az alább olvashatja a zárás alatt megjelenő hibák szövegét, és a hozzájuk tartozó egy, vagy több megoldást, valamint a hiba magyarázatát. Az elsődleges mentési útvonal nincsen megadva Írja át a "Szerviz -> Rendszerbeállítások -> Rendszerparaméterek" menüben a megadott paramétert egy létezőre. Az elsődleges mentési útvonal hibás. Írja át a " Szerviz -> Rendszerbeállítások -> Rendszerparaméterek " menüben a megadott paramétert egy létezőre. A másodlagos mentési útvonal nincsen megadva. Írja át a " Szerviz -> Rendszerbeállítások -> Rendszerparaméterek " menüben a megadott paramétert egy létezőre. A másodlagos mentési útvonal hibás Írja át a " Szerviz -> Rendszerbeállítások -> Rendszerparaméterek " menüben a megadott paramétert egy létezőre. A zárás felhasználó által megszakítva. Az üzenetet akkor kapja, ha valamely okból a felhasználó kérésére áll le a zárás folyamata. Ilyen lehet például ha a felhasználó a "A záráskori mentés tiltott. Folytatja?" kérdésre "Nem"-mel válaszol. A mentési napok formátuma hibás volt. Az új érték 30 nap. - Ha a rendszerparaméterben illetéktelen karakter volt, és a program automatikusan módosította a beállítást. A mentési napok száma több volt mint 60. Az új érték 30 nap. Nem szorul magyarázatra. A "XXX" kóddal rendelkező "XXX" "XXX" kódú alkalmazottal nincsen lezárva. A kassza lezárása nélkül a program nem tudja megcsinálni az éjszaki zárást, ezért a "Kassza" menüpontban található "Kassza átadás" szolgáltatásban 2008. április 8. www.hostware.eu 299

