ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS A 2010. ÉVRŐL D2. sz. melléklet BEVEZETÉS A Paksi Többcélú Kistérségi Társulás (továbbiakban: Társulás) a belső ellenőrzési feladatok ellátására vonatkozóan feladat ellátási megállapodást kötött Paks Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalával. A Társulás Társulási Tanácsa által a 22/2008 (VII.27.) Ktth. számú határozattal jóváhagyott megállapodás értelmében Paks Város Polgármesteri Hivatalának alkalmazásában álló - jelenleg 2 fő - független belső ellenőr látja el mind a 14 településen a belső ellenőrzési feladatokat. A belső ellenőrzési csoport - az előző évi tapasztalatok alapján, valamint megfelelve a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm.rendelet előírásainak - elkészítette a kockázatelemzéssel alátámasztott 2010. évi ellenőrzési tervét. A 14 településre vonatkozó éves tervet a Paksi Többcélú Kistérségi Társulás Társulási Tanácsa a 20/2009.(XI.11.) Ktth. számú határozatával fogadta el. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA A tervfeladatok teljesítésének bemutatása 2010. évben a belső ellenőrzési csoport a Paksi Többcélú Kistérségi Társulás Társulási Tanácsa, valamint a társulásban résztvevő települések önkormányzati képviselő-testületei által elfogadott és jóváhagyott éves ellenőrzési terv alapján végezte munkáját. A 2010. évi belső ellenőrzési terv összesen 41 ellenőrzést tartalmazott. Ez 32 %-kal haladta meg a 2009 évi tervben szereplő ellenőrzések darabszámát (31), de az ellenőri napok száma nem változott jelentősen. A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm.rendelet (továbbiakban: Ber.) 21. (5) bekezdésének megfelelően a költségvetési szerv vezetőjének egyetértésével az éves terv módosítható. Több településen is voltak szervezeti és személyi változások, melyek érintették a tervezett vizsgálatokat is. Ezen okok miatt Gerjen község és Dunaföldvár város esetében módosult az éves terv. Pakson a Ber. 21. (6) bekezdése alapján a költségvetési szerv vezetőjének kezdeményezése alapján, 2 terven felüli ellenőrzést folytatott le az ellenőrzési csoport. Számszerűen tárgyév folyamán a tervezett 41 ellenőrzés helyett 42 ellenőrzés valósult meg, ami 35,5 % -kal haladta meg a 2009-es ellenőrzések számát. A települések közötti megoszlás hasonlóan alakult az előző évekhez képest. A településeken általánosan két-két ellenőrzés lefolytatására került sor, ez alól a két nagyobb település - Paks és Dunaföldvár -, illetve egy kis település Bikács képez kivételt.
Paksra vonatkozóan az éves ellenőrzési ütemterv - melyet átadott hatáskörben Paks Város Önkormányzati Képviselő-testületének Pénzügyi Ellenőrző Bizottsága a 18/2009. (XI.11.) PB számú határozatával hagyott jóvá - összesen 13 ellenőrzést tartalmazott. Ezen felül tárgyév folyamán, külön kérésre, egy pénzügyi és egy szabályszerűségi ellenőrzés valósult meg. A vizsgálatok során tett észrevételek, megállapítások: A beszámolási időszakban, Paks várost érintően összesen négy pénzügyi, tíz szabályszerűségi és egy utóvizsgálatot folytatott a belső ellenőrzési csoport az alábbi témakörökben: - Gazdaságfejlesztési céltartalék terhére nyújtott támogatások elszámolásának vizsgálata (Polgármesteri Hivatal) - Támogatások elszámolásának vizsgálata a Polgármesteri Hivatalnál - Pénz- és értékkezelés utóellenőrzése a Polgármesteri Hivatalban - Központosított előirányzat ellenőrzése (Polgármesteri Hivatal) - Normatíva alapját képező létszám vizsgálata Paks Város nevelési, oktatási intézményeinél, valamint a Paks Térségi Pedagógiai Szolgáltatási Központnál (összesen 9 intézmény) - Alkalmazotti létszám vizsgálata a Pro Artis Alapfokú Művészetoktatási Intézménynél.