02-2/2-4/2009 1. sz. melléklet EGYÜTTMŰKÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS - a Pécs2010 Európa Kulturális Fővárosa program szponzorációs forrásteremtő stratégiájával és annak végrehajtásával kapcsolatos együttműködés és közbeszerzési eljárás tárgyában - amely létrejött egyrészről Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata 7621 Pécs, Széchenyi tér 1. képviseli: Tasnádi Péter polgármester a továbbiakban: Önkormányzat és a Pécs2010 Menedzsment Központ Közhasznú Társaság 7621 Pécs, Mária u. 9. cégjegyzékszám: Cg. 02-14-000058, képviseli: Ruzsa Csaba ügyvezető igazgató a továbbiakban: Pécs2010 Kht. másrészről a Hungarofest Nemzeti Rendezvényszervező Közhasznú Társaság 1072 Budapest, Rákóczi út 20. cégjegyzékszám: Cg. 01-14-000160, képviseli: Rubovszky Rita ügyvezető igazgató a továbbiakban: Hungarofest Kht. együttesen mint szerződő Felek feltételek szerint: között, a lent meghatározott helyen és napon, az alábbi PREAMBULUM 1. Felek, valamint az Oktatási és Kulturális Minisztérium (továbbiakban Minisztérium) 2006. december 15-én Együttműködési Megállapodást kötöttek az Európa Kulturális Fővárosa 2010 program megvalósításával kapcsolatos feladatokról, mely köztük jelenleg is hatályban lévő megállapodásukat 2008. június 5-én, eredményes együttműködésük biztosítása, a program céljára rendelkezésre bocsátott költségvetési összegek hatékony felhasználása céljából, az addigi együttműködés tapasztalatai alapján közösen áttekintették, értelmezték és pontosították.
2. Felek rögzítik, hogy a Minisztérium, valamint Felek között hatályban lévő, fent hivatkozott megállapodás azon rendelkezése, miszerint a: Hungarofest és a Pécs2010 Kht. a promóciós, a marketing tevékenység sikeressége és eredményessége, a helyi, regionális, nemzeti és nemzetközi szinten való összehangolása valamint a források minél hatékonyabb felhasználása érdekében tevékenységét összehangolja, teljesedésbe ment, mivel a Hungarofest Kht. és a Pécs2010 Kht. az általuk 2007. márciusában kötött és 2008. június 17-én módosított külön megállapodás alapján, 2008. szeptember 1-én szerződést kötöttek a Pécs2010 Európa Kulturális Fővárosa program (továbbiakban Program) promóciós és marketing stratégiájával és annak végrehajtásával kapcsolatos közbeszerzési eljárás tárgyában. 3. Felek rögzítik, hogy a Minisztérium, valamint Felek által a 2006. december 15-én kötött és 2008. június 5-én módosított az Európa Kulturális Fővárosa 2010 program megvalósításával kapcsolatos feladatokról szóló Együttműködési Megállapodásba foglaltak szerint: a Működési Költségek 27 %-át kitevő tervezett szponzorációs, illetve támogatási bevételek biztosítása az Önkormányzat, illetve a Pécs2010 Kht. feladata. a Programmal kapcsolatosan a Hungarofest is szponzorkereső tevékenységet folytathat, - melynek során tiszteletben tartja a Pécs2010 Kht. által már e körben megkezdett tárgyalásokat - és az általa szerzett szponzorációs és támogatási összegek felhasználása tekintetében tudomásul veszi, hogy mindezen bevételek az Önkormányzat kötelezettség-vállallási körébe tartozó 27% Egyéb bevételek biztosításának terhét csökkentik. 4. A Hungarofest Kht. és a Pécs2010 Kht., a köztük hatályban lévő, 2007. márciusában megkötött és 2008. június 17 én módosított együttműködési megállapodás szerint: a Pécs2010 Európa Kulturális Fővárosa program (továbbiakban EKF) szponzorációs tevékenységének sikeressége és eredményessége, a helyi, regionális, nemzeti és nemzetközi szinten való egységes megjelenése, valamint a források minél hatékonyabb felhasználása érdekében tevékenységét összehangolja és egyeztetett koncepció, valamint stratégia alapján végzi, a koncepció és stratégia kialakítása után a munka menetében folyamatosan egyeztetnek és egymást minden e tevékenységi körben folytatott eljárásukról folyamatosan informálják. 2
