A RÁKOSMENTI MÁKVIRÁG ÓVODA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA 1173 BUDAPEST ÚJLAK UTCA 108. OM 034644 Telefonszám: 256-6882 E-mail: movoda@enternet.hu Honlapunk címe: www.makviragok.hu Készítette: Horváth Mária intézményvezető Kelt: Budapest, 2013. március 29. Hatályos: 2013. szeptember 01. Jóváhagyta: Horváth Mária intézményvezető Kelt: 2013. március 29.
Tartalomjegyzék I. INTÉZMÉNYI ALAPADATOK... 4 1.1. Bevezető... 4 1.2. Az SzMSz célja... 4 1.3. Az SzMSz létrehozásának jogszabályi alapjai... 4 1.4. Az SzMSz időbeli hatálya... 4 1.5. Az SzMSz személyi hatálya... 5 1.6. Az SzMSz területi hatálya... 5 1.7. Intézményi azonosítók... 5 1.8. Az intézmény alaptevékenységét meghatározó jogszabályok... 7 II. SZERVEZETI FELÉPÍTÉS... 8 1. Az óvoda szervezeti struktúrája... 8 2. Az óvoda magasabb vezetői, a vezetők közötti feladatmegosztás... 9 2.1. Az intézményvezető... 9 2.2. Az intézményvezető-helyettesek... 10 3. A vezetők intézményben való benntartózkodásának rendje... 11 3.1. Az intézményvezető vagy intézményvezető-helyettesek akadályoztatása esetén a helyettesítés rendje... 12 3.2. A vezető, ill. a vezető helyettesek helyettesítésére vonatkozó további előírások.. 12 4. Iratkezelés és kiadmányozás szabályai... 12 4.1. Az iratkezelés szervezeti rendje... 12 4.2. Az óvoda által hozott határozatok... 13 4.3. A jegyzőkönyv... 13 4.4. Az óvoda által használt kötelező nyomtatványok... 13 4.5. A kiadmányozás szabályai... 14 5. Vagyonnyilatkozat tételi kötelezettség... 14 6. Az elektronikusan előállított, hitelesített és tárolt dokumentumok kezelési rendje... 14 7. Az elektronikusan előállított papíralapú nyomtatványok hitelesítési rendje, követelménye... 16 8. Az óvoda szervezeti egységei, a vezetők és a szervezeti egységek közötti kapcsolattartás... 17 8.1. A vezetőség... 18 8.2. Az alkalmazotti közösség... 18 8.3. A nevelőtestület... 19 8.3.1. A nevelőtestület működésére vonatkozó általános szabályok... 19 8.3.2. A nevelőtestületi értekezlet előkészítésével és lefolytatásával kapcsolatos rendelkezések... 19 8.4. Szakmai munkaközösség... 20 8.4.1. A szakmai munkaközösségek együttműködése, kapcsolattartásának rendje, részvétele a pedagógusok munkájának segítésében... 21 8.5. Az óvodatitkár... 22 8.6. A pedagógus munkáját közvetlenül segítők és egyéb alkalmazottak közössége.. 22 8.7. A közalkalmazotti tanács... 22 8.8. A szülői szervezet... 22 8.9. Az intézményi dokumentumok nyilvánosságával kapcsolatos rendelkezések... 23 1/46
9. A külső kapcsolatok rendszere, formája és módja... 24 9.1. A fenntartóval, működtetővel való kapcsolat... 24 9.2. A más oktatási intézményekkel való kapcsolattartás... 25 9.3. Az intézményt támogató szervezetekkel való kapcsolattartás... 25 9.4. Az egyéb, a köznevelési igazgatással összefüggő szervekkel való kapcsolattartás 25 9.5. A rendszeres egészségügyi felügyelet és ellátás rendje... 25 9.6. A pedagógiai szakszolgálatokkal való kapcsolattartás... 26 9.7. A pedagógia szakmai szolgálatokkal való kapcsolattartás... 26 9.8. Gyermekjóléti szolgálattal és egyéb gyermekvédelmi, családjogi szervezettel való kapcsolattartás... 26 9.9. Az általános iskola... 27 9.10. A bölcsőde... 27 9.11. Gyermekprogramokat ajánló kulturális intézmények, szolgáltatók... 27 9.12. Alapítványi kuratórium... 27 III. A MŰKÖDÉS RENDJE... 27 1. Az intézmény működési rendje... 28 1.1. A csoportok szervezési elvei... 28 1.2. Belépés és benntartózkodás azok részére, akik nem állnak jogviszonyban az intézménnyel... 28 1.3. Az ünnepek, megemlékezések rendje, a hagyományok ápolásával kapcsolatos feladatok... 29 2. Intézményi védő, óvó előírások... 30 2.1. Általános előírások... 30 2.2. A gyermekbalesetek megelőzése érdekében ellátandó feladatok... 31 2.3. Gyermekbalesetek esetén ellátandó feladatok... 32 3. Bármely rendkívüli esemény esetén szükséges teendők... 33 4. A nevelőmunka biztonságos feltételeinek megteremtése... 34 4.1. Nevelési időben szervezett, óvodán kívüli programokkal kapcsolatos szabályok 34 4.2. Az óvodai alkalmazottak munkavégzésével kapcsolatos szabályok... 35 4.3. Az intézmény biztonságos működését garantáló szabályok melyek megtartása kötelező az intézmény területén tartózkodó szülőknek, valamint az intézménnyel kapcsolatban nem álló más személyeknek... 35 5. A pedagógiai munka belső ellenőrzésének rendje... 35 6. Egyéb kérdések... 37 6.1. Nyilatkozat tömegtájékoztató szerveknek... 37 6.2. A kereset kiegészítés feltételei... 37 6.3. Munkaköri leírás minták... 37 6.3.1. Intézményvezető-helyettesek... 37 6.3.2. Óvodapedagógus... 38 6.3.3. Gyógypedagógus... 39 6.3.4. Gyógypedagógiai asszisztens... 39 6.3.5. Dajka... 39 6.3.6. Óvodatitkár... 41 6.3.7. A pedagógusok számára biztosított informatikai eszközök... 43 2/45
IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... 44 1. Az SzMSz hatálybalépése... 44 2. Az SzMSz felülvizsgálata, módosítása... 44 3. Az SzMSz nyilvánossága... 44 4. Az SzMSz melléklete, adatkezelési szabályzat... 44 Legitimáció... 45 3/45
