Tanácsadási tevékenység: Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly Dokumentum: Tanácsadói tevékenység: Back Office 1. tanácsadói dokumentum: Koncepció beágyazása ÁROP-1.A.5-2013 Államreform Operatív Program keretében megvalósuló Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban lévő önkormányzatok számára Nyékládháza Város Önkormányzata
Tartalom Bevezetés... 3 A fejlesztési folyamat első fázisának célkitűzése... 3 A fejlesztési folyamat első fázisának módszertana... 4 Nyékládháza Önkormányzatának kötelező és önként vállalt feladatainak összesítése... 4 Feladatok költségvetési súlya... 4 Intézmények költségvetési súlya... 5 Gazdasági társaságok... 6 Kiszervezett feladatok... 6 Nyékládháza Önkormányzata gazdálkodási tevékenységének elemzése... 7 SWOT analízis erősségek (E)... 7 SWOT analízis gyengeségek (Gy)... 8 SWOT analízis lehetőségek (L)... 8 SWOT analízis fenyegetések (F)... 9 A fejlesztési terület kiválasztása... 9 A kiválasztott fejlesztési terület általános bemutatása... 11 A Városgondnokság alapadatai... 11 A Városgondnokság tevékenységének ismertetése... 14
Bevezetés Az ÁROP 1.A.5 Szervezetfejlesztés Nyékládháza Város Önkormányzatánál című projekt keretében végzett, a 3. számú projekt elem a Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly fejlesztési folyamat első fázisának, a vezetői konzultációk munkáját, illetve az ennek során feltárt adatokat dokumentáljuk jelen tanácsadói dokumentum keretében. Nyékládháza egy iparilag fejlettnek mondható területen, Miskolc közelében fekszik. A város lakossága jelenleg nem éri el az ötezer főt, 2014. január elsején megközelítőleg 4868 fő volt (KSH adat). A település 2003-ban emelkedett városi rangra. Nyékládháza Város Önkormányzatának gazdálkodását az utóbbi években a likviditás fenntartása, az adósságok elkerülése, a pénzügyileg finanszírozható növekedés elve jellemezte. Mivel az Önkormányzatnak nem volt adóssága, így az önkormányzatok adósságrendezési eljárásában (adósságkonszolidációban) nem kellett részt vennie. Önmagában már az is biztosítéka a fenntartható gazdálkodásnak, hogy nincs adósság (vagyis jövőbeli források jelen felhasználása), emellett az adósság rendezési eljárás elkerülése többletforrásokhoz is juttatta az Önkormányzatot. A fejlesztési folyamat első fázisának célkitűzése A folyamat első fázisban áttekintettük az önkormányzati feladatokat, a feladatokhoz rendelt költségvetési számokat. Ezzel együtt megvizsgáltuk az önkormányzati fenntartású intézmények költségvetési súlyát, valamint áttekintettük az önkormányzati tulajdonrésszel rendelkező gazdasági társaságokat és azonosítottuk azok szerepét az Önkormányzat feladatainak ellátásában. Megvizsgáltuk, hogy mely feladatok lettek kiszervezve. Vizsgálataink célja az, hogy egyértelműen meghatározzuk azt a beavatkozási terültet, ahol projekt koncepcióban megfogalmazott hatást és eredményt érhetjük el.
