_, ÁLLAMI SZÁMVEVŐSZÉK JELENTÉS az önkormányzatok belső kontrollrendszere kialakításának, egyes kontrolltevékenységek és a belső ellenőrzés működésének- 2013. évben induló - ellenőrzéséről Tét 13172 2013. december
Állami Számvevőszék Iktatószám: V-0139-033/2013. Témaszám: 1162 Vizsgálat-azonosító szám: V064910 Az ellenőrzést felügyelte: Dr. Benedek Mária felügyeleti vezető Az ellenőrzést vezette és az ellenőrzés végrehajtásáért felelős: Bíró Zsolt ellenőrzésvezető A számvevőszéki jelentés összeállításában közreműködött: Gelencsér Zoltán számvevő tanácsos Az ellenőrzést végezték: Fekete Győr László számvevő Gölöncsér Péter számvevő jelentéseink az Országgyűlés számítógépes hálózatán és az Interneten a www.asz.hu címen is olvashatóak.
TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK l. Az önkormányzat belső kontrollrendszerének kialakítása l. l. A kontrollkörnyezet 1.2. A kockázatkezelési rendszer 1.3. A kontrolltevékenységek 1.4. Az információs és kommunikációs rendszer 1.5. A manitoring rendszer 2. A pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő teljesítésigazolás és érvényesítés belső kontrollak működése 3. A belső ellenőrzés működése 5 9 15 15 15 16 16 18 18 18 18 FÜGGELÉKEK l. számú Értelmező szótár 2. szám ú Az értékelés módja és szempontjai l
RÖVIDÍTÉSEK JEGYZÉKE Törvények Áh t. ÁSZ tv. Kttv. Ktv. Mötv. Ötv. Számv. tv. 2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról (hatályos 2012. január l-jétől) 2011. évi LXVI. törvény az Állami Számvevőszékről 2011. évi CXCIX. törvény a közszolgálati tisztviselőkről (hatályos 2012. március l-jétől) 1992. évi XXIII. törvény a köztisztviselők jogállásáról (hatálytalan 2012. március l-jétől) 2011. évi CLXXXIX. törvény Magyarország helyi önkormányzatairól (hatályos 2012. január l-jétől) 1990. évi LXV. törvény a helyi önkormányzatokról 2000. évi C. törvény a számvitelről Rendeletek, határozatok Áhsz. Á vr. Bkr. Ikr. adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzat Szórövidítések ÁSZ Belső ellenőrzési kézikönyv gazdálkodási jogkörök szabályzata 1 gazdálkodási jogkörök szabályzata 2 Hivatal hivatali SZMSZ INT O SAI 249/2000. (XII. 24.) Karm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól 368/2011. (XII. 31.) Karm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (hatályos 2012. január l jétől) 370/2011. (XII. 31.) Karm. rendelet a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről (hatályos 2012. január l-jétől) 335/2005. (XII. 29.) Karm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről Tét Város Önkormányzata Képviselő-testületének 188/2010. (XII. 22.) számú határozata az Informatikai biztonsági szabályzatról (hatályos 2010. december 22-től) Állami Számvevőszék Téti Többcélú Kistérségi Társulás Belső ellenőrzési kézikönyve (Hatályos 2012. március 30-tól) Tét Város Önkormányzata Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendjének szabályzata (hatályos 2011. év november l-jétől) Tét Város Önkormányzata Gazdálkodási Szabályzata (hatályos 2012. december l-től) Téti Közös Önkormányzati Hivatal Tét Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata (hatályos 200 7. április 13-tól) International Organization of Supreme Audit Institutions (Legfőbb Ellenőrző Intézmények Nemzetközi Szervezete) 3
iratkezelési szabályzat ISSAI jegyző Képviselő-testület NGM Önkormányzat pénzkezelési szabályzat polgármester Polgármesteri Hivatal szabálytalanságkezelési szabályzat Társulás ügyrend Tét Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Iratkezelési Szabályzata (hatályos 200 7. július 4-étől) International Standards of Supreme Audit Institutions (Legfőbb Ellenőrző Intézmények Nemzetközi Standardjai) Tét Város Önkormányzata jegyzője Tét Város Önkormányzatának Képviselő-testülete Nemzetgazdasági Minisztérium Tét Város Önkormányzata Tét Város Önkormányzata Pénzkezelési Szabályzata (hatályos 2012. december l-jétől) Tét Város Önkormányzata polgármestere Tét Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala Tét Város Önkormányzata Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje (hatályos 2009. október 31-től) Téti Kistérség Sokoróaljai Önkormányzatainak Többcélú Társulása Tét Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Ügyrendje (hatályos 2009. szeptember l-jétől) 4
