2013.03.13. Jogi és Ügyrendi Bizottság ülésére később felkerült napirend 4/ Napirendi pont A Sárvári Járási Hivatal üzemeltetésére vonatkozó megállapodás módosítása. ELŐTERJESZTÉS a Sárvári Járási Hivatal üzemeltetésére vonatkozó módosított megállapodásról Tisztelt Képviselő-testület! A képviselő-testület 38/2013. /II.14./ számú határozatával jóváhagyta a Sárvári Járási Hivatal üzemeltetésére vonatkozó megállapodást. A képviselő-testület februári ülésén jóváhagyta továbbá a Sárvári Közös Önkormányzati Hivatal 2013. március 1. napjától történő létrehozásáról szóló dokumentumokat. A képviselőtestület egyidejűleg tájékoztatást kapott arról, hogy e szervezeti változásra tekintettel az üzemeltetési megállapodás módosítása is szükségessé válik. A már jóváhagyott megállapodás aláírás céljából a Vas Megyei Kormányhivatal részére megküldésre került, azonban időközben felmerült néhány olyan körülmény, amely a megállapodás további módosítását is szükségessé tette. a) A szerződés 7.1. pontja kiegészül a villámvédelmi felülvizsgálat díjával, és a tűzvédelmi feladatok ellátásának költségével (a tűzvédelmi oktatás és ellenőrzés kivételével). E költségeket a felek a használt alapterület arányában osztják meg. E pont változása miatt szükséges a megállapodás 1. számú mellékletének kiegészítése is. b) A szerződés kiegészül azzal, hogy 15. A Felek kötelezettséget vállalnak arra, hogy a 14. pontban foglaltaktól függetlenül a létszámváltozásról 5 munkanapon belül írásban tájékoztatják egymást. Tekintettel arra, vannak olyan költségek (víz, villany, hulladékszállítás) amelyek létszámarányosan kerülnek megosztásra a felek között. c) A további módosítások a megállapodás tartalmát érdemben nem érintik, ilyenek például az egyes pontok számozásának módosítása, bankszámlaszám módosítása, elírások javítása. A jelenlegi létszámok a megállapodás 2. számú mellékletében kerültek rögzítésre, emiatt a járási vagy a közös hivatalnál bekövetkező létszámváltozás egyúttal a szerződés módosítását is szükségessé teszi. Javasolom a képviselő-testületnek, hogy a létszámváltozás miatt szükségessé váló módosítás esetén hatalmazzon föl arra, hogy a módosított megállapodást a képviselő-testület jóváhagyása nélkül aláírhassam. Javasolom továbbá a képviselő-testületnek, hogy a korábbi tartalmú üzemeltetési megállapodást jóváhagyó határozatát vonja vissza, egyidejűleg pedig hagyja jóvá a módosított tartalmú megállapodást, amelyben Üzemeltetőként már a Sárvári Közös Önkormányzati Hivatal szerepel. 1
HATÁROZATI JAVASLAT Sárvár Város Önkormányzata Képviselő-testülete a Sárvári Járási Hivatal üzemeltetésére vonatkozó megállapodást a tervezettel megegyező tartalommal jóváhagyja. A képviselő-testület egyidejűleg felhatalmazza a polgármestert, hogy a jóváhagyott üzemeltetési megállapodást aláírja, felhatalmazza továbbá arra is, hogy létszámváltozás miatt szükségessé váló megállapodás módosítást/módosításokat aláírja. A képviselő-testület 38/2013. /II.14./ számú határozatát egyidejűleg visszavonja. Határidő: azonnal Felelős: Kondora István polgármester Sárvár, 2013. március 8. Kondora István s.k. polgármester 2
