A kifizetés, valamint a támogatás lehívás szakaszához kapcsolódó tanácsok (ÚMFT) 1. Kötelezettségek utólagos fedezeti számlanyitás esetén. A 191/2009. Korm. Rendelet szerinti építtetői fedezetkezelés esetén a megnyitott fedezetkezelői számlát és a fedezetkezelés tényét támogatási szerződés módosításaként szükséges benyújtani. Ennek oka, hogy a fedezetkezelő Magyar Államkincstár a támogatási szerződést alapdokumentumként kezeli, így annak módosításával ismeri el a Közreműködő szervezet a fedezetkezelői számlát a pénzügyi teljesítésre alkalmas folyószámlaként. 2. Az előleg kifizetésének feltételei.. - Támogatási szerződés hatályba lépése, - Szabályszerűen kitöltött Előlegigénylési nyilatkozat benyújtása, - Az előírt biztosíték meglétének igazolása, - Az első kifizetési igénylés jóváhagyásához a támogató által meghatározott egyéb feltételek teljesítése, amennyiben releváns. 3. Az előleg elszámolásának legkésőbbi dátuma. A záró elszámolási csomag benyújtása. A Kedvezményezett köteles visszafizetni az előleget - Ptk. 232. (3) bekezdése szerinti ügyleti kamattal növelt összegben -, amennyiben nem nyújt be megfelelő utófinanszírozású vagy vegyes időközi/záró kifizetési igénylést az előleg vagy annak első részlete kifizetésétől számított 6 hónapon belül, illetve a benyújtott kifizetési igénylés vagy más körülmény - így különösen a helyszíni ellenőrzés tapasztalatai - a támogatás nem rendeltetésnek megfelelő használatát bizonyítja. A visszafizetési kötelezettség teljesítéséig a benyújtott kifizetési igénylés ellenében történő kifizetésre a kedvezményezett nem jogosult. 4. Amennyiben a záró elszámolás hiánypótlása során újabb számla benyújtására kerülne sor A ROP IH állásfoglalása alapján az elszámolási ütem jóváhagyását követően él az új számlák benyújtásának és befogadásának tilalma. Tehát hiánypótlás keretében van mód a lentebb megfogalmazott feltételeknek megfelelő "kimaradt számla rögzítésére és benyújtására. A pénzügyi elszámolás részletes szabályai dokumentum 1.3 pontja az alábbiakat tartalmazza:
A záró kifizetési igénylés keretében nyújtható be az összes korábban elszámolásra még be nem adott, de a projekt megvalósításához kapcsolódó számla. Ezt követően a projekt keretében további számlák elszámolására, illetve támogatás kifizetésére már nincs lehetőség. 5. Előleggel kapcsolatos visszafizetési kötelezettség keletkezése, amennyiben támogatás elvonás előlegigényléssel érintett költséget érint.. A ROP és KOR IH közös egyeztetésének eredményeként abban az esetben, ha a megítélt támogatás szabálytalanság miatt csökken és ebből következően az előleg összege is csökkenne a korábban kifizetett és az alacsonyabb előlegösszeg közötti különbözetet nem kell visszakövetelni. Visszafizetési kötelezettsége csak abban az esetben keletkezik, ha nem tud az előleggel elszámolni. 6. Szállítói finanszírozás esetében az önkormányzat fedezeti számlanyitási kötelezettsége, a kifizetési folyamat lezajlása, valamint az utófinanszírozás tényének bemutatása.. Építtetői fedezetkezelés hatálya alá tartozó építőipari kivitelezési tevékenység esetén, szállítói finanszírozás alapján történő kifizetéshez, a kedvezményezettnek a szállítói finanszírozású számla saját erő összegét kell befizetnie a MÁK-nál megnyitott fedezetkezelői számlájára, még a kifizetési igény Közreműködő szervezethez való benyújtása előtt és az erről szóló bankszámlakivonatot kell csatolni a kifizetési igény mellé. A szállítói finanszírozású számla támogatási összegét a Közreműködő szervezet a fedezetkezelői számlára utalja, tehát a kifizetési