5. A Program sikeres lebonyolítása Felek kiemelt együttes érdeke, ezért kijelentik, hogy partneri kapcsolatuk további megerősítéseként, a köztük fennálló megállapodás egyes részfeladatai vonatkozásában az együttműködés menetének kölcsönösen elfogadott szabályozását szükségesnek tartják. A MEGÁLLAPODÁS TÁRGYA 6. Felek kiemelt fontosságú célnak tekintik az EKF sikerét, ezért az EKF a promóciós és marketing stratégiával egyeztetett, szponzorációs stratégiájában szereplő egyes feladatok végrehajtásával megfelelő szakmai kompetenciával rendelkező vállalkozót (szponzorációs ügynökség) kívánnak, közbeszerzési eljárás lefolytatását követően megbízni. 7. A jelen megállapodás célja, hogy meghatározza mindazon feltételeket és kereteket, melyek alapján Felek a szponzorációs ügynökség kiválasztására irányuló közbeszerzési eljárás lefolytatása és a közbeszerzési eljárás eredményeként kiválasztott vállalkozóval való kapcsolattartás során együttműködnek, valamint azokat a feltételeket, melyek alapján Felek az egyes jogokat érvényesítik, a kölcsönösen megállapított kötelezettségeket teljesítik. 8. Felek kijelentik, hogy a jelen megállapodáson alapuló együttműködésük előfeltételének az EKF szponzorációs stratégiájának az EKF promóciós és marketing stratégiájával való egyeztetetését, összehangolását tekintik. 9. Felek megállapítják, hogy a kommunikációs felületek egyben a forrásteremtés céljaira felhasználható felületek is, valamint kijelentik, hogy a 2008. szeptember 1-én a Program promóciós és marketing stratégiájával és annak végrehajtásával kapcsolatos közbeszerzési eljárás tárgyában kötött szerződésük alapján lefolytatandó közbeszerzési eljárásokban és az eljárások eredményeképpen kiválasztott összes vállalkozóval való szakmai kapcsolattartásban ezt szem előtt tartják és érvényesítik. 10. Felek jelen megállapodáson alapuló partneri kapcsolatuk fő alapelveként deklarálják továbbá, hogy mindenkor a piaci tisztesség és a kölcsönös együttműködés fokozott követelményei szerint kívánnak eljárni. 11. A jelen megállapodás tárgya a Pécs2010 Európa Kulturális Fővárosa program szponzorációs stratégiájával és annak végrehajtásával kapcsolatos közbeszerzési eljárás előkészítése és lebonyolítása valamint a közbeszerzési eljárás eredményeként kiválasztott vállalkozóval való kapcsolattartás során a Felek együttműködésének részletezése. A közbeszerzési eljárás fajtája az arra felkért közbeszerzési szakértő cég javaslata alapján kerül meghatározásra. 3
FELEK VÁLLALÁSAI A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS ELŐKÉSZÍTÉSE ÉS EREDMÉNYES LEBONYOLÍTÁSA ÉRDEKÉBEN 12. Felek megállapodnak abban, hogy az EKF szponzorációs stratégiájában szereplő egyes feladatok végrehajtására a közbeszerzési eljárást a közbeszerzési eljárás megindítását és a szerződéskötést engedélyező határozatok kiadását követően - Felek nevében a Pécs2010 Kht. írja ki és folytatja le. 13. Jelen megállapodás aláírásával az Önkormányzat és a Hungarofest Kht. kifejezetten megbízza a Pécs2010 Kht-t, hogy nevükben és érdekükben a jelen szerződés tárgyát képező közbeszerzési eljárást kiírja és lefolytassa, valamint hogy az ajánlattételi dokumentáció részét képező vállalkozási szerződés tervezetben az Önkormányzatot és a Hungarofest Kht-t mint szerződő felet megjelölje. 14. Felek kijelentik, hogy a közbeszerzési eljárás előkészítése és lebonyolítása, valamint a közbeszerzési eljárás eredményeként kiválasztott vállalkozóval való kapcsolattartás során együttműködnek az alábbi pontokban részletezettek szerint. 