GYAKORNOKI SZABÁLYZAT Hatályos: 2014. március 1-től
A közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (a továbbiakban: Kjt.) 22. (13) bekezdése szerint kiadom az alábbi szabályzatot, mely a meghatározott feladatok szakszerűbb és hatékonyabb végrehajtását szolgálja, illetőleg a gyakornoki követelmények teljesítésével és a teljesítmény mérésével, értékelésével összefüggő eljárásrendet rögzíti. I. A gyakornoki szabályzatban használt fogalmak Gyakornok: az az E-H fizetési osztályba sorolt, a Pécsi Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (a továbbiakban: Elszámolóház) alaptevékenységének ellátásával összefüggő munkakörbe határozatlan időre kinevezett (ideértve az ilyen tartalmú áthelyezést is) közalkalmazott, aki nem rendelkezik a munkaköréhez szükséges iskolai végzettséget és szakképzettséget, szakképesítést igénylő, a Kjt. 22. (5) bekezdés szerinti időtartamú szakmai gyakorlattal. Szakmai gyakorlat: a Kjt. 87/A. (1) bekezdésében és (3) bekezdése a) pontjában felsorolt jogviszonyok, valamint munkavégzésre irányuló további jogviszonyban, így különösen vállalkozási és megbízási szerződésen alapuló jogviszonyban, személyes közreműködéssel járó gazdasági és polgári jogi társasági viszonyban, egyéni cég személyesen közreműködő tagjaként, továbbá ügyvédi és egyéni vállalkozói tevékenység során szerezhető meg. Az intézmény alaptevékenységével összefüggő munkakör: a gyakornoki idő kikötése szempontjából alaptevékenységnek minősül minden olyan tevékenység, amelynek ellátására a Vhr. 2. számú mellékletében az ügyintézői munkaköri csoportban felsorolt munkakörökben foglalkoztatják a közalkalmazottat. Gyakornoki program: egy olyan folyamat, amelynek során a pályakezdő megismeri a munkahely belső értékeit, szervezeti kultúráját, meghatározott módszertan alapján támogatást kap, hogy megtalálja helyét a munkaszervezetben, mintát kap a feladatok hatékony elvégzéséhez. Szakmai segítő: az igazgató által kijelölt közalkalmazott, aki rendelkezik szakmai gyakorlattal, szakterületének kiváló képviselője. Az igazgató döntése alapján az általános jellegű követelmények, illetve a munkakörhöz tartozó követelmények tekintetében különkülön szakmai segítő is kijelölhető. Közvetlen felettes: a Szervezeti és Működési Szabályzatban, illetve a közalkalmazott munkaköri leírásában közvetlen felettesként megjelölt személy. Kezdő szakasz: a gyakornoki program első szakasza, mely kb. az első év végéig tart. Jellemző tipikus viselkedési mód, hogy a gyakornok megfontolt, általában racionális, de rugalmatlan. Ez a szakasz elsősorban a gyakorlatszerzés szintje, amikor a valós gyakorlatszerzés sokkal fontosabb, mint a verbális kommunikáció. Az elméleti tudás vezérli elsődlegesen a gyakornokot. Haladó szakasz: a gyakornoki program második szakasza, mely kb. a második év végéig tart. Jellemző tipikus viselkedés mód, hogy a gyakornok már képes mindent megfigyelni, nem vész el a részletekben. Ez a szakasz az eseti tudás szintje, mely személy és kontextus függő. A tapasztalat befolyásolja a viselkedést. 2
