B I Z O N Y L A T I S Z A B Á L Y Z A T Készült a 2000. évi C. törvény, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII.31.) Korm. rendelet alapján Érvényes: 2012. január 01-től Költségvetési szerv vezetője 1
TARTALOMJEGYZÉK Bizonylatokra vonatkozó általános szabályok 1. A bizonylati szabályozás célja, tartalma 2. Bizonylati elv, bizonylati fegyelem 3. Bizonylat fogalma, alaki és tartalmi kellékei 4. Szigorú számadási kötelezettség körébe tartozó bizonylatok felhasználása, nyilvántartása 5. A bizonylatok kiállítása, helyesbítése 6. A Bizonylatok feldolgozása és ellenőrzése 6.1 Általános követelmények 6.2 A bizonylatok alaki ellenőrzése 6.3 A bizonylatok számszaki ellenőrzése 6.4 A bizonylatok tartalmi ellenőrzése 7. A bizonylatok szállítása 8. A bizonylatok tárolása 9. A bizonylatok őrzése 10. Bizonylati album kialakítása 2
1. A bizonylati szabályzat célja, tartalma A bizonylati szabályzat célja, hogy biztosítsa az intézménynél a számviteli elszámolásokhoz kapcsolódó bizonylatok kiállításának, ellenőrzésének, továbbításának, felhasználásának, kezelésének rendjét. A szabályzat a következő feladatok ellátásához tartalmaz kötelező előírásokat: - az egyes gazdasági eseményekhez milyen bizonylatot kell használni, - kinek kell a bizonylatot kiállítani, az abban szereplő adatokat kinek kell ellenőrizni, - a bizonylatot kiállító és az ellenőrzést végző felelőssége, - hány példányban kell a bizonylatot kiállítani, mi az egyes példányok szerepe az adatfeldolgozásban, - hogyan kell a bizonylatot továbbítani, miként kell az átvételt igazolni, - kinek és milyen módon kell a bizonylati példányokat megőrizni, mikor lehet azokat selejtezni, - minként kell kezelni a rontott bizonylati példányokat, illetve a tévesen kiállított bizonylat esetén milyen eljárást kell követni. 2. Bizonylati elv, bizonylati fegyelem Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök források állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. A gazdasági események folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokban csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet -hiba esetén- előírásszerűen javítottak. A bizonylatok feldolgozási rendjének kialakításakor a következők szerint kell eljárni: - a pénzforgalmat érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, bankszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor a könyvekben rögzíteni kell, 3
- az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, legkésőbb a tárgynegyedév utolsó hónapjának végéig kell a könyvekben rögzíteni. A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés az ellenőrzés lehetőségét, függetlenül az adathordozók fajtájától, a feldolgozás (kézi vagy gépi) technikájától, logikailag zárt rendszerrel kell biztosítani. 3. Bizonylat fogalma, alaki és tartalmi kellékei Számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, számlát helyettesítő okmány, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek, és amely rendelkezik a számviteli törvényben meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel. A számviteli bizonylatot a gazdasági esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, magyar nyelven kell kiállítani. (külföldi megrendelőnek küldött és magyar nyelven kiállított számlán az adatok a külföldi megrendelő nyelvén is feltüntethetők). A külföldi szállító, szolgáltató számláján azokat az adatokat, megjelöléseket kell a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítést megelőzően magyarul is feltüntetni, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez, az utólagos ellenőrzéshez feltétlenül szükségesek. A számviteli bizonylatokon az adatok időtállóságát a számviteli törvény 169. -ban meghatározott megőrzési időn belül biztosítani kell. A könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők: - a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója, - a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése, - a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása, a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása, - a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell, - a (megtörtént) gazdasági esemény tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és a gazdasági esemény jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően értékadatai, 4
- külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét, - bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik, - a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás, - a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása, - továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír. A számlával, az egyszerűsített számlával, a számlát helyettesítő okmánnyal kapcsolatos további követelményeket más jogszabály is meghatározhat. A számla, az egyszerűsített számla, a számlát helyettesítő okmány alaki és tartalmi hitelességét, megbízhatóságát a költségvetési szerv részéről a feladatot ellátó dolgozó a költségvetési szerv azonosító adatainak feltüntetésével és aláírásával igazolja. Ha a könyvviteli nyilvántartás mint számviteli bizonylat technikai, optikai eljárás eredménye, biztosítani kell: - az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak -szükség esetén késedelem nélküli kiíratását. A bizonylat készíthető: - kézzel, - géppel. A bizonylat csoportosítható keletkezési helyük szerint: külső bizonylatok: mindazon bizonylatok, amelyek kiállítása nem az intézménynél, hanem az érintett bizonylatot kezdeményező külsőszervnél történik, belső bizonylatok: mindazon bizonylatok, melyek elsődleges kiállítása az intézménynél történik Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági eseményt a valóságnak megfelelően, hitelesen rögzíti, hiba esetén előírásszerűen javítottak. A gazdasági események rögzítéséhez elsődlegesen a kereskedelmi forgalomban kapható szabványosított nyomtatványokat kell használni. Abban az esetben, ha valamely gazdasági művelet rögzítéséhez a kereskedelemben nyomtatvány nem kapható, akkor saját készítésű nyomtatványt kell használni, szerkesztésénél be kell tartani a bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékeire vonatkozó előírásokat. 5
4. Szigorú számadási kötelezettség körébe tartozó bizonylatok felhasználása, nyilvántartása 4.1 Szigorú számadású nyomtatványok A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (számlát, egyszerűsített számlát, nyugtát), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat (pl. leltárfelvételi bizonylat), szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A szigorúszámadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Csoportjánál az analitikus nyilvántartónak olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámolását. A nyilvántartásnak nyomtatvány fajtánként tartalmazni kell: - beszerzett bizonylat sorszámát, tömb esetén tól - ig sorszámot, - beszerzés idejét, - a felhasználás kezdő időpontját, - a felhasználás befejező időpontját, - a felhasználásra átvevő aláírását, - a fel nem használt bizonylatokat, visszavételező aláírását. A felülvizsgált, hiánytalannak minősített, nyilvántartásba vett szigorú számadású nyomtatványokat a használatba vételig zárt szekrényben úgy kell őrizni, hogy azokhoz illetéktelen személy ne tudjon hozzáférni. Az átvétel alkalmával minden esetben meg kell vizsgálni, hogy az egyes nyomtatványokban az űrlapok teljes számban megvannak-e. A nyilvántartás mintáját a bizonylati album tartalmazza. A szigorú számadású nyomtatványokat használók a felhasznált mennyiséggel kötelesek elszámolni. Év végén a nyomtatványok leltározását el kell végezni Az ellenőrzési naplók tekintetében a betelt, tőpéldányokat a pénzügyi csoportnál kell zárható szekrényben őrizni. Elszámolási kötelezettség: az 5. év után jegyzőkönyvben rögzítve irattárnak kell átadni, azzal egyidejűleg a nyilvántartásból ki kell vezetni. 6
