MOKKA v2.7.9.1231 Használati útmutató NetLock Kft. 2015.
TARTALOM 1. BEVEZETŐ... 5 1.1. A MOKKA program funkciói... 6 1.1.1. A mokka alapvető funkciói... 6 1.1.2. A MOKKA kényelmi funkciói... 7 1.2. Techikai követelmények... 8 1.3. Frissítések listája... 8 1.4. A NetLock Kft.... 9 2. BEÁLLÍTÁSOK... 10 2.1. Beállítások varázsló...10 2.2. Kezdeti beállítások...11 2.2.1. Általános beállítások... 12 2.2.2. Felhasználói beállítások... 13 2.2.3. Hitelesítésszolgáltatások beállításai... 14 2.2.4. Archiválás szolgáltatás beállításai... 16 2.3. Haladó beállítások...17 2.3.1. Aláírás- és visszavonás-ellenőrzés... 17 2.3.2. Formátumok... 18 2.4. A beállítások jóváhagyása...18 2.5. A Beállítások panel...19 3. A PROGRAM HASZNÁLATA... 20 3.1. A felhasználói felület...20 3.1.1. Felületi elemek megjelenítése és elrejtése... 20 3.1.2. Menüsor... 21 3.1.3. Eszköztárak... 21 3.1.4. Dosszié mező... 25 3.1.5. Adatlap mező... 25 3.1.6. A megjelenítendő mező kiválasztása... 27 MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 2
3.1.7. Előnézet panel... 29 3.1.8. Helyi menük... 30 3.1.9. Hitelességellenőrző panel... 36 3.2. ALAPMŰVELETEK: dossziék létrehozása, szerkesztése...37 3.2.1. Új dosszié létrehozása... 37 3.2.2. Sémák... 38 3.2.3. Dosszié mentése... 47 3.2.4. Dosszié megnyitása... 48 3.2.5. Dosszié adatlapjának szerkesztése... 49 3.3. Műveletek a dokumentumokkal, állományokkal...53 3.3.1. Új dokumentum hozzáadása dossziéhoz... 54 3.3.2. Dokumentum törlése dossziéból... 65 3.3.3. Dokumentumok megjelenítése... 66 3.3.4. Dokumentum adatlapjának szerkesztése... 67 3.3.5. Dokumentum mentése másként... 70 3.3.6. Szöveges dokumentum nyomtatása... 71 3.3.6. Drag&drop technika... 72 3.4. Aláírás, időbélyegzés...72 3.4.1. Aláírás (és időbélyegzés)... 72 3.4.2. Időbélyegzés... 77 3.5. Dosszié titkosítása...77 3.6. Műveletek aláírt dossziékkal, dokumentumokkal...79 3.6.1. Aláírás, időbélyeg törlése... 80 3.6.2. Ellenjegyzés... 80 3.6.3. Aláírás kiterjesztése... 81 3.6.4. Hitelesség ellenőrzése... 87 3.6.5. Átvételi elismervény... 89 3.7. Dosszié küldése...90 3.7.1. Dosszié küldése emailben... 90 MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 3
3.7.2. Dosszié küldése Ügyfélkapuba... 91 3.7.3. Dosszié küldése earchiválásra... 92 4. A program frissítése... 94 5. A legfontosabb fogalmak meghatározása... 94 6. Gyakori kérdések... 98 7. Leggyakoribb hibák és megoldásuk... 100 MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 4
1. BEVEZETŐ A MOKKA az egyik legelterjedtebb hitelesítő alkalmazás, mellyel bármilyen adaton, többféle hitelesítési művelet is végezhető, egyszerűen és gyorsan. A MOKKA - a licencfeltételek elfogadását követően - bárki számára szabadon használható hitelesítő alkalmazás, mely egyszerűen telepíthető, azonnal használatba vehető, kötöttségektől és reklámoktól mentes. 1 Bármilyen adat Bármilyen elektronikus állományt képes úgynevezett elektronikus dossziéba helyezni majd hitelesítési műveleteket végrehajtani (szövegszerkesztővel készített dokumentum, táblázat, kép, zene, szoftver, stb.). Sőt, a program lehetőséget nyújt szkenner közvetlen használatára is; a beolvasott képet azonnal hitelesítéssel láthatjuk el. 2 Többféle művelet A szoftver több különböző hitelesítési és hitelesítéshez kapcsolódó művelet elvégzésére képes: minősített és fokozott biztonságú aláírás, időbélyegzés, titkosítás, dosszié feltöltése az online archiváló rendszerbe, aláírás ellenőrzése. 3 Egyszerű, gyors hitelesítés és titkosítás MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 5
Egyetlen kattintással elindítható a hitelesítési vagy titkosítási folyamat, mely a megfelelő tanúsítvány kiválasztását és egy jelszó megadását követően meg is történik. 4 Egyszerű telepítés A telepítő exe fájl rendszergazda joggal való futtatása és a számítógép újraindítása után a szoftver már használható is. 5 Azonnal használható Nincs kipróbálási idő, regisztráció vagy egyéb teendő. A telepítést követően azonnal korlátozás nélkül használható a szoftver. 6 Kötöttségektől és reklámoktól mentes A szoftver egyrészt nem csak a NetLock aláíró tanúsítványával használható, másrészt pedig bármely aláírt dossziét vagy e-aktát képes ellenőrizni. Munkája közben pedig nem kell reklámokkal, hirdetésekkel törődnie. 1.1. A MOKKA program funkciói 1.1.1. A mokka alapvető funkciói 1 Elektronikus aláírás A szoftver XML aláírásokat készít és ellenőriz. Aláíráskor a következő formátumok választhatók: XAdES-EPES egyszerű aláírás; XAdES-T aláírás időbélyeggel; XAdES-C aláírás időbélyeggel és ellenőrzési adatokkal. A dossziét egészében és a benne lévő állományokat egyenként is képes hitelesíteni. Fokozott biztonságú és minősített aláírás létrehozására is alkalmas és nem csak a NetLock által kibocsátott aláíró tanúsítványokkal használható. A funkció használatához hatóság által nyilvántartásba vett hitelesítésszolgáltató által kibocsátott érvényes aláíró tanúsítvány szükséges. 2 Időbélyegzés A szoftver nem csak aláírással együtt, de önálló időbélyegzésre is képes. A dosszié egészében és a benne levő állományok külön-külön is időbélyegezhetők. A funkció használatához időbélyegszolgáltatás megléte szükséges. 3 Titkosítás MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 6
A szoftver képes a dossziéban lévő állományok titkosítására, így lehetővé válik, hogy azok tartalmát kizárólag a címzett láthassa, aki a titkosítást szintén a MOKKA szoftverben tudja feloldani. A funkció használatához a NetLock által kibocsátott érvényes titkosító tanúsítvány szükséges. 4 Archiválás A legalább aláírással rendelkező dossziét a MOKKA szoftverből közvetlenül is fel lehet tölteni a NetLock Online Archiváló rendszerébe. A funkció használatához a NetLock Online Archiváló Szolgáltatásában aktív előfizetés szükséges. 5 Hitelesség ellenőrzése A szoftver képes bármely dosszie, adosszie, es3 vagy et3 kiterjesztésű fájl megnyitására és a hitelességük ellenőrzésére. 6 Konténerkezelés A szoftver különböző fájlokat képes egy elektronikus dossziéba összefűzni, azaz úgynevezett konténerfájlt készíteni belőlük. 1.1.2. A MOKKA kényelmi funkciói 1 Drag&Drop A fogd és vidd funkcióval könnyen és gyorsan kezelheti elektronikus dossziéját. 2 Közvetlen email küldés Az összeállított dossziét közvetlen a MOKKA szoftverből tudjuk egy emailhez csatolni és így küldeni. 3 Közvetlen kapcsolat a cégbíróságokkal Az összeállított és megfelelően hitelesített dosszié közvetlen a MOKKA-ból küldhető a megfelelő cégbíróság felé. 4 Ügyfélkapu integráció A dossziék KR borítékká konvertálása és közvetlen Ügyfélkapuba való feltöltése. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 7
1.2. Techikai követelmények Az alkalmazás használatához az szükséges, hogy számítógépünk megfeleljen az alábbi hardver és szoftver feltételeknek: 1,6 GHz-es Intel vagy AMD processzor (gyorsabb processzor használata jelentősen lerövidítheti az aláírás létrehozásához szükséges időt). Minimum 1 GB RAM memória. Minimum 20 MB szabad merevlemez terület. Széllessávú internetkapcsolat Windows Vista SP1, Windows 7, 8, 8.1 operációs rendszer 1 1.3. Frissítések listája A MOKKA programban történt legutóbbi frissítések listája alább található. Jelmagyarázat: - Hibajavítás + Új szolgáltatás # Működésbeli változás 2.7.9.1231 verzió - 2015. 05. 15. # Biztonsági frissítés, telepítése minden ügyfelünknek javasolt. + Új hitelességellenőrző panel (aláírás és időbélyeg állapot információkat tartalmaz) - Hibajavítások # Új súgó 2.7.9.1222 verzió - 2015. 04. 13. # A szoftver regisztráció nélkül is időbeli korlátozás nélkül használható. 2.7.8.1205 verzió - 2014. 12. 05. # Új verzió ellenőrzése minden indításkor lefut, kikapcsolására nincs mód. 1 A szoftver itt meghatározott operációs rendszerekkel való kompatibilitásán túl, más rendszerrel való kompatibilitás hiányáért a NetLock Kft. felelősséget nem vállal. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 8
