Közszolgálati egyéni teljesítményértékelés Budapest, 2013. július
A teljesítményértékelés gyakorlati megvalósítása
I. Általános leírás A közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (a továbbiakban: Kttv.) 130. (8) bekezdése alapján a közigazgatásért és igazságügyért felelős miniszter a helyi önkormányzatok tekintetében a megyei, fővárosi kormányhivatalok útján - ellenőrzi a teljesítményértékelésre, a minősítésre vonatkozó szabályok és módszertan betartását. A KIH részére meghatározott feladat megfogalmazása: A közszolgálati egyéni teljesítményértékelésről szóló 10/2013. (I.21.) Kormányrendeletben meghatározott közszolgálati egyéni teljesítményértékelés (továbbiakban: TÉR) bevezetését támogató informatikai rendszer fejlesztése a módszertan figyelembe vételével.
II. A TÉR felügyelete, országos szintű irányítása a civil közigazgatás területén A felelős miniszter jogkörében eljáró és az operatív feladatok vonatkozásában országos hatáskörrel rendelkező a TÉR országos szintű működtetése kapcsán a közszolgálati egyéni teljesítményértékelésről szóló 10/2013. (I.21.) Korm. rendelet 23. (1), (3) és (4) bekezdése alapján a következő feladatokat látja el: - módszertani támogatást nyújt a teljesítményértékelések elvégzéséhez; - előkészíti a módszertan módosítását; - monitoring tevékenységet végez a folyamat tekintetében; - lefolytatja az érintett ágazatok és szervezetek szakembereinek felkészítését; - informatikai háttérbiztosítást nyújt; - a közigazgatási minőségpolitikáért és személyzetpolitikáért felelős miniszter által meghatározott szempontrendszer alapján minden év március 31-ig jelentést készít a közigazgatási minőségpolitikáért és személyzetpolitikáért felelős miniszter részére a tárgyévet megelőző év teljesítményértékelésének tapasztalatairól.
III. A TÉR jogszabályi környezete 1. A Rendelet hatálya kiterjed: A Kttv. 1. és 2. -ban meghatározott közigazgatási szervekre és az ott foglalkoztatott közszolgálati tisztviselőre; A fegyveres szervek hivatásos állományú tagjainak szolgálati viszonyáról szóló 1996. évi XLIII. törvény (a továbbiakban: Hszt.) 1. (1) bekezdésében meghatározott fegyveres szervekre és a hivatásos állományú tagjára; A honvédek jogállásáról szóló CCV. törvény (a továbbiakban: Hjt.)87 (2) bekezdésében meghatározott hivatásos és szerződéses állományú tisztekre és altisztekre. A 2013. július 1-én hatályba lépett közigazgatási és igazságügyi miniszter 10/2013 (VI.30) KIM rendeletének célja, hogy támogassa és elősegítse a jogszabályokban meghatározottak teljesítését (26/2013 (VI.26.) BM rendelet). Ezek a következőket tartalmazzák: - a TÉR módszertanában szereplő ajánlott elemekhez tartozó értékelő lapokat, valamint - a súlyozás szempontjait.
III. A TÉR jogszabályi környezete 2. A rendelet hatálya nem terjed ki: - a szakmai vezetőre (közigazgatási államtitkárra és helyettes államtitkárra); - a kabinetfőnökre; - a politikai tanácsadóra és a politikai főtanácsadóra; - az önkormányzati tanácsadóra és főtanácsadóra; - a kormányzati ügykezelőre; - a közszolgálati ügykezelőre, valamint - a közigazgatási szervnél foglalkoztatott munkavállalóra. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a munkáltató mérlegelése alapján dönthet úgy, hogy a szervnél foglalkoztatott munkavállalókra közszolgálati szabályzatban alkalmazni rendeli a teljesítményértékelés szabályait
III. A TÉR jogszabályi környezete 3. A teljesítményértékelés feladatainak időbeni folyamata január 1 - január 31-ig: minden értékelt számára (amennyiben a munkaköri feladatok száma lehetővé teszi) legalább három, legfeljebb négy munkaköri egyéni teljesítménykövetelményt kell meghatározni, valamint elő kell írni részükre a kompetencia alapú munkamagatartás tényezők alkalmazását; június 15 - július 15: első féléves teljesítményt kell értékelni (kivéve Hjt.); július 15-ig: minden értékelt számára meg kell határozni a második féléves munkaköri egyéni teljesítménykövetelményeket (kivéve Hjt.); évközben az értékelő vezető módosíthatja az értékelt teljesítménykövetelményét (az értékelttel egyeztetnie és indokolnia kell); tárgyévet követő január 1 január 31: a tárgyév második félévét, valamint az egész tárgyévet az értékelő vezetőnek kell értékelnie és mérnie, és ekkor történik a minősítés (kivéve Hjt.).
