E l ő t e r j e s z t é s A Képviselő-testület 2012. április 24-én 14 órától tartandó soros ülésére az önkormányzat 2011. évi belső ellenőrzéséről Tisztelt Képviselő-testület! A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31) Korm. rendelet 49. -a, valamint a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. Törvény 92.. (10) bekezdése alapján a belső ellenőrzésről összefoglaló ellenőrzési jelentést kell készíteni, melyet a tárgyévet követően, a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg kell a Képviselő-testület elé terjeszteni. Kérem a Tisztelt Képviselő-testületet az előterjesztett anyag megvitatására, és annak elfogadására. Határozati javaslat: A Képviselő-testület a 2011. évi ellenőrzésekről szóló jelentést az előterjesztés mellékleteként elfogadja. Gádoros, 2012. április 15. Dr. Prozlik László polgármester
Összefoglaló jelentés az Önkormányzat 2011. évi belső ellenőrzéséről Gádoros Nagyközségi Önkormányzat Képviselő-testülete az önkormányzat 2011. évi belső ellenőrzési tervét a /2010. (IX. 14.) számú határozatával hagyta jóvá. Az ellenőrzési tervben az alábbi célellenőrzéseket fogalmazta meg: 1. A normatív és kötött felhasználású állami hozzájárulások 2010. évi elszámolásának vizsgálata. Ellenőrzés tervezett időpontja: 2011. január - február hónap 2. Tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása, avultsági mutatók számítása, gépjármű üzemeltetés elszámolásának ellenőrzése. Ellenőrzés tervezett időpontja: 2011. március hónap 3. Mezőőri járulék előírásának, nyilvántartásának ellenőrzése. Ellenőrzés tervezett időpontja: 2011. április hónap 4. A gazdálkodási szabályok betartása,, a bizonylati rend és fegyelem szabályszerűségi ellenőrzése. Ellenőrzés tervezett időpontja: 2011. június-július hónap 5. A 2010. évben végrehajtott belső ellenőrzésről készült jelentés illetve intézkedési tervben foglaltak végrehajtásának ellenőrzése. Ellenőrzés tervezett időpontja: 2011. augusztus hónap Az önkormányzat a belső ellenőrzést külső erőforrás bevonásával hajtotta végre. 2011. január 1 és december 31. közötti időszakra az Orosha-Jó Kereskedelmi és Szolgáltató Bt-vel kötött szerződést az önkormányzat, az ellenőrzéseket a megbízott közreműködőjeként Haklik Józsefné regisztrált belső ellenőr végezte. Regisztrációs száma: 5113443. A költségvetési szerv vezetőjének javaslatára soron kívüli ellenőrzésre nem került sor. A belső ellenőrzési tervben megfogalmazott ellenőrzési feladatok elvégzéséről az alábbiakban tájékoztatom a Tisztelt Képviselő-testületet: Az ellenőrzések főbb megállapításai: 1. A normatív és kötött felhasználású állami hozzájárulások 2010. évi elszámolásának vizsgálata Az ellenőrzés célkitűzése annak megállapítása, hogy - a nrmatív és kötött felhasználású állami támogatások igénybevételéhez szükséges feltételekkel rendelkeznek-e - a muntatószámok megállapítását a jogszabályi előírásoknak megfelelően végezték el - az oktatás területén vezetett nyilvántartások (felvételi és mulasztási napló, osztálynapló, törzslap) adatai alátámasztják-e a statisztikai jelentésben szereplő adatokat Összességében megállapította az ellenőrzés, hogy az intézmények feladataikat megfelelő színvonalon látják el. A nyilvántartások pontosak, áttekinthetőek és egyértelműek. A normatív támogatás elszámolásához megfelelő alapot biztosítanak. A nyilvántartások szabályszerűen hitelesítettek 2
2. Tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása, avultsági mutatók számítása, gépjármű üzemeltetés elszámolásának ellenőrzése Az ellenőrzés feladata annak megállapítása, hogy Gádoros Nagyközségi Önkormányzat Polgármesteri Hivatalában: az immateriális javak és tárgyi eszközök besorolása és nyilvántartása megfelele a Számviteli törvényben és az Áhsz.-ben foglaltaknak. az értékcsökkenés elszámolása az Áhsz előírása, illetve a Polgármesteri Hivatal szabályzataiban meghatározottak szerint történik a gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos elszámolások szabályszerűek-e A Taninform felhasználói szoftvernek csak a használati jogát vásárolták meg, ennek ellenére szellemi terméknek sorolták be. A számviteli előírások szerint vagyoni értékű jogként kellett volna állományba venni. A téves besorolás miatt az értékcsökkenési leírás kulcsa sem a jogszabályban előírtak szerint lett meghatározva. A Polgármesteri Hivatalnál nem a jogszabályoknak megfelelő gyakorlatot alkalmaznak az eszközök állományba vétele során. Néhány kivételtől eltekintve, az állományba vétel időpontja nem a tényleges használatba vétel, hanem a pénzügyi teljesítéssel azonos. Üzembe helyezési okmány nem készül minden esetben, illetve azt a gazdálkodási csoport nem kapja meg. Állományba vételi bizonylatot is csak a pályázatos beruházások esetében készítenek, a bizonylatok kitöltését is a gazdálkodási csoport dolgozói végzik. Műszaki szakdolgozó hiánya miatt a bizonylatok dokumentáltsága hiányos. Az utóbbi években elvégzett beruházások és felújítások következtében az épületek építmények avultsági mutatója 30 % alatt van. Kritikus az avultsági mutató a számítástechnikai eszközök és egyéb gépek berendezések esetében, ahol az iskola kivételével 90 % feletti a mutató. A személyszállító járművek mutatója 100 %-os avultságot jelez. A mutató viszont nem fejezi ki a járművek használatban töltött idejét, melyek 14 év, 11 év és 9 év. A tíz év feletti gépjárművek üzemeltetési költsége folyamatosan emelkedik nem csak a folyamatosan emelkedő üzemanyag ár miatt - a gyakrabban előforduló javítási költségek és emelkedő fogyasztás miatt is. A Polgármesteri Hivatal rendelkezik leltározási és leltárkészítési szabályzattal, azonban 2010 évben az abban foglaltaknak nem tettek eleget minden esetben. Nem készült leltározási ütemterv, annak ellenére, hogy a leltározási és leltárkészítési szabályzat 9. pontja részletesen leírja az ütemterv készítését. Az elvégzett leltározás kiértékeléséről nem készült jegyzőkönyv, sem záró jegyzőkönyv. A szabályzat előírja, hogy évenként rendelkezni kell a mérleg alátámasztása érdekében záró jegyzőkönyvvel is. Üzemanyag elszámolás során a megfelelő nyomtatványokat használják. Üzemanyag megtakarítás esetén, a gépjármű vezetője a megtakarításért díjazásban nem részesül. A túlfogyasztást megtéríttetik. Mindhárom gépjármű esetén menetlevelet használnak. A havi felhasználás elszámolása során helyesen alkalmazzák a NAV által közzé tett üzemanyagárakat. 3. Mezőőri járulék előírásának, nyilvántartásának ellenőrzése A Mezőőri járulék fizetési kötelezettségről szóló rendeletet a Képviselő-testület hatályon kívül helyezte, ezért az ellenőrzésre nem került sor. 3
