AJÁNLATTÉTELI DOKUMENTÁCIÓ

ker KOMMUNIKÁCIÓS FŐIGAZGATÓSÁG AJÁNLATTÉTELI DOKUMENTÁCIÓ AJÁNLATTÉTELI FELHÍVÁS TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁS REGIONÁLIS VITAFÓRUMOK COMM/DG/AWD/2013/129 HU 1

1. BEVEZETÉS Ezen ajánlattételi dokumentáció szerves része a tárgyban szereplő közbeszerzéshez készült versenytárgyalási felhívás dokumentációjának. A versenytárgyalás dokumentációja az alábbiakat tartalmazza: - ajánlattevőnek küldött felkérő levél; - az ajánlat benyújtásának feltételei; - az ajánlattételi dokumentáció és mellékletei; - egy keretszerződés minta és megrendelőlap minta. Az ajánlattételi dokumentáció az alábbi mellékleteket tartalmazza, amelyek szerves részét képezik: I. melléklet: Költségvetési lap II. melléklet: Nyilatkozat a kizárási kritériumokról és az esetleges összeférhetetlenségekről III. melléklet: A beszállító pénzügyi adatlapja IV. melléklet: A gazdasági szereplők csoportosulására vonatkozó adatlap V. melléklet: Nyilatkozat az alvállalkozókról VI. melléklet: Pénzügyi adatlap 2

I. RÉSZ ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK 2. Az ajánlattételi felhívás tárgya Az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletről szóló, több alkalommal módosított 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendeletnek megfelelően az Európai Parlament úgy határozott, hogy közzéteszi a jelen ajánlattételi felhívást, melynek célja. regionális vitafórumok szervezése a 2013-2016 közötti időszakban. 3. A KÖZBESZEZÉS LEÍRÁSA, CÉLJA ÉS BECSÜLT ÉRTÉKE Az Európai Parlament valamennyi uniós tagállam fővárosában, így Budapesten is működtet egy ún. Tájékoztatási Irodát, amelynek a lakosság, illetve a sajtó legszélesebb körű tájékoztatása a feladata. Az irodák kapcsolatot tartanak az országos és helyi hatóságokkal, a civil szervezetek képviselőivel és az állampolgárokkal. Az Iroda ezen kívül informálja az Európai Parlament brüsszeli központját a hazánkban zajló politikai eseményekről, illetve a magyarok Európai Parlamentre vonatkozó véleményéről, kéréseiről, petícióiról. Az Iroda feladata továbbá, hogy az Európai Parlament Kommunikációs Főigazgatóságának kommunikációs prioritásait Magyarországon megismertesse a polgárokkal, valamint, hogy azok szellemében végezzen információ-szolgáltatást az Európai Parlamentről. Az Európai Parlament Tájékoztatási Irodája a nyertes pályázót keretszerződés alapján megbízza évente egy, de legfeljebb két regionális vitafórum megszervezésével. Az egyes rendezvények megrendelése külön megrendelőlapon történik, általában évente két alkalommal. A szerződés az EP-re vonatkozóan nem jelent kötelezettséget az összes rendezvény megrendelésére. A megrendelőlapok tartalmazzák az egyes megrendelés teljesítésének feltételeit (időpont, helyszín, ár) a mellékelt keretszerződés tervezetnek megfelelően. Az állampolgári - és vitafórumok általános célja, hogy a központi kommunikációs stratégia értelmében az állampolgárok közvetlenül találkozhassanak európai parlamenti képviselőkkel és uniós szakértőkkel, lehetőséget adva az EP tevékenységének alaposabb megismerésére és a hétköznapi életüket érintő európai uniós kérdések megvitatására. Az állampolgári- és vitafórumok egyben lehetőséget nyújtanak arra is, hogy az Európai Parlament "helyi szintű kommunikációs elve" érvényesüljön, vagyis az állampolgárokat lakóhelyükhöz minél közelebb és minél közvetlenebb módon érje el. Az állampolgáriés vitafórumok fokozzák az általános párbeszédet, különös tekintettel az állampolgárok és a politikai intézmények közötti párbeszédre, információt nyújtanak a különböző párhuzamos döntéshozó politikai hatóságokról. Kiemelt cél, hogy az Európai Parlament jogalkotási és egyéb prioritásairól tájékoztassák a lakosságot, és érzékeltessék az Európai Parlament munkájának nemzeti, regionális és helyi szintű közvetlen hatását. Különösen fontos, hogy a regionális fórumok az adott régió sajátosságaihoz illeszkedjenek, és hogy a helyi és regionális médián és más véleményformálókon keresztül a régió lakosságának mind szélesebb körét megszólítsák. Az Európai Parlament Tájékoztatási Irodája nyertes pályázót megbízza regionális vitafórumok rendezésével az alábbi szempontok szerint. 3.1. ÁLTALÁNOS LEÍRÁS "Az EP házhoz jön" Regionális vitafórum A regionális vitafórum egy eseménysorozat, mely egy meghatározott régió különböző településein, helyszínein, egymást követő vagy egymáshoz közel eső napokon kerül megrendezésre egymással 3