(Terven felül) - Zsebpénzkezelés vizsgálata a Szociális Intézmények Igazgatóságánál. (Terven felül) A Ber. 2 -a alapján pénzügyi ellenőrzésnek minősül az olyan ellenőrzés, melynek során az adott szervezet, program pénzügyi elszámolásainak, valamint ezek alapjául szolgáló számviteli nyilvántartások vizsgálatára kerül sor. Pénzügyi ellenőrzés keretei között 2010 januárjában vizsgálta a belső ellenőrzési csoport a 2009. évi állami központosított támogatások elszámolásához szükséges dokumentumok, nyilvántartások szabályosságát, teljességét Paks Város Önkormányzatánál, a könyvtári és közművelődési érdekeltségnövelő támogatás, valamint a múzeumok szakmai támogatása tekintetében. Az elvégzett ellenőrzés fő feladata volt annak vizsgálata, hogy a fent említett támogatás igénylése, folyósítása és elszámolása a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően történt-e. Vizsgálta továbbá az ellenőrzés, előző évben a 25/2009. számú, 2008. évi központosított támogatások elszámolásához kapcsolódó belső ellenőri jelentésben foglalt javaslatok megvalósulását is. Pénzügyi ellenőrzés volt 2010 januárjában a gazdaságfejlesztési céltartalék terhére nyújtott támogatások elszámolásának vizsgálata a polgármesteri hivatalnál, melynek során az ellenőrzés fő feladata volt a 2009.12.31-én fennálló állomány megállapítása, és az alábbiak vizsgálata: 2
a támogatás visszafizetése a szerződésben megkötöttek alapján került-e teljesítésre, a hivatalban vezetett analitikus nyilvántartások egyeznek-e a főkönyv adataival, a főkönyv adatai leltárral kellőképpen alátámasztottak-e? Az előző évek folyamán a belső ellenőrzés folyamatosan ellenőrizte ebben a témakörben a szervezetett és tapasztalatairól beszámolt a Pénzügyi Ellenőrző Bizottságnak is. Ebben az esetben konkrét megállapításra nem került sor, így a 193/2003.(XI.26.) Korm. rendelet 29. alapján intézkedési terv készítését nem tartotta indokoltnak az ellenőrzés. Szintén pénzügyi ellenőrzés volt a polgármesteri hivatalban lefolytatott civil szervezeteknek nyújtott támogatások elszámolásának vizsgálata. A revízió alkalmával az ellenőrzés az alábbiakra kereste a választ. a költségvetés tervezése, végrehajtása során a működési célú pénzeszközátadások esetében betartották-e az önkormányzati gazdálkodásra vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok előírásait, az önkormányzat költségvetési rendelete tartalmazott-e működési célú pénzeszközátadás célú támogatásokra elkülönített összegeket, a támogatások felhasználásakor betartották-e az éves költségvetésben meghatározott előirányzatokat, a támogatási szerződések nyilvántartása, bizonylatolása, elszámolása megfelelő volt-e, a támogatásban részesült szervezetek a számadást az előírt tartalommal és határidőben az önkormányzati hivatal rendelkezésére bocsátották-e? Terven felül, külön kérésre, április hónapban végezte el a belső ellenőrzési csoport Paks Város Szociális Intézmények Igazgatóságánál a pénz- és értékkezelés témakörében végzett zsebpénz kezelés vizsgálatát. Az ellenőrzés fő feladata annak vizsgálata volt, hogy az intézmény rendelkezik-e a jogszabályi előírásoknak és a működés sajátosságainak megfelelő pénzkezelésre vonatkozó szabályzatokkal (pénzkezelési szabályzat, házirend), valamint a gyakorlatban betartják-e a személyes gondoskodást nyújtó szociális ellátásokról szóló 1/2000. (I. 7.) SzCsM rendelet érték-és vagyonmegőrzésre vonatkozó szabályait. A Ber. 2.. a alapján szabályszerűségi ellenőrzésnek minősül annak vizsgálata, hogy az adott szervezet vagy szervezeti egység működése, illetve tevékenysége megfelelően szabályozott-e, valamint annak ellenőrzése, hogy érvényesülnek-e a hatályos jogszabályok, belső szabályzatok és vezetői rendelkezések előírásai. Szabályszerűségi ellenőrzés keretei között valósult meg márciusban a 2009. évi kötött felhasználású állami normatív támogatások elszámolásához szükséges dokumentumok, nyilvántartások szabályosságának, teljességének ellenőrzése a Paks Térségi Pedagógiai Szolgáltató Központnál. Az ellenőrzés részletes feladata volt a Magyar Köztársaság 2009. évi költségvetéséről szóló 2008. évi CII. törvény 8. számú mellékletének IV. a Többcélú Kistérségi Társulások Támogatása közül a 2.2.2. Közoktatási szakszolgálat feladat pontja alapján igényelhető 3
