Publikációk és idéző közlemények duplum vizsgálata és kezelése Az adatbázisban lévő publikációk illetve idéző közlemények között található duplumok keresése, jelölése illetve kezelése jelentős részben adminisztrátori feladat. A program duplumként kezel minden, definiált mezőtartalomban (pl. Folyóirat címe, megjelenés éve, DOI stb.) vagy mezők tartalmában megegyező rekordot. A rendszer a kijelölt mezők segítségével dokumentum típusonként duplum kulcsokat generál, lényegében a duplumok detektálásakor ezek összehasonlítását végzi el a program. A duplumok keresésének legfontosabb szempontjai: - a program duplum kulcsok illetve egyedi mezőtartalmak (pl. DOI) alapján keres - a duplumok keresésében csak a nyilvános tételek vesznek részt, a duplum kulcsban azonos de még nem nyilvános tétel(ek) az intézményi adminisztráció számára nem láthatóak A duplum vizsgálat eredménye lehet - Duplum - Nem duplum - Nem megállapítható, azaz fontos mezőben hiányos rekord Közlemények duplum vizsgálata A közlemények rendszer általi automatikus duplum vizsgálatára három esetben kerül sor - közlemény(ek) importja során - nem nyilvános vagy feldolgozás alatt lévő rekordok jóváhagyásakor - közlemények kézi felvitele esetén Mentéskor A közlemények manuális duplum ellenőrzésére, jelölésére is van mód - tételenkénti duplum vizsgálat - egy adott halmazban, keresési listában, csoportosan vagy szelektált elemekkel Közlemények duplum vizsgálata, kezelése import során Közlemények importja (WOS, PubMed stb.) folyamán a program a beolvasott tételeket összehasonlítja az adatbázisban már megtalálható nyilvános rekordok adataival. Amennyiben duplum kulcsban, vagy meghatározott mező tartalmában azonos tételt/tételeket talál, ezt az import felületen jelzi (10.1 ábra)
10.1 ábra A Duplum feliratra kattintva a felületen látható rekord nyilvános párja is megtekinthető (10.2 ábra) 10.2 ábra A program lehetőséget ad a duplum nem nyilvános rekordként történő elmentésére is, de az így elmentett adatok nem lesznek jóváhagyhatók, mivel már létezik jóváhagyott, nyilvános párja is a rendszerben. Az importálásra szolgáló felületen beállítható, hogy a program beolvasás során mellőzze a duplumok keresését, ebben az esetben a rendszer minden beolvasott tételt importál, beleértve az esetleges duplikátumokat is. Duplum ellenőrzés az import során Duplum ellenőrzés mellőzése
Közlemények duplum vizsgálata azok jóváhagyása esetén Az importált, elmentett rekord jóváhagyása során, a program duplum ellenőrzést végez. Amennyiben a jóváhagyandó tétel már rendelkezik duplum kulcsban illetve más definiált mező tartalomban vele megegyező nyilvános párral, azt duplumként kezeli és ezt jelzi számunkra (10.3 ábra) 10.3 ábra A Duplum! feliratra kattintva a rendszer megjeleníti a duplumok azonosítóit (10.4 ábra) 10.4 ábra A feliratra kattintva a duplumok kezelésére szolgáló felületre jutunk (10.5 ábra)
10.5 ábra Az összevonást követően a megmaradó közlemény és az idézet a kezelő felületen szerkeszthető vagy jóváhagyható (10.5a ábra). 10.5a ábra Duplumok jelzése, jelölése közlemények kézi felvitele esetén A manuális felvitelű rekordok esetében, azok elmentésekor, amennyiben rendelkeznek vele megegyező (duplum kulcsban azonos) nyilvános párral, a program azt jelzi. (10.6a ábra)
10.6a ábra A Duplum feliratra kattintva a felületen látható rekord nyilvános párja is megtekinthető illetve az Elmentés ezekkel az adatokkal gombra klikkelve a tétel elmenthető. A duplum jelzés ellenére elmentett rekord nem lesz jóváhagyható! Esetenként előfordul, hogy az ellenőrzött rekord valójában nem duplum, de valamely mezőjében hiányos (Hiányzó adatok), ezért a duplum ellenőrzés sem végezhető el. (10.6b ábra) 10.6b ábra Könyvfejezet, Konferenciaközlemény duplum vizsgálata esetén amennyiben a befoglaló kötet duplum, azok megszüntetéséig a tételek szintén nem hagyhatók jóvá.