egységet alkotva. Egy vitafórumon belül legalább két különböző településről és településenként 2-2 eseményről van szó, melyek eseményenként kb. fél napot vesznek igénybe. Az eseményeken a különböző korcsoportoknak / célcsoportoknak megfelelő helyi közönség interaktív módon dolgozza fel az adott témát EP-képviselők és szakértők bevonásával. A regionális vitafórumok témakörei az Európai Parlament jogalkotási és kommunikációs prioritásaival összhangban kerülnek meghatározásra. Az egyes események konkrét témája a résztvevő EP-képviselők és szakértők szakmai kompetenciájához, valamint az aktuális jogalkotási, politikai, gazdasági eseményekhez, ill. a régió szempontjából fontos kérdésekhez igazodik. Az események az adott témaköröket dolgozzák fel az adott célcsoportok igényeihez igazodva a leghatékonyabb eszközöket felhasználva. A vitafórumok célja, hogy megismertessék az állampolgárokkal az unió politikáját az adott témában és az EP szerepére is rávilágítsanak. Emellett cél, hogy az állampolgárok felé kommunikáljuk: az EP "házhoz jön", döntéseivel ott van mindennapjainkban, és hogy mindannyian részt veszünk az unió formálásában, hiszen az EP-képviselőket mi választjuk. A kommunikáció során fel kívánjuk használni az EP eszközeit is (apró ajándéktárgyak, kiadványok, Euroscola-program, Európa Pont). Résztvevők száma: eseményenként változó, kb. 50-100 fő között, de minimális elvárás 50 fő/ esemény. Az események résztvevői között a kiemelt célcsoportok (döntéshozók/érdekgazdák, diákok) nagy létszámú megjelenése elvárás. Célcsoportok: Vitafórum célcsoportok: - 25+ általános közönség - első szavazók, egyetemista diákok 18-25 - döntéshozók/érdekgazdák - civil szervezetek - helyi és regionális sajtó, országos sajtó - multiplikátorok - önkormányzatok - szakértők, tudományos kutatók - pedagógusok, oktatási szervezetek A program további eleme egy kreatív kommunikációs akció, melyre pályázó adhat javaslatot (ld. 3.2.pont Feladatok). Az akció célja a régió közönségének, elsősorban a fiatalok lehető legnagyobb mértékű elérése. Kreatív programelem célcsoport: - Euroscola- korosztály (16-18 évesek, 2014-ben lesznek első szavazók) - családok kisebb gyermekekkel (jövőbeni szavazók is) - felsőoktatási intézmények hallgatói - 25+ - általános közönség További információk: http://www.europarl.hu Korábbi hasonló rendezvényeink a http://www.europarl.hu/view/hu/ep_es_eu_itthon/programjaink.html honlapon érhetőek el http://europarl.europa.eu http://europa.eu/lisbon_treaty/index_hu.htm http://www.europarl.europa.eu/parliament/public/staticdisplay.do?language=hu&id=66 http://www.facebook.com/europapont 4

http://www.facebook.com/europai.parlament.tajekoztatasi.irodaja 3.2. FELADATOK Nyertes pályázó feladatai A szerződés érvényessége alatt javaslatot várunk a fentiekkel összhangban az adott évi regionális vitafórum/ok koncepciójának és megrendezésének kidolgozására az Iroda által meghatározott régió(k)ban és tematikával. Az Iroda 2013-ban a második félévben tervezi a vitafórum megrendezését. A vitafórum pontos időpontját az Iroda később nyertes pályázóval egyeztetve határozza meg. A 2013-as regionális vitafórum tervezett helyszíne a Dél-Dunántúli régió és tervezett témái az EP jogalkotási prioritásai közül az alábbiak: - gazdasági stabilitás és fellendülés - közös agrárpolitika reformja Az Iroda a helyszín, a régió és a tematika változtatásának jogát fenntartja, a végleges helyszínt és tematikát a nyertes pályázóval egyezteti. A végleges helyszín kiválasztása az Iroda részéről nem módosíthatja a pályázó által ajánlott árat. 3.2.1. A fórumok programjának kidolgozása: A vitafórumok forgatókönyvének, promóciójának kidolgozása A kreatív programelem(ek) kidolgozása és beillesztése a rendezvénysorozat tematikájába A vitafórumok szervezése mellett javaslatot várunk a vitafórum témáinak egyéb, kreatív megközelítésére. A kreatív elem célja a társadalom minél szélesebb rétegének elérése a régióban. A kreatív akciónál a nyeremények biztosítása az akció promóciójának elősegítésére a pályázó feladata. A kreatív akció koncepciójának meghatározásánál azonban célszerű figyelembe venni az Iroda által felajánlható díjakat is, melyekkel az Iroda tud hozzájárulni a promócióhoz: -A médiaszakos felsőoktatási hallgatók esetében lehetséges jutalom egy 3 napos szakmai szemináriumra történő meghívás Brüsszelbe, mely során a résztvevők meglátogatják az Európai Parlamentet és megismerik az EP-képviselők tevékenységét és az egyéb uniós intézményeket, valamint tájékoztatást kapnak az Európai Parlament központi sajtószolgálatáról. A jutalmazott résztvevők száma max. 10 fő lehet. -A középiskolásoknál a díjazás egy 24 fős (+2 fő kísérő), 16-18 éves középiskolásokból álló csoportra vonatkozik, akik részt vehetnek az Euroscola programban és meglátogatják az Európai Parlamentet Strasbourgban. A programban való részvétel feltétele a betöltött 16-18 éves életkor és az angol vagy német vagy francia nyelvtudás. További információk az Euroscola programról a www.europarl.hu oldalon. A közösségi média bevonása ezen akció kommunikációja során kiemelten fontos és elvárt; az Európai Parlament Tájékoztatási Irodája és az EurópaPont is rendelkezik közösségi médiafelületekkel.. 3.2.2. Moderátor biztosítása 5

