Iktatószám: 0593-RH/2012 DUNAÚJVÁROSI FŐISKOLA TELJESÍTÉSI IGAZOLÁSI ÉS ÉRVÉNYESÍTÉSI RENDJÉNEK SZABÁLYZATA Szenátus 25-2012/2013. (2012.12.18.) sz. határozatával 2012. 12. 18-án elfogadta Hatályba lépés: 2012. 12. 19. A szabályzat karbantartásáért felelős: a mindenkori Gazdasági Főigazgató 2012. Dunaújváros
2. kiadás 0. módosítás 2(12). oldal TARTALOMJEGYZÉK A szabályzat hatálya... 3 Értelmező rendelkezések... 3 Kötelezettségvállalás... 4 Kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése... 5 Szakmai teljesítés igazolás... 6 Érvényesítés... 7 Utalványozás... 7 Összeférhetetlenség... 8 A fedezet (keret), a keretgazdálkodás, keretáthelyezés... 8 Helyettesítés... 9 Felelősség... 10 Kapcsolódó nyilvántartások... 10 A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítés... 10 folyamatleírása... 10 Hatályba léptető és záró rendelkezések... 12 2
2. kiadás 0. módosítás 3(12). oldal PREAMBULUM A Felsőoktatásról szóló 2011. CCIV. törvény (a továbbiakban: Ftv.) az Államháztartásról szóló a 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.), Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormány rendelet ( a továbbiakban: Áht. vhr.), továbbá a Dunaújvárosi Főiskola Szervezeti és Működési Szabályzata és Gazdálkodási Szabályzata alapján a Dunaújvárosi Főiskola (a továbbiakban: Főiskola) Szenátusa a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, teljesítés igazolás és érvényesítés rendjét az alábbiakban szabályozza: A szabályzat hatálya 1. A szabályzat hatálya kiterjed a Főiskola valamennyi szervezeti egységére, a Főiskola nevében végzett kötelezettségvállalásra, utalványozásra, ellenjegyzésre, szakmai teljesítés igazolására és az érvényesítésre. Értelmező rendelkezések 2. (1) Jelen szabályzat alkalmazásában: a.) Kötelezettségvállalás: A tervezett előirányzatok felhasználására irányuló első intézkedés. Különösen az - írásban lefektetett - kinevezés, személyi juttatások megállapítása, foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszony létesítése, szolgáltatás megrendelése, tárgyi eszközök és készletek beszerzése, közbeszerzési eljárás elindítása, beruházási és felújítási szerződések aláírása, valamint minden más fizetési ellenszolgáltatási kötelezettséggel járó szerződés kötése, illetve bevétel megszerzésére irányuló pénzügyi kihatású intézkedés. b.) Pénzügyi ellenjegyzés: Annak írásban történt előzetes igazolása, hogy az adott kötelezettségvállalásnak megfelelő forrás - összegében és jogcímében - rendelkezésre áll, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. c.) Szakmai teljesítés igazolása: A kiadás teljesítésének (és a bevételek beszedésének) elrendelése előtti -az adott ügylethez kapcsolódó - ellenőrzés, amelynek célja annak szakmai igazolása, hogy a kötelezettségvállalás dokumentumában vállalt kötelezettségek teljesítése megfelelő-e, és megalapozza-e a kiadások teljesítését, illetőleg a bevételek beszedését. d.) Szakmai teljesítést igazoló: A kötelezettségvállaló, vagy az általa írásban megbízott személy. e.) Utalványozás: A kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának írásbeli elrendelése. f.) Érvényesítés: A kiadás teljesítése, a bevétel beszedése előtt, a szakmai teljesítés igazolás alapján az összegszerűség, a számlára, számlát helyettesítő bizonylatra előírt alaki követelményeknek való megfelelés, továbbá a szükséges fedezet meglétének ellenőrzése. g.) Témaszám: A Főiskola elkülönítetten kezelt kereteinek egyedi azonosítója. h.) Költségvetési keret: olyan keretösszeg, amely felett a témagazda, projektfelelős vagy az adott szervezeti egység kötelezettségvállalásra jogosult vezetője rendelkezik ezen szabályzatban foglaltak szerint. 3
