5. A záróvizsga-jegyzőkönyv készítése A záróvizsga-jegyzőkönyveket a VIK kivételével az előző félévekhez hasonlóan, a jegyzőkönyvkészítésre Dr. Tánczos László által kifejlesztett Access alkalmazás használatával kell elkészíteni. A VIK saját fejlesztésű programot használ. A tanszéki technikai előkészítési feladatokról, az Access alkalmazás használatáról, a záróvizsga-jegyzőkönyvek készítéséről és a jegyzőkönyvek KTH-ba eljuttatásának módjáról a módszer bevezetése óta szinte valamennyi félévben, így a jelenlegi félévben is tartottunk tájékoztatást. A 2012. május 23-i tanszéki tájékoztató anyaga a KTH FTP szerverén a \hivataloknak_tanszekeknek\tanszeki_tajekoztatok\2012-05- 23 könyvtárban érhető el (ZÁRÓVIZSGA120521.pdf és ZÁRÓVIZSGA ELŐKÉSZÍTÉS.pdf fájlok). Mivel az adminisztrációban félévről félévre új kollégák is részt vesznek, és a záróvizsga-jegyzőkönyv a záróvizsga dokumentumaként kiemelt jelentőséggel bír, ezért az alábbiakban bemutatjuk, milyen technikai előkészítési feladatokat kell a Tanszéken elvégezni. 12
A FileZilla program beállítása az első belépés alkalmával A program első indításakor ki kell tölteni a fejlécet az alábbi adatokkal Cím: ftps://share.kth.bme.hu Felhasználónév:. Jelszó:. A felhasználónevet és a jelszót a záróvizsga-jegyzőkönyv készítésről tartott tanszéki tájékoztatókon közzétettük. A beírás után megnyomjuk a Csatlakozás gombot! Az adott gépen az adatokat csak egyszer kell beírni. Későbbi csatlakozáskor a Csatlakozás gomb melletti nyílra, majd a megjelenő ablak utolsó sorára (ftps://tanszek ) kattintunk a belépéshez. 13
A belépés után megjelenő ablakban a baloldalon saját gépünkben lévő fájlokat, jobboldalán a Távoli fájlokat látjuk A Helyi fájlok nál állítsuk be a C:\ZAROVIZSGA könyvtárat, a Távoli fájlok nál álljunk a Zarovizsgak könyvtárra. A Fájlnév feliratú mezőben látjuk a kiválasztott könyvtárakban lévő fájlokat 14
A Távoli fájlok közül az átmásolandó fájlra állva megyomjuk a jobb egérgombot, majd a megjelenő ablakban a Letöltés -re kattintunk. A kiválasztott fájl áttöltődik a baloldalon, saját gépünkön megadott könyvtárba. A Távoli fájlok mezőben a /Zarovizsgak könyvtárban találjuk azokat a fájlokat, melyeket a záróvizsga lebonyolításához le kell töltenünk. (aktuális napi záróvizsga adatok [.xls fájl], Microsoft Office Access alkalmazás [.mdb fájl] ) Az aktuális tartalomról a KTH honlapon rendszeresen adunk tájékoztatást! 15
A fenti képek összegzéseként: a technikai előkészítés során kérjük a záróvizsga teremben levő gépen szíveskedjék az adminisztrációt végző jegyzőkönyvvezető a záróvizsgát megelőzően a C:\ könyvtárban egy ZAROVIZSGA mappát létrehozni. Előírás, hogy a mappa neve NAGYBETŰS és ékezet nélküli legyen. A számítógépen biztosítani szükséges a Microsoft Office Access 2007 programot, vagy annak későbbi változatát. A C:\ZAROVIZSGA mappában a fentiekben ismertetett módon el kell helyezni a ZAROVIZSGA(verzió).mdb Microsoft Office Access alkalmazás aktuális verzióját. Az adott félévben aktuális verzióról a KTH honlapján (www.kth.bme.hu) a Tanszékeknek, dékáni hivataloknak menüben a Tanszékek/Záróvizsga felületen Tájékoztató a jegyzőkönyvkészítéshez, az adminisztrációhoz használható Access alkalmazásról hír alatt találnak tájékoztatást, valamint az aktuális verzió letölthető az FTP szerver \Zarovizsgak könyvtárából. A 2011/12/2 félévben letölthető aktuális alkalmazások: ZAROVIZSGA120521.mdb ZAROVIZSGASZ120521.mdb A ZAROVIZSGASZ120521.mdb alkalmazásban az SZ megkülönböztetés a szigorlattal rendelkező képzéseket jelöli. Amennyiben a hallgató olyan képzésen folytatott tanulmányokat, ahol a tanterv részét szigorlat képezte, akkor a hallgató záróvizsgáztatása során ezt az alkalmazást kell használnia a Tanszéknek a záróvizsga-jegyzőkönyv készítéséhez, hogy a BME TVSZ 22. (2) bekezdésében az oklevél minősítésének megállapításához előírt képlet alapján történjen meg az oklevél eredményének kiszámítása. Az Építészmérnöki Karon a kari sajátosságok (alap- és zárószigorlatok, nincsenek záróvizsga tantárgyak stb.) miatt külön alkalmazás (EPITESZ - ZAROVIZSGASZ120521.mdb) segíti a záróvizsgajegyzőkönyvek készítését. Az alkalmazás az FTP \Zarovizsgak könyvtárában érhető el. Felhívom figyelmét, hogy külön alkalmazást szükséges letölteni az angol nyelvű képzésben részt vevő hallgatók záróvizsga-jegyzőkönyvének elkészítéséhez is. A letöltendő alkalmazást az FTP szerveren találja FinalExamination120521.mdb, ill. szigorlatos képzés esetén FinalExaminationWithComplexExam120521.mdb néven. 16
