E-űrlap felhasználói útmutató Az e-űrlap kitöltése és beadása Kultúra Program (2007-2013) Kulturális projektek támogatása Határidők: 2011-es pályázatok 1.2.2 terület: Műfordítás projektek (24 hónap) Leadási határidő 2011.02.03. 12:00 (Közép-európai nyári idő) E-űrlap technikai HelpDesk: Elérhetőség Tel: +32 229 90705 Email: eacea-external-helpdesk@ec.europa.eu Nyitva tartás 9:30 12:30 és 14:00 16:30 (Közép-európai nyári idő) hétfőtől péntekig 1. verzió, 2010. december 8.
Tartalom 1. Bevezetés... 3 2. Technikai követelmények... 3 3. Az online jelentkezési folyamat Áttekintés... 4 4. Munka az e-űrlappal... 4 4.1 Az e-űrlap letöltése az EACEA honlapjáról... 4 4.2 Adobe Acrobat Reader rövid bevezetés a PDF-űrlap néhány kulcstulajdonságához... 5 4.3 Az e-űrlap kitöltése... 7 4.4 Kötelező, választható és számolt mezők... 7 4.5 Az űrlap elmentése... 8 4.6 Dátumok és számok bevitele... 8 4.7 A Hozzáadás és Törlés gombok használata (e-űrlap táblázatai)... 8 4.8 Formázás... 9 4.9 Karakterlimitek... 9 4.10. Összefoglaló táblázatok... 10 5. Útmutató az űrlap egyes részeihez... 10 5.1. A rész A jelentkező és esetleges további, projektben részt vevő szervezetek azonosítása 5.2. C rész A projekt leírása 5.3. F rész A projekt megvalósításának időterve 6. Dokumentumok csatolása az e-űrlaphoz...11 7. Az e-űrlap érvényesítése... 13 8. Az e-űrlap beadása... 15 8.1 A beadás ELŐTTI kötelező mentés... 15 8.2 Beadás... 16 8.3 A beadás UTÁNI kötelező mentés... 17 9. Az e-űrlap kinyomtatása... 18 10. Hogyan kérjünk technikai segítséget E-űrlap HelpDesk... 18 2
1. Bevezetés A 2011-es költségvetési évre a támogatási kérelmeket a Kultúra Programhoz az e-űrlap használatával kell elkészíteni. Ez az online beadvány minősül az eredeti példánynak. Emellett a jelentkezési csomag egy példányát postai úton is be kell küldeni, a küldeménynek tartalmaznia kell a leadott e-űrlap, valamint annak csatolmányainak kinyomtatott változatát. Ne feledje: A kinyomtatott példányt tartalmazó pályázati csomagnak további (az online leadottakon kívüli) mellékletei is vannak. Győződjön meg róla, hogy papíralapú példánya az összes szükséges dokumentumot tartalmazza. Ezek részleteiről ld. a Programkalauzt és a Tudnivalók pályázóknak című dokumentumot, melyeket a következő weblapon talál meg: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2011/index_en.php Ezen dokumentum célja, hogy az e-űrlap kitöltésének és beadásának technikai szempontjaihoz nyújtson útmutatást. Ez nem helyettesíti a Kultúra Programkalauz és a Tudnivalók Pályázóknak című dokumentumokat, melyeket a pályázóknak szintén el kell olvasni minden, a pályázati űrlap tartalmával kapcsolatos tudnivalóért. Kérjük, vegye figyelembe, hogy az 'e-űrlap', 'űrlap', pályázati űrlap' és 'online pályázati űrlap' fogalmak felcserélhetően kerülnek használatra ebben az útmutatóban. Azt tanácsoljuk, ne hagyja a jelentkezési lap elkészítését és leadását a határidő előtti utolsó napokra. Kérjük, a jelentkezés megkezdése előtt az egész Felhasználói útmutatót olvassa végig! 