hiteles, országosan vagy régió szinten ismert/elismert moderátorra várunk javaslatot (lehetőleg minden alkalommal ugyanaz a személy ) a kreatív programelem jellegétől függően animátor biztosítása 3.2.3. Szakértők biztosítása, meghívása minisztériumok, önkormányzati képviselők, polgármester, regionális fejlesztési ügynökség képviselője, más, a témához kapcsolható személyek, döntéshozók, kutatók, véleményformálók az adott témában itt javaslatokat várunk! a végleges szakértői listát az eseményre történő hivatalos megkeresés és meghívás előtt az Iroda hagyja jóvá. a szakértő részvételével kapcsolatos költségek (esetleges tiszteletdíj, utaztatás, stb.) kifizetése a nyertes vállalkozó feladata 3.2.4. Promóció és sajtómenedzsment A fórumot megelőző 4 hétben célcsoport: lásd általános leírásban Médiamix összeállítása pályázati anyag része. Kérjük a médiamixet minden egyes eseményre/akcióra lebontva elkészíteni, külön figyelembe véve az egyes célcsoportokat. Az egyes akciók média-megjelenéseit, valamint a várható eléréseket is fel kell tüntetni. A médiamix tartalmazhat pl: - PR és más, elsősorban nem fizetős kommunikációs eszközök alkalmazása helyi és regionális sajtó, online, közösségi média, az önkormányzatoknál rendelkezésre álló eszközök, egyetemek/iskolák, értesítése plakátkampánnyal, DM-mel - plakát, szórólap kihelyezése (ezek tervezése, nyomtatása és kihelyezése a Pályázó feladata). Nyomtatási mennyiségekre és kihelyezési pontokra kérünk javaslatot - médiavásárlás, pl. helyi sajtóhirdetések, kültéri kampány szórólapok, rádiószpotok, online megjelenések, közösségi tartalmak, stb. - a megjelenéseken mindenhol kérjük feltüntetni az Európai Parlament Tájékoztatási Irodája weboldalának és Facebook oldalának (www.europarl.hu, www.facebook.com/europaiparlament-tajekoztatasi-irodaja ) elérhetőségeit valamint logóját helyszíni promóció biztosítása egyéb javasolt PR elemeknél design (a központi, az EP által biztosított vizuális elemek szerint) kivitelezés / nyomtatás előállítás; szállítás, kihelyezés sajtó képviselőinek értesítése, sajtóközlemény írása rendezvény előtt és után, sajtódosszié összeállítása (anyagait Iroda bocsátja rendelkezésre), sajtóregisztrációk végzése minden eseményre egyéb kreatív promóciós megjelenésekre adott javaslat A média-megjelenéseket és a kommunikációs kampány összes egyéb elemét a megjelenéseket megelőzően az Európai Parlament Tájékoztatási Irodája hagyja jóvá. 3.2.5.Toborzás résztvevők toborzása a promóciós és más eszközök segítségével. Kiemelt fontosságú, hogy a fórumokon elsősorban az adott téma érdekgazdái és civil szervezetek minél nagyobb létszámmal vegyenek részt. Előnyös lenne továbbá, ha a lakosság minél szélesebb köre is értesülne és részt venne a rendezvényen, ezért kérjük, hogy a pályázó minden lehetséges eszközt alkalmazzon, mellyel a fenti csoportokat mobilizálni tudja. Javasoljuk a hagyományos PR- és kommunikációs eszközök kiegészítését egyéb, kreatív eszközökkel is. cél a fent megjelölt résztvevői szám elérése 6

kontaktpontok és együttműködési lehetőségek: önkormányzatok a környező magyarországi településeken, a (környéki) megyeszékhely Europe Direct kirendeltségének segítsége, kamarák, szakmai szervezetek, nyugdíjasotthonok, klubok, civil szerveződések, iskolák, felsőoktatási intézmények, (tematika illetve akció szerint), sajtó képviselői, stb. a résztvevőket kérjük eseményenként előre regisztrálni 3.2.6.Helyszín, személyzet és technika biztosítása 50-100 fő befogadására alkalmas helyszínek biztosítása, berendezéssel, takarítással, érvényes hatósági előírásoknak megfelelően, stb. Ruhatár biztosítása személyzettel. hangosítás, kivetítés, egyéb technika biztosítása személyzet: a rendezvény nagyságának megfelelő számú hostess, rendezvénymanager biztosítása helyszíni dekoráció biztosítása helyszíni kommunikáció során az Iroda 2 db roll-upot, valamint 1 darab 200x200 centiméteres sajtófalat tud biztosítani; kérjük poszterekkel, megállító táblákkal felszerelni a rendezvényt - ld. "promóció" (ezek nyomdai és egyéb költségei pályázót terhelik) 3.2.7.Logisztikai koordináció: a rendezvényhez kapcsolódó logisztikai koordináció, az Iroda kiadványainak/promóciós anyagainak helyszínre történő szállítása. Az Iroda sajtófalának, mágnesfalának, egyéb dekorációs elemeinek szállítása a helyszínre, azok össze- majd szétszerelése, visszaszállítása az Irodába. 3.2.8.Catering 1 1 kávészünet eseményenként: víz, nem-alkoholos üdítők, kávé és tea, sütemények víz bekészítése elnöki asztalhoz 1 ebéd: állófogadás rendszerű szendvicsebéd vagy meleg ebéd, víz, nem alkoholos italok, kávé, 3.2.9.Dokumentációk: Nyertes pályázó feladata a kampány elérési adatainak összeállítása az összes mellékelt táblázat kitöltésével. Videó és fotódokumentáció készítése, film vágása (1 darab, az Europarl TV által is alkalmazható, az Irodával egyeztetett formátumú, max. 3 perces hosszúságú, megvágott, zenei aláfestéssel elkészített videóanyag wmv vagy mpg formátumban). A teljes nyersanyagot kérjük Iroda rendelkezésére bocsátani. CD és DVD átadása Iroda részére, a rendezvényt követő 5 napon belül összefoglaló szöveges dokumentáció (2-3 oldal maximum) és médiaelemzés készítése a rendezvényt követő 5 napon belül a rendezvényről, a résztvevői listával együtt, magyarul és angolul 3.2.10.Egyéb A grafikai tervezéshez szükséges logókat, mintákat az Iroda biztosítja. Az EP-képviselők részvételét az EP Iroda szervezi. A helyi hatóságokkal, önkormányzattal, polgármesteri hivatallal, helyi Europe Direct irodával az EP Iroda is felveszi a kapcsolatot. Ez pusztán a kapcsolatfelvételre vonatkozik, vagyis a részvételét az említett szerveknek a nyertes vállalkozónak kell majd megszerveznie.. Az ajánlatnak tartalmazni kell a fenti felsorolásban foglalt elemekre adott javaslatokat. 7