2. kiadás 0. módosítás 4(12). oldal i.) Előirányzat felhasználási terv: A Főiskola várható bevételeinek (támogatás, saját bevétel, átvett pénzeszköz), valamint az időszak elején rendelkezésre álló forrásainak (készpénz és bankszámla állomány együttes összege) figyelembevételével legalább havi ütemezéssel tartalmazza a teljesíthető kiadásokat (a korábbi időszakról áthúzódó fizetési kötelezettségekkel együtt), melyeket olyan részletességgel kell kimutatni, hogy az megbízható alapja legyen a kötelezettségvállalási jogkör gyakorlásának és a likviditás biztosításának. Kötelezettségvállalás 3. (1) Kötelezettségvállalásnak minősül különösen a megbízás, megrendelés, megrendelés visszaigazolása, szállítási -, vállalkozási -, szolgáltatási - és bérleti szerződés, közalkalmazotti jogviszonyt létrehozó, módosító és megszüntető nyilatkozat, kiküldetés elrendelése. Előzetes kötelezettségvállalásnak minősül a közbeszerzési eljárás közzétett ajánlati, részvételi felhívása, a pályázat kiírása, amennyiben nem kerül visszavonásra. Kötelezettségvállalásnak minősül a pályázat benyújtása a támogatói szerződés megkötéséig. A projektekben kötelezettségvállalót a Támogató szerv felé be kell jelenteni. (2) A kötelezettségvállalás dokumentumai: kinevezési (visszavonási, megszüntető) okirat, szerződés, megállapodás, visszaigazolt megrendelés, beruházás-finanszírozási alapokmány, részprogram engedélyezési okirat, pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma és minden egyéb dokumentum, amelyből a Főiskola számára fizetési, szolgáltatási vagy egyéb gazdasági kihatású kötelezettség származik. (3) A Főiskola nevében az alapító okiratban, illetve a költségvetési alapokmányban foglalt feladatok célszerű és hatékony ellátása, végrehajtása során fizetési, vagy más teljesítési kötelezettséget a Rektor, illetve az e szabályzat szerint általa írásban meghatározott, a Főiskola alkalmazásában álló személyek vállalhatnak, a Gazdasági Főigazgató, illetve az e szabályzat szerint az általa írásban felhatalmazott személyek ellenjegyzése mellett. (4) A Rektor az intézetek és más szervezeti egységek vezetőinek a mindenkori költségvetésben foglalt témaszámok és az azokhoz kapcsolódó költségvetési keretük erejéig a kötelezettségvállalási jogot az SZMSZ-ben foglaltak alapján jelen szabályozás 1. sz. mellékletében foglaltak szerint átadja. A Rektor a Főiskola más közalkalmazottját is felhatalmazhatja kötelezettségvállalásra. A Rektortól kapott kötelezettségvállalási jog tovább nem ruházható. A felhatalmazás, illetve a felhatalmazás visszavonása minden esetben csak írásban történhet. Az írásbeli felhatalmazás, illetve visszavonás dokumentuma a szabályzat mellékletét képezi. (2-8. sz. melléklet) (5) A kötelezettségvállalásnak előirányzat felhasználási terven kell alapulnia. Kötelezettség csak a költségvetési évben rendelkezésre álló keret erejéig, a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok betartásával vállalható. (6) A Főiskola nem kíván élni az Áht. vhr. 53. (1) bekezdésében leírtakkal. Ezért továbbra is szükséges az előzetes írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 100.000Ft-ot el nem 4
