Segítség a hivatali kapu használatához Készítette: Kopint-Datorg Zrt. Tartalomszolgáltatási Igazgatóság Utolsó módosítás: 2011.06.03. Probléma esetén írásos segítséget az info@magyarorszag.hu e-mail címen, telefonos segítséget pedig a 40/200-195 telefonszámon kérhet. A dokumentummal kapcsolatos észrevételeit az info@magyarorszag.hu email címen várjuk.
Tartalom Segítség... 1 a hivatali kapu használatához... 1 Tartalom... 2 1. Mi a hivatali kapu?... 3 2. A hivatali kapu használata... 4 3. A nyitóképernyő... 5 4. Dokumentumok listázása... 6 4.1. Keresés, szűkítés... 6 4.2. A találati lista... 7 5. Dokumentum letöltése... 8 5.1. Ügyfél vagy más hivatal által küldött dokumentum letöltése... 8 Letöltés folyamata... 8 File letöltése... 8 Kulcstár kiválasztása... 11 Letöltés visszaigazolása... 12 Utólagos kititkosítás... 13 5.2. Rendszerüzenet letöltése... 18 Letöltés folyamata... 18 Fájlletöltés... 19 Letöltés visszaigazolása... 20 5.3. Dokumentumok tömeges letöltése a Hivatali kapun keresztül... 21 5.3.1. Bevezetés... 21 5.3.2. Belépés a HKP oldalon... 21 5.3.3. A letöltendő dokumentumok kijelölése... 21 5.3.4. A dokumentumok letöltése... 22 5.3.5. A letöltés folyamata... 24 6. Viszontazonosítás... 28 7. Azonosítás... 30 8. Dokumentum küldése, feltöltés... 31 8.1. A feltöltés folyamata... 31 8.2. Fájlfeltöltés... 32 Állampolgár számára... 32 Hivatal számára... 34 8.3. Elektronikus tértivevény... 35 Elektronikus tértivevénnyel ellátott dokumentum küldése... 36 Értesítés 3 munkanapja át nem vett dokumentumokról... 37 Postafiókból 30 napnál régebbi dokumentumok törlése... 38 Kézbesítési vélelem beállta... 38 8.4. Feltöltés visszaigazolása... 38 9. Hivatalok... 39 10. Ügykezelői jelszóváltoztatás... 40 11. Elfelejtett jelszó kérése... 41 12. Gyakori kérdések... 42 2
1. Mi a hivatali kapu? A hivatali kapu (HKP) a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer (Központi Rendszer, KR) része. A HKP-n keresztül az igénybevevő szervezetek hitelesen tudnak fogadni elektronikus üzeneteket, illetve a hivatalok elektronikus üzenetei a hitelesen azonosított ügyfelekhez (állampolgár vagy hivatal) eljuttathatók. Hivatali kaput azon szervezetek használhatnak, akik csatlakoznak a központi rendszerhez. A csatlakozás során a hivatalok regisztrálják ügyintézőiket. A HKP-hoz hozzáférési joggal rendelkező ügyintézők azonosítása ügyfélkapu-regisztrációval történik, ezért a hivatali kapu használatának alapvető feltétele az ügyintézők számára az ügyfélkapu-regisztráció (https://segitseg.magyarorszag.hu/segitseg/ugyfelkapu). 3
2. A hivatali kapu használata A hivatali kapu egy böngészővel elérhető, internetes alkalmazás. Ahhoz, hogy a felhasználó bejelentkezhessen hivatali kapujába, először be kell jelentkeznie bejelentkezési nevével és jelszavával az Ügyfélkapuba (www.magyarorszag.hu). Miután bejelentkezett az Ügyfélkapuba, be kell jelentkeznie a hivatali kapuba is. Ehhez kattintson a Személyes ügyfélkapu mellett látható Hivatali kapu linkre. Az ügykezelő felhasználónak meg kell adni hivatala azonosítóját (Hivatal rövid neve) és az ehhez tartozó jelszót. Hivatal rövid neve: A hivatal egyedi azonosítója (rövid neve), melynek meghatározására a hivatal központi rendszerhez történő csatlakozásakor kerül sor. Hivatali jelszó: A hivatali ügykezelőhöz tartozó jelszó. A mezők kitöltését követően nyomja meg a gombot! Ezzel az alkalmazás ellenőrzi, hogy az ügyfélkapuba bejelentkezett ügyfél részére a megadott hivatal esetében az ügykezelői jogkör engedélyezett-e. Ha nem jogosult, akkor az alábbi hibaüzenet jelenik meg: Ha jogosult a hivatali ügyek kezelésére, akkor megjelenik az alkalmazás főoldala. 4