A fejlesztési folyamat első fázisának módszertana A tanácsadási folyamatot intenzív módon, vezetői konzultációk, továbbá kiegészítésként egyszemélyes interjúk során valósítottuk meg. A tanácsadói munkát adatbekérésre és egyeztetésekre alapozva folytattuk back office tevékenységként. Az interjúkon és a kiscsoportos konzultációkon begyűjtött anyagok alapján további kérdésekkel pontosítottuk kijelölt beavatkozási területek körét. A ténylegesen vizsgálat alá vonandó területet priorizálási módszerrel határoztuk meg. Nyékládháza Önkormányzatának kötelező és önként vállalt feladatainak összesítése Az Önkormányzat működése feladat orientált. Ahhoz, hogy a gazdálkodásról képet alkothassunk, szükség van az önkormányzati feladat ellátás terjedelmének áttekintésére. Az áttekintéshez különböző szempontok alapján csoportosítottuk a feladatokat, amelyekkel a gazdálkodás alapvető információiról tudunk így képet alkotni. Feladatok költségvetési súlya Az alábbi táblázatban bemutatjuk az Önkormányzat feladatait és azok költségvetési súlyát Nyékládháza Város Önkormányzatának költségvetésében. Önkormányzati feladatok költségvetési súlya Feladat Költségvetési részesedés Önkormányzat beruházások, működés 50,43 % Mötv., Szoc. tv., Választási eljárásról szóló tv. 6,97 % alapján Jegyzői hatáskörbe tartozó feladatok ellátása, Intézményi gazdálkodási (pénzügyiszámviteli feladatok, ellátása), Pályázat kezelés, munkaügyi feladatok ellátása- Polgármesteri Hivatal működtetése Ingatlan fenntartás 0,02 % Mezőgazdasági szolgáltatás (Park) 0,03 % Üdültetés 0,09 % Közvilágítás 1,93 % Települési vízellátás 0,09 % Temető fenntartás 0,01 %
Önkormányzati feladatok költségvetési súlya Feladat Költségvetési részesedés Munkahelyi étkeztetés, vendégétkezés 0,12 % Gyermekétkeztetés 3,56 % Szociális étkeztetés 1,11 % Közfoglalkoztatás 2,42 % Városgondnokság/Város és községgazdálkodás 7,57 % Sportintézmény 0,27 % Köztisztasági tevékenység 1,05 % Napközi, konyha működtetési feladatai 2,46 % Kiegészítő alapellátás 0,30 % Ügyeleti szolgálat 0,44 % Háziorvosi szolgálat 0,13 % Védőnői szolgálat 1,23 % Családsegítés, gyermekjólét, működtetési 0,18 % feladatai Segélyek 3,75 % Általános Iskola működtetése 1,80 % Óvodai nevelés szakmai feladatai 9,57 % Közművelődés, könyvtári feladatok 2,93 % Idősek ellátása 1,45 % Intézmények költségvetési súlya Megvizsgáltuk, hogy az egyes intézmények milyen súllyal szerepelnek a költségvetésben. Az alábbi táblázatban összesítettük az így kapott adatokat. Intézmények költségvetési súlya Intézmény Költségvetési részesedés NYÉKLÁDHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA 50,43 % NYÉKLÁDHÁZI POLGÁRMESTERI HIVATAL 6,97 % NYÉKLÁDHÁZI VÁROSGONDNOKSÁG 28,64 % DARGAY ATTILA GYERMEKVARÁZS ÓVODA 9,57 % IDŐSEK KLUBJA 1,45 %
Intézmények költségvetési súlya Intézmény FURMANN IMRE MŰVELŐDÉSI HÁZ ÉS KÖNYVTÁR Költségvetési részesedés 2,93 % Gazdasági társaságok Borsodví z Zrt. Gazdasági társaságok és adataik Ivóvízellátás, szennyvízkezelés Társaságok, amelyekben az önkormányzatnak tulajdonrésze van. A gazdálkodás megítéléséhez fontos annak ismerete, hogy az Önkormányzat befektetései hol és hogyan működnek. Ennek alapját képezi a társaságokban lévő vagyonrész azonosítása. Társaság neve Tevékenysége Önkormányzati tulajdonrész mértéke Cégérték/Törzstőke Önkormányzati feladat 0,75%, 21 120/2 793 670 Igen Kiszervezett feladatok A gazdálkodás minőségére, vagyis a fenntarthatóságra és a költségvetési egyensúlyra nagy hatással lehet a feladatok ellátásba bevont külső szolgáltatók tevékenysége. Nyékládháza Város Önkormányzata a feladat ellátást nem szervezte ki külső gazdasági társaságokban. Amennyiben valamely intézményének a feladat ellátáshoz olyan szolgáltatást kell nyújtania, amelyre az intézmény saját erőből nem képes, úgy szerződés alapján a képességét meghaladó szolgáltatásrész elvégzésére beszállítót vesz igénybe. Az intézményrendszer állandó külső szolgáltatásnyújtó igénybevétele nélkül el tudja látni az önkormányzati feladatokat.
