PÁLYÁZATI ÚTMUTATÓ Könyv, folyóirat - és tanulmánykiadás pályázati felhíváshoz
A Pallas Athéné Domus Innovationis Alapítvány könyv, folyóirat - és tanulmány megírására kiírt felhívásában résztvevő Pályázóira az alábbi meghatározott jelentkezési, tervezési és elszámolhatósági szabályok vonatkoznak. I. BEVEZETŐ A felhívás a Társadalmi Felelősségvállalás jegyében értékteremtő, konkrét szellemi és/vagy tárgyi eredményt felmutatni tudó programok megvalósítására szeretne ösztönözni, az e célokat tükröző igényes, minőségi pályázatok támogatásával. II. JELENTKEZÉSI ŰRLAP KITÖLTÉSI ÚTMUTATÓ! A pályázati kiírás alatt található a Jelentkezési űrlap dokumentum, aminek a letöltése után tudja megkezdeni annak kitöltését.! Csak az Alapítvány által megadott mezők szerkeszthetőek, maga az űrlap nem.! A mezőket értelemszerűen kell kitölteni és csak abba a mezőbe lehet írni, ahol a Szöveg beírásához kattintson ide mondat olvasható.! A jelölőnégyzetek beikszelése kötelező, annak elmulasztása érvénytelen pályázatnak számít. 1. Adatlap! Az adatlap kitöltése előtt figyelmesen olvassa el a honlapunkon található adatkezelési nyilatkozatot.! Az adatok megadása után, a táblázat alatt olvasható nyilatkozatok elfogadásához szükséges, a jelölőnégyzetek beikszelése. 2. Pályázó rövid bemutatkozása! Egy rövid, lényegretörő bemutatkozás szükséges, melyben a legfontosabb tudnivalókat gyűjti össze önmagáról a pályázó. 2
3. Pályázat rövid bemutatása! Egy rövid, lényegretörő összefoglaló szükséges, amiben a legfontosabb tudnivalókat gyűjti össze a könyvről/folyóiratról/tanulmányról a pályázó. 4. Költségvetés! A pályázat költségtervében szereplő összegeket forintban kell megadni a pályázati kiírás alatt található Költségterv minta dokumentum alapján és külön excel formátumban kell benyújtani a jelentkezéskor.! Az ÁFA elszámolhatósági szabályainak értelmezésekor a vonatkozó, hatályos, hazai jogszabályokat minden esetben figyelembe kell venni.! A pályázónak az áfa státuszáról a pályázatban nyilatkoznia kell, ehhez az Áfa nyilatkozat dokumentumot kell kitölteni az alábbi lehetőségek alapján: a. Amennyiben a Pályázó áfa levonására egyáltalán nem jogosult (pl. nem adóalany, EVA- alany, közérdekű tevékenységet végez, tevékenysége egyéb sajátos jellegére tekintettel mentes az adó alól), kiadásait bruttó módon kell terveznie és elszámolnia. b. Hasonlóan kell eljárni abban az esetben is, ha a Pályázó az áfa levonására jogosult, de a támogatásból finanszírozott könyv/folyóirat/tanulmány megírásával és kiadásával összefüggő beszerzések kapcsán áfa levonási joga nincs. c. A támogatást igénylőnek amennyiben áfa levonásra jogosult kiadásait nettó módon kell terveznie és elszámolnia.! Csatolni kell egy 30 napnál nem régebbi NAV igazolást a köztartozásmentességről. Az alábbi kritériumoknak megfelelő költségek minősülnek támogathatónak:! A pályázati szerződésben meghatározott időszak alatt a Pályázónál ténylegesen felmerült, teljesített, számlázott és kifizetett költségek számolhatóak el.! Közvetlenül kapcsolódnak a támogatott könyvhöz/folyóirathoz/tanulmányhoz, illetve a pályázatban elfogadott költségvetésében szerepelnek. 3
! Arányosak, reálisak és szükségesek a könyv/folyóirat/tanulmány megírásához és kiadásához.! Kifejezetten a pályázat céljának megvalósulását szolgálják, a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség figyelembevételével.! A Támogatott számviteli nyilvántartásában azonosíthatók, igazolhatók, ellenőrizhetők: a számviteli nyilvántartás alkalmas legyen a könyvvel/folyóirattal/tanulmánnyal kapcsolatos összes költség, a folyósított támogatás és az esetleges bevételek, alátámasztó dokumentumok kimutatására, biztosítására.! Megfelelnek a hatályos számviteli, adó és társadalombiztosítási jogszabályoknak. A Pályázó a fentebb említett alapelvek betartása során jóhiszeműen és tisztességesen köteles eljárni. Az alábbi tudnivalókra érdemes figyelni a költségek tervezésekor: a. Dologi jellegű kiadások A