, fel'entes az önkormányzatok belső kontrollrendszere kialakításának, egyes kontrolltevékenységek és a belső ellenőrzés működésének - 2013. évben induló - ellenőrzéséről Tét, BEVEZETES Tét város állandó lakosainak száma 2012. január l-jén 4160 fő volt. Az Önkormányzat héttagú Képviselő-testületének munkáját három állandó bizottság segítette. Az Önkormányzat az önállóan működő és gazdálkodó Polgármesteri Hivatalon kívül egy önállóan működő intézményt működtetett, többségi tulajdoni hányadú gazdasági társasággal nem rendelkezett. A polgármester a 2010. évi önkormányzati választások óta tölti be tisztségét. A jegyző 1998. december l-jétől látja el feladatait. A Polgármesteri Hivatal három szervezeti egységre (Gyámügyi csoport, Okmányirodai csoport, Pénzügyi és gazdálkodási csoport) tagolódott, elkülönített gazdasági szervezettel nem rendelkezett. A foglalkoztatott köztisztviselők száma 2012. január l-jén 24 fő volt. A Képviselő-testület 2013. március l-jétől Kisbabot, Mérges, Rábacsécsény és Rábaszentmihály községi önkormányzatok képviselő-testületeivel közös önkormányzati hivatalt (T éti Közös Önkormányzati Hivatal) alapított. Az Önkormányzat a 2012. évi költségvetési beszámolója szerint l 006 092 ezer Ft tárgyévi bevételt ért el, valamint 956 OOO ezer Ft tárgyévi kiadást teljesített. A 2012. december 31-i könyvviteli mérleg szerint l 340 116 ezer Ft értékű eszközvagyonnal rendelkezett, a rövid lejáratú kötelezettségállománya 27 509 ezer Ft, hosszú lejáratú kötelezettségállománya 19 728 ezer Ft volt. A demokratikus társadalmakban alapvető igény, hogy a közpénzeket, a közvagyont hasznájók tevékenységükről elszámoljanak, ahhoz egyértelmű és érvényesíthető felelősségi szabályok társuljanak. Ennek a jogos igénynek az érvényesítéséhez meg kell teremteni azokat a folyamatokat, rendszereket, amelyek nélkülözhetetlenek az elszámoltatáshoz. Az elszámoltatás eredményes működtetéséhez szükség van a megfelelő információs, kontroll, értékelési és beszámolási rendszerek kialakítására. Magyarországon az uniós csatlakozási tárgyalások idejére nyúlnak vissza a belső kontrollrendszer szabályozásának gyökerei. Az uniós elvárásoknak megfelelő új terminológia szerinti államháztartási belső pénzügyi ellenőrzési (ÁBPE) rendszer területén a jogharmonizáció 2003-ban teljes körűen megvalósult, míg az önkormányzati alrendszerre vonatkozó, Ötv.-ben megjelenített speciális szabályozás 2005-ben lépett hatályba. Az államháztartási belső kontrollrendszer koncepciója 2009-ben továbbfejlődött. A változások irányát mutat- 5
BEVEZETÉS ja, hogy a költségvetési szervek belső kontrollrendszere már magában foglalja a korszerű, felelős szervezetirányítás elemeit (kontrollkörnyezet, kockázatkezelés, kontrolltevékenység, információ és kommunikáció, monitoring) is. E kontrollrendszer szabályozása háromszintű, a törvényi előírásokat az Áht. és a Mötv., a rendeleti szintű szabályozást az Á vr. és a Bkr. tartalmazza, amelyeket útmutatói szinten az NGM által kiadott standardok és kézikönyvek támogatnak. A belső kontrollrendszer azt a célt szolgálja, hogy a költségvetési szervek működésük és gazdálkodósuk során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságasan, hatékonyan és eredményesen hajtsák végre, teljesítsék elszámolási kötelezettségeiket és megvédjék az erőforrásokat a veszteségektől, a károktól és a nem rendeltetésszerű használattól A belső kontrollrendszer magában foglalja mindazon szabályokat, eljárásokat, gyakorlati módszereket és szervezeti struktúrákat, kockázatkezelési technikákat, kontrolltevékenységeket, amelyek segítséget nyújtanak a szervezetnek céljai eléréséhez. Az ÁSZ a 2011-2015. évekre szóló stratégiájában hangsúlyos szerepet szánt annak, hogy szilárd szakmai alapon álló, értékteremtő ellenőrzéseivel előmozdítsa a közpénzügyek átláthatóságát, rendezettségét. A számvevőszéki ellenőrzés nemzetközi alapelvei is rögzítik, hogy a megfelelő belső kontrollrendszer minimálisra csökkenti a hibák és szabálytalanságok kockázatát. Az ellenőrzés célja annak megállapítása volt, hogy a belső kontrollrendszer elemeinek kialakítása, a pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő teljesítésigazolás és érvényesítés, és a belső ellenőrzés szabályos működése biztosította-e az önkormányzatnál a közpénzfelhasználás szabályosságát, hozzájárult-e az értéket teremtő rend követelményének érvényesüléséhez. Ennek keretében értékel tük, hogy: a jogszabályi előírásoknak megfelelően alakították-e ki a belső kontrollrendszer elemeit; a gazdálkodás folyamatában kulcsszerepet betöltő teljesítésigazolás és érvényesítés kontrolltevékenységeit megfelelően működtették-e; biztosították-e a belső ellenőrzés szabályos működését; amennyiben az ÁSZ tett javaslatot a 2008-2011. évek közötti ellenőrzése kapcsán az Önkormányzatnak, intézkedtek-e azok végrehajtására. Az ellenőrzés várható hasznosulását négy szinten tervezzük. A törvényalkotás számára összegzett tapasztalatok állnak rendelkezésre a belső kontrollrendszer önkormányzati területen való kialakításáról, működéséről és hatásairól, a belső ellenőrzés működéséről. Ennek alapján következtetést lehet levonni arról, hogy a belső kontrollrendszer kialakítására és működtetésére vonatkozójelenlegi, differenciálás nélküli - jogszabályi előírások reális követelményeket támasztanak-e az eltérő adottságú települési önkormányzatok esetében, illetve indokolt-e esetleges jogszabályi módosítás kezdeményezése. Az ellenőrzés az ellenőrzött számára visszajelzést ad a belső kontrollrendszer kialakításában és működésében fellépő hiányosságokról, javaslataival hozzájárul azok kiküsz- 6
