FÕNÖK-TITKÁRI RENDSZEREK. Alcatel 4400

FÕNÖK-TITKÁRI RENDSZEREK Alcatel 4400

FÕNÖK-TITKÁRI RENDSZEREK (HÍVÁSSZÛRÉS) Alcatel 4400 H A S Z N Á L A T I Ú T M U T A T Ó 1

A leírásban használt jelölések: Egy nyomógomb megnyomását jelzi. A fõnök-titkári rendszer egy különleges, legalább két többvonalas, multiline készülékbõl álló konfiguráció. A többletszolgáltatások a speciálisan programozott nyomógombok segítségével érhetõk el. A kijelzõhöz tartozó, ún. dinamikus nyomógombok jelölése:. A fõnök-tikári rendszer használatához szükséges nyomógombok jelölése, melyeket az üzembehelyezést végzõ szakember programoz be. A fönök-titkári rendszer több fõnöki és több titkári készülékbõl is állhat, beleértve a kisegítõ titkári készüléket is. Megjegyzés: az ismertett szolgáltatások csak fõnök-tikári rendszer esetén használhatók. Az Alcatel 4400 egyéb szolgáltatásairól a készülék használati útmutatója tájékoztat. Az ebben az útmutatóban leírt egyes lehetõségek függnek a rendszer verziójától, illetve a beállításoktól. Kérdéseivel forduljon a rendszergazdához. 2 3

TARTALOM AZ ÖN HÍVÁSAI...............................7 FÕNÖKI KÉSZÜLÉK...........................................8 A titkárnõ hívása.............................................8 Válaszadás a titkárnõ üzenetére..................................8 TITKÁRI KÉSZÜLÉK............................................9 A fõnök hívása..............................................9 A szûrés ellenõrzése..........................................9 A szûrés vezérlése...........................................10 Szöveges üzenet küldése a fõnöki készülékre........................10 Hívás tartásba helyezése......................................11 Azonnali átirányítás beállítása a fõnöki készülékre....................11 Diszkrét befigyelés törlése.....................................11 KISEGÍTÕ TITKÁRI KÉSZÜLÉK...................................12 KÉNYELMI SZOLGÁLTATÁSOK...................13 Hívásszûrés bekapcsolása.....................................14 ISDN szûrés bekapcsolása.....................................16 Szûrt hívás felvétele..........................................16 Diszkrét befigyelés szûrt hívásba.................................16 TITKÁRI KÉSZÜLÉK...........................................17 A fõnöki készülék állapotának ellenõrzése..........................17 KISEGÍTÕ TITKÁRI KÉSZÜLÉK...................................17 A fõnöki készülék állapotának ellenõrzése..........................17 AZ ÖN TÁVOLLÉTÉBEN........................19 TITKÁRI KÉSZÜLÉK...........................................20 A távollét jelzése............................................20 KISEGÍTÕ TITKÁRI KÉSZÜLÉK...................................20 SZÓTÁR..................................................21 FÕNÖKI KÉSZÜLÉK..........................................14 A titkári készülék állapotának ellenõrzése..........................14 4 5

H Í V Á S O K AZ ÖN HÍVÁSAI 6 7

FÕNÖKI KÉSZÜLÉK A titkárnõ hívása A titkárnõ hívásához, vagy az õ hívásának megválaszolásához. Megjegyzés: Ha több titkárnõ is van, mindegyikük hívása külön gombbal történik. Válaszadás a titkárnõ üzenetére * A készülék alapállapotában, ill. hívás közben is válaszolhat a titkárnõ üzenetére. A kijelzõn a lehetséges 11 válaszból 5 jelenik meg. Nyomja meg a kívánt válaszhoz tartozó dinamikus gombot. A 11 válaszlehetõség a következõ: Foglalt : foglalt vagyok Várjon : 2 percet kérek Távol : nem vagyok itt Jöhet : kísérje be Visszahív : visszahívom Hívjon : hívjon vissza Kérem : beszélek vele Jövök : jövök Töröl : törölje, kérem 2perc : 2 percet kérek Vissza : tegye, amit jónak lát *az üzenetszolgáltatás csak két Alcatel Advanced/4034 készülék között mûködik. TITKÁRI KÉSZÜLÉK A fõnök hívása A fõnök hívásához, vagy az õ hívásának megválaszolásához. Megjegyzés: Ha több fõnök is van, mindegyikük hívása külön gombbal történik. A szûrés ellenõrzése A fõnöki készülék szûrõgombjainak állapota a titkári készüléken figyelemmel kísérhetõ. Minden fõnöki szûrõgombhoz egy felügyeleti gomb tartozik a titkári készüléken. A felügyeleti gombokhoz tartozó jelek a kijelzõn: A kijelzõ üres : a szûrõgomb nincs bekapcsolva : a szûrõgomb be van kapcsolva, a hívások az Ön készülékére érkeznek : a szûrõgomb be van kapcsolva, a hívások egy másik titkári készülékre érkeznek 8 9 H Í V Á S O K