pályázatban feltűntetett és a pályázati anyag megírásához és kiadásához közvetlenül kapcsolódó költségek vehetők figyelembe. Mindig a költséghatékony megoldást kell választani. Amennyiben a Pályázó nem kiadó, a pályázat benyújtásával egyidejűleg árajánlatot is szükséges mellékelni a nyomdai költségek vonatkozásában. A benyújtott költségtervben a költségnemek a projekt megvalósítási fázisainak megfelelő bontásban szerepeljenek. Dologi költségek elszámolásának alátámasztó dokumentumai: a. Árajánlat b. Megbízási szerződés c. Számla, d. Teljesítési igazolás e. Kifizetést igazoló dokumentum (bankszámlakivonat, pénztári bizonylat) b. Személyi jellegű költségek 4
Támogatott által: Kizárólag megbízási szerződéssel alátámasztatott; Bruttó bérköltségek és az azt terhelő adók, járulékok számolhatók el a projektben résztvevő személyek vonatkozásában; Az adott személy feladatai a megbízási szerződésben, vagy a munkaköri leírásban kell, hogy szerepeljenek; A könyv/folyóirat/tanulmány megírásában és kiadásában résztvevő személyek létszámát, nevét, illetve a projektben betöltött szerepüket (pl. szerző, lektor, szerkesztő, korrektor stb.) ismertetni kell a pályázatban, és a költségvetésében. Amennyiben a résztvevők még nem ismertek a pályázat elkészítésének időpontjában, a projektben betöltendő szerepet és az ahhoz tartozó elvárásokat ismertetni kell a pályázatban, illetve a költségvetésben. Személyi költségek elszámolásának alátámasztó dokumentumai: Hitelesített szerződés másolatok (megbízási szerződés, egyéb, munkavégzésre irányuló jogviszonyhoz köthető szerződés) Munkaköri leírás Bérkarton a számfejtett adókkal, melyen a szociális hozzájárulási adó és a fizetendő szakképzési hozzájárulás is szerepel Megbízási díj és adóinak, járulékainak kifizetését igazoló dokumentumok (bankszámlakivonat, pénztári bizonylat) c. Bevétel! A könyv/folyóirat/tanulmány megvalósulása során keletkezett árbevétel egy becsült összeg, amellyel a projekt összköltségét az önerő figyelembevétele mellett, minden esetben csökkenteni szükséges. Ez adja ki a támogatási igény értékét. Mivel ez egy kalkulált szám, ennek alátámasztása számviteli bizonylatokkal nem lehetséges, így az elszámoláskor ezt az Alapítvány nem kéri. 5
5. Kötelezően benyújtandó dokumentumok listája! A pályázati kiírásban és az űrlapban olvasható kötelezően benyújtandó dokumentumokat csatolni kell a végső pályázati anyaghoz és egy PDF dokumentumban kell megküldeni maximum 50 oldalban a palyazat@padibudapest.hu e-mail címre.! A költségtervet külön excel formátumban kell csatolni.! A teljes pályázati dokumentáció (jelentkezési és költségtervezési űrlap) kitöltése után, az alábbi címen kell a pályázatot elmenteni: PéldaKft._Könyvűrlap_Pdf (jelentkezetési űrlap + kötelezően benyújtandó dokumentumok) PéldaKft._Könyvköltségterv_xls 6
III. ELSZÁMOLÁSI SEGÉDLET Támogatás folyósítása:! A megítélt támogatási összeget a szerződő felek forintban rögzítik a támogatási szerződésben. A folyósítás a támogatási szerződés aláírását követően, a szerződésben meghatározott határidőn belül, kizárólag a Támogatott saját bankszámlaszámára történik.! A Támogatott köteles a folyósított támogatást igazoló banki kivonatot az Alapítvány felé történő elszámoláshoz mellékelni. Az alátámasztó dokumentumok:! A Támogatott köteles az önerő és a támogatás felhasználását 100%-ig bizonylatokkal alátámasztani a költségtervének megfelelően! Számla: A pályázat megvalósításával kapcsolatban felmerülő költségek elszámolására a mindenkor hatályos vonatkozó jogszabályokkal összhangban kiállított bizonylat fogadható be. A számla kötelező adattartalmára vonatkozó előírásokat az ÁFA tv. 169. -a szabályozza. Előlegszámlát befogadni csak a végszámla leadását követően áll módunkban. A számlán a szerződésben szereplő támogatott pontos neve, székhelye és adószáma kell, hogy szerepeljen. Amennyiben a számla értéke nem teljes mértékben kerül elszámolásra, úgy kérjük feltűntetni az elszámolni kívánt összeget. Szerződések: Minden, számlához köthető szerződést, megállapodást és annak mellékleteit hitelesíteni kell az elszámoláskor. 1. Az elszámolásra kerülő számlák és alátámasztó dokumentumok az Alapítvány Kuratóriuma által jóváhagyott költségvetési táblázat alapján kerülnek ellenőrzésre. 2. Az elszámoláshoz szükséges bizonylatokat (számlák, banki kivonatok, kiadási pénztárbizonylatok, személyi jellegű költségek bizonylata, stb.) a támogatási szerződésben meghatározott elszámolási határidőig áll módunkban befogadni. A határidőn túl keletkezett bizonylatok elutasításra kerülnek. 7
