Belső Ellenőrök Társasága VIII. SZAKMAI KONFERENCIA Kötelezettségvállalás nyilvántartásának ellenőrzése Készítette: Győrffi Dezső gyorffi.dezso@gyesgy.hu Tel.: 46/596-271 mobil: 20/9354-016 2015. szeptember 24. 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 1
Az előadás témái 1) A kötelezettségvállalás jogszabályi alapja 2) Kötelezettségvállalás szabályai 3) Kötelezettségvállalás belső szabályozása 4) Kötelezettségvállalás számviteli elszámolása, nyilvántartása 5) Kötelezettségvállalás ellenőrzésének módszertani kérdése 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 2
1) Kötelezettségvállalás jogszabályi alapja Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht.) Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr.) Az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet (továbbiakban: Áhsz.) Az államháztartásban felmerülő egyes gazdasági események kötelező elszámolási módjáról szóló 38/2013. (IX. 29.) NGM rendelet 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 3
Kötelezettségvállalás Mi a kötelezettségvállalás lényege? A költségvetés megalapozott végrehajtását a tervezési szabályok mellett elsősorban a kötelezettségvállalási szabályok biztosítják. A kötelezettségvállalás fogalmát az értelmező rendelkezések meghatározzák, lényegében minden olyan fizetési kötelezettség annak tekinthető, amely a kötelezettséget vállaló nyilatkozatán, döntésén alapul. Kötelezettségvállalás mértéke Az Áht. 32. -ban és az Áht. 36. (5) bekezdésben foglalt kivételekkel a költségvetési év kiadási előirányzatai terhére kötelezettségvállalásra az azokat terhelő korábbi kötelezettségvállalásokkal és más fizetési kötelezettségekkel csökkentett összegű eredeti vagy módosított kiadási előirányzatok (a továbbiakban: szabad előirányzat) mértékéig kerülhet sor. 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 4
Kötelezettségvállalás Mi a más fizetési kötelezettség? Más fizetési kötelezettségnek a jogszabályon, jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági, hatósági döntésen, vagy más, a fizetési kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét megállapító kötelező előíráson alapuló fizetési kötelezettség minősül. 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 5
Kötelezettségvállalás Milyen időszakra vállalható kötelezettség? A kötelezettségvállalások mértéke törvényi korláthoz kötött. Az Áht. különválasztja a tárgyév, és a tárgyéven túli évek kiadási előirányzatai terhére vállalható kötelezettségeket. Határozatlan időre vállalt kötelezettség értékét a költségvetési évben és az azt követő három éven keresztül származó fizetési kötelezettségek összegeként kell meghatározni. 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 6
2)Kötelezettségvállalás szabályai Kötelezettségvállalás Pénzügyi ellenjegyzés Teljesítésigazolás Érvényesítés Utalványozás Alapelvek a jogkörök gyakorlásánál: Csak írásban (kivétel kötelezettségvállalás néhány esete) Átruházás, felhatalmazás, megbízás csak írásban Csak a költségvetési szervvel alkalmazásban álló gyakorolhatja ezeket a jogköröket Az Áht. csak a kötelezettségvállaláshoz írja elő az előzetes írásos formát és a pénzügyi ellenjegyzést, a más fizetési kötelezettségek teljesítéséhez nem. 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 7
Kötelezettségvállalás Kötelezettség csak a módosított előirányzat erejéig vállalható [Áht. 36. (1) bekezdés] Kötelezettséget vállalni csak pénzügyi ellenjegyzés után a pénzügyi teljesítést megelőzően lehet!!!! (ez egy garanciális kontroll szabály) Kötelezettségvállaló: Önkormányzatnál: polgármester Önkormányzati hivatalnál: jegyző Társulási tanácsnál a társulási tanács elnöke Költségvetési szervnél a költségvetési szerv vezetője vagy az általuk írásban felhatalmazott személy 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 8
Kötelezettségvállalás Nem kötelező írásos kötelezettségvállalás: 100.000 forint alatt Pénzügyi szolgáltatás igénybevételéhez kapcsolódóan Jogszabályi kötelezettség, bírósági végzés esetén A kötelezettségvállalást követően haladéktalanul gondoskodni kell annak az államháztartási számviteli kormányrendelet szerinti nyilvántartásba vételéről, ezáltal a kötelezettségvállalás értékéből a költségvetési év és az azt követő évek szabad előirányzatait terhelő rész lekötéséről. 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 9