2. Technikai követelmények Az e-űrlap egy interaktív pdf űrlap, melynek kitöltéséhez és beadásához szükséges az Adobe Reader szoftver telepítése a számítógépére. Az űrlap letöltése és beadása online tevékenységek, de az űrlap kitöltése és érvényesítése offline tevékenységek. Ehhez részletesebb magyarázat található lentebb, a folyamat áttekintésében. Adobe Reader Az Adobe Reader minimum verziója, azaz a legrégebbi verziója, amit telepítenie kell a számítógépére, az a 8.1.5-ös verzió. Ennél újabb verziót is használhat, mint például a 9.0, a 9.1 stb. Amennyiben a 8.1.5-ösnél régebbi verziója van, nem fogja tudni kitölteni és beadni az e-űrlapot. Kattintson az alábbi linkre az Adobe honlapjának eléréséhez, ahonnan ingyenesen letöltheti a szoftvert, vagy frissítheti már meglévő programját. Amennyiben nem rendelkezik a megfelelő jogosultságokkal a számítógépén, ehhez a tevékenységhez szükség lehet az informatikai részleg segítségére. Meg kell majd adnia az operációs rendszere típusát, mielőtt a letöltés megkezdődhet. http://get.adobe.com/reader/otherversions/ A 8.1.5 verzió telepítéséhez több lépésre van szükség. Először a 8.1.3-at kell letölteni. Ezután használnia kell a Frissítések keresése funkciót (az Adobe Reader Súgó menüjéből) és így le tudja tölteni a 8.1.4 és 8.1.5 frissítéseit. 3
Amennyiben az Adobe Acrobat (Standard) vagy Adobe Acrobat Professional programokat használja, szintén 8.1.5 vagy újabb verzióval kell rendelkeznie. Az ebben az útmutatóban található ábrák az Adobe Reader 8.1.6-os verziójából valók. Az Adobe Reader-hez szükséges rendszerkövetelményeket az alábbi linken találja: http://www.adobe.com/uk/products/reader/systemreqs/ Internetkapcsolat és böngésző Az online pályázati űrlap letöltéséhez és beadásához internetkapcsolatra és egy általános böngészőprogramra lesz szüksége. Teszt e-űrlap Az EACEA e-űrlap kezdőlapján egy teszt e-űrlapot is találhat: http://eacea.ec.europa.eu/eforms/index_en.php Ez az űrlap mindössze néhány kérdést és funkciót tartalmaz, arra szolgál, hogy a pályázók megértsék, hogyan működnek az e-űrlap fő mezői és hogy meggyőződjenek arról, hogy saját szoftverük és internetkapcsolatuk lehetővé teszi az e-űrlap beadását. Ezt az űrlapot NEM kötelező használni; ez csak segítségül szolgál azon pályázóknak, akik először használják az elektronikus jelentkezést. Tanácsok Macintosh-használóknak Az e-űrlapot csak az Adobe Reader vagy valamely Adobe Acrobat programmal lehet megnyitni és kitölteni, a Mac Preview programmal ez nem lehetséges. Ezért ha az alapértelmezett megtekintő program a Mac Preview, bizonyosodjon meg róla, hogy az e-űrlapot ennek ellenére a fent említett Adobe programok valamelyikével nyitja meg. A fenti tanácsok az e-űrlap letöltésére, megnyitására és leadására vonatkoznak. További részletes információ: http://eacea.ec.europa.eu/eforms/index_en.php#issues 3. Az online jelentkezési folyamat Áttekintés (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) Le kell tölteni az e-űrlapot az ügynökség honlapjáról, és elmenteni saját számítógépére vagy helyi hálózati meghajtóra. Ne próbálja meg közvetlenül az ügynökség honlapján kitölteni az űrlapot. Az űrlapot csak az után lehet kitölteni, hogy saját számítógépére lementette. Ki kell töltenie az e-űrlapot a saját számítógépén (mint offline dokumentumot). Ehhez nem kell kapcsolódnia sem az internethez, sem az EACEA honlaphoz, sem más bizottsági szerverhez. Az űrlap kitöltése magában foglalja a mellékletek csatolását. Érvényesítenie kell az űrlapot (saját számítógépén), hogy ezáltal kész legyen a beadásra. Kapcsolódjon az internethez, és nyomja meg a beadás gombot ahhoz, hogy beadja az űrlapját. Nem kell kapcsolódnia sem az EACEA honlaphoz, sem más weboldalhoz az Ügynökség szerveréhez történő kapcsolódás automatikus megtörténik. (A beadási folyamat része a kötelező mentés a beadás előtt és után. Ezeket a mentési műveleteket az űrlap felajánlja. Ehhez részletes magyarázat a 8. pontban található.) Amennyiben a beadás sikeres, a beadási szám automatikusan hozzáadódik az űrlapjához. Nyomtassa ki az űrlapot. Az űrlap kézbesítésének igazolásáról automatikusan küldünk egy e-mailt arra az e-mail címre, amelyet a projektvezető szervezet kapcsolattartó személyénél adott meg (A.2. rész). 4. Munka az űrlappal 4.1 Az e-űrlap letöltése az EACEA honlapjáról Az EACEA e-űrlap kezdőlapján található egy link az űrlap csak olvasható példányához: 4