Befejező szakasz: a gyakornoki program harmadik szakasza, mely kb. a harmadik év végéig tart. Jellemző tipikus viselkedés mód, hogy a gyakornok képes már arra, hogy racionálisan, tudatosan kiválassza, hogy mit fog tenni, prioritásokat határoz meg, képes az általa végzett munkafolyamat ésszerű irányítására. II. A szabályzat személyi és időbeli hatálya Jelen szabályzat a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (a továbbiakban: Elszámolóház) közalkalmazottaira terjed ki. A szabályzat 2014. március 1-től hatályos. A gyakornoki szabályzatot az igazgató adja ki és a helyben szokásos módon teszi közzé. III. A gyakornoki idő A Kjt. értelmében E-H fizetési osztályba sorolt, az Elszámolóház alaptevékenységének ellátásával összefüggő munkakörbe történő határozatlan időre szóló kinevezés esetén ideértve az ilyen tartalmú áthelyezést is a gyakornoki idő kikötése kötelező, ha a közalkalmazott nem rendelkezik a munkakörhöz szükséges iskolai végzettséget és szakképzettséget, szakképesítést igénylő, a három évet meghaladó időtartamú szakmai gyakorlattal. Végrehajtási rendelet meghatározhatja azokat a munkaköröket, ahol - az egyenértékű követelményrendszer, vizsga, illetőleg továbbképzések miatt - nem kell gyakornoki időt kikötni. A gyakornoki idő az E fizetési osztályba tartozó munkakörben két, az F-H fizetési osztályba tartozó, illetve tudományos kutatói munkakörben három év. A megszerzett szakmai gyakorlat mértékének kiszámítása: Az előírt szakmai gyakorlat időtartamából a megszerzett időtartamot le kell vonni. Az így maradó időtartam az előírt gyakorlati idő. Amennyiben az így kapott idő 1 évnél kevesebb, a közalkalmazott részére ez esetben is 1 év gyakornoki időt kell kikötni. A több jogviszonyban megszerzett szakmai gyakorlat napokban meghatározott időtartamát össze kell adni. Egy év időtartamnak 365 nap felel meg. Végrehajtási rendelet meghatározhatja munkakörönként - a kinevezéshez szükséges iskolai végzettséggel, szakképesítéssel, illetve szakképzettséggel egyenértékű - azon iskolai végzettséget, szakképesítést, illetve szakképzettséget, amellyel a közalkalmazott által korábban ellátott, a Kjt. 22. (3) bekezdése szerinti jogviszony tartamát a szakmai gyakorlat idejébe be kell számítani. A szakmai gyakorlat meglétét a közalkalmazott köteles igazolni. A gyakornoki idő folyamatosságát nem érinti a Kjt. 25. (2) bekezdés b) pont 1. alpontja szerinti áthelyezés. Ha a közalkalmazotti jogviszony a gyakornoki idő alatt megszűnt, annak tartamát a szakmai gyakorlat megállapításakor abban az esetben kell figyelembe venni, ha a közalkalmazott jogviszonya megszűnését követően a korábbival azonos vagy - a Kjt. 22. (4) bekezdésében foglaltak megfelelő alkalmazása alapján - azzal egyenlő értékű munkakörre közalkalmazotti jogviszonyt létesít. Ettől eltérően, nem lehet a szakmai gyakorlat megállapításakor beszámítani a közalkalmazotti jogviszony időtartamát, ha az a gyakornoki idő alatt a) nem megfelelt minősítés miatt megszűnik, vagy 3
b) rendkívüli felmentéssel, illetve a közalkalmazott munkaköri feladatainak ellátására való - az egészségügyi alkalmatlanság kivételével - tartós alkalmatlansága vagy nem megfelelő munkavégzése miatt felmentéssel megszüntetésre került. A gyakornoki idő tartamába nem számít be: a) a harminc napot meghaladó keresőképtelenséggel járó betegség, b) a harminc napot meghaladó fizetés nélküli szabadság, valamint c) a szabadságvesztés, a szigorított javító-nevelő munka, a javító-nevelő munka, valamint a közérdekű munka tartama. A gyakornoki idő tartamát a kinevezéskor kell előírni. A gyakornoki idő kikötésekor az igazgató köteles tájékoztatni a közalkalmazottat a gyakornoki idő alatti szakmai segítő személyéről. Másik szakmai segítőt kell kijelölni, ha a kinevezésben a munkavégzés helyének vagy a munkakörnek a módosítása ezt indokolttá teszi. A gyakornoki szabályzatot az igazgató adja kis és a helyben szokásos módon teszi közzé. IV. A gyakornoki idővel kapcsolatos kötelezettségek A gyakornoki idővel kapcsolatos szakmai követelmények két részből állnak: az általános követelményekből és a munkakörhöz kapcsolódó követelményekből. Az általános követelmények teljesítését minden gyakornok részére elő kell írni. A munkakörhöz kapcsolódó szakmai kötelezettségek megállapításának alapja a kinevezésben meghatározott munkakör, illetőleg az ahhoz kapcsolódó munkaköri leírás. 