3. A nyitóképernyő Az Ügyfélkapuba bejelentkezett ügykezelő adatai Hivatal neve Az alkalmazás menüjének linkjei felsorolásszerűen jelennek meg A hivatali postafiók információi A képernyő az alábbi információkat szolgáltatja a hivatal postafiókjáról: Olvasatlan (letölthető) dokumentumok száma: Megadja azon dokumentumok (nyomtatványok) darabszámát, amelyeket az interneten keresztül az ügyfelek juttattak el a hivatal postafiókjába. Ügyfél által átvett üzenetekre kapott visszaigazolások száma: Megadja azon visszaigazolások számát, melyeket a KR generál a hivatal számára, amikor az ügyfél átveszi letölti a postafiókjából a hivatal által részére küldött dokumentumot (határozatot, végzést, felszólítást, felhívást, stb.). Ügyfél által át nem vett üzenetekre kapott visszaigazolások száma: Megadja azon visszaigazolások (értesítések) számát, amelyeket a KR generál a hivatal számára, amikor az ügyfél a postafiókjába érkezett a hivatal által küldött dokumentumot 5 nap elteltével sem vette át. Ezen dokumentumok esetében a rendszer törli a dokumentumot az ügyfél postafiókjából, és egy visszaigazolás (értesítés) üzenetet készít a törlés tényéről a hivatal postafiókjába. A feldolgozás során a Dokumentumok linkre kattintva bármikor lekérdezhető a hivatal postafiókjának állapota. 5
4. Dokumentumok listázása 4.1. Keresés, szűkítés Amennyiben a hivatal postafiókjában lévő dokumentumokra, azok adataira kíváncsi, kattintson a Dokumentumok linkre. A lekérdezéshez szűkítési feltételeket is választhat. Ezeket a képernyő felső blokkjában, a keresési ablakban lehet megadni. Szűkítési lehetőségek Találati lista Szűkítési lehetőségek: Dokumentum típusa: Az ügykezelő megadhat egy konkrét dokumentumtípus-azonosítót, amely a dokumentumtervező programban került definiálásra egy-egy adott dokumentum esetében. Üzenet fajtája: A hivatal számára érkező üzenetek háromfélék lehetnek: Ügyfél: Az ügyfél által küldött dokumentumok ügyfél üzenetek; Hivatal: Más hivatalok által küldött üzenetek; Rendszer: A rendszer által egyes folyamatokban automatikusan generált visszaigazolások, értesítések rendszer üzenetek. 6
Az ügykezelő a nyílra kattintva egy lenyíló ablakból az Összes, Ügyfél, Hivatal illetve Rendszer üzenetfajtákból választhat. Beérkezés dátuma: A mezőben megadható egy dátum. Megadása esetében csak azon dokumentumok adatai kerülnek a listába, melyek esetében a postafiókba kerülés dátuma megegyezik a megadott dátummal. A dokumentumok listájának lekérése a 4.2. A találati lista gomb aktiválásával indítható. A képernyő alsó blokkjában jelenik meg a találati lista. A táblázat kerete egy-egy navigációs sor, amely több képernyőnyi lista esetében a lapozást teszi lehetővé. A navigációs sor linkeket tartalmaz, melyek aktiválásával tud az ügykezelő a kívánt oldalra navigálni: A találati lista Érkeztetési szám oszlopa is linkeket tartalmaz: A kiválasztott dokumentum érkeztetési számára kattintva tudja elindítani az ügykezelő a dokumentum letöltését. 7
5. Dokumentum letöltése A hivatal részére érkező dokumentumok három nagy csoportra oszthatóak. Az ügyfelek által kitöltött és felküldött dokumentumok, melyek alapja egy a hivatal által előállított formanyomtatvány (ÁNYT-vel tervezett és ÁNYK-val kitöltött.kr kiterjesztésű űrlap). Más hivatalok által küldött üzenetek. Formailag és tartalmilag ezek lehetnek formanyomtatványok (űrlapok), illetve tetszőleges típusú fájlok. A központi rendszer üzenetei, melyek egyes rendszerfolyamatok kapcsán automatikusan képződnek a hivatal számára: o o Visszaigazolási üzenet, egy a hivatal által az ügyfél részére küldött dokumentum ügyfél általi átvételéről. Visszaigazolási üzenet, egy a hivatal által küldött és az ügyfél által 5 napig át nem vett üzenet törléséről, melynek hatására a hivatalnak az üzenet tartalmát postai úton kell kézbesítenie. 5.1. Ügyfél vagy más hivatal által küldött dokumentum letöltése Letöltés folyamata 1. Az ügykezelő által kiválasztott dokumentumot elkéri az alkalmazás a hivatal postafiókjából. 2. A letöltés során elhelyezi a dokumentumot az ügykezelő által megadott könyvtárba <érkeztetésiszám>.kr néven. 3. A dokumentum letöltésével egy időben elhelyez a könyvárban egy információs fájlt is <érkeztetésiszám>.info.xml néven. A fájl a letöltött dokumentum borítékadatait tartalmazza. 4. A sikeres letöltés után bekéri az alkalmazás az ügykezelőtől a hivatal privát titkosító kulcsát és annak jelszavát, majd kititkosítja a dokumentumot az információs fájlban megadott fájl néven. Amennyiben a dokumentum csatolmányokat tartalmaz, a csatolmányok a nyomtatványazonosítójuknak megfelelő alkönyvtárakba kerülnek kibontásra. File letöltése Amennyiben tehát a kiválasztott dokumentum érkeztetési számára (linkre) kattint, letöltheti a dokumentumot. A fájlletöltési ablakban megjelenik a letöltésre kerülő dokumentum érkeztetési száma. Input paraméterként megadandó a letöltés helye és a hivatal titkosító kulcsának helye. 8