http://eacea.ec.europa.eu/eforms/index_en.php Mentse le az űrlapot sajátgépére vagy hálózati meghajtóra, ügyelve az alábbi fájlnév formátumot: Ezután már megnyithatja, mentheti, bezárhatja, nyomtathatja stb. a fájlt, mint ahogyan a számítógépén található bármilyen más dokumentummal is tenné. 4.2 Adobe Reader rövid bevezetés a PDF-űrlap néhány kulcselemébe Adobe Segítség a közös funkciókhoz Vázlatos nézet aktiválása (ld. lejjebb) Melléklet csatolása NE HASZNÁLJA! Az e-űrlapnak saját funkciója van erre. Eszköztár (Toolbar) A Tools [Eszközök] menüben testre szabhatja az eszköztárat, például hozzáadhatja a Save [Mentés] gombot, amennyiben ez nem jelenik meg automatikusan. Ezen kívül több más opciót is hozzáadhat. Eszközsor Eszközsor testre szabása menü 5
Az alábbiakban a leggyakrabban használt megjelenítési és navigációs opciók láthatóak: Lépjen vissza 1 oldalt Az űrlap oldalt kitölti a képernyőt, és szabadon görgethető Lépjen előre 1 oldalt Kicsinyítés Nagyítás Oldal nézet bekapcsolása: az egész oldal látható egyszerre Oldalak vázlatos nézete Amennyiben aktiválja a Page Thumbnails [Oldalak] opciót, a képernyő bal oldalán egy új panel nyílik meg. Ez minden oldalról kisméretű előnézeteket tartalmaz: Használja a kis képeket, hogy az űrlap különböző részeire ugorjon. A piros keret mutatja azt a részt, ahol éppen tartózkodik a dokumentumban. A kis képek nagyításához vagy kicsinyítéséhez szükséges opciók eléréséhez kattintson jobb egérgombbal a panelre. 6
Kicsinyítés/ Nagyítás A gyors nagyításhoz vagy kicsinyítéshez nyomja meg a CTRL gombot a billentyűzeten, és mozgassa az egér görgető gombját: Előre: nagyítás, a kép méretének növelése Hátra: kicsinyítés, a kép méretének csökkentése 4.3 Az e-űrlap kitöltése Az e-űrlap egy interaktív PDF-űrlap, amelyben a mezők tartalma vagy egy véges listából választható ki, vagy szabadon beírható: Kattintson egy szövegmező belsejébe, hogy adatot vihessen be. Kattintson a választható opciókra legördülő listák vagy gombok esetén. Nyomja meg a Tab gombot, hogy egy mezőt lépjen előre, és a Shift+Tab-ot, hogy visszalépjen egy mezőt. Egy konkrét mező kiválasztásához kattintson rá az egérrel. A tabulátorral nem csak módosítható űrlapmezőkre léphet, hanem az űrlapon megjelenő gombokra és védett mezőkre is. Nyomja a tabulátort, amíg a módosítani kívánt mezőre nem ér a kurzor. 4.4 Kötelező, választható és számolt mezők Mezőtípus Jellemzők Példa Példa Kötelező A mező címkéje mellett csillag látható * Választható A mező címkéje mellett nincs csillag Automatikusan számított A mezőt átlós szürke csíkok töltik ki. Kötelező mezők kiemelése Kattintson a lila gombra a navigációs panelen, amivel aktiválja a Document Toolbart [Dokumentum eszközsor], melynek része a Highlight Fields [Mezők kiemelése] funkció. Kattintson a Highlight fields gombra, amitől az összes kötelező és opcionális mező kiemelést kap, hogy könnyebben megtalálható és a többitől jobban megkülönböztethető legyen. Kötelező mezők vörös keret és világoskék háttér Választható mezők világoskék háttér (és fekete keret, amikor a kurzor felette van). 7