2.7.8.1204 verzió - 2014. 12. 01. # Biztonsági frissítés, telepítése minden ügyfelünknek javasolt. - Hibajavítások 2.7.8.1186 verzió - 2014. 08. 01. + "Az illeték megfizetésének igazolása" megnevezés bekerült a Cégtörvényességi sémába - NetLock Archiváló rendszerbe történő feltöltési hiba javítása - A "Fogd & Vidd" (Drag & Drop) technika a 2.7.8.1159-es verzióban nem működött - Aláírás kiterjesztéssel kapcsolatos hibák javítása - Nagy DPI beállításnál tapasztalt ablak és vezérlő méretezési hibák javítása - Nagy méretű dossziéknál jelentkező aláírási hiba javítása # Új NLCAPI verzió 2.7.8.1159 verzió - 2014. 05. 27. + Új E-Cégeljárás 2014-es séma támogatása + Új Cégtörvényességi ügy séma támogatása + Titkosított dossziék megnyitása és létrehozása + earchiválás beépített támogatása # Az E-Cégeljárás 2012-es séma eltávolításra került a sémák közül, mert az új E-Cégeljárás 2014-es séma váltotta fel. A MOKKA továbbra is képes a korábban készült E-Cégeljárás 2012- es sémával készült dossziék megnyitására. # A Beszámoló 2008 séma eltávolításra került a sémák közül, mert már nincs szükség rá. A MOKKA továbbra is képes a korábban készült Beszámoló 2008-as sémával készült dossziék megnyitására. # Frissített súgó # Új NLCAPI verzió 1.4. A NetLock Kft. A Docler cégcsoport tulajdonában álló NetLock az elektronikusan hitelesített üzleti megoldások vezető fejlesztője, szolgáltatója és integrátora Magyarországon. Minősített hitelesítés-, időbélyegzés- és archiválás-szolgáltató, PKI tanácsadó és PKI rendszerintegrátor vállalatként az elektronikus üzleti megoldások technológiai és jogi szakértője, szállítója. KAPCSOLAT: Telefonszám: 06 40 22 55 22 Fax szám: 06 1 700 1101 Ügyfélszolgálat: 1101 Budapest, Expo tér 5-7. Docler Holding irodaház MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 9
Ügyfélfogadási idő: Hétfő-Péntek 09:00-17:00 Levelezési cím: 1439 Budapest, Pf.: 663 Email cím: info@netlock.hu web: www.netlock.hu MOKKA weboldala: netlock.hu/mokka 2. BEÁLLÍTÁSOK Mielőtt használni kezdené a MOKKA szoftvert, kattintson a felső menüsorban a Beállítások menüpontra, majd válassza ki szintén a Beállítások vagy a Beállítások varázsló... opciót. A Beállítások ablak megnyílik. 2.1. Beállítások varázsló Az aláírási és időbélyegzési műveletek elvégzéséhez szükséges minimális beállítások elvégzéséhez használhatja a Beállítások varázslót, melyet a Beállítások menüpont alatt találhat. Amennyiben egyéb műveletek elvégzésére is használni szeretné a MOKKA szoftvert (pl. titkosítás vagy archiválás) használja a Beállításokat. A varázsló ablak egy üdvözlő képernyővel indul. Kattintson a Tovább gombra és következő lépésekben adja meg a kért adatokat. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 10
2.2. Kezdeti beállítások Amennyiben a Beállítások varázsló által kínált beállítások nem elegendőek az Ön által elvégezni kívánt műveletekhez, nyissa meg a Beállítások ablakot. Felhasználói beállítások >>> Hitelesítésszolgáltatások beállításai >>> Archiválás szolgáltatás beállításai >>> MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 11
2.2.1. Általános beállítások Ezen a fülön a mentéssel, szkenneléssel és általában a szoftver működésével kapcsolatos beállításokat módosíthat. 1 Automatikus mentés Amennyiben egy már korábban mentett dosszién dolgozik, a módosításokat a MOKKA képes folyamatosan menteni, hogy a munkafolyamat külső tényező miatti váratlan megszakadása esetén se vesszenek el addigi módosításai. Itt állíthatja be, hogy hány percenként végezzen a MOKKA automatikus mentést. Amennyiben a beállított érték "0", a MOKKA nem végez automatikus mentést. 2 Program loggolásának engedélyezése Az opció kiválasztásával a MOKKA automatikusan regisztrál minden műveletet egy úgynevezett log fájlba, mely a Beállítások menüpont Log megjelenítése... paranccsal nyitható meg. A log fájl menthető. 3 Kiterjesztett e-mail küldés A program kétféle módot támogat a dossziék elküldésére. Amennyiben ún. MAPI kompatibilis levelező kliensprogrammal rendelkezik (a legtöbb levelező kliensprogram ilyen; pl. Microsoft Outlook), hagyja kiválasztva a Kiterjesztett e-mail küldés opciót. Ebben az MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 12
esetben - helyesen működő MAPI protokollt alkalmazó levelező kliens esetén - a MOKKA megcímzi az emailt, automatikusan tárgyat ad hozzá, és csatolja az emailhez a dossziét, így Önnek már csak a Küldés gombra kell kattintania. Amennyiben nem használ MAPI kompatibilis levelező klienst a Kiterjesztett e-mail küldés opciót kapcsolja ki. Ebben az esetben is elindul a levelező program, vagy egyes webes levelező szolgáltatások esetén - amennyiben abba be van jelentkezve - megnyílik az új levél írása ablak, kitöltött címzett és tárgy mezővel, de a dosszié csatolása nélkül. Ebben az esetben a dossziét saját kezűleg kell csatolnia az előkészített emailhez. 4 Szkennelési beállítások Az alapértelmezett szkennerbeállításokon nem javasolt változtatni. Amennyiben úgy tapasztalja, hogy a MOKKA nem tud együttműködni az Ön szkennerével, javasoljuk, keresse meg rendszergazdáját. 2.2.2. Felhasználói beállítások A Beállítások ablakon válassza a Felhasználó fület, és töltse ki értelemszerűen a mezőket. 1 Személyes és cég adatok Ezekben a mezőkben adhatja meg saját adatait, melyek a dossziék aláírásakor úgynevezett metaadatként kerülnek becsatolásra a dossziéba. Amennyiben papír alapú dokumentum joghatás kiváltására alkalmas elektronikus másolatának hitelesítését végzi, a 13/2005. (X.27.) IHM rendelet értelmében a másolatokhoz csatolni kell egyebek mellett pl. a másolatkészítő nevét és a saját belső másolatkészítési szabályzatának elérhetőségét. Ezeket az adatokat itt adhatja meg, melyek később az aláírt dossziéban bármikor megtekinthetők és a dosszié elválaszthatatlan részét fogják képezni. Egyéb esetekben nem kötelező az adatok beírása. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 13
2 Alapértelmezett adatok Itt állíthatja be az alapértelmezett tanúsítványokat: kattintson a Tanúsítvány kiválasztása gombokra és a megnyíló tanúsítvány kiválasztó ablakban válassza ki azt a tanúsítványt, melyet alapértelmezetten kíván használni aláíráshoz és titkosításhoz (amennyiben több tanúsítvány is van a számítógépén, az itt beállítottakat fogja a MOKKA aláíráskor és titkosításkor először felajánlani, de az adott műveletekhez mindig lesz lehetőség egy másik tanúsítvány választására). Amennyiben nem rendelkezik tanúsítvánnyal, de a szoftvert hitelesítési és/vagy titkosítási műveletek végrehajtására szeretné használni, szüksége lesz tanúsítvány(ok) beszerzésére (ebben az esetben érdeklődjön ügyfélszolgálatunkon). Alapértelmezett mappát is itt adhat meg a dossziéihoz: dosszié mentésekor, a számítógép a dosszié mentési helyének az itt megadott könyvtárat fogja felajánlani. Amennyiben üresen hagyja, a szoftver minden mentésnél a legutóbb mentési helyet fogja felajánlani. 2.2.3. Hitelesítésszolgáltatások beállításai A Beállítások ablakon válassza a Hitelesítési URL fület, és adja meg az alábbi adatokat. 1 Időbélyeg szolgáltatás URL-je Másolja be az időbélyeg szolgáltatáshoz Önnek biztosított egyedi azonosítót tartalmazó időbélyeg URL-jét. Az URL-t ügyfélszolgálatunk emailben küldi meg az Ön részére. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 14