BEVEZETÉS öböléséhez, amely csökkentheti a későbbi ellenőrzések gyakoriságát. Az ellenőrzés megállapításait és javaslatait más szervezetek is hasznosíthatják a rendezett gazdálkodási keretek kialakításához. A társadalom számára jelzi, hogy közpénz nem maradhat ellenőrizetlenül, az ÁSZ értékteremtő rend kialakításóhoz és megőrzéséhez hozzájáruló tevékenysége pozitív hatássallesz a szervezetről kialakított összkép formálásában. A szervezeten belüllehetőség nyílik arra, hogy a megállapítások szintetizálásával az ÁSZ a hozzáadott értéket teremtő elemző tevékenységét és tanácsadó szerepét is erősítse. Az önkormányzatok belső kontrollrendszere kialakításának, egyes kontrolltevékenységek és a belső ellenőrzés működésének ellenőrzéséről szóló jelentés I. fejezetének összegző része az ellenőrzés céljára ad rövid, szintetizáló összefogjalót, és tartalmazza a következtetéseket a II. fejezet részletes megállapításain alapulóan. A jelentés intézkedést igénylő megállapításait és javaslatait az ellenőrzés során feltárt, a jelentés II. fejezetében rögzített részletes megállapítások alapozzák meg. A helyszíni ellenőrzés lezárásáig a helyi szabályozás változásait nyomon követtük. Az ellenőrzés típusa: szabályszerűségi ellenőrzés. Az ellenőrzött időszak: a belső kontrollrendszer kialakításának megfelelősége esetében a 2012. évre, a pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő teljesítésigazolás és érvényesítés belső kontrollak működésének megfelelőségét és a belső ellenőrzés szabályszerű működését a 2012. január l. és december 31-e közötti időszak eseményeit figyelembe véve értékeltük, míg az ÁSZ javaslatainak utáellenőrzése a 2008-2011. években végzett ellenőrzések nyilvánosságra hozott jelentéseiben tett javaslatok áttekintésére terjedt ki. Az ellenőrzött szervezet: az Önkormányzat. Az ellenőrzés jogszabályi alapját az ÁSZ tv. l. (3) bekezdése, az 5. (2) és (6) bekezdése, valamint az Áht. 61. (2) bekezdésének előírásai képezik. Az ellenőrzés szakmai módszertana az ÁSZ hivatalos honlapján (www.asz.hu) közzétett szakmai szabályokon alapult, amely az INTOSAI által kiadott ISSAI figyelembevételével készült. Az ellenőrzés lefolytatásóhoz az Önkormányzat a kimutatósok és a tanúsítvány elektronikus kitöltésével, valamint az ÁSZ által kért dokumentumok elektronikus megküldésével szolgáltatott adatokat. Az így rendelkezésre bocsátott adatok, információk kontrollja és a munkalapok kitöltése a helyszíni ellenőrzés keretében történt. A jelentésben használt fogalmak magyarázatát az l. számú függelék, az ellenőrzés egyes területeinek értékelésénél alkalmazott egységes minősítési szempontokat a 2. szám ú függelék tartalmazza. A belső kontrollrendszer kialakításának ellenőrzése során értékeltük a kontrollkörnyezet, a kockázatkezelési rendszer, a kontrolltevékenységek, az információs és kommunikációs rendszer, valamint a manitoring rendszer szabályozottsúgának megfelelőségét. A pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő teljesítésigazolás és érvényesítés kontrolljai működése megfelelőségének minősítéséhez az állományba nem tartozók megbízási díjai, a külső szolgáltatók által 7
BEVEZETÉS végzett karbantartási, kisjavítási munkák, az egyéb üzemeltetési és fenntartási szolgáltatások, a rendszeres szociális segélyek, valamint az államháztartásan kívülre teljesített működési és felhalmozási célú pénzeszközátadások közül kockázatelemzéssel választottuk ki az ellenőrzött kiadási jogcímeket Az egyszerű véletlen mintavétellel kiválasztott tételek ellenőrzését többlépcsős megfelelőségi tesztek útján addig végeztük, amíg elegendő és megfelelő bizonyítékat szereztünk a vizsgált folyamatok kulcskontrolljai működésének megfelelő vagy nem megfelelő voltáról. Értékeltük az Önkormányzatnál a belső ellenőrzés működésének szabályosságát. Az ÁSZ az Önkormányzatnál a 2008. évben a helyi önkormányzatok gazdálkodási rendszerének ellenőrzését végezte. A nyilvánosságra hozott, 0927 számon közzétett számvevőszéki jelentésben azonban kifejezetten az Önkormányzat számára konkrét feladatot nem határozott meg, javaslatot nem tett, ezért a jelen ellenőrzés keretében utáellenőrzésre nem került sor. Az ÁSZ tv. 29. (l) bekezdéseszerint a jelentéstervezetet megküldtük a polgármester részére, aki az ÁSZ tv. 29. (2) bekezdésében foglalt észrevételezési jogával nem élt, a jelentéstervezetre észrevételt nem tett. 8