amely létrejött egyrészről: ÜZEMELTETÉSI MEGÁLLAPODÁS Sárvár Város Önkormányzata (székhelye: 9600 Sárvár, Várkerület u. 2-3. képviseli: Kondora István polgármester), mint Tulajdonos másrészről Sárvári Közös Önkormányzati Hivatal (székhelye: 9600 Sárvár, Várkerület 2. képviseli: dr. Szijártó Valéria jegyző), mint Üzemeltető harmadrészről a Vas Megyei Kormányhivatal (székhelye: 9700 Szombathely, Berzsenyi D. tér 1., képviseli: Harangozó Bertalan kormánymegbízott), mint Használó - együttesen: Felek - között az alulírott napon és helyen az alábbi feltételekkel: I. ELŐZMÉNY 1. Felek a járási hivatalok kialakítása tárgyában 2012. október 26. napján megállapodást (a továbbiakban: Megállapodás) kötöttek, melynek IV/5. pontja szerint Használó köteles viselni az általa használt ingó és ingatlan vagyon rendeltetésszerű használatával összefüggésben felmerült üzemeltetési (beleértve a biztosítási) fenntartási és javítási költségeket. 2. A Megállapodás IV/1.1. pontja szerint a közösen használt ingatlanok esetében az ingatlan fenntartásával, üzemeltetésével, karbantartásával kapcsolatos költségeket Felek közösen viselik az általuk közösen meghatározott megosztás szerint. Felek kötelezettséget vállaltak arra, hogy a közös használatú és üzemeltetésű ingatanok kiadásainak megosztása érdekében 2013. január 31-ig ingatlanonkénti bontásban külön megállapodást (a továbbiakban: Üzemeltetési megállapodás) kötnek, és megvizsgálják annak a lehetőségét, hogy a közüzemi költségek mérését szolgáló órák megosztásra, illetve a Használó nevére kerülhetnek-e. II. A MEGÁLLAPODÁS CÉLJA 3. Az Üzemeltetési megállapodás célja a járási hivatalokhoz kerülő államigazgatási feladatok ellátását biztosító, a Használó használatában lévő önkormányzati vagyon rendeltetésszerű használatával összefüggő üzemeltetési költségek megosztása, és megtérítésének szabályozása. III. A MEGÁLLAPODÁS TARTALMA 4. Felek kijelentik, hogy a Megállapodás alapján Sárvár 4/2. hrsz. alatt felvett, természetben 9600 Sárvár, Várkerület 3.sz. alatt található ingatlan a Felek közös használatába került a Megállapodás mellékletét képező alaprajz szerint. Az ingatlan nettó alapterülete 2135,17 3
m 2, melyből a Használó kizárólagos használatába átadott nettó alapterület 600,29 m 2. A Felek által közösen használt területek (4. számú melléklet) nagysága 347,07 m 2. A Felek rögzítik, hogy a 2012. október 26-án kötött megállapodás alapján a járási hivatal részére átengedett ingatlanban (Sárvár 4/2. hrsz, természetben Sárvár, Várkerület 3.), valamint az önkormányzati hivatal elhelyezésére szolgáló ingatlanban (Sárvár 4/1 hrsz, természetben Sárvár, Várkerület 2.) kiépített infrastruktúra (víz, villany, csatorna, távfűtés) nem szétválasztható, ezért jelen üzemeltetési megállapodásban a használt alapterület alatt a Várkerület 2-3. szám alatti teljes épületegyüttest értik. A Sárvár, Várkerület 2-3. szám alatti épületben elhelyezett közszolgálati tisztviselők száma 80 fő, melyből a járási hivatal alkalmazásában álló kormánytisztviselők száma 32 fő. 5. Felek megállapodnak, hogy az Üzemeltetési megállapodás 4. pontja alatti ingatlan üzemeltetését Üzemeltető látja el. 6. Az üzemeltetési költségek Használót terhelő részét Üzemeltető a szolgáltatók felé megelőlegezi, melyet Használó Üzemeltető részére a jelen megállapodásban szabályozott módon köteles megfizetni. 