Min ment csődbe az első cégem? tanulmány dr. Tóth András 2009
Ebben a rövid tanulmányban bemutatom, mi az a legegyszerűbb pénzügyi eszköz, ami a legnagyobb javulást tudja elérni egy kezdő, vagy mikrovállalkozás életében. A most leírt nagyon egyszerű technika nekem nagyon-nagyon sokba került annak idején. Ugyanis 1989-ben elsők közt alapítottam egy kft-t három barátommal. A cég dinamikusan bővülő forgalom mellett két év alatt csúnyán csődbe ment (és vele együtt a barátság is megromlott). Ma már pontosan tudom miért történt mindez de akkor ez még felfoghatatlan titok volt a számunkra. Amikor közvetlen azután megalapítottam a második cégem (természetesen más társakkal), az első naptól kezdve bevezettünk egy apróságot. És ez az apróság hatására, ez a második cégem, ma, 18 év után is működik, és ez az apróság mai napig ugyan úgy él, mint a megalapítás napján. (Igaz a céget rég eladtam már ) Mi az, ami képes egy céget egészségesen tartani ennyi éven keresztül? Kiábrándulást fogok kelteni: ez látszólag tényleg egy apróság, ezért nem is figyelnek oda olyan sokan rá. Szóval a nagy titok: a cég első napján nyitottunk egy táblázatot és minden pénzügyi tételt feljegyeztünk benne. Megmutatom mi hogyan csináltuk. Az első lépés, hogy minden pénzügyi mozgásról szóló bizonylatot azonnal learchiváltunk. Akkor lemásoltuk és lefűztük (iszonyúan drágák voltak akkoriban a szkennerek), ma viszont mindent pillanatok alatt be lehet egy pdf dokumentumba szkennelni. Szépen fajták szerint sorszámot kell adni nekik és utána beírni egy táblázatba. Mi minden kerül ide: bejövő számlák kimenő számlák banki egyenleg értesítők egyéb pénzmozgást kísérő papírok (előleg, fizetés, adók stb.) Hogyan csináljuk ezt? Bemutatom az ős rendszert, hogy az elvet értsék. A táblázat oszlopai sorban: saját sorszám, amit mi adunk a bizonylatnak fajtája (kimenő/ bejövő számla, stb.) Kinek szól (cég neve) Kiállítás dátuma Esedékesség dátuma (pl. átutalásos számlánál a határidő dátuma) Összege Áfa tartalom Honnan jön a pénz Hova megy a pénz Költséghely Ezt az utolsó hármat hadd részletezzem egy kicsit. 2
Honnan jön a pénz/ hova megy a pénz: Minden cégnél a pénzek több helyen lehetnek. Példaként annak idején a mi cégünknél a következő helyeken lehetett a pénz: kézi kassza (rövidítése kk ez az irodavezetőnél volt egy kisebb összegekkel) nagykassza (rövidítés nk ez egy páncélszekrényben volt a nagyobb készpénz összegekkel, amihez az ügyvezetők fértek hozzá. OTP-nél lévő céges bankszámla (ki hinné rövidítve OTP ) Budapest Banknál lévő céges számla (rövidítve BB) és a legfontosabb a kintről/kintre (rövidítve k) Mutatok néhány példát: Honnan Hova Magyarázat k BB Átutalta a vevőnk a pénzünk a Budapest Bankos számlánkra BB nk Kivettük a Budapest Bank bankszámlánkról és beraktuk a páncélba nk kk A páncélból átraktuk a kézi kasszába kk k Kifizettünk a kézi kasszából egy kp-s számlát nk OTP A páncélból bevittünk az OTP-be a számlánkra Remélem így érthető az elv. Költséghely: Minden pénz valamiből jön és valamire fordítódik. Az elején megállapodunk, hogy minden ilyen lehetséges dolognak adunk egy költséghelyet (vagy bevételi helyet) és ezt minden tételnél leírjuk. A költséghely a mi ős rendszerünk egy kétjegyű szám volt: az 50 alattiak a bevételek, az 50 felettiek a kiadások. Példák: 21 szerviz bevételek 22 átalánydíjas karbantartási tevékenység 23 egyedi szerelési munkák 31, 32, 33 - az éves nagy projectek 51 iroda bérlet 52 iroda fenntartás 61 fizetések 62 bérek adó terhei 3
Nem írom le pontosan, a lényeg saját magának is ki kell alakítani egy ilyen költséghely tükröt (ez egy lista, amin a költséghely számok vannak rajta és hogy mi mit takar, mint például a mi rendszerünkben fent.) Mi mindenre jó ez az egész? Számtalan dologra. 1. Válaszolhatunk a folyton felmerülő kérdésre hol és mennyi pénzünk van? Ugyanis a néhány segédoszloppal azonnal megoldható, hogy bármikor ránézésre lássuk, hol és mennyi pénzünk van. 2. Mikor mit kell utalnunk, mi jön be. Pótolhatatlan a pénzügyi és cash flow tervezésben. 3. Kinek van lejárt tartozása. Amikor a kintlévőséget el kell kapnunk, létkérdés, hogy aki nem fizetett időben, azt azonnal megkeressük. Ha nem tudjuk ki az aki nem fizetett, honnan tudjuk időben észrevenni? 4. Mire megy el a pénzünk? A költséghelyek alapján összegezhetjük havonta a kiadásokat és máris választ tudunk adni a rémítő kérdésre, hova megy el hónapról-hónapra az a rengeteg pénz? 5. Honnan jön a pénz? Min amin keresünk, kitől jön a pénz összegezve a bevételi költséghelyeket könnyen átláthatóvá válik. 6. Milyen tevékenységeken keresünk, és mi viszi csak a pénzt? Az egyes tevékenységek szétválaszthatók és láthatók az egyes területek gazdaságossága külön-külön. Ha több mindennel foglalkozik a cég aranyat ér. A sort még hosszan sorolhatnám. Szóval a dolog csodálatos, remek és kihagyhatatlan. Ha bevezeti az a megdöbbentő élménye lesz, hogy kezd belelátni a cég ügyeibe. Ennek ellenére felméréseim szerint a magyar kisvállalkozások mindössze 27%-a rendelkezik valamilyen ehhez hasonló rendszerrel. Miért? Ennek fő oka, hogy ez a rendszer strapás: precíz naponta ismétlődő munkát igényel. A vállalkozók többsége utálja az ilyen munkát. Mi a megoldást: ezt nem nekünk kell csinálni, hanem valamelyik alkalmazottunknak. Ami a mi dolgunk: egyszer rászánni fél napot, kialakítani a rendszert, előírni az alkalmazottnak a feladatot, és azt rendszeresen ellenőrizni. Kevés munka, hihetetlen kontrol ez az ami a cégeknek leginkább kell. Ha egyetlen tanácsot adhatnék egy cégnek, ez lenne az: csináljanak egy ilyen rendszert. Meg fognak döbbenni micsoda változást jelent majd! Nekem ez a tudás egy teljes cégembe került Önöknek ez ingyen van 4