1.1. Bevezető I. INTÉZMÉNYI ALAPADATOK Az intézmény jogszerű működésének biztosítása, a zavartalan működés garantálása, a gyermeki jogok érvényesülése, a szülők, a gyermekek és pedagógusok közötti kapcsolat erősítése, az intézményi működés demokratikus rendjének garantálása érdekében a Rákosmenti Mákvirág Óvoda nevelőtestülete a nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény 70. (2) bekezdés b) pontjában foglalt felhatalmazás alapján a következő szervezeti és működési szabályzatot (továbbiakban: SzMSz) fogadta el. 1.2. Az SzMSz célja Az SzMSz célja, hogy megállapítsa a Rákosmenti Mákvirág Óvoda működésének szabályait, a jogszabályok által biztosított keretek között, illetőleg azokban a kérdésekben, amelyeket nem rendeznek jogszabályok. Az SzMSz feladata, hogy megállapítsa a Rákosmenti Mákvirág Óvoda működési szabályait, a jogszabályok által biztosított keretek között, illetve azokban a kérdésekben, amelyeket nem rendeznek jogszabályok. Az SzMSz-ben foglaltak megismertetése, megtartása, feladata és kötelessége az intézmény vezetőjének, óvodapedagógusoknak és valamennyi közalkalmazottjának. Az SzMSzben foglaltak megismerése és megtartása azoknak is kötelessége, akik kapcsolatba kerülnek az intézménnyel, részt vesznek feladatainak megvalósításában, illetve igénybe veszik, használják helyiségeit, létesítményeit. Az SzMSz-ben foglalt rendelkezések megtartása mindenkinek közös érdeke, ezért az abban foglaltak megszegése esetén, az alkalmazottakkal szemben az intézményvezető munkáltatói jogkörében eljárva hozhat intézkedést; a szülői vagy más nem az intézményben dolgozó személyt a vezetőnek tájékoztatnia kell a szabályzatban foglaltakról, kérve annak megtartását. 1.3. Az SzMSz létrehozásának jogszabályi alapjai A nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény (Nkt.), 1993. évi LXXIX. törvény a közoktatásról (Kt.), 229/2012. (VIII. 28.) Korm. rendelet a nemzeti köznevelésről szóló törvény végrehajtásáról (Vhr.), A nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII. 31.) EMMI - rendelet (EMMI r.), 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartási törvény végrehajtásáról (költségvetési intézmények esetén) (Ávr.), 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról, 1999. évi XLII. törvény a nemdohányzók védelméről, 1992. évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról. 1.4. Az SzMSz időbeli hatálya Az SzMSz 2013. szeptember 01-jén lép hatályba, és visszavonásig érvényes. 4/45
1.5. Az SzMSz személyi hatálya kiterjed Az óvodával jogviszonyban álló minden alkalmazottra. Az intézménnyel jogviszonyban nem álló, de az intézmény területén munkát végzőkre, illetve azokra, akik részt vesznek az óvoda feladatainak megvalósításában. A szülőkre (azokon a területeken, ahol érintettek). 1.6. Az SzMSz területi hatálya kiterjed Az óvoda területére Az óvoda által szervezett a pedagógiai program végrehajtásához kapcsolódó óvodán kívüli programokra. 1.7. Intézményi azonosítók Budapest Főváros XVII. Kerület Rákosmente Önkormányzatának Képviselő-testülete kiadja a Rákosmenti Mákvirág Óvoda, mint önállóan működő költségvetési szervnek, az Áht. Szóló 2011. évi CXCV. tv. és az Áht. Szóló tv. végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) korm. rend. tartalmi követelményeinek megfelelő - a 431/2009. (VIII. 27.) Kt. határozat szerint jóváhagyott, a 271/2011. (VIII. 25.) Kt. határozattal, a 356/2012. (XII. 13.) Kt. határozattal és a 26/2013. (I.24.) Kt. határozattal, a 258/2013. (VII.11.) Kt. határozattal és a 295/2013. (VIII.29.) Kt. határozattal módosított, egységes szerkezetbe foglalt - Alapító Okiratát. 1. A költségvetési szerv neve: Rákosmenti Mákvirág Óvoda 2. A költségvetési szerv székhelye: 1173 Budapest Rákoskeresztúr, Újlak utca 108. Helyrajzi száma: 121047/49 3. Az intézmény tagintézményei, telephelyei: - 4. Az alapító szerv neve és címe: Budapest Főváros Rákosmente Önkormányzata, 1173 Budapest Pesti út 165. 5. Az alapítás időpontja: 2001. július 01. 6. Az irányítószerv neve és címe: Budapest Főváros Rákosmente Önkormányzatának Képviselő-testülete, 1173 Budapest Pesti út 165. 7. A fenntartó szerv neve és címe: Budapest Főváros Rákosmente Önkormányzata, 1173 Budapest Pesti út 165. 8. Az intézmény közfeladata: Óvodai nevelés, ellátás 9. Az intézmény létrehozásáról rendelkező határozat: Budapest Főváros Rákosmente Önkormányzata Képviselő - Testületének 431/2009. (VIII. 27.) Kt határozata 10. A költségvetési szerv működési köre: Budapest Főváros XVII. kerülete 11. A költségvetési szerv gazdálkodási besorolása: önállóan működő költségvetési szerv 12. A költségvetési szerv besorolása a tevékenysége alapján: (hatályon kívül helyezve) 13. Az intézmény OM - azonosítója: 034644 14. Foglalkoztatási jogviszonyok az intézménynél: Közalkalmazotti jogviszony a Kjt. 1992. évi XXXIII. tv. alapján 15. Az intézmény jogállása: önálló jogi személy 16. Az intézmény vezetőjének megbízási rendje: Megbízó: Budapest Főváros Rákosmente Önkormányzatnak Képviselő Testülete Megbízás időtartama: Határozott idejű A megbízás módja: nyilvános pályázat kiírása a mindenkor hatályos jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően 5/45