Ha a kötelező mezők bármelyike kitöltetlen marad, az e-űrlapot nem lehet érvényesíteni és beadni. Néhány kötelező mező automatikusan kitöltődik az N/A szöveggel ( Not Applicable ), például a B.2. rész második szövegdoboza. Miután aktiválta a kiemelést, a lila minél több látszódjon az űrlapból. gombra kattintva eltávolíthatja a Dokumentum eszközsort, hogy 4.5 Az űrlap elmentése Az űrlap elmentéséhez kattintson az eszközsoron a Mentés gombra, vagy válassza a Mentést a Fájl menüből, vagy pedig a CTRL+S billentyűkombinációt. Mentse rendszeresen az űrlapot! Ha probléma jelentkezik számítógépén, és az űrlap vagy a ön számítógépe összeomlik, az Adobe Reader automata helyreállító funkciója csak a legutóbbi mentéskori állapotra fogja tudni visszaállítani az űrlapot. 4.6 Dátumok és számok bevitele Dátumok számok bevitelekor kérjük, kövesse a következő szabályokat: Szabály Példa Dátumok Az összes dátummező formátuma nn/hh/éééé (de például a C.6-os részben csak az évet kell beírni, és ezt jelzik is az adott mezőnél). 01/10/2011 jelenti 2011. október 1-jét Telefonszámok Nincsenek szabályok, de adja meg az országkódot is. - 4.7 A Hozzáadás és Törlés gombok haszálata (e-űrlap táblázatai) Bizonyos mezőket vagy mezőcsoportokat többször kell kitölteni, amivel táblázatokba rendezhető az információ, pl. a lefordítandó könyvek listája a C.6. részben. Új üres mezőket vagy táblázatsorokat az Add [Hozzáadás] gombok használatával illeszthet be. Kattintson a zöld színű gombokra, ha új mezőt vagy táblázatsort kíván beilleszteni. 8
Kattintson ide sor törléséhez Kattintson ide új sor hozzáadásához Mező vagy sor hozzáadása után megjelenik a Delete [Törlés] narancsszínű gombja, amivel mezők csoportja vagy a táblázat egy sora (és tartalma!) távolítható el. Vannak opcionális táblázatok, amelyek mezői kötelezőek, ha beillesztettünk egy sort. Erre látható példa a fenti képen (B.3. rész, 1. táblázat). 4.8 Formázás Ha formázott tartalmat visz be az űrlapra, pl. egy másik dokumentumból való másolással, az e-űrlap eltávolítja a formázást, és normál szövegként illeszti be az űrlapba. Kérjük, ne illesszen be felsorolásjellel ellátott szöveget az űrlapra. Némely felsorolásjel formázása arra készteti az Adobe Readert, hogy a megjelenítéshez szoftverkiegészítéseket töltsön le. 4.9 Karakterlimitek Az e-űrlap szabad szövegmezőibe limitált hosszúságú szövegeket vihet be. A korlátozott hossz a karakterekre ÉS a szóközökre együtt vonatkozik. Ha a megengedettnél hosszabb szöveget próbál bevinni, az űrlap egyszerűn megállítja a szövegbevitelt a korlátnál. A legtöbb szövegszerkesztőben van karakterszámláló funkció, ami segíthet a megengedett hosszon belül tartani a szövegeket. A fontosabb mezők esetében a korlátok megjelennek az e-űrlap címeiben és alcímeiben. A többi mezőt illetően az alábbi táblázat ad információt: Rész Mező Karakterszám Borító Projekt címe 300 Projekt betűszava 7 A A szervezet teljes neve 62 A szervezet teljes neve latin betűkkel 62 Betűszava 62 Utca 57 Irányítószám 12 Város 60 Internetcím 60 Telefon 1 és Telefon 2 60 Fax 60 Titulus 25 Keresztnév 62 Családnév 62 Szervezetben betöltött szerep 32 E-mail cím 100 B. Program vagy kezdeményezés 25 Megállapodás száma 40 Kedvezményezett szervezet 62 9