kérelem formanyomtatványán a szállítónál a fedezetkezelői számlaszámot szükséges szerepeltetni. Online kitöltőben szállítói finanszírozás esetén a szállító adatait kell rögzíteni a fedezetkezelői számla megjelölésével. Az építtetői fedezetkezeléssel érintett projektek esetén a szállítói finanszírozást tartalmazó kifizetési igénylések benyújtási módja nem változott. Amennyiben az építtetői fedezetkezelés hatálya alá tartozó kedvezményezett vállalkozói előleget nyújt a szállítójának, az előlegtámogatással érintett részének kifizetése szintén a fedezetkezelői számlára való átutalással történik. Utófinanszírozás esetén a számla teljes összegét kell a kedvezményezettnek befizetni a fedezetkezelői számlára, még a kifizetési igény Közreműködő szervezethez való benyújtása előtt és az erről szóló bankszámlakivonatot kell
csatolni a kifizetési igény dokumentációjában. A számla támogatási összegét a Közreműködő szervezet továbbra is a kedvezményezett al-számlájára utalja, így a kifizetési kérelem formanyomtatványán a kedvezményezett bankszámlaszámát szükséges feltüntetni. 7. Követelmény a kifizetési kérelem összeállításával kapcsolatban A beadott dokumentumok nyomonkövethetősége, átláthatósága és gyorsabb ellenőrizhetősége érdekében kérjük a beérkező kifizetési kérelmeket tartalomjegyzékkel és oldalszámozással ellátva beküldeni. 8. A vállalkozói szerződésben megjelöltektől eltérő időpontban teljesített tevékenység kezelése (amennyiben a számla és a teljesítésigazolás összhangban van). Amennyiben az eltérés olyan mértékű, hogy a támogatási szerződés tevékenység ütemezésének mellékletében nem eredményez változást és nem veszélyezteti a megvalósítás záró dátumát elegendő a műszaki ellenőr igazolása a csúszás okáról. Amennyiben változást okoz a fent nevezett mellékletben változás bejelentés vagy a támogatási szerződés módosítására is szükséges lehet. 9. A fordított áfa előleg igénylésének és elszámolásának pontos menete.. A fordított áfa előleg igénylésének feltételei: - a támogatási szerződésben szerződéskötéskor, vagy szerződésmódosítás keretében rögzítésre került a fordított áfa-előleg igénylés lehetősége, és maximális összege; - a kedvezményezetett az államháztartás alrendszerei közé sorolható szervezet; - a kedvezményezett a releváns projektelem tekintetében nem jogosult ÁFA levonásra; - a kedvezményezett a releváns projektelem megvalósítása során felmerült költségeit bruttó módon számolja el; - a kedvezményezett a releváns projektelem tekintetében szállítói vagy vegyes finanszírozást választott; valamint - az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 142. -ában foglalt feltételek teljesülnek. Az előlegigénylés során benyújtandó dokumentumok: - Kifizetési kérelem formanyomtatványa - Szállítói nettós számla (valamint egyéb alátámasztó dokumentumok) - Kérelem általános forgalmi adó előzetes megtérítésére
A fordított áfa-előleg előzetes megtérítése iránti kérelemben a kedvezményzettnek meg kell jelölnie az áfával érintett számlára vonatkozó áfabevallás időpontját. Ez az időpont nem lehet későbbi, mint a fordított áfa-előleg folyósítását követő 30. nap. A fordított áfa előleg elszámolási módja: A kedvezményezett a fordított áfa-előleg igénylésekor megjelölt áfa-bevallási időpontot követő 5 munkanapon belül köteles kifizetési igénylésben benyújtani a Közreműködő szervezethez az alábbi alátámasztó bizonylatokat a fordított áfaelőleggel történő elszámolás céljából: - Kifizetési igény formanyomtatványa, - Áfa-összesítő fordított áfa esetén, - Áfa befizetését igazoló bizonylat (bankszámla-kivonat), - Az elszámolásban érintett számlákhoz kapcsolódó áfa bevallás dokumentumai. Az előleggel történő elszámolás időpontja nem lehet a záró elszámolási csomag benyújtási határidejénél későbbi időpont. Amennyiben a kedvezményezett a fordított áfa-előleggel történő elszámolásra vonatkozó határidőt elmulasztja, vagy a fordított áfa-előleggel érintett nettós szállítói számla elutasításra kerül, vagy a kedvezményezett az előleget nem a fordított áfa adóhatóság felé történő rendezésére fordítja, köteles a nem megfelelően felhasznált előleg összegét a Ptk. szerinti ügyleti kamattal együtt visszafizetni, és a Közreműködő Szervezet köteles a projektmenedzsment tevékenységekre megítélt támogatást a támogatási szerződés ÁSZF 5.10.5 pontjában foglalt mértékben, ennek hiányában minimum az eredetileg megítélt összeg 20%-ával csökkenteni. A visszafizetés teljesítéséig közbenső kifizetési igénylés benyújtására a Kedvezményezett nem jogosult. Amennyiben a projekt keretében utófinanszírozott projektelem is van, vagy a projekt keretében a későbbiekben újabb fordított áfa-előleg igénylése várható, a visszafizetendő összeget a következő esedékes kifizetésbe be kell számítani. Amennyiben a beszámításra nincs lehetőség, és a kedvezményezett a visszafizetési felszólításnak nem tesz eleget, vele szemben az általános, szabálytalansággal kapcsolatos szankciók kifizetések felfüggesztése és szabálytalansági eljárás lefolytatása érvényesítendők. 10. Szállítói és utófinanszírozás egyszerre történő kérése egy kivitelező esetében A támogatási szerződés megkötésével egyidejűleg a kedvezményezett az 1. sz. melléklet kitöltésével nyilatkozik arról, hogy a projektjében szereplő költségtípusokat milyen finanszírozási formában nyújtja be elszámolásra. Egy
költségkategórián belül csak egyfajta finanszírozási forma választható, ez alól csak a fordított adózás hatálya alá eső építési költségek a kivételek. Az 1. sz. mellékletben rögzített finanszírozási módoktól eltérni csak szerződésmódosítás keretében lehet. Vállalkozói szerződésen belül eltérő finanszírozási mód esetén plusz oszloppal bővíthető az 1. sz. melléklet, melyben megadható, hogy a szállítói és az utófinanszírozással elszámolni kívánt összeg. 11. A számla ellenjegyzése.. A számla kiállítójának minden esetben alá kell írnia a számlát, amennyiben a számlához külön teljesítési igazolás nem tartozik, akkor a számlán mindkét fél cégszerű aláírásának szerepelnie kell. 12. Az igazoló dokumentációk beküldése összesítők esetén Jogszabály és az eljárásrend szerint sem kötelező a kedvezményezettnek benyújtania az 500 és 100 eft alatti számlaösszesítők mögé a háttérdokumentumokat. A háttérdokumentumok a helyszíni szemle során kerülnek tételesen ellenőrizésre. 13. A szállótói előleg elszámolásának pontos menete. A vállalkozók részére folyósított előleg elszámolása kétféleképpen történhet: a.) szállítói finanszírozási módot választ a kedvezményezett: ebben az esetben a vállalkozó részére az előlegre jutó támogatás kifizetése közvetlenül történik, a szállítói finanszírozású számlákhoz hasonlóan, az előlegre jutó önerő kifizetésének igazolását követően. Ezen módszer alkalmazásának együttes feltételei a következők: - kizárólag építési költségkategórián tervezett tevékenység megvalósítására kötött vállalkozói szerződés esetén alkalmazható - a vállalkozói szerződés értéke eléri a nettó 25 millió forintot - az elszámolásra benyújtani kívánt előleg mértéke nem haladhatja meg a vállalkozóval kötött szerződés 40%-át, de maximum bruttó 400 millió forintot, melytől kizárólag kiemelt projekt esetén lehet eltérni az IH előzetes jóváhagyásával - a kedvezményezett a vállalkozási szerződésben kiköti, hogy a vállalkozó köteles az előleg mértékének megfelelő bankgaranciát adni az előleggel történő elszámolásig b.) a kedvezményezett utófinanszírozási módot választ: ebben az esetben a Kedvezményezett fizeti ki a vállalkozó részére az előlegbekérő alapján a