17. Az intézmény képviseletére jogosult személy: intézményvezető 18. Az intézmény típusa: óvoda 19. Az intézmény állami feladatként ellátandó tevékenységei Meghatározó alaptevékenység szakágazata 851020 Óvodai nevelés Alaptevékenység területei: 851011 Óvodai nevelés, ellátás 851012 Sajátos nevelési igényű gyermek óvodai nevelése, ellátása Óvodai nevelési tevékenység sajátosságai: - Táplálék allergiás gyermekek integrált óvodai nevelése, ellátása - Sajátos nevelési igényű - -mozgásszervi fogyatékos - -érzékszervi fogyatékos (látás és hallássérült) - -értelmi fogyatékos - -beszédfogyatékos - -autizmus spektrumzavarral küzdő - -egyéb pszichés fejlődési zavarral (súlyos tanulási, figyelem, vagy magatartásszabályozási zavarral küzdő) gyermekek integrált óvodai nevelése, ellátása. 856099 Egyéb oktatást kiegészítő tevékenység 562912 Intézményi étkeztetés 20. Az intézménybe felvehető maximális gyermeklétszám: 240 fő 21. Ellátandó vállalkozási tevékenység, és a szabadkapacitás kihasználása érdekében végzett tevékenység köre és mértéke: nincs 22. Pénzügyi-gazdasági feladatokat ellátó önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv: Budapest Főváros Rákosmente Önkormányzatának Polgármesteri Hivatal 23. Az önállóan működő és az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendje Az 50/2012. (II. 23.) Kt. határozat 5. pontjának mellékleteként elfogadott szabályzat szerint 24. Előirányzatok feletti rendelkezési jogosultság Részjogkörrel rendelkező költségvetési szerv 25. Előirányzatok feletti rendelkezési jogosultság gyakorlásának rendje A mindenkori éves költségvetési rendelet szabálya szerint 26. A feladat ellátására szolgáló térítésmentes használatba adott vagyon Alapító Okirat 1. sz. melléklete szerint 27. Vagyon feletti rendelkezési jogkör Korlátozott, kiterjed - a Rákosmenti Mákvirág Óvoda eszközeinek tartós és eseti - helyiségeinek maximum egy évig történő - bérbeadására, - a Rákosmenti Mákvirág Óvoda rendeltetésszerű működése során elhasználódott illetőleg feleslegessé vált tárgyi eszközök kivéve ingatlan értékesítése. 6/45
1.8. Az intézmény alaptevékenységét meghatározó jogszabályok A nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. Törvény, 1993. évi LXXIX. törvény a közoktatásról, 229/2012. (VIII. 28.) Korm. rendelet a nemzeti köznevelésről szóló törvény végrehajtásáról, A nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII. 31.) EMMI - rendelet, 363/2012. (XII. 17.) Korm. rendelet az óvodai nevelés országos alapprogramjáról, 32/2012. (X. 8.) EMMI - rendelet a Sajátos nevelési igényű gyermekek nevelésének irányelvéről, 1997. évi XXXI. törvény a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatóságról, 1992. évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról, 15/2013. (II. 26.) EMI rendelet a pedagógiai szakszolgálati intézmények működéséről, 138/1992. (X. 8.) Korm. rendelet a közalkalmazottakról szóló 1992. évi XXXIII. törvény végrehajtásáról közoktatási intézményekben. Az ellátandó vállalkozási tevékenység köre, mértéke A köznevelési intézmény vállalkozási tevékenységet nem folytathat. A gazdálkodással összefüggő jogosítványok Az intézmény önállóan működő költségvetési szerv. Előirányzata feletti rendelkezési jogosultsága a mindenkori önkormányzati költségvetési rendelet szerint történik. Meghatározott pénzügyi-gazdasági feladatait a Mákvirág Óvoda, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv látja el. A költségvetési szerv az irányító szerv által biztosított pénzeszköz, valamint egyéb bevételei alapján gondoskodik feladatainak ellátásáról. A fenntartási, működési költségek az évente összeállított, az irányító szerv által jóváhagyott elemi költségvetésben kerülnek meghatározásra. A költségvetési szerv a vagyon feletti rendelkezés jogát az önkormányzat képviselőtestületének mindenkori a vagyontárgyak feletti tulajdonosi jogok gyakorlásáról szóló rendelete szerint jogosult gyakorolni. 7/45
II. SZERVEZETI FELÉPÍTÉS A szervezeti egységek és a vezetői szintek meghatározásánál azt az alapelvet érvényesítjük, hogy az intézmény feladatait a jogszabályi előírásoknak és a tartalmi követelményeknek megfelelően magas színvonalon láthassa el. A munkavégzés, a racionális és gazdaságos működtetés, valamint a helyi adottságok, körülmények és igények figyelembevételével alakítottuk ki a szervezeti egységeket. Az óvoda szakmai tekintetben önálló. Szervezetével és működésével kapcsolatban minden olyan kérdésben dönt, melyet jogszabály nem utal más hatáskörbe. A döntések előkészítésében, végrehajtásában részt vesznek a pedagógusok és a szülők is. A kötelezően foglalkoztatandó alkalmazottak létszámát a hatályos jogszabályi előírások tartalmazzák. A foglalkoztatottak engedélyezett létszámát nevelési évenként az irányító szerv által kiadott képviselő-testületi határozat adja meg. 1. Az óvoda szervezeti struktúrája Az óvodát az intézményvezető irányítja, ő a legfelsőbb vezető. Intézményen belül megtalálható alá- és fölérendeltség, Intvezet ő Intézményvezetőhelyettesek, Szakmai munkaközösség Nevelőtestület Nevelő-oktató munkát segítők, óvodatitkár Egyéb foglalkoztatottak azonos szinten belül mellérendeltség. Közalkalmazotti tanács Intézményvezető Szülői szervezet Vezető helyettesek szakmai munkaközösség vezetője óvodatitkár pedagógusok technikai alkalmazottak pedagógiai munkát segítők szakmai munkaközösség tagjai 8/45