Megadható könyvtárak: kattintson a Tallóz gombra! Kattintson a letöltés elindításához ide! Dokumentum letöltésének helye: Megadandó egy könyvtár, ahová a rendszer a dokumentumot és az információs állományt töltheti. Alapértelmezett könyvtárként a program felajánl egy könyvtárat (operációs rendszer beállítástól függ!), de olyan könyvtárat jelöl meg, amilyet szeretne. Hivatal titkosító kulcsának helye: Megadandó az a könyvtár, ahol a hivatal privát tikosító kulcsa található. (Ez a könyvtár akár egy pendrive is lehet.) Alapértelmezett könyvtárként a program felajánl egy könyvtárat (operációs rendszer beállítástól függ!), de olyan könyvtárat jelöl meg, amilyet szeretne. 9
A gombra kattintva indul meg a kiválasztott dokumentum letöltésének folyamata. A letöltést követően az Adatlap blokkban megjelennek a letöltött dokumentum információs adatai. Ezen adatokat tartalmazza a letöltés során előállított információs állomány is. Az Üzenet blokkban megjelenő üzenet nyújt információt a letöltés eredményéről. Információs adatok Letöltési üzenet 10
Kulcstár kiválasztása Sikeres letöltést követően az alkalmazás meghívja a hivatal privát titkosító kulcsának kiválasztási funkcióját. A titkosító kulcsra csak abban az esetben van szüksége, ha a saját maga által gyártott űrlapot kell letöltenie. Az alkalmazás felajánlja egy felugró ablakban a hivatal privát titkosító kulcsát tartalmazó kulcstár kiválasztását, majd azt követően a kulcstárból a kulcs kiválasztását. Ezek után bekéri a privát kulcs védelmét szolgáló jelszót. A jelszó a titkosító kulcspár generálásakor megadott jelszó. A hivatal privát titkosító kulcsát tartalmazó kulcstár, majd a kulcs kiválasztása, a program felajánlja! A privát kulcs védelmét szolgáló jelszó megadása. Helyes jelszómegadás esetén visszaigazolja a kulcs kiválasztásának sikerességét, és megkezdi a dokumentum kibontását. 11
Letöltés visszaigazolása A kititkosítás eredménye megjelenik az Üzenet blokkban. Sikeres kititkosítás esetében a titkosítás eredménye egy a Dokumentum fájl neve mezőben látható nevű fájl a Dokumentum letöltésének helye könyvtárban. Az itt megnevezett fájlnak kell megjelennie az itt megnevezett könyvtárban. 12
Utólagos kititkosítás Amennyiben a kititkosítás a hivatali kapu Dokumentumtárából való letöltése során sikertelen volt, úgy a letöltés helyének kijelölt könyvtárba csak két fájl került letöltésre, egy.info.xml, illetve egy.kr kiterjesztésű fájl. Az.info.xml fájl az ügyfélhez tartozó ügyfélkapu dokumentumtárának címzését tartalmazza, a.kr kiterjesztésű fájl pedig maga a kitöltött, titkosított nyomtatvány, melynek utólagos kititkosítása az alábbiak szerint történik. A Start menüben, vagy az Asztalon lévő link segítségével elindítjuk az ÁNYK alkalmazást, majd a Szerviz menü Titkosítás saját tanúsítvánnyal pontját választjuk. A felugró Krtitok nevű ablakban a Műveletek menü Kititkosítás pontját választjuk. A felugró Üzenet ablak OK gombjára kattintva a lenti ábrán látható ablakok jelennek meg. A tallózás ( ) gomb segítségével válasszuk ki a letöltött.kr kiterjesztésű fájlt. 13
A kapott Titkosított állományok ablak Rendben gombját választva lenti ábrán szereplő ablak jelenik meg. A Tallózás gomb segítségével a Kitikosítás helye mező melletti tallózás ( ) gomb segítségével válasszuk ki a szükséges könyvtárat. 14
A Megnyitás gombot választva a Kititkosítás képernyő jelenik meg, ahol a Kitikosítás gombot választjuk, majd az Üzenet ablak OK gombjára kattintunk. A megjelenő Kulcstárak ablak Tallózás ( ) gombjának segítségével megadjuk azt a könyvtárat, amelybe a titkosító kulcspárt (illetve annak Privát részét) mentettük. Figyelem: a tallózás során a titkosító kulcspárt tartalmazó könyvtár megnyitásakor a kulcspár nem látszik, ez nem hiba! 15
A megjelenő Kulcstárak ablakban láthatóak a kiválasztott könyvtárban található titkosító kulcsok. A megjelent kulcsok közül válasszuk azt, amelynek FileNév mezőjében szereplő megnevezés _prv.ascre végződik. (Figyelem: amennyiben csak egy, _prv.asc elnevezésű kulcs található a könyvtárban, az nem hiba!) A Rendben gombra kattintva megjelenő Kulcsok ablakban a Kiválaszt mezőt kipipálva a rendszer kéri a kulcspárhoz tartozó jelszót. A jelszó megadása után az OK gombra kattintunk. 16