Az előkészítési feladatok részét képezi a Neptunbol.xls fájl előállítása. A Neptunbol.xls fájlt is a C:\ZAROVIZSGA mappában kell elhelyezni. A 2011/12/2 félévtől az Access alkalmazás adatforrását, a Neptunbol.xls fájlt a Tanszékek közvetlenül állítják elő a Neptun Adminisztráció (95400) Általános lekérdezések (98400) felületén közös lekérdezésként elérhető Tsz021-Záróvizsga jegyzőkönyv adatforrás(+üi)-20120529 nevű lekérdezés segítségével. A lekérdezés kiválasztást követően a! gombra kattintva futtatható. A lekérdezés futtatásával kapott lista Excel fájlba exportálható a jobb egérgombbal történő kattintást követően a Lista nyomtatás opciót kiválasztva, majd a Lista nyomtatás/exportálás ablakban az Excel fájlba rádiógombot bejelölve az Export fileba gombra kattintva. Az Export to Excel File ablakban kiválasztható a lista mentésének helye, a Fáljnév mezőben a lista nevének megadása után a Mentés gombra kattintva a lista elmenthető. Kéretik a fájlnak a Neptunbol nevet adni, ugyanis az Access alkalmazás csak ezen a néven ismeri fel, mint bemeneti fájlt, adatforrást. Kérés esetén a KTH a Neptunbol.xls adatforrást felteszi az FTP szerverre. Amennyiben a Tanszék igényt tart az adatforrás feltételére, kéretik a KTH Titkárságán a 463-2571 vagy 463-2551 telefonszámon jelezni. Az alkalmazásban a KEZELÉSI UTASÍTÁS menüpontban található az alkalmazás kezelésének leírása. Kérem, használat előtt a kezelési utasítást áttanulmányozni szíveskedjék. Felhívom figyelmét, hogy az angol nyelvű alkalmazás használatának sajátosságairól a kezelési utasítás kiegészítésében talál részletes tájékoztatást. Az Access alkalmazások új verzióiban az alábbi változások tapasztalhatóak: Az Access alkalmazás megnyitása után Biztonsági figyelmeztetés jelenik meg, a figyelmeztetés melletti Beállítások gombra kattintva a tartalmat engedélyezni szükséges. A Záróvizsga menüponton 4 záróvizsga tárgy/kérdés jelenik meg. A záróvizsga tárgyak/kérdések száma mezőben megadott értékkel osztódik az egyes kérdésekhez beírt osztályzatok összege. Ha kevesebb vagy több osztályzat van beírva, mint a mezőben megadott szám, akkor hibás lesz a záróvizsga tárgyak átlaga. 17
A kitüntetéses oklevélre való jogosultság/nem jogosultság kiválasztása kötelező. A programba bekerült a kitüntetéses minősítés is. Amennyiben további kérdés merül fel az alkalmazás használatával kapcsolatban, kérdéseivel szíveskedjék Dr. Tánczos Lászlót a tanczos@mail.bme.hu e-mailen megkeresni. Az alkalmazás futtatása, a záróvizsga, valamint az adatbetöltés befejezése után a KTH-nak átadandó tábla exportálása.xls fájlba menüpontra lépve az alábbi képek alapján készíthető el az alkalmazás kimeneti fájlját képező Excel fájl: Az automatikusan megjelenő elnevezést átírjuk: Elnevezés: Tanszék kódja_évhónap_óra_perc 18
A Tanszék kódja Például: A Számítástudományi és Információelméleti tanszéken 2010.11.29.-én 14 óra 25 perckor kiíratott fájl elnevezése: VISZ_20101129_14_25.xls A kimeneti fájlt a C:\ZAROVIZSGA, vagy egy külön létrehozott könyvtárba kell elmenteni. A program a fájlnak automatikusan a KTHátadottfájl.xls nevet adja, a fájl nevét a Tanszék kódja_évhónap_óra_perc.xls névre kérjük módosítani. A Tanszék kódja a Neptun Szervezeti egységek (28000) felületén nézhető meg. A kimeneti fájl az alkalmazásból kinyomtatott papír alapú záróvizsgajegyzőkönyvvel azonos adatokat tartalmazza. Ha a záróvizsga időszakot követően az alkalmazás megváltoztatását fejlesztés vagy hibajavítás szükségessé teszi, akkor megváltozott verziószámmal új alkalmazást helyezünk el a közös használatú FTP szerveren a \Zarovizsgak könyvtárban. A változásról a felhasználókat a KTH honlapján a Tanszékeknek, dékáni hivataloknak menüben a Tanszékek/Záróvizsga felületen értesítjük. 19