2. kiadás 0. módosítás 5(12). oldal érő kifizetések esetében. A TÜSZ számítógépes rendszer keretgazdálkodási menüpontban egy összegben kell a kötelezettségvállalást nyilvántartásba venni és ezen nyilvántartási számon rögzített keret erejéig a kis összegű kifizetéseket leigazolni. (7) Tárgyéven túli fizetési kötelezettség - kivéve a jogszabályon, bírósági illetve államigazgatási jogerős döntésen alapuló kötelezettségeket - csak olyan mértékben vállalható, amely a kötelezettségvállalás időpontjában ismert feltételek mellett az esedékesség időpontjában, a rendeltetésszerű működés veszélyeztetése nélkül finanszírozható. (A mindenkor hatályos jogszabályban meghatározott értékhatárig Áht. 48. /1/ vhr.) - Határozatlan idejű kötelezettségvállalás esetén - ha több évet érint - csak a tárgyévi költségvetés terhére kifizetendő kiadásokat kell dokumentálni és nyilvántartásba venni (pl.: kinevezési okirat, határozatlan idejű munkaszerződés, közműdíjak). - Határozott idejű kötelezettségvállalás esetében - ha több évet érint - a kötelezettségvállalás összegét meg kell bontani - tárgyévi előirányzat terhére vállalt tárgyévi kötelezettség - tárgyévi előirányzat terhére vállalt következő évi kötelezettség - tárgyévben a következő évi előirányzat terhére vállalt kötelezettség A kötelezettségvállalások nyilvántartását érvényességét - minden negyedévet követő hónap 10- éig felül kell vizsgálni. (8) A beszerzések során a kötelezettségvállaló felelős a mindenkor hatályos közbeszerzésekről szóló törvény, illetve annak végrehajtására kiadott kormányrendeletek szabályainak betartásáért, betartatásáért. (9) A kötelezettségvállalás bejelentése, regisztrálása, ellenjegyeztetése elmaradásának ténye a kötelezettségvállalás jogosítványának azonnali visszavonását és rektori közvetlen hatáskörbe vételét jelenti. Amennyiben a mulasztás a Főiskolának kárt okoz, akkor a mulasztóval szemben a közalkalmazottak jogállásáról szóló törvénybeli eljárásnak van helye. Kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése 4. (1) Kötelezettségvállalást és utalványozást a Gazdasági Főigazgató, vagy az általa írásban megbízott pénzügyi számviteli szakképesítésű közalkalmazott a pénzügyi ellenjegyzés dátumával és az ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével jogosult aláírni. (1. sz. melléklet) A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett pénzügyi, számviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és e mellett pénzügyi, számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. (Áht.vhr. 55. (3)bekezdés); (Pénzügyi ellenjegyző, továbbiakban: ellenjegyző) (2) Az ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a kötelezettségvállalás vagy utalványozás teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll, és a 5
2. kiadás 0. módosítás 6(12). oldal kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, a kötelezettségvállalás célszerűségét megalapozó eljárás megtörtént-e. Amennyiben a kötelezettségvállalás fentiek bármelyikének nem felel meg, az ellenjegyző erről írásban tájékoztatja a kötelezettségvállalót és a Rektort. (3) Ha a kötelezettséget vállaló szerv vezetője a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles annak eleget tenni, és e tényről az irányító szerv vezetőjét haladéktalanul írásban értesíteni, aki 8 munkanapon belül köteles megvizsgálni a bejelentést. (Áht. vhr. 54. (4) bekezdés) (4) Amennyiben a Főiskolához költségvetési felügyelőt nevezne ki az államháztartásért felelős miniszter, akkor a költségvetési felügyelő a kötelezettség vállalásra irányuló eljárásokat előzetesen véleményezi azzal, hogy a nagy összegű kötelezettségvállalások tekintetében kifogással élhet, különösen a költségvetés-politikai céloknak megfelelőségre, a szükségszerűségre, időszerűségre, forrásszükségletre, a fedezet meglétére és a kifizetés ütemezésére tekintettel. (Áht. vhr. 61. ) A kötelezettséget vállaló szervhez költségvetési felügyelő kerül kirendelésre, a pénzügyi ellenjegyzőnek meg kell győződnie arról, hogy a költségvetési felügyelő az előzetes véleményezési jogát gyakorolhatta és ennek során az intézkedés végrehajtásának felfüggesztését nem javasolta. A kötelezettség