22/2014. számú közvetlen hatályú szabályzat Panaszkezelési Szabályzat K4. számú melléklet TakarékBank Zrt. Panaszkezelési Szabályai Hatályos: 2014. december 18.
A TakarékBank Zrt. Panaszkezelési Szabályai Tisztelt Ügyfelünk! A Takarékbank Zrt. (a továbbiakban: Bank) munkatársai mindent megtesznek annak érdekében, hogy Önt a lehető leghatékonyabban szolgálják ki, és Ön a Bank szolgáltatásaival, termékeivel maradéktalanul elégedett legyen. Időnként előfordulhatnak azonban olyan esetek, amikor Ön és a Bank között véleményeltérés jelentkezik. A Bank célja, hogy ezen eseteket gyorsan és mindkét fél számára megnyugtató módon rendezze. Jelen, Panaszkezelési Tájékoztató elnevezésű dokumentummal a Bank segítséget kíván nyújtani abban, hogy termékeivel, szolgáltatásaival, vagy ezek minőségével, Ügyintézői magatartásával, vagy bármely más témával kapcsolatban felmerült panaszát milyen módon terjesztheti elő. Ennek érdekében kérjük, hogy figyelmesen olvassa el jelen Tájékoztatónkat, mely az esetleges bejelentésekkel, észrevételekkel és panaszos ügyek kezelésével, valamint ezek eljárási módjával kapcsolatos tudnivalókat tartalmazza. Ezúton hívjuk fel szíves figyelmét, hogy panaszkezeléssel, valamint fogyasztóvédelemmel kapcsolatban további információt talál a Magyar Nemzeti Bank honlapján a felugyelet.mnb.hu/fogyasztoknak oldalon. Figyelmét és együttműködését köszönjük! Takarékbank Zrt. 1
1. Panaszbejelentés módja a TakarékBank Zrt.-nél A Bank az Ügyfelei által előterjesztett panaszbejelentéseket az alábbi módon fogadja el: szóban: o a személyesen: a Takarékbank Zrt. székhelyén (1122 Budapest, Pethényi köz 10.), valamint a Bank honlapján közzétett Ügynöklista elnevezésű dokumentumban megjelölt ügyfélszolgálati helyeken (ügyfélszolgálati helyein elérhetőségéről telefonon is érdeklődhet a 06-1/202-3777, a 06-1/457-8907, valamint a 06-1/457-8912 telefonszámon), továbbá o telefonon: a 06-1/202-3777, a 06-1/457-8907, valamint a 06-1/457-8912 telefonszámon, a hét minden napján 8 és 16 óra között, csütörtökönként 8 és 20 óra között. írásban: o a Takarékbank Zrt. székhelyére címezve (1122 Budapest, Pethényi köz 10.) o a Bank telefaxszámán: 06-1/457-8998 o elektronikus levélben a hét minden napján 0-24 óráig, az info@tbank.hu e-mail címen fogadja. Amennyiben Ön a Bank székhelyén személyesen, vagy telefonon keresztül kíván bejelentést tenni, úgy kérje a recepciós munkatársaink segítségét, akik értesítik, illetve személyes megjelenése esetén gondoskodnak arról, hogy Ön a helyszínen illetékes ügyintézővel egyeztethessen. Az ügyfélszolgálaton lehetősége van a személyes ügyintézés időpontjának előzetes lefoglalására a fentiek szerinti elektronikus címen és telefonon is. A panaszok bejelentése, kivizsgálása, valamint megválaszolása díjmentes! A panasz benyújtásakor kérjük, az alábbi adatokat szíveskedjen megadni a Bank részére: név lakcím (székhely), illetve levelezési cím, azonosító szám (szerződésszám, hitelazonosító szám, bankszámlaszám, bankkártya száma, stb.) telefonszám panasszal érintett termék/szolgáltatás panasz leírása, oka és az Ön igénye panasza alátámasztásához szükséges, az Ön birtokában lévő dokumentumok másolata értesítés módja meghatalmazott útján történő eljárás esetén, érvényes meghatalmazás 2. A panasz kivizsgálása A Bank a szóbeli panaszt azonnal megvizsgálja, és lehetőség szerint orvosolja. Amennyiben a panasz azonnali kivizsgálása nem lehetséges, vagy Ön a panasz kezelésével nem ért egyet, úgy a jelen Tájékoztató 1. és 2. számú mellékleteiben található formanyomtatványok 2