III. A TÉR jogszabályi környezete 4. A teljesítményértékelés feladatai 2013-ban 2013. július 1 - július 31 e közötti feladatok: - minden értékelt számára meg kell határozni a második fél éves munkaköri egyéni teljesítménykövetelményeket; - ismertetni kell a kompetencia alapú munkamagatartás tényezők ; - amennyiben releváns meg kell határozni az ajánlott elemeket is.
IV. A felhasználói kör igényeinek felmérése A TÉR informatikai rendszert eltérő struktúrájú és dolgozói létszámmal rendelkező szervek használják, amelyek különböző igényeket fogalmaztak meg a rendszer funkcióival és üzemeltetésével kapcsolatban. A rendszernek a 3 hivatásrend tekintetében a következő számú felhasználóval kell dolgoznia: Civil közigazgatás: értékeltek száma hozzávetőlegesen 100.000 fő, értékelők száma: 10.000 fő Rendészet: értékeltek száma hozzávetőlegesen 60.000 fő, értékelők száma: 2.000 fő Honvédelem: értékeltek száma hozzávetőlegesen: 14.000 fő, értékelők száma: 1.500 fő Összesen: értékeltek száma hozzávetőlegesen: 175.000 fő, értékelők száma: 13.500 fő Fenti értékek megközelítően pontosak, a rendszernek 250.000 értékeltre vonatkozó adatmennyiséget kell tudnia kezelni. Nyertes vállalkozó: Direct Cybernetics Kft. A Rendelet alapján a rendszerhasználat a felhasználói oldalról önkéntességen alapul.
V. Működési modellek A TÉR folyamatainak támogatására egy központi, webes rendszerű kiszolgáló a legmegfelelőbb, mert ekkor az informatikai felszereltség, a megfelelő informatikai támogatás nem jelent terhet a kisebb szervezetek számára. A jogszabályi előírásokra figyelemmel a webes megoldás mellett az egyénileg telepített, egyszerűsített, hálózati megoldásokat nem tartalmazó TÉR alkalmazások fejlesztését is meg kell oldani, tehát a TÉR működése háromféle modell kialakításával támogatott. A szervezetek maguk dönthetik el, hogy a három modell közül melyiket szeretnék alkalmazni. A fejlesztés produktuma egy támogató szoftver, amely segíti a teljesítményértékelési folyamat lépéseinek végrehajtását, viszont minden szervezetnek a saját szabályozásában pontosítania kell ennek kereteit.
V. Működési modellek V.1. Központosított, webes alkalmazás (TÉR Centrum) 2/1 A TÉR Centrum a központosított webes alkalmazás központja. A BM és HM országos szintű rendszere egy-egy TÉR Centrum, továbbá a civil közigazgatásban a KIH funkcionál TÉR Centrumként. A KIH TÉR Centrumhoz csatlakozó civil közigazgatási intézmények, szervezetek szempontjából működteti a KIH a webes alkalmazást. A TÉR Centrumokban egy-egy darab központi szerverről van szó. A TÉR folyamatot támogató szoftver a BM és HM adatvédelmi előírásainak is teljes mértékben meg kell feleljen.