vállalás pénzügyi ellenjegyzésére mindaddig nem kerülhet sor, amíg az intézkedés véleményezésére nem biztosítottak lehetőséget, vagy a költségvetési felügyelő az intézkedés felfüggesztésére vonatkozó javaslatát fenntartja. (5) Ha a Főiskolához kincstári biztost rendelnek ki, akkor a kötelezettségvállalás, illetve utalványozás - a kötelezettségvállaló, illetve utalványozó és az ellenjegyzésre jogosult személy aláírása mellett - csak a kincstári biztos külön írásbeli ellenjegyzése után érvényes. (6) Ellenjegyzés csak a rendelkezésre álló fedezet erejéig a vonatkozó szabályok betartásával adható. (7) A kötelezettségvállalás, ill. az utalvány szabályszerűségéért az ellenjegyzőt a kötelezettségvállalóval, ill. az utalványozóval együttes felelősség terheli. (8) A kötelezettségvállalást megelőzően biztosítani kell a pénzügyi ellenjegyzést.a kötelezettségvállaló dokumentumot el kell eljuttatni a Gazdasági Hivatal illetékes munkatársához, aki 3 munkanapon belül gondoskodik apénzügyi ellenjegyzésről és a dokumentum visszajuttatásáról. A kötelezettségvállaló csak ezt követően tehet további intézkedéseket. Szakmai teljesítés igazolás 5. (1) A teljesítés igazolása során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni és igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magába foglaló kötelezettségvállalás esetében annak teljesítését. A teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. Az igazolást annak a személynek kell elvégezni, aki a szakmai teljesítés tényéről információval 6
2. kiadás 0. módosítás 7(12). oldal rendelkezik. A szakmai igazolás az érvényesítés alapja. A számlán történt igazolás esetén A beszerzés vagy szolgáltatás teljesítését igazolom. Dátum, aláírás. záradékot kell feltüntetni. Szakmai teljesítés igazolására megbízást csak a Rektor adhat. A megbízott ezt a jogkörét másra nem ruházhatja át. Érvényesítés 6. (1) Érvényesítést a Gazdasági Főigazgató, vagy az által írásban megbízott, legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi- számviteli szakképesítésű dolgozó végezhet (továbbiakban érvényesítő). Az érvényesítő megbízást a Gazdasági Főigazgató adja ki. (2) Az érvényesítés az okmány utalványozása előtt történik, tartalmaznia kell - az "érvényesítve" megjelölésen kívül - a megállapított összeget és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot, dátumot, aláírást is. Az érvényesítés a teljesítés szakmai igazolásán alapul. Utalványozás 7. (1) Utalványozásra a Rektor jogosult, mely jogosultságát a jelen szabályozás 1. sz. mellékletében foglaltak szerint átruházza. (2) A kötelezettségvállalásra jogosultak egyben jogosultak: - a kötelezettségvállalás teljesítésének szakmai igazolására, - és - a rendelkezésre álló keret erejéig - a kifizetés forrásának meghatározására is. (3) A kifizetés utalványozására a pénzintézeteknél aláírásra bejelentettek közül a Rektor, vagy az általa megbízott személy jogosult. (4) Kifizetést utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett, vagy külön írásbeli rendelkezéssel (a továbbiakban: utalványrendelet) lehet. (5) Az utalványrendeleten fel kell tüntetni: a.) a rendelkezőnek és a rendelkezést végrehajtónak a megnevezését; b.) az "utalvány" szót; c.) a költségvetési évet; d.) a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, bankszámlája számát; e.) a fizetés időpontját, módját és összegét, devizanemét; f.) a megterhelendő, jóváírandó bankszámla számát és megnevezését; g.) a kötelezettségvállalás-nyilvántartási számát; h.) a keltezést, valamint az utalványozó és az ellenjegyző aláírását. 7