Az URL-nek a fenti példához hasonlóan kell kinéznie, az utolsó (ábránkon X-ekkel jelölt) rész helyén kell lennie az egyedi felhasználói azonosítónak, mely által a NetLock rendszere biztosítja Ön számára az időbélyeg szolgáltatást. A beállítások véglegesítéséhez kattintson az OK gombra, ez után készen állunk a szoftver használatára. 2 Kiadók, CRL és OCSP lista, CSP szolgáltatók A következő beállításokat, kérjük, hagyja alapértelmezetten. Amennyiben a mezők bármelyikét üresnek látja, kérjük, telepítse újra a szoftvert vagy vegye fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálatunkkal. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 15
2.2.4. Archiválás szolgáltatás beállításai Amennyiben rendelkezik előfizetéssel a NetLock Online Archiváló szolgáltatásához, kattintson a Beállítások ablakban az earchiválás fülre. Felhasználó nevét és jelszavát itt szükséges megadnia, hogy dossziéit közvetlenül a MOKKA szoftverből is feltölthesse az archiváló rendszerbe. Továbbá itt adhatja meg azt a nevet, melyet az archiváló rendszer a dosszié szerzőjeként rögzít, illetve itt állíthatja be az alapértelmezett megőrzési időt. Ennyi év kerül az archiváló rendszerbe beállításra a MOKKA szoftveren keresztül feltöltött állományok esetén. (A megőrzési idő módosítása a feltöltést követően csak az archiváló rendszer webes felületén lehetséges.) MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 16
2.3. Haladó beállítások A következő beállítások módosítását csak haladó felhasználóknak ajánljuk. Általános beállítások >>> Aláírás- és visszavonás-ellenőrzés >>> Formátumok >>> 2.3.1. Aláírás- és visszavonás-ellenőrzés Ezen a fülön elsősorban a létrehozni kívánt aláírás formátumával, a lenyomatképző hash algoritmussal és az alkalmazott tanúsítvány állapotának ellenőrzésével kapcsolatos beállításokat módosíthat. Továbbá proxy szerver használata esetén annak beállításai is itt adhatók meg. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 17
A fül megnyitásakor a MOKKA szoftver automatikusan ellenőrzi, hogy operációs rendszer használe proxy szervert, melynek eredményét egy információs ablakban jelzi. Az ellenőrzést bármikor megismételheti az Automatikus proxy detektálás gomb megnyomásával. 2.3.2. Formátumok Ezen a fülön a szoftver által támogatott, elfogadott és elutasított fájlformátumokat, illetve a használni kívánt email formátumokat adhatja meg. 2.4. A beállítások jóváhagyása Miután minden szükséges beállítást elvégzett, kattintson a Beállítások ablak alján látható OK gombra. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 18
A módosított beállítások a MOKKA következő indításakor lépnek életbe. 2.5. A Beállítások panel A MOKKA néhány alapvető beállítási opciója megjeleníthető a program bal oldali panelén is. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 19
3. A PROGRAM HASZNÁLATA 3.1. A felhasználói felület A MOKKA szoftver felhasználói felületének megtervezésekor elsőrendű szempont volt, hogy a felület minden fontos információt megjelenítsen, és logikus felépítésével magától értetődővé tegye a szoftver használatát. A program indítása után az itt látható képernyő jelenik meg. 3.1.1. Felületi elemek megjelenítése és elrejtése A Mokka program felületi elemeinek megjelenítésére, illetve elrejtésére a Nézet menüpont szolgál. Lehetőségünk van az Állapotsor (a program ablakának legalsó része) és az Előnézet panel ki, és bekapcsolására. Ugyanitt találhatóak az eszköztárak (Fájl, Dokumentum, Hitelesítés) megjelenítésére és elrejtésére, valamint a színséma kiválasztására használható menüpontok is. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 20
3.1.2. Menüsor A MOKKA szoftver főmenüje közvetlenül az ablak címsora alatt található, ennek segítségével a program valamennyi funkcióját elérhetjük a Windows rendszerekben megszokott módon. A menüpontok aktiválása nem csak egérrel, hanem billentyűzetről is lehetséges. Egy adott menü eléréshez az ALT billentyű mellett a menü nevének kezdőbetűjét kell leütnünk, ezután a fel-le nyilak segítségével navigálhatunk a menüpontok között, majd a kiválasztott elemet az ENTER billentyű segítségével aktiválhatjuk. A legfontosabb menüpontok gyorsbillentyűk segítségével is elérhetők. A használandó billentyűkombináció az egyes menüpontok neve mellett található. Fájl: a MOKKA alapvető objektumával, a dossziéval kapcsolatban alkalmazható parancsok. Nézet: a MOKKA megjelenítésével kapcsolatos opciók. Dokumentum: a MOKKA dokumentumokkal kapcsolatos műveleteihez kapcsolódó parancsok. Hitelesítés: a MOKKA hitelesítési műveleteihez kapcsolódó parancsok. Átvételi elismervény: generálás és ellenőrzés. Beállítások: a MOKKA beállítási opciói. Súgó: információk a programról és segítség a használatához. 3.1.3. Eszköztárak A MOKKA szoftver eszköztára három külön sorba rendezett gombokból áll, melyek a legfontosabb funkciók könnyű, gyors elérését szolgálják. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 21
A program három eszköztárat tartalmaz: Dosszié eszköztár (felső gombsor) >>> Dokumentum eszköztár (középső gombsor) >>> Hitelesítés eszköztár (alsó gombsor) >>> 3.1.3.1. Fájl eszköztár A Dosszié eszköztár a menüsor alatt közvetlen található és a dossziék létrehozását, megnyitását, mentését, archiválását könnyíti meg. 1 Új dosszié... Az aktuális sémával megegyező új dosszié jön létre. 2 Dosszié megnyitása... Egy már elmentett dosszié betöltése. 3 Dosszié mentése... Az aktuális dosszié mentése a számítógép fájlrendszerébe. 4 Dosszié mentése másként... Az aktuális dosszié mentése más néven (és esetleg más kiterjesztéssel) a számítógép fájlrendszerben. 5 Dosszié küldése... Az aktuális dossziét mentés után az alapértelmezett e-mail kliens programmal elküldheti e- mailben csatolt fájlként egy megadott címre. 6 Dosszié earchiválása... Aláírt dossziék közvetlen a NetLock archiváló rendszerébe való feltöltése. 7 Dosszié küldése Ügyfélkapuba... Az aktuális dosszié Ügyfélkapu számára befogadható titkosított formátummá (ún. KR borítékká) való konvertálása. 8 Sémaválasztó... MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 22
A legördülő menüből választható ki, hogy a dossziét milyen előre beállított séma szerint kívánja összeállítani. 3.1.3.2. Dokumentum eszköztár A Dokumentum eszköztár a dokumentumok kezeléséhez szükséges leggyakrabban használt parancsok nyomógombjait tartalmazza. 1 Dokumentum hozzáadása... Elindítja a Dokumentum hozzáadása varázslót. 2 Mentett dosszié tartalmának hozzáadása... Egy már korábban elmentett dosszié összes dokumentumának hozzáadása a jelenlegi dossziéhoz. Fontos, hogy a mentett dosszié azonos sémájú legyen, mint a jelenlegi dosszié. 3 Dokumentum eltávolítása... A kijelölt dokumentum törlése a dossziéból. A gomb csak aláírást nem tartalmazó dossziék esetén aktív. 4 Dokumentum mentése másként A kijelölt dokumentum új néven (esetleg más kiterjesztéssel) való mentése a számítógép fájlrendszerébe. 5 Dokumentum nyomtatása Támogatott formátum esetén kinyomtatja az adott dokumentumot (a számítógépre telepített nyomtató szükséges). 6 Adatlap szerkesztése... Megjeleníti a kijelölt elem Adatlapját, így az szerkeszthetővé válik. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 23