2. Az óvoda magasabb vezetői, a vezetők közötti feladatmegosztás 2.1. Az intézményvezető Az intézmény élén az intézményvezető áll, akit kettő vezető helyettes segít az óvoda vezetésével összefüggő feladatai ellátásában. Az intézmény vezetője egyszemélyi felelősséggel vezeti az intézményt, ellátja a jogszabályok maradéktalan figyelembevételével a jogszabályokból és a jelen Szabályzatból rá háruló, az intézmény vezetésével kapcsolatos feladatokat. Az intézményvezetőnek az intézmény vezetésében fennálló felelősségét, képviseleti és döntési jogkörét elsődlegesen a nemzeti köznevelési törvény határozza meg. Az intézményvezető a köznevelési törvénynek megfelelően egy személyben felelős az intézmény szakszerű és törvényes működéséért, az ésszerű és takarékos gazdálkodásért, az intézményi szabályzatok elkészítéséért, a jogszabályi előírásoknak való folyamatos megfeleltetéséért, az intézmény pedagógiai programjának jóváhagyásáért, a pedagógiai munkáért, a nevelőtestület vezetéséért, a pedagógus etika normáinak betartásáért és betartatásáért, a nemzeti ünnepek méltó megszervezéséért, a gyermekvédelmi feladatok megszervezéséért és ellátásáért, a nevelőmunka egészséges és biztonságos feltételeinek megteremtéséért, a munka- és tűzvédelmi tevékenység megszervezéséért, a gyermekbalesetek megelőzéséért, a gyermekek rendszeres egészségügyi vizsgálatának megszervezéséért, a humánerőforrás biztosításáért és fejlesztéséért, a KIR - adatszolgáltatás hitelességéért, a pedagógusi középtávú továbbképzési program, valamint az éves beiskolázási terv elkészítéséért, a pedagógusok továbbképzésének megszervezéséért, a szabályzatok betartásának biztosításáért a munkaköri leírások és a vezetői ellenőrzés útján. A költségvetési szerv vezetője felel a közfeladatok jogszabályban, alapító okiratban, belső szabályzatban foglaltaknak, az irányító szerv által meghatározott követelményeknek és feltételeknek megfelelő ellátásáért, a gazdálkodásban a szakmai hatékonyság, a gazdaságosság, az eredményesség követelményeinek érvényesítéséért, a használatába adott vagyon vagyonkezelői jogának rendeltetésszerű gyakorlásáért, a belső kontrollrendszer kialakításáért, működtetéséért, fejlesztéséért, a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, valamint annak teljességéért és hitelességéért, az intézményi számviteli rendért. 9/45
Az intézményvezető feladata a nevelőtestületi értekezletek előkészítése, a döntések (állásfoglalások) végrehajtásának megszervezése és ellenőrzése, a nevelőmunka irányítása és ellenőrzése, a rendelkezésre álló költségvetés alapján az intézmény működéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosítása, a munkavállalói érdek-képviseleti szervekkel és a szülői szervezettel való együttműködés, a kötelezettségvállalási, munkáltatói és kiadmányozási jogkör gyakorlása, az intézmény működésével kapcsolatban döntés minden olyan ügyben, amelyet jogszabály, közalkalmazotti szabályzat nem utal más hatáskörébe, rendkívüli szünet elrendelése a fenntartó egyidejű értesítése mellett, ha az intézményre kiterjedő veszélyhelyzet miatt annak működtetése nem lehetséges (időjárás, járvány, természeti csapás, elháríthatatlan ok), a jogszabályban előírt egyeztetési kötelezettség betartása a közalkalmazottak foglalkoztatására, élet- és munkakörülményeire vonatkozó kérdésekben, az intézmény külső szervek előtti teljes képviselete azon lehetőség figyelembevételével, hogy a képviseletre meghatározott ügyekben eseti vagy állandó megbízást adhat, a jogszabályok által a vezető hatáskörébe utalt és át nem ruházott feladatok ellátása, a gazdálkodási feladatokban közreműködő óvodatitkár munkájának közvetlen irányítása, az egyéb feladatot ellátó alkalmazottak irányítása. Az intézményvezető kizárólagos hatásköre a munkáltatói, kötelezettségvállalási és utalványozási jogkör. A munkáltatói jog gyakorlására vonatkozó szabályok Az intézményvezető gyakorolja a munkáltatói jogokat, mely jogok egy részét jelen SzMSz -ben, valamint az érintett vezető munkaköri leírásában meghatározottak szerint átruházhatja. Az intézményvezető gyakorolja valamennyi intézményi foglalkoztatott esetében a következő jogokat: kinevezés, átsorolás, jogviszony módosítás, jogviszony megszüntetése, fegyelmi jogkör gyakorlása. Dönt a tanulmányi szerződés kötésről, túlmunka elrendeléséről, jutalmazásról, egyes rendszeres és nem rendszeres személyi juttatásokról, fizetés nélküli szabadság engedélyezéséről. Az intézményvezető a magasabb vezetői szinthez tartozó munkakört betöltők az intézményvezető kérésére összeállítják az irányításuk alá tartozó dolgozó munkaköri leírás tervezetét, melyet az intézményvezető hagy jóvá. A munkaköri leírásokat évente aktualizálni kell. 2.2. Az intézményvezető-helyettesek Vezetői tevékenységét az intézményvezető közvetlen irányítása mellett végzik. Különleges felelősségük Az intézményvezető távollétében korlátozott jogkörben teljes felelősséggel végzik a vezetési feladatokat. A nevelési területen közreműködnek a vezető által megállapított tevékenység irányításában. Közvetlenül szervezik és irányítják a dajkák munkáját. Az óvoda kulcsaiért, valamint a bélyegző használatáért teljes felelősséggel tartozik. 10/45