2. kiadás 0. módosítás 8(12). oldal (6) Az érvényesített okmányra vezetett rendelkezésben a fent meghatározottak közül az okmányon már feltüntetett adatokat nem kell megismételni. (7) Nem kell utalványozni a termékértékesítésből, szolgáltatásból - számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján - befolyó bevétel beszedését, az európai uniós forrásokból nyújtott támogatások jogszabály szerinti lebonyolítási számláról történő kifizetéseket. (8) Utalványozás csak a rendelkezésre álló fedezet erejéig a vonatkozó szabályok betartásával történhet. (9) Az utalványozási jogosultságot a munkaköri leírásban rögzíteni kell. Összeférhetetlenség 8. (1) A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző, illetőleg az utalványozó és az ellenjegyző - ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan - azonos személy nem lehet. (2) Az érvényesítő személye ugyanazon gazdasági esemény tekintetében nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult, valamint a szakmai teljesítést igazolószeméllyel. (3) Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, szakmai teljesítést igazolási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét közeli hozzátartozója (a Polgári Törvénykönyv), vagy a maga javára látná el. (4) Összeférhetetlenség esetén a helyettesítés szabályait figyelembe véve kell eljárni. A fedezet (keret), a keretgazdálkodás, keretáthelyezés 9. (1) A Szenátus által jóváhagyott belső költségvetés tartalmazza a keretgazdák által felhasználható éves keretösszegeket. A szervezeti egységek feladataik ellátását a részükre megállapított keretösszegből valósíthatják meg. a.) a Főiskola éves belső gazdálkodási költségvetésében az adott célra az adott intézetnél, szervezeti egységnél a témaszámon előirányzott összeg, b.) pályázatok és bevételes tevékenység esetén a bevételként jóváírt összeg, c.) az államháztartási költségvetésben tervezett előirányzat. (2) A rendelkezésre álló fedezet az (1) pont szerinti fedezetből a belső gazdálkodási szabályok szerint még fel nem használt és egyéb kötelezettséggel nem terhelt összeg. (3) Kifizetés megelőlegezésére a Gazdasági Főigazgató, vagy az általa megbízott vezető állású dolgozó adhat engedélyt. 8
2. kiadás 0. módosítás 9(12). oldal (4) A jóváhagyott keretek közötti esetleges átcsoportosításról a Rektor, vagy az általa írásban megbízott személy dönt. A keretekről a TÜSZ keretgazdálkodási menüpontban a Közgazdasági csoport vezeti a nyilvántartást. A kötelezettségvállalás rögzítését a keretgazdálkodási menüpontban a szervezeti egységeknél a keretgazdák végzik, a 20. sz. mellékletben meghatározottak szerint. (5) A központi kezelésbe vont előirányzatok terhére vállalt kötelezettségek rögzítését a Közgazdasági csoport végzi. (6) A keretgazdálkodási menüpont kötelezettségvállalás moduljának karbantartását, a kötelezettségvállalások érvényességét, a kötelezettségvállalások visszavonását, karbantartását a szervezeti egységekkel történő egyeztetést a Közgazdasági csoport végzi. A keretgazdák havonta felülvizsgálják a témaszámaikat terhelő kötelezettségvállalásaik nyilvántartását érvényességét - és a meghiúsult, vagy részleges és további teljesítést nem váró kötelezettségvállalások nyilvántartásból történő visszavonását kezdeményezik a (12. sz. melléklet) Kötelezettségvállalás visszavonási bizonylat leadásával a Közgazdasági csoportra, ahol a kötelezettségvállalás visszavonását a TÜSZ rendszerben átvezetik. (7) Ha az előzetes fedezetvizsgálat során a terhelendő témaszámon nincs fedezet, vagy a kiadási jogcím nem ad lehetőséget a kötelezettségvállalásra (pl.: a témaszámon csak dologi szabadkeret van és beruházási keretre lenne szükség, mindkét esetben lehetőség van a témaszámok közötti keretátadásra a keretáthelyezés (18. sz. melléklet) bizonylat