A közbeszerzés teljes időtartama 12 hónap. A teljesítés csak a keretszerződés aláírása után kezdődik. A szerződés megújítására a szerződésben foglalt feltételeknek megfelelően kerül sor. A közbeszerzés becsült teljes értéke max. nettó 56.000,- euró a négy évre vonatkozóan. Ebből a szerződés első évében a költségvetés max. nettó 14.000.- euró. 4. GAZDASÁGI CSOPORTOSULÁSOK Gazdasági szereplők együttesen is nyújthatnak be ajánlatot. Az Európai Parlament fenntartja magának a jogot arra, hogy az ajánlatot elnyerő csoportosulásnak feltételül szabja, hogy meghatározott gazdasági társasági formát öltsön, ha ez a szerződés megfelelő teljesítéséhez szükséges. Ezt a feltételt az Európai Parlament a közbeszerzés odaítélésének folyamata során bármikor, de minden esetben még a szerződés aláírása előtt közli. A gazdasági szereplők csoportosulásának legkésőbb a szerződés aláírásáig igazolnia kell gazdasági társasági formáját, amennyiben elnyeri a szerződést. Ez a gazdasági társasági forma az alábbiak közül bármelyik lehet: - valamelyik tagállamban elismert jogi személyiséggel rendelkező jogalany; - jogi személyiség nélküli jogalany, amely azonban kielégítő módon biztosítja az Európai Parlament szerződéses érdekeinek védelmét (az érintett tagállamtól függően ez lehet például konzorcium vagy ideiglenes társulás); - az együttműködési formát biztosító képviseleti meghatalmazás vagy azzal egyenértékű dokumentum valamennyi tag általi aláírása. A gazdasági csoportosulás tényleges jogállását az ajánlathoz csatolt, a csoportosulás tagjai által aláírt dokumentum vagy megállapodás igazolja. Kivételes esetben e dokumentumokat vagy megállapodásokat az ajánlat benyújtási határidejét követően is meg lehet küldeni és/vagy módosítani lehet, de semmiképpen sem az ajánlattételi felhívás eredményének az ajánlattevőkkel való közlését követően. Az Európai Parlament fenntartja magának a jogot, hogy elutasítsa az ajánlatot, ha a csoportosulás tagjai közötti megállapodás tartalmát az eljárás során módosítják, ha az nem rendelkezik a tagok egyetemleges felelősségéről, vagy ha a benyújtott ajánlat nem tartalmaz egyetlen jogi értékkel bíró megállapodást sem. Az Európai Parlament más, a fentiektől eltérő gazdasági társasági formákat is elfogad azzal a feltétellel, hogy e gazdasági társaságok biztosítják a tagok egyetemleges felelősségét és összeegyeztethetők a szerződés teljesítésével. Ugyanakkor az Európai Parlament a gazdasági csoportosulásokkal kötendő szerződésben kifejezetten utal a tagok egyetemleges felelősségének fennállására, továbbá fenntartja magának a jogot, hogy a szerződésben előírja egy közös felhatalmazással rendelkező megbízott kinevezését, aki eljárhat a tagok képviseletében, és többek között jogosult a többi tag nevében számlák kibocsátására. Amennyiben az ajánlatot gazdasági csoportosulások nyújtják be, pontosan fel kell tüntetniük a csoport minden egyes tagjának szerepét, képesítéseit és szakmai tapasztalatait. A gazdasági szereplők, akik az ajánlatra vonatkozóan egyetemleges felelősséget vállalnak, az ajánlatot együttesen nyújtják be. Gazdasági csoportosulások esetében minden egyes tagnak be kell nyújtania annak igazolását, hogy joga van a közbeszerzési eljárásban való részvételhez (jogosultság), valamint a kizárási és a kiválasztási kritériumokra vonatkozó bizonyító dokumentumokat. A kiválasztási feltételek tekintetében az Európai Parlament beszámíthatja a csoportosulás minden tagjának 8

alkalmasságát, amikor megállapítja, hogy az ajánlattevő rendelkezik-e a szerződés teljesítéséhez szükséges eszközökkel. Ebben az esetben a tagok kötelezik magukat, hogy a szerződés teljesítéséhez szükséges eszközöket egymás rendelkezésére bocsátják. 5. ALVÁLLALKOZÓK ALKALMAZÁSA Alvállalkozók alkalmazása megengedett. Az ajánlatban lehetőség szerint szerepelnie kell, hogy az ajánlattevő a szerződés mely részének teljesítését kívánja alvállalkozóra bízni, és meg kell nevezni az alvállalkozókat. Az odaítélési eljárás és a szerződés teljesítése során az Európai Parlament fenntartja magának a jogot, hogy az ajánlattevők tájékoztassák őt a javasolt alvállalkozó/-k pénzügyi, gazdasági, technikai és szakmai teljesítményéről. Az Európai Parlament igényt tarthat az annak megítéléséhez szükséges bizonyítékokra, hogy az alvállalkozók esetében nem áll-e fenn a meghatározott kizárási kritériumok valamelyike. Az ajánlattevőket tájékoztatják arról, hogy a javasolt alvállalkozók nem lehetnek a költségvetési rendelet 93., 94. és 96. cikkében leírt, az Európai Közösségek közbeszerzési eljárásaiból való kizárást okozó helyzetben. Az Európai Parlamentnek jogában áll elutasítani azokat az alvállalkozókat, akik nem tesznek eleget a kiválasztási feltételeknek (lásd 13. pont), és/vagy akik esetében a kizárási kritériumok (lásd 12. pont) bármelyike fennáll. A szerződő félnek ugyanakkor tájékoztatnia kell az Európai Parlamentet, ha az ajánlatában nem szereplő módon utólag alvállalkozókat kíván alkalmazni. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő fenntartja magának a jogot, hogy elfogadja vagy elutasítsa a javasolt alvállalkozót. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő igényt tarthat az annak megítéléséhez szükséges bizonyítékokra, hogy az alvállalkozó/-k eleget tesznek-e a meghatározott feltételeknek. Az Európai Parlament az engedélyt mindig írásban adja meg. Amennyiben a közbeszerzési szerződést olyan ajánlattevőnek ítélik oda, aki ajánlatában alvállalkozókat szerepeltet, úgy az egyben alvállalkozó alkalmazását is megengedi. 6. VÁLTOZATOK Változatok nem engedélyezettek. 7. DÍJAZÁS A díjazás fix és nem módosítható a szerződés első évében. A második évtől az árak módosítása a szerződés vonatkozó feltételei szerint történik. Az Európai Unió kiváltságairól és mentességeiről szóló jegyzőkönyv 3. cikke értelmében az árajánlatot hozzáadottérték-adótól és más egyenértékű adóktól mentesen kell megtenni. Az árajánlatnál feltétel, hogy átalánydíj legyen, mindent magába foglaljon, és összege euróban legyen megadva azon országok esetében is, melyek nem tagjai az euróövezetnek. Az ez utóbbi országokból származó ajánlattevők esetében az ajánlatot nem lehet módosítani az árfolyamok változása miatt. Az árfolyam kiválasztása az ajánlattevő feladata, és ő vállalja az annak változásából adódó kockázatokat is. 9