Tételenkénti, manuális duplum keresés A program lehetőséget ad az egyes közlemények tételenkénti duplum ellenőrzésére. A művelet a Duplum vizsgálat gombra kattintva indítható (10.7 ábra) 10.7 ábra Amennyiben a tétel nem rendelkezik nyilvános duplum párral, úgy a Nem duplum felirat jelenik meg a rekord alatt. Duplum észlelése esetén Duplum! felirat olvasható, melyre kattintva a duplikátumok azonosítóit tartalmazó információ jelenik meg. (10.8a; 10.8b ábra) 10.8a ábra
10.8b ábra Tételenkénti duplum jelölés, jelentés Lekeresett listákban mód van arra is, hogy annak tételeit, az erre a célra szolgáló jelölő ablakocskák ( Duplumnak jelölöm) segítségével duplumnak jelentsük. A kiválasztott jelölőnégyzetre kattintva megjelenik egy lap, ahol bal oldalon az első megjelölt rekord szerepel. A listában egy másik jelölőnégyzetre (az első tétel párja) kattintva mindkét megjelölt rekord megjelenik egy összehasonlító, kezelő lapon. (10.9 ábra) 10.9 ábra
Lehetőség van a jelentés elutasítására és elfogadására egyaránt. Az elfogadott jelentések a rendszerben megoldásukig, mint jelentett duplumok jelennek meg, míg elutasítás esetén a jelölés érvényét veszti. Közlemények duplum jelölése egy adott halmazban, keresési listában, csoportosan vagy szelektált elemekkel Az adminisztrátori felületen mód van egy lekeresett listára vagy annak kiválasztott elemeire vonatkozóan csoportos duplum vizsgálatot végezni. A jelölés a 6. Szerkesztés menüpont alatt a csoportosan végezhető műveletek közül a Duplum vizsgálat menüpontot választva végezhető el. (10.10 ábra) 10.10 ábra A duplum vizsgálat végezhető az egész halmazon vagy kijelölt közlemények csoportján (egész halmaz kijelölt közlemények ) A keresés a Duplum vizsgálat indítása gombra kattintva futtatható. A keresés folyamatáról a rendszer rövid táblázatban tájékoztat (10.11 ábra) 10.11 ábra
A duplum vizsgálat lefuttatását követően, amennyiben a lista tartalmaz korábbi vagy új jelölésű duplum tételeket, azok párban megjelennek a képernyőn és a rekordok szerkesztési jogosultságától függően kezelhetők (Importáltak kijelölése, Kijelölt publikációk törlése, Gyors kezelés). (10.12 ábra) Közlemény duplumok kezelése 10.12 ábra A duplum kezelésének legegyszerűbb és leggyorsabb módja, a duplum rekord saját hatáskörben történő törlése. E célra szolgál a tételek melletti jelölő ablakocska illetve a Kijelölt publikációk törlése gomb. Bonyolultabb, több hozzárendelést, azonosítókat, szerzői hozzárendeléseket stb. tartalmazó rekordok esetében célszerű a Gyors kezelés opciót választani. (10.13 ábra) 10.13 ábra Megjelennek a duplum rekordok azonosítói, a feliratra kattintva a duplumok kezelésére, összevonására szolgáló felületre jutunk (10.14 ábra)
10.14 ábra A felületen megjelennek a rekordokhoz tartozó szerkesztési jogosultságra vonatkozó információk (pl. törölhető, szerkeszthető stb.). Minden esetben a bal oldali rekord a megmaradó a jobb oldali tétel törlődik az összevonás során! Végezhető műveletek a kezelő lapon: Jelentés elfogadása jelölés megerősítése Jelentés elutasítása jelölés törlése Oldal csere a <-> jelre kattintással A két rekord összefésülése, a jobb oldali rekord törlődik a <= Kijelölt adatok átvitele és törlés gombbal A tételek összefésülése során a bal oldali, megmaradó tétel átveszi a jobb oldali lapon feltüntetett, jelölő négyzetecskében pipával megjelölt adatokat: - Szerzői hozzárendelések - Idézetek - WOS, SCOPUS, PubMed azonosítók - Fejezetek (Könyvek, Konferenciakötetek esetén) - Intézmények - Adatgazda - Kulcsszavak Jogosultság birtokában a tétel illetve idézői szerkeszthetők, Közlemény szerkesztése illetve Idézők szerkesztése feliratra kattintással. A megfelelő beállításokat követően a duplumok összefésülése, összevonása elvégezhető <= Kijelölt adatok átvitele és törlés. (10.15 ábra)