7. A Használó által megtérítendő üzemeltetési és fenntartási költségek köre és megosztása (1. számú melléklet) 7.1. Az ingatlan üzemeltetéséhez kapcsolódó szerződések alapján a Felek által használt alapterület arányában (3. számú melléklet) oszlanak meg az alábbi költségek: - fűtés költsége - épülettakarítás költsége - vagyonbiztosítás díja - élőerős őrzés-védelem költsége - érintésvédelmi felülvizsgálat díja - villámvédelmi felülvizsgálat díja - tűzvédelmi feladatok ellátásának költsége (a tűzvédelmi oktatás és ellenőrzés kivételével) Az üzemeltetési költségek a közös használatú helyiségek esetében a kizárólagos használatú helyiségek arányában oszlanak meg. 7.2. Létszámarányosan (2. számú melléklet) megoszló költségek: - villamos energia költsége - víz- és csatornadíj - hulladékszállítás díja 7.3. A telefon- és internethasználat esetén a külön számlázási lehetőség biztosított. 7.4. Közös használatú telefon, fénymásoló, telefax nincs. 4
7.3. Eseti, egyéb üzemeltetési, szerződésen kívüli javítási költségek 7.3.1. Az épület folyamatos állagmegóvásához, szinten tartásához szükséges eseti, egyéb üzemeltetési, szerződésen kívüli mindkét fél érdekében álló javítási munkák elvégzéséről (pl. dugulás elhárítás, tetőszerkezet javítás, vízvezeték rendszer, csatornahálózat, villanyszerelés, stb.) ide értve az ingatlan rendeltetésszerű használatából eredő kisebb hibák javítását is az Üzemeltető gondoskodik. A felmerülő költségeket a Felek a használt alapterület arányában viselik. 7.3.2. Felek az ingatlan rendeltetésszerű használatából eredő kisebb javítások alatt az alábbiakat határozzák meg: festés, mázolás, burkolatok, nyílászárók karbantartása, villamos és gépészeti berendezések, szerelvények javítása. 7.3.3. Az előző pontban felsoroltakon kívüli, különösen az épület szerkezetét is érintő átalakítások, felújítások, rekonstrukciók elvégzése és költségeinek viselése annak a félnek a kötelezettsége, akinek az átalakítás, a felújítás, a rekonstrukció az érdekében áll, illetve aki azt szükségesnek tartja. Felek megállapodnak, hogy a Használó az épületen felújítási, beruházási munkálatokat csak a Tulajdonos hozzájárulásával végezhet, a Felek kölcsönös megállapodása alapján. A Felek rögzítik, hogy a tárgyi ingatlanokon a Használó által végzett beruházások, felújítások tulajdoni igényt nem keletkeztetnek. 7.3.4. Felek rögzítik, hogy a Használó által kizárólagosan használt helyiségek javítási, karbantartási munkálatait, berendezéseinek cseréjét a Használó végzi, és viseli annak költségeit. 8. A Használó által megfizetendő üzemeltetési és fenntartási költségek továbbszámlázása és teljesítése 8.1. Felek megállapodnak, hogy Üzemeltető a mindenkori hatályos jogszabályok szerint a 2013. január 1. napját követő teljesítési időszakra vonatkozó üzemeltetési költségeket számlázhatja tovább Használó részére az alábbiak szerint: Az Üzemeltető az adott hónapra vonatkozóan a Használó részére végzett üzemeltetési tevékenységekről egy számlát bocsát ki, mely valamennyi elvégzett és általa már kiegyenlített szolgáltatást tartalmazza. Üzemeltető a számlát, illetve az annak alapjául szolgáló dokumentumokat az üzemeltetési számlák beérkezését követő hónap 5. napjáig eljuttatja a Használó részére (számlázási cím: Vas Megyei Kormányhivatal 9700 Szombathely, Berzsenyi Dániel tér 1.). A számla ellenértékét a kézhezvételtől számított 15 napon belül átutalással kell teljesíteni a Sárvári Közös Önkormányzati Hivatal.. számú bankszámlájára. 8.2. A határidőn túli számla kiegyenlítés esetén késedelmi kamatfizetési kötelezettség keletkezik, melynek mértéke a Polgári Törvénykönyv 301. (1) bekezdésében meghatározott kamatmérték. 5