Nyékládháza Önkormányzata gazdálkodási tevékenységének elemzése Ahhoz, hogy szűkíteni tudjuk a fejlesztésre szánt területek körét, egy egyszerűsített SWOT analízist végeztünk. Ennek keretében megkérdezésekkel összegyűjtöttük a gazdálkodásra jellemző erősségeket és gyengeséget. Meghatároztuk azokat a tényezőket, amelyek veszélyeztetik a költségvetés egyensúlyát, vagy a fenntartható gazdálkodást. Összegyűjtöttünk néhány olyan lehetőséget, amelyek kihasználásával jobbá tehető a gazdálkodás. SWOT analízis erősségek (E) E1 E2 E3 E4 E5 E6 A gazdálkodást jellemző erősségek Az Önkormányzatnak nincs adóssága. Nem vesz részt az önkormányzati adósságrendezés folyamatában, ezért többletforrásokhoz jutott. A költségvetési egyensúly tartására az elmúlt években ügyelt a város vezetése. Szakmai erőforrás koncentrálása. A költségvetés tervezés, végrehajtás adminisztratív feladatainak jelentős részét a Polgármesteri Hivatalban működtetik. Munkatársak szakértelme, tapasztalata koncentrálódik, ezáltal, illetve a szakmai konzultációk alapján, hatékonyabb döntések születhetnek. A betegség, szabadság miatti szakmai helyettesítések biztosíthatóak Határidők betartása
SWOT analízis gyengeségek (Gy) Gy1 Gy2 Gy3 Gy4 Gy5 Gy6 Gy7 Gy8 Gy9 A gazdálkodást jellemző gyengeségek Az intézményi gazdálkodás átláthatósága nem kielégítő, nem lehet látni a részleteket, nem lehet azonnali helyzetképet alkotni. Az intézmények gazdálkodásánál a bekövetkező változásokra reagálás ideje hosszú. Az intézményi gazdálkodásnál a központi Önkormányzati beavatkozások hatékonysága és gyorsasága nem megfelelő. A pénzügyi és nyilvántartási szoftverek nem egységesek. A szerződések nem egységesek. A szerződések az intézményeknél készültek, gyakran hiányzott a pénzügyi és jogi kontroll. Az intézmények gazdálkodásának mozzanatai három különböző helyen bonyolódtak: Polgármesteri Hivatal Városgondnokság - intézmény. A pénztárak kezelése nehézkes volt. Technikai felszerelésünk különösen számítógépek korszerűtlenek (számítógépek elavultak). SWOT analízis lehetőségek (L) L1 L2 L3 L4 L5 L6 A gazdálkodás lehetőségei Adminisztrációs feladatok optimalizálhatóak (kevesebb szabályzat, folyamatok egyszerűsítésével költséghatékonyabb működés) Analitikus, főkönyvi nyilvántartások, bizonylati rend egységes szemlélet szerinti kialakítása, vezetése. Szervezeti központosítás, amelynek következtében a költségvetés végrehajtásának szervezeti szintű végrehajtása jobban koordinálható, az esetlegesen szükséges beavatkozás gyorsabban végrehajtható. Vezetői információs rendszer működésének javítása, a kialakított új folyamatok rendszeres értékelése, szükséges korrekciós intézkedések elvégzése. Manuális nyilvántartások elektronikus nyilvántartással, programokkal történő működtetése, számítógéppark fejlesztése. Optimális nagyságrendű és számú pályázat menedzselése pénzügyi források megszerzése és felhasználása érdekében.
SWOT analízis fenyegetések (F) F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 A gazdálkodás hatékonyságát fenyegető veszélyek Törvényi változások: Központi költségvetési támogatás változása, pályázati támogatási rendszer változása, ezáltal a várható bevételkiesés miatt elmaradhat, illetve csökkentett formában valósulhatnak meg a tervezett településfejlesztések. Nagyobb árbevételű vállalkozás távozása, vagy megszűnése miatti helyi adó kiesése. Emberi erőforrás kapacitás optimális kialakításával az esetleges tartós távollét miatti helyettesítés nem biztosított. Túlzottan sok feladat eshet egy személyre, ezért bizonyos feladatokat távollét esetén senki nem tud átvenni. A felügyeleti szervek részére teljesített rendszeres adatszolgáltatások feladatai állandó adminisztrációs terhet jelentenek, ezzel kisebb időráfordítás jut a belső kontroll feladatok, folyamat és érték adatok elemzésének elvégzésére. A tervezendő szervezetváltozás miatti belső feszültségek kezelése (kialakított, megváltozott folyamatok kommunikálása, elfogadtatása az érintett munkavállalókkal, belső és külső ügyfelekkel). A szervezetváltozás eredményét pénzügyi mutatószámokban nem tudjuk kifejezni. Jól képzett, gyakorlott, szakemberek elvándorlása. A fejlesztési terület kiválasztása Az összesítő adatok és az elvégzett elemzések alapján páros összehasonlítás és prioritás rangsor felállításának módszerével választottuk ki a legígéretesebb fejlesztési területeket. Az intézményi gazdálkodás szálai a Városgondnokságnál futottak össze, így a bővebb terület kiválasztásánál egyértelműen a Városgondnokság, mint intézmény került a fókuszba. A Városgondnokság tevékenységeit vizsgálva megállapítottuk, hogy önkormányzati feladatok ellátásában való közreműködéseinek szerepe kisebb a fenntarthatóságot és költségvetési egyensúlyt illetően, mint gazdálkodási híd minőségének szerepe. Gazdálkodási híd szerepen értjük azt, hogy az intézmények gazdál-
kodásának irányítását az Önkormányzat a Városgondnokságon, mint szolgáltató költségvetési szerven keresztül gyakorolta. Az elemzésekből és összehasonlításokból az az eredmény adódott, hogy, a Városgondnokság intézmények számára végzett gazdálkodást segítő szolgáltatása a lehető legnagyobb hatást kiváltó beavatkozási pont. A fentiek alapján tehát kiválasztottuk azt a fejlesztési területet, amelyre a fejlesztési és tanácsadási folyamat második fázisában fókuszálunk. Ez a terület a Városgondnokság intézményi gazdálkodást segítő szolgáltatásainak köre. Jelen projekt kezdetén a Nyékládháza Város Önkormányzatánál felállított projektmenedzsment csapat az Önkormányzat vezetőivel konzultált a célterület kiválasztásáról, még a szakértő bevonását megelőzően. Ezen a konzultáción szintén arra a megállapításra jutottak, amelyet a SWOT analízis alapján fentebb fogalmaztunk meg. Ezért kezdeményezték a polgármesternél és a képviselőtestületnél változtatások tervezését. Az interjúk és a műhelymunkák során a fejlesztési terület kiválasztása egyértelművé vált: a városgondnokság tevékenységének vizsgálatára érdemes koncentrálni. A szakértő bevonásával tulajdonképpen ezeknek a változtatásoknak az irányát, mértékét és gyorsaságát pontosítottuk a fejlesztési folyamat során. Ezáltal a változtatás üteme felgyorsult. A fejlesztési folyamatban így a megfogalmazott javaslatok egy része azonnal gyakorlatba ültetésre is került. Ezért ebben a dokumentumban sok helyen múlt időt használunk a fejlesztés, átalakítás előtti állapot leírására.
A kiválasztott fejlesztési terület általános bemutatása A Városgondnokság alapadatai Az alábbi táblázatban a Városi Önkormányzat Városgondnokság költségvetési szerv adatit foglaltuk össze. A Városgondnokság alapadatai Elnevezése VÁROSI ÖNKORMÁNYZAT VÁROSGONDNOKSÁG Székhelye 3433 Nyékládháza, Iskola u. 5 Telephelye 3433 Nyékládháza, Hunyadi u. 2 Elérhetőségei Telefon: 06-46/391-146, 06-46/591-275, telefax: 06-46/591-276 E-mail: nyekladhaza.varosgondnoksag@t-online.hu Vezető Harsányi István Vezető elérhetőségei Telefon: 06-46/391-146 E-mail: harsanyi.istvan12@gmail.com Alapítás 1982. február 23. Hatályos alapító okirat: 59/2003. (VIII.26) Megjegyzés: A fejlesztési folyamat időtartama alatt módosításra kerülhet az alapító okirat is az egyes jogszabályi változások és fejlesztés során végrehajtott változások miatt. Működési terület Nyékládháza város közigazgatási területe Gyermekjóléti és családvédelmi szolgáltatás terén: Mályi község, Nagycsécs község és Muhi község közigazgatási területe Alaptevékenysége gondoskodás az egészséges ivóvíz ellátásról gondoskodás a közvilágításról helyi közutak fenntartása vízrendezés és csapadékvíz elvezetés helyi közterületek fenntartása a köztisztaság és településtisztaság biztosítása közreműködés a foglalkoztatás megoldásában épített és természeti környezet védelme gondoskodás a közbiztonság helyi feladatairól