bármelyikének kitöltésével az Ön panaszáról a Bank Jegyzőkönyvet (Panaszbejelentő Nyomtatvány) vesz fel. A Jegyzőkönyvet kitöltheti Ön, vagy kérheti a Bank munkatársának segítségét is. A Jegyzőkönyv kitöltését követően, a Bank átadja Önnek, annak másolati példányát. Telefonon történő panaszkezelés esetén az Ön és a Bank közötti telefonos kommunikációt hangfelvétellel rögzítjük, melyet 1 (egy) évig megőrizzük. Kérésére biztosítjuk a hangfelvétel visszahallgatását, továbbá térítésmentesen rendelkezésére bocsátjuk a hangfelvételről készített hitelesített Jegyzőkönyvet. Telefonon történő panaszkezelés esetén a Bank az adott helyzetben elvárható módon eljárva biztosítja, az Ön által indított hívás sikeres felépülésének időpontjától számított öt percen belül, az ügyintéző élőhangos bejelentkezését. Az Ön által előterjesztett panasz ezt követően átadásra kerül a Bank panaszkezeléssel foglalkozó szakterületének, amely az indokolással ellátott, teljes körű válaszát, vagy megoldási javaslatát a lehető leggyorsabban, legfeljebb a bejelentéstől számított 30 napon belül, megküldi Önnek. Ügyintézőink az Ön erre irányuló kérdése esetén, tájékoztatást nyújtanak arról, hogy panaszának kivizsgálása milyen szakaszban van. Amennyiben Ön meghatalmazott útján kívánja benyújtani panaszát, erre is lehetősége nyílik, ez esetben javasoljuk, hogy a jelen Tájékoztató 3. számú mellékletében található nyomtatványt használja. (Amennyiben nem a Bank által megadott nyomtatványt használja, kérjük, ügyeljen arra, hogy a meghatalmazás a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvényben foglalt követelményeknek eleget tegyen. Ehhez mintául szolgálhat a jelen Tájékoztató 3. számú mellékletében található nyomtatvány.) Telefonon előterjesztett panaszok esetén, amennyiben a panasz azonnali kivizsgálása telefonon nem lehetséges, vagy Ön nem ért egyet a válasszal, a Bank munkatársa a panaszról Jegyzőkönyvet vesz fel. A telefonon közölt szóbeli panaszról felvett Jegyzőkönyv 1 (egy) darab másolati példányát a Bank a válaszadással egy időben megküldi az Ön részére. Írásos panaszát Ön előterjesztheti: Ön által megírt levélként, a Bank Panaszbejelentő Nyomtatványán (Jegyzőkönyv) (1. számú melléklet), a Felügyelet által közzétett formanyomtatványon (2. számú melléklet). Írásos panaszát elektronikus levélben is eljuttathatja a Bank részére, a fent jelölt módon: Ön által megírt levélként, a Bank Panaszbejelentő Nyomtatványán (Jegyzőkönyv) (1. számú melléklet) annak elektronikus úton történő megküldésével, a Felügyelet által közzétett formanyomtatványon (2. számú melléklet) annak elektronikus úton történő megküldésével. 3
Tájékoztatjuk Önt, hogy elektronikus levélben kizárólag akkor áll módjában a Társaságnak megválaszolni az Ön panaszát, amennyiben az általános információval megválaszolható, illetve amennyiben Ön kifejezetten kéri (írásban, e-mailben, illetve telefonon a jelen Tájékoztató 1. pontjában megjelölt telefonszámok bármelyikén), hogy a Társaság panaszát elektronikusan válaszolja meg az Ön által megadott email címre. Ennek hiányában a Társaság válaszát postai úton küldi meg Önnek. 3. A panaszok megválaszolása A Bank az Ön által előterjesztett panasszal kapcsolatos, indokolással ellátott válaszlevelét a panasz közlését követő 30 (azaz harminc) naptári napon belül megküldi az Ön részére. Amennyiben a válaszadási határidő hétvégére, vagy munkaszüneti napra esik, a válaszlevél megküldésének határideje a munkaszüneti napot megelőző munkanap. 4. A panaszok nyilvántartása A panaszokról, valamint az azok rendezését, megoldását szolgáló intézkedésekről a Bank nyilvántartást vezet. A nyilvántartás tartalmazza: a panasz leírását, a panasz tárgyát képező esemény vagy tény megjelölését, a panasz benyújtásának időpontját, a panasz rendezésére vagy megoldására szolgáló intézkedés leírását, elutasítás esetén annak indokát, az intézkedés teljesítésének határidejét és a végrehajtásért felelős személy megnevezését, a panaszra adott válaszlevél postára adásának dátumát. 