Berhidai Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata I. Bevezető rész 1.) Berhida Város Önkormányzata Képviselő-testülete valamint Vilonya Község Önkormányzatának Képviselő-testülete Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 84. (1) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján az önkormányzatok működésével, a polgármesterek és a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására létrehozta Berhida Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala jogutódjaként - a Berhidai Közös Önkormányzati Hivatalt. Felek 2003. január 1-jétől látják el az igazgatási feladatokat közös hivatal létrehozására irányuló megállapodás alapján. 2.) A Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: SZMSZ) a Berhidai Közös Önkormányzati Hivatal és Vilonyai Kirendeltsége adatait, szervezeti felépítését, működési rendjét tartalmazza, figyelembe véve az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet 13. (1) bekezdésében meghatározottakat. 3.) Hatálya kiterjed a Berhidai Közös Önkormányzati Hivatal és Vilonyai Kirendeltsége vezetőire, valamennyi alkalmazottjára, munkavállalójára. 4.) Az SZMSZ a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (a továbbiakban Mötv., az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban Áht.) valamint a 368/2011.(XII.31.) Kormányrendelet (a továbbiakban R.) alapján készült. II. A Berhidai Közös Önkormányzati Hivatal szervezete 1.) A költségvetési szerv neve: Berhidai Közös Önkormányzati Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) Székhelye: 8181 Berhida, Veszprémi u. 1-3 Illetékességi területe: a) Berhida Város közigazgatási területe b) Vilonya község közigazgatási területe megállapodás szerint.
2 Kirendeltsége: Berhidai Közös Önkormányzati Hivatal Vilonyai Kirendeltsége (a továbbiakban: Kirendeltség) Telephelye: 8194. Vilonya, Kossuth u. 18. A Kirendeltség működési területe: Vilonya község közigazgatási területe A hivatal alapító szerve Berhida Város Önkormányzata Képviselő-testülete (8181 Berhida, Veszprémi út 1-3.), a 170/2012.(XII.13.) Kt határozatával, valamint Vilonya Község Önkormányzata Képviselő-testülete (8194 Vilonya, Kossuth u.18.) a 144/2012.(XII.10.) Kt. határozatával. Alapító okirata: az SZMSZ 1.sz. függeléke Törzskönyvi nyilvántartás száma: 429146. Hatályos alapítói okirat kelte: 2013. január 21. Alapítói okirat száma: PÉ-1-8/2013. Alapítás időpontja: 2013. január 1. 2.) A Hivatal jogállása: önálló jogi személy, melynek vezetője a Polgármester által pályázat útján, határozatlan időre kinevezett jegyző. 3.) A Hivatal tevékenysége: Alaptevékenysége Önkormányzatok igazgatási tevékenysége, mint fő tevékenységi kör, valamint az Mötv. 13. -ból adódó alapfeladatok. A költségvetési szerv alaptevékenységét szintén az alapító okirat tartalmazza. 4.) A Hivatal önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv. Pénzforgalmi számla száma : 11748076-15429142-00000000 Pénzforgalmi számlavezető pénzintézet: OTP Bank Nyrt. 5.) A Hivatal önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervként ellátja az önkormányzati kincstári tevékenység keretében az önállóan működő költségvetési szervként besorolt Település Ellátó és Szolgáltató Szervezet, Süni Óvoda, Hétszínvirág Óvoda és Bölcsőde és Vilonyai tagintézménye, Kultúrház és Könyvtár valamint tagintézménye, a Petőfi Művelődési Ház és Könyvtár, valamint a Családsegítő Központ pénzügyi és gazdasági feladatainak ellátását. Ellátja a fenntartásra átadott Ady Endre Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény és a II. Rákóczi Ferenc Általános Iskola és Vilonyai Tagintézménye üzemeltetésével kapcsolatos pénzügyi és gazdasági feladatokat az üzemeltetési szerződés és a jogszabályok alapján.