3.1.3.3. Hitelesítés eszköztár A Hitelesítés eszköztár segítségével az aláírások és időbélyegek létrehozásához kapcsolódó funkciók érhetők el. 1 Dosszié aláírása... A teljes dosszié aláírása (és időbélyegzése) egyetlen aláírással (és a bele ágyazott időbélyeggel). 2 Mindent aláír... A dossziéhoz hozzáadott dokumentumok, állományok külön-külön aláírással történő hitelesítése. 3 Aláírás... A kijelölt dokumentum aláírása (és időbélyegzése). 4 Időbélyegzés... A teljes dosszié időbélyegzése egyetlen időbélyeggel. 5 Ellenjegyzés... Egy már hitelesített dokumentum újabb aláírása - jóváhagyási, ellenjegyzési céllal. 6 Aláírás kiterjesztése... A kiválasztott aláírás kiterjesztése magasabb típusra. Pl. XAdES-T-ből XAdES-A-ra. 7 Ellenőrzés A dokumentum aláírásának és időbélyegzőjének érvényességét ellenőrzi. Újbóli meghívására újabb ellenőrzési műveletet nem végez az első ellenőrzés eredményét adja vissza. (Amennyiben az ellenőrzés eredménye felől kétségei vannak, használja az Újraellenőrzés parancsot.) 8 Aláírás/Időbélyeg törlése Törli a kijelölt aláírást és/vagy időbélyeget. 3.1.3.4. Eszköztárak ki- és bekapcsolása A MOKKA szoftver mindhárom eszköztára tetszés szerint elrejthető illetve újra megjeleníthető a szoftver menüsorának Nézet menüpontja alatt található Eszköztárak opciója segítségével. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 24
3.1.4. Dosszié mező A Dosszié mezőben az éppen megnyitott dossziénk tartalmát tekinthetjük meg - faszerkezetben. A listában megjelennek az al-dossziék és dokumentumok, amelyeket a dosszié tartalmaz, és itt láthatjuk a dossziéhoz tartozó aláírásokat, időbélyegeket és ellenjegyzéseket is. 3.1.5. Adatlap mező Az Adatlap mezőben megtekinthetjük annak az objektumnak az adatait, amelyet fent, a Dosszié mezőben kijelöltünk. Az adatok lehetnek Meta adatok dossziéra vagy az ebben lévő adott dokumentumra vonatkozó információkkal (például név, kategória, méret, stb.), lehetnek Hitelesítési adatok az aláírás állapotára vonatkozó információkkal, időbélyeg esetén pedig Időbélyeg adatok az adott időbélyegzőre vonatkozó információkkal. Attól függően, hogy a dosszié mezőben melyik elem kerül kiválasztásara, az Adatlap más-más adatokat mutat. A dossziék és dokumentumok hitelesítési adatai csak aláírás után jeleníthetők meg. Részletes leírás az Aláírás című szakaszban található. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 25
Az objektumok meta adatainak szerkesztésével kapcsolatban a Dosszié adatlapjának szerkesztése, és a Dokumentum adatlapjának szerkesztése szakaszban található további információ. 1 A dosszié adatlapja A dosszié kijelölése esetén a dosszié egészére vonatkozó adatok láthatók az Adatlapon: 2 Dokumentum adatlapja A dossziéhoz hozzáadott bármely dokumentum esetén az Adatlap annak a dokumentumnak a meta adatait mutatja: 3 Aláírás adatok A dosszié mezőben az aláírásra kattintva jeleníti meg az Adatlap az aláírás és amennyiben van rajta, az időbélyeg adatait MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 26
4 Időbélyeg adatok Aláírás nélkül, önállóan elhelyezett időbélyegző esetén az időbélyegzőre vonatkozó saját adatlap is megjeleníthető. 3.1.6. A megjelenítendő mező kiválasztása A MOKKA program bal oldali panelén alapértelmezetten az aktuális dosszié és annak adatlapja jelenik meg, de tetszés szerint megjeleníthetők itt a Gyakori beállítások és azok a dossziésémák melyek alapján adott ügyintézéshez állítható össze MOKKA dosszié. (A kép az Alapértelmezett dossziéséma esetén mutatja, hogy az Dosszié & Adatlap mezőben milyen információk találhatók, más séma esetén a fentitől lehet eltérés.) A panelt az ablak alsó részén található gombok segítségével választhatjuk ki. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 27
1 Gyakori beállítások 2 Sémák Abban az esetben, ha ezek a panelek nem lennének láthatók, a következőképp tudjuk megjeleníteni: MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 28
3.1.7. Előnézet panel Ebben a mezőben a dosszié kijelölt dokumentumának előnézeti képe jelenik meg. Amennyiben a program nem képes az adott dokumentumtípus közvetlen megjelenítésére, kettős kattintás után a dokumentumot a hozzá társított program nyitja meg. Amennyiben az Előnézet panelt szeretné kikapcsolni, azt annak jobb felső sarkában található "X"- szel teheti meg. Amennyiben az előnézeti panelt nem látja, vagy kikapcsolta, azt be- vagy visszakapcsolni a felső menüsor Nézet menüpontja alatt található Előnézet panel opciójának kipipálásával tudja: MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 29
3.1.8. Helyi menük A bal oldali panel Dosszié ablakában látható a dosszié és tartalma faszerkezetben - aláírt dosszié esetén ideértve az aláírás(oka)t is. A fa szerkezet egyes elemeire kattintva nyílik meg a dossziéhoz, a dokumentumokhoz vagy az aláírásokhoz tartozó saját ún. helyi menü. Dosszié helyi menüje >>> Dokumentum helyi menüje >>> Aláírás helyi menüje >>> Időbélyegző helyi menüje >>> Ellenjegyzés helyi menüje >>> 3.1.8.1. Dosszié helyi menüje A bal oldali panel Dosszié ablakának faszerkezetében a Dosszié sorra jobb gombbal kattintva a következő helyi menü jelenik meg. 1 Adatlap szerkesztése... Megjeleníti a kijelölt elem Adatlapját, így az szerkeszthetővé válik. 2 Aláírás... A teljes dosszié aláírása (és időbélyegzése) egyetlen aláírással (és a bele ágyazott időbélyeggel). 3 Időbélyegzés... A teljes dosszié időbélyegzése egyetlen időbélyeggel. 4 Ellenjegyzés MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 30
Egy már hitelesített dosszié újabb aláírása - jóváhagyási, ellenjegyzési céllal. 5 Ellenőrzés A dosszié összes aláírásának és időbélyegzőjének érvényességét ellenőrzi. Újbóli meghívására újabb ellenőrzési műveletet nem végez az első ellenőrzés eredményét adja vissza. 6 Újraellenőrzés Amennyiben az ellenőrzés eredménye felől kétségei vannak és a teljes ellenőrzési folyamatot szeretné a szoftverrel elvégeztetni, használja az újraellenőrzés opciót. Erőforrásigényes művelet, csak valóban indokolt esetben javasolt. 3.1.8.2. Dokumentum helyi menüje A bal oldali panel Dosszié ablakának faszerkezetében a Dosszié alatt bármely dokumentumra ( ) jobb gombbal kattintva megjelenik a dokumentumokhoz tartozó helyi menü. A dossziéhoz hozzáadott dokumentumok helyi menüje különböző opciókkal jelenhet meg attól függően, hogy a dosszié vagy valamely dokumentuma hitelesítve lett-e már. Amennyiben a dosszié aláírása (és időbélyegzése) már megtörtént, külön aláírás már nem helyezhető el az egyes dokumentumokon, illetve az egyes dokumentumok nem távolíthatók el a dossziéból. Amennyiben pedig a kiválasztott dokumentum korábban már aláírásra került, a helyi menüben megjelenik az ellenjegyzés lehetősége is. 1 Adatlap szerkesztése... Megjeleníti a kijelölt elem Adatlapját, így az szerkeszthetővé válik. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 31
2 Ellenőrzés A dokumentum aláírásának és időbélyegzőjének érvényességét ellenőrzi. Újbóli meghívására újabb ellenőrzési műveletet nem végez az első ellenőrzés eredményét adja vissza. 3 Újraellenőrzés Amennyiben az ellenőrzés eredménye felől kétségei vannak és a teljes ellenőrzési folyamatot szeretné a szoftverrel elvégeztetni, használja az újraellenőrzés opciót. Erőforrásigényes művelet, csak valóban indokolt esetben javasolt. 4 Dokumentum nyomtatása Támogatott formátum esetén kinyomtatja az adott dokumentumot (a számítógépre telepített nyomtató szükséges). 5 Dokumentum mentése másként A kijelölt dokumentum új néven (esetleg más kiterjesztéssel) való mentése a számítógép fájlrendszerébe. 6 Dokumentum megjelenítése A kijelölt dokumentum megnyitása a Windows által hozzá társított programmal. 7 Aláírás... A kijelölt dokumentum aláírása (és időbélyegzése). MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 32