winfro v7.8 Szállodai Front Office megteheti az üres kassza lezárását. A lezárt kasszát ellenőrizheti, ha a "Gyorsmérleg"-be lépi és ott üres a megjeleno táblázat. A "XXX" foglalási számmal rendelkező "XXX" nevű vendégnél az utazás dátuma mai. Az adott nevű vendég nem lett elutaztatva. Ezt megteheti a "Számlázás" menüpontban. A "XXX" foglalási számmal rendelkező "XXX" nevű vendégnél az érkezés dátuma mai. A vendég valószínűleg nem érkezett meg, módosítsa az érkezési dátumát a "Rezerváció"-ban! A "XXX" foglalási számmal rendelkező "XXX" nevű szobánál az érkezés dátuma mai. A szoba valószínűleg nem érkezett meg, módosítsa az érkezési dátumát a "Rezerváció"-ban! A "XXX" foglalási számmal rendelkező "XXX" nevű (XXX) szobánál nincsen árkód megadva. A szobához vagy nem lett árkód megadva, vagy törölve lett. Ellenőrizze a "Rezerváció"-ban! A "XXX" foglalási számmal rendelkező "XXX" nevű szobánál lejárt a package. A szobához megadott árkód dátuma lejárt, és nem szerepel új árkód melyet a program felhasználhatna. Ellenőrizze a "Rezerváció"-ban! Az InterBase Bin könyvtára hibásan van megadva. Az adott rendszerparaméter hibásan lett beállítva. Ha nem tudja a paraméter helyes értékét, akkor próbálja meg a következőt beírni: "C:\Program Files\InterBase Corp\InterBase\bin". Az InterBase könyvtárban nem található a "gbak.exe" fájl. A fent paraméterként megadott útvonalon nem található a gbak.exe futtatható fájl. Ha ilyen hibával találkozik, próbálja másik gépen a zárást, majd jelezze a problémát a HostWare felé. Hiba a tárolt eljárás futtatásakor: XXX Próbálja újra a zárást, esetleg indítsa újra a gépet. Ha nem jár sikerrel jelezze a hibát a HostWare felé! Hiba az ellenőrzés futtatásakor: XXX Próbálja újra a zárást, esetleg indítsa újra a gépet. Ha nem jár sikerrel jelezze a hibát a HostWare felé! Hiba a központi blokkban! Próbálja újra a zárást, esetleg indítsa újra a gépet. Ha nem jár sikerrel jelezze a hibát a HostWare felé! Hibás BACKUP könyvtár útvonal! Az adott rendszerparamétert javítsa, ha nem tudja a helyes értéket, akkor másolja be az elsődleges mentési útvonalat. Hiba a BACKUP adatbázis-állomány létrehozása során! Ellenőrizze, hogy van-e elég szabad terület a "BACKUP útvonal" paraméter által megadott meghajtón. Ha ez nincsen kitöltve, akkor az adatbázis merevlemezén. Hibás BACKUP paraméterezés! Próbálja újra a zárást, esetleg indítsa újra a gépet. Ha nem jár sikerrel jelezzük a hibát a HostWare felé! Hiba a kasszák lezárásakor! Próbálja újra a zárást, esetleg indítsa újra a gépet. Ha nem jár sikerrel jelezzük a hibát a HostWare felé! Nincsen alapárkód megadva! Állítsa be helyesen az adott rendszerparamétert!!! Hibás árkód van alapárkódként megadva: XXX Állítsa be helyesen az adott rendszerparamétert!!! 300 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Hiba az adatbázis betömörítése során! Ellenőrizze, hogy van-e elég szabad terület a "BACKUP útvonal" paraméter által megadott meghajtón. Ha ez nincsen kitöltve, akkor az adatbázis merevlemezén. Külső hiba az adatbázis betömörítésekor: Ellenőrizze, hogy van-e elég szabad terület a "BACKUP útvonal" paraméter által megadott meghajtón. Ha ez nincsen kitöltve, akkor az adatbázis merevlemezén. Hiba az adatbázis kitömörítése során! Ellenőrizze, hogy van-e elég szabad terület a "BACKUP útvonal" paraméter által megadott meghajtón. Ha ez nincsen kitöltve, akkor az adatbázis merevlemezén. Külső hiba az adatbázis kitömörítésekor: Ellenőrizze, hogy van-e elég szabad terület a "BACKUP útvonal" paraméter által megadott meghajtón. Ha ez nincsen kitöltve, akkor az adatbázis merevlemezén. A BACKUP fájl és a kicsomagolt fájl nem egyezik meg. Ellenőrizze, hogy van-e elég szabad terület a "BACKUP útvonal" paraméter által megadott meghajtón. Ha ez nincsen kitöltve, akkor az adatbázis merevlemezén. Hiba lépett fel a fájlok összehasonlításakor: Próbálja újra a zárást! Ha nem jár sikerrel, jelezze a hibát HostWare felé! Hiba a mentési fájl nevének létrehozásakor! Ellenőrizze a mentési útvonalak helyességét! Hiba az első mentés létrehozásánál (másoláskor)! Ellenőrizze a rendelkezésre álló lemezterületet az elsődleges mentési útvonal meghajtóján! Hiba a másodlagos mentés létrehozásánál (másoláskor)! Ellenőrizze a rendelkezésre álló lemezterületet a másodlagos mentési útvonal meghajtóján! Hiba a lejárt mentések törlésekor! Értesítse a HostWare-t a probléma felmerüléséről! Hibás az alapadatokban megadott "Melyik dátummal számoljon" paraméter! Javítsa a megadott rendszerparamétert helyes értékre, lásd. beállítások! Hibás az alapadatokban megadott "IFA százalék" paraméter! Javítsa a megadott rendszerparamétert helyes értékre, lásd. beállítások! Az egyszer terhelendő összeg 0! (Foglalás: XXX, Szoba: XXX, Vendég: XXX) Ellenőrizze a szobához tartozó árkód összetételét, és összegét! A naponta terhelendő összeg 0! (Foglalás: XXX, Szoba: XXX, Vendég: XXX) Ellenőrizze a szobához tartozó árkód összetételét, és összegét! A szállás összege negatív! (Foglalás: XXX, Szoba: XXX, Vendég: XXX) Ellenőrizze a szobához tartozó árkód összetételét, és összegét! Belső hívási hiba a terheléskor! (Foglalás: XXX, Szoba: XXX, Vendég: XXX) Próbálja újra a zárást, esetleg indítsa újra a gépet. Ha nem jár sikerrel jelezze a hibát a HostWare felé! 2008. április 8. www.hostware.eu 301