vállalkozói szerződés szerint járó előleget, amelynek maximális mértékére vonatkozóan nincs előírás. Az elszámolás bizonylata ilyenkor az előlegszámla, ami azonban csak a tényleges teljesítést követően, a közbenső és/vagy végszámlával együtt képezheti az elszámolás részét. 14. A teljesítésigazolás aláírása/aláírói. Az aláírásnál a következő érvényesül: a teljesítésigazolást a kedvezményezett hivatalos képviselője vagy az általa meghatalmazott személy írja alá. Amennyiben a vállalkozói szerződés támogatás tartalma eléri az 5 millió Ft-ot a teljesítést műszaki ellenőrnek kell igazolni. A 250 millió Ft-ot meghaladó támogatással megvalósuló projektek esetében független mérnök igazolja a teljesítést. 15. Az utófinanszírozott számlabenyújtás esetén a Közreműködő szervezet által történő 10%-os értékhatár vizsgálata Amennyiben benyújtáskor az előírásnak megfelelően teljesült a 10%-os határ, de egy számla elutasítása után már a fenti feltétel nem teljesül a jóváhagyott számlák kifizetése az alábbiak szerint történik A hatályos 340/2009. (XII.30.) Korm. rendelet értelmében az utófinanszírozású kifizetési igény esetében csak benyújtáskor kell vizsgálni azt a tényt, hogy az igényelt támogatás összege meghaladja-e a megítélt támogatás 10%-át. A jóváhagyott számlák kifizetése megtörténik, ha egyes számla/számlák elutasítása után a 10%-os szabály már nem teljesül. 16. Köztartozás mentesség igazolása.. Kedvezményezetti köztartozás mentesség A támogatás bármilyen típusú igénylése során a folyósításának feltétele, hogy a Kedvezményezettnek a kifizetési igénylés pénzügyi teljesítésekor nincs lejárt esedékességű, meg nem fizetett köztartozása. A kedvezményezetti köztartozás mentességet a Közreműködő szervezet az EMIR-en keresztül figyeli, és amennyiben tudomást szerez arról, hogy a kedvezményezettnek köztartozása van a kifizetést felfüggeszti, amíg a Kedvezményezett nem igazolja köztartozás mentességét. Szállítói köztartozásmentesség Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. tv (Art.) 36/A -a alapján a közpénzek védelme érdekében 2009. február 14-től a közbeszerzési eljárás nyertese és a közreműködő alvállalkozók között megkötött vállalkozási szerződések, valamint a Kbt. szerinti ajánlatkérő, illetve a nevében eljáró más személy és a nyertes
ajánlattevő között létrejött szerződések alapján havonta nettó módon (forgalmi adót nem tartalmaz) 200 ezer forintot meghaladó kifizetés csak abban az esetben teljesíthető, ha a kifizetést megelőzően a kifizetés jogosultja bemutat/átad/megküld egy 30 napnál nem régebbi együttes, nemleges adóigazolást, vagy a kifizetés időpontjában szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban, amellyel igazolja, hogy az állami adóhatóságnál és a vámhatóságnál nyilvántartott köztartozása nincs. Amennyiben a Kedvezményezett nem a Kbt. szerint szerez be APEH honlapon ellenőrizendő a köztartozásmentesekről szóló nyilvántartás - amennyiben a listában szerepel a szállító, ki kell nyomtatni. Amennyiben a köztartozásmentesek adatbázisában nem szerepel igazolást kell bekérni a köztartozás mentességről. 