l. ÖSSZEGZŐ MEGMLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK..,,,,,.., I. OSSZEGZO MEGALLAPIT ASOK, KOVETKEZTETESEK, JAVASLATOK A belső kontrollrendszeren belül 2012-ben a kontrollkörnyezet, a kockázatkezelési rendszer, a kontrolltevékenységek, az információs és kommunikációs rendszer, valamint a manitoring rendszer kialakítását külön-külön és együttesen is értékeltük A belső kontrollrendszer kialakítása az összesített értékelés alapján nem felelt meg a jogszabályi előírásoknak. A belső kontrollrendszer egyes területei kialakításának minősítése a következő: Kontrollterület Minősítés Kontrollkörnyezet Kockázatkezelési rendszer nem megfelelő nem megfelelő Kontrolltevékenységek Információs és kommunikációs rendszer megfelelő megfelelő Manitoring rendszer nem megfelelő Megfelelőnek értékeltük a kontrolltevékenységek, valamint az információs és kommunikációs rendszer kialakítását, mivel a jogszabályi előírásokban foglaltakat figyelembe véve kisebb hiányosságak mellett is megteremtette e kontrollterületeken a szabályszerű működés lehetőségét. Nem megfelelőnek értékeltük a kontrollkörnyezet, a kockázatkezelési rendszer és a manitoring rendszer kialakítását, mivel az ellenőrzésünk során megállapított szabályozásbeli hiányosságak magukban hordozzák a szabálytalan működés, valamint a korrupció kockázatát. A belső kontrollrendszer nem megfelelő kialakítása kockázatot jelent az Önkormányzat tevékenységeinek szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes végrehajtása során. A 2012. évben az állományba nem tartozók megbízási díjaival, valamint a külső szolgáltatók által végzett karbantartási, kisjavítási munkákkal kapcsolatos kifizetések során a pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő teljesítésigazolás és érvényesítés belső kontrollok működése gyenge volt. Gyengének értékeltük a két kulcskontroll együttes működését, mivel azok nem biztosították a hibák megelőzését és feltárását. 9
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAP[TÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK A számvevőszéki ellenőrzés az ellenőrzött kifizetésekkel összefüggésben a rendelkezésre bocsátott dokumentumok alapján jogosulatlan kifizetést nem tárt fel, azonban a gazdálkodásban kulcsszerepet betöltő kontrollak működésében feltárt hiányosságak miatt fennáll a hibák bekövetkezésének kockázata. A nem megfelelőerr működtetett belső kontrollak korrupciós kockázatot hordoznak. Az Önkormányzat a belső ellenőrzési feladatokat a Társulás útján látta el. A 2012. évben a belső ellenőrzés működése a jogszabályi előírásoknak megfelelt, azonban a belső ellenőrzés nem tárta fel a belső kontrollrendszer kialakításának, valamint a pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő teljesítésigazolás és érvényesítés belső kontrollak működésének hiányosságait. Az ÁSZ tv. 33. (l) bekezdésében foglaltak értelmében az ellenőrzött szervezet vezetője köteles a jelentésben foglalt megállapításokhoz kapcsolódó intézkedési tervet összeállítani, és azt a jelentés kézhezvételétől számított 30 napon belül az ÁSZ részére megküldeni. Amennyiben az intézkedési tervet határidőre nem küldi meg a szervezet, vagy az ÁSZ tv. 33. (2) bekezdésében foglalt póthatáridő elteltével megküldött intézkedési terv továbbra sem elfogadható, az ÁSZ elnöke a hivatkozott törvény 33. (3) bekezdés a)-b) pontjaiban foglaltakat érvényesítheti. Az ellenőrzés intézkedést igénylő megállapításai és javaslatai: a polgármesternek A számvevőszéki ellenőrzés megállapításai alapján az Önkormányzatnál a belső kontrollrendszer kialakítása összefoglalóan értékelve nem felelt meg a jogszabályi előírásoknak, a kulcskontrollok működése gyenge volt, a belső ellenőrzés működése ugyan megfelelt a jogszabályi előírásoknak, azonban nem tárta fel, ezáltal nem is javíttatta ki a hiányosságokat. A megállapított szabályozásbeli és működésbeli hiányosságak magukban hordozzák a szabálytalan működés kockázatát. javaslat: A Mötv. 115. (l) bekezdésében foglaltak alapján kísérje figyelemmel az Önkormányzat gazdálkodásának szabályszerűségét. A Mötv. 67. f) pontja alapján gondoskedjon a belső kontrollrendszer működésére vonatkozó jogszabályi rendelkezések be nem tartása, valamint a teljesítésigazolás és az érvényesítés kontrollokkal összefüggésben feltárt hiányosságok, szabálytalanságok tekintetében az esetleges munkajogi felelősséggel kapcsolatos körülmények kivizsgálásáról, majd a vizsgálat eredményének függvényében tegye meg a szükséges munkajogi intézkedésekel a jegyzőnek (Tét Város Önkormányzata vonatkozásában) l. a kontrollkörnyezettel kapcsolatban: A hivatali SZMSZ-ben a jegyző- az Ávr. 13. (l) bekezdés c), e), f) és g) pontjaiban foglaltak ellenére - nem rögzítette az ellátandó és a szakfeladat rend szerint szakfeladat számmal és megnevezéssel besorolt alaptevékenységek és az alaptevékenységet szabályozó jogszabályok megjelölését; a Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítését 10