Az intézményvezető-helyettesek felelősek a tanügyi nyilvántartások jogszabályban, továbbá intézményi szabályzatban (határozatban) rögzített vezetéséért, az óvodai törzskönyv vezetéséért, a helyettesítések megszervezéséért, a helyettesítési napló vezetéséért, összesítéséért, elszámolásáért, a szülői szervezet működésének segítéséért, szabadságok ütemezéséért és naprakész nyilvántartásáért, a HACCP - rendszer működtetéséért, a belső továbbképzések megszervezéséért, az alkalmazotti értekezletek előkészítéséért, a szakmai könyvtár fejlesztéséért Az intézményvezető-helyettesek feladatai az intézményvezető külön megbízása alapján részt vesznek a vezetői munkában, szükség szerint végzik az új felvételeket, előjegyzéseket, részt vesz az étkezési térítések beszedésében, elkészítik a munkaügyi statisztikákat, szakmai fórumokon, hivatalos rendezvényeken képviselik az óvodát, pályakezdő, újonnan belépő pedagógus szakmai munkáját segítik, a költségvetés előtervezésénél összeállítják a hiánylistát, egyeztet az óvodapedagógusokkal és a dajkákkal. Az intézményvezető-helyettesek ellenőrzési feladatai csoportellenőrzéseket végeznek az éves munkatervben foglaltak szerint, ellenőrzik a mulasztási naplók, csoportnaplók vezetését, ellenőrzik a reszortfelelősök munkáját, ellenőrzik a HACCP-előírásoknak megfelelő munkavégzést, ellenőrzik az intézményi szabályzatokban foglalt előírásoknak megfelelő munkavégzést. Beszámolási kötelezettségük kiterjed az intézmény egész működésére és pedagógiai munkájára, a belső ellenőrzések tapasztalataira, az intézményt érintő, megoldandó problémák jelzésére. 3. A vezetők intézményben való benntartózkodásának rendje Az óvoda zavartalan működéséhez biztosítani kell a vezetői feladatok folyamatos ellátását. Ennek érdekében a vezetők intézményben való tartózkodásának rendje a következő: Vezetői beosztás megnevezése Az intézményben való tartózkodás rendje Intézményvezető 7 15, illetve 9 17 Intézményvezető-helyettesek 7 13,30, illetve 10,30 17 Amennyiben tartós távollétnek nem minősülő szabadság, betegség, hiányzás vagy két műszakos munkarend esetén az egybeeső munkarend miatt az intézményvezető vagy helyettesének folyamatos benntartózkodása ezen időszakban nem oldható meg, úgy a helyettesítés rendjére vonatkozó szabály szerint kell eljárni. 11/45
3.1. Az intézményvezető vagy intézményvezető-helyettesek akadályoztatása esetén a helyettesítés rendje Az intézményvezetőt szabadsága, betegsége, valamint hivatalos távolléte alatt a vezető helyettesek helyettesítik. Akadályoztatása esetén helyettesítését teljes felelősséggel az intézményvezető-helyettesek látják el, az azonnali döntést nem igénylő, a vezető kizárólagos hatáskörébe tartozó ügyek kivételével. Az intézményvezető tartós távolléte esetén a helyettesítés teljes körű. Tartós távollétnek az egy hónapnál hosszabb időtartam minősül. A teljes vezetői jogkör gyakorlására vonatkozó megbízás a fenntartó által történik, melyet a dolgozók tudomására kell hozni (értesítés, kifüggesztés). 3.2. A vezető, illetve a vezető helyettesek helyettesítésére vonatkozó további előírások a helyettes csak a napi, a zökkenőmentes működés biztosítására vonatkozó intézkedéseket, döntéseket hozhatja meg, a helyettes, csak olyan ügyekben járhat el, melyek gyors intézkedést igényelnek, halaszthatatlanok, s amelyeknek a helyettesítés során történő ellátására a munkaköri leírásában, illetve írásbeli megbízásában felhatalmazást kapott, a vezető jogkörébe utalt ügyekben nem dönthet, A reggel 06 00 órától 7 óráig, illetve a 17 órától 18 00 óráig a helyettesítésben közreműködnek a munkarend szerint ez időben munkát végző óvodapedagógusok. Intézkedési jogkörük az intézmény működésével, a gyermekek biztonságának megóvásával összefüggő azonnali döntést igénylő ügyekre terjed ki. 4. Iratkezelés és kiadmányozás szabályai 4.1. Az iratkezelés szervezeti rendje Az óvodában az iratkezelés központilag történik. Az iktatást az óvodatitkár munkaköri leírásában meghatározott feladatként végzi. A központi iratkezelés során az intézményre vonatkozóan egy helyen, folyamatosan és egy iktatókönyvben történik. A személyesen benyújtott iratok átvételét igazolni kell, Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani a névre szóló iratokat, a szülői szervezet, szakszervezet részére érkezett leveleket, Azokat az iratokat, amelyek felbontását az intézményvezető megtartotta magának. Személyes tájékoztatás keretében történő ügyintézés esetén az iratra rá kell vezetni a tájékoztatás lényegét, az elintézés határidejét, az ügyintéző aláírását. Az iratokat úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének a napja megállapítható legyen. Az intézményhez érkezett küldemény felbontására jogosult személyek Az intézményvezető, iratfelbontásra felhatalmazott személyek: intézményvezető-helyettesek, óvodatitkár. Az Alapítvány nevére érkező küldeményeket az Alapítvány Kuratóriumának elnöke veheti át. Az iratkezeléssel kapcsolatos tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatáskörök Megnevezés Jogszabályi hivatk. Feladatellátó Az irattári terv évenkénti felülvizsgálata Korm. rend. 3. (2) Intézményvezető Iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtása Korm. rend. 5. Intézményvezető Összhang biztosítása folyamatosan a belső szabályzatok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, illetve az irattári tervek és iratkezelési eljárások között Korm. rend. 5. Intézményvezető 12/45