1. a. Az általános követelmény, hogy a gyakornok megismerje - az Elszámolóház tevékenységét, Szervezeti és Működési Szabályzatát, valamint egyéb belső szabályzatait, az Elszámolóház működési céljait, azok gyakorlati megvalósulását; - a munkavédelemre, balesetvédelemre, tűzvédelemre vonatkozó általános szabályokat; - az Elszámolóház tevékenységének általános és sajátos jellemzőit, - a Kjt-t, különösen o a közalkalmazotti jogviszony létesítésével, módosításával, megszüntetésével, o a munkavégzéshez kapcsolódó felelősségvállalással, o a munka- és pihenőidővel, o a közalkalmazottak előmeneteli és illetményrendszerével kapcsolatos előírásokat. - Elsajátítsa az önálló munkavégzéshez szükséges ismereteket, folyamatokat. Munkakör-változás esetén a gyakornoktól nem lehet megkövetelni a már teljesített általános követelmények elsajátításának megismétlését. b. A munkakörhöz kapcsolódó követelmény, hogy a gyakornok megismerje: - megismerje a munkakörére vonatkozó foglalkoztatási alapelveket, a munkaköre alapján ellátandó a munkaköri leírásában részletesen meghatározott tevékenység gyakorlati feladatait; - elmélyítse a munkaköre ellátásához szükséges elméleti és gyakorlati, valamint a kapcsolódó eszközök használatára vonatkozó ismereteket; 4
- megismerje a munkavégzéséhez alkalmazandó speciális szabályozókat (jogszabályok, belső szabályzatok, utasítások). 2. A gyakornok és a szakmai segítő kötelezettségei - Az igazgató gyakornokonként szakmai vezetőt (segítőt) jelöl ki, aki a jelen gyakornoki szabályzatban meghatározottak szerint segíti a gyakornokot a szakmai felkészülésben. Munkakör-változás esetén az új munkakör szakterületének megfelelő másik szakmai segítőt kell kijelölni. - A gyakornoknak és szakmai segítőjének munkavégzési kötelezettségét úgy kell megállapítani, hogy ennek teljesítése mellett rendes munkaidőben a gyakornoki idővel kapcsolatos kötelezettségének is eleget tehessen. a. A szakmai segítő feladatai A szakmai segítő(k) feladata különösen: - felkészíti, segíti a gyakornokot o az általános követelményekben meghatározott jogszabályok, az Elszámolóház alapdokumentumainak, szabályzatainak megismerésében, értelmezésében, o a jelen gyakornoki szabályzatban, munkaköri leírásban meghatározott feladatok ellátásában (emellett ellátja a munkaköréhez kapcsolódó előkészítő és befejező feladatokat); - megismerteti a gyakornokkal az Elszámolóház feladatait, tevékenységét, a helyi kommunikációs szokásokat; - rendelkezésre áll a problémák megbeszéléséhez, a kérdések megválaszolásához; - segíti a gyakornokot a munkájához kapcsolódó adminisztráció elvégzésében, folyamatosan ellenőrzi annak teljesítését; - a gyakornok előrehaladásáról félévente, illetve a szakmai segítő személyének a Kjt. 22. (9) bekezdés szerinti változása előtt írásos értékelést készít (1. sz. melléklet), melybe bevonja mindazokat a munkatársakat, akik adott időszakban részt vettek a gyakornok beilleszkedésének segítésében, az értékelés tartalmazza o a gyakornok által az adott időszakban elvégzett feladatok főbb típusait, o a feladatok által megkövetelt tevékenységek körét, o a gyakornok által elsajátított gyakorlati, elméleti ismereteket. Az értékeléshez a gyakornok írásban észrevételt tehet. b. a gyakornok feladatai - A gyakornok legjobb tudása szerint elsajátítja a munkavégzésének általános és munkaköri leírásában foglalt követelményeket. - A gyakornok munkanaplót vezet (2.3 sz. melléklet), amely tartalmazza az elsajátított ismereteket, tevékenységeket és a megismert folyamatokat. - A gyakornok a szakmai segítővel hetente 1 óra időtartamban konzultációt tart, előtérbe helyezve a gyakornok önértékelésének szempontjait és a munkavégzés során felmerült kérdéseket (3. melléklet 1. pont). 5