A projekt címe 300 Érintett Program 60 C.6. A lefordítandó könyv címe 255 Szerző keresztneve 30 Szerző vezetékneve 50 ISBN 50 Az első kiadás helye 50 A szerzői jogokat birtokló szervezet neve 50 A szervet típusa 50 A fordítási jogokat birtokló szervezet neve 50 A fordító vezetékneve 50 A fordító keresztneve 50 A fordító nemzetisége 50 Támogatási információk, a szervezet neve 50 E.1. Kommunikációs eszközök, célcsoport 50 4.10. Összefoglaló táblázatok Néhány táblázat az űrlapban automatikusan épül fel. Ezek az összefoglaló táblázatok az űrlapon korábban kitöltött adatokkal van összehangolva, azaz, ahogy Ön tölti ki az űrlapot (pl. lefordítandó művek, fordító adatai, stb.) az összefoglaló táblázat automatikusan frissíti magát az újonnan megadatott adatokkal. Az összefoglaló táblázatok a következőképp működnek: Összefoglaló táblázat Fordításra javasolt könyvek listája (C.6. rész vége) F. rész A projekttevékenységek megvalósulásának menetrendje Adatforrás Az Ön által a C.6. részben megadott adatok Az Ön által a C.6. részben megadott adatok. Ezek az összefoglaló táblázatok adottak ezért nem tud közvetlenül bennük elemeket törölni vagy hozzáadni. Ez csak a korábban ismertetett Hozzáadás és Törlés gombokkal lehetséges. 5. Útmutató az űrlap egyes részeihez 5.1. A rész A jelentkező és esetleges további, projektben részt vevő szervezetek azonosítása o Az internetcím (Internet address) az A.1. részben a szervezet honlapját jelenti. o A bejegyzett cím (Registered address), amit az A.1. részbe beír, automatikusan másolódik az A.2. és az A.3. részekbe. Kattintson a releváns jelölőnégyzetre, ha más címet akar az A.2. és az A.3. részben megadni. 5.2. C rész A projekt leírása C.6. rész - Lefordítandó művek A C.6. résznek minden lefordítandó könyvet tartalmaznia kell. Használja az Add a Book [Könyv hozzáadása] gombot, hogy további mezők jelenjenek meg, ahol megadhatja újabb könyvek adatait. Amikor hozzáad egy könyvet/ művet, az űrlap automatikusan a megfelelő sorszámmal látja el azokat (Work Number). Ha töröl egy művet, az űrlap automatikusan, a változásnak megfelelően újrasorszámozza a műveket. Hasonlóképpen, ha fordítót ad hozzá, az űrlap automatikusan generál fordítói sorszámot. Ha töröl egy fordítót, az űrlap automatikusan, a változásnak megfelelően újra sorszámozza a fordítókat. A Művek lefordításához igényelt támogatás (Grant requested for the translation of the work) táblázat csak az irodalmi műfaj kiválasztása után jelenik meg. 10
A rész végén az űrlap automatikusan létrehozza a műveket összefoglaló táblázatot: C.7. rész A projekt költségvetése A projekt költségvetését az egyes könyvek lefordításához igényelt támogatások összeadásával az űrlap automatikusan kiszámolja. 5.3. F rész - A projekt naptára Mivel ez egy összefoglaló táblázat, ezért az itt szereplő adatokat nem a jelentkezőnek kell megadnia, a táblázatot az űrlap az Ön által a C.6. részben megadott információk alapján automatikusan tölti ki. 6. Dokumentumok csatolása az e-űrlaphoz A következő kötelező, a támogatási pályázat formai részét képező mellékleteket kell csatolni az e-űrlaphoz: Erkölcsi nyilatkozat Nyilatkozat a fordítandó művekről Becsült költségvetési űrlap Melléklet Előírt fájlnév Előírt formátum Erkölcsi nyilatkozat Nyilatkozat a fordítandó művekről CLTP_pályázó szervezet ISO országkódja_ szervezet neve_dechon CLTP_pályázó szervezet ISO országkódja_ szervezet neve_decworks.pdf,.jpg vagy.tiff.pdf,.jpg vagy.tiff Becsült CLTP_pályázó szervezet ISO országkódja_ szervezet költségvetési űrlap neve_budget 1.2.2..xls vagy.xlsx 11