alkalmazásával. A Közgazdasági csoport a bizonylat alapján a keretáthelyezést a TÜSZ rendszer keretgazdálkodási menüpontjában átvezeti, végleges keretátadás, keretkölcsönadás, kiadási jogcímcsere keretáthelyezési jogcímeken. A kiadási jogcímcsere keretmozgást csak a Rektor vagy az általa írásban megbízott személy engedélyezheti, mivel az az elfogadott, belső költségvetésre oly módon hat, hogy előirányzatok közötti átcsoportosítást von maga után, amit a Kincstári költségvetésen is átvezetni szükséges. Helyettesítés 10. (1) A kötelezettségvállalásra, ellenjegyzésre, érvényesítésre, utalványozásra jogosult személyek helyettesítését e szabályozás szempontjából a beosztásuknak megfelelő vagy kijelölt helyettesek látják el. (2) Az e körbe nem tartozó helyetteseket csak esetileg, írásban lehet kijelölni, a helyettesítés időbeni és esetleges tartalombeli megkötésének megjelölésével. A kijelölést a helyettesítés típusától függően a Rektor, vagy a Gazdasági Főigazgató hagyja jóvá. A kijelölésre vonatkozó javaslatot a Gazdasági Hivatalnak kell megküldeni, szükség szerint a helyettes aláírás-mintájával együtt. (3) A helyettesnek meg kell felelnie mindazon követelményeknek, amelyek a helyettesítettre vonatkoznak. 9
2. kiadás 0. módosítás 10(12). oldal Felelősség 11. (1) A kötelezettségvállalót, az utalványozót, az ellenjegyzőt, érvényesítőt a gazdálkodásra vonatkozó szabályok betartásáért együttes - fegyelmi és büntetőjogi - felelősség terheli. A kötelezettségvállaló aláírásával felelősséget vállal az adott kiadás, szakmai szükségességért, valamint azért, hogy a kötelezettségvállalás előzetes pénzügyi fedezetvizsgálaton alapul. Kapcsolódó nyilvántartások 12. (1) A kötelezettségvállalásokról - a kinevezések és a folyamatos teljesítést tartalmazó szerződések kivételével- a Gazdasági Hivatal olyan analitikus nyilvántartást köteles vezetni, amelyből az évenkénti kötelezettségvállalás összege megállapítható. (2) A Gazdasági Hivatal nyilvántartást vezet továbbá: a.) a témakódokról, amely tartalmazza e szabályozás szempontjából: - a témaszámot, az önálló egység és munkahely kódját, - a témaszám elnevezését, - kötelezettségvállalásra, utalványozásra, ellenjegyzésre jogosult nevét, az őket helyettesítő személyeket. b.) az érvényesítőkről, amely tartalmazza az érvényesítésre jogosultak nevét és az azonosításhoz szükséges egyéb adatokat. c.) az aláírás-mintatárról, amely tartalmazza: - az aláírás tulajdonosának nevét és egyéb szükséges azonosítóit, - az aláírásra jogosult aláírását. (3) A kötelezettségvállalásokról év közben analitikus nyilvántartást kell vezetni. A gazdasági műveletek, illetve események hatását a kötelezettségvállalások folyamatosan vezetett analitikus nyilvántartásból készített összes bizonylat (feladás) alapján kell a könyvekben a 0. számlaosztály megfelelő számláin rögzíteni, a kötelezettségvállalások megfelelő számláin és a kötelezettségvállalások nyilvántartási ellenszámláján, legkésőbb a tárgy negyedévet követő hónap 12. napjáig. A kötelezettségvállalás kötelezettséggé alakul át, amikor a szerződéses partner a szerződés szerinti fizikai teljesítést végrehajtja. Pl.: leszállítja a terméket, elvégzi a szolgáltatási tevékenységet. Ebben az esetben intézményünk a mérlegben, mint kötelezettséget köteles szerepeltetni. A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítés folyamatleírása 13. (1) A kötelezettségvállalás ellenjegyzés sorrendje: a.) Az igény felmerülése (szervezeti egység). 10