3 6.) A Hivatal önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervként végzi az önkormányzat társulási megállapodásaiban foglaltak szerint, az azokban meghatározott módon a Társulásból adódó feladatokat. III. A Hivatal szervezeti felépítése 1.) A polgármester a Képviselő-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a hivatalt. A polgármester foglalkoztatási jogviszonyára a polgármesteri tisztség ellátásának egyes kérdéseiről és az önkormányzati képviselők tiszteletdíjáról szóló 1994. évi LXIV. törvény rendelkezései az irányadók. 2.) A Hivatal egységes szervezet, vezetését a jegyző látja el. A hivatal közszolgálati tisztviselői szervezete: - jegyző 1 fő - aljegyző, titkársági és szervezési irodavezető 1 fő - titkársági és szervezési iroda 3,35 fő - hatósági iroda 9,5 fő - pénzügyi iroda (kincstárral) 10 fő összesen: 24,85 fő kötött A 24,85 főből 2 fő alkalmazására 2003. január 1-től a Vilonya községgel megállapodásban foglaltak szerint kerül sor. Az önkormányzati kincstár többlet feladatait a hivatal a pénzügyi irodán belül látja el. A Hivatal munkaviszonyban álló alkalmazottai: - takarító és kézbesítő 1 fő összesen: 1 fő Az Mtv. hatálya alatti alkalmazott a Titkársági és Szervezési Iroda keretei között látja el feladatait, közvetlen vezetője az aljegyző. 3.) A Hivatal összlétszáma együtt: köztisztviselők: 24,85 fő Mtv. alkalmazott: 1 fő Összesen: 25,85 fő
4 4.) A Hivatal vezetői struktúrája a következő: szervezeti szintek a szervezeti szintnek A konkrét vezetői be- (1) megfelelő lehetséges osztások megnevezése vezető beosztások (3) (2) 4.1. Legfelsőbb vezetői szint jegyző 4.2. Magasabb vezetői szint aljegyző a) Aljegyző, Titk. és Szerv. Irodavez. b) Hatósági Irodavez. c) Pénzügyi Irodavez. 5.) Az iroda tagoltságban működő szervezetek élén az irodavezetők állnak. Az irodavezetők osztályvezetői szintű vezetői megbízásra jogosultak, teljesítménykövetelményeik kialakításánál ezen időponttól a vezetői feladatok ellátását figyelembe kell venni. Képzettségi pótlékra a köztisztviselők a 249/2012. (VIII.31.) Kormányrendelet 2. -a szerint jogosultak. A képzettségi pótlékra jogosító munkaköröket a 6.) pont, illetve az éves költségvetési rendelet tartalmazza. Idegen nyelvtudási pótlék a Kttv. 141. -ban foglaltak szerint még az olasz és roma nyelvvizsga alapján adható. 6.) Az egyes vezetői szintekhez tartozó munkakörök és a munkakörökben foglalkoztatható létszám a következő Vezetői szinthez Vezetőknek közvetlenül A munkakörben fogl. Megjegyzés tartozó beosztás alárendelt munkakörök létszám(m. körönként) Jegyző 1 fő aljegyző 1 fő Hatósági Irodavezető 1 fő (képz. pótlék) Pénzügyi Irodavezető 1 fő (képz. pótlék) Aljegyző, Titkársági és Szervezési Irodavezető Hatósági Irodavezető Szervezési és művelődési üi. 1 fő Munkaügyi, pályázati és szervezési üi. 1 fő Informatikus 0,35 fő részmunkaidő Szervezési és pályázati üi. 1 fő takarító 1 fő Adóügyi és pénzügyi üi. 1 fő (képz.pótlék)
5 Helyi adóügyi üi. 1 fő Ügyfélszolgálati üi. 1 fő Szociális és ügyfélszolgálati üi. 1 fő Anyakönyvvezető 1 fő Igazgatási és szerv. üi. 1 fő (Vilonyán) Műszaki és körny.véd.üi. 1 fő Építésügyi üi. 0,5 fő részmunkaidő Számítógépes adatnyilv. üi. 1 fő Pénzügyi Irodavez. Gazdálkodási és pénzügyi üi. 1 fő Gazdálkodási üi. 1 fő (képz. pótl.) Pénztáros 1 fő Pénzügyi üi, pénztáros 1 fő Pénzügyi üi. 1 fő (képz. pótl.) Számviteli üi. 1 fő Számviteli és pénzügyi üi. 1 fő (képz.pótl.) Pénzügyi és számviteli üi. 1 fő (képz.pótl.) Pénzügyi és adóügyi üi. 1 fő (Vilonyán) összesen: 25,85 fő A közfoglalkoztatási program keretében átmenetileg ügykezelői és szervezési feladatok kisegítésébe bevonásra kerülnek a TESZ alkalmazásában álló, de a hivatali munkahelyre irányított közcélú alkalmazottak a jegyző által egyeztetett módon. A feladatellátásban Hivatalon kívül, a település területén részt vesznek a Polgármester irányításával, a TESZ szervezésével és vezetésével a közmunkát végző dolgozók is. 1.) A Hivatal irányítása A polgármester: IV. A Hivatal irányítása, vezetése, működése a Képviselő-testület döntései szerint és saját hatáskörében irányítja a Hivatalt. Az alpolgármestert a polgármester távollétében annak önkormányzati rendeletben szabályozott és Szervezeti és Működési Szabályzat szerinti irányítási jogosítványai illetik meg. gyakorolja a munkáltatói jogokat a jegyző és az aljegyző tekintetében,
6 egyetértése szükséges a köztisztviselők kinevezéséhez és a Hivatalban alkalmazott fizikai munkatársak munkaszerződésének megkötéséhez, a jogviszony megszüntetéséhez, az irodavezetői megbízáshoz, a megbízás visszavonásához, valamint a köztisztviselők és a Mt. hatálya alatt álló fizikai alkalmazottak jutalmazásához, juttatásaihoz. 2.) A Hivatal vezetése: A jegyző: vezeti a Hivatalt, megszervezi a Hivatal munkáját. Ellátja a jogszabályokban és az SZMSZ-ben meghatározott feladatait, amelynek a munkamegosztás szervezeti rendje, a munkaköri leírásokban és a társulási megállapodásokban foglaltak koordinálásával tesz eleget. e.) f.) Gyakorolja az egyéb munkáltató jogokat az aljegyző tekintetében, szabályozza a köztisztviselők és hivatali alkalmazottak helyettesítését, akik munkaköri leírásukban foglaltak szerint helyettesítik egymást. gondoskodik a köztisztviselők rendszeres továbbképzéséről. rendszeres tájékoztatást ad a Hivatal működéséről a polgármesternek. vezetői feladatainak ellátását az aljegyző, valamint az irodavezetők a munkaköri leírásukban foglaltak szerint segítik. 3.) A Hivatal működése: A Hivatal belső szervezeti egységeiként működő irodákat irodavezetők vezetik. Az irodák vezetőit a jegyző bízza meg a polgármester egyetértésével. Az aljegyző, valamint a Hatósági és Pénzügyi iroda vezetői kötelesek a Képviselő-testületi üléseken részt venni, a polgármester, illetőleg a jegyző vezetői munkáját segíteni. A köztisztviselők és a Hivatali alkalmazottak feladatait a jegyző és a polgármester által együttesen meghatározott munkaköri leírások tartalmazzák, amelyek az SZMSZ 2. számú függelékét képezik. A munkaköri leírásban foglaltak végrehajtását szakszerűen, pártatlanul és igazságosan, az esélyegyenlőség elvének megfelelően, a kulturált ügyintézés szabályai szerint kell ellátni. Az egyes irodák alkalmazottai munkaköri leírásában meghatározott feladatok ellátásáért az érintett köztisztviselőkön kívül munkaszervezési szempontból az adott iroda vezetője és a helyettesítés ideje alatt a tevékenység helyettese is felelős. A Hivatal köztisztviselőjét a tudomására jutott szolgálati titok, valamint a személyes adat tekintetében titoktartási kötelezettség terheli.