3. A pályázat mellékleteként benyújtott áfa-nyilatkozat az alapja a benyújtott számlák megítélésének. Amennyiben a pályázó Áfa visszaigénylésre jogosult, a számlák nettó módon kerülnek elszámolásra. 4. Minden dokumentumot hiteles másolatban kérünk leadni, a hitelesítés módja a következő: A fénymásolatot a nyertes pályázó aláírásával kell ellátni, illetve feltüntetni a következő szöveget: a. A másolat az eredetivel mindenben megegyező. b. A PADI Alapítvány felé elszámolva a.. számú kuratóriumi határozat alapján 5. A számviteli bizonylatokról a költségterv alapján egy elszámolási összesítő táblázatot kell készíteni excel formában (lásd: támogatási szerződés melléklete mintájára), mely tartalmazza a költségszámla sorszámát, a kiállító nevét, a pályázathoz benyújtott költségtervben megadott költségsorok nevét, illetve, hogy mekkora összeget kíván az önerő, illetve a támogatás terhére elszámolni. 6. Az önerő átcsoportosítható az utólagos elszámolásban a már meglévő, a Kuratórium által jóváhagyott költségsorok között. 7. Az Alapítvány a Kuratórium által jóváhagyott költségtervet veszi alapul az elszámolás ellenőrzésekor, így a költségterv és az elszámolási összesítő közötti különbözetet vissza kell utalni az Alapítvány részére. A Támogatottnak a projekt időszakában, de legkésőbb az elszámolási határidő előtt 2 hónapig van lehetősége egy alkalommal költségvetés módosítási kérelemmel élni. Ez a kérelem csak azon Támogatottak esetében lehetséges, akik csak kisebb változtatásokat szeretnének kérni a Kuratórium által jóváhagyott költségtervhez képest. Kérelem benyújtásának módja: a. Hivatalos levelet szükséges írni a palyazat@padibudapest.hu e-mail címre, amiben megindokolja a költségvetés módosításának szükségességét és csatolja hozzá a módosított költségtervet. b. Ezután a kérelem elbírálásra kerül az Alapítvány által, aminek eredményéről tájékoztatjuk a Támogatottat. 8
Elszámolásokban használatos forintra történő átváltási módszer:! Az elszámolásokban a felmerült és kifizetett költségeket forintban kell feltüntetni. A nem forintban felmerült költségek (más külföldi pénznem) forintra történő átváltása a következő módszerrel lehetséges: A pénzügyi teljesítés napján érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által meghatározott napi középárfolyamon: http://mnb.hu/arfolyamlekerdezes Egyéb, az elszámoláskor benyújtandó dokumentumok:! Kiadványokból 2 nyomtatott példány az Alapítvány részére saját felhasználásra, feltűntetve a Pallas Athéné Domus Innovationis Alapítványt, mint támogatót. A PADI logót a palyazat@padibudapest.hu e-mail címen lehet kérni.! A kiadvány szerzői jogai, a mű Alapítvány részére történő átadásától függetlenül, továbbra is a Támogatottat, mint Szerzőt illetik meg, az Alapítvány részére átadott kiadvány felhasználásához, többszörözéséhez, stb. a Támogatott hozzájárulása szükséges. Elszámolás benyújtásának rendje: A Támogatottnak a támogatási szerződésben meghatározott határidőig kell az elszámolását benyújtania, előzetesen elektronikusan a palyazat@padibudapest.hu email címre. Tárgymezőbe kérjük feltüntetni az alábbi hivatkozást: 1. PADI elszámolás, Támogatott neve, a támogatási szerződésben szereplő határozatszám 2. Jóváhagyást követően, kérjük papír alapon is eljuttatni a 1013 Budapest, Döbrentei utca 2. szám alatti 7 emeletes irodaház épületébe, postai vagy személyes úton. 9