2. kiadás 0. módosítás 11(12). oldal b.) A kötelezettségvállalás fedezetének vizsgálata, előzetes pénzügyi fedezetvizsgálat (érték, kiadási jogcím, forrás meghatározása) Gazdasági Hivatal. c.) Kötelezettségvállalási dokumentumok, okmányok előkészítése (Szervezeti egység). d.) Pénzügyi ellenjegyzés (gazdasági főigazgató. e.) A kötelezettségvállalás okmányának felek általi aláírása (Kötelezettségvállaló és a gazdasági főigazgató az intézmény részéről). f.) Kötelezettségvállalás rögzítése a TÜSZ keretgazdálkodási menüpontban (Gazdasági Hivatal). (2) Az (1) bekezdés szerinti munkafolyamat során: a.) Az igény felmerülése után a kötelezettségvállalással tett fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget eredményező írásos szándéknyilatkozat, illetve intézkedés előtt meg kell határozni a költségviselő témaszámot, és vizsgálni szükséges, hogy a terhelendő témaszám rendelkezik-e a vállalni kívánt kötelezettségnek megfelelő szabad kerettel, illetve a szabad keret kiadási jogcíme összhangban van-e a vállalni kívánt kötelezettség kiadási jogcímével. b.) Az előzetes pénzügyi fedezetvizsgálat után kerülhet sor a kötelezettségvállalási okmányok, dokumentumok előkészítésére (szerződéskötés, árajánlat bekérés, költségterv készítés, megrendelő készítés, stb.). (3) Pénzügyi ellenjegyzés, kötelezettség rögzítése a TÜSZ rendszerben: a.) A kötelezettségvállalási dokumentumok és okmányok a 9. sz. melléklet Kötelezettségvállalás bejelentési bizonylat mellékleteként kerül a Gazdasági Hivatalba ellenjegyzésre (a nyilvántartási szám ebben az esetben a kötelezettséget vállaló szervezet nyilvántartásában kerül iktatásra). Mellékelni kell valamennyi olyan előzményiratot, amely a szerződés tartalmát, előkészítésének módját alátámasztja, a kötelezettségvállalás célszerűségét megalapozza. b.) Az ellenjegyzés után a dokumentumok visszakerülnek a szervezeti egységekhez és a TÜSZ rendszerben a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele megtörténik (10. sz. melléklet). c.) A TÜSZ rendszerben történt nyilvántartásba vétel befejezésével a program egy Rendelés visszaigazolás (11. sz. melléklet) előzetes fedezetigazoló záradékot állít ki, és a feladat pénzügyi forrását elkülöníti. (4) Szakmai igazolás: A kötelezettségvállalás fizikai teljesülése után a Dunaújvárosi Főiskolára beérkező számlák a Gazdasági Osztály Számviteli és Pénzügyi csoportjához érkeznek, ahol a számlák iktatásra, majd a szervezeti egységekhez kerülnek szakmai teljesítésigazolásra. A szakmai igazolás az 5. -ban foglaltak szerint valósul meg. A szakmai teljesítésigazolása után a számla a fedezetet igazoló záradékkal ellátott Rendelés visszaigazolás (11. sz. melléklet) együtt kerül vissza pénzügyi rendezésre a Számviteli és pénzügyi csoporthoz. 11
2. kiadás 0. módosítás 12(12). oldal Hatályba léptető és záró rendelkezések 14. (1) Jelen szabályzat a Szenátus általi elfogadás napját követő 8. napon lép hatályba. Ezzel egyidejűleg a 39-2007/2008. számú, 2008. április 15-én kelt szenátusi határozattal elfogadott A kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés rendje a hatályát veszti. (2) A szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg a Rektor és a Gazdasági Főigazgató minden, korábban átadott kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési jogot visszavon és e szabályzat 1. számú mellékletében felsoroltaknak megfelelően adja ki. (3) A Szenátus felhatalmazza a Gazdasági Főigazgatót arra, hogy az e Szabályzat alapját képező jogszabályok változása miatti, az eljárásrend és a mellékletek kivéve az 1. számú mellékletet - tartalmában (és hivatkozásában) bekövetkező módosítások miatti, valamint a Szenátus egyéb más Szabályzatokat érintő határozatai alapján az e Szabályzatot érintő változásokat átvezesse és azt (azokat) utólag elfogadásra a Szenátus elé terjessze. Dunaújváros, 2012... rektor 12