GFWorkflow Behajtási engedély nyilvántartó rendszer Az igénylés folyamata SAP Központ
Tartalom 1. BEVEZETŐ... 2 2. A RENDSZER ELÉRÉSE... 2 3. A BEHAJTÁSI ENGEDÉLY IGÉNYLÉS FOLYAMATA... 3 3.1. IGÉNYLŐ ADATAINAK MEGADÁSA... 3 3.1.1. Az igénylő típusának kiválasztása... 3 3.1.2. A behajtási engedély típusának kiválasztása... 4 3.1.3. A belépési engedély érvényességének megadása... 5 3.1.4. Az igénylő adatainak megadása... 5 3.1.4.1. Dolgozói igénylés...6 3.1.4.2. Hallgatói igénylés...7 3.1.4.3. Kollégista hallgatói igénylés...7 3.1.4.4. Mozgáskorlátozott igénylés...8 3.1.5. Az igénylés adatainak áttekintése... 8 3.2. AZ IGÉNYLÉS ELLENŐRZÉSE... 9 3.3. VÁRAKOZÁS A PÉNZÜGYI RENDEZÉSRE... 9 3.4. BELÉPÉSI JOGOSULTSÁG AKTIVÁLÁSA... 9 3.5. SZÁMLA KIÁLLÍTÁSA... 9 1 O l d a l
1. Bevezető A behajtási engedély nyilvántartó rendszer a Debreceni Egyetem számára készített workflow alapú elektronikus rendszer, mely az egyetem Campusaira érvényes behajtási engedélyek igénylésének teljes folyamatát fedi le az igényléstől a pénzügyi rendezésig. Ez a dokumentum a dolgozói és hallgatói behajtási engedélyek igénylésének folyamatát mutatja be. 2. A rendszer elérése A behajtási engedély nyilvántartó rendszer a saportal.gf.unideb.hu oldalon érhető el az Ügyintézés/Behajtási engedély menüpont alatt. A rendszerbe való bejelentkezéshez az egyetemi hálózati azonosító illetve az ahhoz rendelt jelszó szükséges. 1. ábra A rendszer felülete A hálózati azonosító LDAP vagy eduid azonosítóként is ismerős lehet. Aki használja a Zimbra levelező rendszert, vagy van lehetősége belépni a Neptun tanulmányi rendszerbe, az rendelkezik hálózati azonosítóval. A részletekről a helpdesk@it.unideb.hu e-mail címen, vagy az (52) 512-900 / 66333 melléken az Informatikai Szolgáltató Központ munkatársai adnak tájékoztatást. 2 O l d a l
3. A behajtási engedély igénylés folyamata Az Ügyintézés/Behajtási engedély menüpont kiválasztása után a Behajtási Engedély menüben az Új igénylés menüpontot választva indítható el az igénylési folyamat. A rendszerbe bejelentkező hálózati azonosítóval rendelkező kezdeményező és a behajtási engedélyt igénylő személye eltérhet. 3.1. Igénylő adatainak megadása 2. ábra A behajtási engedély igénylés folyamata Az igénylő adatainak megadása fázis több, logikailag összefüggő képernyőre van bontva. Az egyes képernyőkön történt választástól függően a folyamat egyes lépései eltérhetnek az alábbi folyamatleírástól. 3.1.1. Az igénylő típusának kiválasztása Az igénylés első lépéseként meg kell adni, hogy az igénylő milyen jogcímen kíván behajtási engedélyt igényelni a Debreceni Egyetemre. Az ügyintézés felgyorsítása érdekében szükséges, hogy az Üzemeltetési 3 O l d a l
osztály munkatársai tájékoztatva legyenek arról, hogy az igénylőnek korábban volt-e már érvényes behajtási engedélye. 3. ábra Az igénylő típusának kiválasztása Az igénylés: Az igénylő: Annak megadására, hogy az igénylő rendelkezik-e már korábbról behajtási engedéllyel: Az igénylés új igénylés Az igénylés hosszabbítás Az igénylés jogcíme: Dolgozó Hallgató Kollégista hallgató Mozgáskorlátozott 3.1.2. A behajtási engedély típusának kiválasztása Az igénylő személyétől (dolgozó, hallgató, kollégista hallgató) függően más-más típusú behajtási engedély igényelhető. Az engedély típusa mellett feltüntetett összeget az igénylő személye és az időtartam együttesen határozza meg a szabályzatnak megfelelően. 4 O l d a l
4. ábra A behajtási engedély típusának megadása 3.1.3. A belépési engedély érvényességének megadása Az éves bérlet érvényessége a következő év január 31-ig tart. Az éves időszaktól eltérő esetekben a behajtási engedély érvényességi idejének megadása az alábbi képernyőn történhet meg. 3.1.4. Az igénylő adatainak megadása 5. ábra A belépési engedély érvényességének megadása A rendszer automatikusan a kezdeményező adatait ajánlja fel az igénylő adatainak megadásakor. A rendszer sárga háttérszínnel jelöli meg azokat a még kitöltetlen mezőket melyek kitöltése szükséges az igénylési folyamat elindításában. 5 O l d a l