normatív állami támogatások elszámolásához szükséges nyilvántartások szabályosságának, teljességének és az alapjukat képező dokumentumok meglétének vizsgálata a továbbtanulási és pályaválasztási tanácsadásra, valamint a nevelési tanácsadásra vonatkozóan. Soron kívül, terven felül szabályszerűségi ellenőrzés volt 2010 novemberében a Pro Artis Alapfokú Művészetoktatási Intézménynél. A vizsgálat célkitűzése volt annak vizsgálata, hogy az intézmény által foglalkoztatottak létszáma megfelel-e a fenntartó által engedélyezett alkalmazotti létszámnak. Ennek keretében az ellenőrzés fő feladata volt: A fenntartó által engedélyezett létszám és a tényleges alkalmazotti létszám összehasonlítása nyilvántartások vizsgálata (tantárgyfelosztás, munkaügyi dokumentumok, kinevezési okiratok, stb.) A vizsgálat során megállapításra nem került sor, a 193/2003.(XI.26.) Korm. rendelet 29. - a alapján intézkedési terv készítése nem indokolt. Decemberben a polgármesteri hivatalnál utóellenőrzést végzett az ellenőrzés pénz- és értékkezelés témakörében. Az ellenőrzés fő célkitűzése volt a 22/2009 számú ellenőrzéshez kapcsolódóan készített II/523-1/2009 számú intézkedési tervben foglaltak végrehajtásának vizsgálata. Az ellenőrzés részletes feladata az alábbiak intézkedések megtételének vizsgálata volt: A pénzkezelési szabályzat aktualizálása megtörtént-e, különös tekintettel a hatályra, a pénzkezelő helyek működési helyeire, a pénzkezelő helyek működésére, valamint a kisebbségi önkormányzatok pénzkezelésére vonatkozóan, felülvizsgálták-e a Német Nemzetiségi kisebbségi önkormányzat együttműködési megállapodását a pénzkezelésre vonatkozó rendelkezések tekintetében, A készpénzforgalomhoz kapcsolódó utalványrendeletem feltűntetik-e az Ámr. 136..(4)-(5) bekezdésének megfelelően a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, Felülvizsgálták-e a Paksi közművelődési Kht-val kötött feladat-ellátási szerződést a bekövetkezett változásokra tekintettel, Az Áht. 15/A. (1) bekezdése értelmében közzétették-e a támogatási program megvalósítására vonatkozó adatokat? Összességében elmondható, hogy a 22/2009 ellenőrzési jelentés megállapításaira, javaslataira készített intézkedési tervben foganatosított intézkedések a tervben foglaltak szerint és az előírt határidőre megvalósultak. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, fegyelmi, illetve kártérítési felelősséggel járó esemény nem fordult elő, így az ellenőrök ilyen javaslattal nem éltek. Az ellenőrzések személyi és tárgyi feltételei: 4
2010. évben a Paksi Többcélú Kistérségi Társulás 14 településén ellátandó belső ellenőrzési feladatokat a Társulás és a Paksi Polgármesteri Hivatal között megkötött feladat-ellátási megállapodás értelmében a Paksi Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei látták el. A belső ellenőrzési csoport, független szervezeti egységként, munkáját közvetlenül a jegyző irányításával végezte. Az előző évhez képest személyi változás következett be a belső ellenőrzési csoporton belül. Egy ellenőr elköltözött és helyette a pénzügyi osztályról áthelyezett munkatárs látja el az ellenőrzési feladatokat 2010 júliusától. Így az ellenőrzési csoport létszáma folyamatosan két fő volt a tárgyévben. Az ellenőrzési tervben szereplő feladatok növelése csak az ellenőri kapacitás növelésével érhető el. A jelenleg foglalkoztatott belső ellenőrök mindegyike rendelkezik a Ber. 11. - ban előírt megfelelő szakmai képesítéssel. A 18/2009. (X.6.) PM rendelet előírja, hogy a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzőket nyilvántartásba kell venni és kötelező szakmai képzésen kell részt venniük. Mindkét belső ellenőr rendelkezik regisztrációs számmal, az új belső ellenőr képzése és jogszabály által előírt kötelező vizsgája 2011-es évben valósul meg. A 2010-es képzési tervben az alábbi képzések szerepeltek: 1. 2010. január Adó- és Járulék törvény változásai 2 fő 2. 2010. június Regisztrált mérlegképes könyvelők kötelező továbbképzése 1 fő 3. 