A megjelenő Kulcsok ablak Rendben gombjára kattintva a rendszer tájékoztat arról, hogy a privát kulcs beállítása sikeres, az OK gomb megnyomásával pedig arról, hogy a kititkosítás sikeres. Ezt követően a kiválasztott könyvtárban megjelenik a Kititkosított nyomtatvány (.xml kiterjesztésű fájl), amelyet az ÁNYK alkalmazás Adatok menüjének XML állomány megnyitása megtekintésre pontját választva, majd betallózva nyithatunk meg. (Figyelem: a tallózásnál figyeljünk arra, hogy az xml kiterjesztésű fájlt válasszuk, és ne az info.xml kiterjesztésűt!) 17
5.2. Rendszerüzenet letöltése Letöltés folyamata 1. Az ügykezelő által kiválasztott rendszerüzenet tartalmát elkéri az alkalmazás a hivatal postafiókjából. 2. A letöltés során elhelyezi a rendszerüzenetet az ügykezelő által megadott könyvtárba <érkeztetésiszám>.nyugta1.xml, illetve <érkeztetésiszám>.nyugta2.xml néven. A letöltött rendszerüzenet fájl neve <érkeztetésiszám>.nyugta1.xml, ha a rendszerüzenet egy az ügyfél általi átvételről ad értesítést, <érkeztetésiszám>.nyugta2.xml, ha az üzenet a hivatal által küldött dokumentum kézbesítettlenségéről nyújt információt. 18
Fájlletöltés A fájlletöltési ablakban megjelenik a letöltésre kerülő rendszerüzenet érkeztetési száma. Input paraméterként megadandó a letöltés helye. Dokumentum letöltésének helye: Megadandó egy könyvtár, ahová a rendszer a dokumentumot és az információs állományt töltheti. Alapértelmezett könyvtárként a program felajánl egy könyvtárat (operációs rendszer beállítástól függ!), de olyan könyvtárat jelöl meg, amilyet szeretne. Hivatal titkosító kulcsának helye: Rendszerüzenet esetében az alkalmazás nem használja a hivatal titkosító kulcsát, de kitöltése kötelező (egy tetszőleges könyvtár megadásával). A gomb aktiválására indul meg a kiválasztott dokumentum letöltésének folyamata. 19
Letöltés visszaigazolása A letöltést követően az Adatlap blokkban megjelennek a letöltött rendszerüzenet információs adatai. Az Üzenet blokkban megjelenő üzenet nyújt információt a letöltés eredményéről. 20
5.3. Dokumentumok tömeges letöltése a Hivatali kapun keresztül 5.3.1. Bevezetés A felmerült felhasználói igényekre válaszolva a HKP oldalakon úgynevezett tömeges letöltési lehetőséget vezettünk be. Ezzel lehetőséget kívánunk biztosítani a hivatali kapuk ügyintézőinek és kapcsolattartóinak, hogy a dokumentumokat ne egyesével kelljen letölteniük, hanem az ott található összes dokumentum egyszerre kijelölhető és letölthető legyen. 5.3.2. Belépés a HKP oldalon Az Ügyfélkapun való bejelentkezés után a Hivatali Kapu bejelentkezési ablakon adja meg a hivatal rövid nevét és jelszavát. 5.3.3. A letöltendő dokumentumok kijelölése A Hivatali Kapu dokumentumlista oldalán a megjelenő dokumentumok mellett található jelölőnégyzetek segítségével jelölje ki a letölteni kívánt dokumentumokat, majd kattintson a Kijelöltek letöltése gombra. FIGYELEM! Amennyiben nem jelöl ki egyetlen dokumentumot sem, akkor a Kijelöltek letöltése gombra való kattintás után Legalább egy dokumentumot ki kell jelölnie szövegű figyelmeztető üzenetet kap: 21
Ilyen esetben a dokumentumok melletti jelölőnégyzetekre kattintva jelölje ki a megfelelő dokumentumokat, majd kattintson újra a Kijelöltek letöltése gombra. 5.3.4. A dokumentumok letöltése A letöltendő dokumentumok helyéül szolgáló könyvtár kiválasztása A rendszer alapértelmezésben a felhasználó "Home könyvárán belül (Windows rendszerekben ez a C:\Documents and Settings*windows_felhasználónév*) az adott napnak megfelelő dátumformátumú (ééhhnn) könyvtárat kínálja fel a letöltés helyeként. A Tallóz gombra kattintva a dokumentumok letöltésének helye tetszőlegesen megváltoztatható! 22
A letöltés indítása A dokumentumok letöltése azok kijelölése után, a Kijelöltek letöltése gombra való kattintással kezdődik el. Hibajelzések a letöltés indításakor Amennyiben lejárt a biztonsági okból automatikusan megadott felhasználói idő, egy figyelmeztető ablak jelenik meg.. A letöltés megkezdéséhez ismételt bejelentkezés szükséges. A dokumentumletöltés indításakor a felületen az alábbi üzenőablak jelenik meg, amiben a felhasználó az Igen gombra kattintva erősítheti meg szándékát. 23