8 Időbélyegzés... A teljes dosszié időbélyegzése egyetlen időbélyeggel. 9 Dokumentum eltávolítása A kijelölt dokumentum törlése a dossziéból, amennyiben a dosszié még nem volt aláírva. 10 Ellenjegyzés Egy már hitelesített dokumentum újabb aláírása - jóváhagyási, ellenjegyzési céllal. 3.1.8.3. Aláírás helyi menüje A bal oldali panel Dosszié ablakának faszerkezetében a Dosszié alatt bármely aláírásra ( gombbal kattintva megjelenik az aláírásokhoz tartozó helyi menü. ) jobb Az aláírások helyi menüje különböző opciókkal jelenhet meg attól függően, hogy a hitelesített dosszién vagy dokumentumon található-e ellenjegyzés. Ellenjegyzett dosszié vagy dokumentum aláírása és/vagy időbélyegzője nem távolítható el. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 33
1 Aláírás kiterjesztése A kiválasztott aláírás kiterjesztése magasabb típusra. 2 Aláírás formátum csökkentése Az aláírás kiterjesztésének ellenkező irányú művelete. 3 Aláíró tanúsítvány megjelenítése A kiválasztott aláíráshoz tartozó tanúsítvány megnyitása az aláíró adatainak megtekintéséhez. 4 Aláírás/Időbélyeg törlés A kijelölt aláírás (és adott esetben a bele ágyazott időbélyeg) végleges eltávolítása. 5 Ellenőrzés Az kiválasztott aláírás (és adott esetben a bele ágyazott időbélyegző) érvényességét ellenőrzi. Újbóli meghívására újabb ellenőrzési műveletet nem végez az első ellenőrzés eredményét adja vissza. 6 Újraellenőrzés Amennyiben az ellenőrzés eredménye felől kétségei vannak és a teljes ellenőrzési folyamatot szeretné a szoftverrel elvégeztetni, használja az újraellenőrzés opciót. Erőforrásigényes művelet, csak valóban indokolt esetben javasolt. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 34
3.1.8.4. Időbélyegző helyi menüje A bal oldali panel Dosszié ablakának faszerkezetében a Dosszié alatt bármely időbélyegre ( ) jobb gombbal kattintva megjelenik az időbélyegzőhöz tartozó helyi menü. 1 Aláíró tanúsítvány megjelenítése A kiválasztott időbélyegzőn lévő szolgáltatói aláíráshoz tartozó tanúsítvány megnyitása az aláíró adatainak megtekintéséhez. 2 Aláírás/Időbélyeg törlés A kijelölt időbélyegző végleges eltávolítása. 3 Ellenőrzés Az kiválasztott időbélyeg érvényességét ellenőrzi. Újbóli meghívására újabb ellenőrzési műveletet nem végez az első ellenőrzés eredményét adja vissza. 4 Újraellenőrzés Amennyiben az ellenőrzés eredménye felől kétségei vannak és a teljes ellenőrzési folyamatot szeretné a szoftverrel elvégeztetni, használja az újraellenőrzés opciót. Erőforrásigényes művelet, csak valóban indokolt esetben javasolt. 3.1.8.5. Ellenjegyzés helyi menüje A bal oldali panel Dosszié ablakának faszerkezetében a Dosszié alatt bármely ellenjegyzésre ( ) jobb gombbal kattintva megjelenik az ellenjegyzéshez tartozó helyi menü. Az opciók egy kivétellel megegyeznek az Aláírás helyi menüjének opcióival. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 35
Ellenjegyzett aláírások Az opcióval egy információs ablak nyitható meg, mely megmutatja, hogy az ellenjegyzés, mely aláírásokra vonatkozik. 3.1.9. Hitelességellenőrző panel Az eszköztárak alatt a MOKKA szoftverben egy dinamikus panel található, mely a dosszié aláírásaira és időbélyegzőire vonatkozóan mutatja azok érvényességi állapotát. Hitelesített dosszié megnyitásakor ellenőrizetlen állapotot mutat: Ellenőrzés után pedig az eredmény függvényében érvényes vagy érvénytelen állapotot: A panel csak hitelesített dosszié megnyitásakor jelenik meg. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 36
3.2. ALAPMŰVELETEK: dossziék létrehozása, szerkesztése A MOKKA szoftver alapvető objektuma a dosszié, mely különféleképpen állítható össze a dosszié céljától függően. A különböző céloknak megfelelő dossziék összeállításához úgynevezett sémák állnak rendelkezésre. A dossziék összeállításához, szerkesztéséhez és kezeléséhez az alábbi alapműveletek tartoznak. Új dosszié létrehozása >>> Séma kiválasztása >>> Dosszié megnyitása >>> Dosszié mentése >>> Dosszié adatlapjának szerkesztése >>> Dosszié küldése >>> Az Alapműveletek közös tulajdonsága, hogy hitelesítés nélküli dosszién is végezhetők. A kizárólag hitelesítés után végezhető műveletek lásd: Műveletek aláírt dossziékkal, dokumentumokkal. 3.2.1. Új dosszié létrehozása A dossziék dosszie kiterjesztésű fájlokban menthetők, ez a fájl tartalmazza majd a dossziéhoz hozzáadott valamennyi dokumentumot, az elektronikus aláírás(oka)t, és az időbélyegző(ke)t is. A szoftver indításakor a MOKKA új üres dossziéval nyílik meg. Amennyiben a MOKKA meg van nyitva, eddigi munkáját elmentette és most új dossziét szeretne nyitni, használja az Új dosszié... parancsot. 1 Fájl / Új dosszié A MOKKA szoftver felső menüsorának első menüpontja alatt az első opció kattintásával nyithatunk új dossziét. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 37
2 Dosszié eszköztár / Új dosszié A MOKKA szoftver felső eszköztárának első gombjának megnyomásával is nyitható új dosszié. 3 Ctrl+N A Ctrl és N billentyűk kombinációjával szintén nyithatunk új dossziét. Az Új dosszié... parancsot követően a következő ablak jelenik meg. Lásd. Sémák. 3.2.2. Sémák A MOKKA szoftver a dossziék összeállítását különböző előre definiált sémákkal segíti. A kiválasztott séma alapján a konkrét ügynek, célnak megfelelő dosszié összeállítása válik lehetővé, a MOKKA kizárólag a kiválasztott sémának megfelelő metaadatok megadását és dokumentumok csatolását engedi. (Egyes sémák bizonyos korlátozásokat tartalmazhatnak a szkenneléskor beállítható felbontás és színmélység értékekre.) Új dosszié létrehozásához ki kell választani, hogy azt milyen séma szerint szeretnénk összeállítani; ez két módon tehető meg. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 38
1 Séma kiválasztása az Új dosszié... parancsot követően Függetlenül attól, hogy milyen módon kezdeményezzük az új dosszié létrehozását, a következő lépéshez az alábbi ablak jelenik meg. Válassza ki az Önnek megfelelő sémát és kattintson az Rendben gombra. 2 Séma kiválasztása Új dosszié... parancs nélkül Új dosszié megnyitására úgy is van lehetősége, hogy rögtön kiválasztja a megfelelő sémát a Fájl eszköztár jobb szélén található sémaválasztó legördülő menüjének megfelelő opciójára kattintva. A séma kiválasztását követően meg kell erősítenie, hogy a választott séma szerinti új dossziét kíván létrehozni. Amennyiben megfelelő sémát választott, kattintson az Igen gombra. Figyelem! Már összeállított dosszié sémája utólag nem változtatható. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 39
A MOKKA az alábbi sémákat képes kezelni: Alapértelmezett >>> Céginformáció kérés >>> Cégtörvényességi ügy >>> E-Cégeljárás >>> Általános XML dosszié séma >>> 3.2.2.1. Alapértelmezett séma Az alapértelmezett séma nem tartalmaz korlátozást a megadható meta adatokra és a dossziéhoz hozzáadható dokumentumok köre sincs meghatározva. A meta adatok a séma kiválasztása után megnyíló Adatlap szerkesztő ablakban adhatók meg. Az itt megadott, illetve kiválasztott adatok a dosszié meta adatai közé kerülnek, megkönnyítve annak későbbi azonosítását, keresését. Amennyiben a 13/2005. (X.27.) IHM rendelet (ún. Konverziós rendelet) szerinti, papír alapú dokumentumról készített joghatás kiváltására alkalmas elektronikus másolat hitelesítését végzi, az Adatlap Másolat meta adatai fülén jelölje be, hogy meg kívánja adni a másolat adatait, majd értelemszerűen töltse ki a fülön megjelenő mezőket. A mezők egy része a beállításoknál megadott értékekkel kitöltve jelenik meg. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 40