Mellékletek méretének korlátozása A mellékletek teljes (összesített) mérete 5MB-ban van korlátozva. Ha figyelmeztető üzenet jelenik meg arról, hogy a dokumentumok összesített mérete túllépte a megengedett maximumot, kérjük, csökkentse a képet tartalmazó dokumentumok méretét, pl. azzal, hogy csökkenti a képek felbontását. Példa fájlnév Ha az önök Bestco elnevezésű belgiumi szervezete az 1.1. területre pályázó projekt vezetője, a költségvetés-melléklet fájlneve ez lenne: CLTP_BE_Bestco_Budget (A példafájl név nem tartalmazza a kiterjesztést pl..xls vagy.xlsx) A csatoláshoz kattintson az Attach a document [Dokumentum csatolása] gombra: egy ablak ugrik elő, amiben megkeresheti a csatolni kívánt fájlt. A fájl sikeres csatolása után megjelenik a fájlnév, az Attach a document gomb helyén pedig a Delete this document [Dokumentum törlése] és a View this document [Dokumentum megtekintése] gombok jelennek meg: 12
Kérjük, vegye figyelembe, hogy az, hogy meg tudja-e tekinteni a csatolt dokumentumokat, a számítógépe biztonsági beállításaitól függhet. Forduljon a rendszergazdához, ha meg kívánja változtatni a biztonsági beállításokat egy csatolt dokumentum megtekintése érdekében. A jelenség nincs hatással magára a dokumentumra, ami megőrzi tartalmát és integritását. 7. Az e-űrlap érvényesítése Az űrlap minden oldalának jobb felső sarkában megtalálható a Validate Form [Űrlap érvényesítése] gomb. A gombra való kattintás az egész űrlapot érvényesíti, nem csak az adott oldalt. Javasoljuk, hogy addig ne érvényesítse az űrlapot, amíg nem végzett a kitöltéssel, mert az érvényesítés némiképp megváltoztatja az űrlap küllemét, és a számítógépe memóriáját is használja. Ezért javasoljuk, hogy ne érvényesítse az űrlapot, ha további jelentős számú kötelező mezőt kell még kitöltenie. Ha elkészült a kitöltéssel, kattintson a gombra, hogy lefuttassa azokat az automatikus ellenőrzéseket, amelyek segítenek eldönteni, hogy az űrlap készen áll-e a beadásra. Az érvényesítés például ellenőrzi, hogy minden kötelező mezőt kitöltött-e, a költségvetés táblázatban minden szabálynak eleget tett-e, és hogy megvan-e minden kötelező melléklet. Ha a program hibákat talál, ezek számát megadja az utolsó lapon. Ha a költségvetést vagy a mellékleteket érintő hibákat talál, ezeket egyenként felsorolja egy külön listában: Maguk a hibák rózsaszín kiemelést kapnak. A következő példában a fordító tudását és tapasztalatát kérdező kötelező mezők kitöltetlenek maradtak: 13
Ha megnyomta az Érvényesítés gombot, egy másik jelenik meg mellette, a Go to Next Error [A következő hibához] gomb. Ennek segítségével sorra járhatja a hibás helyeket az űrlapon. A funkció az űrlap elejéhez legközelebb eső hibával kezdi, és onnan halad lefelé, ahogy a gombra kattint. Kérjük, vegye figyelembe a következőket: A kiemelt hibák kijavítása után a hibalista nem frissül azonnal. Az új állapot megjelenítéséhez újra végre kell hajtania az érvényesítést. A következő hibához gomb használata akkor a leghatékonyabb, ha követi a funkció által ajánlott sorrendet, vagyis fentről lefelé haladva egymás után kijavítja a hibákat. Ha nem követi a sorrendet, és egy lejjebb lévő hibát előbb javít ki, A következő hibához funkció továbbra is az érvényesítés során jelzett hibák eredeti sorrendjét követi. Ha nem sorrendben javítja a hibákat, javasoljuk, hogy hajtson végre egy új érvényesítést, hogy a kijavított hibák eltávolítódjanak a listáról, és ön újra a lista elején kezdhesse a hibajavítást. Szabad szemmel, A következő hibához