8. PÉNZÜGYI BIZTOSÍTÉKOK NEM ALKALMAZANDÓ 9. KÖRNYEZETVÉDELMI RENDELKEZÉSEK NEM ALKALMAZANDÓ 10. ESÉLYEGYENLŐSÉGET TÁMOGATÓ POLITIKA Amennyiben az ajánlattevő elnyeri a szerződést, kötelezettséget vállal arra, hogy a szerződés teljesítése során a megkülönböztetésmentesség és egyenlőség Szerződésekben szereplő elve teljes körű alkalmazásának biztosításával az egyenlőséget és a sokszínűséget támogató politikát folytat. A szerződés elnyerője vállalja, hogy olyan munkakörnyezetet teremt, tart fenn és támogat, amely nyílt, befogadó, tiszteletben tartja az emberi méltóságot, az esélyegyenlőség elveit, és három fő prioritást tart szem előtt: - férfiak és nők közötti egyenlőség; - fogyatékkal élők alkalmazása és integrálása; - a munkaerő-felvétel előtt álló, minden lehetséges nemi, faji, etnikai származáson, valláson vagy meggyőződésen, hátrányon, koron és szexuális orientáción alapuló akadály és ilyen alapokon történő mindennemű megkülönböztetés felszámolása. II. RÉSZ KIZÁRÁSI, KIVÁLASZTÁSI ÉS ODAÍTÉLÉSI KRITÉRIUMOK 11.KIZÁRÁSI KRITÉRIUMOK A költségvetési rendelet 93. cikke 1. A pályázókat vagy ajánlattevőket a beszerzési eljárásban való részvételből ki kell zárni, amennyiben: a) csődeljárás, felszámolási eljárás vagy bírósági felügyelet alatti, hitelezőkkel való egyezségkötésre irányuló eljárás alatt állnak, vagy gazdasági tevékenységüket felfüggesztették, vagy a tagállamok jogszabályi vagy közigazgatási rendelkezései szerinti hasonló eljárás következtében bármely ezekhez hasonló helyzetben vannak; b) jogerősen olyan jogalapon elítélték őket, amely a szakmai hitelüket megkérdőjelezi; c) súlyos szakmai kötelességszegést követtek el, amit az ajánlatkérő bármely eszközzel bizonyíthat; d) nem teljesítették a társadalombiztosítási hozzájárulási vagy adófizetési kötelezettségüket azon ország jogi rendelkezéseivel összhangban, ahol székhellyel rendelkeznek, vagy az ajánlatkérő országában, illetve abban az országban, ahol a szerződést teljesíteni kell; e) csalás, korrupció, bűnszervezetben való részvétel vagy bármely más, a Közösségek pénzügyi érdekét sértő jogellenes tevékenység miatt jogerős ítélet született velük szemben; 10