2010. november Belső ellenőrök kötelező továbbképzése és vizsgája 2 fő Fenti képzési tervnek megfelelően mindkét revizor részt vett a belső ellenőrök részére előírt tanfolyamon és kötelező vizsgán. Egy revizor 1 napos mérlegképes könyvelők részére megrendezett kötelező oktatáson vett részt, valamint a másik revizor egy napos belső ellenőrök részére megszervezett jogszabályváltozásokról szóló rendezvény résztvevője volt. A 2010. évi adó- és járulék törvény változásairól szóló előadáson az ellenőrök idő hiánya miatt nem vettek részt. A feladatok ellátásához szükséges technikai feltételeket - a feladat-ellátási megállapodásban rögzítetteknek megfelelően a szolgáltatást végző szerv vagyis a Paksi Polgármesteri Hivatal biztosítja. Ezen a területen nem következett be változás az előző évekhez képest. Az ellenőrök rendelkeznek számítógéppel, nyomtatóval, emellett megoldott a telefon, a fax és a fénymásoló használata és jogosultságuk van a CD jogtár használatához is. Minkét belső ellenőr külön postafiókkal - e-mail címmel rendelkezik, melyek az alábbiak: koch.jozsefne@paks.hu és safran@paks.hu. A kistérség területén végzett vizsgálatok lefolytatásához szükséges utazások lebonyolítása a polgármesteri hivatal gépjárműinek, illetve saját gépjármű használat segítségével megoldott. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL TETT MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS JAVASLATOK HASZNOSÍTÁSA 5
Intézkedési terv, javaslatok hasznosulása Az elvégzett vizsgálatokkal a belső ellenőrzés alapvető célja ebben az évben is a hibák - amennyiben lehetséges - azonnali kijavítása és a folyamatok szabályszerű további működtetése volt. A településen lefolytatott vizsgálatok alkalmával az ellenőrzési jelentések javaslattétellel zárultak. A felmerült hiányosságok kiküszöbölésére, megszűntetésére a belső ellenőrzés 8 esetben javasolta, kérte intézkedési terv készítését. Az érintett intézményvezetők, osztályvezetők a jogszabályban előírt módon elkészítették, majd eljutatták az ellenőrzés részére az intézkedési terveket. Az ellenőrzés alkalmasnak találta a terveket a felmerült problémák megoldására, így azt elfogadta. A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003 (XI.26.) Korm. rendelet 29., valamint 29/A -ai előírják, hogy az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője felelős az ellenőrzési jelentésben foglaltakra elkészített intézkedési terv végrehajtásáért, illetve annak nyomon követéséért. A belső ellenőrzési jelentés megállapításai, javaslatai alapján végrehajtott intézkedésekről, a végre nem hajtott intézkedésekről és azok indokáról az ellenőrözött szerv, illetve szervezeti egység vezetője beszámolót készít. Fenti jogszabályi előírásra a belső ellenőrzés körlevélben hívta fel az érintett vezetők figyelmét. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslat Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 121/C.. (1) bekezdése értelmében a költségvetési szerveknél belső ellenőri tevékenység folytatásához az államháztartásért felelős miniszter engedélye szükséges. A belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai képzéséről szóló 18/2009. (X.6.) PM. rendelet 6.. előírásainak megfelelően megtörtént belső ellenőrök regisztrációja. Egy belső ellenőr még nem végezte el az előírt tanfolyamot, melyet a 2011-es évre vonatkozóan ír elő részére a jogszabály. Mindemellett nagyon fontos az aktuális ismeretek megszerzése, a már megszerzett tudás folyamatos szinten tartása, fejlesztése, bővítése, melynek érdekében elengedhetetlenül szükséges, hogy az ellenőrzési csoport munkatársai részt tudjanak venni a munkakörükkel kapcsolatos tanfolyamokon, szakmai előadásokon, konferenciákon. Fent leírtakat figyelembe véve a 2011 évre vonatkozó képzési tervben az alábbi tanfolyamokon való részvétel szerepel: 2011. évi adó- és járuléktörvény változásai 2 fő részére, könyvviteli szolgáltatást végzők kötelező éves továbbképzése 2 fő részére, belső ellenőrök kötelező továbbképzése (ÁBPE I. tanfolyam) és vizsgája (1 fő). Az ellenőrzési munka eredményesebbé és hatékonyabbá tételének szempontjából továbbra is fontosnak tartom a folyamatos információáramlást az ellenőrök és a társulás szervezetei között. Paks, 2011. 01. 31. készítette Takácsné Sáfrán Ildikó Belső ellenőr jóváhagyta Dr. Blazsek Balázs Címzetes főjegyző 6