5. Jogorvoslati lehetőségek a panaszkezelési eljárásban Amennyiben az Ön által előterjesztett panaszt a Társaság elutasítja, a Társaság az Ön számára megküldött válaszlevélben tájékoztatja Önt a panasza szerinti, alábbi további jogorvoslati lehetőségekről. Amennyiben panasza fogyasztóvédelmi rendelkezések megsértése ellen irányult jogorvoslatért fordulhat: Magyar Nemzeti Bank (levelezési címe: 1534 Budapest, BKKP Pf. 777, telefon: 06-40-203-776, e-mail cím: ugyfelszolgalat@mnb.hu), Amennyiben a panasza a szerződés létrejöttével, érvényességével, joghatásaival és megszűnésével, továbbá szerződésszegéssel és annak joghatásaival kapcsolatos: Pénzügyi Békéltető Testület (levelezési címe: H-1525 Budapest BKKP Pf. 172, telefon: 06-1-4899-700, e-mail cím: pbt@mnb.hu), illetve bíróság. 4
A panasz kivizsgálására előírt 30 napos törvényi határidő eredménytelen eltelte esetén fogyasztóvédelmi eljárás kezdeményezhető. A Bank az elutasított panaszbeadványra adott válaszlevélben tájékoztatja Önt a Magyar Nemzeti Bank, illetve a Pénzügyi Békéltető Testület levelezési címéről, telefonszámáról, valamint a testületi, illetve fogyasztóvédelmi eljárás kezdeményezésére rendszeresített formanyomtatványok: elektronikus elérhetőségéről, (felugyelet.mnb.hu/fogyasztoknak/formanyomtatvanyok/panasz_formanyomtatvany) ügyfélszolgálati elérhetőségéről. (E-mail cím: ugyfelszolgalat@mnb.hu; Telefon: 06-40-203-776; Cím: 1013 Budapest, Krisztina krt. 39.) Amennyiben a Bank az Ön panaszbeadványát elutasította, vagy amennyiben a Bank a 30 naptári napos válaszadási határidőn belül nem küld Önnek választ, úgy Ön kérheti, hogy a Pénzügyi Békéltető Testület, illetve az MNB Pénzügyi Fogyasztóvédelmi Központ előtt megindítható eljárás alapjául szolgáló kérelmi nyomtatvány a Bank haladéktalanul, elektronikusan, vagy postai úton, díjmentesen küldje meg az Ön részére: telefonszám: 06-1/202-3777, a 06-1/457-8907, valamint a 06-1/457-8912 e-mail cím: info@tbank.hu postai cím: 1122 Budapest, Pethényi köz 10. Fogyasztónak nem minősülő ügyfeleink a polgári perrendtartás szabályai szerint bírósághoz fordulhatnak panaszuk elutasítása esetén. 6. Közzététel A Takarékbank Zrt. a Panaszkezelési Tájékoztatót az ügyfelek számára nyitva álló helyiségeiben és a honlapján, a www.takarekbank.hu oldalon is közzéteszi. 7. Adatvédelem, panaszkezeléssel kapcsolatos megőrzési határidők Tájékoztatjuk, hogy a Takarékbank Zrt. a panaszt benyújtó ügyfelei adatait az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXIII. törvény rendelkezéseinek megfelelően kezeli. Tájékoztatjuk továbbá, hogy az Ön által, a panaszkezelési eljárás során közölt személyes adatokat a Bank kizárólag a panasz ügyintézésével kapcsolatosan kezeli. Az Ön által előterjesztett panasszal kapcsolatos írásbeli dokumentumokat (a panaszt és az arra adott választ, valamint a vizsgálattal kapcsolatban keletkezett dokumentumokat) a Bank 3 évig őrzi meg. A telefonon közölt szóbeli panaszról készült hangfelvételt a Bank egy évig őrzi meg. 5
1. sz. melléklet PÉNZÜGYI INTÉZMÉNY ADATAI: FOGYASZTÓI PANASZ (JEGYZŐKÖNYV) Cím: PANASZOS ADATAI: Név*: Lakcím/Székhely/Levelezési cím*: Telefon: Képviselő neve**: A *-gal jelölt mezők kitöltése kötelező **Abban az esetben kell kitölteni, ha a panaszos képviselője útján nyújtja be a panaszt. A panasz benyújtásának módja* telefonon személyesen írásban A panasz benyújtásának helye és időpontja* Panaszolt szolgáltatástípus (pl. hitel, bankkártya-forgalmazás, számlavezetés):
Az Ügyfél igénye (pl. tájékoztatás, szolgáltatás kiegészítése, szerződés megszüntetése, kártérítés): Az Ügyfél azonosítására szolgáló egyéb adat* (pl. bankszámlaszám, szerződésszám): PANASZ LEÍRÁSA*: Kérjük, csatolja a kitöltött nyomtatványhoz a panaszát alátámasztó dokumentumokat (lehetőleg másolatban). A nyomtatvány benyújtását vagy elküldését igazoló másolatot és egyéb dokumentumot őrizze meg! Kérjük továbbá, hogy kifogásait és azok indokait lehetőség szerint elkülönítetten (minden kifogást külön azonosításra alkalmas módon), lényegre törően, felsorolásszerűen rögzítse.