Az iratok megőrzésére alkalmas irattár kialakítása és működtetése Korm. rend. 5. Intézményvezető Az iratkezeléshez szükséges tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosítása, felügyelete Korm. rend. 5. Intézményvezető Az iratkezelés megszervezése Korm. rend. 6. Intézményvezető Iratkezelés felügyelete - az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzése, Az intézményvezető, mint az iratkeze- - intézkedés az iratkezelés során tapasztalt szabálytalanságok megszüntetéséről, Korm. rend. 7. lés felügyeletével - gondoskodás, az iratkezelést végzők szakmai képzéséről, megbízott vezető továbbképzéséről, - iratkezelési segédeszközök biztosítása (pl.: iktatókönyv, előadóív, előadói munkanapló) Iratok és adatok védelmével kapcsolatos feladatok Korm. rend. 8. (2) Intézményvezető Nyilvántartást vezet a kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható Korm. rend. 54. Intézményvezető elektronikus aláírásokról Bizottság kijelölése az iratselejtezésre Korm. rend. 64. (1) Intézményvezető Iratmegsemmisítés Korm. rend. 64. (4) Intézményvezető Nem selejtezhető iratok illetékes levéltárnak adása 1995. évi LXVI törvény 9. (1) bek. g) Intézményvezető Az iratkezelés rendjének megváltoztatása Korm. rend. 68. (1) Intézményvezető 4.2. Az óvoda által hozott határozat minden esetben rendelkező részből, mely magát a döntést jelenti, és indoklásból kell állnia, mely tényeket, szempontokat foglal magába. A határozatnak tartalmaznia kell a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését, mérlegelés esetén az erre történő utalást, az eljárást megindító kérelem benyújtására történő figyelmeztetést. 4.3. A jegyzőkönyv Az óvodában jegyzőkönyvet kell készíteni, ha jogszabály írja elő, ha az óvoda nevelőtestülete, szakmai munkaközössége az óvoda működésére, a gyermekekre vagy a nevelőmunkára vonatkozó kérdésekben határoz (dönt, véleményez, javaslatot tesz) ha annak készítését rendkívüli esemény indokolja és elkészítését az intézmény vezetője elrendelte. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az elkészítés helyét, idejét, a jelenlévők felsorolását, az ügy megjelölését, az ügyre vonatkozó lényeges megállapításokat (az elhangzott nyilatkozatokat, meghozott döntéseket, a jegyzőkönyv készítőjének az aláírását). a jegyzőkönyvet minden jelenlévő alkalmazott aláírja. 4.4. Az óvoda által használt kötelező nyomtatványok a felvételi és előjegyzési napló 89. a felvételi és mulasztási napló 90. az óvoda csoportnapló 91. az óvodai törzskönyv 92. az óvodai szakvélemény 93. 13/45
4.5. A kiadmányozás szabályai Az óvoda kiadmányozási joga az intézményvezetőt illeti meg. Az intézmény nevében aláírásra az intézményvezető jogosult, akadályoztatása esetén az azonnali intézkedést igénylő ügyiratokra vonatkozóan aláírási jogot gyakorolhatnak az intézményvezető-helyettesek, és az óvodatitkár. Rendkívüli esetben az aláírási jogkört írásos felhatalmazás alapján megbízott pedagógus is gyakorolhatja. Az óvoda által kiadmányozott iratnak tartalmaznia kell, az óvoda nevét, székhelyét, az iktatószámot, az ügyintéző megnevezését, az ügyintézés pontos helyét és idejét, az irat aláírójának a nevét, beosztását, az óvoda körbélyegzőjének lenyomatát. Az intézmény hivatalos bélyegzőinek lenyomatai Hosszú bélyegző: Körbélyegzők: 5. Vagyonnyilatkozat tételi kötelezettség Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. tv. 4. - ának figyelembe vételével az intézménynél közszolgálatban álló személyek vagyonnyilatkozat megtételre kötelezettek: intézményvezető, intézményvezető-helyettesek. 6. Az elektronikusan előállított, hitelesített és tárolt dokumentumok kezelési rendje Az elektronikus dokumentum Az intézmény használhat elektronikus iratokat, dokumentumokat. Elektronikus dokumentumnak minősül: az elektronikus eszköz útján értelmezhető adat együttes. Az elektronikus dokumentumokon belül külön szabályok érvényesek: az elektronikus okiratnak minősülő dokumentumokra, valamint az egyéb elektronikus dokumentumokra. Az elektronikus okirat kezelési rendje Elektronikus okiratnak minősül az oktatásért felelős miniszter által jóváhagyott rendszer alkalmazásával elektronikus úton előállított irat. Az ilyen iratot elektronikus aláírással kell ellátni, és elektronikusan kell tárolni. Az egyéb elektronikus dokumentumok kezelési rendje Egyéb dokumentumnak minősül minden elektronikus úton létrehozott dokumentum, amely - nem az oktatásért felelős miniszter által jóváhagyott rendszerben keletkezett. 14/45
Az ilyen iratokat amennyiben az intézményvezető elrendeli, elektronikus aláírással kell ellátni, elektronikusan kell tárolni. Az elektronikus aláírás Az elektronikus aláírásra jogosult az aláíró. Az aláíró az, aki intézmény nevében az aláírás létrehozó eszközt birtokolja, és az intézmény nevében, mint az intézményt képviselő természetes személy jár el, aki jogosult az elektronikus aláírás elhelyezésére. Elektronikus aláírásra csak megfelelő elektronikus aláírási terméket (szoftver, hardver, más elektronikus aláírás alkalmazáshoz kapcsolódó összetevőt) lehet használni. Az elektronikus aláíró köteles az elektronikus aláírást létrehozó eszközzel kapcsolatban minden adatvédelmi és biztonsági előírást megtartani. Az elektronikus aláírási joggal felruházott személyeket az informatikai szabályzat tartalmazza. Az intézményvezető az elektronikus dokumentumok jellegéhez kapcsolódóan dönt arról, hogy milyen szintű elektronikus aláírási rendszert kell működtetni (fokozott biztonságú elektronikus aláírás, minősített elektronikus aláírás). Az elektronikus dokumentumok tárolása Az elektronikusan tárolt adatok, iratok utólagos olvashatóságát, használhatóságát a selejtezési idő lejártáig, vagy levéltárba adásáig biztosítani kell. Ennek megfelelően olyan tároló rendszert kell alkalmazni, amely