A szûrés vezérlése Ha ki akarja kapcsolni a fõnöki készülék hívásszûrését függetlenül attól, hogy Ön fogadja-e a hívásokat, vagy sem, nyomja meg az adott szûrés felügyeleti gombját. Ha be akarja kapcsolni a fõnöki készülék hívásszûrését úgy, hogy Ön fogadja-e a hívásokat, nyomja meg az adott szûrés felügyeleti gombját. Szöveges üzenet küldése a fõnöki készülékre * Elõre megírt vagy kiegészíthetõ szöveges üzenetet küldhet a fõnöki készülék kijelzõjére, függetlenül attól, hogy az szabad vagy foglalt. A készülék alaphelyzetében vagy hívás közben. A megfelelõ gombbal válassza ki a kívánt üzenetet. Az üzenet elküldéséhez. Az üzenetküldõ üzemmódból történõ kilépéshez. Az elõre megírt vagy kiegészíthetõ üzenetek közti lapozáshoz. A legutolsónak beírt karakter törtléséhez. Hívás tartásba helyezése A fõnök bekapcsolta a hívásszûrést és Önhöz befut egy szûrt hívás. Ahhoz, hogy megkérdezze a fõnököt, hogy kívánja-a fogadni a hívást,. A hívó automatikusan tartásba kerül. A hívás átadásához (bekapcsolásához), és nyomja meg a tartásban levõ híváshoz tartozó vonalgombot. A hívóhoz anélkül, hogy kapcsolnánk a megfelelõ vonalgomb megnyomásával térhetünk vissza. Azonnali átirányítás beállítása a fõnöki készülékre A készülék alaphelyzetében i, majd. Az átirányítás törléséhez tárcsázza a Távoli átirányítás törlése kódot, majd az átirányított állomás számát. Megjegyzés: A fõnök az Átirányítás törlése kód tárcsázásával közvetlenül is törölheti az átirányítást. Diszkrét befigyelés törlése Szûrt hívás fogadásakor a fõnök bekapcsolja a diszkrét befigyelést, amirõl a kijelzõ tájékoztat. A diszkrét befigyelés kikapcsolásához. H Í V Á S O K * az üzenetszolgáltatás csak két Alcatel Advanced/4034 készülék között mûködik. 10 11

KISEGÍTÕ TITKÁRI KÉSZÜLÉK A hívási funkciók azonosak a titkári készülékével (lsd. 8. oldal). A szûrés azonban csak akkor kapcsolható, ha az elsõdleges titkári készülék távolléti üzemmódban van. KÉNYELMI SZOLGÁLTATÁSOK K É N Y E L E M 12 13

FÕNÖKI KÉSZÜLÉK A titkári készülék állapotának ellenõrzése A jelzés segítségével ellenõrizhetõ a titkári készülék állapota. Nincs jelzés : a titkári készülék szabad vagy kicseng a titkári készülékrõl hívnak Mindegyik szûrõgombhoz egy táblázat tartozik, melyet az üzembehelyezést végzõ szakember programoz be. A táblázat tartalmazhat elsõbbséget élvezõ számokat, illetve szûrendõ számokat. A készüléken több szûrõgomb is lehet, de egyidejûleg elsõbbségi és szûrt számok nem aktivizálhatók. Ha az elsõbbségi számok táblázatát aktivizáljuk, a szûrt számok táblázatát kikapcsoljuk. A szûrés bekapcsolásához, majd. Hívásszûrés bekapcsolása a titkári készülék foglalt az elsõdleges titkárnõ távol van, a kisegítõ titkárnõ jelen van az elsõdleges titkárnõ és a kisegítõ titkárnõ is távol van A hívások átirányítása a titkári készülékre a szûrõgombbal történik. Ha a titkárnõ jelen van, ezt a szûrõgombhoz tartozó mutatja. Ha az elsõdleges titkárnõ és a kisegítõ titkárnõ is távol van, a meg és a hívások közvetlenül az Ön készülékén csengenek. jelenik Ha elsõbbségi táblázatot használ, csak a táblázatban megadott számok hívhatják Önt közvetlenül. Ha szûrõtáblázatot használ, csak a táblázatban megadott számok csengenek a titkárnõnél. A szûrés kikapcsolásához, majd. Megjegyzés: Ha több titkárnõ van, tartozó és., majd a megfelelõ titkárnõhöz Megjegyzés: Ha egy vagy több magánvonala van, a beállítástól függõen a szûrés lehet szelektív (csak az elsõdleges vonalra vonatkozik) vagy nem szelektív (az elsõdleges és a magánvonalakra is vonatkozik). K É N Y E L E M 14 15