5.3.5. A letöltés folyamata A megerősítést követően megkezdődik a kiválasztott dokumentumok letöltése. Az Üzenet ablakban követhető, hogy melyik érkeztetési számú dokumentum töltődik éppen. A dokumentum letöltése után az applet a következő műveleteket hajtja végre: Amennyiben a letöltött állomány nem.kr kiterjesztésű fájl, úgy az nem igényel kititkosítást. Ilyenkor a letöltési folyamat a 000000000201011161352530872 érkeztetési számú dokumentum nem lett ki titkosítva üzenettel befejeződik. Ha a letöltött dokumentum.kr kiterjesztésű titkosított állomány, akkor az kititkosítást igényel. A letöltést követően az applet az alábbi párbeszédablakot jeleníti meg, ahol a titkosító kulcs helyének kitallózása után a felhasználó kiválaszthat egy (vagy akár több) kulcsot. 24
A kulcsmegadás menete megegyezik az egyetlen állomány letöltésekor szokásos eljárással. Kulcs bekérésénél az alábbi lehetőségek közül választhat: Amennyiben kiválasztja a privát kulcsot és megadja a hozzá tartozó jelszót, az applet kititkosítja a dokumentumot. Fontos szem előtt tartani, hogy amennyiben egy kulcsot már megadott az appletnek, akkor az a kulcs addig marad használatban, amíg az összes dokumentum le nem töltődik. Ez azt jelenti, hogy ha egy dokumentumnál megadott egy privát kulcsot, akkor azt ha a következő dokumentum kititkosításához is ez szükséges - az applet már nem kéri be újra, hanem t automatikusan használja azt. Amennyiben több kulcsot adott meg az appletnek, akkor az addig nem fog újat bekérni, amíg a megadottak közül talál egyet, amivel sikerül kititkosítani az adott állományt. Ha más eszköz nem áll a rendelkezésére,, akkor az ÁNYK program segítségével is elvégezheti a kititkosítást ( Szerviz / Titkosítás saját tanúsítvánnyal menüpont). 25
Kulcs megadása: Letöltött és kititkosított dokumentum: 26
A letöltés befejezése A letöltés akkor fejeződik be, ha a megjelenő képernyő felső táblázatábólan ( Letöltendő dokumentumok ) az összes érkeztetési szám eltűnik, vagyis valamennyi kijelölt érkeztetési számú dokumentum letöltődik... 27
6. Viszontazonosítás A Viszontazonosítás lehetőséget nyújt a hivatal részére, hogy egy az ügyféltől kapott dokumentum kapcsán ellenőrizze, hogy a dokumentumot benyújtó ügyfél az ügyfélkapu tulajdonosa azonos-e az általa nyilvántartott benyújtó személlyel. Ehhez meg kell adni az azonosítandó dokumentum információs állományának nevét (ez a dokumentum feltöltésekor jön létre), valamint a dokumentum benyújtójának nyilvántartásában lévő személyi adatait. Az információs állomány (info.xml) betöltése: kattintson a Tallóz gombra! Adatok megadása Viszontazonosítás indítása Fogadott dok. inf. állománya: A gomb segítségével az ügykezelő kiválaszthatja a viszontazonosítás kapcsán ellenőrzendő dokumentum információs állományát. Alapértelmezett könyvtárként a program felajánl egy könyvtárat (operációs rendszer beállítástól függ!), de olyan könyvtárat jelöl meg, amilyet szeretne. Az információs fájl neve a <dokumentum érkeztetési száma>.info.xml. Viselt neve: A benyújtó személy viselt családi és utóneve(i) a hivatal nyilvántartása alapján. A viszontazonosításhoz a viselt név vagy a születési név közül az egyik megadása kötelező. A második utónév megadása nem kötelező. 28
Születési neve: A benyújtó személy születési családi és utóneve(i) a hivatal nyilvántartása alapján. A viszontazonosításhoz a viselt név vagy a születési név közül az egyik megadása kötelező. A második utónév megadása nem kötelező. Anyja neve: A benyújtó személy anyjának születési családi és utóneve(i) a hivatal nyilvántartása alapján. A családi név és az első utónév megadása kötelező. A második utónév megadása nem kötelező. Születési helye: A benyújtó személy születési helye a hivatal nyilvántartása alapján. Megadása kötelező. Születési ideje: A benyújtó személy születési ideje a hivatal nyilvántartása alapján. Megadása kötelező. A gombra kattintva az alkalmazás elvégzi a személy viszontazonosítását. Viszontazonosítás adatai Viszontazonosítás eredménye az Üzenet blokkban Az Üzenet blokkban jelenik meg a viszontazonosítás eredménye. Sikeres viszontazonosítás esetében ( A viszontazonosítás sikeres volt üzenet) a megadott adatok megegyeznek az ügyfélkapuban tárolt személyi adatokkal. Sikertelen viszontazonosítás az alábbi okok miatt lehetséges: o Nem egyeznek meg a személyi adatok az ügyfélkapuban a megadottakkal ( A viszontazonosítás sikertelen volt üzenet). o Vagy az ügyfélkapuja megszűnt ( Az ügyfél azonosítása kapcsolati kód alapján sikertelen üzenet). 29