7 e.) f.) g.) A polgármester és a jegyző a Hivatalban alkalmazottak részére szükség szerint, de legalább félévenként munkaértekezletet tart, ahol értékelik a hivatal munkáját és meghatározzák a további feladatokat. Az értekezletekről feljegyzést kell készíteni. A polgármester és a jegyző az irodavezetők részére szükség szerint, de legalább havonta tart munkamegbeszélést. Az irodavezetők, az ügyintézők részére havonta, illetőleg a hivatali alkalmazottak részére szükség szerint tartanak munkamegbeszélést. 4.) A Kirendeltség működése: Vilonya község polgármestere a Képviselő-testülete döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a Kirendeltséget. Az alpolgármestert a polgármester távollétében annak önkormányzati rendeletben szabályozott és Szervezeti és Működési Szabályzat szerinti irányítási jogosítványai illetik meg. A Kirendeltségen foglalkoztatottak esetében az egyetértési jogot Vilonya polgármestere gyakorolja, amelyekről előzetesen Vilonya és Berhida polgármestere véleményt nyilvánít. A jegyző c vezeti a Kirendeltséget, az aljegyző útján koordinálja a Kirendeltség munkáját. Ellátja a jogszabályokban és az SZMSZ-ben meghatározott feladatait. c Szabályozza a Kirendeltség köztisztviselőinek helyettesítését, akik munkaköri leírásukban foglaltak szerint helyettesítik egymást c c Gondoskodik a köztisztviselők rendszeres továbbképzéséről. Rendszeres tájékoztatást ad a Hivatal, a Kirendeltség működéséről a polgármesternek. A Kirendeltség működésének szervezési feladatait az irodavezetők bevonásával közvetlenül az aljegyző látja el. e.) f.) A Kirendeltségen alkalmazottak feladatait a jegyző és Vilonya polgármestere által együttesen meghatározott munkaköri leírás tartalmazza, amely része az SZMSZ. 2. számú függelékének. A Kirendeltség köztisztviselőjét a tudomására jutott szolgálati titok, valamint személyes adat tekintetében titoktartási kötelezettség terheli.
8 V. A Hivatal általános feladatai 1.) A Hivatal valamennyi köztisztviselőjének alapvető feladata a kultúrált ügyfélfogadás, az ügyfelek államigazgatási ügyeinek törvényes, gyors intézése, szakszerű tájékoztatás nyújtása. A köztisztviselő feladatait a köz- érdekében, a jogszabályoknak és az irányító testületek döntéseinek megfelelően, szakszerűen, pártatlanul és igazságosan, az esélyegyenlőség elvének érvényre juttatásával, a kulturált ügyintézés szabályai szerint köteles ellátni. 2.) A Hivatal szervezeti egységei és a Kirendeltség kötelesek feladataik ellátása során egymással együttműködni. Az együttműködés során törekedni kell: tevékenységük összehangolására egymás közötti megkeresések gyors és szakszerű intézésére több irodát érintő testületi határozatok, feladatok összehangolt végrehajtására. 3.) A testületi előterjesztések jogi koordinációját a Titkársági és Szervezési Iroda látja el. VI. A Hivatal feladatai 1.) A Hivatal feladatait jogszabályok, a Képviselőtestület, a polgármester és a jegyző határozza meg. 2.) A Hivatal valamennyi szervezeti egységének feladata: A Képviselőtestület és a bizottságok, Településrészi Önkormányzó Testület működésével, valamint a polgármester (alpolgármester) és a jegyző tevékenységével kapcsolatos meghatározott feladatok ellátása, az önkormányzati, nemzetiségi önkormányzati tevékenység munkakör szerinti segítése. A központi és helyi jogszabályok rendeltetésüknek megfelelő végrehajtása a munkaköri lehatárolásoknak megfelelően. Az Önkormányzat, a polgármester, a jegyző feladat- és hatáskör gyakorlásának segítése a BM által kiadott hatásköri jegyzékben foglaltak, illetve a munkaköri leírások szerint (döntés előkészítés, végrehajtás). Az önkormányzati intézmények működésével kapcsolatos koordináció e.) Közreműködés a településfejlesztés, önkormányzati rendezvények, külföldi kapcsolatok szervezésében, bonyolításában. f.) Kapcsolattartás a Hivatal működését elősegítő külső szervekkel.