Egyéb tevékenységei Szakfeladatok rendje szerint feladatok (besorolási számmal) műszaki-gazdasági szolgáltatás polgári védelemben, katasztrófavédelemben való közreműködés 381103 Települési hulladék vegyes begyűjtése, szállítása, átrakása 522001 Közutak, hidak, alagutak üzemeltetése, fenntartása 552001 Üdülői szálláshely-szolgáltatás 562912 Óvodai intézményi étkeztetés 562913 Iskolai intézményi étkeztetés 562917 Munkahelyi étkeztetés 562920 Egyéb vendéglátás 680002 Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése 813000 Zöldterület-kezelés 841402 Közvilágítás 841403 Város-, községgazdálkodás m.n.s. szolgáltatások 841901 Önkormányzatok és társulások elszámolásai 841907 Önkormányzatok elszámolásai a költségvetési szerveikkel 842541 Ár és belvízvédelemmel összefüggő tevékenységek 852011 Általános iskolai tanulók nappali rendszerű oktatása 862101 Háziorvosi alapellátás 862102 Háziorvosi ügyeleti ellátás 869031 Egészségügyi laboratóriumi szolgáltatások 869037 Fizikoterápiás szolgáltatás 869042 Ifjúság-egészségügyigondozás 882000 Önkormányzati szociális támogatások finanszírozása 882113 Lakásfenntartási támogatás normatív alapon 882114 Helyi lakásfenntartási támogatás 882116 Ápolási díj méltányossági alapon 882117 Rendszeres gyermekvédelmi támogatás 882118 Kiegészítő gyermekvédelmi támogatás 882122 Átmeneti segély 882123 Temetési segély 882124 Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás 882129 Egyéb önkormányzati eseti pénzbeli ellátások 882203 Köztemetés 889921 Szociális étkeztetés 889924 Családsegítés 890441 Rövid időtartamú közfoglalkoztatás 890442 Foglalkoztatást helyettesítő támogatásra jogosultak hosszabb időtartamú közfoglalkoztatása
Illetékessége, működési köre 890443 Egyéb közfoglalkoztatás 931102 Sportlétesítmények működtetése és fejlesztése 960302 Köztemető-fenntartás és működtetés Önkormányzati, valamint többcélú kistérségi társulási intézmények ellátó, kisegítő szolgálatai. Egyéb adatok PIR törzsszáma: 438405 KSH számjele: 15438401-8411-322-05 Adószáma: 15438401-2-05 Munkakörök és Gazdasági vezető létszámok Személyzeti-munkaügyi ügyintéző Gazdasági ügyintéző 3606Pénzügyi ügyintéző 3606Számviteli ügyintéző Műszaki csoportvezető Tehergépkocsi-vezető Kőműves Festő Villanyszerelő Asztalos Gondnok Takarítók Családsegítő Családgondozó Védőnő Élelmezésvezető Szakács Konyhai kisegítő Az ellátott, önállóan működő költségvetési szervek 2 fő 2 fő 1fő 10 fő 3,5 fő 1,5 fő 2 fő 2 fő 4 fő Dargay Attila Gyermekvarázs Óvoda, Nyékládháza, Mátyás király u. 2. Furmann Imre Művelődési Ház és Könyvtár, Nyékládháza, Kossuth u. 56 Idősek Napközi Otthona, Nyékládháza, Kossuth u. 60.
A Városgondnokság tevékenységének ismertetése A következőkben a Városgondnokság tevékenységeit térképezzük fel és mutatjuk be röviden. A bemutatás célja a konkrét hatékonyságnövelési lehetőségek feltárásának megalapozása. A Városgondnokság: Közreműködik a költségvetés tervezésében, a hozzá tartozó intézmények gazdálkodásának irányításában. Gazdálkodási, pénzügyi adatokat szolgáltat az intézmények működéséről. Közreműködik a humánpolitikai és bérügyek intézésben. Részt vesz a beruházásokkal kapcsolatos feladatok ellátásában. Pénzügyi feladatokat lát el, ellátja a pénztárosi feladatokat, gondoskodik az intézmények pénzellátásról. Számviteli feladatai körében gondoskodik a hozzá tartozó intézmények könyveléséről, számviteli adminisztrációjáról. Üzemeltetési feladatok keretében részt vesz a közmunka programok lebonyolításában. Szolgáltatási feladatai körében ellátja a városüzemeltetési feladatokat. Karbantartási feladatok kapcsán a különböző eszközök, szerszámok, épületgépészet problémáit oldja meg. A családvédelmi és szociális feladatokat a Családsegítő szolgálat és a Gyermekjóléti szolgálat ellátásával teljesíti. Az egészségügyi szolgáltatásokhoz kapcsolódó feladatokat a Védőnői szolgálat és az egészségügyi laboratóriumi szolgáltatás révén látja el. Közétkeztetési feladatokat lát el.