winfro v7.8 Szállodai Front Office 8.1.2. Beállítási lehetőségek Az alábbi beállítási lehetőségeke a "Rendszerbeállítások" menüben a "Rendszerparaméterek" menüpont alatt érheti el. ALRENDSZER - HOT Automatikus záráskori mentés Záráskori tablófirssítés Végrehajtsa-e a záráskor a "Tablófrissítés" szolgáltatást. Értékei: "I","N". Mentés útvonala, Mentés útvonala2 Az elsodleges és másodlagos mentési útvonal. Használható hosszú fájlnév, és szóköz is. Lényegtelen, hogy van-e a végén "\" karakter. BACKUP könyvtár Ha a BACKUP végrehajtását külön könyvtárba kívánjuk végrehajtani. Beállításokat lásd. a mentési útvonalaknál. Interbase BIN könyvtára Az Interbase Client program fokönyvtára. Alapértéke: "C:\Program Files\Interbase Corp\Interbase\bin". Zárás mentése floppyra A tömörített fájl nem a mentési útvonalra másolódik, hanem hajlékony lemezre. Értékei:"I","N". Mentett napok száma A zárás mennyi nap mentését tartsa meg visszamenőleg. Alapérték 30, ez egyben a maximum is. Ha egy nap több mentés is történik, mert elsore nem megy le a zárás, akkor valamennyi azon a napon történt mentés 1 napnak számít. ALRENDSZER - FRO Melyik dátummal számoljon Valutás terheléskor a zárás (és valamennyi terhelést végző modul) melyik dátummal számoljon? Érkezéskorival, vagy Napi. Tehát az adott valutának melyik árfolyamát vegye figyelembe. Értékei : "E","N". IFA számítás módja Százalékosan, vagy fix összeggel. Értékei : "S","F". IFA százalék Egy százalékos összeg, de nem századként kell beírni, hanem egész összegként. Pl.: 3% = 3 Belföldi IFA A belföldi IFA szolgáltatáskódja. Külföldi IFA A külföldi IFA szolgáltatáskódja. Ha az IFA Fejenként, vagyis Fix összegként szerepel, akkor ezt az összeget a Szolgáltatás-szótárban adhatja meg. 302 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 9. SZERVIZ 9.1. RENDSZERPARAMÉTEREK (HOT100) A lista segítségével a megadott időszak (foglalás időszaka) törölt szobafoglalásait összesíthetjük partnerenkénti vagy partner kategóriánkénti bontásban. 01 RENDSZER Hotel azonosító (AKT_HTLNUM) Többszállodás rendszerben van jelentősége. A Hotel azonosító segítségével azonosítható be a szálloda adatbázisa. alapján A szállodai azonosítóját tartalmazzaérkezéskor Utazáskor KSH/vegyes üzemeltetésű (KSH_VEGYES). E-mail/SMTP kiszolgáló. E-mail/SMTP port. E-mail /SMTP autentikáció szük.. Rendszerdátum. PDF Help fájl. Irányítószám-város karakterek. 02 REZERVÁCIÓ Rezervációba lépéskor új fogl. (RES_AUTINS) X. Alapértelmezett árkód (SZ_ALAPARKOD) X. Alap határátlépés helye (EG_HATAR) X. Alap vendégfontosság kód (EG_FONKOD) X. 02 VENDÉGKERESÉS Rezerváció->VK/alapbeállítás (EG_CBRECEP) X. Alap vendégkeresés recepció (EG_CBRECEP) X. 03TERHELÉS Csak FRO szolgáltatás terhelés (SZ_HOTSZK_SZURES) X. 2008. április 8. www.hostware.eu 303