Kötelezettségvállalás nyilvántartása A kötelezettségvállalást követően haladéktalanul gondoskodni kell annak az államháztartási számviteli kormányrendelet szerinti nyilvántartásba vételéről, ezáltal a kötelezettségvállalás értékéből a költségvetési év és az azt követő évek szabad előirányzatait terhelő rész lekötéséről. Az Áht. 36. (2) bekezdése szerinti más fizetési kötelezettségek esetén a teljesített kifizetésekkel egyidejűleg kell annak adatait és a kifizetés összegét nyilvántartásba venni. A kötelezettségvállalás módosulása, meghiúsulása, megszűnése esetén gondoskodni kell a nyilvántartásban szereplő adatok módosításáról. 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 10
Pénzügyi ellenjegyzés Pénzügyi ellenjegyző lehet: Gazdasági vezető Ha az önkormányzati hivatal nem rendelkezik gazdasági szervezettel, akkor a jegyző által írásban kijelölt köztisztviselő A pénzügyi ellenjegyzést a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett gazdasági szakképzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. Ávr. 55. (3)] 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 11
Teljesítés igazolás Ki lehet teljesítést igazoló? A kötelezettségvállaló által kijelölt személy Mit jelent a teljesítés igazolása? A teljesítés igazolása során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni és igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében - ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes - annak teljesítését. Bevételek meghatározott körére nézve lehet, de nem kötelező A teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. Nem szükséges külön teljesítés igazolását előírni az Áht. 36. (2) bekezdése szerinti más fizetési kötelezettségek teljesítéséhez. 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 12
Érvényesítő: Érvényesítés Gazdasági vezető, vagy az általa írásban kijelölt személy Gazdasági szervezettel nem rendelkező önkormányzati hivatalnál a jegyző által kijelölt személy Kifizetések esetén a teljesítés igazolása alapján - az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy a megelőző ügymenetben az Áht., az államháztartási számviteli kormányrendelet és e rendelet előírásait, továbbá a belső szabályzatokban foglaltakat megtartották-e. 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 13
Összeférhetetlenségi szabályok A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet. Az érvényesítő ugyanazon gazdasági esemény tekintetében nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a teljesítést igazoló személlyel. Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és teljesítés igazolására irányuló feladatot nem végezheti az a személy, aki ezt a tevékenységét a Polgári Törvénykönyv szerinti közeli hozzátartozója, vagy maga javára látná el. 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 14
A jogköröket gyakorlók nyilvántartása A kötelezettséget vállaló szerv a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítés igazolására, érvényesítésre, utalványozásra jogosult személyekről és aláírás-mintájukról a belső szabályzatában foglaltak szerint naprakész nyilvántartást köteles vezetni. 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 15
Utalványozás Utalványozók, akik kötelezettségvállalásra jogosultak Utalvány tartalma: Az utalványon (utalványrendeleten) fel kell tüntetni a) az,,utalvány" szót; b) a költségvetési évet; c) a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, d) a fizetés időpontját, módját, összegét, devizanemét; e) a bevétel, kiadás egységes rovatrend és kormányzati funkció szerinti számát és megnevezését, a terheléssel, jóváírással (kifizetéssel, bevételezéssel) érintett pénzeszköz államháztartási számviteli kormányrendelet szerinti könyvviteli számlájának számát és megnevezését, (2014. január 1- jétől) f) kötelezettségvállalás-nyilvántartási számát; g) Az utalványozó keltezéssel ellátott aláírását; h) Az 58. (3) bekezdés szerinti érvényesítést. Ávr. 59. (3) bekezdés ] 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 16