4. A gazdálkodási szabályok betartása,, a bizonylati rend és fegyelem szabályszerűségi ellenőrzése Az ellenőrzés feladata annak megállapítása, hogy: - a gazdálkodási szabályzatban rögzítetteket betartják-e, az ellenőrzési jogkörök érvényesülnek-e - a könyvviteli nyilvántartásban elszámolt gazdasági műveletekről, eseményekről a számviteli törvényben előírt számviteli bizonylatokat kiállították-e, és azok megfelelnek-e a velük szemben támasztott követelményeknek alaki és tartalmi szempontból. - a gazdasági műveletekről, eseményekről szóló számviteli bizonylatok adatait a könyvviteli nyilvántartásokban az előírásoknak megfelelően rögzítették-e. A könyvviteli nyilvántartásban elszámolt gazdasági műveletekről, eseményekről az Szt. 165.. (1)-(2) bekezdésében előírt számviteli bizonylatokat kiállították. A gazdasági eseményeket magukba foglaló, a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylatok néhány kivételektől eltekintve tartalmazzák a gazdasági műveletek tartalmi leírását, értékbeni adatait, az érintett főkönyvi számlákra történő hivatkozást és a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítés igazolását. A Cafetéria elszámolásnál nem a számviteli törvényben előírtakat alkalmazták. A kiadási bizonylaton nem a becsatolt számlán szereplő összeget helyezik kiadásba, csak a helyi szabályozásban engedélyezett összeget szerepeltetik. Az önkormányzat költségvetéséből működési támogatást nyújtott egyesületek és különböző szervezetek részére. A támogatási összeg felhasználását, elszámolását nem ellenőrizték megsértve az Áht 13/A (2) bekezdésében foglaltakat. Az Áhsz. 5.. 9. pontja alapján nem jelentős összegű hiba, ha a feltárt hibaértékének együttes (előjeltől független) összege nem haladja meg a költségvetési év mérleg főösszegének 2 százalékát. A feltárt együttes hibahatás 0,4 %, ezért az nem minősül jelentős összegű hibának. 5. A 2010. évben végrehajtott belső ellenőrzésről készült jelentés, illetve intézkedési tervben foglaltak végrehajtásának ellenőrzése Az ellenőrzés feladata annak megállapítása, hogy: - a belső ellenőri jelentésekben foglaltakra készítettek-e intézkedési tervet - az intézkedési tervben foglaltakat megvalósították-e A Polgármesteri Hivatal, az ellenőrzési jelentésben meghatározott határidőn belül elkészítette az intézkedési tervét, a javaslatokban foglaltakra vonatkozóan teljes körűen. Az intézkedési tervben meghatározták az elvégzendő feladatokat. A felelősök megnevezését és a végrehajtás határidejét azonban nem minden feladathoz rendelték hozzá. Az intézkedési tervben foglalt feladatok elvégzése egy pont kivételével teljesült. A 2010. évi költségvetés végrehajtása során meghatározott feladat a kiemelt előirányzatok teljesítése nem lépheti túl a tervezett előirányzatot nem teljesült. A teljesítés magasabb volt a módosított előirányzatnál a következő kiemelt előirányzatok esetében: pénzeszköz átadás, felújítási kiadások és felhalmozási kiadások. A költségvetés végrehajtása során nem tartották be az Áht 12/a (1) bekezdésében és a 93.. (1) bekezdésében foglaltakat. Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményem a vizsgált területekről, illetve folyamatokról összességében: Az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó mulasztást vagy hiányosságot nem tapasztaltam. 4
A feltárt hiányosságok a gazdálkodás megbízhatóságát nem befolyásolják. Azonban indokolt felhívni a figyelmet arra, hogy a dokumentálás feleljen meg a jogszabályi előírásoknak. Továbbra is gondoskodni kell arról, hogy kellő hatékonysággal működjön a munkafolyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzés. Gádoros, 2012. április 13. Készítette: Haklik Józsefné belső ellenőr Előzetes jegyzői jóváhagyás időpontja: 2012. április 15. Jóváhagyta: Varga József jegyző Záradék: A 2012 évi belső ellenőrzésről szóló összefoglaló jelentést Gádoros Nagyközségi Önkormányzat Képviselő-testülete a../2012 (IV.24.) számú határozatával elfogadta. Dr. Prozlik Lászó polgármester 5