Amennyiben az adatokat rögzítő (kezdeményező) más személy részére (igénylő) rögzíti az igénylési adatokat, a képernyőn felajánlott adatok felülírhatók (pl.: tanszéki munkatárs rögzíti a tanszék dolgozóinak igénylését). Név: Lakcím: E-mail cím: DEKA kártya: Rendszám 1: Rendszám 2: Számlát kér: A dolgozó/hallgató neve. Ez a név jelenik meg a pénzügyi osztály által kiállított számlán A dolgozó/hallgató lakcíme. Ez a cím jelenik meg a pénzügyi osztály által kiállított számlán A rendszer az itt megadott e-mail címre küldi el a kiegyenlítéssel kapcsolatos információkat Az igénylő Debreceni Egyetemi Kártya (DEKA) 16 karakter hosszú azonosító száma, amennyiben van A belépési engedélyhez tartozó gépjármű rendszáma A belépési engedélyhez tartozó második gépjármű rendszáma Kéri a számla kiállítás utáni eljuttatást az igénylő címére 3.1.4.1. Dolgozói igénylés 6. ábra Dolgozó adatainak megadása Szervezet: Dolgozókód: A szervezeti egység, ahol a dolgozónak munkaviszonya van A dolgozót a bérügyi rendszerben azonosító egyedi kód 6 O l d a l
3.1.4.2. Hallgatói igénylés 7. ábra Hallgató adatainak megadása Kar: Neptun kód: A kar, ahol a hallgató a tanulmányait folytatja A hallgatót az egyetemi tanulmányi rendszerben azonosító egyedi kód 3.1.4.3. Kollégista hallgatói igénylés 8. ábra Kollégista hallgató adatainak megadása Kar: Kollégium: Neptun kód: A kar, ahol a hallgató a tanulmányait folytatja A kollégium, ahol a hallgató el van helyezve A hallgatót az egyetemi tanulmányi rendszerben azonosító egyedi kód 7 Oldal
3.1.4.4. Mozgáskorlátozott igénylés 9. ábra Mozgáskorlátozott adatainak megadása Mozgáskorl. ig.: Az igénylő mozgáskorlátozott igazolványának digitális másolata 3.1.5. Az igénylés adatainak áttekintése Az igénylés beadása előtt az igénylő még egyszer áttekintheti az igénylés adatait. Ezen a képernyőn kap tájékoztatást arról, hogy az igénylése először jogosultság ellenőrzésre (munkaviszony, hallgatói jogviszony, kollégiumi hallgató) kerül. 10. ábra Az igénylés adatainak áttekintése 8 Oldal
3.2. Az igénylés ellenőrzése A rendszerben kedvezményes behajtási engedélyek igényelhetők. Az igénylő jogosultságának ellenőrzését az Gazdasági Főigazgatóság Üzemeltetési osztálya végzi más egyetemi rendszerek információinak felhasználásával. A jogosultság ellenőrzésének eredménye alapján az igénylési folyamat a következő módon folytatódhat: Az igénylő jogosult a kedvezményes behajtási engedélyre: a rendszer e-mail értesítést küld az igénylő által megadott címre, melyben megadja a banki átutalással és csekkes befizetéssel történő kiegyenlítéshez szükséges információkat. Az igénylő nem jogosult a kedvezményes behajtási engedélyre: a rendszer e-mail értesítést küld az elutasítás tényéről és lezárja az igénylés folyamatát. 3.3. Várakozás a pénzügyi rendezésre A folyamat az igénylő értesítése után várakozási fázisba kerül egészen addig, míg a banki átutalással vagy csekkel történt kiegyenlítés meg nem történik. Amikor a Pénzügyi osztály értesítést kap a befizetésről, az igénylési folyamat továbbléptetésével értesíti az Üzemeltetési osztályt a jogosultság aktiválhatóságáról. 3.4. Belépési jogosultság aktiválása Az Üzemeltetési osztály a Pénzügyi osztály befizetésről szóló értesítése alapján az igénylő adatait rögzíti a beléptető rendszerben. Az igénylő értesítést kap, hogy az adatok rögzítésre kerültek és a behajtás immár engedélyezett. 3.5. Számla kiállítása A Pénzügyi osztály kiállítja a számlát a behajtási engedélyről és postázza azt, ha az igénylő azt az igénylésében megjelölte. A rendszerben csak magánszemélyek részére igényelhető behajtási engedély, ezért a Pénzügyi osztály csak az igénylő magánszemély számára tud számlát kiállítani. 9 O l d a l