17. A számlaösszesítőn szereplő számlák rögzítése EMIR-ben? A számlaösszesítőn szereplő számlákat nem számlánként, hanem a költségvetési tábla sorainak megfelelően, egy összegben kell felrögzíteni az EMIR-ben. Tehát egy költségvetési sorban több számla is szerepelhet egy soron. 18. Kifizetési kérelem benyújtása, amennyiben a kivitelezővel kötött szerződésben pénzügyi és műszaki ütemterv készült Szükséges kifizetési kérelem benyújtás; a részszámlázás esetén a vállalkozási szerződés részét képező pénzügyi és műszaki ütemterv benyújtása szükséges a részszámlázáshoz igazodóan. 19. Benyújtandó dokumentumok, ha adott számla több költségvetési sort érintően kerül elszámolásra. Abban az esetben, ha a számla összege több költségvetési sort érint, illetve, ha nem beazonosítható a tevékenység rövid leírása szerint mely költségvetési sort érinti, a Támogatási szerződés 2. sz. mellékletében lévő költségvetési tábla sorainak megfelelő számlarészletező vagy nyilatkozat benyújtása szükséges. Az EMIR-ben történő rögzítése esetén szintén figyelni kell arra, hogy a megfelelő sorokra történjen a számla megbontása (pl.: két építési sort érint a számla, akkor erre két sorra kell megbontani a számlát, mely együttesen a számla teljes értékét adja.) 20. A teljesítési igazolás aláírói.. Az elvégzett szolgáltatásról szóló teljesítési igazolást a kedvezményezett támogatási szerződés szerinti aláírásra jogosult képviselője írhatja alá, ettől eltérni csak abban az esetben igazolt, ha a pályázathoz benyújtott aláírási
címpéldányon igazolt, annak a személynek az aláírási jogosultsága is, aki a Támogatási szerződés szerinti aláírási jogosultsággal rendelkező helyett aláír. Egyéb esetben egy magánokiratban foglalt két tanú hitelesítésével ellátott megbízással lehet aláírási jogot átruházni. A meghatalmazáson szerepelnie kell a meghatalmazott aláírásának is. Építés esetén: - Amennyiben a vállalkozói szerződés támogatástartalma nem éri el az 5 millió Ftot a vállalkozó aláírásra jogosult képviselőjének szükséges nyilatkoznia a teljesítésről, - Amennyiben a vonatkozó vállalkozási szerződés támogatástartalma eléri az 5 millió Ft-ot, de nem haladja meg a 250 millió Ft-ot - Mérnök/műszaki ellenőri igazolása szükséges a teljesítésről, - Amennyiben az építési beruházásra jutó támogatás összege meghaladja a 250 millió Ft-ot - Független mérnöki igazolás szükséges az építés tervnek megfelelő előrehaladásáról, valamint a munka készültségi fokáról. 21. A cégszerű aláírás jelentése.. A Kedvezményezett nevében aláírásra jogosult személy aláírása, cég bélyegzője. Meghatalmazással az aláírásra jogosult személy felhatalmazhat más személyt az dokumentumok aláírására. A kétoldalú megállapodás aláírása esetén, ha az aláíró fél a cégnevét kiírja betűvel, akkor a Ptk. szerint nem kell alkalmaznia cégbélyegzőt. 22. Készpénzes fizetés esetén a számla ellenértékének a szállítóhoz történő megérkezésének igazolási módja Készpénzes fizetés esetén, ha a kiadási pénztárbizonylaton az átvevő nevénél nem a szállító aláírásra jogosult képviselőjének cégszerű, beazonosítható aláírása szerepel, hanem a kedvezményezetté vagy a kedvezményezett pénztárát kezelő személyé, akkor a kiadási pénztárbizonylat mellé kell egy olyan külön átvételi elismervény, amellyel a kedvezményezett és a szállító együttesen igazolja, hogy a szállító felé a kifizetés megtörtént. 23. A szállítói és kedvezményezetti köztartozás mentesség igazoló dokumentum kiállításának napjára vonatkozó érvényességi határidő A Kedvezményezetti és szállítói köztartozás esetén is 30 napnál nem régebbi köztartozás mentességet igazoló dokumentumot szükséges benyújtani.