l. ÖSSZEGZÓ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK és működési rendjét; azon ügyköröket, amelyek során a szervezeti egységek vezetői a költségvetési szerv képviselőjeként járhatnak el; a szervezeti és működési szabályzatban nevesített valamennyi munkakörhöz tartozó feladat- és hatásköröket, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét és az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokat. A jegyző- a Számv. tv. 14. (5) bekezdése b) pontjában és az Áhsz. 8. (4) bekezdés b) pontjában foglaltak ellenére - nem készítette el az eszközök és források értékelési szabályzatát. A jegyző - a Számv. tv. 161. (2) bekezdés d) pontjában foglaltak ellenére - nem készítette el a Polgármesteri Hivatal bizonylati rendjét. A jegyző a Kttv. 130. (l) bekezdésében foglaltak ellenére a Polgármesteri Hivatalban dolgozó köztisztviselők teljesítményértékelését nem készítette el. A Képviselő-testület- a Kttv. 231. (l) bekezdése ellenére- nem állapította meg -a Kttv. 83. -a szerinti - a köztisztviselőkkel szembeni hivatásetikai alapelvek részletes tartal mát, valamint az etikai eljárás szabályait, mivel a jegyző - az Ötv. 36. (2) bekezdés a) pontjában előírt feladata ellenére - nem készítette elő ennek dokumentumát. javaslat: a) Készítse el a hivatali SZMSZ módosítását, és kezdeményezze az Áh t. 9. (l) bekezdés a) pontjában foglaltakra tekintettel a Képviselő-testület elé terjesztését annak érdekében, hogy az tartalmazza az Á vr. 13. (l) bekezdésében előírt tartalmi elemeket. b) Készítse el a Hivatal eszközök és források értékelési szabályzatát a Számv. tv. 14. (5) bekezdése b) pontjában és az Áhsz. 8. (4) bekezdés b) pontjában előírtak alapján. c) Készítse el az Számv. tv. 161. (2) bekezdés d) pontjában előírtak alapján a Hivatal bizonylati rendjét. d) Értékel je írásban a Kttv. 130. (l) bekezdése alapján a Hivatal köztisztviselőinek munkateljesítményét. e) Készítse elő a Mötv. 81. (3) bekezdés c) pontjában foglalt feladatkörében a köztisztviselőkkel szembeni - a Kttv. 83. -a szerinti - hivatásetikai alapelvek részletes tartalmának, valamint az etikai eljárás szabályainak dokumentumait, és a Kttv. 231. (l) bekezdésében foglaltak érvényesülése érdekében kezdeményezze azok Képviselő-testület elé terjesztését. 2. a kockázatkezelési rendszerrel kapcsolatban: A jegyző - a Bkr. 7. (2) bekezdésében foglaltak ellenére - nem állapította meg a Polgármesteri Hivatal tevékenységében rejlő kockázatokat, nem határozta meg az egyes kockázatok kezeléséhez szükséges intézkedéseket, valamint a kockázatok kezelése érdekében szükséges intézkedések teljesítésének folyamatos nyomon követési módját. ll
l. ÖSSZEGZŐ MEGAl.LAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK javaslat: Állapítsa meg - a Bk r. 7. (2) bekezdésében foglaltak alapján - a Hivatal tevékenységében rejlő kockázatokat, és határozza meg az egyes kockázatok kezeléséhez szükséges intézkedéseket, valamint a kockázatok kezelése érdekében szükséges intézkedések teljesítésének folyamatos nyomon követési módját. 3. a kontrolltevékenységekkel kapcsolatban: A jegyző az Á vr. 53. (2) bekezdésében foglaltakat figyelmen kívül hagyva annak ellenére nem határozta meg az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kifizetések rendjét, hogy a gazdálkodási jogkörök szabályzata 1,,-ben lehetővé tette a l 00 ezer Ft-ot el nem érő kifizetések előzetes írásbeli kötelezettségvállalás nélküli teljesítését. A jegyző az iratkezelési rendszer kialakítása során -az lkr. 8. (2) bekezdésében foglaltak ellenére - nem határozta meg az üzemeltetés és az adatbiztonság védelmének feladatai esetében a hatásköröket. A jegyző- a Kttv. 74. (l) bekezdésében foglaltak ellenére- jogviszony megszűnése esetére nem szabályozta a munkavállaló folyamatban lévő feladatai átadásának rendjét. javaslat: a) Rögzítse belső szabályzatban az Ávr. 53. (2) bekezdése alapján az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kifizetések rendjét. b) Határozza meg az lkr. 8. (2) bekezdésében foglaltaknak megfelelően az iratkezelési rendszer kialakítása során az üzemeltetés és az adatbiztonság védelmének feladatai esetében a hatásköröket. c) Rögzítse belső szabályzatban a Kttv. 74. (l) bekezdésében foglaltaknak megfelelően a jogviszony megszűnése esetére a munkavállaló folyamatban lévő feladatai átadásának rendjét. 4. az információs és kommunikációs rendszerrel kapcsolatban: A jegyző - a Bkr. 3. d) pontjában és a 9. (l) bekezdésében foglaltak ellenére - nem alakított ki olyan rendszert, amely biztosítja, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, személyhez. javaslat: Alakítson ki a Bkr. 3. d) pontjában és a 9. (l) bekezdésében foglaltaknak megfelelően olyan rendszereket, melyek biztosítják, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez. 12