c. A gyakornoki számonkérés módszerei Időszak, szakasz megnevezése kezdő szakasz haladó szakasz befejező szakasz Számonkérés módszere Tájékozódás a IV. 1. a. pontban foglaltak elsajátítása tekintetében Önértékelés (3. melléklet 1. pont) Tájékozódás a IV. 1. b. pontban foglaltak jártassági szinten történő elsajátítása tekintetében Önértékelés (3. melléklet 1. pont) Vizsgafeladat elvégzése Önértékelés Helyzetértékelés V. A gyakornok értékelése és minősítése A gyakornok értékelése során kiemelten jelenik meg a végzett munka minőségének értékelése, valamint a munkavégzés során tanúsított viselkedés. A gyakornok értékelése a 2.2. számú melléklet szerint, a 2.1. számú melléklet kitöltésével történik. a. A gyakornok értékelésének eljárási rendje A szakmai segítő félévente írásban értékeli a gyakornok előrehaladását az elvégzett feladatok végrehajtása során nyújtott teljesítmény alapján, és értékelő megbeszélést tart (1. sz. melléklet). Az értékelő megbeszélés lépései: a gyakornok önértékelése, a számonkérés tapasztalatai a szakmai segítő értékelése, az eltérő vélemények megbeszélése, a problémák feltárása, megbeszélése, a következő időszak fejlesztési területeinek meghatározása, a résztvevők feladatainak meghatározása, az értékelő lap kitöltése, aláírása. Az értékelő megbeszélésen a szakmai segítő és a gyakornok vesz részt. Az értékelő lapot a szakmai segítő és a gyakornok írja alá. A gyakornoknak lehetőséget kell adni, hogy észrevételeit, megjegyzését az értékelő lapon rögzítse. Az értékelő lap egy aláírt példányát a gyakornoknak át kell adni. b. a gyakornok minősítésének eljárási rendje A gyakornoki idő lejártának hónapjában a közalkalmazottat minősíteni kell. A minősítés során a Kjt. 40. -át azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy 6
a) a munkáltatói jogkör gyakorlója a közalkalmazott közvetlen felettese véleménye mellett - ha személyük nem azonos - a szakmai segítő értékelését is köteles mérlegelni, valamint b) a minősítés eredményeként ba) harminctól száz százalékig megfelelt és bb) harminc százalék alatt nem megfelelt eredmény adható. A gyakornok minősítéséről az igazgató dönt, aki döntése előtt beszerzi a közvetlen felettes véleményét, javaslatát, valamint a szakmai segítő (amennyiben nem azonos a közvetlen felettessel) véleményét, javaslatát, figyelembe veszi a félévenkénti értékelés megállapításait, a fejlesztési javaslatok megvalósulását. A minősítést értékelő megbeszélés előzi meg, ami elkülönül a félévenkénti értékelő megbeszéléstől. A minősítést megelőző értékelő megbeszélés lépései: a gyakornok tájékoztatása a minősítés céljáról, menetéről, jogkövetkezményeiről, a gyakornok tájékoztatása a minősítés eredményéhez kapcsolódóan a jogorvoslati lehetőségekről, a gyakornok önértékelése, mely összefoglalja a gyakornoki programban meghatározott célok elérésének értékelését is, a szakmai segítő összegző értékelése, a vezető értékelése, az eltérő vélemények megbeszélése, a minősítő lap kitöltése, aláírása. A minősítést megelőző értékelő megbeszélésen az igazgató, a szakmai segítő és a gyakornok vesz részt. A minősítő lapon a minősítést