5. A bizonylatok kiállítása, helyesbítése A bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani. A bizonylaton az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók, továbbá az esetlegessé váló utólagos változások felismerhető, illetve kimutathatók legyenek. A szabályszerű javításokat a következők szerint kell elvégezni. A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni, úgy, hogy az eredeti bejegyzés (szám vagy szöveg) olvasható maradjon. A helyesbített adatokat az áthúzott szám vagy szöveg fölé vagy mellé kell írni. A hibás bejegyzést a bizonylat minden példányán javítani kell. Fel kell tüntetni, a helyesbítés keltét és a bizonylatot helyesbítő személy aláírását. Pénztári bizonylatokat javítani nem szabad. A rontott pénztári bizonylat, készpénzcsekk, stb. helyett új bizonylatot kell kiállítani és a rontott, stornírozott bizonylatot (annak összes példányát) meg kell őrizni. A külső szervektől beérkezett bizonylatokat alaki és tartalmi szempontból ellenőrizni kell. Az ellenőrzés során talált hibákról a bizonylat kiállítóját értesíteni kell és fel kell szólítani a hibás bejegyzés helyesbítésére. A külső szervektől beérkező bizonylatok alaki és tartalmi szempontból történő ellenőrzéséért felelős a beérkező bizonylatok nyilvántartója. Az intézmény külső szervtől érkezett bizonylatot nem javíthat. A hibásan más szerv részére megküldött bizonylatot az intézmény köteles javítani. A javítás történhet az eredeti hibás bizonylat érvénytelenítésével és új bizonylat kiállításával vagy helyesbítő bizonylat kiállításával. A helyesbítő bizonylatnak tartalmaznia kell: - az eredeti bizonylat azonosításához szükséges adatokat, - a módosításnak megfelelő új tételeket. A bizonylatok, nyomtatványok alaki és tartalmi szempontból történő szabályszerű kitöltéséért a bizonylatot kitöltő, az ellenőrzésért a külső szervtől beérkező bizonylatot átvevők a felelősek. 6. A bizonylatok feldolgozása és ellenőrzése 6.1. A bizonylatok csoportosítása és az általános követelmények 7
A bizonylatokat az alábbiak szerint csoportosítjuk: - pénztárbizonylatok, - banki bizonylatok, - beérkező számlák, - kimenő számlák, - belső bizonylatok (vegyes bizonylatok), - munkaügyi és bérszámfejtési bizonylatok. A bizonylatok feldolgozása során ellenőrizni kell a bizonylatokon feltüntetett adatokat, azok hitelességét. A feldolgozás során a következő feladatokat kell elvégezni: - A feldolgozás során ellenőrizni kell az aláírók jogosultságát, bizonylatok alaki, tartalmi és számszaki helyességét, a bizonylatok teljes körűségét bizonylatok rendelkezésre állására és a feldolgozásra vonatkozóan. - Ki kell jelölni azokat a főkönyvi számlákat (analitikus, nyilvántartásokat), amelyeken a gazdasági művelet hatásának értékét illetve mennyiségi adatait rögzíteni kell. - A bizonylaton el kell végezni a számlakijelölést, illetve a kódolást végző személy kézjegyével azt el kell látni. - Rögzíteni kell a könyvelés megtörténtét, időpontját és az egyeztetés tényét. - Biztosítani kell megfelelő hivatkozással a visszakeresés lehetőségét. 6.2 A bizonylatok alaki ellenőrzése Ennek keretében vizsgálni kell: - a gazdasági esemény bizonylatolása az előírt bizonylaton történt-e, - a bizonylatokat sorszám szerint vették-e használatba szigorú számadású nyomtatványok esetén, - a bizonylatok kitöltése teljes körűen megtörtént-e, minden szükséges adat szerepel-e a bizonylaton, - a kiállító, az érvényesítő és az utalványozó (eseménytől függően az ellenőr), valamint a gazdasági eseményben érintett dolgozók aláírása szerepel-e a bizonylaton, 8