15. A Hungarofest Kht. és a Pécs2010 Kht. által 2008. szeptember 1-én a Pécs2010 Európa Kulturális Fővárosa program (továbbiakban Program) promóciós és marketing stratégiájával és annak végrehajtásával kapcsolatos közbeszerzési eljárás tárgyában kötött szerződés 13. pontjában leírt, időközben már megalakult Bizottság látja el a szponzorációs ügynökség kiválasztására irányuló közbeszerzési eljárás Bíráló Bizottsági és esetleges Tárgyaló Bizottsági feladatait is. A Bizottság a jelen megállapodásba foglalt feladatokra tekintettel kiegészíti ügyrendjét. A Bizottság egyben az eljárás szakmai előkészítő és Felek közös eljárásának egyeztető grémiuma is. 16. A Bizottság fogadja el a közbeszerzési eljárás valamint Felek együttműködésének szakmai alapjául szolgáló, az EKF promóciós és marketing stratégiájával egyeztetett szponzorációs stratégiát, az ezzel kapcsolatban érvényesítendő alapvető érdekeket és kritériumokat. 17. A Bizottságba tagokat delegáló szervezetek a Bizottság ülésein tanácskozási joggal részt vevő szakértőket nevezhetnek meg. A megnevezett szakértők listáját Felek jelen szerződés aláírásától számított 15 napon belül közlik. A megüresedett szakértői helyre a tagot delegáló, a megüresedést követően 15 napon belül jogosult új tagot delegálni. 18. A Bizottság a szakmai előkészítés folyamatában pontosan megjelöli és definiálja a közbeszerzési eljárásban kiválasztott vállalkozó által elvégzendő feladatokat, és a megrendelni kívánt szolgáltatásokat. 4
A Hungarofest Kht. és az Önkormányzat kifejezetten hozzájárul ahhoz, hogy a közbeszerzési eljárás technikai lebonyolítására egy erre szakosodott, a Pécs2010 Khtval megbízási jogviszonyba kerülő, a közbeszerzési eljárást teljes körűen és teljes felelősséggel lebonyolító közbeszereztető cég (a továbbiakban: Közbeszereztető) kerüljön kiválasztásra. 19. A Közbeszereztető kiválasztásával és megbízásával kapcsolatos költségeket a Pécs2010 Kht. viseli, valamint a jelen megállapodással kapcsolatos eljárási cselekményekhez helyiséget és adminisztratív eszközöket biztosít. 20. Felek megállapodnak, hogy a közbeszerzési eljárás teljes körű lebonyolítása érdekében a Pécs2010 Kht. a jelen megállapodás hatályba lépésétől számított harminc napon belül a vonatkozó kötelezettségvállalási rendjével összhangban a közbeszerzési eljárás teljeskörű lebonyolítására ajánlatokat kér be, és a legkedvezőbb ajánlatot tevővel köt szerződést a szponzorációs ügynökség kiválasztására irányuló közbeszerzési eljárás teljes körű és felelős lebonyolítására. 21. A Közbeszereztető a Bizottsággal együttműködve többek között a következők ellátását, kell, hogy vállalja: előkészíti a hirdetmény közzétételéhez szükséges részvételi felhívást és részvételi dokumentációt, meghatározza a kiírás szakmai és műszaki kritériumrendszerét, az elvárt referenciákat, az alkalmasság feltételeit, előkészíti az ajánlattételi felhívást és az ajánlattételi dokumentációt, a vállalkozási szerződés tervezetét, a bírálati szempontokat, lebonyolítja a közbeszerzési eljárás további eljárását, a végén hirdetményt tesz közzé és elkészíti és egyezteteti a közbeszerzés alapján kötendő szerződés tervezetét, teljes körű felelősséget vállal a közbeszerzési eljárás szabályosságáért. Valamennyi dokumentum elfogadásához legalább a Bizottság öt tagjának egyhangú döntése szükséges. 22. Felek rögzítik, hogy a közbeszerzési eljárásban a Közbeszereztető lesz az ajánlattevők irányában a kapcsolattartó és jogosult lesz a Feleket mint közös ajánlatkérőket a közbeszerzési bíráló és tárgyaló bizottság döntésének megfelelően az ajánlattevők irányában képviselni. 23. A kiválasztott vállalkozó díjazásának feltételeit és szabályait Felek a közbeszerzési eljárás kiírását megelőzően, jelen megállapodás aláírását követő 15 napon belül állapítják meg, a Bizottság erről szóló döntése útján. 5