nem megfelelt minősítés esetén indokolni kell, az indoklásnak valósnak, okszerűnek kell lenni. A minősítő lapot a minősítő (igazgató) és a minősített (gyakornok) írja alá. A minősítő lap részét képezi a gyakornok személyi anyagának. A közalkalmazotti jogviszony e törvény erejénél fogva megszűnik, ha a közalkalmazott nem megfelelt minősítést kap. A közalkalmazotti jogviszony a minősítés eredményének ismertetését követő tizedik napon szűnik meg. VI. Záró rendelkezések A szabályzat a mellékletekkel együtt érvényes. Jelen szabályzat 2014. március 1-jén lép hatályba. Pécs, 2014.02.20. Borbás Károly igazgató 7
A szabályzat mellékletét képezi: 1. számú melléklet: Értékelő lap 2/1. számú melléklet: Minősítő lap 2/2. számú melléklet: A minősítés szempontjai 2/3. számú melléklet: Gyakornoki napló, A gyakornok számára előírt követelmények és a követelmények teljesítésének ütemezése a gyakornoki időn belül 3. számú melléklet: Segédanyagok 8
1. számú melléklet Munkáltató megnevezése: Munkáltató címe: ÉRTÉKELŐ LAP Az értékelt gyakornok személyi adatai: Név: Születési hely, idő: Az értékelés időpontja: Az értékelés megállapításai: Fejlesztendő területek: Javasolt célok, feladatok: Az értékelés során az alábbi kollégák véleményt nyilvánítottak: Az értékelt észrevételei: értékelést végző szakmai segítő értékelt gyakornok 9
2/1. számú melléklet Munkáltató megnevezése: Munkáltató címe: Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Minősítési lap - gyakornok 1. A közalkalmazott személyi adatai Neve (születési neve):... Anyja neve:... Születési hely, idő:... 2. A közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos adatok A közalkalmazotti jogviszony kezdete:... A közalkalmazott besorolása:... A vezetői beosztás/munkakör betöltésének kezdete:... A minősítés indoka:... 3. A közalkalmazott minősítésének szempontjai 3.1. A munkakör ellátása szempontjából szükséges szakmai ismeretek Kiemelkedő (3 pont) - Megfelelő (2 pont) - Kevéssé megfelelő (1 pont) - Nem megfelelő (0 pont) Szöveges indokolás:... 3.2. A munkakör ellátása során végzett szakmai, gyakorlati munka Kiemelkedő - Megfelelő - Kevéssé megfelelő - Nem megfelelő Szöveges indokolás:... 3.3. A szakmai munkával kapcsolatos problémamegoldó képesség Kiemelkedő - Megfelelő - Kevéssé megfelelő - Nem megfelelő Szöveges indokolás:... 3.4. A munkavégzéssel kapcsolatos felelősség és hivatástudat Kiemelkedő - Megfelelő - Kevéssé megfelelő - Nem megfelelő Szöveges indokolás:... 3.5. A munkavégzéssel kapcsolatos pontosság, szorgalom, igyekezet Kiemelkedő - Megfelelő - Kevéssé megfelelő - Nem megfelelő Szöveges indokolás:... 3.6. A végrehajtási rendelet által meghatározott egyéb szempontok: Kiemelkedő - Megfelelő - Kevéssé megfelelő - Nem megfelelő Szöveges indokolás:... 10
4. A közalkalmazott munkavégzésével kapcsolatos egyéb lényeges körülmény, megjegyzés, a kevéssé alkalmas területek fejlesztésére vonatkozó javaslatok, célkitűzések:...... 5. A közalkalmazott minősítése megfelelt (30-100%) nem felelt meg (30% alatt) 6. A közalkalmazott által a minősítésre tett észrevétel:.... Dátum: A minősítés megállapításait a közalkalmazottal ismertettem. A minősítés tartalmát ismerem, észrevételeimet megtettem....... a minősítést végző aláírása, beosztása a minősített aláírása 11