Dosszié & Adatlap modul Üres, aláíratlan alapértelmezett dosszié esetén a modul az alábbi információkat mutatja: MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 41
3.2.2.2. Céginformáció kérés séma A céginformáció kérés sémán alapuló dosszié létrehozásakor az alábbi párbeszédpanel jelenik meg a képernyőn. Az itt megadott, illetve kiválasztott adatok a dosszié meta adatai közé kerülnek, megkönnyítve a dosszié későbbi azonosítását, keresését. A séma meghatározza a dossziéhoz hozzáadható dokumentumok típusát is. Az Céginformáció kérés séma alapján létrehozott dossziéhoz a következő dokumentumtípusokat adhatjuk hozzá: *.rtf (Rich Test Format - szöveges dokumentum) *.pdf (Portable Document Format - szöveges dokumentum) *.htm, *.html (HyperText Markup Language - struktúrált adat) *.tif, *.tiff (Tag Image File Format - szabványos képformátum) *.jpg, *.jpeg (Joint Photographic Experts Group - szabványos képformátum) *.es3, *et3 (elektronikus akta - szabványos konténerformátum) *.dosszie, *nsack (elektronikus dosszié - szabványos konténerformátum) Szkennelési korlátozások A séma következő szkennelési megszorításokkal rendelkezik: DPI: 200 Színmélység: fekete-fehér Fájlformátumok: *.tif, *.jpg, *.pdf Dosszié & Adatlap modul Üres, aláíratlan céginformáció kérés dosszié esetén a modul az alábbi információkat mutatja: MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 42
3.2.2.3. Cégtörvényességi ügy séma A cégtörvényességi ügy sémán alapuló dosszié létrehozásakor az alábbi párbeszédpanel jelenik meg a képernyőn. Az itt megadott, illetve kiválasztott adatok a dosszié meta adatai közé kerülnek, megkönnyítve a dosszié későbbi azonosítását, keresését. A séma meghatározza a dossziéhoz hozzáadható dokumentumok típusát is. Az elektronikus beszámoló séma alapján létrehozott dossziéhoz a következő dokumentumtípusokat adhatjuk hozzá: *.txt (Text - egyszerű szövegformátum) *.pdf (Portable Document Format - szöveges dokumentum) *.htm, *.html (HyperText Markup Language - struktúrált adat) *.tif, *.tiff (Tag Image File Format - szabványos képformátum) *.jpg, *.jpeg (Joint Photographic Experts Group - szabványos képformátum) *.es3, *et3 (elektronikus akta - szabványos konténerformátum) *.xcg, *.cxm MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 43
Szkennelési korlátozások A séma következő szkennelési megszorításokkal rendelkezik: DPI: 240-300 között Színmélység: fekete-fehér Fájlformátumok: *.tif, *.jpg, *.pdf Dosszié & Adatlap modul Üres, aláíratlan cégtörvényességi ügy dosszié esetén a modul az alábbi információkat mutatja: MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 44
3.2.2.4. E-Cégeljárás séma Az elektronikus cégeljárás sémán alapuló dosszié létrehozásakor az alábbi párbeszédpanel jelenik meg a képernyőn. Az itt megadott, illetve kiválasztott adatok a dosszié meta adatai közé kerülnek, megkönnyítve a dosszié későbbi azonosítását, keresését. A séma meghatározza a dossziéhoz hozzáadható dokumentumok típusát is. Az elektronikus cégeljárás séma alapján létrehozott dossziéhoz a következő dokumentumtípusokat adhatjuk hozzá: *.txt (Text - egyszerű szövegformátum) *.pdf (Portable Document Format - szöveges dokumentum) *.htm, *.html (HyperText Markup Language - struktúrált adat) *.tif, *.tiff (Tag Image File Format - szabványos képformátum) *.jpg, *.jpeg (Joint Photographic Experts Group - szabványos képformátum) *.es3, *et3 (elektronikus akta - szabványos konténerformátum) *.xcg, *.cxm Szkennelési korlátozások A séma következő szkennelési megszorításokkal rendelkezik: DPI: 240-300 között Színmélység: fekete-fehér Fájlformátumok: *.tif, *.jpg, *.pdf MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 45
Dosszié & Adatlap modul Üres, aláíratlan elektronikus cégeljárás dosszié esetén a modul az alábbi információkat mutatja: 3.2.2.5. Általános XML dosszié séma Ez a séma MELASZ-Ready aláírási formátumot létrehozni képes alkalmazással létrehozott XML dosszié. Ezt a sémát MOKKA-ban csak megnyitni, illetve ellenőrizni lehet, létrehozni nem. Bizonyos funkciók ebben a sémában nem érhetők el, mint pl. aláírás, időbélyegzés. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 46
3.2.3. Dosszié mentése Amennyiben a MOKKA-ban végzett munkáját szeretné elmenteni, azt a Mentés illetve a Mentés másként... paranccsal, valamint a Ctrl-S billentyűkombinációkkal teheti meg. A Mentés és Mentés másként parancs... a MOKKA menüsorának Fájl opciója alatt illetve a Fájl eszköztár gombjai között található. 1 Dosszié mentése aktuális néven, helyen és kiterjesztéssel Amennyiben egy már korábban elmentett dosszién dolgozott, a változásokat pedig szeretné elmenteni, a dosszié korábbi állapotára pedig nincs szüksége válassza a Dosszié mentése parancsot vagy a Ctrl-S billentyűkombinációt. Ekkor a dosszié neve, helye és fájlkiterjesztése az eredetivel megegyező lesz. 2 Dosszié mentése új néven, helyen és/vagy kiterjesztéssel Amennyiben egy új dossziét először ment, a mentést bármelyik módon kezdeményezheti (Dosszié mentése, Dosszié mentése másként..., Ctrl-S). Ekkor meg kell adnia a mentés helyét a számítógép fájlszerkezetében és nevet kell adnia a fájlnak (lehetősége van továbbá a fájl kiterjesztését is megválasztani, ugyanakkor javasoljuk, hogy az alapértelmezett beállításnak megfelelő kiterjesztést használjon). MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 47
Amennyiben pedig egy korábban már mentett dosszié módosításait új fájlban szeretné elmenteni, válassza a Dosszié mentése másként... parancsot és szintén adja meg a mentés - új - helyét és adjon - új - nevet a fájlnak. 3.2.4. Dosszié megnyitása Amennyiben egy korábban mentett munkáját szeretné folytatni, vagy elektronikus dossziét (aktát) kapott és szeretné azt megnyitni, ellenőrizni, ezt két módon teheti meg. 1 Dosszié megnyitása fájlból A mentett dossziét dupla kattintással is megnyithatjuk. A *.dosszie, *.nsack, *.es3, *.et3 kiterjesztésű fájlok a számítógép megfelelő beállításai és a MOKKA megfelelő telepítése esetén automatikusan a MOKKA szoftverrel nyílnak meg. Amennyiben az operációs rendszer azt jelzi, hogy az adott fájlhoz társítani kell a megfelelő programot, a felajánlott alkalmazások között keresse meg a MOKKA szoftvert és társítsa az adott fájlhoz (jobb klikk a fájlon, majd Társítás opció). Amennyiben a rendszer által felkínált lehetőségek között a MOKKA nem található, kattintson az Alapértelmezett program választása... opcióra, és tallózza ki a MokkaProject.exe fájlt a telepítési könyvtárból vagy kérjen segítséget rendszergazdájától. Megfelelő társítás esetén a fenti kiterjesztésű fájlok ikonja az alábbiak közül az egyik lesz. 2 Dosszié megnyitása a programban Amennyiben a MOKKA már fut, a mentett dossziék a Dosszié megnyitása... paranccsal - mely a Fájl menüpont alatt és a Fájl eszköztár gombjai között is megtalálható - illetve a Ctrl+O billentyűkombinációval is megnyithatók. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 48