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPfTAsOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK 5. a manitoring rendszerrel kapcsolatban: A jegyző- az Bkr. 3. e) pontjában és 1 O. -ában foglaltak ellenére- nem alakított ki a Polgármesteri Hivatal tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését biztosító rendszert. A jegyző - a Bkr. 11. (1) bekezdésében foglalt kötelezettsége ellenére - a Bkr. 1. mellékletében foglalt nyilatkozatban a 2011. évre vonatkozóan nem értékelte a Polgármesteri Hivatal belső kontrollrendszerének minőségét. javaslat: a) Alakítsa ki és működtesse a Bkr. 3. e) bekezdésében és 1 O. -ában előírtak alapján a Hivatal tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését biztosító rendszert, amelynek része az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követés is. b) Értékelje a Bkr. 11. (1) bekezdésében előírtaknak megfelelően a jogszabályban meghatározott keretek között a belső kontrollrendszer minőségét a Bkr. 1. melléklete szerinti nyilatkozatban. 6. a pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő kontrollokkal kapcsolatban: A teljesítésigazolást az Ávr. 57. (3) bekezdésében foglaltak ellenére nem az arra jogosult személy végezte, illetve az Áht. 38. (1) bekezdésében és az Ávr. 57. (1) bekezdésében foglaltak ellenére nem végezték el. Az érvényesítő a feladatait az Á vr. 58. (1) bekezdésében foglaltak ellenére - szabályszerű teljesítésigazolás hiányában - nem a jogszabályi előírásoknak megfelelően végezte, továbbá a fedezet meglétét nem ellenőrizte, mert a kötelezettségvállalásokat - az Ávr. 56. (1) bekezdésében előírtakat figyelmen kívül hagyva - nem vették nyilvántartásba. Az érvényesítő - az Ávr. 58. (2) bekezdésében előírtak ellenére - nem jelezte az utalványozónak, hogy a megelőző ügymenetben- az Ávr. 57. (3) bekezdésében előírtak ellenére - a teljesítés igazolását nem az arra jogosult személy végezte, hogy a teljesítés igazolására jogosult személy- az Á vr. 57. (1) bekezdésének előírása ellenére - a teljesítés igazolását nem végezte el, továbbá hogy a kiadási bizonylatokon nem tüntették fel - az Á vr. 59. (3) bekezdés f) pontjában és (4) bekezdésében előírtak ellenére - a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, mert a kötelezettségvállalásokat - az Á vr. 56. (1) bekezdésében előírtakat figyelmen kívül hagyva - nem vették nyilvántartásba. javaslat: Intézkedjen - a teljesítésigazolás és az érvényesítés vonatkozásában feltárt hiányosságak megszüntetése, illetve az operatív gazdálkodás során a működésbeli hibák megelőzése, feltárása és kijavítása érdekében -arról, hogy: a) az Áht. 38. (1) bekezdésén alapuló teljesítésigazolás során az Ávr. 57. (1) bekezdésében előírtaknak megfelelően, ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizzék és igazolják a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, az ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetén annak teljesítését, 13
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK valamint az Á vr. 57. (3) bekezdéseszerint a teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalásnak a megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával igazolják; b) a kifizetéseket megelőzően a teljesítésigazolás alapján- az Ávr. 57. (3) bekezdése szerinti esetben annak hiányában is- az összegszerűségnek, a fedezet meglétének és a megelőző ügymenetben az Áht., az Áhsz., az Á vr. előírásai és a belső szabályzatokban foglaltak betartásának az ellenőrzése - az Ávr. 58. (1 )-(3) bekezdései szerint- történjen meg; c) a kötelezettségvállalások nyilvántartását az Ávr. 56. (1) bekezdésében foglalt előírásnak megfelelően vezessék, és az Ávr. 59. (3)-(4) bekezdése alapján az utalványon, valamint a bevételi és kiadási pénztárbizonylatra rávezetett rendelkezésen a kötelező tartalmi elemeket tüntessék fel. 7. a belső ellenőrzés működésével kapcsolatban: Az Ötv. 92. (5) bekezdésében és a Bkr. 29. (1) bekezdésében foglaltak ellenére a 2013. évre az Önkormányzatra vonatkozó éves belső ellenőrzési terv nem készült. A Bkr. 21. (2) bekezdés d) pontjában és a 47. (1) bekezdésében foglaltak ellenére a belső ellenőrzési jelentésekben tett javaslatokat, a vonatkozó intézkedési terveket és azok végrehajtását nyomon követő nyilvántartást a belső ellenőrzési vezető nem vezette. A 2011. évre vonatkozó éves ellenőrzési jelentés nem tartalmazta - a Bkr. 48. b) pont ba) alpontjában foglaltak ellenére- a belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosság ának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett javaslatokat, valamint- a Bkr. 48. b) pont bb) alpontjában foglaltak ellenére -a belső kontrollrendszer öt elemének értékelését. javaslat: a) Kezdeményezze, hogy az éves ellenőrzési terv - a Bkr. 56. (2) bekezdésnek megfelelően a jegyző írásos véleményének figyelembevételével - a Bkr. 22. (1) bekezdés b) pontjában, a 29. (1) bekezdésében és a 31. (1) bekezdésében foglaltak szerint készüljön el. b) Kezdeményezze, hogy a belső ellenőrzési vezető vezessen a Bkr. 21. (2) bekezdése d) pontjának és a Bkr. 47. (1) bekezdésének megfelelően a belső ellenőrzési jelentésekben tett megállapításokat, javaslatokat, a vonatkozó intézkedési terveket és azok végrehajtását nyomon követő nyilvántartást. c) Kezdeményezze, hogy az éves ellenőrzési jelentés tartalmazza a Bkr. 48. -ában előírt tartalmi elemeket. 14