V.1. Központosított, webes alkalmazás (TÉR Centrum) 2/2 A TÉR Centrum egyszerű, weben keresztül igénybe vehető szolgáltatást biztosít a szervezetek számára, ahol: - egy böngésző segítségével a szervezet jogosult munkatársai - a szervezeti regisztráció után - azonnal megkezdhetik a TÉR használatát; - a szervezetnek nincs szüksége informatikai beruházásra a teljesítményértékelés megvalósításához; - a szoftver továbbfejlesztése, karbantartása, üzemeltetése sem terheli a szervezetet; - a szervezet csak és kizárólag a saját adatait láthatja; - a szoftver megfelel az információs biztonság legszigorúbb előírásainak is; - a kötelező éves adatszolgáltatás a legegyszerűbb formában történhet a szervezeti helyi támogató a beépített lehetőségnek köszönhetően könnyen teljesítheti azt; - a különböző szervezetek közti munkaerőmozgások, áthelyezések, állományból ki- és visszakerülések stb. nem jelentenek többletmunkát, hiszen a korábbi adatok rendelkezésre állnak; - az adatbázisban tárolt adatok mentése és szükség esetén a visszaállításuk a központi TÉR Centrum üzemeltetőjének a feladata.
V. Működési modellek V.2. A TÉR szoftvert önállóan üzemeltető szervezetek Ez alatt egy online eléréssel is rendelkező rendszert értünk, amely nem kapcsolódik TÉR Centrumhoz. Vagy a webes felületről tölti le a szoftvert, vagy saját fejlesztésben dolgozza ki a saját TÉR szoftverét, figyelembe véve a Rendeletben meghatározott kötelező elemeket. Ezek az intézmények ugyanakkor információáramlás szempontjából weben keresztül elérhetőek. Az intézmény saját döntési jogkörében választhatja ezt a megoldást mérettől, munkavállalók számától függetlenül, viszont a TÉR folyamat lezárását követően az adatszolgáltatási kötelezettségnek eleget kell tennie. Az adatok megküldését önállóan kell megoldania. A szervezet díjmentesen megkapja a webes TÉR szoftvert (és a későbbi verziófrissítéseket), amit a saját szervereire telepít. Az üzemeltetéssel kapcsolatban azonban a következő feladatai merülnek fel: - biztosítja a hardver-eszközöket a működéshez; - biztosítja a szakembereket az üzemeltetéshez; - a szoftver újabb verzióinak telepítéséről a szervezet maga gondoskodik; - az éves kötelező adatszolgáltatást a szervezetnek önállóan kell megoldania; - az adatbázis mentését és szükség esetén a visszaállítását a helyi szabályoknak megfelelően kell megoldani.
V. Működési modellek V.3. Helyi szinten telepített, hálózat nélküli alkalmazás-modul offline kitöltés A rendszer "egygépes", hálózat nélkül is működő verziója. Kizárólag a BM és a HM speciális szervezeteinek igényeire kifejlesztve. A közszolgálati tisztviselők vonatkozásában nem választható.
VI. A TÉR kapcsolati szerkezete 2/1 Az országos központ (KIH) kizárólag a TÉR szakmai és módszertani támogatásával, valamint az informatikai rendszer további fejlesztésével, karbantartásával és a jogszabályok követésével foglalkozik. A név nélküli, összesített eredményeket begyűjti és statisztikákat készít. Közvetlen kapcsolata nincs a TÉR-ben rögzített adatokkal, azokat központilag lekérni nem tudja, ezek minden esetben kizárólag a csatlakozott szervezet részéről kerülnek megküldésre.
VI. A TÉR kapcsolati szerkezete 2/2
VII. A közszolgálati egyéni teljesítményértékelés szereplői 4/1 A munkáltatói jogkör gyakorlója (a közigazgatási szerv vezetője) A munkáltatói jogkör gyakorlójának (a közigazgatási szerv vezetőjének) általában az érintett szervezet hierarchiáját alapul véve - meg kell határoznia azoknak a vezető kollégáinak a körét, akik a hozzájuk rendelt munkatársak vonatkozásában kötelesek ellátni az értékelő vezető feladatait. A munkáltatói jogkört gyakorló vezetőnek arra is figyelnie kell, hogy egy értékelő vezetőnek 20 főnél ne kelljen több munkatársat értékelnie, mert ennél nagyobb létszámú értékelési egység tevékenységét a legfelkészültebb vezető részére is jelentős leterheltséget jelent. A teljesítményértékelések eredményeit láthatja.