3 Legutóbbi dossziék megnyitása A legutóbbi munkák folytatásához a Fájl menüpont Legutóbb megnyitott dossziék pontjában található listát érdemes használni. Itt a 10 legutóbb használt, azaz megnyitott dossziét listázza a MOKKA. Amennyiben a listából kiválasztott dosszié már nincs a mentéskori helyén (például törölték, vagy áthelyezték), a megnyitás sikertelen lesz. 3.2.5. Dosszié adatlapjának szerkesztése Az aktuális Dossziéhoz tartozó adatlap a Dosszié panelen az aktuális dossziét kijelölve az Adatlap szerkesztése... paranccsal nyitható meg és szerkeszthető. A parancs indítható a Dokumentum menüpontból, a Dokumentum eszköztárból, a dossziéhoz tartozó helyi menüből, és az Adatlap mezőben található gomb segítségével is. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 49
Hitelesítés nélküli dosszié adatlapja Az Adatlap ablaknak hitelesítés nélküli dosszié esetén két füle van: Meta adatok és Másolat meta adatai. A Meta adatok fülön adhatja meg, vagy módosíthatja a dosszié adatait. A dosszié adatainak egy részét a MOKKA automatikusan képes meghatározni (pl. Betöltési hely, Forrás mérete, Formátum, stb.) - ezeken nem lehetséges módosítani. A Cím mezőben tetszőleges elnevezést adhat a dossziénak - a MOKKÁ-ban megnyitva a bal oldali panel Dosszié mezőjében ezen a néven fog szerepelni, de a fájl neve a számítógépen változatlan marad. A Megjegyzés mezőbe pedig további információkat fűzhet az adott dokumentumhoz. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 50
Amennyiben a 13/2005. (X.27.) IHM rendelet (ún. Konverziós rendelet) szerinti, papír alapú dokumentumról készített joghatás kiváltására alkalmas elektronikus másolat hitelesítését végzi, az Adatlap Másolat meta adatai fülén jelölje be, hogy meg kívánja adni a másolat adatait, majd értelemszerűen töltse ki a fülön megjelenő mezőket. A mezők egy része a beállításoknál megadott értékekkel kitöltve jelenik meg. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 51
A hitelesítés nélküli dosszié adatlapján Meta adatok fülön megtekinthetjük és módosíthatjuk a dossziéhoz tartozó alapadatokat (cím, kategória). A dosszié aláírása, ill. időbélyegzése után az adatlap módosítására már nincs lehetőség, illetve egyes dossziésémák korlátozhatják a megadható és módosítható adatokat. Hitelesített dosszié adatlapja Aláírás és időbélyeg elhelyezését követően a dosszié adatai nem módosíthatók, de megtekinthetők. Amennyiben van a dosszién aláírás és időbélyeg, az Adatlap ablakban megjelenik egy Időbélyegzők és egy Aláírások fül is. Ezeken a dosszié hitelesítési állapotával kapcsolatos adatok jelennek meg, valamint ellenőrizhetjük az aláírás típusát, illetve a dossziéhoz tartozó időbélyegeket is. Az Időbélyegzők lap időrendi sorrendben tartalmazza a dossziéhoz tartozó időbélyegzőket (Nem az aláírásba ágyazott, hanem a dosszién külön elhelyezett időbélyegeket). Az egyes elemeket kijelölve, a Tanúsítvány megjelenítése gombra kattintva megtekinthető az időbélyegzőhöz tartozó tanúsítvány is. Az Aláírások lap létrehozási sorrendben tartalmazza a dossziéhoz tartozó aláírásokat, ellenjegyzéseket. Az egyes elemeket kijelölve, a Tanúsítvány megjelenítése gombra kattintva megtekinthető az aláíráshoz tartozó tanúsítvány. Amennyiben a kijelölt aláírás beágyazott MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 52
időbélyeggel lett létrehozva, az aláírás lista alatt megjelenik az Időbélyegek csoport is, melyben az adott aláírás összes időbélyegzője szerepel időrendi sorrendben. 3.3. Műveletek a dokumentumokkal, állományokkal A MOKKA program legfontosabb funkciója különböző dokumentumok dossziéba foglalása, majd a dosszié és/vagy a benne lévő dokumentumok elektronikus hitelesítése, és/vagy titkosítása. Dokumentumnak tekinthető minden olyan állomány, amely számítógépünk fájlrendszerében vagy egy külső meghajtón helyezkedik el. Dokumentumként kezelhetők továbbá a szkenner segítségével beolvasott képállományok is. Amennyiben egy dokumentumot hitelesíteni vagy titkosítani szeretne, hozzá kell adnia azt egy dossziéhoz. A dossziék tetszőleges számú különféle típusú dokumentumot tartalmazhatnak (szöveges fájlt, táblázatot, képet, stb.). Lehetőség van a dossziék egymásba ágyazására is, azaz lehetőség van már korábban összeállított és elmentett dossziék másik dossziéba helyezésére, mely lehetővé teszi a dokumentumok csoportosítását is. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 53
3.3.1. Új dokumentum hozzáadása dossziéhoz Elektronikus dossziék összeállításához a dossziéban elhelyezni kívánt dokumentumokat, fájlokat hozzá kell adni az adott dossziéhoz. Ez több módon is megtehető: Tallózás a számítógép fájlrendszerében >>> Papír alapú dokumentum szkennelése >>> Fájlok egyszerű "behúzása" (drag&drop) >>> Szöveg "behúzása" más alkalmazásból (drag&drop) >>> Mentett dosszié tartalmának hozzáadása >>> A dokumentumoknak, a dossziéhoz való hozzáadásuk előtt adhatunk egyedi címet és írhatunk hozzá megjegyzést is. Dokumentumok hozzáadását az Dokumentum hozzáadása... paranccsal kezdeményezhetjük, mely elindítja az Új dokumentum hozzáadása varázslót. A varázsló egyaránt képes a fájlrendszerben már létező állományok és szkennerről érkező képek kezelésére. A varázsló a Dokumentum menüpont alatt és a Dokumentum eszköztár gombjai között megtalálható Dokumentum hozzáadása paranccsal indítható. 3.3.1.1. Tallózás a számítógép fáljrendszerében AZ Új dokumentum hozzáadása varázsló a Dokumentum menüpont alatt és a Dokumentum eszköztár gombjai között megtalálható Dokumentum hozzáadása paranccsal valamint a Ctrl+A billentyűkombinációval indítható. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 54
1 Csatolási mód kiválasztása Első lépésben válassza a Meglévő dokumentum csatolása a dossziéhoz opciót, majd kattintson a Tovább gombra. 2 Dokumentumok kiválasztása A következő lépésben kattintson a Dokumentum(ok) hozzáadása... gombra. Megnyílik egy Windows Intéző ablak, melynek segítségével a számítógép fájlrendszerében kitallózhatja a dossziéhoz csatolni kívánt dokumentumokat. Jelölje ki a csatolandó fájlokat (a "Ctrl" billentyű nyomvatartásával egyszerre több elemet is kijelölhet), majd kattintson a megnyitás gombra. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 55
A kijelölt fájlok bekerülnek a varázsló a Dokumentum kiválasztás lépésének listájába. Amennyiben egy dokumentumot tévesen adott a listához, jelölje ki a listában, majd kattintson a Kiválasztottak törlése gombra, vagy nyomja meg a számítógép billentyűzetének "Delete" gombját. Amennyiben további dokumentummal szeretné a listát kiegészíteni, kattintson ismét a Dokumentum(ok) hozzáadása... gombra. 3 Dokumentumok adatai A következő ablakban adhatja meg, illetve ellenőrizheti az előző listában szereplő dokumentum(ok) adatait, melyek a dokumentum adatlapján lesznek elérhetők, illetve szerkeszthetők. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 56
A dokumentum adatainak egy részét a MOKKA automatikusan képes meghatározni (pl. Betöltési hely, Forrás mérete, Formátum, stb.) - ezeken nem lehetséges módosítani. A Cím mezőben tetszőleges elnevezést adhat a dokumentumnak - a dossziéban ezen a néven fog szerepelni, de az eredeti fájl neve a számítógépen változatlan marad. A Megjegyzés mezőbe pedig további információkat fűzhet az adott dokumentumhoz. Amennyiben az előző lépésben több fájlt is egyszerre kijelölt, úgy Dokumentumok adatai lépésben mindegyiknek külön-külön megadhatja az adatait. A szerkesztendő dokumentum a felül található legördülő listából választható ki. Egyes dossziésémák korlátozhatják az adatok szerkesztését, pl. csak tetszőleges címek közül lehet választani (lásd. Dokumentum címének megadása), vagy nem lehet megjegyzést fűzni a dokumentumhoz. Amennyiben minden hozzáadott dokumentum adatait megadta, kattintson a Tovább majd a Befejezés gombra. A varázslóban bármikor visszaléphet egy korábbi lépésre, a Vissza gomb használatával. A Varázsló bezáródása után a MOKKA bal oldali panelének Dosszié ablakában a második lépésben kiválasztott dokumentumok kell látnia a Dosszié alá rendeződve ún. faszerkezetben. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 57