2/2. számú melléklet Minősítés szempontjai A munkakör ellátása szempontjából szükséges szakmai ismeretek A munkakör ellátása során végzett szakmai, gyakorlati munka A szakmai munkával kapcsolatos problémamegold ó képesség A munkavégzéssel kapcsolatos felelősség- és hivatástudat A munkavégzéssel kapcsolatos pontosság, szorgalom, Kiemelkedő (3 pont) Megszerzett szakmai ismereteit a gyakorlatban pontosan és gyorsan tudja hasznosítani. A szakmai, gyakorlati munka során gyorsan, pontosan és önállóan jár el, az előírt határidőket tartva. A szakmai munkával kapcsolatos problémákat gyorsan felismeri és képes azok haladéktalan és kreatív megoldására. Cselekedeteiért, döntéseiért minden esetben vállalja a felelősséget, mindig tisztában van tettei következményeiv el, hivatástudatát minden cselekménye tükrözi. A munkája során a kapott feladatokat lelkesen, pontosan és Megfelelő (2 pont) Megszerzett szakmai ismereteit a gyakorlatban általában hasznosítani tudja. A szakmai, gyakorlati munka során többnyire önállóan jár el, a határidőket általában tartja. Képes felmérni és megoldani a munkaköréhez kapcsolódó, gyakran jelentkező problémákat. Képes, kész cselekedeteiért, döntéseiért általában felelősséget vállalni, többnyire felméri tettei következményei t, hivatástudata megfelelő. A munkája során kapott feladatokat többnyire pontosan és Kevéssé megfelelő (1 pont) Megszerzett szakmai ismereteit a gyakorlatban csak részben tudja hasznosítani. A szakmai, gyakorlati munka során általában segítségre szorul, a határidőt nehezen tudja tartani. A szakmai munkával kapcsolatos problémákat többnyire felismeri, de önálló megoldásuk nehézkes, segítségre szorul. Cselekedeteiért, döntéseiért nem minden esetben vállalja a felelősséget, a következménye k bekövetkezésér e gondatlanságb ól nem számít. Hivatástudata nem megfelelő. A munkája során a kapott feladatokat többször pontatlanul Nem megfelelő (0 pont) Megszerzett szakmai ismereteit a gyakorlatban nem tudja hasznosítani. A szakmai, gyakorlati munkát nem tudja önállóan elvégezni, a határidőket nem tudja tartani. A problémákat nem ismeri fel, hárít, azok önálló megoldása számára nehézséget okoz. Nem vállalja cselekedeteiért, döntései következményei t, a felelősséget külső körülményekre hárítja, nem képes előre felmérni tettei, döntései következményei t. Nem rendelkezik hivatástudattal. A munkája során a kapott feladatokat pontatlanul végzi el, ezért 12
igyekezet A végrehajtási rendelet által meghatározott egyéb szempontok Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet gyorsan kész és képes elvégezni, igyekszik, feltalálja magát, mindig újabb feladatokat keres magának. időben elvégzi, szorgalmas, esetenként további feladatokat is vállal. végzi el, emiatt jellemzően felügyeletre szorul, időnként ösztönözni kell. mindig felügyelni kell a munkáját, illetőleg folyamatosan ösztönözni kell. - - - - 13
2/3. számú melléklet A gyakornok személyi adatai: GYAKORNOKI NAPLÓ Név: Születési hely, idő: A gyakornoki idő kezdete:... év... hó... nap A gyakornoki idő vége:... év... hó... nap A minősítés várható ideje:... év... hó A szakmai segítő neve:.. A gyakornoki naplót megnyitotta:... év... hó... nap igazgató Ph. A gyakornoki naplót lezárta:... év... hó... nap igazgató Ph. 14
A GYAKORNOK SZÁMÁRA ELŐÍRT KÖVETELMÉNYEK ÉS A KÖVETELMÉNYEK TELJESÍTÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK ÜTEMEZÉSE A GYAKORNOKI IDŐN BELÜL A követelmény megnevezése Teljesülés igazolása Az Elszámolóház tevékenységének, a Szervezeti és Működési Szabályzat, Kjt. és egyéb belső szabályzatok megismerése Munkavédelmi, balesetvédelmi, általános szabályok megismerése SZAKMAI KÖVETELMÉNYEK Kezdő szakasz I. félév A követelmény megnevezése Teljesülés igazolása Kezdő szakasz II. félév A követelmény megnevezése Teljesülés igazolása Haladó szakasz I. félév A követelmény megnevezése Teljesülés igazolása 15