biztosítja a megőrzéshez szükséges feltételeket. Az elektronikus dokumentumok számítógépen kívüli elektronikus tárolásához szükséges tárgyi, technikai feltételeket az intézményvezető biztosítja. Ennek érdekében az elektronikus dokumentum kezelője számára rendelkezésre bocsátja a szükséges: adathordozókat, az adathordozók biztonságos elhelyezéséhez szükséges páncélszekrényt, illetve tűzbiztos lemezszekrényt. Adathordozók külső felületén, vagy az adathordozó külső borítóján egyértelműen meg kell jelölni az adathordozón tárolt adatokat. Az adatok tárolásakor be kell tartani az általános adatvédelmi szabályokat. Az elektronikus dokumentumok selejtezése, megsemmisítése Amennyiben az elektronikus adathordozón levő iratok iktatott iratok, selejtezésükre az iratkezelési szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni. Ha az elektronikus dokumentumok nem iktatott iratok, a dokumentumot előállító rendszerben az érintett, megsemmisítendő iratot fizikailag nem szabad törölni, de a felhasználó számára a törölt dokumentum vonatkozásában csak a törlés ténye lehessen hozzáférhető. Az elektronikus adathordozón lévő adatok megsemmisítése az adathordozótól függően történhet: törléssel, az adathordozó fizikai megsemmisítésével. 15/45
Egyéb szabályok Az elektronikus dokumentumok kezelésére vonatkozóan továbbá az adatkezelési, és az informatikai szabályzatot kell alkalmazni. 7. Az elektronikus úton előállított papíralapú nyomtatványok hitelesítési rendje, követelménye Az elektronikus úton előállított papíralapú nyomtatványokat: ha azok folyamatosan kerülnek kinyomtatásra, folyamatosan, ha időszakosan kerülnek kinyomtatásra, a kinyomtatást követően hitelesíteni kell. A hitelesítés módja Az elektronikus úton előállított papír alapú nyomtatvány jellegétől függően el kell végezni: az utolsó bejegyzést követő sorok áthúzással történő érvénytelenítését, A papír alapú dokumentumon el kell helyezni egy hitelesítési záradékot, mely tartalmazza a hitelesítés időpontját, a hitelesítő aláírását, az intézmény hivatalos körbélyegző lenyomatát. A füzet jelleggel összetűzött, kapcsozott dokumentumok esetén a füzet külső lapján, vagy annak belső oldalán kell elhelyezni a hitelesítési záradékot, ahol fel kell tüntetni azt is, hogy a dokumentum hány lapból, illetve oldalból áll. Ez esetben a hitelesítés szövege Hitelesítési záradék Ez a dokumentum... folyamatosan sorszámozott oldalból/lapból áll. Kelt:... PH... hitelesítő A hitelesítésre jogosultak A hitelesítésre feljogosított személyeket és a hitelesítési jogosítványuk tartalmát az óvodavezető határozza meg és függeszti ki a nevelőtestületi szoba hirdetőtáblájára. Az intézmény által alkalmazott elektronikus úton előállított nyomtatványok elektronikus csoportnapló, pedagógus munkaidő nyilvántartás, pedagógusigazolvány igénylő rendszer. 16/45
Óvodánk az oktatási ágazat irányítási rendszerével a Közoktatási Információs Rendszer (KIR) révén tartott elektronikus kapcsolatban elektronikusan előállított, hitelesített és tárolt dokumentumrendszert alkalmaz a 229/2012. (VIII. 28.) kormányrendelet előírásainak megfelelően. A rendszerben alkalmazott fokozott biztonságú elektronikus aláírást az intézményvezető alkalmazhatja a dokumentumok hitelesítésére. Az elektronikus rendszer használata során ki kell nyomtatni, és az irattárban kell elhelyezni az alábbi dokumentumok papíralapú másolatát: Intézménytörzsre vonatkozó adatok módosítása, Alkalmazottakra vonatkozó adatbejelentések, Óvodai jogviszonyra vonatkozó bejelentések, OM azonosítók megléte, Alkalmazottak és gyermekek listája (október 1-jei állapot). Az elektronikus úton előállított fenti dokumentumokat az intézmény pecsétjével és az intézményvezető aláírásával hitelesített formában kell tárolni. Az egyéb elektronikusan megküldött adatok írásbeli tárolása és hitelesítése nem szükséges. A dokumentumokat a KIR alrendszerében, továbbá elektronikus adathordozón lementett formában tároljuk. Az adatokhoz kizárólag az intézményvezető által felhatalmazott vezető helyettesek és az óvodatitkár férhetnek hozzá. A tanuló- és gyermekbaleseteket az oktatásért felelős miniszter által vezetett, a minisztérium üzemeltetésében lévő elektronikus jegyzőkönyvvezető rendszer segítségével tartjuk nyilván. A jegyzőkönyv naprakész kitöltésének céljából minden óvodapedagógus rendelkezik hozzáféréssel. A jegyzőkönyv lezárása, a kinyomtatott példány aláírása kizárólagosan intézményvezetői hatáskör. 8. Az óvoda szervezeti egységei, a vezetők és a szervezeti egységek közötti kapcsolattartás A jogszabályoknak, szakmai előírásoknak megfelelően az intézményen belül elkülönült feladatuk alapján részleges önállósággal, illetve sajátos feladatokkal rendelkezik: a vezetőség, az alkalmazotti közösség, a nevelőtestület, a szakmai munkaközösség, az óvodatitkár, a pedagógus munkát közvetlenül segítők, és egyéb alkalmazottak közössége, a közalkalmazotti tanács. Az intézmény különböző közösségeinek tevékenységét a megbízott vezetők és a választott képviselők közreműködésével az intézményvezető fogja össze. A kapcsolattartás formái értekezletek, megbeszélések, fórumok, elektronikus levelezőlista. 17/45