Benyújtott dokumentumok jegyzéke: 1. 2. 3. 4. Kelt: Jegyzőkönyvet felvevő személy.. Ügyfél
2. sz. melléklet A PÉNZÜGYI SZERVEZETHEZ (BANKHOZ, BIZTOSÍTÓHOZ, STB.) BENYÚJTANDÓ PANASZ PÉNZÜGYI SZOLGÁLTATÓVAL KAPCSOLATOS VITÁK RENDEZÉSÉRE Panasszal érintett pénzügyi szervezet Felek adatai Ügyfél Szerződésszám/ügyfélszám: Lakcím/székhely/levelezési cím: Telefonszám: Értesítés módja (levél, email): Csatolt dokumentumok (pl. számla, szerződés, képviselő meghatalmazása) Panaszügyintézés helye (pl. fióktelep, központ, székhely, közvetítő):* *személyesen tett panasz esetén
I. Ügyfél panasza és igénye Panasztétel időpontja a pénzügyi szervezetnél (személyesen tett panasz esetén): [A pénzügyi szervezetnek megküldött panaszt célszerű tértivevényes és ajánlott küldeményként postázni. A panasszal érintett szervezetnek a panasz kézhezvételét követően 30 nap áll rendelkezésére, hogy az ügyet érdemben megvizsgálja és a panasszal kapcsolatos álláspontját, illetve intézkedéseit indoklással ellátva az ügyfélnek írásban megküldje.] Panaszolt szolgáltatástípus (pl. lakáshitel, KGFB): Panasz oka: Nem nyújtottak szolgáltatást Nem a megfelelő szolgáltatást nyújtották Késedelmesen nyújtották a szolgáltatást A szolgáltatást nem megfelelően nyújtották A szolgáltatást megszüntették Kára keletkezett Nem volt megelégedve az ügyintézés körülményeivel Téves tájékoztatást nyújtottak Hiányosan tájékoztatták Díj/költség/kamat változtatásával nem ért egyet Járulékos költségekkel nem ért egyet Egyéb szerződéses feltételekkel nem ért egyet Kártérítés összegével nem ért egyet A kártérítést visszautasították Nem megfelelő kártérítést nyújtottak Szerződés felmondása Egyéb panasza van
Egyéb típusú panasz megnevezése: II. A panasz részletes leírása: [Kérjük egyes kifogásainak elkülönítetten történő rögzítését annak érdekében, hogy a panaszában foglalt minden kifogás kivizsgálásra kerüljön. ] Kelt: Aláírás:
MEGHATALMAZÁS 3. sz. melléklet Alulírott, Születési név: Születési hely, idő: Anyja neve: Lakcím: Személyazonosító igazolvány száma: meghatalmazom Születési név: Születési hely, idő: Anyja neve: Lakcím: Személyazonosító igazolvány száma: hogy a Takarékbank Zrt. részére benyújtandó panaszommal kapcsolatosan teljes jogkörrel képviseljen. Helyettem és nevemben eljárjon, a panaszt és a kapcsolódó nyilatkozatokat, nyomtatványokat képviseletemben aláírja, a panaszra adott választ átvegye, arra további észrevételt, nyilatkozatot tegyen. Jelen meghatalmazással felmentést adok a Takarékbank Zrt. részére, a hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról szóló 2013. évi CCXXXVII. törvény (Hpt.) rendelkezéseiben meghatározott banktitok és a befektetési vállalkozásokról és árutőzsdei szolgáltatókról, valamint az általuk végezhető tevékenységek szabályairól szóló 2007. évi CXXXVIII. törvény (Bszt.) rendelkezéseiben meghatározott értékpapírtitok megtartásának kötelezettsége alól. Kelt: Meghatalmazó Meghatalmazott Tanú 1 Tanú 2 Lakcím: Aláírás Lakcím: Aláírás 1