Haladó szakasz II. félév A követelmény megnevezése Teljesülés igazolása Befejező szakasz I. félév A követelmény megnevezése Teljesülés igazolása Befejező szakasz II. félév A követelmény megnevezése Teljesülés igazolása 16
3. számú melléklet Segédanyagok A gyakornok önértékelésének szempontjai A jelen gyakornoki szabályzatban megjelölt kiemelt szempontokon felül az alábbiak szerint készülhet fel a gyakornok az önértékelésre: Mely feladatok voltak számára a legfontosabbak, legérdekesebbek? Mely feladatok igényelték a legtöbb felkészülést? Milyen eredményeket ért el? Sikerült-e a kitűzött célokat megvalósítania? Milyen problémákba ütközött a feladatok megvalósítása során? Eddigi tapasztalatai alapján hogyan lehetne ezeket a problémákat kiküszöbölni? Meglátása szerint mik az erősségei, gyengeségei? Mely területeken szeretne több tapasztalatot szerezni? Vannak-e olyan képességei, amelyeket az eddigiekben nem használt, de szeretné jobban hasznosítani? Milyen segítségre lenne szüksége az igazgató részéről? Milyen segítségre, támogatásra lenne szüksége a szakmai segítő részéről? Milyen segítségre, támogatásra lenne szüksége a többi kolléga részéről? A gyakornok értékelő megbeszélésre való felkészülését segítheti az alábbi önismereti kérdőív is: Hányszor végzett pontatlan munkát? Hányszor késett határidővel? Milyen típusú feladatokkal voltak problémái? Ismeri az Önnel szemben támasztott követelményeket, elvárásokat? Ha hibázott, kiben, miben kereste az okokat? Magában, kollégákban, partnerekben, egyéb külső körülményekben? Megfelelőnek tartja-e az időgazdálkodást? A feladatok megoldása során kialakít-e prioritásokat? Ezeket betartja-e? Felméri-e előre a megvalósítás lehetőségeit? Képes-e megfelelő részfeladatokra bontani a megoldandó problémát? Megítélése szerint megfelelő szinten ismeri a szakmai szabályokat, előírásokat? Szigorúan betartja-e a szabályokat, szakmai előírásokat? Inkább a szabályok, szakmai előírások mellőzésével szeretné végezni a munkáját? Amióta befejezte tanulmányait megtett-e mindent, hogy tudása naprakész legyen? Ön szerint milyen kép alakult ki Önről a vezetőiben, szakmai segítőjében, munkatársaiban? Amennyiben voltak konfliktusok, mi lehet ezek forrása? Döntéseiben elfogulatlan tud lenni? Vállalta feladataiért, döntéseiért a felelősséget? Hányszor kellett az igazgató, szakmai segítő, más kolléga segítségét kérnie egy konfliktus megoldásához? 17
A gyakornok felkészítésének lehetséges főbb témakörei (a szakmai segítő számára) Szervezeti kultúra megismerése a) a közalkalmazotti lét, a munka, a pálya megismertetése, b) az Elszámolóház szervezeti egységeinek, folyamatainak, feladatainak, a benne dolgozóknak a megismertetése, c) az Elszámolóház működését szabályozó dokumentumok megismertetése, d) az Elszámolóház írott és íratlan szabályainak megismertetése, e) a szervezeti kultúra jellemzőinek, belső értékeknek a megismerése, f) a viselkedés szabályai a vezetőkkel, munkatársakkal, partnerekkel, g) a kommunikáció szabályai a vezetőkkel, munkatársakkal és mindazokkal, akikre kiterjednek az intézmény kapcsolatai. A szervezet megismerése a) szervezeti struktúra, b) kinevezés, c) munkakör, d) szolgálati út; (a gyakornoki szabályzatban meghatározott jogszabályok, az Elszámolóház alapdokumentumai alapján) Kompetenciák fejlesztése a) erősségek, gyengeségek, b) kompetenciák, c) képességleltár, d) célok, ambíciók, e) saját fejlődési területek meghatározása, f) szerepek a csoportban, g) időgazdálkodás, h) kommunikáció, i) konfliktuskezelés, j) együttműködés. 18