9 g.) Közreműködés az intézmények irányításával kapcsolatos döntések, intézkedések előkészítésében, a végrehajtás megszervezésében, ezek koordinálásában - irányítói feladatok ellátása nélkül. h.) Felelős részvétel a szervezeti egységek közötti folyamatos tájékoztatásban, információáramlásban, az egységes Hivatal munkáját elősegítő irodák, kincstár együttműködését biztosító kapcsolattartásban. 3.) A Hivatal szervezeti egységeinek főbb feladatai a következők: Titkársági és szervezési iroda főbb feladatai: A Képviselő-testületi, nemzetiségi testület, bizottsági, részönkormányzati, polgármesteri, jegyzői, ügyviteli, szervezési feladatok ellátása. Általános ügyviteli, leíró tevékenység, ügyiratkezelés, ügyirat-nyilvántartás, irattározás, selejtezés. A személyügyi és munkaügyi feladatok ellátása, továbbképzések ütemezése. Általános önkormányzati rendezvény-szervezés és koordináció, sajtófelelősi tevékenység ellátása, művelődési, sport és közbeszerzési feladatok. Önkormányzati társulásokhoz, nemzetközi kapcsolatokhoz kötődő szervezési, leírói tevékenység. Informatikai kapcsolat, nyilvános adat, web lap koordináció, e-mail levelezés. Pályázati figyelés, önkormányzati előkészítés, hivatali koordináció. Hivatali gépjármű igénybevétel koordinálása, takarítás szervezése. Ülésekhez, önkormányzati rendezvényekhez kapcsolódó kézbesítés koordinálása. Hatósági iroda főbb feladatai: Általános államigazgatási és önkormányzati hatósági feladatok döntéselőkészítése, illetve jegyzői megbízás alapján első fokú államigazgatási hatáskör gyakorlása. Ezen belül a környezetvédelmi, természetvédelmi és építésügyi ágazat feladatainak ellátása. Közös Hivatali és önkormányzati társulási megállapodásokban foglaltak szerinti tevékenység szakmai segítése, Az általános hatósági, államigazgatási feladatokon belül az iroda ellátja a Belügyi, az Egészség- és nyugdíj-biztosítási, az Építésügyi és területfejlesztési, a Földművelésügyi, az Igazságügyi, az Ipari, kereskedelmi és idegenforgalmi, a Honvédelmi, a Környezetvédelmi, a Közlekedési, a hírközlési és a vízügyi, a Közoktatási, a Műemlékvédelmi, a Művelődési, a Gyermek és ifjúsági, a Szociális és gyámügyi ágazatba sorolt jegyzői, a képviselő-testület, a polgármester hatáskörébe tartozó feladatokat. Adóügyi igazgatási, hatósági feladat- és hatásköreit, önkormányzati hatósági feladatés hatásköreinek döntés előkészítését, feladataként megjelöltek végrehajtását, ezek koordinálását. Részt vesz a Gyermek- ifjúsági és sport, a Művelődési ágazat feladataiban. Végzi az általános hatósági tevékenységéhez kapcsolódó adminisztratív, jelentési feladatokat és az általános ügyfélszolgálati teendők ellátását.
10 Ellátja az Építésügyi Tájékoztatási Pont jogszabályokban előírt feladatát, valamint az építésüggyel kapcsolatos helyi rendeletekben szabályozott feladatokat, az önkormányzati társulásból, a közös hivatal megállapodásból adódó feladatokat, a környezet- és természetvédelmi, a közlekedési, hírközlési és vízügyi, a honvédelmi, a zaj és rezgésvédelem, a katasztrófa elhárítás helyi feladatait, a vagyonkataszteri tevékenységet. Ellátja az lakás és helyiséggazdálkodással. oktatással, anyakönyvi igazgatással, állampolgársággal, hagyatéki ügyekkel kapcsolatos feladatokat. Pénzügyi Iroda főbb feladatai: Ellátja az önkormányzati ingatlan-nyilvántartással kapcsolatos hivatali feladatokat. Végzi a pénzügyi ágazatból adódó feladatokat és hatásköröket. Ezen belül az önkormányzati költségvetéssel, számvitellel, az adózás költségvetési kihatásaival, kapcsolatos feladatokat. Végzi az önkormányzati kincstári tevékenységet. Részt vesz az önkormányzati intézmények ellenőrzésében, belső ellenőrzésben. Közreműködik a közbeszerzési és a pályázati feladatokban. Végzi a közös hivatali megállapodásból adódóan Vilonya község önkormányzatának pénzügyi ágazatból eredő feladatokat, a kirendeltség pénzügyi ágazathoz kapcsolódó tevékenységének koordinálását. Ellátja az önkormányzati társulások Berhidát és Vilonyát érintő pénzügyi ágazatból adódó feladatait, illetve a kapcsolódó megállapodás szerinti tevékenységet. 4.) A Hivatal ellátja 2003. január 1-től a közös hivatali társulásból adódó feladatokat, a vilonyai kirendeltség szakmai működtetését. A kirendeltség szakmai tevékenységét az aljegyző koordinálása mellett közvetlenül az irodavezetők szervezik és segítik. VII. A Hivatal működésével kapcsolatos egyéb feladatok 1.) Ügyiratkezelés, ügyintézés A hivatalban az iratkezelés az iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint, osztott rendszerben történik. Az iratokat irodánkénti iktatókönyvben, elektronikus programmal vezérelt adatbázisban kezelik. Az iratokat hivatalba érkezésükkor érkeztetni kell. A postán érkező iratok mellé minden esetben csatolni kell a borítékot. A hivatalba személyesen leadott iraton minden esetben fel kell tüntetni az átvevő és átadó nevét, az átvétel időpontját, az átadó és átvevő aláírását. Mindezekre az eljárás kezdő időpontjának megállapíthatósága miatt van szükség.