24. Felek kijelentik, hogy a közbeszerzési eljárás eredményeként kiválasztásra kerülő vállalkozóval a közbeszerzési eljárás eredményhirdetését követő 30 napon belül, vállalkozási szerződést kötnek. A MEGÁLLAPODÁS IDŐTARTAMA, HATÁLYBALÉPÉS 25. Jelen megállapodást Felek határozott időre, a Megállapodás hatályba lépésének napjától a közbeszerzési eljárás eredményeként kiválasztott vállalkozóval létrejött vállalkozói jogviszony megszűnésének napjáig kötik. 26. A megállapodás Felek képviselőinek aláírása után Pécs Megyei Jogú Város Közgyűlésének jóváhagyó határozatával lép hatályba. FELEK EGYÜTTMŰKÖDÉSE 27. Felek a megállapodás végrehajtása során folyamatosan együttműködnek. Ennek keretében folyamatosan tájékoztatják, értesítik egymást, illetve egyeztetnek minden olyan esemény tekintetében, amely a megállapodásban foglaltak teljesítésére hatással lehet. Az együttműködés során különösen a folyamatos információ cserével kapcsolatban járnak el gondosan, melynek során vállalják, hogy 5 munkanapon belül választ adnak a másik fél minden olyan kérdésére, amely a jelen megállapodás teljesítésével kapcsolatos. A MEGÁLLAPODÁS MEGSZŰNÉSE 28. Felek megállapodnak, hogy amennyiben a közbeszerzési eljárás eredménytelen, a megállapodás Felek egybehangzó nyilatkozatával megszüntethető. 29. Azonnali hatályú felmondással a megállapodás kizárólag írásban és csak abban az esetben mondható fel, ha a másik fél jelen szerződést megszegi vagy valamely kötelezettségének írásbeli felszólítás ellenére, a felszólításban közölt póthatáridőben sem tesz eleget. Ilyen kötelezettségszegésnek tekintik Felek különösen az információnyújtási kötelezettség nem teljesítését. EGYÉB RENDELKEZÉSEK 30. Felek rögzítik, hogy a jelen szerződéssel összefüggő adatok nem minősülnek üzleti titoknak, azok nem tarthatóak vissza üzleti titokra hivatkozással, amennyiben azok megismerését vagy nyilvánosságra hozatalát törvény közérdekből elrendeli. 31. Felek kölcsönösen tudomásul veszik és rögzítik, hogy a Bizottságnak a szponzorációs ügynökség kiválasztására irányuló közbeszerzési eljárás keretén belül a Kbt. 6
rendelkezései folytán, egyéb tevékenységei kapcsán pedig Felek megállapodása szerint, önálló nyilatkozattételi jogosultsága az írott és elektronikus sajtó irányában nincs. 32. A Felek közötti értesítések során a kiértesítés akkor megfelelő, ha személyesen írásban adták át, vagy levélben, faxon vagy e-mailen küldték meg és visszaigazolták. 33. Felek kötelezettséget vállalnak arra, hogy a megállapodásból eredően közöttük felmerült valamennyi vitás kérdést tárgyalás útján kísérlik meg rendezni. Ez a rendelkezés Felek felmondási jogát nem érinti. A tárgyalás eredménytelensége esetére Felek hatáskörtől függően a Baranya Megyei Bíróság, illetve a Pécsi Városi Bíróság illetékességét kötik ki. 34. A megállapodásban nem szabályozott kérdésekben az 1959. évi IV. törvény (Ptk.) és a 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) rendelkezéseit kell alkalmazni. 35. A megállapodás csak írásban, Felek egybehangzó nyilatkozatával módosítható. 36. A megállapodás mellékletét képezi Pécs Megyei Jogú Város Közgyűlésének jelen szerződés aláírására a polgármestert felhatalmazó határozata. Szerződő Felek a jelen 7 (hét) oldalból álló együttműködési megállapodást mint akaratukkal mindenben megegyezőt jóváhagyólag írták alá. Pécs, 2009. január 21 Tasnádi Péter polgármester Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata.... Ruzsa Csaba ügyvezető igazgató Pécs2010 Kht. Rubovszky Rita ügyvezető igazgató Hungarofest Kht. 7