gomb használata nélkül is megkeresheti a rózsaszín hibákat az űrlap. Ez esetben javasoljuk, hogy kapcsolja ki a kötelező mezők kiemelését (ld. 4.4. rész). Az oldalak vázlatos nézete (ld. 4.2. rész) hasznos lehet a rózsaszínnel kiemelt mezők gyors megtalálásához. Bármelyik módszert is használja, javítsa ki a hibákat, és érvényesítse újra az űrlapot. Ha minden hibát megoldott, egy üzenet bukkan elő, ami tudatja, hogy az űrlap készen áll a beadásra: Mindaddig, amíg az űrlap érvényesítése sikertelen, a Submit [Az űrlap beadása] gomb nem használható, vagyis az űrlap nem adható be. A gomb szürkéről zöldre vált, amikor az érvényesítés sikeres. 14
8. Az e-űrlap beadása Az űrlap utolsó oldalán található a Submit this form [Az űrlap beadása] gomb. Az űrlap sikeres érvényesítése után a gomb használhatóvá válik (színe zöldre vált). Kattintson a gombra a beadás megkezdéséhez. A következő üzenet jelenik meg: Pályázata készen áll a beadásra. A folyamat némi időt vesz igénybe. Kívánja folytatni? Ha bármi okból nem kíván továbblépni, kattintson a No gombra, hogy később hajthassa végre a beadást. A beadási folyamat ezzel véget ér. Ha a Yes [Igen] gombra kattint, a leadás megtörténik, további módosításra nincs lehetőség. 8.1 A beadás ELŐTTI kötelező mentés Ha az Igen gombra kattint, a beadási folyamat következő lépése a kötelező mentés. A következő üzenet jelenik meg: A beadási folyamat megkezdése előtt el kell mentenie az űrlapot. Kérjük, NE változtassa meg a fájlnevet a mentés során. Az OK gombra kattintva az űrlap elindítja a Save As [Mentés másként] műveletet. Az ismert Mentés másként ablak jelenik meg. (Ez a kép csak példa a Mentés másként ablakra. Az ön ablakában az ön által használt fájlnév és könyvtár jelenik meg.) 15
Kattintson a Mentés gombra. Nagyon fontos! Nem szabad megváltoztatnia az e-űrlap fájl nevét. Azt a nevet kell megtartania, amivel a beadási folyamatot elkezdte! Kattintson az Yes [Igen] gombra, amikor arra a kérdésre kell felelnie, hogy ki kívánja-e cserélni a meglévő fájlt: 8.2 Beadás Biztonsági beállításaitól függően a következőhöz hasonló ablak jelenhet meg, amely arra figyelmezteti, hogy a program egy weblapra akar csatlakozni: 16
Ha az ablak megjelenik, kattintson az Allow [Engedélyez] gombra, hogy folytatódjon a beadás. A beadás végeztével a következőhöz hasonló ablak jelenik meg: Kattintson az OK gombra. 8.3 A beadás UTÁNI kötelező mentés Amikor az OK gombra kattint, elindul a Mentés másként művelet. Így nem zárhatja be véletlenül az űrlapot anélkül, hogy elmentené, és nem veszíti el az érkeztetési számot. Ismét az ismert Mentés másként ablak jelenik meg. Kattintson a Mentés gombra. Nagyon fontos! Nem szabad megváltoztatnia az e-űrlap fájljának nevét. Azt a nevet kell megtartania, amivel a beadási folyamatot elkezdte! Kattintson az Igen gombra, amikor arra a kérdésre kell felelnie, hogy ki kívánja-e cserélni a meglévő fájlt: 17
Amikor az Igen gombra kattint, az érkeztetési szám automatikusan beíródik a Submission number [Érkeztetési szám] rubrikába: A szám egyúttal az űrlap láblécébe is bekerül. Az űrlap most az érkeztetési számmal együtt került elmentésre. A beadott nyomtatvány ezzel zárolva lett, vagyis innentől csak olvasható: tartalma nem változtatható meg, és nem adható be újra. A csatolt dokumentumok sem tekinthetőek meg a továbbiakban. A beadási folyamat részeként a pályázati lap átvételét elismerő e-mail érkezik automatikusan arra a címre, amit a pályázó szervezet kapcsolattartójának adatainál megadott (A.2 rész). Ahogy a korábbi felugró ablak utasította, most nyomtassa ki az űrlapot, mielőtt bezárja. Arról, hogy az e-űrlap papíralapú változatát miként kell beadni, a Programkalauzban és a Tudnivalók pályázóknak c. dokumentumban talál tájékoztatást. 