11 e.) Az ügyiratok érkeztetését, iktatását és kezelésük legfontosabb teendőit az irodákban kijelölt alkalmazott végzi. Az iktatást legkésőbb a beérkezést követő napon el kell végezni, az iktatott ügyiratot az ügyintézőnek átadni. A soron kívül kell iktatni és átadni a sürgős, illetve az azonnali és az 5 munkanapon belül intézendő ügyeket. Az átadás-átvételt dokumentálni kell. Az ügyintézők az ügyet az ügyintézési határidőn belül kötelesek elvégezni. A postázott, illetve jogerősített iratokat az elintézést követően 15 napon belül irattárba kell helyezni. Az irattározásra történő folyamatos iratátadást az irodavezetők kötelesek ellenőrizni, indokolt esetben intézkedést kezdeményezni. Év végén november 15-e előtti irat ügyintézőnél nem maradhat. Erről az irodavezetők felé az irattár kezelésével megbízott köztisztviselő minden év november 10-ig tájékoztatást ad. A tárgyévet követő január 20- ig valamennyi előző évi iratot az iktató ügykezelő részére irattározás céljából át kell adni. A lezáratlan, folyamatban lévő ügyeket csatolt iratként a következő évre iktatott ügyszámon lehet ügyintézésre átadni. A már irattárba helyezett iratot átadás-átvétel mellett lehet kiadni, feltüntetve a visszaadás határidejét. 2.) A hivatal ügyiratkezelése e.) f.) g.) A hivatalban az iktatási feladatokat a jegyző megbízásából az aljegyző ellenőrzi. A hivatalban a kiadmányozást a XI. fejezetben foglaltak szerint kell gyakorolni. A hivatal részére érkező postát a szervezési ügyintéző bontja, majd átadja a polgármesternek és a jegyzőnek kiszignálásra. Szignálás után a titkársági és pénzügyi iroda iratait a titkárságon, a hatósági iroda iratait a hatósági irodán iktatják. Az iktatott irat átadását az ügyintézőnek aláírással dokumentálják. Az aláírt irat postázásáról az iratot előkészítő ügyintéző gondoskodik. Főszabályként valamennyi külső szervtől érkező iratot, továbbá a saját kezdeményezésre induló ügyek alapiratát be kell iktatni. Nem kell beiktatni a nem szakmai meghívókat, a tájékoztató jellegű, csupán tudomásul vételt igénylő iratokat. Valamennyi ügyintéző az iratokról munkafüzetet naprakészen köteles vezetni, havonta lezárni. A telefaxon érkező küldemények fénymásolatát haladéktalanul továbbítani kell a címzettnek.
12 h.) A hivatal iratkezelését a hatályos szabályzatban foglaltak szerint kell ellátni. A szabályzat az SZMSZ 3.számú függeléke. 3.) A hivatal irodáiban az irodavezetők szervezik, ellenőrzik a kiadmányozás rendjét, annak megtartását és indokolt esetben kezdeményezik a szükséges intézkedést. 4.) A hivatal közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatainak kezelése, a közszolgálati nyilvántartás az ügyiratkezeléstől elkülönül, a munkaügyi ügyintéző irodájában történik. A közszolgálati alapnyilvántartás és adatkezelés, adatbiztonság szabályait a Közszolgálati adatvédelmi szabályzat tartalmazza, amely jelen SZMSZ 4. számú függeléke. 5.) Bélyegző nyilvántartás, a bélyegzők használata A bélyegzők megrendeléséről a jegyzővel történt egyeztetés után a kijelölt ügyintéző gondoskodik, aki a használatba adott bélyegzőkről nyilvántartást vezet. A használatra történő átadás során a bélyegzőlenyomat mellett az átvételt aláírással kell igazolni. Az elhasználódott, megrongálódott vagy feleslegessé vált bélyegzőt a kijelölt ügyintézőnek kell átadni, aki azt jegyzőkönyv felvétele mellett megsemmisíti. Ha megszűnik a bélyegzőt kezelő jogviszonya, a bélyegző visszaadását az átvevő nyilatkozaton igazolni kell. 6.) Gépkocsi-igénylés A hivatali gépjárművet külön szabályzat alapján a Pénzügyi Iroda kijelölt ügyintézőjénél kell igényelni. 1.) A jegyző : VIII. A Kirendeltség feladatai Vezeti a vilonyai Kirendeltséget, az aljegyző útján megszervezi annak munkáját. Ellátja a jogszabályokban és az SZMSZ-ben meghatározott feladatait, melynek a munkamegosztás rendje szerint tesz eleget. Szabályozza a köztisztviselők helyettesítését, akik munkaköri leírásukban foglaltak szerint helyettesítik egymást.