A kapcsolattartás általános szabálya, hogy a különböző döntési fórumokra, nevelőtestületi, alkalmazotti értekezletekre a vonatkozó napirendi ponthoz a döntési, egyetértési és véleményezési jogot gyakorló közösséget, illetve az általuk delegált képviselőt meg kell hívni, nyilatkozatukat jegyzőkönyvben kell rögzíteni. Az egyes munkakörökhöz tartozó feladat- és hatásköröket, a hatáskörök gyakorlásának módját, a kapcsolódó felelősségi szabályokat a személyre szóló munkaköri leírások tartalmazzák. 8.1 A vezetőség Az intézmény vezetősége konzultatív testület: véleményező és javaslattevő joggal rendelkezik, és dönt mindazon ügyekben, amelyekben az intézményvezető saját jogköréből szükségesnek tart. A vezetőség tagjai Intézményvezető, Intézményvezető-helyettesek, Szakmai munkaközösség vezetője. A kapcsolattartás a vezetőség tagjai között folyamatos, és a szükségleteknek megfelelő. A vezetők irányítják, tervezik, szervezik és ellenőrzik a saját területükhöz tartozó munkát. Írásban és értekezleteken beszámolnak területük működéséről, a kiemelkedő teljesítményekről, hiányosságokról, problémákról, valamint javaslatokat tesznek a fejlesztésekre. 8.2. Az alkalmazotti közösség Az alkalmazotti közösségnek az óvodában foglalkoztatott valamennyi közalkalmazott tagja. A munkavégzéssel kapcsolatos jogaikat és kötelességeiket a munka törvénykönyve és a közalkalmazotti törvény szabályozza. Az alkalmazotti közösséget és azok képviselőit jogszabályban meghatározott részvételi, javaslattételi, véleményezési, egyetértési és döntési jog illeti meg. Részvételi jog illeti meg az intézmény minden dolgozóját és közösségét azokon a rendezvényeken, amelyekre meghívót kap. Véleményezési jog: az intézmény megszüntetésével, átszervezésével, feladatának megváltoztatásával, nevének megállapításával, költségvetésének meghatározásával és módosításával, vezetőjének megbízásával és megbízásának visszavonásával kapcsolatosan. A jogszabályban biztosított véleményezési és javaslattételi joggal rendelkező közösségeken kívül az óvoda működési körébe tartozó kérdésekben javaslatot tehet, véleményt nyilváníthat az óvoda minden közalkalmazottja. Az elhangzott javaslatokat és véleményeket a döntés-előkészítés során a döntési jogkör gyakorlójának mérlegelnie kell. A döntési jogkör gyakorlójának az írásban kifejtett javaslattal, véleménnyel kapcsolatos álláspontját a javaslattevővel, véleményezővel közölni kell. Egyetértési jog: a döntési jogkör gyakorlója csak úgy rendelkezhet, ha a jogosultak ténylegesen egyetértenek. Döntési jog: kizárólagos intézkedési jog, melyet jogszabályok biztosítanak. 18/45
8.3. A nevelőtestület A nevelőtestület a köznevelési törvény alapján meghatározott jogosítványokkal rendelkező testület, amely a nevelési intézmény pedagógusainak közössége, nevelési kérdésekben az óvoda legfontosabb tanácskozó és határozathozó szerve. A nevelőtestület tagja az óvoda valamennyi pedagógus-munkakörben foglalkoztatott alkalmazottja. A nevelőtestület a nevelési kérdésekben, a nevelési intézmény működésével kapcsolatos ügyekben a köznevelési törvényben és más jogszabályokban, továbbá az e Szabályzatban meghatározott kérdésekben döntési, véleményezési és javaslattevő jogkörrel rendelkezik. 8.3.1. A nevelőtestület működésére vonatkozó általános szabályok A nevelőtestület jogállását, döntési, véleményezési és javaslattételi jogkörét a Nkt. 70. -a, valamint a EMMI r. 117. -a határozza meg. A nevelőtestület véleményező és javaslattételi jogkörrel rendelkezik minden, az intézmény működésével kapcsolatos valamennyi kérdésben. A nevelőtestület kötelező véleményezési jogköre Az egyes pedagógusok külön megbízásának elosztása során, Az intézmény vezetőjének megbízása előtt. A nevelőtestület döntési jogköre a pedagógiai program elfogadása, az SzMSz és a házirend elfogadása, a nevelési év munkatervének elfogadása, átfogó értékelések és beszámolók elfogadása, továbbképzési program elfogadása, az intézményvezetői pályázat szakmai véleményezése, a nevelőtestület nevében eljáró pedagógus kiválasztása, jogszabályban meghatározott más ügyekben. A nevelőtestület a nevelési év folyamán rendes és szükség szerint rendkívüli értekezletet tart. A nevelőtestület értekezleteit az óvoda munkatervében meghatározott napirenddel és időponttal az intézmény vezetője hívja össze. A pedagógusok felelőssége és kötelessége, hogy a napirend alapján felkészüljenek, beszámolási kötelezettségüknek eleget tegyenek, és érdemi hozzászólásaikkal segítsék a cél elérését. Az intézményvezető rendkívüli nevelőtestületi értekezlet összehívásáról a napirend három nappal előbb történő kihirdetésével intézkedik. A rendkívüli nevelőtestületi értekezlet öszszehívásának nevelőtestületi kezdeményezéséhez a pedagógusok egyharmadának aláírása, valamint az ok megjelölése szükséges. 8.3.2 A nevelőtestületi értekezlet előkészítésével és lefolytatásával kapcsolatos rendelkezések A nevelőtestület írásos előterjesztés alapján tárgyalja a pedagógiai program, az SzMSz, a házirend, a munkaterv, az óvodai munkára irányuló átfogó elemzés, beszámoló elfogadásával kapcsolatos napirendi pontokat. Az intézményvezető az előterjesztés írásos anyagát a nevelőtestületi értekezlet előtt legalább nyolc nappal átadja a nevelőtestület tagjainak. A nevelőtestületi értekezlet levezetését az intézményvezető-helyettesek látják el. A jegyzőkönyv hitelesítésére az értekezlet egy nevelőtestületi tagot választ. A nevelőtestület akkor határozatképes, ha tagjainak több mint fele jelen van. 19/45