8.3. A számlázás alapjául szolgáló dokumentumok: - Az Üzemeltető által kiegyenlített számlák (pl. szolgáltatói számlák, stb.) másolata - Átalánydíjas szerződések, megállapodások (pl. karbantartási szerződések stb.) másolata 9. A hatályban lévő szerződések lényeges tartalmi elemeinek módosításáról és új szerződések megkötéséről az Üzemeltető 5 munkanapon belül tájékoztatja Használót. IV. MEGÁLLAPODÁS MEGSZŰNÉSE, MEGSZÜNTETÉSE, MÓDOSÍTÁSA 10. Felek megállapodnak, hogy jelen Megállapodás egyoldalú nyilatkozattal nem mondható fel. A Megállapodást Felek kizárólag közös megegyezéssel szüntethetik meg azzal, hogy az üzemeltetési kérdésekről új megállapodásban rendelkeznek. A Megállapodás kizárólag abban az esetben szűnik meg, ha Használónak az ingatlanra vonatkozó ingyenes használati joga megszűnik. 11. A Megállapodás kizárólag írásban, és a szerződés megszüntetéséhez hasonlóan - a Felek közös megegyezésével módosítható. V. EGYÉB RENDELKEZÉSEK 12. Felek kijelentik, hogy jelen megállapodás hatálya alá tartozó esetekben egymással együttműködnek, minden szükséges tájékoztatást egymás részére megadnak. Felek az üzemeltetési kérdésekben az alábbi kapcsolattartókat jelölik ki: Üzemeltető részéről: Használó részéről: Név: dr. Szijártó Valéria jegyző Tel.: 95/323-555 E-mail: jegyzo@sarvar.hu Név: Kiss Dávid Tel.: 94/ 517-128 E-mail: kiss.david@vas.gov.hu 13. A Felek megállapodnak abban, hogy az épületben tartózkodás (munkaidőn túli munkavégzés) rendjét és bejelentésének módját a Házirend határozza meg, melyet Üzemeltető a Használó rendelkezésére bocsát. Az épület működtetésével kapcsolatos szabályzatok (tűzvédelmi, polgári védelmi) betartása kötelező. Üzemeltető a fenti szabályzatokat a Használó rendelkezésére bocsátja. A Tűzvédelmi Szabályzat az egész épületre irányadó. A tűzvédelmi előírások betartása a mindenkor hatályos jogszabályoknak megfelelően ellenőrzésre kerül. Rendkívüli esemény (tűz, betörés) bekövetkezése esetén a 12. pontban megjelölt személyeket kell értesíteni. A rendkívüli eseményről az értesítést a készenléti szolgálatban lévő végzi. Az eseményt jegyzőkönyvben is rögzíteni kell. 6
14. Felek megállapodnak, hogy a Megállapodás mellékleteiben meghatározott költségviselési arányokat és szolgáltatásokat minden év december 15. napjáig aktualizálhatják a másik félhez intézett írásbeli megkeresés alapján. Amennyiben Felek az itt megadott időpontig adatváltozás miatt egymást nem keresik meg, úgy a következő évben is az itt meghatározottak szerint viselik a költségeket. 15. Felek kötelezettséget vállalnak arra, hogy a 14. pontban foglaltaktól függetlenül a létszámváltozásról 5 munkanapon belül írásban tájékoztatják egymást. 