13 e.) Gondoskodik a köztisztviselők rendszeres továbbképzéséről. Rendszeres tájékoztatást ad a Kirendeltség működéséről Vilonya polgármesterének. A Kirendeltséget, illetve a körjegyzőséget érintő vezetői feladatainak ellátását az aljegyző és az irodavezetők a munkaköri leírásukban foglaltak szerint segítik. 2.) Ügyiratkezelés, ügyintézés: A Kirendeltségen dolgozó ügyintéző elektronikusan végzi Vilonya község ügyiratkezelését, az iratok iktatását, átadását. A Kirendeltségen az ügykezelés, ügyintézés vonatkozásában a Hivatalra a VII. fejezetben kialakított szabályokat - az a) pontban foglalt kiegészítéssel kell alkalmazni. 3.) A Kirendeltség egészére vonatkozóan az aljegyző szervezi, ellenőrzi az ügyiratkezelés, a kiadmányozás rendjét, annak megtartását és indokolt esetben kezdeményezi - a szükséges intézkedést. 4) Bélyegző nyilvántartás, a bélyegzők használata A bélyegzők megrendeléséről a jegyzővel történt egyeztetés után a kijelölt ügyintéző gondoskodik, aki a használatba adott bélyegzőkről nyilvántartást vezet. A használatra történő átadás során a bélyegzőlenyomat mellett az átvételt aláírással kell igazolni. Az elhasználódott, megrongálódott vagy feleslegessé vált bélyegzőt a kijelölt ügyintézőnek kell átadni, aki azt jegyzőkönyv felvétele mellett megsemmisíti. Ha megszűnik a bélyegzőt kezelő jogviszonya, a bélyegző visszaadását az átvevő nyilatkozaton igazolni kell. IX. A köztisztviselők teljesítményének értékelése 1.) A köztisztviselők munkateljesítményét munkakörének és a hivatal, valamint a Kirendeltség kiemelt céljainak figyelembevételével meghatározott teljesítménykövetelmények alapján a jegyző a jegyző esetében a polgármester - mérlegelési jogkörben eljárva írásban értékeli.
14 2.) A munkateljesítmények értékelésének rendjét az SZMSZ 5. számú függeléke tartalmazza. X. A Hivatal és a Kirendeltség munka- és ügyfélfogadási rendje 1.) A Hivatal és a Kirendeltség munkarendje a következő: Irodavezetők, ügyintézők: Hétfő, kedd, csütörtök: Szerda Péntek: 7.30 órától - 16.00 óráig 7,30 órától 17,30 óráig 7.30 órától - 12.00 óráig A polgármester, jegyző és aljegyző munkarendje heti 40 óra az ülésekhez igazodóan. A Hivatalban a takarító munkarendje a következő: Hétfő, kedd, szerda, csütörtök: de. 6.00-10.00 óráig du. 15.00 19.00 óráig Péntek: de. 6.00-10.00 óráig du. 12.00-16.00 óráig Anyakönyvvezetők ellátják a családi események feladatait. A munkarenden kívüli családi események ellátásáért eseményenként négy óra (4 óra) szabadidőt kell figyelembe venni. 2.) A munkaidőn belül a munkavégzés megszakításával napi 30 perc munkaközi szünetet kell biztosítani kivéve az osztott munkarendet. 3.) A Hivatal és a Kirendeltség ügyfélfogadási rendje a Képviselő-testületek jóváhagyása szerint a következő: Berhidán: - hétfőn 8.00 órától 16.00 óráig - szerdán: 8.00 órától - 17.30 óráig - pénteken: 8.00 órától - 12.00 óráig - kedden és csütörtökön : ügyfélfogadás nincs. Vilonya Kirendeltségen: - a Kirendeltség ügyintézői hétfőn és csütörtökön : 8.00 órától - 16.00 óráig - szerdán 8.00 órától 17,30 óráig
15 kedden és pénteken: ügyfélfogadás nincs. A jegyző, aljegyző, Hatósági Irodavezető igény szerint ügyfélfogadási időben a Kirendeltségen ügyfélfogadást tart. Esetenként, illetve szükség szerint előre meghirdetetten ettől eltérő időpontban kerül sor a helyszíni ügyintézésekre. 4.) Ügyfélfogadási időn kívül a Hivatalban az ügyfélszolgálat útján kell biztosítani az ügyfél tájékoztatást, iratátvételt, kérelem felvételt, illetve azonnal intézendő feladatokat. 5.) A Hivatalban a polgármester (távollétében az alpolgármester) és a jegyző (távollétében az aljegyző) minden héten szerdán ügyfélfogadási időben - fogadónapot tart. 6.) A köztisztviselői és a hivatali munkajogviszonnyal kapcsolatos szabályokat a Közszolgálati Szabályzat tartalmazza, amely az SZMSZ.6.számú függeléke. XI. Az Önkormányzati Hivatal és a Kirendeltség kiadmányozási rendje 1.) A Képviselő-testület nevében a kiadmányozási jogkört a polgármester és a jegyző együttesen gyakorolja (rendelet, határozat). Szerződés, megállapodás esetében a jegyző az aláíró (kötelezettségvállaló), a jogi ellenjegyző, a Pénzügyi Irodavezető a pénzügyi ellenjegyzés gyakorlója. Akadályoztatásuk esetén a jegyzőt az aljegyző, az aljegyzőt a hatósági iroda vezetője helyettesíti. A Pénzügyi Irodavezető helyettesítését a munkaköri leírásban megjelölt irodavezető helyettes helyettesíti. 2.) A költségvetéssel kapcsolatos kiadmányozási rend: Cégszerű aláírásra jogosultak: - a jegyző és a pénzügyi irodavezető együttesen, - a jegyző és a pénzügyi irodavezető-helyettes együttesen - az aljegyző és a pénzügyi irodavezető együttesen - az aljegyző és a pénzügyi irodavezető-helyettes együttesen Kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult: - a jegyző - az aljegyző Pénzügyi ellenjegyzésre jogosult: -a pénzügyi irodavezető, kincstár vezetője - a pénzügyi irodavezető-helyettes Érvényesítésre jogosult:
16 - a gazdálkodási ügyintéző - a pénzügyi ügyintéző - a számviteli ügyintéző 3.) A költségvetéssel kapcsolatos további szabályokat a Gazdasági Ügyrend tartalmazza, amely az SZMSZ 7.számú függeléke, míg a pénzkezelésre vonatkozó szabályokat a Pénzkezelési és Házipénztári Szabályzat tartalmazza, amely az SZMSZ 8.számú függeléke. 4.) A megrendelések aláírási rendje: beszerzések esetén - a jegyző és a pénzügyi irodavezető együttesen, - a jegyző és a pénzügyi irodavezető-helyettes együttesen - az aljegyző és a pénzügyi irodavezető együttesen - az aljegyző és a pénzügyi irodavezető-helyettes együttesen Hibaelhárítás, karbantartás, felújítás, beruházás esetén a - a jegyző és a pénzügyi irodavezető együttesen, - a jegyző és a pénzügyi irodavezető-helyettes együttesen - az aljegyző és a pénzügyi irodavezető együttesen - az aljegyző és a pénzügyi irodavezető-helyettes együttesen A megrendelt felújítási feladatok teljesítését a műszaki ellenőr igazolja. A műszaki ellenőri feladatokat az Önkormányzati Hivatal vezetője által kijelölt személy, vagy a TESZ kijelölt szakvizsgával rendelkező alkalmazottja látja el. 5.) Kiküldetéssel kapcsolatos jogot: - a jegyző, a jegyző távollétében az aljegyző gyakorolja 6.) A helyettesítés rendjére az általános helyettesítés szabályait kell alkalmazni a munkaköri leírásokban foglaltak szerint. A kiadmányozás általános helyettesítési rendje: Távollétében, illetve összeférhetetlenség esetén: a jegyzőt az aljegyző, az aljegyző távollétében a jegyző felhatalmazása alapján a hatósági irodavezető (jelen ügyrendben és a munkaköri leírásokban foglalt eltérésekkel) helyettesíti. 7.) Igazgatási, hatósági ügyekben a kiadmányozás rendje: A polgármester feladatkörében - a polgármester
17 - a polgármester, távollétében az alpolgármester A jegyző feladatkörében - a jegyző - jegyző felhatalmazása alapján - törvényességi ügyekben a jegyző távollétében az aljegyző az aljegyző távollétében a hatósági irodavezető - az irodavezetők, ügyintézők a munkaköri leírásukban meghatározott ügyekben. A hivatal ügyintézője feladatkörében - anyakönyvvezető - törvény, kormányrendelet címzettjeként Kivéve az átruházott jogkörök gyakorlását, amelyben az átruházás címzettje szerinti vezető látja el. 8.) Nyilatkozattétel Tömegkommunikációs nyilatkozattétel, információszolgáltatás önkormányzati ügyekben a polgármester, jegyzői feladat és hatáskörökben a jegyző engedélyével történhet - kivéve a Ket. előírása szerinti ügyirat betekintés, adatszolgáltatás. A Hivatal és a Kirendeltség feladatkörében ellátott ügyekben a képviselők iratbetekintését kizárólag a jegyző ( távollétében az aljegyző )biztosítja. 9.) A belső ellenőrzés: A belső ellenőrzés keretében működtetett vezetői ellenőrzés az aláírási jogok gyakorlása, információ kérés, statisztikai és egyéb adatok elemzése, valamint az irodavezetők és alkalmazottak eseti beszámoltatása, illetve a FEUVE szabályozása szerint valósul meg. A függetlenített belső ellenőr tevékenységét az éves időszakot átfogó ellenőrzési terv, valamint a Belső Ellenőrzési Kézikönyv alapján látja el. Munkájáról évente beszámol Berhida Képviselő-testületének. A Belső Ellenőrzési Kézikönyv e szabályzat az SZMSZ.9.számú függeléke. A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerét és mellékleteit az SZMSZ 1. számú melléklete tartalmazza.
18 XII. A Hivatal és Kirendeltsége munkafeltételei 1.) A Hivatal helyiségeinek használati rendje: A Hivatal helyiségeit rendeltetésüknek megfelelően kell használni. A Hivatal helyiségeinek használói felelősek az intézmény tulajdonának megóvásáért, védelméért, rendjének, tisztaságának megőrzéséért, a tűz- és balesetvédelem, valamint a munkavédelmi szabályok betartásáért, az SZMSZ-ben és egyéb szabályzatokban megfogalmazott előírások betartásáért. A hivatali ügymenet ellátásához használatos helyiségeket a Hivatal nyitvatartási idején kívül zárva kell tartani, és biztosítani kell, hogy azokba illetéktelenek takarítás alatt se léphessenek be. A munkarenden kívül a Hivatal alkalmazottjai csak a jegyző engedélyével tartózkodhatnak. A Hivatal berendezéseit, felszereléseit, eszközeit elvinni csak a jegyző engedélyével, átvételi elismervény ellenében lehet. A Hivatal helyiségeiben párt vagy párthoz kötődő társadalmi szervezet nem működhet, rendezvényt nem tarthat. A Hivatal épületében dohányozni tilos. 2.) Munkakörülmények, vagyonkezelés: A Hivatalon belüli munkakörülmények összefüggenek az alkalmazottak munkahelyének körülményeivel, ellátottságával. Az ellátottság színvonalának emeléséhez minden alkalmazott saját tevékenységével is hozzájárulhat. Az ellátottság színvonala szervesen összefügg az anyag- és energiatakarékossággal, az eszközök védelmével, megőrzésével. Éppen ezért minden dolgozó érezze sajátjának a Hivatal minden létesítményét, berendezését, minden kifizetésre kerülő forintját. A Hivatal éves pénzügyi tervéről, költségvetéséről, pénzügyi előirányzatairól novemberben kell tájékoztatást adni az alkalmazottaknak. Az előző év feladatainak megvalósulásáról a pénzügyi iroda vezetője tart beszámolót február hónapban. A Hivatal fénymásoló gépét kizárólag hivatali célra lehet igénybe venni. Az esetenként jelentkező fénymásolási igényeket (alkalmazottak, illetve ügyfelek nem Hivatalhoz kapcsolódó hivatalos ügyei) 10 forint/lap befizetése ellenében engedélyezhető. A gazdálkodás végrehajtásában a vonatkozó jogszabályok szabályzatok előírásait kell figyelembe venni, illetve betartani és betartatni. 3.) Az 1.) és 2.) pontban foglaltakat értelemszerűen a Kirendeltségen is alkalmazni kell.