II. RÉSZLETES MEGÁLLAPfTASOK,,,, II. RESZLETES MEGALLAPITASOK l. Az ÖNKORMÁNYZAT BELSŐ KONTROLLRENDSZERÉNEK KIALAKÍTÁ SA A belső kontrollrendszeren belül 2012-ben a kontrollkörnyezet, a kockázatkezelési rendszer, a kontrolltevékenységek, az információs és kommunikációs rendszer, valamint a manitoring rendszer kialakítását külön-külön és együttesen is értékeltük. A belső kontrollrendszer kialakítása az összesített értékelés alapján nem felelt meg a jogszabályi előírásoknak. 1.1. A kontrollkörnyezet A kontrollkörnyezet kialakítása - a 2. számú függelékben részletezett kritériumrendszer alapján végzett értékelés szerint- nem felelt meg a jogszabályi előírásoknak, mert: Sorszám1 4. 5., 7.,8., 9., 10 29. Megállapítás A Képviselő-testület a Ktv. 34. (3) bekezdésében foglaltak ellenére nem döntött a teljesítményértékelés alapját képező célokról A Polgármesteri Hivatal rendelkezett a 2012. évben az Áht. 10. (5) bekezdésében előírt hivatali SZMSZ-szel, azonban 2010. január l-jét követően azt nem vizsgálta felül és nem aktualizálta, mivel a hivatali SZMSZben a jegyző az Ávr. 13. (l) bekezdés c) pontjában foglaltak ellenére nem rögzítette az ellátondó és a szakfeladat rend szerint szakfeladat számmal és megnevezéssel besorolt alaptevékenységek és az alaptevékenységet szabályozó jogszabályok megjelölését. Továbbá az Ávr. 13. (l) bekezdés e) pontjában foglaltak ellenére nem rögzítette a Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítését és működési rendjét, az Ávr. 13. (l) bekezdés f) pontjában foglaltak ellenére nem rögzítette azokat az ügy köröket, amelyek során a szervezeti egységek vezetői a költségvetési szerv képviselőjeként járhatnak el, valamint az Á vr. 13. (l) bekezdés g) pontjában foglaltak ellenére nem rögzítette a szervezeti és működési szabályzatban nevesített valamennyi munkakörhöz tartozó feladat- és hatásköröket, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét és az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokat. A jegyző- a Számv. tv. 14. (5) bekezdés b) pontjában és az Áhsz. 8. (4) bekezdés b) pontjában foglaltak ellenére - nem készítette el az eszközök és források értékelési szabályzatát. 1 A megállapítás számozása az Önkormányzat által az adatszolgáltatás során kitöltött kimutatósok kérdéseinek sorszámával azonos. 15
II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 31. 46. 47. A jegyző- a Számv. tv. 161. (2) bekezdés d) pontjában foglaltak ellenére- nem készítette el a Polgármesteri Hivatal bizonylati rendjét. A jegyző a Kttv. 130. (l) bekezdésében foglaltak ellenére a Polgármesteri Hivatalban dolgozó köztisztviselők teljesítményértékelését nem készítette el. A Kttv. 231. (l) bekezdése ellenére a Képviselő-testület nem állapította meg a Kttv. 83. -ában előírt, a köztisztviselőkkel szembeni hivatásetikai alapelvek részletes tartalmát, valamint az etikai eljárás szabályait, mivel a jegyző az ötv. 36. (2) bekezdés a) pontjában előírt feladata ellenére nem készítette elő ennek dokumentumát 1.2. A kockázatkezelési rendszer A kockázatkezelési rendszer kialakítása - a 2. szám ú függelékben részletezett kritériumrendszer alapján végzett értékelés szerint - nem felelt meg a jogszabályi előírásoknak, mert: Sorszám 2., 8., 10. Megállapítás A jegyző- a Bkr. 7. (2) bekezdésében foglaltak ellenére- nem állapította meg a Polgármesteri Hivatal tevékenységében rejlő kockázatokat, valamint nem határozta meg az egyes kockázatok kezeléséhez szükséges intézkedéseket, és a kockázatok kezelése érdekében szükséges intézkedések teljesítésének folyamatos nyomon követési módját. 1.3. A kontrolltevékenységek A kontrolltevékenységek kialakítása- a 2. szám ú függelékben részletezett kritériumrendszer alapján végzett értékelés szerint- a jogszabályi előírásoknak megfelelt. A jegyző a kontrolltevékenység részeként a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést előírta a költségvetés tervezése, a támogatások elszámolása és a vagyonhasznosítási tevékenység vonatkozásában, továbbá a beszerzések lebonyolításának folyamatában. A gazdálkodási jogkörök szabályzata 1 -ben, illetve 2012. november 30-tól a gazdálkodási jogkörök szabályzata 2 -ben meghatározták a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésének és a kiadások teljesítésigazolásának módját. Az érvényesítés és az utalványozás rendjét a gazdálkodási jogkörök szabályzatulben, illetve 2012. november 30-tól a gazdálkodási jogkörök szabályzata2-ben szabályozták. A jegyző a jogszabályi előírásoknak megfelelően gondoskodott az iratkezelési szaftver által kezelt adatok biztonságáról, kialakította az üzembiztonsági és adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükséges eljárási szabályokat, valamint az iratkezelési rendszer kialakítása során a jogszabályi előírásoknak megfelelően szabályozta az üzemeltetés és az adatbiztonság védelmének feladatait. Az informatikai rendszer kialakítása során a jogszabályi előírásoknak 16