16. Felek kijelentik, hogy a közöttük az épület üzemeltetése során felmerült vitás kérdések megoldása érdekében elsődlegesnek az egymás közötti tárgyalást tekintik. A tárgyalások sikertelensége esetén a Felek a jogvita rendezése érdekében a pertárgy értékétől függően a Pp. általános illetékességi szabályai szerinti bírósághoz fordulnak. 17. A megállapodásban nem szabályozott kérdésekben a vonatkozó jogszabályok rendelkezései az irányadóak. 18. Jelen megállapodás az aláírás napján lép hatályba és határozatlan időre szól. Amennyiben Felek az Üzemeltetési megállapodást nem azonos napon írják alá, úgy az a későbbi aláírás napján lép hatályba. 19. Jelen megállapodás 5 számozott oldalból áll és 8 eredeti példányban készült, melyből a Tulajdonost 2 példány, Üzemeltetőt és Használót 3-3 példány illeti meg. 20. Jelen megállapodást a Felek elolvasás után, mint akaratukkal mindenben megegyezőt jóváhagyólag aláírták. Sárvár, 2013. március.. Szombathely, 2013. március. Kondora István polgármester Sárvár Város Önkormányzata Harangozó Bertalan kormánymegbízott Vas Megyei Kormányhivatal Sárvár, 2013. március. dr. Szijártó Valéria jegyző Sárvári Közös Önkormányzati Hivatal Pénzügyi ellenjegyzés: Balkáné Magyar Valéria gazdasági vezető Vass Péter pénzügyi főosztályvezető 7
Költségviselés aránya 1.sz.melléklet Az ingatlan pontos címe: 9600 SÁRVÁR, VÁRKERÜLET 2-3. Költség megnevezése Megosztási mód Költségviselés aránya (%) Önkormányzat Kormányhivatal Villamos energia költsége létszámarányos megosztás 60 40 Víz- és csatornadíj létszámarányos megosztás 60 40 Fűtés területarányos megosztás 66 34 Hulladékszállítás létszámarányos megosztás 60 40 Takarítás területarányos megosztás 66 34 Élőerős őrzés-védelem költsége területarányos megosztás 66 34 Riasztórendszer üzemeltetése nincs Vagyonbiztosítás területarányos megosztás 66 34 Érintésvédelmi felülvizsgálat díja területarányos megosztás 66 34 8
Villámvédelmi felülvizsgálat díja területarányos megosztás 66 34 Tűzvédelmi feladatok ellátásának költsége (a tűz-védelmi oktatás és ellenőrzés kivételével) területarányos megosztás 66 34 Vezetékes telefonhasználat költsége külön számlázási lehetőség Internet szolgáltatási díj külön számlázási lehetőség Eseti karbantartási, üzemeltetési költségek területarányos megosztás vagy külön számlázási lehetőség 66 34 9
Létszámarányos költségmegosztás 2.sz.melléklet Önkormányzat Kormányhivatal Létszám (fő)* 48 32 Összes létszám (fő) 80 Létszámarány (%) 60% 40% *: 1 fő a heti 40 órában az ingatlanban tartózkodó foglalkoztatott 10
Területarányos költségmegosztás 3.sz.melléklet Önkormányzat Közös használatú helyiségek Kormányhivatal Használt alapterület (m²) 1187,81 347,07 600,29 Összes alapterület (m²) 2135,17 Területarány (%) 66% 34% 11
4.sz.melléklet Közös használatú helyiségek Helyiség megnevezése Helyiség száma Tárgyaló 218. WC II. emelti 2 db WC Előtér II. emelet Nagy terem II. emelet Széchenyi Terem II. emelet 12
5.sz.melléklet A Kormányhivatal által használt vezetékes telefonok Külön számlázási lehetőség Kormánytisztviselő neve Hívószáma/Kódja 13
6. számú melléklet Közösen használt multifunkcionális berendezés (nyomtató, fénymásoló) NINCS KÖZÖSEN HASZNÁLT ESZKÖZ Eszköz megnevezése Eszköz típusa Gyártási szám Leltári szám Szerviz kód 2013.01.01. napján induló számlálóállás 14