19 XIII. A Hivatal és Kirendeltsége kapcsolatai 1.) A Hivatal megfelelő szintű irányítása érdekében a vezetők állandó munkakapcsolatban állnak a fenntartóval, részt vesznek üléseken, az irodavezetők a polgármesterrel és a jegyzővel. 2.) Kapcsolattartás, együttműködés: A Hivatal és a Kirendeltség kiemelt figyelmet fordít a főhatóságokkal és társhatóságokkal, illetékes szervekkel való kapcsolattartásra, együttműködésre. 3.) Térségi együttműködés segítése A Hivatal és Kirendeltség tevékenyen részt vesz az önkormányzatok társulásaiból adódó együttműködés segítésében. Rendszeres munkakapcsolatot tart fenn a környező Polgármesteri Hivatalokkal, vezetőikkel a közszolgáltatások szervezése érdekében Együttműködik az önkormányzati feladatokhoz kapcsolódó szolgáltatókkal és nem helyi önkormányzati intézményekkel. A Hivatal és Kirendeltsége tevékenyen részt vesz az önkormányzat nemzetközi kapcsolataiból adódó feladatok segítésében. 4.) A Hivatal kapcsolatai: Önkormányzati intézmények: az önkormányzati alapítású költségvetési szervek. Önkormányzat által üzemeltetett általános iskolák, Egyéb kapcsolatok: A település területén működő egyesületek, civil szervezetek, egyházak, alapítványok. XIV. Záró rendelkezések 1.) A Szervezeti és Működési Szabályzat a fenntartó jóváhagyásával válik érvényessé.
20 2.) A képviselőtestületi jóváhagyást követően az SZMSZ-t minden Hivatali alkalmazott részére át kell adni. 3.) Az SZMSZ melléklete: 1.számú: Folyamatba épített előzetes és utólagos vezető ellenőrzés rendszere (FEUVE) 4.) Az SZMSZ függelékei a következők: 1.számú: A Polgármesteri Hivatal Alapító Okirata 2.számú: Az alkalmazottak munkaköri leírása 3.számú: Iratkezelési Szabályzat 4.számú: Közszolgálati adatvédelmi szabályzat 5.számú: A munkateljesítmények értékelésének rendje 6.számú Közszolgálati Szabályzat 7.számú: Gazdasági Ügyrend 8.számú: Pénzkezelési és Házipénztári Szabályzat 9.számú: Belső Ellenőrzési Kézikönyv 10.számú: Kötelezettségvállalás rendjének szabályzata 11.számú: Számviteli politika 12.számú: Számlarend (Pénzügyi Irodán) 13. számú: Bizonylati szabályzat 14.számú: Leltározási szabályzat 15.számú: Selejtezési szabályzat 16.számú: Adatvédelmi Szabályzat 18.számú: Informatikai Szabályzat 19.számú: Megállapodás a munkamegosztás és feladatvállalás rendjéről 20. számú: Informatikai Biztonsági Szabályzat 21. számú: Okmányirodai Adatvédelmi szabályzat 22. számú: Munkavédelmi és Tűzvédelmi Szabályzat A működés feltételeit további szabályzatok, vezetői utasítások segítik. 6.) A Szabályzat függelékeit, a Hivatal vezetője az SZMSZ változtatása nélkül is módosíthatja kivéve az alapító okiratot. 7.) Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat módosítása csak a fenntartó jóváhagyásával lehetséges. 8.) A Szervezeti és Működési Szabályzatban foglalt rendelkezések megtartása a Hivatal és Kirendeltsége valamennyi alkalmazottjára nézve kötelező, megszegése esetén a jegyző munkáltatói jogkörében intézkedhet.
21 Berhida, 2013. február 15. Pergő Margit polgármester Dr. Cseh Tamás jegyző A Szervezeti és Működési Szabályzat Kirendeltségre vonatkozó rendelkezéseit Vilonya Község Önkormányzata Képviselő-testülete.../2013.(II.25.) Kt. határozatával véleményezte. Fésüs Sándor polgármester A Szervezeti és Működési Szabályzatot Berhida Város Önkormányzat Képviselőtestülete../2013. (II.28.) Kt. határozatával jóváhagyta. Pergő Margit polgármester