f) jelenleg a 96. cikk (1) bekezdésében említett közigazgatási szankció hatálya alá tartoznak 1. Az első albekezdés a) d) pontja nem vonatkozik áruk különösen kedvező feltételek mellett, az üzleti tevékenységét véglegesen felszámoló szállítótól, vagy vagyonfelügyelőtől, felszámolótól vagy végelszámolótól, csődegyezség, vagy ahhoz hasonló, a nemzeti jogban rögzített eljárás keretében történő beszerzésére. A költségvetési rendelet 94. cikke 2. A szerződések nem ítélhetők oda olyan pályázóknak vagy ajánlattevőknek, akik az erre a szerződésre vonatkozó beszerzési eljárás során: a) összeférhetetlennek minősülnek 2 ; b) az ajánlatkérő által a beszerzési eljárásban való részvétel feltételeként megkövetelt információt megtévesztő módon szolgáltatta vagy nem szolgáltatta; c) a beszerzési eljárásból való kizárás 93. cikk (1) bekezdésében említett helyzetei egyikében vannak. 11. 1. Kizárási kritériumok szerinti értékelés Az ajánlattevő ajánlatával együtt megfelelően aláírva és dátumozva benyújtja a jelen ajánlattételi dokumentációhoz mellékelt nyilatkozatot. 12. KIVÁLASZTÁSI KRITÉRIUMOK A jogállás és a jogképesség igazolása Az ajánlattevőnek jogállása és jogképessége igazolásaként pályázatához csatolnia kell a jogállását igazoló dokumentum vagy más, azzal egyenértékű dokumentum másolatát, amely lehetővé teszi az Európai Parlament számára, hogy megbizonyosodjon arról, hogy jogállása és jogképessége alapján teljesíteni tudja a szerződést. Amennyiben a benyújtott igazolások nem elegendőek az erről való megbizonyosodáshoz, az Európai Parlament más igazolásokat kérhet az ajánlatok értékelése során. Az említett igazolások benyújtásának hiányában az Európai Parlament fenntartja magának a jogot, hogy az ajánlatot elfogadhatatlannak tekintse. 12. 1. Pénzügyi és gazdasági alkalmasság Az ajánlattevőnek megfelelő technikai és szakmai kapacitással kell rendelkeznie, amelynek révén végre tudja hajtani a közbeszerzési szerződést, az abban szereplő rendelkezések betartásával. Ha az ajánlattevő által benyújtott információk alapján az Európai Parlament kétségbe vonja az ajánlattevő pénzügyi alkalmasságát, vagy ha az elégtelennek bizonyul a 1 96. cikk (1) bekezdés: Az ajánlatkérő adminisztratív vagy pénzügyi szankciókat alkalmazhat azzal a pályázóval vagy ajánlattevővel szemben, aki a) a 94. cikk b) pontjában leírt helyzetben van; b) azon ajánlattevőkkel szemben, akikről megállapították, hogy a költségvetés által finanszírozott szerződés szerinti kötelezettségeiket súlyosan megsértették. Az ajánlatkérőnek azonban először minden esetben lehetőséget kell adnia az érintett személynek arra, hogy észrevételeit ismertesse. 2 Az ajánlattevőknek nyilatkozniuk kell arról, hogy a közbeszerzési eljárás keretében nincsenek összeférhetetlenségi helyzetben (gazdasági, politikai, nemzeti, családi, érzelmi vagy más kapcsolatok vagy közös érdekek miatt). 11

közbeszerzési szerződés teljesítéséhez, az ajánlat elutasítható és az ajánlattevő nem jogosult semmilyen pénzügyi ellentételezésre. Az ajánlattevőknek nem kell gazdasági és pénzügyi alkalmasságukat bizonyító dokumentumokat benyújtaniuk. Az ajánlat benyújtása nyilatkozatnak minősül, miszerint a szerződés teljesítéséhez rendelkezésükre állnak a szükséges kapacitások. Az Európai Parlament fenntartja magának a jogot, hogy bármikor bekérje a pályázók valós alkalmasságát bizonyító dokumentumokat. Amennyiben azok nem érik el az ajánlattételi dokumentációban megkövetelt értékeket, vagy amennyiben a pályázók nem szolgálnak bizonyítékokkal, az Európai Parlament kizárja a pályázókat a közbeszerzésben való részvételből, és a vonatkozó pénzügyi szabályoknak megfelelően szankciókat alkalmaz (lásd az ajánlattételi dokumentáció 1. pontját: Az ajánlattételi felhívás tárgya ). 12.2. Technikai és szakmai alkalmasság Az ajánlattevőnek olyan technikai és szakmai alkalmassággal kell rendelkeznie, amelynek révén végre tudja hajtani a közbeszerzési szerződést, az abban szereplő rendelkezések betartásával. Ha a benyújtott információk alapján az Európai Parlament kétségbe vonja az ajánlattevő technikai és szakmai alkalmasságát, vagy ha az elégtelennek bizonyul a közbeszerzési szerződés teljesítéséhez, az ajánlat elutasítható és az ajánlattevő nem jogosult semmilyen pénzügyi ellentételezésre. Az ajánlattevőknek nem kell technikai és szakmai alkalmasságukat bizonyító dokumentumokat benyújtaniuk. Az ajánlat benyújtása nyilatkozatnak minősül, miszerint a szerződés teljesítéséhez rendelkezésükre állnak a szükséges kapacitások. Az Európai Parlament fenntartja magának a jogot, hogy bármikor bekérje a pályázók/ajánlattevők valós alkalmasságát bizonyító dokumentumokat. Amennyiben azok nem érik el az ajánlattételi dokumentációban megkövetelt értékeket, vagy amennyiben a pályázók/ajánlattevők nem szolgálnak bizonyítékokkal, az Európai Parlament kizárja a pályázókat/ajánlattevőket a közbeszerzésben való részvételből, és a vonatkozó pénzügyi szabályoknak megfelelően szankciókat alkalmaz (lásd az ajánlattételi dokumentáció 1. pontját: Az ajánlattételi felhívás tárgya ). 13. ODAÍTÉLÉSI KRITÉRIUMOK A szerződést a gazdaságilag legelőnyösebb ajánlatnak ítélik oda. Az ajánlatokat a következő kritériumok alapján értékelik: - az ár - technikai minőség: 1.) A benyújtott minta programjavaslat minősége, a témafeldolgozás megfelelése a kommunikációs céloknak és a célcsoportoknak. 2.) A részvételre ösztönző kommunikációs terv és médiamix kidolgozottsága, komplexitása, a célcsoportoknak és az eseménynek való megfelelése, képessége a célcsoportok érdeklődésének felkeltésére. A közösségi média bevonására adott javaslat megfelelése. A rendezvényen való részvételre ösztönző egyéb eszközök célcsoportoknak való megfelelése, a toborzási módszerek hatékonysága. 12

3.) A kreatív programelem részvételre ösztönző jellege, kommunikálhatósága. 4.) A javasolt szakértők, moderátorok/animátorok, véleményformálók, stb. megfelelése a minta eseménynek. A fenti személyek kommunikálhatósága, hitelessége. 5.) A személyzet és a szervezésre adott javaslat (projekt-menedzsment, logisztika) minősége, megfelelése a rendezvénynek A különböző kritériumok súlyozása az alábbiak szerint történik: 1. minőségi kritérium legfeljebb 30 pont 2. minőségi kritérium legfeljebb 25 pont 3. minőségi kritérium legfeljebb 25 pont 4. minőségi kritérium legfeljebb 10 pont 5. minőségi kritérium legfeljebb 10 pont Ahhoz, hogy az ajánlatok az értékelés folyamán eljussanak a legjobb ár/értékarány-számítás szakaszába, el kell érniük: - minimum 18 pontot az 1. kritérium alapján - minimum 15 pontot a 2. kritérium alapján - minimum 15 pontot a 3. kritérium alapján - minimum 8 pontot a 4. kritérium alapján - minimum 8 pontot az 5. kritérium alapján Az árral kapcsolatos kritérium: Az árat a minőségi kritériumok értékelésekor szerzett pontok számával kell elosztani. A szerződést a legalacsonyabb hányadost elérő ajánlatnak ítélik oda. 13