9. Az e-űrlap kinyomtatása Az e-űrlapot az Adobe Reader szokásos nyomtatás menüjének segítségével nyomtathatja ki. Az Eszközsoron található egy Print [nyomtatás] gomb, ill. a Fájl menüből is kiválasztható. 10. Hogyan kaphat segítséget az e-űrlap ügyfélszolgálata Ha ez a Használati útmutató nem szolgál válasszal egy kérdésre vagy problémára, amellyel a jelentkezési lap kitöltése során találkozik, a telefonon vagy e-mailben elérhető HelpDesk rendelkezésére áll: e-űrlap HelpDesk: +32 229 90705 eacea-external-helpdesk@ec.europa.eu hétfőtől péntekig, kivéve ünnepnapokon 09:30-12:30 és 14:00-16:30 (közép-európai nyári idő) Tájékoztatjuk, hogy ha egy pályázat leadásának határideje hétvégére vagy belgiumi ünnepnapra esik, az ügyfélszolgálati támogatás nem elérhető. Látogasson el az Ügynökségnek az e-űrlapnak szentelt weboldalára is, ahol az összes megjelent űrlap legutolsó változata mellett tesztűrlapot és információkat talál: 18
Nem technikai jellegű problémák http://eacea.ec.europa.eu/eforms/index_en.php Ha nem technikai jellegű problémája van, kérjük ne az e-űrlap Ügyfélszolgálatát keresse meg, mivel az Ügyfélszolgálat csak a technikai jellegű problémákban tud segíteni. Ilyen esetekben forduljon annak a programnak/területnek a weboldalához, amelyben pályázni kíván. A honlapon további információkat talál, hogy hová fordulhat nem technikai jellegű kérdéseivel, problémáival. Ilyen nem technikai jellegű kérdések pl. az alábbiak: o Az e-űrlap tartalma o Jelentkezési folyamat (beleértve a biztonsági másolattal kapcsolatban felmerült kérdéseket) o A program szabályai, melyre jelentkezik A Program weboldalán megtalálja az egyes területekhez tartozó személyek funkcionális e-mail postafiókját, ahová kérdéseit intézheti. Az oldalon dokumentumokat is talál, amelyek nem-technikai kérdéseire adhatnak választ (pl. a Programkalauzt vagy a Tudnivalók pályázóknak c. dokumentumot), valamint linket az országában működő Cultural Contact Point irodához. Ha nem találja kérdésére a választ, forduljon a funkcionális e-mail postafiókhoz. A következő táblázat néhány példával szolgál a technikai és nem technikai jellegű kérdésekre: Technikai jellegű kérdések, problémák (kérdés esetén forduljon az e-űrlap HelpDesk-jéhez) Nem technikai jellegű kérdések (forduljon az adott ország CCP-irodájához) Nem tudom letölteni az űrlapot. Segítségre van szükségem a költségvetési lap kitöltéséhez. Nem működik egy legördülő sáv. Miért kötelező kitölteni ezt a mezőt? A projektünknek több mint két koordinátora van. Nem tudom csatolni a költségvetési nyilatkozatot Mit kell tennie ezen esetben? Mennyi a partnerek (vagy egyéb mellékletet) engedéllyezett minimum és maximum száma? Nem tudok sort kitörölni a táblázatban. Mit kell az Egyéb támgatások mezőbe írni? Lefagyott az űrlap. Több karakterre van szükségem a táblázatban. Az űrlap nagyon lassú. Mit értenek betűszó alatt? Nem tudom érvényesíteni az űrlapot. Hol találhatók a minták a csatolandó dokumentumokhoz? Hová kell elküldeni őket? Úgy gondolom, hiba van az űrlapban. Milyen dátumot kell beírni a program kezdő és végdátumához? Hogy működik a mezők összehangolása? Miért nem szerepel egy adott ország a legördülő listában? 19