winfro v7.8 Szállodai Front Office Tárgynapi terhelések sztornózása (SPECSZTORNO) X. 04 IFA SZÁMÍTÁS IFA számítás módja Szobaár százaléka. IFA mértéke (%). Belföldi IFA sz.kódja. Külföldi IFA sz.kódja. IFA kötelesség alsó korhatár(év) IFA terhelés csak első nap (SZ_IFA1X) Igen Nem 05 SZÁMLAKÉSZÍTÉS Fizetési határidő (SZ_ATUTAL) X. Teljesítés dát.módosítás eng. (SZ_TELJ_MOD) X. Automatikus CHECK OUT szl.után (AUT_CHECKOUT) X. Folyószámla fm.-köt.partnerkód (SZ_ATSZLAKOTPARKOD) X. Minden fm.-kötelező partnerkód (SZ_SZLAKOTPARALL) X. Árfolyameltérés kezelése (SZ_ARFOLYAMELT) X. SZL forintérték konv.valutára (SZ_VALUTAKONV) X. Számla példányszám (SZ_PELDANYSZAM) X. SZL sztornózáskor tel.dát.mód. (SZA_SZTORNO_DATE) X. Teljesítés dátuma=utazás napja (SZ_TELJ_UTAZ) X. Előlegsz.telj.dat.=esedékesség (SZ_ELOLEG_TELJ) X. Előlegszl.tételek vizsgálata (SZ_CHK_ELOLEG) X. SZL-kor devizavételi árfolyam alk. (SZ_ARF_DEVVET) X. 06 SZÁMLATÖMBÖK Készpénzes számlatömb (SZ_KPTOMB) Készpénzes fizetési móddal kiegyenlített számlák számlatömbje. Alapértelmezett értéke F01. Blokk készpénzes számlatömb (SZ_KP2TOMB) Készpénzes számlát blokknyomtatóra is nyomtathatunk. Amennyiben a számlatömb be van állítva és az alábbi nyomtatási helyhez rendelt a számlasablont használunk, a program blokk készpénzes számla sorszámát a megadott tömbből veszi. 304 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 Alapértelmezett értéke F13. Blokk készpénzes számla nyomtatási helye (SZ_KP2NYSKOD) Blokk készpénzes számla nyomtatási helye. Készpénz valutás számlatömb (SZ_VALFIZTOMB) A valutában kiegyenlített készpénzes számla sorszámát a program a megadott tömbből generálja. Hitelkártyás számlatömb (SZ_HKTOMB) Hitelkártya fizetési móddal kiegyenlített számlák számlatömbje. Amennyiben értéke megegyezik a Készpénzes számlatömbbel, akkor lehetőség van egyszerre szerepeltetni a készpénzes és a hitelkártyás fizetési módot egy számlán. Alapértelmezett értéke F02. Folyószámla tömb (SZ_FOTOMB) X. Belsőszámla tömb (SZ_BSTOMB) X. Előlegkérő levél tömb (SZ_ELOTOMB) X. Előlegszámla külön tömbbe (SZ_KULONTOMB) X. Előlegszámla tömb (SZ_ELOTOMB) X. 07 KÉSZPÉNZES VALUTAFIZETÉS Készpénzes valutafizetés esetén valutaváltás (SZ_AUTOSLIP) Igen Készpénzes valutafizetés esetén a program fizetendő valutaösszeget leváltja és a valutáért kapott forint összeggel egyenlíti ki a számlát. Készpénzes valutafizetés valutaváltásának jogcímkódja (SZ_VALTASKOD) Készpénzes valutafizetés alkalmával készült valutaváltás jogcímkódja. Készpénzes valutafizetés esetén valutaváltás tömb (SZ_VALVALTOMB) Készpénzes valutafizetés alkalmával készült bizonylat tömbazonosítója. Visszajáró leváltása bizonylat nélkül (SZ_AUTOCHF) Igen A valuta visszajáró leváltása bizonylatnyomtatás nélkül. Visszajárót forintban adjuk vissza. Visszajáró leváltása bizonylattal (SZ_AUTOSLIP_VISZ) Igen A valuta visszajáró leváltása bizonylatnyomtatással. Visszajárót forintban adjuk vissza. A visszajáró leváltásának jogcímkódja (SZ_VALVISZKOD) Visszajáró leváltásának jogcímkódja. Visszajáró leváltásának tömbje (SZ_VALVISZTOMB) Visszajáró leváltásának tömbazonosítója. 08 VALUTAVÁLTÁS Valutaváltás alapértelmezett jogcímkódja (SZ_ALAPVAJKOD) X. 09 HOUSEKEEPING Valutaváltás alapértelmezett jogcímkódja (SZ_ALAPVAJKOD) X. EGYÉB Törzsvendég program engedélyezése (TOTSZ_ENG) X. 2008. április 8. www.hostware.eu 305

winfro v7.8 Szállodai Front Office ROMÁN SZÁMLAFORMÁTUM Egyösszegű számlázás engedély. (VAN_EGYOSSZEGU) Igen Nem Fix számlaformátum (FIX_SZAMLA) Igen Nem Fix számlaformátum mindig (FIX_SZAMLA_I) Igen Nem Fix számlaformátum tételszáma (FIXSZ_TETELSZAM) 10 Számlaformátum magasságának korrektúrája (FRO159_CORHEIGHT) Igen Nem 306 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 2008. április 8. www.hostware.eu 307

winfro v7.8 Szállodai Front Office 308 www.hostware.hu 2008. április 8.

Szállodai Front Office winfro v7.8 10. TEMATIKUS LEÍRÁSOK 10.1. ELŐENGEDÉLYEZÉS KEZELÉSE A rezervációban lehetőség van a bankkártya előengedélyezési adatok rögzítéséhez. A bankkártya logókra kattintva megjelenik a bankkártya adatok kezelésére szolgáló ablak. Amennyiben a foglaláshoz még nem tartozik bankkártya adat, az ablak új adat felvitel üzemmódban nyílik meg. A bankkártya adatokat a képernyő bal alsó részén, az előengedélyezés adatai pedig a jobb alsó részen vihetők be, majd a Rögzít gombbal rögzíthetők. 2008. április 8. www.hostware.eu 309

winfro v7.8 Szállodai Front Office Ha már a foglaláshoz tartozik bankkártya adat az ablak nézegető üzemmódban nyílik meg és csak az érvényes bankkártya adatokat / előengedélyezést mutatja. A Törölt előengedélyezések is látszódjanak jelölődoboz kijelölésével a foglaláshoz valaha rögzített összes bankkártya adatot / előengedélyezést megjeleníti. A képernyő felső részén található táblázat utolsó oszlopa (S.) a bankkártya adat / előengedélyezés státuszát mutatja. I törölt. N Érvényes. A program csak egy érvényes bankkártya adatot / előengedélyezést enged rögzíteni egy foglaláshoz. A Töröl gomb segítségével törölhető az előengedélyezés, amely nem tűnik el, csak törölt státuszt kap. 310 www.hostware.hu 2008. április 8.