VII. A közszolgálati egyéni teljesítményértékelés szereplői 4/2 Értékelő vezető A teljesítményértékelés folyamatának, valamint az évzáró minősítés végrehajtásának meghatározó szereplője és fő felelőse beosztásából adódóan, vagy a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőtől külön e feladatteljesítésre kapott felhatalmazás alapján az értékelő vezető. Az értékelő vezető a Kttv. által valamint a R.1 bekezdésének a) pontjában nevesített vezetői felmentett vezetői kört leszámítva nem csak értékelőként, hanem értékeltként is köteles részt venni a teljesítményértékelés és a minősítés folyamatában. A teljesítményértékelés folyamatában a beosztott munkatársai bevonásával meghatározza részükre az adott időszakra vonatkozó teljesítménykövetelményük elemeit. Folyamatosan nyomon követi a teljesítményeket, és ezek alakulásáról visszajelzést biztosít. Elvégzi a teljesítmények rész- és évzáró értékelését.
VII. A közszolgálati egyéni teljesítményértékelés szereplői 4/3 Helyi szervezeti támogató A teljesítményértékelés helyi, szervezeti folyamatának összefogója és koordinálója a szervezeti támogató munkatárs. Szakmai szempontból ajánlott, hogy a humánpolitikai munkatársak köréből kerüljön kijelölésre. Egy adott szervezet munkatársainak nyilvántartása, értékelő vezetők-értékelt személyek összerendelése, a szervezeti egységek hierarchikus összeállítása és az értékelő vezetők értékelési folyamatainak módszertani támogatása is a feladatai között szerepel. Figyelemmel kíséri az értékelő vezetők munkáját és szükség esetén figyelmezteti őket a határidőkre, a lezáratlan feladatokra stb. Elkészíti az eredmény-listákat, a statisztikai lekérdezéseket és ezekről tájékoztatja a szervezet vezetőjét. Összegyűjti a rendszer használatával kapcsolatos tapasztalatokat és azokat továbbítja a KIH felé.
VII. A közszolgálati egyéni teljesítményértékelés szereplői 4/4 Értékelt közszolgálati tisztviselő (Kttv) A teljesítményértékelés és a minősítés másik meghatározó szereplője és alanya a közszolgálati tisztviselő. Az értékelt személy teljesítményértékeléssel kapcsolatos jogait és kötelezettségeit a Kttv. a Hszt., a Hjt. rendelkezései határozzák meg. Ezek betartásán felül az értékelt aktivitására, együttműködési készségére, őszinteségére, tenni akarására is szükség van a sikeres teljesítményértékeléshez. Az informatikai munkatárs vagy szervezeti egység fő feladatai (TÉR Centrumhoz való csatlakozás esetén nem szükséges a kijelölése): - a TÉR működtetését támogató informatikai alkalmazás zavartalan üzemeltetésének biztosítása; - a felhasználók (értékelő vezető, értékelt tisztviselő, szervezeti támogató) felkészítése és segítése a rendszer alkalmazására; - az informatikai rendszer működtetése kapcsán összegyűlt tapasztalatok rendezése, az indokoltnak tartott változtatások, fejlesztések igényének felmérése és jelzése a rendszerfejlesztők, illetve a döntéshozók felé az évente elkészítendő összefoglaló jelentésbe építve.
VIII/1. A TÉR honlap: www.ter.gov.hu
IX. A TÉR elemei I. TÉR elemei Kötelező elemek Ajánlott elemek Egyéni teljesítménykövetelmények Kompetencia alapú munkamagatartás Stratégiai egyéni teljesítménykövetelmények Egyéni fejlesztési célok Év közbeni többletfeladatok Kompetenciák
X. A TÉR elemei I. A teljesítményértékelés komponensei Mérés Konkrétan meghatározható: - az elvárt eredmény - az elvárt határidő - az elvárt mérőpont vagy indikátor. Pld: TÉR felhasználói kézikönyveinek elkészítése július 1., minimum 100 oldal terjedelemben Értékelés A teljesítményértékelés alkalmazása szempontjából azokat a tevékenységeket tekintjük értékelésnek, amikor nem lehet mérhető mutatókkal dolgozni, hanem az értékelő vezető felelősségére, felkészültségére, tapasztalatára, realitásérzékére, elfogulatlanságára kell építeni a feladat megoldását. Pld: Értékelő vezető módszertani támogatása
XI. A TÉR elemei II.- Kötelező elemek I. Egyéni teljesítménykövetelmények Meghatározása a munkaköri leírás alapján történik. Az abban található feladatokból kell meghatározni legalább három, legfeljebb négy teljesítménykövetelményt. Az értékelő vezető felelőssége eldönteni, hogy értékelésként vagy mérésként határozza-e meg a követelményeket. A teljesítménykövetelmények meghatározhatóak vegyesen is pld. 2 mérés és 1 értékelés.