24. Kivitelezői végszámlához végleges, jogerős hatósági engedély benyújtásának szükségessége Esetleges számla nélküli elszámolása.. A végleges, jogerős hatósági, forgalomba helyezési/üzembe helyezési engedély megléte a projekt zárás feltétele. Amennyiben a kivitelezői végszámla nem a záró kifizetési igényben, hanem egy korábbi elszámolásban kerül benyújtásra, akkor a végszámla elszámolásának nem feltétele a végleges jogerős engedélyek megléte. 25. A projektazonosító feltüntetése a benyújtandó dokumentumokon. A projektazonosító feltüntetése a háttérdokumentumokon, azért fontos, mert így könnyebben beazonosíthatóak a projekthez tartozó dokumentumok, több oldalas összetűzött dokumentáció esetén elegendő csupán az első oldalra felvezetni az azonosítót. 26. A ZPEJ-hez és a záró kifizetéshez benyújtandó dokumentumokkal kapcsolatos elvárás (pl. tanulmányok).. Nem szükséges külön-külön mindegyikhez benyújtani, mert a ZPEJ és a záró kifizetési igény ellenőrzése együtt valósul meg, így a bekért dokumentumokat is együtt kell kezelni, nem kell kétszer benyújtani azokat. 27. A minősítési dokumentáció beküldése a Közreműködő szervezet részére Nem szükséges, a helyszíni szemle során történik annak leellenőrzése. 28. Az összesítők sorszámának megadására vonatkozó szabályok Az összesítő táblák sorszáma folyamatos és a kifizetési igény sorszámával megegyező kell, hogy legyen (pl.: 1/2011/500EFTSZLAÖSSZ). Az évszám megjelölése már csak pontosítás, akkor van jelentősége, ha a projekt megvalósításának időszaka meghaladja az egy évet. 29. Elszámolási alkalmakkor új Kifizetési ütemterv készítésének szükségessége minden konzorciumi tagra vonatkozóan (akkor is, ha csak egyikük nyújt be kifizetési kérelmet). A támogatási szerződés 11. sz. mellékletét minden olyan esetben aktualizálni szükséges, amikor abban változás állt be, függetlenül attól, hogy tagi szinten van változás vagy sem. Pontossága és betartása azért fontos, mert a Közreműködő Szervezetek ez alapján készítenek kifizetésekre vonatkozó éves előrejelzést.
30. A korábbi elszámolások, vagy változás-bejelentések során már beküldött anyagok ismételt megküldése, ha azok a kifizetéshez is kapcsolódnak. A hatályban lévő pénzügyi elszámolás részletes szabályai nevű dokumentum 3.2 pontja tartalmazza a kedvezményezettek által benyújtandó dokumentumok körét. A Közreműködő Szervezet fenntartja a jogot arra, hogy a kötelezően beküldendő dokumentumok mellett az egyes projekt tevékenységhez kapcsolódó, további alátámasztó bizonylatokat kérjen be a Kedvezményezettől. Abban az esetben, ha az alábbiakban részletezett dokumentumok (pl. megbízási szerződés, szállítói szerződés, stb.) valamelyikével kapcsolatban a projekt megvalósítási és elszámolási ideje alatt több alkalommal folyósítható támogatás, a dokumentumokat elegendő egyetlen alkalommal benyújtani azon kifizetési kérelem mellé, amelyben az adott költség először felmerül. A Kedvezményezettnek a hatályos jogszabályok szerint a Kedvezményezett nevére kiállított számlák hitelesített, másolati példányát 25 millió forint alatti támogatási összeg esetén a 100 ezer, 25 millió forintot meghaladó támogatás esetén az 500 ezer forintot meg nem haladó támogatási igényű számlák esetén a számlák és kifizetési bizonylatai hitelesített másolatát kiváltó számlaösszesítőt (bővebben a 3.2. pontban) kell benyújtania Közreműködő Szervezet részére.