Szempontok a szakmai segítő/segítők kiválasztásához fontos, hogy hasonló legyen az érdeklődési körük, hasonló elveket valljanak a munkáról, ha van lehetőség, több mentor közül választani, akkor ügyelni kell arra, hogy ugyanazt a korosztályt, vagy ugyanazon szinten lévő csoportot tanítsa a mentor, mint a gyakornok, a jó mentor elfogadja a gyakornokot, a mentornak a gyakornokot, mint leendő professzionális kollégát kell kezelnie, engednie kell kibontakozni, a gyakornoknak szüksége van a gyakorlatra és a törődő útmutatásra. 19
Az igazgató feladatai A szakmai segítő feladatai A többi munkatárs feladatai A gyakornok feladatai 1. a belépési adminisztráció 1. önfejlesztés a szakmai 1. együttműködés a szakmai megszervezése segítői szerep ellátására segítővel a gyakornoki 2. a megismerendő 2. a beilleszkedési és a program végrehajtásában jogszabályok, dokumentumok előkészítése, gyakornoki elkészítése program 2. a gyakornok támogatása 3. jó gyakorlat megosztása rendelkezésre bocsátása 3. az együttműködés 4. a gyakornok segítése 3. szakmai segítő kijelölése 4. munkatársak tájékoztatása feltételeinek egyeztetése 4. az elvárások rögzítése szakmai anyagokkal 5. a szakmai segítő kérésére a 5. gyakornok bemutatása 5. konzultációkra felkészülés gyakornok munkájáról, 6. munkahely kijelölése, 6. konzultációk teljesítményéről vélemény felszerelése 7. folyamatos rendelkezésre formálása (szükség szerint 7. a gyakornok tájékoztatása a állás szükség szerint a írásban véleményezés) munkafeladatairól, a munkaköri követelményekről, a munkarendről, a lehetséges szociális ellátásokról, a szervezet felépítéséről, a gyakornoki rendszerről, a gyakornok értékelésének, minősítésének speciális szabályairól, az egyéni ambíciók megvalósulásának lehetőségeiről, a munkavédelmi ismeretekről (ezt a kijelölt felelős is végezheti) 8. a szakmai segítő által elkészített beilleszkedési program jóváhagyása 9. a gyakornoki program nyomon követése (a szakmai segítő beszámoltatása) 10. a gyakornok minősítése 11. félévente vizsgafeladat kijelölése problémák megbeszéléséhez, a kérdések megválaszolásához (havonta, hetente célszerű fix időt kijelölni) 8. beszámolás az intézményvezetőnek a gyakornoki program menetéről 9. a gyakornok értékelése 10. az igazgató által kijelölt vizsgafeladat írásbeli értékelése 11. részvétel a gyakornok minősítésében 1. a jogszabályok, dokumentáció áttanulmányozása, értelmezése a szakmai segítővel 2. az Elszámolóház működési rendjének megismerése 3. szolgálati út megismerése 4. elvárások megismerése 5. viselkedési szabályok megismerése, betartása 6. a gyakornoki program feladatainak végrehajtása 7. a program által meghatározott adminisztráció (pl. munkanapló) vezetése 8. önértékelés 9. saját fejlődési területek meghatározása 10. problémák jelzése, kérdések feltevése 20
Tartalom I. A gyakornoki szabályzatban használt fogalmak...2 II. A szabályzat személyi és időbeli hatálya...3 III. A gyakornoki idő...3 IV. A gyakornoki idővel kapcsolatos kötelezettségek...4 1....4 a. Az általános követelmény, hogy a gyakornok megismerje...4 b. A munkakörhöz kapcsolódó követelmény, hogy a gyakornok megismerje:...4 2. A gyakornok és a szakmai segítő kötelezettségei...5 a. A szakmai segítő feladatai...5 b. a gyakornok feladatai...5 V. A gyakornok értékelése és minősítése...6 a. A gyakornok értékelésének eljárási rendje...6 b. a gyakornok minősítésének eljárási rendje...6 VI. Záró rendelkezések...7 1. számú melléklet...9 2/1. számú melléklet...10 2/2. számú melléklet...12 2/3. számú melléklet...14 3. számú melléklet...17 21