7. Azonosítás Az Azonosítás lehetőséget nyújt a hivatal részére, hogy egy állampolgárt azonosítson, és a sikeres azonosítás után dokumentumot küldjön számára. Ehhez meg kell adni az azonosítandó személy nyilvántartásában lévő személyi adatait. Az azonosításhoz kötelező kitölteni a Viselt neve, vagy a Születési neve mezők közül legalább az egyiket, illetve kötelező kitölteni az Anyja neve, Születési hely, és Születési dátum mezőket. A sikeres azonosítás után az azonosított személyt közvetlenül meg lehet címezni, vagyis a találati listába kattintva a rendszer átvisz a Feltöltés oldalra (megjegyezve az azonosított adatait), ahol dokumentumot lehet küldeni a korábban azonosított személynek. 30
8. Dokumentum küldése, feltöltés 8.1. A feltöltés folyamata 1. Az ügykezelő kiválasztja azt az információs állományt, amelynek kapcsán válaszdokumentumot akar küldeni az ügyfél részére. Ezután kiválasztja az elküldendő dokumentumot, és megadja a válasz rendszerüzenet (visszaigazolás) helyét, majd elindítja a feltöltés folyamatát. 2. A rendszer ellenőrzi az információs állományban, hogy az ügyfél milyen formában (titkosítottan, titkosítatlanul) kéri a hivataltól az esetleges válaszdokumentumokat. 3. Ha titkosítottan kéri a választ az ügyfél, akkor az info állományban lévő kapcsolati kód alapján elkéri a KulcsTárból a rendszer az ügyfél által feltöltött publikus titkosító kulcsot. Ha a rendszer nem tud titkosító kulcsot letölteni, akkor megtagadja a dokumentum továbbítását. 4. Sikeres titkosító kulcs letöltése esetében elvégzi a dokumentum titkosítását, és megkezdi a titkosított dokumentum feltöltését. 5. Sikeres dokumentumfeltöltés esetében a rendszer visszaküldi a hivatal részére az elküldött dokumentum érkeztetési számát, melyet a rendszer egy <érkeztetésiszám>.nyugta.xml fájlban tárol le a felküldött dokumentum egyéb információs adataival együtt. Figyelem! A Központi Rendszer nem tárolja a hivatal által feltöltött dokumentumot, illetve a dokumentumfeltöltéskor visszaadott nyugta fájlt. Ezek archiválása a hivatal feladata. A feltöltött dokumentum csak a rá válaszként kapott nyugtával együtt bizonyító erejű, így célszerű ezeket egy helyen archiválni. 31
8.2. Fájlfeltöltés Állampolgár számára Ha állampolgárnak küld, válassza az állampolgár opciót A dokumentum küldéséhez, feltöltéséhez az alábbi adatok megadása szükséges: Címzett típusa: Válassza ki az állampolgár opciót! Fogadott dok. inf. állománya: A gomb segítségével az ügykezelő kiválaszthatja a viszontazonosítás kapcsán ellenőrzendő dokumentum információs állományát. Ezt abban az esetben kell megadni, amennyiben egy ügyfél által küldött dokumentumra szeretne választ küldeni. Ezt az info.xml fájlt (<érkeztetésiszám>.info.xml) a küldött fájl letöltése után a saját számítógépéről kell kitallózni. Állampolgár számára úgy is küldhet dokumentumot, hogy korábban az állampolgár nem küldött még az intézmény számára dokumentumot, vagyis nincs <érkeztetésiszám>.info.xml dokumentum. Ebben 32
az esetben először az Azonosítás fülön kell az állampolgárt azonosítani, majd a sikeres azonosítás után a találati listában az állampolgár nevére kattintva a rendszer átvisz a Feltöltés oldalra, ahol már meg lesz címezve a korábban azonosított állampolgár. Feltöltendő dokumentum neve: A gomb segítségével az ügykezelő kiválaszthatja a feltöltendő, elküldendő dokumentumot. Kattintson a Tallóz gombra, majd keresse meg a dokumentumot a saját könyvtáraiban! A mezőben megjelenő könyvtárnév a HKPDIR environment váltózóban definiált könyvtár neve, illetve ha a változó nincs megadva, akkor az operációs rendszerbe bejelentkezett felhasználó home könyvárának neve. Dokumentum típus azonosítója: Az elküldendő dokumentum típusának azonosítója, a hivatal számára. Pl. HAT12/2010, VEGZ003. Dokumentum típus leírása: A dokumentum típusának szöveges megnevezése. Pl.: Határozat, Kérelem elutasítása, stb. Nyugta fájl helye: A gomb segítségével az ügykezelő kiválaszthatja a feltöltés visszaigazolását tartalmazó nyugtaállomány könyvtárát. A mezőben megjelenő könyvtárnév a HKPDIR environment váltózóban definiált könyvtár neve, illetve ha a változó nincs megadva, akkor az operációs rendszerbe bejelentkezett felhasználó home könyvárának neve. Tértivevényes: Ha tértivevényesen szeretné feladni a küldeményt, a Tértivevényes jelölőnégyzetet állítsa jelöltre (alapértelmezésben a jelölőnégyzet jelöletlen). A gombra kattintva indul meg a kiválasztott dokumentum feltöltése az ügyfél részére. Ha az ügyfél titkosított formátumban kérte a dokumentum küldését, akkor a feltöltési folyamat során a rendszer automatikusan elkéri az ügyfél titkosító kulcsának publikus részét, és titkosítja vele a feltöltés előtt a dokumentumot. 33