Nem kell utalványozni Utalványozás a) a közigazgatási hatósági határozaton alapuló, az egységes rovatrend B3. Közhatalmi bevételek rovatain elszámolandó költségvetési bevételek beszedését, az egységes rovatrend B401. Készletértékesítés ellenértéke, B402. Szolgáltatások ellenértéke, B403. Közvetített szolgáltatások ellenértéke és B406. Kiszámlázott általános forgalmi adó rovatain elszámolandó költségvetési bevételeket, b) a számlavezető által felszámított díjakkal, költségekkel kapcsolatos költségvetési kiadásokat és kamatbevételeket, c) az egységes rovatrend B813. Maradvány igénybevétele rovatain elszámolandó finanszírozási bevételek teljesítését, és d) a fedezetkezelői számláról, valamint - a fedezetkezelői számlára történő átutalás esetén - az építtetői fedezetbiztosítási számláról történő kifizetéseket. 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 17
3) Kötelezettségvállalás belső szabályozása 1) Gazdálkodási szabályzat (adatszolgáltatásra, kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítés igazolására, érvényesítésre és utalványozásra) A működéséhez, gazdálkodásához kapcsolódó és pénzügyi kihatással bíró kérdéseket a költségvetési szerveknek különböző szabályzatokban kell rendezniük. Ennek értelmében a költségvetési szerv belső szabályzatban rendezi a működéséhez, gazdálkodásához kapcsolódó és pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdéseket, így: a gazdálkodással így különösen a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, a szakmai teljesítés igazolása, az érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módjával, eljárási és dokumentációs részletszabályaival, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendjével, és az adatszolgáltatási feladatok teljesítésével kapcsolatos belső előírásokat, feltételeket, és így meghatározza a szerv által követendő eljárást többek között az alábbiakkal kapcsolatban: 2015. szeptember 25. Győrffi Dezső - Dr. Lóránt Zoltán - Polyák Zsuzsanna - Dr. Printz János 18
4)Kötelezettségvállalás számviteli elszámolása, nyilvántartása A bevételi és kiadási előirányzatokat, a követeléseket, kötelezettségvállalásokat, más fizetési kötelezettségeket, valamint ezek teljesítését az Áhsz. 15. mellékletben meghatározott egységes rovatrend szerint kell nyilvántartani. A költségvetési könyvvezetés során a 05. és a 09. számlacsoportot az egységes rovatrend szerinti bontásban kell vezetni, valamennyi nyilvántartási számlát tovább bontva a) bevételi vagy kiadási előirányzatok nyilvántartási számlára, b) követelések vagy kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek nyilvántartási számlára, és c) teljesítés nyilvántartási számlára 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 19
Kötelezettségvállalások elszámolása A kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek nyilvántartási számláin a 002. Kötelezettségvállalás, más fizetési kötelezettség nyilvántartási ellenszámlával szemben történik Ha a korábban nyilvántartásba vett kötelezettségvállalás, más fizetési kötelezettség a jogosult számlája vagy más okból végleges kötelezettségvállalásnak, más fizetési kötelezettségnek minősül, azt át kell vezetni a 0022. Költségvetési évben esedékes végleges kötelezettségvállalás, más fizetési kötelezettség nyilvántartási ellenszámlára. Végleges kötelezettség: számfejtett személyi juttatás, teljesítésigazolással ellátott számlázott termékértékesítésért vagy szolgáltatásnyújtásért fizetendő ellenérték, a felvett hitelek, kölcsönök, kapott visszatérítendő támogatások, kölcsönök visszafizetendő összege és annak kamatai. Kötelezettségvállalás analitikus nyilvántartása: Áhsz. 14. mell. II. pont 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 20
A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS SZÁMLÁINAK FELÉPÍTÉSE 0.Nyilvántartási számlák 053. Dologi kiadások 0531. Készletbeszerzés 05311. Szakmai anyagok beszerzése 053111. Szakmai anyagok beszerzése előirányzata 053112. Kötelezettségvállalás, más fizetési kötelezettség szakmai anyagok beszerzésére 053113. Szakmai anyagok beszerzése teljesítése 00. Nyilvántartási ellenszámlák 002. Kötelezettségvállalás, más fizetési kötelezettség nyilvántartási ellenszámla 0021. Költségvetési évben esedékes kötelezettségvállalás, más fizetési kötelezettség nyilvántartási ellenszámla 0022. Költségvetési évben esedékes végleges kötelezettségvállalás, más fizetési kötelezettség nyilvántartási ellenszámla 0023. Költségvetési évet követően esedékes kötelezettségvállalás, más fizetési kötelezettség nyilvántartási ellenszámla 0024. Költségvetési évet követően esedékes végleges kötelezettségvállalás, más fizetési kötelezettség nyilvántartási ellenszámla 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 21