Sikeres összevonás esetén az alábbi üzenet olvasható: 10.15 ábra Duplumok összefésülése során előfordul, hogy a törölt tétel szerzői hozzárendeléseit nem veszi át a megmaradó rekord. Ebben az esetben a szerző illetve részleg hozzárendelések a megmaradó tételben utólag pótlandók. Amennyiben a duplumok kezeléséhez nem rendelkezik megfelelő jogosultsággal, Nincs joga törölni ezt a közleményt vegye igénybe magasabb szintű intézményi illetve szükség esetén MTMT központi adminisztráció segítségét (Admin fórum). (10.16 ábra) 10.16 ábra Idézők összefésülése Az összefésülendő közlemények idézői megfelelő jogosultság birtokában szerkeszthetők Idézők szerkesztése illetve beállítástól függően Idézők átvihetők a megmaradó közleményhez (10.17 ábra).
10.17 ábra Az összefésülés során megmaradó rekord a megfelelő beállítás esetén átveszi a törölt tételhez tartozó, duplumként nem felismert idéző tételeket (a duplumként felismert idézők nem kerülnek át a megmaradó közleményhez), melyek Összevont státuszba kerülnek, ebben a státuszban a nyilvános felületen nem jelennek meg. Ellenőrzést követően Jóváhagyással láthatóvá tehetőek ezek a hivatkozások. Idéző közlemények duplum kezelése Az idéző közlemények rendszer általi automatikus duplum vizsgálatára három esetben kerül sor - idéző közlemény(ek) importja során - nem nyilvános vagy feldolgozás alatt lévő rekordok jóváhagyásakor - idéző közlemények kézi felvitele esetén Az idéző közlemények manuális duplum ellenőrzésére, jelölésére is van mód - tételenkénti duplum vizsgálat - egy adott halmazban, keresési listában, csoportosan vagy szelektált elemekkel Idéző közlemények duplum vizsgálata, kezelése import során Az idézők importjára szolgáló felületen választható, hogy az import során legyen-e duplum ellenőrzés illetve annak mellőzésével történjék. import során Duplum ellenőrzés mellőzése Duplum ellenőrzés az Idéző közlemények importja (WOS, SCOPUS.) folyamán a program a beolvasott tételeket összehasonlítja az adatbázisban már megtalálható, az idézett közleményhez tartozó idéző rekordok adataival. Amennyiben duplum kulcsban azonos tételt/tételeket talál, ezt az import felületen jelzi. (10.18 ábra)
10.18 ábra A Duplum feliratra kattintva a duplumok adatai megtekinthetők egy új ablakban (10.19 ábra) 10.19 ábra A duplum jelzésű tételek kihagyhatók illetve Menthetők is, emellett a Kiegészít opciót választva a meglévő tételek egyes mezőit (WOS, SCOPUS, DOI stb.) egészíti ki a program. Idéző közlemények manuális ellenőrzése Idéző közlemény kézi felvitelekor, egyező duplum kulcsok esetén a rendszer duplum jelzést küld (10.20 ábra)
10.20 ábra A duplum elmenthető, jóváhagyható, de a listában Duplum! megjelöléssel szerepel. (10.20a ábra) 10.20a ábra