Hivatal számára Válassza ki a könyvtáraiból a feltöltendő dokumentumot! Ha hivatalnak küld, válassza az hivatal opciót! Indítsa el a feltöltést! A nyugta fájlnak válasszon egy könyvtárat! A dokumentum küldéséhez, feltöltéséhez az alábbi adatok megadása szükséges: KRID: A címzett hivatal azonosító száma a Központi Rendszerben. Rövidnév: A címzett hivatal rövid neve. A legördülő listából választható ki, illetve folyamatos gépeléssel kereshető is. Amennyiben űrlapfájlt (ÁNYT-vel tervezett, ÁNYK-val kitöltött.kr kiterjesztésű fájl) kívánunk feltölteni, a fejlécadatokból a rendszer automatikusan beilleszti a címzett nevét a Dokumentum típus azonosítóját, illetve a Dokumentum típus leírását. Ezek után, ha más címzettet próbálunk megadni, a küldés sikertelen lesz. A KRID és a Rövidnév közül elég csak az egyiket megadni a címzett hivatal azonosításhoz. Feltöltendő dokumentum neve: A gomb segítségével az ügykezelő kiválaszthatja a feltöltendő, elküldendő dokumentumot. Alapértelmezett könyvtárként a program felajánl egy könyvtárat (operációs rendszer beállítástól függ!), de olyan könyvtárat jelöl meg, amilyet szeretne. Dokumentum típus azonosítója: Az elküldendő dokumentum típusának azonosítója a hivatal számára. Pl. HAT1001, VEGZ003. (.kr fájl feltöltése esetén a rendszer automatikusan kitölti ezt a mezőt.) 34
Dokumentum típus leírása: A dokumentum típusának szöveges megnevezése. Pl.: Határozat, Kérelem elutasítása, stb. (.kr fájl feltöltése esetén a rendszer automatikusan kitölti ezt a mezőt.) Nyugta fájl helye: A gomb segítségével az ügykezelő kiválaszthatja a feltöltés visszaigazolását tartalmazó nyugtaállomány könyvtárát. Alapértelmezett könyvtárként a program felajánl egy könyvtárat (operációs rendszer beállítástól függ!), de olyan könyvtárat jelöl meg, amilyet szeretne. Tértivevényes: Ha tértivevényesen szeretné feladni a küldeményt, a Tértivevényes jelölőnégyzetet állítsa jelöltre (alapértelmezésben a jelölőnégyzet jelöletlen). A gombra kattintva indul meg a kiválasztott dokumentum feltöltése a hivatal részére. Ha az hivatal titkosított formátumban kérte a dokumentum küldését, akkor a feltöltési folyamat során a rendszer automatikusan elkéri a hivatal titkosító kulcsának publikus részét, és titkosítja vele a feltöltés előtt a dokumentumot. 8.3. Elektronikus tértivevény A hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről a 2009. évi LII. törvény rendelkezik. A törvény az elektronikus tértivevény bevezetésével a hiteles, naplózott, bizonyító erejű elektronikus kommunikáció biztosítását célozza meg. A kézbesítési feladatok a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszeren keresztül történnek. A rendszer a kézbesítés megtörténtét, illetve az elektronikus kézbesítéssel kapcsolatos egyéb körülményeket hitelt érdemlő módon az elektronikus tértivevénnyel, visszaigazolással, illetve szükség esetén a rá vonatkozó külön jogszabályok szerinti naplózással a feladó, illetve a címzett számára igazolja. Egy hivatal kérése alapján elektronikus tértivevénnyel feladott hivatalos iratok időbeli folyamatát az alábbi ábra mutatja (az elektronikus tértivevény nélkül feladott dokumentumok kezeléséről itt olvashat): 35