II. melléklet: Nyilatkozat a kizárási kritériumokról és az összeférhetetlenség fennállásának hiányáról A pályázó/ajánlattevő hivatalos neve:.... Hivatalos címe:...... Hivatalos jogi formája (csak a jogi személyek vonatkozásában):...... Alulírott, [a pályázó/ajánlattevő] 3 felelősségem tudatában kijelentem, hogy: nevében aláírásra jogosult képviselőként a) a pályázó/ajánlattevő nem áll csődeljárás vagy felszámolás alatt, büntetőjogi eljárás nem folyik ellene, nem kötött megállapodást hitelezőkkel, üzleti tevékenységét nem függesztették fel, ilyen ügyekben nem vonták eljárás alá, illetve nincs a nemzeti jogszabályokban és rendeletekben előírt hasonló eljárásból eredő bármely hasonló helyzetben; b) a pályázó/ajánlattevő szakmai hitelét érintő bűncselekmény miatt jogerős ítélet nem született vele szemben; c) a pályázót/ajánlattevőt a szerződő hatóság által bármely eszközzel bizonyítható súlyos szakmai kötelességszegésben nem találták bűnösnek; d) a pályázó/ajánlattevő teljesítette a társadalombiztosításijárulék- és adófizetési kötelezettségét a székhelye szerinti országnak vagy a szerződő hatóság országának, illetve annak az országnak a jogi rendelkezéseivel összhangban, ahol a szerződés teljesítendő; e) csalás, korrupció, bűnszövetkezetben való részvétel vagy bármely más, a Közösségek/az Európai Unió pénzügyi érdekeit sértő jogellenes tevékenység miatt jogerős ítélet nem született a pályázóval/ajánlattevővel szemben; f) a pályázó/ajánlattevő jelenleg nem áll a szerződő hatóság által a költségvetési rendelet 96. cikkének (1) bekezdésével összhangban kiszabott közigazgatási szankció alatt 4 ; 3 4 A nem kívánt rész törlendő A szerződő hatóság a kizárások központi nyilvántartásában ellenőrizni fogja, hogy nincs-e érvényben közigazgatási szankció. 14

Megjegyzések:............ Vállalom, hogy rendelkezésre bocsátom a tőlem kifejezetten kért dokumentumokat. Az aláíró tudomásul veszi, hogy nem ítélhetők oda szerződések olyan pályázók vagy ajánlattevők részére, akik a közbeszerzési eljárás során: (1) a szerződéssel kapcsolatosan összeférhetetlenségi helyzetben vannak; összeférhetetlenségi helyzet állhat fenn gazdasági érdek, politikai vagy nemzeti hovatartozás, családi vagy érzelmi okok vagy bármely más, a kedvezményezettel közös érdek miatt; (2) a közbeszerzési szerződésben való részvételük érdekében az ajánlatkérő számára hamis nyilatkozatokat tettek vagy hamis információkat adtak meg, vagy egyáltalán nem adták meg ezeket az információkat, (3) a közbeszerzési eljárásból történő kizárást maga után vonó, a költségvetési rendelet 93. cikke (1) bekezdésében rögzített tényállások (a fent meghatározott a) f) esetek) egyike alá tartoznak. Továbbá alulírott büntetőjogi felelőssége tudatában kijelenti, hogy: - a pályázó/ajánlattevő haladéktalanul tájékoztatja az ajánlatkérőt minden összeférhetetlenségi helyzetről, illetve minden olyan helyzetről, amely összeférhetetlenséghez vezethet; - a pályázó/ajánlattevő semmilyen pénzbeli vagy természetbeni előnyt semmilyen féltől, illetve félnek nem adott és nem ad, ilyenre nem törekedett és nem törekszik, azt nem próbált és nem próbál megszerezni, nem fogadott el és nem fogad el, ha az törvénytelen gyakorlatnak minősül, illetve közvetve vagy közvetlenül a megvesztegetés körébe tartozik, s amennyiben azt a szerződés odaítélésével vagy teljesítésével kapcsolatban juttatásként vagy jutalomként kapná; - az ezen ajánlattételi felhívás keretében az Európai Parlament számára nyújtott információk pontosak, igazak és teljesek. Kelt:... Aláírás:... 15

III. melléklet: A beszállító pénzügyi adatlapja A nyomtatvány az alábbi címen érhető el: http://www.epintranet.ep.parl.union.eu/intranet/ep/lang/fr/content/administrative_life/finance/ executing_act/payments 16