A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS KÖNYVELÉSE Csak a költségvetési számvitelben tartjuk nyilván Minden kiadást meg kell előzzön a kötelezettségvállalás!!!! Fő szabályként a tárgyévi és a követő évi kötvállokat meg kell osztani a 0021/0022-es valamint a 0023/0024-es ellenszámlák között Kivétel ez alól a tárgyévi előirányzatot terhelő kötváll, amelynek a pénzügyi teljesítése következő év június 30-ig megtörténik év elején a nyitó rendezés keretében a követő évi kötvállalás összegét át kell vezetni a tárgyévi kötvállok közé (Fontos!!!!) 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 22
Célja: 5)Kötelezettségvállalás ellenőrzésének módszertana Elegendő és megfelelő bizonyosságot szerezni arról, hogy a kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek teljessége, létezése, pontossága és megjelenítése megfelel-e az Áht., valamint Ávr. előírásainak. Módszer: Pl. kiválasztani 20 db olyan végleges vagy nem végleges kötelezettségvállalást, más fizetési kötelezettséget, amelyhez nem kapcsolódik teljesítés, illetve a kiadások ellenőrzéséhez kapcsolódva vizsgáljuk a teljesítéseket megelőző végleges kötelezettségvállalásokat, más fizetési kötelezettséget, a minta 5 tételből álljon. Ennek alapján összesen 25 db tételt vizsgálunk, 20 db teljesítés nélküli és 5 db végleges kötelezettségvállalást, más fizetési kötelezettséget, amelyhez kiadás is kapcsolódik. 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 23
Vannak olyan kötelezettségvállalások, amelyekre szinte biztos mindig van állomány. Pl.: K1101. rovathoz kapcsolódó kötelezettségvállalásnak mindig kell lennie, vagy ha az önkormányzat ingatlannal rendelkezik, akkor közműszámlák is biztosan vannak, stb. Ebből adódóan érdemes a leggyakoribb kötelezettségvállalásokból (adott rovathoz kapcsolódóan) szúrópróbaszerűen választani. Kiemelt jelentőséggel bír annak vizsgálata, hogy a kiadások teljesítéséhez mindig kell, hogy kapcsolódjon kötelezettségvállalás, más fizetési kötelezettség, ezért a mintavételbe érdemes a jogszabály által hivatkozott rovatokból is választani (Áhsz. 43. (12) és (13) bekezdése). 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 24
A kiválasztott tételekhez kapcsolódva megvizsgáljuk a költségvetési szerv kötelezettségvállalásokról, más fizetési kötelezettségekről az alapbizonylatokat (szerződések, megállapodások, megrendelések, stb.). Az ellenőrnek meg kell győződnie arról is, hogy a kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek megfelelnek az Áht. és az Ávr. előírásainak, valamint az Áhsz. 14. melléklete alapján a részletező nyilvántartások tartalmazzák az előírt minimum tartalmat. A kötelezettségvállalások vizsgálatánál fontos figyelembe venni, hogy határozatlan idejű ügyletek esetén tárgyév + 3 évre kell felvenni a kötelezettségvállalást, határozott idejű szerződésnél viszont csak az adott időszakra. Analitika és főkönyv, illetve a főkönyvön belül a nyilvántartási számlák és a kapcsolódó könyvviteli számlák egyezőségének vizsgálata. 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 25
Az adott kötelezettségvállalás a megfelelő rovaton, nyilvántartási és könyvviteli számlán szerepel-e. Továbbá annak vizsgálata, hogy a kiválasztott tételek a 01 és 12 űrlapokon (12. űrlap csak a végleges kötelezettségvállalás, más fizetési kötelezettség esetén) a nyilvántartásoknak megfelelő kategóriában szerepelnek-e. Eredmények: Alapbizonylatokon alapuló mintavételes eljárás segítségével történik a vizsgálat, illetve szorosan kapcsolódik a kiadások ellenőrzéséhez, annak részét is képezi. Konklúzió: A pénzügyi ellenőrzés során elegendő és megfelelő bizonyosságot szereztünk arról, hogy a kötelezettségvállalások létezése, pontossága és megjelenítése megfelel az Áht., Ávr. És Áhsz. Előírásainak. 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 26
Köszönöm megtisztelő figyelmüket és türelmüket! V É G E 2015. szeptember 25. "GY & GY" PERFEKT Audit Kft. 27