XII. A TÉR elemei II.- Kötelező elemek II. Kompetencia alapú munkamagatartás Az értékelő vezetőnek a teljesítményértékelési időszak kezdetén ismertetnie kell az értékelt közszolgálati tisztviselővel a Korm. Rendelet 3. mellékletében meghatározott hat faktor, ezen belül a tizenöt értékelési tényezőt. Az értékelő lap átfogó képet ad a közszolgálati tisztviselő szakmai professzionalistásáról, rendezettségéről, teherbírásáról, munkaidő-kihasználásáról, személyes és szociális kompetenciáiról, és vezetők esetében az erőforrásokkal való gazdálkodásáról is.
XIII. A TÉR elemei II.- Ajánlott elemek I. Stratégiai egyéni teljesítménykövetelmény A szervezet stratégiai célkitűzéséből lebontott egyéni feladat, melyek teljesítésével a közszolgálati tisztviselő a stratégiai célok elérésére a munkavégzése során befolyással lehet, és amellyel elő tudja mozdítani a szervezet eredményes és hatékony munkáját. Lehet mérés és értékelés is. Pld.: Magyary Zoltán Közigazgatási-fejlesztési program- Kormány Személyzeti Stratégiája- KIH (személyügyi központ)módszertani támogatást nyújt Módszertani anyagok elkészítése
XIV. A TÉR elemei II.- Ajánlott elemek II. Egyéni fejlesztési célok Az egyén fejlődését és a munkavégzést együttesen támogató célok. Lehetnek munkavégzéshez kötődő tudatos egyéni fejlesztés, és munkavégzésen kívüli fejlesztési célok. A fejlesztési célok meghatározásánál figyelemmel kell lenni a közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről szóló 273/2012. (IX. 28.) Korm. rendelet szabályaira, amely szerint az egyéni továbbképzési tervek elkészítéséről a munkáltatói jogkör gyakorlója gondoskodik az éves teljesítményértékelés során. Fontos utalnunk arra, hogy e szabályok csak 2014. január 1-jétől élnek teljes körűen, 2013. évre vonatkozóan még átmeneti rendelkezések szerint működik az új továbbképzési rendszer. Pld: végezze el a TÉR módszertani képzését az értékelési időszak kezdetéig (munkavégzésen kívüli továbbképzés)
XVI. A TÉR elemei II.- Ajánlott elemek III. Év közbeni többlet feladatok Az értékelő vezető a teljesítményértékelési időszak kezdetén, illetve év közben a közszolgálati tisztviselő részére többletfeladatként munkaköri egyéni teljesítménykövetelményt, illetve stratégiai egyéni teljesítménykövetelményt határozhat meg. Lehet pld szervezeti átalakulás kapcsán jelentkező többletfeladat, jogszabály módosítás miatti többletfeladat. Pld: Vegye át, és legjobb tudása szerint lássa el Értékelő Endre értékelő feladatait
XVIII. A TÉR elemei II.- Ajánlott elemek IV. Kompetenciák A teljesítményértékelés rendszerének kialakítása során egy olyan huszonhat kompetenciát tartalmazó kompetencia térkép került összeállításra, amelyből a felhasználók a Korm. rendelet alapján szabadon állíthatják össze annak a két kompetencia osztálynak a kompetencia készletét, amely a vezető és nem vezető közszolgálati tisztviselők kompetencia értékelését teszi lehetővé. A teljesítményértékelés során mind a vezető közszolgálati tisztviselők, mind pedig a nem vezető közszolgálati tisztviselők kompetenciaosztályába hat, a közigazgatási szerv vezetője által meghatározott kompetencia kerül besorolásra. Ezt követően a fennmaradó húsz kompetenciából a munkáltatói jogkör gyakorlójának további három értékelendő kompetenciát kell kiválasztania a vezető és a nem vezető közszolgálati tisztviselők részére. Így összesen a vezetők és a beosztottak esetében kilenc, egyénre szabott, az értékelt feladatrendszeréhez igazított kompetencia értékelésére nyílik lehetőség. A teljesítményértékelés során alkalmazott kompetenciák mindegyike öt szintre van besorolva.