IV. melléklet: A gazdasági szereplők csoportosulására vonatkozó adatlap A csoportosulás által felhatalmazott tag hivatalos neve 5 :...... Hivatalos címe:......... A csoportosulása társasági formája 6 :......... Alulírott a jelen ajánlatot benyújtó gazdasági szereplők csoportosulásának nevében aláírásra jogosult képviselőként kijelentem, hogy tudomásul vettem az Európai Parlament által a csoportosulások általi ajánlattételre vonatkozóan meghatározott feltételeket, valamint hogy az ajánlat benyújtásával és e nyilatkozat aláírásával elfogadom az alábbi feltételeket: A gazdasági csoportosulás az ajánlatban igazolja gazdasági társasági formáját. E gazdasági társasági forma az alábbiak egyike lehet: - valamelyik tagállamban elismert jogi személyiséggel rendelkező jogalany; - jogi személyiség nélküli jogalany, amely azonban kielégítő módon biztosítja az Európai Parlament szerződéses érdekeinek védelmét (az érintett tagállamtól függően ez lehet például konzorcium vagy ideiglenes társulás); - az együttműködési formát biztosító képviseleti meghatalmazás vagy azzal egyenértékű dokumentum valamennyi tag általi aláírása. A bemutatott dokumentumnak igazolnia kell a csoportosulás tényleges jogállását. A dokumentumban vagy annak mellékletében a csoportosulásban részt vevő gazdasági szereplőknek ajánlattevőkként a szerződés odaítélésének esetére egyetemleges felelősséget kell vállalniuk a szerződés teljesítésének idejére. Az Európai Parlament más, a fentiektől eltérő gazdasági társasági formákat is elfogad azzal a feltétellel, hogy e gazdasági társaságok biztosítják a tagok egyetemleges felelősségét és összeegyeztethetők a szerződés teljesítésével. Ugyanakkor az Európai Parlament a gazdasági csoportosulásokkal kötendő szerződésben kifejezetten utal ezen egyetemleges felelősség fennállására. Ezen túlmenően a Parlament fenntartja azt a jogát, hogy szerződésben írja elő a tagok képviseletére, többek között a nevükben számla kiállítására is felhatalmazott megbízott kinevezésére vonatkozó kötelezettséget. 5 6 A csoportosulás többi tagja által a csoportosulás képviseletére felhatalmazott tag neve és címe. Felhatalmazás hiányában a csoportosulás minden tagjának alá kell írnia e nyilatkozatot. Kitöltendő, ha a csoportosulás tagjai egy adott forma mellett döntöttek. Ellenkező esetben üresen hagyandó. 17

A gazdasági csoportosulás tagjaira vonatkozó információk A csoportosulás tagjának neve A csoportosulás tagjának címe A tag képviselőjének neve A technikai, szakmai és gazdasági kapacitások ismertetése 7 Kelt:... Aláírás:... 7 Ha ennek leírása már szerepel az ajánlatban, hivatkozás illeszthető be annak helyére. 18

V. melléklet: Nyilatkozat az alvállalkozókról Az ajánlattevő neve: Alulírott, a fent említett ajánlattevő képviselőjeként kijelentem, hogy amennyiben a közbeszerzési szerződés vagy annak egyes részei teljesítésére megbízást kapok, a teljesítésben a következő gazdasági szereplők fognak alvállalkozóként részt venni: Az alvállalkozókkal kapcsolatos információk Az alvállalkozó neve és címe A szerződés alvállalkozó által teljesített részének leírása Értéke (euróban, a szerződés becsült összértékéhez viszonyított százalékarány megadásával) Tudomásul veszem, hogy az Európai Parlamentnek joga van tájékoztatást kérni a javasolt alvállalkozó(k) pénzügyi, gazdasági, technikai és szakmai alkalmasságáról. Az Európai Parlament továbbá igényt tarthat az annak megítéléséhez szükséges bizonyítékokra, hogy az alvállalkozók esetében nem áll-e fenn az ajánlattevő tekintetében meghatározott kizárási kritériumok valamelyike. Következésképp az Európai Parlament fenntartja a jogot a javasolt alvállalkozó elutasítására, amennyiben a kiválasztási feltételeket nem teljesíti és/vagy esetében fennáll a kizárási kritériumok valamelyike. A szerződő félnek ugyanakkor tájékoztatnia kell az Európai Parlamentet, ha az ajánlatában nem szereplő módon utólag alvállalkozókat kíván alkalmazni. Az Európai Parlament e tekintetben fenntartja a jogot a szerződés teljesítése során javasolt alvállalkozó jóváhagyására vagy elutasítására. Ennek elbírálásához igényt tarthat az annak megítéléséhez szükséges bizonyítékokra, hogy az alvállalkozó(k) eleget tesz(nek)-e a meghatározott feltételeknek. Az Európai Parlament az engedélyt mindig írásban adja meg. Amennyiben a közbeszerzési szerződést olyan ajánlattevőnek ítélik oda, aki ajánlatában alvállalkozókat szerepeltet, úgy az egyben alvállalkozó alkalmazását is megengedi. Kelt:... Aláírás:... 19

VI. melléklet: Pénzügyi adatlap Az ajánlattevő vagy gazdasági társaságok közös megbízottal rendelkező csoportosulása esetén minden egyes társaság által kitöltendő, az előző három pénzügyi év pénzügyi kimutatásai alapján, amelyeket mellékelni kell. Értékesítési forgalom Az utolsó három pénzügyi év teljes forgalmának összege n - 1. pénzügyi év... euró n - 2. pénzügyi év... euró n - 3. pénzügyi év... euró Nyereség Az utolsó három pénzügyi év nettó eredménye az adók befizetése után n - 1. pénzügyi év... euró n - 2. pénzügyi év... euró n - 3. pénzügyi év... euró Rövid távon rendelkezésre álló eszközök Az egy évnél rövidebb időn belül rendelkezésre álló eszközök összege 8 n - 1. pénzügyi év... euró n - 2. pénzügyi év... euró n - 3. pénzügyi év... euró Rövid lejáratú adósságállomány Az egy éven belüli adósságállomány teljes összege 9 n - 1. pénzügyi év... euró n - 2. pénzügyi év... euró n - 3. pénzügyi év... euró Hiteles. Kelt:.,..-án/-én Aláírás(ok) 8 Egy évnél nem hosszabb lejáratú követelések, készletek, folyamatban lévő megrendelések, rövid távú befektetések, szabadon felhasználható eszközök és aktív időbeli elhatárolások. 9 A bármilyen jellegű, egy évnél nem hosszabb lejáratú adósságállományok és a passzív időbeli elhatárolások összessége. 20

21