A Duplum! feliratra kattintva, felugró ablakban megjelenik a duplumra vonatkozó információ (10.20b ábra) 10.20b ábra Az idéző közlemények szerkesztése során, jogosultság birtokában egyedi duplum szűrés is végezhető, Duplum vizsgálat gomb illetve a keresés eredménye is megjelenik az idéző közlemény adatai alatt (pl. Nem duplum) A szerkesztésre szolgáló oldalon csoportos duplum ellenőrzés is indítható, a lista jobb felső sarkában található Duplum vizsgálat gombra kattintva. A szűrés eredménye a kézi kereséshez hasonlóan az idéző tételek alatt látható (pl. Duplum!) (10.20c ábra). 10.20c ábra
Idéző duplumok kezelése A duplum idézetek megfelelő jogosultság birtokában törölhetők a listából. Jóváhagyott idéző tételek az adminisztrátori felület szerkesztés menüpontja alatt csoportosan is törölhetők (10.21 ábra) 10.21 ábra Az Idézők szerkesztésére szolgáló felületen egyedileg törölhetőek a duplum idézetek. Itt mód van a tételek rendezésére is (pl Év, Cím stb.). (10.22 ábra) Illetve a hivatkozás alatti Duplum feliratra kattintva a nem egymás alatt elhelyezkedő duplum hivatkozások kiemelhetőek egy új lapra, melyen az összevetés könnyebb, törlési és duplum elvetési lehetőséggel (Nem duplum felirat) (10.23 ábra). 10.22 ábra
10.23 ábra Amennyiben a duplumok kezeléséhez nem rendelkezik megfelelő jogosultsággal, vegye igénybe magasabb szintű intézményi illetve szükség esetén MTMT központi adminisztráció segítségét (Admin fórum). Import láthatatlan státuszú rekordok és kezelésük A közlemények illetve idéző közlemények importja során lehetőség van olyan rekord állapot létrehozására, mely biztosítja azok elrejtését illetve azok láthatósága csak korlátozott körben érvényesíthető. A bevezetett új rekord állapotot (Import láthatatlan) jellemzői a következők: A rekord állapota Import-láthatatlan, közlemény és idéző rekordban egyaránt. A mycite import során importált közlemény "Import-láthatatlan" állapota esetén az idézők is "Import-láthatatlanok" státuszúak lesznek Az Import-láthatatlan rekord csak az adatgazda és a 3-as adminisztrátorok számára látható Az Import-láthatatlan közleményrekord idézői sem láthatók másnak Az {} üres adatgazdájú rekordok a 3-as adminisztrátorok számára láthatók, és ezeket a rekordokat egy 3-as adminisztrátor adhatja át feldolgozást végző adatgazdának. Az adatgazda - az eddigiek szerint is - lehet szerző vagy adminisztrátor Az Import-láthatatlan rekord az adatgazda és a 3-as adminisztrátor által törölhető, szerkeszthető és hozzárendelhető. Az Import-láthatatlan rekord duplum kezelés során összevonható más rekorddal. Összevonás után a maradó rekord állapota Import-láthatatlan lesz, kivéve, ha az Import-láthatatlan rekorddal összevont rekord nyilvános volt, ekkor az összevonás utáni rekord állapota feldolgozás alatt Az Import-láthatatlan rekord jóváhagyható. Az Import-láthatatlan rekordot a duplum keresés nem látja (bárki indítja), kivéve, ha az Import-láthatatlan rekordból indul el a duplum keresés. Az új állapot csak import során jön létre, ha a "Csak adatgazdának látható:" jelölőnégyzetet megjelöljük az importálás előtt. A jelölőnégyzet minden import indító lapon megtalálható. (1.a ábra) (1.b ábra)
Publikáció import felület (1.a ábra) Idéző import felület (1.b ábra) A megfelelő beállítást követően az importált közlemény illetve a hozzá tartozó idéző közlemény Import nem látható státuszt kap, mely a felületen látható is. (2.a ábra) (2.b ábra) 2.a ábra
2.b ábra