XIX. Az önértékelés. A teljesítményértékelésre vonatkozó jogi szabályozás a közszolgálati tisztviselő önértékelését kötelező jelleggel nem írja elő. Viszont a továbblépés, a minőségi fejlődés biztosítása érdekében megteremti annak a lehetőségét, hogy azoknál a közigazgatási szerveknél, ahol a munkáltatói jogkör gyakorlója az értékelt önértékelését fontosnak tartja és annak végrehajtását el akarja rendelni, ezt jogszerűen megtehesse. A munkáltatói jogkör gyakorlója írásban rendelkezhet úgy, hogy önértékelést is végezzenek a közszolgálati tisztviselők. A rendelet értelmében az értékelt által elvégzett önértékelést az értékelő vezető nem köteles figyelembe venni.
XX. A teljesítményértékelés eredménye, súlyozás I. A szint = kivételes teljesítmény 100 91 % B szint = jó teljesítmény 90 71 % C szint = megfelelő teljesítmény 70 51 % D szint = átlag alatti teljesítmény 50 41 % E szint = elfogadhatatlan teljesítmény 40 0 %
XXI. A teljesítményértékelés eredménye, súlyozás II. Súlyozás Ha nincs ajánlott elem a teljesítményértékelés folyamatában a teljesítményértékelés két kötelező eleme értékelésének, illetve mérésének a részeredményeit egyenlő mértékben (50 % - 50 %-ban) kell figyelembe venni. Ha van ajánlott elem akkor a kötelező elemeket összesen 70%-ban (35 35%) kell figyelembe venni Az ajánlott elemeket pedig 30%-ban a következőképpen: négy ajánlott elem alkalmazása esetén elemenként 7,5 %-ban, három ajánlott elem alkalmazása esetén elemenként 10 %-ban, kettő ajánlott elem alkalmazása esetén elemenként 15 %-ban, és egy ajánlott elem alkalmazása esetén 30 %-ban A súlyozást a szoftver az értékelési időszakban végzi el!
XXII. Az értékelő megbeszélés A teljesítménykövetelmények meghatározásakor és az értékelési időszak végére érve az értékelő vezetőnek és az értékeltnek javasolt elemként le kell folytatniuk a teljesítményértékelő és minősítő megbeszélést. A megbeszélést mindenesetben az értékelő vezetőnek kell kezdeményeznie és irányítania. A teljesítménykövetelmények meghatározásánál az értékelő vezetőnek ismertetnie kell a kötelező, és amennyiben ez releváns, az ajánlott elemek tartalmát. Az évzáró teljesítményértékelő és minősítő megbeszélés előtt az értékelő vezetőnek és az értékeltnek is ajánlott átgondolnia egész éves tevékenységét. Ezen kívül a vezetőnek a megbeszélés menetét, hangsúlyait, az alkalmazandó módszerét és végcélját is végig kell gondolnia.
XXIII. Dokumentációs kötelezettségek A teljesítményértékelés egyes szakaszainál már utaltunk rá, de fontos általánosságban is hangsúlyozni, hogy az értékelő lapok tartalmát két példányban nyomtatott formában is elő kell állítani és nyilvántartásba kell venni, hiszen a papíralapú értékelőlapot mind az értékelő vezetőnek, mind a közszolgálati tisztviselőnek az aláírásával hitelesítenie kell. Ezt követően a papíralapú dokumentum tekintendő hiteles teljesítményértékelési és minősítési eredménynek.
XXIV. Elérhetőségeink A közszolgálati egyéni teljesítményértékeléssel (TÉR) kapcsolatosan a KIH Személyzetfejlesztési Főosztálya készséggel áll rendelkezésre és részletes tájékoztatást nyújt. Honlap: http://ter.gov.hu email: ter.info@kih.gov.hu mobil: +36-30/955-1113
Köszönjük figyelmüket!