Fájlok egyszerű "behúzása" (drag&drop) A számítógép fájlrendszeréből vagy egy külső adathordozóról egyszerű behúzással (az ún. drag&drop módszerrel) is hozzáadható dokumentum a dossziéhoz. Elegendő egyszerűen az egérrel "megfogni" az adott fájlt és "behúzni" a MOKKÁ-ba, majd "elengedni". Dokumentumok adatai A dokumentum(ok) behúzását követően adhatja meg, illetve ellenőrizheti a behúzott dokumentum(ok) adatait, melyek a dokumentum adatlapján lesznek elérhetők, illetve szerkeszthetők. Lásd: Tallózás a számítógép fájlrendszerében: 3. Dokumentumok adatai részt. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 58
3.3.1.2. Papír alapú dokumentum szkennelése Az Új dokumentum hozzáadása varázsló a Dokumentum menüpont alatt és a Dokumentum eszköztár gombjai között megtalálható Dokumentum hozzáadása paranccsal valamint a Ctrl+A billentyűkombinációval indítható. 1 Csatolási mód kiválasztása Első lépésben válassza a Új dokumentum szkennelése és csatolása a dossziéhoz opciót, majd kattintson a Tovább gombra. 2 Szkenner kiválasztása és szkennelés A következő lépésben kattintson a Forrás választás... gombra. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 59
Megnyílik a szkenner választó ablak. Jelölje ki a használni kívánt szkennert és kattintson a Kijelölés gombra. Az eszköz kiválasztása után elindul az adott szkenner kezelőprogramja, a dokumentum beolvasása ennek segítségével végezhető el. Figyelem! Amennyiben a lista üres, úgy minden bizonnyal nincs telepítve szkenner a számítógépére. Javasoljuk, hogy forduljon a rendszergazdájához! A szkenner csatlakoztatásával, működésével és a kezelőprogram telepítésével illetve használatával kapcsolatban a szkennerhez kapott dokumentációban találhatók további információk. A beolvasás befejeztével a MOKKA bezárja a szkenner kezelőprogramját és egy saját ablakban megmutatja a beszkennelt dokumentum előnézeti képét, ahol meggyőződhet annak olvashatóságáról. Amennyiben úgy véli, hogy a dokumentum szkennelt képe nem teljesen olvasható, kattintson a Nem gombra és ismételje meg a szkennelést. Amennyiben az előnézeti kép olvashatósága elfogadható, úgy kattintson az Igen gombra. Az előnézeti ablak bezárul, a beszkennelt dokumentum(ok) kisméretű előnézeti képe megjelenik a varázslóban. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 60
Amennyiben egy dokumentumot tévesen olvasott be, jelölje azt ki, majd kattintson a Törlés (X) gombra, vagy nyomja meg a számítógép billentyűzetének "Delete" gombját. Amennyiben további dokumentummal szeretné a listát kiegészíteni, kattintson ismét az Új oldal szkennelése... gombra. Amennyiben a dokumentumok sorrendjén kíván változtatni, a nyilak segítségével rendezheti azokat. Amennyiben minden szükséges dokumentumot beolvasott, kattintson a Szkennelés mentése... gombra és mentse el a számítógépére vagy egy külső adathordozóra a beolvasott állományokat, majd kattintson a Tovább gombra. 3 Dokumentumok adatai A következő ablakban adhatja meg, illetve ellenőrizheti az előző listában szereplő dokumentum(ok) adatait, melyek a dokumentum adatlapján lesznek elérhetők, illetve szerkeszthetők. Lásd: Tallózás a számítógép fájlrendszerében: 3. Dokumentumok adatai részt. Kép előnézete A beolvasás befejeztével a MOKKA bezárja a szkenner kezelőprogramját és egy saját ablakban megmutatja a beszkennelt dokumentum előnézeti képét, ahol meggyőződhet annak olvashatóságáról. Amennyiben úgy véli, hogy a dokumentum szkennelt képe nem teljesen olvasható, kattintson a Nem gombra és ismételje meg a szkennelést. Amennyiben az előnézeti kép olvashatósága elfogadható, úgy kattintson az Igen gombra. Az előnézeti ablak bezárul, a beszkennelt dokumentum(ok) kisméretű előnézeti képe megjelenik a varázslóban. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 61
3.3.1.3. Szöveg "behúzása" más alkalmazásból (drag&drop) Amennyiben egy adott dokumentumnak csak egy részét kívánja a dossziéhoz adni, jelölje ki a részletet és egyszerűen húzza át a MOKKA programba. A kijelölt szövegrész vagy kép külön dokumentumként jelenik meg a dossziéban. Lehetősége van a legtöbb szövegszerkesztő programból tartalmat behúzni a MOKKA ablakába, és a kijelölt tartalmat, annak típusától függően a MOKKA, mint dokumentumot a dossziéhoz adja. Behúzható tartalom típusok egyszerű formázatlan szöveg (pl. Jegyzettömbben lévő szöveg) formázott (Richtext) szöveg (pl. MS Wordben lévő szöveg) html szöveg böngészőből (pl. egy weboldal szövege) kép MOKKA-ban megjelenő dokumentum típus egyszerű szöveg,.txt fájlkiterjesztés formázott (Richtext) szöveg,.rtf fájlkiterjesztés formázott (Richtext) szöveg,.rtf fájlkiterjesztés JPG kép,.jpg fájlkiterjesztés MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 62
3.3.1.4. Mentett dosszié tartalmának hozzáadása Egy dossziéhoz egy korábban már elkészített és mentett dosszié tartalma (a benne lévő dokumentumok, a hozzájuk tartozó aláírások és időbélyegek) is hozzáadható a Mentett dosszié tartalmának hozzáadása paranccsal, mely a Dokumentum menüpont alatt és a Dokumentum eszköztár gombjai között is megtalálható. A megnyíló Windows intéző ablakban tallózza ki a dossziét, melynek tartalmát hozzá kívánja adni az aktuális dossziéhoz, majd jelölje ki és kattintson a megnyitás gombra. FIGYELEM! Csak olyan dossziék tartalmát adhatjuk a jelenlegi dossziéhoz, aminek sémája megegyezik az aktuális dosszié sémájával. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 63
3.3.1.5. Dokumentum címének megadása Az alapértelmezett séma kivételével minden dossziéséma esetén a dokumentumok hozzáadása után a dokumentumnak csak meghatározott cím adható. A dokumentum címének megadására egy faszerkezetes csoportosítású lista szolgál. Céginformáció kérés séma esetén: Ebben a sémában a dokumentum címe egy legördülő listából választható ki. Cégtörvényességi ügy séma esetén: Ebben a sémában egy egyszerű faszerkezetes listából választható ki a dokumentum címe. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 64
E-Cégeljárás séma esetén: Ebben a sémában egy többszintű faszerkezetes listából választható ki a dokumentum címe. A sorok elején lévő plusz (+) ikonra kattintva tudja az egyes csoportokat kinyitni, és a kívánt dokumentum címet kiválasztani. Cégtörvényességi ügy és e-cégeljárás ügy sémák esetén lehetősége van a dokumentumok címére keresni, akár a cím egy részének begépelésével is. Pl. ha begépeli a kereső mezőbe, hogy "illeték", akkor a listában automatikusan az "Illeték megfizetésének igazolása" elemre ugrik a kijelölés. A program mindig a legelső megtalált elemet jelöli ki. Kattintson a Kiválasztás gombra vagy a kijelölt elemre duplán, hogy a dokumentum címét módosítsa. 3.3.2. Dokumentum törlése dossziéból Amennyiben a dosszié illetve az adott dokumentum még nem került aláírásra, vagy időbélyegzésre, a Dokumentum eltávolítása paranccsal (vagy a számítógép "Delete" billentyűjének használatával) törölhető a dossziéból a dokumentum. Jelölje ki az eltávolítandó dokumentumot a MOKKA bal oldali panelének Dosszié ablakában, majd kattintson a Dokumentum menüpont, a Dokumentum eszköztár vagy a helyi menü Dokumentum eltávolítása parancsára. Aláírt és/vagy időbélyeggel rendelkező dossziéból már nem lehet dokumentumot eltávolítani. MOKKA 2.7.9. Használati Útmutató 65