- a bizonylatok kiállítása megfelelő-e, a javítások szabályszerűek-e, - a szükséges mellékletek csatolva vannak-e. 6.3 A bizonylatok számszaki ellenőrzése A számszaki vizsgálat során meg kell győződni arról, hogy a mennyiségi és értékadatok, a számolási műveletek helyesen kerültek-e rögzítésre. 6.4 A bizonylatok tartalmi ellenőrzése Vizsgálni kell a gazdasági esemény szükségességét, indokoltságát, az alkalmazott árak helyességét, a vonatkozó jogszabályi előírások betartását. 7. A bizonylatok szállításánál úgy kell eljárni, hogy azokba illetéktelen személyek ne tekinthessenek be, külső károsodás ne érje, és hiánytalanul eljusson a rendeltetési helyére. A bizonylatok elhelyezésére és szállítására szolgáló eszköz megválasztásakor figyelembe kell venni tartalmuk fontosságát, a szállításukra vonatkozó technikai előírásokat. 8. A bizonylatok tárolása A bizonylatok tárolása, megőrzése során biztosítani kell, hogy azok könnyen hozzáférhetők, visszakereshetők legyenek és a tárolás alatt, károsodást ne szenvedjenek. A könyvelési bizonylatokat időrendi sorrendben, irattárban kell tárolni. A gazdálkodás évét megelőző 5 év összegyűjtött könyvelési anyagát a mindenkori könyvelő tárolja, a könnyebb hozzáférhetőség érdekében. Ezt követően gondoskodni kell az irattárnak történő átadásról, melyről jegyzőkönyvet kell készíteni. 9. A bizonylatok őrzése - A költségvetési szerv a költségvetési évről készített beszámolót valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést. főkönyvi kivonatot, valamint más e törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást, olvasható formában, valamint az adatok feldolgozásánál alkalmazott, működőképes állapotban tárolt számítógépes programot legalább 10 évig köteles megőrizni. - A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus illetve részletező nyilvántartásokat is) legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A folyószámláknál az elévülési idő a folyószámla megszűnésének időpontjával kezdődik. 9
- A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik az előző bekezdés szerinti megőrzési kötelezettség. - A megőrzési időn belüli szerezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így az első és a második bekezdés szerinti bizonylatok megőrzéséről, a szerezeti változás végrehajtásakor, intézkedni kell. - Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak elismervény ellenében szabad. A hatósági intézkedésre a megőrzés helyéről kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot vagy a bizonylatról bármilyen módszerrel előállított másolatot kell készíteni, azt az eredeti bizonylat visszahelyezéséig bizonylatként kell megőrizni. 10
BIZONYLATI ALBUM JEGYZÉKE Sorszám Megnevezés Változat Érvénybelépés időpontja 1. Állományba vét. bizonylat KATAWIN program által előállított 2. Állományba vételi bizonylat BSz.ny 11-46/V.r.sz 3. Beruházások egyedi nyilvántartó lapja PTI 09/97 4. Bevételi pénztárbizonylat B.318-100/A/N.r.sz 5. Kiadási pénztárbizonylat B. 318-101/N r. sz. 6. Elszámolásra kiadott előlegek nyilvántartása B.sz.ny. 13-135 7. Időszaki pénztárjelentés BSzny 13-20/új r. sz 13-134/N r. sz 8. Címletjegyzék Hatályon kívül h. időpontja 9. Készpénzigénylés elszámolásra BSzny 13-134/ r. sz. 10. Tárgyi eszköz leltárfelvételi ív és összesítő KATAWIN program által előállított 11. Tárgyi eszközök állománycsökkenési bizonylata. B.SZ. ny. 11-56 12. Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás B 18-70/új 13. Számla B 13-374/V/új r. sz. 14. Számla B 13-3746/B/V/O r. sz. 15. Leltárfelvételi jegy B 14-10/a r.sz. 16. Leltárfelvételi jegy B 14-11 r. sz. 17. Időszaki pénztárjelentés B sz. ny 13-20/új r. sz. 18. Részvények egyedi nyilvántartó lapja PTI 12/97 19. Értékpapírok egyedi nyilvántartó lapja PTI 25/97 20. Fejlesztési célú hitelek PTI 27/97 11
21. Szigorú számadású nyomtatványok munkahelyi nyilvántartó lapja D 13-77 r.sz.. 22. Tehergépjármű menetlevél 2007/01/01 D gépj. 21/új r. sz. 23. Jelentés betegszabadság igénybevételéről 24. Jelentés a munkából való távolmaradásról 25. Igazolás 26. Nyugta 27. Könyvelési bizonylat 28. Fizetési előleg törl. részl. levonására megbízás 29. Fizetési előleg igénylő lap 30. Marhalevél 2007/01/01 31. Utalványrendelet 32. Rendszeres személyi kiadások kötelezettségvállalás nyilvántartás Rendszeres személyi juttatás név szerinti nyilvántartása Rendszeres személyi juttatások előirányzata és felhasználásának teljesítése 2003.09.01. 12