Dokumentum beérkezése és Értesítés küldése Értesítés 3 munkanapja át nem vett dokumentumról Kézbesítési vélelem beállta Dokumentum törlése, ha - nem vette át - nem törölte - ideiglenes tárhelyen van 0. nap 3. munkanap 6-8. nap (5. napot követő munkanap) 30. nap Elektronikus tértivevénnyel ellátott dokumentum küldése A hivatali ügykezelő a Feltöltés menüpontra kattintva tud elektronikus úton dokumentumot küldeni egy felhasználó/hivatal részére az állampolgár által beküldött dokumentum adatai, valamint a hivatali kapuk kötelező gyakorlata szerint akár titkosítva is. A dokumentumfeltöltés lépései 1. A hivatali ügykezelő a Hivatali Kapun belül a Feltöltés menüpontra kattint. Ekkor megjelenik a feltöltés oldal. 2. Kitölti a feltöltési beállításokat, ha tértivevényesen szeretné feladni a küldeményt, a Tértivevényes jelölőnégyzetet jelöltre állítja (alapértelmezésben a jelölőnégyzet jelöletlen) és kiválasztja a feltöltendő iratot. Az ügykezelő bármilyen típusú dokumentumot feltölthet. 36
3. A Feltöltés gombra kattintva feltölti az iratot. 4. Ha a nyomtatvány befogadásra kerül a rendszer a dokumentumo(ka)t egyedi érkeztetési azonosítóval és időbélyegzővel látja el. A befogadásról az értesítési tárhelyre pdf formátumú visszaigazolást küld a rendszer, valamint a Dokumentum letöltésének helye mezőben megadott helyen létrejön a dokumentum sikeres feltöltését igazoló xml nyugta fájl. 5. A kiválasztott állomány(ok) feltöltésre kerül(nek) a címzett felhasználó/hivatal postafiókjába. 6. A címzett felhasználó e-mail értesítést kap a beérkezett küldeményről. Értesítés 3 munkanapja át nem vett dokumentumokról Minden nap egy előre meghatározott időpontban automatikusan lefut egy folyamat, amely során e- mail értesítést küld ki a központi rendszer a Hivatali Kapu kapcsolattartónak az alábbi szabály szerint: Első alkalommal a 3. munkanapon, majd azt követően naponta, ha létezik a postafiókjában olyan dokumentum, melyet a beérkezéstől számított három munkanapon belül nem vett át (nem töltött le). 37
Postafiókból 30 napnál régebbi dokumentumok törlése Ha a felhasználó az értesítési tárhelyről nem törli, vagy tartós tárhelyre nem helyezi át a dokumentumot, akkor az elhelyezéstől számított 30 naptári nap elteltével az irat és metaadatai automatikusan törlődnek. Kézbesítési vélelem beállta Ha a címzett a hivatalos iratnak az elektronikus kézbesítési tárhelyen történő elhelyezését követő ötödik munkanapon sem veszi át a tértivevényes küldeményt, akkor a hivatalos iratot az ezt követő munkanapon kézbesítettnek kell tekinteni (kézbesítési vélelem). A rendszer a címzett (felhasználó vagy hivatal) értesítési tárhelyén rögzíti a Kézbesítési vélelem státuszt, valamint a Kézbesítési vélelem ideje mezőbe a kézbesítési vélelem beálltának időpontját. A feladó a Hivatali Kapun található ideiglenes tárhelyén ( Hivatali Kapu Dokumentumok ) megtekintheti az át nem vett dokumentumról szóló értesítést. 8.4. Feltöltés visszaigazolása A feltöltést követően a Feltöltés blokkban megjelennek a visszaigazolás adatai: az érkeztetési szám és az visszaigazolási információkat tartalmazó rendszerüzenet fájl neve. Az Üzenet blokkban megjelenő üzenet nyújt információt a feltöltés eredményéről. A visszaigazolás adatai A feltöltés eredménye 38
9. Hivatalok A Hivatal menüpontra kattintva a hivatali kapuval rendelkező intézmények között lehet keresni. A megtalált intézmény adatai. Keresni bármelyik mező segítségével lehet a következők szerint: KRID: A teljes számsort meg kell adni a kereséshez Rövidnév: a teljes rövid nevet meg kell adni a kereséshez, Teljes név: itt minimum 3 karaktert meg kell adni, és az intézmény teljes nevében keres. Sikeres keresés esetén megkapjuk a keresett hivatal adatait, melyek segítségével a Feltöltés részben leírtak szerint dokumentumot lehet küldeni az intézmény számára. 39
10. Ügykezelői jelszóváltoztatás Az ügykezelő megváltoztathatja a jelszavát a HKP felületen a Beállítások menüpontra kattintva. A jelszó minimum hossza 5 karakter. Megadandó paraméterek: Új jelszó: Az új jelszó Új jelszó (ellenőrzés): Az új jelszó még egyszer, ellenőrzés céljából. A jelszavak megadása után a gombra kattintva lehet aktiválni a szolgáltatást. Amennyiben a két jelszó megegyezik, a következő képernyőt kapjuk, és a jelszó megváltozik: Amennyiben a két jelszó nem egyezik meg, a következő képernyőt kapjuk, és a jelszó marad az eddigi: 40
11. Elfelejtett jelszó kérése A https://ugyfelkapu.magyarorszag.hu/hivatalikapu/belepes oldalon található egy Elfelejtette jelszavát? link, melyre kattintva meg kell adni a hivatal rövid nevét, majd az Elküld gombra kattintva új jelszót generál a rendszer, és elküldi az ügyfélkapus e-mail címre. Kattintson a linkre, ha elfelejtette jelszavát. 41