II. RÉSZLETES MEGÁLLAPfTÁSOK megfelelőerr biztosította az adatok biztonságát, és a hozzáférési jogosultságokra vonatkozó eljárásrendben meghatározta a felelősségi köröket. Az ügyrendben meghatározták az időközi és éves beszámolók elkészítésének feladatait. A gazdálkodási jogkörök szabályzata 2 -ben és az ügyrendben szabályozták a beszámolási eljárásokhoz kapcsolódó felelősségi köröket, továbbá a hivatali SZMSZ-ben, illetve a pénzkezelési szabályzatban a gazdasági feladatot ellátó vezetők és alkalmazottak helyettesítésének rendjét. A költségvetési beszámoló elkészítésével megbízott személy rendelkezik a jogszabályban előírt iskolai végzettséggel és a tevékenység ellátására jogosító engedéllyel. A polgármester a jogszabályi előírásoknak megfelelőerr tájékoztatta a Képviselő-testületet az Önkormányzat gazdálkodásának első félévi, illetve háromnegyed éves helyzetéről. Megbízást adott a kötelezettségvállalásra és utalványozásra, és egyben biztosította az összeférhetetlenségre vonatkozó előírás érvényesülését. A pénzügyi ellenjegyzési, illetve érvényesítési feladatra a jegyző a Polgármesteri Hivatal állományában dolgozó köztisztviselőt jelölt ki, ezzel is biztosítva az összeférhetetlenségre vonatkozó előírósok érvényesülését. A pénzügyi ellenjegyzésre és az érvényesítési feladatok ellátására kijelölt személyek rendelkeztek a jogszabályban előírt szakképzettséggel. A kontrolltevékenységek kialakítása az alábbi kisebb hiányosságak mellett megfelelt a jogszabályi előírásoknak: Sorszám 8. 10. 15. Megállapítás A jegyző az Á vr. 53. (2) bekezdésében foglaltakat figyelmen kívül hagyva, annak ellenére nem határozta meg az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kifizetések rendjét, hogy a gazdálkodási jogkörök szabályzata 1, 2 - ben lehetövé tette a 100 ezer Ft-ot el nem érő kifizetések előzetes írásbeli kötelezettségvállalás nélküli teljesítését. A polgármester mint kötelezettségvállaló - az Ávr. 57. (4) bekezdésében foglaltak ellenére - a 2012. március 31-től 2012. november 30-ig terjedő időszakra nem jelölte ki a teljesítésigazolásra jogosult személyeket. A jegyző az iratkezelési rendszer kialakítása során - az Ikr. 8. (2) bekezdésében foglaltak ellenére - nem határozta meg az üzemeltetés és az adatbiztonság védelmének feladatai esetében a hatásköröket Megjegyzés A kötelezettségvállaló (polgármester) 2012. december l-jétől jelölte ki a teljesítésigazolásra jogosultakat 17
II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK A jegyző a Kttv. 74. (l) bekezdésében foglaltak ellenére jogviszony megszűné- 32. se esetére nem szabályozta a munkavállaló folyamatban lévő feladatai átadásának rendjét. 1.4. Az infor111ációs és kollllllunikációs rendszer Az információs és kommunikációs rendszer kialakítása - a 2. számú függelékben részletezett kritériumrendszer alapján végzett értékelés szerint - a jogszabályi előírásoknak megfelelt. A Polgármesteri Hivatal rendelkezik az Info tv. előírásainak megfelelő adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzattal. A jegyző kialakította a kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatalának rendjét. Az Önkormányzat az elektronikus közzétételi kötelezettségének a 2012. évben eleget tett. Meghatározták a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjét. A Polgármesteri Hivatal rendelkezett a jegyző által elkészített és hatályba helyezett - a jogszabályi előírásoknak megfelelő tartalmú - iratkezelési szabályzattal. A jegyző szabályozta az ügyintézési határidők nyomon követésének dokumentálását, és meghatározta a késedelmes ügyintézés felelősségi rendjét. A Polgármesteri Hivatal szabálytalanságkezelési szabályzata tartalmazza a szabálytalansági gyanú észlelésével és jelentésével kapcsolatos részletes eljárásrendet. Az információs és kommunikációs rendszer kialakítása az alábbi kisebb hiányosságak mellett megfelelt a jogszabályi előírásoknak: Sorszám 1., 2. Megállapítás A jegyző- a Bkr. 3. d) pontjában és a 9. (l) bekezdésében foglaltak ellenére - nem alakított ki olyan rendszert, amely biztosítja, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, személyhez. 1.5. A 111onitoring rendszer A monitoring rendszer kialakítása - a 2. számú függelékben részletezett kritériumrendszer alapján végzett értékelés szerint - a jogszabályi előírásoknak nem felelt meg, mert: Sorszám l. 9. A jegyző Megállapítás az Bkr. 3. e) pontjában és 10. -ában foglaltak ellenére nem alakított ki a Polgármesteri Hivatal tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését biztosító rendszert. A jegyző a Bkr. ll. (l) bekezdésében foglalt kötelezettsége ellenére- a Bkr. l. mellékletében foglalt nyilatkozatban - a 2011. évre vonatkozóan nem értékelte a Polgármesteri Hivatal belső kontrollrendszerének minőségét. 18