ISDN szûrés bekapcsolása A szûrés adott ISDN számokra is bekapcsolható. TITKÁRI KÉSZÜLÉK A fõnöki készülék állapotának ellenõrzése, majd ; az ISDN partner számára, mely rögzítésre kerül, a szûrés érvényesül. Megjegyzés: Ha a szûrés nincs bekapcsolva az nyomógombként használható. Szûrt hívás felvétele programozott A kijelzõn jelzi, ha a titkárnõ szûrt hívást fogad. Ha a titkárnõ felemeli a kézibeszélõt, foglaltságát jelzi. A hívás felvételéhez a kézibeszélõ felemelése elõtt. A hívás átvételéhez. Diszkrét befigyelés szûrt hívásba Ha a titkárnõ felvette a hívást. Ezzel bekapcsolja a diszkrét befigyelést úgy, hogy az Ön mikrofonja kikapcsolva marad. A befigyelés befejezéséhez. A jelzés segítségével ellenõrizhetõ a fõnöki készülék állapota. Nincs jelzés : a készülék szabad vagy kicseng a készülékrõl hívnak a fõnöki készülék foglalt szûrés bekapcsolva * * ha nincs külön szûrést felügyelõ gomb KISEGÍTÕ TITKÁRI KÉSZÜLÉK A fõnöki készülék állapotának ellenõrzése A következõ jelzések csak a kisegítõ titkári készülékre érvényesek. Nincs jelzés : a kisegítõ funkció nincs bekapcsolva a kisegítõ funkció be van kapcsolva, a fõnöki készülék szabad vagy kicseng A fõnök hív, fõnök foglalt és a szûrés bekapcsolva állapotok jelzése azonos az elsõdleges titkári készülékével. K É N Y E L E M 16 17

AZ ÖN TÁVOLLÉTÉBEN T Á V O L L É T 18 19

Titkári készülék A távollét jelzése Távollétünket a fõnöknek a, majd jelezhetjük. Ha a kisegítõ titkárnõ jelen van, ( ), az elsõdleges titkári készülék hívásai a kisegítõ titkári készüléken csengenek. Ha a kisegítõ titkárnõ nincs jelen, ( ), a szûrési funkció nem üzemel, a hívások közvetlenül a fõnöki készüléken csengenek. A távollét törléséhez, majd. Kisegítõ titkári készülék A távollét jelzése megegyezik az elsõdleges titkári készüléknél leírtakkal (lsd. 20. oldal). 20 Diszkrét befigyelés SZÓTÁR A diszkrét befigyelésrõl csak a titkárnõ szerez tudomást. A fõnöki készülék mikrofonja kikapcsolva marad, lehetõvé téve, hogy belehallgasson a titkárnõ által fogadott hívásba. Szûrt hívószám Ez a szám automatikusan a titkári készülékre lesz átirányítva. Szûrés ellenõrzése A nyomógomb melletti jel tájékoztathatja a titkárnõt a fõnöki hívásszûrésrõl, vagy a titkárnõ bekapcsolhatja a hívásszûrést. ISDN Integrált Szolgáltatású Digitális Hálózat Fõnök-titkári szûrés Egy fõnök-titkári páros által használható szolgáltatás, mely lehetõvé teszi, hogy a fõnök hívásait egy vagy több titkárnõ fogadhassa. Fõnök-titkári készülékek Különleges szolgáltatások (szûrés, átadás) a fõnöki és egy vagy több titkári készülék között. 21

Elsõbbségi számok Ha a szûrés be van kapcsolva, csak az elsõbbségi számok hívhatják közvetlenül a fõnöki készüléket. Magánvonal A fõnöki készüléken lehet egy vagy több magánvonal, melyek elkülöníthetõk az elsõdleges vonal hívásszûrésétõl. Kisegítõ titkári készülék/elsõdleges titkári készülék Ha az elsõdleges titkári készülék távolléti üzemmódban van, a hívások a kisegítõ titkári készüléken csengenek. 22 23

Figyelmeztetések a használattal kapcsolatban: Ügyeljen arra, hogy a készülékbe ne kerüljön víz. Tisztításhoz megnedvesített törlõruha használható. Ne használjon oldószereket (hígító, aceton stb.), mert azok károsíthatják a készülék mûanyag alkatrészeit. Ne használjon tisztító spray-ket. Alkalmazás: a készülék az Alcatel 4400 telefonközponthoz csatlakozik. A SELV (Safety Extra Low Voltage = Biztonságosan Extra Alacsony Feszültségû) osztályba tartozik, és megfelel az EN 60950 szabványban foglaltaknak. A CE jelölés azt jelzi, hogy a termék megfelel az alábbi rendeletek elõírásainak: 89/336/CEE (az elektromágneses sugárzásokkal kapcsolatosan) 73/23/CEE (az elektromossággal kapcsolatos biztonsági elõírások) Alcatel 1998 Az Alcatel fenntartja magának a jogot, hogy termékei jellemzõit külön értesítés nélkül megváltoztassa a technikai fejlesztések, illetve az újabb elõírásoknak való megfelelés érdekében. 24